You are on page 1of 22

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

GERENCIA GENERAL INCE FALCON ASOCIACIÓN CIVIL


GERENCIA DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA.
UNIDAD DE APOYO TÉCNICO

GUÍA DE

TÉCNICAS MECANOGRÁFICAS

Nivel: Formación Básica

Venezuela, 2002
INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA
GERENCIA GENERAL INCE FALCON ASOCIACIÓN CIVIL
GERENCIA DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA.
UNIDAD DE APOYO TÉCNICO

TÉCNICAS MECANOGRÁFICAS

Nivel: Formación Básica


Modo: Habilitación

Falcón, Mayo 2002


Elaborado por:

Lic. María Eugenia Figueroa

Especialistas en Contenido:
Prof. Lilia Riera
Coordinación:
Lic. William Sánchez
Supervisión Técnica
División de Recursos para el Aprendizaje
Coordinación General
Gerencia General de Formación Profesional

Copyright INCE 2002


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

Qué es INCE 5

Presentación 6

INTRODUCCIÓN 7
8
Objetivo general

Técnicas Básicas para mecanografiar


9
Bibliografía 22

¿QUÉ ES EL INCE?
El Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), es un
organismo autónomo con personalidad jurídica y patrimonio
propio, adscrito al Ministerio de Educación, creado por Ley el
22 de Agosto de 1959 y reglamentado por Decreto el 11 de
Marzo de 1960 de acuerdo con Decreto publicado en la
Gaceta Oficial No. 34563 de fecha 28 de Septiembre, se
reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de
reorganizarlo y de acuerdo a los intereses del País y al proceso
de reconversión industrial.

El INCE es el ente Rector de la Formación Profesional en


Venezuela, razón por la cual su acción ha estado dirigida a la
formación y capacitación de la fuerza laboral, en consonancia
con las necesidades de los sectores productivos y con las
políticas de desarrollo económico y social del estado
venezolano.

El Instituto tiene como Misión: “ Lograr bajo tutela del


Estado y con la colaboración de los patronos y
trabajadores de los sectores productivos de bienes y
servicios, una eficiente formación y capacitación
continua de la fuerza laboral, complementando la
educación recibida en el sistema formal”.
5

PRESENTACIÓN
Apreciado participante: Esta guía es el resultado del esfuerzo
de un trabajo arduo con el fin de ayudarle a formarse en el
oficio que ha seleccionado.

El contenido se justa a un programa de estudio diseñado


según los requerimientos del oficio; pero desearíamos que,
además, investigue en otras fuentes para incrementar los
conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el


INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente
capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de su
área laboral y en un ser humano modelo.

INTRODUCCIÓN
Las máquinas de escribir fueron, después del ábaco y
otros ingenios para el cálculo, elementos fundamentales en el
proceso de mecanización del trabajo de oficina. Sin embargo,
el uso de la máquina de escribir no adquirió desarrollo e
implantación extensa hasta las dos últimas décadas del siglo
XIX. Desde entonces, la mecanografía se ha convertido en
una técnica imprescindible para el trabajo de oficina. La
mecanógrafa debe dominar esta técnica a la perfección para
el desempeño de su trabajo, rápido y pulcro. Además debe
conocer muy bien todo tipo de máquina de escribir
familiriarizandose con su uso.

La máquina de escribir resulta muy importante debido a


que la mayor parte de los documentos con los que se trabaja
en la oficina, ya sea correspondencia comercial, notas
internas, contratos o planes de trabajo se escriben
mecanográficamente.

7
OBJETIVO GENERAL

Suministrar información tecnológica sobre las


técnicas mecanográficas, con la finalidad de que
sean aplicadas en la ejecución de las tareas
relacionadas con el oficio.

8
Técnicas Básicas para mecanografiar.

Para obtener un buen trabajo mecanográfico se requiere:

Organización del escritorio:

La organización es fundamental para la eficiencia al


trabajar, debido a que facilita la ejecución de
movimientos adecuados al escribir. Por lo tanto antes
de comenzar a trabajar ordene su escritorio
cuidadosamente como sigue:

1. Mantenga la mesa despejada de artículos


innecesarios.
2. Coloque el libro a la derecha de la máquina.
3. Coloque el papel a la izquierda de la máquina.
4. Coloque otros artículos que necesite en sitios
accesibles y manténgalos siempre en el mismo
lugar.

Posición correcta del cuerpo:

La posición correcta es una técnica a la cual se debe dar


cuidadosa atención. Al sentarse correctamente frente a
la máquina de escribir, se disminuye la rigidez de los

9
músculos. Como consecuencia, se escribe con mayor
rapidez y exactitud y se reduce considerablemente la
fatiga.

 Siéntese cómodamente en la silla, de manera que los


músculos queden laxos. Incline ligeramente la cabeza y
los hombros hacia delante y acerque el tronco al
respaldo inferior de la silla.

 Descanse los pies firmemente en el piso y adelante un


poco el derecho o izquierdo para mantener mejor el
equilibrio.

 Deje caer los brazos a lo largo de su cuerpo para


mantenerlos flojos y sin tensión.

 Levántelos y coloque los dedos sobre las teclas guías


(ASDEF-JKLÑ), de manera que el dorso de las manos
quede paralelo a la inclinación del teclado.

 Mantenga los codos en posición natural cerca del


cuerpo y los dedos curvos sobre las teclas guías, sin
hacer presión sobre ellas.

10
Posición correcta para mecanografiar

Cómo insertar el papel:

Colocar el papel perfectamente alineado de manera que


la orilla superior quede a igual distancia horizontal de la

11
escala, en ambos lados. El filo izquierdo del papel deberá
quedar siempre a cero de la escala, para el fácil
centramiento de títulos, capítulos, etc; factor muy
importante para la buena presentación de los trabajos.

Cómo preparar la máquina para escribir.

1.- Coloque la guía lateral en 0, o donde


corresponda en su máquina.

2.- Coloque el regulador de espacios entre


renglones en 1, 2 ó 3, según se vaya a
escribir a espacio sencillo, doble o triple.

3.- Fije los topes marginales de acuerdo


con la extensión de la línea de escritura a
usarse.

4.- Liberte todos los topes del tabulador.

5.- Fije el primer tope del tabulador para


sangrar los párrafos 5 espacios.

6.- Mueva hacia arriba o hacia usted la


barra sujetadora del papel.

7.- Inserte el papel en la máquina.

8.- Nivele el papel.

9.- Coloque la barra sujetadora del papel en


su sitio.

10.- Lleve el papel al sitio donde se va a


empezar a escribir.
12

Fijar topes marginales:


En las máquinas de escribir, los topes marginales pueden
estar localizados detrás de la plancha sostenedora del
papel, a ambos lados del carro o en la escala indicadora
de la posición del carro. Estos topes se usan para marcar
los límites de la línea de escritura. Se fijan de acuerdo con
el mecanismo de la máquina.

Mueva el carro hasta


que el indicador del
punto de escritura
marque el punto en la
escala donde debe
colocarse el tope marginal izquierdo. Fíjelo de acuerdo con
el mecanismo de su máquina. Para fijar el tope marginal
derecho, proceda en la misma forma.

Fijar los retenes marginales de manera que la carta quede


en el centro del papel, con espacios en blanco iguales a
ambos lados.

Colocar el primer tope del tabulador para la sangría o


espacio que debe dejarse al principio de cada párrafo; y el
segundo tope para comenzar la fecha, despedida,
antifirma.

13
Uso del teclado

Diagrama para memorizar el teclado.

Teclas guías:
Coloque invariablemente los dedos de la mano izquierda
sobre las letras “A”, “S”, “D”, “F” y la mano derecha sobre
las letras “J”, “K”, “L”, “Ñ” consérvese esta posición para
que sirva de guía a los demás dedos cuando se vaya a
trabajar con los alcances.
Por regla general el dedo pulgar de la mano derecha es el
que se usa para golpear la barra espaciadora.
Golpee las teclas en el mismo centro, con la punta de los
dedos y con un movimiento rápido y firme retirando el dedo
inmediatamente. El movimiento debe ser de los dedos; la
muñeca y las manos se mueven lo menos posible.

Teclas de alcances:
Para realizar los alcances se debe colocar los dedos
siempre sobre las teclas guías y de ahí se mueven hacia
arriba y hacia abajo según las teclas que se vayan a usar.
Al hacer el alcance a las teclas de abajo, los dedos se
mueven diagonalmente, según la inclinación natural del
teclado.
También se mueven diagonalmente al hacer el alcance a
las teclas de arriba.
14

En cada una de las hileras del teclado, al dedo índice de


cada mano le corresponde golpear dos teclas.

Ejemplo del uso del teclado:


15
Centrado de título:
Cuando se usa papel estándar de 8½ x 11 pulgadas (21.5
x 28 cms.), el centro del papel en una máquina tipo pica es
43, en la máquina tipo élite es de 51.
 Mueva el carro al centro del papel, de manera que el
indicador marque 43 ó 51, según el tipo de su máquina.

Ejemplo de centrado de título:

Una hoja de papel estándar y sus dimensiones


8½ ó 102 espacios
10 esp. Pica = 1 pulgada

12 esp. Elite = 1 pulgada

11´´ = 66 espacios

Alineación del papel:


Para aprender alinear se necesita observar la línea
escrita y la distancia que hay entre el borde superior de la
escala de alineación y la base de las letras.

16
La posición de las letras en relación con las rayitas
verticales de la escala de alineación. Use como base para
esta observación la letra i o la letra l.

Retire el papel de su máquina.

Inserte el papel nuevamente en la máquina.

Desconecte la palanca libertadora del papel para que


usted pueda mover éste de un lado a otro hasta encontrar
la posición correcta de las letras con relación a las
rayitas verticales de la escala de alineación. Tan pronto lo
haya conseguido fije la palanca libertadora del papel.

Mueva el cilindro hasta que usted logre colocar el papel,


de manera que la distancia entre el borde superior de la
escala de alineación y la base de las letras sea
exactamente igual a la que usted observó antes de retirar
el papel. Suelte es espaciador variable para que vuelva a
su posición natural.

Una vez alineado el papel, escriba de nuevo la oración


encima de la que escribió al empezar este ejercicio, estas
deben coincidir exactamente, sino debe repetir
nuevamente.

17
Modelo de alineación del papel

Cómo hacer tablas:

Medidas para hacer tablas:


6 espacios de línea equivalen a veinticinco milímetros,
medidos verticalmente.
10 espacios de tipo pica equivalen a 2½ centímetros,
medidos horizontalmente.
12 espacios de tipo élite equivalen a 2½ centímetros,
medidos horizontalmente.
Una hoja de papel de 21 x 27 cm contiene 85 espacios de
tipo pica en una línea horizontal.
Una hoja de papel de 21 x 27 cm contiene 66 espacios de
línea verticalmente.

18
Distribución de las tablas:

Las tablas normalmente constan de tres partes: un


título, los encabezados de las columnas, y el espacio (que
se deja al lado izquierdo de cada encabezado), el cual es
equivalente a una columna al planear la distribución.
Alinee las palabras a la izquierda y los números a la
derecha.
Centre el título de las columnas, sacando el centro
después de contar los espacios que ocupa la línea más
larga que irá dentro de cada columna.

Espacios verticales:

Deje tres líneas de espacio entre el título y el subtítulo, si


es que lo hay, o entre el título y los encabezados de las
columnas. Deje dos líneas de espacio entre el subtítulo y
los encabezados de las columnas, y dos líneas de espacio
entre los encabezados de las columnas y las partidas que
irán en ellas. Por lo tanto, una tabla que tenga subtítulo
tendrá diez líneas de espacio, además de las que
ocuparán las partidas que se enumerarán. Si la tabla es
muy corta, haga a doble espacio el contenido de la misma
para darle a la página una apariencia equilibrada.

19
Encabezados de las tablas:
Centre los títulos y subtítulos de las tablas en la misma
forma que centraría cualquier otro encabezado.

Fijar tabuladores a las tablas:

Fije el margen izquierdo en el lugar que haya


multiplicado el número de espacios que vaya a dejar en
cada columna. Este es el punto donde comenzará la
columna de la izquierda.
Cuente cada una de las letras de la línea más larga de la
columna y los espacios de separación que desee y
después fije el tabulador donde empezará la siguiente
columna.
Empezando en el punto donde se colocó el primer
tabulador, cuente un espacio para cada uno de los
caracteres de la línea más larga de la segunda columna y
para los espacios que desee para separar ésta, y fije el
tabulador donde empezará la siguiente columna.
Siga el mismo procedimiento hasta que haya fijado todos
los tabuladores que necesitará al principio de cada
columna.

20
Ejemplo de tablas mostrando la alineación y espacios
correctos
Clasificación de Accionistas

Accionistas Porcentaje Acciones Porcentaje


poseídas

Mujeres 31.402 41.60 2.254.582 24.07

Hombres 23.285 30.84 2.161.751 23.08

Fiduciarios 14.658 19.42 1.488.444 15.89

Ctas. conjuntas 3.024 4.00 96.898 1.03

Instituciones 1.164 1.54 230.773 2.46

Corporaciones y
829 1.10 237.124 2.53
sociedades

Nominales 511 0.68 319.731 24.77

Agentes 266 0.35 2.319.731 3.16

Compañías 233 0.31 295.987 2.19


aseguradoras

Sociedades de 118 0.16 204.729 0.82


inversionistas

75.490 100.00 9.366.478 100.00

BIBLIOGRAFÍA 21
Enciclopedia de la Secretaria. Tomo II. Océano Grupo
Editorial.

INCE. Secretariado. Mecanografía. Formación Comercial.


1975. Caracas Venezuela.

Lillian, Doris y Besse, May Miller. Manual completo de la


Secretaria. Editorial continental. S.A., México.

Secretaria Ejecutiva. Tomo 1 y 2. Cultural de Ediciones.


Edición 1998. Madrid España.

Técnicas Mecanográficas Modernas. Cuarta Edición.


McGRAW-HILL/INTERAMERICANA DE MÉXICO, S.A.

Obregón, Carlos. Mecanografía al tacto. Editorial Trillas.

Uribe, Ardila. Secretariado Comercial. Segunda Edición.


Colección Bolivariana.

22