GELECEĞİN ÇALIŞMA ORTAMI:“HOME OFİSLER” Öğr. Gör.

Emel SELİMOĞLU

İnsanların bir arada yaşayabilmeleri, çeşitli faaliyetlerde bulunabilmeleri, amaçlarını gerçekleştirebilmeleri için bir disiplin içerisinde olabilmeleri gerekir. Çalışmaların yapılabilmesi, belirlenen hedeflere ulaşılabilmesi ancak kontrollü ve koordineli bir biçimde çalışılması ile mümkündür. Yönetim bu kontrol ve disiplinin sağlanabilmesinde önemli bir faktördür. O halde yönetim; işletme amaçlarını etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirebilmek için planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarının sistemli ve bilinçli bir şekilde uygulanmasıdır. (Akyar, Uygur, 2005: 21). İşletmelerde belirlenen amaç ve hedeflere en sağlıklı, verimli bir şekilde ulaşabilmek büroların iyi yönetilmesi ile mümkündür. Geçmişten günümüze organizasyon yapılarındaki değişim yönetim anlayışını da değiştirmiştir. Yönetim anlayışındaki değişim faaliyetlerin yürütüldüğü büro yönetimini de etkilemiş ve büroların her geçen gün faaliyet alanlarına göre tekrar gözden geçirilerek düzenlenmesine çalışılmıştır. Kamu veya özel sektörde büro faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde bürolar önemli faktörlerdir. Faaliyetlerin büyük çoğunluğu bürolarda gerçekleştirilmektedir. Büro işlerinin sağlıklı, hızlı, ekonomik yürütülebilmesi büroların ergonomik yapıları ile ilgilidir. Büro yapıları işlevlerine göre geleneksel biçimden çağdaş yapıya doğru değişime uğramıştır. Fiziki alana sahip bürolardan bilgi teknolojilerinin gelişimi ile bilgisayar ekranı içerisine girebilecek bürolara kadar uzanan bir değişim yaşanmıştır. Bugün fiziki alana sahip bürolar, sanal bürolar, home ofisler her geçen gün kendi kategorisindeki büro çeşitleri ile rekabet ederek gelişmekte ve değişime uğramaktadır. Geleneksel işletme yönetimi kapsamında geleceğe ilişkin alınan stratejik kararların ve uygulanması kararlaştırılan politikaların gerçekleştirilebilmesi büro yönetimi ile mümkündür. Bu nedenle çağdaş organizasyon yapılarının kurulması büro yönetiminde de köklü değişiklikleri zorunlu kılmış, faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ortam aranmaksızın sanal ofisler ile sanal iş yapma yöntemleri geliştirilmiştir. Bürolara dışarıdan gelen veya dışarıya gönderilen belgelerin organizasyonunun sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi, kayıtlarının tutulması, bilgilerin analiz edilmesi, planlanması, örgütün çıkarlarının korunabilmesi aktif büro faaliyetleri ile mümkündür. Büro çalışanlarının huzur ve rahat ortamlarda çalışabilmeleri yapılacak olan faaliyetlerin verimliliği açısından önemlidir. Büro çalışanlarının verimini arttırmak, huzurlu, rahat, ortamlarda iş üretebilmelerini sağlamak için değişim kaçınılmaz olmuştur. Bu nedenle geçmişten günümüze kadar büro ortamları sürekli iyileştirme ile bu günün büro anlayışına ulaşılmıştır. Büro teriminin ortaya atıldığı zamanlarda masa ve sandalyeden oluşan metrekare olarak küçük alanlardan bugün geniş ferah her türlü teknolojik donanımın yerleştirildiği ergonomin dikkate alındığı ortamlara ulaşıldığı gibi, evimizin herhangi bir köşesine kurulabilen yada her ortama rahatlıkla taşınabilen dinamik bürolara geçiş yaşanmıştır. 20. yüzyılın son çeyreğinden itibaren büro çalışanlarının verimliliğini arttırmak için %70-80 oranında büro tasarımına harcamalar yapılmaktadır. Harcamaların boyutunun bu derece yüksek olması nedeni çalışanlardan yüksek oranda verim elde edebilmenin ergonomik

yapıya önem vererek artabileceği inancının güçlü olmasından kaynaklanmaktadır(Babalık, C., Fatih, 2005: 337). Büronun alanı ve hacmi, masa-sandalyenin ergonomik yapısı, büro koltukları, bilgisayar masa ve sandalye yapıları bu alanda çok uzun süre çalışmak zorunda olan ve sayıları her geçen gün hızla artan büro çalışanlarını yıpratmakta ve bazı sağlık problemlerinin ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Sağlığımızı her açıdan olumsuz etkileyen çevre faktörleri de dikkate alındığında çalışmak insan hayatını olumsuz yönde etkilemektedir. Birde büro ortamının olumsuzlukları eklendiğinde çalışmak kabus haline gelmektedir. Çalışma ortamının koşullarına dikkat edildiği zaman dinlenerek çalışma gerçekleştirilmekte ve çalışma koşullarından çalışanlar bu derece olumsuz etkilenmemektedir. Bu nedenle insanın anatomik yapısı dikkate alınarak yeni dizayn edilen büro araç ve gereçleri “önce insan” stratejisini tercih eden sektörler için maliyetleri bir o kadar daha arttırmasına rağmen önemli bir önceliktir. Bürolarda kullanılan araç ve gereçlerdeki hızlı değişim büro mobilyalarını, büroda çalışma yöntemlerini hızla değiştirmekte ve kısa zaman aralıkları içerisinde büro tasarımının gözden geçirilmesi gerekliliğini ortaya çıkarmaktadır. Yenilikçilik sadece mobilya tasarımını etkilemekle kalmamakta iş yaşamının kurgusu ve iş yaşamının örgütlenmesine de yansımaktadır. Büro faaliyetlerinde en temel amaç belirlenen süre içerisinde planlanan aktivitelerin sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilmesidir. Fakat sadece sabit mekanlarda çözümlenecek olan faaliyetlerin teknolojik gelişmelerle birlikte mekan önemini kaybetmesine işlerin her ortamdan rahatlıkla yapılabilir aşamasına kadar getirebilmiştir.Bilgisayar teknolojisi ve internet alanındaki gelişmeler zaman kavramını ortadan kaldırdığı gibi mekan problemlerinin de ortadan kalkmasına neden olmuştur. Faaliyetlerin sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilmesi sanal ofislerin, home ofislerin ortaya çıkmasına neden olmuştur. Zaman tuzaklarının her an çevremizde mevcut olduğu, bilgi gereksinimlerinin her geçen gün inanılmaz boyutlarda arttığı, büyükşehirlerin bütün olumsuzluklarının özellikle çalışanlar tarafından yoğun bir şekilde hissedildiği ortamlarda ev ofisler, sanal ofisler etkin çalışma hayatında kurtarıcı görevlerini üstlenmiştir. Ve gelişerek bu güne gelen çalışma ortamları elektronik ofis aşamasına kadar gelmiştir. Elektronik ofislerde yoğun bir şekilde büro otomasyonundan yararlanılmaktadır. Büro otomasyonu, bir büroda yapılan rutin işlemleri ve işlevleri otomatik hale getirmek amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasıdır(Uygur, Akyar, 2005: 132). Bilgisayar teknolojisinin kullanılması işlerin basitleştirilmesi, çalışanların verimliliklerinin arttırılması, zamanın etkin kullanılması amacıyla bilişim teknolojilerinin büro işlemlerine uygulanmasıdır. Dolayısıyla her geçen gün insan faktörünün kaçınılmaz olduğu ve insanın gerçekleştirmesi gerektiği zorunlu işlemlerde kısmen veya bütünüyle makinelerden yararlanılmaktadır. Bu iş akışının düzenlenmesinde değişim zorunlu olmuştur. Sadece işlerin işleyişinde değil mekanların dizaynında da değişim farklı boyutlara taşınmıştır. Ve zamanla büro otomasyonu ile kağıtsız bürolar faaliyetlerini yürütecek ve belge yönetiminde, arşivlenmesinde izlenecek yol için düzenlenecek yasal düzenlemelerin de gerçekleştirilmesi gerekecektir. Bugün büro faaliyetlerinde aktif bir şekilde son teknoloji kullanılmaktadır. Geleneksel çalışma ortamında belgelerin, formların birimler arasında geçişi, imzalanması gibi oluşturulan iş akışı her ofiste çalışanların zamanlarını almaktadır. Fakat yine de yasal işlemler evrak bazında takip edilmektedir. Faks ile çözümlenebilen bir belge sürecinin arkasından gerek

posta ile gerekse bu amaçla istihdam edilen bir personel ile elden belirli süre sonunda asıl belgenin gönderilmesi zorunluluğu ortaya çıkmaktadır. Bu nedenle büro otomasyonu tam anlamıyla kullanılamamaktadır. Yasal düzenlemelerin sonucunda daha aktif daha verimli ve teknolojiden tam anlamıyla yararlanılan çalışmalar gerçekleştirilecektir. Büyük oranlarda kırtasiyeye ilişkin iş yüklerinde azalma meydana gelecek ve veriler dosya dolaplarında değil elektronik ortamlarda daha az yer kaplayacak şekilde saklanacaktır. Verilere ulaşmak da zor olmayacaktır. Büro otomasyonunun en temel amacı en az zamanda en az maliyetle çok iş yapmaktır. Böylelikle çalışma hayatındaki aktivite kaliteyi artıracak ve çalışanların mutluluğu doruk noktasına çıkarak iş motivasyonu artacaktır. Artık çalışanların sabit ortamlarda çalışmaları zorunluluğu ortadan kalkacak, iş yetiştirme stresleri azalacak, çalışma ortamlarında birlikte çalışmaktan doğan olumsuzluklar, dedikodu, kıskançlık, bencillik gibi davranış bozuklukları olanların zorunlu olarak belirli sürede bir arada olmaları ve birbirlerini olumsuz etkilemeleri mümkün olamayacağı için verimli çalışmalar yapılacaktır. Büyük oranda çalışma ortamındaki büro otomasyonunda yapılan değişim üretkenliği artıracak, çalışanlarla olumsuz iletişimi ikinci plana alarak verimli çalışmalar gerçekleşecektir. Büro yönetiminde teknolojik gelişim içerisinde bilgisayar ekranı karşısında oluşturulan sanal ofisler ve home ofisler çalışma hayatına yeni bir renk getirmiştir. Çünkü artık bilgisayar ve internet sayesinde ulaşılamayacak uzaklık yoktur. Dünya o kadar küçülmüştür ki klavyeden bir tıklama kadar bize yakındır. İnsanlara ulaşmak, iş yürütmek, iş bağlantıları sağlamak, malını pazarlamak, yeni pazarlar bulmak artık lüks döşenmiş ofisleri gerektirmediği için evinizde çayınızı yudumlarken, rahat kıyafetleriniz ile de çalışmalarınızı rahatlıkla yapabilir ve yöneticilerinizi yaptığınız faaliyetlerden anında haberdar edebilirsiniz. Belki bu çalışmalar inanılmayacak kadar keyifli verimli ve stressiz ortamların ortaya çıkmasına neden olacaktır. Aynı zamanda yeni çalışmalar, projeler ve ciddi bağlantılar huzurlu geçen çalışma ortamının sonucunda elde ettiğiniz kazancınız olacaktır. Aldığınız siparişlerin anında işletme çalışanlarına bildirilmesi, diğer işletmelerle yapılacak bağlantıların sorunsuz gerçekleştirilmesi, çalışma saatlerinin rahat olması, kişisel alışkanlıkların diğer büro çalışanlarını olumsuz etkilememesinin vermiş olduğu rahatlık çalışma ortamını bir o kadar çekici kılmaktadır. Yeni çağın yeni iş ortamı tüm cazibesi ile çalışanları etkilemekte büyük bir kesim bu ortamda çalışmaktan çok büyük keyif almakta ve verimli olmaktadır. İşe gitmek için harcadığı zamanı iyi geçirebilmekte, istediği saatlerde çalışacağı düşüncesinin vermiş olduğu rahatlık home ofislerin cazibesini her geçen gün artırmaktadır. İş hayatından bunalan, zamanının büyük çoğunluğunu trafik ile boğuşarak geçiren, işe zamanında yetişememenin stresini yaşayan, özgür çalışmaktan zevk alanlar yeni çağın ofis kavramından ciddi anlamda etkilenmektedir. Birden fazla işi aynı anda takip edebilmek, fiziki ortama ihtiyacın olmamasından dolayı maliyetlerin azalması, fiziki alanların rutin giderlerinin (elektrik,su,doğalgaz v.b) ortadan kalkması işverenlere de cazip gelmektedir. Bunun yanında sınırsız iletişim olanağı elektronik posta ile haberleşme, ve kelime işlem gibi iletişim temelli uygulamalar, elektronik tablolama ve istatistiki programlamadan oluşan veri ve bilgi analizi, elektronik takvim ve borç alacakların izlenmesine olanak sağlayan düzenleme araçlarının mümkün olabilecek her ortamdan gerçekleştirilebilmesi çalışanları home ofislere doğru özendirmektedir. (Bensghir, Türksel Kaya, 1996:53). Kendinizi çok halsiz hissettiğiniz yataktan kalkmakta zorlandığınız bir zamanda baş ucunuza getirdiğiniz kablosuz internet ağı ile donatılmış bir teknolojik aletin o anda size ve kurumunuza sağlayacağı faydanın ölçüsünü düşünemezsiniz. İşlerinizi bulunduğunuz yerden

yapabileceğinizi bilmeniz rahatlık verecek, kendinizi evinizden ayrılmadan da bir çok işi çözümleyebileceğiniz düşüncesi sizi iyileştirmeye bir adım daha yakınlaştıracaktır. Bu da çalışanlara teknolojiyi yakından takip etmeyi zorunlu kılmıştır. Bu gelişmelerin sonucunda çalışanların nitelikli eleman olma, emek işçisi değil de bilgi işçisi olma zorunluluğunu beraberinde getirmiştir. Yöneticilerin en yakın konumda çalışanları sekreterleri olduğu için sanal örgütler, ev ofisler, mobil bürolar onlar için olmazsa olmazlar arasındadır. Özellikle yönetici asistanlarının bu tür teknolojik gelişmeleri yakından takip etmesi ve pratikte uygulayıcı konumunda olmaları gerekmektedir. Küçük bir tuşla dünyadaki herhangi bir mekanın bulunduğunuz ortama taşınması gece ve gündüzü de birbirine karıştırmıştır. Dolayısıyla çalışma saatleri mümkün olduğu kadar maksimum seviyeye ulaşmıştır. Gecenin herhangi bir saatinde herhangi bir iş için asistanınızı aramanız herhangi bir sorunu bulunduğunuz yerden yaptırabilmeniz mümkündür. Bu konuda ünlü yönetim bilimci Peter Drucker’in sözünü hatırlamak gerekir. “Fikir ve bilginin insanın olduğu yere ulaşabildiği bir dönemde, ofise temelde gerek yoktur.”(Tutar,Hasan, 2001: 147). Teknolojinin bu derece gelişmesi neredeyse bilgiyi insanla özdeşleştirmiş, insan ile birlikte her ortama taşınabilir bir hal almasına neden olmuştur. Dolayısıyla neredeyse tamamen zaman ve mekandan bağımsız çalışma ortamları ortaya çıktı. Bunun yanı sıra taşınabilir araç ve teknoloji ürünlerinin çeşitlilik ve kullanımı arttıkça çalışanlar ofislerinin, en az kişisel yaşamları kadar özgürlük, mobilite ve teknolojik destek sunmasını talep etme eğiliminde olmaktadır. (Özkan, Ümit, Ofis+İletişim Dergisi, 2006: 91). Bulunduğunuz yer ofis ortamının gereklerini size sağlıyor. Artık cebinize girebilecek büyüklükte bilgisayarlar, her geçen gün kablosuz ağ ağlantısını gerçekleştirebileceğiniz alanların artması, bilgisayarınıza bağlanabilen mini yazıcılar, her ortamda ulaşılabilen cep telefonları sizi ofis ortamındaki gibi donanımlı kılıyor. Bu ortamlar gerek büro çalışanlarının, gerekse karar organlarının işlerini kolaylaştırdığı gibi sabit mekanlarda bulunma zorunluluğunu da ortadan kaldırıyor. Artık insanların bulunduğu yerden ayrılmadan sabahtan akşama kadar işini yapmaya zorlandığı ortamlar tarihe karışıyor. Önümüzdeki yıllarda işlerinde daha aktif, hareketli, iş bitirici, bürokrasinin daha da azaldığı, dinamik iş yaşamlarının ortaya çıkması dinamik ofisleri yaratacaktır. Kablosuz telefon sistemleri, bilgisayarlı bina kontrol sistemleri sayesinde çalışanların her ortamı büro olarak kullanıp işlerini yürütebilmektedir. Bu nedenle teknolojiyi kullanabilme yeterliliğine sahip olabilen, teknolojiyi seven profesyonel işgücüne çok büyük ihtiyaç vardır. Ofis tasarımının çalışanların motivasyonu üzerinde büyük etkisi olduğu kanıtlanmıştır. (Tekinay,Aslı,“Ofis Tasarımıyla Verimlilik Artar mı?,Nisan, 2006;http://www.capital.com.tr). Bu nedenle bu konuda iddialı çalışmalar yapılmakta, teknoloji ile paralel olarak ortaya çıkan ihtiyaçlar yeni tasarımlarla her geçen gün farklılaştırılmaktadır. Her ne kadar home ofislerin hayatımızda farklı çalışma ortamı anlayışını getirse de evimizin bir köşesinin verimli çalışmaları gerçekleştirmek için dizayn edilmesi gerekmektedir. Evimizin hangi köşesini çalışma ortamı olarak belirleyeceğimizi, elektronik donanımın nasıl kurulacağını, ergonomi açısından nelere dikkat etmemiz gerektiği,ışık, gürültü, ısı gibi fiziksel şartların dikkate alınarak ortamın nasıl oluşturulacağı konusunda detaylı araştırmalar yapmamız gerekir. Aksi taktirde çalışma ortamında verimlilik adına gerçekleştirdiğimiz ortamda başarılı olabilmemiz, beklenen performansı gösterebilmemiz mümkün değildir. Ayrıca home ofis tasarımın da gerçekleştirilecek olan faaliyete göre farklılık gösterebileceği göz önünde bulundurulması gerekir. Faaliyet alanının, çalışma sisteminin,

rekabet ortamındaki yerinin, kurum kimliğinin çok iyi belirlenerek maksimum verim sağlanabilecek mekanın oluşturulması gerekir. Günümüz koşulları dikkate alındığında her geçen gün hızla artmalarına rağmen home ofislerden bahsedebilmek için henüz erken olduğunu biliyoruz. Dünyanın lider ofis mobilyası üreticileri ofis ortamının ortadan kalkmasının söz konusu edilemeyeceğini, her ne kadar home ofisler hızla artsa da yine sabit çalışma ortamlarından ayrılmanın mümkün olamayacağını iddia ediyorlar. Bu nedenle ofisler varlıklarını sürdürüyorlar. Ofislerin tasarımında çalışanların rahatını maksimum seviyeye çıkartmak için tüm yaratıcılıklarını ortaya döküyorlar. Şirket yöneticileri çalışanların rahat ev hayatlarını aratmayacak inanılmaz derecede keyifli, verimli, sağlıklı çalışma ortamları yaratmaya ve bu alanda gerçekleştirilecek yeni tasarımlar için çok büyük kaynaklar ayırmaya çalışıyorlar. Home ofislerin yaygın çalışma ortamları olarak kabul görmemesinde bir takım etkenler var. Bu etkenleri şu şekilde sıralayabiliriz; 1. İletişimin sınırlı ölçüde gerçekleşmesi. Gerek çalışanların birbirleri ile, gerekse müşterilerle ilişki kurulması gereken sektörlerdeki müşterilerle yüz yüze iletişimin en aza inmesi hatta ortadan kalkması ve yüz yüze iletişim avantajlarının kullanılamaması. 2. Teknolojiyi çok iyi takip eden ve kullanabilen işgücünün istihdamının gerçekleşmesinde yaşanan zorluklar 3. Çalışanların denetiminin sağlıklı yapılamamasından kaynaklanan zorluklar 4. Gizlilik arz eden bilgilerin ve verilerin kurum dışına taşınmasından doğabilecek bir takım olumsuzluklar 5. Home ofislerin arkadaşlık ve sosyal etkileşimden uzak olmasından doğabilecek bir takım sorunlar(http://ısguc.org) 6. İletişim ve işbirliğinin yaşanamaması yaratıcılığın azalmasına, monoton, sıkıcı, mutsuz ortamların oluşmasından kaynaklanan sorunlar olabilir. Teknolojik gelişmeler her alanda olduğu gibi çalışma ortamlarında da değişimi zorunlu kılmaktadır. Büyükşehirlerde yaşanan bir takım olumsuz çevre faktörleri, bizleri her geçen gün farklı ortamlara taşımaktadır. Bütün bu sayılan olumsuzlukların ortadan kaldırılması için gerekli önlemler alınarak, alternatif çözüm önerileri üretilerek çalışanların faaliyetlerini daha rahat gerçekleştirebileceği özgür ortamlara doğru yumuşak geçişin eninde sonunda sağlanacağını söyleyebiliriz. Home ofisler bazı özel nedenlerden dolayı çalışmak isteyen fakat çalışamayan kişileri çalışma hayatına katmada, onların en enerjik dönemlerinin boşu boşuna geçmesini engellemek adına tercih edilebilir ortamlar olacaktır. Evlerinin bir köşesinde üretici konumunda çalışmalarına fırsat tanınacaktır. Bu tür çalışmalar onların kendilerine güvenlerinin gelişmesinde, bilgilerinin gün ışığına çıkmasında, yaratıcılıklarının değerlendirilmesinde etkili olacaktır. Kısaca gelecek kuşaklar daha özgür, kendi yapılarına uygun çalışma ortamlarının seçiminde şanslı olacaklar ve bu seçim özgürlüğü sayesinde verimli çalışmalar sergileyeceklerdir. Daha agresif, stresli, iletişim engelleri ile dolu ortamlardan uzak bireysel çalışmalar sergileyebilecekleri ortamlara sahip olacaklardır.

KAYNAKÇA BABALIK, Fatih (2005), Mühendisler İçin Ergonomi-İşbilim-, Ankara: Nobel Yayın Dağıtım BENSGHİR, Türksel Kaya (1996), Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim, Ankara, Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü. ÖZKAN, Ümit (2006), “Değişim, Yenilikçilik ve Farklılaşma”, Ofis+İletişim Dergisi, S.91. TOPALOĞLU, Melih- KOÇ, Hakan (2002), Büro Yönetimi, Ankara, Seçkin Yayıncılık. TUTAR, Hasan(2001), Profesyonel Sekreterlik ve Büro Uygulamaları, Ankara, Nobel Yayın Dağıtım. TUTAR, Hasan-Altınöz, Mehmet (2003), Büro Yönetimi ve İletişim Teknikleri, Ankara, Seçkin Yayıncılık. UYGUR, Akyar- GÖRAL, Ramazan ( 2005), Büro Yönetimi,Ankara, Nobel Yayın Dağıtım. Web http://www.e-kolay.net http://www.capital.com.tr http://ısguc.org

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.