1

Lector. univ. dr. Cornelia MAXIM

APLICAŢII INFORMATICE DE BIROU
Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook

- Bucureşti 2004 -

CUPRINS

2

Cuvânt înainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei / 9 1.1.1. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea Şabloanelor în Word / 27 1.3.1. Modificarea şabloanelor integrate în Word / 27 1.3.2. Crearea unui şablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea şabloanelor integrate în Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia Microsoft Excel 2.1. Noţiuni de bază / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaţii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaţiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funcţiei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel / 44 2.3. Operaţii de bază / 44 2.3.1. Introducerea datelor în foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, ştergere / 53 2.3.4. Căutare şi înlocuire / 57 2.3.5. Rânduri şi coloane în foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule şi funcţii / 62 2.4.1. Formule aritmetice şi logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcţii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tipărirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tipărirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei secţiuni predefinite / 89 2.7. Obiecte, grafice şi diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice şi diagrame / 93

3 2.8. Gestionarea listelor în Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noţiuni de bază / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre / 118 2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunoştinţe / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint 3.1. Noţiuni de bază / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentări / 133 3.1.5. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funcţiei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentări / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentări / 142 3.3.2. Adăugarea(inserarea) textului într-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adăugarea textului în zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automată a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete şi videoclipuri în prezentări / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text în prezentări / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentări / 156 3.4.1. Copierea, mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări si între mai multe prezentări active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active / 158 3.4.3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) într-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentări / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text în prezentări / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări / 167 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame / 168 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175

4 3.7. Tipărirea unei prezentării / 178 3.7.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire / 178 3.7.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări / 179 3.8. Pregătirea vizionării unei prezentări / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentări / 183 3.9.1. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentări în Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări / 187 3.12. Pregătirea unei prezentări pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunoştinţe / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor între aplicaţii Office 4.1. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaţia Office Binder 5.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document într-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecţii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea în fereastra programului sursă / 213 5.3. Tipărirea unei colecţii de documente Office / 214 5.3.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tipărirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia Microsoft Publisher 6.1. Noţiuni de bază / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaţiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaţiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaţii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaţii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. Înţelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaţii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tipărirea publicaţiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opţiunilor pentru tipărire / 253 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tipărire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunoştinţe / 259

5

Capitolul 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare generală / 261 7.2. Utilizarea poştei electronice / 263 7.2.1. Adăugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou şi pregătirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activităţi / 273 7.4.1. Crearea de programări unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programări periodice / 278 7.4.4. Planificarea şedinţelor / 280 7.5. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activităţi desfăşurate / 282 7.7. Gestionarea notiţelor / 283 Bibliografie / 285

astfel încât să se obţină documente în format electronic sau pentru tipărire. informaţiilor şi cunoştinţelor a devenit o necesitate în orice domeniu profesional. defineşte nivelul minim de cunoştinţe de bază despre calculatoare. drd. şi pe un plan mai larg orice cititor va găsi în curs o paletă largă de subiecte cum sunt: consideraţiile asupra felului cum trebuie să se prezinte „vizual“ şi „funcţional“ un document destinat publicării. utilă studenţilor atât pentru studiu. satisface sub forma unui curs universitar tocmai această necesitate. Pentru ei. pentru a fi de calitate şi pentru ca elaborarea lor să se facă în condiţii de eficienţă. constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat în lumea de astăzi. Aceste documente. dr. cât şi subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaţii software frecvent utilizate. cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale. necunoaşterea tehnicilor şi cunoştinţelor necesare utilizării calculatorului electronic pentru operaţii asupra documentelor şi informaţiilor pe suport electronic. viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. operarea bazelor de date. trebuie să stăpânească noile instrumente puse la dispoziţie de tehnologia informaţiei. Vasile Baltac. stocarea. Lucrarea „Aplicaţii informatice de birou“ elaborată de lector univ. concepte şi metode pentru gestionarea tabelelor şi construirea unei prezentări electronice. cât şi ulterior ca manual de referinţă pentru utilizarea produselor Microsoft menţionate. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea. trebuie să stăpânească modalităţile prin care informaţia stocată electronic poate fi transformată. care lucrează curent cu informaţia. specifice domeniului de activitate în care sunt utilizate etc. alfabetizarea digitală. Cu atât mai mult. prelucrare tabelară. Prof. Cornelia Maxim. procesare texte. transportul şi prezentarea datelor. gestionarea informaţiilor personale şi obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou. . fie în format pentru tipărire sau nu. prezentări şi folosirea reţelelor şi în primul rând a Internet-ului. la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice ce ţin de înţelegerea conceptelor şi utilizarea „Aplicaţiilor informatice de birou“ şi se constituie într-o lucrare didactică de valoare. Cursul abordează tematica prelucrării informaţiilor electronice atingând atât elemente generale teoretice ce ţin de conceptul de „Aplicaţii informatice de birou“. operaţii cu date şi fişiere.6 Cuvânt înainte Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţiei a schimbat profund şi modul în care se elaborează documentele. trebuie să satisfacă anumite cerinţe privind prezentarea conţinutului. Evoluţia spre societatea informaţională şi în continuare spre societatea cunoaşterii conduce la o nouă alfabetizare de masă. univ. organizarea documentelor Office în colecţii. O largă categorie de persoane. Studentul. ing. sau pentru trecerea testelor ECDL. Cea mai mare parte a populaţiei unei ţări trebuie să aibă abilităţi de a folosi tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor în viaţa de zi cu zi. un program internaţional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau „Permisul european de folosire a calculatoarelor“. Este cunoscut faptul că. Informaţia circula rapid şi în volume de neconceput în urmă cu câteva decenii.

numite centre de calcul. stocarea. animarea prezentărilor cu efecte speciale. Prin urmare. prezintă modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. Tehnologia informaţiei a pus la dispoziţia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaţii şi instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse şi complexe documente. în care clipeau sute de luminiţe şi se întâmplau o mulţime de lucruri care depăşeau puterea de înţelegere a profanilor. Cu atât mai mult. cât şi utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotică. ajungând ca astăzi calculatoarele să fie implicate nu numai în ştiinţă. cu scopul de a le perfecţiona abilităţile de exploatare eficientă a celor mai cunoscute aplicaţii informatice integrate în pachetul Office 2000: Word. a cunoscut evoluţii impresionante. administraţie sau afaceri. ale instrumentelor informatice pentru generarea şi prezentarea în format electronic şi/sau pentru tipărire a documentelor. Tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor au schimbat rapid mentalităţi şi gândiri. În acest context. transferul şi prelucrarea unor volume uriaşe de informaţii şi cunoştinţe. într-o succesiune logică şi accesibilă oricărui utilizator interesat. Ceea ce era de neconceput în urmă cu câteva decenii. a devenit realitate incontestabilă. constituie un dezavantaj competitiv. De asemenea. aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. practicată în nişte „temple misterioase“ şi îndepărtate. reprezintă standardul modern al alfabetizării de masă. În Capitolul 2. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word. au dezvoltat abilităţi şi atitudini. Alfabetizarea digitală impusă ca o necesitate a societăţii informaţionale. Capitolul 1. aranjarea unui tabel pentru tipărire. expunerea prezentărilor în Internet/ Intranet şi pregătirea prezentărilor pentru expunere. Excel. Office Binder. pe parcursul acestui capitol sunteţi încurajaţi să vă evaluaţi cunoştinţele dobândite prin testele propuse spre rezolvare. introducerea automată a datelor într-un tabel prelucrarea datelor folosind formule şi funcţii. o caracteristică fundamentală a societăţii informaţionale de astăzi şi a societăţii cunoaşterii de mâine. crearea şi editarea graficelor. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint. lucrarea se adresează atât studenţilor iniţiaţi în utilizarea calculatorului.7 Introducere În urmă cu ani informatica părea o „religie exotică“. lucrarea este un suport practic de însuşire eficientă a facilităţilor oferite de aplicaţiile informatice dedicate automatizării activităţilor de birou. Publisher şi Outlook. atingând standarde de performanţă pentru procesele decizionale ale oricărei activităţi umane. cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri) şi folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. economie. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel. acest dezavantaj ar influenţa viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. proiectare. încet-încet. gestionarea bazelor de date. PowerPoint. . imposibil de schimbat în lumea de astăzi. gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri şi protejarea datelor dintr-un tabel. vă veţi forma deprinderile pentru crearea şi actualizarea tabelelor de date. Capitolul 3. Apoi. privind procesarea. construirea diagramelor organizaţionale. exemple şi teste pentru crearea prezentărilor eficiente. Intitulată sugestiv „Aplicaţii informatice de birou“. absolvenţi ai învăţământului universitar şi postuniversitar din Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice „David Ogilvy“ din SNSPA. vă oferă informaţii. au revoluţionat activităţi şi domenii profesionale. relaţiile publiccalculator au devenit mai pământeşti. Cele şapte capitole ale lucrării îşi propun să prezinte facilităţile oferite şi instrumentele de lucru ale aplicaţiei informatice abordate. asemenea telefonului sau televizorului. chiar fireşti. elaborarea şi prezentarea documentelor în format electronic sau pentru tipărire. ci în însăşi viaţa noastră cea de toate zilele. Utilizarea calculatorului fără a stăpâni performant facilităţile aplicaţiilor.

folosirea serviciilor specializate de tipărire a publicaţiilor. lucrarea prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook. Capitolul 7. gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. veţi fi în măsură să: creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente specializate. editaţi. modificarea aspectului unei publicaţii. veţi dobândi cunoştinţe legate de: proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. vă formează deprinderile pentru: transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. care constituie un adevărat ghid pentru generarea şi prezentarea documentelor în format pentru tipărire şi / sau electronic. afişaţi. De asemenea.8 Capitolul 4. . formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. Partajarea datelor între aplicaţii Office. prezintă prin exemple modalitatea de partajare (utilizare în comun) dinamică a datelor între documente din aplicaţii Office diferite. oferind contextul şi suportul metodologic eficient al unei pregătiri individuale cu minimum de asistenţă din partea specialistului. înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word precum şi transformarea unui document Word într-o prezentare şi invers. verificarea corectitudinii publicaţiilor. După parcurgerea capitolului 5. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder. crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii şi gestionarea notiţelor. tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. În capitolul 6. Bibliografia recomandată conţine titluri de referinţă în domeniul abordat şi garantează valoarea ştiinţifică a demersului preponderent practic al lucrării. participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciţii rezolvate şi la final veţi avea posibilitatea verificării cunoştinţelor dobândite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse.

1. Access sau Outlook. − documentului de tip plic (Envelopes). − folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. Câmpurile mai pot fi numite atribute sau proprietăţi. Excel. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word După parcurgerea acestui capitol veţi putea cunoaşte: − modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. Un tabel privit şi interpretat ca sursă de date.). Documentul principal. de tip şablon precum şi informaţii cu privire la inserarea textului variabil. − documentului de tip etichetă poştală (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conţin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse. − documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activităţi. Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedură automată de îmbinare a unui document principal cu o sursă de date.1. Documentul principal conţine informaţiile fixe. Fuzionarea documentelor presupune îmbinarea (iterativă sau selectivă) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu înregistrările sursei de date. − înregistrări (tupluri sau realizări): ansamblul de valori afectate câmpurilor pentru un obiect real. regăsinduse sub forma: − formularului pentru scrisori circulare (Form Letters). Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circulară) este un document ce conţine două tipuri de informaţii: informaţii identice (fixe) în toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii. corpul scrisorii şi încheierea) şi informaţii variabile care diferă de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele şi adresa destinatarului etc. − cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri). a cărui utilitate presupune diseminarea unei informaţii conform unei structuri ierarhice descendente. indiferent de forma sub care se regăseşte poate conţine: informaţie de tip text şi câmpuri de fuziune (Merge Fields). − domenii: plajele de valori admise de câmpuri. Pentru a tipări o scrisoare tip. 1.9 1. Rezultatele fuziunii se pot regăsi fie într-un nou fişier. Înregistrările sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecţie pentru a răspunde cerinţelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor .1. nemodificabile. − aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. conţine: − câmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor). fie pot fi trimise la imprimantă sau ca mesaje prin poşta electronică Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge următoarele etape: . trebuie create două documente: un document principal (Main document) şi un document sursă de date (Data source). Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionării documentelor (Data Source) se regăseşte sub formă tabelară într-un format Word. Sursa de date conţine informaţiile variabile. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei 1.

Validându-se această opţiune. sau pur şi simplu nu se va ţine cont pentru moment de acestea. Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem că o firmă de construcţii doreşte să trimită scrisori clienţilor săi. sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document. Figura 1. ce conţine informaţii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. Prin apăsarea butonului Active Window prima fază a fuzionării se încheie. se poate iniţia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca „document principal“ (Main Document).1. cu ajutorul meniului Tools. Editarea documentului principal. Din caseta Mail Merge Helper. Crearea unei surse de date ca sursă a informaţiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools − Mail Merge. A doua etapă a fuzionării documentelor este aceea a creării sau a deschiderii sursei de date care conţine informaţia variabilă care se va combina cu documentul principal. Word propune printr-o casetă de dialog activarea ferestrei ce conţine documentul editat transformându-l prin apăsarea butonului Active Window în document principal. După ce documentul a fost editat. se apasă butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul scrisorilor circulare opţiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare). iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele câmpuri de fuziune „Merge Fields“) vor fi completate cu spaţii.10 1. opţiunea Mail Merge. Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). pentru a-i înştiinţa despre ultimele dezvoltări. formatat şi salvat. Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentată în Anexa 1. iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apasă butonul Get . 2. existând posibilitatea modificării documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper. Editarea se realizează în mod obişnuit. Se editează documentul principal.

2. Company etc. Acest lucru se poate face după eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaugă la sfârşitul vechilor rubrici) şi editarea celor noi în caseta Field Name (editarea se va face fără spaţii în numele câmpurilor). Ordinea acestor câmpuri se poate schimba prin apăsarea butoanelor Move.11 Data. Job Title. Se alege din lista derulantă opţiunea Create Data Source. sau selectiv. În caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza câmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title. ştergându-se unele dintre acestea în urma selectării rubricii respective şi acţionării butonului Remove Field Name. corespunzător rubricii Data Source. Este de recomandat ca aceste câmpuri să fie suprimate şi să se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date. Figura 1. sau în totalitate (13 rubrici). First Name. .) ale sursei de date nou generate. Last Name. validându-se succesiv după fiecare introducere prin butonului Add Field Name.

localitatea. mai corect spus documentului ce conţine structura sursei de date (fără înregistrări). După completarea unei grile ce conţine în fapt o înregistrare a bazei de date. prenume şi funcţia) şi apăsarea butonului OK.. din caseta Data Form.4. După declararea rubricilor sursei de date (nume_societate. Sursa de date poate fi editată completând rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. adresa. În caseta Find in Field se precizează în rubrica Find what textul ce va fi căutat. Figura 1. Caseta Data Form este prezentată în figura următoare..12 Figura 1. sistemul propune editarea sursei de date dacă se execută clic pe butonul Edit Data Source. Căutarea unor înregistrări ce corespund unui criteriu de selecţie este operaţională dacă se execută clic pe butonului Find. . corespunzător unei rubrici a bazei de date (In Field).3. sau editarea documentului principal dacă se execută clic pe butonul Edit Main Document. După salvare. Word propune automat salvarea documentului ce conţine sursa de date. nume. Dacă se execută succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afişa în formular datele ce corespund criteriul specificat. se poate repeta operaţia executând clic pe butonul Add New sau se poate încheia executând clic pe butonul OK.

d) butonul Delete Record permite ştergerea înregistrării pe care este poziţionat cursorul utilizatorului. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia şi apăsarea butonului Rename după cum în caseta Field Name numele va fi modificat prin editare. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Figura 1. . Adăugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia în caseta Field Name. Butonul Delete şterge înregistrarea curentă. c) butonul Add New Record permite introducerea de noi înregistrări în sursa de date prezentată sub formă tabelară. alegerea ordinii inserării în caseta Field Names in Header Row şi validarea operaţiunii prin butonul Add.).6. Atât introducerea înregistrărilor în baza de date.6. Toate aceste trei operaţiuni se validează în final cu butonul OK.13 Figura 1. Vizualizarea tabelară a sursei de date implică afişarea contextuală a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1. cât şi vizualizarea acestora se poate face şi în formă tabelară prin apăsarea butonului View Source. utilizatorul având posibilitatea introducerii altei înregistrări. b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date în sensul adăugării ştergerii şi modificării numelui acestora. după care se apasă butonul Remove. Această bară mai poate fi instalată şi prin succesiunea de comenzi View. Suprimarea unei rubrici se face selectând din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulată. Database. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt următoarele: a) butonul Data Form permite comutarea între vizualizarea bazei de date sub formă tabelară şi vizualizarea acesteia prin formularul Data Form.5. Butonul Restore anulează ultimele valori ale înregistrării curente – în curs de editare. Toolbars.

14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea crescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descrescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declanşează o operaţiune de schimbare a sursei de date cu care interacţionează documentul principal în procedura fuzionării documentelor; h) butonul Update Field actualizează înregistrările bazei de date; i) butonul Find Record declanşează o procedură de interogare a sursei de date după un criteriu de selecţie, corespunzător unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apăsarea acestui buton încheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaţiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea câmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaţii din sursa de date. Următoarea fază a fuziunii documentelor o constituie inserarea câmpurilor de fuziune în documentul principal. Aceste câmpuri de fuziune reprezintă legătura dintre sursa de date şi documentul principal, sub forma unor marcaje ce poartă numele câmpurilor din bază. Această operaţiune se execută numai din documentul principal. În momentul în care acesta este activat (prin comanda Window şi selectarea din listă a numelui documentului sau prin apăsarea butonului Mail Merge Main Document − dacă fereastra activă conţine sursa de date în format tabelar Word), fereastra documentului principal afişează o bară particulară cu instrumente şi anume Mail Marge (bara de fuziune).

Figura 1.7. Se poziţionează cursorul la prompterul de inserare unde urmează a fi înserate câmpurile de fuziune, se apasă butonul Insert Merge Field, iar din lista derulantă afişată se aleg pe rând câmpurile de fuziune ce urmează a fi înserate.

Figura 1.8. Înaintea declanşării fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaţiuni (opţionale): − filtrarea sursei de date; − verificarea erorilor de fuziune;

15

− simularea fuziunii pe documentul principal.
Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate în Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools – Mail Merge) executând clic pe butonul Query Options. În ecran este afişată caseta de dialog Query Options şi în secţiunea Filter Records se precizează câmpurile pe care operează filtrarea în condiţiile precizării unor restricţii înlănţuite prin operatorii logici And sau Or. În rubrica Field se precizează câmpul din sursa de date asupra căruia se aplică restricţiile. În rubrica Comparison se alege operatorul de comparaţie, iar în rubrica Compare to se precizează referinţa text sau numerică pentru care trebuie să răspundă selecţia înregistrărilor.

Figura 1.9. În exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrată selectându-se acele înregistrări pentru care localitatea este „Bucureşti“sau funcţia este „Specialist PR“. De asemenea, în secţiunea Sort Records, înregistrările sursei de date filtrate pot fi sortate crescător (Ascending) sau descrescător (Descending) prin precizarea câmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci când se utilizează mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizează în ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dacă se execută clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrată grafic în Figura 1.10. În acest exemplu, sursa de date a fost ordonată crescător după câmpul „localitatea“ şi crescător după câmpul „funcţia“. .

16

Figura 1.10. Simularea fuziunii Înaintea fuzionării propriu-zise se poate face o simulare a combinării documentului principal cu înregistrările bazei de date, dacă se execută clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). În documentul principal se declanşează înlocuirea câmpurilor de fuziune inserate cu realizările corespunzătoare din sursa de date. Înregistrările din bază pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record – pentru poziţionarea pe următoarea înregistrare, Previeus Record – pentru vizualizarea înregistrării precedente, Last Record – pentru ultima înregistrare, First Record – pentru prima înregistrare, Go to Record – pentru poziţionarea pe a „n“ – a înregistrare.

Figura 1.11. 4. Declanşarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etapă în fuziunea documentelor este aceea prin care se declanşează operaţiunea de îmbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools – Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaţiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care să conţină rezultatele fuziunii sau a opţiunii de imprimare directă a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin poşta electronică (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opţiunea de fuziune a tuturor înregistrărilor sursei de date (All) sau a înregistrărilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de număr de înregistrări fuzionabile (From… To …).

17

Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, în rubrica When merging records, se pot specifica opţiunile de imprimare a înregistrărilor vide, generându-se rezultate şi pentru înregistrările goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generându-se rezultate numai pentru înregistrările non-vide (Don’t print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zisă este operaţională dacă se execută clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaţie facultativă şi prealabilă declanşării fuziunii, prin care se compară automat câmpurile de fuziune din documentul principal cu câmpurile sursei de date. În cazul în care se găsesc neconcordanţe, se semnalează erori. Operaţia de verificare se poate declanşa executând clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustrează rezultatele fuziunii documentelor de tip „scrisori circulare“ într-un document intitulat automat Form Letters.

Figura 1.13.

18
Anexa 1

Societatea de Construcţii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureşti, 73133

marţi, 26 octombrie 2004 Către, Societatea Comercială: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcţia:

Deoarece sunteţi un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunţ ultimele dezvoltări ale Companiei. Astfel:

− S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM. − Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informaţi în orice moment am
deschis o nouă pagină Web. Această pagină conţine răspunsuri la cele mai frecvente întrebări puse de clienţii noştri, precum şi legături cu alte zone de informaţii (site-uri). Vizitaţi-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi. Cu mulţumiri, Viorel POPA, Preşedintele Societăţii

3. sau se selectează opţiunea Omit de deasupra casetei. se execută clic pe eticheta User Information şi se introduce adresa în caseta Mailing Address). 4. Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale. atunci pot fi preluate dacă se execută clic pe butonul Address Book. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. se poate edita textul. dacă este cazul. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentată în figura de mai jos. Word va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită. În situaţia în care s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word. Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de exemplu. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. se execută clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. se alege comanda Options din meniul Tools. când se execută clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5). Se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address. Dacă se execută clic pe Yes. Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale Tipărirea unui singur plic Pentru a tipări un singur plic se efectuează următorii paşi: 1. Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur. . Pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale. dacă se folosesc plicuri cu adresa gata tipărită). atunci pot fi preluate. adresa respectivă va apărea în mod automat în caseta Return Address.1. 2.19 1.14. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentată în figura de mai jos.2. În acest caz. se şterge textul din caseta Return Address. aceasta se scrie în caseta Return Address. Figura 1. Dacă se introduce sau se editează textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes. dacă se execută clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei.

Figura 1. Poziţia plicului în imprimantă poate fi: cu faţa în sus (Face up).16. cu faţa în jos (Face down) sau în sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation). Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în secţiunea Feed method. respectiv adresa de retur. respectiv a poziţiei adresei de retur se face introducând valori corespunzătoare în casetele From left şi From top.16). Modificarea poziţiei adresei destinatarului. Pentru precizarea direcţiei de introducere a plicului şi poziţia lui în imprimantă se execută clic pe eticheta Printing Options (Figura 1.20 Figura 1.15 Se execută clic pe eticheta Envelope Options. . Din caseta derulantă Envelope size se alege formatul plicului. . Butoanele Font permit modificarea opţiunilor de formatare pentru textul din casetele care conţin adresa destinatarului.

Dacă este cazul.17. Figura 1. cu aceeaşi adresă sau informaţie. Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură comandă de tipărire. Această metodă se poate folosi pentru a include în acelaşi document textul pentru scrisoare şi textul pentru plic aşa cum prezintă figura 1. Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activă. se execută clic pe butonul Add To Document (Dacă informaţiile pentru plic sunt deja introduse în document. adresa personală pentru mesajele poştale (adresa care se introduce în eticheta User Information din caseta de dialog Options. Pentru tipărirea imediată a plicului se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe butonul Print. Word va insera textul plicului într-o secţiune separată la începutul documentului curent care va fi introdus în plicul tipărit şi va aplica acestei secţiuni formatul de hârtie. Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul curent.17. textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraţii. acest buton va avea inscripţia Change Document şi va înlocui textul anterior pentru plic cu noul text). după cum s-a arătat în secţiunea plicuri). . Se poate selecta şi opţiunea Use Return Address pentru ca Word să copieze în caseta Address. orientarea pentru tipărire şi sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului.21 5. Se scrie textul pentru etichetă în caseta Address. Tipărirea unei etichete Pentru tipărirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete. se alege Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1.18).

18. Din caseta Label products se alege categoria de etichete. de exemplu. Figura 1.22 Figura 1. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei. − Pentru a tipări o singură etichetă. se alege opţiunea Full page of the same label Această opţiune s-ar putea folosi. Din lista cu etichete Product number se . Se poate indica programului Word câte etichete să tipărească în felul următor: − Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete având acelaşi text pe fiecare etichetă. pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresă de retur. se alege Single Label şi se introduce poziţia pe linii şi coloane în foaia de etichete a etichetei care va fi tipărită.19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opţiunea Dot matrix sau Laser and ink jet. se execută clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentată în figura de mai jos.

3. se procedează astfel: 1. Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard. Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din Word să caute dicţionarul corespunzător. Stabilirea limbii folosite În versiunea programului Word comercializată în SUA.2. Dacă se execută clic pe butonul Default.20).. adică în engleza americană. iar în cazul etichetelor poştale se alege opţiunea Mailing Labels. În caseta de dialog Language se selectează opţiunea Do not check spelling or grammar.2. dar la etapa 1. Se alege din această casetă limba folosită în textul selectat şi se execută clic pe butonul OK. Din submeniul afişat se alege opţiunea Set Language. 1. Se selectează textul care nu este scris în engleză americană.23 selectează formatul exact al etichetei. 1. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact. Tipărirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosită şi pentru tipărirea seturilor de plicuri sau etichete poştale. se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de vedere al dimensiunilor. .. întregul text este marcat iniţial ca fiind English (U.S. respectiv executând clic pe butonul New Label şi modificând valorile din caseta de dialog New Custom. precum şi un dicţionar de sinonime. se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word să includă textul etichetei într-un nou document. din fereastra Mail Merge Helper se execută clic pe butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul plicurilor opţiunea Envelopes. Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execută clic pe butonul Details. se procedează astfel: − Pentru a tipări eticheta imediat. Se alege comanda Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language. Etichetei personalizate i se poate da o denumire. În ecran este afişată caseta de dialog Language (Figura 1.). 2.. Dacă întregul text din document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea. se selectează textul exclus de la verificare şi apoi se alege Language din meniul Tools.. se execută clic pe butonul Print.. Prin urmare se urmează aceleaşi etape.1. Limba reprezintă un tip de atribut de formatare. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi îmbunătăţirea aspectului documentelor create.Word va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului sau şablonului. Pentru a încheia tipărirea etichetei.. rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei şi a sintaxei. care apoi poate fi ştearsă prin selectarea ei din lista Product number şi clic pe butonul Delete. Noul document se poate salva pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete. − Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea Full page of the same label). Dacă se doreşte ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare.

Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar).24 Figura 1. îl va marca cu o linie roşie ondulată aşa cum arată figura de mai jos. Verificarea ortografiei Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii Pentru ca programul Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii. se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling & Grammar.21.2. .20. Din secţiunea Spelling se selectează opţiunea Check spelling as you type.2. Word va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare cuvânt scris. Figura 1. 1.

Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit cu linii roşii ondulate. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. Dacă se doreşte verificarea ortografiei în întregul document. se selectează porţiunea respectivă.21). Dacă momentan se doreşte ascunderea greşelilor de ortografie. dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise greşit. Word selectează următorul cuvânt marcat şi afişează meniul derulant prezentat mai sus. cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace text as you type.22). Pentru a verifica ortografia unui text scris deja. Pentru a ajunge la această opţiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv în nici un document până când se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. Add pentru a adăuga cuvântul în dicţionarul personalizat. Lista Suggestions conţine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă corectă şi dacă este selectată opţiunea Always Suggest Corrections). fără a marca forma greşită când va mai fi scrisă în documente. trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele soluţii: − Pentru a înlocui cuvântul şi a căuta următoarea greşeală fie se corectează cuvântul în caseta Not in Dictionary (pentru ajutor. 2. se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All. fie se selectează forma corectă. Apoi. în lista Suggestions. AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv din submeniul care va fi afişat. Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text as you type asociată funcţiei AutoCorrect. Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei integrate pentru verificarea ortografiei. Word va corecta. în caseta Not in dictionary este afişată o parte din propoziţia în care apare cuvântul în cauză (care este afişat cu roşu). îl va selecta în document şi va afişa caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1. se plasează punctul de inserare undeva în text. În această casetă de dialog. se alege una din următoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvântul. dacă există. Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document. De fiecare dată când se execută dublu-clic pe această pictogramă. Dacă se doreşte verificarea ortografiei într-o porţiune a documentului. se procedează astfel: 1. executând dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. ca să se poată corecta cuvântul scris greşit. vor fi corectate toate apariţiile cuvântului respectiv în întregul document (nu vor fi corectate apariţiile anterioare care au fost ignorate. Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlneşte un cuvânt care nu este în dicţionar. Pentru rezolvarea cuvântului selectat. Word introduce punctul de inserare imediat după cuvântul greşit). 3. Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariţia cuvântului în locul respectiv. . astfel încât Word să nu îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greşit. De acum încolo. şi apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran. se poate selecta opţiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunzătoare (Figura 1.25 Din fereastra de mai sus. Dacă se execută clic pe Change All. se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte.

−Pentru a revoca ultima corectură.) din caseta cu listă Dictionary Language. −Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a-l adăuga în dicţionarul personalizat.K. se execută clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. se execută clic pe butonul Options şi se afişează caseta de dialog din figura de mai jos. folosind o listă de cuvinte dintr-o altă limbă. Însă. astfel ca Word să nu îl mai semnaleze niciodată. Dacă se execută clic pe butonul Ignore. Word nu va mai semnala cuvântul respectiv în timpul restului operaţiei de verificare a ortografiei şi nici în timpul altor operaţii de verificare a ortografiei din orice document până când nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer. rutina pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariţii ale cuvântului pe care le va găsi în continuare. Dacă se execută clic pe butonul Igore All. −Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent. se execută clic pe butonul Undo. rutina de verificare a ortografiei va accepta forma şi va căuta următoarea greşeală. dacă s-a scris coluor. . se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt afişate limbile pentru care au fost instalate dicţionare). se execută clic pe butonul Add. el va rămâne afişat ca formă greşită). se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greşeala respectivă de fiecare dată când se va scrie.22. Figura 1.26 − Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a căuta următoarea greşeală. în cazul în care cuvântul curent este colour şi s-a ales English (U. De exemplu. −După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual cuvântul în caseta Not in Dictionary. −Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor.

În caseta de dialog New (Figura 1. Orice document din Word este creat pe baza unui şablon. În cazul în care se creează un nou document executând clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word.) se execută clic pe butonul corespunzător: Memos. Opţiunea Allways suggest corrections (dacă este activă) va face ca Word să afişeze o listă de posibile corecţii pentru un anumit cuvânt greşit. 1. dar în acelaşi timp trebuie să permită completarea şi adaptarea conţinutului fiecărui document scopului pentru care acesta a fost proiectat. Utilizarea şabloanelor în Word Procesul de redactare a corespondenţei poate fi mult uşurat prin facilităţile oferite de programul Word privind generarea şi utilizarea şabloanelor. General. Se selectează şablonul care va fi modificat. Informaţii despre orice opţiune neclară se pot afla dacă se plasează pointerul de mouse pe numele opţiunii.23). În cazul în care se creează un document folosind comanda New din meniul File.27 Cele mai multe opţiuni din această casetă sunt evidente.3. O parte din documentele aparţinând corespondenţei au în general o caracteristică comună: ele trebuie să conţină anumite zone standard. Hide speling errors in this document. comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office. scrisoare. Se alege opţiunea New din meniul File. în funcţie de tipul şablonului care va fi modificat (memo. care se repetă de la un document la altul. se poate alege şablonul dorit. . Şablonul pe baza căruia este creat documentul se mai numeşte şablonul documentului sau şablonul ataşat documentului. Letters & Faxes. în timp ce se introduce textul. documentul va fi creat pe baza şablonului Normal. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi se alege What’s This? 1.3. Şabloanele permit o „semiautomatizare“ a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document. Modificarea şabloanelor integrate în Word Şabloanele integrate în Word se pot modifica în felul următor: 1. ca de exemplu. fax. pagina cu antet etc.1. De aceea este bine ca aceasă opţiune să fie inactivă. lăsând însă loc procesului de creativitate. specific fiecărui document în parte. dar câteva pot ridica probleme. se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) şi apoi se execută clic pe butonul OK. Aceasă opţiune (dacă este activă) va face ca Word să ascundă liniile roşii de sub cuvintele greşite. Toate acestea se pot realiza prin intermediul şabloanelor.

1.2. se poate defini şi un alt dosar ca dosar User Templates. „Scheletul“ sau şablonul unui document va conţine textul. se tastează numele sub care se doreşte salvat şablonul. care se doresc întotdeauna incluse în el. şablonul va apărea în mod implicit în eticheta General din caseta de dialog New. Se selectează meniul File şi apoi comanda Save As. Se afişează conţinutul casetei Save as type (se execută clic pe săgeata din extremitatea dreaptă ) şi se selectează din lista afişată Document Template (*. dosarul corespunzător: Memos. În caseta Save In apare automat numele dosarului în care se va face salvarea: Templates. 2. Şablonul va fi salvat direct în dosarul Templates. se respectă următorii paşi: 1. El poate fi salvat şi într-un alt sub-dosar al dosarului Templates. Crearea unui şablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou şablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). Se alege Save din meniul File sau se execută clic pe butonul Save pentru a salva modificările făcute. 4. Se execută clic pe butonul Modify şi apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar.28 Figura 1. În mod implicit. 3. iar sub el. Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools. prin dublu clic pe numele său.dot). Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui şablon (template). antet de pagină). se execută clic pe eticheta File Location şi clic pe User Templates.3. Pentru ca şablonul să poată fi utilizat pentru crearea altor şi altor documente. Această modificare va afecta toate aplicaţiile Office care folosesc şabloane. în caseta de text corespunzătoare File name.23. Letters & Faxes. 3.În caseta de dialog Save As. Se editează şi se formatează şablonul folosind facilităţile oferite de aplicaţia Word. fax. respectiv formatarea. 2. lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conţine. se alege. Se execută clic pe butonul Save. . De asemenea. nu numai Word. General. În acest caz. şablonul este salvat în subdosarul General. În funcţie de tipul şablonului creat (memo. 5.

în funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul.29 6. Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. .3. se pot proiecta noi documente. 4. În acest moment numele şablonului apare în caseta de dialog prezentată în Figura 1.3. 1. General. Letters & Faxes. În caseta de dialog New se execută clic. pe tab-ul: Memos. având la bază textul şi formatarea prestabilite (Anexa A3). Se selectează meniul File şi apoi comanda Close. Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv. Se selectează meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fişier separat. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie. 3. 2.23. Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în acest document. Pe ecran apare un nou document conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon. Se execută dublu clic pe numele şablonului. Se completează documentul cu restul informaţiilor. Utilizarea şabloanelor integrate în Word Odată ce şablonul a fost creat. Se selectează meniul File şi apoi comanda New.

14 Braşov Anexa 2 (şablon FAX) To: Company: Fax: Phone: From: Pages: Date: . Lungă. nr.30 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt.

În aşteptarea răspunsului Dvs. Cu sinceritate. 26 octombrie 2004 Ca urmare a cererii Dvs.233782 From: Pages: Date: Doamna Viorica DINU 5 marţi.233780 0268. pe data de 15. Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs. marca Toyota. Viorica DINU Şef Serviciu Livrări . în vederea încheierii formalităţilor de predare. privind livrarea a două autoturisme de teren.. Lungă.31 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în Gara Bucureştii Noi. nr. 14 Braşov Anexa 3 (Document creat din şablonul fax) To: Company: Fax: Phone: Domnul Cornel POPA Metrom-Braşov 0268..2004. Vă anexăm alăturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de aşteptare la Vamă.05.

la care trebuie să reacţioneze baza de date (criterii simple. Excel oferă utilizatorului următoarele facilităţi: − Efectuarea de calcule utilizând formule şi funcţii. În exploatarea bazelor de date. Astfel. vizualizarea (partajarea în ferestre. Utilizatorul îşi poate organiza lucrul – generând aplicaţii complexe care să înglobeze informaţii suficiente din punct de vedere cantitativ. − introduceţi imagini în foaia de calcul. calculate) .1. − folosiţi formule şi funcţii pentru realizarea unor calcule. − Exploatarea şi interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste). b) construirea unor câmpuri de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de cerere de interogare. d) posibilitatea validării datelor din baza de date. Excel oferă următoarele facilităţi: a) interogarea bazelor de date prin localizări şi extrageri. − Gestionarea unui spaţiu de lucru mare. foi de calcul). − Portabilitatea informaţiilor conţinute în foile de calcul şi implicit în celule. − actualizaţi datele unui tabel. − lucraţi cu baze de date Excel. − creaţi şi să editaţi grafice. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi şi să formataţi tabele. se pot construi aplicaţii ce înglobează calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizări şi extrageri de informaţii ce răspund unor criterii bine definite.32 2. c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uşoară interpretarea datelor din bază sau a datelor ce tocmai au fost extrase. Noţiuni de bază 2. Caracteristicile unei aplicaţii Excel Aplicaţia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipulează şi procesează date numerice organizate matricial în linii şi coloane. sau de tipuri diferite.1. − ordonaţi după diverse criterii datele unui tabel. manipularea acestuia (copiere. multiple. coloane. 2. Prin urmare. linii. − Formatarea spaţiului de lucru (celule. demonstrând faptul că diagramele sunt mai relevante şi mai uşor de interpretat decât prezentarea tabelară a datelor. − pregătiţi şi să tipăriţi un document Excel. ceea ce conduce la schimbul de date între aplicaţii de acelaşi tip. ştergere). − introduceţi automat date într-un tabel. .1. previzualizarea înaintea tipăririi) şi partajarea acestuia. mutare. oferit de foi de calcul cu utilizări bidimensionale şi tridimensionale. − Reprezentarea grafică a datelor numerice conţinute în foile de calcul. în scopul verificării informaţiilor ce sunt introduse în modele construite de utilizator.

1. restaurare şi de . maximizare butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare închidere . Deschiderea aplicaţiei Excel Pentru deschiderea aplicaţiei Excel există următoarele posibilităţi: a) Accesarea meniului Start – Programs – Microsoft Excel.2 − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Excel) şi numele fişierului generic Excel (Book1). În extremitatea stângă se află „butonul sistem“ . mai multe bare de instrumente şi bara de formule (Formula bar). Aceasta conţine trei zone funcţionale: A) Panoul de comandă B) Zona de lucru C) Bara de stare Figura 2. Figura 2.2. bara de meniu. b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunzătoare. Figura 2. deasupra zonei de lucru. În ambele situaţii. El este compus din: bara de titlu.33 2. iar în partea dreaptă . A) Panoul de comandă se află situat în partea superioară a ferestrei Excel.1.3. pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaţiei Excel. dacă este prezentă pe ecran.

B) Zona de lucru reprezintă suprafaţa deţinută de o foaie de calcul încadrată pe de o parte de echerul ce delimitează rândurile şi coloanele. Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting Figura 2.34 − Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. butonul de şi zona de editare a Figura 2. care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. butonul de editare formule (Edit Formula) confirmare (Enter) datelor sau formulelor (zona de culoare albă). în care . Când se plasează pointerul de mouse pe un buton. 256 coloane). apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. iar în partea dreaptă sunt poziţionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fişierului activ. − Barele de instrumente Standard şi Formatting sunt afişate implicit. Barade formule conţine următoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editează datele la un moment dat. Ele conţin butoane de comandă. care precizează numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1. În extremitatea stângă apare „butonul sistem de control al registrului de calcul (fişierului)“ .6. Coloanele sunt identificate prin litere. Figura 2.7 . butonul de anulare (Cancel) . Sheet3 etc. − Bara de formule (Formula bar) permite introducerea şi editarea datelor şi formulelor.4. se realizează operaţia corespunzătoare (vezi Copy). Sheet2. de la A la IV (max. Atunci când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton.). Figura 2. În partea de jos a zonei de lucru se află zona de afişare a foilor de calcul. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. iar pe de altă parte de barele de defilare (orizontală şi verticală) în foaia de calcul.5. iar rândurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536.

Celula curentă este celula activă în care se află poziţionat pointerul de mouse la un moment dat.35 Noţiunea de bază cu care operează Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Error – Excel semnalează o eroare. C) Bara de stare se află situată la limita inferioară a ferestrei Excel. Fişierul Excel poate conţine până la 256 foi de calcul. Preview – Se execută o operaţie de previzualizare înaintea imprimării. identificate prin nume (etichete). .1. Caps – A fost acţionată tasta Caps Lock. Un fişier creat în Excel poartă numele de registru de calcul (WorkBook) şi este salvat cu extensia . Celula curentă Celula Figura 2.8. Edit − Conţinutul unei celule este corectat. O celulă poate fi referită printr-o adresă de celulă (referinţă de celulă). Referinţa de celulă este o combinaţie dintre o literă (reprezentând coloana) şi un număr (reprezentând rândul). Ea este afişată pe ecran ca un dreptunghi cu marginile îngroşate.4.XLS. Numărul implicit de foi de calcul afişat la deschiderea unui registru de calcul este 3.). Num – A fost acţionată tasta Num Lock. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. De exemplu adresa de celulă B4 (coloana B şi rândul 4). Foaia de calcul este practic o matrice şi poate fi asimilată cu un tabel format din 256 coloane şi 65536 de rânduri.2. Ea conţine indicatori de stare care precizează modul curent de lucru şi starea în care se află aplicaţia Excel la un moment dat. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel aşteaptă o intrare într-o celulă sau o comandă. La intersecţia unei rând cu o coloană se află celula. Acest număr poate fi setat de utilizator (paragraful 4.

Pentru deschiderea efectivă a fişierului se selectează fişierul dorit şi se execută dublu clic pe numele lui sau se selectează fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog. se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunzător. Se va deschide fişierului dorit în urma execuţiei unui clic pe numele acestuia. În ecran va fi afişată fereastra de dialog corespunzătoare. 4. Se activează meniul File şi se alege comanda Open. Atunci când se activează meniul File.1. 2. se alege fişierul dorit.36 2. în care se va specifica locaţia (calea) ce conţine fişierul (registrul) care va fi deschis. Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. . De asemenea. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fişier) existent. În meniul Start. Fişierul selectat Butonul Open Figura 2. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O.9.3. din lista documentelor recent create. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. prezent pe bara de instrumente Standard. se selectează locaţia dorită şi apoi se execută dublu clic pe numele fişierului. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. 3.

pe harddisk sau dischetă se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Locaţia în care va fi salvat registrul de calcul Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul Figura 2.1. se alege comanda New Excel Worksheet. În ecran va fi afişată fereastra Save As în care se va transmite locaţia (pe harddisk sau dischetă) în care va fi salvat registrul de calcul respectiv. . Din meniul contextual afişat. Pentru salvarea unui registru de calcul existent. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunzător prezent pe bara de instrumente Standard. Pentru crearea unui registru de calcul.10.4. în care sunt păstrate efectiv datele şi se efectuează calcule. Se activează meniul File şi se alege comanda New. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (prezentă în partea de jos a ferestrei Excel) sau în opţiune Window prezentă în bara de meniu.37 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus. se selectează locaţia (directorul) în care va fi salvat registrul de calcul şi apoi se execută clic pe butonul dreapta mouse. 2. sau se apasă simultan tastele Ctrl+N. Dacă aplicaţia Explorer este deschisă. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. Pe ecran fişierele vor fi suprapuse. 3. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fişier proiectat pentru stocarea şi organizarea unor foi de calcul (worksheet). 2.

38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume. Pentru realizarea acestei operaţii se alege una dintre următoarele variante: 1. . fără închiderea aplicaţiei Excel.1. Se activează meniul File şi se alege comanda Save As. se va alege tipul Web page (*. Calea unde va fi salvat registrul de calcul Noul nume Tipul registrului de calcul Figura 2. În ecran se va afişa fereastra Save As corespunzătoare. noul nume (File name) şi tipul dorit (Save as type). Registrul de calcul poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web. În fereastra Save As corespunzătoare. în care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:).11. 2.htm.5.12. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). *.html). sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie (Figura 2.). se activează meniul File şi se alege comanda Close. Se activează meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel Pentru închiderea unui registru de calcul. în alt forma şi în alt loc se activează meniul File şi se alege comanda Save As. 2.

În câmpul Type your question here se formulează întrebarea apoi se caută executând clic pebutonul Search.12. . Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului. Dacă se acţionează clic cu mouse-ul pe această imagine. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei Excel. Pentru închiderea aplicaţiei Excel se activează meniul File şi se alege comanda Exit.1. În ambele situaţii în ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate.39 Figura 2. astfel că se pot citi indicaţiile precizate. ea devine activă. el se va activa din meniul Help şi comanda Show the Office Assistant. 2. sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard.6. Dacă ajutorul nu este prezent în ecran.

2. se acţionează clic pe caseta de validare care precede opţiunea Formula Bar. ca de exemplu: afişarea barei de formule. Opţiunile implicite sunt precedate de o casetă de validare care conţine o bifă. Pentru închiderea asistentului.13. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunzătoare unei opţiuni.2. se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine şi din meniul contaxtual se alege comanda Hide. aceasta se anulează sau se activează. a barei de stare. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul şi a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activează meniul Tools şi se alege comanda Options.40 Figura 2. În ecran se deschide fereastra de dialog Options şi se execută clic pe butonul View. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. De exemplu.14. Personalizarea /modificarea setărilor de bază 2. . Se pot modifica opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel.1. afişarea liniilor de grid etc. Figura 2. 2. pentru anularea afişării în ecran a barei de formule.

41 Figura 2. sau se execută clic pe butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.15. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom. În ecran se deschide caseta de comandă Zoom din care se va alege dimensiunea dorită Figura 2.16. .

2. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv. Î n caseta de dialog Customize se execută clic pe butonul Toolbars. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii.3. se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Pentru afişarea/anularea anumitor bare cu instrumente. . se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. Pentru realizarea acestei operaţii. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. Modificarea afişării barelor de instrumente Afişarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente. S-a ales.16). se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. Figura 2.17.42 2. pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizată. bara de instrumente Standard. Toate barele active sunt marcate cu o bifă (Figura 2. 2.2. de exemplu.2. În ecran este afişată fereastra care conţine denumirea barelor cu instrumente şi se execută clic pe comanda Customize.

43 Figura 2.18. Figura 2. .19. Se selectează instrumentul dorit executând clic pe numele lui şi se trage apoi cu mouse-ul în/din bara de instrumente. Se execută clic pe butonul Commands şi se va afişa lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă.

Introducerea datelor în foaia de calcul Introducerea valorilor numerice în foaia de calcul.4. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel (de exemplu.20. Operaţii de bază 2. (virgula) . Se va deschide fereastra de dialog Options.3.44 2.2.1.08E+10). Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File. Close. New.75). Valorile numerice sunt combinaţii de cifre de la 0 la 9 şi caractere specifice + (adunare) (minus) . O valoare numerică poate fi un număr întreg (230). Acesta va conţine patru foi de calcul. În figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul. un număr zecimal (340. Se activează butonul General şi apoi în opţiunea Sheets in new workbook (Foi într-un registru de calcul nou) se precizează numărul foilor de calcul. (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracţie) E (exponent).3. Se închide registrul de calcul curent prin comenzile File. . o fracţie întreagă (3/4) sau un număr în notaţie ştiinţifică (3. 2. Figura 2. numărului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Tools şi se alege comanda Options.

Dacă se doreşte eliminarea numărului afişat în bara de formule se execută clic pe butonul . sau clic pe butonul Enter prezent în bara de formule.45 Pentru introducerea valorilor numerice într-o celulă. trebuie redimensionată lăţimea coloanei respective (vezi subcap. Excel înregistrează întotdeauna intern numărul scris.21. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. 2.5. Numărul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. sau se apasă tasta BackSpace. Valorile numerice se vor alinia în mod implicit în partea dreaptă a celulei. În situaţia în care Excel afişează într-o celulă numărul cu notaţia ştiinţifică sau plasează un şir de diez (######). indiferent de ceea ce afişează în celulă. Excel Cancel redimensionează în mod automat celula respectivă sau va folosi notaţia ştiinţifică. Dacă numărul nu încape în celulă. Se apasă apoi tasta Enter. se poate vedea valoare subadiacentă afişată pe bara de formule. Se tastează numărul dorit. − Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului). .3. Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter Se introduce numărul 3400 în celula de adresă C3 Figura 2. Dacă celula este activă. afişând mai puţine zecimale.

Se tastează o valoare de text. . Figura 2. inclusiv numere şi simboluri existente pe tastatură. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Pentru a introduce o valoare de text într-o celulă a foii de calcul curente. Textul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. Introducerea valorilor de text (etichete) în foaia de calcul O valoare de text (o etichetă) poate fi formată din orice combinaţie de caractere alfanumerice. Se apasă apoi tasta Enter. sau prezent în bara de formule. Valorile de text se vor alinia în mod clic pe butonul Enter implicit în partea stângă a celulei.23.22.46 Valoarea subadiacentă Sir de semne diez Notaţia ştiinţifică Figura 2.

Însă. care trebuie înregistrate ca text. Figura 2. Introducerea de formule simple în foaia de calcul Una din funcţiile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaţiilor). textul mai lung este trunchiat.24) şi apoi se execută clic pe orice celulă pentru a închide operaţia. la fel ca în cazul valorilor numerice. o dată calendaristică sau oră. operatori matematici. Dacă celulele adiacente conţin informaţie. Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stânga Text trunchiat Figura 2. ridicare la putere (^) şi parantezele rotunde ( ) care schimbă ordinea de evaluare. Formulele conţin una sau mai multe adrese de celule.25. O formulă este o ecuaţie care calculează o nouă valoare folosind nişte valori. Toate . Se activează meniul Insert şi se alege comanda Comment. scădere (-). Celula care conţine un comentariu va avea un triunghi roşu în colţul dreapta sus. numere. Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul. se alege comanda Comments din meniul View. Se scrie un mesaj sub numele afişat (Figura 2.24. înmulţire (*). Excel permite textelor mai lungi să fie suprapuse peste celulele din dreapta. Dacă se introduce o valoare numerică. împărţire (/). Excel înregistrează corect valoarea de text şi este afişată pe bara de formule când celula este activă. vor fi precedate de apostrof (‘) Introducerea comentariilor într-o celulă Pentru a introduce comentarii într-o celulă se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi.47 Dacă în celulele adiacente nu apare nici o informaţie. Operatorii matematici utilizaţi în formule sunt: adunare (+).

Introducerea formulei folosind tastatura. care începe obligatoriu cu semnul egal (=). se utilizează unul dintre urătoarele moduri: 1. iar în bara de formule va fi afişată formula. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziţionarea pe celula respectivă (vezi E3). Se tastează semnul egal (=) pentru a începe formula. =A5/10*2 . iar adresa (referinţa) celulei apare în bara de formule. Se repetă procedura şi pentru celelalte celule referite în formulă apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. 2. în celula curentă se va afişa rezultatul formulei. apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +).27. Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. De exemplu : =A1+A2-A3. Dacă formula a fost introdusă corect. Se apasă apoi tasta Enter.48 formulele încep cu semnul egal (=). Pentru a introduce o formulă simplă într-o celulă. cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Se execută clic pe prima celulă care va fi introdusă în formulă (vezi B3). Semnul egal indică începutul unei operaţii matematice şi îi arată programului Excel că trebuie să înregistreze ecuaţia care urmează după formulă.26. Când se execută clic pe celulă. sau se execută clic pe butonul Enter formule. Se tastează formula. prezent în bara de Figura 2. . =30+75-20. Referinţa celulei în bara de formule Chenar pulsant Figura 2. ea va fi înconjurată de un chenar pulsant.

28. Excel va interpreta ecuaţia ca valoare de text. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. Dacă formula generează ca rezultat mesajul Error in Formula. în ecran se deschide fereastra GoTo. Pentru activarea acestei funcţii se alege comanda Undo din meniul Edit. Dacă formula nu începe cu semnul egal (= ). Pentru activarea acestei funcţii se din bara alege comanda Redo din meniul Edit.3. sau se execută clic pe butonul corespunzător de instrumente Standard. În caseta Reference se tastează adresa (referinţa) celulei dorite şi apoi se execută clic pe butonul OK.2. sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. Funcţia Redo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. înseamnă a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greşit formula. − Prin utilizarea comenzii Go to… din meniul Edit. . Selectarea datelor a) Selectarea unei celule. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. − Prin utilizarea tastelor săgeţi. Selectarea unei celule se realizează în mai multe moduri: − Prin folosirea mouse-ului executând clic pe celula dorită.49 Formula Rezultatul formulei Figura 2. Funcţia Undo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente. 2. Dacă se activează comanda Go To….

apoi se apasă tasta cu săgeata corespunzătoare pentru a selecta celelalte celule din grup. se eliberează butonul mouse. Când s-a terminat selecţia.50 Figura 2. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Pentru aceasta. Pentru aceasta. Figura 2. Au fost selectate grupuri de celule neadiacente − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. se plasează indicatorul de mouse pe prima celulă din grup. Se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage (glisează) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. Dacă se doreşte selectarea unor grupuri de celule neadiacente.29. . se ţine apăsată tasta Ctrl. Pe bara de stare apare butonul ADD. se va intra în prima celulă din grup. La sfârşit se apasă din nou tastele Shift+F8. Selectarea unui grup de celule (numit şi domeniu) se realizează în mai multe moduri: − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. Pentru a selecta şi grupuri de celule neadiacente se apasă simultan tastele Shift+F8. Se ţine apăsată tasta Shift. indicând faptul că se poate selecta un alt grup. cu ajutorul tastelor săgeţi.30.

Pentru a selecta un rând sau o coloană (în întregime) se execută clic cu butonul stânga mouse pe numărul rândului. sau litera coloanei. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane adiacente. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane neadiacente.31.51 Au fost selectate grupuri de celule neadiacente Figura 2. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage peste restul domeniului. Butonul ADD pe bara de stare c) Selectarea unui rând sau a unei coloane. se ţine apăsată tasta Ctrl. .

33. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plasează pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. d) Selectarea foilor de calcul.32. se alege comanda Select All Sheets. Se execută clic cu butonul dreapta mouse şi din meniul contextual afişat. Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe eticheta altei foi de calcul. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul se execută clic pe butonul de selecţie totală aflat în partea stângă sus a foii de calcul.52 Figura 2. Figura 2. la intersecţia rândurilor cu coloanele. . Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selectează prima foaie de calcul executând clic cu mouse-ul pe eticheta ei.

Copiere. .53 Figura 2. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Copierea şi mutarea conţinutului unor celule este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul se va face activarea ei executând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2). şi apoi poziţionarea. Clipboardul este o memorie temporară folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Operaţia de copiere se poate realiza în mai multe moduri: − Copierea conţinutului unor celule folosind comenzile Copy şi Paste. în altă foaie sau în alt registru de calcul. Ştergere a) Copierea conţinutului unor celule în cadrul foii curente.35. Figura 2.34. şi apoi se face poziţionarea.3. 2.3. Mutare. Se activează apoi meniul Edit şi comanda Paste.

Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Formulas (formule). b) Mutarea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. şi apoi poziţionarea. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+C. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Se poate alege una dintre opţiunile: All (totul). se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Operaţia de mutare se poate realiza în mai multe moduri: − Mutarea conţinutului unor celule folosind comenzile Cut şi Paste. Dacă copierea se face în alt registru de calcul. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea Se apasă apoi simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Formats (formate). − Copierea conţinutului unor celule folosind butoanele Copy şi Paste din bara de instrumente Standard.54 Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. în altă foaie sau în alt registru de calcul. . Values (valori). se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Se execută clic pe butonul Copy . Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Comments (comentarii). Se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut.36. − Copierea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat conţinutul Clipboard-ului. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Se execută clic pe butonul Paste .

Se face poziţionarea (clic cu butonul stânga mouse) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Figura 2. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. − Mutarea conţinutului unor celule folosind butoanele Cut şi Paste din bara de instrumente Standard.37. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Se execută clic pe butonul Paste . Se execută clic pe butonul Cut . Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea.38.55 Figura 2. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Dacă mutarease face în altă foaie de calcul. . se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea.

Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2). − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând comanda Delete.39. şi apoi se face poziţionarea. Se va şterge doar conţinutul celulelor. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Din submeniul afişat se alege opţiunea de ştergere dorită (All. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează.se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Se afişează caseta de dialog corespunzătoare (Figura 2. s-a ales opţiunea All. Comments). care şterge atât conţinutul cât şi formatele. Comanda Delete şterge atât conţinutul cât şi formatele celulelor referite. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Clear. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters.56 − Mutarea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Formats. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând tasta Delete. Operaţia de ştergere se poate realiza în mai multe moduri: − Ştergerea conţinutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl+V. .30) şi se alege modalitatea de ştergere dorită. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Delete. Contents. c) Ştergerea conţinutului celulelor pentru o selecţie de celule dată. Se acţionează tasta Delete. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. În exemplul prezentat. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul . Figura 2. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+X.

În mod implicit căutarea are loc în linie sau coloană.4. în întreaga foaie de calcul. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată.3. Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Find. b) Folosirea comenzii „Replace“ (înlocuire) pentru un anume conţinut al unei celule. când a fost găsită valoarea respectivă.40 2.57 Figura 2. se întrerupe căutarea iar valoarea apare selectată. În ecran se deschide fereastra Find. Se execută clic pe butonul Find Next. Se reia procesul de căutare acţionând din nou butonul Find Next. iar în câmpul Replace with se va introduce valoarea de înlocuire şi se va executa clic pe butonul . Înlocuirea rapidă a unor date cu alte date se realizează cu ajutorul comenzii Replace. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Replace. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată şi înlocuită. De fiecare dată.41. Se deschide fereastra Replace. Căutare şi înlocuire a) Folosirea comenzii „Find“ (căutare) pentru un anume conţinut al unei celule Căutarea rapidă a datelor în foaia de calcul se realizează cu ajutorul comenzii Find.

Figura 2. După înlocuire se poate continua procesul de căutare şi înlocuire executând clic pe butonul Find Next. . Figura 2.58 Replace.42. sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane. se acţionează butonul Replace All. Rânduri şi coloane în foaia de calcul a) Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul.3. se alege una dintre variantele următoare: − Inserare de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Insert. Dacă se doreşte înlocuirea peste tot.43. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii.5. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. Pentru inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. f 2.

− Modificarea lăţimii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. În caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. sau opţiunea Entre column. . pentru inserare coloane. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. b) Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului. Figura 2.59 −Inserare de rânduri şi coloane folosind mouse-ul.44. Figura 2. Se activează meniul Format şi se alege comanda Column Width. pentru a modifica lăţimea coloanei. Se plasează pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloană. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. Se afişează caseta de dialog Insert şi se alege opţiunea Entre row.46. Se selectează o celulă din coloana de redimensionat. Se trage indicatorul de dimensionare spre stânga sau spre dreapta. Pentru modificarea lăţimii coloanei se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a lăţimii coloanei.45. pentru inserare linii. în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând spre dreapta şi spre stânga. Figura 2. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Insert.

Se plasează pointerul de mouse pe latura inferioară a capului de rând în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând în sus şi în jos. În caseta de text Row Height.60 Pentru modificarea înălţimii rândului. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete. Dacă se doreşte redimensionarea automată a rândurilor şi a coloanelor. c) Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Figura 2. . se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a înălţimii rândului. Se trage indicatorul de dimensionare în sus sau în jos. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană.47. Pentru ştergerea de rânduri şi coloane din foaia de calcul. se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. − Modificarea înălţimii rândului cu ajutorul comenzii Row Height. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entier row pentru ştergere linie. se poate alege comanda AutoFit. Figura 2. Figura 2.49. Se activează meniul Format şi apoi comanda Row Height. Se selectează o celulă din rândul de redimensionat. pentru a modifica înălţimea rândului. se alege una dintre variantele următoare: − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Edit.48.

Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Se selectează din caseta cu listă derulantă Sort by câmpul principal pentru operaţia de sortare. b) Sortarea datelor după mai multe coloane. 2. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entre row pentru ştergere linie. Se execută clic pe a doua casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a treia coloană pentru sortare. Sortarea datelor a) Sortarea datelor după o singură coloană. tabelul este sortat crescător după Figura 2. În Figura 2. . În anumite situaţii se cere ordonarea crescătoare sau descrescătoare a acestora. Se execută clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea. pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane.50.GRUPA şi NOTA LA TEST şi descrescător după coloana MEDIA OBTINUTA. În bara de instrumente Standard se execută clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare descrescătoare coloana MEDIA OBTINUTA. se execută clic pe capătul coloanei sau pe o celulă din coloana respectivă. Excel va selecta întregul tabel şi va afişa caseta de dialog Sort. Se execută clic pe prima casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a doua coloană pentru sortare. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. Excel memorează datele în ordinea introducerii lor.51. În exemplul din Figura 2. pentru sortare crescătoare.6.50.61 − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. tabelul este sortat crescător după coloanele NR. se execută clic pe o celulă din tabelul ce va fi sortat. Se alege apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. Pentru sortarea rapidă a unui tabel pe baza unei singure coloane. Pentru sortarea unui tabel pe baza a două sau trei coloane. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. Din meniul Data se alege comanda Sort. sau clic pe butonul Sort Descending .3. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Delete.

Formule şi funcţii 2. În această situaţie. . O formulă aritmetică este o expresie care poate să combine valori. − Pentru a controla ordinea operaţiilor în formule. Avantajul oferit de prezenţa adreselor de celule în formule este acela că în momentul în care s-au modificat valorile existente în celule se va modifica şi rezultatul formulei. Excel respectă regulile obişnuite din algebră care devin reguli de executare a operaţiilor. apoi înmulţirile şi împărţirile. iar la sfârşit adunările şi scăderile. B3. apoi scade conţinutul celulei C3.1. referinţe de celule. − Foloseşte unul sau mai mulţi operatori aritmetici.4. Dacă acesta este omis. deoarece Excel va citi conţinutul celulei respective ca şi cum ar fi introdus în formulă. Una dintre funcţiile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor şi funcţiilor. Aşadar. − Poate să conţină referinţe de celule (de exemplu A2. Dacă într-o formulă sunt mai mulţi operatori de acelaşi tip. îl adaugă la conţinutul celulei B2.).62 Figura 2.51. C7 etc. Excel consideră formula ca fiind un text. Regulile de executare impun ca primele să fie efectuate calcule exponenţiale.4. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt următoarele: − Începe cu semul egal (=). se folosesc parantezele rotunde (). 2. nume de celule sau domenii (grup de celule) şi operatori matematici. formula = A2+B2-C2 indică programului Excel următorul lucru: citeşte conţinutul celulei A2. efectuarea calculelor se va face de la stânga la dreapta. Formule aritmetice şi logice Folosirea formulelor aritmetice şi logice de bază într-o foaie de calcul.

în celula E4 va fi afişată formula ca valoare de text.52. Figura 2.54. Se repetă procedura pentru celelalte produse. − celula E4). Dacă formula a fost tastată corect. − eticheta „TOTAL“). Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. Figura 2. .53. Se tastează formula = B4+C4+D4 şi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule.53. În această situaţie. în celula E4 se afişează rezultatul.53. iar în bara de formule este afişată formula. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (Figura 2. dacă se modifică conţinutul celulei B4 (se va înlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii. Să se calculeze cantitatea totală vândută din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2.63 Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor. Să presupunem că la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). Deoarece în formulă s-au folosit referinţe de celule.

b) Înmulţirea numerelor. Se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. . Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (vezi celula D4) şi se tastează semnul egal (=). Se tastează semnul înmulţire (*) şi apoi clic pe celula C4.55.64 Conţinut celulă modificat Noul rezultat Figura 2.56 Să se calculeze valoarea fiecărui produs vândut pe trimestrul I (Figura 2. Se execută clic pe celula B4. Se repetă procedura pentru celelalte produse. coloana „VALOARE“).57.57. Figura 2. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului.

rezultatul va fi cel dorit. în locul celui de înmulţire (*). În urma editării. Să presupunem că în exemplul din următoare s-a tastat din greşeală operatorul adunare (+). Figura 2. Pentru aceasta se selectează celula care conţine formula şi se apasă tasta cheie funcţională F2 sau se execuă clic pe butonul Edit formula din bara de formule. se va corecta şi apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. În felul acesta se obţine o listă cu noi valori. .65 Editarea (corectarea) unei formule. Figura 2. Formula va fi afişată în bara de formule. se trage („drag and drop“) peste toate celulele în care se doreşte copierea. Folosirea instrumentului de „AutoFill“(completare automată) pentru a copia sau incrementa serii de date. Se alege una dintre variantele următoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numărul în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. ea poate fi corectată.58. Figura 2. Dacă o formulă a fost introdusă greşit. Pentru corecţie se va edita formula.60.59. Cea mai simplă metodă de introducere a unor date care se repetă sau formează o serie aritmetică constă în utilizarea funcţiei AutoFill. Această funcţie poate fi executată foarte uşor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. Marcajul de umplere se găseşte în colţul dreapta jos al celulei selectate şi are forma unui semn plus (+). − Funcţia AutoFill realizată cu ajutorul mouse-ului. Cu această formă a pointerului de mouse.

65.66 b) Pentru a crea un şir simplu de numere se introduce numărul de „start“ în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere.63.62. Figura 2. Se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se trage marcajul de umplere. c) Pentru a crea o listă de luni sau zile se introduce prima valoare din listă (poate fi şi în forma prescurtată. în orice format. Figura 2. vezi ian) şi se trage marcajul de umplere.61. Figura 2. în celula dorită şi se trage marcajul de umplere. d) Pentru a extinde o listă de date calendaristice se introduce data calendaristică. Figura 2. .64. Figura 2. Se generează o listă care începe cu numărul iniţial şi în care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1.

Aceste comenzi permit copierea conţinutului unei celule într-un grup de celule adiacente selectate. care permite transmiterea tipului de valori şi a tipului de dată. se comanda Fill Series. Figura 2. Din submeniul afişat. s-a creat o serie lineară cu pasul valoarea 5. Se pot transmite pasul (Step value) şi valoarea de oprire (Stop value) a generării seriei. Pentru a realiza operaţii simple de copiere se poate folosi o colecţie de comenzi de umplere ale meniului Edit.67 − Folosirea comenzilor de umplere. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog corespunzătoare.66. − Crearea unei serii de date. apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute.67. .68. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. Dacă se doreşte crearea unei serii personalizate se plasează pointerul de mouse pe celula care conţine valoarea de start şi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Din submeniul afişat. Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se plasează pointerul de mouse pe celula al cărei conţinut va fi copiat. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. Figura 2. se alege direcţia de umplere. În exemplul de mai jos.

Referinţa relativă este referinţa implicită care se modifică prin operaţia de copiere (de exemplu A2.). Excel foloseşte mai multe tipuri de referinţe: relative (implicită). Referinţa (adresa) domeniului este dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de ( : ) şi adresa celulei din colţul dreapta jos. În construirea formulelor. . sau date din alt registru de calcul. De exemplu D2:E5. absolute şi referinţe cu ajutorul numelor sau etichetelor. De asemenea. Excel modifică formula în mod automat şi anume: − Dacă se efectuează copierea formulei pe coloană. sau B3 :E10. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4.68 Înţelegerea şi folosirea referinţei relative a celulei în formule sau funcţii Referinţele de celule sunt utilizate în formule şi funcţii şi indică poziţia celulei al cărei conţinut este preluat în formula/funcţia respectivă.69. E7 etc. − Dacă se realizează copierea formulei pe un rând se va modifica automat numărul coloanei. sau se poate utiliza rezultatul unei formule în altă formulă. prin copierea în celula F4 se modifică automat în formula = C4+D4+E4. celulă domeniu Figura 2. se va modifica automat numărul rândului. Figura 2. O referinţă identifică şi un grup de celule adiacente (alăturate) numit domeniu (range). se pot accesa date existente pe altă foaie de calcul. De exemplu. Cu ajutorul referinţelor se pot utiliza date existente în diferite părţi ale foii de calcul.70. De exemplu. D5. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. Atunci când se copiază o formulă care conţine referinţe de celule. prin copierea în celula E5 se modifică automat în formula = B5+C5+D5.

Figura 2. Ea referă întotdeauna aceeaşi celulă. Înţelegerea şi folosirea referinţei absolute a celulei în formule sau funcţii Referinţa absolută nu îşi schimbă coordonatele prin operaţia de copiere.69 Figura 2. Se plasează poinerul de mouse în faţa literei coloanei şi se acţionează tasta cheie funcţională F4.73 . rezultatul formulei nu se schimbă. Pentru transformarea rapidă a unei referinţe relative în referinţă absolută se acţionează dublu clic pe celula a cărei referinţă se va absolutiza.71. Figura 2. Deoarece în formulă s-au folosit adrese absolute. Exemplul din figura următoare prezintă copierea formulei din celula E4 în celulele F4 şi F6. Pentru a transforma o adresă relativă în adresă absolută se va pune simbolul dolar ($) în faţa rândului şi coloanei care trebuie să rămână constante.72.

Fiecare funcţie este introdusă în foaia de calcul folosind o anumită sintaxă. nume de domenii sau chiar alte funcţii. care execută o serie de operaţii cu o gamă de valori specificate şi generează o singură valoare.74. Average.70 Referinţa prin nume sau etichetă de domeniu (grup de celule adiacente). b) Numele funcţiei care poate fi introdus în întregime sau abreviat. adică o anumită structură. O funcţie conţine următoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificând o formulă. este cea mai utilizată funcţie din colecţia Excel. Excel introduce Figura 2. cu litere mari. pentru ca Excel să poată calcula corect rezultatul. Funcţiile sunt formule gata elaborate.75. iar argumentele sunt separate prin virgula (. Pentru a crea un nume de domeniu se selectează domeniul căruia i se va atribui un nume.).). s-a selectat celula E4). mici sau combinate (de exemplu SUM. 2. se execută clic cu mouse-ul pe celula în care se va introduce funcţia SUM (de regulă se selectează celula din dreapta sau de sub ultimul număr din linia. În ecran este afişată caseta Define Name şi în zona Names in workbook se introduce numele domeniului şi apoi se execută clic pe butonul Add.). Funcţia SUM. Se va apăsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule.4.2. c) Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ). Ea calculează total pentru un grup de celule. Pentru a efectua într-o foaie de calcul mai multe operaţii de prelucrare cu numere şi text. Lucrul cu funcţii Folosirea funcţiei „SUM“. statistice. Deoarece este folosită foarte des. MAX etc. referinţe de domenii. Numele domeniului nu trebuie să conţină spaţii sau caractere speciale. pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum . financiare etc. . Figura 2. Numărul maxim de argumente într-o funcţie este 30. Excel permite folosirea funcţiilor. grupate pe categorii (vezi matematice. Se activează meniul Insert. Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcţia SUM. Argumentele unei funcţii pot fi: valori. Se execută clic pe butonul AutoSum funcţia SUM pe bara de formule şi va selecta în mod automat un grup de celule alăturare ca argumente pentru funcţie. Excel conţine o colecţie de peste 200 de funcţii. referinţe de celule. se alege comanda Name şi apoi Define. respectiv coloana de sumat (în exemplul din .

Din fereastra Paste Function se aleg categoria şi funcţia (vezi categoria Statistical şi funcţia AVERAGE ) şi se execută clic pe butonul OK. Figura 2. Această comandă deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită.71 Figura 2.75. Dacă s-a ales funcţia dorită. Excel oferă comanda specială Function din meniul Insert. . Pentru aceasta se selectează celula în care se va afişa rezultatul funcţiei (s-a selectat celula E4). se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funcţiei alese. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Function. Pentru exemplificare vom folosi funcţia statistică AVERAGE care calculează valoarea medie a unor numere (Figura 2. Folosirea funcţiei „AVERAGEe“ (media aritmetică) Pentru introducerea funcţiilor in foaia de calcul.76.78. coloana „MEDIA OBTINUTĂ“).

Figura 2. Fereastra de dialog Paste Function poate fi activată şi executând clic pe butonul corespunzător de pe bara de instrumente Standard. Caseta de dialog îşi va recăpăta dimensiunea iniţială. Figura 2.72 Se va afişa caseta de dialog prezentată mai jos în care se transmit argumentele (în exemplul din figura următoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) şi se execută apoi clic butonul OK.78. iar grupul de celule selectat va fi afişat în caseta de dialog. Caseta de dialog va fi micşorată şi este vizibilă caseta de text în care se introduce selecţia. .77. se eliberează butonul mouse şi se apasă tasta Enter. Cele mai obişnuite mesaje de eroare sunt următoarele: #DIV/0 ! − Mesajul de eroare apare când s-a efectuat o împărţire la zero. Se selectează celulele care conţin datele pentru calculul mediei aritmetice. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Collapse Dialog. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) şi sunt urmate de semnul exclamării (!). butonul cu săgeată mică roşie din dreapta casetei de text Number1. afişează în celulele corespunzătoare mesaje de eroare. Argumentele funcţiei se pot transmite şi prin selecţie. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dacă Excel nu ştie cum să trateze anumite formule sau funcţii inserate în foaia de calcul.

Formatarea unei foi de calcul 2.5.1. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula sau grupul de celule în cauză. #NUM! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o anumită formulă există probleme cu anumite numere. Formatarea conţinutului unei celule nu modifică modul în care Excel înregistrează datele intern. Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells… În caseta de dialog Format Cell se execută clic pe butonul Number. #REF! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o formulă sau funcţie se foloseşte o celulă.5. în sensul că nu se încadrează în domeniul corespunzător.79 . ci numai modul în care apar informaţiile pe ecran şi la tipărire. #VALUE! − Mesajul de eroare apare când se folosesc în formule operatori sau date necorespunzătoare. Figura 2. pentru că lipseşte o informaţie. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afişa diverse stiluri de numere Formatarea eficientă a foii de calcul este esenţială pentru prezentarea unor date compatibile importante.73 #N/A! − Mesajul de eroare apare când răspunsul nu poate fi dat. 2. care în prealabil a fost ştearsă. #NAME! − Mesajul de eroare apare când Excel nu recunoaşte un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existentă în meniul Insert-Name #NULL! − Mesajul de eroare apare când s-a introdus o referinţă de celulă pe care Excel nu o înţelege.

Formatarea celulelor pentru a afişa diverse simboluri monetare Formatul Currency afişează valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). Excel 2000 acceptă moneda Euro. În cazul numerelor cu multe cifre se utilizează simbolul virgula (. Din rubrica Category se alege Currency. deoarece Excel va folosi numerele introduse iniţial. Dacă în celulă s-a introdus o valoare negativă. Figura 2.80. Se specifică. care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt încorporate în Excel). Ca o particularitate. iar pentru valorile negative se poate alege modul de afişare dorit.74 Din caseta cu listă Category se alege categoria Number. Excel afişează două zecimale. numărul va fi rotunjit corespunzător (de exemplu numărul 5.8) Rotunjirea numerelor nu afectează însă eventualele formule generate în foaia de calcul. Astfel. Pentru alegerea formatului monetar pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula au grupul de celule în cauză. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Number. Dacă se renunţă la zecimale. În mod implicit. care activează lista de . Dacă simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinţelor utilizatorului. modul de afişare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. numărul de zecimale. din lista derulantă a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. dacă este cazul. necesită activarea unei componente incluse la cerere.77 devine 5. se activează meniul Tools şi se alege comanda Add-Ins. Formatul monetar poate fi activat şi cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting.) ca şi separator de mii.

numărul zecimal 78.75 componente incluse la cerere. Formatarea celulelor pentru a afişa numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) înmulţeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul pentru procent. Pe bara de instrumente Formatting. Pentru alegerea formatului Procent Style se selectează celula sau grupul de celule în cauză.77%.81. Se selectează apoi opţiunea Euro Currency Tools. valoarea implicită fiind 2. . Figura 2. devine 7898. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. De exemplu.98765 prin aplicarea formatului procent cu două zecimale. De cele mai multe ori. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number şi din rubrica Category se alege Percentage. calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi. acestea putând fi transformate rapid în numere uşor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. Se precizează apoi numărul de zecimale (Decimal places). se va afişa butonul Euro Dolar (€ ). Acest format funcţionează foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezintă rezultatele unor formule care calculează procentaje. Formatul procent poate fi activat şi cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting. cu multe zecimale. Singura opţiune pentru formatul procent este stabilirea numărului de zecimale (Decimal places).

Din rubrica Category se alege Date. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi se pot stabili elementele de formatare dorite. În caseta de dialog Format Cells afişată. datele calendaristice se pot introduce. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. sau pot fi introduse ca valori de tip număr-dată care participă la calcule. iar din rubrica Type se alege formatul de afişare dorit. dimensiunii şi culorii fontului. a stilului. Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font. a stilului. Pentru a stabili un anumit format de afişare a datei. dimensiunii şi culorii fontului unei celule sau unui grup de celule. se execută clic pe butonul Font. De asemenea.82. Figura 2. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple şiruri de caractere având în faţă prefixul specific acestora. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. fie direct în forma numerică.76 Formatarea celulelor pentru afişarea datei sub diverse formate Formatul Date transformă cifrele în format dată calendaristică. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number. suprapunându-se regulilor de formatare numerică. Pentru schimbarea tipului de font. . Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. fie într-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. plecând de la considerentul că fiecărui număr îi este asociată o dată calendaristică (între 1 ianuarie 1900 cu valoare serială 1 şi 31 decembrie 9999 cu valoare serială 2958525).

b) Ajustarea orientării textului într-o celulă. Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi în rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe verticală .84. În exemplul prezentat în Figura 2. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Alignment. Se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells.83. dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) şi culoarea albastră (rubrica Color). sau grup de celule Pentru ajustarea orientării textului într-o celulă sau grup de celule.83. se selectează celula sau grupul de celule în cauză.77 Figura 2. Dimensiune font Scrierea înclinată Culoare de unplere celulă Tipul de font Stilul bold Subliniere font Culoare font Figura 2. s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font). stilul de font îngroşat Bold (din rubrica Font style). Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege şi dacă se execută clic pe butoanele corespunzătoare de pe bara de instrumente Formatting .

Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stânga). Justify (aliniere stânga-dreapta).85. De asemenea. Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting. Combinarea celulelor se realizează pe de o parte. c) Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat. Exemplul ilustrează înclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade Figura 2. Center (aliniere centru). iar înclinarea textului sub un anume unghi (măsurat în grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees. iar pe de altă parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent în bara de instrumente Formatting.86. Rubrica Horizontal deschide o listă derulantă care prezintă următoarele opţiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stânga şi numerele la dreapta).) şi se execută clic pe butonul Alignment. Fill (conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8. cu ajutorul opţiunii Center Across Selection (aliniere centrată peste coloanele selectate). Left (aliniere stânga). . respectiv opţiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment. deoarece acest lucru ar da un aspect neplăcut. se poate activa meniul Format şi să se alegă comanda Cells… În ecran este afişată caseta de dialog Format Cells (Figura 2.78 executând clic pe modelul prezentat. Sunt situaţii când titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Pentru a nu înscrie titlul întro singură celulă. Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stânga-dreapta). Excel oferă posibilitatea combinării celulelor. Right (aliniere dreapta).43 caractere).

iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors. d) Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat. Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting. Stilul şi grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style. Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar şi anume: Outline pentru trasarea conturului şi Inside pentru liniile interioare.79 Figura 2.86. sau se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. În ecran este afişează caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Border. Anularea unor chenare deja existente se realizează cu opţiunea None. .

80 Figura 2.88 − Colorful2) şi apoi se execută clic pe butonul OK. se selectează grupul de celule sau tabelul în cauză. aplicând combinaţii de efecte. Pentru formatarea rapidă a unui grup de celule sau a unui tabel.87. În ecran se va afişa caseta de dialog AutoFormat care conţine mai multe stiluri predefinite. Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 2. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda AutoFormat. e) Aplicarea unor combinaţii de efecte cu ajutorul funcţiei AutoFormat. .

Figura 2. Se poate limita numărul de opţiuni folosite de comanda AutoFormat. se activează meniul Tools şi se alege comanda AutoCorrect. Font.2. Formatele nedorite se pot deselecta executând clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunzătoare. Patterns. . Border. chiar în timp ce acestea sunt scrise în celulele din foile de calcul. comanda AutoFormat alege opţiunile Number. prezent în partea dreaptă a casetei de dialog AutoFormat. Pentru afişarea casetei de dialog AutoCorrect.89). prezentată mai jos.81 Figura 2... se deselectează caseta de validare Border.5. executând clic pe butonul Options. În configuraţia prestabilită. Excel oferă funcţia AutoCorrect care corectează în mod automat greşelile ce apar la introducerea textelor.89 2. dacă nu se doreşte chenarul aplicat unui tabel. Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificărilor necesare La fel ca şi Microsoft Word. Alignment şi Width/Height în funcţie de stilul de tabel ales (Figura 2. De exemplu. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului în care sunt corectate greşelile de ortografie şi de capitalizare (scriere cu literă mare) din foile de calcul.88.

82 Figura 2. Excel nu va mai modifica cuvintele care încep cu trei sau mai multe majuscule. apoi se execută clic pe butonul Add. se scrie cuvântul sau expresia pe care Excel să o înlocuiască. Excel nu va mai scrie zilele săptămânii cu literă mare. Pentru a şterge o pereche de cuvinte pentru corectare. se selectează perechea şi se execută clic pe butonul Delete. . Pentru a dezactiva corectarea automată a cuvintelor.90. b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la începutul propoziţiei cu literă mare. . cuvântul monday nu va mai fi modificat în Monday. în caseta de text Replace. De exemplu. d) Opţiunea funcţiei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlată de caseta de validare Replace text as you type. Când opţiunea este activă. se deselectează această casetă de validare executând clic pe ea. De exemplu Excel poate să înlocuiască literele „co“ cu „comunicare“. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel să modifice textele de genul USdolar în Usdolar. Cuvântul sau expresia cu care se doreşte înlocuirea se scrie în caseta de text With. Exemple de folosire a funcţiilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel să nu modifice scrierea cuvintelor care încep cu două majuscule. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare. economisind timp şi având siguranţa corectitudinii lor. se poate folosi această funcţie şi pentru a introduce prescurtări care se doresc a fi scrise în forma lor integrală. Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace şi With pentru a corecta greşelile de ortografie din texte. se deselectează caseta de validare Correct Two Initial Capitals. c) Deselectând caseta de validare Capitalize name of days. De asemenea.

e) Pentru a crea o listă cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel în mod automat se execută clic pe butonul Exceptions… din caseta de dialog AutoCorrect.92. Figura 2. apoi se indică forma dorită de scriere în etichetele First Letter şi INitial CAps.91. .83 Figura 2.

3. astfel încât liniile vor fi citite de la stânga la dreapta. Modificarea setărilor marginilor documentului În mod implicit.5. Pentru centrarea automată a foii de calcul între marginile documentului se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. iar în modul de orientare Landscape. cu clic mouse. În modul de orientare Portrait. Se selectează apoi.84 2. majoritatea imprimantelor din România folosesc hârtie A4 (210 x 297 mm).93 . În ecran este afişată fereastra Page setup. de-a lungul laturii mai mari a colii de hârtie. Figura 2. pagina este rotită cu 90 grade. Setarea documentului Schimbarea orientării documentului şi dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setări se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. . casetele pentru centrare fie pe orizontală (Horizontally) fie pe verticală (Vertically). Referitor la dimensiunea paginii. Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii şi dimensiunea pagini fizice care va fi tipărită. se selectează ambele opţiuni. foaia de calcul este plasată în colţul stânga-sus al paginii. În ecran este afişată fereastra Page setup şi se execută clic pe eticheta Margins. pagina este orientată cu latura mai mare pe verticală. Dacă se doreşte ca foaia de calcul să fie centrată perfect.

În ambele situaţii. în ecran va fi afişată fereastra Page Setup în care se pot introduce sau modifica zonele antet şi subsol.94.85 Figura 2. a autorului etc. se alege comanda Page Setup şi se execută clic pe eticheta Header/Footer. a datei când a fost creat. Figura 2. . sau se activează meniul File. Adăugarea unui antet şi subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocupă mai mult de o pagină ar trebui să aibă un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului.95. Pentru introducerea unui antet sau subsol în foaia de calcul se activează meniul View şi se alege comanda Header and Footer.

introducerea datei curente. introducerea orei. se pot înghesui pe aceeaşi pagină mai multe linii şi coloane. afişarea în antet doar a numelui fişierului şi respectiv locaţia fişierului. Pentru aceasta se activează meniul File. La revenirea în pagină.96. Se caută în foaia de opţiuni Page.86 Pentru a introduce antet se acţionează clic pe butonul Custom Header. se află trei opţiuni: Left section. Prin precizarea a două valori în rubricile Fit to: şi wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta în funcţie de lăţimea foii (de regulă 1) şi se înălţimea sa. Ele apar la previzualizarea sau la tipărirea documentului. iar pentru subsol. Modificând scala. în combinaţie cu opţiunea Fit to: page(s) wide by…tall. până se găseşte valoarea potrivită (vezi 80% în exemplu). informaţiile înscrise în Header sau în Footer nu mai sunt vizibile. afişarea numărului total de pagini. se alege comanda Page Setup şi apoi se execută clic pe eticheta Page. Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micşorate/mărite sau automat. Ajustarea setărilor documentului astfel încât să încapă pe o singură pagină În situaţia în care foaia de calcul nu încape pe pagină. clic pe butonul Custom Footer. secţiunea Scaling. trebuie forţată să se potrivească în pagină. Center section şi Right section care permit alinierea informaţiilor înscrise în antet. În ambele situaţii se deschide o altă fereastră care permite particularizarea antetului şi subsolului. respectiv subsol. Potrivirea foii de calcul în pagină se face încercând diferite valori pentru scală în opţiunea Adjust to: % normal size. . În partea de sus există o serie de butoane care permit: formatarea textului. inserarea numărului de pagină. Figura 2. În partea de jos a ferestrei.

Tipărirea foilor de calcul 2. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tipărire Previzualizarea foii de calcul înaintea tipăririi este o operaţie recomandată pentru a se observa modul de împărţire a foii în pagini. se poate vizualiza documentul înaintea tipăririi. sau prin comanda Print Preview din meniul File.1.6.87 Figura 2. 2. Vizualiuarea foii de calcul se face pagină cu pagină. Figura 2. Pe ecran se afişează fereastra Print Preview.98. .97.6.

Zoom − permite vizualizarea paginii la nivelul întregului ecran. prin care se observă modul de împărţire a zonei în pagini. Setup − declanşează prin intermediul casetei de dialog Page Setup. Dacă se doreşte obţinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard. Figura 2.88 După cum se observă. se activează butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart. se activează meniul File şi se alege comanda Print. se activează opţiunea Print to File. Margins − permite dimensionarea manuală (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. Print − declanşează operaţia de tipărire prin intermediul casetei de dialog Print. Page Break Preview – comută în modul de vizualizare globală a foii de calcul. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range sau Print what). Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga foaie de calcul) şi Pages . În ecran se va afişa fereastra Print. Tipărirea foii de calcul active.6. sau a registrului de calcul Dacă documentul a fost aranjat pentru tipărire. în partea de sus a ferestrei se află butoanele de comandă care declanşează următoarele acţiuni : Next − permite vizualizarea paginii următoare. a marginilor. antetului şi subsolului de pagină şi a foii de calcul. posibilitatea setărilor de pagină.2. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. Dacă este necesară specificarea unor opţiuni speciale de tipărire.99. Previous − permite vizualizarea paginii anterioare. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). 2. 2. se trece la imprimarea efectivă alegând una dintre variantele: 1.

Se activează meniul File şi se alege comanda Print. din secţiunea Print what. . 2.6. Exemplul prezentat în figura următoare prezintă fereastra Print pentru tipărirea într-un fişier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activă. tipărirea realizându-se în 3 exemplare. Secţiunea Print what stabileşte în mod implicit. În caseta Print. dar poate restricţiona domeniul la o zonă selectată de utilizator prin opţiunea Selection. se alege opţiunea Entire Workbook. foaia de calcul activă prin opţiunea Active sheet(s). se alege opţiunea Selection. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. Se selectează secţiunea care va fi tipărită.89 (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). Figura 2.100.101. apoi se activează meniul File şi se alege comanda Print Area −Set Print Area. de copii Figura 2. 2.3. ca zonă de imprimare. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei selecţii de celule predefinite Pentru tipărirea unei secţiuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1. Tipărirea în fişier Precizarea paginilor de tipărit Nr. Dacă se doreşte tipărirea întregului registru de calcul. Se execută clic pe butonul OK.

2. Importul de obiecte Importul obiectelor într-un registru de calcul: fişiere imagine. grafice şi diagrame 2. Figura 2.90 2. pentru prezentări. După introducerea datelor. rapoarte. − AutoShapes este o bară de instrumente din care se pot introduce săgeţi. Pentru exemplificare s-a ales opţiunea ClipArt. . 3. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. o foaie de calcul trebuie făcută atractivă şi interesantă. etc. Pentru a introduce o ilustraţie se execută următorii paşi: 1. − Organization Chart .un program care permite crearea de organigrame. − From File este o casetă de dialog Open din care se pot lua fişiere imagine deja existente în calculator. titluri şi elemente de text scrise artistic. Se pot alege următoarele opţiuni: − Clip Art este o colecţie de ilustraţii cu mii de ilustraţii de artă în variantă electronică. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice.102.102 −celula A10). poze scanate. linii şi alte forme. − WordArt este un wizard şi o bară de instrumente care permit realizarea unor banere. fişiere text. Se selectează celula în care va fi introdusă ilustraţia (Figura 2. organigrame etc.7. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraţie artistică care va fi folosită. grafice.7. pliante etc.1. Obiecte. Este bine să se lase spaţiu în celulele adiacente pentru a încăpea întreaga imagine. Mecanismul de bază pentru introducerea acestor elemente în celulele foii de calcul este identic în toate aplicaţiile din pachetul Office şi anume: se execută clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture.

Imaginea va fi inserată în foaia de calcul. Se selectează imaginea dorită şi se execută clic pe butonul InsertClip. . se glisează (se trage cu mouse-ul până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se execută clic pe colecţia dorită şi se deschide fereastra cu imaginile colecţiei. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. dreapta. jos). Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi (stânga. sus.91 4. Excel va ascunde bara de instrumente Picture. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. se execută clic pe clipul dorit. care permite alegerea unei anumite colecţii de ilustraţii. Se execută apoi clic în afara clipului pentru a-l deselecta. Figura 2. Mutarea şi modificarea dimensiunilor obiectului importat într-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Se deschide fereastra ClipArt.103. Pentru realizarea acestei operaţii.

se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. se execută clic pe clip pentru a-l selecta. Pentru realizarea acestei operaţii. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare. Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime.104. c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului). se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri.92 Forma indicatorului de mouse pentru mutare Figura 2. . Imagine grafică decupată poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. Se plasează instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne parte dorită din imaginea grafică. Pentru redimensionare. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. se pot elimina anumite părţi prin operaţia de decupare. b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri).

Chart sub-type prezent în fereastra ChartWizard. tendinţelor. Reprezentările grafice permit o mai bună vizualizare a relaţiilor.93 2. Cu aplicaţia Excel se pot genera următoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column – Figura 1. bare. Acesta se lansează în execuţie acţionând clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard. propune realizarea unei reprezentări grafice prin parcurgerea a 4 paşi şi anume: 1.2.105). sau prin activarea meniului Insert şi se alege comanda Chart. Pentru crearea unui grafic se utilizează modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). Asistentul ChartWizard. Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 – Chart Type).105. adică în momentul modificării datelor se actualizează automat şi graficul. Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type. După alegerea tipului de grafic se execută clic pe butonul Next.). ajustându-se la noile valori. Grafice şi diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante facilităţi Excel o constituie reprezentarea grafică. anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii. b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar).7. sub formă de diagrame. Figura 2. suprafeţe. Reprezentarea grafică este dinamică. . sectoare de cerc etc. a datelor numerice prezente într-un domeniu al foii de calcul.

c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe.94 Figura 2. . Figura 2.107.106.

. e) Grafice de tip „nor de puncte“(Scatter) cunoscute şi sub numele de diagrame XY.108. raportate la un întreg. Figura 2.109.95 d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce semnifică mărimile părţilor unui element. Figura 2.

. Fiecare cerc (inel) reprezintă o serie de date.111.110. g) Grafice concentrice (Doughnut). Figura 2. Graficele în arii pot fi plane (simple) sau în relief.96 f) Grafice în arii (Area) sunt reprezentate prin suprafeţe dispuse în straturi. Figura 2.

112. faţă de un punct central. Sunt utilizate în domeniul hărţilor topo-geografice.97 h) Grafice polare (Radar) − reprezintă serii de date corespunzătoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial. Figura 2. Figura 2.113 . i) Grafice în suprafaţă (Surface) sunt diagrame care reprezintă optimul combinaţiilor între diferite serii de date.

114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate.98 j) Grafice tip „bule“ (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie.115. Figura 2. . Figura 2.

Dacă seriile sunt orientate în coloană. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 – Chart Source Data). În exemplul din Figura 2.99 2. seriile de date au fost orientate în linie. informaţia din prima coloană a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă.. . iar informaţia din prima coloană a domeniului va fi atribuită legendei.116. Butonul Collapse Dialog Figura 2. Seriile de date pot fi orientate în linie (Serie in Rows) sau în coloană (Series in Column). Caseta de dialog va fi micşorată pentru a fi vizibilă caseta de text în care se vor introduce seriile de date selectate. Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecţie dacă se execută clic pe butonul Collapse Dialog. butonul cu săgetă mică roşie din dreapta casetei Data Range. Dacă seriile sunt orientate în linie. iar informaţia din prima linie a domeniului va fi atribuită legendei. După selecţie se închide caseta de text.117. informaţia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă.

117. titlul abscisei (Category X axes ). La acest pas se pot introduce opţiuni referitoare la titlul graficului (Chart title). titlul ordonatei (Value Y axes). Particularizarea graficului (Step 3 of 4 – Chart Options). afişarea etichetelor de date pe diagramă (Data Labels) şi afişarea alături de diagramă a tabelului de date (Data Table). Figura 2. În exemplul prezentat în figura următoare s-a introdus titlul graficului. .100 Legenda Etichete abscisă . definirea de linii orizontale şi verticale (Gridines). 3. legenda graficului (Legend). afişarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes).

Pentru terminarea generării graficului se execută clic pe butonul Finish. În exemplul de faţă s-a optat pentru amplasarea graficului în foaia de lucru curentă. sau poate fi amplasat într-o foaie grafică specială Chart1 (As new sheet). În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se pot activa butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (vezi precizările făcute la pasul 3). Alegerea locului în care se doreşte afişarea graficului (Step 4 of 4 – Chart Location). 4.101 Figura 2. Graficul va fi încadrat de un chenar cu 8 puncte negre.119.118. Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execută clic pe acesta pentru a-l selecta. Figura 2. Graficul poate fi amplasat ca obiect în foaia de lucru curentă (As object in). Se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. . Acesta este ultimul pas.

120. De exemplu.102 Figura 2. Figura 2. se execută clic pe butonul Data Labels prezent în fereastra precedentă. . Fereastra Chart Options se reconfigurează şi din lista de opţiuni Data Labels se alege opţiunea Show value.121. pentru adăugarea etichetelor de date pe diagramă.

Figura 2. În ecran este afişează caseta de dialog Format Chart Area şi din paleta de culori afişată se alege culoarea dorită. Se execută apoi clic pe butonul OK. . Modificarea tipului de grafic Se selectează graficul.123. În ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit. se activează meniul Chart şi se alege comanda Chart Type.103 Modificarea culorii de umplere a graficului Se selectează graficul. se activează meniul Format şi se alege comanda Selected Chart Area. În exemplul din figura următoare s-a ales tipul Area.122. Figura 2.

125 . Din submeniul afişat se alege opţiunea dorită: All (ştergere totală). se glisează până când graficul ajunge în poziţia dorită. Formats (şterge formate). Se plasează pointerul de mouse pe suprafaţa graficului. redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. sau se activează meniul Edit şi se alege comanda Clear. Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Series (şterge seriile de date). Se acţionează tasta Delete (ştergere All).104 Mutarea. Ştergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. S-a ales. opţiunea de ştergere totală All. Când acesta ia forma tastelor săgeţi. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. . pentru exemplificare. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. se glisează până când graficul ajunge la mărimea dorită. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Forma pointerului de mouse pentru mutare Figura 2. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Figura 2.124. Se execută apoi clic în afara graficului pentru a-l deselecta.

Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind. În figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de listă. iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma respectivă. iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru câmpuri. Gestionarea listelor în EXCEL (Baze de Date) 2. De exemplu. . În contextul aplicaţiei EXCEL. într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele. localităţile şi numerele de fax ale principalelor firme beneficiare. este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste (denumite tabele). În listele Excel. pe înregistrări şi câmpuri. pentru a uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse. Chiar şi în cazul listelor fără valori numerice. În general însă. Noţiuni de bază Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date). trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind organizarea: O listă este o colecţie de elemente denumite înregistrări (records). se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi să se pot adăuga subtotaluri. Fiecare înregistrare se compune din unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields). Cu doar câteva clicuri de mouse.105 2. însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt gestionate corespunzător.8. Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe.8. nici una.1. se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de acelaşi tip. este uşurată mult sortarea şi căutarea informaţiilor. Când se memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor.126. pe linii şi coloane. Pentru a înţelege listele Excel. Figura 2. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor. În acest mod de organizare pe linii şi coloane. fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp este definit ca o singură coloană. listele se mai numesc şi baze de date. Culegerea datelor este importantă. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este întotdeauna prima linie în listă. fiecare firmă va avea propria sa înregistrare. specific. se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate informaţia dorită. inventare de produs sau registre de verificare. O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod.

3. Pentru a diferenţia capul de tabel de datele din listă. O listă interpretată ca fiind o bază de date are toate proprietăţile care decurg din această ipostază: permite operaţiuni de actualizare a bazei (adăugare. Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. În varianta actualizării direct în listă utilizatorul are următoarele posibilităţi: − Adăugarea unei înregistrări care presupune tastarea conţinutului acesteia după ultima linie a listei. însă pentru ca Excel să le recunoască. Pentru a realiza o bază de date este necesar. 5. − Modificarea unei înregistrări care presupune în primul rând regăsirea informaţiei respective în baza de date. ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai multe câmpuri. deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaţiilor de sortare şi căutare a informaţiilor. 4. Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul. însă cel puţin un câmp din înregistrare trebuie să conţină informaţii. Acest demers este foarte important deoarece el reprezintă procesul de creare a bazei de date. Indiferent de modalitate. Se poate memora într-o listă orice tip de date: text. caz în care apare o fereastră de dialog în care utilizatorul trebuie să precizeze informaţia care să permită poziţionarea pe înregistrarea dorită. presupune că acesta este capătul listei. Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale. Multiple posibilităţi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaţii utile procesului de luare a deciziilor. aceste operaţiuni se pot realiza prin trei metode: − metoda formularului (Form). date calendaristice. un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care memorează vânzările efectuate în firmă. imprimări de date structurate. aceasta poate fi supusă unor operaţiuni de actualizare.106 Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care conţine numele clienţilor. nuanţe. ştergere de informaţii). Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul. Acest lucru se poate realiza în două moduri: direct în listă sau prin intermediul unui formular. 2. cu cel puţin un rând diferenţă între ele. chenare şi alte elemente de format pentru celule. . căutări şi extrageri de informaţii din bază pornind de la anumite criterii de selecţie. − Ştergerea unei înregistrări se realizează prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea şi apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. adică adăugare. ceea ce presupune selectarea informaţiilor care vor figura în cadrul ei. însă se recomandă acest lucru. Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. modificare sau ştergere de înregistrări. ca pentru început. În ceea ce priveşte interogarea (consultarea) bazelor de date. Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă. trebuie evitată inserarea de spaţii suplimentare la începutul unei celule. Nu este nici o problemă dacă nu se completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare. cifre. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip. operaţia de modificare se realizează prin comanda Replace (meniul Edit). Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane). datele trebuie să fie organizate respectând următoarele reguli: 1. se folosesc alte fonturi. Odată ce datele au fost introduse în baza de date. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit). să se definească structura bazei de date. Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la începutul listei. fără nici un fel de informaţii suplimentare. Excel prezintă următoarele facilităţi specifice exploatării bazelor de date: 1. se vor plasa înainte sau după listă. Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. După ce informaţia respectivă a fost localizată. chiar imagini grafice. modificare. astfel încât să se permită regăsirea rapidă a tuturor informaţiilor de care utilizatorul are nevoie.

Pentru utilizarea formularul de date în vederea introducerii şi actualizării de informaţii. Figura 2. − metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter – Advanced Filter).2. Caseta de dialog conţine următoarele butoane de comandă: − New permite introducerea unei noi înregistrări în baza de date. − Criteria permite localizarea unei informaţii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecţie. 2. Posibilitatea validării datelor conţinute de baza de date în scopul verificării şi parametrii informaţiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză. utilizatorul poate interveni asupra tuturor câmpurilor din baza de date. 2. Posibilitatea sortării bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare). Posibilităţi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacţioneze (criterii simple. Formularul afişează numărul de înregistrări din bază. criterii calculate).127).AutoFilter). − Close realizează închiderea casetei de dialog. . particularizat cu titlurile din foaia de calcul. criterii multiple. Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezintă a doua variantă pentru introducerea datelor în baza de date. − Find Next permite poziţionarea pe înregistrarea următoare..8. − Delete permite ştergerea înregistrării curente (poziţia curentă a cursorului). ceea ce asigură interpretarea mai facilă a datelor care au fost introduse în bază sau a datelor care au fost extrase în urma unei interogări.. precum şi pentru actualizarea acesteia. acestea putând fi vizualizate în mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe verticală. după care se alege comanda Form. − Find Prev permite poziţionarea pe înregistrarea precedentă.107 − metoda filtrului automat (Filter . cu excepţia celor care rezultă în urma unei formule de calcul sau a unei funcţii Excel şi care sunt afişate numai cu titlu informativ. − Restore anulează înregistrarea curentă. din meniul Data. Excel va afişa pe ecran o casetă de dialog conţinând formularul de date (Figura 2. se execută clic în orice locaţie a listei. 4. 3.127. În formularul astfel afişat.

După ce se termină de introdus datele. În cazul în care se doreşte validarea modificărilor se apasă tasta Enter pentru ca modificările să fie preluate în baza de date. . În final. Dacă se doreşte vizualizarea tuturor înregistrărilor care au în câmpul „FUNCTIA“valoarea „Specialist PR“. pentru a introduce o înregistrare nouă în baza de date. −Excel caută în baza de date şi afişează prima înregistrare care îndeplineşte criteriul specificat (aceasta căutare nu ţine cont de tipul fontului). se execută clic pe butonul Close. − Pentru a introduce un alt criteriu se acţionează din nou butonul Criteria. Se observă faptul că. se execută clic pe butonul New. în timp ce utilizatorul operează modificări asupra unui câmp. se apasă combinaţia de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior. se apăsă tasta Enter pentru a se salva informaţiile introduse şi se începe introducerea unei alte înregistrări. chiar dacă pe utilizator îl interesează la un moment dat numai anumite câmpuri din baza de date. Când se ajunge la ultimul câmp din formular. Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc următoarele simboluri: Simbol Semnificaţie = „=text“ > >= < <= <> egal cu mai mare decât mai mare sau egal cu mai mic decât mai mic sau egal cu diferit de Prin intermediul formularului se pot opera şi modificări asupra unor câmpuri. se recomandă plasarea acestuia la începutul bazei de date. Se introduc datele în casetele de text din formular. sau se acţionează butonul Restore dacă se doreşte anularea modificărilor operate anterior. se execută clic pe butonul Clear şi se tastează noul criteriu în rubrica corespunzătoare. se apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. − afişarea tuturor informaţiilor legate de o anumită înregistrare. deci baza de date nu poate fi afişată în totalitatea ei. afişând cuvântul Criteria).108 De exemplu. Deoarece căutarea informaţiilor are loc începând cu poziţia curentă a cursorului. −Pentru a continua căutarea se acţionează din nou butonul de comandă Fiind Next (sau Find Prev dacă se doreşte a se căuta în direcţie inversă). În editarea criteriilor se pot utiliza şi operatori de comparaţie. − În caseta de dialog Form se execută clic pe butonul Criteria (se observă că indicatorul de înregistrare din colţul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimbă. Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acţionează butonul Form. precum şi a câmpurilor protejate. Dacă s-a greşit ceva. se verifică vizual corectitudinea modificărilor efectuate. se procedează astfel: − Se poziţionează cursorul în oricare celulă a bazei de date. acest lucru fiind valabil doar în cazul datelor non-numerice. − Se declanşează funcţia de căutare prin acţionarea butonului Find Next sau se apasă tasta Enter. cu excepţia celor calculate. Localizarea informaţiei se poate realiza şi prin tastarea primelor caractere ale intrării respective. Pentru aceasta se localizează înregistrarea ce se doreşte a fi actualizată după care se operează modificarea dorită. − În caseta text „FUNCTIA“ se tastează criteriul de selecţie („Specialist PR“). Pentru a trece la câmpul următor. butonul Restore devine activ. Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt următoarele: − vizualizarea se face înregistrare cu înregistrare.

109 − imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariaţilor cu salarii cuprinse între 6-7 milioane lei). Pentru definirea criteriilor de selecţie există următoarele posibilităţi: 1. Practic. prin filtrare. Caseta de dialog Custom Autofilter are în structura sa: operatorii de comparaţie. Aceste butoane activează meniuri derulante (Figura 2. Figura 2. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automată este acea metodă de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie sau un sistem de restricţii aplicate bazei de date. editate şi chiar reprezentate grafic. Filtrul poate fi schimbat în orice moment pentru a afişa un alt set de înregistrări. − Opţiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. Lista derulantă conţine următoarele: − Opţiunea All care permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date. Definirea unui criteriu simplu pentru un singur câmp din baza de date. Este de reţinut faptul că Excel permite o singură listă să fie filtrată la un moment dat. Comanda AutoFilter determină afişarea unor butoane de selecţie pentru fiecare câmp din capul de tabel. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“. Înregistrările filtrate pot fi formatate. iar numărul maxim este de 500 înregistrări). valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru definirea condiţiilor compuse. Pentru rezolvarea acestei interogări se va acţiona butonul de selecţie ataşat câmpului „FUNCTIA“ şi se va alege din meniul derulant „Specialist PR“. În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opţiunea Top) sau ultimele (opţiunea Bottom) „n“ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1. iar din lista derulantă se va selecta varianta dorită. − Toate valorile coloanei respective.128. baza de date va fi înlocuită temporar cu o listă care va conţine numai înregistrările care satisfac condiţiile de selecţie. În acest caz se acţionează butonul de selecţie. . Această opţiune are ca scop afişarea unui număr stabilit de înregistrări.128. Pentru soluţionarea acestor interogări se apelează la metoda filtrării automate sau elaborate.) ce conţin o serie de opţiuni care asistă utilizatorul în formularea criteriilor de afişare. Filtrul activ este salvat odată cu registrul de calcul. − Top 10 este o variantă operaţională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conţin date calendaristice. Pentru filtrarea automată a unei baze de date se selectează o celulă din tabel şi se alege comanda Filter − AutoFilter din meniul Data.

Pentru această filtrare. criterii care trebuie îndeplinite cumulativ. Definirea unui criteriu complex pe un singur câmp. Construirea de criterii complexe pe mai multe câmpuri ale bazei de date. iar din câmpul „SALARIU.800. Figura 2. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. . 3.130. se alege valoarea „4. 4.129.000.000. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze.000“.000“. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care nu au funcţia „Specialist PR“ şi salariul cuprins intre 5.110 2. . Definirea de criterii simple pe mai multe câmpuri. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentele „Productie“ şi „Financiar“.800. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze.000. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentul „Financiar“ şi care au salariul „4. aşa cum arată Figura 2.129.000 şi 8. Figura 2. se selectează din lista câmpului „COMPARTIMENT“ opţiunea „Financiar“.

Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela că nu se pot defini restricţii bazate pe formule de calcul sau funcţii Excel. la o interogare a bazei de date.131 Câmpul de rezultate va conţine numai înregistrările care îndeplinesc cumulativ condiţiile de selecţie enunţate prin filtrul personalizat Custom. Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariaţilor firmei Omega. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă din baza de date a înregistrărilor ce corespund criteriilor de căutare şi extragere definite în zona de criterii. comanda Filter. Pentru a reveni la afişarea integrală a bazei de date se alege opţiunea Show All din meniul Data. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter). se afişează toate înregistrările care răspund criteriilor de selecţie sub forma unei liste. 3. . formatat sau chiar tipărit. Definirea unei zone de criterii. Avantajul utilizării metodei filtrului automat constă în faptul că. Baza de date declarată pe coordonatele A2: E10 este ilustrată în figura de mai jos.111 Figura 2. al cărei conţinut poate fi modificat. 4. Definirea opţională a unei zone de extragere. Definirea criteriilor. Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultării bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor etape: 1. 2. iar rezultatele filtrării nu pot fi afişate în altă locaţie a foii de calcul desemnată de utilizator.

Criteriile multiple se obţin prin combinarea criteriilor utilizând operatorii logici (AND. Se pot defini criterii de comparaţie. <. 1. 2. În precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. >=.< . constituind astfel un criteriu multiplu. Definirea criteriilor. este necesar ca zonele de criterii odată definite să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate. În acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conţine numele câmpului pe care se face selecţia) este goală. Adesea. o funcţie predefinită (ex. NOT) . Zona de criterii. <=. < > urmaţi de o valoare.: =B2>C2*12%). OR). Criteriile de comparaţie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaţie şi anume: >. − adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date. <=.: = B2>C2). > =. − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite. Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE). iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective. <. dar va afişa un rezultat logic al evaluării formulei. Prima linie a zonei de criterii se va obţine prin copierea numelor respective de câmpuri din listă (din linia de titluri a rubricilor bazei de date).112 Figura 2. Aceasta poate fi definită în aceeaşi foaie de calcul (în care se află baza de date) sau într-o altă foaie. . fiind considerate legate prin operatorul logic AND (ŞI). În caz contrar există riscul apariţiei unei incompatibilităţi între denumirile din listă şi cele din zona de criterii. AND. − un argument de comparaţie care poate fi: adresa unei celule (ex. − un operator logic de comparaţie (=. o expresie (ex. Aceste criterii respectă următoarea regulă: − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie. cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află sursa de date. într-o altă foaie de calcul. criterii multiple şi criterii calculate. Sintaxa unor astfel de criterii calculate este următoarea: − semnul = (egal) pentru a se specifica faptul că este vorba de o formulă. pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conţine baza de date.132. ele trebuie îndeplinite simultan. Zona de criterii este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor ce servesc la formularea criteriilor şi una sau mai multe linii pentru definirea acestora. se consideră că ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU).: D2>Max(D2:D10). OR. Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat.

Preluarea acestor nume în prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei. 4. Este de preferat ca zonele de extragere să fie plasate lateral sau în jos. Implicit. Utilizatorul trebuie să precizeze domeniul de celule care reprezintă baza de date (List Range) şi domeniul care reprezintă zona de criterii (Criteria Range). comanda Filter − Advanced Filter. Întrucât caseta de text Copy to nu este activă implicit. Caseta de dialog Advanced Filter corespunzătoare procedeului de extragere este prezentată în figura de mai jos. Zonă de extragere trebuie definită obligatoriu în foaia de calcul ce conţine baza de date. Zonă de extragere.133. care va fi redimensionată în funcţie de cerinţele interogării (modul de acţiune Filter the list in-place) . dacă se execută clic pe butonului OK. În cazul în care a fost definită o zonă de extragere. Figura 2. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Data. în raport cu sursa de date. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Advanced Filter prezentată în figura de mai jos. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate în zona de extragere înregistrările duble (care au valori identice. domeniul de celule care reprezintă zona de extragere. Exemplu: Să se extragă lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“ şi salariul > 5400000. Zonă de extragere este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se doreşte a se obţine informaţii. Lansarea căutării şi extragerii se declanşează. . corespunzător restricţiilor impuse în câmpul de criterii). atunci utilizatorul va preciza în caseta de text Copy to.113 3. este necesar ca pentru activarea acesteia să se selecteze modul de acţiune Copy to another location. rezultatul filtrării se va afişa pe baza de date.

− lista (subsetul de înregistrări) afişată în zona de extracţie poate fi prelucrată ca orice listă (bază de date).134. Câteva precizări privind caracteristicile extragerii: − înregistrările extrase conţin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori). De aceea când se precizează coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selectează doar o singură linie şi anume aceea care conţine numele câmpurilor.114 Figura 2.135. − dimensiunea zonei de extragere este ajustată automat la numărul de înregistrări extrase. − înregistrările extrase nu sunt legate de baza de date. Figura 2. . Rezultatul extragerii este prezentat în figura următoare. eventualele modificări în baza de date nu se vor reflecta în zona înregistrărilor deja extrase.

115 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaţiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaţii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri şi subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesară sortarea crescătoare a acestora după câmpul la a cărei schimbare se realizează totalul (numit câmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortată ascendent după câmpul „COMPARTIMENT“. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neapărat selectată, fiind suficientă poziţionarea cursorului pe unul din câmpuri). În caseta de dialog Sort se precizează cheia de sortare Sort By (then By) şi ordinea crescătoare (Ascending). După ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe câmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziţionarea pe prima celulă a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfăşoară tehnica de regrupare a informaţiei astfel: − în caseta At Each Change in se precizează rubrica pentru care se face gruparea; − din caseta Use function se alege tipul de operaţie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); − în final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . − după precizarea acestor elemente se execută clic pe butonul OK.

Figura 2.136. Rezultatul grupării şi totalizării datelor este prezentat în figura următoare.

116

Figura 2.137. În urma totalizării, foaia de calcul şi-a schimbat aspectul în sensul apariţiei unor elemente (+ şi -) care semnifică gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a făcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrări ulterioare (de exemplu reprezentări grafice de structură) a nivelului dorit astfel încât să fie relevată informaţia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afişării din forma ierarhizată în formă normală se face prin selectarea tabelului sau poziţionarea cursorului pe prima celulă a acestuia şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar în caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All. 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bună organizare a spaţiului de lucru prin blocarea sau „îngheţarea“ rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci când mărimea acestora depăşeşte zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. În acest mod, informaţiile conţinute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dacă dimensiunea tabelelor respective depăşeşte cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile şi/sau coloanele ce conţin elemente de identificare a tabelelor rămân fixate, iar restul informaţiei defilează pe linie sau pe coloană. Blocarea orizontală a rubricilor este disponibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi pe o linie aflată sub informaţia referenţială ce se doreşte a rămâne fixată. Comanda Freeze Panes din meniul Window va „îngheţa panourile“ (liniile) situaţia deasupra cursorului. Blocarea orizontală a rubricilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine coloane ce se afişează integral în spaţiul de afişare al unui ecran şi multe linii ce depăşesc pe verticală spaţiul de vizualizare. Exemplu: Să se „îngheţe“ linia care conţine numele câmpurilor din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula A3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

117

Figura 2.138. Blocarea verticală rubricilor este posibilă în urma poziţionării cursorului pe prima linie şi pe o coloană aflată la stânga informaţiei ce se doreşte a rămâne fixată pentru o vizualizare permanentă, după care se execută comanda Freeze Panes din meniul Window, comandă care va fixa coloanele situaţie la stânga cursorului. Blocarea verticală a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine linii ce se afişează integral în spaţiul de vizualizare al unui ecran şi multe coloane ce depăşesc pe orizontală un ecran de afişare. Exemplu: Să se „îngheţe“ primele două coloane din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula C3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

Figura 2.139. Blocarea în echer (orizontală şi verticală) a rubricilor se realizează prin poziţionarea cursorului pe o celulă aflată la intersecţia liniilor şi coloanelor de fixat şi prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Această comandă va bloca liniile situate deasupra cursorului şi coloanele aflate la stânga sa. Blocarea în echer a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine linii şi coloane care depăşesc pe orizontală şi pe verticală dimensiunea maximă de afişare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibilă prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

118 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre În mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afişează o fereastră ce conţine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afişarea simultană a mai multor zone îndepărtate din aceeaşi foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea în întregime a datelor amplasate la adrese diferite într-o foaie de calcul, se recomandă împărţirea ecranului în mod multe ferestre. Decuparea ecranului în două ferestre orizontale sau verticale este posibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi o linie oarecare în afară de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie şi o coloană oarecare, mai puţin prima (ferestre verticale) şi prin activarea comenzii Split din meniul Window. În urma execuţiei comenzii, fereastra secundară este deschisă pe linia de sub cursor (fereastră orizontală) sau pe coloana aflată la stânga cursorului (fereastră verticală). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una faţă de cealaltă. Dacă se poziţionează cursorul pe oricare linie şi coloană şi se activează comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi împărţit automat în patru ferestre aşa cum prezintă figura următoare.

Figura 2.140. Împărţirea ecranului în ferestre nu are nici un efect asupra conţinutului spaţiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleaşi foi de calcul. Dacă datele din foaia de calcul vizualizată prin ferestre sunt legate prin formule, intrările sau modificările aduse datelor dintr-o fereastră, influenţează câmpurile din cea de a doua fereastră.

119

2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul Celule din foaia de calcul curentă care conţin formule sau funcţii Excel speciale, pot fi protejate împotriva modificărilor de orice natură sau pot fi ascunse. În mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, însă această protecţie devine operaţională numai în momentul în care se protejează întreaga foaie de calcul. Pentru protecţia celulelor se parcurg următorii paşi: 1. În primul rând, de deprotejează toate celulele asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină. Pentru aceasta se selectează celulele în cauză (Figura 2.141 − domeniul A2:D10 din lista salariaţilor firmei Omega), se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta Format Cells se execută clic pe butonul Protection şi apoi se dezactivează opţiunea Locked.

Figura 2.141. 2. Se protejează foaia de calcul astfel: se activează meniul Tools, se alege comanda Protection şi apoi opţiunea Protect Sheet. Operaţional, utilizatorul poate decide asupra protejării celulelor prin introducerea unei parole.

Deprotejarea foii de calcul se realizează astfel: se activează meniul Tools.142. în caseta de dialog Format cells. În caseta de text afişată. 4. nu şi formulele sau funcţiile Excel care le-au general. Figura 2. se activează opţiunea Hidden.144 − domeniul E2:E10 din lista salariaţilor firmei Omega). 3. orice operaţie de actualizare a datelor conţinute în celulele protejate generează afişarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenţionat că nu poate interveni asupra celulelor decât în momentul în care foaia de calcul este deprotejată. în celulele în care s-a aplicat Hidden.143. se alege comanda Protection şi Unprotect Sheet. utilizatorul tastează parola introdusă la pasul 2. Figura 2. Din momentul în care s-a aplicat protecţia asupra celulelor (Figura 2.120 Figura 2. .144. vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor. Pentru ascunderea celulelor se procedează în acelaşi mod ca la protejarea celulelor numai că la pasul 1. În acest mod.

Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard Drawing Zoom Microsoft Excel Help Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nouă Foi de calcul într-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporară.9. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. care conţine următoarele butoane: Crează un nou registru de calcul Deschide un fişier (registru de calcul) deja existent Salvează conţinutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin poşta electronică Tipăreşte informaţiile dintr-un registru de calcul Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din foaia de calcul curentă Decupează domeniul selectat şi îl duce în Clipboard Copiază în Clipboard domeniul selectat Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un domeniu specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Efectuează automat o sumă pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită Sortarea crescătoare a datelor după o singură coloană Sortarea descrescătoare a datelor după o singură coloană Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Afişează bara de instrumente Drawing Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru formatare.121 2. Bara de instrumente Standard. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor .

122 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Fuzionează mai multe celule şi aliniază conţinutul pe centru Aplică valorilor numerice formatul monetar Aplică valorilor numerice formatul procent Aplică valorilor numerice formatul cu separator de mii şi 2 zecimale Măreşte numărul de zecimale pentru valori numerice Micşorează numărul de zecimale pentru valori numerice Deplasează conţinutul celulelor la stânga Deplasează conţinutul celulelor la dreapta Selectează formatele pentru încadrarea celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru umplerea conţinutului celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru fontul caracterelor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structurală de bază a foii de calcul) Celula activă (curentă) Linie Înălţime linie Coloană Lăţime coloană Întrega linie Întrega coloană Lăţime standard (8.43 caractere Aliniere stânga-dreapta Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify .43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume în registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Inserează separator de mii la numerele > 999) Adaugă zecimale Micşorează numărul de zecimale Format celule Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată peste coloanele selectate Conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.

Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Fuzionarea celulelor Funcţie Inserează funcţie Lipeşte funcţie (Generatorul de funcţii Excel) Categorii de funcţii Însumare automată pe linie sau coloană Funcţia sumă Funcţia produs Funcţia valoarea minimă Funcţia valoarea maximă Funcţia media aritmetică Fuzionarea celulelor şi centrarea conţinutului Alinierea automată a textului pe rândul următor Chenar Contur Linii interioare Setare pagină Pagina este orientată vertical „pe înălţime” Pagina este orientată orizontal „pe lăţime” Dimensiune hârtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagină Margini subsol de pagină Personalizarea antetului/subsolului de pagină (completarea cu informaţii corespunzătoare) Tipăreşte un domeniu Tipăreşte o secţiune Tipăreşte într-un fişier Foaie (foi) active Întregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientată în linie Serie orientată în coloane Titlul graficului Opţiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legendă Afişare legendă Plasează în partea inferioară Plasează în colţ Plasează în partea superioară Plasează la dreapta .123 Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart.

În rândul introdus tastaţi în celula A1 textul următor: SITUAŢIA PERSONALULUI. PETROM S.124 Placement Left Plasează la stânga Data Labels Etichete de date Show value Afişează valoare Show percent Afişează procent Show label Afişează etichetă Show label and percent Afişează etichetă şi procent Data table Tabela de date Show legend keys Afişează reperele legendei sub formă de pictogramă Place chart As new sheet Plasează graficul într-o nouă foaie grafică specială Chart 1 Place chart As object in Plasează graficul ca obiect în foaia de calcul existentă Sheet1 Finish Sfârşit 2. 9. 3. 12. PREMIERE 4.A. 7.A. 1 1. ELECTRICA S. D SALARIU BRUT 7500000 8200000 6900000 9500000 5600000 E % PREMIERE 20% 17% 15% 10% 15% F VAL. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr.R. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: A 1 2 3 4 5 6 Nr. 2.1. Salvaţi registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischetă. Crt. Selectaţi al doilea rând al tabelului (capul de tabel) şi scrieţi caracterele îngroşat (bold) şi înclinat (italic).L. Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 75%. Completaţi automat coloana Nr.A. Modificaţi numărul foilor de calcul din registrul curent la 2. Inseraţi un rând nou în faţa rândului nr. 8. 10. folosind instrumentul AutoFill.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. 6. Formataţi grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. ELECTRICA S. 11.A. Verificaţi dacă există erori gramaticale şi dacă există corectaţi-le. Crt. 5. Deschideţi aplicaţia Excel. PETROM S. . 1 B NUME PRENUME COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA C LOC MUNCĂ OMEGA S.10. Centraţi textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 şi scrieţi caracterele îngroşat (bold).

Introduceţi în celula D4 valoarea 7300000. 12. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 9. 5. 4. 4 1.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 4. . 2.125 Testul nr. 2. 4. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Modificaţi dimensiunea hârtiei din Letter în A4 3. 2 1. 3 1. În acest fel aţi calculat valoarea de premiere pentru primul salariat. Calculaţi totalul domeniului E3:E7 folosind funcţia AutoSum. Testul nr. Modificaţi marginile foii de calcul sus şi jos la 3 cm. 12.XLS prezentă pe dischetă. 2. Sortaţi tabelul crescător după coloana LOC MUNCĂ şi descrescător după coloana SALARIU BRUT 8.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. Selectaţi textul din prima linie a tabelului şi schimbaţi culoarea în albastru. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. Stergeţi coloana C. 7. Selectaţi celula A15 şi introduceţi din ClipArt din categoria Academic următoarea ilustraţie artistică. Copiaţi formula din celula F3 în domeniul F4:F7. 5. Tastaţi în celula A8 textul TOTAL. 6. Formataţi grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Centraţi textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 şi scrieţi caracterele îngroşa (bold). 9. 11. 6. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Căutaţi în tabel numele ENACHE. În celula F3 introduceţi o formulă prin care îmulţiţi conţinutul celulei D3 cu conţinutul celulei E3. Inseraţi un rând nou la sfârşitul talelului. Previzualizaţi foaia de calcul şi cu ajutorul butonului Margins plasaţi tabelul în centrul paginii. 9. 10. Introduceţi o coloană între coloanele C şi D.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Refaceţi imediat conţinutul iniţial al celulei folosind comanda Undo. Tipăriţi foaia de calcul în trei exemplare. 8. Sortaţi tabelul alfabetic după coloana NUME PRENUME. Tastaţi în prima celulă a noii coloane eticheta FUNCŢIA. 7. 3. Redimensionaţi automat coloanele tabelului la lăţimea optimă. Copiaţi datele din coloanele B şi E în foaia de calcul 2 (Sheet2). 5. Adăugaţi un antet aliniat la dreapta în care introduceţi data curentă. 7. 11. Testul nr. Selectaţi domeniul D3:D7 şi modificaţi culoarea de umplere în verde deschis. Adăugaţi un chenar tabelului alegând stilul de linie dorit. 6. 3. începând cu celula A1. Selectaţi domeniul F3:F7 modificaţi culoarea de umplere în albastru şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). 10. 8.

Creaţi un grafic (o diagramă) de tip coloană cu datele cuprinse în domeniul A2:E5. În celula E3 calculaţi totalul domeniului B2:D2. Testul nr. Modificaţi culorile graficului în nuanţele albastu. Adăugaţi un subsol aliniat la stânga în care introduceţi textul Vânzări componente. 8. Reveniţi în foaia de calcul 1 (Sheet1). În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: Figura 2. 5. roşu şi verde. Adăugaţi graficului titlul SITUAŢIA VÂNZĂRILOR PE TRIM. 7.145. 11. Mutaţi graficul în foaia de calcul astfel încât acesta să înceapă din celula A7. Copiaţi formula din celula E3 în celulele E4 şi E5. 4. Selectaţi celula A10 şi calculaţi valoarea maximă a domeniului E3:E7.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 9. pe disc. I. 11. 5 1. 4. 8. Modificaţi tipul graficului din coloană în arie. 9. . 2. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 6.126 10. 3. 12. 5. Testul nr. Mutaţi legenda graficului în partea de jos a acestuia (Bottom). Selectaţi domeniul A2:E2 şi modificaţi fontul acestuia în MS Sans Serif. 12. 10. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Selectaţi titlul graficului şi coloraţi caracterele în albastru. 10. 2. 6 1. 12. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Închideţi aplicaţia EXCEL. 3. Folosind comanda Chart Options adăugaţi etichetele de date pe grafic. Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape. Salvaţi fişierul în format html. Deschideţi aplicaţia Excel. Deschideţi aplicaţia VÂNZĂRI. 11. Introduceţi în antetul foii de calcul numele fişierului. Tipăriţi graficul în trei exemplare. 7. Aflaţi informaţii referitoare la Chart folosind funcţia Help. Salvaţi registrul de calcul sub numele VÂNZĂRI. 6. Aplicaţi tabelului stilul Colorful1 folosind funcţia AutoFormat.

pentru a găsi tonul. . cuvintele şi grafica adecvate. − animarea prezentărilor cu efecte speciale.127 3. − pregătirea prezentărilor pentru expunere.1. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − caracteristicile prezentărilor eficiente. − construirea diagramelor organizaţionale. Se pot construi prezentări rafinate folosind culori adecvate. Nu trebuie să aveţi într-un diapozitiv mai mult de şase subiecte. Tema generală Ce idei din prezentarea dumneavoastră doriţi să rămână în memoria auditoriului la o oră după ce aţi încheiat expunerea? Dar după o săptămână? Puteţi să le înlesniţi întipărirea în minte prin stabilirea unei teme generale. Pentru construirea diapozitivelor clare şi concise. detalii exagerate şi înfrumuseţări care au drept unic rezultat distragerea atenţiei). Se poate rata cu uşurinţă o prezentare construită cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mică.1. ca să poată fi înţeles dintr-o privire. − crearea /editarea prezentărilor interactive. Cu cât aveţi mai multe astfel de subiecte. imagini grafice şi alte obiecte. Succesul unei prezentări depinde de o planificare inteligentă şi de atenţia acordată celor mai mici detalii. Fără vorbărie În diapozitive rezumaţi-vă la ceea ce este esenţial. 3. cu atât trebuie să folosiţi mai puţine cuvinte pentru fiecare din ele. O singură idee principală Fiecare diapozitiv trebuie să fie purtătorul unei singure idei principale.1. − expunerea prezentărilor în internet/ intranet. − derularea prezentărilor. Toate aceste componente fac parte din colecţii de obiecte numite şabloane de proiect(design templates) ce pot fi ataşate prezentării. realizatorul trebuie să ţină cont de următoarele: Auditorul Este necesar să se ştie cât mai mult cu putinţă despre aceştia înainte de a începe construirea prezentării. la care să reveniţi pe parcurs. Noţiuni de bază 3. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat în realizarea prezentărilor eficiente. Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte. O prezentare PowerPoint constă din mai multe elemente numite diapozitive (slides). mărind astfel impactul prezentării. fonturi potrivite şi imagini grafice atrăgătoare pentru fundal. este numit machetă (layout). evidenţiate prin buline sau alte marcaje.

Perfecţioniştii au tendinţa de a spune tot ceea ce ştiu despre un anumit subiect. Nu amestecaţi în diapozitive propoziţii complete cu jumătăţi de propoziţie. ilustra. O afacere depinde în mare măsură de abilitatea celor implicaţi în comunicare şi colaborare eficientă. acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibilă şi accesibilă. Capacitatea de a putea vorbi în faţa unui grup de oameni este o aptitudine necesară în orice domeniu. trebuie să se ţină cont de următoarele : Care este scopul dvs. Această abilitate de comunicare şi colaborare eficientă este esenţială nu numai pentru a informa. − Prezentarea să fie alcătuită din părţi care se interconectează. − Părţile interdependente trebuie să se îmbine în final pentru a realiza scopul general al prezentării. va realiza conştient o sortare şi o selecţie riguroasă a materialului inclus în prezentare şi va respinge ceea ce nu este necesar. Evaluarea auditoriului cuprinde două aspecte: − Starea de spirit şi receptivitatea. oficial sau neoficial. să dovedească încrederea în forţele proprii şi deplina cunoaştere a subiectului. − Relaţia socială faţă de cel care prezintă. cu clienţii şi partenerii de afaceri. motiva. decide. ea merită cultivată. convinge. ? − Cu ce scop susţineţi această prezentare ? − De ce aţi fost solicitaţi să o susţineţi ? − Ce speraţi să realizaţi ? − Cum aţi putea să o faceţi interesantă ?În ce măsură cunoaşte auditoriul prezentării? − Are cunoştinţe necesare pentru a înţelege subiectul ? subiectul Care este cadrul prezentării? − Să se stabilească dinainte ordinea şi conexiunile logice între teme. fiecare având logică proprie. Dacă prezentatorul este impresionist. indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut să abordeze problema. Ei rămân la punctul de vedere stabilit şi înlătură „umplutura“. . are tendinţa de a nu da prea multe detalii şi merge pe premisa că dacă omite unele informaţii. prezentatorul este cel care dă tonul. indiferent de caracterul contextului în care sunt susţinute. pune întrebări. Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciată doar datorită diapozitivelor. Ori de câte ori se realizează şi se susţine o lucrare oficială sau neoficială. Tipuri de auditoriu. discuta cât şi pentru a entuziasma. prezentatorul trebuie să-şi exprime ideile cu claritate şi hotărâre. Prezentările trebuie să fie mai mult decât un mijloc funcţional de comunicare sau luare de decizii. chiar dacă presupuneţi că nu vă veţi adresa vreodată unei săli pline. Ca să capteze atenţia auditoriului. atât inter cât şi extra organizaţional.128 Coerenţă Aveţi grijă să folosiţi într-o manieră unitară literele majuscule şi să construiţi titlurile diapozitivele în acelaşi format. În ultimă instanţă. Pregătirea şi planificarea Dacă prezentatorul este perfecţionist.

diapozitive de 35 mm. calculatorul PC. PowerPoint). propoziţii şi paragrafe clare şi la obiect. textul va fi pus la dispoziţia asistenţei şi trebuie să fie asigurată concordanţa dintre însemnări şi conţinut. Structurarea prezentării cu o combinaţie de secţiuni formale şi informale. 2. aparatul video. Cu PowerPoint se pot crea prezentări profesionale pe: folii transparente. accesibil asistenţei. Acestea nu trebuie citite cuvânt cu cuvânt. Evitarea frazelor lungi. să încerce să se pună in locul asistenţei şi să ţină cont de următoarele: 1. 3. Limbajul şi stilul trebuie adaptate la diverse situaţii şi tipuri de auditoriu.129 În pregătirea şi planificarea unei prezentări. după următoarele reguli: 1. . deoarece cititul slăbeşte contactul vizual cu asistenţa. hârtie. Alegerea modului de abordare a problemei funcţie de asistenţă. peliculă fotografică şi pe ecranul calculatorului Repetiţia Dacă prezentarea este oficială. nu trebuie să se pună niciodată baza pe memorie.. Prezentatorul trebuie să verifice: desfăşurarea în timp a fiecărei părţi din prezentare. sensul şi pronunţia. Utilizarea de formule de început eficiente. Pot fi utilizate în prezentare. persoanele implicate trebuie să-şi analizeze cinstit şi obiectiv punctele tari şi punctele slabe. următoarele mijloace audio-video: table albe şi negre. repetările şi omisiunile. Când prezentarea conţine date statistice sau citate exacte. Planuri şi note Prezentatorul îşi pregăteşte însemnări pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) în prezentare. cu informaţii audio şi video. 4. de captare a atenţiei şi de sporire a amplorii subiectului. În cazul unei prezentări oficiale. retroproiectorul. Exprimarea să se realizeze într-un limbaj comun. 5. proiectorul de diapozitive. Evitarea jargonului. se recomandă simularea mai multor ipostaze din prezentare. flipchart-ul. Timpul acordat prezentării. Mijloace audio-vizuale utilizate în prezentare. Folosirea de cuvinte. de mărimea şi compoziţia asistenţei. Legarea cifrelor de fapte şi faptelor de cifre. Cuvintele tehnice să fie folosite cu mare atenţie. − Programe extrem de eficiente care pot fi uşor controlate de către prezentator(ex. precum şi de facilităţile disponibile la locul prezentării. Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului. proiectorul de diafilme. 2. 5. pentru a stârni interesul asistenţei. 3. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul şi complexitatea informaţiilor de transmis. Utilizarea de informaţii statistice în concordanţă cu subiectul tratat. 4. − Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiectează imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari). Calculatorul-Mediu şi mijloc de prezentare Avantajele utilizării calculatorului ca mediu şi mijloc de prezentare sunt următoarele: − Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici). acronimelor şi pleonasmelor.

3. 3. se selectează prezentarea dorită şi se execută clic pe butonul OK. Pe ecran va fi afişată fereastra de dialog Open în care se va specifica locaţia ce conţine fişierul care va fi deschis. Diapozitivele pot fi scrise şi actualizate rapid.1. b) Dacă aplicaţia PowerPoint este deschisă. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) Pentru deschiderea unei prezentări existente.130 − Posibilitatea înregistrării de imagini din orice sursă video. b) Se execută dublu clic pe pictograma corespunzătoare. În ambele situaţii. Figura 3. − Aspectul materialelor distribuite este acelaşi ca şi al imaginilor de pe ecran. − Posibilitatea realizări unor efecte spectaculoase chiar şi de neprofesionişti. pe ecran este afişată casetă de dialog prezentată în imaginea de mai jos.1.1. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Din caseta de dialog afişată pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaţiei PowerPoint (Figura 3. ceea ce conferă prezentării caracter profesionist.2.3. . sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. dacă este prezentă pe ecran. împreună cu sunetul respectiv pe hard disc şi apoi vizionate într-o fereastră din diapozitiv.1) se alege opţiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaţii existente). din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaţiei PowerPoint există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start – Programs – Microsoft PowerPoint. − Aspectul profesionist al prezentării şi la costuri accesibile.

3. se alege fişierul dorit. Se execută clic pe numele fişierului dorit şi se efectuează deschiderea acestuia.131 Figura 3. sau se selectează prezentarea dorită si se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog Open. din lista documentelor recent create. . în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate.2 Pentru deschiderea efectivă a prezentării se selectează prezentarea dorită şi se execută dublu clic pe numele ei. c) Atunci când se activează opţiunea File. d) În meniul Start. Figura 3.

. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Se activează meniul File şi se alege comanda Save. Pentru salvarea unei prezentări în care s-au efectuat eventuale modificări. se selectează locaţia dorită şi apoi dublu clic pe numele fişierului.132 e) Dacă este deschisă aplicaţia Explorer.5. sau se apasă simultan tastele Ctrl+S.4. Figura 3. Figura 3.

4. Salvarea unei prezentări a) Salvarea unei prezentări existente pe harddisk sau dischetă.. Pe ecran prezentările vor fi suprapuse. în care se va transmite calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:). folosind una din metodele precizate mai sus. prezentă sub bara de meniu. Deschiderea mai multor prezentări Pot fi deschide simultan mai multe prezentări.. Figura 3. 3. Nume prezentării (File name) şi tipul (Save as type) rămân nemodificate.1. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As. . Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (bara de task-uri din partea de jos a ferestrei) sau în opţiunea Window prezentă în bara de meniu. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As.6.133 b) Se execută clic pe butonul (pictograma) Save din bara de instrumente Standard.

fără închiderea aplicaţiei PowerPoint. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. .. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint Pentru închiderea unui document de prezentare. se activează meniul File şi se alege comanda Close. corespunzătoare (Figura 3. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). c) Salvarea unei prezentări în format web. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As.. se va alege tipul Web page (*.7.htm.1. în alt format şi în alt loc. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie. 3..7.html)..134 Figura 3. b) Salvarea unei prezentări existente sub alt nume. O prezentare poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web.). În ecran se va afişa caseta de dialog Save As. De asemenea. *.) în care se vor transmite: calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:). se poate activa meniul File şi se alege comanda Save as Web Page.5. corespunzătoare (Figura 3.7. noul nume (File name:) şi tipul dorit (Save as type:). În caseta de dialog Save As.

3. Dacă asistentul nu este prezent în ecran. Dacă se execută clic cu mouse-ul pe această imagine. pe ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate (Figura 3.). sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei PowerPoint. În ambele situaţii. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. În câmpul Type your question here (Tipăreşte întrebarea aici) se formulează întrebarea şi apoi se caută executând clic pe butonul Search.1.6. el va fi activat din opţiunea Help sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. . se activează meniul File şi se alege comanda Exit.9.135 Figura 3. ea devine activă.8. Pentru închiderea aplicaţiei PowerPoint.

136

Figura 3.9. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului, astfel încât se pot citi indicaţiile precizate.

Figura 3.10. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Pentru închiderea asistentului, se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Hide (Ascuns).

137 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări PowerPoint permite următoarele moduri de vizualizare a unei prezentări: a) Vizualizare normală (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, cât şi a datelor conţinute de acestea. În acest mod se pot introduce observaţii şi note.

Figura 3.11. b) Vizualizare de tip structură (Outline View). În acest mod se poate lucra doar cu texte, fără imagini grafice, cu excepţia diapozitivului afişat în miniatură.

138

Figura 3.12. c) Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). În acest mod se pot adăuga/edita texte sau imagini grafice având un singur diapozitiv afişat pe ecran.

Figura 3.13.

139 d) Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod oferă o vedere de ansamblu a întregii prezentări Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutării şi copierii celor existente.

Figura 3.14. e) Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). În acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile şi barele de instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaţiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabilă şi nu de creare sau editare. Pentru a comuta între modurile de vizualizare a unei prezentări se folosesc: − Butoanele situate în colţul din stânga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View

Slide Slide View Show

Figura 3.15. − Comenzile corespunzătoare opţiunii View prezentă în bara de meniu.

Figura 3.16.

140

3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom, sau se activează butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

Figura 3.17.

3.2.3. Modificarea barelor de instrumente a) Afişarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii, se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pe ecran se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă. Pentru afişarea/anularea anumitor bare de instrumente, se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente, deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.

Figura 3.18.

Pentru realizarea acestei operaţii. salvarea automată a documentelor după un timp specificat.141 b) Personalizarea (modificarea) barelor cu instrumente. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint Se pot modifica opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint.4. În ecran se va afişa caseta de dialog Customize.2. 3.19. Figura 3. ca de exemplu: numele utilizatorului. Figura 3. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente şi se activează comanda Customize. Se execută clic pe butonul Commands şi va fi afişată lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă. directorul implicit în care vor fi salvate documentele etc. afişarea barei de stare şi a barelor de defilare.20. Pentru alegerea barei de instrumente care va fi personalizată se execută clic pe butonul Toolbars. se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. . Se selectează instrumentul dorit şi se va trage cu mouse-ul în/din bara de instrumente.

în care. după dorinţă. Fereastra PowerPoint de mai jos prezintă modalitatea de alegere a metodei dorite.1. 3. Un şablon este un diapozitiv inclus în programul PowerPoint. pot fi modificate diverse opţiuni.21. Crearea unei prezentări de la zero. În figura de mai jos.3. Figura 3.. Se va deschide o casetă de dialog corespunzătoare. Fiecare şablon conţine macheta generală a diapozitivului. 2. care poate fi înlocuit cu textul dorit. Prin această metodă se poate personaliza o prezentare după dorinţă. Utilizare rutină AutoContent wizard (Asistentul de prezentări grafice) oferă cel mai ridicat nivel de asistenţă. folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare albă). . s-a setat salvarea automată a documentului după fiecare 30 de minute. schema de culoare.142 Pentru realizarea acestei operaţii. Crearea unei noi prezentări PowerPoint oferă următoarele metode pentru a crea o nouă prezentare: 1. un text-model. Utilizare Template (şablon predefinit). El indică fiecare pas pentru crearea unei noi prezentări. Crearea unei prezentări 3. se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. 3.3.

Toate tipurile sunt enumerate în partea dreaptă a casetei de dialog iar butoanele din coloana centrală permit afişarea tipurilor grupate pe categorii.22.23 . Figura 3. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea AutoContent wizard şi apoi se acţionează clic pe butonul OK. se execută următorii paşi: 1.143 Figura 3. Crearea unei noi prezentări folosind rutina AutoContent wizard. „Traseu“ afişat în partea dreaptă cere specificarea tipului de prezentare. În ecran este afişată caseta de dialog AutoContent Wizard. Pentru realizarea acestei operaţii.

24. handouts. Se execută clic pe butonul Next pentru a începe lucrul. vânzări. dacă prezentarea urmează să fie făcută de către o persoană. sau generalităţi) iar PowerPoint creează o schema generală. 2. pentru a delimita mai exact scopul prezentării ( ex. În fereastra afişată pe ecran se selectează opţiunea Presentations. Marketing Plan). Apoi se execută clic pe butonul Next. În caseta de dialog care se deschide. 3. Din caseta listă derulantă se selectează un tip de prezentare. înştiinţări neplăcute. 5. 4. pregătire. sau se selectează opţiunea Internet. dacă se intenţionează realizarea unei prezentări care urmează să se deruleze continuu. Figura 3. kiosk. Apoi se execută clic pe butonul Next. fără intervenţia unui moderator. Se selectează metoda ce sugerează cel mai bine modul de prezentare a lucrării pe care o realizaţi. informal meetings. se execută clic pe butonul corespunzător tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing). rapoarte.144 În AutoContent wizard se selectează tipul de prezentare care se doreşte a fi creat (strategie. .

apoi se execută clic pe butonul Next.25. 8.26. 7. . Se execută clic pe butonul Finish. Se execută apoi clic pe butonul Next. Se selectează modul de prezentare finală (de exemplu On-Screen Presentation – prezentarea pe ecran) iar dacă este nevoie de exemplare tipărite pentru distribuire.145 Figura 3. Se introduc titlul prezentării şi numele autorului în spaţiile prezentate în acest scop. se execută clic pe caseta de validare Yes sau No. Figura 3. 6.

27. În ecran apăre fereastra New Presentation (Figura 3. − Presentation Design Templates. Figura 3. se execută paşii următori: 1. care se poate vedea în secţiunea Preview şi apoi se execută clic pe butonul OK. tipurile de prezentări din aplicaţia AutoContent wizard se bazează pe aceste şabloane. Şabloanele pot fi împărţite în două categorii: şabloane pentru prezentări (Presentation Templates) şi şabloanele pentru aspectul prezentărilor (Presentation Design Templates).27). Aceste şabloane oferă numai o schemă de culori şi o schemă de aranjare a diapozitivului. Aceste şabloane oferă în mare parte aceleaşi elemente de ajutor ca şi AutoContent wizard – de fapt. 2. Şabloanele oferă o schemă de culori pentru diapozitive şi o schemă generală pentru textul diapozitivului. − Presentation Templates. Pentru a crea o nouă prezentare folosind un şablon. Denumirile lor reflectă scopul prezentării.146 Crearea unei noi prezentări folosind un şablon de machetare Un şablon este o soluţie de compromis între conducerea pas cu pas (oferită de AutoContent) şi lipsa asistenţei (Blank Presentation). se alege şablonul dorit. . Se execută clic pe butonul Prezentation Designs. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea Template şi apoi se execută clic pe butonul OK.

Dacă textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca listă marcată. 2.28. se va executa clic în zona în care scrie Click to add text. 3. Crearea unei prezentări personalizate pornind de la o prezentare albă O prezentare albă nu conţine nici o schemă de culori sau vreo schemă prestabilită şi nici un text-model care să indice unde şi ce trebuie scris. . Se începe editarea diapozitivelor.2.3. 4. Se afişează fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. Se afişează fereastra New Slide din care se alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. Figura 3. la fiecare apăsare a tastei Enter. exact ca în aplicaţia Autocontent wizard. Din fereastra PowerPoint. se va executa clic în fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. Adăugarea (inserarea) textului într-un diapozitiv (folie) Inserarea textului într-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. Se începe editarea (personalizarea) diapozitivelor. Dacă într-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare. se efectuează paşii următori: 1. Pentru inserarea textului. 3.147 3. va apare un nou marcaj de listă. se selectează opţiunea Blank Presentation şi apoi se execută clic pe butonul OK. Pentru a crea o prezentare albă.

se va executa clic în zona în care scrie Click to add notes. Inserarea comentariilor într-un diapozitiv. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter.148 Figura 3. Figura 3. forma de vizualizare Outline View. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. Se alege.30 .29. În partea dreapta a ferestrei. pentru diapozitivul căruia i se va adăuga un comentariu.

3. Figura 3. Dacă nu se doreşte ca textul să apară şi în subsolul primului diapozitiv. se execută clic pe opţiunea Date and Time(Figura 3. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice şi a timpului se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele Pentru introducerea unui text în zona de subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. Dacă nu se doreşte numerotarea primului diapozitiv. se acţionează butonul Apply to All. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer. Numerotarea automată a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelorse activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. se acţionează butonul Apply to All.3. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide.4. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer (Figura 3.5. Pentru introducerea acestora în diapozitivul curent. se acţionează butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor.32). Pentru a introduce textul în diapozitivul curent. Pentru numerotarea diapozitivul curent. se acţionează butonul Apply to All. se acţionează butonul Apply iar pentru a introduce textul în toate diapozitivele.32. 3.33) şi apoi se alege formatul dorit. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer şi se execută clic pe opţiunea Slide Number (Figura 3.3. Adăugarea textului în zona de subsol. se activează opţiunea Footer şi apoi.31).149 3. Figura 3.3. în câmpul de editare. se introduce textul dorit. Dacă se doreşte actualizarea .3. se acţionează butonul Apply iar pentru introducerea lor în toate diapozitivele.31.

Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. Figura 3.35.câte una pentru fiecare culoare care face parte din schemă.6. PowerPoint sugerează câteva seturi de culori alese cu atenţie. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Se selectează schema de culoare dorită şi se execută clic pe butonul de comandă Apply.33.35) . În ecran este afişată caseta de dialog Color Scheme. 3. aşa încât textul să fie uşor de citit iar culorile să nu fie discordante. În ecran este afişată caseta de dialog Apply Design Template din care se alege şablonul dorit. iar dacă nu se doreşte introducerea datei şi în primul diapozitiv. se alege modul de afişare Slide View. Dacă schemele de culoare nu prezintă interes se execută clic pe butonul Custom care prezintă opt căsuţe diferite (Figura 3. se alege modul de afişare Slide View sau Slide Sorter. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Color Scheme.150 permanentă a datei.3. . Figura 3. Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Apply Design Template. se selectează opţiunea Update Automatically. complementare pentru text şi fundal. Figura 3.34. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite).

37. .36. se activează meniul Format şi se alege comanda Background. selectându-se diapozitivul căruia i se va aplica o nouă machetă. iar pentru schimbarea fundalului tuturor diapozitivelor.38. Background. PowerPoint pune la dispoziţie o paletă de aproximativ 150 de culori.) şi apoi se execută clic pe butonul Change Color. Title text etc. Se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Layout.151 Pentru a alege o altă culoare decât cea din schemă. Figura 3. Figura 3. Figura 3. se execută clic pe butonul Apply to All. Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv se afişează prezentarea în modul Slide View sau Slide Sorter. pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului). În ecran se deschide caseta de dialog Background. În ecran este afişată caseta de dialog Slide Layout. se execută clic pe butonul Apply. Pentru schimbarea fundalului diapozitivului curent. din care se alege culoarea dorită. se alege macheta dorită şi se execută clic pe butonul Apply. De exemplu. se execută clic pe una din opţiunile care apar în listă (ex. sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opţiunii More Colors.

Figura 3. sunete şi videoclipuri. Diapozitivele desemnate acestui scop conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Figura 3. Clip art reprezintă o colecţie de imagini sau desene ce pot fi introduse în diapozitive. Se selectează o machetă desemnată introducerii unor imagini grafice (clipuri). sunete şi videoclipuri în prezentări În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive conţinând imagini.40.7. obiecte clip art. Introducerea unor imagini grafice (clipuri). Se alege pentru diapozitivul corespunzător modul de afişare Slide View şi se execută dublu clic pe butonul care conţine o imagine. .39.3. Se va deschide următoarea fereastră din care se pot alege imagini dorite. sunete şi videoclipuri şi se execută clic pe butonul OK.152 3.

Butonul inserare imagine Butonul inserare sunet Butonul inserare videoclip Figura 3. − Se selectează comenzile Insert Picture. se poate alege una din următoarele două modalităţi: 1. Sound from File. Movies and Sounds. Movie from File. Movie from Gallery. From File. − Se selectează comenzile Insert . iar în prim plan apare eticheta metodei folosite. − Se selectează comenzile Insert . − Se selectează comenzile Insert. sunete şi videoclipuri dintr-un fişier. Movies and Sounds. sunete şi videoclipuri dintr-o librărie de imagini. În toate cazurile menţionate se deschide fereastra Insert corespunzătoare din care se alege fişierul dorit şi apoi se execută clic pe butonul Insert. sunete şi videoclipuri în diapozitive care nu conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Sound from Gallery. Inserare imagini grafice (clipuri). 2.41. −Se execută clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. Toate modalităţile prezentate mai sus conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery.153 Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri). − Se selectează comenzile Insert. Movies and Sounds. . Clip Art. Inserare imagini. Movies and Sounds. − Se selectează comenzile Insert . Picture.

43. În ecran se deschide caseta de dialog WordArt Gallery care conţine modele de obiecte WordArt. . Figura 3. 3.42. Se activează componenta WordArt prin secvenţa de comenzi Insert.3. se afişează diapozitivul în modul Slide View.154 Figura 3. WordArt sau se execută clic pe butonul Insert WordArt prezent în bara Drawing. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice în text.8. Pentru a insera un obiect WordArt într-un diapozitiv. Picture.

acolo unde se doreşte introducerea unei casete de text. fonturile.10.).47.47. Pentru a crea o casetă de text. dimensiunile fonturilor şi poziţia titlului pe fiecare diapozitiv în parte. Introducerea casetelor de text în prezentări Figura 3. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se execută clic pe butonul Text Box din bara de instrumente de desen.45. Efectele WordArt se pot îmbunătăţi utilizând butoanele din bara de instrumente WordArt. apoi se execută clic pe butonul OK.44) în care se va introduce textul dorit. PowerPoint creează automat două diapozitive importante. Figura 3.45). se ţine apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi se glisează (se trage) spre dreapta până când caseta capătă lăţimea dorită. Se execută clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales (Figura 3. Figura 3. O casetă de text are rolul unui suport pentru text. cum sunt imaginile grafice de fundal.44 3. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Când se selectează un şablon de proiect. Se plasează pointerul de mouse în diapozitiv. Figura 3.Slide Master (Diapozitivul principal − Figura 3. Se eliberează butonul mouse-ului iar pe ecran apare o casetă de text cu înălţimea de un rând. .46 3. Primul . Pe ecran apare caseta de dialog Edit WordArt Text (Figura 3.3. se alege comanda Master şi apoi Slide Master. memorează elementele de format caracteristice prezentării. Pentru afişarea diapozitivului Slide Master se activează meniul View.9.155 Se alege modelul dorit.3.

Title Master. 2. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Master. Copierea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Editarea unei prezentări 3. Pentru realizarea acestei operaţii. se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy.48. se afişează unul din cele două diapozitive.4. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Se execută clic pe butonul Paste. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat în diapozitiv conţinutul Clipboardu-lui. Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy şi Paste. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi se execută clic pe butonul Copy. mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea şi mutarea textului sau imaginilor este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează textul (imaginea) de copiat. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1.156 Al doilea . 3. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. 3.48 Când se doreşte realizarea unor modificări asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare. se . Copierea. Figura 3. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea).1.4. Pentru realizarea acestei operaţii. Clipboardul este o memorie temporară. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Diapozitivul Title Master se afişează în ecran prin secvenţa de comenzi View. păstrează informaţii privind diapozitivul de deschidere şi celelalte desemnate ca diapozitive titlu.).Title Master (diapozitiv titlu − Figura 3. Pe ecran va apare un diapozitiv asupra căruia se pot realiza modificările dorite. Aceste modificări vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare cât şi pe cele noi introduse. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Copierea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi apasă simultan tastele Ctrl+C. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea.

Pentru realizarea acestei operaţii. Pentru realizarea acestei operaţii.157 afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Se selectează textul (imaginea) de mutat. Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. 3. Figura 3. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează textul (imaginea) de şters şi se apasă tastele Delete sau Backspace. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind tastele Delete sau Backspace. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. prin apăsarea tastei . Pentru realizarea acestei operaţii. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Mutarea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Pentru realizarea acestei operaţii. Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut şi Paste. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi apasă simultan tastele Ctrl+X. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind comenzile Clear sau Cut. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Stergerea textului sau imaginilor ăn cadrul unei prezentări. Se execută clic pe butonul Paste. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea).49 2. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. se activează meniul Edit şi apoi comenzile Clear sau Cut. 2. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Se selectează textul (imaginea) de şters. Ştergerea se poate face şi caracter cu caracter. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi se execută clic pe butonul Cut. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1.

Ştergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut. Copierea diapozitivelor se poate realiza şi prin folosirea combinaţiilor de taste Ctrl+C. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare.Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut şi Paste. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy şi Paste. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard.158 Backspace (ştergerea făcându-se în direcţia ←) sau prin apăsarea tastei Delete (ştergerea făcându-se în direcţia →) 3. Se execută clic pe butonul Cut. Mutarea diapozitivelor se poate realiza şi folosind combinaţia de taste Ctrl+X. se ţine apăsată tasta Ctrl. se ţine apăsată tasta Ctrl. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) utilizând tastele Delete sau Backspace. mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Se execută clic pe butonul Paste. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.2. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de şters. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se activează meniul Edit şi se aleg comenzile Clear sau Cut. Pentru selectarea mai multor diapozitive. . Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). se ţine apăsată tasta Ctrl. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Se apasă tastele Delete sau Backspace. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). 3. Se execută clic pe butonul Paste. 3. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se execută clic pe butonul Copy. se ţine apăsată tasta Ctrl. se ţine apăsată tasta Ctrl. 2.4. Mutarea diapozitivelor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. 2. Se execută clic pe butonul Paste. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Pentru selectarea mai multor diapozitive. respectiv Ctrl+V. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se execută clic pe butonul Cut. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Copy. respectiv Ctrl+V. 2. Copierea.

Se execută clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat. se folosesc două metode şi anume: 1.4. Pe ecran va fi afişată fereastra New Slide. apoi se execută clic pe butonul Move Down (mutare în jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare în sus). Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide.50. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare structură (Outline View). .50). Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentări. Reordonarea diapozitivelor (foliilor) într-o prezentare Când se finisează o prezentare. prezente pe bara de instrumente Outlining. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. nu trebuie corectată doar ordinea în care apare textul în diapozitive ci şi ordinea în care apar diapozitivele. din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv. Se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte adăugarea unui nou diapozitiv. pentru a indica prezenţa unei informaţii ascunse (Figura 3. Figura 3. afişată în partea stângă a ecranului. Se execută clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining.3.4. PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj şi va plasa o linie gri sub subiecte.159 3.4. 3. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Outline View.

Figura 3.160 Figura 3.52. . executând clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining. Se verifică dacă textul ascuns a fost mutat împreună cu subiectul.51.

5. Se selectează textul dorit. se activează meniul Format şi se alege comanda Font. Font Size. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) Schimbarea tipului fontului. Italic). . Se selectează textul dorit şi se activează butoanele corespunzătoare (Font. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage punctul de inserţie estompat în stânga sau în dreapta diapozitivului în faţa sau în spatele căruia se mută cel selectat.53. În ecran se va afişa caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora (Figura 3. În partea superioară a ecranului. Se eliberează apoi butonul stânga mouse. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.53).161 2. PowerPoint a înlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter. Se economiseşte timp folosind combinaţia de taste Ctrl+B pentru scrierea îngroşată a textului. respectiv Ctrl+I pentru scrierea înclinată a textului. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting. Se selectează diapozitivul care va fi mutat. Tipul de font Stilul fontului Dimensiunea fontului Figura 3. Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare sortare (Sorter View). Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Sorter View.1.5. 3. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. prezente în bara de instrumente Formatting. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Formatarea unei prezentări 3. Bold. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.

printr-un clic pe nume. Superscript (la putere). În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. folosirea scrierii subscript (indice) şi superscript (la putere). se vor alege opţiunile dorite: Underline (subliniere). Dacă se doresc nuanţe speciale de culoare. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. se poate acţiona butonul Custom. Dacă se doreşte personalizarea culorilor. Figura 3. Se selectează textul dorit.55.54. pentru umbrirea textului textului.53) şi se va activa lista derulantă Color. unei umbre textului. printr-un simplu clic.53) din care. pentru . respectiv butonul Text Shadow sau combinaţia de taste Ctrl+U.162 Aplicarea sublinierii. se poate acţiona butonul More Color. Figura 3. clic butonul OK. se activează opţiunea Format şi comandă Font. se activează opţiunea Format şi comanda Font. Subscript (indice). se alege culoarea dorită. Aplicarea de culori diferite textului Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi colorat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Se economiseşte timp folosind butonul Underline sublinierea textului. Se execută apoi. Se selectează textul dorit. Din paleta de culori More Color. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Shadow (umbrire). Se va deschide caseta Color din care se poate alege culoarea dorită. . Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.

În ecran se va afişa submeniul corespunzător şi se acţionează clic pe opţiunea dorită.163 Alinierea textului unui diapozitiv. Se selectează textul dorit. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru alinierea textului se pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting şi combinaţii de taste: − Alinierea la stânga sau combinaţia de taste Ctrl+L. folosind funcţia Change Case… Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Se selectează textul dorit. Figura 3. se activează opţiunea Format şi se alege comanda Change Case.57. Figura 3. − Alinierea la stânga-dreapta Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi aliniat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. . În ecran se va afişa caseta Change Case şi se execută clic pe opţiunea dorită. sau combinaţia de taste Ctrl+E.56. . − Alinierea la centru − Alinierea la dreapta sau combinaţia de taste Ctrl+R. se activează meniul Format şi se alege comanda Alignment.

Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. b) Numere pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor. Figura 3. Adăugarea unor marcaje paragrafelor. .58. Figura 3. În ecran se va afişa caseta Line Spacing din care se aleg opţiunile dorite. Figura 3. se activează meniul Format şi se alege comanda Line Spacing.61. Se selectează paragraful dorit.59. Marcajele pot fi de două tipuri: a) Simboluri pentru a se remarca mai uşor anumite paragrafe. Figura 3.60. În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conţin paragrafe marcate sau pot fi adăugate marcaje paragrafelor specificate.164 Schimbarea spaţiului între paragrafe.

şi Bullets prezente în bara de instrumente . Figura 3. se activează meniul Edit şi se alege comanda Redo sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. iar dacă se doreşte personalizarea simbolurilor se execută clic pe butoanele Picture sau Character. se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se activează meniul Format şi se alege comanda Bullets and Numbering. Pentru aceasta. Se selectează paragraful dorit. se activează din meniul Edit şi se alege comanda Undo sau se execută clic pe butonul corespunzător bara de instrumente Standard. se pot acţiona butoanele Size sau Color. se economiseşte timp. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y.62. Pentru aceasta. Dacă se doreşte redimensionarea marcajelor sau alegerea unor nuanţe speciale de culoare. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. În ecran se va afişa caseta Bullets and Numbering şi se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite.165 Pentru adăugarea unor marcaje paragrafelor specificate. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. din care se vor alege marcatorii doriţi. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. În ecran se vor afişa ferestrele corespunzătoare. Folosind butoanele Numbering Formatting.

Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi.2.63. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. Pentru redimensionarea casetelor de text într-un diapozitiv. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines. Figura 3. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. Pentru setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. . Modificarea casetelor de text în prezentări Redimensionarea şi mutarea casetelor de text într-un diapozitiv (folie). În ecran se va afişa caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opţiunile corespunzătoare.166 3. se glisează până când caseta de text ajunge în poziţia dorită. Pentru mutarea casetelor de text într-un diapozitiv se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Se execută clic pe butoanele Line Style (Stil linie). Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Line Color (Culoare linie) prezente în bare Drawing. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Se plasează pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia). PowerPoint va înconjura caseta cu marcaje de dimensionare. Setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text. se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta.5.

167

3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări Redimensionarea şi mutarea imaginilor grafice (clipuri). a) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă cu instrumente Picture. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se execută apoi clic în afara clipului, pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri). Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini se selectează imaginea grafică şi se execută clic pe butonul Recolor Picture prezent pe bara de instrumente Picture. În ecran va fi afişată caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conţine culorile originale şi culorile noi. În secţiunea Change a casetei de dialog va fi selectată opţiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice, iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectată opţiunea Fills.

Figura 3.64. Se execută clic pe o culoare din secţiunea Original, apoi se execută clic pe săgeata din dreptul casetei alăturate din secţiunea New pentru a afişa o paletă de culori, şi se selectează altă

168 culoare. Se vizualizează imaginea executând clic pe butonul Preview şi se continuă experimentul cu alte culori. Când s-a obţinut efectul dorit se execută clic pe butonui OK. Decuparea imaginii grafice (clip). Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime, se pot elimina anumite părţi tăind din imprimate. Pentru aceasta se selectează imaginea grafică. Se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture, pentru a activa instrumentul de tăiere. Se plasează instrumentul de tăiere pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne partea dorită din imaginea grafică. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tăiere. Imaginea grafică tăiată, poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Trimiterea unei imagini în fundal. Pentru a adăuga o imagine grafică în fundalul unui diapozitiv, se selectează imaginea grafică apoi se execută clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente de desenare. Din meniul afişat în ecran, se aleg opţiunile Order, Send to Back.

Figura 3.65. 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame 3.6.1. Desenarea obiectelor Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte într-un diapozitiv. Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing (Figura 3.66), prezentă în partea de jos a ecranului, se pot adăuga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, pătrate, elipse etc. Adăugarea unor tipuri diferite de linii într-un diapozitiv se realizează executând clic pe unul dintre butoanele Line (Linie simplă) sau Arrow (Linie săgeată). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea liniei.

Figura 3.66.

169 De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege opţiunea Lines.

Figura 6.67. Unei linii selectate i se pot alege diferite nuanţe de culoare şi stiluri de grosime dacă se execută clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Arow Style (Stil săgeată) de pe bara de instrumente Drawing. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines (Figura 3.63.). Adăugarea unor forme diapozitivului: dreptunghi, oval, cerc etc. Această operaţie se realizează dacă se execută clic pe unul din butoanele Rectangle (Dreptunghi) sau Oval, prezente în bara de instrumente Drawing (Figura 3.66.). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea formei. De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege o opţiune pentru redarea unei forme dorite.

Figura 6.68.

Figura 6.69.

170 Setarea grosimii liniei, stilului şi culorilor formei se poate realiza dacă se selectează forma corespunzătoare şi se activează meniul Format, apoi comanda AutoShape. În ecran este afişată caseta de dialog Format AutoShape din care se aleg opţiunile corespunzătoare. De exemplu, s-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill Color) şi culoarea verde pentru linie (Line Color).

Figura 3.71 Figura 3.70. Redimensionarea şi mutarea unei forme. a) Redimensionarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa formei. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită.

Figura 3.72.

171 Unei forme i se pot aplica umbre şi poate fi rotită într-o poziţie dorită. Prin urmare, pentru umbrirea unei forme se realizează selecţia acesteia, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se execută clic pe butonul Shadow prezent pe bara de instrumente Drawing. Pentru realizarea operaţiei de rotire se execută clic pe formă pentru selecţie, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se execută clic pe butonul Free Rotate , prezent pe bara de instrumente Drawing. Indicatorul de mouse ia forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora în nuanţa verde. Se plasează indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj şi prin glisare se roteşte forma.

Figura 3.73. 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) Crearea unei diagrame organizaţionale (organigrame). Organigrama este o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al conţinutului. Pentru crearea într-o prezentare a unei organigrame, se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. 2. Se activează opţiunea Insert din bara de meniu şi apoi comanda New Slide. 3. Se afişează caseta New Slide şi se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.74.

Construirea ierarhizată a organigramei se realizează activând unul câte unul instrumentele specializate pentru generarea arborescenţei. subordonaţi aceluiaşi şef. se acţionează clic pe macheta Organization Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply (Figura 3. Se începe efectiv construirea organigramei folosind comenzile şi butoanele din fereastra Microsoft Organization Chart. bară cu instrumente şi bară de stare. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul Microsoft Organization Chart. Instrumentele de ierarhizare se află în bara de instrumente şi au următoarea semnificaţie: − crează un element ierarhic inferior ca nivel de subordonare. apoi comanda Slide Layout. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. Co-manageri − echipă de manageri de acelaşi nivel. Figura 3. Ramură −managerul plus subordonaţii. 5.75. . Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bară de meniuri.172 4. În fereastra Slide Layout. În mod implicit apare o organigramă cu patru casete. Formatul unui diapozitiv se poate alege şi din fereastra Slide Layout care se deschide apelând la meniul Format. după care cu mouse-ul se punctează caseta de text ce urmează a fi ierarhizată (casetă numită „bază“). Co-subordonaţi − echipă de subordonaţi de acelaşi nivel. subordonaţi aceluiaşi şef.74). Termenii utilizaţi în contextul organigramei sunt: Grup − subordonaţii unui manager.

în limbajul folosit pentru organigrame. După cum am menţionat mai sus.. Pentru schimbarea stilului ramurii principale se procedează astfel: − Se selectează organigrama: se execută clic într-o casetă a organigramei. −Se execută clic undeva în afara organigramei pentru a deselecta casetele şi a vedea rezultatul.76. apoi opţiunea All. − crează un element ierarhic superior faţă de elementul „bază“.. . Figura 3.173 − crează un element de acelaşi rang. la dreapta casetei „bază“. Odată ce organigrama a fost construită.. − crează un element de acelaşi rang. aceasta se poate salva în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea. Modificarea structurii unei diagrame organizaţionale (organigrame). a) Schimbarea stilului unei organigrame. Programul Microsoft Organization Chart oferă mai multe variante de stil atât pentru grupuri. − Se activează meniul Styles şi din lista de opţiuni afişată se alege stilul dorit. prin meniulFile şi comanda Close and return to prezentation. cât şi pentru ramuri. termenul grup se referă la subordonaţii unui manager iar ramură înseamnă managerul plus toţi subordonaţii săi. se alege comanda Select din meniul Edit. la stânga casetei „bază“. În configuraţia prestabilită grupurile sunt plasate în casete alăturate. − crează elemente ierarhice inferioare ca nivel de subordonare faţă de caseta considerată „bază“.

Se afişează o listă de opţiuni şi se va selecta cea dorită. −Schimbarea culorii chenarului. iar alegerea culorilor se realizează cu ajutorul comenzii Color. Schimbarea fontului se realizează cu ajutorul comenzii Font.78. Comenzile pentru aliniere sunt Left. Se selectează casetele. Right şi Center. Textul trebuie să fie în prealabil selectat. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Color. Figura 3. a culorii şi a alinierii textului dintr-o organigramă. Figura 3. Pentru chenar s-a selectează a treia opţiune din a doua coloană (Figura 3. Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigramă pentru a le scoate mai bine în evidenţă. b) Formatarea casetelor dintr-o organigramă. În ecran este afişată paleta de culori şi se execută clic pe culoarea dorită pentru a o selecta.174 b) Formatarea unei organigrame. Se selectează casetele.78).77. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Style. . Pentru aceasta se efectuează următoarele operaţii: − Schimbarea stilului chenarului. −Formatarea textului dintr-o organigramă. Meniul Text din fereastra Microsoft Organization Chart conţine comenzi pentru schimbarea fontului.

Style sau Color.175 c)Formatarea liniilor dintr-o organigramă. În acest fel liniile au fost selectate. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit. 3. După ce organigrama a fost modificată.. Figura 3. Figura 3. Pentru revenirea în PowerPoint se activează iarăşi meniul File şi se alege comanda Exit and Return to. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. Pentru crearea unui grafic într-o prezentare. se va selecta macheta Chart.6. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare Chart.80. 2. Se activează meniul Lines şi se alege una dintre comenzile Thickness. Crearea diferitelor tipuri de grafice: bar chart. se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). Crearea unui grafic.79. 3. se alege comanda Select apoi Connecting Lines. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. apoi se va executa clic pe butonul OK. aceasta se poate actualiza în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea prin comanda Update din meniul File. pie chart.3. etc.. După ce s-a realizat formatarea se execută clic în afara organigramei pentru a deselecta liniile de legătură. . se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. Se afişează caseta New Slide.

apoi comanda Slide Layout. se va executa dublu clic oriunde în afara graficului sau a ferestrei Chart. Aceasta se deschide prin activarea meniului Format. ca în orice foaie de calcul. Pe ecran este afişată o fereastră Excel. .82. Figura 3.176 4. Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege şi din fereastra Slide Layout. Figura 3. Pentru aceasta se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. Pentru editarea unui grafic se execută dublu clic pe acesta. pentru finalizarea graficului. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se execută clic pe butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (Titles. seriile de date etc. După introducerea datelor.). În fereastra Slide Layout se alege macheta Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply.81. Editarea unui grafic. Data Labels etc). conţinând un Datasheet şi un model de grafic. Se deschide fereastra Chart corespunzătoare şi se pot edita elementele graficului (titlul. În Datasheet se vor introduce datele. Legend. legenda.

Figura 3. Modificarea tipului de grafic. . Se activează meniul Format prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Selected Chart Area… În ecran se deschide caseta de dialog Format Chart Area şi se alege culoarea dorită. Figura 3. din care se va alege tipul şi sub-tipul de grafic dorit. În ecran se deschide fereastra Chart Type. Se activează meniul Chart prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Chart Type.177 Modificarea culorii de umplere a graficului.84.83.

Prin urmare. În ecran se deschide fereastra Language din care se alege limba dorită. Corectarea erorilor gramaticale. Figura 3.86. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. În mod implicit. trebuie realizată configurarea prezentării. Corectarea gramaticală se realizează cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar. Set Language.7. Figura 3. apoi clic pe butonul OK. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire Stabilirea formatului optim şi alegerea orientării pentru un diapozitiv. prezentă în meniul Tools.178 3. această funcţie este activă.7. Înaintea verificării ortografice a textului se recomandă alegerea limbii dicţionarului. În fereastra Page Setup afişată în ecran se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead.1. Înainte de tipărire. Pentru aceasta se activează meniul Tools şi se aleg comenzile Language. Pentru aceasta se activează opţiunea File şi apoi comanda Page Setup. respectiv cea în care se realizează corectarea ortografică. vor fi subliniate cu o linie ondulată de culoare .85 Pentru alegerea orientării diapozitivelor în Landscape (Orizontal) sau Portret (Vertical) se execută clic pe opţiunile Portret sau Landscape prezente în fereastra Page Setup. Tipărirea unei prezentări 3. toate cuvintele care nu se găsesc în dicţionarul limbii alese sau sunt greşite.

87. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). În partea dreaptă se află butoane de comandă cu următorul rol: Ignore pentru a ignora cuvântul. Tipărirea efectivă a unei prezentări. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). AutoCorect. Pentru realizarea acestei operaţii. apare în partea de sus a casetei (rubrica Not in Dictionary:). În ecran este afişează caseta de dialog Spelling. Pentru corectarea automată. 3.179 roşie. Se activează apoi meniul File şi se alege comanda Print. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range). Din fereastra afişată se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. . Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier se validează opţiunea Print to File. Add pentru a adăuga cuvântul la dicţionarul personalizat. Erorile pot fi corectate manual sau automat. se activează meniul Tools şi apoi se alege comanda Spelling and Grammar.2. Change sau Change All pentru corectarea cuvântului. În ecran este afişată caseta de dialog Print. Fiecare cuvânt greşit sau care nu se găseşte în dicţionar. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. apoi clic pe butonul OK.7. din bara de Figura 3. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga prezentare) şi Pages (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). din submeniul care va fi afişat. se activează meniul File şi apoi comanda Page Setup. Această comandă se poate activa şi prin apăsarea tastei cheie funcţională F7 sau clic pe butonul Spelling instrumente Standard. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv. În partea se jos a casetei se află liste cu opţiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare (rubrica Suggestions:). a) Tipărirea prezentării în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv.

b) Tipărirea prezentării în modul broşură. . Pregătirea vizionării unei prezentări 3.8. În opţiunea Slides per page se poate specifica numărul de diapozitive pe o pagină.). Pentru aceasta în fereastra Print (Figura 3.1. liste marcate. Din submeniul afişat se alege efectul dorit .8. Se pot aplica efecte de animaţie oricărui obiect (titlu.88) se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Print what şi din lista derulantă se selectează opţiunea Handouts.88.180 Figura 3. 3. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Preset Animation. imagini. diagrame etc. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. Efecte de slide-show Adăugarea (personalizarea) unor efecte de animaţie diapozitivelor. În situaţia în care este necesar ca auditoriul să aibă o copie a prezentării se realizează tipărirea sub formă de broşură.

Figura 3. Ordinea în care se vor realiza efectele aplicate se stabileşte executând clic pe butonului Order &Timing. . În ecran se afişează caseta de dialog Custom Animation (Figura 3. Modul în care va fi animat obiectul (la clic de mouse sau automat) se precizează prin validarea opţiunii On mouse click. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. Dacă se execută clic pe butonul Effects se adaugă obiectului efecte de animaţie şi sunet.181 Figura 3. respectiv validarea opţiunii Automatically. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Custom Animation. 90.90) şi se aleg efectele dorite.89 Dacă se doreşte personalizarea efectelor de animaţie.

folosit de PowerPoint pentru a vizualiza efectul selectat. Tranziţiile sunt efecte vizuale şi/sau sonore care se aplică unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul să treacă uşor de la unul la altul. se afişează prezentarea în modul Slide Sorter (sortare diapozitive) şi se selectează toate diapozitivele. Modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul se realizează prin validarea opţiunii On mouse clik. Medium sau Fast. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Slide Transition.91. în secţiunea Effect.182 Aplicarea de tranziţii prezentărilor (trecerea de la un diapozitiv la altul). . Pentru modificarea vitezei de tranziţie (Figura 3. sau prin validarea opţiunii Automatically after.92. După alegerea efectelor dorite. Dacă se doreşte eliminarea din această prelucrare a unor anumite diapozitive. Pentru realizarea acestei operaţii. (sau se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara de instrumente Slide Sorter). fără incoerenţa datorată înlocuirii unui diapozitiv cu următorul.). pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse. acesta se alege din caseta derulantă Sound. se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta. se execută clic pe butonul Apply to All (pentru aranjarea întregii prezentări) sau se execută clic pe butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat). Figura 3. Se selectează efectul Blinds Vertical din lista derulantă şi se urmăreşte cu atenţie diapozitivul din secţiunea Effect. Pentru a ataşa prezentării (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor. alegând comanda Select All din meniul Edit. precizând timpul de aşteptare (în secunde) între afişarea a două diapozitive. se executată clic pe una dintre opţiunile Slow. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul în mod automat.

Previous. Se selectează diapozitivul de la care va începe derularea. Acelaşi efect se obţine dacă se execută clic pe butonul Slide Show .92.9. Începe derularea prezentării. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive Pentru derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive se afişează prezentarea în modul de vizualizare Slide Sorter. Dacă se doreşte oprirea derulării şi reluarea de la alte diapozitive. sau se apasă tasta F5. Figura 3. Go).183 Figura 2. 3. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se aleg comenzile de navigare pe ecran (Next. coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcţie de opţiunile alese la aplicarea tranziţiei).9. .1. Vizionarea unei prezentări 3. se activează meniul View şi se alege comanda Slide Show.93.

Se execută clic pe hiperlegăturile de text din panoul din stânga (Figura 3. Expunerea unei prezentări în Internet/ Intranet Prezentarea creată în PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi încărcat de un browser de Web. pentru a sări de la un diapozitiv la altul. Pentru aceasta se efectuează următorii paşi: 1. Diapozitivul ascuns va avea numărul de ordine încadrat într-un chenar şi barat cu o linie. se selectează diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecţie necontinuă se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivul respectiv). .).94 3. Se activează meniul Slide Show şi. Dacă anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conţin informaţii mai speciale şi nu pot fi afişate. Se activează meniul File şi se alege comanda Web Page Preview.10. Pentru realizarea acestei operaţii. 2.184 Ascunderea unor diapozitive. în modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). se alege comanda Hide Slide. care va converti temporar fişierul curent în format HTML. din submeniul afişat. aceste diapozitive vor fi omise. Se deschide prezentarea PowerPoint. Se lansează programul Internet Explorer. 4. ele pot fi ascunse. Figura 3. În timpul derulării prezentării. 3.95.

96...95. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer pentru a-l închide şi a reveni în PowerPoint. 5.185 Figura 3. Se alege comanda Save As Web Page din meniul File şi în ecran se afişează caseta de dialog Save As. Figura 3. 6. .

Se execută apoi clic pe butonul OK. Figura 3. Se execută clic pe butonul Publish şi se va afişa casetă de dialog prezentată mai jos.98.97 8. Se execută clic pe butonul Change din dreapta opţiunii Page title şi în secţiunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentării. Se deselectează caseta de validare Display speaker notes. .186 7. 9. iar celelalte opţiuni din secţiunea Browser support rămân nemodificate. Figura 3.

Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executând clic pe titlul fiecărui diapozitiv prezent în partea stângă a ferestrei. apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. − primul slide (First Slide). Aceste ramificaţii pot fi definite în PowerPoint sub formă de text de trimitere (hypertext). se selectează textul de trimitere din slide-ul sursă. În caseta de dialog Action Settings se deschide lista derulantă a rubricii Hyperlink to (Figura 3. − anteriorul slide (Previous Slide). Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer. sau sub formă grafică (obiect sau buton). PowerPoint va îngloba codurile necesare pentru afişarea prezentării într-un browser de Web. 11. care poate fi: − următorul slide (Next Slide) – opţiune implicită. Figura 3. 14. va salva fişierul sub denumirea dorită şi va preda controlul programului Internet Explorer. 12. 13. Pentru crearea unui hyperlink pe baza unui text de trimitere. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări Ramificaţiile execuţiei unei prezentări au loc prin intermediul hyperlink-urilor. Se execută clic pe butonul Yes pentru a salva modificările. .99.100) şi se alege slide-ul destinaţie. apoi se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Settings. Se execută clic pe caseta de validare Open published Web page in browser şi apoi clic pe butonul Publish. fie executând clic pe săgeţile de sub fiecare diapozitiv. 3.11.187 10. Se verifică dacă calea de acces din caseta de editare File name reflectă corect locaţia în care se doreşte salvarea fişierul HTML.

− altă prezentare PowerPoint (Other powerPoint Presentation) – legătură hypertext locală. − adresă tip Internet prin specificarea indentificatorului uniform al resurselor (URL) – legătură hypertext externă. Tot din caseta Action Setting se poate alege un program executabil care să fie lansat la activarea hypertext-ului (rubrica Run program şi alegerea acestuia prin butonul Browse). se pot insera sunete predefinite. − un alt fişier: PowerPoint.188 − ultimul slide (Last Slide). .100. (Other File) – legătură hypertext locală. − sfârşitul prezentării (End Show). − ultimul slide vizionat (Last Slide Viewed). de exemplu un buton de acţiune. De asemenea. Excel etc. Word. corespunzătoare efectului de tranziţie. iar din lista afişată se alege un buton de comandă. − un slide oarecare din cadrul prezentării (Slide). Figura 3. Pentru aceasta se selectează slide-ul sursă Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Buttons. O hyperlegătură poate fi activată şi printr-un element grafic. prin alegerea tipului de sunet ataşat tranziţiei din lista derulantă a opţiunii Play Sound. − un slide a cărui ordine predefinită de apariţie a fost schimbată (Custom Show).

). se pot crea pe baza prezentării existente.102). se confirmă acţiunea cu OK (ordinea diapozitivelor selectate poate fi modificată cu ajutorul butoanelor săgeţi prezente în partea dreaptă a casetei). De asemenea. mai multe variante sau scenarii ce se pot derula de sine-stătător. Previous. Pentru aceasta. bloc de text. cât şi stabilind în mod personalizat succesiunea acestora prin comanda Custom Shows apelabilă din meniul Slide Show.101 Se trage cadrul în zona din diapozitiv în care de doreşte inserarea butonul respectiv. Figura 3. Ordinea derulării prezentării poate fi schimbată atât prin ramificaţiile prezentate. etc. organigrame. Hyperlink-urile pot fi generate plecând de la orice element grupat al diapozitivului (titlu.). etc.102 . Home. Caseta de dialog Action Settings va fi afişată în mod automat ca să se poată ataşa butonului o acţiune. După ce diapozitivele selectate au fost incluse în caseta Slide în Custom show (Figura 3. în fereastra Custom Shows se execută clic pe butonul New şi se precizează prin butonul Add>> care diapozitive vor participa la prezentarea personalizată.189 Figura 3. Butoanele de comandă generează în mod implicat acţiuni predefinite (Next. imagini. dar acţiunea lor poate fi personalizată prin alegerea unui slide destinaţie particular.

Sau.12. 3.103. dar urmăreşte subiectul tratat şi oferă auditoriului informaţiile necesare. 3. Figura 3. Cheia pentru evitarea unor situaţii neplăcute este o repetiţie adecvată. dacă sunteţi abia la diapozitivul 20 când vi se termină timpul alocat şi trebuie să treceţi rapid la concluzii. probabil sunteţi nemulţumit că nu aţi prevăzut timpul necesar pentru a repeta în prealabil întreaga expunere. este bine să se pregătească din timp pentru a rezolva problemele care pot apărea la expunerea unei prezentări de diapozitive pe calculator.1. În cazul prezentărilor de diapozitive pe calculator.12.190 Prezentarea personalizată primeşte numele implicit Custom Show1 şi poate fi vizualizată prin butonul Show. nu vă veţi simţi prea bine dacă ajungeţi la ultimul diapozitiv când veţi mai avea 20 de minute de acoperit. creaţi o prezentare pe calculator cu 25 de diapozitive. o serie de scăpări pot conduce la un dezastru. Pregătirea unei prezentări pentru expunere Orice prezentator. se termină la timp şi se derulează într-un ritm bine definit. Succesiunea slide-urilor se poate modifica prin butonul Edit iar prezentarea personalizată poate fi ştearsă prin butonul Remove . Automatizarea unei prezentări cu opţiunea Automatically After din secţiunea Advance a casetei de dialog Slide Transition a fost prezentată în secţiunea „Aplicarea de tranziţii prezentărilor“. folosind o formulă de circa 2 minute pentru fiecare diapozitiv. repetiţia poate implica două aspecte: una este legată de timpii prezentării. . fie el şi experimentat. care o va trece cu vederea. O astfel de prezentare permite răspunsul la întrebări şi realizarea unor legături pertinente. invers. iar a doua se referă la logistică. Repetiţii cu programul PowerPoint Calitatea superioară a unei prezentări planificate este faptul că începe la timp. Dacă aţi alocat 45 de minute expunerii unei prezentări şi. O mică scăpare poate fi explicată unui auditoriu înţelegător.

sau se activează comanda RehearseTimings din meniul Slide Show. se execută clic pe butonul Pause (pentru a relua prezentarea se execută clic din nou pe el). 3. Pentru a înregistra timpii diapozitivelor pentru o prezentare PowerPoint se efectuează paşii următori: 1. 4. se poate vorbi mai mult la fiecare diapozitiv sau se mai pot adăuga diapozitive. poate folosi funcţia din PowerPoint pentru tranziţia automată de la un diapozitiv la altul pentru a respecta succesiunea şi durata procesului. PowerPoint va afişa o casetă de mesaje ca în figura de mai jos. PowerPoint va intra în modul de afişare prezentare de diapozitive şi va afişa bara de instrumente Rehearsal în colţul din stânga-sus al diapozitivului (Figura 3. Dacă durata este prea scurtă. introducându-l pentru opţiunea Automatically After. se execută clic pe butonul Repeat de pe bara de instrumente Rehearsal . pe lângă faptul că prezintă durata întregii prezentări (când este derulată fără întreruperi din partea auditorului). Prezentatorul notează total timp necesar pentru derularea prezentării (04:00 minutes în Figura 3. Indiferent de soluţia . Dacă trebuie să se facă o pauză. Când se ajunge la sfârşitul prezentării se apăsă tasta Esc.105. apoi se poate folosi timpul înregistrat pentru fiecare diapozitiv. Acest proces.191 În loc să se introducă un număr oarecare de secunde cu opţiunea menţionată. Dacă durata totală a prezentării este prea lungă. Dacă să doreşte reluarea pentru un anume diapozitiv.104 2. iar ceasul din stânga indică timpul scurs pentru diapozitivul curent.104). se poate cere programului PowerPoint să înregistreze durata cât rămâne pe ecran fiecare diapozitiv în timp ce se repetă derularea prezentării. Pentru a introduce timpii individuali pentru fiecare diapozitiv în caseta de dialog Slide Transition şi a reveni în modul de afişare sortare diapozitive. Se execută clic pe butonul Next de pe bara de instrumente pentru a trece diapozitivul 2. În modul de afişare Slide Sorter se selectează diapozitivul 1 şi se execută clic pe butonul RehearseTimings de pe bara de instrumente Slide Sorter. Ceasul din stânga va trece pe 0 şi va începe să înregistreze timpul pentru al doilea diapozitiv.105). se execută clic pe butonul Yes. Next Pause Repeat Figura 3. Ceasul din dreapta indică timpul scurs de la începutul prezentării. se poate vorbi mai puţin la fiecare diapozitiv sau se poate reduce numărul diapozitivelor. Figura 3. Se repetă pasul 2 pentru celelalte diapozitive. 5.

astfel: se activează meniul Slide Show şi se alege comasnda Set Up Show. derularea prezentării va fi reluată. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) Uneori trebuie expusă o prezentare fără să se ştie dacă calculatorul care va fi folosit în acest scop are aplicaţia PowerPoint. Se introduce o dischetă goală în unitatea floppy şi apoi se alege comanda Pack And Go din meniul File. Pentru utilizarea rutinei Pack And Go Wizard procedăm astfel: a) Se deschide prezentarea care va fi expusă pe un alt calculator. se poate relua repetiţia pentru a introduce noi timpi pentru fiecare diapozitiv până ce se obţine durata perfectă pentru prezentare. 6. apoi se apăsă fie tasta B pentru a goli ecranul. (Nu uitaţi că aceste ajustări vor mări sau micşora durata totală a prezentării). se execută din nou clic pe butonul Next pentru a afişa caseta de dialog prezentată mai jos. Dacă s-a obţinut durata perfectă se trece de la tranziţia manuală la cea automată. b) Se execută clic pe butonul Next. PowerPoint are rutina Pack And Go Wizard care garantează că există tot ce este necesar pentru derularea cu succes a prezentării de diapozitive pe calculator. Dacă PowerPoint trece la diapozitivul următor în timp ce vorbiţi se apasă tasta S pentru a întrerupe derularea prezentării. Dacă se apasă din nou tasta S. fie tasta W pentru a afişa un ecran alb. Dacă terminaţi de vorbit înaintea expirării timpului alocat unui diapozitiv. În ecran este afişează caseta de dialog Pack And Go Wizard. . În secţiunea Advance Slides trebuie să fie selectată opţiunea Using timings. Figura 3.106. Comenzile Pause şi Blank Screen pot fi accesate şi alegând Screen din meniul contextual Slide Show afişat în ecran dacă se execută clic pe butonul dreapta mouse. şi dacă da. Pentru astfel de cazuri. if present şi apoi se execută clic pe OK. dacă aţi alocat un timp pentru a răspunde la întrebări şi nu vi se pune nici o întrebare puteţi să executaţi clic pentru a avansa manual la dispozitivul următor. de pildă.192 aleasă. 3. Se verifică dacă este selectată opţiunea Active presentation.13.

sau se execută clic pe Browse pentru a alege destinaţia dorită. pentru memorarea fişierelor rezultate.108 . este selectată unitatea de floppy (A:\drive).107 c) În mod implicit. Figura 3.193 Figura 3. Se selectează de exemplu A:\drive corespunzătoare unităţii floppy şi se execută clic pe Next pentru a afişa următoarea casetă de dialog. Dacă se doreşte altă destinaţie se selectează opţiunea Choose destination şi se scrie calea de acces unde vor fi plasate fişierele pe hard-disc.

În ecran este afişată caseta de dialog prezentată mai jos. Prezentarea va fi instalată şi la sfârşit va fi afişat un mesaj corespunzător. se poate cere wizard-ului Pack And Go să includă şi PowerPoint Viewer în pachet. În caseta de text corespunzătoare se scrie A: \Pngsetup.194 d) Dacă se selectează opţiunea Include linked files. Se alege opţiunea Include linked files (care este implicită) şi se execută clic pe butonul Next. Pack And Go Wizard va „împacheta“ pe dischetă toate fişierele necesare.) vor fi şi ele „împachetate“ ca să poată fi deschise în calculatorul de destinaţie. Se execută clic pe butonul Yes pentru a începe derularea prezentării. wizard-ul va îngloba fonturile folosite în prezentare pentru ca textul să fie afişat corect dacă unele fonturi nu sunt instalate în calculatorul de destinaţie. toate fişierele legate de prezentare (ca de exemplu fişiere se sunet.109 e) Dacă în calculatorul de destinaţie sunt sistemele Windows 95. Se activează meniul Start din Windows şi se alege comanda Run. . se creează un nou dosar pe hard-disc din care se va derula prezentarea. Pentru a simula derularea aplicaţiei în calculatorul de destinaţie. Windows 98 sau Windows NT nu însă şi aplicaţia PowerPoint. apoi se execută clic pe butonul OK. Se închide aplicaţia PowerPoint. În mod implicit este selectată opţiunea Don’t include the Viewer şi se execută clic pe butonul Next. Pentru aceasta se alege opţiunea Viewer for Windows 95 or NT şi se execută clic pe Next. Figura 3. Se citeşte mesajul din ultima casetă de dialog şi se execută clic pe butonul Finish. La sfârşit apare o casetă de mesaje pentru a anunţa că Pack And Go Wizard a terminat şi se execută clic pe butonul OK. apoi se execută clic pe butonul OK. imagine etc. Dacă se execută clic pe opţiunea Embed TrueType fonts. Pe ecran este afişată caseta de dialog Pack And Go Setup în care se scrie numele dosarului de destinaţie care a fost creat .

Glosar de termeni Termeni Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Diapozitiv Machetă Şablon Machetă diapozitiv Şablon de proiect Memorie temporară. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Bara de instrumente Standard.14. care conţine următoarele butoane: Creează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Trimite prezentarea prin poşta electronică Tipăreşte prezentarea curentă Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Afişează bara de instrumente pentru crearea tabelelor şi pentru bordarea acestora Inserează unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Inserează un nou diapozitiv În modul de afişare Outline afişează rezumatul diapozitivelor Afişează/inhibă atributele de formatare din diapozitive Comută între culorile negru şi alb şi culorile iniţiale ale diapozitivelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatare.195 3. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor .

196 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplică umbră textului Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Măreşte dimensiunea fontului Micşorează dimensiunea fontului Deplasează la stânga informaţia Deplasează la dreapta informaţia Afişează bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaţie diapozitivelor Afişează submeniul care conţine următoarele butoanele de comandă: New Slide − pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout − pentru afişarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template − pentru afişarea caseteicu şabloane predefinite Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare albă − fără informaţie Asistentul de prezentări grafice − permite crearea unei prezentări pe o temă predefinită Deschide o prezentare existentă Alege o machetă deja existentă (automachetă) Clic aici pentru a adăuga text Clic aici pentru a adăuga titlul Clic aici pentru a adăuga comentarii Antet şi subsol Aplică Aplică la toate Actualizare automată Nu afişa în diapozitivul titlu − primul diapozitiv din prezentare Aplică şablon de proiect Fundal Schema de culori − combinaţii de culori şi formate pentru diapozitive Filme şi sunete Filme din fişier Sunete din fişier Mutare în jos Mutare în sus Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering. Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All Update Automatically Dont’t show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up .

197 Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Strânge (pliază) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată Aliniere stânga-dreapta Inserează imagine Mai puţin contrast Mai mult contrast Mai multă strălucire Mai puţină strălucire Decupează imaginea Reface imaginea Trimite în spate Linie simplă Linie săgeată Umple Umbră Rotire liberă Organigramă − o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text. restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziţie între diapozitive Personalizarea animaţiei Introduce textul în întregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere .primul caracter al textului va fi scris cu literă mare Litere mici −toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari − toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu − fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă Prima literă a fiecărui cuvânt este minusculă. ierarhizat din punct de vedere al conţinutului Tipăreşte numele aici Tipăreşte titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelaşi rang Element ierarhic superior faţă de cel de bază Element ierarhic inferior faţă de cel de bază Linii îngroşate Linii de legătură Actualizarea prezentării Închide şi se întoarce în prezentare Schimbă cazul − în situaţia transformării caracterelor unui text Caz propoziţie .

Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. 7. 4. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în albastru închis. Adăugaţi o notă de subsol cu conţinutul Ofertă.ppt prezentă pe dischetă. 7. Închideţi aplicaţia PowerPoint. 12. 6. 6. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Bulleted List.15. 3 1. 2. Salvaţi prezentarea sub numele ALFA pe o dischetă. 2. Schimbaţi culorile imaginii alegând culori deschise. 11. 8. 4. Adăugaţi un efect de animaţie titlului din primul diapozitiv. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. text şi imagine. 5. 8. Adăugaţi o imagine adecvată sub titlu. Primul diapozitiv trebuie să conţină numai titlul. 5. 2. Introduceţi sub titlu o casetă de text în care copiaţi diferite informaţii găsite în urma utilizării funcţiei Help. 2 1 Deschideţi prezentarea ALFA. Aplicaţi umbră textului din cel de-al doilea diapozitiv. 1 1. 3. Utilizaţi comanda Undo pentru a reface operaţia anterioară. 11. Selectaţi formatul Title Only. Introduceţi în acest diapozitiv activităţile firmei sub forma unei liste marcate: • Instruire • Consultanţă • Marketing 12. Alegeţi şablonul de proiect Blends. 9. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Utilizaţi funcţia Help pentru a căuta informaţii referitore la Organization Chart. 10. Introduceţi numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu în primul diapozitiv. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu. Selectaţi un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art). 3.198 Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after „n“ Efect încet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat după „n“ secunde 3. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Testul nr. . Aplicaţi prezentării un şablon de proiect adecvat. Trimiteţi imaginea în fundalul diapozitivului. 3. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. 9. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Design Template. 10. Testul nr. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări.

N. Construiţi în acest diapozitiv următoarea organigramă: Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad.P. 5. Tipăriţi prezentarea în modul broşură. 10. Aplicaţi efecte de tranziţie diferite celor două diapozitive. 12.A ca titlu. 4. 4 1. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări.ppt. Salvaţi fişierul pe disc sub numele SNSPA. 2. Coloraţi textul din prima casetă a organigramei în albastru.S. 9. Schimbaţi stilul chenarului casetelor din organigramă. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Organization Chart. Deschideţi prezentarea SNSPA. 11. 8. 7. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. Creaţi un tabel cu 2 coloane şi 4 linii conţinând următoarele date: Anul 2001 2002 2003 Nr. 10. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. Introduceţi numele organizaţiei S. Adăugaţi după primul diapozitiv un altul care să aibă formatul Table. 6. Publicã Decan Management Figura 3. 12. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Testul nr. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în verde şi aplicaţi umbră. Introduceţi din ClipArt o imagine adecvată.110 11. 5. . Introduceţi în acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: • Comunicare şi Relaţii Publice • Administraţie Publică • Ştiinţe Politice • Management 7. 3. Centraţi textul prezent în casetele organigramei.199 4. Studenţi 10500 11000 12500 9. 6. 8.ppt stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter.

L. Stabiliţi formatul paginii ca fiind Landscape. . 2. Selectaţi formatul Title Slide.fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă). Aplicaţi câte un efect de tranziţie fiecărui diapozitiv. III 1000 1500 2400 3400 4200 3000 5300 4600 3980 8. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. Realizaţi verificarea ortografică şi gramaticală a întregii prezentări. 4. Testul nr. Construiţi un grafic coloană cu următoarele date: Imprimante CD-uri Dischete A B C Trim. Selectaţi primul diapozitiv şi alegeţi pentru acesta modul de vizualizare Slide View. ca titlu şi PLAN VÂNZĂRI ca subtitlu. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu şi subtitlu. 9. Introduceţi în partea dreaptă a titlului o formă automată în format de hexagon. 7. 7. Tipăriţi prezentarea în modul fiecare diapozitiv pe o pagină.200 Testul nr. Salvaţi prezentarea sub numele OMEGA pe o dischetă. Aplicaţi graficului un efect de animaţie. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing.R. 10. 4. 5. 12. 3. 6. 6. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Chart.ppt prezentă pe dischetă. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. 2. II Trim. Adăugaţi un efect de animaţie formei. Introduceţi numele firmei OMEGA S. 3. I Trim. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. 11. Deschideţi prezentarea OMEGA. Schimbaţi culoarea formei în roşu. 5 1. 10. Transformaţi caracterele textului din subtitlu în format Title Case (Caz titlu . 8. Adăugaţi graficului titlul următor: PLAN VÂNZĂRI. 9. 5. Modificaţi culorile graficului în roşu verde şi albastru. 6 1.

ele sunt proiectate să lucreze ca o unitate − toţi pentru unul şi unul pentru toţi! Astfel. să presupunem că s-a inserat un grafic Excel într-un document Word printr-o legătură. se pot insera tabele şi grafice din aplicaţii Excel în aplicaţii Word sau se poate transforma un document Word într-o prezentate PowerPoint. Se pot insera datele în mai multe feluri. Deci. Se poate. trage acest fişier scrap într-un document pentru a-l insera. în altul proiectat cu o altă aplicaţie. 3. se pot totuşi partaja datele între programe. − înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word. include datele dintr-un fişier în altul. datele inserate devin o parte a fişierului în care au fost copiate. 2. nici o conexiune cu documentul sursă sau cu programul utilizat pentru a le crea. datele inserate păstrează conexiunea la documentul sursă (documentul din care au fost copiate). după aceea. Datele menţin totuşi o conexiune cu programul în care au fost create. În această manieră de lucru se pot crea documente complete şi dinamice şi se economiseşte timp în realizarea lor. totuşi. Dacă se selectează date dintr-un document şi. copiindu-le şi. apoi. Cu OLE se pot. Datele inserate nu vor păstra. În cazul acestor aplicaţii ce nu suportă OLE. Embed. însă. modificările făcute nu vor apărea în cel care conţine datele inserate. Dacă se utilizează aplicaţiile Office sau alte aplicaţii ce suportă OLE. de asemenea. Partajarea datelor se poate realiza în următoarele trei moduri: 1. Printr-o legătură.201 4. Paste. Partajarea datelor între aplicaţii Office În acest capitol veţi învăţa: − schimbul de date între două documente din aplicaţii diferite. partajarea datelor se poate realiza pur şi simplu copiindu-le dintr-un document creat într-o aplicaţie. se pot partaja datele creând o legătură. Dar cum sunt legate datele între două documente? Dacă ele se modifică într-un document. − transformarea unui document Word într-o prezentare. Dacă se editează documentul sursă. sistemul de operare va crea o scurtătură pentru acele date şi le va marca drept fişier scrap. se trag cu mouse-ul într-o porţiune liberă din desktop-ul Windows. . apoi. dacă se execută dublu clic pe datele incluse. vor fi ele schimbate automat şi în celălalt? Răspunsul depinde de cum sunt setate cele două aplicaţii să partajeze datele şi mai depinde de modul în care sunt inserate datele copiate.1. Link . inclusiv ca obiecte incluse sau prin legături. modificările vom influenţa şi documentul Word. Observaţie Atunci când se lucrează cu pachetul MS-Office. 4. una dintre cele mai bune metode de partajare a datelor este inclusă chiar în Windows – fişierele scrap. De exemplu. Prin includere. Atunci când se schimbă graficul în Excel. Ori de câte ori se editează datele din documentul sursă. nu toate aplicaţiile suportă OLE. se poare realiza schimbul de date între documente Office. Windows va deschide automat aplicaţia sub care au fost create şi astfel pot fi editate. Deşi aplicaţiile Office lucrează independent. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) De obicei. inserându-le. modificările vor apărea şi în documentul de destinaţie (cel care conţine datele înserate).

ştearsă o parte din ea şi aşa mai departe. Datele copiate vor fi înserate ca obiect. Copia poate fi editată. de exemplu. de exemplu. Printr-o fotocopie originalul rămâne intact în locaţia sa proprie. se execută dublu clic asupra lui. În ecran se deschide fereastra de dialog Paste Special. 5. Pentru a include date într-un document. Dacă se execută dublu clic pe un grafic Excel ce a fost inclus într-un document Word. 4. trebuie respectaţi următorii paşi: 1.202 Includerea unui obiect prin Copy şi Paste Special… Procesul de includere (embedding) poate fi asimilat cu un copiator pentru crearea unor duplicate.se selectează opţiunea Microsoft Excel Worksheet Object.1. Pentru a edita un obiect inclus. se selectează opţiunea care are inclus cuvântul „Object“ în numele său. Se deschide documentul în care vor fi incluse datele copiate şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele care vor fi incluse în alt document. 2. iar duplicatul poate fi utilizat pentru a crea documente noi sau pentru a-l alipi la alt document. Pentru a menţine conexiunea datelor inserate cu programul care le-a creat. . Se execută clic pe OK. Dacă. Barele de instrumente şi meniurile se vor schimba pentru a oferi opţiunile de editare şi manipulare a obiectului respectiv. se vor insera date copiate din Excel. vor apărea barele de instrumente şi meniurile Excel în interiorul ferestrei Word aşa cum arată figura următoare. Figura 4. toate acestea fără a afecta originalul. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. pentru că el nu apare în modul de vizualizare Normal. 3. Word va trece automat în modul de vizualizare Print Layout atunci când se inserează un obiect.

Totuşi. Word. Office nu permite modificarea sursei de date din documentul destinaţie. Dacă se modifică în documentul destinaţie datele preluate din documentul sursă. cele inserate în documentul destinaţie vor fi reactualizate. Pentru a evita includerea informaţiilor depăşite în documentul final.2. trebuie respectaţi următorii paşi: .203 Figura 4. Pentru crearea unei legături între două fişiere Office. În cele mai multe cazuri. un document final (numit document destinaţie) este creat cu datele din mai multe documente originale (documente sursă). trebuie obligatoriu transmis şi acela de care este legat (fişierul sursă). Sunt situaţii când datele din fişierele sursă se pot modifica în ultimul moment. De aceea. Dacă un program nu suportă OLE. atunci când se realizează legături între fişiere trebuie să se aibă în vedere câteva tehnici cheie: − Se pot lega datele între Excel. atunci când datele copiate din documentele sursă se schimbă. documentul sursă nu va fi modificat. comanda Paste Special nu va fi disponibilă. PowerPoint şi alte aplicaţii ce suportă OLE folosind comanda Paste Special din meniul Edit. Crearea unei legături este aproape la fel de simplu ca includerea. se pot edita datele sursă direct din interiorul documentului destinaţie. În acest caz. se poate crea o legătură între fişierele sursă şi fişierul final. dacă se inserează date dintr-o sursă de date HTML (Hypertext Markup Language) sau RTF (Formatted Text). − Atunci când se realizează legătura între două fişiere (documente) din aplicaţii Office diferite şi dacă se transmite cuiva fişierul ce conţine o legătură (fişierul destinaţie). − Legăturile funcţionează într-o singură direcţie. În cele mai multe cazuri. Pentru aceasta când fiecare document sursă este terminat se copiază datele corespunzătoare în documentul destinaţie. Crearea unei legături între două fişiere Office.

se execută clic pe butonul Break Link aşa cum arată figura următoare. 3. 2. Figura 4. aşa cum prezintă figura de mai jos. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele din documentul sursă. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. 4. ce prezintă o listă a tuturor legăturilor din document.204 1. Se alege formatul ce are inclus cuvântul „Object“ în numele său şi se execută clic pe butonul OK. se activează meniul Edit şi se selectează comanda Links. În mod implicit. Figura 4.3. metoda de reactualizare este Automatic Update. se poziţionează cursorul pe fişierul destinaţie. Dacă se doreşte anularea legăturii între două fişiere. Se va deschide fereastra de dialog Paste Special şi se va activa opţiunea Paste Link. Se deschide documentul destinaţie şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea datele.4 . Pentru a rupe legăturile. Aceasta va afişa fereastra de dialog Links.

E posibil. se deschide meniul Insert şi se selectează comanda Object. În loc să se insereze datele. După ce s-a creat obiectul. să se includă sau să lege un întreg fişier creat într-o altă aplicaţie. Se utilizează caseta Create New atunci când se doreşte crearea unui obiect care va fi legat sau inclus (şi nu s-a făcut aceasta deja). dar este nevoie de el rapid. Opţiunea Display as Icon se poate dovedi folositoare atunci când se lucrează cu fişiere ce sunt partajate pe reţea. crea o legătură sau o includere prin comanda Insert Object. se poate adăuga o pictogramă (icon) pe care utilizatorul o poate activa pentru a afişa informaţiile suplimentare.5. Pentru a crea un obiect nou. Tabelul nu este creat. . Pentru aceasta el trebuie inserat ca obiect.5). se selectează tipul obiectului care se doreşte a fi inserat (de exemplu. Se poate. Pe poate utiliza această comandă atunci când se doreşte legarea sau includerea unui obiect care nu este încă creat în documentul sursă Să presupunem că se va redacta o adresă pentru a comanda componente periferice pentru calculatoare şi este nevoie de un tabel care să prezinte lista componentelor care vor fi comandate cu cantităţile şi preţurile lor şi preţul total. un tabel Excel sau o prezentare PowerPoint) şi se execută clic pe OK (Figura.205 Include unui obiect nou prin Insert Object. Windows va insera o casetă pentru obiectul selectat şi va executa aplicaţia necesară creării acestuia. Pentru a insera un obiect. Se va selecta una din opţiunile: Link to File sau Display as Icon şi se execută clic pe OK. care are două casete. de asemenea. folositoare pentru partajarea fişierelor prin e-mail. de asemenea. 4. de asemenea. se execută clic oriunde în afara sa pentru a reveni la documentul destinaţie. Se va deschide fereastra de dialog Object. Caseta Create from File oferă opţiuni pentru legarea sau includerea unui întreg fişier deja existent. Figura 4. Din caseta de dialog Browse se va selecta fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Insert. Pentru aceasta se execută clic pe butonul casetei Create from File din fereastra de dialog Object. Se execută clic pe butonul Browse. Aceasta este.

În ecran se va afişa fereastra de dialog prezentată în figura de mai jos din care se va alege una dintre opţiunile care precizează modul de scriere a informaţiilor din paginile prezentării în paginile documentului Word care se execută clic pe butonul OK. . se activează meniul File. Pot fi înscrise în documentul Word şi paginile şi textele din PowerPoint sau numai text (outline). se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft PowerPoint. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers O prezentare PowerPoint poate fi transformată într-un document Word. Dacă se doreşte legarea aranjamentului din Word de prezentare se alege opţiunea Paste Link. Figura 4.6. Pentru aceasta se deschide prezentare PowerPoint. se poate transforma un aranjament realizat în Word într-o prezentarea PowerPoint.206 4. se activează meniul File. Pentru aceasta se deschide documentul Word.2. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft Word. De asemenea. fără a rescrie toată prezentarea în Word. Word va converti aranjamentul într-o prezentare.

Caracteristicile şi crearea unei colecţii de documente Office (biblioraft) 5. apoi din submeniul afişat se alege aplicaţia Microsoft Binder. 5. Deschiderea aplicaţiei Microsoft Binder se alege una dintre următoarele variante: a) Se activează opţiunea Programs din meniul Start. în care este afişat documentul activ. În ambele situaţii se afişează fereastra Microsoft Binder (Figura 5. − tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. editarea şi formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaţiei Binder. Un biblioraft este o agrafă de birou electronică. un registru Excel. Dacă butonul Show/Hide Left Pane nu este prezent. . Caracteristici generale Aplicaţia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office într-un biblioraft. Fereastra Microsoft Binder este împărţită în două panouri: panoul din stânga. dacă este prezent pe ecran.1) marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.1. b) Se acţionează dublu clic pe icon-ul corespunzător. se activează meniul File. Toate documentele din biblioraft sunt salvate în acelaşi fişier cu extensia obd asupra căruia se vor efectua următoarele operaţii: − Afişarea. editaţi. cunoscut sub denumirea de panoul conţinutului în care sunt afişate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus în biblioraft şi panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor.1. cu numere de pagină consecutive. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. − Tipărirea sub o singură comandă a întregului set de documente. ce permite adunarea mai multor obiecte înrudite într-o colecţie (ex. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. anteturi şi subsoluri uniforme.1. se selectează comanda Binder Options şi în caseta de dialog afişată se selectează opţiunea Show left pane and left pane button. el se poate deschide executând clic pe butonul Show/Hide Left Pane prezent în stânga meniului File. − afişaţi. Dacă panoul din stânga nu este vizibil.207 5. o prezentarea PowerPoint).

se alege comanda Add from File. Se activează meniul Section.2. În ecran este afişată caseta de dialog corespunzătoare (Figura 5.1.208 Show/Hide Left Pane Panoul din dreapta (panoul documentelor) Panoul stânga (panoul conţinutului) Figura 5. Figura 5. .2) din care se selectează documentul care va fi inclus.2. Se execută clic pe butonul Add. 5. Includerea unui document într-un biblioraft Pentru includerea unui document în biblioraft se deschide aplicaţia Microsoft Binder şi se afişează fereastra de mai sus marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.1.

între cele două nu există nici o legătură. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol într-un biblioraft. pentru a crea un nou document din Word se alege pictograma Blank Document şi se execută clic pe butonul OK) . . fereastra Microsoft Binder va avea următorul format: Figura 5. Deşi documentul din biblioraft are aceeaşi denumire ca şi documentul original. În ecran este afişată fereastra Binder din care se activează meniul Section şi se alege comanda Add.209 În urma acestei operaţii.3. se activează aplicaţia Microsoft Binder.3. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetei General (de exemplu. iar fişierul cu documentul original rămâne nemodificat.1. Când se include un document într-un biblioraft. 5. în acesta va fi plasată o copie a documentului.

Dacă se doreşte crearea unui document pe baza unui şablon. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetelor pentru şabloane. pentru a crea un şablon de fax.5. apoi tipul de şablon pentru fax şi se execută clic pe butonul OK . Figura 5. .210 Figura 5. se alege butonul Letters&Faxes. din fereastra Microsoft Binder se activează meniul Section şi se alege comanda Add.4. De exemplu.

Se execută clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder.1. În exemplul din figura următoare s-a selectat fişierul Clama. Pentru aceasta se activează aplicaţia Microsoft Binder şi din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open Binder. Pentru editarea unui document. pentru a face referire la un document inclus într-un biblioraft). În exemplul din figura următoare s-a selectat documentul Coreplica. Documentul va fi afişat în panoul din dreapta. se parcurg următorii paşi: 1.ppt (document PowerPoint).6. Se deschide biblioraftul dorit. Figura 5.211 5. 2.obd. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft Un document inclus într-un biblioraft.obd). iar meniul aplicaţiei sursă va fi afişat alături de meniul aplicaţiei Binder. .2. Editarea unei colecţii de documente office 5. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*.2. se mai numeşte şi secţiune (cuvintele document şi secţiune sunt sinonime în acest capitol. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder din care se selectează documentul Binder dorit.

PowerPoint etc.) există câteva deosebiri generale şi anume: − În aplicaţia Binder comenzile din meniul File afectează biblioraftul în întregime.212 Figura 5. Figura 5. nu numai documentul din biblioraft activat. Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaţia sursă corespunzătoare fiecărui document (în Figura 5.7. aplicaţia sursă este PowerPoint). 3.8. Între modul de editare în aplicaţia Binder şi editarea în aplicaţia sursă (Word.8. .

3. Pentru editarea unui document în fereastra aplicaţiei sursă se parcurg următorii paşi: 1. Se activează meniul Section şi apoi comanda View Outside. Acest lucru se recomandă atunci când utilizatorul doreşte să beneficieze de toate comenzile aplicaţiei sursă şi să lucreze într-un mediu deja cunoscut. sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*.). Dacă panoul din stânga nu este vizibil. Se activează documentul care va fi editat. . 5. iar comenzile afectează numai documentul activat.2.213 − În aplicaţia Binder meniul Section conţine mai multe comenzi care se găsesc în mod normal în meniul File al aplicaţiei sursă. Editarea în fereastra programului sursă Documentele (secţiunile) incluse într-un biblioraft pot fi editate şi în fereastra aplicaţiei sursă în care au fost create (Excel.2. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder şi se selectează documentul Binder dorit. − Bara de stare a aplicaţiei sursă nu este afişată. Figura 5. Se deschide biblioraftul dorit. 2.9. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. ea fiind înlocuită cu bara de stare a aplicaţiei Binder. executând clic pe icon-ul corespunzător prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder.obd). PowerPoint etc. În ecran se va deschide fereasta aplicaţiei sursă.

Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului Pentru tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului se selectează secţiunea care va fi tipărită executând clic pe numele acesteia. Tipărirea unei colecţii de documente Office 5. 4. Documentul editat reapare în biblioraft.3. Figura 5.1.11. 5. .3. Se activează meniul Section şi se alege comanda Print. În exemplul din figura următoare se tipăreşte un document PowerPoint. Se editează documentul şi apoi se închide aplicaţia sursă corespunzătoare.214 Figura 5.10.

2. Restart each section pentru reînceperea numerotării paginilor în fiecare secţiune. 2. Dacă s-au stabilit opţiunile de tipărire se execută clic pe butonul de comandă OK. În ecran este afişează fereastra Print Binder. . Tipărirea unui biblioraft Pentru tipărirea unui biblioraft se parcurg următorii paşi: 1.12. Se activează meniul File şi apoi comanda Print Binder. Figura 5. Se selectează acţionând clic pe nume secţiunea care va fi tipărită. Din aceasta se pot alege următoarele opţiuni: All visible sections pentru tipărirea întregul biblioraft. 4. 3.215 5. Section(s) selected in left pane pentru tipărirea unei secţiuni selectate. Se deschide biblioraftul dorit. Numbering consecutive pentru tipărirea unei succesiuni continue de numere de pagini.3.

− modificarea aspectului unei publicaţii. până la publicitate tipărită comercial. . Publisher este unic între programele de tehnoredactare computerizată de birou. sau îngreunează. Opţiunile de culoare. Publisher se va utiliza pentru editarea următoarelor documente: − Publicaţii specializate. una dintre principalele căi prin care o publicaţie îşi promovează mesajul o reprezintă aspectul. − Publicaţii cu aspect profesional. cum ar fi buletine informative. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat în următoarele domenii: − Întreprinderi mari − pentru a realiza rapid publicaţii interne profesionale. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher La finalul parcurgerii acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. prin modul în care combină cerinţele unei publicaţii proiectate profesional. site-uri Web sau meniuri. Pe lângă claritatea scrisului. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaţie completă pentru tehnoredactare. − folosirea serviciilor specializate de tipărire.1. − Întreprinderi mici − pentru a realiza broşuri. cataloage. − verificarea corectitudinii publicaţiilor folosind instrumentul Design Checker. broşuri. Publisher este la fel de prietenos. Publisher permite să se obţină într-un timp scurt rezultate care arată extraordinar. Indiferent de modul ales pentru a începe o publicaţie.1. comunicarea. Permite obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. de timp şi de aspect sporesc. − editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente speciale. foi volante. − Publicaţii pentru imprimare comercială de înaltă calitate. − Publicaţii care să comunice un mesaj unui public larg. potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. este momentul orientării către Publisher. Ca parte componentă din seria de aplicaţii de birou Microsoft Office care sunt asemănătoare ca aspect şi mod de lucru. − tipărirea publicaţiilor. buletine informative şi pentru oricare alt tip de publicaţie necesară desfăşurării activităţii-de la formulare. cu uşurinţa în utilizare şi cu caracteristicile complexe de tehnoredactare. capabile să atragă atenţia. având drept scop să asigure publicaţiei un aspect excelent în vederea imprimării sau a lucrului interactiv. oficiale sau juridice. Noţiuni de bază 6. Când se utilizează Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea şi revizuirea de documente simple.1. Atunci când se plănuieşte o largă distribuire a unei publicaţii tipărite sau interactive.DESKTOP PUBLISHING 216 216 6. 6. foi volante.

− Asistentul Office oferă asistenţă interactivă cu recomandări. etichete. ClipGallery rămâne deschisă pentru a permite selectarea mai multor imagini. . − Dialogurile Open şi Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000. verificând automat ortografia. buletine informative de familie şi materiale pentru activităţi comunitare sau voluntare. − ClipGallery pune la dispoziţie noi instrumente de căutare. în publicaţii. până când este închisă e utilizator.2. − Ajutorul extins include un Ajutor îmbunătăţit în Hypertext Markup Language (HTML) şi Answer Wizard pentru a răspunde la întrebări formulate în limbaj natural.1. cum ar fi „mai caută ceva asemănător“. sfaturi şi Ajutor pentru ca utilizatorul să înveţe aplicaţia şi să beneficieze de tot ceea ce îi oferă software-ul. Caracteristici specifice aplicaţiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaţiei Publisher 2000 sunt următoarele: − Integrarea cu Office − partajează o interfaţă familiară cu celelalte aplicaţii. − Interfaţa personalizată permite existenţa unei interfeţe simple care să afişeze doar comenzile utilizate cel mai des. − Spell Checking/AutoCorrect în fundal lucrează exact ca în Microsoft Word. AutoCorrect corectează automat greşelile obişnuite de tastare. în timpul lucrului. Figura 6. prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse. pentru a face publicitate evenimentelor şi pentru a comunica cu membrii lor. − Panoramarea şi defilarea oferă o cale mai intuitivă de mişcare printre publicaţii. o interfaţă de tip browser uşor de utilizat. Aplică automat spaţierea rândurilor şi a caracterelor pentru listele numerotate şi cu marcatori. ceea ce permite să se vadă cu 50% mai multe fişiere.1. 6. glisare şi fixare pentru inserarea comodă a imaginilor direct în publicaţie. astfel încât un cuvânt care se adaugă dicţionarului să fie disponibil pentru ambele aplicaţii. − Meniuri şi bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaţii Office 2000. Publisher partajează cu Word dicţionarul particularizat. cu mai puţină dezordine şi pune la dispoziţie legături la ultimele douăzeci până la cincizeci de documente pe care s-a lucrat – indiferent de aplicaţia în care acestea au fost create.DESKTOP PUBLISHING 217 217 − Utilizatori la domiciliu − realizează invitaţii de calitate superioară. − Organizaţii non-profit şi grupuri comunitare − pentru a promova conştientizarea unei cauze sau a unui grup.

6.2.2. În ambele situaţii pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher. Aceasta conţine următoarele elemente: Bara de titlu Bara de instrumente Standard Bara de meniu Rigla orizontală Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente Objects Zona de lucru Rigla orizontală Butonul afişare/ascundere Wizard Butonul Page Navigation Bara de stare Figura 6. Se vor avea în vedere următoarele: − Cui se adresează publicaţia? − Ce mesaj doreşte să transmită? − Ce fel de conţinut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor? . dacă este prezent pe ecran. Crearea unei publicaţii Înainte de a începe crearea unei publicaţii. b) Se acţionează dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunzător. Deschiderea aplicaţiei Publisher Pentru deschiderea aplicaţiei Publisher există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start − Programs − Microsoft Publisher.1. − Save As Web Page permite salvarea fişierului Publisher în format HTML. 6. pe o unitate locală sau pe Web. este necesar ca utilizatorul să gândească strategia de proiectare.3.DESKTOP PUBLISHING 218 218 − Save As permite salvarea fişierelor Publisher 2000 în format Publisher pentru o partajare comodă a fişierelor.

3. − Se face revizuirea.3. Dacă s-a intrat deja în aplicaţie. de pildă o foaie volantă. care pot fi create în câteva minute. − Se adaugă text şi imagini. Publisher Catalog este un director vizual de publicaţii care se deschide atunci când se porneşte aplicaţia. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afişează întrebări ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaţii. − Se verifică problemele de proiectare cu Design Checker. Informaţiile sunt apoi aplicate automat pentru particularizarea publicaţiei. − Se utilizează un expert pentru configurarea publicaţiei. Aplicaţia Publisher oferă o varietate de moduri pentru a începe lucrul. site Web.) sau după tema de proiectare (seturi de publicaţii proiectate cu acelaşi design).DESKTOP PUBLISHING 219 219 Este important să se stabilească modul de publicare şi opţiunile pentru imprimare. Dacă se execută clic pe acest buton. asigură accesul la fişierele deja create în Publisher. Quik Publication Wizard pune la dispoziţie modele profesionale şi opţiuni pentru aspectul publicaţiilor alcătuite dintr-o singură pagină. o broşură sau o carte de vizită existând şi opţiuni pentru personalizarea lucrărilor. Este posibil să se aleagă dintre publicaţiile necompletate disponibile sau dintre cele existente. dacă este necesar. − Se imprimă sau se publică pe Web.). În eticheta Publications By Wizard se poate crea o întreagă publicaţie de un anumit tip. Figura 6. uşor de urmat pe măsură ce se constituie publicaţia. fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegând comanda New. din meniul File. Publicaţiile vor fi grupate după tip (buletin informativ.. în ecran este afişată fereastra Open (identică cu fereastra Open a publicaţiilor Office) din care se poate selecta un fişier Publisher salvat anterior . Butonul Existing Files din colţul din stânga-jos al ferestrei Catalog. deoarece deciziile în aceste privinţe afectează modul în care se elaborează publicaţia. Pentru aceasta se va ţine cont de: − Cât de mult intenţionează să se cheltuiască? − Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odată ce s-au luat deciziile de proiectare există o secvenţă logică. cărţi de vizită etc. . prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog (Figura 6. şi anume: − Publicaţie din Catalog..

3. Se alege. . de exemplu.DESKTOP PUBLISHING 220 220 În continuare va fi prezentată. Figura 6. modelul Arcs. În panoul Plain Paper Business Cards vor fi afişate modele pentru cartea de vizită. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Business Cards Wizard. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi). modalitatea de creare a unei cărţi de vizită folosind Wizard. 2.4. ca exemplu. Figura 6. Next (Înainte) şi Finish (Şfârşit).5. În panoul Wizards se execută clic pe tipul de publicaţie Business Cards şi apoi se alege Plain Paper. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1.

aplicaţia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaţii de afaceri bazate pe un anumit design. Când se termină dialogul. 5. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru. şi deci s-a creat cartea de vizită.3. Se execută clic pe butonul Next. Bars.6 6. Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs. Floating Oval etc. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei prin operaţii de editare (subcap. Figura 6. 6. Tilt. Wizard-ul ajută în acest caz la personalizarea creaţiilor.DESKTOP PUBLISHING 221 221 4.– Editarea unei publicaţii). . Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările puse. În eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaţie unitar. Publisher 2000 conţine noi seturi Master Design. care asigură o flexibilitate sporită în crearea unui set unitar de publicaţii.

Dacă se alege această variantă se pot vedea mai multe tipuri de publicaţii goale.8. Web page şi Book Fold. Eticheta Blank Publications este utilizată de cei care au ceva experienţă în crearea unei publicaţii.7.DESKTOP PUBLISHING 222 222 Figura 6. . Figura 6. precum şi întrebări la care trebuie să se răspundă pentru a realiza machetarea publicaţiei. de pildă Postcard.

funcţie. .1. modificarea fiind reflectată oricând se creează sau se actualizează o publicaţie. produs sau serviciu est prezentat. Dacă informaţiile importante se modifică.) şi apoi se va executa clic pe butonul Update. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information.DESKTOP PUBLISHING 223 223 Prima dată când se foloseşte un wizard. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. adresă.9. nume organizaţie etc. telefon.2. 6. Pentru crearea unui pliant se parcurg următorii paşi: 1. Acestea reprezintă o înregistrare a informaţiilor frecvent utilizate. pentru a permite ochiului să se odihnească. din panoul Wizards. Se vor completa datele solicitate (nume persoană. Crearea unui pliant Un pliant conţine o scurtă prezentare a unui eveniment. fax. trei sau patru foi. În eticheta Publication By Wizard. clare şi echilibrate. referitoare la utilizator sau la organizaţie. produs sau serviciu. El poate fi împărţit în două. setul de informaţii personale se editează o singură dată. − Să fie lăsat spaţiu liber – zone din pagină fără text sau imagini grafice. Pentru a mări impactul publicaţiei se recomandă următoarele: − Textele să fie scurte. − Să nu fie furnizate informaţii exhaustive despre firma al cărui eveniment. Figura 6. se execută clic pe tipul de publicaţie Brochures.

3. În ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Brochure Wizard. . Se alege.10 4. Next (Înainte) şi Finish (Sfârşit). 5. În panoul Wizard sunt afişate tipurile de broşuri ce pot fi realizate şi se alege tipul de broşură Informational. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi). modelul Bar.).9. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information (Figura 6. În panoul Informational Brochures vor fi afişate modele (şabloane) de broşură. Dacă se foloseşte un wizard pentru prima dată.DESKTOP PUBLISHING 224 224 2. Figura 6. de exemplu.

poate fi supus unei formatări speciale folosind iniţiale majuscule sau latrine. de regulă la începutul unui titlul sau paragraf.DESKTOP PUBLISHING 225 225 6. Când se termină dialogul. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările formulate. prin operaţii de editare (subcap. şi deci s-a creat pliantul. Pe ecran va fi afişată . 7. se recomandă tipărirea acestuia înainte de a-l personaliza prin operaţii de editare.11. – Editarea unei publicaţii). Iniţialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniază cu linia de bază a primului rând de text.3. Latrinele căzute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rând de text. 6. Se activează meniul Format şi se alege comanda Drop Cap. Formatarea textului Textul într-un pliant. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru pe ecran. Pentru realizarea acestei formatări speciale se plasează cursorul de inserţie la începutul textului a cărei primă literă va fi formatată. Figura 6. 8. În ecran va rămâne şablonul broşurii şi se execută clic pe butonul Next. Deoarece în urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un şablon. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei.

Se execută apoi clic pe butonul OK. fontul (Font).13. De asemenea. Se execută clic pe eticheta Drop Cap şi se alege latrina căzută sau iniţiala majusculă preferată.12. Figura 6. stilul (Font Style) şi culoarea (Color). se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters…).DESKTOP PUBLISHING 226 226 caseta de dialog Drop Cap. Dacă se doreşte formatarea unui număr de litere dintr-un text se va selecta eticheta Custom Drop Cap şi apoi opţiunea Number of litters. . Figura 6.

Cu această formă a pointerului de mouse se glisează peste suprafaţa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel.DESKTOP PUBLISHING Împăturirea unui pliant. 3. Se activează meniul Table şi se alege comanda Select. Pliantul va deveni opac. Columns. se recomandă trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o îndoire neglijentă a pliantului. Figura 6. Pointerul de mouse capătă forma unei cruciuliţe subţiri. Dacă totuşi se face tipărirea pe o hârtie obişnuită. 2. În caseta de dialog Create Table se va preciza valoarea 1 în caseta Number of rows şi valoarea 3 în caseta Number of columns. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru îndoire se parcurg următorii paşi: 1. 4. Se execută clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. În acest mod se va selecta prima coloană a tabelului. este bine să se realizeze tipărirea pe o hârtie specială care să aibă şi marcaje de ghidare în locurile de îndoire. Figura 6. . 227 227 Pentru ca pliantul să aibă un aspect atrăgător.14.15.

DESKTOP PUBLISHING 228 228 5. 6. instrumentele de lucru sunt aceleaşi. Figura 6. 7.3. Ghidajele Layout şi Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau atâtea câte sunt necesare pentru a defini o aşezare în pagină pe mai multe coloane. Se selectează tabelul şi se activează comanda Send To Back din meniul Arrange. 6. Acestea se activează din meniul Arrange comanda Layout Guides. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziţia utilizatorului publicaţii necompletate din Catalog sau posibilitatea începerii unei publicaţii de la zero.16.1. Se execută clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting şi se alege Hairline. În continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile în Publisher. Ghidajele apar ca linii pe ecran. Se acţionează clic cu mouse-ul în coloana a doua a tabelului şi se repetă paşii 4 şi 5. Fie că se întreprind ajustări minore. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar găsi pe o masă de lucru reală: rigle. dar nu apar în materiale imprimate. instrumente de desen şi zone de lucru.3. . cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle şi ghidaje. Editarea unei publicaţii 6. fie că se face o nouă publicaţie în întregime. Există de asemenea şi unele avantaje unice prezentate numai în zona de lucru a unui computer.

Riglele permit o aliniere precisă a elementelor publicaţiei. Scara riglelor se modifică proporţional. Snap to ruler Marks − Alinierea la rigle. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers. ( Figura 6.17.DESKTOP PUBLISHING 229 229 Figura 6. Figura 6. Snap to Objects − Alinierea la obiecte. Comanda Snap to alignment ajută la alinierea precisă a obiectelor.18. obiectele care se glisează se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate la diviziunile riglei şi/sau la alte obiecte.19. Atunci când se activează comanda Snap To…. astfel încât măsurile vor fi întotdeauna exacte. . Aceste comenzi se activează sau dezactivează din meniul Tools şi sunt următoarele: Snap to Guides − Alinierea la liniile de ghidaj. atunci când se realizează micşorarea sau mărirea imaginii.

Paginile alăturate sunt imprimate una lângă alta.2. text sau reprezentare grafică. Înţelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagină Publisher. 6. F Figura 6. decât dacă li se adaugă o bordură..DESKTOP PUBLISHING 230 230 Zona de manevră este zona gri care înconjoară imaginea publicaţiei pe ecran. Această zonă constituie un spaţiu de lucru utilizabil. Dacă se lucrează în Publisher la o publicaţie cu mai multe pagini.21.20.3. este conţinut în interiorul unui cadru care defineşte marginile obiectului. este posibil să se aleagă afişarea a două pagini alăturate. Figura 6. Deşi cadrele nu sunt vizibile în publicaţiile imprimate. ele sunt asociate fiecărui obiect. Acest lucru se realizează alegând comanda Two-Page Spread din meniul View. unde se pot stoca obiectele publicaţiei. . Blocurile de text sau imaginile se pot stoca în zona de manevră exact cum s-ar pune alături foile de hârtie pe o masă de lucru .

Text Frame Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 231 231 Cadru de text Cadru de imagine Figura 6. Inserarea textului se poate face prin tastare explicită sau preluare din fişiere text.23. . atunci se inserează cadre de text proprii în care se va introduce textul dorit.22. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. iar din fereastra de dialog deschisă se selectează fişierul dorit. Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame de pe bara de instrumente Objects. se selectează cadrul text în care urmează să fie inserat textul. Cu ajutorul acestui instrument se deschide o casetă de text cu dimensiunea proiectată în care urmează a se insera textul. Pentru preluarea textului dintr-un document. Cadrele text conţin text care poate fi editat şi formatat. documentul va conţine cadre cu text orientativ care va fi înlocuit. Se activează comanda Text file din meniul Insert. Modul în care se introduce textul în cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator. . Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design.

ca un text de pe prima pagină să continue pe o pagină din interior. 6. Cadrele text pot fi legate unul de altul permiţând ca textul care depăşeşte dimensiunea unui cadru să apară în cadrul următor. ulciorul se va inclina. Figura 6. Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagină sau din mai multe pagini se procedează astfel: − Se creează cadre text goale folosind instrumentul Text Frame prezent pe bara de instrumente Objects. atunci când se deplasează în pagină. − Se selectează cadrul text care conţine text în depăşire. sau extinderea casetei şi folosirea mai multor pagini care se inserează automat pentru inserarea întregului text. care atenţionează că există text neîncadrat în caseta deschisă). Se execută clic pe instrumentul Connect Text Frames. Cadrele legate pot fi pe pagini separate permiţând.25. va fi afişată caseta Screen Tip care informează că este vorba de text excedentar (Text In Overflow). − Se plasează pointerul de mouse pe un cadru text gol. Pointerul de mouse.. de exemplu.. Se execută clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele două cadre text.. După inserarea fişierului text se poate opta între variantele: folosirea dimensiunii de casetă definită anterior (situaţie în care în partea inferioară a casetei de text apare simbolul A. Pe ecran va apare bara de instrumente Connect Frame.DESKTOP PUBLISHING 232 232 Fig. Dacă se plasează pointerul de mouse pe simbolul A.. . va lua forma unui ulcior drept.24.

DESKTOP PUBLISHING 233 233 Figura 6. Pentru aceasta.27. se execută clic pe butonul Font Size. Pentru aceasta. b) Stabilirea mărimii caracterului. din bara de instrumente Formatting. se execută clic pe butonul Font. sau în meniul Format se alege comanda Font şi apoi opţiunea Size. sau din meniul Format se alege comanda Font. urmează etapele fireşti de aranjare a textului în cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter. . Figura 6.26. din bara de instrumente Formatting. După inserarea textului.

c) Stabilirea numărului de coloane şi a valorii marginilor. Se deschide fereastra Text Frame Properties. din meniul Format . se alege comanda Text Frame Properties.29. Figura 6.28. Pentru aceasta.30. Opţiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor. Figura 6. iar opţiunea Columns permite stabilirea numărului de coloane. .DESKTOP PUBLISHING 234 234 Figura 6.

Figura 6. Pentru aceasta. se adaugă paragrafelor specificate marcaje. din meniul Format. În cran este afişată fereastra Line Spacing în care se precizează spaţiul între linii. din meniul Format. Folosirea marcatorilor Bulleted list şi Numbered list. înainte şi după paragrafe.DESKTOP PUBLISHING 235 235 d) Stabilirea spaţiului între linii. se alege comanda Idents and Lists. Pentru aceasta. e) Stabilirea identărilor spre stânga. dreapta sau prima linie. .32. Figura 6. se alege comanda Line Spacing. Dacă se activează opţiunea Bulleted list sau Numbered list. dreapta sau prima linie. înainte şi după paragrafe. În ecran se deschide fereastra Idents and Lists în care se precizează identărilor spre stânga.31.

Tabelele se pot crea în Publisher sau se pot importa din alte aplicaţii precum Microsoft Word. butoane şi alte componente pot fi plasate în celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini. Cadrele tabel sunt structuri care organizează coloane de numere sau de text. . Imagini. Intersecţia dintre un rând şi o coloană dintr-un tabel se numeşte celulă. Microsoft Excel sau Microsoft Access. este un candidat la organizarea sub formă de tabel.33. 236 236 Figura 6. Figura 6. aflate în relaţie.DESKTOP PUBLISHING Marcajele pot fi simboluri sau numere aşa cum prezintă figurile de mai jos. text.34. Tabelele pot fi considerate o grilă mică în interiorul grile mari a aspectului publicaţiei. Fiecare grup de obiecte mici.

Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul căreia se descrie un cadru de tabel a cărui formă (design) număr de coloane şi linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard. . liniilor sau a întregului tabel etc.35.DESKTOP PUBLISHING 237 237 Tabelele se creează folosind instrumentul Table Frame Tool din bara de instrumente Objects. Meniul Table pune la dispoziţie opţiuni similare cu cele cunoscute (ştergerea sau adăugarea de coloane/linii. de rând şi de coloană.36. Figura 6. Publisher afişează butoane distincte. În continuare. lucrul în tabel se face similar cu cel din Word.). Cu aceste butoane se selectează şi se modifică porţiuni de tabel sau întregul tabel. Figura 6. Instrumentele pentru lucrul cu tabele apar când se selectează un cadru tabel. selectarea coloanelor. pe laturile de sus şi din stânga cadrului. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.

se revine în mediul Publisher. Figura 6. se alege comanda Cells Diagonals. Figura 6. Cadrele WordArt conţin text creat cu Microsoft WordArt.DESKTOP PUBLISHING 238 238 În plus. comenzile şi instrumentele se preschimbă în cele care se utilizează cu WordArt..38.. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaţia Word. Acesta este un program care lucrează cu Publisher pentru a crea efecte de text. meniul Table din Publisher pune la dispoziţie opţiunea de împărţire a celulelor pe diagonală. Făcând clic în afara cadrului. Atunci când se lucrează într-un cadru WordArt. cum ar fi text ondulat sau umbrit. Din meniul Table. Cadrele WordArt se inserează cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects. .37. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.

Se editează textul cu facilităţile oferite de Word. se selectează textul din Publisher care va fi prelucrat în Word şi se activează comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit.DESKTOP PUBLISHING 6. . Dacă pentru editarea unui text mai lung se doreşte utilizarea facilităţilor oferite de aplicaţia Word. Incluzând fonturile care însoţesc celelalte aplicaţii Office. În alegerea fontului se recomandă următoarele: − Textul principal al publicaţiei să fie scris cu fonturi fără serife. sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. imaginile şi efectele de aspect clarifică sau întăresc semnificaţia textului. coloanele.39. În interiorul uni cadru text se reglează marginile. Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeaşi formă (de exemplu Arial) şi măresc impactul publicaţiilor create. Ele se împart în trei categorii: − Fonturi cu serife. − Fonturile Script sunt folosite pentru obţinerea unui efect decorativ şi arată ca scrisul de mână. Figura 6. Pentru potrivirea textului într-un cadru text se activează comanda AutoFit Text din meniul Format. − Fonturi fără serife. De obicei.3. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uşor utilizând un procesor de texte şi importând ulterior textul într-un cadru. sunt disponibile mai mult de două sute de fonturi dintre care să se aleagă. dimensiunile fontului şi spaţiul dintre rânduri pentru a se obţine aspectul dorit. Introducerea textului 239 239 Textul predomină în majoritatea publicaţiilor. Aplicaţia Word deschide un nou document în care va fi inserat textul Publisher. Tastarea textului se poate face direct într-un cadru text. iar când s-a terminat editarea se activează comanda Close & Return To nume_fişier din meniul File şi Publisher preia controlul. sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. − Pentru un aspect unitar al publicaţiei. − Titlurile şi subtitlurile unei publicaţii au un efect mai puternic dacă se scriu cu fonturi cu serife.3. Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text şi pentru editarea textului important. acolo unde se doreşte. se poate folosi acelaşi font dar cu modificarea mărimii sau grosimii caracterelor.

Figura 6. Size (Dimensiunea Fontului).40. În ecran va fi afişată caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile Font (Tipul de font). Se activează comanda Font din meniul Format. 240 240 Figura 6. Font Style (Stilul fontului). .41.DESKTOP PUBLISHING Alegerea fontului pentru un text selectat se realizează în următoarele moduri: a) Se execută clic pe butonul Font prezent pe bara de instrumente Formatting.

Aceste comenzi pun la dispoziţie o fereastră de dialog corespunzătoare în care se precizează dacă textul va înconjura cadrul obiectului (Entire Frame). sau Picture Frame Properties (dacă obiectul este o imagine). de o valoare bine stabilită (Custom Rotate. Bottom). sau textul va înconjura doar obiectul (Picture Only).42. În cazul setării implicite. Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip din meniul Arrange.. Se poate verifica ortografia unei limbi străine. Figura 6. Încadrarea textului permite ca textul să se desfăşoare în jurul unui obiect. Top. posibilele erori se afişează subliniate cu o linie ondulată de culoare roşie.DESKTOP PUBLISHING 241 241 Rotirea textului presupune rotirea unui cadru conţinând text.43.. În cazul unui obiect imagine sau WordArt. se pot stabili coordonatele încadrării obiectului (Left. fie pentru asigurarea unei cerinţe de aspect. Textul poate înconjura cadre care nu sunt text. dacă este instalat un dicţionar corespunzător acestei limbi. se poate lăsa ca textul să înconjoare conturul obiectului.) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stânga (Rotate Left). Figura 6. După selectarea obiectului din interiorul cadrului de text. Figura 6. Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word şi utilizează puternicul dicţionar care vine cu Office. Right.44. . se apelează din meniul Format comanda Object Frame Properties (dacă obiectul este WordArt). fie pentru efect de formă. De asemenea.

Figura 6.45.46. Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte. Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects şi se execută clic pe acesta. . Degruparea obiectelor se face executând din nou clic pe butonul Group Objects. Pentru realizarea acestei operaţii se ţine apăsată tasta Shift şi se execută clic pe fiecare obiect care va fi inclus în grup.DESKTOP PUBLISHING 242 242 Figura 6.

Secţiunea Your Objects conţine obiectele creaţie proprie. este posibil ca utilizatorul să dorească să facă unele modificări ale aspectului publicaţiei: să adauge sigla firmei. Publisher include instrumente care să modifice aspectul unei publicaţii şi să o facă mai atractivă. Modificarea aspectului unei publicaţii 243 243 Deşi formele pregătite profesional ajută la crearea rapidă de publicaţii eficiente. Secţiunea Objects by category conţine obiecte grupate după rolul lor într-o publicaţie. cum ar fi un formular de răspuns.48. pentru a îmbunătăţii publicaţia. sau un set întreg pentru a le adăuga la noua publicaţie. Comanda Design Gallery Object se activează din meniul Insert şi este ca o galerie de artă pentru elementele publicaţiei. Secţiunea Objects by design conţine obiecte grupate după aspectul comun sau după tematica formei.DESKTOP PUBLISHING 6. Grupurile conţin articole cu titluri globale. Figura 6. sigle şi aşa mai departe.49. Atunci când se creează sau se modifică un element al publicaţiei. să modifice o imagine sau să aleagă alte culori. Objects by Design afişează toate obiectele grupate după setul de forme.4. acel obiect se poate salva în secţiunea Your Objects. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a înlocui elemente din publicaţie sau se adaugă articole. Figura 6. cuprinsuri. Figura 6. Selectarea obiectelor din Design Gallery. În ecran va fi afişată caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conţine trei secţiuni.3.47. Din aceste grupuri se selectează unul sau două elemente. .

Schemele de culori din Publisher oferă seturi de culori armonioase pentru o întreagă publicaţie şi pentru toate tipurile de publicaţii. Problema găsirii imaginilor în cazul tehnoredactării computerizate nu se limitează la întrebarea dacă o imagine transmite sau nu mesajul adecvat. Imaginile adaugă un plus de interes şi îmbunătăţesc aspectul vizual al publicaţiilor. Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaţiei. Imaginile electronice sunt salvate într-un anumit format de fişier grafic prezentat în tabelul de mai jos. Miniaturile sau fotografiile din stoc includ întotdeauna o declaraţie care defineşte drepturile utilizatorului. Adăugarea de imagini. Există considerente de ordin tehnic care influenţează alegerea imaginilor. Format de fişier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fişierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM Menţinerea în cadru legal a imaginilor necesită înţelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor.DESKTOP PUBLISHING 244 244 Modificarea schemelor de culori. urmând ca selectarea culorilor. Apelarea opţiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting. de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri. la culorile îndrăzneţe ale poster-ului pentru un concert. atunci ea aparţine altcuiva. Schemele de culori standard oferă un spectru larg de scheme de culori.50. nuanţelor şi efectelor de culoare să se facă din caseta de dialog pusă la dispoziţie. care sunt alese profesional pentru a lucra împreună şi a comunica stările pe care culorile le invocă. . Dacă o imagine nu a fost creată de utilizator. Figura 6.

52. există riscul intentării unui proces din partea proprietarului unei imagini. Se execută dublu clic şi se alege din fereastra de dialog deschisă fişierul care se doreşte a fi inserat (din locaţia în care a fost în prealabil salvat). Utilizarea imaginilor este restricţionată prin licenţe. Pentru inserarea imaginilor într-o pagină Publisher se pot folosi următoarele variante: a) Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects.DESKTOP PUBLISHING 245 245 De exemplu. dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea să fie vândută altcuiva ca miniatură. b) Instrumentul Clip Gallery Tool prezent pe bara de instrumente Objects. În ecran se afişează fereastra Insert Clip Art şi se execută clic pe butonul Pictures. Se selectează o categorie de imagini (Figura 6. Dacă utilizatorul nu se familiarizează cu aceste proceduri şi nu respectă restricţiile legale.51. colecţia oferită de Publisher este gratuită dacă se utilizează în scop personal. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine de dimensiunea stabilită.). Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine. Figura 6. . în moduri foarte diverse. de dimensiunea stabilită.

52. Imaginea poate fi adăugată din: Clip Gallery (opţiunea Clip Art. În fereastră se vor afişa imaginile din categoria aleasă... .) dintr-un fişier separat (opţiunea From File.DESKTOP PUBLISHING 246 246 Figura 6..53. c) Comanda Picture din meniul Insert. se execută clic pe imaginea dorită şi apoi clic pe butonul Insert Clip..) sau utilizând un scaner sau o cameră digitală (opţiunea From Scanner or Camera). Figura 6.

Dacă se selectează comanda Picture Frame Properties textul se va aranja în jurul patrulaterului în care se încadrează imaginea – folosind opţiunea Entire Frame. Figura 6. După inserarea imaginii.). Din meniul contextual fişat în ecran se alege comanda Change Frame şi apoi opţiunea dorită. culoarea şi poziţia umbrei etc. sau textul se va aranja de jur împrejurul imaginii – folosind opţiunea Picture Only – la distanţele stabilite în zona de editare Margins). Pentru aceasta.55. . Figura 6.54.56. se selectează caseta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. asupra acesteia se pot realiza o serie de modificări legate de: Proprietăţile casetei în care a fost inserată imaginea (culoare de umplere a casetei.DESKTOP PUBLISHING 247 247 Figura 6. forma şi culoarea liniilor de contur.

248 248 Figura 6. culoarea şi stilul liniilor şi al bordurilor. Aceste forme se pot desena oriunde în publicaţie şi apoi se pot muta.DESKTOP PUBLISHING Proprietăţile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaţie a calculatorului. redimensiona şi modifica după dorinţă. .57. de pe scaner sau cameră digitală. recolorarea imaginii. Este posibilă adăugarea formelor săgeţi liniilor. Adăugarea formelor. ovalul şi dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite.59. Bara de instrumente Objects conţine patru instrumente de desenare care creează o varietate de forme. − Formele pot fi umplute cu o varietate de culori şi modele. verticală sau înclinată la 450. Pentru aceasta se selectează imaginea şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Figura 6. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture şi apoi opţiunea dorită. Formele particularizate se adaugă executând clic pe instrumentul Custom Shapes. − Se pot adăuga umbre oricărei forme sau oricărui cadru. dar care lucrează în acelaşi fel.58. Atunci când instrumentul este activat se execută clic şi se glisează pentru a desena forma. Apăsarea tastei Shift în timpul desenării restricţionează forma la o linie orizontală. Formatele formelor pot fi modificate în următoarele moduri: − Se pot modifica: lăţimea. În ecran se deschide o casetă care conţine formele. Linia.). la un cerc sau la un pătrat. Figura 6. borduri şi fundaluri. Formele creează diagrame. etc.

− Obiecte acoperite (opţiunea Covered objects). se execută clic pe butonul Options. 6. − Obiecte aflate în zone netipăribile (opţiunea Object in nonprinting region). vor fi verificate toate paginile documentului (opţiunea All) precum şi paginile de fundal (opţiunea Check background pages). Pe ecran se va afişa caseta de dialog Design Checker. Se execută clic pe butonul dreapta mouse. Pentru a vedea ce elemente de grafică poate verifica Publisher. − Disproporţia imaginilor (opţiunea Disproportional pictures). Se activează opţiunea Tools şi se selectează comanda Design Checker. un element grafic acoperit parţial sau un text prezent în zona de depăşire a cadrului. Line Color etc. se alege opţiunea Pages. 2.3. se parcurg următorii paşi: 1. Figura 6. Se pot verifica anumite probleme selectate (opţiunea Check selected features). − Text în depăşire (opţiunea Text in overflow area). Se alege apoi opţiunea dorită (Fill Color.5. .DESKTOP PUBLISHING Pentru aceasta se selectează obiectul (formă sau cadru) asupra căruia se doreşte executarea unor modificări. sau se pot verifica toate problemele (opţiunea Check all problems). Folosirea instrumentului Design Checker 249 249 Design Checker este un instrument care se foloseşte pentru depistarea într-o publicaţie a unor greşeli neplăcute. În mod implicit. Pentru utilizarea acestui instrument.61. Prin verificare pot fi depistate într-un document următoarele greşeli: − Cadre goale (opţiunea Empty frames). ca de exemplu: un cadru gol. .60.). Dacă se doreşte verificarea unor pagini specificate. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture (dacă obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dacă obiectul este o formă). Figura 6. În ecran se va afişa caseta de dialog Options.

250 250 Figura 6. Va fi lansată în execuţie rutina Design Checker. Figura 6. sugerând şi modalitatea de rezolvare. Dacă se acţionează clic pe butonul Explain. 4. apoi se execută clic pe butonul OK. . Greşelile se pot ignora (butoanele Ignore şi Ignore All). Publisher va afişa o fereastră de Help pentru fiecare problemă apărută. sau se corectează şi apoi se continuă verificarea (butonul Continue). Se selectează opţiunile dorite executând clic pe nume.62.DESKTOP PUBLISHING − Spaţii între propoziţii (opţiunea Spacing between sentences). Publisher va verifica paginile publicaţiei şi informează despre greşelile găsite. 3.63.

care va permite selectarea dintre cele 500 de culori incluse într-un set de mostre în cazul unei imprimante obişnuite. Puncte per inci. Alegerea acestor variante de tipărire se face pe baza cerinţelor de calitate şi cantitate pentru publicaţia creată. Combinaţia cyan-magenta-galben-negru defineşte modelul de culoare folosit de imprimante. RGB CMYK Pantone Matching System Culoare spot Culoare de proces . măsurată în puncte per inci (dpi-dots per inch). Dacă se doreşte tipărirea unui număr mic de exemplare folosind un format de hârtie obişnuit (sau unul special. sau se poate trimite fişierul publicaţiei la un serviciu tipografic specializat. Tipărirea publicaţiei poate fi realizată la imprimanta ataşată calculatorului propriu. O specificaţie de culoare standardizată.DESKTOP PUBLISHING 251 251 6. În acest caz. probabil se va realiza tipărirea la imprimanta proprie. cum ar fi Pantone Matching System.4. verde şi albastru sunt culorile folosite pentru afişarea pe ecranul calculatorului. Opţiunile de tipărire alese au un impact direct asupra aspectului publicaţiei şi mesajului pe care aceasta il transmite. Imprimantele obişnuite separă culorile ilustraţiilor în culorile componente (cyan. o unitate de măsură indicând numărul de puncte pe care le poate tipări o imprimantă pe un inci liniar. ea trebuie planificată chiar în momentul începerii lucrului la publicaţie. de regulă. fiecare culoare fiind tipărită cu o placă separată. acest sistem reprezintă o soluţie mai ieftină pentru tipărirea color decât policromia. Termeni din procesul de tipărire Termen Rezoluţie Dpi Separaţia de culori Definiţie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimantă. galben şi negru) şi generează separări pe film pentru fiecare cerneală care va fi folosită în publicaţie. cu cât este mai mare rezoluţia. recunoscut de imprimanta ataşată calculatorului). Pentru a avea garanţia că această operaţie nu va constitui o dezamăgire. Culoarea este reprodusă prin separarea fiecărui bloc în componentele CMYK. tipărirea se face cu cerneluri preamestecate. Ele nu au echivalent exact în procesul tipăririi. magenta. Tipărirea publicaţiei Tipărirea publicaţiei este o operaţie foarte importantă. Roşu. O tipărire de calitate normala este de 600 dpi. cu atât este mai bună calitatea. cu rezoluţie scăzută alb-negru sau policrom. culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor.

trebuie verificată configuraţia prestabilită a imprimantei. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 6.65. Pentru aceasta. se plasează indicatorul mouse-ului pe Settings şi se execută clic pe dosarul Printers. . sau se poate adăuga un alt tip de imprimantă (opţiunea Add Printer). Configurarea imprimantei 252 252 Înainte de a începe crearea unei publicaţii. se execută clic pe butonul Start.4. deoarece Publisher generează publicaţia pe baza acestei configuraţii.1.64. În ecran se deschide fereastra Printers în care este afişat numele imprimantei ataşată calculatorului ( HP Colos LaserJet). Figura 6.

4. Se execută clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup. orientarea (opţiunea Orientation) şi sursa (opţiunea Source. orientarea paginii. se deschide publicaţia care urmează să fie tipărită şi se selectează comanda Print Setup din meniul File.DESKTOP PUBLISHING 253 253 Se selectează numele imprimantei ataşată calculatorului (HP Colos LaserJet) şi se execută clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers. până la noi modificări 6. daca hârtia va fi introdusă în tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi făcută manual. rezoluţia imprimantei şi alte opţiuni ale imprimantei. numărul de copii (opţiunea Copy Count) orientarea (opţiunea Orientation) şi tipărirea monocrom (opţiunea Gray Appearance) sau color (opţiunea Color). Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opţiunile pentru imprimanta instalată.66. Alegerea opţiunilor pentru tipărire Pentru personalizarea opţiunile de tipărire în Publisher.). În ecran este afişată caseta de dialog Print Setup în care se pot stabili formatul hârtiei (opţiunea Size). Atributele selectate în această casetă de dialog. Se deschide caseta de dialog care permite alegerea următoarelor opţiuni de tipărire: formatul hârtiei (opţiunea Paper Size). Figura 6. În această casetă de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hârtiei. vor fi aplicate pentru toate publicaţiile tipărite în Publisher.2. . sursa (opţiunea Paper Source.

Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 254 254 Figura 6. . Pentru a indica modul în care vor fi tipărite ilustraţiile se execută clic pe butonul Advanced şi se operează modificările dorite în caseta de dialog Advanced Graphics Settings.68.67. Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaţia curentă.

se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. 6. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Print. Figura 6. cu culori spot sau cu culori de proces. Folosirea serviciilor specializate de tipărire Dacă se doreşte ca produsul final să fie tipărit în alb-negru la înaltă rezoluţie. In aceasta trebuie selectate opţiunile pentru tipărire cum ar fi: domeniul care va fi tipărit (All − întreaga publicaţie.DESKTOP PUBLISHING 255 255 După ce au fost alese opţiunile de tipărire. şi dacă se doreşte tipărirea pe ambele părţi ale foii de hârtie (şi imprimanta proprie nu poate face aşa ceva). . Current page − pagina curentă). respectiv tipărirea publicaţiei într-un fişier (opţiunea Print to file). se execută clic pe Take to a Commercial Printing Service. se parcurg paşii următori: 1. Apoi. este bine să se realizeze tipărirea publicaţiei la o tipografie.69. Finisarea aspectului publicaţiei ce va fi tipărită la imprimanta proprie. Pentru a configura publicaţia în vederea tipăririi la o tipografie. numărul de copii (opţiunea Number of copies). Aceasta va fi afişată pe ecran dacă se execută clic pe butonul Advanced Print Settings din caseta de dialog Print prezentă mai sus. . Pages from − numărul de pagini. se va realiza tipărirea efectivă.4. Se plasează indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File. Pentru aceasta se execută clic pe comanda Print din meniul File sau se apasă simultan tastele CTRL+P.3.

şi se precizează locaţia în care se va salva fişierul. Se execută clic pe unitatea de dischetă A:\ sau se execută clic pe butonul Browse. pentru a căuta o locaţie pe discul calculatorului propriu.71.DESKTOP PUBLISHING 256 256 Figura 6. Se specifică apoi modul în care se doreşte ca Publisher să se ocupe de fonturi (opţiunea Embed True Type fonts). . ilustraţii legate (opţiunea Include linked graphics) şi legăturile pentru ilustraţiile înglobate în publicaţie (opţiunea Create links for embedded graphics). Figura 6. 2 În ecran va fi afişată caseta de dialog Pack and Go Wizard.70. 3.

Wizard-ul va comprima publicaţia într-un fişier şi îl va stoca împreună cu fişierul Unpack.DESKTOP PUBLISHING 257 257 Figura 6.exe care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fişierului publicaţiei. Astfel publicaţia este gata de livrare şi se execută clic pe butonul Finish. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. 4.5. Bara de instrumente Standard. Se continuă prelucrarea executând clic pe butonul Next. care conţine următoarele butoane: Crează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Tipăreşte prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată . Glosar de termeni Termeni Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Semnificaţie Director vizual de publicaţii Instrument pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Instrument pentru realizarea rapidă a unei publicaţii Plan de creaţie unitar pentru publicaţii Publicaţii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machetă Afişează/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Memorie temporară. 6.72.

care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplasează conţinutul unui cadru de text la stânga Deplasează conţinutul unui cadru de text la dreapta Micşorează dimensiunea fontului Măreşte dimensiunea fontului Selectează culori pentru umplerea conţinutului unui cadru de text Selectează culori pentru chenarul unui cadru de text Selectează culori pentru fontul caracterelor Selectează stiluri de linii/chenare Selectează proprietăţi pentru cadrul de text .DESKTOP PUBLISHING Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering. care conţine următoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul următor Bara de instrumente pentru formatare. Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties 258 258 Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Aduce în faţă Trimite în spate Convenţie de rotire a unui obiect Afişează/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Micşorează suprafaţa de lucru până la 10% Măreşte suprafaţa de lucru până la 400% Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text.

Alegeţi ca orientare pentru cartea de vizită modul Landscape. Pentru modelul selectat. 1 1. Anulaţi Logo-ul din cartea de vizită. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Business Cards.pub prezentă pe disc în dosarul My Documents.DESKTOP PUBLISHING Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool. Selectaţi cadrul de text care conţine adresa şi precizaţi spaţiul între linii de 1. 11. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 3. 2. Alegeţi pentru tipărire mai multe cărţi de vizită pe aceeaşi pagină. 4. 3. Oval Tool. 7. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Inseraţi în colţul stânga jos al documentului o imagine din Clip Art. Preluaţi în document informaţiile Primary Business. Completaţi setul de informaţii personale. 8. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Card pe disc. Testul nr. Rotiţi textul cu numele dumneavoastră sub un unghi de 150. 8. 7.25. 6. Deschideţi documentul Card. Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object Rotirea unui cadru de text la stânga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara de instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecţie 259 259 Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini dintr-o locaţie specificată Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii. Selectaţi cadrul de text care conţine numele dumneavoastră şi alegeţi pentru text fontul Verdana. 4. 9. . 10. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia Publisher. 5.6. 2. un contur cu linii albastre. ovale şi dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design 6. alegeţi schema de culoare Olive. Alegeţi pentru cadrul de text ce conţine numele firmei. 6. Din panoul Plain Paper Business Cards alegeţi modelul Bar. Scrieţi numele firmei folosind programul WordArt. Deschideţi aplicaţia Publisher. 5. 2 1.

9.Închideţi documentul cu numele Pliant. Inseraţi o imagine corespunzătoare din Clip Art. Pentru modelul selectat. fundalul de culoare verde. 8. . Deschideţi documentul cu numele Pliant. Grupaţi cadrele de text din pagina a doua a pliantului. 11. Alegeţi pentru cadrele din grup. 7. 6. Personalizaţi documentul cu informaţii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastră (de exemplu Dacia Solenza). 8. 10. 3. 10. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. 6. 9. 2. dacă consideraţi necesar. 4. Deschideţi aplicaţia Publisher. Realizaţi împăturirea pliantului. 5. Verificaţi documentul folosind instrumentul Design Checker. 3.DESKTOP PUBLISHING Testul nr. informaţiile personale. 5. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 2. Ştergeţi imaginea prezentă deasupra titlului. 12. Tipăriţi documentul . Actualizaţi. Testul nr. În cadrul de text Product/Service Information tastaţi denumirea produsului prezentat în pliant. Scrieţi denumirea produsului folosind iniţiale majuscule. Alegeţi dimensiunea hârtiei Letter (8. Din panoul Informational Brochures alegeţi modelul Arcs. pentru a avea o schiţă care să vă ajute la crearea publicaţiei dorite. 4 1. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Pliant pe disc. Tipăriţi documentul cu numele Pliant. alegeţi schema de culoare Iris. Închideţi documentul şi apoi închideţi aplicaţia Publisher. 7. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Brochures Informational.5 x 11 in) şi pliant cu trei foi. 3 260 260 1. introducând textul prin tastarea în cadrele de text corespunzătoare. 4.

− Bara Outlook nu seamănă cu nici o altă bară cu instrumente din pachetul Office. Calendar. se pot partaja informaţii cu alţi membri ai grupului de lucru şi se poate comunica cu persoane din firmă sau din Internet. memorând agenda de adrese. Lansarea în execuţie şi modul de lucru. − crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii. − Bara de meniuri permite selectarea unor comenzi Outlook din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. − Bara de stare furnizează informaţii cu privire la numărul articolelor Outlook disponibile. Pictogramele sunt mult mai mari decât cele prezente pe alte bare cu instrumente. Lansarea în execuţie a programului Outlook se face alegând Microsoft Outlook din submeniul Start − Programs sau executând dublu clic pe pictograma corespunzătoare de pe suprafaţa de lucru Windows. Journal sau Notes. Cu ajutorul acestui program se poate ţine o evidenţă a informaţiilor cu caracter personal. − gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. Prezentare generală Microsoft Outlook este un program pentru gestionarea informaţiilor personale (Personal Information Manager − PIM) pe calculator. My Shortcuts şi Other Shortcuts. − planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. 7.1. În extremitatea stângă conţine „butonul sistem“ iar în partea dreaptă conţine butoanele de . Butoanele de comandă sunt autodocumentate. se realizează operaţia corespunzătoare. Bara de meniu este dinamică. − organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. Programul combină ce este mai bun la o agendă personală cu o secretară eficientă. la îndemâna utilizatorului. fiind afişată de sus în jos pe latura stânga a ferestrei Outlook. Barele de instrumente îşi modifică structura în funcţie de componenta Outlook activă. maximizare . În ambele situaţii. Componentele ferestrei Outlook (Figura 7. Bara Outlook conţine trei grupuri de comenzi rapide: Outlook Shortcuts. Outlook constituie un excelent instrument de optimizare a modului de organizare a activităţilor utilizatorilor. Când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. În primul rând este verticală. . restaurare şi de închidere manipulare a ferestrei Outlook: minimizare .DESKTOP PUBLISHING 261 261 7. Tasks. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe privind: − transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. Când se plasează cursorul de mouse pe un buton. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. calendarul întâlnirilor şi lista de sarcini intr-un singur loc.1) sunt: − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Outlook). Contacts. ea modificându-şi structura în concordanţă cu domeniul Outlook în care se lucrează: Mail. − participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. − gGestionarea notiţelor. − Barele de instrumente conţin butoane de comandă care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. pe ecran este afişată fereastra aplicaţiei Outlook.

diverse evenimente şi şedinţe programate. − Journal nu este chiar un jurnal personal. − Calendar accesează componenta Calendar pentru vizualizarea conţinutului dosarului cu întâlnirile de afaceri. calendar şi componenta de poştă electronică. numere de telefon.DESKTOP PUBLISHING 262 262 Figura 7. Documentele şterse din Outlook ajung în acest dosar de unde se pot recupera. planificate sau repartizate altcuiva. Grupul Outlook Shortcuts conţine pictograme ce accesează principalele articole gestionate de program şi anume: − Outlook Today permite vizualizarea unui rezumat informativ preluând elementele specifice zilei curente din jurnalul de activităţi. adică mesaje e-mail şi faxuri. adrese e-mail etc).1. − Inbox accesează componenta ce permite gestionarea mesajelor de e-mail şi vizualizează dosarulul Inbox care conţine mesaje primite care nu au fost şterse sau mutate în alt dosar. Astfel mesajele . Grupul My Shortcuts conţine pictograme pentru accesul rapid la dosarele folosite în mod special pentru gestionarea corespondenţei. − Notes accesează componenta de gestionare a notiţelor (însemnărilor). adrese. − Delete Items (Articole şterse) este versiunea Outlook pentru dosarul Recycle Bin din Windows. mesajele e-mail primite şi transmise şi chiar şi fişierele deschise sau tipărite. Utilizatorul poate cere programului Outlook să memoreze apelurile telefonice. − Contacts (Agenda de adrese) accesează componenta folosită pentru a reţine informaţii cu privire la persoanele de contact înregistrate (nume. − Tasks (Sarcini) accesează lista de sarcini curente.

căuta fişierele şi dosarele de fişiere pe care acesta le conţine. După ce s-a executat clic pe comanda rapidă pentru a deschide un dosar de fişiere. fără să se închidă programul Outlook. gestiona. Atunci când se deschide pentru prima oară Outlook.). Prin intermediul pictogramei Outlook Update utilizatorul poate accesa direct site-ul Microsoft dedicat actualizării produselor Office. Aceste setări introduc. Se pot folosi comenzi rapide din dosarul Favorites pentru a deschide site-uri din Web în browserul instalat.2.2. Grupul Other Shortcuts conţine comenzi rapide pentru dosarele cu fişiere de pe hard-discul local sau reţea. 7. Astfel de conturi pot fi obţinute contra cost sau pot fi create pe servere ce permit acest lucru. − Add New Group pentru adăugarea de grupuri noi.2. Dosarul Drafs grupează mesajele care nu au fost expediate pentru că nu au fost încă terminate. De asemenea. Adăugarea conturilor de e-mail Pentru a putea primi şi transmite mesaje prin intermediul poştei electronice este necesară existenţa unui cont de e-mail găzduit de un server. şterge şi reconfigura grupurile existente. în cadrul grupului activ. My Documents şi Favorites din propriul calculator. care are următoarele opţiuni: − Large Icons (forma implicită) pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni mari. − Rename Group pentru modificarea denumirilor grupurilor existente.1. Primele comenzi rapide sunt pentru deschiderea dosarelor My Computer. se poate deschide un subdosar pentru a-i vedea conţinutul.2.DESKTOP PUBLISHING 263 263 transmise. − Hide Outlook Bar permite ascunderea barei Outlook. se pot vedea. Figura 7. se poate deschide un document Office sau se poate lansa în execuţie un program. − Remove Group pentru ştergerea grupului activ din bara Outlook. Structura barei Outlook se poate modifica în funcţie de preferinţele utilizatorului. potrivit cerinţelor utilizatorului. Utilizarea poştei electronice 7. Se va deschide meniul contextual (Figura 7. putându-se adăuga noi grupuri. − Small Icons pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni reduse. de . Setările pe care le va face utilizatorul îi vor spune programului adresa de mail a serverului folosit pentru transmiterea şi primirea mesajelor. el va afişa o serie de ferestre de dialog ce ghidează utilizatorul în procesul de creare a unui cont de e-mail. organiza. Pentru afişarea din nou a barei se va alege Outlook Bar din meniul View. precum şi cele salvate şi neexpediate încă vor fi accesate prin clic pe pictogramele Sent Items şi respectiv OutBox. Aceste comenzi rapide constituie o alternativă la folosirea programului Windows Explorer pentru lucrul cu dosare de fişiere şi cu fişiere propriu-zise. Pentru personalizarea barei Outlook se poziţionează poinerul de mouse pe aceasta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. − Outlook Bar Shortcut pentru inserarea de noi foldere în bara Outlook.

Se poate folosi orice nume sau parolă.DESKTOP PUBLISHING 264 264 asemenea. 5. 7.3). Outlook trimite numele de utilizator şi parola. în Outlook numele utilizatorului şi parola necesară accesării contului de mail. − Outgoing mail server este adresa serverului de mail care procesează mesajele transmise de utilizator. aceasta este adresa la care va fi trimis răspunsul. dar de obicei constau în următoarele: − Your Name este numele „expeditorului“ în mesajele de e-mail transmise. iar în dosarul Outbox sunt stocate temporar mesajele e-mail trimise. pentru a crea un nou cont trebuie respectaţi paşii următori: 1. Va fi afişată caseta de dialog care va indica faptulul că s-a realizat cu succes setarea contului de mail. Iniţial acest panou conţine un singur mesaj de la Microsoft. Dacă în caseta de dialog apare butonul Test Account Settings acesta se apasă pentru testarea realizării conectării la serverul de mail. dar care nu pot fi expediate imediat. Dacă utilizatorul a anulat setarea contului de e-mail. Pentru conectarea la serverul de mail. Dacă nu s-a realizat conectarea. Password este parola pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua o folosesc pentru a evita accesul neautorizat la e-mail-ul utilizatorului respectiv. Panoul de jos afişează conţinutul mesajului selectat (mesajul propriu-zis). − User Name este numele pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua îl folosesc pentru identificarea utilizatorului. Ele variază în funcţie de tipul serverului de e-mail care a fost selectat la pasul 3. − E-mail este adresa de e-mail a utilizatorului. faxurile primite prin modem-fax instalat în sistem. Se activează meniul Tools şi se alege opţiunea e-mail Accounts. articolele din cadrul unei discuţii. În ecran va fi afişată fereastra Inbox împărţită în două panouri (Figura 7. 6. crearea formatarea şi transmiterea lor. Se apasă butonul Add New e-mail Account şi. Dosarele Inbox. Dacă fereastra Inbox nu este împărţită în două panouri se va realiza acest lucru prin activarea meniului View şi se alege comanda Preview Pane. Se va deschide caseta de dialog E-mail Accounts. Toate mesajele primite sunt plasate în dosarul Inbox. apoi Next. Cel de sus afişează o listă a mesajelor. Se alege tipul serverului de e-mail care va fi folosit şi apoi Next. În această categorie de articole intră mesajele de e-mail transmise prin reţea sau prin Internet. mesajele scrise şi salvate dar care încă nu au fost expediate sunt stocate în dosarul Drafts. 2. Drafts. Pentru a accesa componenta Outlook care este dedicată acestui tip de articole.2. Sent Items şi Outbox sunt folosite pentru păstrarea şi gestionarea mesajelor. 3. ce spune „Bun venit în Outlook“. Outlook va cere specificarea tipului serverului de e-mail. . se apasă butonul Back şi se modifică setările acolo unde este necesar. 4. − Incoming mail server este adresa serverului de mail ce stochează mesajele transmise de utilizator. copiile tuturor mesajelor expediate sunt înregistrate în Sent Items. atunci când a deschis prima dată Outlook. Atunci când cineva primeşte un mesaj şi apasă butonul Replay pentru a răspunde. chiar şi fişiere de genul Microsoft Office. Se vor introduce informaţiile necesare.2. se alege din bara de instrumente Outlook pictograma Inbox sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+I. Compunerea unui nou mesaj şi pregătirea lui pentru transmitere Outlook permite administrarea mesajelor de poştă electronică. Se apasă butonul Next.

se execută clic pe titlul acesteia. Pentru a sorta mesajele după una dintre coloane. De exemplu. . − Attachment arată dacă expeditorul a ataşat un fişier mesajului. − Received arată data şi ora la care mesajul a fost primit. − Icon prezintă o imagine a unui plic sigilat. − Flag Status afişează un steag dacă mesajul a fost marcat. − From afişează numele expeditorului. Outlook va afişa următoarele titluri de coloane Sort By: − Importance afişează un icon care arată dacă expeditorul a marcat mesajul cu o importanţă mare sau mică.3. Dacă se acţionează dublu clic pe mesaj pentru al citi. Imediat deasupra panoului cu lista mesajelor. sau se selectează opţiunea New Mail Message (Ctrl+N) din meniul Actions. − Subject prezintă o scurtă descriere a mesajului. Pentru compunerea unui mesaj se parcurg următorii paşi: 1. bara de instrumente se va modifica pentru a oferi butoanele de e-mail. se pot sorta mesajele după data şi ora la care au fost primite executându-se clic pe Received. Pe ecran apare fereastra Untitled Message. plicul se deschide. Atunci când se afişează fereastra Inbox.DESKTOP PUBLISHING 265 265 Figura 7. În fereastra Inbox se execută clic pe butonul New Mail Message (din capătul din stânga al barei cu instrumente).

registre de calcul de din Excel. sau orice document creat într-o aplicaţie sub Windows. Se introduce adresa de e-mail în caseta To. În cazul în care se va alege un destinatar al mesajului din lista persoanelor de contact. dacă se doreşte expedierea acestora. se plasează punctul de inserţie pe zona de text a mesajului. apoi se activează meniul Insert şi se alege comanda File. 2. În cazul în care se doreşte trimiterea alături de mesajul respectiv şi a unui fişier (ataşarea unui fişier) se procedează astfel: a) În fereastra Message. prezentări din PowerPoint. urmată de clic pe butonul To . . 4. sau se execută clic pe butonul To… şi se alege adresa de e-mail din lista adreselor memorate de programul Outlook în secţiunea persoanelor de contact Contacts. Se introduc în caseta de text Cc (Carbon Copy) adresele de mail ale eventualilor destinatari a copiei mesajului şi a „copiei oarbe“ Bc (Blind Copy). Prin urmare se activează meniul Format şi se alege comanda Font. acesta se alege din lista derulantă Show Names from the. se introduce subiectul mesajului. Se pot trimite prin mail şi documente din Word. Mesajul se transmite executând clic pe butonul Send al barei de instrumente sau se activează meniul File şi se alege comanda Send. Destinatarii copiilor pot fi specificaţi şi ulterior reapelându-se fereastra Select Names prin clic pe butonul Cc… al ferestrei Message. Formatarea mesajului se realizează cu ajutorul instrumentelor clasice ale editoarelor de texte. Validarea destinatarilor pentru noul mesaj se realizează prin apăsarea tastei Enter sau prin clic pe butonul OK al ferestrei Select Names.4. 3. Alegerea persoanei se face prin tastarea primelor litere din numele destinatarului sau click pe numele acestuia din lista derulantă afişată. sau se execută clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente. 5. sau se utilizează instrumentele de formatare ale barei Formatting. Diferenţa constă în faptul că trimiterea de mesaje drept „copii oarbe“ nu este vizibilă celorlalţi destinatari. În caseta de text Subject.DESKTOP PUBLISHING 266 266 Figura 7. La apelarea adreselor de mail disponibile este afişată fereastra de selecţie a numelor.

5.6). După transmiterea mesajului acesta mai poate fi vizualizat prin alegerea din bara Outlook a grupului My Shortcuts şi a pictogramei Sent Items. Figura 7.. În cazul în care se doreşte selectarea opţiunilor pentru e-mail. Trebuie specificat că mesajele nu sunt transmise imediat după apăsarea butonului Send. d) Din caseta List se selectează fişierul care va fi ataşat. în fereastra Message se execută clic pe eticheta Options (Figura 7. Fişierul ataşat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului. Se selectează caseta de validare Use Voting Buttons şi se alege una dintre opţiunile: Approve – aprobat sau Reject – respins. e) Se execută clic pe OK pentru a insera fişierul în mesajul corespunzător. − Să se permită destinatarilor să-şi exprime votul într-o anumită problemă. Pentru aceasta se selectează caseta de validare Have Replies Sent şi se precizează numele persoanei. Se poate folosi şi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese. Din lista derulantă Sensitivity se selectează una dintre următoarele opţiuni: Normal − pentru a semnala un conţinut standard. − Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul. Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală. Outlook permite: − Marcarea importanţei mesajului. . c) Din lista derulantă Files of Type… se selectează tipul de fişier – de exemplu.DESKTOP PUBLISHING 267 267 b) Din lista derulantă Look In… se selectează unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul care va fi ataşat. Private – pentru a interzice modificarea mesajului după ce va fi expediat şi Confidential – pentru a arăta că mesajul este confidenţial. − Protejarea mesajele. Word sau Excel. Normal sau High – ridicat. Din lista derulantă Importance se selectează nivelul de prioritate dorit: Low – scăzut. ele fiind plasate în dosarul Outbox până în momentul conectării la server.

data şi a ora la care expiră valabilitatea mesajului ( caseta de validare Expires After ). în fereastra Message se execută clic pe icon-ul Message Flag. Figura 7. . Read (citeşte). Figura 7. No Response Necessary (nu este necesar răspuns). − Precizarea următoarelor opţiuni de expediere: data şi ora de expediere a mesajului (caseta de validare Do Not Deliver Before). În ecran este afişată caseta Flag for follow Up prezentată în figura următoare din care se aleg marcaje executând clic pe săgeata de derulare Flag to. care este cel implicit.6. Reply (răspunde). − Utilizarea marcajelor pentru mesaje. Reply to All (răspunde la tot). dacă este validată caseta Save Sent Massage To. Pentru marcarea mesajelor.DESKTOP PUBLISHING 268 268 − Salvarea mesajul în dosarul Sent Items. For Your Information (spre informare).7. Tipurile de marcaje folosite în Outlook sunt: Follow Up (continuare). Forward (înaintează altor persoane).

2. Pentru vizualizarea conţinutului unui mesaj recepţionat din listă. se execută dublu clic pe mesajul ales din cadrul listei Inbox apelând fereastra Message. acestea sunt vizibile în partea inferioară a casetei Message. În mod implicit toate e-mail-urile sunt depozitate în dosarul Inbox. în timp ce Reply to All va conduce la trimiterea de mesaje pentru expeditorul şi toţi destinatarii e-mai-ului original. Se alege opţiunea Create a rule to move new messages from… into… (crearea unei reguli pentru mutarea mesajelor noi de la persoana respectivă într-un folder). sunt recepţionate noi mesaje. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite Serviciul de recepţionare a noilor mesaje integrat programului Outlook se activează executând clic pe butonul Send/Receive sau prin apăsarea tastei F5. În ecran este afişată caseta Select Folder şi se execută clic pe butonul New. 3. 5. Se execută clic pe butonul Organize din bara de instrumente Standard.3. Presupunând că dorim să plasăm mesajele sosite de la expeditorul “Popa Corina” într-un folder separat numit „Corespond-PC” se vor parcurge următorii paşi: 1. În cazul în care.DESKTOP PUBLISHING 269 269 7.8. după contactarea serverului de e-mail. Figura 7. 4. Dacă există fişiere ataşate. Se completează numele noului folder în rubrica Name a casetei Create New Folder după care se execută clic pe butonul OK. În secţiunea Wasys to Organize Inbox se selectează Using Folders.2. Dacă se execută clic pe butonului Reply va apela caseta Message generând automat un mesaj de răspuns pentru expeditorul mesajului selectat. acestea vor fi afişate în lista ferestrei Inbox. Outook permite retransmiterea unui mesaj primit selectându-l în fereastra Inbox şi executând clic pe butonul Forward. selectându-se din listă opţiunea Other Folders. . Totuşi Outlook oferă posibilitatea de direcţionare a mesajelor către foldere diferite în momentul recepţionării.

3. Programul Outlook facilitează lucrul cu adresele poştale. Afişarea persoanelor de contact se realizează în cadrul ferestrei Contacts. sub forma cărţilor de vizită.9. 6. Se finalizează operaţiunea executând clic pe butonul OK al casetei Select Folder. apelabilă din bara Outlook prin pictograma Contacts. 7. iar pentru un acces rapid la cartea persoanei căutate se pot utiliza butoanele de index din partea dreaptă a ecranului de vizualizare. Gestionarea persoanelor de contact Buna desfăşurare a activităţilor desfăşurate sau în curs de desfăşurare este completă în momentul în care contactele cu diferitele persoane şi firme sunt bine structurate. Fereasta Contacts afişează pe ecran o parte a persoanelor de contact disponibile.DESKTOP PUBLISHING 270 270 Figura 7. . dar şi alte informaţii despre persoanele de contact. adresele de email. numerele de telefon.

10.DESKTOP PUBLISHING 271 271 Figura 7. În ecran se deschide caseta Contact. Figura 7. Crearea unui nou articol de tip persoană de contact se realizează dacă se execută clic pe butonul New Contact al barei cu instrumente Standard sau dacă se activează meniul Actions şi se alege comanda New Contact (Ctrl+N). .11.

Sunt solicitate funcţia persoanei. a unei scrisori. faxul şi telefonul mobil. Următoarea secţiune grupează informaţiile referitoare la adresa poştală (butonul Address). În caseta Distribution List (Figura 7.13) se tastează numele sub care va fi înregistrată lista după care se execută clic pe butonul Select Members pentru a stabili persoanele ce vor fi incluse în listă (acestea trebuie să fi fost anterior incluse în lista de contacte). Pentru a crea o astfel de listă se vor parcurge următorii paşi: 1. Se execută clic pe numele persoanelor şi apoi clic pe butonul Add. Crearea articolelor persoană de contact îşi găseşte utilitatea atunci când se doreşte comunicarea mai rapidă cu respectiva persoană. numărul telefonului de la firmă. de acasă. în cazurile în care se constată că se trimit frecvent mesaje unor anumite persoane.DESKTOP PUBLISHING 272 272 Elementul care trebuie specificat în mod obligatoriu la crearea unui articol Contact este numele persoanei sau firmei de contact. Se activează meniul File şi se alege comanda New. trimiterea unui mesaj. 2. sau a unei invitaţii la o întâlnire ori apelarea telefonică a respectivei persoane. în stânga. restul informaţiilor fiind completate doar dacă sunt cunoscute. De exemplu. adresa de e-mail şi site-ul de Web. o etichetă pentru cartea de vizită ce facilitează organizarea listei persoanelor de contact (File as). Figura 7. Trecerea de la un câmp la altul se face cu tasta Tab. în dreapta. După introducerea informaţiilor disponibile se va apăsa butonul Save&Close pentru revenirea la fereasta Contacts sau Save&New pentru adăugarea unei noi persoane. Outlook oferă soluţia înfiinţării unei liste de distribuţie pentru a elimina necesitatea căutării de fiecare dată a respectivelor persoane. Există situaţii când este extrem de utilă gruparea mai multor persoane dintre cele înregistrate în agenda Outlook pentru a eficientiza activitatea de corespondenţă. .12. Distribution List. iar revenirea la câmpul anterior din formular se realizează prin apăsarea simultană a tastelor Shift+Tab. firma unde îşi desfăşoară activitatea. sau se execută clic pe butonul New din bara de instrumenteşi si se alege opţiunea Distribution List.

În final se apasă butonul Save and close. dar şi planificări de şedinţe. zile de naştere). 7.DESKTOP PUBLISHING 273 273 Figura 7. marcării evenimentelor (aniversări.13. . prin componenta sa denumită Calendar poate realiza planificarea activităţilor din zilele.14).Contactele aferente membrilor individuali ai grupului vor putea fi folosite în continuare în mod separat. Calendarul de activităţi Outlook. Apelarea componentei Calendar se face prin intermediul butonului Calendar din bara Outlook şi are ca efect deschiderea ferestrei Calendar (Figura 7. De asemenea oferă posibilitatea rezervării de timp pentru întâlnirile unice sau periodic. în intervalele în care există timp disponibil. 3. lunile şi chiar anii următori. Numele noului grup va fi disponibil în fereastra Contacts însoţit de o pictogramă specifică listelor de distribuţie.4. săptămânile.

comutarea de la o lună la alta realizându-se prin săgeţile situate în stânga respectiv în dreapta sa. Pentru trecerea de la vizualizarea calendarului pentru ziua curentă la cel al altor zile. în vederea redimensionării.15). se poate alege o dată calendaristică sau mai multe (prin ţinerea apăsată a tastei CTRL pentru o selecţie discontinuă) din „navigatorul de date“. iar sarcinile în panoul de activităţi.14 În mod implicit. În mod implicit navigatorul afişează doar două luni (Figura 7. se vor trage cu mouseul marginile din partea stângă şi de jos ale navigatorului. . evenimentele neprogramabile în zona evenimentelor.15. indicând întâlnirile şi şedinţele asociate acesteia în zona programărilor.DESKTOP PUBLISHING 274 274 Zona de evenimente Navigatorul de date Panoul de activităţi Zona programărilor Figura 7. Figura 7. Outlook afişează ecranul de vizualizare a calendarului pentru data curentă. Dacă se doreşte afişarea a mai mult de două luni.

cât şi a programărilor şi evenimentelor periodice. seminarii etc. sau a mai multor zile.16 . după care se validează cu tasta Enter. − pentru vizualizarea zilelor zilelor lucrătoare ale săptămânii. − pentru vizualizarea unei întregi luni. care nu implică şi participarea altor persoane la desfăşurarea lor şi alocarea de resurse. Afişarea chenarului de culoare albastră indică faptul că. Microsoft Outlook oferă posibilitatea includerii în calendar atât a programărilor şedinţelor şi evenimentelor unice. calendarul este indisponibil pentru alte activităţi. Crearea de programări unice Se realizează prin diferite moduri. Acestea sunt elementele ce deosebesc programările de şedinţe – întâlnirile la care sunt invitate şi alte persoane.DESKTOP PUBLISHING 275 275 Schimbarea numărului de zile calendaristice ce vor fi urmărite se realizează cu ajutorul unuia dintre butoanele din bara de instrumente: − pentru vizualizarea unei singure zi. cum ar fi zilele de naştere. Figura 7.1.16). În zona programărilor apare un chenar suprapus peste reprezentarea grafică a perioadei de desfăşurare a programării (Figura 7. Se începe apoi editarea denumirii programării. Evenimentele sunt activităţi ce se întind pe parcursul unei zile. cea mai rapidă fiind aceea a selectării cu mouse-ul a perioadei programării din zona de programări (este necesar ca fereastara Calendar să se afle în modul de afişare zilnică. nu săptămânală ori lunară). pe durata desfăşurării programării astfel create. Programările sunt activităţi dijn cadrul calendarului cu o anumită durată în timp. fără repetabilitate. − pentru vizualizarea unei săptămâni.4. 7.

− Free (Liber). categoria căreia îi aparţine. deşi este extrem de facilă şi rapidă. Lista derulantă Show time as dă posibilitatea ca timpul derulării să fie marcat ca: − Busy (Ocupat). O altă posibilitate de creare a unei programări noi este apelarea opţiunii New Appointment din meniul Actions. locul de desfăşurare etc. − Out of Office (Plecat din birou). proporţională ca mărime cu durata activităţii. În cazul în care se doreşte averizarea apropierii datei respectivei programări. nu oferă suficiente informaţii referitoare la tipul programării (personală sau nu). Oricare ar fi modalitatea de apelare. Figura 7.17. se bifează caseta Reminder şi se alege din lista derulantă asociată perioada de timp dintre avertizare şi programarea planificată. Acesta este motivul pentru care se recomandă utilizarea ferestrei Appointment (Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 276 276 Metoda de creare a programărilor unice prezentată mai sus.17. Apelarea acesteia se realizează prin intermediul butonului New Appointment din bara de instrumente sau prin selecţia New Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor.) în cazul plasării de programări în cadrul calendarului. − Tentative (Provizoriu liber). data şi ora începerii. precum şi data şi ora terminării. Starea asociată programării este implicit Busy lucru sugerat de afişarea unei linii albastre în partea stângă a chenarului. loc de desfăşurare. ce simbolizează . fereastra Appointment solicită identificarea programării prin subiect.

fie de natura prezentărilor online. International. Crearea de evenimente unice Evenimentele se diferenţiază de programări prin aceea că sunt asociate unei anumite zile. Linia este de culoare albă dacă starea asociată programării este Free. bleu pentru Tentative şi mov pentru Out of office.DESKTOP PUBLISHING 277 277 programarea în zona special destinată din fereastra Calendar. În caseta Office document se va specifica calea şi documentul ce va fi preluat în colaborare atunci când participanţii vor fi convocaţi. Favorities. prin adăugarea în funcţie de necesitate ori prin selectarea din lista de persoane existente deja în modulul Contacts. etc. care în momentul selecţiei îşi va schimba culoarea în alb şi se începe tipărirea denumirii evenimentului validată prin apăsarea tastei Enter. Activitatea poate fi una fizică. ceea ce va implica specificarea în lista intitulată Directory Server a serverului ce va fi utilizat pentru conexiunea online. dar nu au oră de debut şi oră de sfârşit. în funcţie de modalitatea de creare a contului NetMeeting pe server. Validarea casetei Private corespunde unei programări private ce nu poate fi vizualizată de restul persoanelor care au acces la acel folder (dosar). sau poate fi integrată într-o categorie definită de utilizator. caz în care nu se bifează căsuţa This is an online meeting using….18. În subsolul ferestrei se pot specifica persoanele de contact asociate programării. fie de natura colaborării la anumite documente. prin selectarea din lista asociată: Microsoft NetMeeting ori NetShow Services. În această situaţie în caseta Event Adress se va specifica adresa la care NetShow este programat să fie lansat. sau una online caz în care se va specifica şi modalitatea de comunicare. În cazul activităţilor online. Altă modalitate de inserare a evenimentelor unice este alegerea opţiunii New All Day Event din meniul contextual (accesat prin clic butonul dreapa mouse pe suprafaţa zonei programărilor). În caseta de text de dimensiuni mai mari din partea inferioară a ferestrei. Figura 7.4. se va alege din lista This is an online meeting using…opţiunea NetShow Services. Adresa organizatorului sesiunii de comunicare va fi indicată în caseta Organizer’s e-mail. Programarea poate fi asociată uneia din categoriile deja definite: BusinessCompetition. Gifts. aceasta putând fi o adresă de e-mail de Intranet sau Internet. Pentru crearea unui eveniment unic se selectează cu mouseul zona evenimentelor. . există posibilitatea lansării NetMeeting ori NetShow odată cu avertizorul. 7. se poate plasa o descriere mai amănunţită a programării sau se poate ataşa un fişier exemplificativ efectuând clic pe butonul Insert File din bara de instrumente. Holliday. În cazul în care este programată o prezentare ce poate fi urmărită online. prin bifarea căsuţei Autimatically start NetMeeting/NetShow with Reminder. Dacă activitatea ce este planificată este lucrul în colaborare la un document Word sau Excel se va opta pentru NetMeeting.2.

iar caseta All Day Event este bifată. Specificul acestor programări este acela că se precizează periodicitatea lor (Figura 7. celelalte caracteristici fiind comune cu cele ale programărilor unice.).19. . care va solicita o deschidere a evenimentului similară celei făcute pentru programări. cu o structură asemănătoare cu cea a ferestrei Appointment.19).3.DESKTOP PUBLISHING 278 278 Se va deschide fereastra Event (Figura 7.20. Pentru transformarea unui eveniment într-o programare. se dezactivează caseta All Day Event din fereastra Event. Figura 7.4. Crearea de programări periodice Se realizează prin selectarea din meniul Actions al ferestrei Calendar şi a comenzii New Reccurring Appointment sau prin selecţia New Recurrung Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. 7. fiind solicitate informaţii referitoare la ora începerii şi ora terminării. De remarcat faptul că fereastra Event nu conţine informaţii privitoare la oră.

Mutarea unei programări la o altă oră se face prin tragerea cu mouse-ul a programării mai sus sau mai jos. Mutarea unei programări sau a unui eveniment la o altă dată se face prin tragerea cu mouseul a programării sau evenimentului peste ziua aleasă din cadrul „navigatorului de date“. în cadrul zonei de programări. În funcţie de tipul periodicităţii programării trebuie indicate diferite elemente descriptive ale modului de repetare. data ultimei recurenţe ori numărul de programări după care se va încheia ciclul. lunară sau anuală) şi data primei şi ultimei programări periodice. în dreptul altei ore.20. Se va specifica data primei programări din cadrul setului recurent. Celelalte caracteristici ale programării rămân identice.DESKTOP PUBLISHING 279 279 Figura 7. săptămânală... iar dacă este cunoscută. . durata periodicităţii (zilnică. din bara de instrumente. Singurii parametrii modificaţi sunt ora de început şi ora de terminare. O programare unică poate fi transformată într-o programare periodică prin activarea ferestrei Appointment urmată de clic pe butonul Recurrence. Fereastra Appointment Reccurence solicită informaţii privind intervalele de recurenţă ale programărilor: ora de început şi de sfârşit. chiar şi durata.

Se va deschide fereastra Meeting (Figura 7. faţă în faţă ori la distanţă.4. Pentru informarea lor se va selecta butonul Yes. spre noua oră. se va realiza transmiterea invitaţiei prin intermediul butonului Send din bara de instrumente. În cazul în care după un timp. Destinatarii invitaţiei la şedinţă pot transmite mesaje de confirmare a participării la şedinţă sau de solicitare de informaţii suplimentare referitoare la şedinţa programată.4. . Figura 7. De menţionat faptul că se va introduce destinatarul sau destinatarii respectivei invitaţii la şedinţă printr-o casetă denumită Select Attendents and Resources. se va redeschide fereastra şedinţei şi se va alege din bara de instrumente butonul Send Update. similară cu fereastra Select Names reprezentată anterior.21. în cazul în care nu a fost selectat butonul Yes.21. caz în care se vor utiliza mijloace specifice de comunicare. Pentru transmiterea invitaţiei la o şedinţă se va apela la serviciul de e-mail. În momentul în care se eliberează butonul mouse-ului se va afişa o casetă de dialog care solicită răspunsul privind dorinţa de notificare a invitaţiilor. activându-se meniul Actions din care se optează pentru New Meeting Request. şi care este apelabilă executând clic pe butonului To… După completarea câmpurilor de descriere a şedinţei comune cu cele de descriere a programărilor. sau zi.DESKTOP PUBLISHING 7. din diferite motive se doreşte schimbarea datei şi orei de începere. ) asemănătoare cu fereastra Appointment. Planificarea şedinţelor 280 280 În Outlook o şedinţă se desfăşoară prin comunicări între două sau mai multe persoane. se va trage cu mouse-ului reprezentarea grafică a şedinţei de pe suprafaţa programărilor din fereastra Calendar. Pentru trnsmiterea ulterioară a noilor coordonate destinatarilor.

În ecran se va deschide o casetă de dialog pentru alegerea informării (Send cancellation and delete meeting) sau neinformării (Delete without sending a cancellation) invitaţilor la respectiva şedinţă. Atunci când o sarcină ajunge să fie finalizată. cât şi în componenta Tasks. Fereastra Task (Figura 7. Completed (Rezolvată). datei limită de rezolvare a sarcinii (Due date − dacă are). stadiul de dezvoltare al sarcinii (Status) ce poate fi: Not Shared (Nu a fost începută). Waiting on someone clase (Aşteptând pe altcineva) sau Deferrend (Amânată). Prioritatea sarcinii este indicată în lista derulantă Priority şi poate fi: Low (Redusă). pe care le defineşte ca activităţi ce trebuie efectuate sau pot fi reparizate altor persoane.22) solicită specificarea denumirii sarcinii (Subject). lista sarcinilor de îndeplinit din ecranul Task va conţine denumirea sarcinii barată orizontal. Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 281 281 Pentru anularea unei şedinţe se va deschide fereastra Meeting corespunzătoare . Crearea unei sarcini noi în componenta Tasks se realizează executând clic pe butonul New Task (sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+K). Gradul de finalizare a rezolvării sarcinii se indică procentual în caseta % Complete. 7. urmând a se selecta din meniul Appointment comanda Cancel Meeting. În Progress (În curs de desfăşurare). High (Maximă prioritate). Crearea unui articol de tip sarcină se poate realiza atât în componenta Calendar în cadrul panoului de activităţi.22 . data la care se începe rezolvarea sarcinii (Start date). Urmărirea îndeplinirii sarcinilor Componenta Tasks a programului Outlook gestionează eficient „sarcinile“.5. Utilizând cea de-a doua variantă se pot introduce informaţii suplimentare privitoare la sarcina respectivă. Normal (Normală).

fax. Dacă se doreşte memorarea în jurnal a anumitor acţiuni neincluse în fereastra Options. tipul activităţii (transmitere fax etc. e-mail.23. se va executa clic pe butonul New Journal din bara cu instrumente a jurnalului. Jurnalul de activităţi desfăşurate 282 282 Jurnalul de activităţi se activează din bara Outlook.) doar la cererea utilizatorului. Fereastra astfel activată (Figura 7. data şi ora începerii şi durata.23.6.DESKTOP PUBLISHING 7.) persoana de contact. în timp ce altele vor fi incluse în desfăşurătorul cronologic al jurnalului (Figura 7. Jurnalul grupează articolele cronologic pe orizontală şi după tip (scrisoare. componenta My Shortcuts şi are rolul de a înregistra activităţile desfăşurate.).24) va trebui completată cu denumirea subiectului activităţii de înregistrat. Pentru alegerea categoriilor de activităţi ce vor fi înregistrate de jurnal se deschide meniul Tools şi se alege comanda Options urmând a se specifica în caseta de dialog activă tipurile de activităţi. invitaţii la şedinţe etc. Figura 7. .). Restul elementelor sunt comune cu ferestrele Appointment sau Event. Anumite activităţi sunt memorate în mod automat de jurnal (transmitere şi recepţionare de e-mail. sarcina etc. documente Office deschise. pe verticală.

Gestionarea notiţelor Programul Outlook consideră însemnările din componenta Notes ca echivalent electronic al Post-it-urilor (Figura 7. idei.25) pe care se pot nota diferite mici remarci.7. transmise altor persoane.24 7. .DESKTOP PUBLISHING 283 283 Figura 7.25. informaţii utile notate spre o utilizare ulterioară. transformate în alte articole Outlook sau şterse în funcţie de necesităţi. Aceste notiţe vor putea fi apoi citite. numere de telefon. Figura 7.

transmiterii lor persoanelor interesate.26) sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+N. Figura 7. anumite notiţe devin inutile datorită preluării informaţiei pe care o conţineau în alte tipuri de fişiere. După completarea datelor necesare ferestrei. subiect al transformării.26. Pentru crearea unei notiţe se poate efectua clic pe butonul New Note a ferestrei Notes (Figura 7. Se deschide astfel o fereastră Appointment căreia i-a fost completată deja informaţia referitoare la subiect cu titlul notiţei. Se va deschide o fereastră Message. Secţiunea Subject este completată automat cu titlul notiţei. notiţa fiind reprezentată ca pictogramă pe suprafaţa de editare a textului. Există posibilitatea de a transfera conţinutul unei notiţe într-un articol de tip Calendar în cazul în care aceasta specifică date despre un anumit eveniment. Ştergerea notiţelor se face fie executând clic pe butonul Delete din bara de instrumente. În măsura în care se consideră o altă culoare mai agreabilă utilizatorului. Green (verde). plecând tocmai de la analogia cu Post-it. Notiţele şterse vor putea fi regăsite în cadrul gestionarului de obiecte şterse (Deleted Items). fie prin alegerea opţiunii Delete din meniul contextual. din care se va alege Color şi apoi culoarea dorită: Blue (albastru). Pink (roz).25). Pentru aceasta din fereastra Notes se trage cu mouse-ul pictograma notiţei. După o anumită perioadă. urmând a se completa doar destinatarul înaintea trimiterii. Yellow (galben) sau White (alb). culoarea de fundal a notiţei poate fi schimbată. Pentru aceasta se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pentru deschiderea meniului contextual. sau mai în concordanţă cu mesajul conţinut. Din meniul contextual se alegerea comanda Forward.expirării valabilităţii datelor conţinute sau altor motive. . Dacă se doreşte comunicarea conţinutului unei notiţe şi altor persoane se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe notiţa din fereastra Notes.DESKTOP PUBLISHING 284 284 Apelul secţiunii Notes a programului Outlook se face prin selectarea din bara Outlook a pictogramei Notes. peste pictograma Calendar a barei Outlook. se va salva acest nou articol. Culoarea implicită a fundalului notiţelor este cea galbenă (Figura 7.

Bucureşti: Editura InfoMega. Kasser Barbara. Birotica. Somnea Dan. 13. Microsoft PowerPoint 2000.0 cu aplicaţii în management. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere). Bucureşti: Editura Rentrop&Straton. (2000). Bucureşti: Editura Teora.mediu şi canal de comunicare. Bucureşti: Editura Comunicare. Utilizare INTERNET Ediţia a III –a. 12. Office XP. 9. Bucureşti: Editura Comunicare. Maxim Cornelia. Kraynak Joe. Stanciu Andrei. Kent Peter. Bibliografie 1.Baird. Mureşan Laura. 7. Secretariat şi corespondenţă. Dumitrescu Emil.ro. Cosăcescu Luana. 6.DESKTOP PUBLISHING 285 285 8. (1999). Internet cu Windows. 10. (2001). Bucureşti: Editura Teora. 5. Calciu Mihai. (2002). . Ionescu Cruţan Nicolae (traducere) (1999). 4. Microsoft Office2000 Small Business. (1997). (2003). John W. Manualul întreprinzătorului − Cum să faci prezentări eficiente. James B. Bucureşti: Editura Tehnică.ro. (1994). Excel 5. (1994). Găitănaru Andrei. Ionescu Iuliana. 3. 8. Calciu Mihai. Bucureşti: Editura Teora. Somnea Dan. Comunicarea în afaceri. Corespondenţa de afaceri în limbile română şi engleză. Chiriacescu Adriana. (2001). Microcalculatorul . 11. Bucureşti: Editura Tehnică. Bucureşti: Editura Teora. Stull. Birotica 2000. Michael Halvorson. Bucureşti: Editura ALL. Bucureşti: Editura Teora. (2002).ro. (1998). Oancea Mirela. Bucureşti: Editura Comunicare. (2001). 2.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful