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Apostila de Excel 97
I. Introdução ao Excel
● A Importância do Excel como Ferramenta de Trabalho
● Área de Trabalho
● Barra de Ferramentas Padrão
Exercícios
Exercícios
Exercícios
Exercícios
Exercícios
INTRODUÇÃO AO EXCEL
INTRODUÇÃO AO EXCEL
A importância do Excel como ferramenta de trabalho
A planilha eletrônica consiste em uma poderosa ferramenta de apoio à gestão e ao processo
de tomada de decisão, dentro de uma empresa ou na vida particular.
Normalmente utilizada para elaboração de tabelas, planilhas em geral, bem como atribuição
de fórmulas em busca de resultados rápidos e precisos. Uma planilha eletrônica substitui
naturalmente o processo manual ou mecânico de escrituração e cálculos.
Área de Trabalho
Barra de Menu : é nesta barra que podemos encontrar e acessar os recursos que esta
planilha eletrônica oferece.
Barra de Ferramentas : estas barras contêm botões que representam atalhos para escolher
comandos e para trabalhar com o Microsoft Excel.
Barra de Fórmulas : tem como finalidade exibir o conteúdo da célula atual e permitir a
edição do conteúdo de uma célula.
Célula Ativa : é uma célula selecionada (normalmente para ser utilizada).
Marcadores de Planilhas : servem para selecionar uma página da pasta de trabalho. Esses
INTRODUÇÃO AO EXCEL
marcadores recebem automaticamente os nomes de Plan1, Plan2 etc., mas podem ser
renomeados.
Linha de Status : Tem como finalidade exibir mensagens orientadoras ou de advertência
sobre os procedimentos que estão sendo executados, assim como sobre o estado de
algumas teclas do tipo liga-desliga, como a tecla NumLock, END, INS etc.
Barras de Rolagem : são através destas barras que podemos nos movimentar mais
rapidamente dentro das planilhas.
Pasta de Trabalho ou Workbook: o Excel trabalha com o conceito de pasta ou livro de
trabalho, onde cada planilha é criada como se fosse uma pasta com diversas folhas de
trabalho.
Barras de Ferramenta Padrão
Corretor Ortográfico
Este ícone é utilizado quando se deseja passar o Corretor Ortográfico na planilha com a
finalidade de corrigir eventuais erros de ortografia.
Ferramenta Pincel
A Ferramenta Pincel é utilizado para se copiar formatos como cores de fundo, cores de texto,
tipos de fonte etc, de uma célula para outras células. Observando que apenas os formatos e
não o conteúdo serão copiados.
Para tanto, é necessário que se escolha, inicialmente, a célula origem na qual está o formato
a ser copiado. Clique no ícone Ferramenta Pincel . Arraste o seletor do mouse para a
célula destino e clique novamente o botão esquerdo do mouse. Podemos também selecionar
não apenas uma célula mas uma faixa de célula.
Desenho
O ícone Desenho , uma vez pressionado faz aparecer a barra de ferramentas Desenho:
INTRODUÇÃO AO EXCEL
Esta barra, como as outras, permite o criação de retas, ovais, setas etc. Clicando nos ícones
e arrastando o seletor do mouse sobre a planilha ou gráfico, pode-se criar o desenho.
Para locomover a barra de ferramentas Desenho, clique com o botão esquerdo, mantendo
pressionado o mesmo, na palavra "Desenho" e arraste para um local que não o atrapalhe.
Nessa barra encontra-se as ferramentas necessárias para formatar textos das células,
personalizando as planilhas. Para cada ícone, é possível saber qual é a sua função, apenas
posicionando a seta do mouse em cima daquele desejado.
Ajuda
O botão Ajuda inicia um assistente de ajuda. Esse assistente pesquisa as dúvidas do usuário
através de tópicos (ou palavras-chave) e apresenta possíveis soluções para a dúvida ou
problema.
INTRODUÇÃO AO EXCEL
MANIPULAÇÃO DE DADOS
MANIPULAÇÃO DE DADOS
Inserindo Dados
As informações (ou dados) numa célula são classificadas em:
Textos
Valores
Fórmulas
Funções
Todas elas são inseridas de forma muito simples, sendo que cada uma deve ser inserida, de
forma individual, em cada célula. Por exemplo, se o usuário inserir, na mesma célula, um
texto qualquer seguido de um valor ou fórmula, estes se tornarão somente um texto, não
ocorrendo o funcionamento da fórmula. Por outro lado, se for inserida uma fórmula seguida
de um valor ou texto, ocorrerá erro de fórmula.
Para que determinado dado seja inserido em determinada célula, posicione a seta do
mouse na célula desejada e digite o texto, teclando ENTER logo após ou clicando o botão
de entrada na Barra de Fórmulas.
Para que a entrada seja cancelada, clique no botão cancela entrada na Barra de
Ferramentas, ou tecle <ESC>, ou selecione a célula desejada e tecle <DEL>.
É possível alterar o conteúdo de uma célula, editando os dados através da Barra de
Fórmulas ou na própria célula, ou ainda utilizando a tecla <F2>.
Selecionando Múltiplas Células
Para selecionar uma faixa com o mouse, posicione o cursor na célula inicial e em seguida
mantenha o botão esquerdo do mouse pressionado enquanto arrasta o retângulo de seleção
até a célula correspondente ao final da faixa; pode-se também utilizar a tecla <Shift>,
mantendo-a pressionada e clicando sobre a primeira e depois sobre a célula correspondente
ao final da faixa. Enquanto o cursor vai sendo movido, as células marcadas ficam com fundo
escuro para que, visualmente, se tenha controle da área selecionada. Quando chegar com o
cursor na célula final, o botão do mouse deve ser liberado.
Para selecionar células não-adjacentes, pressione o botão esquerdo do mouse e, enquanto
arrasta o retângulo de seleção pressione a tecla <CTRL>, o que faz com que libere o botão
esquerdo do mouse para que você possa selecionar um outro grupo de células.
Para desmarcar uma faixa, ou seja, retirar a seleção feita, basta dar um clique sobre
qualquer célula da planilha que não esteja marcada.
Para selecionar uma linha inteira ou coluna inteira, basta clicar, com o botão esquerdo do
mouse, na barra que mostra a posição da célula na coluna, como por exemplo, coluna D ou
linha 5.
MANIPULAÇÃO DE DADOS
Formatando Células
A barra de formatação é a maneira mais rápida de formatar células.
Contudo, não é a mais completa. Por meio do comando do menu Formatar opção Célula,
você tem acesso à caixa de diálogo Formatar Células, a qual permite uma série de
formatações especiais que são agrupadas em cinco pastas. As mais utilizadas dizem
respeito à formatação de números e ao alinhamento de texto.
A maioria dos formatos de números agrupa-se em sub-categorias. Para visualizar esses
formatos, selecione alguma célula que contenha um número antes de ativar a caixa de
diálogo.
A pasta Alinhamento permite a criação de efeitos bastante atraentes e que podem tornar o
visual de uma planilha muito mais interessante e profissional.
MANIPULAÇÃO DE DADOS
MANIPULAÇÃO DE DADOS
MANIPULAÇÃO DE DADOS
Inserir linhas e colunas em uma planilha é uma tarefa muito comum e normalmente
ocasionada pela necessidade de adicionar algum item a uma lista, ou devido à reformulação
da estrutura ou visual da planilha. A operação pode ser feita por meio do menu Inserir. A
seta do mouse sempre deve ser posicionada na linha ou coluna onde se deseja inserir uma
nova linha ou coluna em branco.
A linha onde a seta do mouse está posicionada é deslocada para baixo. No caso de
colunas, a coluna onde o cursor está posicionado é deslocada para a direita. Quando uma
linha/coluna é inserida, todas as fórmulas da planilha são reorganizadas para refletir as
alterações feitas.
Pode-se, ainda, utilizar outro método que consiste em, após estar determinado o local em
que se pretende inserir uma linha ou coluna, clicar o botão direito do mouse, para então,
optar pelo comando Inserir.
No quadro que irá aparecer, o usuário deve escolher a ação desejada.
MANIPULAÇÃO DE DADOS
(para coluna) e menu Formatar, opção Linha e opção Largura (para linha).
Esse comando exibe uma caixa de diálogo onde você deve informar a largura e a
quantidade de caracteres que a coluna ou linha devem exibir.
Após pressionar o botão OK, as colunas e linhas são automaticamente reformatadas para a
nova largura.
No terceiro modo, temos a forma mais rápida e prática de ajustar a largura de uma coluna
ou linha, que consiste em usar o recurso de AutoAjuste, que ajusta a largura da coluna ou
linha baseando-se na largura do maior elemento contido em uma célula delas.
Para ajustar automaticamente a largura da coluna ou linha, selecione-as, dando um clique
em sua letra ou número e ative o menu Formatar , opção Coluna ou Linha e opção
AutoAjuste de Seleção.
MANIPULAÇÃO DE DADOS
A Coluna ou Linha são automaticamente ajustadas para a maior largura do texto. Esse
recurso é extremamente útil quando uma coluna ou linha com números e texto ultrapassam
a largura pré-estabelecida. Para evitar tentativas e erros de ajuste, use esse recurso. Para
voltar a coluna para a largura padrão, use a última opção do menu.
Vale ressaltar, ainda, que quando se digita valores com extensão maiores do que as das
células, a sua visualização fica como abaixo, indicando que é preciso ajustar a coluna ou
linha.
A Utilização de Fórmulas
A UTILIZAÇÃO DE FÓRMULAS
Inserindo Fórmulas para fazer Cálculos
A planilha do Excel reconhece um cálculo ou fórmula quando se inicializa a célula com o
sinal de igual (=). Assim, é possível, por exemplo, somar em uma célula C3, o valor de uma
célula A3 mais o valor de uma célula B3, como também, pode-se multiplicar, dividir, subtrair
ou inserir outras fórmulas.
Para executar o cálculo acima, digite uma valor na célula A3 e outro na célula B3, e na
célula C3, digite = , selecione a célula A3, digite o sinal de +, selecione a célula B3 e
pressione ENTER.
● SOMA: +
● SUBTRAÇÃO: -
● DIVISÃO: /
● MULTIPLICAÇÃO:*
É importante ressaltar que o Excel trabalha com os parentêses, quando se pretende fazer
vários cálculos em uma mesma célula, a fim de priorizar aqueles que devem ser realizados
primeiramente.
Então, se para uma célula D5, deseja-se calcular a soma de B1 com C3, multiplicado pelo
valor da célula F5 e, por último, divido por 3, é preciso montar a seguinte fórmula, na célula
D5:
=(B1+C3)*F5/3 ou =((B1+C3)*F5)/3
Exercícios
Exercícios
● Digite os dados abaixo:
Como exemplo, digite na célula A1 a palavra Janeiro. Posicione a seta do mouse sobre a
Alça de Preenchimento. Ela irá se transformar em uma cruz. Clique com o botão esquerdo
do mouse e arraste a cruz até a célula E1. Ao chegar na coluna E, libere o botão do mouse.
O Auto Preenchimento reconhece letras maiúsculas e minúsculas, datas, dias de semana,
seqüencias como Mês 1, etc.
AutoSoma
O Excel possui um recurso muito útil e que facilita a entrada de fórmulas para calcular uma
somatória de valores contínuos.
Em uma tabela como a a seguir:
Uma segunda caixa de diálogo será aberta mostrando uma explicação sobre a função. Para
cada argumento da função, o Excel mostra uma explicação quando você posicionar o cursor
sobre ele. Em nosso caso, queremos fornecer apenas um argumento, que corresponde à
faixa de células A3:E3. Após informar os argumentos desejados, deve ser pressionado o
botão OK para que a função seja introduzida na célula.
Se a função Média parece tão simples de usar, não justificando o uso do Assistente de
Função, o Excel possui funções que exigem 5 ou mais argumentos, como é o caso da
função financeira Taxa. Nesses casos, o Assistente de Função é um verdadeiro mestre,
ensinando a sintaxe e significado dos argumentos.
Exercícios
Exercícios
● Digite os valores conforme abaixo:
Alimentação: 50/JAN, 52/FEV, 56/MAR, 50/ABR;
Alojamento: 500 ao mês;
Estacionamento: 50 ao mês;
Prestações: 1950,52 ao mês;
Telefone: 51/JAN, 53/FEV, 52/MAR, 50/ABR.
● Utilize o recurso Auto-Preenchimento para descrever os meses à partir da célula D2
até a coluna G.
● Altere o saldo referente ao mês de Janeiro/98 para 10.500 e confira a célula de função.
MANIPULAÇÃO DE UMA PASTA DE TRABALHO E SUAS PLANILHAS
Nomeando Planilhas
É possível dar qualquer nome à planilha, bem como alterá-lo. Assim, abaixo, estão os
procedimentos para realizar tal ação :
MANIPULAÇÃO DE UMA PASTA DE TRABALHO E SUAS PLANILHAS
● Clicar, com o botão direito do mouse, sobre a aba da planilha que se deseja renomear;
● No quadro que irá aparecer, optar pelo comando Renomear;
Salvar neste menu. Outra forma de se efetuar esta operação é clicando no ícone Salvar
na barra de ferramentas.
A grande diferença entre os comandos Salvar e Salvar como, reside no fato de que quando
se está salvando uma pasta de trabalho pela primeira vez, o Excel irá perguntar em que
diretório se deseja gravar o arquivo, bem como com que nome e formato. Assim, se a pasta
de trabalho não foi gravada nenhuma vez, o Excel irá fazer pedir essas especificações, tanto
mediante o comando Salvar ou Salvar como.
Importa, então, ressaltar que o comando Salvar implica em uma atualização do arquivo em
que se está alterando, ou seja, as alterações na pasta de trabalho do Excel serão salvas
com o mesmo nome e, portanto, no mesmo arquivo.
Por outro lado, quando se deseja salvar alterações de um arquivo com um outro nome ou
apenas mudar o nome de um arquivo, sem sobrepor um ao outro, utiliza-se o comando
MANIPULAÇÃO DE UMA PASTA DE TRABALHO E SUAS PLANILHAS
Salvar como.
Para abrir uma nova Pasta de Trabalho, o Excel traz o botão Novo , que abre
automaticamente uma nova Pasta de Trabalho.
Caso se esteja trabalhando com várias Pastas de Trabalho, o menu Janela traz os nomes
das Pastas de Trabalho em uso. Para alternar entre as Pastas, acione o menu Janela e
escolha a Pasta que deseja visualizar.
MANIPULAÇÃO DE UMA PASTA DE TRABALHO E SUAS PLANILHAS
Exercícios
Exercícios
● Renomeie sua planilha como Gastos Anuais.
● Salve sua planilha no c:temp como Ex1-2-3.
● Abra sua planilha Ex 1-2-3 no c:temp.
● Adicione uma nova pasta e nomeia como Gráfico.
CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS
Esse procedimento fará aparecer o assistente de gráfico do Excel, o qual está estruturado
em 4 etapas para realizar a construção e editoração gráfica.
CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS
Na etapa 1, é necessário definir o tipo de gráfico que se pretende utilizar. Para isso, existem
diversos tipos padrões e personalizados. Para uma visualização prévia dos dados nos tipos
de gráficos, basta manter o botão esquerdo do mouse apertado na opção Manter
pressionado para exibir exemplo.
Após a especificação do tipo de gráfico que se pretende utilizar, é necessário clicar em
Avançar para dar continuidade às etapas do assistente de gráfico.
CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS
Ainda na etapa 2, pode-se nomear a seqüência coletada ou alterar os dados dos eixos X ou
Y.
CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS
Na etapa 3, o assistente permite ao usuário dar um título ao gráfico e para seus eixos,
estabelecer linhas de grade, posicionar a legenda, rotular os dados e opção de mostrar a
tabela de dados junto ao gráfico.
CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS
Por último, após tudo estar definido e especificado, basta clicar em Concluir. Assim, com o
gráfico pronto o Excel permite, ao usuário, formatar e redefinir padrões para ele. Uma das
opções consiste em usar os recursos da barra de ferramentas de gráfico que aparece após
a conclusão do assistente.
Uma outra opção para formatar o gráfico, depois de pronto, consiste em clicar, na barra de
CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS
Assim, para adicionar título a um gráfico, título de eixo ou ambos, selecione o Gráfico,
escolha Opções de Gráfico no menu Gráfico e clique no campo Título. Você pode então
em cada campo correspondente digitar o texto desejado.
Para adicionar uma legenda que identifique as seqüências ou categorias de dados no
gráfico, escolha o comando Legenda dentro de Opções de Gráfico ou clique sobre o botão
Para mover um gráfico na planilha, selecione-o clicando sobre ele e com o botão
pressionado arraste-o até o local desejado.
Para mudar o tamanho do gráfico, selecione-o clicando sobre ele, e posicione o ponteiro do
mouse sobre um de seus cantos (alças). Quando o ponteiro do mouse assumir a forma de
uma seta de duas pontas, pressione novamente o botão do mouse e arraste o gráfico para
redimensioná-lo.
Para excluir um gráfico de uma planilha, selecione-o e pressione a tecla DEL. Você também
pode excluir um gráfico selecionado através do menu Editar, opção Limpar e, em seguida,
Tudo.
As Partes de um Gráfico
A ilustração a seguir exibe as partes de um gráfico 2D.
CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS
A área de plotagem, em um gráfico 2D, é delimitada pelos eixos, e em um gráfico 3D, inclui
nomes de categoria, rótulos de marcas de escala e títulos de eixos. Você pode selecionar a
área de plotagem para mudar seu tamanho ou formatação.
Exercícios
● Abra sua planilha ex 1-2-3 no diretório c:temp
Elabore um gráfico como abaixo na pasta de trabalho Gráfico:
● Altere os dados de alimentação para: 70/Jan, 30/Fev, 50/Mar, 10/Abr e confira seu
gráfico com o abaixo:
IMPRESSÃO DE PLANILHAS
IMPRESSÃO DE PLANILHAS
Configurando a Página da Planilha
A configuração da página da planilha é feita através de uma caixa de diálogo que é acionada
no menu Arquivo e opção Configurar Página.
Esta Caixa de Diálogo é dividida em quatro pastas que estão relacionadas com o tamanho
físico da página, o tamanho das margens, o conteúdo do cabeçalho e rodapé e, também, a
pasta planilha que define os aspectos da impressão mais genéricos.
Para optar pelas pastas, é necessário, apenas, dar um clique com o botão esquerdo do
mouse nos marcadores de página.
IMPRESSÃO DE PLANILHAS
A pasta Margens é usada para definir a área de impressão dentro da página mediante a
definição da largura das quatro margens. Além do tamanho das margens, o usuário pode
especificar também a distância que os eventuais cabeçalho e rodapé terão da borda do
papel.
Qualquer alteração feita nas caixas de digitação, é refletida na página de exemplo exibida no
centro da caixa de diálogo. Como padrão, o Excel imprime a área selecionada a partir do
canto esquerdo superior. Contudo, ele permite que a impressão seja centralizada tanto
vertical como horizontalmente na página. Para obter a centralização desejada, marque uma
das caixas que estão sob o título Centralizar na Página.
IMPRESSÃO DE PLANILHAS
A última pasta Planilha possui alguns itens importantes que você deve conhecer e que
afetam bastante a aparência da planilha. Os principais encontram-se no painel Imprimir, que
serão explicadas adiante.
Como padrão, o Excel imprime as linhas de grade da área que está sendo impressa. Muitas
vezes esse recurso ajuda, outras vezes deixa a impressão muito carregada. De um modo
geral, prefere-se imprimir a planilha sem linhas de grade. Para tanto, é necessário que a
IMPRESSÃO DE PLANILHAS
marca X ao lado esquerdo da opção Linhas de grade fique desativada, dando-se um clique
com o botão esquerdo do mouse sobre ela.
Visualizando a Impressão
O Excel possui o recurso de visualização de páginas, que permite uma visualização prévia
de como será a disposição da planilha na página impressa.
Esse recurso, certamente, economiza muito tempo do usuário, eliminando os ajustes de
posicionamento após uma impressão que não ficou boa. Além disso, vale ressaltar que o
que se vê na visualização corresponde, exatamente, ao que será impresso, ou seja, What
you see is what you get !
Para ativar a visualização de página, o usuário pode usar o botão Visualizar impressão
ou então a opção de mesmo nome do menu Arquivo. As duas opções abrirão uma nova
tela, em que uma página inteira é visualizada, como mostra a próxima figura, onde os
principais elementos da tela são destacados.
Para alterar a posição de algum dos marcadores pretos, basta posicionar o cursor sobre ele,
ou sobre sua linha, e arrastá-lo até a posição desejada.
Impressão
Quando desejar imprimir toda a planilha, sem fazer nenhum tipo de ajuste na impressão, a
forma mais rápida de obter esse resultado é utilizar o botão Imprimir . Ao ser
pressionado, ele exibe uma caixa de diálogo que mostra a evolução da impressão e permite
o cancelamento do processo por meio de um clique no botão Cancelar.
Porém, nem sempre o usuário deseja imprimir toda a sua planilha ou pasta de trabalho.
Muitas vezes, ele precisa imprimir uma área de uma planilha, como apenas o gráfico ou,
então, algumas planilhas de uma pasta de trabalho. Nessas situações, é necessário recorrer
ao menu Arquivo e opção Imprimir.
Essa opção abre uma caixa de diálogo na qual podem ser configuradas diversas
características da impressão.
IMPRESSÃO DE PLANILHAS
Caso o usuário queira apenas imprimir o gráfico e não a planilha inteira com os dados, ele
deve inicialmente selecionar o gráfico dando dois cliques, com o botão esquerdo do mouse,
em cima do próprio gráfico e escolher no menu Arquivo a opção Imprimir. O usuário pode
observar que na caixa de diálogo imprimir temos agora a opção Gráfico selecionado.
IMPRESSÃO DE PLANILHAS
Exercícios
● Abra sua planilha ex 1-2-3 no diretório c:temp;
● Formate-a de modo que a planilha fique no centro da página na horizontal;
● Insira cabeçalho com o nome Fundação Getúlio Vargas centralizado com a cor azul
royal;
● Insira Rodapé iniciando a página no número 11; coloque a data no canto direito e seu
nome no canto esquerdo;
● Configure a disposição do papel como retrato;
● Entre na pasta Gráfico;
● Configure-o para que sua impressão fique como a abaixo: