UNIVERZITET EDUCONS FAKULTET ZA USLUNI BIZNIS SREMSKA KAMENICA

SEMINARSKI RAD IZ PREDMETA UPRAVLJANJE DOGAAJIMA

OSNOVE MENADMENTA DOGAAJA

Predmetni nastavnik: Doc..dr Aleksandar Grubor

Student: Goran Ristid

Novi Sad, jun 2011

I.

Aktivnosti menadmenta dogaaja

Menadment dogaaja savremeni pristup planiranju, organizovanju, upravljanju i kontroli organizacije koja realizuje odreenu ideju kroz ponudu i adekvatnog dogaaja. Menadment dogaaja se u poslovnoj praksi ispoljava kao kontinuelni proces prilagoavanja internih karakteristika organizacije promenama i zahtevima u eksternom okruenju realizacije odreenog dogaaja. Praksa pokazuje da dogaaji koji se relativno jednostavno organizuju, postavljaju i realizuju ne zahtevaju primenu teorije i principa menadmenta. Sloeniji dogaaji nalau primenu vedeg broja aktivnosti i funkcija menadmenta, od kojih se po znaaju izdvajaju: planiranje, organizovanje, upravljanje ljudskim resursima, liderstvo, koordinacija, vrednovanje i kontrolisanje. Podrazumeva se da je za uspeno izvrenje dogaaja neophodno obezbediti finansijska sredstva, a ukupne menadment aktivnosti podrati odgovarajudim marketing programima. Dogaaj se uvek realizuje u nekom okruenju, te se zbog toga i aktivnosti menadmenta dogaaja prilagoavaju karakteristikama datog okruenja, kao to i svaka promena u okruenju utie na postavljanje i izvrenje dogaaja. Dogaaj opet proizvodi odgovarajude dejstvo, odnosno uticaje na okruenje, to znai da je menadment dogaaja usmeren na faktore i elemente internog i eksternog okruenja. Uspenost dogaaja meri se stepenom ostvarenosti postavljenih ciljeva, odnosno ostvarenim rezultatima u vidu ekonomske i drutvene koristi realizovanog dogaaja. Aktivnosti menadmenta dogaaja usmerene su ostvarivanju postavljenih ciljeva i rezultata dogaaja.

II. Funkcije menadmenta dogaaja Funkcije menadmenta dogaaja proizilaze iz kontinuelnih aktivnosti koje izvravaju menaderi dogaaja u procesnom smislu. Pojedine funkcije menadmenta dogaaja odgovaraju fazama, odnosno etapama u procesu prilagoavanja organizacije promenama nastalim u uem I irem okruenju dogaaja.

U uem smislu, struktuiranjem funkcija savremenog menadmenta dogaaja obuhvataju se sledede etiri funkcije: planiranje, organizovanje, upravljanje (ukljuujudi I sa aspekta realizacije dogaaja sve znaajnije upravljanje ljudskim resursima), kontrola.

III. Planiranje dogaaja Planiranje je osnovna funkcija menadmenta dogaaja, odnosno sutina upravljanja dogaajima. Pre nego to se pristupi organizaciji, upravljanju I kontzroli dogaaja, neophodno ga je planirati, kako bi se definisala svrha, odnosno misija dogaaja. Planiranje dogaaja podrazumeva I usmeravanje organizacije prema aktivnostima koje je potrebno preduzeti, u koje vreme, kako se realizuju, I konano da se identifikuju izvrioci pojedinih aktivnosti u izvrenju dogaaja. Planiranje je sloena funkcija menadmenta dogaaja, koja se u realizaciji dogaaja ispoljava kroz: predvianje, odluivanje, strategijsko planiranje, i operativno planiranje.

IV. Organizovanje dogaaja Organizovanje je proces razvijanja I delegiranja aktivnosti na pojedine izvrioce, a proizvod ovog procesa jeste konkretna organizacija ili organizaciona struktura. U menadmentu dogaaja organizacija predstavlja neophodnu infrastrukturu u postavljanju I izvrenju dogaaja, koja omoguduje ostvarivanje definisanih ciljeva dogaaja, dok organizovanje podrazumeva uspostavljanje ravnotee izmeu

stabilnosti I promena u postavljanju I izvrenju dogaaja. Faktori koji posebno utiu na organizacionu strukturu dogaaja jesu raspoloivi resursi, okruenje I vreme trajanja dogaaja. Razvijanje koncepta dogaaja poeljno je fokusirati na slededa pitanja: Zato se planira dogaaj? Koji su stakeholder u postavljanju I izvrenju dogaaja? Kada de se dogaaj odrati? Gde de se dogoaj realizovati? Kakav je sadraj, odnosno program dogaaja? Organizovanje dogaaja podrazumeva I izgraivanje odnosa sa internim I eksternim stakeholderima, ije je zajedniko angaovanje neophodno u postavljanje I izvrenju dogaaja. Osnovni stakeholder u postavljanju I izvrenju dogaaja jeste organizator dogaaja. Osim organizatora, znaajan stakeholder u postavljanju I izvrenju savremenih dogaaja jesu sponzori, imajudi u vidu rastudu ulogu I znaaj sponzorstva sve vedeg broja savremenih dogaaja. Uesnici I posetioci dogaaja, kao I saradnici angaovani u postavljanju I izvrenju dogaaja takoe su znaajan stakeholder dogaaja, a sa stanovita menadmenta dogaaja predstavljaju tim za izvrenje dogaaja. Brz I dinamian razvoj telekomunikacija, kao I sve veda ponuda tampanih medija viestruko su povedali ulogu iznaaj medija u organizovanju savremenih dogaaja, tako da se oni posmatraju kao poseban stakeholder. Ue okruenje dogaaja odreuje I karakteristika ambijenta dogaaja koji publika oekuje, te se zbog toga u menadmentu dogaaja takoe posmatra kao stakeholder u postavljanju I izvrenju dogaaja.

Sutina organizovanja dogaaja ogleda se u odreivanju odgovarajude podele rada, organizacione structure I u koordinaciji. Podela rada oznaava grupisanje specijalizovanih aktivnosti u postavljanju I izvrenju dogaaja, dok je organizaciona struktura posledica ovakvog grupisanja specijalizovanih aktivnosti, usled ega dolazi do odreenog broja hijerarhijskih nivoa I oblika u koordinaciji izmeu pojedinih delova I hijejrarhijskih nivoa. Efikasnost I efektivnost u funkcionisanju organizacione structure dogaaja postie se adekvatnom koordinacijom pojedinih delova I hijerarhijskih nivoa.

V. Upravljanje dogaajima Upravljanje dogaajima jeste process komandovanja I uticanja na sradnike I izvrioce u ostvarivanju ciljeva dogaaja. Upravljanje dogaajima podrazumeva raspodelu autoriteta I modi izneu voe, odnosno menadera dogaaja ilanova organizacije dogaaja. Pristupi upravljanju dogaajima proizilaze iz karakteristika voe, odnosno menadera dogaaja I njegovog odnosa prema saradnicima I lanovima organizacije dogaaja. Razliiti pristupi na razliite naine objanjavaju spremnost podreenih da prihvataju directive menadera dogaaja. Uzrok ovakvog odnosa menadera I lanova organizacije dogaaja proizilazi iz: Karakteristika lenosti menadera dogaaja, Naina ponaanja menadera dogaaja, Konkretne situacije.

VI. Kontrola dogaaja Menaderi dogaaja sve vie vremena posveduju aktivnostima kontrole, to govori o povedanju uloge I znaaja kontrole kao funkcije savremenog menadmenta dogaaja. Posedovanje informacija o planiranju dogaaja, organizovanju I upravljanju ne obezbeuje automatsko ostvarivanje ciljeva dogaaja, te zbog toga dolazi do potrebe posedovanja informacija dobijenih kontrolom dogaaja. Na osnovu informacija dobijenih kontrolom, konstatuje se da li se planiranje aktivnosti dogaaja sprovode na definisan nain. Planiranjem dogaaja definiuse ciljevi dogaaja, kao I naini na osnovu kojih de se oni ostvariti. KOntrolom dogaaja meri se stepen ostvarenosti planiranih ciljeva, odnosno utvruju se eventualna odstupanja na osnovu kojih se preduzimaju korektivne aktivnosti. Kontrola u menadmentu dogaaja treba da ima procesni karakter, to znai da je factor vremena izuzetno znaajan za efikasnost I efektivnost kontrolisanja. Vremenski aspect kontrole omoguduje razlikovanje slededih vrsta kontrole: Preliminarna kontrola, Istovremena kontrola, Naknadna kontrola, Preventivna kontrola. Procesni karakter kontrole u menadmentu dogaaja podrazumeva I ralanjivanje aktivnosti kontrole u nekoliko faza. Osnovne faze procesa kontrole u savremenom menadmentu dogaaja obuhvataju: Definisanje standard I metoda za procenu ostvarenosti ciljeva I rezultata dogaja, Procena ostvarenosti ciljeva I rezultata dogaaja, Utvrivanje odstupanja ostvarenih ciljeva I rezultata dogaaja u odnosu na standard, Korektivne mere.

Kontrola dogaaja je dinamian process koji omoguduje ostvarivanje kontinuiteta menadmenta dogaaja. Efektivnost menadmenta dogaaja u velikoj meri je odreena efektivnom kontrolom dogaaja. Efektivna kontrola dogaaja odreena je zahtevima konkretne situacije u postavljanju I izvrenju dogaaja, a u pravilu ima sledede karakteristike: 1. Kontrola se realizuje na osnovu pouzdanih informacija. 2. Pravovremenost je kritian factor u procesu kontrole dogaaja. 3. Kontrola treba da bude objektivna I sveobuhvatna. 4. Kontrola se fokusira na elemente koji imaju strategijski znaaj u postavljanju I izvrenju dogaaja. 5. Kontrola treba da bude ekonomski opravdana. 6. Kontrola treba da bude usklaena sa karqkteristikama organizacije dogaaja. 7. Kontrola treba da bude usklaena sa poslovnim tokom. 8. Kontrola treba da bude fleksibilna. 9. KOntrola treba da bude operativna. 10. Kontrolu treba da private svi lanovi organizacije dogaaja. Veoma znaajan aspect kontrole dogaaja jeste finansijska kontrola, bududi da je ona od vitalnog znaaja za sagledavanje finansijskog rezultata postavljanja I izvrenja dogaaja.

VII. Uticaj dogaaja na okruenje U praksi menadmenta dogaaja poznati su primeri pozitivnog I negativnog uticaja dogaaja kako na ue I ire okruenje, tako I na stakeholder. Menader dogaaja treba da predvidi I proceni mogude uticaje dogaaja, kako bi konaan rezultat postavljanja I izvrenja dogaaja predstavljao korist I vrednost za okruenje. Menader dogaaja fokusiran je na razvijanje pozitivnih uticaja I prevazilaenje, odnosno otklanjanje negativnih uticaja dogaaja na okruenje.

Dogaaji ostvaruju razliite uticaje na okruenje, od kojih su svakako najvaniji ekonomski uticaji, odnosno finansijski jer se njima ostvaruju budetski ciljevi postavljanja I izvrenja dogaaja. Osim ekonomskih uticaja, u menadmentu dogaaja interesantni su socijalni I kulturni uticaji, kao I politiki uticaji dogaaja na okruenje. Efekti ekonomskih uticaja jesu najjednostavniji za merenje, dok ostali uticaji zahtevaju primenu razliitih sredstava I metoda u merenju.