Apostila de Microsoft Access 2003

Idealizada por: Cleidson Rodrigo de Morais Fernandes Orientado por: www.office.microsoft.com

“Com esta apostila você usufruirá de um treinamento apostilado acompanhado de alguns arquivos de Banco de Dados onde você poderá aplicar todas as instruções orientadas nesta apostila, os arquivos seguem junto à pasta da apostila, conforme a ordem das sessões práticas.”
“O Senhor é o meu pastor e nada me faltará.” Salmo 23 1

Í DICE Introdução ao Banco de Dados ............................................ 5
Vantagens de utilizar um banco de dados .............................................................................. 5 Melhor que um conjunto de listas .......................................................................................... 6 Fazendo amizades com relações ............................................................................................ 7 A estrutura de um banco de dados ......................................................................................... 8 Sessão prática ......................................................................................................................... 9

Organizar os dados em tabelas ...........................................10
Tabelas, os blocos de construção de bancos de dados ......................................................... 10 Campos de dados.................................................................................................................. 11 Cada registro é exclusivo ..................................................................................................... 12 Tudo é relativo ..................................................................................................................... 12 Sessão prática 01 .................................................................................................................. 13 Conhecer tabelas ............................................................................................................ 13

Analisando, exibindo e reportando dados..........................15
Consultas .............................................................................................................................. 15 Formulários .......................................................................................................................... 16 Relatórios impressos ............................................................................................................ 16 Sessão prática 02 .................................................................................................................. 17 Conhecer objetos de banco de dados................................................................................ 17

Desenvolvendo no Access ....................................................20
Planejar tabelas .................................................................................................................. 20 Determinar as tabelas necessárias ........................................................................................ 21 Por que separar tabelas? ....................................................................................................... 21 Determinar chaves primárias................................................................................................ 22 Estruturar tabelas para evitar duplicação ............................................................................. 23 Sessão prática 03 .................................................................................................................. 23 Planejar e examinar tabelas .............................................................................................. 24 Criar as tabelas necessárias .................................................................................................. 24 Criar uma tabela utilizando um assistente............................................................................ 25 Criar uma tabela no modo Design........................................................................................ 25 Criar uma tabela inserindo dados ......................................................................................... 25 Sessão prática 04 .................................................................................................................. 26 Criar e modificar uma tabela........................................................................................ 26 Configurar campos ............................................................................................................... 27 Nomear campos claramente ................................................................................................. 27 Definir tipos de dados para campos ..................................................................................... 27 Definir propriedades de campo ............................................................................................ 28 Sessão prática 05 .................................................................................................................. 29 Configurar campos......................................................................................................... 29 Definir relações entre tabelas ............................................................................................... 31 Definir chaves primárias ...................................................................................................... 31 Configurar relações de tabelas ............................................................................................. 32 Relação um-para-um ............................................................................................................ 32 Relação um-para-muitos ...................................................................................................... 33 Relação muitos-para-muitos................................................................................................. 33 Sessão prática 06 .................................................................................................................. 34 Definir relações de tabela .............................................................................................. 34 Por que usar formulários? .................................................................................................... 35 Vantagens dos formulários: clareza e controle .................................................................... 35 2

Tipos de formulários adicionais ........................................................................................... 36 Sessão prática 07 .................................................................................................................. 36 Comparar a entrada de dados em um formulário e em uma tabela ......................... 36 Criar um formulário ............................................................................................................. 37 Assistente de Formulário...................................................................................................... 37 AutoFormulários .................................................................................................................. 38 No modo Design................................................................................................................... 39 Sessão prática 08 .................................................................................................................. 39 Criar e modificar um formulário.................................................................................. 39 Partes de um formulário ....................................................................................................... 40 Controles .............................................................................................................................. 40 Selecionar um ou mais controles.......................................................................................... 41 Alterar a ordem de tabulação dos controles ......................................................................... 41 Seções................................................................................................................................... 42 Selecionar uma seção ........................................................................................................... 42 Adicionar seções de cabeçalho e de rodapé ......................................................................... 43 Propriedades ......................................................................................................................... 43 Botões de navegação ............................................................................................................ 44 Sessão prática 09 .................................................................................................................. 44 Partes de um formulário................................................................................................ 44 Personalizar a aparência de um formulário .......................................................................... 45 Atribuir um novo formato ao formulário ............................................................................. 46 Redimensionar as seções do formulário............................................................................... 46 Aplicar uma formatação predefinida.................................................................................... 47 Sessão prática 10 .................................................................................................................. 47 Personalizar a aparência de um formulário ................................................................ 47 Como o uso de relatórios pode ajudá-lo............................................................................... 48 Os relatórios atendem a várias finalidades ........................................................................... 49 Os relatórios são abrangentes............................................................................................... 49 Os relatórios combinam dados e design ............................................................................... 50 Sessão prática 11 .................................................................................................................. 50 Explorar relatórios e suas origens ................................................................................ 50 Exercício 1: Explorar um relatório............................................................................... 50 Exercício 2: Comparar um relatório e sua tabela de origem ..................................... 51 Criando relatórios ................................................................................................................. 51 AutoRelatório ....................................................................................................................... 52 Assistente de Relatório......................................................................................................... 52 Modo Design ........................................................................................................................ 53 Visualizar os relatórios criados ............................................................................................ 53 Sessão prática 12 .................................................................................................................. 54 Exercício 1: Criar um AutoRelatório ........................................................................... 54 Exercício 2: Usar o Assistente de Relatório ................................................................. 54 Exercício 3: Exibir um relatório no modo Design e em Visualizar Layout .............. 55 Personalizar relatórios....................................................................................................... 55 Personalizar no modo Design............................................................................................... 56 Os relatórios têm seções ....................................................................................................... 56 Agrupar dados em relatórios ................................................................................................ 57 Definir propriedades do relatório ......................................................................................... 57 Inserir quebras de página...................................................................................................... 58 Aplicar uma AutoFormatação .............................................................................................. 58 Personalizar formatação ....................................................................................................... 59 Sessão prática 13 .................................................................................................................. 59 Exercício 1: Exibir cabeçalhos e rodapés ..................................................................... 59 3

..................................................... operador............................................................................................................ use sempre .............................................................................................................. 89 Várias regiões.................................. 61 O que você deseja saber? .............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 70 Executar a consulta......................................................................................................................................................... 89 Configurar campos ............................. 65 Explorar consultas .............................................. 74 Tipos de critérios ................... 91 4 .................................... 67 Trabalhar no modo Design .............................................Exercício 2: Reagrupar um relatório ................................................................................................. 83 Trabalhar com cálculos .......................................................... uma só consulta .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 78 Expresse-se com cálculos....................................................................................................... 90 Configurar os valores dos critérios............. 64 Tipos de consultas ............................................................................... 75 Construtor de Expressões .................................................................................................................... menor que etc................. 80 Exemplos de campos calculados ...................................... 62 O que você deseja saber? .................................. 71 Criar e refinar uma consulta seleção. 77 Sessão prática 16 .... 81 Operadores aritméticos e sua precedência .............. 66 Criar consultas de duas maneiras ......... 83 Sessão prática 17 ............................ 73 Mostrar apenas os valores principais mais baixos e mais altos...................................................................73 Limitando resultados .... 65 Criar consultas seleção ......................................... 76 Operador.............................................................................................. 76 Comparar valores: maior que................................... 69 Os campos estão aparecendo na tela? ..................................................... 900 Teste sua consulta............................................................................................................................... 64 Sessão prática 14 ..... 82 Compreendendo como os valores nulos afetam as consultas....................................................................... 70 Sessão prática 15 ..................... 68 Especificar campos......... 88 Configurar uma consulta parâmetro . 83 Consultas III: Criar consultas parâmetro que solicitam entrada dos usuários....................................................................................... 74 Limitar os resultados usando critérios................................. 63 Obter dados atualizados diariamente........ 60 Exercício 3: Aplicar uma AutoFormatação ....... 69 Especificar critérios para concentrar os dados ................................................................................................. 79 Calcular o total ou a média de registros em uma consulta ....... 77 Entre dois valores ................................................................61 Colocar dados em uso ................................................................................................................................ você tem esse número? .................................................................................................................................. 82 Calculando datas ...............................87 Crie uma só vez........ 80 Criando um campo calculado............................. 88 Consultas parâmetro de execução e resposta imediatas ...................................................................................................................................................................................................................................................................... 60 Consultas I: Obter respostas com consultas ........................................................... 71 Consultas II: Limitar resultados e calcular valores ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. ............ 87 Alterar os valores dos critérios sempre que desejar .............................................................................................................................. 81 Precedência de operadores: todos em ordem agora ............................... 66 Noções básicas sobre o assistente ............................................................................................................................................................................................. 74 Expresse-se com critérios...................................................................................

resumi-los. usá-los para criar etiquetas ou malasdiretas. contidos na maioria dos bancos de dados. bem como resumi-los em relatórios impressos ou online. Com um banco de dados. Este curso o ajudará a compreender os benefícios e a estrutura de um banco de dados do Access Vantagens de utilizar um banco de dados O Access desbloqueia o valor completo dos seus dados TEXTO DO CURSO Um banco de dados é muito mais que apenas uma lista ou tabela. CDs e fitas de vídeo? Um banco de dados pode ajudá-lo a inserir os dados com facilidade. pois ele permite recuperá-los. você realmente tem o comando de seus dados. TEXTO DO CURSO Você quer gerenciar números de vendas e de inventário? Registros de alunos de uma escola? Ou quem sabe a sua própria coleção de DVDs. encontrá-los com rapidez. Quatro itens principais. Nesta lição. bem como relatar resultados em segundos. registros e chaves primárias. mostraremos alguns benefícios de um banco de dados e apresentaremos as suas partes mais importantes 5 . Ele pode combinar dados de vários arquivos para que você não precise mais inserir informações duas vezes e pode até mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa. você conhecerá: • • • A diferença entre um banco de dados e uma lista. Tabelas. campos. chamados de objetos. classificá-los.Introdução ao Banco de Dados Aprenda a estrutura e os benefícios de um banco de dados do Microsoft® Access e fique familiarizado com as formas de inserir e extrair os dados de um banco de dados METAS Após a conclusão deste curso. analisá-los.

que aparece em diversas listas.Melhor que um conjunto de listas Um benefício chave do Access é evitar as complicações geradas por diversas listas. O banco de dados cuida de todo o trabalho restante. um banco de dados do Access oferece uma grande vantagem 6 . Se os seus dados são mais complexos ou são alterados freqüentemente. Com um banco de dados bem estruturado. Se você apenas estiver trabalhando com aproximadamente 10 itens. provavelmente preferirá criar uma lista simples. Você possui uma lista de voluntários para reciclagem. Suponha que um membro da sociedade. uma lista de voluntários para festas em feriados. será necessário alterá-las apenas uma vez. TEXTO DO CURSO Digamos que você seja secretário(a) de uma grande sociedade de caminhada. endereços para rótulos de panfletos. talvez como uma planilha no Microsoft Excel ou uma lista com marcadores ou tabela no Microsoft Word. Com apenas um conjunto de listas. você terá o cansativo trabalho de alterar essas informações em todos os locais em que elas aparecerem. uma lista de associação e assim por diante. altere o seu email pela segunda vez este ano.

pesquisados ou reportados pelas pessoas. mas esses dados estão relacionados e podem ser reunidos da maneira que você especificar. as informações em um conjunto de dados (como o nome de Nancy Davolio na lista de reciclagem) estão associadas às informações. Mesmo que o banco de dados de uma sociedade possa armazenar informações de contato dos membros separadamente das suas listas de voluntários para reciclagem ou de dados para planejamento de feriados. leve em consideração os cenários nos quais os dados serão inseridos.Fazendo amizades com relações Relações vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas utilidades. ou as "conhecem". Os dois conjuntos de dados são relacionais. é possível imprimir rapidamente uma lista das pessoas que se candidataram como voluntários para reciclar papéis no sábado. Uma simples precaução pode ser um grande empreendimento 7 . Portanto. no outro conjunto de dados (informações de contato de Nancy Davolio). Para aproveitar ao máximo o seu banco de dados. Ao planejar o banco de dados. os dados são armazenados em várias tabelas separadas de acordo com o assunto ou a tarefa. ele também poderá extrair todas essas informações em conjunto sempre que você precisar. convém configurar as tabelas de dados para refletir as tarefas e os assuntos associados aos seus dados. ou seja. incluindo seus endereços e números de telefone atualizados. ou seja. TEXTO DO CURSO O Access cria bancos de dados relacionais.

Consultas recuperam e processam dados. Eles transformam os dados de tabelas e consultas em documentos destinados à comunicação de idéias 8 . TEXTO DO CURSO Os bancos de dados do Access consistem em objetos. Formulários controlam a entrada e as exibições de dados. Posteriormente neste curso. descreveremos com mais detalhes os quatro importantes objetos a seguir: Tabelas armazenam dados em linhas e colunas. Relatórios fazem o resumo e a impressão de dados. atualizar dados e executar cálculos com base nesses dados. Elas podem combinar dados de diferentes tabelas. Todos os bancos de dados contêm uma ou mais tabelas.A estrutura de um banco de dados Objetos correspondem às partes mais importantes de um banco de dados. Eles fornecem indicações visuais capazes de facilitar o trabalho com dados.

talvez. anote duas ou mais situações nas quais você (ou outra pessoa na organização) provavelmente utilizará os dados. no envio de cartas modelo ou no lançamento de notas de estudantes em tarefa 9 . na revisão de dados de vendas. Imagine as atividades do banco de dados. Observe os usos do banco de dados. 2. 1. atualizar informações sobre clientes e gerar recibos ou faturas. É bastante provável que uma loja recém-visitada utilize um banco de dados para gerenciar o inventário. a sua empresa utilize um banco de dados para gerenciar informações sobre clientes ou funcionários. Você precisa apenas de papel e caneta ou um programa de processamento de texto para expressar suas idéias. Tente se lembrar de um banco de dados. Reflita sobre as situações recentes nas quais você viu um banco de dados em operação. como na criação de um relatório de status mensal. Anote como as pessoas utilizaram o banco de dados: Elas pesquisaram informações sobre clientes? Digitalizaram etiquetas de preços na caixa registradora ou no computador? Verificaram a disponibilidade de mercadorias no inventário? Imprimiram recibos? 3. Ou. Se estiver planejando criar um banco de dados.Sessão prática TEXTO DO CURSO Esta sessão prática não envolve o uso do Access ou o download de arquivos.

Organizar os dados em tabelas Tabelas organizam os seus dados. os blocos de construção de bancos de dados Figura 1 A linha que contém informações sobre a United Package é um registro. TEXTO DO CURSO Todos os bancos de dados do Access contêm pelo menos uma tabela. Tabelas. Nesta lição. 10 . mostraremos a composição de uma tabela e como você pode estruturá-las de acordo com os seus dados.

Um registro é um conjunto de fatos sobre uma determinada pessoa. por isso. Uma configuração importante para campos são os tipos de dados. para cada registro da sua tabela. Speedy Express e suas informações de contato são um registro na tabela Transportadoras. Um campo é um tipo único de fato que pode se aplicar a cada pessoa. como registros de funcionários. incluindo número. pedidos de clientes. moeda (dinheiro) e data/hora (exibidas em conjunto como um único tipo no Access). Por exemplo. TEXTO DO CURSO Os campos em um banco de dados possuem configurações que determinam os tipos de dados que eles podem armazenar. enquanto Telefone é um campo na tabela Transportadoras Campos de dados Se um nome de campo existente não for suficientemente descritivo. Você utiliza um identificador exclusivo. Os tipos de dados limitam e descrevem os tipos de informações no campo. Você também pode exigir que a data de remessa seja pelo menos dois dias posterior à data de entrada. A duplicação de dados é um erro comum. CD ou outro item de interesse. chamado de chave primária. Os dados não devem ser duplicados em diversas tabelas. evento ou outro registro. além de determinarem as ações que podem ser executadas em um campo e a quantidade de memória utilizada pelos dados. como Número ou Moeda. evento. como os dados são exibidos e o que pode ser feito com esses dados. você pode utilizar as configurações do campo para garantir que todas as pessoas insiram a data de remessa com dois números para o mês. Os tipos de dados de um campo limitam e descrevem os tipos de informações que podem ser inseridas nesse campo. Cada tabela contém linhas chamadas de registros e colunas chamadas de campos. Por exemplo. dois números para o dia. métodos de transporte ou fornecedores. são blocos de construção essenciais de qualquer banco de dados. TEXTO DO CURSO Tabelas armazenam dados e. 11 .Figura 2 A coluna que contém números de telefone é um campo. quatro números para o ano e barras entre esses números: 09/03/2008. Por exemplo. As propriedades de campos são um conjunto de características que fornecem controle adicional sobre os dados. Um banco de dados deve possuir uma tabela individual para cada assunto principal. texto. mas poderá ser facilmente evitada se você estruturar as suas tabelas de maneira eficiente. você poderá renomear o campo. Código Postal é um campo na tabela Funcionários. Nancy Davolio e os detalhes do seu emprego são um registro na tabela Funcionários.

um código de produto ou um código de funcionário) exclusivo para cada registro. o Access pode atribuir uma chave primária numérica que crescerá em incrementos de 1 sempre que você adicionar um registro a uma tabela. o que acontecerá se você tiver duas funcionárias chamadas de Nancy Davolio? Para diferenciar um registro do outro. Se a chave primária for um número.. como o nome de um funcionário.. As propriedades facilitam a entrada e o gerenciamento de dados Cada registro é exclusivo Um funcionário e os detalhes do seu emprego formam um registro na tabela Funcionários. Se você desejar. não é possível ter dois registros idênticos sobre Nancy Davolio no mesmo banco de dados. . Esse número continuará a ser associado a esse registro mesmo que você adicione e exclua outros registros inseridos anteriormente no banco de dados. como as pessoas reconhecerão o registro? Não se preocupe. A chave primária deve ser uma informação que não será alterada freqüentemente. TEXTO DO CURSO Você já deve ter ouvido que dois flocos de neve nunca são iguais. o banco de dados pode associar cada chave primária a um nome amigável. A chave principal é um identificador (como um número de peça. Em outras palavras. 12 . as tabelas podem conter um campo de chave principal. Essa característica também se aplica a registros em um banco de dados bem estruturado. um valor padrão e uma regra de validação que garante a conformidade dos dados com determinados critérios. é possível trabalhar com informações conhecidas.. incluindo um número de caracteres. Dessa forma. Tudo é relativo O Código do Funcionário é exibido em ambas as tabelas como uma chave principal. Essas informações não devem ser repetidas em outras tabelas e outros registros..Os campos também possuem propriedades que controlam os detalhes das informações que eles contêm.e como uma chave externa. Cada registro em uma tabela deve ser exclusivo. Entretanto. mesmo que a tabela de base esteja armazenando um número.

clique em Fechar para fechar a tabela. É dessa maneira que as tabelas compartilham dados e é possível evitar a repetição de informações em ambas as tabelas. o número do Código do Pedido. O número do Código do Funcionário é a chave primária da tabela Funcionários e. em Objetos. Na janela Banco de Dados. As chaves primárias permitem que você utilize toda a potência de um banco de dados relacional em vez de trabalhar com diversas listas repetitivas cuja manutenção é muito difícil e com as quais não é possível operar em conjunto. portanto. 3. 2. No menu Arquivo. chaves externas e relações de tabelas. consulte "Organizar os dados em tabelas Sessão prática 01 Conhecer tabelas Exercício 1: Abrir uma tabela 1. Esse número de código corresponde aos detalhes sobre Nancy na tabela Funcionários e. Para obter mais detalhes sobre chaves primárias. além disso. seu número de Código do Funcionário é inserido na tabela Pedidos. 2. 13 . torna cada registro exclusivo e. Exercício 2: Examinar uma tabela 1. verifique se a opção Tabelas está selecionada. Você relaciona duas tabelas utilizando uma chave principal. Quando Nancy Davolio recebe um pedido. Abra a tabela Fornecedores clicando duas vezes nessa tabela. ao mesmo tempo. A tabela Pedidos possui a sua própria chave primária. a chave principal de uma delas torna-se uma chave externa da outra. verifique se a opção Tabelas está selecionada. Digamos que você possua uma tabela Funcionários e uma tabela Pedidos. Quando duas tabelas são relacionadas.TEXTO DO CURSO Uma chave principal separa informações semelhantes. Na janela Banco de Dados. Percorra-a de cima para baixo para exibir os dados que ela contém. Abra a tabela Produtos clicando duas vezes nessa tabela. não é necessário repetir os dados sobre Nancy (como o ramal do seu telefone) na tabela Pedidos. uma chave externa da tabela Pedidos. reúne informações. em Objetos.

No menu Ferramentas. Observe o design subjacente da 4. Esses dois campos são chaves primárias nessas tabelas. na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela. Observe que as descrições dos campos Código da Categoria e Código do Fornecedor correspondem às tabelas Categorias e Fornecedores. Clique no botão Exibir tabela. Feche a janela Relacionamentos e feche a tabela conforme indicado no Exercício 1. clique em Relacionamentos.3. Observe que linhas de conexão mostram relações entre as três tabelas vinculadas por Código da Categoria e Código do Fornecedor. 6. 14 . mas são chaves externas na tabela Produtos. 5.

para aproveitar todos os benefícios do Access.Analisando. consultas e relatórios (incluindo páginas de acesso a dados.000. Consultas Esta consulta extraiu os nomes de funcionários residentes no Reino Unido a partir de uma tabela Funcionários mais extensa. TEXTO DO CURSO Você tem perguntas às quais deseja responder com os seus próprios dados? Por exemplo: Quais dos seus funcionários residem no Reino Unido? Quantas regiões apresentaram mais de R$250. TEXTO DO CURSO Embora as tabelas sejam excelentes para armazenar dados. as quais relatam dados online) e como eles podem ajudá-lo.00 em vendas no último mês? Quais escolas apresentam o maior índice de faltas? Consultas podem responder a essas perguntas reunindo os dados armazenados no banco de dados ou realizando cálculos com esses 15 . Nesta lição. você precisa compreender outros objetos do banco de dados do programa. falaremos mais sobre formulários. exibindo e reportando dados Uma janela do banco de dados é aberta para mostrar a lista de objetos de banco de dados.

Formulários Elementos gráficos. as consultas recuperam. podem fornecer uma tela de inicialização com maneiras simples de iniciar tarefas de banco de dados. Além disso. como linhas e retângulos. Você pode comparar formulários com janelas por meio das quais é possível trabalhar com dados. Textos descritivos são armazenados no design do formulário. esses dados são salvos em uma tabela de base. classificam e reúnem dados em um comando. De uma forma ou de outra.dados para fornecer informações adicionais. Um cálculo é originado a partir de uma expressão. Dados são originados a partir dos campos na consulta ou tabela de base. À medida que as pessoas inserem dados em um formulário. Formulários facilitam a compreensão dos dados em uma tabela ou consulta. Formulários controlam e simplificam a entrada de dados. consulte o curso "Um formulário para cada função". instruções. Uma consulta pode realizar cálculos utilizando dados: Qual é o total de vendas menos os custos de transporte? Uma consulta também pode remover dados: excluir nomes de membros com dívidas não pagas durante 24 meses. Quando uma consulta encontra dados e os exibe ao usuário. apresentando-os em designs visualmente convidativos. Para aprender mais informações sobre os detalhes de criação e utilização de formulários. É necessário ter cautela durante a execução de consultas que alteram dados e também considerar a realização de um backup desses dados em primeiro lugar. TEXTO DO CURSO Formulários permitem que as pessoas insiram ou exibam dados facilmente no seu banco de dados. filtram. Relatórios impressos 16 . que é armazenada no design do formulário. controles de navegação e gráficos para ajudar os usuários a trabalhar com dados. Formulários fornecem listas suspensas. também pode processar esses dados de acordo com as suas instruções. são armazenados no design do formulário. eles facilitam a utilização dos dados. Para responder a perguntas. Outra vantagem das consultas é combinar os dados de várias tabelas em uma única exibição.

TEXTO DO CURSO Você faz relatórios de rotina sobre cálculos de vendas? Fornece um catálogo do seu inventário? Imprime etiquetas para CDs. DVDs e vídeos em casa? Gera faturas e recibos? Relatórios convertem dados em documentos e são fornecidos em diferentes formas e tamanhos. embora todos sejam projetados para apresentar dados impressos. Eles fornecem métodos para formatar a aparência impressa dos dados da maneira que você considera mais eficiente para os seus objetivos. além de adicionar títulos e outras formatações para torná-los mas significativos e fáceis de serem lidos. mesmo se os dados forem alterados Sessão prática 02 Conhecer objetos de banco de dados Exercício 1: Consultas 17 . Após a criação de um relatório. Utilizando relatórios.Um relatório converte dados em um documento formatado. é possível salvar o seu formato para que ele possua a mesma aparência sempre que for impresso. você pode agrupar dados. realizar cálculos com base nesses dados.

2. Observe o design subjacente 18 . na barra de ferramentas Folha de Dados de Consulta. Abra a consulta Dez Produtos Mais Caros clicando duas vezes nessa consulta.1. clique em Consultas. 3. Observe como os produtos estão classificados com base no preço. Clique no botão Exibir da consulta. Na janela Banco de Dados. em Objetos.

Exercício 2: Formulários 1. 4. Feche o formulário. 3. Exercício 3: Relatórios 19 . Clique nas setas na parte inferior do formulário para explorar outros registros. Na janela Banco de Dados. clique em Formulários. em Objetos. Feche a consulta. 2. Abra o formulário Categorias clicando duas vezes nele.4.

abra o relatório Etiquetas dos Clientes clicando duas vezes nesse relatório. Observe que a página de etiquetas é um tipo de relatório e uma maneira de imprimir dados para uso prático. Feche o relatório. Feche o relatório. Na janela Banco de Dados. 2. Desenvolvendo no Access Planejar tabelas Um fluxograma pode ajudá-lo a organizar as suas tarefas e a planejar o seu banco de dados. Abra o relatório Catálogo clicando duas vezes nesse relatório. 20 . clique em Relatórios. em Objetos. 4. 3.1. Na janela Banco de Dados. Clique nas setas da parte inferior do relatório para percorrer as suas páginas. 5.

bem como os dados sobre essa pessoa ou esse item. Nenhum dado. você deve analisar os dados e determinar como eles podem ser divididos em tabelas separadas e bem estruturadas. "Nome da Empresa" deve ser exibido apenas uma vez como um nome de campo. formam um registro. os dados para Speedy Express não devem ser repetidos em outros registro. Por exemplo. Por exemplo. Por que separar tabelas? 21 . pedidos de clientes. Cada campo e cada registro devem ser exclusivos. Antes de criar o seu banco de dados. como sobrenome. as relações entre dados são representadas em tabelas por registros (linhas) e campos (colunas). Cada pessoa ou item que faz parte do assunto de uma tabela. os detalhes sobre o Código da Transportadora 2. com exceção de números de telefone.Determinar as tabelas necessárias Figura 1 United Package é um registro Figura 2 Telefone é um campo. A tabela Transportadoras deve conter apenas os nomes das transportadoras e os seus dados associados. Por exemplo. Cada tabela é dedicada a um assunto específico. como endereços de funcionários. Em um banco de dados. métodos de transporte ou fornecedores. deve ser colocado no campo Telefone. Telefone é um campo na tabela Transportadoras. forma um registro. a United Package. corresponde a um campo. endereço ou telefone. Todas as entradas em uma única tabela devem ser do mesmo tipo. Cada tipo específico de informação sobre uma pessoa ou um item.

Suponha que a chave primária para uma tabela Funcionários seja um número de Código do Funcionário. Controle É mais fácil atualizar. mas não precisa incluir as informações de contato de todos os fornecedores. A separação protege a estrutura original. a tabela Pedidos não precisa conter mais detalhes sobre Nancy. Além disso. Nancy Davolio é a única funcionária com o Código do Funcionário exclusivo igual a 1. A tabela Produtos faz referência à tabela Fornecedores. O Access trabalha com tabelas separadas em bancos de dados relacionais que podem ajudá-lo a estruturar dados de forma eficiente. como o ramal do seu telefone. como o nome ou o endereço de um cliente. como mostra o exemplo. A chave primária também permite relacionar duas tabelas para evitar a duplicação de dados. excluir e estender dados em um banco de dados bem estruturado que não contenha duplicações. não será necessário recriar o design do banco de dados. Por exemplo. Por exemplo. uma tabela de clientes está relacionada a uma tabela de pedidos por meio de um campo de código do cliente em cada uma dessas tabelas. Por esses motivos.Observemos dois cenários de entrada de pedidos: Um cliente deseja cancelar um pedido feito. O Código do Funcionário na tabela Pedidos aponta para o Portanto. Os bancos de dados relacionais armazenam dados em tabelas separadas de acordo com o assunto. Precisão Ao evitar repetições. Alguns benefícios desse método incluem: Eficiência Não é necessário armazenar informações redundantes. em todos os pedidos feitos por esse cliente. Uma chave primária é um campo ou um conjunto de campos que diferencia cada registro de todos os outros. Exatamente uma vez e em qualquer lugar. mas essas tabelas são articuladas por meio de relações. Quando Nancy Davolio recebe o pedido de um cliente. não será necessário atualizar cada pedido individual. Código do Funcionário é a chave primária da tabela Funcionários. você poderá excluir esse pedido facilmente sem excluir o endereço. os dados não devem ser repetidos em mais de uma tabela. Normalmente. Determinar chaves primárias As tabelas em bancos de dados relacionais devem possuir uma chave primária. ela é um item de informação muito importante. Enquanto você planeja as suas tabelas. a evitar esforços em vão e a evitar dores de cabeça. A tabela Fornecedores contém todas as informações de contato sobre essas empresas. exceto para esses tipos de campos relacionados. Se esses métodos de transporte estiverem mantidos em suas próprias tabelas. Integridade dos dados Você pode adicionar ou remover campos ou registros em tabelas exclusivas sem afetar a estrutura dos dados. Se o seu endereço estiver em uma tabela separada do seu pedido. O número de código de Nancy corresponde ao registro na tabela 22 . você diminui os riscos de erros. pense nas maneiras de estruturar os dados para facilitar a sua entrada e a manutenção. ela pode inserir seu próprio código de funcionário com esse pedido. Você acabou de inserir uma pilha de pedidos de clientes no momento em que a sua empresa decidiu alterar os métodos de transporte.

registro do funcionário na tabela Funcionários. ID do Fornecedor Você deseja alterar os detalhes de Tokyo Traders no banco de dados. Funcionários que contém os dados dela. Estas são algumas perguntas que podem ser feitas para ajudá-lo a estruturar os seus dados: Enquanto você faz o esboço da sua lista de tabelas. Para ver um exemplo de como uma organização inadequada pode causar problemas. 49 Gilbert St. No segundo exercício. mas não contém mais os detalhes dos fornecedores. uma tabela no Microsoft Word ou uma planilha no Microsoft Excel. Você também poderá utilizar o Microsoft Access se já souber como utilizá-lo para criar uma tabela. mais sentido ainda elas farão posteriormente. especificamente apropriados para a identidade desse registro? Existem campos dependentes de outros campos na tabela? Se as tabelas não forem criadas com a estrutura ideal. Chang Exotic Liquids Ikura Tokyo Traders Exotic Liquids 49 Gilbert St. algumas relações sofrerão conseqüências indesejáveis: perda de dados. Se você armazenar informações sobre o fornecedor. quanto mais sentido as suas tabelas fizerem para você agora. considere a situação mostrada na Figura 1. será necessário modificar cada registro. Existem detalhes. Além disso. Para o primeiro exercício. caso ainda não saiba. ou grupos de detalhes. mostraremos como definir uma chave primária. Produtos: Tabela ID do Produto 1 2 3 Nome Chai Chang Ikura 1 1 2 Ao armazenar os dados dos fornecedores separadamente em suas próprias tabelas (Figura 2). é necessário analisar as relações dos dados e verificar a existência de duplicações. Lembre-se de que. Sessão prática 03 Nesta prática. não se preocupe. você pode alterar as informações de Tokyo Traders apenas uma vez na tabela Fornecedores. poderão ser utilizadas com mais facilidade de maneiras eficientes. Estruturar tabelas para evitar duplicação Produtos: Tabela ID do Produto 1 2 3 Nome Chai Fornecedor Exotic Liquids Endereço 49 Gilbert St. você pode utilizar caneta e papel. Tokyo Traders 9-8 Sekimai Figura 2 Eficiente — tabela Fornecedores criada. pois ensinaremos na próxima lição. evitando entradas duplicadas e excesso de manutenção desnecessária de dados. Cada registro de produto que contiver o ID do Fornecedor de Tokyo Traders será associado a essas informações atualizadas. mas é bom começar a pensar em uma chave primária nos estágios de planejamento. você examinará algumas tabelas do Access já criadas 23 . O uso do ID do fornecedor permite remover nomes e endereços de fornecedores a partir da tabela Produtos. em cada registro de produto da tabela Produtos. como um número de peça ou um código de funcionário. 9-8 Sekimai Cada registro é exclusivo? Um registro é repetido em outro lugar? Figura 1 Redundante — detalhes repetidos do fornecedor. como o endereço e o telefone. Posteriormente neste curso. repetidos em mais de um registro ou tabela? Você consegue alterar um registro facilmente sem alterar outro registro? Fornecedores: Tabela ID do Fornecedor 1 2 Fornecedor Endereço Cidade Londres Tóquio Cada registro contém todos os detalhes a partir dos quais ele é formado? Cada registro contém apenas os detalhes a partir dos quais ele é formado. Chaves primárias devem ser informações que não serão alteradas com freqüência. necessidade de atualizar dados em diversos locais ou incapacidade de adicionar novos dados. você levará em consideração a maneira como as tabelas devem ser estruturadas. Figura 3 Eficiente — a tabela Produtos faz referência à tabela Fornecedores.

Abra as tabelas Fornecedores e Produtos para explorá-las. 3. 2. 4. Faça o esboço de duas tabelas que você planeja utilizar no seu banco de dados e liste os campos que cada uma conterá. feche as duas tabelas. Na janela Banco de Dados. percorra com o mouse ou utilize os botões de navegação na parte inferior das tabelas para explorá-las. Criar as tabelas necessárias O Access oferece três maneiras de criar tabelas 24 . você fará a comparação de campos e explorará dados em tabelas relacionadas. 6. Clique duas vezes em cada tabela para abri-la. verifique se a opção Tabelas está selecionada. Observe as descrições para os campos nessa tabela. Talvez seja necessário arrastar uma das tabelas ou minimizá-la para poder abrir a outra.Planejar e examinar tabelas Exercício 1: Planejar tabelas 1. na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela (geralmente ancorada na parte Clique no botão Exibir superior da tela) para ver a tabela Clientes no modo Design. 1. Em seguida. Clique duas vezes na tabela Clientes e explore-a. enquanto a tabela Produtos não contém os detalhes do fornecedor. Exercício 2: Examinar tabelas no Access Neste exercício. Quando terminar. Observe como a tabela Fornecedores contém informações de contato para cada fornecedor. 2. Verifique cada lista para ver se existem duplicações e determine se você pode atribuir uma chave primária a cada tabela. 7. Feche a tabela. 5. em Objetos.

portanto. exigirá mais reformulações. Outras pessoas preferem trabalhar desde o começo no modo Design. em seguida. O modo Folha de Dados é mais ou menos semelhante a uma planilha. convém preparar essas informações enquanto você cria tabelas. alternar para o modo Design para refinar essa tabela. Algumas pessoas preferem utilizar um assistente para criar uma tabela rapidamente e. Os assistentes farão diversas perguntas com relação às suas tabelas e. Os assistentes são particularmente úteis se você prefere receber um prompt para os itens a serem incluídos na sua tabela. Campos no modo Design Criar uma tabela inserindo dados A maneira mais rápida e menos controlada de criar uma tabela é no modo Folha de Dados. forneceremos instruções mais detalhadas sobre diversos assistentes e. O modo Design é uma boa maneira de criar uma tabela quando você conhece exatamente como deseja configurar os seus campos. O Access aplicará algumas configurações de tabela com base nos dados inseridos dessa maneira. Criar uma tabela no modo Design Você também pode criar uma tabela no modo Design ou pode utilizar o modo Design para alterar as configurações e os nomes de campos de uma tabela. Esse modo não fornece instruções passo a passo como um assistente e. Convém refinar o design da tabela antes de inserir uma grande quantidade de dados caso a 25 . pois esse método proporciona mais controle sobre as características da tabela e dos seus campos à medida que são configurados. Na sessão prática. Entretanto. simplesmente inserindo dados e nomeando campos durante a criação. Esse método pode ser utilizado quando você precisa configurar uma tabela básica e inserir dados rapidamente. Você pode alternar para o modo Design e refinar a sua tabela básica. portanto.Criar uma tabela utilizando um assistente O Access tem assistentes que o ajudam passo a passo durante o processo de criação de tabelas. você ficará mais familiarizado com os tipos de perguntas às quais precisará responder O assistente faz perguntas e reage de acordo com as suas respostas. esse método não permite controlar muitos detalhes sobre tabelas. ao contrário do uso de um assistente ou do modo Design. e você pode digitar dados diretamente nas células como faz em uma planilha. portanto.

2. Na caixa Tabelas de Exemplo. em Objetos. explore as opções pessoais e clique em Coleção de Vídeos. 1. 6. defina a chave primária para mim esteja selecionada. No Assistente de Tabela. considere a criação de um formulário com base em uma tabela. certifique-se de que a opção Tabelas esteja selecionada. Observe que um novo campo Email foi adicionado à tabela. caixas suspensas. Certifique-se de que o tipo de dados Texto esteja selecionado. 5. Inserindo dados para criar uma tabela Se a entrada de dados rápida for prioritária e você tiver uma grande quantidade de dados para inserir. Observação A alteração dos tipos de dados de um campo depois da inserção de dados gera um processo potencialmente lento de conversão de dados quando você salva a tabela. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Design da Tabela para alternar para o modo Folha de Dados. Digite Endereço de email de contato das transportadoras. alguns dados poderão ser pedidos. clique na primeira célula vazia e digite Email para criar um novo campo Email. em seguida. 2. Se os tipos de dados para dados já armazenados em um campo estiverem em conflito com os tipos de dados para os quais você alterou. Clique na seta de ponta dupla ao lado da caixa para incluir todos esses campos de exemplo na tabela. Salve o design da tabela quando solicitado. Feche a tabela. Os formulários podem fornecer textos com instruções. consulte o curso "Um formulário para cada função". opções padrão e outros auxílios para facilitar a entrada de dados e torná-la mais consistente. em Objetos. certifique-se de que a opção Tabelas esteja selecionada e. 5. 3. 26 . clique em Criar tabela usando o assistente. Em seguida. clicando na seta de ponto única. Sessão prática 04 Criar e modificar uma tabela Exercício 1: Criar uma tabela utilizando o Assistente de Tabela 1. Observe os campos na tabela e clique no botão Exibir na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela para alternar para o modo Design. Exercício 2: Adicionar um campo a uma tabela no modo Design. Pressione a tecla TAB para acessar a coluna Descrição. Na janela Banco de Dados. especificamente se essa tabela contiver uma grande quantidade de dados. 4. clique em Pessoal na caixa localizada no canto superior esquerdo. feche a tabela quando terminar. 6. em seguida. Discutiremos esse assunto na próxima lição. 7. Na caixa Tabelas de Exemplo. certifique-se de que a opção Comercial esteja selecionada (na caixa localizada no canto superior esquerdo) e percorra a lista na caixa Tabelas de Exemplo para ver as opções disponíveis. Pressione a tecla TAB para acessar o campo Tipo de Dados.alteração nas configurações afete os dados já inseridos. basta clicar em Avançar. Observação Se você não quiser utilizar todos os campos de exemplo exibidos. Suponha que você deseje adicionar um campo a uma tabela para armazenar o endereço de email das suas transportadoras. Clique em Avançar e certifique-se de que a opção Sim. poderá adicionar um campo individual por vez clicando no campo desejado e. Se a tela seguinte solicitar a especificação de uma relação para essa tabela. 3. Para exibir uma lição sobre formulários do Access. Na coluna Nome do Campo. Na janela Banco de Dados. Não se preocupe se você não sabe o que isso significa. Certifique-se de que a opção Inserir os dados diretamente na tabela esteja selecionada e clique em Concluir. Clique em Avançar. em seguida. 4. Explore a estrutura de tabela criada e. explore a lista de campos possíveis para essa tabela. Clique duas vezes na tabela Transportadoras.

Um campo Número pode armazenar apenas números e esses números podem ser utilizados para cálculos. Definir tipos de dados para campos Tipo de dados Texto Descrição Um campo Texto pode armazenar qualquer tipo de caractere ou número e possui um limite de 255 caracteres. A seleção correta do tipo de dados fornece importantes vantagens: Controle O tipo de dados determina quais tipos de informações podem ser armazenadas no campo. A tabela mostra alguns dos tipos de dados mais úteis. 10/10/2008 5:21 P.M. por exemplo. será necessário verificar se existem convenções para a nomeação de campos de bancos de dados. Para ver uma lista completa enquanto você trabalha. pressione F1.Configurar campos Código da Transportadora. como 200 Data/Hora Um campo Data/Hora A data de um armazena uma data e pedido. Um campo Moeda armazena valores monetários. números e formatações de O preço de um item. Se a sua organização possuir outros bancos de dados. evita a entrada de textos inválidos. o melhor local para atualizar os campos de uma tabela é no modo Design. Nomear campos claramente Suponha que você tenha criado uma tabela e agora deseje rastrear tipos adicionais de dados contidos nessa tabela. Número Uma contagem de unidades. Conveniência O tipo de dados pode ajudar a gerenciar requisitos de espaço em disco do banco de dados e a acelerar o desempenho.99 Moeda 27 . normalmente acelerará a realização de cálculos. Aí é possível adicionar e renomear campos facilmente. como uma hora. Escolha nomes de campos que possam ser facilmente compreendidos pelas pessoas que utilizarão o banco de dados. como Access O tipo de dados de um campo é um atributo dos dados armazenados desse campo. evitando erros e melhorando a validação de dados. Definir o tipo de dados como Número. Nomes de campos são bem definidos e refletem seus objetivos. Embora você possa adicionar ou alterar os nomes de campos de uma tabela no modo Folha de Dados. Nome da Empresa e Telefone são campos. Definir o tipo de dados como Número. Exemplo Um nome de produto. como $41. além de adicionar textos descritivos e definir as propriedades e os tipos de dados desses campos. clique em qualquer local da coluna Tipo de Dados e. em seguida. por exemplo. É possível adicionar e nomear mais campos.

consultas e relatórios que utilizam esses dados. incluindo formulários. um gráfico ou um som Tipos de dados utilizados com freqüência Definir propriedades de campo Próxima Propriedades do Campo Tamanho do Campo Descrição A propriedade Tamanho do Campo define o número máximo de caracteres em um campo. Valor Padrão A data do pedido é sempre a data atual. AutoNumeração Um campo AutoNumeração armazena números de série ou aleatórios atribuídos pelo Access e não pode ser atualizado. A seleção correta de propriedades de campo garante que todos os dados sejam vistos e inseridos da mesma maneira no banco de dados. A propriedade Máscara de Entrada especifica um padrão para a entrada de dados em um campo. 24/04/8 ou 24/04/2008. Além disso. Um número de identificação do cliente. formatos de data padrão são diferentes em várias partes do mundo.casas decimais. a menos que essa data seja editada. A propriedade Texto de Observações Uma descrição de item não pode exceder 40 caracteres. A propriedade Formato especifica como o campo deve ser exibido e impresso. Considere usuários inserindo dados. Objeto OLE Um campo Objeto OLE armazena objetos criados por programas diferentes do Access e que estão vinculados ou incorporados a uma tabela do Access. sejam armazenados como parte dos dados ou se deseja armazenar apenas os números da data. Texto de Validação "Insira uma quantidade de 28 . que podem ser utilizados em cálculos. A propriedade Regra de Validação valida os dados inseridos pelos usuários antes de salvar os dados. Formato A data de um pedido será exibida como "14 de junho de 2008". Máscara de Entrada A data de um pedido deve ser inserida no formato "14/06/2008". Eles podem inseri-los de várias maneiras diferentes. A tabela mostra algumas das propriedades de campo mais úteis. A propriedade Legenda fornece o rótulo para um campo utilizado em um formulário ou relatório. Se você definir a propriedade de campo para a data como Máscara de Entrada. A propriedade Valor Padrão fornece as informações padrão para todos os novos registros. como uma planilha do Excel. como 24-04-08. Você pode decidir se deseja que caracteres na máscara. como traços ou barras. é possível garantir que essas informações sempre sejam inseridas no formato 24/04/2008. Para ver detalhes de propriedades de campo enquanto você trabalha. Uma propriedade de campo é um atributo de um campo que controla a exibição e entrada de dados do usuário. como 123243 Um anexo. clique em cada propriedade de campo na parte inferior do modo Design e pressione F1. Legenda O rótulo do campo é "Data de contratação do funcionário". estabelecerá um único padrão para essa entrada de dados. um documento do Word. Regra de Validação A quantidade solicitada deve ser maior que 1. Dessa forma.

em seguida. clique no botão Design 2. você abrirá uma tabela existente para examinar as suas propriedades de campo.Validação exibe uma mensagem quando os dados são rejeitados como inválidos. Configurar campos Exercício 1: Exibir propriedades de campo 1. Indexado Propriedades de campo utilizadas com freqüência Sessão prática 05 Nesta sessão prática. Permitir Zero Nem todos os clientes possuem um endereço de email e alguns registros não conterão dados nesse campo. Na Janela Banco de Dados. verifique se a opção Tabelas está selecionada. Itens de dados utilizados com freqüência. Clique na tabela Funcionários e. Requerido A propriedade Requerido define um campo para que ele exija dados de forma a concluir o registro. A propriedade Permitir Zero permite que um registro seja concluído com um campo que não contenha dados. certifique-se de que o campo ID do Funcionário esteja selecionado e. Em seguida. na barra de ferramentas. em seguida. como números de peça ou códigos de cidades. A propriedade Indexado acelera a pesquisa e pode assegurar a exclusividade dos dados. Em Nome do Campo. em Objetos. 29 . poderão ser localizados e gerenciados com mais facilidade. exiba as suas propriedades em Propriedades do Campo na parte inferior da tela. pedido maior que 1." Um pedido de compra deve conter um endereço para remessa. adicionará um campo a uma tabela e definirá por conta própria a propriedade desse campo.

1. Em Propriedades do Campo. em seguida.3. Repita esse processo para mais quatro nomes de campos. pressione F11 para alternar para essa janela. salvando as alterações quando solicitado se você quer exibi-las mais tarde. clique no botão Design tabela no modo Design. 3. Essa propriedade fornece um rótulo que será exibido sempre que o campo for utilizado em um formulário ou relatório. A não ser que a opção Tabelas já esteja selecionada em Objetos. examinando uma ou duas propriedades de campo para cada um desses nomes. feche a tabela quando terminar. clique na caixa Legenda e digite Remessa Internacional. A não ser que a Janela Banco de Dados já esteja exibida. Exercício 2: Adicionar um campo e definir as suas propriedades Suponha que você deseje adicionar um campo a uma tabela para especificar se uma empresa fornece ou não remessas internacionais. pressione a seta para abrir a lista suspensa e selecione Sim/Não. Acesse a coluna Tipo de Dados. Em seguida. clique na célula em branco em Fax e digite a palavra Internacional. Na coluna Nome do Campo. Acesse o campo Descrição e digite Especifica se a empresa controla remessas internacionais. 5. na barra de ferramentas para abrir a 2. Essa descrição registra a função do campo no banco de dados. 6. clique em Tabelas. 4. Clique na tabela Fornecedores e. 30 . Essa configuração controla os tipos de dados que serão armazenados no campo. feche a tabela.

Se necessário. a chave primária da tabela pai torna-se uma chave externa na tabela filho..e como uma chave externa. 31 . o campo de chave primária identifica um registro exclusivamente. Quando duas tabelas são relacionadas. a chave primária corresponde apenas a um campo. A chave externa é uma referência da tabela filho às informações na tabela pai relacionada. como um número de peça do fabricante e um código de país. que identificam exclusivamente uma peça para cada país. Normalmente.Definir relações entre tabelas Bancos de dados relacionais conectam tabelas para que elas trabalhem em conjunto. Se você não tiver definido a chave primária utilizando o Assistente de Tabela. poderá defini-la no modo Design... . como um número de peça. "Planejar tabelas". Também vincula tabelas para que elas detectem a existência umas das outras. Em algumas circunstâncias. a chave primária pode corresponder a dois ou mais campos em conjunto. Código da Categoria aparece em ambas as tabelas — como uma chave primária.. é possível alterar essa chave mais tarde. Definir chaves primárias Conforme estudado na primeira lição.

Arraste o campo Código do Funcionário da tabela Funcionários para o campo equivalente na tabela Pedidos. Cada funcionário pode receber vários pedidos. cada registro em uma tabela está diretamente relacionado a um único registro em outra tabela. O Código do Funcionário é a chave primária para a tabela Funcionários. Relação um-para-um Em uma relação um-para-um. Para configurar e exibir relações. uma relação um-para-muitos. Esse conjunto de dados é um subconjunto dos registros de 32 . Um exemplo é uma tabela Funcionários e uma tabela Jogadores de Futebol da empresa. Um funcionário estará listado na tabela Jogadores de Futebol apenas uma vez e viceversa. você configura relações de tabelas. Existem três tipos de relação: um-para-um. um-para-muitos e muitos-para-muitos. utilize o comando Relacionamento no menu Ferramentas. O Código do Funcionário é uma chave externa na tabela Pedidos. Cada jogador de futebol possui um registro correspondente na tabela Funcionários.Configurar relações de tabelas Para mostrar como a chave primária de uma tabela está relacionada a outra tabela.

Esse tipo de relação exige uma terceira tabela. A terceira tabela — neste exemplo. mas cada produto possui apenas um fornecedor. A tabela Detalhes do Pedido é a tabela de junção para as outras duas tabelas.. sendo que cada produto pode ser exibido em vários pedidos. Figura 1 Um fornecedor . Relação muitos-para-muitos Em uma relação muitos-para-muitos. mas os registros nessa segunda tabela estão relacionados apenas a um registro na primeira tabela. Um fornecedor pode ser a única origem de vários produtos. um registro em uma tabela está relacionado a diversos registros em uma segunda tabela.. Como cada item na tabela Pedidos e cada item na tabela Produtos podem ser exibidos várias vezes na tabela Detalhes do Pedido. enquanto um registro na segunda tabela está relacionado a diversos registros na primeira tabela. um registro em uma tabela está relacionado a vários registros em uma segunda tabela. Um pedido pode conter diversos produtos.. Figura 2 pode fornecer mais de um produto. Relação um-para-muitos Em uma relação um-para-muitos. Por exemplo. a tabela Detalhes do Pedido — contém chaves primárias das tabelas Pedidos e Produtos. Figura 3 . cada uma dessas duas tabelas possui uma relação um-para-muitos com a tabela Detalhes do Pedido. Um exemplo é uma tabela Fornecedores e uma tabela Produtos.. chamada de tabela de junção.Código do Funcionário na tabela Funcionários... a tabela Pedidos e a tabela Produtos possuem uma relação muitos-para-muitos. A tabela de junção contém as chaves primárias das outras duas tabelas como suas chaves externas. Todas as tabelas de junção conectam tabelas que possuem relações 33 . sendo que todos eles estão relacionados apenas a esse fornecedor.

em seguida. Exercício 2: Criar uma relação entre duas tabelas 1. Feche a tabela e salve as alterações quando solicitado. Cada uma é ativa. Observação A tabela Produtos possui um campo ID do Fornecedor porque essa tabela foi projetada para utilizar esse campo como uma chave externa. Clique no botão Relacionamentos na barra de ferramentas Banco de Dados. em conjunto. pressione F11 para alternar para essa janela. Certifique-se de ter fechado a tabela do exercício anterior. as partes do banco de dados tornam-se semelhantes às células do seu corpo. 3. Chave primária da tabela Produtos. podem exercer efeitos que ultrapassam as suas capacidades individuais. A não ser que a janela Banco de Dados já esteja exibida. Clique na tabela Fornecedores e. clique no botão Design 2. uma vez que esse é o campo com o qual essa tabela deve estar logicamente relacionada... criará uma relação entre essa tabela e uma tabela diferente. em seguida. Pressione F11 para alternar para a janela Banco de Dados. exiba as alterações no diagrama. clique no botão Chave Primária de ferramentas Design da Tabela. 5. Clique no botão Criar para criar a relação e. Sessão prática 06 Nesta sessão prática. 3. possui o tamanho correto para a sua função e. 34 . sendo que as chaves primárias dessas tabelas conectadas correspondem às chaves externas da tabela de junção.Chave primária da tabela Pedidos. e cada produto pode ser exibido em diversos pedidos. . Não é possível criar ou modificar relações entre tabelas abertas. Um pedido pode conter vários produtos . 2. Feche a janela Relacionamentos quando terminar. a menos que ela já esteja exibida. Quando uma tabela pode ser relacionada a várias outras tabelas simplesmente fazendo referência às informações nessas tabelas. 4. um-para-muitos com as tabelas de junção. Você verá um ícone de chave na célula ao lado do campo ID do Fornecedor. na barra de ferramentas. na barra Clique na linha que contém o campo ID do Fornecedor e. Arraste o campo ID do Fornecedor na tabela Fornecedores para o campo ID do Fornecedor na tabela Produtos. você atribuirá um campo em uma tabela como a chave primária dessa tabela e.. Definir relações de tabela Exercício 1: Definir uma chave primária 1. em seguida.. em seguida. A caixa de diálogo Editar Relacionamentos será exibida.

mais difícil será garantir que os dados estejam no campo (coluna) e no registro (linha) corretos. Os formulários ajudam as pessoas a se concentrarem apenas no que é necessário ao inserirem ou exibirem dados. Você deve projetar um formulário de forma que ele seja fácil de ler e de compreender. Os bancos de dados armazenam dados em tabelas. por exemplo. Talvez você não queira que a pessoa que estiver inserindo nomes na tabela de funcionários veja o salário de cada um deles. apenas aqueles nos quais deseja que os usuários se concentrem. Você pode incluir rótulos para descrever dados e instruções para inseri-los próximo a cada área de trabalho. Os formulários permitem que você selecione. Vantagens dos formulários: clareza e controle Ao criar um formulário. Essa seletividade também significa que você não precisa expor todos os dados a todas as pessoas que trabalham com eles.Por que usar formulários? Os formulários são práticos. Pode ser difícil localizar os dados em uma tabela grande. nos diversos campos de uma tabela. Embora seja possível inserir ou ler dados diretamente. você deverá ter em mente algumas finalidades básicas. para: Inserir as notas dos alunos Controlar itens de estoque Inserir nomes de novos funcionários Rever os números de saída de produto semanalmente Atualizar os endereços dos clientes Criar pedidos de serviços ou vendas Abrir outros formulários ou imprimir relatórios do banco de dados A estrutura dos dados em uma tabela reflete-se na estrutura de um formulário. por exemplo. 35 . Você pode criar formulários. O formulário atenderá ao seu objetivo se tiver clareza e controle. esse processo poderá ser complicado. Um formulário torna os dados mais fáceis de se trabalhar. Quanto maior for a tabela. geralmente em tabelas muito grandes. uma vez que eles são extremamente adaptáveis a muitas finalidades diferentes.

Observe como o formulário facilita a exibição dos dados de cada registro e como é mais rápida a movimentação entre os registros. 6. relatórios e outros objetos. há um tipo específico de formulário. 1. O menu de controle fornece uma maneira amigável e controlada de abrir formulários. Clique duas vezes na tabela Produtos para abri-la. Comparar a entrada de dados em um formulário e em uma tabela Exercício 1: Inserir dados em um formulário 1. Um formulário pode fornecer instruções para uso do banco de dados ou assistência para solucionar quaisquer problemas. Reserve um tempo para explorar o formulário e ver como ele está organizado. Menus de controle Você pode criar um formulário que aparece como um menu de controle quando um usuário abre um determinado banco de dados. Molho de Oxicoco Northwoods. No menu Arquivo.Tipos de formulários adicionais Embora sejam usados com mais freqüência para inserir ou exibir dados. clique em Fechar para fechar o formulário. o subformulário se conecta a uma tabela diferente. Mensagens Os formulários podem exibir mensagens sobre um banco de dados. 2. Na verdade. os formulários têm vários outros usos valiosos. enquanto o formulário principal maior se conecta a uma tabela. pressione F11 para exibi-la. 3. Se você a janela Banco de Dados não aparecer na tela. Um usuário pode inserir dados em um formulário e exibir os dados relacionados no outro. E para cada tipo de uso. Ele guia os usuários às ações que você deseja que eles executem e protege as partes da tela de seu banco de dados nas quais você não quer que as pessoas mexam. 4. Não feche o banco de dados. Clique na caixa Unidades Pedidas e digite 20. 5. você irá inserir os dados em uma tabela. Localize o oitavo registro. Um subformulário se parece com uma parte de outro formulário. Clique no botão Próximo Registro novamente até que você veja o décimo nono registro. Na janela Banco de Dados. Role para a direita para localizar a caixa Unidades Pedidas e digite 40. Clique duas vezes no formulário Produtos para abri-lo. clique em Tabelas. Clique na caixa Unidades Pedidas e digite 40. clique no botão Próximo Registro e observe como os dados são alterados de um registro para outro. Em Objetos. Subformulários Os formulários atendem a uma variedade de funções com diversos designs. Na parte inferior do formulário. Exercício 2: Inserir dados em uma tabela Vamos supor que você deseje duplicar os números inseridos. clique em Formulários. 36 . Molho de Oxicoco Northwoods. Bolachas de Chocolate Teatime. Continue clicando no botão Próximo Registro até que você veja o oitavo registro. em Objetos. sem saber que eles estão separados e são iguais. 2. 3. Desta vez. você irá comparar o processo de inserção de dados em um formulário com o processo de inserção de dados em uma tabela. Sessão prática 07 Nesta sessão prática.

você achou mais fácil inserir números no formulário Produtos. na janela Banco de Dados. você pode ficar na dúvida se inseriu um número no local correto. 7. clique no Assistente de Formulário para selecionar este método. Pressione F11 para ver a janela Banco de Dados se você quiser abrir esse formulário novamente e examinar as diferenças na entrada de dados. Você provavelmente terá que rolar de volta para a esquerda para ver esse nome de produto. Quais campos devem ser usados no formulário. Você precisará indicar ao assistente: De qual tabela ou consulta vêm os dados do formulário. Assistente de Formulário O Assistente de Formulário é recomendado quando você deseja ser orientado em todas as etapas do processo de criação de um formulário. 6. Observe que com todos os registros e campos adjacentes. Escolha uma fonte de dados. clique em Formulários e. Bolacha de Chocolate Teatime. role para baixo para localizar o décimo nono registro. Criar um formulário O Access oferece diversos métodos para se criar um novo formulário. Na caixa de diálogo Novo Formulário. Agora. Provavelmente. Qual estilo visual deve ser aplicado. em Objetos. clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados. Ele lhe faz perguntas e cria um formulário com base nas suas respostas. Escolha um método. 5.4. Para começar a trabalhar com o Assistente de Formulário. em seguida. Qual layout de formulário deve ser aplicado. principalmente se estiver inserindo dados em diversos registros. O Assistente de Formulário lhe faz perguntas e as suas respostas 37 . Role para a direita para localizar a caixa Unidades Pedidas novamente e digite 80.

um AutoFormulário não lhe faz perguntas nem oferece opções. clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados. na janela Banco de Dados. Ao contrário do Assistente de Formulário. um por vez. AutoFormulário colunar AutoFormulário tabular 38 . clique em Formulários e. mas os dois aqui mostrados são tudo o que você precisa saber agora. Escolha um tipo de AutoFormulário. A criação de um AutoFormulário é um processo de duas etapas. Na caixa de diálogo Novo Formulário. em seguida. em Objetos. com cada campo em uma linha rotulada separada. AutoFormulários Os AutoFormulários são recomendados quando você não precisa fazer muitas escolhas. escolha uma tabela ou consulta e o Access fará o restante. AutoFormulário: Colunar mostra os registros. simplesmente. AutoFormulário: Tabular mostra todos os registros de uma vez.determinam o formulário que ele criará. com cada campo mostrado para cada registro e os rótulos de campo na parte superior do formulário. Para começar a trabalhar com um AutoFormulário. Se o seu novo formulário irá conter todos os campos de uma tabela ou consulta e você não precisar de muito controle sobre a aparência do formulário. clique em uma das opções de AutoFormulário para selecioná-la. um AutoFormulário será. Existem muitos tipos de AutoFormulário. perfeito.

Clique em Avançar e aceite Produtos como o nome do formulário clicando em Concluir. selecione-a. estado e CEP — mas em duas. apenas das teclas. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Modo Formulário para alternar para o modo Design. clique em Formulários. No modo Design. 4. 5. como caixas de texto e rótulos. Deixe-o aberto para o próximo exercício. Clique em Avançar novamente. três ou quatro linhas? Você pode experimentar facilmente todas as opções e escolher a melhor. você poderá agrupar as caixas de texto para endereço. Em Objetos.No modo Design O modo Design é a melhor maneira de criar um formulário quando você deseja controle total e liberdade completa. cidade. clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados. Exercício 2: Refinar o formulário no modo Design 1. Os pontos e as linhas de grade do modo Design organizam a área na qual você insere e organiza os controles. em seguida. Para obter detalhes. A caixa de ferramentas no modo Design contém controles. da mesma maneira como reorganiza quadros em uma parede. 39 . clique na seta dupla >> para selecionar todos os campos na tabela. Clique duas vezes em Criar formulário usando o assistente. sem os arranjos prévios do Assistente de Formulário ou de um AutoFormulário. Por exemplo. são chamados de controles. Nesse modo. você criará um formulário usando o Assistente de Formulário e.) Mova o que desejar mover. clique em Modo Design para selecionar esse método. em seguida. Colunar deve estar selecionada. Nas opções de layout. 2. O controle e o rótulo desaparecerão. Em Campos Disponíveis. Mantenha pressionada a tecla SETA PARA A DIREITA para mover o controle e a sua legenda sobre ele e a tecla SETA PARA CIMA para alinhá-lo com o controle Preço Unitário. Expanda o formulário e arraste a caixa de ferramentas para o lado para que você possa ver o formulário inteiro. Clique no controle Unidades Pedidas. Para ver o formulário da maneira como ele aparecerá quando alguém trabalhar nele. você pode mover os controles. Você pode definir as suas propriedades e formatá-los para que fiquem com a aparência desejada no formulário. você também pode criar um formulário por um desses métodos e alterar os seus detalhes no modo Design. em Objetos. 2. pressione F11 para exibi-la. Para começar a trabalhar no modo Design. 7. a serem adicionados ao seu formulário. 3. Clique no controle Nível de Estoque (à direita do rótulo Nível de Estoque) e pressione a tecla DELETE. tudo fica a seu critério. No entanto. Em Tabelas/Consultas. modificará alguns dos seus detalhes no modo Design. Na caixa de diálogo Novo Formulário. O formulário será aberto. Sessão prática 08 Nesta sessão prática. 6. escolha os itens na caixa de ferramentas. Se a janela Banco de Dados não aparecer na tela. imagens e rótulos. como caixas de seleção. O desafio é você agir por conta própria. Clique em Internacional para o estilo do formulário. Para trabalhar com um formulário no modo Design. (Você não precisa do mouse. na janela Banco de Dados. 3. Criar e modificar um formulário Exercício 1: Criar um formulário com o Assistente de Formulário 1. você verá Tabela: Produtos. clique em Formulários e. Se não estiver. consulte o curso "Assumir os controles". abra-o no modo Formulário e continue alternando entre os modos Formulário e Design até que o formulário fique totalmente do seu agrado. Clique em Avançar. Esses itens.

) Quando alguém insere ou altera os dados em um controle de formulário vinculado. (Esta lição discutirá os controles acoplados a campos nas tabelas. aceitar a entrada de dados. esses dados novos ou alterados são inseridos imediatamente na tabela. Dados de uma tabela Resultado do cálculo (preço depois do desconto) Instruções e identificações 40 . A conexão direta significa que um controle acoplado pode adicionar. Os dados exibidos em um controle vinculado serão alterados no formulário sempre que eles forem alterados na tabela. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Design do Formulário para exibir os resultados. uma vez que esses controles permanecem inalterados. Os controles calculados não são vinculados. Além disso. realizar cálculos nos dados e exibir mensagens. Controles Os controles representam as seções do formulário que a maioria dos usuários pode ver e com as quais trabalha. Partes de um formulário Como funciona: a compreensão das partes de um formulário é a primeira etapa para adaptá-lo às suas necessidades. Alguns controles estão acoplados. Controles como linhas decorativas e instruções não são vinculados a dados de tabela. para facilitar o uso dos formulários e torná-los mais interessantes. já que os valores que podem ser calculados não precisam ser armazenados em uma tabela. como linhas ou imagens. alterar ou exibir dados dinâmicos. Os controles podem mostrar os dados. eles podem adicionar efeitos visuais.4. Um controle acoplado está conectado diretamente a um campo específico em uma tabela ou consulta selecionada.

Selecione os controles clicando neles ou arrastando um retângulo ao redor deles. A aplicação de uma alteração a vários controles de uma vez economiza tempo e garante que a alteração será aplicada a todos eles da mesma maneira. de um controle para outro. Ao projetar ou personalizar um formulário. No entanto. As alças aparecem quando um controle é selecionado.Selecionar um ou mais controles Para alterar um controle. Você pode alterar a ordem de tabulação no modo Design. O botão Selecionar Objetos seleciona os controles dentro do retângulo arrastado. clique no nome da seção do formulário cuja ordem de tabulação você deseja alterar. As pequenas alças quadradas pretas aparecem ao redor do controle selecionado. clique em AutoOrdenar na caixa de diálogo Ordem de Tabulação. Dica Se você quiser que o Access crie uma ordem de tabulação da esquerda para a direita e de cima para baixo. Alterar a ordem de tabulação dos controles Algumas pessoas usam a tecla TAB para se mover por um formulário. a melhor ordem de tabulação poderá ter um padrão diferente. A ordem de tabulação determina como as pessoas se moverão pelo formulário se elas pressionarem a tecla TAB. as alças aparecerão para mostrar a sua seleção. primeiro você precisa selecioná-lo no modo Design. no menu Exibir. Algumas pessoas preferem ou precisam se mover de controle para controle dessa 41 . As alças mostram seleções e ajudam a redimensionar ou mover partes de um formulário. Os controles permanecem selecionados após uma alteração. clique em Ordem de Tabulação para abrir essa caixa de diálogo. Depois que examinar as alças para confirmar as opções. mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique em cada controle desejado. Normalmente é mais simples estabelecer uma ordem da esquerda para a direita e de cima para baixo. Quando você liberar o botão do mouse. mantenha pressionado o botão do mouse e arraste um retângulo ao redor dos controles desejados. você poderá alterar a ordem de tabulação predefinida do movimento de controle para controle. Para selecionar vários controles de uma vez no modo Design. É fácil: basta clicar nele. se o formulário contiver grupos de controles ou se estiver baseado em um formulário manuscrito. Clique nesse botão. Clique em qualquer parte do formulário e. Em Seção. Dica Também é possível selecionar um grupo de controles usando o botão Selecionar Objetos na caixa de ferramentas. Arrastar os nomes de controles para cima e para baixo na lista Ordem Personalizada define uma nova ordem de tabulação. Uma mão aberta aparece quando um controle pode ser arrastado. à medida que elas inserem ou exibem dados. clique no formulário. É importante que a ordem de tabulação seja lógica e fácil de se utilizar. faça a alteração. no caso de você querer continuar trabalhando com esse grupo selecionado.

Os controles nos quais as pessoas exibem ou inserem dados.) Quando uma seção for selecionada por qualquer um desses métodos. o logotipo da empresa ou uma mensagem geral sobre o formulário. o retângulo com o nome da seção na parte superior da seção. geralmente contendo a maioria dos controles. O Rodapé do Formulário normalmente ajuda na navegação. Os cabeçalhos e rodapés de páginas aparecem em todas as páginas de um formulário. qualquer parte que não esteja em um controle. a caixa na régua vertical à esquerda do nome da seção. O Cabeçalho da Página é usado para impressão. A seção Rodapé do Formulário. Detalhe geralmente contém a maioria dos controles. O Cabeçalho do Formulário normalmente contém informações gerais. nem muito pequeno. na parte superior do formulário. na parte inferior do formulário. como caixas de texto e caixas de listagem. mas apenas quando o formulário é impresso ou visualizado para impressão. Você pode clicar em qualquer parte no plano de fundo da seção. O Rodapé da Página é usado para impressão. Todas as seções do formulário podem conter controles.forma. geralmente contém informações de navegação ou um lembrete. você poderá ver as seções pelas quais o formulário está organizado. é um bom local para o título do formulário. Você pode clicar no seletor de seção. Selecionar uma seção Existem três maneiras de selecionar uma seção de um formulário no modo Design. Seções Ao abrir um formulário no modo Design. Um formulário não deve ser muito grande. apenas o ideal para os usuários. (Ou seja. normalmente estão nessa seção. Seletor de seção 42 . A seção Detalhe aparece em todos os formulários. a barra de seção ficará realçada.) Você pode clicar na barra de seção. As seções Cabeçalho da Página e Rodapé da Página são úteis na organização de formulários complexos projetados para aparecer em diversas páginas. Mas a seção Detalhe também pode conter controles que não são alterados. (As réguas ajudam a controlar o tamanho de um formulário à medida que você trabalha nele. como rótulos e instruções. A seção Cabeçalho do Formulário.

Formulário no modo Design Comando para adicionar ou remover cabeçalho e rodapé Propriedades Os formulários também têm propriedades. maximizá-lo e fechá-lo? O usuário pode redimensionar os botões? A escolha é sua. Você pode selecionar ou alterar essas propriedades para determinar a aparência e o comportamento gerais do formulário. Para definir ou alterar as propriedades. 43 . Observação Você pode remover um cabeçalho e um rodapé pelo mesmo processo. e o mesmo vale para o plano de fundo do formulário. que afetam a experiência do usuário com o formulário.Barra de seção Plano de fundo de seção Adicionar seções de cabeçalho e de rodapé Você pode descobrir que o formulário no qual está trabalhando não tem as seções Cabeçalho da Página e Rodapé da Página. abra o formulário no modo Design e clique duas vezes no seletor de formulário. que exclui ou adiciona dependendo da presença ou não do cabeçalho e do rodapé. escolher comando) irá adicionar ou excluir um cabeçalho e um rodapé. a caixa na qual as réguas se encontram. associadas ao formulário inteiro. Por exemplo. Será aberta uma caixa de diálogo mostrando as configurações que podem ser escolhidas. a essas seções. por exemplo. Se você remover um cabeçalho e um rodapé. você precisa estar observando o formulário no modo Design. Depois que clicar com o botão direito do mouse em qualquer um dos pontos que podem ser usados para selecionar uma seção no formulário. você pode decidir se o formulário terá botões na parte inferior para voltar e avançar pelos registros. às páginas ou ao formulário inteiro. o Access excluirá quaisquer controles que eles contiverem. O formulário tem botões na parte superior para minimizá-lo. escolha o comando relevante no menu de atalho para adicionar as seções de cabeçalho e de rodapé à página ou ao formulário. Para adicionar seções de cabeçalho e de rodapé. clicar com o botão direito do mouse. rótulos ou caixas de texto. você poderá adicionar controles. clique na caixa à direita do nome da propriedade e pressione F1. Uma seqüência de ações (modo Design. Para ver os detalhes de qualquer propriedade. Em seguida. O formulário pode até mesmo não ter as seções Cabeçalho do Formulário e Rodapé do Formulário.

em seguida. É assim que você redimensiona uma seção. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Modo Formulário para alternar para o modo Design. 5. Clique na barra de seção Detalhe para selecionar a seção. Exercício 2: Alterar a ordem de tabulação 44 . Deixe o formulário Clientes aberto para o próximo exercício. Em Objetos. Aponte para a parte superior da barra de seção até que o ponteiro se transforme em cruz com setas nas partes superior e inferior. Botões de navegação Mencionamos os botões na parte inferior de um formulário que permitem que os usuários avancem e voltem entre os registros. Clique duas vezes no formulário Clientes. porque as duas se movimentam juntas. você localizará e selecionará partes diferentes de um formulário e. mas eles aparecem sempre que você alterna para o modo Formulário e também quando as pessoas usam o formulário para exibir ou inserir dados. Os botões de navegação não estão visíveis no modo Design.. Se a janela Banco de Dados não aparecer na tela. . O Access adiciona esses botões de navegação automaticamente a cada novo formulário. Observe como ela fica realçada quando você a seleciona. Partes de um formulário Exercício 1: Selecionar e redimensionar uma seção do formulário 1. 2.. clique no controle Código do Cliente (à direita do rótulo Código do Cliente) para selecioná-lo.Clicar duas vezes no seletor de formulário.. a menos que uma ou a outra seja arrastada separadamente usando a alça quadrada maior. 4. Agora. clique em Formulários. alterará a ordem de tabulação do formulário. Sessão prática 09 Nesta sessão prática. Primeiro registro Registro anterior Número do registro Próximo registro Último registro Novo registro O Access adiciona esses botões automaticamente porque eles são muito práticos. Eles permitem que o usuário se mova de forma rápida e fácil para frente e para trás entre os registros ou para o final dos registros existentes a fim de criar um novo registro. 7. 6. (O rótulo também é selecionado. 3. Observe como aparecem alças pretas quadradas ao redor do controle. pressione F11 para exibi-la.abrirá uma caixa de diálogo na qual você poderá determinar a aparência e o comportamento gerais do formulário.) Clique no plano de fundo do formulário para alterar a seleção do controle para uma seção. Arraste a barra de seção para cima e para baixo levemente..

Clique na caixa novamente e arraste o nome do controle para cima de modo que fique acima de Endereço. 5. de tal forma que eles preenchessem os endereços em uma ordem lógica. clique em Ordem de Tabulação. estão em seqüência na ordem de tabulação. 2. No menu Exibir. Pressione a tecla TAB para se movimentar pelo formulário. 6. Verifique se Detalhe está selecionado em Seção. Você gostaria que a ordem da tabulação fosse da esquerda para a direita. Personalizar a aparência de um formulário É fácil alterar a aparência de um formulário. Arraste Região de forma que fique acima de CEP e País para que fique acima de Telefone. 4.1. Pressione TAB para ver como a ordem de tabulação foi alterada. Em Ordem Personalizada. 45 . clique na caixa cinza à esquerda de TítuloDoContato para selecioná-la. Observe que os três controles do lado direito. Região e País. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Design do Formulário para alternar para o modo Formulário. onde há dois controles em uma linha. Clique em OK. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Design do Formulário para alternar para o modo Formulário. Título. 3. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Modo Formulário para alternar para o modo Design.

Alterando a altura de uma seção Alterando a largura de uma seção 46 . coloque o ponteiro na borda superior da barra da seção e arraste-o para cima ou para baixo. No entanto. a altura e várias outras configurações. Para usar uma imagem como plano de fundo de um formulário. fazendo com que o botão Construir com três pontos apareça. coloque o ponteiro na borda direita de qualquer seção e arraste-o para a direita ou para a esquerda. Para alterar a altura de uma seção. você estará pronto para "Assumir os controles". O Access apresenta tantas maneiras de selecionar e alterar a aparência dos controles em um formulário. incluindo a cor do plano de fundo. cores e texto tornam mais fácil para o usuário compreender o formulário e trabalhar com ele. Você pode aumentar ou diminuir as alturas das seções do formulário individualmente. role para baixo até Imagem e clique na palavra ou caixa próxima a ela. na qual você pode escolher a imagem para o plano de fundo. bordas. Para alterar a altura de uma seção e a largura do formulário. talvez também queria redimensionar as seções do formulário para melhor acomodar os controles e facilitar o uso do formulário. Para alterar a largura do formulário. cores e texto estão entre os diversos efeitos visuais que você pode personalizar em um formulário. você alterará a largura do formulário inteiro. abra o formulário no modo Design. coloque o ponteiro no canto inferior direito da seção e arraste-o na diagonal em qualquer direção. para uma seção do formulário ou para controles individuais. abra o formulário no modo Design e clique duas vezes no seletor de formulário (a caixa na qual as réguas se encontram) para exibir a folha de propriedades do formulário. Redimensionar as seções do formulário Se você alterar o número ou o tamanho dos controles do formulário. Selecione a guia Formatar. Planos de fundo. clique com o botão direito do mouse na seção que deseja alterar e clique em Propriedades no menu de atalho. que oferecemos um curso separado totalmente voltado para os controles. se alterar a largura de qualquer seção. A seleção da guia Formatar mostra uma lista de opções. Quando terminar de aprender sobre os formulários. Planos de fundo. Para alterar a aparência de uma seção do formulário.Atribuir um novo formato ao formulário Você pode selecionar efeitos visuais para um formulário inteiro. bordas. Clicar nesse botão abre a caixa de diálogo Inserir Imagem.

Na caixa de diálogo Seção: Detalhe. 3. ela também se tornará a formatação de todos os novos AutoFormulários. Em Objetos. Cada uma contém um estilo e uma cor para fontes e bordas. ao lado de Cor do Fundo para abrir a caixa de diálogo Cor. Clique no botão Construir com três pontos a cor desejada e clique em OK. verifique se a guia Formatar está selecionada. Deixe o Clique no botão Exibir formulário Fornecedores aberto para o próximo exercício. Clique na caixa ao lado de Cor do Fundo. 8. como opções para criar um formulário usando um AutoFormulário. A AutoFormatação é uma maneira rápida e fácil de aplicar formatações predefinidas a um formulário. há uma maneira mais fácil. a vários controles. Sessão prática 10 Nesta sessão prática. Personalizar a aparência de um formulário Exercício 1: Redimensionar uma seção e alterar a cor do plano de fundo Suponha que você queira eliminar um espaço extra na parte superior de um formulário. Você já viu essas formatações predefinidas anteriormente. Se a janela Banco de Dados não aparecer na tela. O Access oferece diversas AutoFormatações predefinidas. Arraste a barra de seção Detalhe para cima até que ela esteja próxima da barra de seção Cabeçalho do Formulário. Você pode aplicar uma AutoFormatação a um único controle. Clique com o botão direito do mouse na seção Detalhe do formulário e clique em Propriedades. você precisa apenas de um toque para aprimorar o seu formulário. 47 . No modo Design. 6. 1. até que você faça uma outra alteração nela. 4. selecione o que você deseja alterar. clique em Formulários e clique duas vezes no formulário Fornecedores. Feche a caixa de diálogo da propriedade Seção: Detalhe. você personalizará a aparência de um formulário. 5. 9. pressione F11 para exibi-la. na barra de ferramentas Design do Formulário para exibir os resultados. 2. clique em AutoFormatação no menu Formatar e faça suas escolhas. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Modo Formulário para alternar para o modo Design. a uma seção ou ao formulário inteiro.Alterando a altura e a largura Aplicar uma formatação predefinida Você gostaria que seu formulário tivesse o efeito de uma cópia heliográfica? Um estilo sofisticado. Você também gostaria de adicionar cor a essa área. além de um efeito de plano de fundo para os formulários inteiros. Aponte para a parte superior da barra de seção Detalhe até que o ponteiro se transforme em cruz com setas nas partes superior e inferior. Não se preocupe com o número. Escolha 7. Se aplicar uma AutoFormatação a qualquer formulário. harmonizado? Ou uma aparência internacional? Com a AutoFormatação.

Se não tiver. tiver um quadrado preto ao seu redor. Clique em OK. Essa alteração substituirá a cor escolhida no Exercício 1. 2. na barra de ferramentas Design do Formulário para dar uma olhada na nova aparência 3. No menu Formatar. clique em AutoFormatação. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Modo Formulário para alternar para o modo Design. Como o uso de relatórios pode ajudá-lo Os relatórios podem conferir mais utilidade aos seus dados. Clique no botão Exibir do formulário. Em AutoFormatações do Formulário. 4. o formulário inteiro estará selecionado. clique na caixa para selecionar o formulário. Se o seletor de formulário. clique em Pintura Sumi. 48 . a caixa no canto superior esquerdo em que as réguas se encontram.Exercício 2: Aplicar uma AutoFormatação 1.

é possível: Preparar faturas para o cliente. Criar etiquetas de endereçamento. Um relatório de vendas pode agrupar informações sobre vendas por região. 10 ou 20 anos. Apresentar dados resumidos. realçando os fatos e as tendências mais importantes. Os relatórios podem resumir e agrupar dados em forma de visão geral. vendedor e trimestre. mostrando subtotais e também o valor total. os relatórios são usados para apresentar uma visão geral. como as vendas agrupadas por região. O boletim informativo de um clube pode indicar quantos membros estão associados há 5. Eles permitem que se tenha uma visão geral rapidamente. O agrupamento e a classificação de dados para torná-los visivelmente mais significativos são algumas das principais vantagens oferecidas pelos relatórios. 49 .Os relatórios atendem a várias finalidades A complexidade dos relatórios pode variar de uma lista simples — como um relatório de status de projeto ou um relatório semanal de vendas — a um catálogo detalhado de produtos. como uma lista alfabética dos funcionários com as respectivas informações de contato. Os relatórios são abrangentes Em geral. além de listar o número de associados em várias cidades. Os relatórios podem resumir e agrupar dados em forma de visão geral. Além disso. Elaborar catálogos. o agrupamento e a apresentação diversificados não alteram os dados subjacentes nas tabelas do banco de dados. Embora os relatórios permitam incrementar os dados para uma apresentação bem-sucedida. informar a participação mensal e geral em reuniões.

Os relatórios combinam dados e design
Os relatórios são compostos de controles. Alguns controles, como as caixas de texto, exibem dados. Outros controles são elementos decorativos, como linhas divisórias ou logotipos de empresa. Um relatório pode consistir em páginas e títulos. Uma página pode conter dados agrupados sob vários títulos, ou um único título pode incluir várias páginas de dados. Os relatórios são compostos de dados. Os dados de um banco de dados consistem em campos e registros. Um campo, indicado em uma tabela como uma coluna, é uma categoria única de fatos que pode se aplicar a todos os registros. Um registro, indicado em uma tabela como uma linha, é um conjunto de fatos sobre determinada pessoa ou item. Portanto, o código postal dos funcionários é um campo, ao passo que o nome da funcionária Raquel de Mello é um registro.

Logotipo (elemento decorativo) Linha divisória (elemento decorativo) e título do relatório (caixa de texto) Dados (texto e elementos gráficos) do banco de dados agrupados por títulos Linha divisória

Sessão prática 11
Explorar relatórios e suas origens
Nestes exercícios, você examinará alguns relatórios já prontos e fará uma comparação com sua tabela de origem.

Exercício 1: Explorar um relatório
1. 2. 3. Se a janela Banco de Dados não aparecer, pressione a tecla F11 para exibi-la. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatórios caso essa opção ainda não esteja selecionada. Clique duas vezes no relatório Catálogo para abri-lo. O relatório será aberto no modo de exibição que mostra como a maioria dos usuários devem vê-lo. Clique nas setas da parte inferior do relatório para percorrer suas páginas, e depois retorne à primeira página.

4. 5. 6. 7.

Clique no botão Zoom,

na barra de ferramentas Visualizar Impressão, para observar melhor o relatório. na barra de ferramentas Visualizar Impressão, para ver as páginas do relatório

Clique no botão Duas Páginas, lado a lado.

Clique nas setas da parte inferior do relatório para ver pares de páginas adicionais. Feche o relatório.

50

Exercício 2: Comparar um relatório e sua tabela de origem
Neste exercício, você explorará um relatório que contém informações de contato do cliente e verificará sua fonte de dados. 1. Abra o relatório Informações de Contato do Cliente. Faça o seguinte: na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatórios caso essa opção ainda não esteja selecionada. Clique duas vezes no relatório Informações de Contato do Cliente para abri-lo.

2. 3. 4. 5.

Clique no botão Zoom,

na barra de ferramentas Visualizar Impressão.

Use as setas da parte inferior do relatório para percorrer as suas páginas. Observe os dados do cliente e a maneira como estão organizados. Feche o relatório. Abra a tabela Clientes. Faça o seguinte: na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Tabelas. Clique duas vezes na tabela Clientes para abri-la.

6.

Verifique os dados da tabela. Provavelmente, você verá nomes e endereços contidos no relatório Informações de Contato do Cliente, já que essa tabela é a fonte de dados do relatório. Feche a tabela quando terminar a verificação.

Criando relatórios

Há várias maneiras de se criar um relatório.

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AutoRelatório
O AutoRelatório é o meio mais rápido para se criar um relatório, mas confere a você menos controle sobre a estrutura e a aparência do relatório. O AutoRelatório contém automaticamente todos os campos de sua fonte de dados, seja tabela ou consulta. Sua estrutura pode ser colunar ou tabular. AutoRelatório: Colunar Cada campo é exibido em uma linha separada com um rótulo à esquerda. Somente um registro é visível por vez. AutoRelatório: Tabular Os rótulos de todos os campos são exibidos em uma linha na parte superior do relatório, com todos os registros visíveis abaixo. O AutoRelatório é mais indicado em duas situações: quando você precisa de uma visão geral e resumida dos dados de uma tabela ou consulta (por exemplo, seu chefe precisa de um material impresso para uma reunião que começará em 10 minutos) ou quando você deseja agilizar a produção de um relatório que será personalizado posteriormente.

Os mesmos dados apresentados como um AutoRelatório colunar... ...e como um AutoRelatório tabular.

Assistente de Relatório
O Assistente de Relatório lhe faz perguntas e cria um relatório com base nas suas respostas. Recomenda-se este método quando você deseja orientação em todas as etapas do processo de criação de um relatório. O Assistente de Relatório pergunta quais tabelas ou consultas serão usadas como base para o seu relatório, e também quais campos das fontes de dados serão usados. Ele pergunta se você deseja agrupar os dados e como pretende organizá-los e resumi-los. Depois de informar-se sobre os dados, o Assistente de Relatório pergunta sobre a aparência do relatório: layout, orientação e seis estilos visuais para seleção. Por fim, ele solicita um título e cria um relatório de acordo com as suas respostas.

O assistente faz perguntas e reage de acordo com as suas respostas.

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Modo Design Embora o AutoRelatório e o Assistente de Relatório sejam ótimos meios de começar. prossiga a leitura. O modo Design oferece uma caixa de ferramentas. logotipos de produto e outros controles decorativos são geralmente desvinculados. Para obter informações sobre como usar o modo Design para criar um relatório do zero. selecione o menu Exibir ou clique na seta ao lado do botão Exibir e escolha uma das opções na lista exibida. Texto descritivo. você verá os dados mais recentes da fonte de dados em tabela ou consulta do relatório. você talvez queira personalizar os relatórios criados para adequá-los às suas necessidades e preferências. é possível ver a aparência geral dos relatórios. Para obter mais detalhes. seja em uma tela ou em uma página impressa. exibindo-os diretamente. Normalmente apenas alguns registros serão exibidos nesse modo. consulte a próxima lição. Para obter detalhes sobre como personalizar seus relatórios no modo Design. Para mudar de um modo de exibição para outro. sem qualquer ligação com uma fonte de dados. Em Visualizar Impressão. linhas divisórias. da qual é possível arrastar controles selecionados e organizá-los em uma grade. Esse é o modo de exibição Visualizar Impressão. é possível ver a aparência dos relatórios detalhadamente. Os controles podem ser vinculados a dados de seu banco de dados. Caso queira liberdade e controle totais. Caixa de ferramentas Grade do modo Design Visualizar os relatórios criados Quando você usa um AutoRelatório ou o Assistente de Relatório. desde o início — talvez você prefira aprender a costurar sem moldes ou a cozinhar sem receitas — você gostará de criar relatórios no modo Design. Em Visualizar Layout. ou podem ser desvinculados. O modo Design permite efetuar alterações que vão da fonte de dados subjacente à cor do texto. consulte o curso "Assumir os controles". o relatório final é exibido no computador como a maioria dos usuários o verá. Toda vez que visualizar ou imprimir o relatório. Os dados contidos em um relatório visualizado ou impresso são estáticos. 53 .

Sessão prática 12
Nesta prática, você criará um relatório com o recurso AutoRelatório e um outro com o Assistente de Relatório.

Exercício 1: Criar um AutoRelatório
Neste exercício, você criará AutoRelatórios colunares e tabulares usando os mesmos dados. 1. Se a janela Banco de Dados não aparecer, pressione a tecla F11 para exibi-la. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatórios. Clique no botão Novo, Colunar. na barra de ferramentas Banco de Dados, e, em seguida, clique em AutoRelatório:

2. 3. 4.

Na lista suspensa, escolha a tabela Categorias como a fonte de dados do relatório e clique em OK. Quando o relatório for exibido, clique nas setas na parte inferior do relatório para percorrer suas páginas.

5.

Explore a maneira como o relatório é estruturado. Observe que os nomes de campo (como CódigoDaCategoria e Descrição) são os mesmos em todas as categorias. O AutoRelatório não precisou fazer muito esforço para criar, mas também não solicitou informações sobre como você gostaria de organizar ou formatar o relatório.

6. 7. 8. 9.

No menu Arquivo, clique em Salvar. Nomeie o relatório AutoRelatório Colunar Categorias para referência posterior. Feche o relatório quando terminar. Repita as etapas de 1 a 5, mas agora selecione AutoRelatório: Tabular. Explore o relatório exibido e observe as diferenças entre as estruturas dos dois tipos de AutoRelatório. O relatório tabular usa os nomes de campo como títulos na parte superior de cada página. Salve o relatório como AutoRelatório Tabular Categorias e feche-o quando terminar.

Exercício 2: Usar o Assistente de Relatório
Neste exercício, você criará um relatório usando a mesma tabela do Exercício 1, de forma que poderá perceber como o Assistente de Relatório confere maior controle sobre a organização e formatação do relatório. 1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatórios. Clique duas vezes em Criar relatório usando o assistente.

Observação: caso não veja esse comando, clique no botão Novo, clique duas vezes em Assistente de Relatório. 3. 4.

na janela Banco de Dados, e, em seguida,

Na caixa Tabelas/Consultas, verifique se a opção Tabela: Categorias está selecionada. (Talvez seja preciso clicar na seta para vê-la.) Clique nas setas duplas de adição >> a fim de mover todos os campos da coluna Campos Disponíveis para a coluna Campos Selecionados. (Se não quiser incluir todos os campos, use a seta única de adição > e adicione somente os que desejar. Você pode usar a seta única de remoção < se quiser remover qualquer campo da coluna Campos Selecionados.) Clique em Avançar. Na tela que pergunta sobre níveis de agrupamento, clique em Avançar. (A Lição 3 contém mais explicações sobre agrupamento.) Na tela de ordem de classificação, selecione NomeDaCategoria na caixa número 1 (será preciso clicar na seta para vê-la) para classificar as categorias em ordem alfabética. O botão Crescente deve ser exibido por padrão; clique no botão Decrescente, caso ele esteja em exibição, para alternar para a ordem crescente. Clique em Avançar. Na tela de layout, clique em Colunar, em Layout. Em seguida, clique em Tabular. Observe as diferenças entre os dois estilos, que se assemelham às opções de layout dos AutoRelatórios. Em Layout, clique em Justificado. O layout justificado organiza os dados em blocos. Clique em Avançar. Na tela de estilos, clique nos vários estilos para visualizar amostras e, em seguida, clique no estilo Casual. Clique em Avançar.

5. 6.

7. 8. 9.

10. Nomeie o relatório Relatório do Assistente Categorias e clique em Concluir. Explore o relatório e feche-o quando terminar.

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Se perceber alguma formatação ou organização que queira alterar, mostraremos como fazê-lo posteriormente neste curso.

Exercício 3: Exibir um relatório no modo Design e em Visualizar Layout
Na primeira sessão prática, você verificou alguns relatórios em Visualizar Impressão. Agora você explorará outros modos de exibição. O modo Design é onde você pode reorganizar elementos do relatório, da mesma forma como reordena quadros em uma parede. Visualizar Layout é um meio rápido de ver o layout geral do relatório; é útil principalmente se o relatório possui muitos registros. O recurso Visualizar Impressão mostra o relatório como a maioria das pessoas o verá. 1. 2. 3. Se a janela Banco de Dados não aparecer, pressione a tecla F11 para abri-la. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatórios. Clique duas vezes no relatório Lista Alfabética de Produtos para abri-lo. Clique nos botões na parte inferior para percorrer o relatório. Clique no botão Zoom, na barra de ferramentas Visualizar Impressão , para ter uma visão mais nítida do relatório. Observe que ele possui várias páginas. Clique no botão Exibir, na barra de ferramentas Visualizar Impressão, para alternar para o modo Design.

4. 5. 6. 7. 8.

Explore o layout do relatório no modo Design. Clique na seta ao lado do botão Exibir, Visualizar Layout. na barra de ferramentas Design do Relatório, e, em seguida, clique em

Observe que as setas na parte inferior estão esmaecidas, pois Visualizar Layout mostra somente alguns dados do relatório. Feche o relatório.

Personalizar relatórios

Você pode personalizar os relatórios para que tenham a aparência desejada.

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Personalizar no modo Design
Você talvez queira alterar a estrutura do relatório — para agrupar dados por títulos, por exemplo, ou para separar partes do relatório. Pode ser que você deseje uma aparência diferente — mais casual ou compacta, ou usar novas cores ou letras. O modo Design é onde você adiciona seções, agrupa dados, define propriedades do relatório para controlar a aparência e o comportamento, redimensiona partes de um relatório ou altera a sua formatação. Em Visualizar Impressão, veja como o relatório será exibido para quem o estiver utilizando. Você pode alternar repetidamente entre os dois modos de exibição até obter o resultado desejado.

Alterar a aparência dos títulos e outros textos. Adicionar, remover ou redimensionar seções.

Os relatórios têm seções
Há três tipos de seções: Seções de cabeçalho As seções de cabeçalho contêm informações exibidas na parte superior do relatório ou de cada página do relatório. O cabeçalho do relatório é exibido uma vez, no início do relatório. O conteúdo mais importante (como nome, endereço e logotipo da empresa) pertence ao cabeçalho. O cabeçalho da página é exibido em todas as páginas do relatório. O conteúdo que você quer exibir na parte superior de cada página, como nomes de coluna, pertence ao cabeçalho da página. Detalhe A seção de detalhes contém a maioria das informações de um relatório. Por exemplo, a seção de detalhes de uma fatura lista todos os itens individuais adquiridos e o respectivo custo. Rodapé O rodapé da página é exibido em todas as páginas. O rodapé do relatório é exibido apenas uma vez, no fim do relatório. A seção de rodapé da página pode conter o número da página; a seção de rodapé do relatório pode conter a conclusão, como um valor total.

Cabeçalho de relatório com título Cabeçalho de página com títulos Seção de detalhes com dados Rodapé de página com linha divisória e números de página

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. Os pedidos estão agrupados por data de envio. Para exibir as propriedades de um controle. Você também pode usar o Assistente de Relatório para agrupar dados quando cria um relatório com o assistente. clicar em Propriedades. na barra de ferramentas Design do Relatório. como mostra a ilustração. no seletor de seção ou de relatório e. clique duas vezes no nome da seção ou no Clique duas vezes no seletor de relatório. clique duas vezes no seletor de relatório onde as réguas se unem. Cada seção e controle (como uma caixa de texto) do relatório também possui propriedades. . em seguida. Para exibir as propriedades de uma seção. Você pode selecionar até 10 valores para agrupamentos em um relatório. Definir propriedades do relatório Você pode definir várias propriedades para um relatório a fim de alterar a maneira como ele é exibido ou impresso. a propriedade Cabeçalho da Página determina se o cabeçalho da página será impresso na página que começa com o Cabeçalho do Relatório. seletor de seção. Por exemplo. Para obter mais detalhes sobre uma propriedade.. clique nessa propriedade e pressione F1. a seleção de uma data pode agrupar todos os pedidos referentes a essa data. clique duas vezes no controle. Por exemplo.Agrupar dados em relatórios Você pode agrupar dados em um relatório selecionando um ou mais valores. Para criar ou alterar o agrupamento de dados no modo Design. 57 . Para exibir ou alterar as propriedades de um relatório..para exibir as propriedades do relatório. clique no botão Classificação e Agrupamento. Você também pode clicar duas vezes em um controle..

a menos que você deseje uma página nova. você pode aplicar um formato predefinido — conhecido como AutoFormatação — ao relatório total ou parcialmente. Se quiser que o título e a introdução sejam impressos em páginas separadas. dos títulos e das linhas divisórias (como as linhas entre as seções). coloque uma quebra de página no Cabeçalho do Relatório. use a ferramenta Quebra de Página. indicada por uma linha pontilhada. Uma pequena linha pontilhada na borda esquerda do relatório indica a quebra de página.. Observação A aplicação de uma AutoFormatação pode remover uma formatação personalizada que tenha sido aplicada anteriormente. Observação Não é necessário inserir uma quebra de página..Inserir quebras de página Nos relatórios. Você pode aplicar vários formatos rapidamente usando a AutoFormatação. Aplicar uma AutoFormatação Para economizar tempo.. (Você pode aplicar diversas AutoFormatações a diversas partes do relatório se quiser. continue a leitura. para indicar onde deseja colocar uma quebra de página. 58 . Se você aplicar uma AutoFormatação a qualquer relatório. na Caixa de Ferramentas.. O relatório atribuirá automaticamente páginas a dados contínuos. entre os controles que os contêm. As opções de AutoFormatação são as mesmas apresentadas no Assistente de Relatório. No modo Design. até você efetuar outra alteração na AutoFormatação. A ferramenta Quebra de Página. Você pode aplicá-la ao relatório inteiro. essa AutoFormatação também passará a ser a formatação de todos os novos AutoRelatórios. você usa um controle de quebra de página para marcar onde deseja iniciar uma nova página na seção. Suponha que você tenha incluído uma página de título e a introdução no Cabeçalho do Relatório.insere uma quebra de página.) Você quer que o seu relatório tenha uma aparência casual? Ou você prefere compactar o texto e os títulos de forma a reduzir o número de páginas? Uma AutoFormatação define o estilo e a cor do texto. Cuidado ao posicionar uma quebra de página acima ou abaixo de qualquer controle para evitar dividir os dados no outro controle. . a uma seção específica ou a apenas um controle. Para saber sobre formatação personalizada.

Caso esteja criando o relatório do zero. você verificará os cabeçalhos e rodapés de um relatório e agrupará os dados do relatório. como subtotais e totais. em Objetos. você explorará cabeçalhos e rodapés de um relatório. Selecione a seção ou o controle e clique nos botões que deseja na barra de ferramentas Formatação (Formulário/Relatório). você poderá escolher a formatação durante o processo de criação. 59 . 1. O Cabeçalho do Relatório contém o título (exibido uma vez na página de título). de uma seção ou do relatório inteiro definindo suas propriedades. 5. Exercício 1: Exibir cabeçalhos e rodapés Neste exercício. como informado anteriormente nesta lição. consulte o curso "Assumir os controles". Clique no botão Negrito.. como também pode escolher as cores de segundo plano. na barra de ferramentas Formatação (Formulário/Relatório). Esse tipo de cabeçalho é uma novidade. e o Cabeçalho NomeDoProduto contém o rótulo do campo NomeDoProduto e os rótulos de dados. Você também pode personalizar a aparência de um controle. Na janela Banco de Dados.. clique em Relatórios. você aplicará uma AutoFormatação e. Para obter mais informações sobre como realizar cálculos em controles. Em seguida. Clique duas vezes no relatório Lista Alfabética de Produtos para abri-lo em Visualizar Impressão. O título A linha horizontal na parte superior de cada página e na parte inferior de cada seção alfabética Os títulos de letras na parte superior de cada seção alfabética Na barra de ferramentas Visualizar Impressão. . Percorra o relatório e procure os seguintes itens: o o o 4. incluindo uma nova variedade de cada um.. Se a janela Banco de Dados não aparecer. 2. personalizará a formatação. .para formatar o texto selecionado no relatório.. Além disso. as bordas e os estilos de texto que desejar. 3. você poderá adaptá-la aplicando formatação personalizada ao relatório no modo Design. Ele é exibido depois que os dados são agrupados para o relatório.Personalizar formatação Se uma AutoFormatação não garantir a aparência desejada. clique no botão Exibir Examine cada cabeçalho e rodapé. pressione a tecla F11 para abri-la. você pode realizar cálculos nos controles do relatório. o Cabeçalho da Página contém uma linha horizontal (exibida na parte superior de cada página). por fim. Você pode selecionar o tamanho e a aparência das seções e dos controles de um relatório. Sessão prática 13 Nesta prática.

clique no botão Negrito . selecione o rótulo Nome da Categoria e exclua-o. Clique em OK. Mantenha o relatório aberto no modo Design para o próximo exercício. Em vez de grupos alfabéticos. Você também alterará a formatação do texto para um controle a fim de fazer uma correspondência com o novo agrupamento. A AutoFormatação aplicada aumentará o título do relatório. Se isso acontecer. faça uma pausa e clique no controle para poder editar o texto nele contido. será exibido um ponto 3. você agrupará os produtos por categoria. Essa seleção significa que a AutoFormatação será aplicada ao relatório inteiro.) Altere o texto para Lista de Produtos por Categoria. O ponto de inserção terá a forma de mão. 60 . selecione o controle NomeDaCategoria e arraste-o até Cabeçalho NomeDaCategoria. Clique no botão Exibir. O relatório Lista Alfabética de Produtos deve ter sido aberto no modo Design na lição anterior.O Rodapé NomeDoProduto (também resultante de agrupamento) contém uma linha horizontal para indicar o fim de cada seção agrupada e o Rodapé da Página contém o número da página. Mantenha o controle NomeDaCategoria selecionado. Clique na seta para abrir uma lista. digite 10 na caixa Tamanho da Fonte Em Cabeçalho do Relatório. role as opções para selecionar NomeDaCategoria. 2. na barra de ferramentas Visualizar Impressão. Agora percorra o relatório para verificar como ficou o agrupamento. 6. Feche o relatório quando terminar. Exercício 2: Reagrupar um relatório Neste exercício. 3. (Se você clicar no controle duas vezes rapidamente. Exercício 3: Aplicar uma AutoFormatação Neste exercício. em Campo/Expressão. em seguida. primeiro é preciso expandir a seção de cabeçalho. . não há motivo para esse rótulo ser exibido nessas seções. Logo abaixo da barra de seção renomeada. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Design do Relatório para ver os resultados. Você verá Cabeçalho NomeDaCategoria entre as seções Cabeçalho da Página e Detalhe do relatório. 5. Em Cabeçalho do Rodapé. 7. feche a caixa de diálogo Propriedades e tente clicar lenta e separadamente até conseguir editar o texto. . selecione o controle que contém =Esquerda([NomeDoProduto]. 4. 4. clique no controle Lista Alfabética de Produtos para selecioná-lo. 6. para ver os resultados. clique em AutoFormatação e. Ainda em Cabeçalho NomeDaCategoria. Arraste a barra da seção Cabeçalho da Página cerca de três pontos da grade para baixo no modo Design. você aplicará uma AutoFormatação ao relatório Lista de Produtos por Categoria recém-criado."dd-mmm-yyyy"). 7. para abri-lo no modo Design. clique no botão Classificação e Agrupamento diálogo Classificação e Agrupamento. Deixeo aberto para o próximo exercício. Portanto. Clique no seletor de relatório onde as réguas se unem. em AutoFormatos do Relatório. você reagrupará o relatório que acabou de explorar. suas propriedades serão exibidas. Na caixa de Na barra de ferramentas Design do Relatório. 1. 8. Na barra de ferramentas Formatação (Formulário/Relatório). Pelo fato de você estar reagrupando o relatório e utilizando nomes de categoria como títulos de seção. No menu Arquivo. Na barra de ferramentas Formatação (Formulário/Relatório). 9. na qual o título é exibido. Quando o relatório for selecionado. Feche a caixa de diálogo Classificação e Agrupamento. selecione o controle que contém =Formato(Data(). Na seção Detalhe. 5. na barra de ferramentas Design do Relatório. No menu Formatar. clique na primeira caixa e verá uma seta ao lado. 6. clique em Compacto. clique em Salvar como e nomeie o relatório modificado Lista de Produtos por Categoria. 1. Salve-o ao informar se deseja verificar os resultados posteriormente. clique no botão Exibir 2.1) e pressione a tecla DELETE. preto na caixa do seletor . Arraste o controle cerca de três pontos da grade para baixo. Se o relatório não tiver sido aberto no exercício anterior. Talvez seja preciso rolar a página para a direita para vê-lo.

relatórios e páginas de acesso a dados. você pode recuperar. controlar embalagens. Com elas. Para obter mais informações sobre este curso. Também pode usar as consultas para recuperar dados em várias tabelas ou como uma fonte para formulários. veremos as noções básicas de como escolher e recuperar dados com consultas seleção. leia a visão geral no centro desta página ou o sumário na coluna esquerda. combinar. 61 . Ao comparar números de vendas semanais. localizar membros de seu clube que moram no Texas ou em vários outros cenários. uma consulta pode ajudar a recuperar dados e a combiná-los da forma mais adequada. Colocar dados em uso As consultas podem selecionar itens de dados e torná-los mais úteis. TEXTO DO CURSO As consultas permitem extrair apenas os dados necessários de um banco de dados para poder executar tarefas e obter respostas. Neste curso. reutilizar e analisar dados. como acessá-los? Um banco de dados torna-se realmente valioso quando você usa os dados nele contidos como um recurso para responder perguntas ou executar tarefas. Em seguida. o que lhe dará uma boa base para trabalhar com outros tipos de consulta mais complexos. clique em Próxima para iniciar a primeira lição.Consultas I: Obter respostas com consultas Depois de inserir os dados no banco de dados.

Quanto mais bem formulada a pergunta. Aqui estão alguns exemplos que ajudarão você a pensar em outros. mais precisa poderá ser a consulta.O que você deseja saber? As consultas expressam as perguntas para as quais você deseja que os dados forneçam respostas. você deve ter em mente as perguntas para as quais deseja que os dados forneçam respostas. Banco de dados corporativo de produtos e vendas Qual o item da empresa mais vendido no Reino Unido? Quais seriam os nossos ganhos e perdas se deixássemos de produzir a linha de produtos de menos saída? Qual é o item de fabricação mais cara? Banco de dados de coleções de mídias pessoais Quantos dos meus DVDs estão emprestados para amigos? Quais CDs contêm minhas canções favoritas de todos os tempos? Banco de dados de liga esportiva Qual time marcou mais pontos em todos os jogos no último ano? Quem fez o pedido de uniformes para o time este ano e quais são os tamanhos necessários? Para quais perguntas você deseja que os dados forneçam respostas? 62 . TEXTO DO CURSO Ao trabalhar com consultas.

Aqui estão alguns exemplos que ajudarão você a pensar em outros. Quanto mais bem formulada a pergunta. você deve ter em mente as perguntas para as quais deseja que os dados forneçam respostas. Banco de dados corporativo de produtos e vendas Qual o item da empresa mais vendido no Reino Unido? Quais seriam os nossos ganhos e perdas se deixássemos de produzir a linha de produtos de menos saída? Qual é o item de fabricação mais cara? Banco de dados de coleções de mídias pessoais Quantos dos meus DVDs estão emprestados para amigos? Quais CDs contêm minhas canções favoritas de todos os tempos? Banco de dados de liga esportiva Qual time marcou mais pontos em todos os jogos no último ano? Quem fez o pedido de uniformes para o time este ano e quais são os tamanhos necessários? Para quais perguntas você deseja que os dados forneçam respostas? 63 . mais precisa poderá ser a consulta. TEXTO DO CURSO Ao trabalhar com consultas.O que você deseja saber? As consultas expressam as perguntas para as quais você deseja que os dados forneçam respostas.

Uma consulta seleção recupera dados de uma ou mais tabelas e exibe o conjunto de registros em uma folha de dados. selecioná-los. ela verifica os dados mais recentes no banco de dados. se você precisar de um determinado conjunto de informações com freqüência. Uma consulta avançada que é criada com uma instrução SQL. Em seguida. Uma consulta de tabela de referência cruzada organiza um conjunto de registros para torná-lo mais facilmente visível. como as vendas durante um ano específico. você pode criá-la para solicitar duas datas. TEXTO DO CURSO O Access oferece muitos tipos diferentes de consultas para atender às mais diversas necessidades de dados. mas a estrutura e os critérios utilizados na consulta para obter os resultados são salvos. Você pode criar e salvar várias consultas para recuperar os dados de maneiras diferentes. é fácil revisar as consultas. o Access recuperará todos os dados com valores entre essas duas datas. Você pode criar uma consulta parâmetro para solicitar mais informações. você poderá alterar os seus critérios com facilidade. caso não as configure da maneira correta na primeira vez. embora este curso não aborde os cálculos. a consulta seleção. médias e outros tipos de totais. solicitando ao usuário que insira informações a serem utilizadas como critérios da pesquisa. Assim. contagens. Você pode navegar pelo conjunto de registros. Ao ser executada.Obter dados atualizados diariamente As consultas recuperam as últimas informações de um banco de dados. ou se as suas necessidades forem outras. Os dados que ela retorna são chamados de conjunto de registros. usando títulos de linhas e de colunas. Solicita que o usuário insira valores que definam a consulta. uma consulta parâmetro exibe uma caixa de diálogo. classificá-los e imprimi-los. Você poderá até mesmo usar uma ou mais consultas como fonte dos dados de outra consulta. É provável que você tenha mais o que fazer com o seu tempo. poderá evitar a procura desses dados a cada vez executando a consulta novamente. Apresentaremos uma breve descrição da maioria dos tipos de consultas. Cria uma nova tabela ou altera uma tabela existente. Organiza um conjunto de registros para torná-lo mais facilmente visível. Os dados podem ser vistos em termos de duas categorias ao mesmo tempo. 64 . como uma região especificada para os resultados das vendas ou uma faixa de preços especificada para casas. Como o Access salva os critérios e as estruturas das consultas. basta executar a consulta mais uma vez. o que facilita a sua localização e o seu uso diversas vezes. usando títulos de linhas e de colunas. o conjunto de registros gerado por uma consulta não é salvo. ainda que este curso concentre-se no tipo de consulta mais usado. Você também pode usar uma consulta seleção para agrupar dados e calcular somas. aumentando a sua eficiência com a seleção cada vez mais precisa dos dados exatos desejados Tipos de consultas Tipo de consulta Consulta seleção Consulta parâmetro Consulta de tabela de referência cruzada Consulta ação Consulta SQL Descrição Recupera dados de uma ou mais tabelas e exibe o conjunto de registros em uma folha de dados. Você poderá verificar os dados mais recentes novamente a qualquer momento. As consultas têm títulos. Para fazer isso. Normalmente. Além disso. por exemplo. Esse é o tipo mais comum de consulta. TEXTO DO CURSO Sempre que você executa uma consulta.

você executará uma consulta para selecionar uma dessas receitas. em Objetos. Os campos de informações que você deseja exibir como. Clique duas vezes na tabela Receitas para abri-la. pressione F11 para exibi-la. Explicaremos esse modo de exibição mais detalhadamente na próxima lição. Observe quais receitas são exibidas. 8. considere a possibilidade de fazer backup dos seus dados antes de executar esse tipo de consulta. Clique duas vezes na consulta Vegetariano para executar a consulta e exibir somente os ingredientes vegetarianos. Feche a consulta. você executará algumas consultas e examinará os resultados. por exemplo. excluindo dados dela ou a atualizando. Devido à grande potência de uma consulta ação que. ou todas as receitas de um banco de dados de receitas que utilizam frango ou que são vegetarianas. Exercício 2: Executar algumas consultas predefinidas 1. 3. Agora. você planejará uma consulta. você observará as consultas subjacentes para ver como funcionam de fato. pense em um banco de dados de receitas e no tipo de informações que gostaria de encontrar nele. em Objetos. Sessão prática 14 Nesta prática. por exemplo. o título. Caso não tenha uma pergunta em mente. verifique se a opção Consultas está selecionada. O Access poderá criar a instrução SQL quando você criar esse tipo de consulta. Na janela Banco de Dados. clique em Consultas. Agora. 2. Você não trabalhará no Access durante este exercício. Simplesmente explore-o por enquanto. Explorar consultas Primeiramente. No papel. examinará algumas consultas predefinidas para familiarizar-se com o seu funcionamento. todos os vídeos do seu banco de dados de entretenimento doméstico que estão emprestados. Uma consulta SQL é criada com uma instrução em SQL (Structured Query Language). Quando estiver pronto. Clique duas vezes na consulta Receitas de Almoço para executá-la. 7. você planejará uma consulta e. anotará a sua descrição no papel. o tempo de preparo e os ingredientes das receitas no banco de dados de receitas. 5. Na janela Banco de Dados. a duração e o status dos vídeos no banco de dados de entretenimento. 65 . em Objetos. altera os dados da tabela. Considere uma pergunta ou um conjunto de perguntas para as quais você deseja que os dados forneçam respostas. 6. verifique se a opção Tabelas está selecionada. Se a janela Banco de Dados não aparecer na tela. Em seguida. Observe que há cinco registros nesta tabela e feche-a. atualizar e gerenciar bancos de dados relacionais. Na janela Banco de Dados. Exercício 1: Planejar uma consulta Neste exercício. em seguida. Observe as informações que são exibidas nas linhas Campo e Critérios. ou você poderá criar a sua própria instrução SQL. ou o nome. Na sessão prática após a próxima lição. Não se preocupe se esse modo de exibição parecer complicado.Uma consulta ação cria uma nova tabela ou altera uma tabela existente adicionando dados a ela. 4. você criará consultas sozinho. na verdade. mas trabalhará no próximo exercício desta prática. feche a consulta e o banco de dados. Em seguida. anote o seguinte: O foco dos dados como. SQL é uma maneira avançada de consultar. clique no botão Design para observar o funcionamento subjacente da consulta. 9.

Nesta lição. você aprenderá duas maneiras de criar uma consulta seleção. o Access oferece duas maneiras básicas de criar consultas: usando um assistente e no modo Design. chegou a hora de criar uma.Criar consultas seleção As consultas podem tornar os dados mais úteis selecionando aqueles que respondem às perguntas e executam as tarefas solicitadas. 66 . um tipo simples e versátil de consulta usado em várias situações diferentes. Criar consultas de duas maneiras Você pode criar consultas no modo Design ou usando um assistente. TEXTO DO CURSO Agora que você já tem noções básicas de consulta. TEXTO DO CURSO Da mesma forma que ocorre com formulários e relatórios.

O assistente também permite agrupar e resumir dados. Por exemplo. Por exemplo. você tem controle total ao criar uma consulta. também conhecido como Assistente de Consulta Simples. mas pode ser útil na análise de conjuntos de registros mais complexos. 67 . refiná-la no modo Design para obter apenas os resultados necessários. Noções básicas sobre o assistente Um assistente orienta você durante a criação de uma consulta. configura rapidamente a estrutura da consulta definindo alguns itens para você. você poderá especificar critérios para refinar a consulta. No modo Design. Você também pode criar a consulta usando o assistente e. Nesse modo. Você arrasta os campos desejados até uma grade e insere os critérios para a seleção dos dados a serem recuperados. depois. o que não é necessário em consultas simples. Você pode selecionar campos de tabelas. bem como campos de consultas preexistentes. Depois que você criar a consulta.O assistente. o gerente e o ramal de telefone de cada funcionário. o assistente poderá executá-la ou poderá abrir o modo Design. como o nome. o assistente solicitará que escolha os campos a serem incluídos na consulta. TEXTO DO CURSO O Assistente de Consulta Simples começa solicitando que você selecione os campos desejados do banco de dados. se você estiver recuperando uma lista de pessoas de uma tabela Funcionários. você poderá especificar no modo Design que a lista recuperada deverá mostrar somente os funcionários do Departamento de Marketing e que ela deverá estar classificada pelos sobrenomes dos funcionários.

o primeiro passo é escolher as tabelas ou as consultas existentes que contêm os campos que você deseja usar. consulte o Cartão de Referência Rápida. .. testá-la no modo Design lhe permitirá ajustá-la com facilidade caso não obtenha os resultados desejados.e uma grade na qual você pode adicionar critérios e modificar a consulta. Para obter detalhes sobre como fazer alterações. Os campos podem ser provenientes de uma única tabela ou de várias tabelas. O modo Design mostra as tabelas ou as consultas existentes nas quais você pode basear a sua consulta. nos concentraremos no trabalho com apenas uma única tabela. TEXTO DO CURSO No modo Design.. como se deseja ou não classificar os resultados. O passo seguinte é selecionar e arrastar esses campos para uma grade. 68 ... Observação Você poderá alterar os campos usados em uma consulta depois que fizer a seleção original. Quer você crie a consulta com o assistente ou no modo Design. você poderá especificar os critérios e outras configurações. Depois que adicionar os campos.Trabalhar no modo Design Você pode criar e modificar consultas no modo Design. Neste curso.

. se você estiver querendo almoçar.. Por exemplo. em seguida.. Você poderá especificar os campos desejados. .. você adicionará cada campo desejado à consulta arrastando do resumo da tabela exibido acima da grade. você também poderá começar escolhendo as tabelas ou consultas que deseja usar... O assistente solicitará que você escolha as tabelas ou consultas e.. . os campos que deseja usar..ou arrastar campos. Essa ação preencherá as caixas Campo e Tabela da consulta. No modo Design. Especificar critérios para concentrar os dados Os critérios ajudam a concentrar os dados especificando precisamente os resultados desejados. quer utilize o assistente ou o modo Design. TEXTO DO CURSO Critérios são detalhes incorporados a uma consulta para identificar os dados específicos que se deseja recuperar. TEXTO DO CURSO Os campos especificados para uma consulta controlam os dados que ela recupera. seus totais de vendas e seus distribuidores.para adicioná-los à grade. 69 .Especificar campos No modo Design. em uma lista dos produtos mais vendidos. Informações como as datas de fabricação dos produtos talvez sejam desnecessárias. Você também poderá clicar duas vezes nos campos para selecioná-los e exibi-los na grade na ordem em que clicar neles. sua margem de lucro. convém ver o nome de cada produto. você pode clicar duas vezes. convém exibir apenas as receitas de itens de almoço. Em seguida. Por exemplo.

Por exemplo. É possível mostrar dois campos em vez de uma dezena. ou você talvez não queira revelar os critérios que usou na consulta. basta digitar Almoço. TEXTO DO CURSO Às vezes. Ou você pode comparar valores (por exemplo. Os critérios podem ser simples como "Almoço" ou mais complexos. Mas não será necessário exibir o campo QualPrato. Esse recurso também lhe permite reutilizar uma consulta.Para fazer isso. entre aspas. especifique um critério que limite o conjunto de registros às receitas que mostram "Almoço" no campo QualPrato. Por exemplo. Para definir um critério. sem precisar criar um nova consulta com essa finalidade. convém exibir o nome de cada receita e sua descrição. todas as receitas de almoço que também usem franco em seus ingredientes). será redundante para as pessoas verem o campo QualPrato. se estiver recuperando apenas as receitas de pratos de almoço. em QualPrato. caso precise apenas de um subconjunto do conjunto de registros em determinada ocasião. na linha Critérios. A caixa Mostrar permite que você decida se todos os campos usados na consulta deverão ser exibidos ou não. ou que não contêm dados. As receitas que contêm quaisquer outros dados. nesse campo não atendem a esse critério e. Executar a consulta 70 . não são recuperadas por essa consulta. Os critérios complexos podem incluir várias condições (por exemplo. é preferível não exibir todos os dados recuperados por uma consulta. todas as receitas com mais de 200 calorias por porção). Você poderá exibir ou não um campo. Os campos estão aparecendo na tela? Você pode especificar quais dos campos usados na consulta devem ser exibidos nos resultados. Você poderá marcar ou desmarcar a caixa Mostrar relativa a cada campo a qualquer momento que usar a consulta. portanto. para limitar o conjunto de registros às receitas de almoço. independentemente de ter especificado um critério para o mesmo. mas exibir somente alguns dos resultados. já que todas as receitas retornadas por essa consulta referem-se a almoço. As informações podem não ser necessárias. Se você der à consulta um título como Receitas de Almoço. digite o texto ou valor que concentre a consulta na linha Critérios da grade da consulta.

em Objetos. você irá para o modo de exibição de resultados. Dessa maneira. para retornar ao modo Design e fazer outros Para executar uma consulta. Para exibir os resultados da consulta de uma melhor forma. Se desejar remover um campo depois que adicioná-lo. Assim. convém criar um formulário. Faça o mesmo nos campos Descrição da Receita e QualPrato. Você especificou os campos da consulta. Criar e refinar uma consulta seleção Exercício 1: Usar o assistente Neste exercício. Digite Receitas de Almoço como título da consulta. ..e exibir os seus resultados.. Clique duas vezes em Criar consulta usando o assistente. 1. deixe a consulta aberta. em seguida. 5. Se a janela Banco de Dados não aparecer na tela.. mas ainda não especificou nenhum critério. clique no botão Design ajustes. em seguida. o que terá oportunidade de fazer no próximo exercício. A consulta que você criou recupera todas as receitas e não apenas as de almoço. Isso ocorre porque você ainda não especificou nenhum critério. clique no botão de seta única para a esquerda.você pode executar uma consulta. TEXTO DO CURSO Você pode testar uma nova consulta no modo Design. na janela Banco de Dados. clique em Tabela: Receitas. Clique no campo NomeDaReceita e. pressione F11 para exibi-la. você poderá criar um relatório. Como o título da consulta sugere. Exercício 2: Especificar um critério na exibição Design Agora. Observação Se esse comando não aparecer na tela.No modo Design. 71 . 3. em Objetos. você usará o assistente para criar uma consulta denominada "Receitas de Almoço". clique em Consultas. clique em Concluir.. Clique no botão Avançar. 4. clique no botão de seta única para a direita. consulte os cursos "Um formulário para cada função" e "Relatórios I: Mostre seus dados".. como pode ver nos resultados da consulta. para imprimir os resultados da consulta de uma maneira mais adequada. Para obter mais informações. você deseja ver apenas as receitas de pratos de almoço. clique no botão Novo na barra de ferramentas Banco de Dados e clique duas vezes em Assistente de Consulta Simples. Em Tabelas/Consultas. Sessão prática 15 Nesta prática. Na janela Banco de Dados.. 2. você especificará um critério para a consulta criada com o assistente. Basta clicar no botão Executar Consulta. basta abri-la clicando duas vezes nela na lista de consultas.. 6. Clique em Abrir a consulta para visualizar informações e. que aparece quando você clica em Consultas. . na barra de ferramentas Design da Caso os resultados desejados não apareçam na tela. você criará e executará algumas consultas simples..

Exercício 3: Especificar que um campo não deve ser exibido nos resultados da consulta Como a sua consulta recupera apenas as receitas de pratos de almoço. Clique no botão Exibir Design. modificará a consulta para recuperar as receitas de jantar em vez das de almoço. Clique no botão Exibir Design. é provável que já esteja com fome para jantar agora. Você deverá inserir o critério nessa coluna. você terá duas consultas: uma para pratos de almoço e uma para pratos de jantar. e o seu título é Pratos de Almoço. Observe que você continua vendo apenas as receitas de almoço. Observe a coluna que contém o campo QualPrato. É muito simples. Primeiramente. para adquirir o hábito. Verifique se Consulta está selecionada como o tipo de arquivo na caixa em Como. Assim. 72 . clique na seta e selecione Crescente. na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para alternar para a exibição Agora. na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta na 2. você alterará o critério da pesquisa para recuperar pratos de jantar e salvará essa alteração com um título diferente. Agora. As receitas de almoço não estão em uma ordem específica. Voilà! Você conseguiu. Agora. 7. Clique na célula Critérios. Agora. 4. clique no botão Executar na barra de ferramentas Design da Consulta. Suponha que você deseje colocá-las em ordem alfabética pelo nome da receita. Exercício 4: Alterar os resultados Neste exercício. Os resultados serão colocados em ordem alfabética imediatamente. Clique na célula Critérios. 3. 5. 1. Agora. 1. em QualPrato. clique na célula Classificar para exibir uma seta. você tentará modificar os resultados dos exercícios anteriores. mas convém usá-las mesmo com uma única palavra. 2. Clique no botão Exibir Design. depois. clique no botão Executar na barra de ferramentas Design da Consulta para exibir os resultados da consulta. você classificará os resultados e. 8. Se você começou na hora do almoço. em QualPrato. Deixe a consulta aberta para o próximo exercício. Deixe a consulta aberta para o próximo exercício. clique na caixa de seleção Mostrar para desmarcá-la. 4. na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para alternar para a exibição 2. As aspas só serão necessárias se o critério contiver um ou mais espaços. e altere "Almoço" para "Jantar".1. 3. Execute a pesquisa novamente clicando no botão Executar na barra de ferramentas Design da Consulta. Marque a caixa de seleção Mostrar para exibir esse campo no conjunto de registros. Dessa maneira. na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para alternar para a exibição 3. Em NomeDaReceita. 6. e digite "Almoço" para especificar o critério. 4. você deverá ver somente as receitas de pratos de almoço. convém ocultar o campo QualPrato. Em QualPrato. clique no botão Executar na barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta novamente. mas o campo QualPrato não aparece mais na tela. apenas as receitas de jantar estarão exibidas na tela. No menu Arquivo. 5. clique em Salvar como e digite o título Receitas de Jantar na caixa Salvar Consulta como. Clique no botão Exibir exibição Design.

você conhecerá os recursos dos valores "principais". Por exemplo. o que o ajudará a determinar os valores mais altos e mais baixos. você terá a oportunidade de experimentar os recursos na sessão prática no final deste curso. Feche a consulta e examine as consultas listadas na janela Banco de Dados. e está pronto para se aperfeiçoar. aprenderá mais sobre critérios. é possível identificar os produtos que vendem mais ou menos ou encontrar todas as vendas de imóveis superiores a um determinado valor. ou seja. datas e cálculos que especifiquem condições às quais os dados devam atender. 73 . Limitando resultados As consultas permitem a ênfase em dados tornandoos mais úteis. Além disso. como recuperar todos os associados de vendas em Paris. Nesta lição. Consultas II: Limitar resultados e calcular valores Agora você já sabe criar uma consulta básica para recuperar dados. texto.9. Agora. mas podem ser usadas como uma fonte de dados em formulários e relatórios. as quais não somente recuperam dados. Outra maneira é usar critérios. E se você precisar de uma lista dos produtos mais vendidos na Europa ou do total de todas as vendas na França? E se quiser calcular o imposto de seus produtos? Você pode fazer isso e muito mais com consultas. aparecem as consultas Receitas de Almoço e Receitas de Jantar. Uma maneira de dar ênfase a consultas é identificar os valores mais altos ou mais baixos. como recuperar produtos com o maior número de vendas ou os alunos com as notas mais baixas. em seguida. números.

ou uma porcentagem. bastam alguns cliques do mouse. Essa condição às vezes é chamada de valor simples (texto simples. No modo Design.Mostrar apenas os valores principais mais baixos e mais altos Você quer saber o maior ou menor ou o máximo ou mínimo de algo. por exemplo. No modo Design. números ou datas) ou de expressão (valores e funções combinados com comparações e cálculos). Os critérios ajudam a limitar os resultados de uma consulta especificando. você também pode digitar o valor ou a porcentagem de sua preferência na caixa Valores Principais. você poderia recuperar apenas o nome e o cargo de uma tabela de funcionários grande com 30 campos. No modo Design. clique na seta ao lado de Todas e clique em na caixa Valores Principais um dos números ou das porcentagens predefinidos. Veja aqui alguns exemplos comuns: Texto: coloque palavras ou frases específicas entre aspas. Você aprenderá mais sobre expressões posteriormente. de forma precisa. Para especificar se deseja os valores mais altos ou mais baixos. clique na célula Classificar da grade de design da consulta. usar critérios limita os resultados ainda mais. clique em 25% para mostrar 25% das médias mais altas ou mais baixas de um banco de dados acadêmico. o que você deseja (neste caso somente receitas de almoço). Você pode até mesmo especificar um número. Você pode selecionar um número ou uma porcentagem de registros a serem recuperados. os profissionais de vendas com as maiores vendas por trimestre ou os alunos com as menores médias? Com uma consulta de valores principais. É possível recuperar alguns dos valores mais altos e mais baixos entre os seus dados. Clique na seta exibida e em Crescente para recuperar os valores mais altos ou em Decrescente para recuperar os mais baixos. Por exemplo. Clique na célula Classificar. como 10 associados de vendas. Você pode usar diferentes tipos de dados e até mesmo cálculos ou comparações em seus critérios. você insere critérios em uma célula de Critérios para especificar uma condição à qual os dados devem atender. como os 20% com as médias mais baixas. O Access aplica aspas automaticamente aos critérios de texto quando você 74 . clique na seta exibida e em Crescente para recuperar os valores mais altos ou em Decrescente para recuperar os mais baixos. Por exemplo. como os produtos mais caros fabricados por sua empresa. é possível recuperar os funcionários subordinados a um gerente específico ou que tenham sido contratados depois de uma determinada data. Tipos de critérios Tipo Texto "administrador" Exemplo Descrição Localiza todos os funcionários cujo cargo é "administrador". Limitar os resultados usando critérios Embora seja possível usar consultas para extrair dados de alguns campos de uma tabela grande.

campos. mas é preciso verificar se foram posicionados corretamente caso seja utilizado um formato de data não reconhecido pelo programa. No entanto. coloque-os entre aspas quando forem armazenados em um campo de texto. o Access formula uma expressão automaticamente. por exemplo: "Salvador. como nome e sobrenome (às vezes chamado de concatenação). 75 . Observação Se você estiver recuperando números ou datas e não obtiver os dados desejados. identificadores (como nomes de campo). Essa expressão localizará pedidos ainda não entregues. executa a consulta. números. O Access aplica automaticamente os sinais de número às datas com determinados formatos quando você executa uma consulta. de uma simples comparação (como nas vendas maior que 100. cálculos. Embora você esteja digitando um valor simples. Data #03/04/06# Expressão <Now() com um operador de comparação Expressão com um cálculo ([UnidadesRecebidas])<([UnidadesPedidas]. mas o posicionamento automático das aspas talvez não seja correto em critérios complexos que contenham várias palavras ou pontos. como parte de um endereço. definir uma condição (se x for verdadeiro. funções internas e constantes (um valor predefinido que não muda. Coloque as datas entre sinais de número (#). menos três unidades que já estão atrasadas. Um exemplo de uma expressão usada como critérios. É possível determinar o tipo de dados exibindo a tabela que contém o campo no modo Design. Usa a função de data chamada Now() para recuperar todas as datas anteriores a hoje. operadores (como = ou +). se alguns números forem tratados como texto. determinadas expressões (como maior que) funcionarão de forma diferente. como Verdadeiro). números. Expressões com comparações e cálculos: é possível usar uma combinação de texto. número ou data na célula Critérios quando quer localizar registros que tenham dados iguais (=) aos critérios inseridos. Para criar uma expressão. então y) e adicionar seqüências de texto. Datas: é possível comparar dados com datas de várias maneiras. como em um endereço.000) a valores entre dois números específicos e cálculos (localizar datas de entrega com mais de três dias da data do pedido). datas.Número 03 Localiza todos os cursos cujo número de seção é 3. Localiza todas as datas que correspondem exatamente a 03/04/06. Não coloque números entre aspas quando os dados forem armazenados em um campo numérico (aquele que contém apenas números). Expresse-se com critérios Você digita texto.Usa um cálculo 3) nos critérios. Ela é usada para calcular números. talvez seja conveniente verificar o tipo de dados do campo. por exemplo. Você aprenderá expressões nas próximas seções. operadores (como maior que >) e constantes. Você pode criar as suas próprias expressões. Uma expressão combina valores (texto ou números) com funções internas. definir critérios. comparar dados com um valor predefinido. você pode combinar texto. BA" ou "São Paulo" Números: você pode usar números e cálculos nos critérios. Por exemplo. datas e funções com comparações e cálculos. Exemplos de critérios.

poderá utilizar o Construtor de Expressões. você tem esse número? Operadores são símbolos e palavras que especificam a ação a ser executada com os dados. Lógica: esses operadores aplicam lógica para determinar se as condições são verdadeiras ou falsas. como a célula Critérios de um campo. Por exemplo. No entanto. Operador. Eles podem comparar dados com um valor. 76 . Alguns tipos comuns são E. é possível recuperar uma lista de funcionários que trabalham no escritório de São Paulo e moram em Campinas. sobre os quais você aprenderá na próxima lição. Na seção do meio há botões dos operadores usados com mais freqüência.50). eis aqui uma visão geral dos tipos básicos de operadores: Comparação: esses operadores comparam dados do banco de dados com valores ou outros campos. Ele é usado no modo Design.Construtor de Expressões Embora seja possível digitar as expressões manualmente. Você também pode usá-lo para criar a estrutura básica e. Você experimentará os operadores de comparação na sessão prática desta lição e fará um passeio pelos operadores de aritmética na próxima lição. em seguida. usar vários critérios. A seção superior do Construtor de Expressões é uma caixa de expressão na qual você cria a expressão. operador. fazer refinamentos digitando. Observação Também é possível usar o Construtor de Expressões para criar campos calculados. e clique em Construir no menu de atalho. Ou e Não. Aritmética: esses operadores fazem cálculos. provavelmente vai querer digitá-la na grade de design da consulta. se não souber. você também pode usar o Construtor de Expressões para ajudar a construílas. clique com o botão direito do mouse na célula na qual deseja criar uma expressão. primeiro. como adicionar campos (Subtotal + Dica) ou multiplicar um campo pelo desconto especificado (Taxa * 0. Este curso aborda os operadores de comparação e de aritmética. combinar campos de texto (também conhecido como concatenação) e muito mais. Na seção inferior há elementos de dados disponíveis para usar na expressão. fazer cálculos. como recuperar todos os produtos com inventários de 100 itens ou mais (>=100) ou todas as notas inferiores a 70 (<70). mas. Na grade de design da consulta. combinar e fazer cálculos com dados e critérios. Os operadores podem comparar. Se você souber a sintaxe da expressão necessária.

são recuperados. É fácil recuperar dados com base na comparação com um valor.00 e 40. ou seja: Entre 25 e 40 Além de localizar valores entre esses dois números. Observação O operador Entre é usado normalmente em consultas parâmetro. a expressão também localiza valores que correspondem aos números inferior e superior.recupera produtos cujo preço unitário é maior que 60. para localizar todos os produtos cujo preço é igual ou superior a 60. Você pode usar o operador chamado Entre. como "Entre um valor mais baixo E um valor mais alto".00 se o banco de dados contivesse algum. incluindo aqueles que custam essas quantias exatas. um tipo de consulta seleção na qual o usuário deve digitar critérios..00.00. Por exemplo. a expressão anterior recuperaria produtos que custam 25..00 e 40. mas também pode ser usada em outras consultas seleção. como todas as notas iguais ou menores que 70. antes do valor na célula Critérios da grade de design da consulta. basta digitar ">60" como critério para o campo Preço Unitário de uma consulta de produtos..00 e 40. Basta digitar o operador de comparação. Esta consulta usando um operador de comparação. menor que etc. Entre dois valores Como localizar um valor entre dois valores? Por exemplo.00. Por exemplo.. talvez você queira encontrar todas as residências em um banco de dados específico que custem entre 150 e 250 mil ou todos os produtos que custem entre 25. = > < >= <= <> Operadores comuns de comparação Igual a Maior que Menor que Maior ou igual a Menor ou igual a Diferente de . Basta digitar o que costuma dizer. como <= (menor ou igual a). Os produtos que custam entre 25.00.Comparar valores: maior que. 77 .

Clique duas vezes na consulta Níveis de Inventário para executá-la. 3. Agora. na barra de ferramentas Design da Consulta. ou seja. clique na seta exibida e clique em Crescente na lista. Na grade de design da consulta. você pode ver que foram retornados 21 registros. Na barra de navegação da consulta (provavelmente. clique na célula Classificar. clique no botão Exibir para retornar ao modo Design. da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo 5. Agora. Por quê? Dica: observe os últimos dois produtos entre os resultados da consulta. você exibirá os produtos com os inventários mais baixos. Você verá os 30 produtos com mais unidades em estoque. Em seguida. Em seguida. Em seguida. os quais representam os produtos com a menor quantidade em estoque. clique na célula Classificar. 2. você verá 31 produtos. É importante executar 78 . Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta. Exercício 1: Criar uma consulta de valores principais Em primeiro lugar. Clique no botão Exibir Design. Na janela Banco de Dados. clique no botão Exibir retornar ao modo Design. 7. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta. 4. Clique na seta ao lado da caixa Valores Principais em 25%. da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta novamente e 11.) 12. Na barra de navegação da consulta. clique na célula Classificar do campo UnidadesEmEstoque. Clique no botão Executar esta etapa para que o próximo exercício funcione corretamente. Clique na seta exibida e clique em não classificado na lista. clique na seta exibida e clique em Decrescente na lista. Em vez disso. verá que os últimos quatro produtos têm o mesmo número de unidades em estoque. você determinará que deseja 25% dos mais baixos especificando a ordem de classificação. você quer ver uma lista de um número definido de produtos com inventários altos para avaliar se vai colocar alguns itens à venda. retornará todos os resultados iguais necessários para satisfazer a consulta. vamos restaurar todos os resultados novamente. É importante executar esta etapa para que o próximo exercício funcione corretamente.Sessão prática 16 Nesta sessão prática. Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta novamente. clique em Consultas. Se observar os resultados da consulta. em Objetos. Clique na seta ao lado da caixa Valores Principais da barra de ferramentas Design da Consulta e clique em Todas. O Access não separará de forma arbitrária os resultados iguais. 6. O que o Access faz neste caso? Ele inclui ambos os resultados. Agora. da barra de ferramentas Design da Consulta e clique Agora. você tem um conjunto menor de resultados. no campo UnidadesEmEstoque. (Você deve ter notado que 25% de 77 não é exatamente 21. Nesse ponto. comparar valores e calcular a média dos custos. Clique no botão Executar observe os resultados. 1. Observação 14. você vai criar uma consulta de valores principais. Na grade de design da consulta. Há 36 itens de cada um deles em estoque. a consulta está localizando todos os 77 produtos da tabela base. todos os produtos com inventário mais baixo classificados na ordem crescente pelo número de unidades em estoque. no campo UnidadesEmEstoque. 9. a área inferior esquerda de sua tela) veja quantos registros a consulta recupera. (Na verdade. Clique na seta ao lado de Valores Principais novamente e digite 30 maiores níveis de inventário. 13.) 8. para para exibir os 30 produtos com os 10.

como exibir o frete total por país. 2. 79 .00 e também incluem registros dos produtos que custam esses valores exatos. da barra de ferramentas da Na grade de design da consulta. Na célula Critérios. 1. os cálculos não são armazenados no banco de dados. Exercício 3: Entre os números Nesta sessão prática. clique no botão Exibir para retornar ao modo Design. 5. especificará os critérios dos itens a serem recuperados que custam mais de 40. Em ambos os casos. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta.15. Exercício 2: Comparar dados a um valor Agora. você vai alterar a consulta do exercício anterior para localizar produtos que estejam entre dois preços. em PreçoUnitário. Feche a consulta. 1. Deixe a consulta aberta para o próximo exercício. Na janela Banco de Dados.00. o que ajuda a controlar o seu tamanho e a sua eficiência. 2. verifique se a opção Consultas ainda está selecionada. clique na célula Critérios e digite >40. exclua os critérios contidos e digite Entre 25 e 40. Observe que todos os produtos mostrados custam mais de 40. Portanto. Clique na consulta Comparação para selecioná-la e clique no botão Design janela Banco de Dados para abrir a consulta no modo Design. 4. adicionar dois campos ou multiplicar um preço pela porcentagem de aumento? É possível usar a "consulta de totais" para executar vários cálculos.00. incluindo calcular a média e contar o número de registros que satisfazem determinados critérios. mas não salve as alterações nem feche o banco de dados. Expresse-se com cálculos Você deseja calcular dados. Observe que os resultados estão entre 25. Os totais de frete são calculados na consulta e não são armazenados na tabela base. Clique no botão Executar na barra de ferramentas Design da Consulta para exibir os resultados. em Objetos. Salve e feche a consulta e o banco de dados. os quais são exibidos juntamente com os outros campos do banco de dados. Também é possível criar campos calculados. 4. 3. Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.00 e 40. 3. em PreçoUnitário. você quer exibir uma lista dos itens mais caros.

Ela pode fazer muito mais que apenas calcular o total dos dados. Para criar um campo calculado. Os cálculos são feitos cada vez que você executa a consulta. Você começa exibindo a linha Total. você aprendeu a usar expressões como critérios. Ele também pode ser exibido em formulários e relatórios baseados na consulta. você se concentrará nos cálculos numéricos. como agrupar os totais de frete pelo campo Frete. encontrar o número mínimo e o número máximo e muito mais. Nesta lição. Essa consulta mostrará o frete total de cada país da tabela Pedidos. os resultados do campo calculado não são armazenados como dados. clique no cálculo ou na função que deseja aplicar. você pode usar o que chamamos de consulta de totais. 80 . consulte o Cartão de Referência Rápida no final deste curso. Criando um campo calculado Na última lição. Um exemplo de campo calculado seria o campo Valor na seguinte expressão: Valor: [Quantidade] * [PreçoUnitário] Se você não atribuir um nome ao campo e apenas digitar a equação. Uma consulta de totais pode calcular a média de um grupo de itens. Os cálculos disponíveis na célula Total. A consulta usa funções internas que calculam a média. como faria com qualquer campo do banco de dados. Também é possível usá-las para criar campos calculados. a cada campo calculado. É importante compreender por qual campo deseja agrupar os dados. Ao contrário de um campo real do banco de dados. O botão Totais. Na lista Agrupar por. clique na célula Total do campo pelo qual deseja agrupar os dados e clique na seta exibida. Não deixe o nome "consulta de totais" enganá-lo. Você pode fazer cálculos numéricos. Por padrão. O campo calculado é exibido com os outros campos na grade de design da consulta. você precisa primeiro atribuir um nome ao campo. Um campo calculado é um novo campo que você cria em uma consulta para indicar os resultados de um cálculo. o Access atribuirá Expr1. contar o número de itens. Expr2 etc. Ampliando um campo calculado. Em seguida. contam e executam outras operações. Para obter uma lista completa. Basta clicar no botão Totais na barra de ferramentas Design da Consulta. um campo calculado é exibido com os outros campos nos resultados da consulta. A caixa Zoom fornece uma área maior na qual você pode digitar o seu cálculo. bem como combinar texto (como os campos Nome e Sobrenome para criar um único campo para o nome de um cliente).Calcular o total ou a média de registros em uma consulta Para fazer cálculos relacionados a um grupo de itens.

—ou— Digitar na caixa Zoom. como Preço vezes Quantidade. Objetivo As expressões usam operadores aritméticos. Valor: [Quantidade] * [PreçoUnitário] FretePrincipal:Frete*1. Subtração. Exemplos de campos calculados. Exemplos de campos calculados Expressão QtdeTotal: [QtdeEnviadaAgora] + [JáEnviada] Objetivo Exibe no campo QtdeTotal a soma dos valores dos campos QtdeEnviadaAgora e JáEnviada. bem como números e funções internas. Alguns operadores aritméticos também podem ser usados para combinar (ou concatenar) campos de texto. Basta clicar com o botão direito do mouse na célula e clicar em Construir no menu de atalho. subtrair. é possível calcular o preço de um serviço importante. mas neste curso você 81 . Exibe no campo FretePrincipal o custo do frete mais 10% de aumento. talvez um serviço urgente ou em circunstâncias incomuns. dividir e realizar outras operações nos dados. Basta clicar com o botão direito do mouse na célula e clicar em Zoom no menu de atalho.Para inserir uma expressão no modo Design. Por exemplo. você pode: Digitá-la diretamente na grade de design da consulta. Imposto e Gorjeta. Como vimos na primeira lição. os operadores são símbolos ou palavras que executam ações em relação aos dados. Exibe no campo Total a soma dos valores dos campos Subtotal. —ou— Usar o Construtor de Expressões. Ele pode conter campos dos dados.1 Total: [Subtotal]+[Imposto]+[Gorjeta] TotalSalárioSemanal: Exibe no campo [SalárioPorHora]*[DiasPorSemana]*[HorasPorDia] TotalSalárioSemanal o produto da multiplicação do valor por hora pelo número de horas trabalhadas em um dia e o número de dias trabalhados em uma semana. Esse cálculo pode ajudálo a avaliar quanto de um pedido já foi entregue. multiplicar. Exibe no campo Valor o produto da multiplicação do campo Quantidade pelo campo PreçoUnitário. multiplicando o custo do frete para aplicar um aumento de 10%. Operadores aritméticos e sua precedência Operador + Adição. Um campo calculado pode adicionar.

No Access. subtração (-). datas e horas são armazenadas como números decimais para que você possa usá-las em equações matemáticas. Com o Access. Tabela de operadores comuns e a respectiva ordem da precedência. "mmdd") ) TempoDeAtraso: DifData("d". é possível exibir parte de uma data. Lembre-se de que o Access avalia a multiplicação e a divisão antes da adição e da subtração. mas é útil conhecer os outros operadores e os respectivos propósitos. Exibe o mês abreviado que a data atual representa. Eleva a primeira expressão numérica à potência da segunda. Se tiver vários operadores no mesmo nível. Há algumas expressões de data na tabela à esquerda e no Cartão de Referência Rápida no final deste curso. para cálculos simples de data.965. [DataDeEnvio]) AnoDaContratação: PartData("aaaa". uns dentro dos outros. não é preciso se preocupar com o que ocorre nos bastidores. Você pode trabalhar com datas em cálculos. Precedência de operadores: todos em ordem agora Operador Exponenciação (^) Negação — um sinal de menos (-) à esquerda Multiplicação e divisão (*. você pode fazer mais do que apenas adicionar e subtrair datas. Exibe o número de dias entre os campos DataDoPedido e DataDeEnvio. o Access os avaliará da esquerda para a direita. Sem os parênteses. Arredonda as expressões numéricas para inteiros. Calcula a idade de alguém a partir do nascimento./) Divisão de inteiros (\) Módulo (Resto) Adição e subtração (+. [DataDaContratação]) NúmeroDoMês: PartData("M". divide o primeiro inteiro pelo segundo e retorna somente o resto. o resultado seria 2. [Quantidade]*([PreçoAtual][PreçoInicial]) Se Quantidade fosse 500. o Access avaliará determinados operadores antes de outros. [HoraDeChegada]) Idade: DifData("aaaa". É uma grande diferença. [DataDoPedido]. Exibe o número do mês.500. "mmdd") < Formato( [DataDeNascimento].-) Ordem 1 2 3 4 5 6 Se você tiver vários parênteses. Calculando datas Expressão HoraDeBuscar: SomData("h". Operadores e sua precedência. o resultado seria 19. aprenderá a usar operadores com valores. Você já deve usar os operadores de adição (+). [DataDeNascimento]. Usando PartData. como 8 para agosto. [DataDoPedido]) EsteMês: Formato(Agora(). Útil para retornar cada n registro. 3. Considere a seguinte expressão: Se a sua expressão tiver vários operadores aritméticos. Divisão. como o ano em que alguém foi contratado. como cada sétimo registro. como subtrair uma data de outra ou recuperar todas as datas anteriores a hoje. o Access agirá de dentro para fora. Mas. pois o Access cuida dos cálculos para você.* / \ ^ Resto Multiplicação. "mmm") Objetivo Exibe uma hora que é três horas após a HoraDeChegada. em relação à data atual. Agora())+ Int( Formato(agora(). Divisão na qual as expressões numéricas e o quociente são arredondados. onde mmm é janeiro a dezembro. PreçoAtual fosse 40 e PreçoInicial 35. 82 . Você pode alterar a ordem colocando parênteses ao redor da parte que o Access deve avaliar primeiro. Exibe o ano em que cada funcionário foi contratado. multiplicação (*) e divisão (/) com mais freqüência. Isso é conhecido como precedência de operadores.

também podem conter uma seqüência de comprimento nulo. ele é considerado nulo. Basta digitar o operador na grade de design da consulta na célula Critérios do campo cujos valores está verificando. exibe a diferença. executar uma consulta de totais ou classificar um campo que contenha alguns valores nulos. Memorando e Hiperlink. talvez não obtenha os resultados desejados. Se você tentar fazer cálculos. [País]) =SeImed(ÉNulo([Região]). Exibe uma seqüência vazia no campo PaísAtual quando o campo País é nulo. 3. Alguns exemplos de expressões É Nulo. Por exemplo. [Cidade]&" "&[Região]&"" dos campos &[CEP]) Cidade e CEP quando o campo Região é nulo. talvez você queira procurar os alunos que ainda não tenham notas. Insira uma seqüência de comprimento nulo digitando duas aspas duplas sem espaço entre elas (""). em Objetos. 83 . Caso contrário.[Cidade]&""& Exibe os valores [CEP]. Região e CEP. Trabalhar com cálculos Exercício 1: Totais e contagens Nesta sessão prática. "". assim. calculará uma data e explorará valores nulos. veja quantos registros a consulta recupera.Alguns exemplos de expressões de data. possivelmente. Por exemplo. PaísAtual: SeImed(ÉNulo([País]). Quando não há dados a serem inseridos em um campo. Caso contrário. a área inferior esquerda de sua tela). um aluno pode ter desistido e. Alguns tipos de campo. exibe o conteúdo do campo. É possível usar a expressão interna chamada É Nulo. Observação Em um projeto do Access associado a um banco de dados do Microsoft SQL Server™. limitar os resultados apenas àqueles registros com valores nulos. Os valores nulos também afetariam os resultados se você estivesse contando o número de registros de alunos com base no campo Nota e algumas notas ainda não estivessem registradas. exibe os valores dos campos Cidade. 2. Na barra de navegação da consulta (provavelmente. Há alguns exemplos na tabela à esquerda e no Cartão de Referência Rápida no final deste curso. o que significa que você sabe que não há valor para o campo. Você pode fazer isso usando os operadores É Nulo e É Negado Nulo. "Está faltando a data". Caso contrário. você sabe que ele não tem uma nota.[DataDeEnvio]) Objetivo Exibe a mensagem "Está faltando a data" no campo HoraPrecedente quando o valor de DataDaSolicitação ou DataDeEnvio é nulo. pois os alunos sem nota ainda não foram incluídos. criará um campo calculado manualmente e usando o Construtor de Expressões. Por exemplo. Talvez seja conveniente excluir valores nulos dos resultados ou. como Texto. verifique se a opção Consultas ainda está selecionada. Na janela Banco de Dados. é possível inserir uma seqüência de comprimento nulo em um campo cujo tipo de dados seja varchar ou nvarchar. 1. você revisará as informações de resumo sobre a remessa de seus pedidos. você executará uma consulta de totais. A contagem não refletirá o número total de alunos. Sessão prática 17 Nesta sessão prática. Compreendendo como os valores nulos afetam as consultas Expressão HoraPrecedente: SeImed(ÉNulo([DataDaSolicitação] [DataDeEnvio]). aprenderá a importância dos parênteses. Talvez você queira também lidar com valores nulos usando uma expressão e executando uma ação diferente nesses registros. a função Média ignora automaticamente os campos que contêm valores nulos. Clique duas vezes na consulta Resumo de Frete para executá-la. [DataDaSolicitação] .

a consulta está recuperando todos os 122 pedidos. Clique em OK para fechar a janela Zoom. O frete total de todos os pedidos é calculado para cada país e o campo é chamado de SomaDeFrete. Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. verifique se a opção Consultas ainda está selecionada. adicionado a UnidadesEmEstoque. multiplicar essa soma pelo PreçoUnitário. Na barra de ferramentas Design da Consulta. Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. O campo será removido e os outros dois campos se deslocarão para a esquerda na grade de design da consulta. clique no botão Executar Consulta. Em vez disso. na barra de ferramentas Design da 12. clique na célula Total (a opção Agrupar por é a mais provável a ser exibida). Na grade de design da consulta.Neste ponto. você deseja ver o custo total do frete por país de todos os pedidos. 7. 9. chamada seletor de coluna. Na grade de design da consulta. A Argentina terá um total de 298.93 em pedidos. Digite parênteses antes do primeiro colchete de [UnidadesEmEstoque] e depois do último colchete de [UnidadesPedidas]. 84 . 7. da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo Clique com o botão direito do mouse no campo ValorTotalCorreto e clique em Zoom no menu de atalho. Você verá a expressão: ValorTotalCorreto: [UnidadesEmEstoque]+[UnidadesPedidas]*[PreçoUnitário] A precedência de operadores está fazendo com que UnidadesPedidas seja multiplicado por PreçoUnitário e. 5. No momento. agora é Sob o campo Frete. . da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo Você não precisa do CódigoDoPedido. aponte para a barra horizontal fina. clique para selecionar o campo CódigoDoPedido e pressione a tecla DELETE. mas mantenha o banco de dados aberto. Dê uma olhada nos campos ValorTotalErrado e ValorTotalCorreto. Clique no botão Exibir Design. Quando o ponteiro tornar-se uma seta. em seguida. acima do campo CódigoDoPedido. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta. Dica Para executar novamente a consulta. A Argentina tem três pedidos. Agora. Clique duas vezes na consulta Níveis de Inventário para executá-la. Clique na célula Total sob o campo Frete. Clique no botão Exibir Design. Exercício 2: Precedência de operadores Nesta sessão prática. portanto. como mostrado: ValorTotalCorreto: ([UnidadesEmEstoque]+[UnidadesPedidas])*[PreçoUnitário] 6. em Objetos. A sua tarefa é corrigir a precedência no campo ValorTotalCorreto. em seguida. clique no botão Exibir para retornar ao modo Design. o país para o qual cada pedido foi enviado e o custo do frete por pedido. clique no botão Totais exibida a linha Total. O que você realmente deseja é primeiro somar UnidadesEmEstoque com UnidadesPedidas e. 1. clique na seta exibida e clique em Contagem na lista. 10. Execute novamente a consulta e observe que o número de pedidos por país está listado. Na janela Banco de Dados. removerá esse campo da consulta. clique na seta exibida e clique em Soma na lista. você verá a diferença drástica que os parênteses podem fazer e como a precedência de operadores pode gerar valores inesperados. 2. vamos ver quantos pedidos foram enviados a cada país. 4. 3. Salve a consulta se quiser manter os resultados e feche-a. 5. 11. ambos exibem o mesmo valor incorreto. 4. 8. 6.

7.Você notará uma grande diferença entre a maioria dos campos ValorTotalErrado e ValorTotalCorreto. Clique na célula em branco à direita do campo PreçoUnitário e digite o seguinte: NovoPreço: [PreçoUnitário]*1. 8. Por exemplo. 7. Se a consulta Aumento de Preço não for exibida no modo Design. Clique na seta exibida. Você verá que os preços na coluna NovoPreço aumentaram 10%.1 4.10. Em seguida. Clique fora da célula para concluir o cálculo do campo. 5. Clique fora da célula para concluir o campo. o ValorTotalCorreto de Chai será 702 em vez de 39 e de Chang será 1. 4. clique duas vezes no sinal de mais ao lado de Tabelas para expandir a pasta e clique na pasta Produtos para exibir os seus campos. Você notará que o Access atribuiu à expressão o nome padrão Expr1:. clique em Moeda na lista e clique no botão Fechar. Também é possível usá-lo como ponto de partida e depois desenvolver a expressão manualmente. abra-a. verifique se a opção Consultas ainda está selecionada. você usará o Construtor de Expressões para construir um campo calculado semelhante na mesma consulta. 8. consultas etc. O campo deve ser: EPNovoPreço: [Produtos]![PreçoUnitário]*1.1 6. O Construtor de Expressões adiciona automaticamente identificadores aos objetos. os quais são necessários ao construir expressões complexas com várias tabelas. clique no botão Exibir. clique em Moeda na lista e clique no botão Fechar. Na parte inferior do Construtor de Expressões. Dica Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta. você deseja recuperar uma lista dos novos preços. Na janela Banco de Dados. mas você verá o quanto ele é útil em expressões mais complexas. Clique na consulta Aumento de Preço para selecioná-la e clique no botão Design janela Banco de Dados para abrir a consulta no modo Design. Mantenha essa consulta aberta no modo Design para o próximo exercício. Salve a consulta se quiser manter os resultados e feche-a em seguida. Na grade de design da consulta. Exercício 4: Usar o Construtor de Expressões Agora. Clique no botão do asterisco * (multiplicação) para adicioná-lo à equação e digite 1. 3. da barra de ferramentas da 5. clique no botão Exibir. Clique em OK e clique fora do campo para que o Access conclua a sintaxe da expressão. pois cria a sintaxe automaticamente. 1. Clique duas vezes em PreçoUnitário para que mostre a área da expressão na parte superior do Construtor de Expressões. 2. mas mantenha o banco de dados aberto para o próximo exercício. Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. Clique na seta exibida. clique em Propriedades no menu de atalho e clique na caixa Formato da caixa de diálogo Propriedades do Campo. clique em Propriedades no menu de atalho e clique na caixa Formato da caixa de diálogo Propriedades do Campo. Portanto. clique com o botão direito do mouse na célula. clique com o botão direito do mouse na célula à direta da expressão NovoPreço criada no exercício anterior e clique em Construir no menu de atalho. Dica 2. Os resultados Clique no botão Executar dos campos NovoPreço e EPNovoPreço devem ser iguais. 1. em Objetos.083 em vez de 777. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta. Salve e feche a consulta. Clique com o botão direito do mouse no campo EPNovoPreço. 6. Exercício 3: Criar um campo calculado Os seus preços logo terão um aumento de 10%. 85 . Dica O uso do Construtor de Expressões nessa expressão não é absolutamente necessário. Renomeie-a excluindo o nome padrão e digitando EPNovoPreço. 3.

da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no Dica Clique no botão Exibir modo Design.Exercício 5: Subtrair datas Nesta sessão prática. 5. 2. Execute a consulta novamente e examine os resultados. Dica Clique no botão Exibir da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo Design. Salve e feche a consulta. Você vê os registros no início que não possuem notas? Esses registros foram classificados na ordem crescente e os valores nulos aparecem no início. você usará os operadores É Nulo e É Negado Nulo para localizar e excluir registros com valores em branco. Dica Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. Clique no botão Exibir Design. 4. Clique na consulta Tempo de Atraso para selecioná-la e clique no botão Design janela Banco de Dados para abrir a consulta no modo Design. da barra de ferramentas da Dica Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. na célula do campo Nota (a terceira célula a partir da esquerda). Exercício 6: Verificar se há valores nulos Nesta sessão prática. ambos sem notas. Em TempoDeAtraso. do menor para o maior. em Objetos. Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. Clique na célula vazia à direita do campo DataDoPedido e digite o seguinte: TempoDeAtraso: [DataDeEnvio]-[DataDoPedido] 4. verifique se a opção Consultas ainda está selecionada. Os pedidos agora estão classificados conforme o tempo de atraso. 7. digite o operador É Negado Nulo na célula Critérios. Execute a consulta. da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo Na grade de design da consulta. verifique se a opção Consultas ainda está selecionada. 6. 2. Na janela Banco de Dados. Role para a direita se necessário. Na grade de design da consulta. Dica Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. Você verá dois registros. Clique duas vezes na consulta Resumo de Notas para executá-la. 3. Não esqueça de incluir o espaço entre É e Nulo. 1. digite o operador É Nulo na célula Critérios. 5. em Objetos. você verá o tempo de atraso entre datas dos pedidos. Na janela Banco de Dados. Volte para o modo Design e troque É Nulo por É Negado Nulo. clique na seta exibida e clique em Crescente na lista. 3. Execute a consulta. 1. Você verá o número de dias entre a data em que o pedido foi feito e a data em que foi enviado. Etapa bônus: Classificar os resultados. 86 . em Notas. clique na célula Classificar.

Dessa vez. aprenda como transformá-la em uma consulta parâmetro. Crie uma só vez. mas os valores de pesquisa mudam. você verá os registros que possuem notas e nenhum registro com valores nulos. Se estiver familiarizado com a consulta seleção básica. use sempre Uma consulta parâmetro pode responder várias perguntas. Consultas III: Criar consultas parâmetro que solicitam entrada dos usuários Uma consulta parâmetro do Microsoft Access é útil quando o mesmo tipo de consulta é executado com freqüência. é bem fácil isolar registros com valores em branco usando os operadores É Nulo e É Negado Nulo. 87 . Como constatou.

Você não precisará inserir valores reais (como o mês específico do qual deseja obter os valores de vendas) ao configurar a consulta. posteriormente neste curso. o mês a ser pesquisado quando você executar a consulta. A diferença de uma consulta parâmetro está no modo de manipulação dos critérios: em vez de inserir os valores de vendas reais. Configurar uma consulta parâmetro A configuração de uma consulta parâmetro é semelhante de várias maneiras à configuração de uma consulta seleção. a consulta parâmetro salva a estrutura básica da consulta — por exemplo. você acabaria tendo que usar uma consulta seleção para cada mês pesquisado.Alterar os valores dos critérios sempre que desejar Assim como uma consulta seleção. 88 . Forneceremos mais exemplos e. adicionar critérios no modo Design ou ir diretamente para esse modo e configurar os critérios. O que torna as consultas parâmetro exclusivas é a possibilidade de configurá-las para que solicitem os dados necessários — por exemplo. em seguida. você controla quando deseja executar a consulta e pode especificar qualquer mês desejado. O texto dos critérios de uma consulta parâmetro é exibido entre colchetes. o que não seria muito eficiente. os campos exibidos. como os valores de vendas de um determinado mês. Em outras palavras. Essa solicitação é bem simples. Você também pode especificar os campos a serem usados como critérios para restringir a pesquisa. Se não utilizasse uma consulta parâmetro. você terá a oportunidade de experimentar isso sozinho. As consultas parâmetro solicitam que você informe os dados que deseja localizar. Você pode usar o Assistente de Consulta Simples para criar rapidamente as tabelas e os campos a serem incluídos e. Você insere o texto entre colchetes [ ] na grade da consulta a ser exibida quando alguém executar a consulta. você solicita ao usuário da consulta para inserir os valores dos critérios.

Se a sua consulta abranger um intervalo. os resultados aparecerão. 89 . uma caixa de diálogo é exibida com a mensagem criada (ou seja. Quando você (ou outra pessoa) executa a consulta. você será solicitado a digitar o primeiro valor. clique em OK e deixe que o Access faça o resto. como uma data de início e uma data de término. Saiba mais sobre isso na última lição. Várias regiões. foi vendas por região. O texto do campo Critérios da consulta. o texto entre colchetes da grade da consulta). uma só consulta Utilize consultas parâmetro para procurar os doadores de cada região. depois o segundo valor e pronto. A mensagem exibida quando um usuário executa a consulta parâmetro. "Você deseja exibir as vendas de qual região?" Simplesmente digite a região. que. neste exemplo.Consultas parâmetro de execução e resposta imediatas A execução de uma consulta parâmetro também é simples. por exemplo. Ele exibirá os resultados com base no que foi digitado pelo usuário.

mas não desejamos incluir a quantia doada. desejamos incluir informações como nome e endereço do doador. Neste caso. pois você deseja fornecer uma lista de doadores com base na região de cada um deles. como informações sobre clientes. torne o texto o mais claro possível.Configurar campos A primeira etapa para a configuração de uma consulta parâmetro é especificar os dados a serem incluídos na consulta. Neste exemplo. Para esta consulta. alternaremos para o modo Design a fim de especificar os valores dos critérios a serem usados para restringir a consulta. Portanto. pedidos de vendas ou doadores. Mova os campos que você deseja incluir na consulta." Use o campo Critérios para inserir o texto a ser exibido como prompt para os usuários. por exemplo. 90 . Nessa lista. Configurar os valores dos critérios Na próxima etapa. como devemos realizar a consulta para solicitar que as pessoas insiram o valor? Muito simples: insira o texto a ser exibido quando uma pessoa executar a consulta colocando-o entre colchetes. que solicitará que você especifique a tabela de base da consulta. norte]. Esse será o valor que você ou outro usuário deverá inserir quando a consulta for executada. configuraremos a consulta usando o assistente. Nesse caso. inclua um exemplo. conforme mostrado na ilustração. Se possível. de Campos Disponíveis para Campos Selecionados. Para assegurar que as pessoas saibam o que digitar quando forem solicitadas. utilizaremos a tabela Informações sobre Doadores. utilizaremos este texto de prompt: "[Inserir a região de pesquisa. Para isso. utilize o Assistente de Consulta Simples ou o modo Design. o valor dos critérios a ser pesquisado é o campo Região.

Você não precisar sair do modo Design. portanto. inserimos Sudeste e a consulta retornou um conjunto de dados que corresponde aos critérios. uma caixa de diálogo solicitará que você insira o valor dos critérios.. No exemplo. . vamos testá-la.Teste sua consulta Você especificou todos os itens necessários à configuração desta consulta.. para exibir os resultados da consulta parâmetro. basta clicar no botão Executar na barra de ferramentas Design da Consulta.. Ao testar ou executar uma consulta parâmetro. Insira um valor de exemplo que o ajude a verificar se a consulta está funcionando. 91 .. Clique no botão Executar .