Мэдээллийн технологи

Мэдээллийн систем
Өгөгдлийн сан

М.Алтансүх ©2011

Access програмын тухай
Database гэж юу вэ?

®

Microsoft Office
Access™ 2007

Query гэж юу вэ?
Form гэж юу вэ?

Report гэж юу вэ?

Microsoft

®

Office Access™ 2007

1992 Access 1.0
1993 Access 1.1
1994 Access 2.0

Microsoft Access програмыг ашиглан төрөл
бүрийн мэдээ мэдээллийн сан үүсгэж,
боловсруулах, сан дотороо хялбар хайлт
хийх зориулалттай MICROSOFT OFFICE ын багц програмуудын нэг юм.

1995 Access 95
1997 Access 97
2000 Access 2000
2001 Access XP o 2002

2003 Access 2003
2007 Access 2007
2010 Access 2010
Microsoft

®

Office Access™ 2007

DATABASE гэж юу вэ?
Мэдээллийн технологийн нэгэн чухал ойлголт бол
өгөгдлийн сан (database) юм.
Хэрэглэгч нь өгөгдлийн сантай ( Өгөгдлийн сан удирдах
систем – DataBase Management System)-ийн тусламжтайгаар
харьцана.
DBMS-үүд: Database, Interbase, Microsoft Access, Microsoft SQL
Server (derived from Sybase), MySQL, Oracle Corporation , Paradox
(database), Sybase, Visual FoxPro

Microsoft

®

Office Access™ 2007

ACCESS програм дээр
Database-ийг шинээр
үүсгэх

Microsoft Access харилцах цонх нээгдэх бөгөөд
үүнээс Blank Database командыг сонгоно.
Blank Database командыг сонгоход хажуу тал нь
Blank Database харилцох цонх нээгдэнэ.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

ACCESS програм дээр
Database-ийг шинээр
үүсгэх

Open товчийг дарж database хадгалах байрлал хавтасын замыг
зааж өгнө.
File name нүдэнд шинээр үүсгэх мэдээний сангийн нэрийг
өгөх ба хавтасны байрлалыг зааж өгөөд Create товчийг дарна.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

ACCESS програм дээр
Database-ийг шинээр
үүсгэх

Шинээр хүснэгт нэмэхэд DATASHEET-VIEW-DESIGN VIEW
командыг сонгоно.
DESIGN VIEW командыг сонгоход хүснэгтийг хадгалах харилцох
цонх нээгдэх болно.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

DESIGN VIEW
сонголт хийхэд Table
буюу хадгалсан нэртэй
цонх гарч ирнэ.

Тус цонхонд шинээр үүсгэх хүснэгтэнд хамаарах бүх талбарыг тодорхойлж өгнө.
Талбарын нэр, талбар дахь мэдээний төрөл зэрэг үндсэн тодорхойлолтыг зааж
өгөхөөс гадна шаардлагатай нэмэлт шинж чанаруудыг хүснэгтийн талбар бүрт
тодорхойлж өгдөг.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

ner гэсэн талбарт text
төрлийг авсан ба нэмэлт
шинж чанарын хэсэг
FIELD PROPERTIES-д
тодорхойлж өгнө.

 Мэдээний нэг төрлийн элементийг хадгалах талбарын нэрийг заадаг.
 Талбарын нэрийг өөрт ойлгомжтой байдлаар, юуг илэрхийлж байгаагаас нь
хамааруулан агуулгынх нь хувьд товчлон дураараа өгч болно.
 Талбарын нэрийг заавал крилл үсгээр тодорхойлох шаардлагагүй. Талбаруудад
ижил нэр зааж өгч болохгүй.
Microsoft

®

Office Access™ 2007

Access програм дээр
талбарын өгөгдлийн хэд
хэдэн төрөл байна.

Хэрвээ тоогоор илэрхийлэгдсэн боловч тэдгээр дээр арифметик үйлдэл хэзээ
ч хийгдэхгүй мэдээллийн төрлийг TEXT төрлөөр зааж өгөх нь зүйтэй.
Жишээ нь: оюутны код, регистр дугаар

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Өгөгдлийн
төрөл

Авах утга

Санах ойд
эзлэх хэмжээ

Text

Нэг мөр тэмдэгтээс тогтох тэмдэгт мөрийг заах

0-255 байт

Memo

64000-аас хэтрэхгүй үсэг, тоо, тусгай тэмдэгтээс
тогтох их хэмжээний текст төрөл

0-64000 байт

Number

Тоон өгөгдөл

1,2,3 эсвэл 8
байт

Date/Time

Он, сар, өдөр, цаг зэрэг мэдээ оруулах

8 байт

Currency

мөнгөн төрлийн өгөгдөл

8 байт

AutoNumber

Автомат дугаарлалт

4 байт

Yes/No

“үнэн” эсвэл “худал” гэсэн утгаар илэрхийлэгдэх

1 байт

OLE object

график, дүрс, дуу зэрэг гадаад объектийг заах

1 гега байт

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Хэрэглэгчид зориулж талбарт
хадгалах мэдээний тухай
дэлгэрэнгүй тайлбарыг
Description –д өгч болно.

TABLE -д орох бүх талбаруудыг тодорхойлсны дараа талбаруудтай
холбоотой нэмэлт шинж чанар буюу төлөвүүдийг тодорхойлож өгнө.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Tалбарын хэмжээ,
хязгаарыг тодорхойлно.

Энэ төлөв нь Text болон
Number төрлийн талбарт
хамаарна.

1. Text
талбарын хувьд тухайн
талбарт дээд тал нь
хичнээн тэмдэгт орохыг
зааж өгнө.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Tалбарын хэмжээ,
хязгаарыг тодорхойлно.

Энэ төлөв нь Text болон
Number төрлийн талбарт
хамаарна.

2. Number
талбарын хувьд дараах
хэлбэрүүдийн аль
тохиормжтойг сонгоно.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Хэмжээ

Microsoft

®

Бутархай
орны хэмжээ

Авах утгын хязгаар

Хамгийн бага

Хамгийн их

Санах ойд
эзлэх байт

DOUBLE

15

-1.797.10308

1.797.10308

8 байт

SINGLE

7

-3.4.1038

3.4.1038

4 байт

LONG INTEGER

-

-2,147,483,648

2,147,483,647

2 байт

INTEGER

-

-32,768

32,767

2 байт

BYTES

-

0

255

1 байт

CURRENCY

4

-922,337,203,685,
477.5808

922,337,203,685,
477.5808

4 байт

Office Access™ 2007

Tалбарт орсон утгуудын
харагдах хэлбэрийг
тодорхойлно.

Энд ямар төрлийн талбарыг сонгосноос
шалтгаалан өөр өөр байна.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

NUMBER, AUTONUMBER,
CURRENCY – төрлийн
талбарын хувьд дараах
хэлбэртэй байна.

GENERAL
NUMBER
CURRENCY
FIXED
STANDARD
PERCENT
SCIENTIFIC
Microsoft

®

Утгыг гараас оруулсан хэлбэрээр харуулна.
Тооны ард мөнгөн тэмдэгт авч харуулна.
Тоог заасан бутархай оронтойгоор үзүүлнэ.
Тоог мянгат мянгатаар тусгаарлаж, бутархай орныг 2 цифрээр үзүүлнэ.
Тоог зуугаар үржиж, хувьд шилжүүлж харуулна.
Тоог аравтын зэрэгт хэлбэрээр харуулна.
Office Access™ 2007

DATE/TIME – төрлийн
талбарын хувьд дараах
хэлбэртэй байна.

YES/NO -төрлийн талбарын хувьд TRUE/FALSE, YES/NO эсвэл ON/OFF байна.
DECIMAL – Тоон ба мөнгөн төрлийн өгөгдлийн утгын бутархай оронд авах
цифрийн тоог заана. Бүхэл тооны хувьд бутархай нь тэг утгатай байна. Харин
бодит тооны хувьд бутархайн орны цифрийн тоог DOUBLE үед 15-аас, SINGLE
үед 7-гоос хэтрэхгүй утгаар заана.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Талбарын утгыг гараас ямар
хэлбэртэй оруулахыг
тодорхойлно.

Мэдээлийн сан удирдах систем нь зөвшөөрөхгүй хаадаг, иймээс тус тодорхойлолт нь
талбарт алдаатай утга орохоос сэргийлэх зориулалттай.
Оруулах маскийг текст төрлийн мэдээний хувьд ихэвчлэн тогтмол урттай утга авах
талбарт заадаг.
Үсгэн эсвэл цифрэн тэмдэгтийн маскуудыг “Зайлшгүй оруулна” эсвэл “Зайлшгүй
оруулах шаардлагагүй” гэж ялгаж өөр өөрөөр заадаг.
Microsoft

®

Office Access™ 2007

Маск
0
9
#
L
?
A
a
&
C
.,:;-/()

Тайлбар
Цифр (0-9), тооны зарим (+, -) тэмдэг байж болно. Зайлшгүй оруулах.
Цифр (0-9), тэмдэгт оруулаагүй байрлалд зай авна. Зайлшгүй оруулахгүй.
Цифр (0-9), тэмдэгт оруулаагүй байрлалд зай авна. Зайлшгүй оруулахгүй.
Үсэг (A-z) оруулах. Зайлшгүй оруулна.
Үсэг (A-z), тэмдэгт ороогүй байрлалд зай авах. Зайлшгүй оруулахгүй.
Цифр (0-9) болон Үсэг (A-z) оруулах. Зайлшгүй оруулна.
Цифр (0-9) болон Үсэг (A-z) оруулах. Зайлшгүй оруулахгүй.
Дурын тэмдэгт болон зай авах. Зайлшгүй оруулна.
Дурын тэмдэгт болон зай авах. Зайлшгүй оруулахгүй.
Бутархай орон, мянгат, огно, цагийг тусгаарлагч, болон бусад тусгаарлагчид

>

Энэ тэмдэгээс хойш бичигдэх бүх үсгүүд том үсэг рүү шилжинэ.

<

Энэ тэмдэгээс хойш бичигдэх бүх үсгүүд жижиг үсэг рүү шилжинэ.

!

Зайлшгүй оруулахгүй гэсэн тэмдэгтүүдийг баруунаас зүүн тал руу хоосон зайг шахна.

\

Энэ тэмдэгийн ард бичигдсэн тэмдэгт байнга бичигдэж үзэгдэх болно.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Caption - Нүдэнд идэвхитэй
байгаа талбарын гарчгийг буюу
хүснэгтийн толгойд бичигдэх
үгийг өгнө.
Ж.н: „oyutnii ner‟ гэсэн нэртэй
талбарын CAPTION нь
“оюутны нэр ” гэж бичиж өгнө.
TABLE-бичлэг оруулах үед талбарын гарчиг
буюу хүснэгтийн толгойд Caption-бичсэн
текст гардаг.
Хэрэв нүдийг хоосон орхивол талбарын нэр
хүснэгтийн толгойд гарна.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Тухайн нэг талбарын утгуудын
дийлэнх хувь нь тогтмол нэг
утга авч байх тохиолдолд
талбарт давтагдах утгыг зааж
өгөх нь ашигтай байдаг.
Талбар заасан утгаар автоматаар
бөглөгдөх ба энэ нь хэрэглэгчийг
нэг утгыг ахин дахин оруулахаас
чөлөөлж ажлыг нь хөнгөвчилдөг

Оюутны
мэдээний
сан
үүсгэгч тухайн нэг анги дээр
бүртгэл хийх бол “Ангийн
нэр” гэсэн талбарт ангийнхаа
нэрийг зааж өгнө.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Талбарт авах өгөгдлийн утга
дээр нэмэлт хязгаар тавихад
хэрэглэнэ.

Хэрэв хэрэглэгч талбарын авах утгын хүрээнд тохироогүй утга оруулах оролдлого
хийвэл мэдээний сангийн VALIDATION TEXT тодорхойлолтонд зааж өгсөн бичвэр
дэлгэц рүү гарч буруу утга оруулах гэж байгааг мэдээлнэ.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Талбарт авах өгөгдлийн утга
дээр нэмэлт хязгаар тавихад
хэрэглэнэ.

Ж.н: “Нас” гэсэн талбарт BYTE төрлийг авч
оруулах утгуудаа 1-112-ын хооронд хэлбэлзэнэ
гэвэл утганд нэмэлт хязгаар өгье.
Vilidation Rule - “>1 and <112” гэж бичнэ.
Vilidation Text – “Та өгөгдлөө буруу оруулсан
байна. 1-112 хооронд утга авна” гэж бичнэ.
Microsoft

®

Office Access™ 2007

Талбарт авах өгөгдлийн утга
дээр нэмэлт хязгаар тавихад
хэрэглэнэ.

Мөн
“Боловсрол”
гэсэн
талбарын
VALIDATION TEXT-д зөвхөн бага, дунд, дээд
гэсэн утга авахаар зааж өгье.

Vilidation Rule - =”Бага” or =”Дунд” or =”Дээд”
гэсэн логик илэрхийллээр бичнэ.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Талбарт зайлшгүй утга
оруулах шаардлагатай эсэхийг
хянадаг хэрэгсэл юм.

YES - Тухайн талбарт зайлшгүй утга оруулах.
NO - Тухайн талбарт утга оруулахгүй үед сонгоно.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Сонгосон талбараар
эрэмбэлэх үгүйг
тодорхойлно.

NO-тухайн талбараар эрэмбэлэхгүй

YES /DUPLICATES OK/- талбараар түлхүүр
давхардаж эрэмбэлнэ.
YES /NO DUPLICATES/- талбараар нэг утгатай
эрэмбэлнэ.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Бичлэгийг нөгөөгөөс ялгаж
өгч байдаг дор хаяж нэг
талбар байх ѐстой.

Тодорхойлохын тулд эхлээд
хүснэгтийн ямар талбарыг
түлхүүр болгож авахыг
тогтоосон байна.
Түлхүүр талбарт орсон утга хоосон буюу 0 утга байж болохгүй.
Мөн тухайн түлхүүр талбарт орсон утга давхардахгүй байх хэрэгтэй.

Шаардлагатай үед л Primary key-г тодорхойлдог.
Primary key гэж тодорхойлсон талбар ихэвчлэн мэдээллийн бааз хоорондын
харилцан хамаарлыг тодорхойлоход ашигладаг.
Microsoft

®

Office Access™ 2007

Тухайн сонгосон
талбарын харагдах
хэлбэрийг сонгоно.

YES/NO төрлийн өгөгдлийг гараас тийм, үгүй утгыг оруулах уу, эсвэл
CHECK BOX –д тийм, үгүй сонголт хийхээр харагдуулах уу гэдгийг сонгоно.
TEXT төрлийн талбарын хувьд дараах жишээгээр тайлбарлая. Оюутны
боловсролын мэдээллийг агуулах талбарт дээд, дунд, бага гэх мэтээр байнга
давтагдан ордог мэдээллүүдийг жагсаалтаас сонгохоор хийж болно.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Display Control - сонголтын
харагдах хэлбэрт TEXT BOX,
LIST BOX, COMBO BOX

гэсэн 3 хэлбэр байна.

Эндээс COMBO BOX хэлбэртэй
харагдахаар сонгосон.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Нүдэнд жагсаалтын
мэдээллийг хаанаас
авахыг сонгоно.

TABLE/QUERY-ROW
SOURCE-д
заасан
хүснэгтийн юмуу query-ийн мэдээнээс авах
VALUE LIST-бичсэн жагсаалтаас элемент авах
FIELD LIST -заасан талбарын утгуудыг авах

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Нүдэнд COMBO BOX-д авах
хувьсагчдын жагсаалтыг
бичиж өгнө.

Үүний тулд Оюутны боловсрол оруулах
нүдэнд
дээд,
дунд,
бага
г.м
мэдээллүүдийг шууд сонгож ашиглах
боломжтой болно. Утгуудыг (“ ”)
хашилтанд бичих ба (;) тодорхойлох
таслалаар тусгаарлаж өгнө.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

BOUND COLUMN
COLUMN COUNT
COLUMN HEADS
COLUMN WIDTH
LIST ROWS
LIST WIDTH
LIMIT TO LIST
Microsoft

®

Эдгээр заалтууд нь тухайн жагсаалтын утгуудыг агуулсан
цонхон дахь баганы тоо, толгой, өргөн зэргийг тодорхойлно.

Эдгээр заалтууд нь тухайн жагсаалтын утгуудыг агуулсан
цонхон дахь мөрийн тоо, өргөн, мөн зөвхөн жагсаалтад
бичигдсэн сонголтоор хязгаарлах зэргийг тодорхойлно.
Office Access™ 2007

QUERY гэж юу вэ?
Мэдээлэлийн сангийн үндсэн объектуудын нэг юм.
Query – ийг Table –ийн талбарыг сонгох, бичлэгийг
сонгох, бичлэгийг эрэмбэлэх, томъѐо тооцоолол хийх
талбаруудыг нэгтгэх г.м зорилгуудаар ашигладаг.

CREATE цэснээс QUERY WIZARD, QUERY DESIGN гэсэн 2
командуудаас аль нэгийг сонгож query байгуулж болно.
Microsoft

®

Office Access™ 2007

CREATE цэснээс
QUERY WIZARD
командыг сонгоно.

1. SAMPLE QUERY WIZARD- нэг хүснэгтээс тодорхой тооны талбаруудыг шүүн
харуулах, эсвэл харилцан хамаарал бүхий хүснэгтэд байгаа талбаруудын
мэдээллүүдийг нэгтгэж харуулна.
2. CROSSTAB QUERY WIZARD –энэ хэлбэрийг ихэвчлэн давхардсан өгөгдөл
бүхий таблицыг эмхэлж, цэгцлэхэд ашигладаг.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

CREATE цэснээс
QUERY WIZARD
командыг сонгоно.

3. FIND DUPLICATES QUERY WIZARD –нь мөн давхардсан хүснэгтийн
мэдээллүүдийг цэгцлэж харуулна
4. FIND UNMATCHED QUERY WIZARD- нь ихэвчлэн нэгээс олон харьцаа үүсгэж
байгаа олон таблицуудын дунд хийгдэх бөгөөд үндсэн мэдээллийн санд байгаа
тодорхой талбарын өгөгдөл, мөн тэр талбараар нэгээс олон юмуу эсвэл нэгээс нэг
харьцаа үүсгэж, байгаа дэд мэдээллийн сангийн тухайн талбарт байхгүй байвал тэр
бичлэгүүдийг үндсэн мэдээллийн сангаас шүүж, мэдээллийг эрэмбэлж гаргана.
Microsoft

®

Office Access™ 2007

SAMPLE QUERY
WIZARD-ыг
сонгоно.

TABLES/QUERIES хэсгээс тухайн мэдээллийн сан байгаа хүснэгт болон queryийн нэрийг сонгоход AVAILABLE FIELDS цонхонд тухайн сонгосон хүснэгтийн
талбарын жагсаалт гарч ирэх ба эндээс
хэрэгтэй талбаруудыг сонгож
SELECTED FIELDS цонхонд оруулж NEXT товчлуурыг дарна.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

DETAIL- буюу талбар
бүрийг жагсаалт
хэлбэрээр сонгоно.

QUERY-ийн нэрийг бичиж өгөөд
FINISH товчлуур дээр дарсаны дараа
хайлтын хүснэгт гарчигтай шинэ
хүснэгт үүснэ.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

CREATE цэснээс
QUERY DESIGN команд
сонгож query байгуулж
болно.

DESIGN VIEW командыг сонгоход QUERY-ийн
дизайныг байгуулах цонх, мөн хэрэглэгчийн
үүсгэсэн хүснэгтүүдийг харуулсан Show Table
цонх гарч ирнэ.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

CREATE цэснээс
QUERY DESIGN команд
сонгож query байгуулж
болно.

Show Table цонхны хүснэгтийн жагсаалтаас
Query-д хэрэглэгдэх хүснэгтүүдээ Add командын
туслалцаатайгаар QUERY DESIGN-ий цонхонд
оруулна.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Хүснэгтэд байгаа
өгөгдлүүдээс нэр, овог гэсэн
талбарт байгаа өгөгдлүүдийг
сонгож QUERY байгуулъя.

Эхлээд хүснэгтийн талбаруудаас QUERY-д хүссэн талбаруудаа сонгож байрлуулна.
Сонгохдоо талбараа хулганаар чирч QUERY DESIGN-ны FIELD нүдэнд байрлуулна.
Дараагийн талбарыг мөн адил FIELD –ийн дараагийн баганад дээрхийн адил
байрлуулна.
Эдгээрийн үйлдлийн дүнд QUERY DESIGN дараах байдалтай харагдана.
Microsoft

®

Office Access™ 2007

QUERY-ийн үр дүнг харахдаа
QUERY цэсээс Run QUERY
командыг өгөх буюу RUN
дүрст командыг сонгоно.

Энэ QUERY-ийн үр дүн нь dun хүснэгтийн
зөвхөн овог, нэр гэсэн 2 талбарын
мэдээллүүдээс бүтсэн жагсаалт гарна.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Оюутаны мэдээллүүдийг
агуулсан хүснэгтүүдээс 70
дээш үнэлгээ авсан оюутны
овог, нэр, хичээлийн нэр, дүнг
харуулах QUERY байгуулъя.

Энэ QUERY-ийн үр дүн нь dun хүснэгтийн 70-аас
дээш үнэлгээ авсан оюутны овог, нэр, хичээлийн
нэр, дүнг харуусан жагсаалт гарна.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

SORT талбарын
ASCENDINIG – өсөх,
DESCENDING - буурах
дарааллаар эрэмбэлэнэ.
Аль нэг баганын элементүүдийг
эрэмбэлэх бөгөөд бусад баганын
элементүүд энэ баганын харгалзах
мөрийнхөө элементүүдийг даган
байр сэлгэдэг.
• Тоон утгуудын хувьд
эрэмбэлэлт хийгдэнэ.

өсөх

ба

буурах

• Текст буюу тэмдэгт өгөгдлийн хувьд эдгээр нь
цагаан толгойн үсгийн дарааллаар хийгдэнэ.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Өгөгдлийн сангийн нэг чухал
тал нь тодорхой мэдээллийг
түргэн шуурхай хайн олж
гаргаж ирдэг байх ѐстой.

Criteria мөрний хичээлийн
нэрний талбарт
[ENTER хичээлийн нэр] гэж
бичээд RUN товчийг дарна.
ENTER хичээлийн нэр гэсэн цонхонд
хичээлийн нэрийг бичиж өгөөд OK товч дарна.
Үр дүн нь:

Microsoft

®

Office Access™ 2007

FORM гэу юу вэ?
Table – д байгаа бичлэгүүдийг цонхонд харуулах
Access програмын нэг хэсэг юм.
Form-ийг Table – д байгаа өгөгдлийг дэлгэцэнд
тохиромжтой хэлбэрээр харуулах, бичлэгтэй ажиллахад
илүү хялбар дөхөм болгох зэрэгт ашигладаг.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Form командуудыг сонгож
FORM загварыг шинээр
байгуулая.
Үүний тулд эхлээд аль
хүснэгтийг ашиглаж form
бэлдэх гэж байгаагаа
тодорхойлсон байх хэрэгтэй.
FORM –команд нь таны сонгосон хүснэгтийг автоматаар Form-ын хэлбэрт
оруулна.

SPLIT FORM – команд нь сонгосон хүснэгтийн Formыг автоматаар
байгуулахаас гадна доор нь тухайн хүснэгтийн бичлэгүүдийг давхар харуулдаг.
MULTIPLE ITEMS – команд нь хүснэгт дээр байгаа бүх бичлэгийг FORM
хэлбэрт оруулж харуулдаг.
Microsoft

®

Office Access™ 2007

Form командуудыг сонгож
FORM загварыг шинээр
байгуулая.
Үүний тулд эхлээд аль
хүснэгтийг ашиглаж form
бэлдэх гэж байгаагаа
тодорхойлсон байх хэрэгтэй.
PIVOTCHART – команд нь хүснэгтийн зарим бичлэгийн үзүүлэлтүүдийг
ашиглаж график байгуулна.

BLANK FORM – командаар хоосон form-ын цонх нээгдэх бөгөөд хүснэгтийн
талбаруудаас хэрэгтэй мэдээллүүдийг татаж оруулан form байгуулна.
FORM DESIGN – команд

Microsoft

®

нь FORM загварыг шинээр байгуулах.
Office Access™ 2007

Form – д нэр өгөх.

Design – Title командыг сонгож формын
нэрийг “Оюутан бүртгэл ” гэж бичив.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Form - ын загварыг
дараах хэлбэрт оруулах.

FORM-д оруулах гэж байгаа
талбаруудыг сонгож хулганаар формын
цонх руу чирч оруулж ирнэ.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

FORM VIEW командыг
сонгоход FORM дараах
хэлбэртэй орно.

Форм нэмсэн мэдээллүүд тухайн
харъялагдах хүснэгтийн талбаруудад
автоматаар нэмэгдэх болно.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

LAYOUT VIEW командыг
сонгоход FORM дараах
хэлбэртэй орно.

Хэрэв FORM хэлбэр, үзэмжийг өөрчлөх бол:
DESIGN – VIEW – LAYOUT VIEW командыг
сонгоход FORMAT цэсэнд AUTO FORMAT
гэсэн шинэ дэд цэс нэмэгдэж гарч ирнэ.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

REPORT гэу юу вэ?
REPORT гэдэг нь тайлан гэсэн үг бөгөөд өгөгдлийг хэвлэхэд
бэлэн болгох тайлангийн загварыг байгуулна гэсэн үг юм.
Форм ашиглан Table – ийн мэдээллийг дэлгэцэнд харуулж
байсан бол REPORT ашиглан Table дэхь мэдээллийг хэвлэж
авах боломжтой.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

REPORT – команд нь
тухайн сонгосон Table – аар
тайлан бэлдэнэ.

BLANK REPORT, REPORT DESIGN командуудаар тайлангийн загварыг бэлдэх
болно.
Хийх аргачлал нь FORM DESIGN –ийг ашиглаж форм байгуулсантай адилхан
бөгөөд энэ аргачлалыг дээр форм байгуулж дэлгэрэнгүй тайлбарласан.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

REPORD WIZARD командыг
ашиглаж тайлангийн загварыг
байгуулъя.

Командыг сонгоход дараах цонх гарч ирнэ.
Бид
энэ
цонхонд
өөртөө
хэрэгтэй
хүснэгтийн талбаруудыг оруулсан байгаа.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

TABLES/QUERIES- цонхноос
тайлан дээр ашиглах хүснэгт
болон query-ийг сонгоно.

AVAILABLE FIELDS-цонхоос тухайн
хүснэгтэнд
байгаа
талбаруудын
жагсаалт гарч ирэх болно.
Жагсаалтаас
тайланд
хэрэгтэй
талбаруудыг
сонгож
SELECTED
FIELDS цонхонд оруулна.
Microsoft

®

Office Access™ 2007

DO YOU WANT TO ADD
ANY GROUPING LEVELS?цонхоноос та аль талбараар нь
групплэхийг сонгож болно.

Энэ цонхонд тайланд дээр гарах
мэдээллийг
ямар
талбараар
эрэмбэлэхийг тодорхойлно.
Хэрэв эрэмбэлэх бол өсөх болон
буурах дарааллыг нь тодорхойлно.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Цонхоос тайлангийн харагдах
хэлбэрийг (Багана, хүснэгт)
мөн цаасныхаа хэмжээг
(босоо, хөндлөн) сонгоно.

Тайлангийн харагдах хэлбэр, дизайныг
сонгож , тайлангийн гарчигийг бичиж
өгөөд FINISH товчлуур дээр дарна.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Хэрэв тухайн талбарын бичлэгүүд багтаахгүй байвал DESIGN
цэсний DESIGN VIEW командыг сонгож засварлаж болно.

Microsoft

®

Office Access™ 2007

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful