Curso de Especializao Tecnolgica de Aplicaes Informticas de Gesto Disciplina: Base de Dados

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CONCEITOS GERAIS SOBRE BASES DE DADOS ............................................1
O QUE UMA BASE DE DADOS?.................................................................................. 1 O QUE UM SISTEMA DE GESTO DE BASES DE DADOS? .................................................... 1 SGBDS RELACIONAIS ........................................................................................... 1 CRIAR UMA BASE DE DADOS ...................................................................................... 2

APRESENTAO DO MICROSOFT ACCESS ...................................................3

O ECR PRINCIPAL DO MICROSOFT ACCESS .................................................................... 3 O SISTEMA DE AJUDA ............................................................................................. 4 ASSISTENTES ....................................................................................................... 4 OS OBJECTOS DE UMA BASE DE DADOS EM ACCESS ............................................................ 4

CRIAR UMA BASE DE DADOS EM ACCESS ....................................................5

A TABELA - O RECEPTCULO DE DADOS ......................................................................... 5 O QUE UMA TABELA? ............................................................................................ 5 DEFINIO DE UMA TABELA ....................................................................................... 6 COMO CRIAR UMA TABELA? ....................................................................................... 6 NOME DE UM CAMPO ............................................................................................... 7 TIPOS DE DADOS ................................................................................................... 7 DESCRIO ......................................................................................................... 9 PROPRIEDADES ..................................................................................................... 9 TERMINAR A CRIAO DA TABELA .............................................................................. 10 CHAVES ........................................................................................................... 10 CRIAO DE CHAVES PRIMRIAS .............................................................................. 10 GESTO DE UMA BASE DE DADOS ............................................................................. 11 RELAES ENTRE AS TABELAS .................................................................................. 12 INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS .................................................................... 15
CRIAR RELAES ENTRE TABELAS ..........................................................................................12 A INTEGRIDADE REFERENCIAL ..............................................................................................14 INTRODUO DE DADOS.....................................................................................................15 REGRAS DE INTRODUO DE DADOS .......................................................................................16 ADICIONAR REGISTOS .......................................................................................................16 ESCONDER REGISTOS........................................................................................................17 SELECCIONAR REGISTOS ....................................................................................................17 COPIAR REGISTOS ...........................................................................................................18 MOVIMENTAO NA TABELA .................................................................................................18 ELIMINAR DADOS ............................................................................................................18 PARAMETRIZAO DA JANELA DE EDIO ..................................................................................19 MOVER COLUNAS ............................................................................................................19 ESCONDER/MOSTRAR COLUNAS.............................................................................................20 O MTODO "VISTA DE ESTRUTURA"......................................................................................... 7

CONSULTAR A BASE DE DADOS - CONSULTAS ...........................................21

O QUE UMA CONSULTA ........................................................................................ 21 PORQU UTILIZAR CONSULTAS ................................................................................. 22 CRIAR UMA CONSULTA ........................................................................................... 22 MODOS DE VISUALIZAO NA JANELA DAS CONSULTAS ...................................................... 23 SELECCIONAR CAMPOS .......................................................................................... 24 ARRUMAR, INSERIR E ELIMINAR CAMPOS NA CONSULTA ..................................................... 24 ALTERAR A LARGURA DAS COLUNAS ............................................................................ 24 RENOMEAR OS CAMPOS NA CONSULTA ......................................................................... 24 ORDENAES NA CONSULTA .................................................................................... 25 ESPECIFICAO DE CRITRIOS DE SELECO DE REGISTOS ................................................. 26 VISUALIZAR E CONFIGURAR PROPRIEDADES................................................................... 27 EXCLUIR CAMPOS DO DYNASET .............................................................................. 28 ADICIONAR E ELIMINAR TABELAS OU CONSULTAS NUMA CONSULTA ........................................ 29 2

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CONSULTAS DE SELECO ...................................................................................... 29
O QUE SO CONSULTAS DE SELECO ..................................................................................... 29 SELECCIONAR INTERVALOS DE REGISTOS ................................................................................. 29 UTILIZAO DE CARACTERES DE AMBIGUIDADE (WILDCARDS)........................................................ 30 ESPECIFICAO DE CRITRIOS MLTIPLOS ................................................................................ 30 SELECCIONAR REGISTOS QUE CONTM VALORES.......................................................................... 31 CRIAR CAMPOS(COLUNAS) DE CLCULO ................................................................................... 31 SELECCIONAR VALORES NICOS ........................................................................................... 31 CRIAR CONSULTAS COM VRIAS TABELAS ................................................................................. 32 CLCULO DE TOTAIS NAS CONSULTAS ..................................................................................... 32 CLCULO DE TOTAIS PARA GRUPOS DE REGISTOS ........................................................................ 34 ESPECIFICAR CRITRIOS DE SELECO EM CONSULTAS DE TOTAIS ...................................................... 34 CONSULTAS PARMETRO ................................................................................................. 35 CONSULTAS DE REFERNCIA CRUZADA .................................................................................. 37 CRIAR CONSULTAS DE ACO ............................................................................................. 42 CRIAR CONSULTAS DE CRIAO DE NOVAS ................................................................................ 42 CRIAR CONSULTAS DE ELIMINAO ........................................................................................ 43 CRIAR CONSULTAS DE ADIO DE REGISTOS (ACRESCENTAR) .......................................................... 43 CRIAR CONSULTAS DE ACTUALIZAO ..................................................................................... 43

CONSULTAS AVANADAS ........................................................................................ 35 ALTERAR DADOS ATRAVS DA CONSULTAS DE ACO ....................................................... 42

FORMULRIOS ................................................................................. 45
CRIAR FORMULRIOS ............................................................................................ 45 MOVIMENTAO NO FORMULRIO .............................................................................. 47 INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS ...................................................................... 47 LOCALIZAR UM REGISTO PARA EDITAR ......................................................................... 47 SUBSTITUIR DADOS .............................................................................................. 48 ORDENAO DE REGISTOS ...................................................................................... 48 FILTROS ........................................................................................................... 48 FILTRAR POR SELECO .................................................................................... 49 FILTRAR POR FORMULRIO ................................................................................. 50 A ESTRUTURA DOS FORMULRIOS ............................................................................. 50
VANTAGENS DOS FILTROS .................................................................................................. 49 CRIAR E APLICAR UM FILTRO ............................................................................................... 49

SELECO E MOVIMENTAO DOS OBJECTOS ............................................................................. 52 SELECCIONAR VRIOS OBJECTOS .......................................................................................... 52 REDIMENSIONAMENTO DOS OBJECTOS .................................................................................... 52 RGUA ....................................................................................................................... 53 PROPRIEDADES DOS OBJECTOS ............................................................................................ 53 INTRODUO DE CAMPOS LIGADOS ........................................................................................ 56 CAIXAS DE TEXTO DEPENDENTES........................................................................................... 57 LISTAS ....................................................................................................................... 57 OUTROS OBJECTOS.......................................................................................................... 60 DESENHAR ................................................................................................................... 60 FORMULRIOS COM MAIS DE UMA TABELA (SUBFORMULRIOS) ......................................................... 60

CRIAR UM SUBFORMULRIO SEM RECORRER AO ASSISTENTE ........................................... 63

BOTES DE COMANDO ...................................................................................................... 63

RELATRIOS ................................................................................... 67
CRIAR RELATRIOS .............................................................................................. 68 VISUALIZAO DO RELATRIO ................................................................................. 70 AMPLIAO/REDUO ........................................................................................... 71 MODOS DE VISUALIZAO DO RELATRIO .................................................................... 71 PREVISO E CONFIGURAO DA IMPRESSO .................................................................. 71 IMPRESSO ....................................................................................................... 72 ESTRUTURA DE UM RELATRIO.................................................................................. 72 RELATRIOS AGRUPADOS ....................................................................................... 74 ORDENAR E AGRUPAR DADOS NUM RELATRIO ................................................................ 76
ORDENAR DADOS............................................................................................................ 76 AGRUPAR DADOS (REGISTOS) ............................................................................................. 77

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MACROS .........................................................................................79
CRIAR UMA MACRO ............................................................................................... 79 ASSOCIAR UMA MACRO A UM BOTO DE COMANDO ........................................................... 80 MACRO "AUTOEXECUTVEL" .................................................................................... 81

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CONCEITOS GERAIS SOBRE BASES DE DADOS

O QUE UMA BASE DE DADOS?
Uma base de dados uma qualquer coleco organizada de dados, respeitante a um determinado assunto, que tem como objectivo armazenar informao num computador e que criada com o propsito de facilitar o acesso a esses dados pelos utilizadores. Neste caso, a informao pode ser entendida como um conjunto de dados em forma de texto, nmeros ou grficos. No nosso quotidiano, recorremos frequentemente a bases de dados no informticas, embora de uma forma inconsciente. Com efeito, uma simples agenda telefnica, uma coleco de selos ou lista de livros ou cds, sendo coleces de dados organizados, constituem bases de dados.

O QUE UM SISTEMA DE GESTO DE BASES DE DADOS?

Um SGBD (do ingls DBMS - DataBase Management System) uma ferramenta construda para gerir a informao que se encontra armazenada numa base de dados. Um SGBD ajuda a adicionar nova informao medida que fica disponvel, a actualizar a informao sempre que necessrio, a catalogar rapidamente a informao, a realizar clculos com os dados e a imprimir a informao numa grande variedade de formatos. Mais importante que tudo isto, permite-lhe encontrar exactamente a informao pretendida. Um SGBD deve disponibilizar um conjunto de tarefas para os utilizadores de um modo geral e para o administrador de bases de dados em particular: permitir a definio dos dados a armazenar, isto , criar a estrutura da base de dados; receber e armazenar a informao correctamente, por forma a evitar a sua redundncia; disponibilizar ferramentas de actualizao dos dados (insero, alterao e eliminao); facultar mecanismos de consulta e listagem/impresso da informao; estabelecer medidas de segurana e nveis de acesso informao;

SGBDS RELACIONAIS
Um SGBDR (Sistema de Gesto de Bases de Dados Relacional) desenhado especificamente para gerir informao que est organizada em uma ou mais tabelas, consoante o assunto a que dizem respeito. O termo relacional refere-se ao modo como um SGBD espera que estejam organizados os dados que est a gerir. Uma relao, tal como denominada em matemtica, simplesmente uma tabela de informao (isto , um receptculo de dados) que est organizada ordenadamente em linhas e colunas, ou seja, num formato tabular. Manual de Curso Pgina 1

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Listas de preos, formulrios de encomendas, listas telefnicas, contas dos clientes de um banco e horrios de voos so apenas alguns exemplos de informao organizada num formato tabular de modo os utilizadores poderem rapidamente extrair a informao necessria. A obrigatoriedade dos dados estarem organizados num formato tabular pode parecer uma restrio, caso a informao que pretende gerir no esteja originalmente nesse formato. Mas, quase todo o tipo de informao pode ser organizado de modo a ser armazenada em uma ou mais tabelas.

CRIAR UMA BASE DE DADOS

Poder-se-ia comear a construir uma base de dados da mesma forma que comeamos a criar uma folha de clculo: organizando a informao em linhas e colunas, colocando frmulas de clculo onde as pensamos necessrias. No entanto, quem j trabalhou de uma forma mais intensiva com bases de dados ou folhas de clculo ter-se- apercebido que esta tcnica do comear logo a fazer, apenas resolve os problemas imediatos. Estabelecendo uma analogia com uma situao real, podemos dizer que a criao de uma base de dados assemelha-se projeco e construo de uma obra de engenharia. Sem um projecto bem definido, inevitavelmente a obra sofrer constantes ajustamentos e consequentemente, na maior parte dos casos, um agravamento dos seus custos. fundamental desenhar previamente a estrutura de uma base dados, definindo que tipo de informao deve guardar e como vai ser gerida. Convm referir, a este propsito, o conceito de tabela. Numa base de dados, como j foi referido, os dados so armazenados em tabelas e posteriormente manipulados de formas diferentes consoante o objectivo, recorrendo para isso a vrios mecanismos. Uma tabela uma coleco de dados acerca de um assunto especfico. Uma tabela relacional simplesmente uma coleco de informaes cujos dados esto relacionados entre si e que esto estruturados em colunas e linhas. A cada linha da tabela designamos por registo, e a cada coluna, campo. Por exemplo, uma tabela de Clientes poderia ter o seguinte aspecto

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APRESENTAO DO MICROSOFT ACCESS

O Access um SGBD desenvolvido pela Microsoft, para o ambiente Windows. O Access evidencia as seguintes caractersticas: Ambiente grfico (o acesso informao visual e a sua manipulao com o rato simplifica a execuo das tarefas mais complexas) Navegao dos dados (as poderosas capacidades de pesquisa e de ligao a outros SGBDS permitem localizar rapidamente a informao pretendida) Funcionalidade ( operacionalmente semelhante a outros produtos Microsoft) Produtividade (devido criao de macros que automatizam muitas tarefas, sem ter de recorrer a uma linguagem de programao)

O ECR PRINCIPAL DO MICROSOFT ACCESS

Elementos do Ecr: Barra de Ttulo Botes de controle da janela Barra de Menus Barra de Ferramentas Barra de Estado rea de trabalho

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O SISTEMA DE AJUDA
Quando se fala em sistemas de ajuda do Access, significa que existem trs formas distintas de aceder ao ficheiro de Help, mas todas elas eficazmente concebidas por forma a serem produtivas para os seus utilizadores. So elas: ajuda geral, ajuda interactiva e os cue cards.

ASSISTENTES
Tal como todas as aplicaes recentes Microsoft, o Access tem sempre dois processos de realizar uma determinada operao: o processo assistido e automtico recorrendo aos Assistentes (Wizards), e o processo manual e profissional.

OS OBJECTOS DE UMA BASE DE DADOS EM ACCESS

Tal como foi dito anteriormente, uma base de dados armazena os seus dados em estruturas tabulares (Tabelas) e recorre a um conjunto de ferramentas para gerir e manipular esses dados. Desta forma, identificamos 6 tipos de objectos que podem fazer parte de uma base de dados: Tabelas Consultas local onde so armazenados os dados servem para localizar rapidamente osdados que esto armazenados nas tabelas, especificando condies de pesquisa servem para auxiliar a insero, visualizao, alterao e eliminao dos dados das tabelas permitem listar informao no ecr ou na impressora, com vrios formatos automatizam sequncias de tarefas repetitivas em Access, sem recorrer a programao so programas escritos utilizando a linguagem Access Basic

Formulrios

Relatrios

Macros

Mdulos

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CRIAR UMA BASE DE DADOS EM ACCESS

Como j foi referido e nunca demais relembr-lo, para construir uma base de dados h a imperativa necessidade de estabelecermos algumas regras que devem, tanto quanto possvel, ser observadas. A saber: Determinar o objectivo da base de dados Definir que tabelas vamos criar na base de dados Determinar os campos (informaes) dessas tabelas Relacionar os dados dentro de cada tabela Determinar as relaes entre as diferentes tabelas

1. Quando inicia o Microsoft Access pela primeira vez, surge a janela da aplicao sem apresentar qualquer base de dados. De modo a abrir ou criar uma base de dados, deve dar . Surgir do um clique no boto lado direito da janela o Painel de Tarefas conforme mostrado na imagem da direita. 2. Se optar por criar uma base de dados deve especificar um nome e uma localizao para a base de dados e faa clique sobre Criar.

A TABELA - O RECEPTCULO DE DADOS

O primeiro tipo de objecto a inserir numa base de dados consiste na tabela ou tabelas que vo permitir o armazenamento dos dados.

O QUE UMA TABELA?

Uma tabela uma coleco de dados acerca de um assunto especfico. Por exemplo, uma tabela de clientes contm informao sobre os clientes de uma empresa.

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DEFINIO DE UMA TABELA
No caso dos dados no estarem armazenados em formato tabular, preciso pensar em como se vai organizar essa informao em uma ou mais tabelas. Deve pensar nos tipos de informao disponveis que definem os campos das tabelas. Efectivamente, cabe ao utilizador/administrador da base de dados satisfazer. por este motivo que o processo de definio de resultar num processo complexo e moroso, porque nem sempre utilizadores fornecem as pistas necessrias para classificar categorias/assuntos. o papel de cliente a tabelas pode vir a as apreciaes dos a informao por

COMO CRIAR UMA TABELA?

Para criar uma tabela o separador Tabelas deve estar visvel e em seguida dar um clique no boto Novo, existente na parte superior da janela da base de dados.

Vista de Folha de Dados cria uma nova tabela sem qualquer identificao dos campos a definir. Vista de Estrutura o processo manual para criar uma tabela. Ter que identificar o nome dos campos a tratar, o tipo de dados a inserir em cada um dos campos bem como as suas propriedades. o modo automtico e assistido para criar uma tabela atravs da explorao de um assistente. permite importar uma tabela de um outro programa, como por exemplo de outra base de dados ou de outra aplicao como o EXCEL. permite estabelecer a ligao a outras tabelas de outra base de dados.

Assistente de Tabelas Importao de Tabelas

Ligao de Tabelas

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O MTODO "VISTA DE ESTRUTURA"
Neste caso, o utilizador visualiza uma caixa de dilogo que est dividida em duas partes. A parte de cima corresponde grelha de definio dos campos que constituem a tabela, e em que cada linha corresponde definio de um campo. Uma tabela pode ter at 255 campos. A parte inferior corresponde zona de definio das propriedades associadas a cada campo da tabela.

Cada campo da tabela caracterizado por: um Nome - coluna Nome do Campo um Tipo de dados - coluna Tipo de Dados uma Descrio opcional - coluna Descrio um conjunto de Propriedades, que podem determinar o tipo de valores aceites, o formato dos dados, a quantidade de dados a ser recebida, etc - rea Propriedades do Campo.

NOME DE UM CAMPO
O nome de um campo pode ter at 64 caracteres de tamanho, incluir quaisquer letras, algarismos, espaos e caracteres especiais, excepto o ponto, ponto de exclamao, acento agudo e os parntesis rectos.

TIPOS DE DADOS
Cada campo da tabela tem de ter atribudo um tipo de dados (do ingls Data Type), que determina o contedo que pode ser introduzido e o espao de armazenamento em disco disponvel para esse campo.

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Existem alguns aspectos a considerar e que ajudam no correcto funcionamento da tabela, relativamente ao tipo de dados. A que tipo de operaes vo ser sujeitos os dados. Serviro como base para clculos? Ou sero simplesmente nomes, descries, moradas, etc. E se forem valores monetrios, o que que fica guardado: todo o nmero, ou o seu valor literal? Que quantidade de espao, medido em bytes, ser necessrio para o Access guardar esses dados?

Que campos sero utilizados para ordenar e indexar as tabelas? Isto importante, porque h dois tipos de campos - lgicos e OLE - que no podem ser utilizados nestas operaes, e outros - numricos - que aumentam a velocidade de pesquisa.

Tipo de Dados Texto Memo Nmero Data/Hora Moeda

Utilizao
Nomes, moradas, telefones, etc Comentrios e explicaes

O que guarda
Qualquer caracter - texto e nmeros Qualquer caracter - texto e nmeros Valores numricos: inteiros e com casas decimais Datas e horas em diferentes formatos Valores em moeda e permite at 15 dgitos esquerda e 4 dgitos direita da casa decimal Nmero incrementado automaticamente pelo Access sempre que se adiciona um novo registo Valores booleanos: Sim/No, Verdadeiro/Falso, Ligado/Desligado Objectos criados noutros programas utilizando o protocolo OLE, que podem ser ligados ou inseridos numa tabela Access Partes de uma Hiperligao Pesquisa dados numa outra tabela ou consulta

Tamanho
At 255 caracteres At 64000 bytes 1, 2, 4 ou 8 bytes 8 bytes

Nmeros e clculos aritmticos

Datas e horas

Valores monetrios

8 bytes

Numerao Automtica Sim/No (lgico)

Nmeros sequenciais como cdigos

4 bytes

Sim/No

1 bit

Objecto OLE

Fotografias, vdeos

At 1 Gigabyte

Hiperligao Assistente de Pesquisa Pgina 8

Endereos de E-mail ou sites da Internet Listas de valores atravs de Caixa de Listagem ou Caixa de Combinao

at 2048 Caracteres 4 Bytes

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DESCRIO
A coluna intitulada por Descrio serve para colocar um comentrio/descrio acerca do campo que est a criar, isto , uma identificao adicional, mas com carcter opcional.

PROPRIEDADES
Quando estamos posicionados na coluna Tipo de Dados, activada a rea inferior esquerda da caixa de dilogo. Nessa rea existem vrias clulas que permitem definir as propriedades/caractersticas do campo que se est a criar ou a alterar. Estas propriedades variam consoante o tipo de dados.

Tamanho do campo Formatar Casas decimais Mscara de introduo Legenda Valor predefinido Regra de validao Texto de validao Necessrio Permitir Comprimento Zero

Nmero mximo de caracteres possveis de introduzir no campo texto ou nmero. Por defeito, assumido um comprimento de 50 caracteres para campos texto e Nmero Inteiro Longo para campos Nmero Define a aparncia dos dados, como o caso das datas. Existe quando o campo numrico e permite definir o n. de casas decimais. Mscara de entrada que controla a introduo de dados para o campo. Texto a ser utilizado para legendar o campo quando este utilizado num formulrio ou relatrio. Valor que assumido para o campo de cada vez que se introduz um novo registo. Condies/critrios que controlam a entrada de dados. Mensagem que invocada pelo Access quando as regras de validao no so respeitadas. Se ou no obrigatria a introduo de dados para o campo. Permite (ou no) que o contedo de um campo do tipo texto ou memo seja zero (sem quaisquer caracteres) Esta propriedade quando activada, permite que a tabela fique ordenada por este campo. A indexao permite que as pesquisas efectuadas ao contedo do campo sejam mais rpidas. A indexao sem duplicados no permite a repetio de dados em registos diferentes

Indexado

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TERMINAR A CRIAO DA TABELA
Para terminar o trabalho, resta agora fechar a caixa de dilogo de criao da tabela. Surgir ento uma caixa de dilogo a questionar o utilizador se pretende gravar as alteraes efectuadas tabela (neste caso, a criao da mesma). Respondendo afirmativamente, ter em seguida de atribuir um nome tabela.

CHAVES
Uma das grandes vantagens dos SGBDRs como o Access a possibilidade de localizar rapidamente determinada informao. A sua comprovada eficincia provm de um mecanismo interno que atribui a um conjunto de campos a tarefa de identificar de uma forma nica cada registo da tabela. Deste modo, a um campo ou a um conjunto de campos que identificam de uma forma nica, sem duplicaes nem valores nulos, um registo na tabela d-se o nome de Chave Primria. A definio de uma chave primria traz grandes vantagens, nomeadamente ao nvel das seguintes operaes: pesquisa de registos, que se torna consideravelmente mais rpida uma vez que para o campo chave primria criado automaticamente um ndice ordenao dos registos, visvel aquando de operaes de consulta ou listagem de informao integridade dos dados armazenados no campo chave primria, uma vez que o Access no permite duplicao de valores nem valores nulos Pelos motivos acima referidos, todas as tabelas devem ter chave primria constituda por um ou mais campos. Uma chave primria composta (mais que um campo) ser necessria quando no exista um s campo que identifique de uma forma nica o registo, algo que s possvel se agregarmos a informao desse campo com a de outro campo obtendo deste modo um registo nico.

CRIAO DE CHAVES PRIMRIAS

Quando se grava uma tabela sem se ter definido uma chave primria, o Access apresenta uma caixa com um aviso, alertando para o facto de a chave primria no existir e sugerindo a criao da mesma.

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Se responder afirmativamente, o Access vai adicionar um novo campo, do tipo Numerao Automtica, com o nome Cdigo e que vai permitir identificar de uma forma nica cada registo da tabela. Se a resposta for No, ento mais tarde, teremos que definir um dos campos existentes na tabela como chave primria. Para definir a chave primria: 1. No modo de visualizao Estrutura, ou seja, visualizando a estrutura da tabela, seleccionar a linha ou linhas correspondentes aos campos que iro constituir a chave primria 2. Dar um clique no boto Chave Primria.

GESTO DE UMA BASE DE DADOS

H a considerar alguns aspectos relacionados com a segurana das bases de dados e com o espao que ocupam. Compactar (Compacting) De forma a optimizar o espao disponvel no disco, recomendvel que periodicamente se proceda compactao da base de dados. A compactao consiste na desfragmentao do ficheiro da base de dados. Abra o menu Ferramentas / Utilitrios de Base de dados / Compactar e Reparar a base de dados.

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RELAES ENTRE AS TABELAS
O Microsoft Access uma Base de Dados Relacional e por isso, podemos visualizar simultaneamente informao proveniente de duas ou mais tabelas, se estas estiverem relacionadas entre si por campos em comum. O Access utiliza as relaes definidas entre Tabelas, para: estabelecer automaticamente as relaes entre tabelas quando estas so utilizadas na criao de Consultas visualizar os registos relacionados em "Subformulrios" ou "Subrelatrios". (Quando se arrasta um Formulrio ou Relatrio para dentro de outro Formulrio ou Relatrio, o Access utiliza as relaes entre tabelas para mostrar a informao correcta (relacionada) no "Subformulrio" ou "Subrelatrio". activar a integridade referencial (respeitar as relaes entre tabelas quando se adicionam, alteram ou eliminam registos) Relacionam-se tabelas ou consultas por um ou mais campos que contm a mesma informao (tipo de dados). Na maior parte dos casos, os campos tm o mesmo nome e frequente a relao estabelecer-se entre a chave-primria de uma tabela e um campo, que no chave-primria, da outra tabela. Para o exemplo que se segue, optamos por criar uma base de dados para controlo de facturas. Construmos 2 tabelas: Uma para guardar os dados dos clientes; E outra para as respectivas facturas.

CRIAR RELAES ENTRE TABELAS

1. Activar o boto ou no menu Ferramentas escolher o comando Relaes

2. Surgir uma janela como na figura seguinte

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Adicione as tabelas ou consultas para as quais pretende estabelecer relaes. 3. Para adicionar tabelas ou consultas janela das relaes deve dar um clique no boto de dilogo 4. e surgir a seguinte caixa

Seleccionar a tabela ou tabelas que pretende adicionar janela das relaes Para criar a relao entre duas tabelas deve seleccionar o campo da tabela primria e arrastar para cima do campo da tabela relacionada. Quando largar o boto surgir a caixa das relaes conforme mostra a figura seguinte

5.

6. Opte pela activao da integridade referencial entre as duas tabelas e confirme no boto Criar.

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A INTEGRIDADE REFERENCIAL
A integridade referencial impe regras para as relaes entre tabelas, que so observadas quando se introduzem, alteram ou eliminam registos. Se activar a integridade referencial, o Access impede o utilizador de: adicionar registos a uma tabela relacionada quando no existe um registo associado na tabela primria alterar valores numa tabela primria em funo dos quais resultariam registos rfos (sem relao) numa tabela relacionada eliminar registos de uma tabela primria quando existam registos relacionados na tabela relacionada eliminar qualquer tabela ou campos relacionados enquanto no eliminar a relao A integridade referencial refora as relaes entre Tabelas protegendo-as de eliminao dos dados de uma forma acidental. Tipos de Relaes Quando activada a integridade referencial, o Access permite a alterao das opes que se encontram na parte inferior da caixa de dilogo. No lado esquerdo encontra-se o tipo de relao que estabelecido. Um-Para-Um Um-Para-Muitos (a cada registo da tabela primria corresponde um e um s registo na tabela relacionada) (a cada registo da tabela primria podero corresponder vrios registos na tabela relacionada)

Eliminao e Actualizao em cascata Quando a integridade referencial activada, o Access no permite a realizao de determinadas operaes. Mas em determinadas circunstncias existe a necessidade de se contrariar este comportamento quando se pretendem realizar alteraes ou eliminaes em tabelas primrias e que se reflictam nas tabelas relacionadas. Assim, temos duas opes que podem ser ligadas: Propagar Actualizao dos campos relacionados (actualiza todos os registos das tabelas relacionadas quando existem alteraes na chave-primria da tabela primria) Pgina 14 Manual de Curso

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Propagar Excluso dos registos relacionados (elimina todos os registos das tabelas relacionadas quando for eliminado o correspondente registo na tabela primria)

Por norma, estas opes s devem ser activadas quando o utilizador pretende proceder a alteraes e eliminao dos registos nas tabelas primrias e que essas modificaes tenham repercusso nas tabelas relacionadas. Caso contrrio, recomendvel que estas opes permaneam desligadas.

INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS

Aps a criao de uma tabela, o utilizador pode introduzir dados para essa tabela. Poder tambm, posteriormente, manipular esses dados introduzidos provocando alteraes, eliminao ou copiar os dados. Para introduzir dados para uma tabela, basta dar um duplo clique no respectivo nome da tabela, ou, em alternativa, seleccionar a tabela e dar um clique no boto Abrir da janela da base de dados. Surgir ento uma janela com a tabela sob a forma tabular (Folha de Dados) onde cada coluna representa um campo da tabela e cada uma das linhas, um registo. Os nomes dos campos encontram-se na primeira linha da grelha de clulas.

Por se tratar da primeira vez que se inserem dados, s existe uma linha que se encontra vazia. medida que se introduzem registos iro aparecer novas linhas vazias.

INTRODUO DE DADOS
Para introduzir dados, basta comear a escrever na primeira clula. Automaticamente, abre-se uma nova linha em branco abaixo da linha corrente.

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Se tiverem sido definidas regras de validao para os campos, as mesma sero observadas quando for confirmado (atravs da tecla Enter) o contedo para o campo. Caso os dados inseridos no campo no correspondam ao tipo especificado aquando da criao da estrutura da tabela, surgir a seguinte caixa de dilogo:

Aps a introduo de cada registo, automaticamente o Access grava-o na tabela.

REGRAS DE INTRODUO DE DADOS

Relativamente introduo de valores nos campos existem algumas regras a ter em considerao: num campo Nmero (Number) ou Moeda (Currency) no pode escrever letras e sinais de pontuao (excepto os sinais -, . , , e os parntesis curvos um campo Sim/No (Yes/No) s aceita as palavras Sim, No, Verdadeiro, Falso, Ligado, Desligado (Yes, True, On, No, False, Off). Tambm pode introduzir um nmero, sendo o 0 convertido para No e outro nmero qualquer convertido para Sim o valor de um campo Data/Hora (Date/Time) tem de estar conforme com o formato de data especificado no cone Definies Regionais (Regional Settings) do Painel de Control (Control Panel). um campo Numerao Automtica (Counter) no aceita nenhum valor. um campo de preenchimento automtico.

ADICIONAR REGISTOS
Em virtude da ordem dos registos no ser relevante aquando da sua introduo, o Access no permite que o utilizador insira registos entre os j existentes. permitido apenas a adio de registos no fim da tabela. Para tal, basta escolher a opo Registo do menu Inserir ou Ir Para/Novo no menu Editar.

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O smbolo + que surge no lado esquerdo dos registos tem como funo mostrar (permite edio) os registos relacionados na tabela Facturas.

ESCONDER REGISTOS
Pode esconder os registos j introduzidos de modo a no alterar, inadvertidamente, o contedo dos campos. Para tal, basta escolher a opo Introduo de dados no menu Registos. A tabela assumir a aparncia de uma tabela que ainda no possui qualquer registo. Para voltar a ver todos os registos, deve escolher a opo Remover Filtro/Ordenao no menu Registos. Copiar valores De modo a facilitar a introduo de valores repetidos no mesmo campo de registos seguidos, pode optar pela utilizao da combinao de teclas CTRL+. Se pretender copiar valores de campos de registos no adjacentes, ter de recorrer ao binmio Copiar/Colar (Copy/Paste).

SELECCIONAR REGISTOS
Para efectuar qualquer operao sobre um registo como, por exemplo, copiar ou eliminar um registo, ter de o seleccionar posicionando o cursor na zona/barra de seleco que se situa na coluna esquerda do primeiro campo da tabela ao lado do registo que se pretende seleccionar e dar um clique.

Para seleccionar um conjunto de registos, seleccione o primeiro registo do conjunto e, carregando na tecla SHIFT seleccione o ltimo registo do conjunto. Para seleccionar todos os registos de uma tabela poder optar por escolher a opo Seleccionar todos os registos no menu Editar ou, em alternativa, dar um clique Manual de Curso Pgina 17

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no quadrado existente do lado esquerdo do nome do primeiro campo (como numa folha de clculo):

COPIAR REGISTOS
Para copiar registos, dever seleccionar, em primeiro lugar, o(s) registo(s) que pretende copiar, copi-los e finalmente escolher a opo Colar acrescentando no menu Editar. Os registos sero acrescentados automaticamente independentemente do registo corrente. no fim da tabela,

MOVIMENTAO NA TABELA
Para se movimentar nos campos e nos registos pode utilizar as mesmas tcnicas da folha de clculo. Para alm disso, o utilizador pode recorrer caixa de deslocamento vertical (elevador), existente no lado direito do ecr para se posicionar num determinado registo. Para se posicionar num registo especfico, poder recorrer barra de controle existente no canto inferior esquerdo do ecr, posicionando o cursor na clula direita da palavra Registo: e digitar um novo valor confirmando atravs da tecla Enter:

ELIMINAR DADOS
Para eliminar o contedo de um campo, o utilizador deve seleccionar o respectivo valor e utilizar a tecla Delete ou Backspace. Poder optar pelo comando Cortar do menu Editar ou dar um clique no boto .

Para desfazer a operao de eliminao, utilize a tecla Esc, ou escolha o comando Anular do menu Editar, ou o boto .

Para eliminar um ou mais registos, seleccione-os e utilize a tecla Delete ou escolha a opo Eliminar no menu Editar.

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O Access solicitar ao utilizador que confirme a operao de eliminao dos registos seleccionados.

PARAMETRIZAO DA JANELA DE EDIO

Embora a janela de visualizao/edio seja suficientemente explcita para as funes que lhe competem, h sempre a hiptese de alterar o seu aspecto, adequando-a ao modo ao utilizador. Esta alterao do aspecto pode ir desde o aumento ou diminuio da largura das colunas ou da altura das linhas, at ao congelamento de colunas, entre outras. Este tipo de alteraes gravado juntamente com a estrutura da tabela sempre que se fecha a janela. As operaes de parametrizao podem aplicar-se s colunas, linhas ou a toda a janela. Colunas Para alargar ou diminuir a largura de uma coluna, deve colocar o cursor no separador (linha vertical) existente entre a coluna/campo e a coluna/campo seguinte e arrastar o cursor na direco desejada. Poder efectuar um duplo clique para ajustar automaticamente a largura de uma coluna. Congelamento/descongelamento de colunas muito frequente a necessidade de manter um determinado nmero de colunas sempre visvel esquerda da janela, afim de permitir a leitura simultnea de dados colocados em colunas fisicamente distantes umas das outras. A isto chama-se congelamento (manter um n. de colunas fixas), sendo o oposto, descongelamento. Esta uma situao vulgar quando se trata de tabelas extensas, isto , tabelas com muitos campos que ocupam mais espao do que a largura do ecr. Para congelar colunas dever, em primeiro lugar, seleccionar as colunas pretendidas. Para o fazer dever posicionar o cursor por cima do nome identificador do campo e efectuar um clique. A coluna ficar seleccionada e de seguida deve escolher o comando Fixar colunas no menu Formatar. Para fazer o inverso, ou seja, descongelar as colunas deve escolher o comando Libertar todas as colunas no menu Formatar.

MOVER COLUNAS
Por vezes, h necessidade de alterar a ordem natural das colunas, por forma a modificar a sua disposio na tabela. Pode mover colunas sem problemas, dado que esta operao no vai afectar a estrutura da tabela, uma vez que se trata apenas de um efeito visual (a nvel de ecr).

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Para mover uma ou mais colunas basta seleccionar a coluna ou colunas e arrastar o selector da coluna para o local pretendido.

ESCONDER/MOSTRAR COLUNAS
Um efeito com algumas semelhanas ao do congelamento o de esconder colunas. O facto de se poder esconder colunas consecutivas de uma tabela e posteriormente faz-las reaparecer uma caracterstica til nas seguintes situaes: Quando a tabela tem muitos campos e que no podem ser visualizados num s ecr Quando existe informao confidencial que s dever ser visvel em algumas situaes Para esconder colunas, seleccione a(s) coluna(s) que pretende esconder e escolha a opo Ocultar Colunas no menu Formatar.

Em qualquer circunstncia, poder recorrer ao menu de contexto (sensitive menu) que se obtm atravs da tecla direita do rato.
Para fazer reaparecer as colunas ter de utilizar a opo Mostrar Colunas no menu Formatar. Surgir uma caixa com a lista de campos da tabela, com a indicao dos que esto escondidos, seleccionar o campo que pretende fazer reaparecer e dar um clique no boto Fechar.

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CONSULTAR A BASE DE DADOS - CONSULTAS

Uma das principais capacidades de qualquer base de dados a possibilidade de consultar os dados nela existentes. As consultas permitem questionar a base de dados, ou seja, permitem consultar os dados guardados nas tabelas da base de dados. As consultas no so mais do que uma extenso dos filtros, introduzindo novas potencialidades. O Access fornece uma ferramenta de consulta por exemplo (QBE Query-By-Example) que pode ser utilizada para visualizar apenas determinados campos ou registos de uma tabela, ordenar registos pela ordem desejada e inclusivamente, realizar clculos. A consulta consiste numa questo colocada base de dados e cuja resposta constituda por um subconjunto dos dados existentes na tabela pesquisada. como aplicar um filtro a uma determinada tabela, permitindo apenas a visualizao dos registos/campos que obedecem a determinados critrios.

O QUE UMA CONSULTA

Como j foi dito, uma consulta permite questionar uma ou mais tabelas de uma base de dados. As Consultas mais comuns so os de seleco (Select Queries). Este tipo de Consultas permite visualizar, analisar e alterar os dados das tabelas. Podemos visualizar dados de uma ou mais tabelas. A execuo da Consulta tem como resultado uma seleco de dados provenientes de uma ou mais tabelas, a que se d o nome de Dynaset. O Dynaset apresenta-se e comporta-se como uma tabela, mas na realidade no uma tabela. Constitui um conjunto de dados provenientes de uma ou mais tabelas, seleccionados e ordenados de acordo com o que foi especificado na consulta. Podemos adicionar ou modificar os dados de um Dynaset como uma tabela. As alteraes iro afectar as tabelas utilizadas na consulta. Uma consulta de seleco o tipo de consulta mais comum, embora o Access permita tambm criar outros tipos de consultas: Tabela de Referncia Cruzada
So utilizadas para a visualizao dos registos em folha de clculo, na qual os dados obtidos surgem da interseco entre dois campos. utilizada para criar uma tabela com base em registos de outras tabelas. Permite efectuar alteraes em atravs de uma nica operao. muitos registos

Criar Tabela Actualizar Acrescentar Eliminar

Quando se pretende adicionar registos de uma outra tabela. Permite eliminar registos.

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PORQU UTILIZAR CONSULTAS
Com as Consultas possvel: Escolher campos, registos; ordenar registos; colocar questes relativamente a vrias tabelas; realizar clculos; utilizar uma consulta como objecto para formulrios, relatrios e outras consultas; fazer alteraes aos dados das tabelas.

CRIAR UMA CONSULTA

Tal como acontece com a criao de Tabelas, existem duas alternativas no processo de criao de consultas.

Optando pela via Assistentes de Consultas, o Access disponibiliza 4 tipos de consultas: Assistente de Consulta Simples Assistente de Consultas de Referncia Cruzada: apresenta os dados num formato tabular compacto no qual existe informao cruzada. Assistente de Consultas Localizar Duplicados: apresenta um dynaset com registos repetidos existentes numa tabela ou consulta. Assistente de Consultas Localizar no Correspondentes: apresenta um dynaset com registos de uma tabela que no tenham registos relacionados noutra tabela. Optando pela via Modo de Estrutura, o Access apresenta uma caixa com a lista de tabelas e/ou consultas existentes na base de dados. O passo seguinte consiste em seleccionar a tabela ou tabelas, Consulta ou Consultas e dar um clique no boto Adicionar.

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Quando so seleccionadas pelo menos duas tabelas que esto relacionadas por um ou mais campos, essa relao automaticamente evidenciada pelo aparecimento do trao de unio entre as mesmas, indicando o tipo de relao existente. Se porventura a relao entre as tabelas no existir, pode ser criada.

MODOS DE VISUALIZAO NA JANELA DAS CONSULTAS

Modo de Estrutura - criar ou alterar a estrutura da consulta

Modo Consulta - visualizar os dados (dynaset) obtidos pela consulta

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SELECCIONAR CAMPOS
Aps a seleco das tabelas, o passo seguinte consiste em escolher os campos a incluir na consulta. Para colocar um campo na grelha QBE (query by example) existem duas alternativas: 1. Dar um duplo clique no campo. 2. Seleccionar o campo e arrast-lo (Drag & Drop) para a clula Campo na grelha QBE. Para adicionar todos os campos existem, tambm, dois mtodos: 1. Dar um duplo clique na barra de ttulo da lista de campos arrast-los para a grelha QBE. 2. Arrastar o asterisco, que surge no topo da lista de campos, para a grelha QBE. A vantagem deste processo, consiste em no haver a necessidade de alterar a consulta quando a tabela sofre alteraes na sua estrutura.

ARRUMAR, INSERIR E ELIMINAR CAMPOS NA CONSULTA

Para mover um campo: Apontar para o selector de coluna e arrast-la para uma nova posio Para inserir um campo: Seleccionar o campo na lista da tabela e arrast-lo para cima de uma coluna na grelha QBE. Para eliminar um campo: Seleccionar a respectiva coluna e utilizar a tecla Delete.

ALTERAR A LARGURA DAS COLUNAS

Apontar o cursor para o limite direito da coluna e arrastar para a direita ou esquerda consoante pretender alargar ou estreitar. De modo a ajustar automaticamente a largura da coluna basta dar um duplo clique.

RENOMEAR OS CAMPOS NA CONSULTA

Poder surgir a necessidade de alterar o ttulo de uma determinada coluna do dynaset, uma vez que o nome do campo no sugestivo ou suficiente para a identificar. Assim, para renomear um campo da consulta: 1. Abrir a consulta em modo estrutura ou passar para o modo estrutura se estiver no modo consulta. 2. Clique esquerda do nome do campo na grelha QBE 3. Escreva o novo nome seguido de dois pontos.

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Passe para o Modo Consulta:

ORDENAES NA CONSULTA
Quando executada a consulta e visualizado o respectivo dynaset torna-se frequente, e extremamente til, a visualizao dos dados obedecendo a uma determinada ordem. Quando se ordenam registos, podemos coloc-los por ordem alfabtica ou numrica. Criar uma consulta com ordenao de dados por um determinado campo ou campos, torna-se til na medida em que a podemos utilizar na construo de um formulrio ou relatrio. Para especificar uma ordenao numa consulta: Dar um clique na clula Ordenao e seleccionar o tipo de ordenao: Ascendente ou Descendente.

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Pode ser especificada mais que uma ordenao, desde que as ordenaes estejam encadeadas. O Access ordena a partir da 1 coluna esquerda (a que apresenta ordenao) para a ltima direita (a que apresenta ordenao). No podem ser utilizados campos do tipo Memo ou OLE para ordenao. Neste exemplo a consulta ordena os registos por Nmero de Factura.

ESPECIFICAO DE CRITRIOS DE SELECO DE REGISTOS

De modo a limitar o dynaset a mostrar apenas alguns registos, deve ser especificado na clula Critrio uma ou mais condies. Esta condio traduz-se numa expresso que informa o Access relativamente aos registos que deve seleccionar e apresentar no dynaset. Para criar uma expresso dispomos de duas alternativas: 1. Recorrer ao boto Compilar disponvel na Barra de ferramentas.

2. Escrever a expresso directamente na clula.

Se for conhecida a sintaxe da expresso que pretendemos definir como critrio, torna-se mais simples e rpido utilizar a segunda alternativa, ou seja, escrever a expresso directamente na clula.

Nesta consulta so visualizadas todas as facturas que NO tenham sido recebidas.

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Nesta consulta que utiliza duas tabelas relacionadas so solicitadas todas as facturas efectuadas Entre 01-01-2002 E 31-03-2002. O dynaset consequente apresentar todas as facturas ordenadas por nmero de factura e cuja data de factura esteja dentro do intervalo definido. Esta consulta mostra todas as facturas do Cliente n. 4 entre 01/01/2002 e 31/03/2002.

VISUALIZAR E CONFIGURAR PROPRIEDADES

Em Access, as propriedades de uma consulta determinam as caractersticas e o funcionamento dessa mesma consulta. Qualquer campo de uma consulta e toda e qualquer lista de campos de uma consulta contm propriedades, e que so as seguintes: Propriedades da Consulta: Determinam o comportamento de uma consulta no seu todo. Por exemplo, pode definir uma propriedade que iniba, no dynaset, o aparecimento de valores duplicados.

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Propriedades do Campo: Afecta as caractersticas dos dados num campo. Por exemplo, poder alterar o formato dos dados, esconder no dynaset o aparecimento de um campo, etc. Propriedades de uma lista de Campos: Afecta uma das listas de campos (tabelas ou consultas) existentes na consulta. Por exemplo, poder especificar um nome que identifique uma lista de campos. Para visualizar, configurar e modificar as propriedades dos objectos de uma consulta: 1. Seleccionar o campo, lista de campos ou consulta Para seleccionar um campo, dar um clique na clula Campo Para seleccionar uma lista de campos, dar um clique em qualquer stio da lista Para seleccionar a consulta, dar um clique em qualquer zona fora da QBE e da lista de campos. 2. Dar um clique no boto Propriedades disponvel na Barra de ferramentas, ou escolher o comando Propriedades no menu Ver.

EXCLUIR CAMPOS DO DYNASET

S pelo facto de se incluir numa consulta este ou aquele campo, no significa a obrigatoriedade do seu aparecimento no dynaset. Por exemplo, pode pretender visualizar todas as Facturas de um determinado Cliente sem, contudo, visualizar se foi recebida ou no.

Basta para tal, desligar a caixa Mostrar no QBE do campo que se pretende inibir no dynaset.

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ADICIONAR E ELIMINAR TABELAS OU CONSULTAS NUMA CONSULTA
Quando se est a desenhar uma consulta frequente acontecer a necessidade de invocar uma outra tabela ou consulta. Para tal, basta dar um clique no boto Mostrar tabela disponvel na Barra de ferramentas ou, em alternativa, escolher o comando Mostrar tabela do menu Consulta.

CONSULTAS DE SELECO
O QUE SO CONSULTAS DE SELECO
Quando uma consulta de seleco executada, o Access apresenta um subconjunto de registos num formato tabular (tal como uma tabela). Na maior parte dos casos, este subconjunto permite que se faam alteraes nos registos e que so provenientes das tabelas utilizadas na consulta. A este subconjunto d-se o nome de Dynaset (subconjunto de registos dinmico). Sabendo especificar critrios de seleco de registos, constitui a chave para desenhar consultas - simples e complexas. Alguns exemplos comuns de critrios de seleco que permitem obter: um conjunto de registos que mostre as facturas emitidas entre 01/06/02 e 10/06/02. todos os nomes de clientes comeados pelas letras Soc. todas as facturas no recebidas.

SELECCIONAR INTERVALOS DE REGISTOS

Identifique um intervalo, numa expresso de critrio, atravs de operadores de comparao (<,>,<>,<=,>=) ou pelos operadores Entre...E.

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UTILIZAO DE CARACTERES DE AMBIGUIDADE (WILDCARDS)
Poder utilizar caracteres de ambiguidade para seleco de determinados registos. Por exemplo, seleccionar todos os clientes cujo nome comece pelas letras Soc.. indiferente a utilizao de maisculas e minsculas quando utilizadas com os wildcards (Obtm-se o mesmo resultado com Soc* ou soc*).

ESPECIFICAO DE CRITRIOS MLTIPLOS

Para um campo: Com a utilizao de critrios mltiplos, o intervalo de pesquisa torna-se mais curto e obtm-se exactamente a informao pretendida. Por exemplo, quais os montantes facturados cujo valor maior que 50000 e menor que 150000. Para especificar vrios critrios para o mesmo campo, devem utilizar-se os operadores E e Ou.

Para vrios campos: Tambm possvel especificar critrios para vrios campos. Por exemplo, visualizar todos os clientes cujo nome comece pela nome Joaquim, que no tenham pago as facturas a partir de 01/02/99.

Por exemplo, visualizar todos os clientes comeados por S cujas facturas foram recebidas ou todos os clientes comeados por J cujas facturas ainda no foram recebidas.

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SELECCIONAR REGISTOS QUE CONTM VALORES

De modo a encontrar registos que num campo no contenham valores nulos, recorrese expresso No Nulo. Por exemplo, encontrar clientes que tenham nmero de Telefone.

CRIAR CAMPOS(COLUNAS) DE CLCULO

Quando se adicionam campos a uma consulta, no estamos limitados apenas aos campos provenientes da tabela ou tabelas. Podemos utilizar expresses para criar campos de clculo. Por exemplo, calcular o valor da IVA a 19%.

SELECCIONAR VALORES NICOS

Por defeito, uma consulta retorna todos os registos que satisfazem os critrios especificados. Por exemplo, suponha que pretende seleccionar uma lista de Localidades de todos os Clientes. O resultado obtido, seria um dynaset com todos os Clientes e respectiva Localidade e muito provavelmente uma repetio de algumas Localidades, uma vez que podem existir vrios Clientes da mesma Localidade. Para eliminar no dynaset as repeties relativamente Localidade, teria que activar a propriedade da consulta Valores Exclusivos para Sim.

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CRIAR CONSULTAS COM VRIAS TABELAS

Uma das principais vantagens e caractersticas de uma consulta consiste na possibilidade de se juntarem vrios campos provenientes de diferentes tabelas. Para que isto acontea necessrio escolher as tabelas que se possam relacionar entre si. Podem ser adicionadas vrias tabelas na altura da criao da consulta ou no decorrer da construo do mesmo, recorrendo ao comando Mostrar Tabela do menu Consulta, ou em alternativa dar um clique no boto .

Na maior parte dos casos as relaes entre as tabelas so automticas uma vez que foram definidas aquando da sua construo. O Access mostra automaticamente uma linha de unio entre os campos das tabelas pelos quais as tabelas se relacionam. Nas extremidades da linha de unio surge o smbolo 1(um) do lado da tabela cujo campo de relao constitui a chave primria dessa tabela e o smbolo (muitos) do lado da tabela cujo campo de relao se relaciona com a chave primria da primeira tabela. Se no tiverem sido definidas relaes entre tabelas aquando da sua construo, o Access estabelece, todavia, uma ligao entre tabelas desde que tenham o campo em comum com o mesmo nome, do mesmo tipo e se um deles constituir chave primria de uma das tabelas. Neste caso, os smbolos 1 e no surgem porque a integridade referencial no est activa. Se o Access no criar qualquer linha de unio entre tabelas, o utilizador poder desenhar o trao de unio entre as tabelas da seguinte forma: Seleccionar o campo numa das tabelas e arrast-lo para cima do campo da outra tabela e largar.

CLCULO DE TOTAIS NAS CONSULTAS

Podem ser realizados clculos para grupos de registos recorrendo a consultas de totais. O resultado de uma consulta de totais um snapshot, tipo de subconjunto de registos que no permite alteraes, contrariamente ao dynaset. Para calcular totais para todos os registos de uma tabela:

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1. Crie uma consulta com campos para os quais pretende calcular totais. 2. No menu Ver, escolha o comando Totais (ou d um clique no boto Totais na barra de ferramentas). 3. Na clula Total de cada campo escolha um tipo de clculo. 4. Passe para o modo consulta para visualizar o resultado. Exemplo:

Esta consulta permite visualizar todos os Nomes dos Clientes conjuntamente com o somatrio dos Totais das respectivas facturas.

Relativamente aos tipos de clculo (funes agregadas) e que so acessveis atravs das clulas Total so os seguintes: Agrupar Por Soma Mdia Min/Mx Contar Desvp Var Primeiro/ltimo Expresso Onde permite agrupar registos por campos apresenta a soma das ocorrncias num determinado campo calcula a mdia de um conjunto de valores apresenta o valor mais baixo/alto, respectivamente conta o n. de ocorrncias apresenta o desvio padro relativamente mdia varincia primeiro/ltimo registo do conjunto de registos permite a introduo de uma expresso de clculo restringe a consulta

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CLCULO DE TOTAIS PARA GRUPOS DE REGISTOS
Frequentemente, h a necessidade de se realizarem clculos, no em todos os registos mas em grupos de registos. Por exemplo, calcular a quantidade de facturas emitidas por dia bem como a soma dos respectivos valores. Na construo de uma consulta de seleco com totais, so especificados os campos pelos quais se pretendem agrupar os registos e os campos para os quais se pretendem atribuir totais (clculos).

ESPECIFICAR CRITRIOS DE SELECO EM CONSULTAS DE TOTAIS

Como em qualquer outra consulta de seleco, nestes tambm podemos estabelecer condies que restrinjam o resultado da consulta (snapshot ou dynaset).

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Por outro lado, tambm possvel estabelecer condies para campos que tenham funes de clculo.

Nesta consulta so visualizados os clientes que tiveram mais do que 2 facturas.

CONSULTAS AVANADAS
CONSULTAS PARMETRO
Se frequentemente utilizamos a mesma consulta mas com alterao de critrios de cada vez que executado, podemos poupar tempo e trabalho se em alternativa construirmos uma consulta do tipo Parameter. Uma consulta do tipo Parameter consiste no aparecimento de uma caixa de dilogo que solicita o critrio que ir condicionar o resultado da consulta. Para criar uma consulta com um parmetro (Parameter): 1. Criar uma consulta de seleco pelos processos j conhecidos 2. Arrastar os campos para a grelha QBE 3. Na clula Critrio do campo para o qual se pretende aplicar uma condio, introduzir entre parntesis rectos o texto (parmetro) que ir identificar a caixa de dilogo. O texto introduzido deve ser diferente do nome do respectivo campo.

4. Execute a consulta. Surge no ecr uma caixa de dilogo para o utilizador introduzir o critrio com o qual pretende restringir o resultado da consulta.

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5. Introduza um valor e confirme em OK. 6.

possvel, igualmente criar uma consulta que contenha mais do que um parmetro. Podemos especificar um parmetro para alguns campos ou mltiplos parmetros para o mesmo campo.

Neste exemplo, quando a consulta executado surgem sequencialmente duas caixas de dilogo para a introduo das duas datas (01/01/99 e 31/01/99) de modo a especificar um determinado perodo de tempo.

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CONSULTAS DE REFERNCIA CRUZADA

As consultas de referncia cruzada permitem agrupar dados em categorias e apresentam valores num formato compacto semelhante a uma folha de clculo. Por exemplo, suponha que pretende analisar as vendas totais por Cliente em cada Ms (dia, trimestre, semestre ou ano) processado. Uma consulta de referncia cruzada, como o prprio nome indica, permite cruzar informaes de modo a obtermos um determinado resultado para anlise. Para rapidamente construir uma consulta de referncia cruzada dever optar pelo Assistente de Consultas de Referncia Cruzada. Quando executado uma consulta deste tipo, o resultado consiste num snapshot (estrutura tabular que no permite actualizao/alterao dos dados que so apresentados, contrariamente ao modo consulta e dynaset). Para criar uma consulta de referncia cruzada atravs do assistente: 1. Na janela da base de dados, d um clique na seco Consultas e escolha o boto Novo. 2. Seleccione Assistente de Consulta de Referncia Cruzada. 3. Siga as instrues nas sucessivas caixas de dilogo

S possvel construir uma consulta de referncia de cruzada para uma tabela ou uma consulta se estes possurem campos (dados) que se possam cruzar, caso contrrio, o Access emite uma mensagem a informar de que no possvel construir uma consulta deste tipo.
Exemplo: Criar uma consulta que mostre o valor total facturado em cada trimestre para cada Cliente. 1. Crie uma consulta de seleco utilizando as tabelas. 2. Construir uma consulta de referncia cruzada atravs do respectivo Assistente

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3. Seleccione a consulta de seleco que construiu no ponto 1

4. D um clique no boto Seguinte e seleccione qual o campo ou campos que pretende como cabealhos de linha. Neste caso seleccione Nome e d um clique no boto.

5. De seguida seleccione o campo que pretende como cabealho de coluna. S permitido um cabealho de coluna. Neste caso seleccione Data e d um clique no boto Seguinte. 6. Por se tratar de um campo do tipo Data/Hora o Access permite que se seleccione um intervalo pelo qual pretendemos agrupar as colunas. Neste caso, pretendemos que considere o intervalo Mensal.

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7. De seguida, seleccionar o campo que ir funcionar como resultado do cruzamento dos campos definidos como cabealhos de linha e de coluna. Neste caso, pretendese somar o valor total facturado mensalmente e para cada cliente. Por isso, seleccionamos o campo Montante e escolhemos a funo Soma.

8. Por ltimo, atribuir nome consulta e dar um clique no boto Terminar. O resultado da consulta ser o seguinte:

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Por defeito, o Assistente para a construo deste tipo da consulta coloca uma coluna suplementar na Snapshot que corresponde coluna com o nome Soma de Montante e que apresenta o somatrio de todas as facturas para cada cliente e em cada trimestre. A estrutura da consulta construda anteriormente a seguinte:

Repare que nesta grelha surge uma linha nova identificada com a descrio Tabela de Referncia Cruzada. Nesta linha definido o tratamento e consequentemente o posicionamento que se pretende atribuir a cada campo. Exemplo: Construir uma consulta de referncia cruzada que apresente a quantidade facturas emitidas por ms para cada cliente, bem como o total facturado por ms, no recorrendo ao Assistente de Consulta de Referncia Cruzada. 1. Criar uma nova consulta atravs do boto Novo. 2. Seleccione Modo de Estrutura. 3. Seleccionar as tabelas Clientes e Facturas. Repare que so tabelas relacionadas. 4. Clique no boto Tipo de Consulta da Barra de ferramentas e seleccione Tabela de referncia

5. Colocar na grelha o campo Nome, Data e Nmero e efectue as seguintes alteraes para cada um dos campo inseridos na grelha:

6. Seleccione a coluna da Data e visualize as suas propriedades. Na Propriedade Ttulo de Coluna digite o ttulo que deseja para cada uma das colunas do ms.

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7. Por ltimo adicionar uma coluna suplementar consulta que permitir apresentar o valor total facturado por ms para cada um dos Clientes. Proceda do seguinte modo:

O resultado da consulta quando executado o seguinte:

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ALTERAR DADOS ATRAVS DA CONSULTAS DE ACO
Por vezes, existe a necessidade de modificar os dados num determinado conjunto de registos existentes numa tabela. Por exemplo, suponha que pretende efectuar um desconto de 5% sobre todas as facturas. Esta operao implica que todos os registos tenham que ser alterados, de forma a que seja actualizado o respectivo Valor. Naturalmente, esta operao no seria vivel se tivesse que ser realizada registo a registo. Para resolver este problema, existem as consultas de aco que permitem realizar a mesma operao em todos ou em grupos de registos de uma tabela e inclusivamente criar novas tabelas.

CRIAR CONSULTAS DE ACO

Atravs da consultas de aco podemos criar novas tabelas ou provocar alteraes em tabelas existentes. O Access disponibiliza quatro tipos de consultas de aco: Criar Tabela Actualizar Eliminar Acrescentar cria uma nova tabela a partir de outra ou outras tabelas altera os dados num grupo de registos elimina registos numa ou em vrias tabelas adiciona um grupo de registos de uma para outra tabela ou tabelas

CRIAR CONSULTAS DE CRIAO DE NOVAS

Uma consulta do tipo Criar Tabela cria uma nova tabela a partir de outra ou outras tabelas, seleccionando os campos e impondo condies de forma a especificar que informao a nova tabela deve conter. As consultas deste tipo so teis para: criar relatrios que apresentem informao referente a perodo de tempo especfico criar cpias de segurana de tabelas (backups) criar uma tabela com registos antigos (dados que deixaram de ter qualquer validade) Para criar uma consulta "Criar Tabela": 1. Crie uma consulta seleccionando as tabelas ou consultas que contm os campos que pretende incluir na nova tabela 2. Na barra de ferramentas clique no boto Tipo de Consulta e seleccione Criar Tabela 3. Na caixa das Propriedades da Consulta deve escolher o nome para a nova tabela ou escolher um nome da lista caso pretenda substituir alguma das tabelas existentes. Indicar em que base de dados essa nova tabela vai ser guardada.

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4. Clique em OK 5. De seguida seleccione os campos que pretende incluir na nova tabela e especifique condies de seleco de registos se for caso disso. Para testar a consulta deve escolher a opo Modo de Estrutura no menu Ver, Esta opo permitir visualizar o aspecto da nova tabela antes da sua criao. Para executar uma consulta do tipo Criar Tabela deve escolher o comando Executar do menu Consulta, ou dar um clique no boto

CRIAR CONSULTAS DE ELIMINAO

As consultas do tipo Eliminar permitem eliminar registos que satisfaam uma ou mais condies. Na maior parte dos casos, s possvel eliminar registos de uma nica tabela. Por exemplo, se a consulta de eliminao faz referncia a duas tabelas com uma relao do tipo Um-para-Muitos, a eliminao de registos s efectiva na tabela relacionada e no na tabela primria. Nota: Nalguns casos, executar uma consulta de eliminao que faa referncia a uma nica tabela implica que os registos das tabelas relacionadas tambm sejam eliminados. Isto acontece quando a consulta contm uma tabela primria que faa parte de uma relao do tipo Um-para-Muitos, e a integridade referencial foi reforada pela opo Propagar excluso para os registos relacionados.

CRIAR CONSULTAS DE ADIO DE REGISTOS (ACRESCENTAR)

Uma consulta de adio consulta de aco que utilizado para adicionar registos de uma tabela a outra tabela. Pode adicionar registos a uma tabela da mesma base de dados ou de outra base de dados. As consulta de adio (Acrescentar) so teis quando pretende adicionar campos baseados em critrios. As consulta de adio podem tambm ser utilizados mesmo que alguns campos de uma tabela no existam na outra tabela. a consulta vai apenas considerar os dados dos campos existentes nas duas tabelas.

CRIAR CONSULTAS DE ACTUALIZAO

Atravs de consultas de actualizao pode alterar os dados das tabelas. Por exemplo, efectuar um desconto de 5% em todas as facturas emitidas para um determinado cliente. Manual de Curso Pgina 43

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Para criar uma consulta de actualizao: 1. Crie uma consulta, seleccionando as tabelas ou consultas que contm os campos que pretende afectar e os campos que pretende utilizar para definir condies (critrio). 2. No menu Consulta escolha o comando Actualizar. 3. Arraste o campo ou campos que pretende actualizar ou para os quais pretende atribuir condies, para a grelha QBE. 4. Na clula Actualizar para defina a expresso ou valor para o campo ou campos que pretende afectar. 5. Escolha o boto ou o comando executar do menu Consulta.

Antes de executar a consulta atravs do boto poder visualizar o resultado atravs do boto . No modo estrutura apenas visualiza os campos que vo sofrer modificao, mesmo que a grelha QBE contenha outros campos. Convm referir que os valores visualizados so os valores correntes e no actualizados.

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FORMULRIOS
O Modo de Estrutura que utilizado nas tabelas e consultas apenas uma das formas utilizadas pelo Access para apresentar os dados existentes numa tabela ou tabelas. No ser porm, a melhor forma de introduzir e visualizar os dados, uma vez que no existe um controle real sobre as operaes realizadas pelo utilizador. O ideal seria utilizar uma analogia de um formulrio em papel, dado que deste modo transportvamos para o computador um objecto existente no mundo real ao qual as pessoas j se habituaram. Um formulrio permite a visualizao de um ou mais registos, podendo ser imposta uma limitao em relao a essa visualizao. Isto no traz nada de novo em relao ao Modo de Estrutura. Mas, um formulrio permite ao seu desenhador determinar a forma como os dados vo aparecer no ecr, utilizar grficos, imagens, etc., bem como controlar a forma como os dados so introduzidos e visualizados - utilizar listas de valores, cores para sublinhar dados importantes, mensagens de erro para valores incorrectos, valores predefinidos, resultados de clculos aritmticos, etc.

CRIAR FORMULRIOS
O mtodo mais fcil e rpido de criar um formulrio utilizar o Assistente. O Assistente Automtico produz um formulrio pr-formatado sem colocar quaisquer perguntas ao utilizador, para a sua construo. Todos os outros assistentes colocam questes e constroem o formulrio baseado nas respostas dadas pelo utilizador. Quando utiliza um formulrio para introduzir ou visualizar dados, o formulrio deve estar ligado tabela ou consulta que lhe fornece os dados. Se todos os dados dependem apenas de uma tabela, o formulrio deve ser baseado apenas nessa tabela. Por outro lado, se os dados que pretende colocar no formulrio derivam de vrias tabelas, ento deve construir uma consulta e basear a construo do formulrio nessa consulta. Criar um formulrio com o Assistente 1. Na janela da base de dados, d um clique no boto Formulrio 2. Escolha o boto Novo 3. Seleccione o nome da tabela ou consulta para o qual vai construir o formulrio e d um clique no boto OK.

4. O passo seguinte consiste em seleccionar os campos da tabela ou consulta que se pretendem colocar no formulrio Manual de Curso Pgina 45

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5. Na lista Campos disponveis surgem os campos da tabela ou consulta e na lista iro surgir os campos seleccionados e que vo aparecer no formulrio 6. Na caixa seguinte solicitado ao utilizador o formato (esquema) do formulrio

7. Seleccione o estilo (aparncia) para o formulrio

8. Por ltimo, surgir a caixa final do assistente que solicita um ttulo para o formulrio. Pgina 46 Manual de Curso

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MOVIMENTAO NO FORMULRIO
Num formulrio so utilizadas praticamente as mesmas tcnicas anteriormente apresentadas para o Folha de dados. Pode mesmo alternar entre a Folha de dados e o Formulrio. Basta para isso utilizar os botes respectivos existentes na barra de botes.

INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS

Na introduo e manipulao de dados, o formulrio utiliza praticamente as mesmas regras da Folha de dados. Sendo assim, para introduzir um novo registo basta dar um clique no boto .

Para eliminar um registo, basta dar um clique no selector de registos, que se encontra do lado esquerdo do formulrio, e carregar na tecla Delete. Neste caso, por se tratar da eliminao de um registo o Access pede uma confirmao.

LOCALIZAR UM REGISTO PARA EDITAR

Vimos atrs que se podem utilizar os botes da barra de estado para movimentar ao longo dos registos.

Mas se existir a necessidade de localizar um registo que num campo contenha um determinado valor, no ser muito recomendvel utilizar os botes da barra de estado at localizarmos o registo pretendido. Para ultrapassar este problema frequente utilizar o comando Localizar que corresponde ao boto botes da janela do formulrio. Para encontrar um valor num determinado campo deve: 1. Posicionar o cursor no campo que pretende utilizar na pesquisa da barra de

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2. Dar um clique no boto

3. Na caixa Localizar: escrever o que se pretende procurar 4. Dar um clique no boto Localizar seguinte

SUBSTITUIR DADOS
Como do conhecimento atravs de outras aplicaes da Microsoft, o Access tambm dispe do comando Substituir no menu Editar, que permite substituir de uma forma rpida, a ocorrncia de uma determinada palavra por outra palavra.

Na caixa de dilogo acima, o utilizador ter, em primeiro lugar, de introduzir na caixa Localizar o valor que pretende procurar/substituir, e na caixa Substituir por o valor que ir substituir o existente.

ORDENAO DE REGISTOS
Tal como na Folha de dados que se utiliza nas tabelas e consultas, tambm nos formulrios o utilizador poder recorrer aos botes de ordenao de registos.

Deve colocar o cursor no campo pelo qual pretende efectuar a ordenao e dar um clique no boto. Este procedimento aplicvel a tabelas e formulrios.

FILTROS
Vimos anteriormente que para localizarmos um determinado valor podemos recorrer ao comando Localizar. Porm, este comando apenas vai apresentando as diversas ocorrncias de uma determinada palavra/texto que existem ao longo da tabela em Pgina 48 Manual de Curso

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vrios registos e por isso levaria algum tempo at serem encontradas todas as ocorrncias. Para resolver este problema existem os Filtros. Um filtro no mais do que um conjunto de condies/critrios aplicados a registos de modo a apresentar apenas um subconjunto dos registos existentes na tabela. Quer isto dizer que aps a aplicao do filtro, o Access apresenta apenas os registos que satisfazem as condies impostas, como se apenas existissem esses registos na tabela.

Os filtros so aplicveis em tabelas e formulrios.

VANTAGENS DOS FILTROS

Um filtro como uma simples consulta, com a diferena de que apenas aplicvel a uma tabela ou a um formulrio abertos. Um filtro a melhor opo quando, temporariamente pretendemos visualizar um subconjunto de registos.

CRIAR E APLICAR UM FILTRO

Existem 2 tipos de filtros: Filtrar por Seleco Filtragem de registos atravs do prprio formulrio (apenas um critrio de seleco de registos - os dados do campo onde estiver posicionado). Filtragem de registos atravs de um novo formulrio com base no actual (possibilita mais de um critrio - idntico aos critrios aplicados numa consulta).

Filtrar por Formulrio

FILTRAR POR SELECO 1. Posicione-se no campo do registo onde se encontra o critrio (dado(s) para a aplicao do filtro) para que se efectue a seleco (filtragem) de registos. Por exemplo: consultar todas as facturas do Cliente 3

2. Clique no boto

Filtrar por Seleco na barra de ferramentas:

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Para Remover a filtro abra o menu Registos e seleccione o comando Remover Filtro/Ordenao ferramentas. ou clique no boto Remover filtro na barra de

FILTRAR POR FORMULRIO 1. Abra o menu Registos e clique no comando Filtro por Formulrio ou clique Filtrar por Formulrio na barra de ferramentas. Surge um no boto novo Formulrio onde deve digitar, nos respectivos campos, os critrios de filtragem. Por exemplo: Consultar todas as facturas emitidas a partir de 01/01/99 para o cliente n. 4

2. Clique no boto

Aplicar filtro na barra de ferramentas.

3. Utilize o processo anterior para remover o filtro.

A ESTRUTURA DOS FORMULRIOS

Aps ter criado um formulrio, o utilizador pode desejar alter-lo de modo a torn-lo mais agradvel visualmente e a parametrizar o controlo da introduo de dados nos campos do ecr. Efectivamente, os locais de introduo de dados num formulrio tambm tm o nome de campos, embora no Access se utilize o termo objecto.

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Para aceder estrutura (desenho) de um formulrio, ter que dar um clique no boto Modo de Estrutura.

Na janela do formulrio, pode ver que este est dividido em trs seces: Cabealho do formulrio o cabealho do formulrio, onde o Access coloca sempre o respectivo ttulo, que neste exemplo Ficha de Clientes. a seco onde se localizam a maior parte dos objectos e aparece uma por cada registo existente na tabela. Os objectos existentes nesta seco permitem a introduo de dados na tabela associada - tabela para a qual est a ser construdo o formulrio. o rodap do formulrio, onde normalmente o Access no coloca nada, mas que frequentemente utilizado para apresentao de mensagens ou clculos que envolvam todos os registos apresentados no formulrio.

Detalhe

Rodap do formulrio

Dentro destas trs seces podem existir trs tipos de objectos: Dependentes so objectos que apresentam dados armazenados na tabela associada. medida que o utilizador se movimenta de registo em registo, o contedo destes objectos modifica-se de modo a reflectir os dados existentes no registo corrente.

Independentes so objectos que no esto ligados tabela associada, isto , no mostram os dados existentes na tabela. Clculos um objecto que calcula um novo valor baseado nos dados existentes na tabela associada e apresenta o resultado no formulrio.

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SELECO E MOVIMENTAO DOS OBJECTOS
Os objectos existentes num formulrio no esto fixos, podendo o utilizador desloclos dentro da rea do formulrio. Para isso, ter que em primeiro lugar seleccionar o objecto atravs de um clique em qualquer parte desse mesmo objecto.

Pode verificar que os objectos da seco de detalhe existem aos pares: uma identificao (Rtulo), que normalmente o nome do campo ou o seu nome alternativo e uma caixa de texto (Caixa de Texto), onde aparecem os dados existentes na tabela associada. Repare que o objecto seleccionado possui dois tipos de quadrados a envolverem-no: o que surge no canto superior direito(quadrado maior) utilizado para movimentar o objecto, os outros (quadrados pequenos) so utilizados para redimensionar o objecto. Para mover o objecto, basta seleccionar e arrastar o quadrado maior e largar no local pretendido (o cursor assume a figura de uma mo fechada com o indicador a apontar). Para mover em conjunto o Rtulo e a Caixa de texto relativos a um campo da tabela, coloque o cursor por cima do rectngulo que envolve o campo, de modo a cursor mudar para uma mo aberta e de seguida arraste os objectos para o local pretendido.

SELECCIONAR VRIOS OBJECTOS

Para seleccionar todos os objectos de um formulrio utiliza-se o comando Seleccionar tudo disponvel no menu Editar. Para seleccionar apenas alguns objectos deve dar um clique em cada um deles mantendo pressionada a tecla Shift. Para deslocar os objectos deve apontar para qualquer parte do rectngulo que rodeia cada objecto.

REDIMENSIONAMENTO DOS OBJECTOS

Como foi referido anteriormente, os quadrados mais pequenos que aparecem quando seleccionado um objecto, servem para alterar as dimenses desse objecto em vrias direces. Sempre que se coloca o cursor em cima de um dos quadrados pequenos, ele(o cursor) transforma-se numa linha com uma seta em cada extremidade (Seta Bidireccional). suficiente ento deslocar o cursor na direco pretendida para alterar as dimenses do objecto.

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RGUA
Como j deve ter reparado, existem duas rguas dispostas nas extremidades da janela do formulrio. Enquanto a rgua horizontal comum a todas as seces do formulrio, existe uma rgua vertical separada para cada uma das seces. As rguas so extremamente teis para alinhar objectos no formulrio. Pode utilizar as rguas para seleccionar objectos. Para isso deve dar um clique numa zona qualquer da rgua, ou arrastar a linha que surge at ao local pretendido. Sero seleccionados todos os objectos que a linha intersecta.

PROPRIEDADES DOS OBJECTOS

Algumas das propriedades dos objectos encontram-se na barra de ferramentas da estrutura do formulrio tal como o tipo de letra, o tamanho da letra, o estilo da letra, alinhamento do texto dentro do objecto, etc.:

Vimos, anteriormente, que se podem alterar as caractersticas de um formulrio. Tambm se podem alterar as propriedades de um objecto, devendo para isso efectuar um duplo clique sobre o objecto, ou seleccionar o objecto e dar um clique no boto Propriedades na barra de ferramentas. Pode ainda, como noutras circunstncias, recorrer ao boto direito do rato para aceder ao menu de contexto. Qualquer um destes procedimentos invoca a janela de propriedades do objecto seleccionado.

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As propriedades de um objecto esto divididas em 4 tipos: Tudo Apresenta todas as propriedades do objecto Dados Determinam as caractersticas dos dados apresentados no objecto, como o valor por defeito, o n. de casas decimais, regra de validao, mscara de introduo, etc.

Origem do Controlo

liga o objecto a um campo da tabela ou consulta, ou configura uma expresso que cria dados para apresentar no (expression builder). objecto atravs do boto determina se num objecto do tipo ligado se podem introduzir dados ou efectuar operaes com o rato. determina se o utilizador pode alterar o contedo do objecto, ou seja, adicionar ou alterar dados.

Activado Protegido

As outras propriedades j so conhecidas do desenho de uma tabela (abordado no captulo das Tabelas) Formato Definem as caractersticas de aparncia (formato) do objecto, como a altura, largura ou cor, o tipo de letra o formato do nmero ou da data, etc.

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Visvel Mostrar quando Barras de deslocamento Amplivel determina se o objecto ou no visvel. determina se o objecto apenas apresentado num formulrio, apenas impresso ou ambos. determina se aparece (Vertical) ou no (nenhuma) uma barra de deslocamento vertical. determina se um objecto ligado pode aumentar (Sim) ou no (No) de tamanho de modo a acomodar os dados introduzidos pelo utilizador. determina se um objecto ligado pode reduzir de tamanho de modo a acomodar os dados introduzidos. define a cor do interior do objecto, que, por defeito branco. Pode introduzir o nmero da cor, ou seleccionar ou criar uma cor a partir da paleta de cores. determina a aparncia do objecto. determina se a moldura do objecto transparente (Clear) ou visvel (Normal). define a cor da moldura que rodeia o objecto. define a espessura de linha da moldura que rodeia o objecto. Esta propriedade s ter efeito quando a propriedade Estilo do limite tiver o valor Normal. define a cor a ser utilizada para o texto introduzido no objecto ligado. define o tipo de letra para o texto introduzido no objecto ligado. Pode recorrer ao boto define o tamanho da fonte a ser utilizada para o texto introduzido no objecto ligado. define o alinhamento do texto. O valor desta propriedade pode ser activado atravs dos botes

Redutvel Cor de fundo

Efeito especial Estilo do limite Cor do limite Espessura do limite

Cor da letra Tipo de letra Tamanho da letra Alinhamento do texto

Acontecimento Especificam uma macro ou procedimento que o Access executa quando ocorre um evento, como quando o utilizador carrega em certas teclas, altera os dados existentes no objecto ou d um clique no objecto.

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Outra Configuram caractersticas adicionais ao objecto, como o nome ou a descrio que surge na barra de estado.

Nome Texto da barra de estado

o nome do objecto. Por defeito apresenta o nome do campo da tabela a que est ligado. especifica o texto que apresentado na barra de estado quando um objecto seleccionado. Pode conter no mximo 255 caracteres. faz com que o cursor passe para o objecto seguinte quando introduzido o ltimo caracter permitido pela mscara de introduo de dados. define o comportamento da tecla Enter quando utilizada numa caixa de texto. determina se o utilizador pode utilizar a tecla Tab para avanar para a caixa de texto/objecto seguinte. determina a ordem de seleco de um objecto (apenas objectos que podem receber dados) quando o utilizador carrega na tecla Tab para avanar para a caixa de texto/objecto seguinte.

Tabulao automtica

Comportamento da tecla ENTER Paragem da tabulao

ndice de tabulao

INTRODUO DE CAMPOS LIGADOS

O utilizador pode introduzir em qualquer altura no formulrio um campo existente na tabela ou consulta. No formulrio, esses campos sero identificados por campos ligados uma vez que existe uma ligao entre eles e a tabela ou consulta.

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Para insero de um campo ligado: Efecutar um clique no boto Lista de campos ou escolher a opo Lista de campos do menu Ver. Surgir no ecr uma lista com os campos da tabela ou consulta.

Para colocar um campo no formulrio, basta apenas arrastar o campo para o local pretendido no formulrio. Repare que a insero de um campo ligado no formulrio, provoca a criao de um outro objecto(do lado esquerdo) com texto. Este texto coincide (por defeito) com o nome do campo, mas em qualquer altura poder ser modificado uma vez que se trata apenas de texto. Regra geral, e na sua maioria, os objectos esto emparelhados. Por um lado existe um objecto no ligado que contm apenas texto (Rtulo) e um outro (objecto dependente) que representa o campo propriamente dito (Caixa de texto). Ser este ltimo que apresenta no formulrio o contedo do campo com o qual est ligado.

CAIXAS DE TEXTO DEPENDENTES

Atravs da barra de ferramentas, o utilizador pode tambm criar caixas de texto ligadas a campos da tabela ou consulta, atravs do boto existente na Caixa de Ferramentas: Caixa de texto

Depois de ter seleccionado o boto Caixa de texto da Caixa de ferramentas, dever desenhar um rectngulo no local onde pretende inserir a caixa de texto relativa a um campo da tabela ou a uma expresso.

LISTAS
Torna-se por vezes extremamente til, o utilizador ter sua disposio num campo de um formulrio, uma lista de valores possveis. O Access disponibiliza dois processos que oferecem ao utilizador uma lista de valores: Caixa de listagem e Caixa de combinao. Uma Caixa de listagem uma simples lista de valores da qual o utilizador selecciona um desses valores. Uma Caixa de combinao um misto de uma Caixa de listagem e de uma Caixa de texto, uma vez que pode seleccionar um dos valores da lista ou introduzir um novo valor.

Caixa de combinao

Caixa de listagem

Numa Caixa de listagem os valores esto sempre visveis, enquanto que numa Caixa de combinao ter que dar um clique no boto com a seta descendente para aceder lista de valores. Manual de Curso Pgina 57

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Para criar uma Caixa de listagem ou uma Caixa de combinao ter que recorrer caixa de ferramentas e optar pelos botes combinao respectivamente. Para criar uma Caixa de combinao: e desenhar um rectngulo na zona do formulrio 1. Dar um clique no boto onde se pretende colocar a Caixa de combinao. 2. Ser invocado a assistente que permitir criar uma Caixa de combinao onde o utilizador pode introduzir um novo valor ou seleccionar um valor de uma lista. 3. Nesta primeira caixa de dilogo, o utilizador pode escolher entre uma lista produzida a partir de uma tabela ou consulta, ou uma lista de valores introduzidos pelo utilizador. Caixa de listagem ou Caixa de

4. Na caixa de dilogo seguinte o utilizador selecciona a tabela ou consulta que vai ser utilizado para produzir a lista. 5. A fase seguinte consiste em seleccionar o campo ou campos que vo ser utilizados na Caixa de combinao.

6. Surgir na caixa de dilogo seguinte a coluna ou colunas que vo ser utilizadas na Caixa de combinao. 7. Quando a Caixa de combinao composta por mais do que uma coluna, o utilizador ter que indicar qual a coluna que deve ser utilizada para controle da Pgina 58 Manual de Curso

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Caixa de combinao, ou seja, se o valor seleccionado na Caixa de combinao deve ser gravado na base de dados ou se deve ser relembrado mais tarde.

8. Caso opte por guardar o valor na base de dados tem que identificar o campo da tabela que vai receber o valor introduzido ou seleccionado na lista. 9. Finalmente surgir a ltima caixa de dilogo deste assistente, que solicita (opcional) uma identificao para a Caixa de combinao.

Esta identificao ir surgir no formulrio esquerda da Caixa de combinao, funcionando como um simples texto (Rtulo). O formulrio apresentar a Caixa de combinao com o seguinte aspecto.

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Neste exemplo, quando o utilizador estiver posicionado no campo Categoria, deve escolher uma das opes da lista atravs do boto .

A criao de uma List Box semelhante da Caixa de combinao. Relativamente s propriedades de objectos deste tipo existem alguns aspectos a salientar, uma vez que se podero tornar extremamente teis.

OUTROS OBJECTOS
O utilizador dispe ainda de vrios outros objectos na barra de cones que lhe permitem configurar o formulrio ao seu gosto, nomeadamente a utilizao de opes mltiplas e a agregao de vrios objectos. Outros objectos disponveis so ento: designa-se por Boto de opo e indica se uma situao verdadeira ou falsa. designa-se por Boto de verificao e indica se uma situao verdadeira ou falsa. designa-se por Boto de alternar e tem a mesma funo dos anteriores. um objecto que permite agrupar botes de opo, botes de verificao ou botes de alternar que representam um conjunto de hipteses mutuamente exclusivas. permite a colocao de um grfico no formulrio.

DESENHAR
Para melhorar do ponto de vista esttico, o utilizador poder recorrer aos botes para desenhar linhas e rectngulos, respectivamente.

FORMULRIOS COM MAIS DE UMA TABELA (SUBFORMULRIOS)

Normalmente nos formulrios que utilizam mais de uma tabela, uma da tabelas est sempre dependente da(s) outra(s). Utiliza-se ento uma estrutura de formulrio/subformulrio, em que o segundo est dependente do primeiro, e apresenta apenas registos relacionados com os existentes no formulrio.

Este tipo de formulrio utilizado em tabelas com relaes de um-para-muitos.

O mtodo mais expedito de criar um formulrio com mais de uma tabela recorrer ao assistente. Para criar um formulrio do tipo Principal/Subformulrio: 1. Invocar o Assistente de formulrios clicando no boto Novo da seco Formulrios. (pretende-se, como exemplo, um formulrio que mostre os dados de cada cliente e respectivas facturas) Pgina 60 Manual de Curso

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2. Em seguida deve seleccionar a tabela ou consulta que pretende para o formulrio principal ("UM" na relao de um-para-muitos) e adicionar os campos que pretende para o formulrio.

3. Seleccione a outra tabela ou consulta ("MUITOS" na relao um-para-muitos) e adicione os campos que pretende para o subformulrio.

Na tabela de facturas no necessrio seleccionar o campo que estabelece a relao Cdigo Cliente. 4. Na caixa seguinte ter que escolher qual a forma que pretende para visualizar os dados.

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5. Na caixa de dilogo seguinte ter que seleccionar o formato para o subformulrio (neste caso a tabela de facturas).

6. No passo seguinte escolha o estilo (formato) para o .seu formulrio. 7. Por ltimo, deve atribuir um nome ao formulrio e ao subformulrio e clicar no boto Terminar. O resultado final do formulrio ser:

Neste exemplo, foram utilizadas as tabelas Clientes e Facturas. A tabela Clientes considerada a tabela principal pois relaciona-se com a tabela Facturas pela chave primria. A relao existente entre estas duas tabelas uma relao Um-para-Muitos e consequentemente, para cada registo (Cliente) da tabela Clientes existem vrios registos (Facturas) relacionados na tabela Facturas. Para alterar qualquer propriedade do subformulrio ou do formulrio, ter que activar o Modo estrutura do formulrio

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Neste caso foi atribudo o nome Facturas Subformulrio ao Subformulrio e cujas propriedades evidenciam a relao existente com a tabela utilizada no formulrio, concretamente nas propriedades Ligar campos incorporados (campo da tabela do subformulrio) e Ligar campos principais (campo da tabela do formulrio). CRIAR UM SUBFORMULRIO SEM RECORRER AO ASSISTENTE Quando no utiliza um assistente para criar um formulrio composto a partir de duas tabelas, necessita de desenhar o formulrio principal e o subformulrio separadamente. Ter depois de inserir o subformulrio no formulrio principal. Para isso, basta arrastar o subformulrio da janela da base de dados para o formulrio principal. Se no subformulrio, as propriedades Ligar campos incorporados e Ligar campos principais estiverem activadas, isso indica que o Access ligou automaticamente o formulrio principal e o subformulrio.

BOTES DE COMANDO
Botes de comando so objectos que, ao efectuar um clique sobre eles, executam uma determinada tarefa, tal como abrir um Formulrio ou enviar um Relatrio para a impressora, inserir, apagar ou localizar registos, fechar a janela de um Formulrio, etc.. Neste exemplo, iremos utilizar o formulrio que mostra todas as facturas emitidas para um determinado cliente:

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Pretende um boto que permita fechar a janela deste formulrio: 1. "Passe" para o modo estrutura do formulrio. 2. Clique no boto Boto de comando na caixa de ferramentas e, em seguida, na seco do Rodap do formulrio (por exemplo). 3. Na caixa de dilogo que se segue dever seleccionar a aco que pretende que o boto efectue - fechar um formulrio:

4. No passo seguinte opte entre boto com Texto ou boto com Imagem:

5. Digite um nome para o boto (opcional) e clique no boto Terminar:

Alterne para o modo formulrio e verifique se o boto executa a aco que seleccionou. Pretende um boto que abra um relatrio em modo de visualizao da impresso a partir do formulrio: Pgina 64 Manual de Curso

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1. "Passe" para o modo estrutura do formulrio. 2. Clique no boto Boto de comando na caixa de ferramentas e, em seguida, na seco do Rodap do formulrio (por exemplo). 3. Na caixa de dilogo que se segue dever seleccionar a aco que pretende que o boto execute - Visualizar um relatrio:

4. Seleccione o relatrio que pretende visualizar:

5. No passo seguinte opte entre boto com Texto ou boto com Imagem:

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6. Digite o nome para o boto e clique no boto Terminar.

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RELATRIOS
Um relatrio utilizado essencialmente para listar ou imprimir dados, conferindo-lhes a melhor apresentao possvel. A informao pode ser reunida em grandes grupos ou subgrupos de dados, sendo possvel obter linhas de totais por cada um deles. Um relatrio consiste na apresentao de um conjunto de dados, proveniente de uma ou mais tabelas ou consultas, organizado e formatado de acordo com determinadas necessidades em termos de anlise da informao. Os items utilizados num relatrio podem ser dados existentes em campos, resultados de clculos, palavras para os ttulos ou mensagens, grficos ou figuras. Ao contrrio de um formulrio, um relatrio est orientado para uma impressora, e no serve por isso, para introduzir ou alterar dados. Um relatrio apresenta sempre os dados correntes e actualizados, ou seja, o utilizador aps desenhar e gravar o relatrio pode utiliz-lo vezes repetidas para imprimir ou vizualizar os dados correntes existentes numa ou mais tabelas ou consultas. Com efeito, pode mesmo criar um relatrio a partir dos dados extrados por uma consulta. Convm lembrar, a este propsito, que uma consulta produz um subconjunto de dados de uma tabela, e por isso , por sua vez, uma espcie de tabela. Com os relatrios pode: organizar e apresentar os dados agrupados efectuar clculos, subtotais, totais e percentagens incluir subformulrios, subrelatrios e grficos apresentar os dados em formatos atraentes com a incluso de imagens e outros objectos grficos A forma mais fcil de perceber a utilidade de um relatrio e analisar os seus diferentes componentes observar um exemplo e examinar o seu desenho (estrutura). Em regra geral, a maior parte da informao existente num relatrio provm de uma tabela ou de uma consulta (que normalmente, extrai informao de vrias tabelas). Outra informao corresponde a objectos (texto, linhas, figuras, etc) que faz parte do prprio relatrio. O relatrio da pgina seguinte, apresenta as encomendas agrupadas por cliente e no fim de cada grupo apresenta subtotais para as colunas que o justificam. Na ltima pgina do relatrio surgir uma linha de totais que corresponder ao somatrio dos subtotais de cada grupo.

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1. O ttulo do relatrio e os ttulos das colunas so guardados no desenho do relatrio. 2. Os dados so provenientes da tabela ou consulta associada. 3. Os totais so calculados no prprio relatrio atravs de uma expresso de clculo, e por isso fazem parte do desenho do relatrio.

CRIAR RELATRIOS
Tal como acontece com os outros objectos de uma base de dados j referidos, possvel criar um relatrio de raiz ou recorrer a um Assistente. A maneira mais fcil e rpida para criar um relatrio optar pelo assistente de relatrios. Tal como acontecia para o assistente de formulrios para criar formulrios, este assistente cria um relatrio automaticamente para a tabela ou consulta seleccionada. Para criar um relatrio atravs do Assistente de Relatrios: 1. Posicionar-se na seco dos Relatrios e dar um clique no boto Novo. E seleccione Assistente de Relatrios. 2. No passo seguinte seleccione a tabela ou a consulta na qual pretende construir o relatrio e adicione os campos que pretende ver apresentado na listagem (relatrio)

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3. Neste passo poder optar por um relatrio agrupado ou no. Na figura que se segue, o relatrio no tem qualquer agrupamento. 4. Em seguida escolha o ou os campos pelos quais pretende ordenar o relatrio

5. Seleccione o formato para o relatrio.

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6. Seleccione o estilo que pretende para o seu relatrio.

7. Atribua um nome ao relatrio e clique no boto Terminar O relatrio ter o seguinte aspecto:

VISUALIZAO DO RELATRIO
Se tiver optado por um dos assistentes, aps ter respondido a todos os passos surgir no ecr a primeira pgina do relatrio. Aps o relatrio ter sido criado e apresentado no ecr, o utilizador pode realizar diversas aces. A primeira das quais consiste em analisar visualmente o relatrio. Para tal, basta recorrer s barras de deslocamento vertical e horizontal, para ver todo o contedo de cada pgina. Pode tambm saltar de uma pgina para outra, utilizando a barra de controle j conhecida.

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AMPLIAO/REDUO
Quando visualizado o contedo do relatrio, existe o mecanismo de ampliao e reduo da pgina. Esta alternncia efectuada por um simples clique do boto do rato em qualquer parte da pgina. Repare que o cursor do rato quando posicionado em cima da pgina, assume o desenho de uma lupa.

MODOS DE VISUALIZAO DO RELATRIO

A janela do relatrio possui trs modos de visualizao, disponveis no menu Ver ou no boto Modo Relatrio na barra de ferramentas.

Modo de Estrutura Visualizar esquema

Para alterar o desenho do relatrio Para verificar o tipo de letra, tamanho e outras caractersticas do relatrio. Serve acima de tudo, para verificar se a aparncia do relatrio est consentnea com a que se pretendia. Neste modo so apenas apresentados alguns registos (normalmente apenas uma pgina do relatrio) provenientes da tabela ou consulta. Semelhante ao Visualizar esquema, com a diferena de que so apresentadas todas as pginas do relatrio.

Visualizar impresso

PREVISO E CONFIGURAO DA IMPRESSO

Quando termina o desenho do relatrio atravs de um dos assistentes, automaticamente o Access passa para o modo visualizar impresso. Conforme j foi referido a principal vocao de um relatrio consiste em ser impresso. Porm, antes de o fazer, o utilizador dever verificar e configurar a impresso. Dever escolher o comando Configurar pgina... do menu Ficheiro.

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IMPRESSO
Aps ter definido todas as configuraes de impresso, o passo seguinte consiste em imprimir o relatrio. Para imprimir o relatrio basta dar um clique no boto , ou escolher a opo Imprimir do menu Ficheiro. Surgir a caixa de dilogo correspondente.

ESTRUTURA DE UM RELATRIO
semelhana de um formulrio, um relatrio tambm constitudo por vrias zonas identificadas como seces. Para visualizar a estrutura de um relatrio basta dar um clique no boto Fechar na barra de ferramentas, se estiver no modo Visualizar impresso. Se estiver na janela Relatrio da base de dados e depois de seleccionar o relatrio, deve dar um clique no boto Estrutura.

Neste exemplo, podemos identificar 5 seces: Cabealho do relatrio Cabealho da pgina Detalhe Rodap da pgina Rodap do relatrio
Os dados desta seco surgem no incio do relatrio, ou seja, na primeira pgina. Os dados colocados nesta seco repetem-se no topo de todas as pginas do relatrio. Constitui a parte principal de um relatrio, pois nesta seco que surgem os dados referentes aos registos de uma tabela ou consulta. semelhana de Cabealho da pgina, os dados desta seco surgem no fundo de todas as pginas do relatrio. Como em Cabealho do relatrio, a informao desta seco surge no fim do relatrio, ou seja, na ltima pgina.

Exemplo: Inserir, no final do relatrio, a soma de todas as facturas. 1. Passe para o modo de estrutura do relatrio. Pgina 72 Manual de Curso

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2. Clique no boto Caixa de texto , na caixa de ferramentas, e em seguida faa um clique na seco Rodap do relatrio.

3. No Rtulo digite, por exemplo, Total. 4. Na caixa de texto escreva a frmula: =SOMA([nome da caixa de texto que se pretende somar]).

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RELATRIOS AGRUPADOS
Como j foi referido, este tipo de relatrio agrupa registos e pode apresentar totais para cada grupo e um total final de todos os grupos. Por exemplo: Um relatrio que apresente todas as facturas agrupadas por Cliente (Nome de Cliente) com Subtotal por Cliente e um Total Geral (somatrio de todas as facturas) 1. Posicionar-se na seco dos Relatrios e dar um clique no boto Novo. E seleccione Assistente de Relatrios. 2. No passo seguinte seleccione a tabela ou a consulta na qual pretende construir o relatrio e adicione os campos que pretende ver apresentado na listagem (relatrio)

3. Seleccione o campo pelo qual pretende agrupar o seu relatrio.

4. Escolha os campos pelos quais pretende ordenar o relatrio.

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Clique no boto Opes de sumrio para que o assistente crie um subtotal e um total global.

5. Seleccione o esquema para o relatrio.

6. Escolha o estilo para a listagem. 7. Digite um nome para o relatrio e clique no boto Terminar. Manual de Curso Pgina 75

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Se analisar a estrutura deste tipo de relatrio, ver que existem duas novas seces: Cabealho do Nome e Rodap do Nome (Incio do Grupo e Fim do Grupo)

ORDENAR E AGRUPAR DADOS NUM RELATRIO

ORDENAR DADOS
Quando se imprime um relatrio, normalmente pretende-se que os dados apaream por uma determinada ordem. Por exemplo, se pretende imprimir uma lista de clientes, naturalmente ter a inteno que os registos correspondentes apaream ordenados pelo nome do cliente, ou ordenados por Pas e nome de cliente. Isto possvel atravs da caixa de ordenao e agrupamento de dados que disponvel na barra de ferramentas. invocada pelo boto Ordenar e agrupar Tendo em linha de conta o relatrio dado como exemplo no captulo anterior, este apresenta as seguintes caractersticas:

Na coluna Campo/Expresso especifica-se o nome do campo ou uma expresso em funo do qual se pretende estabelecer a ordenao dos registos. possvel estabelecer ordenaes mltiplas fazendo referncia, no mximo, a 10 campos ou expresses.

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A coluna Sequncia de ordenao define qual a ordem dos dados (ascendente ou descendente)

AGRUPAR DADOS (REGISTOS)

Para muitos relatrios, as ordenaes no so suficientes para conferir ao relatrio uma leitura mais acessvel e consequentemente uma anlise rpida da informao que contm. Em muitos casos, h a necessidade de se constituirem grupos de registos por forma a proporcionar uma leitura mais correcta e relevante dos dados que o relatrio apresenta. Para agrupar registos num relatrio, necessrio constituir cabealhos e rodaps de grupos. Isto possvel atravs das Propriedades do Grupo Cabealho do Grupo e Rodap do Grupo que surgem na parte inferior da caixa de dilogo Ordenar e Agrupar. Repare que o campo pelo qual a listagem est agrupada (campo Nome) tem Cabealho do grupo e Rodap do grupo.

Para adicionar ou remover um cabealho ou rodap de grupo deve: 1. Abrir o relatrio no modo estrutura e activar a Ordenar e Agrupar. 2. Dar um clique na clula da coluna Campo/Expresso que contm o campo ou expresso pelo qual se pretende agrupar os registos. 3. Dar um clique na propriedade Cabealho do grupo ou Rodap do grupo para adicionar um cabealho ou rodap seleccione Sim para remover um cabealho ou rodap seleccione No. Esta operao requer uma confirmao atravs de uma caixa de dilogo que surgir no ecr. 4. Fechar a caixa de dilogo Ordenar e Agrupar e colocar informao, se necessrio, nas seces de grupo que foram adicionadas ao relatrio.

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MACROS
Um macro executa, automaticamente, um conjunto de tarefas designadas por aces. O Access disponibiliza cerca de 50 aces. Quando executamos uma macro o Access executa as aces na sequncia pela qual esto definidas. Por exemplo, abrir um formulrio e posicionar o utilizador num novo registo e/ou fazer surgir no ecr uma caixa de mensagem. As macros podem ser executadas a partir da respectiva janela, ou a partir de botes de comnassoci-las a botes dos formulrios.

CRIAR UMA MACRO

Pretende-se criar uma macro que abra o formulrio Ficha de Clientes e posicione o utilizador num novo registo. Clique no mdulo Macros e no boto Novo. Na coluna Aco determine o tipo de aco que pretende que a macro execute; Na coluna Comentrio (opcional) digite a descrio - funo da aco; Na parte inferior da janela dever especificar os Argumentos da Aco, quando necessrio.

Abrir formulrio:

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Posicionar num novo registo:

Guarde a macro atravs do menu Ficheiro/Guardar

Para executar a macro clique no boto Executar.

ASSOCIAR UMA MACRO A UM BOTO DE COMANDO

Aps a criao da macro abra o formulrio um Modo Estrutura. 1. Desactive o ferramentas. boto Assistente de Controlos na caixa de

2. Seleccione o boto Boto de comando e clique no rodap do formulrio (por exemplo). 3. Visualize as propriedades do boto: Propriedades (ou efectue um duplo clique Clique no boto sobre o novo boto de comando. 4. No separador Acontecimentos e propriedade Ao Fazer Clique seleccione o nome da macro.

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5. Guarde a alterao, alterne para o Modo Formulrio e verifique se o boto executa, realmente, a macro.

MACRO "AUTOEXECUTVEL"
Uma macro "autoexecutvel" uma macro que se executa automaticamente quando se abre uma Base de Dados. Para isso a macro dever ter o nome de AUTOEXEC. Pretende-se uma macro que felicite o utilizador por ter aberto a base de dados. 1. Seleccione o mdulo Macros e clique no boto Novo. 2. Efectue o seguinte:

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3. Guarde a macro com o nome de AUTOEXEC. 4. Feche a Base de Dados e volte a abri-la.

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