Apostila de Microsoft Access 2003

Idealizada por: Cleidson Rodrigo de Morais Fernandes Orientado por: www.office.microsoft.com

“Com esta apostila você usufruirá de um treinamento apostilado acompanhado de alguns arquivos de Banco de Dados onde você poderá aplicar todas as instruções orientadas nesta apostila, os arquivos seguem junto à pasta da apostila, conforme a ordem das sessões práticas.”
“O Senhor é o meu pastor e nada me faltará.” Salmo 23 1

Í DICE Introdução ao Banco de Dados ............................................ 5
Vantagens de utilizar um banco de dados .............................................................................. 5 Melhor que um conjunto de listas .......................................................................................... 6 Fazendo amizades com relações ............................................................................................ 7 A estrutura de um banco de dados ......................................................................................... 8 Sessão prática ......................................................................................................................... 9

Organizar os dados em tabelas ...........................................10
Tabelas, os blocos de construção de bancos de dados ......................................................... 10 Campos de dados.................................................................................................................. 11 Cada registro é exclusivo ..................................................................................................... 12 Tudo é relativo ..................................................................................................................... 12 Sessão prática 01 .................................................................................................................. 13 Conhecer tabelas ............................................................................................................ 13

Analisando, exibindo e reportando dados..........................15
Consultas .............................................................................................................................. 15 Formulários .......................................................................................................................... 16 Relatórios impressos ............................................................................................................ 16 Sessão prática 02 .................................................................................................................. 17 Conhecer objetos de banco de dados................................................................................ 17

Desenvolvendo no Access ....................................................20
Planejar tabelas .................................................................................................................. 20 Determinar as tabelas necessárias ........................................................................................ 21 Por que separar tabelas? ....................................................................................................... 21 Determinar chaves primárias................................................................................................ 22 Estruturar tabelas para evitar duplicação ............................................................................. 23 Sessão prática 03 .................................................................................................................. 23 Planejar e examinar tabelas .............................................................................................. 24 Criar as tabelas necessárias .................................................................................................. 24 Criar uma tabela utilizando um assistente............................................................................ 25 Criar uma tabela no modo Design........................................................................................ 25 Criar uma tabela inserindo dados ......................................................................................... 25 Sessão prática 04 .................................................................................................................. 26 Criar e modificar uma tabela........................................................................................ 26 Configurar campos ............................................................................................................... 27 Nomear campos claramente ................................................................................................. 27 Definir tipos de dados para campos ..................................................................................... 27 Definir propriedades de campo ............................................................................................ 28 Sessão prática 05 .................................................................................................................. 29 Configurar campos......................................................................................................... 29 Definir relações entre tabelas ............................................................................................... 31 Definir chaves primárias ...................................................................................................... 31 Configurar relações de tabelas ............................................................................................. 32 Relação um-para-um ............................................................................................................ 32 Relação um-para-muitos ...................................................................................................... 33 Relação muitos-para-muitos................................................................................................. 33 Sessão prática 06 .................................................................................................................. 34 Definir relações de tabela .............................................................................................. 34 Por que usar formulários? .................................................................................................... 35 Vantagens dos formulários: clareza e controle .................................................................... 35 2

Tipos de formulários adicionais ........................................................................................... 36 Sessão prática 07 .................................................................................................................. 36 Comparar a entrada de dados em um formulário e em uma tabela ......................... 36 Criar um formulário ............................................................................................................. 37 Assistente de Formulário...................................................................................................... 37 AutoFormulários .................................................................................................................. 38 No modo Design................................................................................................................... 39 Sessão prática 08 .................................................................................................................. 39 Criar e modificar um formulário.................................................................................. 39 Partes de um formulário ....................................................................................................... 40 Controles .............................................................................................................................. 40 Selecionar um ou mais controles.......................................................................................... 41 Alterar a ordem de tabulação dos controles ......................................................................... 41 Seções................................................................................................................................... 42 Selecionar uma seção ........................................................................................................... 42 Adicionar seções de cabeçalho e de rodapé ......................................................................... 43 Propriedades ......................................................................................................................... 43 Botões de navegação ............................................................................................................ 44 Sessão prática 09 .................................................................................................................. 44 Partes de um formulário................................................................................................ 44 Personalizar a aparência de um formulário .......................................................................... 45 Atribuir um novo formato ao formulário ............................................................................. 46 Redimensionar as seções do formulário............................................................................... 46 Aplicar uma formatação predefinida.................................................................................... 47 Sessão prática 10 .................................................................................................................. 47 Personalizar a aparência de um formulário ................................................................ 47 Como o uso de relatórios pode ajudá-lo............................................................................... 48 Os relatórios atendem a várias finalidades ........................................................................... 49 Os relatórios são abrangentes............................................................................................... 49 Os relatórios combinam dados e design ............................................................................... 50 Sessão prática 11 .................................................................................................................. 50 Explorar relatórios e suas origens ................................................................................ 50 Exercício 1: Explorar um relatório............................................................................... 50 Exercício 2: Comparar um relatório e sua tabela de origem ..................................... 51 Criando relatórios ................................................................................................................. 51 AutoRelatório ....................................................................................................................... 52 Assistente de Relatório......................................................................................................... 52 Modo Design ........................................................................................................................ 53 Visualizar os relatórios criados ............................................................................................ 53 Sessão prática 12 .................................................................................................................. 54 Exercício 1: Criar um AutoRelatório ........................................................................... 54 Exercício 2: Usar o Assistente de Relatório ................................................................. 54 Exercício 3: Exibir um relatório no modo Design e em Visualizar Layout .............. 55 Personalizar relatórios....................................................................................................... 55 Personalizar no modo Design............................................................................................... 56 Os relatórios têm seções ....................................................................................................... 56 Agrupar dados em relatórios ................................................................................................ 57 Definir propriedades do relatório ......................................................................................... 57 Inserir quebras de página...................................................................................................... 58 Aplicar uma AutoFormatação .............................................................................................. 58 Personalizar formatação ....................................................................................................... 59 Sessão prática 13 .................................................................................................................. 59 Exercício 1: Exibir cabeçalhos e rodapés ..................................................................... 59 3

....................87 Crie uma só vez................................................... 62 O que você deseja saber? .... 71 Consultas II: Limitar resultados e calcular valores ......................................... 73 Mostrar apenas os valores principais mais baixos e mais altos.................................. 80 Exemplos de campos calculados ............................................................................................................................................Exercício 2: Reagrupar um relatório ............. 66 Noções básicas sobre o assistente ............................................................................................................ 64 Sessão prática 14 ................................................................................................... 83 Consultas III: Criar consultas parâmetro que solicitam entrada dos usuários.................... 79 Calcular o total ou a média de registros em uma consulta ...................................................... 60 Consultas I: Obter respostas com consultas ............................................................................................................................................ 66 Criar consultas de duas maneiras .................................................................................................................................................................................. 65 Criar consultas seleção ..................................................................................................................................................................................... você tem esse número? .... 61 O que você deseja saber? ............................................................................ 91 4 ........ ................................... 64 Tipos de consultas .................. 75 Construtor de Expressões ................................................................................................ 87 Alterar os valores dos critérios sempre que desejar ............................................................................................................................................................... 74 Expresse-se com critérios..................................................................................................... 88 Consultas parâmetro de execução e resposta imediatas ....... 76 Comparar valores: maior que... 71 Criar e refinar uma consulta seleção............................................... 60 Exercício 3: Aplicar uma AutoFormatação ................................................. 77 Sessão prática 16 ......................................................................... 82 Compreendendo como os valores nulos afetam as consultas............................................................................................................................................................................................................... 81 Precedência de operadores: todos em ordem agora ............73 Limitando resultados ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... use sempre ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 81 Operadores aritméticos e sua precedência ................................................................ 65 Explorar consultas ................................... 69 Especificar critérios para concentrar os dados ......................................... 89 Várias regiões........................ 63 Obter dados atualizados diariamente...... 69 Os campos estão aparecendo na tela? ............................................................................................................................................................................ 78 Expresse-se com cálculos.................................................................................................. 67 Trabalhar no modo Design ..................................................... 77 Entre dois valores .......................... 70 Executar a consulta. 90 Configurar os valores dos critérios..................................................................................................................................................................................................................................................... 74 Limitar os resultados usando critérios. 83 Sessão prática 17 .................................................. 70 Sessão prática 15 ..................................................................................................... 89 Configurar campos ......................... 82 Calculando datas .................. operador................................................................................................................................................................................................................ menor que etc....................................................... 83 Trabalhar com cálculos ................ 80 Criando um campo calculado...... uma só consulta ................................... 74 Tipos de critérios ...........................................................................61 Colocar dados em uso ..................................................................................................... 76 Operador......................... 88 Configurar uma consulta parâmetro ................ 900 Teste sua consulta........................ 68 Especificar campos......................................................................................................

você conhecerá: • • • A diferença entre um banco de dados e uma lista. Este curso o ajudará a compreender os benefícios e a estrutura de um banco de dados do Access Vantagens de utilizar um banco de dados O Access desbloqueia o valor completo dos seus dados TEXTO DO CURSO Um banco de dados é muito mais que apenas uma lista ou tabela. Ele pode combinar dados de vários arquivos para que você não precise mais inserir informações duas vezes e pode até mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa. chamados de objetos. classificá-los. contidos na maioria dos bancos de dados. resumi-los. Tabelas. Com um banco de dados. bem como relatar resultados em segundos. analisá-los. Nesta lição. bem como resumi-los em relatórios impressos ou online. usá-los para criar etiquetas ou malasdiretas. CDs e fitas de vídeo? Um banco de dados pode ajudá-lo a inserir os dados com facilidade. mostraremos alguns benefícios de um banco de dados e apresentaremos as suas partes mais importantes 5 . registros e chaves primárias. você realmente tem o comando de seus dados. TEXTO DO CURSO Você quer gerenciar números de vendas e de inventário? Registros de alunos de uma escola? Ou quem sabe a sua própria coleção de DVDs.Introdução ao Banco de Dados Aprenda a estrutura e os benefícios de um banco de dados do Microsoft® Access e fique familiarizado com as formas de inserir e extrair os dados de um banco de dados METAS Após a conclusão deste curso. pois ele permite recuperá-los. campos. Quatro itens principais. encontrá-los com rapidez.

será necessário alterá-las apenas uma vez. você terá o cansativo trabalho de alterar essas informações em todos os locais em que elas aparecerem. Você possui uma lista de voluntários para reciclagem. Se você apenas estiver trabalhando com aproximadamente 10 itens. talvez como uma planilha no Microsoft Excel ou uma lista com marcadores ou tabela no Microsoft Word. Se os seus dados são mais complexos ou são alterados freqüentemente. um banco de dados do Access oferece uma grande vantagem 6 . O banco de dados cuida de todo o trabalho restante. que aparece em diversas listas. altere o seu email pela segunda vez este ano. uma lista de associação e assim por diante.Melhor que um conjunto de listas Um benefício chave do Access é evitar as complicações geradas por diversas listas. uma lista de voluntários para festas em feriados. TEXTO DO CURSO Digamos que você seja secretário(a) de uma grande sociedade de caminhada. Suponha que um membro da sociedade. Com um banco de dados bem estruturado. Com apenas um conjunto de listas. provavelmente preferirá criar uma lista simples. endereços para rótulos de panfletos.

os dados são armazenados em várias tabelas separadas de acordo com o assunto ou a tarefa. é possível imprimir rapidamente uma lista das pessoas que se candidataram como voluntários para reciclar papéis no sábado. pesquisados ou reportados pelas pessoas. ou seja. TEXTO DO CURSO O Access cria bancos de dados relacionais. Para aproveitar ao máximo o seu banco de dados. Uma simples precaução pode ser um grande empreendimento 7 . as informações em um conjunto de dados (como o nome de Nancy Davolio na lista de reciclagem) estão associadas às informações. Os dois conjuntos de dados são relacionais. mas esses dados estão relacionados e podem ser reunidos da maneira que você especificar. leve em consideração os cenários nos quais os dados serão inseridos. Portanto. ou seja. ou as "conhecem". incluindo seus endereços e números de telefone atualizados. Mesmo que o banco de dados de uma sociedade possa armazenar informações de contato dos membros separadamente das suas listas de voluntários para reciclagem ou de dados para planejamento de feriados. convém configurar as tabelas de dados para refletir as tarefas e os assuntos associados aos seus dados.Fazendo amizades com relações Relações vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas utilidades. no outro conjunto de dados (informações de contato de Nancy Davolio). Ao planejar o banco de dados. ele também poderá extrair todas essas informações em conjunto sempre que você precisar.

atualizar dados e executar cálculos com base nesses dados. Formulários controlam a entrada e as exibições de dados. Relatórios fazem o resumo e a impressão de dados. descreveremos com mais detalhes os quatro importantes objetos a seguir: Tabelas armazenam dados em linhas e colunas. Eles transformam os dados de tabelas e consultas em documentos destinados à comunicação de idéias 8 . Todos os bancos de dados contêm uma ou mais tabelas. Posteriormente neste curso. Elas podem combinar dados de diferentes tabelas. Eles fornecem indicações visuais capazes de facilitar o trabalho com dados. TEXTO DO CURSO Os bancos de dados do Access consistem em objetos.A estrutura de um banco de dados Objetos correspondem às partes mais importantes de um banco de dados. Consultas recuperam e processam dados.

Observe os usos do banco de dados. Anote como as pessoas utilizaram o banco de dados: Elas pesquisaram informações sobre clientes? Digitalizaram etiquetas de preços na caixa registradora ou no computador? Verificaram a disponibilidade de mercadorias no inventário? Imprimiram recibos? 3. É bastante provável que uma loja recém-visitada utilize um banco de dados para gerenciar o inventário. anote duas ou mais situações nas quais você (ou outra pessoa na organização) provavelmente utilizará os dados. a sua empresa utilize um banco de dados para gerenciar informações sobre clientes ou funcionários. Ou. Tente se lembrar de um banco de dados. talvez. Imagine as atividades do banco de dados. no envio de cartas modelo ou no lançamento de notas de estudantes em tarefa 9 . 2. atualizar informações sobre clientes e gerar recibos ou faturas.Sessão prática TEXTO DO CURSO Esta sessão prática não envolve o uso do Access ou o download de arquivos. Reflita sobre as situações recentes nas quais você viu um banco de dados em operação. Você precisa apenas de papel e caneta ou um programa de processamento de texto para expressar suas idéias. Se estiver planejando criar um banco de dados. na revisão de dados de vendas. como na criação de um relatório de status mensal. 1.

Tabelas. 10 . os blocos de construção de bancos de dados Figura 1 A linha que contém informações sobre a United Package é um registro. Nesta lição.Organizar os dados em tabelas Tabelas organizam os seus dados. TEXTO DO CURSO Todos os bancos de dados do Access contêm pelo menos uma tabela. mostraremos a composição de uma tabela e como você pode estruturá-las de acordo com os seus dados.

Figura 2 A coluna que contém números de telefone é um campo. Nancy Davolio e os detalhes do seu emprego são um registro na tabela Funcionários. Um banco de dados deve possuir uma tabela individual para cada assunto principal. como registros de funcionários. Os tipos de dados limitam e descrevem os tipos de informações no campo. pedidos de clientes. texto. Um registro é um conjunto de fatos sobre uma determinada pessoa. evento. Por exemplo. métodos de transporte ou fornecedores. CD ou outro item de interesse. Uma configuração importante para campos são os tipos de dados. Os tipos de dados de um campo limitam e descrevem os tipos de informações que podem ser inseridas nesse campo. para cada registro da sua tabela. evento ou outro registro. por isso. A duplicação de dados é um erro comum. Speedy Express e suas informações de contato são um registro na tabela Transportadoras. mas poderá ser facilmente evitada se você estruturar as suas tabelas de maneira eficiente. chamado de chave primária. Você utiliza um identificador exclusivo. você poderá renomear o campo. TEXTO DO CURSO Os campos em um banco de dados possuem configurações que determinam os tipos de dados que eles podem armazenar. como os dados são exibidos e o que pode ser feito com esses dados. enquanto Telefone é um campo na tabela Transportadoras Campos de dados Se um nome de campo existente não for suficientemente descritivo. você pode utilizar as configurações do campo para garantir que todas as pessoas insiram a data de remessa com dois números para o mês. moeda (dinheiro) e data/hora (exibidas em conjunto como um único tipo no Access). além de determinarem as ações que podem ser executadas em um campo e a quantidade de memória utilizada pelos dados. Os dados não devem ser duplicados em diversas tabelas. Por exemplo. Código Postal é um campo na tabela Funcionários. TEXTO DO CURSO Tabelas armazenam dados e. dois números para o dia. Um campo é um tipo único de fato que pode se aplicar a cada pessoa. As propriedades de campos são um conjunto de características que fornecem controle adicional sobre os dados. 11 . como Número ou Moeda. Por exemplo. quatro números para o ano e barras entre esses números: 09/03/2008. Cada tabela contém linhas chamadas de registros e colunas chamadas de campos. são blocos de construção essenciais de qualquer banco de dados. incluindo número. Você também pode exigir que a data de remessa seja pelo menos dois dias posterior à data de entrada.

Tudo é relativo O Código do Funcionário é exibido em ambas as tabelas como uma chave principal. o banco de dados pode associar cada chave primária a um nome amigável. TEXTO DO CURSO Você já deve ter ouvido que dois flocos de neve nunca são iguais. como o nome de um funcionário..Os campos também possuem propriedades que controlam os detalhes das informações que eles contêm. Esse número continuará a ser associado a esse registro mesmo que você adicione e exclua outros registros inseridos anteriormente no banco de dados. Dessa forma. não é possível ter dois registros idênticos sobre Nancy Davolio no mesmo banco de dados. Essas informações não devem ser repetidas em outras tabelas e outros registros. um valor padrão e uma regra de validação que garante a conformidade dos dados com determinados critérios. incluindo um número de caracteres. . Essa característica também se aplica a registros em um banco de dados bem estruturado. é possível trabalhar com informações conhecidas. Em outras palavras.. Cada registro em uma tabela deve ser exclusivo. como as pessoas reconhecerão o registro? Não se preocupe..e como uma chave externa. Se você desejar. Entretanto. A chave primária deve ser uma informação que não será alterada freqüentemente. o Access pode atribuir uma chave primária numérica que crescerá em incrementos de 1 sempre que você adicionar um registro a uma tabela. As propriedades facilitam a entrada e o gerenciamento de dados Cada registro é exclusivo Um funcionário e os detalhes do seu emprego formam um registro na tabela Funcionários. 12 .. o que acontecerá se você tiver duas funcionárias chamadas de Nancy Davolio? Para diferenciar um registro do outro. A chave principal é um identificador (como um número de peça. as tabelas podem conter um campo de chave principal. Se a chave primária for um número. mesmo que a tabela de base esteja armazenando um número. um código de produto ou um código de funcionário) exclusivo para cada registro.

TEXTO DO CURSO Uma chave principal separa informações semelhantes. A tabela Pedidos possui a sua própria chave primária. clique em Fechar para fechar a tabela. em Objetos. Abra a tabela Fornecedores clicando duas vezes nessa tabela. Percorra-a de cima para baixo para exibir os dados que ela contém. a chave principal de uma delas torna-se uma chave externa da outra. Esse número de código corresponde aos detalhes sobre Nancy na tabela Funcionários e. 13 . Para obter mais detalhes sobre chaves primárias. É dessa maneira que as tabelas compartilham dados e é possível evitar a repetição de informações em ambas as tabelas. O número do Código do Funcionário é a chave primária da tabela Funcionários e. além disso. 2. consulte "Organizar os dados em tabelas Sessão prática 01 Conhecer tabelas Exercício 1: Abrir uma tabela 1. Quando duas tabelas são relacionadas. Você relaciona duas tabelas utilizando uma chave principal. reúne informações. 3. ao mesmo tempo. uma chave externa da tabela Pedidos. Abra a tabela Produtos clicando duas vezes nessa tabela. o número do Código do Pedido. Na janela Banco de Dados. em Objetos. verifique se a opção Tabelas está selecionada. verifique se a opção Tabelas está selecionada. torna cada registro exclusivo e. portanto. Na janela Banco de Dados. Exercício 2: Examinar uma tabela 1. As chaves primárias permitem que você utilize toda a potência de um banco de dados relacional em vez de trabalhar com diversas listas repetitivas cuja manutenção é muito difícil e com as quais não é possível operar em conjunto. Digamos que você possua uma tabela Funcionários e uma tabela Pedidos. não é necessário repetir os dados sobre Nancy (como o ramal do seu telefone) na tabela Pedidos. chaves externas e relações de tabelas. Quando Nancy Davolio recebe um pedido. 2. seu número de Código do Funcionário é inserido na tabela Pedidos. No menu Arquivo.

Esses dois campos são chaves primárias nessas tabelas.3. No menu Ferramentas. clique em Relacionamentos. Observe que as descrições dos campos Código da Categoria e Código do Fornecedor correspondem às tabelas Categorias e Fornecedores. 5. Observe o design subjacente da 4. Clique no botão Exibir tabela. 14 . Observe que linhas de conexão mostram relações entre as três tabelas vinculadas por Código da Categoria e Código do Fornecedor. na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela. mas são chaves externas na tabela Produtos. Feche a janela Relacionamentos e feche a tabela conforme indicado no Exercício 1. 6.

exibindo e reportando dados Uma janela do banco de dados é aberta para mostrar a lista de objetos de banco de dados. Nesta lição. Consultas Esta consulta extraiu os nomes de funcionários residentes no Reino Unido a partir de uma tabela Funcionários mais extensa.Analisando. para aproveitar todos os benefícios do Access. falaremos mais sobre formulários. as quais relatam dados online) e como eles podem ajudá-lo.000.00 em vendas no último mês? Quais escolas apresentam o maior índice de faltas? Consultas podem responder a essas perguntas reunindo os dados armazenados no banco de dados ou realizando cálculos com esses 15 . TEXTO DO CURSO Você tem perguntas às quais deseja responder com os seus próprios dados? Por exemplo: Quais dos seus funcionários residem no Reino Unido? Quantas regiões apresentaram mais de R$250. TEXTO DO CURSO Embora as tabelas sejam excelentes para armazenar dados. consultas e relatórios (incluindo páginas de acesso a dados. você precisa compreender outros objetos do banco de dados do programa.

Quando uma consulta encontra dados e os exibe ao usuário. controles de navegação e gráficos para ajudar os usuários a trabalhar com dados. eles facilitam a utilização dos dados. como linhas e retângulos. Para responder a perguntas. consulte o curso "Um formulário para cada função".dados para fornecer informações adicionais. Outra vantagem das consultas é combinar os dados de várias tabelas em uma única exibição. Relatórios impressos 16 . Dados são originados a partir dos campos na consulta ou tabela de base. Textos descritivos são armazenados no design do formulário. também pode processar esses dados de acordo com as suas instruções. instruções. É necessário ter cautela durante a execução de consultas que alteram dados e também considerar a realização de um backup desses dados em primeiro lugar. Além disso. À medida que as pessoas inserem dados em um formulário. Formulários fornecem listas suspensas. Você pode comparar formulários com janelas por meio das quais é possível trabalhar com dados. Para aprender mais informações sobre os detalhes de criação e utilização de formulários. Formulários controlam e simplificam a entrada de dados. Uma consulta pode realizar cálculos utilizando dados: Qual é o total de vendas menos os custos de transporte? Uma consulta também pode remover dados: excluir nomes de membros com dívidas não pagas durante 24 meses. TEXTO DO CURSO Formulários permitem que as pessoas insiram ou exibam dados facilmente no seu banco de dados. podem fornecer uma tela de inicialização com maneiras simples de iniciar tarefas de banco de dados. Formulários facilitam a compreensão dos dados em uma tabela ou consulta. filtram. apresentando-os em designs visualmente convidativos. esses dados são salvos em uma tabela de base. Formulários Elementos gráficos. são armazenados no design do formulário. que é armazenada no design do formulário. De uma forma ou de outra. as consultas recuperam. Um cálculo é originado a partir de uma expressão. classificam e reúnem dados em um comando.

realizar cálculos com base nesses dados. além de adicionar títulos e outras formatações para torná-los mas significativos e fáceis de serem lidos. Eles fornecem métodos para formatar a aparência impressa dos dados da maneira que você considera mais eficiente para os seus objetivos. mesmo se os dados forem alterados Sessão prática 02 Conhecer objetos de banco de dados Exercício 1: Consultas 17 . você pode agrupar dados. DVDs e vídeos em casa? Gera faturas e recibos? Relatórios convertem dados em documentos e são fornecidos em diferentes formas e tamanhos. é possível salvar o seu formato para que ele possua a mesma aparência sempre que for impresso. TEXTO DO CURSO Você faz relatórios de rotina sobre cálculos de vendas? Fornece um catálogo do seu inventário? Imprime etiquetas para CDs. embora todos sejam projetados para apresentar dados impressos. Utilizando relatórios.Um relatório converte dados em um documento formatado. Após a criação de um relatório.

Clique no botão Exibir da consulta. em Objetos. Abra a consulta Dez Produtos Mais Caros clicando duas vezes nessa consulta. Observe o design subjacente 18 . 3. Observe como os produtos estão classificados com base no preço. Na janela Banco de Dados. clique em Consultas. 2. na barra de ferramentas Folha de Dados de Consulta.1.

Feche a consulta. 2. em Objetos. 4. Exercício 3: Relatórios 19 . 3. clique em Formulários.4. Na janela Banco de Dados. Feche o formulário. Exercício 2: Formulários 1. Clique nas setas na parte inferior do formulário para explorar outros registros. Abra o formulário Categorias clicando duas vezes nele.

1. abra o relatório Etiquetas dos Clientes clicando duas vezes nesse relatório. Clique nas setas da parte inferior do relatório para percorrer as suas páginas. Na janela Banco de Dados. 3. 2. Feche o relatório. 5. 4. Na janela Banco de Dados. Desenvolvendo no Access Planejar tabelas Um fluxograma pode ajudá-lo a organizar as suas tarefas e a planejar o seu banco de dados. clique em Relatórios. Observe que a página de etiquetas é um tipo de relatório e uma maneira de imprimir dados para uso prático. em Objetos. 20 . Feche o relatório. Abra o relatório Catálogo clicando duas vezes nesse relatório.

as relações entre dados são representadas em tabelas por registros (linhas) e campos (colunas). Cada pessoa ou item que faz parte do assunto de uma tabela. Cada campo e cada registro devem ser exclusivos. Por exemplo. Cada tipo específico de informação sobre uma pessoa ou um item. A tabela Transportadoras deve conter apenas os nomes das transportadoras e os seus dados associados. pedidos de clientes. endereço ou telefone. Todas as entradas em uma única tabela devem ser do mesmo tipo. você deve analisar os dados e determinar como eles podem ser divididos em tabelas separadas e bem estruturadas. como sobrenome. formam um registro. Antes de criar o seu banco de dados. métodos de transporte ou fornecedores. corresponde a um campo. bem como os dados sobre essa pessoa ou esse item. Cada tabela é dedicada a um assunto específico. os detalhes sobre o Código da Transportadora 2. a United Package. Nenhum dado. deve ser colocado no campo Telefone. Telefone é um campo na tabela Transportadoras. os dados para Speedy Express não devem ser repetidos em outros registro. Por exemplo. "Nome da Empresa" deve ser exibido apenas uma vez como um nome de campo. com exceção de números de telefone.Determinar as tabelas necessárias Figura 1 United Package é um registro Figura 2 Telefone é um campo. como endereços de funcionários. Por que separar tabelas? 21 . Por exemplo. Em um banco de dados. forma um registro.

ela é um item de informação muito importante. como mostra o exemplo. Quando Nancy Davolio recebe o pedido de um cliente. A tabela Produtos faz referência à tabela Fornecedores. Determinar chaves primárias As tabelas em bancos de dados relacionais devem possuir uma chave primária. a evitar esforços em vão e a evitar dores de cabeça. Exatamente uma vez e em qualquer lugar. exceto para esses tipos de campos relacionados. Precisão Ao evitar repetições. A chave primária também permite relacionar duas tabelas para evitar a duplicação de dados. O número de código de Nancy corresponde ao registro na tabela 22 . não será necessário atualizar cada pedido individual. Por esses motivos. os dados não devem ser repetidos em mais de uma tabela. Nancy Davolio é a única funcionária com o Código do Funcionário exclusivo igual a 1. Código do Funcionário é a chave primária da tabela Funcionários. a tabela Pedidos não precisa conter mais detalhes sobre Nancy. pense nas maneiras de estruturar os dados para facilitar a sua entrada e a manutenção. Se o seu endereço estiver em uma tabela separada do seu pedido. Integridade dos dados Você pode adicionar ou remover campos ou registros em tabelas exclusivas sem afetar a estrutura dos dados. Você acabou de inserir uma pilha de pedidos de clientes no momento em que a sua empresa decidiu alterar os métodos de transporte. Por exemplo. você poderá excluir esse pedido facilmente sem excluir o endereço.Observemos dois cenários de entrada de pedidos: Um cliente deseja cancelar um pedido feito. O Código do Funcionário na tabela Pedidos aponta para o Portanto. A tabela Fornecedores contém todas as informações de contato sobre essas empresas. A separação protege a estrutura original. mas não precisa incluir as informações de contato de todos os fornecedores. Por exemplo. Suponha que a chave primária para uma tabela Funcionários seja um número de Código do Funcionário. Se esses métodos de transporte estiverem mantidos em suas próprias tabelas. Normalmente. uma tabela de clientes está relacionada a uma tabela de pedidos por meio de um campo de código do cliente em cada uma dessas tabelas. você diminui os riscos de erros. como o ramal do seu telefone. excluir e estender dados em um banco de dados bem estruturado que não contenha duplicações. em todos os pedidos feitos por esse cliente. não será necessário recriar o design do banco de dados. Uma chave primária é um campo ou um conjunto de campos que diferencia cada registro de todos os outros. Alguns benefícios desse método incluem: Eficiência Não é necessário armazenar informações redundantes. mas essas tabelas são articuladas por meio de relações. Os bancos de dados relacionais armazenam dados em tabelas separadas de acordo com o assunto. Controle É mais fácil atualizar. Além disso. como o nome ou o endereço de um cliente. Enquanto você planeja as suas tabelas. O Access trabalha com tabelas separadas em bancos de dados relacionais que podem ajudá-lo a estruturar dados de forma eficiente. ela pode inserir seu próprio código de funcionário com esse pedido.

uma tabela no Microsoft Word ou uma planilha no Microsoft Excel. 49 Gilbert St. Funcionários que contém os dados dela. Posteriormente neste curso. Para ver um exemplo de como uma organização inadequada pode causar problemas. Estas são algumas perguntas que podem ser feitas para ajudá-lo a estruturar os seus dados: Enquanto você faz o esboço da sua lista de tabelas. Se você armazenar informações sobre o fornecedor. Figura 3 Eficiente — a tabela Produtos faz referência à tabela Fornecedores. Além disso. poderão ser utilizadas com mais facilidade de maneiras eficientes. pois ensinaremos na próxima lição. repetidos em mais de um registro ou tabela? Você consegue alterar um registro facilmente sem alterar outro registro? Fornecedores: Tabela ID do Fornecedor 1 2 Fornecedor Endereço Cidade Londres Tóquio Cada registro contém todos os detalhes a partir dos quais ele é formado? Cada registro contém apenas os detalhes a partir dos quais ele é formado. algumas relações sofrerão conseqüências indesejáveis: perda de dados. necessidade de atualizar dados em diversos locais ou incapacidade de adicionar novos dados. Existem detalhes. especificamente apropriados para a identidade desse registro? Existem campos dependentes de outros campos na tabela? Se as tabelas não forem criadas com a estrutura ideal. você levará em consideração a maneira como as tabelas devem ser estruturadas. você examinará algumas tabelas do Access já criadas 23 . 9-8 Sekimai Cada registro é exclusivo? Um registro é repetido em outro lugar? Figura 1 Redundante — detalhes repetidos do fornecedor. Produtos: Tabela ID do Produto 1 2 3 Nome Chai Chang Ikura 1 1 2 Ao armazenar os dados dos fornecedores separadamente em suas próprias tabelas (Figura 2). O uso do ID do fornecedor permite remover nomes e endereços de fornecedores a partir da tabela Produtos. Para o primeiro exercício. mas não contém mais os detalhes dos fornecedores. evitando entradas duplicadas e excesso de manutenção desnecessária de dados. Lembre-se de que. Estruturar tabelas para evitar duplicação Produtos: Tabela ID do Produto 1 2 3 Nome Chai Fornecedor Exotic Liquids Endereço 49 Gilbert St. Chang Exotic Liquids Ikura Tokyo Traders Exotic Liquids 49 Gilbert St. como um número de peça ou um código de funcionário. Sessão prática 03 Nesta prática. mas é bom começar a pensar em uma chave primária nos estágios de planejamento. será necessário modificar cada registro. No segundo exercício. não se preocupe. considere a situação mostrada na Figura 1. mais sentido ainda elas farão posteriormente. caso ainda não saiba. é necessário analisar as relações dos dados e verificar a existência de duplicações. Tokyo Traders 9-8 Sekimai Figura 2 Eficiente — tabela Fornecedores criada. você pode utilizar caneta e papel. ID do Fornecedor Você deseja alterar os detalhes de Tokyo Traders no banco de dados. você pode alterar as informações de Tokyo Traders apenas uma vez na tabela Fornecedores. quanto mais sentido as suas tabelas fizerem para você agora. mostraremos como definir uma chave primária. Chaves primárias devem ser informações que não serão alteradas com freqüência. Cada registro de produto que contiver o ID do Fornecedor de Tokyo Traders será associado a essas informações atualizadas. como o endereço e o telefone. ou grupos de detalhes.registro do funcionário na tabela Funcionários. Você também poderá utilizar o Microsoft Access se já souber como utilizá-lo para criar uma tabela. em cada registro de produto da tabela Produtos.

2. na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela (geralmente ancorada na parte Clique no botão Exibir superior da tela) para ver a tabela Clientes no modo Design. Clique duas vezes em cada tabela para abri-la. 5. Talvez seja necessário arrastar uma das tabelas ou minimizá-la para poder abrir a outra. 4. verifique se a opção Tabelas está selecionada. Na janela Banco de Dados. percorra com o mouse ou utilize os botões de navegação na parte inferior das tabelas para explorá-las. Exercício 2: Examinar tabelas no Access Neste exercício. 2. Verifique cada lista para ver se existem duplicações e determine se você pode atribuir uma chave primária a cada tabela. enquanto a tabela Produtos não contém os detalhes do fornecedor. Feche a tabela. Faça o esboço de duas tabelas que você planeja utilizar no seu banco de dados e liste os campos que cada uma conterá. Criar as tabelas necessárias O Access oferece três maneiras de criar tabelas 24 . em Objetos. feche as duas tabelas. você fará a comparação de campos e explorará dados em tabelas relacionadas.Planejar e examinar tabelas Exercício 1: Planejar tabelas 1. Observe como a tabela Fornecedores contém informações de contato para cada fornecedor. Em seguida. 1. Observe as descrições para os campos nessa tabela. Abra as tabelas Fornecedores e Produtos para explorá-las. Clique duas vezes na tabela Clientes e explore-a. 6. 7. Quando terminar. 3.

Os assistentes farão diversas perguntas com relação às suas tabelas e. você ficará mais familiarizado com os tipos de perguntas às quais precisará responder O assistente faz perguntas e reage de acordo com as suas respostas. O modo Folha de Dados é mais ou menos semelhante a uma planilha. esse método não permite controlar muitos detalhes sobre tabelas.Criar uma tabela utilizando um assistente O Access tem assistentes que o ajudam passo a passo durante o processo de criação de tabelas. pois esse método proporciona mais controle sobre as características da tabela e dos seus campos à medida que são configurados. convém preparar essas informações enquanto você cria tabelas. em seguida. exigirá mais reformulações. O Access aplicará algumas configurações de tabela com base nos dados inseridos dessa maneira. Os assistentes são particularmente úteis se você prefere receber um prompt para os itens a serem incluídos na sua tabela. portanto. Campos no modo Design Criar uma tabela inserindo dados A maneira mais rápida e menos controlada de criar uma tabela é no modo Folha de Dados. simplesmente inserindo dados e nomeando campos durante a criação. alternar para o modo Design para refinar essa tabela. Entretanto. Na sessão prática. Outras pessoas preferem trabalhar desde o começo no modo Design. Esse método pode ser utilizado quando você precisa configurar uma tabela básica e inserir dados rapidamente. Esse modo não fornece instruções passo a passo como um assistente e. portanto. e você pode digitar dados diretamente nas células como faz em uma planilha. portanto. Criar uma tabela no modo Design Você também pode criar uma tabela no modo Design ou pode utilizar o modo Design para alterar as configurações e os nomes de campos de uma tabela. Você pode alternar para o modo Design e refinar a sua tabela básica. forneceremos instruções mais detalhadas sobre diversos assistentes e. ao contrário do uso de um assistente ou do modo Design. O modo Design é uma boa maneira de criar uma tabela quando você conhece exatamente como deseja configurar os seus campos. Algumas pessoas preferem utilizar um assistente para criar uma tabela rapidamente e. Convém refinar o design da tabela antes de inserir uma grande quantidade de dados caso a 25 .

clique na primeira célula vazia e digite Email para criar um novo campo Email. clique em Criar tabela usando o assistente. 5. Clique na seta de ponta dupla ao lado da caixa para incluir todos esses campos de exemplo na tabela. 3. alguns dados poderão ser pedidos. Certifique-se de que a opção Inserir os dados diretamente na tabela esteja selecionada e clique em Concluir. caixas suspensas. 2. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Design da Tabela para alternar para o modo Folha de Dados. Exercício 2: Adicionar um campo a uma tabela no modo Design. Inserindo dados para criar uma tabela Se a entrada de dados rápida for prioritária e você tiver uma grande quantidade de dados para inserir. feche a tabela quando terminar. Observação Se você não quiser utilizar todos os campos de exemplo exibidos. Digite Endereço de email de contato das transportadoras. Não se preocupe se você não sabe o que isso significa. 26 . 5. Se a tela seguinte solicitar a especificação de uma relação para essa tabela. 2. clicando na seta de ponto única. especificamente se essa tabela contiver uma grande quantidade de dados. Explore a estrutura de tabela criada e. certifique-se de que a opção Comercial esteja selecionada (na caixa localizada no canto superior esquerdo) e percorra a lista na caixa Tabelas de Exemplo para ver as opções disponíveis. 6. Observe que um novo campo Email foi adicionado à tabela. explore a lista de campos possíveis para essa tabela. Clique duas vezes na tabela Transportadoras. No Assistente de Tabela. Salve o design da tabela quando solicitado. 3. Na janela Banco de Dados. Na coluna Nome do Campo. 1. Observação A alteração dos tipos de dados de um campo depois da inserção de dados gera um processo potencialmente lento de conversão de dados quando você salva a tabela. certifique-se de que a opção Tabelas esteja selecionada e. opções padrão e outros auxílios para facilitar a entrada de dados e torná-la mais consistente. Discutiremos esse assunto na próxima lição. Para exibir uma lição sobre formulários do Access. 6. Feche a tabela. em seguida. Na caixa Tabelas de Exemplo. Pressione a tecla TAB para acessar o campo Tipo de Dados. Observe os campos na tabela e clique no botão Exibir na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela para alternar para o modo Design. defina a chave primária para mim esteja selecionada. Clique em Avançar e certifique-se de que a opção Sim. 7. Certifique-se de que o tipo de dados Texto esteja selecionado. 4. explore as opções pessoais e clique em Coleção de Vídeos. Os formulários podem fornecer textos com instruções. Suponha que você deseje adicionar um campo a uma tabela para armazenar o endereço de email das suas transportadoras. em seguida. basta clicar em Avançar. certifique-se de que a opção Tabelas esteja selecionada. Na caixa Tabelas de Exemplo. 4. Sessão prática 04 Criar e modificar uma tabela Exercício 1: Criar uma tabela utilizando o Assistente de Tabela 1. poderá adicionar um campo individual por vez clicando no campo desejado e. Em seguida. clique em Pessoal na caixa localizada no canto superior esquerdo. Se os tipos de dados para dados já armazenados em um campo estiverem em conflito com os tipos de dados para os quais você alterou.alteração nas configurações afete os dados já inseridos. em Objetos. considere a criação de um formulário com base em uma tabela. consulte o curso "Um formulário para cada função". Pressione a tecla TAB para acessar a coluna Descrição. em seguida. Na janela Banco de Dados. Clique em Avançar. em Objetos.

como $41. Exemplo Um nome de produto. Se a sua organização possuir outros bancos de dados. Escolha nomes de campos que possam ser facilmente compreendidos pelas pessoas que utilizarão o banco de dados. É possível adicionar e nomear mais campos. Número Uma contagem de unidades. evitando erros e melhorando a validação de dados. além de adicionar textos descritivos e definir as propriedades e os tipos de dados desses campos. como uma hora. em seguida. A seleção correta do tipo de dados fornece importantes vantagens: Controle O tipo de dados determina quais tipos de informações podem ser armazenadas no campo. Nome da Empresa e Telefone são campos. números e formatações de O preço de um item. será necessário verificar se existem convenções para a nomeação de campos de bancos de dados. A tabela mostra alguns dos tipos de dados mais úteis. evita a entrada de textos inválidos. o melhor local para atualizar os campos de uma tabela é no modo Design. Definir o tipo de dados como Número. Um campo Moeda armazena valores monetários. 10/10/2008 5:21 P.M. normalmente acelerará a realização de cálculos. Nomes de campos são bem definidos e refletem seus objetivos. Embora você possa adicionar ou alterar os nomes de campos de uma tabela no modo Folha de Dados. como 200 Data/Hora Um campo Data/Hora A data de um armazena uma data e pedido. Aí é possível adicionar e renomear campos facilmente. Para ver uma lista completa enquanto você trabalha. Um campo Número pode armazenar apenas números e esses números podem ser utilizados para cálculos. por exemplo. Definir o tipo de dados como Número. clique em qualquer local da coluna Tipo de Dados e. Conveniência O tipo de dados pode ajudar a gerenciar requisitos de espaço em disco do banco de dados e a acelerar o desempenho.Configurar campos Código da Transportadora. por exemplo.99 Moeda 27 . Nomear campos claramente Suponha que você tenha criado uma tabela e agora deseje rastrear tipos adicionais de dados contidos nessa tabela. como Access O tipo de dados de um campo é um atributo dos dados armazenados desse campo. pressione F1. Definir tipos de dados para campos Tipo de dados Texto Descrição Um campo Texto pode armazenar qualquer tipo de caractere ou número e possui um limite de 255 caracteres.

como uma planilha do Excel. Máscara de Entrada A data de um pedido deve ser inserida no formato "14/06/2008". incluindo formulários. Formato A data de um pedido será exibida como "14 de junho de 2008". a menos que essa data seja editada. que podem ser utilizados em cálculos. consultas e relatórios que utilizam esses dados. Objeto OLE Um campo Objeto OLE armazena objetos criados por programas diferentes do Access e que estão vinculados ou incorporados a uma tabela do Access. um gráfico ou um som Tipos de dados utilizados com freqüência Definir propriedades de campo Próxima Propriedades do Campo Tamanho do Campo Descrição A propriedade Tamanho do Campo define o número máximo de caracteres em um campo. como traços ou barras. A propriedade Formato especifica como o campo deve ser exibido e impresso. Dessa forma. A propriedade Máscara de Entrada especifica um padrão para a entrada de dados em um campo. Você pode decidir se deseja que caracteres na máscara. como 24-04-08. sejam armazenados como parte dos dados ou se deseja armazenar apenas os números da data. A propriedade Valor Padrão fornece as informações padrão para todos os novos registros. Regra de Validação A quantidade solicitada deve ser maior que 1. Valor Padrão A data do pedido é sempre a data atual. A seleção correta de propriedades de campo garante que todos os dados sejam vistos e inseridos da mesma maneira no banco de dados. A tabela mostra algumas das propriedades de campo mais úteis. formatos de data padrão são diferentes em várias partes do mundo. estabelecerá um único padrão para essa entrada de dados. Texto de Validação "Insira uma quantidade de 28 . é possível garantir que essas informações sempre sejam inseridas no formato 24/04/2008. Uma propriedade de campo é um atributo de um campo que controla a exibição e entrada de dados do usuário. A propriedade Texto de Observações Uma descrição de item não pode exceder 40 caracteres. Para ver detalhes de propriedades de campo enquanto você trabalha. como 123243 Um anexo. um documento do Word. Legenda O rótulo do campo é "Data de contratação do funcionário". A propriedade Regra de Validação valida os dados inseridos pelos usuários antes de salvar os dados. AutoNumeração Um campo AutoNumeração armazena números de série ou aleatórios atribuídos pelo Access e não pode ser atualizado.casas decimais. Considere usuários inserindo dados. Eles podem inseri-los de várias maneiras diferentes. Se você definir a propriedade de campo para a data como Máscara de Entrada. A propriedade Legenda fornece o rótulo para um campo utilizado em um formulário ou relatório. Um número de identificação do cliente. Além disso. clique em cada propriedade de campo na parte inferior do modo Design e pressione F1. 24/04/8 ou 24/04/2008.

exiba as suas propriedades em Propriedades do Campo na parte inferior da tela. Requerido A propriedade Requerido define um campo para que ele exija dados de forma a concluir o registro. em seguida. Em Nome do Campo. A propriedade Permitir Zero permite que um registro seja concluído com um campo que não contenha dados. poderão ser localizados e gerenciados com mais facilidade. verifique se a opção Tabelas está selecionada. você abrirá uma tabela existente para examinar as suas propriedades de campo." Um pedido de compra deve conter um endereço para remessa. certifique-se de que o campo ID do Funcionário esteja selecionado e. Permitir Zero Nem todos os clientes possuem um endereço de email e alguns registros não conterão dados nesse campo. clique no botão Design 2. em Objetos. pedido maior que 1. A propriedade Indexado acelera a pesquisa e pode assegurar a exclusividade dos dados. Na Janela Banco de Dados. adicionará um campo a uma tabela e definirá por conta própria a propriedade desse campo. Configurar campos Exercício 1: Exibir propriedades de campo 1. 29 . Indexado Propriedades de campo utilizadas com freqüência Sessão prática 05 Nesta sessão prática. Clique na tabela Funcionários e. na barra de ferramentas. Itens de dados utilizados com freqüência.Validação exibe uma mensagem quando os dados são rejeitados como inválidos. como números de peça ou códigos de cidades. Em seguida. em seguida.

6. Essa configuração controla os tipos de dados que serão armazenados no campo. clique em Tabelas. pressione a seta para abrir a lista suspensa e selecione Sim/Não. feche a tabela quando terminar. 1. 30 . 5. clique na célula em branco em Fax e digite a palavra Internacional. Exercício 2: Adicionar um campo e definir as suas propriedades Suponha que você deseje adicionar um campo a uma tabela para especificar se uma empresa fornece ou não remessas internacionais. A não ser que a Janela Banco de Dados já esteja exibida. em seguida. Clique na tabela Fornecedores e. Repita esse processo para mais quatro nomes de campos.3. Acesse o campo Descrição e digite Especifica se a empresa controla remessas internacionais. Acesse a coluna Tipo de Dados. Em seguida. 3. A não ser que a opção Tabelas já esteja selecionada em Objetos. na barra de ferramentas para abrir a 2. pressione F11 para alternar para essa janela. feche a tabela. Essa descrição registra a função do campo no banco de dados. 4. clique na caixa Legenda e digite Remessa Internacional. salvando as alterações quando solicitado se você quer exibi-las mais tarde. clique no botão Design tabela no modo Design. Em Propriedades do Campo. Essa propriedade fornece um rótulo que será exibido sempre que o campo for utilizado em um formulário ou relatório. examinando uma ou duas propriedades de campo para cada um desses nomes. Na coluna Nome do Campo.

a chave primária pode corresponder a dois ou mais campos em conjunto. A chave externa é uma referência da tabela filho às informações na tabela pai relacionada. "Planejar tabelas". 31 . Também vincula tabelas para que elas detectem a existência umas das outras. que identificam exclusivamente uma peça para cada país.Definir relações entre tabelas Bancos de dados relacionais conectam tabelas para que elas trabalhem em conjunto. Se você não tiver definido a chave primária utilizando o Assistente de Tabela. poderá defini-la no modo Design. Em algumas circunstâncias. Código da Categoria aparece em ambas as tabelas — como uma chave primária. é possível alterar essa chave mais tarde. o campo de chave primária identifica um registro exclusivamente... como um número de peça. como um número de peça do fabricante e um código de país. Normalmente.. a chave primária da tabela pai torna-se uma chave externa na tabela filho. .e como uma chave externa. a chave primária corresponde apenas a um campo. Se necessário. Quando duas tabelas são relacionadas.. Definir chaves primárias Conforme estudado na primeira lição.

um-para-muitos e muitos-para-muitos. O Código do Funcionário é a chave primária para a tabela Funcionários. Relação um-para-um Em uma relação um-para-um. cada registro em uma tabela está diretamente relacionado a um único registro em outra tabela. Um exemplo é uma tabela Funcionários e uma tabela Jogadores de Futebol da empresa.Configurar relações de tabelas Para mostrar como a chave primária de uma tabela está relacionada a outra tabela. você configura relações de tabelas. uma relação um-para-muitos. Esse conjunto de dados é um subconjunto dos registros de 32 . Arraste o campo Código do Funcionário da tabela Funcionários para o campo equivalente na tabela Pedidos. Cada jogador de futebol possui um registro correspondente na tabela Funcionários. Para configurar e exibir relações. Existem três tipos de relação: um-para-um. O Código do Funcionário é uma chave externa na tabela Pedidos. Um funcionário estará listado na tabela Jogadores de Futebol apenas uma vez e viceversa. utilize o comando Relacionamento no menu Ferramentas. Cada funcionário pode receber vários pedidos.

. mas os registros nessa segunda tabela estão relacionados apenas a um registro na primeira tabela. Um exemplo é uma tabela Fornecedores e uma tabela Produtos. Figura 2 pode fornecer mais de um produto. A terceira tabela — neste exemplo. um registro em uma tabela está relacionado a vários registros em uma segunda tabela. A tabela Detalhes do Pedido é a tabela de junção para as outras duas tabelas. chamada de tabela de junção. Esse tipo de relação exige uma terceira tabela. a tabela Detalhes do Pedido — contém chaves primárias das tabelas Pedidos e Produtos. Relação muitos-para-muitos Em uma relação muitos-para-muitos.. Por exemplo. Relação um-para-muitos Em uma relação um-para-muitos. Figura 1 Um fornecedor . a tabela Pedidos e a tabela Produtos possuem uma relação muitos-para-muitos. Um fornecedor pode ser a única origem de vários produtos. sendo que cada produto pode ser exibido em vários pedidos. Um pedido pode conter diversos produtos. Figura 3 .. A tabela de junção contém as chaves primárias das outras duas tabelas como suas chaves externas. Como cada item na tabela Pedidos e cada item na tabela Produtos podem ser exibidos várias vezes na tabela Detalhes do Pedido. sendo que todos eles estão relacionados apenas a esse fornecedor.Código do Funcionário na tabela Funcionários. cada uma dessas duas tabelas possui uma relação um-para-muitos com a tabela Detalhes do Pedido.. enquanto um registro na segunda tabela está relacionado a diversos registros na primeira tabela. um registro em uma tabela está relacionado a diversos registros em uma segunda tabela.. mas cada produto possui apenas um fornecedor. Todas as tabelas de junção conectam tabelas que possuem relações 33 ..

Clique no botão Relacionamentos na barra de ferramentas Banco de Dados. podem exercer efeitos que ultrapassam as suas capacidades individuais. na barra de ferramentas.. 5. exiba as alterações no diagrama.. 2. A não ser que a janela Banco de Dados já esteja exibida.Chave primária da tabela Pedidos. Quando uma tabela pode ser relacionada a várias outras tabelas simplesmente fazendo referência às informações nessas tabelas. Exercício 2: Criar uma relação entre duas tabelas 1. Feche a tabela e salve as alterações quando solicitado. A caixa de diálogo Editar Relacionamentos será exibida. Arraste o campo ID do Fornecedor na tabela Fornecedores para o campo ID do Fornecedor na tabela Produtos. Observação A tabela Produtos possui um campo ID do Fornecedor porque essa tabela foi projetada para utilizar esse campo como uma chave externa. 3. e cada produto pode ser exibido em diversos pedidos. Chave primária da tabela Produtos. uma vez que esse é o campo com o qual essa tabela deve estar logicamente relacionada. 3. Você verá um ícone de chave na célula ao lado do campo ID do Fornecedor. Feche a janela Relacionamentos quando terminar. 34 .. Definir relações de tabela Exercício 1: Definir uma chave primária 1. Cada uma é ativa. clique no botão Design 2. Sessão prática 06 Nesta sessão prática. em seguida. Um pedido pode conter vários produtos . Pressione F11 para alternar para a janela Banco de Dados. as partes do banco de dados tornam-se semelhantes às células do seu corpo. um-para-muitos com as tabelas de junção. Não é possível criar ou modificar relações entre tabelas abertas. você atribuirá um campo em uma tabela como a chave primária dessa tabela e. Certifique-se de ter fechado a tabela do exercício anterior. em seguida. Clique no botão Criar para criar a relação e. a menos que ela já esteja exibida.. pressione F11 para alternar para essa janela. Clique na tabela Fornecedores e. 4. em seguida. em seguida. criará uma relação entre essa tabela e uma tabela diferente. clique no botão Chave Primária de ferramentas Design da Tabela. . na barra Clique na linha que contém o campo ID do Fornecedor e. sendo que as chaves primárias dessas tabelas conectadas correspondem às chaves externas da tabela de junção. possui o tamanho correto para a sua função e. em conjunto.

nos diversos campos de uma tabela.Por que usar formulários? Os formulários são práticos. Talvez você não queira que a pessoa que estiver inserindo nomes na tabela de funcionários veja o salário de cada um deles. geralmente em tabelas muito grandes. você deverá ter em mente algumas finalidades básicas. Quanto maior for a tabela. para: Inserir as notas dos alunos Controlar itens de estoque Inserir nomes de novos funcionários Rever os números de saída de produto semanalmente Atualizar os endereços dos clientes Criar pedidos de serviços ou vendas Abrir outros formulários ou imprimir relatórios do banco de dados A estrutura dos dados em uma tabela reflete-se na estrutura de um formulário. Você deve projetar um formulário de forma que ele seja fácil de ler e de compreender. Vantagens dos formulários: clareza e controle Ao criar um formulário. 35 . Os formulários ajudam as pessoas a se concentrarem apenas no que é necessário ao inserirem ou exibirem dados. apenas aqueles nos quais deseja que os usuários se concentrem. O formulário atenderá ao seu objetivo se tiver clareza e controle. Os bancos de dados armazenam dados em tabelas. uma vez que eles são extremamente adaptáveis a muitas finalidades diferentes. Você pode incluir rótulos para descrever dados e instruções para inseri-los próximo a cada área de trabalho. esse processo poderá ser complicado. Essa seletividade também significa que você não precisa expor todos os dados a todas as pessoas que trabalham com eles. por exemplo. Embora seja possível inserir ou ler dados diretamente. Um formulário torna os dados mais fáceis de se trabalhar. Pode ser difícil localizar os dados em uma tabela grande. por exemplo. Você pode criar formulários. Os formulários permitem que você selecione. mais difícil será garantir que os dados estejam no campo (coluna) e no registro (linha) corretos.

o subformulário se conecta a uma tabela diferente.Tipos de formulários adicionais Embora sejam usados com mais freqüência para inserir ou exibir dados. os formulários têm vários outros usos valiosos. Menus de controle Você pode criar um formulário que aparece como um menu de controle quando um usuário abre um determinado banco de dados. Um usuário pode inserir dados em um formulário e exibir os dados relacionados no outro. Um subformulário se parece com uma parte de outro formulário. você irá comparar o processo de inserção de dados em um formulário com o processo de inserção de dados em uma tabela. 6. 2. Continue clicando no botão Próximo Registro até que você veja o oitavo registro. No menu Arquivo. enquanto o formulário principal maior se conecta a uma tabela. Mensagens Os formulários podem exibir mensagens sobre um banco de dados. Observe como o formulário facilita a exibição dos dados de cada registro e como é mais rápida a movimentação entre os registros. Sessão prática 07 Nesta sessão prática. Na parte inferior do formulário. clique em Formulários. Exercício 2: Inserir dados em uma tabela Vamos supor que você deseje duplicar os números inseridos. Subformulários Os formulários atendem a uma variedade de funções com diversos designs. Na janela Banco de Dados. 4. Molho de Oxicoco Northwoods. Não feche o banco de dados. Role para a direita para localizar a caixa Unidades Pedidas e digite 40. Em Objetos. Clique duas vezes no formulário Produtos para abri-lo. relatórios e outros objetos. 36 . clique em Tabelas. 1. Ele guia os usuários às ações que você deseja que eles executem e protege as partes da tela de seu banco de dados nas quais você não quer que as pessoas mexam. Localize o oitavo registro. Na verdade. E para cada tipo de uso. Bolachas de Chocolate Teatime. 3. Clique duas vezes na tabela Produtos para abri-la. há um tipo específico de formulário. Comparar a entrada de dados em um formulário e em uma tabela Exercício 1: Inserir dados em um formulário 1. Reserve um tempo para explorar o formulário e ver como ele está organizado. Desta vez. Clique na caixa Unidades Pedidas e digite 20. O menu de controle fornece uma maneira amigável e controlada de abrir formulários. clique no botão Próximo Registro e observe como os dados são alterados de um registro para outro. 3. sem saber que eles estão separados e são iguais. Clique na caixa Unidades Pedidas e digite 40. Molho de Oxicoco Northwoods. 2. você irá inserir os dados em uma tabela. Se você a janela Banco de Dados não aparecer na tela. pressione F11 para exibi-la. Um formulário pode fornecer instruções para uso do banco de dados ou assistência para solucionar quaisquer problemas. 5. clique em Fechar para fechar o formulário. Clique no botão Próximo Registro novamente até que você veja o décimo nono registro. em Objetos.

6. clique no Assistente de Formulário para selecionar este método. Provavelmente. Para começar a trabalhar com o Assistente de Formulário. Na caixa de diálogo Novo Formulário. Agora. Quais campos devem ser usados no formulário. clique em Formulários e. Qual estilo visual deve ser aplicado. você pode ficar na dúvida se inseriu um número no local correto. na janela Banco de Dados. em seguida.4. Role para a direita para localizar a caixa Unidades Pedidas novamente e digite 80. role para baixo para localizar o décimo nono registro. principalmente se estiver inserindo dados em diversos registros. Observe que com todos os registros e campos adjacentes. Criar um formulário O Access oferece diversos métodos para se criar um novo formulário. Você precisará indicar ao assistente: De qual tabela ou consulta vêm os dados do formulário. Qual layout de formulário deve ser aplicado. Escolha um método. 5. clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados. você achou mais fácil inserir números no formulário Produtos. Você provavelmente terá que rolar de volta para a esquerda para ver esse nome de produto. Ele lhe faz perguntas e cria um formulário com base nas suas respostas. Bolacha de Chocolate Teatime. Pressione F11 para ver a janela Banco de Dados se você quiser abrir esse formulário novamente e examinar as diferenças na entrada de dados. em Objetos. Escolha uma fonte de dados. O Assistente de Formulário lhe faz perguntas e as suas respostas 37 . 7. Assistente de Formulário O Assistente de Formulário é recomendado quando você deseja ser orientado em todas as etapas do processo de criação de um formulário.

em seguida. mas os dois aqui mostrados são tudo o que você precisa saber agora. AutoFormulário: Tabular mostra todos os registros de uma vez. Escolha um tipo de AutoFormulário. clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados.determinam o formulário que ele criará. Na caixa de diálogo Novo Formulário. simplesmente. Existem muitos tipos de AutoFormulário. clique em Formulários e. um AutoFormulário será. Se o seu novo formulário irá conter todos os campos de uma tabela ou consulta e você não precisar de muito controle sobre a aparência do formulário. AutoFormulários Os AutoFormulários são recomendados quando você não precisa fazer muitas escolhas. em Objetos. Para começar a trabalhar com um AutoFormulário. AutoFormulário colunar AutoFormulário tabular 38 . com cada campo mostrado para cada registro e os rótulos de campo na parte superior do formulário. escolha uma tabela ou consulta e o Access fará o restante. clique em uma das opções de AutoFormulário para selecioná-la. um por vez. A criação de um AutoFormulário é um processo de duas etapas. um AutoFormulário não lhe faz perguntas nem oferece opções. com cada campo em uma linha rotulada separada. AutoFormulário: Colunar mostra os registros. perfeito. na janela Banco de Dados. Ao contrário do Assistente de Formulário.

Mantenha pressionada a tecla SETA PARA A DIREITA para mover o controle e a sua legenda sobre ele e a tecla SETA PARA CIMA para alinhá-lo com o controle Preço Unitário. cidade. 3. estado e CEP — mas em duas. Nas opções de layout. Clique em Internacional para o estilo do formulário. 2. em seguida. na janela Banco de Dados. 39 . Clique duas vezes em Criar formulário usando o assistente. selecione-a. No modo Design. Colunar deve estar selecionada. Deixe-o aberto para o próximo exercício. Clique no controle Unidades Pedidas. clique em Modo Design para selecionar esse método. Em Tabelas/Consultas. clique na seta dupla >> para selecionar todos os campos na tabela. Se a janela Banco de Dados não aparecer na tela. você também pode criar um formulário por um desses métodos e alterar os seus detalhes no modo Design. Os pontos e as linhas de grade do modo Design organizam a área na qual você insere e organiza os controles. da mesma maneira como reorganiza quadros em uma parede. (Você não precisa do mouse. como caixas de seleção. Expanda o formulário e arraste a caixa de ferramentas para o lado para que você possa ver o formulário inteiro. O desafio é você agir por conta própria. Exercício 2: Refinar o formulário no modo Design 1. O formulário será aberto. Em Objetos. em Objetos. clique em Formulários. Clique no controle Nível de Estoque (à direita do rótulo Nível de Estoque) e pressione a tecla DELETE. são chamados de controles. três ou quatro linhas? Você pode experimentar facilmente todas as opções e escolher a melhor. Criar e modificar um formulário Exercício 1: Criar um formulário com o Assistente de Formulário 1. Clique em Avançar. 4. Clique em Avançar novamente.No modo Design O modo Design é a melhor maneira de criar um formulário quando você deseja controle total e liberdade completa. clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados. 2. 6. Nesse modo. A caixa de ferramentas no modo Design contém controles. você criará um formulário usando o Assistente de Formulário e. em seguida. 7. Para obter detalhes. clique em Formulários e. Esses itens. você verá Tabela: Produtos. 3. você pode mover os controles. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Modo Formulário para alternar para o modo Design. pressione F11 para exibi-la. como caixas de texto e rótulos. Sessão prática 08 Nesta sessão prática. consulte o curso "Assumir os controles". Para trabalhar com um formulário no modo Design. Clique em Avançar e aceite Produtos como o nome do formulário clicando em Concluir. você poderá agrupar as caixas de texto para endereço. Para ver o formulário da maneira como ele aparecerá quando alguém trabalhar nele. Se não estiver. sem os arranjos prévios do Assistente de Formulário ou de um AutoFormulário. tudo fica a seu critério. modificará alguns dos seus detalhes no modo Design. Você pode definir as suas propriedades e formatá-los para que fiquem com a aparência desejada no formulário. Para começar a trabalhar no modo Design. Na caixa de diálogo Novo Formulário. No entanto. O controle e o rótulo desaparecerão. a serem adicionados ao seu formulário. 5. Por exemplo. Em Campos Disponíveis. escolha os itens na caixa de ferramentas. abra-o no modo Formulário e continue alternando entre os modos Formulário e Design até que o formulário fique totalmente do seu agrado.) Mova o que desejar mover. apenas das teclas. imagens e rótulos.

) Quando alguém insere ou altera os dados em um controle de formulário vinculado. Partes de um formulário Como funciona: a compreensão das partes de um formulário é a primeira etapa para adaptá-lo às suas necessidades. Os controles calculados não são vinculados. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Design do Formulário para exibir os resultados. Além disso. uma vez que esses controles permanecem inalterados. para facilitar o uso dos formulários e torná-los mais interessantes. Alguns controles estão acoplados. Um controle acoplado está conectado diretamente a um campo específico em uma tabela ou consulta selecionada. A conexão direta significa que um controle acoplado pode adicionar.4. (Esta lição discutirá os controles acoplados a campos nas tabelas. eles podem adicionar efeitos visuais. Dados de uma tabela Resultado do cálculo (preço depois do desconto) Instruções e identificações 40 . alterar ou exibir dados dinâmicos. Controles como linhas decorativas e instruções não são vinculados a dados de tabela. esses dados novos ou alterados são inseridos imediatamente na tabela. Os dados exibidos em um controle vinculado serão alterados no formulário sempre que eles forem alterados na tabela. Os controles podem mostrar os dados. Controles Os controles representam as seções do formulário que a maioria dos usuários pode ver e com as quais trabalha. realizar cálculos nos dados e exibir mensagens. aceitar a entrada de dados. como linhas ou imagens. já que os valores que podem ser calculados não precisam ser armazenados em uma tabela.

Para selecionar vários controles de uma vez no modo Design.Selecionar um ou mais controles Para alterar um controle. de um controle para outro. as alças aparecerão para mostrar a sua seleção. clique no formulário. clique no nome da seção do formulário cuja ordem de tabulação você deseja alterar. Em Seção. faça a alteração. Uma mão aberta aparece quando um controle pode ser arrastado. O botão Selecionar Objetos seleciona os controles dentro do retângulo arrastado. mantenha pressionado o botão do mouse e arraste um retângulo ao redor dos controles desejados. Arrastar os nomes de controles para cima e para baixo na lista Ordem Personalizada define uma nova ordem de tabulação. Os controles permanecem selecionados após uma alteração. As alças aparecem quando um controle é selecionado. no caso de você querer continuar trabalhando com esse grupo selecionado. mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique em cada controle desejado. A ordem de tabulação determina como as pessoas se moverão pelo formulário se elas pressionarem a tecla TAB. Normalmente é mais simples estabelecer uma ordem da esquerda para a direita e de cima para baixo. Você pode alterar a ordem de tabulação no modo Design. A aplicação de uma alteração a vários controles de uma vez economiza tempo e garante que a alteração será aplicada a todos eles da mesma maneira. você poderá alterar a ordem de tabulação predefinida do movimento de controle para controle. Selecione os controles clicando neles ou arrastando um retângulo ao redor deles. É fácil: basta clicar nele. clique em Ordem de Tabulação para abrir essa caixa de diálogo. à medida que elas inserem ou exibem dados. É importante que a ordem de tabulação seja lógica e fácil de se utilizar. Depois que examinar as alças para confirmar as opções. Algumas pessoas preferem ou precisam se mover de controle para controle dessa 41 . Dica Também é possível selecionar um grupo de controles usando o botão Selecionar Objetos na caixa de ferramentas. se o formulário contiver grupos de controles ou se estiver baseado em um formulário manuscrito. No entanto. Quando você liberar o botão do mouse. a melhor ordem de tabulação poderá ter um padrão diferente. clique em AutoOrdenar na caixa de diálogo Ordem de Tabulação. Dica Se você quiser que o Access crie uma ordem de tabulação da esquerda para a direita e de cima para baixo. Clique em qualquer parte do formulário e. primeiro você precisa selecioná-lo no modo Design. As alças mostram seleções e ajudam a redimensionar ou mover partes de um formulário. As pequenas alças quadradas pretas aparecem ao redor do controle selecionado. Clique nesse botão. Alterar a ordem de tabulação dos controles Algumas pessoas usam a tecla TAB para se mover por um formulário. no menu Exibir. Ao projetar ou personalizar um formulário.

na parte inferior do formulário. geralmente contém informações de navegação ou um lembrete. Selecionar uma seção Existem três maneiras de selecionar uma seção de um formulário no modo Design.forma. O Rodapé do Formulário normalmente ajuda na navegação. o logotipo da empresa ou uma mensagem geral sobre o formulário. Mas a seção Detalhe também pode conter controles que não são alterados.) Você pode clicar na barra de seção. é um bom local para o título do formulário. você poderá ver as seções pelas quais o formulário está organizado. A seção Rodapé do Formulário. normalmente estão nessa seção. (As réguas ajudam a controlar o tamanho de um formulário à medida que você trabalha nele. a caixa na régua vertical à esquerda do nome da seção. na parte superior do formulário. mas apenas quando o formulário é impresso ou visualizado para impressão. Todas as seções do formulário podem conter controles. apenas o ideal para os usuários. como caixas de texto e caixas de listagem. A seção Cabeçalho do Formulário. geralmente contendo a maioria dos controles. (Ou seja. Os cabeçalhos e rodapés de páginas aparecem em todas as páginas de um formulário. Um formulário não deve ser muito grande. O Cabeçalho da Página é usado para impressão.) Quando uma seção for selecionada por qualquer um desses métodos. o retângulo com o nome da seção na parte superior da seção. qualquer parte que não esteja em um controle. A seção Detalhe aparece em todos os formulários. Seções Ao abrir um formulário no modo Design. a barra de seção ficará realçada. O Rodapé da Página é usado para impressão. Você pode clicar no seletor de seção. Você pode clicar em qualquer parte no plano de fundo da seção. Seletor de seção 42 . As seções Cabeçalho da Página e Rodapé da Página são úteis na organização de formulários complexos projetados para aparecer em diversas páginas. nem muito pequeno. como rótulos e instruções. Detalhe geralmente contém a maioria dos controles. O Cabeçalho do Formulário normalmente contém informações gerais. Os controles nos quais as pessoas exibem ou inserem dados.

a caixa na qual as réguas se encontram. Uma seqüência de ações (modo Design. você poderá adicionar controles. Depois que clicar com o botão direito do mouse em qualquer um dos pontos que podem ser usados para selecionar uma seção no formulário. O formulário pode até mesmo não ter as seções Cabeçalho do Formulário e Rodapé do Formulário. escolher comando) irá adicionar ou excluir um cabeçalho e um rodapé. e o mesmo vale para o plano de fundo do formulário. Por exemplo. que afetam a experiência do usuário com o formulário. que exclui ou adiciona dependendo da presença ou não do cabeçalho e do rodapé. Formulário no modo Design Comando para adicionar ou remover cabeçalho e rodapé Propriedades Os formulários também têm propriedades. Para adicionar seções de cabeçalho e de rodapé.Barra de seção Plano de fundo de seção Adicionar seções de cabeçalho e de rodapé Você pode descobrir que o formulário no qual está trabalhando não tem as seções Cabeçalho da Página e Rodapé da Página. rótulos ou caixas de texto. a essas seções. você precisa estar observando o formulário no modo Design. o Access excluirá quaisquer controles que eles contiverem. Você pode selecionar ou alterar essas propriedades para determinar a aparência e o comportamento gerais do formulário. por exemplo. clique na caixa à direita do nome da propriedade e pressione F1. maximizá-lo e fechá-lo? O usuário pode redimensionar os botões? A escolha é sua. abra o formulário no modo Design e clique duas vezes no seletor de formulário. às páginas ou ao formulário inteiro. você pode decidir se o formulário terá botões na parte inferior para voltar e avançar pelos registros. Se você remover um cabeçalho e um rodapé. Será aberta uma caixa de diálogo mostrando as configurações que podem ser escolhidas. Observação Você pode remover um cabeçalho e um rodapé pelo mesmo processo. Para definir ou alterar as propriedades. clicar com o botão direito do mouse. O formulário tem botões na parte superior para minimizá-lo. Em seguida. Para ver os detalhes de qualquer propriedade. 43 . escolha o comando relevante no menu de atalho para adicionar as seções de cabeçalho e de rodapé à página ou ao formulário. associadas ao formulário inteiro.

Clique na barra de seção Detalhe para selecionar a seção. Se a janela Banco de Dados não aparecer na tela. Agora. Aponte para a parte superior da barra de seção até que o ponteiro se transforme em cruz com setas nas partes superior e inferior.abrirá uma caixa de diálogo na qual você poderá determinar a aparência e o comportamento gerais do formulário. você localizará e selecionará partes diferentes de um formulário e. 4.. Observe como aparecem alças pretas quadradas ao redor do controle. Primeiro registro Registro anterior Número do registro Próximo registro Último registro Novo registro O Access adiciona esses botões automaticamente porque eles são muito práticos. Deixe o formulário Clientes aberto para o próximo exercício. pressione F11 para exibi-la. 3. Arraste a barra de seção para cima e para baixo levemente. 7. em seguida. a menos que uma ou a outra seja arrastada separadamente usando a alça quadrada maior. .. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Modo Formulário para alternar para o modo Design.. Botões de navegação Mencionamos os botões na parte inferior de um formulário que permitem que os usuários avancem e voltem entre os registros. Sessão prática 09 Nesta sessão prática. clique em Formulários. Eles permitem que o usuário se mova de forma rápida e fácil para frente e para trás entre os registros ou para o final dos registros existentes a fim de criar um novo registro. mas eles aparecem sempre que você alterna para o modo Formulário e também quando as pessoas usam o formulário para exibir ou inserir dados.Clicar duas vezes no seletor de formulário.) Clique no plano de fundo do formulário para alterar a seleção do controle para uma seção. Em Objetos. Partes de um formulário Exercício 1: Selecionar e redimensionar uma seção do formulário 1. 5. É assim que você redimensiona uma seção. 6. Clique duas vezes no formulário Clientes. Observe como ela fica realçada quando você a seleciona. alterará a ordem de tabulação do formulário.. Os botões de navegação não estão visíveis no modo Design. O Access adiciona esses botões de navegação automaticamente a cada novo formulário. 2. (O rótulo também é selecionado. clique no controle Código do Cliente (à direita do rótulo Código do Cliente) para selecioná-lo. Exercício 2: Alterar a ordem de tabulação 44 . porque as duas se movimentam juntas.

Pressione a tecla TAB para se movimentar pelo formulário. No menu Exibir. Arraste Região de forma que fique acima de CEP e País para que fique acima de Telefone. clique na caixa cinza à esquerda de TítuloDoContato para selecioná-la. 45 . clique em Ordem de Tabulação. 3. Personalizar a aparência de um formulário É fácil alterar a aparência de um formulário. Pressione TAB para ver como a ordem de tabulação foi alterada. 2. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Modo Formulário para alternar para o modo Design. Verifique se Detalhe está selecionado em Seção. 6.1. onde há dois controles em uma linha. Você gostaria que a ordem da tabulação fosse da esquerda para a direita. Clique em OK. Em Ordem Personalizada. Título. Região e País. de tal forma que eles preenchessem os endereços em uma ordem lógica. estão em seqüência na ordem de tabulação. Observe que os três controles do lado direito. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Design do Formulário para alternar para o modo Formulário. Clique na caixa novamente e arraste o nome do controle para cima de modo que fique acima de Endereço. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Design do Formulário para alternar para o modo Formulário. 5. 4.

O Access apresenta tantas maneiras de selecionar e alterar a aparência dos controles em um formulário. Para usar uma imagem como plano de fundo de um formulário. role para baixo até Imagem e clique na palavra ou caixa próxima a ela. bordas. fazendo com que o botão Construir com três pontos apareça. você estará pronto para "Assumir os controles". Alterando a altura de uma seção Alterando a largura de uma seção 46 . coloque o ponteiro no canto inferior direito da seção e arraste-o na diagonal em qualquer direção. Para alterar a altura de uma seção e a largura do formulário. na qual você pode escolher a imagem para o plano de fundo. abra o formulário no modo Design. talvez também queria redimensionar as seções do formulário para melhor acomodar os controles e facilitar o uso do formulário. se alterar a largura de qualquer seção. Para alterar a altura de uma seção. Quando terminar de aprender sobre os formulários. No entanto. Planos de fundo. coloque o ponteiro na borda direita de qualquer seção e arraste-o para a direita ou para a esquerda. a altura e várias outras configurações.Atribuir um novo formato ao formulário Você pode selecionar efeitos visuais para um formulário inteiro. para uma seção do formulário ou para controles individuais. Planos de fundo. Você pode aumentar ou diminuir as alturas das seções do formulário individualmente. você alterará a largura do formulário inteiro. Clicar nesse botão abre a caixa de diálogo Inserir Imagem. que oferecemos um curso separado totalmente voltado para os controles. abra o formulário no modo Design e clique duas vezes no seletor de formulário (a caixa na qual as réguas se encontram) para exibir a folha de propriedades do formulário. Para alterar a aparência de uma seção do formulário. cores e texto estão entre os diversos efeitos visuais que você pode personalizar em um formulário. A seleção da guia Formatar mostra uma lista de opções. incluindo a cor do plano de fundo. cores e texto tornam mais fácil para o usuário compreender o formulário e trabalhar com ele. Selecione a guia Formatar. Redimensionar as seções do formulário Se você alterar o número ou o tamanho dos controles do formulário. Para alterar a largura do formulário. coloque o ponteiro na borda superior da barra da seção e arraste-o para cima ou para baixo. bordas. clique com o botão direito do mouse na seção que deseja alterar e clique em Propriedades no menu de atalho.

47 . Clique na caixa ao lado de Cor do Fundo. Se aplicar uma AutoFormatação a qualquer formulário. na barra de ferramentas Design do Formulário para exibir os resultados. Feche a caixa de diálogo da propriedade Seção: Detalhe. Você já viu essas formatações predefinidas anteriormente. Em Objetos. clique em AutoFormatação no menu Formatar e faça suas escolhas. como opções para criar um formulário usando um AutoFormulário. 8. harmonizado? Ou uma aparência internacional? Com a AutoFormatação. ao lado de Cor do Fundo para abrir a caixa de diálogo Cor. há uma maneira mais fácil. Personalizar a aparência de um formulário Exercício 1: Redimensionar uma seção e alterar a cor do plano de fundo Suponha que você queira eliminar um espaço extra na parte superior de um formulário. até que você faça uma outra alteração nela. Se a janela Banco de Dados não aparecer na tela. Cada uma contém um estilo e uma cor para fontes e bordas. 5. a uma seção ou ao formulário inteiro. Aponte para a parte superior da barra de seção Detalhe até que o ponteiro se transforme em cruz com setas nas partes superior e inferior. Sessão prática 10 Nesta sessão prática. Clique no botão Construir com três pontos a cor desejada e clique em OK. 2. você personalizará a aparência de um formulário. Não se preocupe com o número. pressione F11 para exibi-la.Alterando a altura e a largura Aplicar uma formatação predefinida Você gostaria que seu formulário tivesse o efeito de uma cópia heliográfica? Um estilo sofisticado. clique em Formulários e clique duas vezes no formulário Fornecedores. Clique com o botão direito do mouse na seção Detalhe do formulário e clique em Propriedades. Você também gostaria de adicionar cor a essa área. Escolha 7. 4. você precisa apenas de um toque para aprimorar o seu formulário. No modo Design. 1. 3. A AutoFormatação é uma maneira rápida e fácil de aplicar formatações predefinidas a um formulário. O Access oferece diversas AutoFormatações predefinidas. Você pode aplicar uma AutoFormatação a um único controle. 6. 9. Na caixa de diálogo Seção: Detalhe. ela também se tornará a formatação de todos os novos AutoFormulários. Deixe o Clique no botão Exibir formulário Fornecedores aberto para o próximo exercício. selecione o que você deseja alterar. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Modo Formulário para alternar para o modo Design. a vários controles. além de um efeito de plano de fundo para os formulários inteiros. Arraste a barra de seção Detalhe para cima até que ela esteja próxima da barra de seção Cabeçalho do Formulário. verifique se a guia Formatar está selecionada.

a caixa no canto superior esquerdo em que as réguas se encontram. na barra de ferramentas Design do Formulário para dar uma olhada na nova aparência 3. 4. Se não tiver. Em AutoFormatações do Formulário. Essa alteração substituirá a cor escolhida no Exercício 1.Exercício 2: Aplicar uma AutoFormatação 1. Como o uso de relatórios pode ajudá-lo Os relatórios podem conferir mais utilidade aos seus dados. o formulário inteiro estará selecionado. tiver um quadrado preto ao seu redor. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Modo Formulário para alternar para o modo Design. 48 . clique em Pintura Sumi. clique em AutoFormatação. No menu Formatar. Clique no botão Exibir do formulário. Se o seletor de formulário. clique na caixa para selecionar o formulário. 2. Clique em OK.

49 . O agrupamento e a classificação de dados para torná-los visivelmente mais significativos são algumas das principais vantagens oferecidas pelos relatórios.Os relatórios atendem a várias finalidades A complexidade dos relatórios pode variar de uma lista simples — como um relatório de status de projeto ou um relatório semanal de vendas — a um catálogo detalhado de produtos. vendedor e trimestre. o agrupamento e a apresentação diversificados não alteram os dados subjacentes nas tabelas do banco de dados. é possível: Preparar faturas para o cliente. realçando os fatos e as tendências mais importantes. Além disso. além de listar o número de associados em várias cidades. Um relatório de vendas pode agrupar informações sobre vendas por região. Os relatórios podem resumir e agrupar dados em forma de visão geral. 10 ou 20 anos. Criar etiquetas de endereçamento. O boletim informativo de um clube pode indicar quantos membros estão associados há 5. como uma lista alfabética dos funcionários com as respectivas informações de contato. Elaborar catálogos. Embora os relatórios permitam incrementar os dados para uma apresentação bem-sucedida. Os relatórios podem resumir e agrupar dados em forma de visão geral. como as vendas agrupadas por região. informar a participação mensal e geral em reuniões. Os relatórios são abrangentes Em geral. Eles permitem que se tenha uma visão geral rapidamente. os relatórios são usados para apresentar uma visão geral. Apresentar dados resumidos. mostrando subtotais e também o valor total.

Os relatórios combinam dados e design
Os relatórios são compostos de controles. Alguns controles, como as caixas de texto, exibem dados. Outros controles são elementos decorativos, como linhas divisórias ou logotipos de empresa. Um relatório pode consistir em páginas e títulos. Uma página pode conter dados agrupados sob vários títulos, ou um único título pode incluir várias páginas de dados. Os relatórios são compostos de dados. Os dados de um banco de dados consistem em campos e registros. Um campo, indicado em uma tabela como uma coluna, é uma categoria única de fatos que pode se aplicar a todos os registros. Um registro, indicado em uma tabela como uma linha, é um conjunto de fatos sobre determinada pessoa ou item. Portanto, o código postal dos funcionários é um campo, ao passo que o nome da funcionária Raquel de Mello é um registro.

Logotipo (elemento decorativo) Linha divisória (elemento decorativo) e título do relatório (caixa de texto) Dados (texto e elementos gráficos) do banco de dados agrupados por títulos Linha divisória

Sessão prática 11
Explorar relatórios e suas origens
Nestes exercícios, você examinará alguns relatórios já prontos e fará uma comparação com sua tabela de origem.

Exercício 1: Explorar um relatório
1. 2. 3. Se a janela Banco de Dados não aparecer, pressione a tecla F11 para exibi-la. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatórios caso essa opção ainda não esteja selecionada. Clique duas vezes no relatório Catálogo para abri-lo. O relatório será aberto no modo de exibição que mostra como a maioria dos usuários devem vê-lo. Clique nas setas da parte inferior do relatório para percorrer suas páginas, e depois retorne à primeira página.

4. 5. 6. 7.

Clique no botão Zoom,

na barra de ferramentas Visualizar Impressão, para observar melhor o relatório. na barra de ferramentas Visualizar Impressão, para ver as páginas do relatório

Clique no botão Duas Páginas, lado a lado.

Clique nas setas da parte inferior do relatório para ver pares de páginas adicionais. Feche o relatório.

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Exercício 2: Comparar um relatório e sua tabela de origem
Neste exercício, você explorará um relatório que contém informações de contato do cliente e verificará sua fonte de dados. 1. Abra o relatório Informações de Contato do Cliente. Faça o seguinte: na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatórios caso essa opção ainda não esteja selecionada. Clique duas vezes no relatório Informações de Contato do Cliente para abri-lo.

2. 3. 4. 5.

Clique no botão Zoom,

na barra de ferramentas Visualizar Impressão.

Use as setas da parte inferior do relatório para percorrer as suas páginas. Observe os dados do cliente e a maneira como estão organizados. Feche o relatório. Abra a tabela Clientes. Faça o seguinte: na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Tabelas. Clique duas vezes na tabela Clientes para abri-la.

6.

Verifique os dados da tabela. Provavelmente, você verá nomes e endereços contidos no relatório Informações de Contato do Cliente, já que essa tabela é a fonte de dados do relatório. Feche a tabela quando terminar a verificação.

Criando relatórios

Há várias maneiras de se criar um relatório.

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AutoRelatório
O AutoRelatório é o meio mais rápido para se criar um relatório, mas confere a você menos controle sobre a estrutura e a aparência do relatório. O AutoRelatório contém automaticamente todos os campos de sua fonte de dados, seja tabela ou consulta. Sua estrutura pode ser colunar ou tabular. AutoRelatório: Colunar Cada campo é exibido em uma linha separada com um rótulo à esquerda. Somente um registro é visível por vez. AutoRelatório: Tabular Os rótulos de todos os campos são exibidos em uma linha na parte superior do relatório, com todos os registros visíveis abaixo. O AutoRelatório é mais indicado em duas situações: quando você precisa de uma visão geral e resumida dos dados de uma tabela ou consulta (por exemplo, seu chefe precisa de um material impresso para uma reunião que começará em 10 minutos) ou quando você deseja agilizar a produção de um relatório que será personalizado posteriormente.

Os mesmos dados apresentados como um AutoRelatório colunar... ...e como um AutoRelatório tabular.

Assistente de Relatório
O Assistente de Relatório lhe faz perguntas e cria um relatório com base nas suas respostas. Recomenda-se este método quando você deseja orientação em todas as etapas do processo de criação de um relatório. O Assistente de Relatório pergunta quais tabelas ou consultas serão usadas como base para o seu relatório, e também quais campos das fontes de dados serão usados. Ele pergunta se você deseja agrupar os dados e como pretende organizá-los e resumi-los. Depois de informar-se sobre os dados, o Assistente de Relatório pergunta sobre a aparência do relatório: layout, orientação e seis estilos visuais para seleção. Por fim, ele solicita um título e cria um relatório de acordo com as suas respostas.

O assistente faz perguntas e reage de acordo com as suas respostas.

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selecione o menu Exibir ou clique na seta ao lado do botão Exibir e escolha uma das opções na lista exibida. Para obter informações sobre como usar o modo Design para criar um relatório do zero. O modo Design oferece uma caixa de ferramentas. Normalmente apenas alguns registros serão exibidos nesse modo. Toda vez que visualizar ou imprimir o relatório. O modo Design permite efetuar alterações que vão da fonte de dados subjacente à cor do texto. desde o início — talvez você prefira aprender a costurar sem moldes ou a cozinhar sem receitas — você gostará de criar relatórios no modo Design. você verá os dados mais recentes da fonte de dados em tabela ou consulta do relatório. consulte a próxima lição. o relatório final é exibido no computador como a maioria dos usuários o verá. Os dados contidos em um relatório visualizado ou impresso são estáticos. sem qualquer ligação com uma fonte de dados. consulte o curso "Assumir os controles". Texto descritivo. é possível ver a aparência dos relatórios detalhadamente. exibindo-os diretamente.Modo Design Embora o AutoRelatório e o Assistente de Relatório sejam ótimos meios de começar. você talvez queira personalizar os relatórios criados para adequá-los às suas necessidades e preferências. logotipos de produto e outros controles decorativos são geralmente desvinculados. Para mudar de um modo de exibição para outro. é possível ver a aparência geral dos relatórios. prossiga a leitura. Em Visualizar Layout. linhas divisórias. Para obter mais detalhes. Para obter detalhes sobre como personalizar seus relatórios no modo Design. seja em uma tela ou em uma página impressa. Esse é o modo de exibição Visualizar Impressão. Em Visualizar Impressão. 53 . da qual é possível arrastar controles selecionados e organizá-los em uma grade. ou podem ser desvinculados. Os controles podem ser vinculados a dados de seu banco de dados. Caso queira liberdade e controle totais. Caixa de ferramentas Grade do modo Design Visualizar os relatórios criados Quando você usa um AutoRelatório ou o Assistente de Relatório.

Sessão prática 12
Nesta prática, você criará um relatório com o recurso AutoRelatório e um outro com o Assistente de Relatório.

Exercício 1: Criar um AutoRelatório
Neste exercício, você criará AutoRelatórios colunares e tabulares usando os mesmos dados. 1. Se a janela Banco de Dados não aparecer, pressione a tecla F11 para exibi-la. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatórios. Clique no botão Novo, Colunar. na barra de ferramentas Banco de Dados, e, em seguida, clique em AutoRelatório:

2. 3. 4.

Na lista suspensa, escolha a tabela Categorias como a fonte de dados do relatório e clique em OK. Quando o relatório for exibido, clique nas setas na parte inferior do relatório para percorrer suas páginas.

5.

Explore a maneira como o relatório é estruturado. Observe que os nomes de campo (como CódigoDaCategoria e Descrição) são os mesmos em todas as categorias. O AutoRelatório não precisou fazer muito esforço para criar, mas também não solicitou informações sobre como você gostaria de organizar ou formatar o relatório.

6. 7. 8. 9.

No menu Arquivo, clique em Salvar. Nomeie o relatório AutoRelatório Colunar Categorias para referência posterior. Feche o relatório quando terminar. Repita as etapas de 1 a 5, mas agora selecione AutoRelatório: Tabular. Explore o relatório exibido e observe as diferenças entre as estruturas dos dois tipos de AutoRelatório. O relatório tabular usa os nomes de campo como títulos na parte superior de cada página. Salve o relatório como AutoRelatório Tabular Categorias e feche-o quando terminar.

Exercício 2: Usar o Assistente de Relatório
Neste exercício, você criará um relatório usando a mesma tabela do Exercício 1, de forma que poderá perceber como o Assistente de Relatório confere maior controle sobre a organização e formatação do relatório. 1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatórios. Clique duas vezes em Criar relatório usando o assistente.

Observação: caso não veja esse comando, clique no botão Novo, clique duas vezes em Assistente de Relatório. 3. 4.

na janela Banco de Dados, e, em seguida,

Na caixa Tabelas/Consultas, verifique se a opção Tabela: Categorias está selecionada. (Talvez seja preciso clicar na seta para vê-la.) Clique nas setas duplas de adição >> a fim de mover todos os campos da coluna Campos Disponíveis para a coluna Campos Selecionados. (Se não quiser incluir todos os campos, use a seta única de adição > e adicione somente os que desejar. Você pode usar a seta única de remoção < se quiser remover qualquer campo da coluna Campos Selecionados.) Clique em Avançar. Na tela que pergunta sobre níveis de agrupamento, clique em Avançar. (A Lição 3 contém mais explicações sobre agrupamento.) Na tela de ordem de classificação, selecione NomeDaCategoria na caixa número 1 (será preciso clicar na seta para vê-la) para classificar as categorias em ordem alfabética. O botão Crescente deve ser exibido por padrão; clique no botão Decrescente, caso ele esteja em exibição, para alternar para a ordem crescente. Clique em Avançar. Na tela de layout, clique em Colunar, em Layout. Em seguida, clique em Tabular. Observe as diferenças entre os dois estilos, que se assemelham às opções de layout dos AutoRelatórios. Em Layout, clique em Justificado. O layout justificado organiza os dados em blocos. Clique em Avançar. Na tela de estilos, clique nos vários estilos para visualizar amostras e, em seguida, clique no estilo Casual. Clique em Avançar.

5. 6.

7. 8. 9.

10. Nomeie o relatório Relatório do Assistente Categorias e clique em Concluir. Explore o relatório e feche-o quando terminar.

54

Se perceber alguma formatação ou organização que queira alterar, mostraremos como fazê-lo posteriormente neste curso.

Exercício 3: Exibir um relatório no modo Design e em Visualizar Layout
Na primeira sessão prática, você verificou alguns relatórios em Visualizar Impressão. Agora você explorará outros modos de exibição. O modo Design é onde você pode reorganizar elementos do relatório, da mesma forma como reordena quadros em uma parede. Visualizar Layout é um meio rápido de ver o layout geral do relatório; é útil principalmente se o relatório possui muitos registros. O recurso Visualizar Impressão mostra o relatório como a maioria das pessoas o verá. 1. 2. 3. Se a janela Banco de Dados não aparecer, pressione a tecla F11 para abri-la. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatórios. Clique duas vezes no relatório Lista Alfabética de Produtos para abri-lo. Clique nos botões na parte inferior para percorrer o relatório. Clique no botão Zoom, na barra de ferramentas Visualizar Impressão , para ter uma visão mais nítida do relatório. Observe que ele possui várias páginas. Clique no botão Exibir, na barra de ferramentas Visualizar Impressão, para alternar para o modo Design.

4. 5. 6. 7. 8.

Explore o layout do relatório no modo Design. Clique na seta ao lado do botão Exibir, Visualizar Layout. na barra de ferramentas Design do Relatório, e, em seguida, clique em

Observe que as setas na parte inferior estão esmaecidas, pois Visualizar Layout mostra somente alguns dados do relatório. Feche o relatório.

Personalizar relatórios

Você pode personalizar os relatórios para que tenham a aparência desejada.

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Personalizar no modo Design
Você talvez queira alterar a estrutura do relatório — para agrupar dados por títulos, por exemplo, ou para separar partes do relatório. Pode ser que você deseje uma aparência diferente — mais casual ou compacta, ou usar novas cores ou letras. O modo Design é onde você adiciona seções, agrupa dados, define propriedades do relatório para controlar a aparência e o comportamento, redimensiona partes de um relatório ou altera a sua formatação. Em Visualizar Impressão, veja como o relatório será exibido para quem o estiver utilizando. Você pode alternar repetidamente entre os dois modos de exibição até obter o resultado desejado.

Alterar a aparência dos títulos e outros textos. Adicionar, remover ou redimensionar seções.

Os relatórios têm seções
Há três tipos de seções: Seções de cabeçalho As seções de cabeçalho contêm informações exibidas na parte superior do relatório ou de cada página do relatório. O cabeçalho do relatório é exibido uma vez, no início do relatório. O conteúdo mais importante (como nome, endereço e logotipo da empresa) pertence ao cabeçalho. O cabeçalho da página é exibido em todas as páginas do relatório. O conteúdo que você quer exibir na parte superior de cada página, como nomes de coluna, pertence ao cabeçalho da página. Detalhe A seção de detalhes contém a maioria das informações de um relatório. Por exemplo, a seção de detalhes de uma fatura lista todos os itens individuais adquiridos e o respectivo custo. Rodapé O rodapé da página é exibido em todas as páginas. O rodapé do relatório é exibido apenas uma vez, no fim do relatório. A seção de rodapé da página pode conter o número da página; a seção de rodapé do relatório pode conter a conclusão, como um valor total.

Cabeçalho de relatório com título Cabeçalho de página com títulos Seção de detalhes com dados Rodapé de página com linha divisória e números de página

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. clique duas vezes no seletor de relatório onde as réguas se unem.. Os pedidos estão agrupados por data de envio. no seletor de seção ou de relatório e. clique nessa propriedade e pressione F1. a seleção de uma data pode agrupar todos os pedidos referentes a essa data. seletor de seção. Para exibir as propriedades de um controle. Por exemplo. clique no botão Classificação e Agrupamento. 57 .Agrupar dados em relatórios Você pode agrupar dados em um relatório selecionando um ou mais valores. Você também pode usar o Assistente de Relatório para agrupar dados quando cria um relatório com o assistente.. clicar em Propriedades.. Para exibir as propriedades de uma seção.para exibir as propriedades do relatório. clique duas vezes no controle. Definir propriedades do relatório Você pode definir várias propriedades para um relatório a fim de alterar a maneira como ele é exibido ou impresso. Para obter mais detalhes sobre uma propriedade. Para criar ou alterar o agrupamento de dados no modo Design. Por exemplo. Você também pode clicar duas vezes em um controle. a propriedade Cabeçalho da Página determina se o cabeçalho da página será impresso na página que começa com o Cabeçalho do Relatório. em seguida. Cada seção e controle (como uma caixa de texto) do relatório também possui propriedades. Para exibir ou alterar as propriedades de um relatório. como mostra a ilustração. Você pode selecionar até 10 valores para agrupamentos em um relatório.. na barra de ferramentas Design do Relatório. clique duas vezes no nome da seção ou no Clique duas vezes no seletor de relatório.

você pode aplicar um formato predefinido — conhecido como AutoFormatação — ao relatório total ou parcialmente.insere uma quebra de página. Para saber sobre formatação personalizada. Você pode aplicá-la ao relatório inteiro. Se quiser que o título e a introdução sejam impressos em páginas separadas. essa AutoFormatação também passará a ser a formatação de todos os novos AutoRelatórios. O relatório atribuirá automaticamente páginas a dados contínuos. na Caixa de Ferramentas. você usa um controle de quebra de página para marcar onde deseja iniciar uma nova página na seção. continue a leitura. Observação A aplicação de uma AutoFormatação pode remover uma formatação personalizada que tenha sido aplicada anteriormente. use a ferramenta Quebra de Página.. Se você aplicar uma AutoFormatação a qualquer relatório. No modo Design. (Você pode aplicar diversas AutoFormatações a diversas partes do relatório se quiser. Suponha que você tenha incluído uma página de título e a introdução no Cabeçalho do Relatório. indicada por uma linha pontilhada. Observação Não é necessário inserir uma quebra de página.. Cuidado ao posicionar uma quebra de página acima ou abaixo de qualquer controle para evitar dividir os dados no outro controle. Uma pequena linha pontilhada na borda esquerda do relatório indica a quebra de página.Inserir quebras de página Nos relatórios. entre os controles que os contêm. até você efetuar outra alteração na AutoFormatação. Você pode aplicar vários formatos rapidamente usando a AutoFormatação. para indicar onde deseja colocar uma quebra de página. Aplicar uma AutoFormatação Para economizar tempo. A ferramenta Quebra de Página. a uma seção específica ou a apenas um controle. a menos que você deseje uma página nova. 58 .) Você quer que o seu relatório tenha uma aparência casual? Ou você prefere compactar o texto e os títulos de forma a reduzir o número de páginas? Uma AutoFormatação define o estilo e a cor do texto. As opções de AutoFormatação são as mesmas apresentadas no Assistente de Relatório.. dos títulos e das linhas divisórias (como as linhas entre as seções). .. coloque uma quebra de página no Cabeçalho do Relatório.

consulte o curso "Assumir os controles". o Cabeçalho da Página contém uma linha horizontal (exibida na parte superior de cada página). Ele é exibido depois que os dados são agrupados para o relatório.para formatar o texto selecionado no relatório. Clique no botão Negrito. na barra de ferramentas Formatação (Formulário/Relatório). como subtotais e totais. Em seguida. Caso esteja criando o relatório do zero. 1. você explorará cabeçalhos e rodapés de um relatório. em Objetos. Na janela Banco de Dados. Você pode selecionar o tamanho e a aparência das seções e dos controles de um relatório.. Se a janela Banco de Dados não aparecer. Esse tipo de cabeçalho é uma novidade. Você também pode personalizar a aparência de um controle. de uma seção ou do relatório inteiro definindo suas propriedades. 5. Sessão prática 13 Nesta prática. como também pode escolher as cores de segundo plano. Selecione a seção ou o controle e clique nos botões que deseja na barra de ferramentas Formatação (Formulário/Relatório).. 3. por fim. pressione a tecla F11 para abri-la. clique em Relatórios. 2. personalizará a formatação. você verificará os cabeçalhos e rodapés de um relatório e agrupará os dados do relatório. como informado anteriormente nesta lição. O Cabeçalho do Relatório contém o título (exibido uma vez na página de título). você poderá escolher a formatação durante o processo de criação. clique no botão Exibir Examine cada cabeçalho e rodapé.Personalizar formatação Se uma AutoFormatação não garantir a aparência desejada. Percorra o relatório e procure os seguintes itens: o o o 4. Clique duas vezes no relatório Lista Alfabética de Produtos para abri-lo em Visualizar Impressão... e o Cabeçalho NomeDoProduto contém o rótulo do campo NomeDoProduto e os rótulos de dados. Além disso. você aplicará uma AutoFormatação e. O título A linha horizontal na parte superior de cada página e na parte inferior de cada seção alfabética Os títulos de letras na parte superior de cada seção alfabética Na barra de ferramentas Visualizar Impressão. você pode realizar cálculos nos controles do relatório. incluindo uma nova variedade de cada um. você poderá adaptá-la aplicando formatação personalizada ao relatório no modo Design. as bordas e os estilos de texto que desejar. . 59 . Para obter mais informações sobre como realizar cálculos em controles. . Exercício 1: Exibir cabeçalhos e rodapés Neste exercício.

selecione o controle NomeDaCategoria e arraste-o até Cabeçalho NomeDaCategoria. suas propriedades serão exibidas. para abri-lo no modo Design. Pelo fato de você estar reagrupando o relatório e utilizando nomes de categoria como títulos de seção. Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Design do Relatório para ver os resultados.) Altere o texto para Lista de Produtos por Categoria. feche a caixa de diálogo Propriedades e tente clicar lenta e separadamente até conseguir editar o texto. Se isso acontecer. clique em Compacto. Você também alterará a formatação do texto para um controle a fim de fazer uma correspondência com o novo agrupamento. 6. faça uma pausa e clique no controle para poder editar o texto nele contido. na barra de ferramentas Design do Relatório. Na barra de ferramentas Formatação (Formulário/Relatório). você agrupará os produtos por categoria. você reagrupará o relatório que acabou de explorar. . No menu Arquivo. será exibido um ponto 3. 5. O ponto de inserção terá a forma de mão. Essa seleção significa que a AutoFormatação será aplicada ao relatório inteiro. Na caixa de Na barra de ferramentas Design do Relatório. Mantenha o relatório aberto no modo Design para o próximo exercício.O Rodapé NomeDoProduto (também resultante de agrupamento) contém uma linha horizontal para indicar o fim de cada seção agrupada e o Rodapé da Página contém o número da página. Ainda em Cabeçalho NomeDaCategoria. Logo abaixo da barra de seção renomeada. 7. Exercício 2: Reagrupar um relatório Neste exercício. 5. 60 . Salve-o ao informar se deseja verificar os resultados posteriormente. Clique no botão Exibir. Feche a caixa de diálogo Classificação e Agrupamento. Em vez de grupos alfabéticos. selecione o rótulo Nome da Categoria e exclua-o. primeiro é preciso expandir a seção de cabeçalho. No menu Formatar. . Mantenha o controle NomeDaCategoria selecionado. 7. Arraste o controle cerca de três pontos da grade para baixo. Arraste a barra da seção Cabeçalho da Página cerca de três pontos da grade para baixo no modo Design. A AutoFormatação aplicada aumentará o título do relatório. Talvez seja preciso rolar a página para a direita para vê-lo. Se o relatório não tiver sido aberto no exercício anterior. Clique em OK. clique no botão Classificação e Agrupamento diálogo Classificação e Agrupamento. em AutoFormatos do Relatório. você aplicará uma AutoFormatação ao relatório Lista de Produtos por Categoria recém-criado. na qual o título é exibido. preto na caixa do seletor . 1. selecione o controle que contém =Esquerda([NomeDoProduto]. 6. Quando o relatório for selecionado."dd-mmm-yyyy"). Portanto. (Se você clicar no controle duas vezes rapidamente. O relatório Lista Alfabética de Produtos deve ter sido aberto no modo Design na lição anterior. clique no controle Lista Alfabética de Produtos para selecioná-lo. Exercício 3: Aplicar uma AutoFormatação Neste exercício. 2. clique na primeira caixa e verá uma seta ao lado. 9. em seguida. Deixeo aberto para o próximo exercício. na barra de ferramentas Visualizar Impressão. 3.1) e pressione a tecla DELETE. Clique no seletor de relatório onde as réguas se unem. 6. clique no botão Exibir 2. 8. não há motivo para esse rótulo ser exibido nessas seções. role as opções para selecionar NomeDaCategoria. Você verá Cabeçalho NomeDaCategoria entre as seções Cabeçalho da Página e Detalhe do relatório. Na barra de ferramentas Formatação (Formulário/Relatório). selecione o controle que contém =Formato(Data(). digite 10 na caixa Tamanho da Fonte Em Cabeçalho do Relatório. 4. 1. Agora percorra o relatório para verificar como ficou o agrupamento. clique em AutoFormatação e. 4. clique em Salvar como e nomeie o relatório modificado Lista de Produtos por Categoria. em Campo/Expressão. Em Cabeçalho do Rodapé. Na seção Detalhe. clique no botão Negrito . para ver os resultados. Clique na seta para abrir uma lista. Feche o relatório quando terminar.

Também pode usar as consultas para recuperar dados em várias tabelas ou como uma fonte para formulários. Para obter mais informações sobre este curso. relatórios e páginas de acesso a dados. Ao comparar números de vendas semanais. clique em Próxima para iniciar a primeira lição. Neste curso. TEXTO DO CURSO As consultas permitem extrair apenas os dados necessários de um banco de dados para poder executar tarefas e obter respostas. 61 .Consultas I: Obter respostas com consultas Depois de inserir os dados no banco de dados. leia a visão geral no centro desta página ou o sumário na coluna esquerda. combinar. reutilizar e analisar dados. Com elas. controlar embalagens. como acessá-los? Um banco de dados torna-se realmente valioso quando você usa os dados nele contidos como um recurso para responder perguntas ou executar tarefas. Colocar dados em uso As consultas podem selecionar itens de dados e torná-los mais úteis. você pode recuperar. uma consulta pode ajudar a recuperar dados e a combiná-los da forma mais adequada. localizar membros de seu clube que moram no Texas ou em vários outros cenários. Em seguida. o que lhe dará uma boa base para trabalhar com outros tipos de consulta mais complexos. veremos as noções básicas de como escolher e recuperar dados com consultas seleção.

TEXTO DO CURSO Ao trabalhar com consultas.O que você deseja saber? As consultas expressam as perguntas para as quais você deseja que os dados forneçam respostas. você deve ter em mente as perguntas para as quais deseja que os dados forneçam respostas. Aqui estão alguns exemplos que ajudarão você a pensar em outros. Banco de dados corporativo de produtos e vendas Qual o item da empresa mais vendido no Reino Unido? Quais seriam os nossos ganhos e perdas se deixássemos de produzir a linha de produtos de menos saída? Qual é o item de fabricação mais cara? Banco de dados de coleções de mídias pessoais Quantos dos meus DVDs estão emprestados para amigos? Quais CDs contêm minhas canções favoritas de todos os tempos? Banco de dados de liga esportiva Qual time marcou mais pontos em todos os jogos no último ano? Quem fez o pedido de uniformes para o time este ano e quais são os tamanhos necessários? Para quais perguntas você deseja que os dados forneçam respostas? 62 . Quanto mais bem formulada a pergunta. mais precisa poderá ser a consulta.

O que você deseja saber? As consultas expressam as perguntas para as quais você deseja que os dados forneçam respostas. TEXTO DO CURSO Ao trabalhar com consultas. Aqui estão alguns exemplos que ajudarão você a pensar em outros. Quanto mais bem formulada a pergunta. Banco de dados corporativo de produtos e vendas Qual o item da empresa mais vendido no Reino Unido? Quais seriam os nossos ganhos e perdas se deixássemos de produzir a linha de produtos de menos saída? Qual é o item de fabricação mais cara? Banco de dados de coleções de mídias pessoais Quantos dos meus DVDs estão emprestados para amigos? Quais CDs contêm minhas canções favoritas de todos os tempos? Banco de dados de liga esportiva Qual time marcou mais pontos em todos os jogos no último ano? Quem fez o pedido de uniformes para o time este ano e quais são os tamanhos necessários? Para quais perguntas você deseja que os dados forneçam respostas? 63 . mais precisa poderá ser a consulta. você deve ter em mente as perguntas para as quais deseja que os dados forneçam respostas.

Uma consulta avançada que é criada com uma instrução SQL. Você pode navegar pelo conjunto de registros. Os dados podem ser vistos em termos de duas categorias ao mesmo tempo. poderá evitar a procura desses dados a cada vez executando a consulta novamente. solicitando ao usuário que insira informações a serem utilizadas como critérios da pesquisa. Os dados que ela retorna são chamados de conjunto de registros. Você poderá até mesmo usar uma ou mais consultas como fonte dos dados de outra consulta. mas a estrutura e os critérios utilizados na consulta para obter os resultados são salvos. você poderá alterar os seus critérios com facilidade. como as vendas durante um ano específico. uma consulta parâmetro exibe uma caixa de diálogo. TEXTO DO CURSO Sempre que você executa uma consulta. Cria uma nova tabela ou altera uma tabela existente. ela verifica os dados mais recentes no banco de dados. você pode criá-la para solicitar duas datas. aumentando a sua eficiência com a seleção cada vez mais precisa dos dados exatos desejados Tipos de consultas Tipo de consulta Consulta seleção Consulta parâmetro Consulta de tabela de referência cruzada Consulta ação Consulta SQL Descrição Recupera dados de uma ou mais tabelas e exibe o conjunto de registros em uma folha de dados. Apresentaremos uma breve descrição da maioria dos tipos de consultas. se você precisar de um determinado conjunto de informações com freqüência. o Access recuperará todos os dados com valores entre essas duas datas. Uma consulta seleção recupera dados de uma ou mais tabelas e exibe o conjunto de registros em uma folha de dados. a consulta seleção. As consultas têm títulos. usando títulos de linhas e de colunas. médias e outros tipos de totais. Ao ser executada. Normalmente. caso não as configure da maneira correta na primeira vez. TEXTO DO CURSO O Access oferece muitos tipos diferentes de consultas para atender às mais diversas necessidades de dados. selecioná-los. embora este curso não aborde os cálculos. contagens. Você poderá verificar os dados mais recentes novamente a qualquer momento. É provável que você tenha mais o que fazer com o seu tempo. Esse é o tipo mais comum de consulta. Você pode criar uma consulta parâmetro para solicitar mais informações. Além disso. ou se as suas necessidades forem outras. Você também pode usar uma consulta seleção para agrupar dados e calcular somas.Obter dados atualizados diariamente As consultas recuperam as últimas informações de um banco de dados. classificá-los e imprimi-los. o que facilita a sua localização e o seu uso diversas vezes. como uma região especificada para os resultados das vendas ou uma faixa de preços especificada para casas. Solicita que o usuário insira valores que definam a consulta. o conjunto de registros gerado por uma consulta não é salvo. ainda que este curso concentre-se no tipo de consulta mais usado. Em seguida. Organiza um conjunto de registros para torná-lo mais facilmente visível. Você pode criar e salvar várias consultas para recuperar os dados de maneiras diferentes. Uma consulta de tabela de referência cruzada organiza um conjunto de registros para torná-lo mais facilmente visível. 64 . por exemplo. Para fazer isso. basta executar a consulta mais uma vez. usando títulos de linhas e de colunas. Como o Access salva os critérios e as estruturas das consultas. Assim. é fácil revisar as consultas.

atualizar e gerenciar bancos de dados relacionais. Na janela Banco de Dados. Observe quais receitas são exibidas. 6. Observe as informações que são exibidas nas linhas Campo e Critérios. em Objetos. em seguida. feche a consulta e o banco de dados. O Access poderá criar a instrução SQL quando você criar esse tipo de consulta. verifique se a opção Tabelas está selecionada. você observará as consultas subjacentes para ver como funcionam de fato. Os campos de informações que você deseja exibir como. Devido à grande potência de uma consulta ação que. 2. Feche a consulta. clique em Consultas. Agora. Você não trabalhará no Access durante este exercício. Em seguida. Em seguida. Na janela Banco de Dados. Observe que há cinco registros nesta tabela e feche-a. Caso não tenha uma pergunta em mente. verifique se a opção Consultas está selecionada. o título. No papel. anote o seguinte: O foco dos dados como. Clique duas vezes na consulta Receitas de Almoço para executá-la. em Objetos. altera os dados da tabela. Considere uma pergunta ou um conjunto de perguntas para as quais você deseja que os dados forneçam respostas. você planejará uma consulta e. mas trabalhará no próximo exercício desta prática. Na janela Banco de Dados. Exercício 2: Executar algumas consultas predefinidas 1. Na sessão prática após a próxima lição.Uma consulta ação cria uma nova tabela ou altera uma tabela existente adicionando dados a ela. você planejará uma consulta. Clique duas vezes na tabela Receitas para abri-la. todos os vídeos do seu banco de dados de entretenimento doméstico que estão emprestados. Explicaremos esse modo de exibição mais detalhadamente na próxima lição. SQL é uma maneira avançada de consultar. Não se preocupe se esse modo de exibição parecer complicado. considere a possibilidade de fazer backup dos seus dados antes de executar esse tipo de consulta. por exemplo. Agora. ou você poderá criar a sua própria instrução SQL. Se a janela Banco de Dados não aparecer na tela. Sessão prática 14 Nesta prática. Uma consulta SQL é criada com uma instrução em SQL (Structured Query Language). você executará uma consulta para selecionar uma dessas receitas. 7. anotará a sua descrição no papel. clique no botão Design para observar o funcionamento subjacente da consulta. na verdade. pense em um banco de dados de receitas e no tipo de informações que gostaria de encontrar nele. pressione F11 para exibi-la. 5. por exemplo. Quando estiver pronto. o tempo de preparo e os ingredientes das receitas no banco de dados de receitas. ou todas as receitas de um banco de dados de receitas que utilizam frango ou que são vegetarianas. 9. você executará algumas consultas e examinará os resultados. examinará algumas consultas predefinidas para familiarizar-se com o seu funcionamento. Exercício 1: Planejar uma consulta Neste exercício. 8. em Objetos. a duração e o status dos vídeos no banco de dados de entretenimento. Clique duas vezes na consulta Vegetariano para executar a consulta e exibir somente os ingredientes vegetarianos. 65 . ou o nome. você criará consultas sozinho. Simplesmente explore-o por enquanto. excluindo dados dela ou a atualizando. 3. 4. Explorar consultas Primeiramente.

você aprenderá duas maneiras de criar uma consulta seleção. o Access oferece duas maneiras básicas de criar consultas: usando um assistente e no modo Design. TEXTO DO CURSO Agora que você já tem noções básicas de consulta. 66 . TEXTO DO CURSO Da mesma forma que ocorre com formulários e relatórios. Criar consultas de duas maneiras Você pode criar consultas no modo Design ou usando um assistente. um tipo simples e versátil de consulta usado em várias situações diferentes. chegou a hora de criar uma. Nesta lição.Criar consultas seleção As consultas podem tornar os dados mais úteis selecionando aqueles que respondem às perguntas e executam as tarefas solicitadas.

No modo Design. O assistente também permite agrupar e resumir dados. como o nome. você poderá especificar critérios para refinar a consulta. Depois que você criar a consulta. Por exemplo. Por exemplo. Você arrasta os campos desejados até uma grade e insere os critérios para a seleção dos dados a serem recuperados. também conhecido como Assistente de Consulta Simples. Você também pode criar a consulta usando o assistente e.O assistente. bem como campos de consultas preexistentes. o assistente solicitará que escolha os campos a serem incluídos na consulta. 67 . se você estiver recuperando uma lista de pessoas de uma tabela Funcionários. TEXTO DO CURSO O Assistente de Consulta Simples começa solicitando que você selecione os campos desejados do banco de dados. Nesse modo. depois. o gerente e o ramal de telefone de cada funcionário. refiná-la no modo Design para obter apenas os resultados necessários. você tem controle total ao criar uma consulta. você poderá especificar no modo Design que a lista recuperada deverá mostrar somente os funcionários do Departamento de Marketing e que ela deverá estar classificada pelos sobrenomes dos funcionários. Noções básicas sobre o assistente Um assistente orienta você durante a criação de uma consulta. o assistente poderá executá-la ou poderá abrir o modo Design. o que não é necessário em consultas simples. Você pode selecionar campos de tabelas. configura rapidamente a estrutura da consulta definindo alguns itens para você. mas pode ser útil na análise de conjuntos de registros mais complexos.

O modo Design mostra as tabelas ou as consultas existentes nas quais você pode basear a sua consulta.Trabalhar no modo Design Você pode criar e modificar consultas no modo Design. TEXTO DO CURSO No modo Design. como se deseja ou não classificar os resultados..e uma grade na qual você pode adicionar critérios e modificar a consulta. o primeiro passo é escolher as tabelas ou as consultas existentes que contêm os campos que você deseja usar... você poderá especificar os critérios e outras configurações. nos concentraremos no trabalho com apenas uma única tabela. . Quer você crie a consulta com o assistente ou no modo Design. consulte o Cartão de Referência Rápida. Para obter detalhes sobre como fazer alterações. Neste curso. Os campos podem ser provenientes de uma única tabela ou de várias tabelas. testá-la no modo Design lhe permitirá ajustá-la com facilidade caso não obtenha os resultados desejados. Depois que adicionar os campos. 68 .. Observação Você poderá alterar os campos usados em uma consulta depois que fizer a seleção original. O passo seguinte é selecionar e arrastar esses campos para uma grade.

Essa ação preencherá as caixas Campo e Tabela da consulta.... sua margem de lucro. se você estiver querendo almoçar. No modo Design. TEXTO DO CURSO Os campos especificados para uma consulta controlam os dados que ela recupera.. Especificar critérios para concentrar os dados Os critérios ajudam a concentrar os dados especificando precisamente os resultados desejados. os campos que deseja usar. O assistente solicitará que você escolha as tabelas ou consultas e. você adicionará cada campo desejado à consulta arrastando do resumo da tabela exibido acima da grade.. TEXTO DO CURSO Critérios são detalhes incorporados a uma consulta para identificar os dados específicos que se deseja recuperar. em seguida.ou arrastar campos. você pode clicar duas vezes. . Em seguida..Especificar campos No modo Design. em uma lista dos produtos mais vendidos. seus totais de vendas e seus distribuidores. Informações como as datas de fabricação dos produtos talvez sejam desnecessárias. convém ver o nome de cada produto. Por exemplo. ...para adicioná-los à grade. Você poderá especificar os campos desejados. quer utilize o assistente ou o modo Design. Por exemplo. Você também poderá clicar duas vezes nos campos para selecioná-los e exibi-los na grade na ordem em que clicar neles. convém exibir apenas as receitas de itens de almoço. 69 . você também poderá começar escolhendo as tabelas ou consultas que deseja usar.

caso precise apenas de um subconjunto do conjunto de registros em determinada ocasião. sem precisar criar um nova consulta com essa finalidade. basta digitar Almoço. Os critérios podem ser simples como "Almoço" ou mais complexos. É possível mostrar dois campos em vez de uma dezena. Para definir um critério. todas as receitas de almoço que também usem franco em seus ingredientes).Para fazer isso. na linha Critérios. se estiver recuperando apenas as receitas de pratos de almoço. é preferível não exibir todos os dados recuperados por uma consulta. já que todas as receitas retornadas por essa consulta referem-se a almoço. nesse campo não atendem a esse critério e. Você poderá exibir ou não um campo. As receitas que contêm quaisquer outros dados. entre aspas. todas as receitas com mais de 200 calorias por porção). ou você talvez não queira revelar os critérios que usou na consulta. Os critérios complexos podem incluir várias condições (por exemplo. mas exibir somente alguns dos resultados. em QualPrato. Por exemplo. As informações podem não ser necessárias. será redundante para as pessoas verem o campo QualPrato. Ou você pode comparar valores (por exemplo. Você poderá marcar ou desmarcar a caixa Mostrar relativa a cada campo a qualquer momento que usar a consulta. Esse recurso também lhe permite reutilizar uma consulta. Por exemplo. não são recuperadas por essa consulta. A caixa Mostrar permite que você decida se todos os campos usados na consulta deverão ser exibidos ou não. especifique um critério que limite o conjunto de registros às receitas que mostram "Almoço" no campo QualPrato. portanto. Mas não será necessário exibir o campo QualPrato. Se você der à consulta um título como Receitas de Almoço. digite o texto ou valor que concentre a consulta na linha Critérios da grade da consulta. TEXTO DO CURSO Às vezes. Executar a consulta 70 . convém exibir o nome de cada receita e sua descrição. Os campos estão aparecendo na tela? Você pode especificar quais dos campos usados na consulta devem ser exibidos nos resultados. ou que não contêm dados. independentemente de ter especificado um critério para o mesmo. para limitar o conjunto de registros às receitas de almoço.

Digite Receitas de Almoço como título da consulta. deixe a consulta aberta. você irá para o modo de exibição de resultados.. Na janela Banco de Dados. clique em Tabela: Receitas. 2. convém criar um formulário. basta abri-la clicando duas vezes nela na lista de consultas. Se desejar remover um campo depois que adicioná-lo. Como o título da consulta sugere. o que terá oportunidade de fazer no próximo exercício. clique no botão Design ajustes. . 1.No modo Design. Observação Se esse comando não aparecer na tela. você usará o assistente para criar uma consulta denominada "Receitas de Almoço". 71 . Clique duas vezes em Criar consulta usando o assistente. clique em Concluir. em seguida. para imprimir os resultados da consulta de uma maneira mais adequada. Basta clicar no botão Executar Consulta. Em Tabelas/Consultas.e exibir os seus resultados. clique no botão de seta única para a direita. clique no botão de seta única para a esquerda. Clique no botão Avançar. você deseja ver apenas as receitas de pratos de almoço. Clique no campo NomeDaReceita e. consulte os cursos "Um formulário para cada função" e "Relatórios I: Mostre seus dados". como pode ver nos resultados da consulta. Sessão prática 15 Nesta prática. Isso ocorre porque você ainda não especificou nenhum critério.. você especificará um critério para a consulta criada com o assistente. TEXTO DO CURSO Você pode testar uma nova consulta no modo Design. clique no botão Novo na barra de ferramentas Banco de Dados e clique duas vezes em Assistente de Consulta Simples.. 4. que aparece quando você clica em Consultas. pressione F11 para exibi-la. Criar e refinar uma consulta seleção Exercício 1: Usar o assistente Neste exercício.. na janela Banco de Dados. Dessa maneira. para retornar ao modo Design e fazer outros Para executar uma consulta. Faça o mesmo nos campos Descrição da Receita e QualPrato... em seguida. 5. Assim. você criará e executará algumas consultas simples. A consulta que você criou recupera todas as receitas e não apenas as de almoço. 6. mas ainda não especificou nenhum critério..você pode executar uma consulta. clique em Consultas. Se a janela Banco de Dados não aparecer na tela. . na barra de ferramentas Design da Caso os resultados desejados não apareçam na tela. Você especificou os campos da consulta. Clique em Abrir a consulta para visualizar informações e. você poderá criar um relatório. em Objetos. Exercício 2: Especificar um critério na exibição Design Agora. Para exibir os resultados da consulta de uma melhor forma.. Para obter mais informações. em Objetos. 3.

é provável que já esteja com fome para jantar agora. e altere "Almoço" para "Jantar". você deverá ver somente as receitas de pratos de almoço. Agora. Agora. Observe a coluna que contém o campo QualPrato. Marque a caixa de seleção Mostrar para exibir esse campo no conjunto de registros. para adquirir o hábito. modificará a consulta para recuperar as receitas de jantar em vez das de almoço. Os resultados serão colocados em ordem alfabética imediatamente. Primeiramente. clique na célula Classificar para exibir uma seta. clique na seta e selecione Crescente. apenas as receitas de jantar estarão exibidas na tela. 4. na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para alternar para a exibição 2. 8. Deixe a consulta aberta para o próximo exercício. você terá duas consultas: uma para pratos de almoço e uma para pratos de jantar. mas o campo QualPrato não aparece mais na tela. Verifique se Consulta está selecionada como o tipo de arquivo na caixa em Como.1. clique na caixa de seleção Mostrar para desmarcá-la. 5. você classificará os resultados e. em QualPrato. você alterará o critério da pesquisa para recuperar pratos de jantar e salvará essa alteração com um título diferente. Deixe a consulta aberta para o próximo exercício. 7. na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta na 2. Assim. Clique no botão Exibir exibição Design. Dessa maneira. As receitas de almoço não estão em uma ordem específica. É muito simples. Clique no botão Exibir Design. 72 . Em QualPrato. 6. Voilà! Você conseguiu. Suponha que você deseje colocá-las em ordem alfabética pelo nome da receita. Clique na célula Critérios. 5. Exercício 4: Alterar os resultados Neste exercício. 1. e o seu título é Pratos de Almoço. e digite "Almoço" para especificar o critério. convém ocultar o campo QualPrato. No menu Arquivo. 4. 3. depois. na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para alternar para a exibição Agora. Observe que você continua vendo apenas as receitas de almoço. clique no botão Executar na barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta novamente. Você deverá inserir o critério nessa coluna. clique em Salvar como e digite o título Receitas de Jantar na caixa Salvar Consulta como. Clique no botão Exibir Design. Em NomeDaReceita. 3. 4. você tentará modificar os resultados dos exercícios anteriores. na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para alternar para a exibição 3. Clique na célula Critérios. Se você começou na hora do almoço. mas convém usá-las mesmo com uma única palavra. 1. clique no botão Executar na barra de ferramentas Design da Consulta. Agora. Execute a pesquisa novamente clicando no botão Executar na barra de ferramentas Design da Consulta. Clique no botão Exibir Design. Agora. Exercício 3: Especificar que um campo não deve ser exibido nos resultados da consulta Como a sua consulta recupera apenas as receitas de pratos de almoço. As aspas só serão necessárias se o critério contiver um ou mais espaços. em QualPrato. clique no botão Executar na barra de ferramentas Design da Consulta para exibir os resultados da consulta. 2.

mas podem ser usadas como uma fonte de dados em formulários e relatórios. Feche a consulta e examine as consultas listadas na janela Banco de Dados. Limitando resultados As consultas permitem a ênfase em dados tornandoos mais úteis. aprenderá mais sobre critérios. como recuperar todos os associados de vendas em Paris. datas e cálculos que especifiquem condições às quais os dados devam atender. aparecem as consultas Receitas de Almoço e Receitas de Jantar. texto. o que o ajudará a determinar os valores mais altos e mais baixos. Nesta lição. Consultas II: Limitar resultados e calcular valores Agora você já sabe criar uma consulta básica para recuperar dados. Outra maneira é usar critérios. em seguida. você conhecerá os recursos dos valores "principais". Por exemplo. Além disso. você terá a oportunidade de experimentar os recursos na sessão prática no final deste curso. como recuperar produtos com o maior número de vendas ou os alunos com as notas mais baixas.9. as quais não somente recuperam dados. ou seja. e está pronto para se aperfeiçoar. números. é possível identificar os produtos que vendem mais ou menos ou encontrar todas as vendas de imóveis superiores a um determinado valor. Uma maneira de dar ênfase a consultas é identificar os valores mais altos ou mais baixos. 73 . E se você precisar de uma lista dos produtos mais vendidos na Europa ou do total de todas as vendas na França? E se quiser calcular o imposto de seus produtos? Você pode fazer isso e muito mais com consultas. Agora.

O Access aplica aspas automaticamente aos critérios de texto quando você 74 . clique na seta exibida e em Crescente para recuperar os valores mais altos ou em Decrescente para recuperar os mais baixos. No modo Design. é possível recuperar os funcionários subordinados a um gerente específico ou que tenham sido contratados depois de uma determinada data.Mostrar apenas os valores principais mais baixos e mais altos Você quer saber o maior ou menor ou o máximo ou mínimo de algo. Tipos de critérios Tipo Texto "administrador" Exemplo Descrição Localiza todos os funcionários cujo cargo é "administrador". como os 20% com as médias mais baixas. Você pode usar diferentes tipos de dados e até mesmo cálculos ou comparações em seus critérios. É possível recuperar alguns dos valores mais altos e mais baixos entre os seus dados. Veja aqui alguns exemplos comuns: Texto: coloque palavras ou frases específicas entre aspas. Os critérios ajudam a limitar os resultados de uma consulta especificando. Você pode até mesmo especificar um número. No modo Design. Por exemplo. Por exemplo. por exemplo. o que você deseja (neste caso somente receitas de almoço). Você aprenderá mais sobre expressões posteriormente. Essa condição às vezes é chamada de valor simples (texto simples. Clique na célula Classificar. os profissionais de vendas com as maiores vendas por trimestre ou os alunos com as menores médias? Com uma consulta de valores principais. usar critérios limita os resultados ainda mais. clique na seta ao lado de Todas e clique em na caixa Valores Principais um dos números ou das porcentagens predefinidos. Para especificar se deseja os valores mais altos ou mais baixos. você também pode digitar o valor ou a porcentagem de sua preferência na caixa Valores Principais. Clique na seta exibida e em Crescente para recuperar os valores mais altos ou em Decrescente para recuperar os mais baixos. clique na célula Classificar da grade de design da consulta. Limitar os resultados usando critérios Embora seja possível usar consultas para extrair dados de alguns campos de uma tabela grande. como os produtos mais caros fabricados por sua empresa. você poderia recuperar apenas o nome e o cargo de uma tabela de funcionários grande com 30 campos. ou uma porcentagem. como 10 associados de vendas. de forma precisa. você insere critérios em uma célula de Critérios para especificar uma condição à qual os dados devem atender. No modo Design. clique em 25% para mostrar 25% das médias mais altas ou mais baixas de um banco de dados acadêmico. Você pode selecionar um número ou uma porcentagem de registros a serem recuperados. bastam alguns cliques do mouse. números ou datas) ou de expressão (valores e funções combinados com comparações e cálculos).

de uma simples comparação (como nas vendas maior que 100. número ou data na célula Critérios quando quer localizar registros que tenham dados iguais (=) aos critérios inseridos. como parte de um endereço. Um exemplo de uma expressão usada como critérios. datas e funções com comparações e cálculos. determinadas expressões (como maior que) funcionarão de forma diferente.000) a valores entre dois números específicos e cálculos (localizar datas de entrega com mais de três dias da data do pedido). Expresse-se com critérios Você digita texto. menos três unidades que já estão atrasadas. Não coloque números entre aspas quando os dados forem armazenados em um campo numérico (aquele que contém apenas números). BA" ou "São Paulo" Números: você pode usar números e cálculos nos critérios. Expressões com comparações e cálculos: é possível usar uma combinação de texto. Essa expressão localizará pedidos ainda não entregues. Exemplos de critérios. operadores (como maior que >) e constantes. como em um endereço. mas é preciso verificar se foram posicionados corretamente caso seja utilizado um formato de data não reconhecido pelo programa. Por exemplo. funções internas e constantes (um valor predefinido que não muda. definir uma condição (se x for verdadeiro. Data #03/04/06# Expressão <Now() com um operador de comparação Expressão com um cálculo ([UnidadesRecebidas])<([UnidadesPedidas]. Embora você esteja digitando um valor simples. Localiza todas as datas que correspondem exatamente a 03/04/06. Observação Se você estiver recuperando números ou datas e não obtiver os dados desejados. Datas: é possível comparar dados com datas de várias maneiras. executa a consulta. Você pode criar as suas próprias expressões. identificadores (como nomes de campo). Ela é usada para calcular números. No entanto. É possível determinar o tipo de dados exibindo a tabela que contém o campo no modo Design.Número 03 Localiza todos os cursos cujo número de seção é 3. Uma expressão combina valores (texto ou números) com funções internas. Coloque as datas entre sinais de número (#). comparar dados com um valor predefinido. O Access aplica automaticamente os sinais de número às datas com determinados formatos quando você executa uma consulta. definir critérios. como nome e sobrenome (às vezes chamado de concatenação). talvez seja conveniente verificar o tipo de dados do campo. Para criar uma expressão. coloque-os entre aspas quando forem armazenados em um campo de texto. números. se alguns números forem tratados como texto. então y) e adicionar seqüências de texto. você pode combinar texto. Usa a função de data chamada Now() para recuperar todas as datas anteriores a hoje. 75 . por exemplo: "Salvador. campos. números. operadores (como = ou +).Usa um cálculo 3) nos critérios. por exemplo. mas o posicionamento automático das aspas talvez não seja correto em critérios complexos que contenham várias palavras ou pontos. o Access formula uma expressão automaticamente. datas. Você aprenderá expressões nas próximas seções. cálculos. como Verdadeiro).

provavelmente vai querer digitá-la na grade de design da consulta. e clique em Construir no menu de atalho. sobre os quais você aprenderá na próxima lição. Ou e Não. combinar campos de texto (também conhecido como concatenação) e muito mais. Alguns tipos comuns são E. usar vários critérios. Na seção inferior há elementos de dados disponíveis para usar na expressão. combinar e fazer cálculos com dados e critérios. Aritmética: esses operadores fazem cálculos. Ele é usado no modo Design. poderá utilizar o Construtor de Expressões. fazer refinamentos digitando. operador. Observação Também é possível usar o Construtor de Expressões para criar campos calculados. Lógica: esses operadores aplicam lógica para determinar se as condições são verdadeiras ou falsas.50). como adicionar campos (Subtotal + Dica) ou multiplicar um campo pelo desconto especificado (Taxa * 0. é possível recuperar uma lista de funcionários que trabalham no escritório de São Paulo e moram em Campinas. eis aqui uma visão geral dos tipos básicos de operadores: Comparação: esses operadores comparam dados do banco de dados com valores ou outros campos. mas. se não souber. você tem esse número? Operadores são símbolos e palavras que especificam a ação a ser executada com os dados. Operador. como a célula Critérios de um campo. Você também pode usá-lo para criar a estrutura básica e. clique com o botão direito do mouse na célula na qual deseja criar uma expressão. você também pode usar o Construtor de Expressões para ajudar a construílas. No entanto. Na grade de design da consulta. fazer cálculos. A seção superior do Construtor de Expressões é uma caixa de expressão na qual você cria a expressão. Este curso aborda os operadores de comparação e de aritmética. Na seção do meio há botões dos operadores usados com mais freqüência. como recuperar todos os produtos com inventários de 100 itens ou mais (>=100) ou todas as notas inferiores a 70 (<70). Você experimentará os operadores de comparação na sessão prática desta lição e fará um passeio pelos operadores de aritmética na próxima lição.Construtor de Expressões Embora seja possível digitar as expressões manualmente. 76 . Os operadores podem comparar. primeiro. em seguida. Eles podem comparar dados com um valor. Se você souber a sintaxe da expressão necessária. Por exemplo.

00. Basta digitar o operador de comparação.00 e 40. incluindo aqueles que custam essas quantias exatas. É fácil recuperar dados com base na comparação com um valor. ou seja: Entre 25 e 40 Além de localizar valores entre esses dois números. Os produtos que custam entre 25. são recuperados. Entre dois valores Como localizar um valor entre dois valores? Por exemplo. para localizar todos os produtos cujo preço é igual ou superior a 60. um tipo de consulta seleção na qual o usuário deve digitar critérios. Por exemplo..00 se o banco de dados contivesse algum. como "Entre um valor mais baixo E um valor mais alto".. mas também pode ser usada em outras consultas seleção. talvez você queira encontrar todas as residências em um banco de dados específico que custem entre 150 e 250 mil ou todos os produtos que custem entre 25..recupera produtos cujo preço unitário é maior que 60.00 e 40.Comparar valores: maior que. Observação O operador Entre é usado normalmente em consultas parâmetro. Por exemplo. Esta consulta usando um operador de comparação. como todas as notas iguais ou menores que 70.00.00. como <= (menor ou igual a). antes do valor na célula Critérios da grade de design da consulta. basta digitar ">60" como critério para o campo Preço Unitário de uma consulta de produtos. a expressão também localiza valores que correspondem aos números inferior e superior.00.. 77 . Basta digitar o que costuma dizer. Você pode usar o operador chamado Entre. a expressão anterior recuperaria produtos que custam 25.00 e 40. = > < >= <= <> Operadores comuns de comparação Igual a Maior que Menor que Maior ou igual a Menor ou igual a Diferente de . menor que etc.

Na grade de design da consulta. Em vez disso. você tem um conjunto menor de resultados. você pode ver que foram retornados 21 registros. a consulta está localizando todos os 77 produtos da tabela base. Clique na seta ao lado da caixa Valores Principais da barra de ferramentas Design da Consulta e clique em Todas. a área inferior esquerda de sua tela) veja quantos registros a consulta recupera. É importante executar 78 . O Access não separará de forma arbitrária os resultados iguais. você quer ver uma lista de um número definido de produtos com inventários altos para avaliar se vai colocar alguns itens à venda. clique na célula Classificar. da barra de ferramentas Design da Consulta e clique Agora. da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo 5. comparar valores e calcular a média dos custos. Clique no botão Executar observe os resultados. Agora. verá que os últimos quatro produtos têm o mesmo número de unidades em estoque. O que o Access faz neste caso? Ele inclui ambos os resultados. clique na seta exibida e clique em Crescente na lista. 1. clique no botão Exibir retornar ao modo Design. Agora. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta. da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta novamente e 11. (Você deve ter notado que 25% de 77 não é exatamente 21.) 12. Clique duas vezes na consulta Níveis de Inventário para executá-la. Clique no botão Exibir Design. 9. 2. você verá 31 produtos. Você verá os 30 produtos com mais unidades em estoque. em Objetos. Na janela Banco de Dados. na barra de ferramentas Design da Consulta. 6. 13. todos os produtos com inventário mais baixo classificados na ordem crescente pelo número de unidades em estoque. Clique na seta ao lado de Valores Principais novamente e digite 30 maiores níveis de inventário. no campo UnidadesEmEstoque. clique em Consultas. Na grade de design da consulta. Em seguida.) 8. Clique no botão Executar esta etapa para que o próximo exercício funcione corretamente. (Na verdade. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta. Clique na seta exibida e clique em não classificado na lista. Exercício 1: Criar uma consulta de valores principais Em primeiro lugar. Agora. Observação 14. 4. ou seja. clique na célula Classificar. Por quê? Dica: observe os últimos dois produtos entre os resultados da consulta. você vai criar uma consulta de valores principais. Nesse ponto. Clique na seta ao lado da caixa Valores Principais em 25%. Na barra de navegação da consulta (provavelmente. clique na seta exibida e clique em Decrescente na lista. 3. Há 36 itens de cada um deles em estoque. Na barra de navegação da consulta. Em seguida. clique no botão Exibir para retornar ao modo Design. vamos restaurar todos os resultados novamente. Se observar os resultados da consulta. Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta novamente. no campo UnidadesEmEstoque.Sessão prática 16 Nesta sessão prática. clique na célula Classificar do campo UnidadesEmEstoque. você determinará que deseja 25% dos mais baixos especificando a ordem de classificação. você exibirá os produtos com os inventários mais baixos. retornará todos os resultados iguais necessários para satisfazer a consulta. É importante executar esta etapa para que o próximo exercício funcione corretamente. os quais representam os produtos com a menor quantidade em estoque. para para exibir os 30 produtos com os 10. Em seguida. 7.

00. os cálculos não são armazenados no banco de dados. em PreçoUnitário. como exibir o frete total por país. clique no botão Exibir para retornar ao modo Design. você quer exibir uma lista dos itens mais caros. 5. 1. Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.00 e 40. Observe que todos os produtos mostrados custam mais de 40. 3. 3. clique na célula Critérios e digite >40. 4. Deixe a consulta aberta para o próximo exercício. 4.00. mas não salve as alterações nem feche o banco de dados. em PreçoUnitário. 2. Clique no botão Executar na barra de ferramentas Design da Consulta para exibir os resultados. especificará os critérios dos itens a serem recuperados que custam mais de 40. Feche a consulta. Também é possível criar campos calculados. Na janela Banco de Dados.15. Na célula Critérios. você vai alterar a consulta do exercício anterior para localizar produtos que estejam entre dois preços. Observe que os resultados estão entre 25. da barra de ferramentas da Na grade de design da consulta. Exercício 2: Comparar dados a um valor Agora. exclua os critérios contidos e digite Entre 25 e 40. Os totais de frete são calculados na consulta e não são armazenados na tabela base. Clique na consulta Comparação para selecioná-la e clique no botão Design janela Banco de Dados para abrir a consulta no modo Design. Portanto.00 e também incluem registros dos produtos que custam esses valores exatos. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta. incluindo calcular a média e contar o número de registros que satisfazem determinados critérios. 79 . os quais são exibidos juntamente com os outros campos do banco de dados. Expresse-se com cálculos Você deseja calcular dados. verifique se a opção Consultas ainda está selecionada. Exercício 3: Entre os números Nesta sessão prática. Salve e feche a consulta e o banco de dados. 1. em Objetos. Em ambos os casos. o que ajuda a controlar o seu tamanho e a sua eficiência. 2. adicionar dois campos ou multiplicar um preço pela porcentagem de aumento? É possível usar a "consulta de totais" para executar vários cálculos.

você pode usar o que chamamos de consulta de totais. Nesta lição. Ele também pode ser exibido em formulários e relatórios baseados na consulta. como faria com qualquer campo do banco de dados. Por padrão. você precisa primeiro atribuir um nome ao campo. Você começa exibindo a linha Total. encontrar o número mínimo e o número máximo e muito mais. clique no cálculo ou na função que deseja aplicar. Também é possível usá-las para criar campos calculados. contam e executam outras operações. O campo calculado é exibido com os outros campos na grade de design da consulta. Um exemplo de campo calculado seria o campo Valor na seguinte expressão: Valor: [Quantidade] * [PreçoUnitário] Se você não atribuir um nome ao campo e apenas digitar a equação.Calcular o total ou a média de registros em uma consulta Para fazer cálculos relacionados a um grupo de itens. Na lista Agrupar por. 80 . Para obter uma lista completa. A caixa Zoom fornece uma área maior na qual você pode digitar o seu cálculo. É importante compreender por qual campo deseja agrupar os dados. Os cálculos disponíveis na célula Total. Ao contrário de um campo real do banco de dados. o Access atribuirá Expr1. você se concentrará nos cálculos numéricos. Basta clicar no botão Totais na barra de ferramentas Design da Consulta. os resultados do campo calculado não são armazenados como dados. Para criar um campo calculado. a cada campo calculado. Não deixe o nome "consulta de totais" enganá-lo. Os cálculos são feitos cada vez que você executa a consulta. contar o número de itens. clique na célula Total do campo pelo qual deseja agrupar os dados e clique na seta exibida. Em seguida. Expr2 etc. Criando um campo calculado Na última lição. Uma consulta de totais pode calcular a média de um grupo de itens. O botão Totais. A consulta usa funções internas que calculam a média. consulte o Cartão de Referência Rápida no final deste curso. Essa consulta mostrará o frete total de cada país da tabela Pedidos. você aprendeu a usar expressões como critérios. bem como combinar texto (como os campos Nome e Sobrenome para criar um único campo para o nome de um cliente). Você pode fazer cálculos numéricos. um campo calculado é exibido com os outros campos nos resultados da consulta. Um campo calculado é um novo campo que você cria em uma consulta para indicar os resultados de um cálculo. Ela pode fazer muito mais que apenas calcular o total dos dados. Ampliando um campo calculado. como agrupar os totais de frete pelo campo Frete.

—ou— Usar o Construtor de Expressões. Exemplos de campos calculados. é possível calcular o preço de um serviço importante. Valor: [Quantidade] * [PreçoUnitário] FretePrincipal:Frete*1. multiplicando o custo do frete para aplicar um aumento de 10%.Para inserir uma expressão no modo Design. Exibe no campo FretePrincipal o custo do frete mais 10% de aumento. Subtração. Objetivo As expressões usam operadores aritméticos. os operadores são símbolos ou palavras que executam ações em relação aos dados. Exibe no campo Valor o produto da multiplicação do campo Quantidade pelo campo PreçoUnitário. Um campo calculado pode adicionar. —ou— Digitar na caixa Zoom. você pode: Digitá-la diretamente na grade de design da consulta.1 Total: [Subtotal]+[Imposto]+[Gorjeta] TotalSalárioSemanal: Exibe no campo [SalárioPorHora]*[DiasPorSemana]*[HorasPorDia] TotalSalárioSemanal o produto da multiplicação do valor por hora pelo número de horas trabalhadas em um dia e o número de dias trabalhados em uma semana. Imposto e Gorjeta. Exemplos de campos calculados Expressão QtdeTotal: [QtdeEnviadaAgora] + [JáEnviada] Objetivo Exibe no campo QtdeTotal a soma dos valores dos campos QtdeEnviadaAgora e JáEnviada. talvez um serviço urgente ou em circunstâncias incomuns. mas neste curso você 81 . Basta clicar com o botão direito do mouse na célula e clicar em Construir no menu de atalho. Como vimos na primeira lição. Basta clicar com o botão direito do mouse na célula e clicar em Zoom no menu de atalho. dividir e realizar outras operações nos dados. subtrair. Ele pode conter campos dos dados. multiplicar. Operadores aritméticos e sua precedência Operador + Adição. Exibe no campo Total a soma dos valores dos campos Subtotal. bem como números e funções internas. Esse cálculo pode ajudálo a avaliar quanto de um pedido já foi entregue. como Preço vezes Quantidade. Alguns operadores aritméticos também podem ser usados para combinar (ou concatenar) campos de texto. Por exemplo.

Tabela de operadores comuns e a respectiva ordem da precedência. Exibe o número de dias entre os campos DataDoPedido e DataDeEnvio. aprenderá a usar operadores com valores. subtração (-). "mmdd") < Formato( [DataDeNascimento]. [DataDaContratação]) NúmeroDoMês: PartData("M". Divisão. Calculando datas Expressão HoraDeBuscar: SomData("h". como o ano em que alguém foi contratado. [DataDoPedido]. "mmdd") ) TempoDeAtraso: DifData("d". multiplicação (*) e divisão (/) com mais freqüência. Precedência de operadores: todos em ordem agora Operador Exponenciação (^) Negação — um sinal de menos (-) à esquerda Multiplicação e divisão (*. em relação à data atual. mas é útil conhecer os outros operadores e os respectivos propósitos. Usando PartData. é possível exibir parte de uma data. Considere a seguinte expressão: Se a sua expressão tiver vários operadores aritméticos. Exibe o ano em que cada funcionário foi contratado. Operadores e sua precedência. [HoraDeChegada]) Idade: DifData("aaaa". Com o Access. Calcula a idade de alguém a partir do nascimento. o resultado seria 2. divide o primeiro inteiro pelo segundo e retorna somente o resto. como 8 para agosto. Eleva a primeira expressão numérica à potência da segunda. Mas. o resultado seria 19. [DataDoPedido]) EsteMês: Formato(Agora(). Agora())+ Int( Formato(agora(). Você pode trabalhar com datas em cálculos.500. Isso é conhecido como precedência de operadores. É uma grande diferença. Se tiver vários operadores no mesmo nível. [DataDeEnvio]) AnoDaContratação: PartData("aaaa". Útil para retornar cada n registro. Lembre-se de que o Access avalia a multiplicação e a divisão antes da adição e da subtração. Exibe o número do mês. o Access agirá de dentro para fora. Há algumas expressões de data na tabela à esquerda e no Cartão de Referência Rápida no final deste curso. Divisão na qual as expressões numéricas e o quociente são arredondados. Sem os parênteses. para cálculos simples de data. onde mmm é janeiro a dezembro. não é preciso se preocupar com o que ocorre nos bastidores. Arredonda as expressões numéricas para inteiros. No Access. como cada sétimo registro. Exibe o mês abreviado que a data atual representa. pois o Access cuida dos cálculos para você. 82 . você pode fazer mais do que apenas adicionar e subtrair datas. [DataDeNascimento].-) Ordem 1 2 3 4 5 6 Se você tiver vários parênteses. 3. o Access os avaliará da esquerda para a direita. PreçoAtual fosse 40 e PreçoInicial 35. como subtrair uma data de outra ou recuperar todas as datas anteriores a hoje. "mmm") Objetivo Exibe uma hora que é três horas após a HoraDeChegada.* / \ ^ Resto Multiplicação. [Quantidade]*([PreçoAtual][PreçoInicial]) Se Quantidade fosse 500. Você pode alterar a ordem colocando parênteses ao redor da parte que o Access deve avaliar primeiro.965. uns dentro dos outros. o Access avaliará determinados operadores antes de outros./) Divisão de inteiros (\) Módulo (Resto) Adição e subtração (+. datas e horas são armazenadas como números decimais para que você possa usá-las em equações matemáticas. Você já deve usar os operadores de adição (+).

executar uma consulta de totais ou classificar um campo que contenha alguns valores nulos. [País]) =SeImed(ÉNulo([Região]).Alguns exemplos de expressões de data.[DataDeEnvio]) Objetivo Exibe a mensagem "Está faltando a data" no campo HoraPrecedente quando o valor de DataDaSolicitação ou DataDeEnvio é nulo. 1. limitar os resultados apenas àqueles registros com valores nulos. Há alguns exemplos na tabela à esquerda e no Cartão de Referência Rápida no final deste curso. Exibe uma seqüência vazia no campo PaísAtual quando o campo País é nulo. possivelmente. talvez você queira procurar os alunos que ainda não tenham notas. Talvez você queira também lidar com valores nulos usando uma expressão e executando uma ação diferente nesses registros. Compreendendo como os valores nulos afetam as consultas Expressão HoraPrecedente: SeImed(ÉNulo([DataDaSolicitação] [DataDeEnvio]). [Cidade]&" "&[Região]&"" dos campos &[CEP]) Cidade e CEP quando o campo Região é nulo. Sessão prática 17 Nesta sessão prática. Alguns exemplos de expressões É Nulo. A contagem não refletirá o número total de alunos. é possível inserir uma seqüência de comprimento nulo em um campo cujo tipo de dados seja varchar ou nvarchar. um aluno pode ter desistido e. Você pode fazer isso usando os operadores É Nulo e É Negado Nulo. Insira uma seqüência de comprimento nulo digitando duas aspas duplas sem espaço entre elas (""). Os valores nulos também afetariam os resultados se você estivesse contando o número de registros de alunos com base no campo Nota e algumas notas ainda não estivessem registradas. Por exemplo. o que significa que você sabe que não há valor para o campo. pois os alunos sem nota ainda não foram incluídos. Alguns tipos de campo. 2. exibe a diferença. PaísAtual: SeImed(ÉNulo([País]). ele é considerado nulo. Observação Em um projeto do Access associado a um banco de dados do Microsoft SQL Server™. Na barra de navegação da consulta (provavelmente. Trabalhar com cálculos Exercício 1: Totais e contagens Nesta sessão prática. É possível usar a expressão interna chamada É Nulo. em Objetos. Por exemplo. 83 . [DataDaSolicitação] . 3. calculará uma data e explorará valores nulos. Quando não há dados a serem inseridos em um campo. Se você tentar fazer cálculos. Na janela Banco de Dados. você revisará as informações de resumo sobre a remessa de seus pedidos. Talvez seja conveniente excluir valores nulos dos resultados ou. a função Média ignora automaticamente os campos que contêm valores nulos. verifique se a opção Consultas ainda está selecionada. Região e CEP. como Texto. Por exemplo. criará um campo calculado manualmente e usando o Construtor de Expressões. você executará uma consulta de totais. a área inferior esquerda de sua tela). assim. "Está faltando a data". exibe os valores dos campos Cidade.[Cidade]&""& Exibe os valores [CEP]. Clique duas vezes na consulta Resumo de Frete para executá-la. Caso contrário. veja quantos registros a consulta recupera. você sabe que ele não tem uma nota. exibe o conteúdo do campo. Caso contrário. Memorando e Hiperlink. aprenderá a importância dos parênteses. Basta digitar o operador na grade de design da consulta na célula Critérios do campo cujos valores está verificando. também podem conter uma seqüência de comprimento nulo. Caso contrário. "". talvez não obtenha os resultados desejados.

7.Neste ponto. O que você realmente deseja é primeiro somar UnidadesEmEstoque com UnidadesPedidas e. 5. em seguida. da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo Você não precisa do CódigoDoPedido. Exercício 2: Precedência de operadores Nesta sessão prática. a consulta está recuperando todos os 122 pedidos. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta. 5. o país para o qual cada pedido foi enviado e o custo do frete por pedido. 3. 4. em Objetos. removerá esse campo da consulta. A sua tarefa é corrigir a precedência no campo ValorTotalCorreto. Agora. mas mantenha o banco de dados aberto. em seguida. Dica Para executar novamente a consulta. 2. 1. . Na grade de design da consulta. clique na seta exibida e clique em Soma na lista. Na barra de ferramentas Design da Consulta. O campo será removido e os outros dois campos se deslocarão para a esquerda na grade de design da consulta. Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. multiplicar essa soma pelo PreçoUnitário. acima do campo CódigoDoPedido. Clique na célula Total sob o campo Frete. 84 . vamos ver quantos pedidos foram enviados a cada país. portanto. chamada seletor de coluna. Clique no botão Exibir Design. Dê uma olhada nos campos ValorTotalErrado e ValorTotalCorreto. como mostrado: ValorTotalCorreto: ([UnidadesEmEstoque]+[UnidadesPedidas])*[PreçoUnitário] 6. você deseja ver o custo total do frete por país de todos os pedidos. Na janela Banco de Dados. ambos exibem o mesmo valor incorreto. No momento. da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo Clique com o botão direito do mouse no campo ValorTotalCorreto e clique em Zoom no menu de atalho. na barra de ferramentas Design da 12. clique no botão Executar Consulta. Clique duas vezes na consulta Níveis de Inventário para executá-la. adicionado a UnidadesEmEstoque. clique para selecionar o campo CódigoDoPedido e pressione a tecla DELETE.93 em pedidos. 11. Você verá a expressão: ValorTotalCorreto: [UnidadesEmEstoque]+[UnidadesPedidas]*[PreçoUnitário] A precedência de operadores está fazendo com que UnidadesPedidas seja multiplicado por PreçoUnitário e. Na grade de design da consulta. clique na célula Total (a opção Agrupar por é a mais provável a ser exibida). Execute novamente a consulta e observe que o número de pedidos por país está listado. Clique no botão Exibir Design. 9. 10. 7. agora é Sob o campo Frete. O frete total de todos os pedidos é calculado para cada país e o campo é chamado de SomaDeFrete. aponte para a barra horizontal fina. Em vez disso. verifique se a opção Consultas ainda está selecionada. Salve a consulta se quiser manter os resultados e feche-a. clique no botão Totais exibida a linha Total. clique no botão Exibir para retornar ao modo Design. 8. Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. clique na seta exibida e clique em Contagem na lista. Digite parênteses antes do primeiro colchete de [UnidadesEmEstoque] e depois do último colchete de [UnidadesPedidas]. 4. Quando o ponteiro tornar-se uma seta. você verá a diferença drástica que os parênteses podem fazer e como a precedência de operadores pode gerar valores inesperados. Clique em OK para fechar a janela Zoom. A Argentina tem três pedidos. A Argentina terá um total de 298. 6.

Se a consulta Aumento de Preço não for exibida no modo Design. 8. os quais são necessários ao construir expressões complexas com várias tabelas.10. Em seguida. Clique na seta exibida. O Construtor de Expressões adiciona automaticamente identificadores aos objetos. clique com o botão direito do mouse na célula. Renomeie-a excluindo o nome padrão e digitando EPNovoPreço. consultas etc. clique duas vezes no sinal de mais ao lado de Tabelas para expandir a pasta e clique na pasta Produtos para exibir os seus campos. Na parte inferior do Construtor de Expressões. da barra de ferramentas da 5. clique no botão Exibir. 6. clique com o botão direito do mouse na célula à direta da expressão NovoPreço criada no exercício anterior e clique em Construir no menu de atalho. 3.1 4. Na grade de design da consulta. 3. Dica 2. Dica O uso do Construtor de Expressões nessa expressão não é absolutamente necessário. clique em Propriedades no menu de atalho e clique na caixa Formato da caixa de diálogo Propriedades do Campo. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta. Mantenha essa consulta aberta no modo Design para o próximo exercício. clique no botão Exibir. o ValorTotalCorreto de Chai será 702 em vez de 39 e de Chang será 1. Clique duas vezes em PreçoUnitário para que mostre a área da expressão na parte superior do Construtor de Expressões. clique em Propriedades no menu de atalho e clique na caixa Formato da caixa de diálogo Propriedades do Campo. Salve e feche a consulta.083 em vez de 777. Clique com o botão direito do mouse no campo EPNovoPreço. 1. Clique em OK e clique fora do campo para que o Access conclua a sintaxe da expressão. Na janela Banco de Dados. clique em Moeda na lista e clique no botão Fechar. Os resultados Clique no botão Executar dos campos NovoPreço e EPNovoPreço devem ser iguais. 5. 7. Exercício 3: Criar um campo calculado Os seus preços logo terão um aumento de 10%. 4. Clique fora da célula para concluir o campo. você deseja recuperar uma lista dos novos preços. Salve a consulta se quiser manter os resultados e feche-a em seguida. da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. Dica Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta. Clique na consulta Aumento de Preço para selecioná-la e clique no botão Design janela Banco de Dados para abrir a consulta no modo Design. Por exemplo. Exercício 4: Usar o Construtor de Expressões Agora. 1.1 6. em Objetos. Clique na célula em branco à direita do campo PreçoUnitário e digite o seguinte: NovoPreço: [PreçoUnitário]*1. Clique na seta exibida. 2. 8. O campo deve ser: EPNovoPreço: [Produtos]![PreçoUnitário]*1. Você notará que o Access atribuiu à expressão o nome padrão Expr1:. 85 . 7. Clique fora da célula para concluir o cálculo do campo.Você notará uma grande diferença entre a maioria dos campos ValorTotalErrado e ValorTotalCorreto. Também é possível usá-lo como ponto de partida e depois desenvolver a expressão manualmente. clique em Moeda na lista e clique no botão Fechar. Clique no botão do asterisco * (multiplicação) para adicioná-lo à equação e digite 1. verifique se a opção Consultas ainda está selecionada. Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. você usará o Construtor de Expressões para construir um campo calculado semelhante na mesma consulta. pois cria a sintaxe automaticamente. Portanto. mas você verá o quanto ele é útil em expressões mais complexas. mas mantenha o banco de dados aberto para o próximo exercício. Você verá que os preços na coluna NovoPreço aumentaram 10%. abra-a.

Os pedidos agora estão classificados conforme o tempo de atraso. ambos sem notas. você usará os operadores É Nulo e É Negado Nulo para localizar e excluir registros com valores em branco. Clique na consulta Tempo de Atraso para selecioná-la e clique no botão Design janela Banco de Dados para abrir a consulta no modo Design. Dica Clique no botão Exibir da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo Design. da barra de ferramentas da Dica Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. 6. 86 . Dica Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. 2. Role para a direita se necessário. digite o operador É Negado Nulo na célula Critérios. Execute a consulta novamente e examine os resultados. 5. Na grade de design da consulta. Clique na célula vazia à direita do campo DataDoPedido e digite o seguinte: TempoDeAtraso: [DataDeEnvio]-[DataDoPedido] 4. em Notas. digite o operador É Nulo na célula Critérios. da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo Na grade de design da consulta. Clique duas vezes na consulta Resumo de Notas para executá-la. 3. Você verá dois registros. clique na célula Classificar. 1. 3. Execute a consulta. verifique se a opção Consultas ainda está selecionada. Não esqueça de incluir o espaço entre É e Nulo. Na janela Banco de Dados. Você vê os registros no início que não possuem notas? Esses registros foram classificados na ordem crescente e os valores nulos aparecem no início. Em TempoDeAtraso. Clique no botão Exibir Design. Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. Etapa bônus: Classificar os resultados. 1. em Objetos. 4. do menor para o maior. 2. Dica Clique no botão Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. Você verá o número de dias entre a data em que o pedido foi feito e a data em que foi enviado. você verá o tempo de atraso entre datas dos pedidos. Execute a consulta. clique na seta exibida e clique em Crescente na lista. Exercício 6: Verificar se há valores nulos Nesta sessão prática.Exercício 5: Subtrair datas Nesta sessão prática. da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no Dica Clique no botão Exibir modo Design. 7. em Objetos. Salve e feche a consulta. Volte para o modo Design e troque É Nulo por É Negado Nulo. 5. na célula do campo Nota (a terceira célula a partir da esquerda). Na janela Banco de Dados. verifique se a opção Consultas ainda está selecionada.

Consultas III: Criar consultas parâmetro que solicitam entrada dos usuários Uma consulta parâmetro do Microsoft Access é útil quando o mesmo tipo de consulta é executado com freqüência. você verá os registros que possuem notas e nenhum registro com valores nulos. aprenda como transformá-la em uma consulta parâmetro. 87 . mas os valores de pesquisa mudam. Crie uma só vez.Dessa vez. Se estiver familiarizado com a consulta seleção básica. use sempre Uma consulta parâmetro pode responder várias perguntas. é bem fácil isolar registros com valores em branco usando os operadores É Nulo e É Negado Nulo. Como constatou.

Alterar os valores dos critérios sempre que desejar Assim como uma consulta seleção. Você insere o texto entre colchetes [ ] na grade da consulta a ser exibida quando alguém executar a consulta. Você pode usar o Assistente de Consulta Simples para criar rapidamente as tabelas e os campos a serem incluídos e. O que torna as consultas parâmetro exclusivas é a possibilidade de configurá-las para que solicitem os dados necessários — por exemplo. você terá a oportunidade de experimentar isso sozinho. em seguida. Forneceremos mais exemplos e. Configurar uma consulta parâmetro A configuração de uma consulta parâmetro é semelhante de várias maneiras à configuração de uma consulta seleção. Em outras palavras. As consultas parâmetro solicitam que você informe os dados que deseja localizar. adicionar critérios no modo Design ou ir diretamente para esse modo e configurar os critérios. você controla quando deseja executar a consulta e pode especificar qualquer mês desejado. Se não utilizasse uma consulta parâmetro. como os valores de vendas de um determinado mês. você solicita ao usuário da consulta para inserir os valores dos critérios. Essa solicitação é bem simples. 88 . A diferença de uma consulta parâmetro está no modo de manipulação dos critérios: em vez de inserir os valores de vendas reais. Você também pode especificar os campos a serem usados como critérios para restringir a pesquisa. a consulta parâmetro salva a estrutura básica da consulta — por exemplo. os campos exibidos. o que não seria muito eficiente. posteriormente neste curso. Você não precisará inserir valores reais (como o mês específico do qual deseja obter os valores de vendas) ao configurar a consulta. o mês a ser pesquisado quando você executar a consulta. você acabaria tendo que usar uma consulta seleção para cada mês pesquisado. O texto dos critérios de uma consulta parâmetro é exibido entre colchetes.

você será solicitado a digitar o primeiro valor.Consultas parâmetro de execução e resposta imediatas A execução de uma consulta parâmetro também é simples. foi vendas por região. os resultados aparecerão. uma só consulta Utilize consultas parâmetro para procurar os doadores de cada região. que. Ele exibirá os resultados com base no que foi digitado pelo usuário. uma caixa de diálogo é exibida com a mensagem criada (ou seja. clique em OK e deixe que o Access faça o resto. por exemplo. o texto entre colchetes da grade da consulta). como uma data de início e uma data de término. depois o segundo valor e pronto. neste exemplo. Saiba mais sobre isso na última lição. O texto do campo Critérios da consulta. A mensagem exibida quando um usuário executa a consulta parâmetro. Se a sua consulta abranger um intervalo. Quando você (ou outra pessoa) executa a consulta. 89 . "Você deseja exibir as vendas de qual região?" Simplesmente digite a região. Várias regiões.

alternaremos para o modo Design a fim de especificar os valores dos critérios a serem usados para restringir a consulta. pois você deseja fornecer uma lista de doadores com base na região de cada um deles. desejamos incluir informações como nome e endereço do doador.Configurar campos A primeira etapa para a configuração de uma consulta parâmetro é especificar os dados a serem incluídos na consulta. que solicitará que você especifique a tabela de base da consulta. como devemos realizar a consulta para solicitar que as pessoas insiram o valor? Muito simples: insira o texto a ser exibido quando uma pessoa executar a consulta colocando-o entre colchetes. pedidos de vendas ou doadores. inclua um exemplo. conforme mostrado na ilustração. utilizaremos a tabela Informações sobre Doadores. Esse será o valor que você ou outro usuário deverá inserir quando a consulta for executada. por exemplo. norte]. Para esta consulta. de Campos Disponíveis para Campos Selecionados. Neste caso. torne o texto o mais claro possível. utilizaremos este texto de prompt: "[Inserir a região de pesquisa. Configurar os valores dos critérios Na próxima etapa. utilize o Assistente de Consulta Simples ou o modo Design. como informações sobre clientes. Para isso. Nessa lista. 90 . Para assegurar que as pessoas saibam o que digitar quando forem solicitadas. configuraremos a consulta usando o assistente. Mova os campos que você deseja incluir na consulta." Use o campo Critérios para inserir o texto a ser exibido como prompt para os usuários. mas não desejamos incluir a quantia doada. Neste exemplo. Nesse caso. o valor dos critérios a ser pesquisado é o campo Região. Portanto. Se possível.

uma caixa de diálogo solicitará que você insira o valor dos critérios. . portanto.. inserimos Sudeste e a consulta retornou um conjunto de dados que corresponde aos critérios. vamos testá-la.Teste sua consulta Você especificou todos os itens necessários à configuração desta consulta.. para exibir os resultados da consulta parâmetro. Clique no botão Executar .. 91 . Ao testar ou executar uma consulta parâmetro.. Você não precisar sair do modo Design. No exemplo. Insira um valor de exemplo que o ajude a verificar se a consulta está funcionando. basta clicar no botão Executar na barra de ferramentas Design da Consulta.

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