990608

Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro
Versión 4.0

cti

Centro de Tecnología Informática

TABLA DE CONTENIDOS
1. Teoría de base de datos ................................................................................................................. 1
1.1 ¿Qué es una base de datos? .................................................................................................................... 1 1.1.1. Tabla o fichero, registro y campo ............................................................................................... 2 1.1.2. Tipos de campos ......................................................................................................................... 2 1.2 Tipos de base de datos: planas y relacionales ........................................................................................ 2 1.3 Bases de datos de red.............................................................................................................................. 4 1.4 Utilidad de una base de datos ................................................................................................................. 5 1.4.1. Introducir datos: las presentaciones............................................................................................ 5 1.4.2. Ordenar datos.............................................................................................................................. 6 1.4.3. Búsquedas ................................................................................................................................... 6

2. Planificación de la base de datos .................................................................................................. 6 3. Iniciar Filemaker ........................................................................................................................... 9
3.1 La primera vez........................................................................................................................................ 9 3.1.1. Crear un archivo ......................................................................................................................... 9 3.1.2. Abrir un archivo existente ........................................................................................................ 10 3.1.3. No volver a usar esta ventana ................................................................................................... 10

4. Definición de los campos ............................................................................................................. 11
4.1 Dar nombre a un campo ....................................................................................................................... 11 4.2 Escoger un tipo de campo..................................................................................................................... 12 4.3 Crear un segundo campo ...................................................................................................................... 12 4.4 Tipos de campo .................................................................................................................................... 13 4.5 Modificar un campo existente .............................................................................................................. 14 4.5.1. Modificar el nombre ................................................................................................................. 14 4.5.2. Modificar el tipo de campo....................................................................................................... 14 4.6 Opciones del campo ............................................................................................................................. 15 4.6.1. Autointroducción ...................................................................................................................... 15 4.6.1.1. Introducción automática de fecha u hora.................................................................. 16 4.6.1.2. Número secuencial.................................................................................................... 16 4.6.1.3. Datos ......................................................................................................................... 17 4.6.1.4. Campo repetitivo....................................................................................................... 17 4.6.2. Validación................................................................................................................................. 17 4.6.2.1. De tipo....................................................................................................................... 17 4.6.2.2. No vacío .................................................................................................................... 18 4.6.2.3. Único......................................................................................................................... 18 4.6.2.4. Lista de valores ......................................................................................................... 18 4.6.2.5. Rango ........................................................................................................................ 20 4.6.2.6. Estricto ...................................................................................................................... 20 4.7 Crear un campo de tipo cálculo............................................................................................................ 20 4.8 Crear un campo de tipo sumario........................................................................................................... 23 4.9 Crear un campo de tipo global ............................................................................................................. 24

5. Modos de trabajo en FileMaker 4.0 ........................................................................................... 25
5.1 El modo Visualizar ............................................................................................................................... 26 5.2 El modo Buscar .................................................................................................................................... 27 5.3 El modo Presentación........................................................................................................................... 28 5.4 El modo Vista Previa............................................................................................................................ 29

6. Creación de una presentación .................................................................................................... 31
6.1 Objetos de una presentación................................................................................................................. 31 6.1.1. Los campos ............................................................................................................................... 32 6.1.2. Etiquetas de texto...................................................................................................................... 33 6.1.3. Líneas, rectángulos y círculos .................................................................................................. 33 6.2 Seleccionar un elemento de una presentación...................................................................................... 34

6.3 Cambiar el tamaño de un objeto........................................................................................................... 35 6.4 Partes de la Presentación ...................................................................................................................... 35 6.5 Paletas de estilos................................................................................................................................... 37 6.5.1. Fondo ........................................................................................................................................ 37 6.5.2. Borde......................................................................................................................................... 38 6.6 Botones ................................................................................................................................................. 39 6.6.1. Cómo crear un botón................................................................................................................. 39 6.6.2. Acciones más frecuentes:.......................................................................................................... 40 6.6.3. Crear un botón con cualquier objeto......................................................................................... 40 6.7 Bordes de campo .................................................................................................................................. 41 6.8 Formatos de campo............................................................................................................................... 42 6.8.1. Estilo ......................................................................................................................................... 43 6.8.1.1. Campo estándar......................................................................................................... 43 6.8.1.2. Lista desplegable....................................................................................................... 43 6.8.1.3. Menú desplegable ..................................................................................................... 45 6.8.1.4. Casillas de verificación............................................................................................. 46 6.8.1.5. Botones de opción..................................................................................................... 46 6.8.2. Repeticiones.............................................................................................................................. 47 6.9 Formato texto........................................................................................................................................ 47 6.9.1. Menú Formato........................................................................................................................... 47 6.9.2. Menú Formato|Texto... ............................................................................................................. 48 6.9.3. La regla de texto. ...................................................................................................................... 48 6.10 Formato número ................................................................................................................................. 49 6.10.1. Grafía booleana....................................................................................................................... 49 6.10.2. Grafía decimal......................................................................................................................... 50 6.10.3. Usar notación .......................................................................................................................... 50 6.10.4. Separadores............................................................................................................................. 50 6.11 Formato fecha ..................................................................................................................................... 51

7. Introducción de datos...................................................................................................................52
7.1 Crear un nuevo registro ........................................................................................................................ 52 7.2 Formas de introducir datos ................................................................................................................... 53 7.3 Demasiados datos ................................................................................................................................. 53 7.4 Duplicar un registro.............................................................................................................................. 53 7.5 Eliminar datos....................................................................................................................................... 53 7.5.1. Eliminar un registro .................................................................................................................. 53 7.5.2. Eliminar algunos los registros................................................................................................... 54

8. Ordenación de los registros .........................................................................................................54 9. Definición de relaciones ...............................................................................................................55
9.1 Crear una relación................................................................................................................................. 56 9.2 Relaciones bidireccionales ................................................................................................................... 58 9.3 Editar una relación................................................................................................................................ 59 9.4 Comprobar el procedimiento de un campo........................................................................................... 59 9.5 Los portales .......................................................................................................................................... 60

10. Búsquedas ...................................................................................................................................61
10.1 Símbolos ............................................................................................................................................. 62 10.2 Realizar nuevas búsquedas ................................................................................................................. 62

11. Creación de distintas presentaciones........................................................................................64
11.1 Estándar .............................................................................................................................................. 65 11.2 Informe en columnas .......................................................................................................................... 65 11.3 Columnas extendidas.......................................................................................................................... 66 11.4 Página única........................................................................................................................................ 67 11.5 Etiquetas ............................................................................................................................................. 67 11.6 Sobres ................................................................................................................................................. 69 11.7 En blanco ............................................................................................................................................ 69

11.8 Creación de una carta personalizada .................................................................................................. 70

12. Imprimir ..................................................................................................................................... 71
12.1 Configurar impresión ......................................................................................................................... 71 12.2 Modo vista previa............................................................................................................................... 72 12.3 Impresión básica................................................................................................................................. 72

1. TEORÍA DE BASE DE DATOS
Antes de empezar a trabajar con un programa gestor de base de datos como FileMaker, conviene tener una nociones, aunque sean básicas de teoría de base de datos.

1.1 ¿Qué es una base de datos?
Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene. Una clínica de sus pacientes y médicos, una empresa de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio: -Introducir datos -Almacenar datos -Recuperar datos y trabajar con ellos
ENTRADA DE DATOS ALMACENAMIENTO S ALIDA DE DATOS

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 1

1.1.1. Tabla o fichero, registro y campo Un programa de base de datos almacena la información que se introduce en forma de tablas cómo las que se pueden ver, por ejemplo, en un listín telefónico: Listín telefónico Nombre Cabrera Ortíz, Pedro García García, Ana Santos Gemio, Luis Dirección 123 4th St. SW Avda. Arroyos, 54 c/ Berruguete, 74 Teléfono (403) 123-4567 (814) 555-4566 (606) 555-1234 Registro

Tabla En este listín resulta interesante tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro se pueden desglosar en tres apartados: Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre. Aquí se puede ver cómo la información referida a una persona, “un dato”, aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que se ha desglosado la información se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros Tabla o Fichero. Registro: Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto, y está compuesto por campos. Tabla: Conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.
Formada por Base de Datos Tablas Formadas por Registros Formados por Campos

1.1.2. Tipos de campos En el listín telefónico se puede ver que hay unos campos más importantes que otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido, sería absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.

1.2 Tipos de base de datos: planas y relacionales
Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que se necesiten más de una.
2 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. ¿Es posible almacenar esta información en una sola tabla?: Hospital
Fecha Nombre Dirección C/Mayor 12 4D Avda. Arroyos, 54 c/ Berruguete, 74 C/Mayor 12 4D Avda. Arroyos, 54 C/Mayor 12 4D c/ Berruguete, 74 C/Mayor 12 4D Tfno. 101232 256699 369856 101232 256699 101232 369856 101232 Diagnóstico Apendicitis Gripe Sarampión Sinusitis Sarampión Sinusitis Amigdalitis Amigdalitis Tratamiento Cirugía Frenadol Augmentine Sinus Clamoxil Sinus Clamoxil Clamoxil Médico Dra. Sanz Dr. Pérez Dr. Pérez Dr. Alonso Dra. Sanz Dr. Pérez Dr. Alonso Dra. Sanz

6-12-95 Cabrera Ortíz, Pedro 5-5-95 García García, Ana

12-1-96 Santos Gemio, Luis 12-1-96 Cabrera Ortíz, Pedro 23-5-95 García García, Ana 6-12-95 Cabrera Ortíz, Pedro 1-1-96 Santos Gemio, Luis

25-2-95 Cabrera Ortíz, Pedro

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que se precisan en una base de datos de este tipo. Existe, sin embargo, un problema: si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz. Para hacer una base de datos como ésta se usará necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común a ambas:

De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su
CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 3

código para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este caso el código del paciente). A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana. No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno se debe considerar si se necesita o no esta capacidad1. Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker2, 4D, Butler…

1.3 Bases de datos de red
El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos. Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería fiable.

En el caso de las bases de datos bibliográficas la capacidad relacional es totalmente innecesaria. Por ello productos como End-Note o Pro-Cite generan bases de datos planas.
1

En las versiones anteriores a la 3.0 no tenía esta capacidad relacional. 4 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI
2

Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios se crearon las bases de datos de red. Estas están situadas en un único ordenador –llamado servidor (generalmente ordenadores de gran potencia)– y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ella –los llamados clientes–. Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre una base de datos al mismo tiempo desde lugares diferentes.

Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que está pensados únicamente para este uso y no se emplean para bases de datos personales FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas, que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto.

1.4 Utilidad de una base de datos
Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos, almacenarlos y recuperarlos. Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los métodos tradicionales de almacenamiento de datos: archivadores, carpetas, etc. Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar búsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar cálculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos. 1.4.1. Introducir datos: las presentaciones En las bases de datos, los datos se almacenan en las tablas. La estructura de la tabla es independiente de la presentación que se le dé. La estructura se define al crear los campos y la presentación cuando se crea un diseño para esa tabla. Una tabla puede tener tantas presentaciones como se desee. El primer diseño de una tabla no tiene por qué ser el definitivo, posteriormente se pueden crear más presentaciones en las cuales no tienen por qué aparecer todos los campos. Incluso cuando una tabla se relacione con otra pueden aparecer campos de las dos tablas.
CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 5

Las distintas presentaciones pretenden facilitar la introducción de datos en la tabla. Filemaker permite mostrar los datos en pantalla de modos muy diferentes. Con una misma tabla se pueden crear siete presentaciones distintas: estándar, informe en columnas, columnas extendidas, página única, etiquetas, sobres, en blanco. Cada tipo de presentación tiene una utilidad distinta que se verá más adelante. 1.4.2. Ordenar datos A veces la utilidad de una base de datos depende de su orden. Un listín telefónico, para que sea útil debe estar ordenado por el orden alfabético de los nombres. Filemaker permite ordenar los registros de una tabla El orden se establece en función de los registros de un campo o varios campos. Dependiendo del tipo de campo el orden puede ser alfabético, numérico, por fecha u hora y de modo ascendente o descendente. Así, se pueden ordenar los registros de la tabla de Visitas por la fecha de la visita, por los nombres de los pacientes o por el número de código. También se pueden especificar varios criterios de orden al mismo tiempo: por ejemplo, por orden alfabético de nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita. 1.4.3. Búsquedas En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quería buscar un conjunto determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor). Luego visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y pérdida de tiempo, se extraían los registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tenía que seguir el proceso contrario. En el caso de que se quisiera hacer una búsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo (por editoriales en el ejemplo anterior) la búsqueda resultaba imposible. Filemaker realiza búsquedas muy rápidas por cualquiera de los campos de la base, indistintamente del modo en que estén ordenados. Permiten hacer búsquedas con varios criterios (de este autor y con fecha de publicación posterior a esta), búsquedas combinadas ( de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este autor), etc. Deshacer la búsqueda es igual de rápido. Una vez se obtienen los resultados de la primera búsqueda el programa permite realizar los mismos procesos que con el total de la base de datos (ordenar, buscar...) pero ejecutados únicamente sobre los registros extraídos.

2. PLANIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS
El primer paso en la creación de una base de datos es diseñar su estructura. Al hacer un diseño previo se elimina el inconveniente de realizar cambios importantes cuando las tablas ya contengan registros. Se debe comenzar por organizar las ideas sobre el papel. Es necesario tener en cuenta la información que se quiere almacenar y decidir cuantas tablas (en FileMaker cada tabla es un archivo independiente) y cuantos campos se necesitarán. Se seguirán los siguientes pasos:
6 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

1. Se hace una lista de la información que se desea incluir. 2. Se piensa cómo se usará la información. 3. Se divide la información en categorías cómo información sobre pacientes, médicos, datos de las visitas, o productos, clientes y ventas. Cada categoría de información general es una tabla independiente.
Mé dicos Este archivo almacenará los datos de los médicos. Servirá también para llevar las nóminas de los médicos P a cie nt es Almacenará los datos de los pacientes V is it as Almacenará los datos de cada visita que un paciente haga al hospital

Se decide la información de la que se necesita disponer en cada registro; los campos. Por ejemplo, un registro de la tabla Pacientes debe tener campos que contengan la información personal de un paciente como el nombre, los apellidos, la dirección...
LISTA DE CA M POS QUE N ECESITA R É

Pacientes
Apellidos, Nombre Dirección Teléfono DNI Fecha de nacimiento

Visitas
Nombre paciente Fecha Diagnóstico Tratamiento Médico

Médicos
Apellidos, Nombre Departamento Di rección Teléfono Salario Fecha de contrato

Dependiendo del tipo de información que vaya a contener la base de datos una tabla no será suficiente. Por ejemplo en la base de datos del hospital se ve la necesidad de crear tres tablas. Se debe pensar cuál es la conexión entre las tablas. En el caso de la base de datos del hospital la tabla Pacientes contiene los datos personales de éstos.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 7

Cuando un paciente acude a una visita la información sobre ésta se almacena en la tabla Visitas. Los datos personales del paciente ya están almacenados en la tabla pacientes, volver a introducirlos en la tabla visitas sería una pérdida de tiempo y además se duplicaría la información. Los datos personales estarían repetidos en Pacientes y en Visitas. Si se crea un nexo de unión entre las tablas Pacientes y Visitas será posible introducir los datos personales de un paciente una sola vez en la tabla Pacientes y verlos desde la tabla Visitas. Con sólo introducir el código del paciente, aparecerán todos los datos personales de paciente. Sin embargo los datos médicos habrá que introducirlos en cada visita.

Para que la relación sea correcta, el campo por el que se relaciona la tabla debe contener un dato único sobre cada registro. En la relación entre Visitas y Pacientes el campo que une las tablas es el código de paciente. Este dato es único de cada paciente. En la tabla de pacientes sólo habrá un registro con el código 1, en la tabla visita puede haber mas de un registro de cada paciente. Una vez se tiene clara la estructura de cada tabla y las relaciones entre ellas. Se deben determinar las diferentes presentaciones que se necesitan para trabajar con cada tabla o con varias a la vez y establecer qué se va a necesitar: etiquetas postales, sobres, listados, etc. Un diseño cuidadoso antes de crear la base de datos ahorrará tiempo si se necesita hacer cambios más tarde. Cuando se termina el diseño inicial, se podrá empezar a trabajar con FileMaker. Resulta más conveniente probar la base de datos con información de ejemplo antes de introducir cientos de registros, ya que puede ser necesario modificar los campos o las presentaciones.

8 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

3. INICIAR FILEMAKER 3.1 La primera vez
Al iniciar el programa por primera vez se abre automáticamente esta ventana.

3.1.1. Crear un archivo Para crear un archivo nuevo se debe seleccionar la opción Crear un nuevo archivo vacío. Automáticamente se abrirá esta ventana:

En el recuadro Nombre de archivo se debe escribir el nombre del nuevo archivo y pulsar el botón Abrir. Es conveniente saber en qué carpeta se crean los nuevos archivos para su posterior uso.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 9

3.1.2. Abrir un archivo existente Si es la primera vez que se usa Filemaker en un ordenador pero se quiere abrir un archivo de ejemplo o un archivo creado en otro ordenador se selecciona Abrir un archivo existente, se abrirá esta ventana:

Se debe buscar el archivo en la unidad en la que se almacenó, seleccionar el archivo y después abrirlo haciendo doble clic sobre el icono del archivo o pulsando el botón Abrir. 3.1.3. No volver a usar esta ventana En la ventana del inicio hay una opción: . Si se selecciona la próxima vez que se abra Filemaker la ventana gris no volverá a aparecer, sólo aparecerá esta ventana, desde la que se puede crear uno nuevo o seleccionar otro existente.

Para abrir un archivo existente bastará con escogerlo y pulsar Abrir. Para crear un archivo nuevo se debe escribir el nombre en el recuadro Nombre del archivo y pulsar el botón Abrir. Automáticamente se abrirá este cuadro de diálogo:

Si se pulsa Si, el nuevo archivo se creará. El primer paso que da Filemaker es guardar el archivo antes de que éste contenga nada. Filemaker graba de forma automática según se van realizando
10 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

cambios en el archivo. El usuario no puede decidir cuando quiere guardar, por eso lo primero que necesita el programa es el nombre del archivo. Cada archivo de Filemaker es una tabla. Las tablas se componen de campos, por lo tanto el siguiente paso será definir los campos del archivo. Tras pulsar Si, Filemaker creará el archivo y abrirá la ventana de definición de campos:

4. DEFINICIÓN DE LOS CAMPOS
Al planificar la base de datos se decidieron los campos que habría en cada tabla y que tipo de información contendrían.

4.1 Dar nombre a un campo
El primer paso para crear un campo es darle un nombre. Éste se debe escribir en el recuadro Nombre de campo.

Los nombres de campo pueden tener hasta 60 caracteres. Si se piensa utilizar este campo en una fórmula de cálculo, no se pueden utilizar números al principio del nombre del campo ni los siguientes símbolos y palabras en el nombre: • • ,(coma), +, -, *, /, ^, &, =,¹, >, <, (, ), ", :: (indicador relacional). AND, OR, NOT, XOR o el nombre de cualquier función de FileMaker Pro. número.
CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 11

• El nombre de un campo utilizado en una fórmula no debe empezar por un punto (.) o un

4.2 Escoger un tipo de campo
Tras asignarle un nombre al campo se debe escoger el tipo de campo. Esto varía en función de la información que vaya a contener el campo. En el caso del campo “Apellidos, Nombre” el tipo de información es de texto. Por tanto se señala el botón situado a la izquierda de la palabra Texto. Para terminar de crear el campo se debe pulsar el botón Crear o la tecla Intro. El campo creado aparecerá en la zona superior de la ventana:

Dependiendo del tipo de campo que se escoja tras pulsar el botón Crear será necesario especificar más datos o no. Los tipos de campo texto, numérico, fecha, hora y contenedor no necesitan que se especifique nada más . Aunque si se pueden especificar más características del campo pulsando el botón Opciones esto no es imprescindible para la creación del campo. En concreto el campo Apellidos, nombre se va dejar así. Si más adelante se le quiere añadir alguna opción siempre se puede hacer.

Si se escoge alguno de estos tipos de campo: cálculo o sumario o global será necesario especificar más datos antes de terminar de crear el campo. Tras al dar al botón Crear se abrirá otra ventana. La creación de este tipo de campos se verá más adelante.

4.3 Crear un segundo campo
Para crear otro campo más se escribe el nombre en el recuadro Nombre del campo, se selecciona el tipo de campo y se pulsa Crear. No importa que se escriba sobre el nombre del campo anterior siempre que se pulse Crear.

12 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

Por ejemplo, para crear el campo “Fecha de nacimiento”. Dentro del recuadro Nombre del campo todavía aparece el nombre del campo recién creado, aparece seleccionado. Si se comienza a escribir directamente, el nombre anterior desaparecerá.

Tras escribir “Fecha de nacimiento”, se selecciona el tipo de campo Fecha y se pulsa Crear. El nuevo campo aparecerá en la lista de campos de la zona superior.

4.4 Tipos de campo
Cada tipo de campo está pensado para almacenar un tipo de dato y un número determinado de caracteres. Si se sobrepasa el límite de caracteres permitido esos datos no se almacenarán.
Texto: permite introducir letras, números y símbolos. Tiene un límite de 64.000 caracteres.

Es el tipo menos restrictivo.
Número: almacena información numérica con la que se vaya a operar. Tienen un límite de

255 dígitos.
Fecha: almacena fechas. Hora: almacena horas. Contenedor: almacena imágenes, películas o sonidos u objetos OLE. Cálculo: almacena el resultado de una fórmula compuesta de funciones que operan con

información de otros campos o constantes. El resultado puede ser texto, un número, una fecha, una hora o un contenedor
Sumario: almacena el resultado de una fórmula que calcula valores como subtotales,

promedios y totales generales de varios registros. El resultado puede ser un número, una fecha o una hora.
Global: Debe utilizarse un solo valor en todos los registros del archivo. El valor puede ser

texto, número, fecha, hora o contenedor.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 13

4.5 Modificar un campo existente
Tras crear un campo siempre existe la posibilidad de modificarlo, se puede cambiar el nombre, el tipo de campo que va a contener, o las opciones. Para modificar un campo primero es necesario seleccionarlo en la lista de campos. Se realizan los cambios necesarios y se pulsa Guardar. 4.5.1. Modificar el nombre Tras seleccionar el campo a modificar se cambia el nombre del campo en el recuadro Nombre del campo. Las modificaciones se realizan en Nombre del campo. Se pulsa Guardar. De esta forma no se crea un nuevo campo, sino que se modifica el existente.

4.5.2. Modificar el tipo de campo Para modificar el tipo de campo se debe seleccionar el campo, seleccionar otro tipo de campo y pulsar Guardar. Este cambio puede borrar datos almacenados. Por ejemplo si se cambia un campo de tipo texto con 5000 caracteres por uno numérico con 255, se pierden 4745 caracteres. El programa se lo indicará con un mensaje:

Si todavía no se han introducido datos importantes, o estos no rebasan los 255 caracteres no habrá ningún problema en modificar el tipo de campo. Por esto es conveniente hacer pruebas antes de introducir los datos definitivos en la base de datos.

14 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

4.6 Opciones del campo
Tras crear los campos siempre se pueden especificar algunas características más concretas que el tipo de dato que van a contener. Estas características varían con el tipo de campo. Al crear un campo de tipo cálculo o sumario o global se abrirá automáticamente la ventana de opciones, en ella se termina de definir el campo. Si no se completa esta ventana el campo no se creará. Sin embargo al crear un campo de tipo texto o numérico o de fecha o de hora o contenedor no se abrirá automáticamente la ventana de opciones. El campo se creará sin más, si se quieren añadir opciones habrá que pulsar el botón Opciones. Estas opciones sirven para mejorar la velocidad, precisión y consistencia de la entrada de datos. Se pueden establecer al definir el campo o en cualquier momento posterior. El cuadro de diálogo Opciones de entrada tiene dos pestañas cada una de ellas trata sobre un tipo diferente de opciones: las de validación y las de autointroducción.

Estas opciones permiten introducir de forma automática datos en ese campo o verificar que el campo cumple una serie de condiciones. Las opciones siempre se pueden modificar desde la ventana de Definición de campos pulsando el botón Opciones. Si el campo es de tipo cálculo, sumario o global se cambiará la definición del campo. Sin embargo en el resto de tipos de campos lo que se modifica son características de validación y de autointroducción, no la definición del campo en sí. 4.6.1. Autointroducción En el siguiente cuadro se encuentran las opciones de introducción automática de valores en un campo:

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 15

4.6.1.1. Introducción automática de fecha u hora

Seleccionando la casilla que hay a la izquierda de el se activa esta opción. El programa puede introducir datos de fecha u hora forma automática. Para elegir el tipo de dato se pulsa sobre la flecha que hay a la derecha de Fecha de creación.

Los datos de fecha y hora se introducirán según el calendario del ordenador. Los de autor según las propiedades del archivo. En el caso de la tabla visitas se puede elegir fecha de creación para el campo Fecha de la visita, para no tener que teclear la fecha del día cada vez que haya una visita. Así la fecha será siempre correcta. 4.6.1.2. Número secuencial

Para activar esta opción es necesario hacer un clic en el recuadro que hay a la izquierda de Número secuencial. Entonces se activarán las casillas de siguiente valor e incremento. Esta herramienta introduce un número distinto en cada registro, va aumentando con el incremento que se le indique. En siguiente valor se le indica el número por el que debe empezar. Si ya hay registros estos no tendrán el número secuencial. Éste sólo aparecerá en los nuevos registros. En incremento se señala la diferencia que debe haber entre el número de un registro y el del siguiente. Se puede aumentar de uno en uno en de “x” en “x”. Al introducir un valor único en cada campo sirve como contador.

16 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

4.6.1.3. Datos

Introduce un valor fijo en todos los campos. El límite son 255 caracteres. El valor que se quiera repetir se debe escribir en el recuadro que hay a la derecha de Datos. 4.6.1.4. Campo repetitivo

Seleccionando esta opción se pueden introducir dos valores distintos en un único campo. Si una persona tiene dos números de teléfono y se quieren introducir los dos en el campo teléfono esto será posible si el campo está repetido dos veces. Al definir las repeticiones se activa la posibilidad de repetir un campo, pero esto no será visible si no se cambia el formato de ese campo cuando se diseñe la presentación. 4.6.2. Validación Las opciones de validación comprueban si los datos que se introducen son correctos. En las relaciones entre tablas es necesario que algunos datos estén escritos con exactitud.

4.6.2.1. De tipo

Comprueba que los datos que se introducen tienen el formato indicado en el tipo de campo; de número, de fecha o de hora.
CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 17

Para activar esta opción hay que seleccionar la casilla que hay a la izquierda de De tipo. Por defecto aparece seleccionado el tipo de campo sobre el que se esté actuando, si es sobre una fecha aparecerá seleccionado Fecha, si es sobre un campo numérico aparecerá seleccionado Numérico. Si esta opción está activada en ese campo no se podrá introducir otro dato que no sea numérico Éste se seleccionará cuando el campo sea numérico, si el campo es de tipo texto no tiene sentido seleccionarlo.

Pulsando la flecha de la derecha de Numérico se puede elegir que compruebe el formato de un número, una fecha o una hora. 4.6.2.2. No vacío

No permite que ese campo se quede vacío. De esa forma, nunca faltará ningún dato. Para relacionar tablas los campos que permiten la relación no pueden tener ningún registro en blanco. 4.6.2.3. Único

Impide que el valor de un campo se repita. Cuando se introduce un dato como el DNI que es único, es conveniente activar esta opción. De esta forma si por error se introducen dos DNI iguales el programa dará un mensaje de error. Para relacionar tablas es necesario que el campo que permite la relación no tenga dos registros iguales. 4.6.2.4. Lista de valores

Las listas de valores permite elegir el dato a introducir en un campo, en lugar de teclearlo. De esa forma el dato no se escribirá incorrectamente. Para definir una lista hay que presionar en la flecha del recuadro y elegir Definir lista de valores.

18 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

A continuación se abrirá la ventana Definir listas de valores con todos sus campos en blanco. A esta ventana también se puede acceder desde el menú Definir| Listas de valores.

El primer paso para crear una lista es darle un nombre en el recuadro Nombre de la lista... Tras escribir el nombre se pulsa el botón Crear.

El nombre que se le haya dado aparecerá en el recuadro superior izquierdo. Los terminos de los que se va a componer la lista se escriben en el recuadro inferior derecho, tras seleccionar Usar valores personalizados.

Cada valor de la lista se separa pulsando la tecla intro. Cuando ya se hayan introducido todos los valores se pulsa el botón Guardar. De esa forma se vuelve a grabar la lista
CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 19

pero con los datos que contiene. Se puede salir de esta ventana pulsando Conforme, o bien crear otra lista de valores escribiendo un nuevo nombre en Nombre de la lista de valores y pulsando Crear. La lista de valores ya está creada, para que sea visible en la presentación es necesario especificar el formato de ese campo. 4.6.2.5. Rango

Si está activado comprueba que los valores introducidos en el campo estén comprendidos entre dos valores concretos. Esta norma de validación se puede utilizar únicamente con campos de tipo número, fecha u hora. Los dos valores que definen el rango se escriben en las dos casillas. 4.6.2.6. Estricto

Normalmente FileMaker advierte al usuario que se está rompiendo una norma de validación pero, aún así, le permite hacerlo. Si esta opción se activa el programa no le permitirá pasar al siguiente registro hasta que haya cumplido todas las validaciones sobre ese campo. Cuando se están haciendo pruebas es conveniente desactivarlo.

4.7 Crear un campo de tipo cálculo
El contenido de un campo de tipo cálculo es el resultado de una fórmula especificada. Esta fórmula la pueden componer los datos de otros campos pero del registro actual, o bien constantes numéricas. Las opciones de entrada de los campos calculados son la definición del cálculo que debe realizar ese campo. La fórmula del campo calculado se escribe al crear el campo. Tras pulsar el botón Crear se abre esta ventana:

Campos

Operadores Funciones Cuadro fórmula de

Resultado

El nombre del campo seguido de un signo igual aparece sobre el cuadro de fórmula.
20 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

La fórmula se puede escribir directamente en el cuadro de fórmula o bien ir seleccionando los elementos que la van a componer de la parte superior. Por ejemplo el campo Edad. El contenido de este campo será el resultado de esta fórmula: (Today- Fecha de nacimiento) / 365 A continuación se va a escribir la fórmula paso a paso: La primera parte de la fórmula está entre paréntesis, por lo tanto se puede escribir el paréntesis con el teclado o bien hacer doble clic en los paréntesis que están en los operadores.

Al hacer doble clic los paréntesis aparecen en el recuadro de la fórmula.

A continuación se debe colocar el cursor dentro del paréntesis para empezar a escribir dentro. Today es una función, por tanto se debe elegir de la lista de funciones. Para que aparezca en el recuadro de fórmula se debe hacer un doble clic sobre ella. Si se conoce bien la nomenclatura exacta se puede escribir directamente en el recuadro fórmula. Para listar las funciones por categoría, se elige la categoría del menú desplegable Vista.

El resultado en el recuadro de fórmula será este:

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 21

A continuación se le debe restar el campo Fecha de nacimiento. Para restar primero se debe seleccionar el operador de resta y hacer un clic sobre él.

el resultado será El campo con el que se va a operar puede ser del archivo actual, es decir la tabla en la que se esté trabajando o de un archivo con el que se mantenga una relación. El campo se escoge de la lista de campos de la zona superior izquierda.

el aspecto de la fórmula será Para terminar la fórmula se debe dividir el resultado del paréntesis entre una constante numérica que se introduce aquí. 365, no el contenido de un campo. El operador de división se elige de los operadores, pero el número se escribe con el teclado.

Tras terminar de escribir la fórmula es muy importante señalar cómo se debe mostrar el resultado. Los resultados obtenidos pueden ser números, fechas, horas o texto.

22 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

Si se quiere modificar una fórmula de un campo de cálculo se debe seleccionar el campo dentro de la ventana de Definir campos y pulsar el botón Opciones. Se abrirá la ventana de Especificar cálculo de nuevo.

Si el resultado del campo es un número para modificar su formato se debe hacer desde el menú Formato| Número.

4.8 Crear un campo de tipo sumario
El campo de tipo sumario obtiene un resultado usando valores de más de un registro de un mismo campo de la base de datos. Tras seleccionar el tipo de campo Sumario al pulsar Crear se abrirá esta ventana:

En este cuadro de diálogo se debe seleccionar la operación a realizar con los datos contenidos por el mismo campo en diferentes registros y también se debe señalar el campo con el que se va a operar. En la tabla Visitas hay un campo sumario (Total por paciente) que calcula el número de visitas que ha realizado cada paciente.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 23

Las operaciones que se pueden realizar con un campo de tipo sumario son: Total: calcula el total de valores de los registros del campo. Media: calcula la media de los valores de los registros del campo. Recuento: cuenta el número de registros que contiene un valor del campo. Máximo: busca el número mayor o la fecha u hora más antigua del campo. Mínimo: busca el numero menor o la fecha u hora más reciente del campo. Desviación estándar: calcula la desviación estándar de la media del total de todos los valores del campo en el grupo hallado. Fracción del total: calcula la relación entre el valor del campo y el total de todos sus valores. Los campos calculados permiten calcular información procedente de campos que están en un mismo registro, y de este modo producen un resultado diferente para cada registro. Sin embargo los campos de tipo sumario calculan o resumen información procedente de los registros de un campo. Al igual que el campo calculado para modificar la operación que realiza el campo sumario se debe seleccionar el campo desde la ventana de definición de campos y pulsar el botón Opciones. Aparecerá la ventana de opciones del campo tipo sumario.

4.9 Crear un campo de tipo global
Un campo global contiene un solo valor utilizado para todos los registros del archivo. Sirve como un valor fijo a utilizar en los cálculos de todos los registros de un archivo. Tras pulsar el botón Crear se abrirá la ventana de opciones del campo global:

En esta ventana se debe escoger el tipo de dato que va a contener el campo; número, texto, fecha o contenedor.

24 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

También se puede escoger el número de repeticiones que tendrá el campo.

El texto o el número que contendrán todos los registros se debe escribir en el primer registro. Sólo se tendrá que introducir una vez en el primer registro, en los demás aparecerá de forma automática. Si se modifica el dato en cualquiera de ellos se modificará en todos.

5. MODOS DE TRABAJO EN FILEMAKER 4.0
En Filemaker se puede trabajar en cuatro modos diferentes: Visualizar, Buscar, Presentación y Vista Previa. En cada modo hay diferentes opciones de menú, y cada modo tienen una finalidad muy concreta. Por eso se debe elegir un modo después de decidir lo que se quiere hacer. Función específica de cada modo: Visualizar: introducir y se visualizar los registros Buscar: localizar rápidamente un registro. Presentación: cambiar la forma en que se ve la información. Vista Previa: ver cómo se vería la página al imprimirla. Se puede pasar de un modo a otro a través del menú Modo o mediante la pestaña que aparece en la parte inferior de la ventana del documento.

Si se está trabajando con una base de datos y no se localiza el comando que se necesita, puede que no se esté trabajando en el modo adecuado. Los cuatro modos tienen un elemento en común: la barra de estado: Cambiar de presentaciones Libro

Disminuir zoom Aumentar zoom Ocultar o mostrar la barra de estado

Sólo varían de función dependiendo del modo el libro y las palabras que aparezcan debajo.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 25

5.1 El modo Visualizar
Se utiliza para introducir datos y visualizar registros ya introducidos. Desde este modo no se puede modificar el diseño de la presentación, ni mover ningún elemento. Para introducir datos primero es necesario crear un nuevo registro Modo|Nuevo Registro.

Para pasar de un registro a otro se utiliza el Libro. El libro muestra en todo momento el número de registro que se está visualizando.

Registro que visualizando Número total de registros ya introducidos.

se

está

Debajo del libro y de la palabra registros se indica si los registros se han ordenado o no. Antes de ordenarlos siempre aparecerá la palabra Desordenados, pero después aparecerá Clasificados. Registro anterior Registro siguiente

Pulsando la hoja superior del libro se pasa al registro anterior, pulsando la hoja inferior se pasa al registro siguiente. Moviendo la pequeña señal que hay a la derecha del libro se avanza de un registro a otro de una forma más rápida.

26 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

5.2 El modo Buscar
Este modo se utiliza para localizar un registro o un grupo de registros. Se indica qué registro se quiere encontrar rellenando una solicitud de búsqueda (un registro en blanco en el que se escribe lo que se desea ver).

El botón Número de Presentación sigue teniendo la misma utilidad, pasar de una presentación a otra. Aparecerán los distintos diseños con los campos en blanco para introducir los criterios de búsqueda. El libro sirve para pasar de una petición a otra. Se pueden ver todas las peticiones realizadas anteriormente. permite invertir una petición de búsqueda, se pide la búsqueda de todos los registros excepto aquellos que satisfagan la petición en curso. El menú desplegable Símbolos, permite especificar más criterios para la búsqueda pormenorizada, se verá más detalladamente en el apartado Búsquedas. Una vez se han rellenado los criterios de búsqueda con los símbolos necesarios para ordenar la búsqueda se debe pulsar el botón Filemaker mostrará sólo aquellos registros que cumplan las criterios especificados. Los demás registros no estarán visibles pero siguen estando en la base de datos. Los registros hallados se mostrarán en el modo visualizar pero indicando que son los registros hallados.

Tras una búsqueda sólo dejará visualizar los registros hallados, en este caso 15. Para poder visualizar todos los registros 32 se tendrá que seleccionar el menú Selec|Buscar Todos.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 27

5.3 El modo Presentación
Una presentación controla cómo se muestra e imprime la información. El modo Presentación se usa para cambiar la forma en que se ve la información en la pantalla o al imprimir y para diseñar informes y etiquetas. En este modo se diseña la apariencia gráfica de una presentación o de varias. Se pueden crear distintas presentaciones de aspectos muy distintos, con distintos campos, se pueden diseñar fichas, cartas, etiquetas...

Desde cualquier modo de trabajo se puede cambiar de presentación utilizando el botón Nº de Presentación. Pulsando sobre la flecha se despliegan las presentaciones existentes.

La forma en que aparece la información en los restantes modos de trabajo depende de la presentación que se tenga seleccionada en cada momento. Desde el Modo Presentación se puede cambiar de presentación a través del botón Nº Presentación o pulsando sobre las páginas del libro. Presentación anterior Siguiente Nº de la presentación actual Nº total de presentaciones

28 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

La pantalla que aparece es como un pupitre de delineación, en el que se diseña el aspecto que tendrá la pantalla en los otros tres modos.

En este modo se ve la posición de los campos, pero no los datos que contienen. En lugar de ello, el programa trata a los campos, textos y gráficos de la presentación como si fuesen objetos gráficos. De esta forma, se puede seleccionar cualquiera de ellos para cambiar su formato o su ubicación en la pantalla, como en un programa de dibujo. Al seleccionar un elemento aparecen un cuadrado pequeño en cada esquina. En el apartado Creación de una presentación se verá más detalladamente cómo se modifican los objetos.

5.4 El modo Vista Previa
Sirve para visualizar una presentación concreta tal y como aparecería si se imprimiera en papel. Es especialmente útil para visualizar etiquetas postales e informes de sumario.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 29

El menú Nº de presentación que se encuentra encima del libro permite seleccionar la presentación de la que se quiera una vista previa.

El libro sirve para pasar de una página de impresión a otra. Si cada registro ocupa una página la hoja superior servirá para ir a la página anterior, que sólo tendrá un registro, y la hoja inferior servirá para ir al registro siguiente que sólo tiene un registro. Pagina de impresión Página siguiente de impresión Nº total de páginas que se imprimirán Nº página actual

Si se ha usado el libro para ir a la última página del informe, el número total de páginas del informe aparece en el área de estado; si no, se ve en su lugar un signo de interrogación.

30 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

6. CREACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN
Una vez que se ha diseñado la estructura de la base de datos y antes de introducir registros en ella conviene preparar una presentación para facilitar la introducción de datos. Filemaker crea automáticamente una presentación estándar que incluye todos los campos que se acaban de definir. Este es el aspecto que presenta al terminar de crear los campos.

Para mejorar el diseño de la presentación se debe cambiar al Modo Presentación. Dentro de este modo ya será posible seleccionar cada uno de los elementos de la presentación.

6.1 Objetos de una presentación
Los objetos de una presentación se crean y se modifican con las herramientas de la barra de estado. Herramientas para crear nuevos objetos Campo Partes de la presentación Color y trama del relleno de un objeto Color y trama del borde de un objeto

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 31

6.1.1. Los campos Generalmente tras crear los campos la presentación sólo tiene campos. En el modo Presentación en lugar de datos aparecen los nombres de los campos a los que corresponde. Las etiquetas de cada campo son objetos de texto que se pueden modificar.

Es muy importante distinguir en un campo qué es el campo y qué la etiqueta. Etiqueta: indica qué es lo que se debe escribir dentro del campo, aparece generalmente a la izquierda del campo. Sólo es texto. Campo: es el recuadro, dentro de cada campo se introduce un dato. Etiqueta Campo

El campo siempre viene acompañado por la etiqueta pero son dos objetos individuales. La etiqueta es sólo texto y el campo es el contenedor de los datos. Aunque desaparezca la etiqueta el campo sigue funcionando perfectamente, pero si desaparece el campo y sólo queda la etiqueta no se podrán introducir datos en el campo. Si desaparece algún campo de la presentación no quiere decir que el campo haya sido borrado de la base de datos. Para que vuelva a ser visible en la presentación se debe utilizar la herramienta campo . Se debe pulsar el botón Campo y sin soltar arrastrar el cuadrado hasta el sitio donde se quiera situar el campo. Tras soltar el botón del ratón se abrirá una ventana para seleccionar qué campo se desea recuperar.

Se puede recuperar también la etiqueta según se seleccione o no la opción Crear etiqueta de campo.

32 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

6.1.2. Etiquetas de texto Además de las etiquetas que aparecen al lado de cada campo, se pueden añadir más etiquetas de texto con una finalidad decorativa o informativa.

Para crear una etiqueta de texto se selecciona la herramienta

de la barra de estado. El

cursor del ratón cambiará de forma: . Al hacer clic aparecerá un pequeño recuadro con el cursor parpadeando dentro en el que se puede escribir el texto.

al teclear, el texto aparecerá dentro del recuadro 6.1.3. Líneas, rectángulos y círculos

Estos cuatro elementos son puramente decorativos. Todos ellos se crean con las herramientas de la barra de estado. Para crear cualquiera de ellos primero hay que hacer un clic sobre la herramienta correspondiente. Al situar el cursor en el área de trabajo el aspecto será este: . Para crear cualquiera de estos elementos primero se debe hacer un clic y sin soltar el botón izquierdo del ratón arrastrar hasta que el objeto tenga el tamaño deseado:

El objeto se puede deformar en función de la dirección que se tome al crear el objeto:

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 33

6.2 Seleccionar un elemento de una presentación
Para seleccionar un objeto de la presentación se debe tener seleccionada la herramienta herramienta se suele seleccionar de forma automática tras utilizar cualquier otra. . Esta

Un objeto se selecciona haciendo un clic sobre él; si se trata de un cuadrado será necesario pinchar sobre uno de sus lados, si es un círculo sobre la línea, si es texto sobre el texto. Aunque se haga clic dentro del objeto si este está vacío no se seleccionará.

Se tiene la certeza de que está seleccionado porque en sus cuatro esquinas aparece un cuadradito pequeño.

Haciendo clic sobre cada objeto se selecciona de uno en uno. Para seleccionar más de un objeto a la vez se pueden seguir dos procedimientos. que englobe todos los objetos a 1. Haciendo un cuadrado con la herramienta de selección seleccionar. Al terminar de crear el cuadrado todos los objetos que estén íntegramente dentro estarán seleccionados.

2. Otra forma de seleccionar varios objetos es con la herramienta de selección se selecciona un objeto, se pulsa la tecla Shift o Mayúsculas (Debajo del Bloq Mayús), sin soltar esta tecla se va haciendo clic sobre cada objeto a seleccionar.

Manteniendo Shift pulsado. Cuando se quiera deseleccionar un objeto se debe hacer lo mismo con la tecla Shift pulsada volver a hacer clic sobre el objeto a deseleccionar.

Manteniendo Shift pulsado. Una vez se ha seleccionado un objeto se puede mover de sitio o cambiar su tamaño. Para mover de sitio hay que hacer clic sobre el objeto y sin soltar el ratón mover el objeto a una nueva posición. 34 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

6.3 Cambiar el tamaño de un objeto
Para modificar el tamaño de un objeto primero se debe seleccionar. Para modificar el tamaño se debe pinchar sobre uno de los cuadrados de las esquinas y arrastrar sin soltar el ratón.

Dependiendo de la dirección que se tome al arrastrar la esquina se puede modificar el tamaño de forma proporcional o deformar el objeto.

6.4 Partes de la Presentación
Las presentaciones de Filemaker se dividen en partes que organizan o resumen la información de la base de datos. Las partes de una presentación también determinan dónde se imprimirá la información. Cada parte va indicada por un rótulo y separada por una línea discontinua.

En un documento normal, suelen aparecer únicamente estas tres partes: Cabecera: muestra elementos en la parte superior de cada página Cuerpo: muestra elementos individualmente para cada registro Pie: se muestra elementos en la parte inferior de cada página (nº de página...)

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 35

Pero se pueden añadir más partes o modificar estas existentes. Para cambiar o añadir se selecciona el menú Modo| Configuración Partes. Se abrirá esta ventana:

Para cambiar se selecciona la parte a cambiar y se pulsa el botón Cambiar. Para crear se pulsa simplemente Crear. Desde cualquiera de los dos se abrirá esta ventana:

Estas son todas las partes que se pueden crear y su función: Cabecera de título: aparece en la parte superior de la primera página, sustituye a la cabecera normal. Cabecera: aparece en la parte superior de cada página, útil para incluir cabeceras de columnas, títulos y otra información. Sumario general principal: muestra un valor de sumario de todos los registros visualizados y aparece al comienzo del informe. Cuerpo: muestra todo lo que se necesita ver de cada registro, campo, texto, líneas y gráficos. Subsumario: muestra un resumen de la información de cada grupo de registros si están ordenados por el campo de separación. Subsumario general final: muestra un valor de sumario de todos los registros visualizados y aparece al final del informe.
36 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

Pie: aparece en la parte inferior de cada página, útil para incluir números de páginas, fechas u otra información. Pie de título: aparece en la parte inferior de la primera página y sustituye al pie normal. Otra forma de añadir una nueva parte a la presentación es con la herramienta Parte se debe pinchar sobre ella y sin soltar el botón arrastrar hacia la zona de trabajo.

Al soltar el botón aparecerá la ventana de definición de partes. Una parte se puede modificar haciendo doble clic sobre ella, se abrirá la ventana de definición de partes.

6.5 Paletas de estilos
Las paletas de estilos son varias paletas que definen el estilo de un borde o un fondo de un objeto.

6.5.1. Fondo Este icono siempre se refiere al fondo de un objeto. Los dos aspectos que se pueden modificar de un fondo son el color y la trama. Paleta de colores Paleta de tramas

Muestra Para aplicar un color de fondo a un rectángulo o a cualquier objeto primero es necesario seleccionar el objeto. Pulsando sobre el botón de paleta de colore se ésta desplegará:

Para seleccionar un color se hace clic sobre él.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 37

Para aplicar una trama se debe seleccionar el botón de paleta de tramas:

La trama no sólo son dibujos, es muy importante para que si se ha seleccionado un color éste sea visible. Además de las tramas con dibujos hay una trama transparente y otra opaca. Trama transparente, aunque a esta trama se le aplique un color nunca se podrá ver, ya que su trama es transparente, siempre dejará ver lo que tenga debajo. Trama opaca, ocultará todo lo que tenga debajo y siempre se le podrá aplicar un color. En la muestra inferior se irá viendo el resultado de los cambios realizados.

6.5.2. Borde Este icono siempre se refiere a los bordes de un objeto. Para modificar el borde de un campo primero se le debe asignar un borde. Esto se verá en el apartado Bordes del campo. En un borde se puede modificar el color, la trama y también el grosor. Paleta de grosores La paleta de colores y la de tramas para los bordes funcionan igual que las paletas para el fondo de un objeto. La paleta de grosores permite modificar el ancho del borde. Al

pulsar sobre el botón de paleta de grosores se despliegan los ejemplos de grosores que se pueden elegir: Si se escoge Inapreciable el borde no se verá y en el caso de los botones de opción, estos no serán visibles aunque la trama sea opaca.

38 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

6.6 Botones
Los botones son objetos de una presentación en los que tras hace clic se ejecuta una acción. Las acciones que puede realizar un botón pueden ser: ir al registro siguiente, al anterior, crear un nuevo registro, imprimir el registro actual... 6.6.1. Cómo crear un botón Los botones se crean con la herramienta . Tras hacer un clic sobre ella se debe dibujar un rectángulo con la forma que se quiera que tenga el botón.

Al terminar de dar forma al rectángulo y soltar el botón del ratón se abrirá esta ventana:

Dentro de esta ventana se debe escoger la acción que se realizará al pulsar sobre el botón. Tras escoger una acción se debe pulsar el botón Aceptar. A continuación se deberá escribir el texto dentro del ratón.

Tras escribir el texto se pincha con el ratón fuera del botón. Para modificar la posición se selecciona y se arrastra, para modificar el tamaño del botón se arrastra desde alguna de las esquinas. Para modificar la acción que realice el botón se debe hacer un doble clic sobre él. Se abrirá la ventana de Especificar Acción. El botón nunca estará activo en el modo Presentación, sólo en el modo Visualizar.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 39

6.6.2. Acciones más frecuentes: Ir al registro: siguiente, anterior, primero, último. Estas opciones se encuentran dentro del grupo de acciones de Navegación|Ir al registro...:

Crear un nuevo registro: para crear un registro con sólo pulsar un botón. Está dentro del grupo Registros|Nuevo Registro/petición. Ordenar los registros: abrirá la ventana de ordenar registros, está dentro del grupo Ordenar/Buscar/Imprimir |Ordenar. Imprimir: abrirá automáticamente la ventana de impresión, está dentro del grupo Ordenar/Buscar/Imprimir |Imprimir. Cambiar de presentación: cuando se tiene más de una presentación. Está dentro del grupo Navegación |Ir a la presentación.

6.6.3. Crear un botón con cualquier objeto También se puede transformar cualquier objeto gráfico o de texto de la presentación, en un botón. Para hacer esto primero se debe seleccionar el objeto. A continuación se selecciona el menú Formato|Botón. Se abrirá la ventana de definición de acción. Una vez convertido en botón, se podrá copiar y pegar en otras presentaciones: funcionará exactamente igual que lo hacía en la presentación en la que fue creado.

40 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

Empleando botones, es posible hacer que FileMaker resulte aún más sencillo e intuitivo de utilizar. Por ejemplo, en lugar de enseñar a un nuevo usuario el comando Nuevo registro, se podrá añadir con el botón Crear registro nuevo en la presentación.

6.7 Bordes de campo
Al crear un campo éste se crea por defecto sin bordes, aunque en el modo Presentación se vea siempre con bordes. Por ejemplo este es un campo sin bordes: este es el mismo campo visto en el modo Visualizar no el borde. visto en el modo Presentación, y , se ve el dato que contiene pero

El modo en el que realmente es útil el borde es en el modo Visualizar porque dentro del campo es donde se introducirán los datos. Si no tiene borde o con un fondo de color a veces es difícil localizar un campo. Para dar borde a un campo primero es necesario seleccionarlo. Se pueden seleccionar todos los campos a la vez para dar bordes más rápidamente.

A continuación se selecciona el menú Formato|Bordes de campo. Se abrirá la siguiente ventana:

En la zona izquierda se van señalando las partes a las que se les puede aplicar un borde y en la zona derecha se pueden ir observando los resultados.

Además de los bordes externos se puede añadir la Línea base del texto:
CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 41

Y cuando el campo está repetido una línea de separación entre las repeticiones;

Entre valores repetidos: Desde esta ventana también se puede modificar el diseño de los bordes, de la línea base y del fondo o relleno.

Las paletas disponibles en esta ventana funcionan exactamente igual que las de la barra de estado. En el menú desplegable se debe seleccionar el elemento al cual se le quiere modificar el diseño.

6.8 Formatos de campo
El aspecto de un campo se puede modificar, puede ser simplemente un rectángulo, o una lista, unos botones o un campo repetido, una lista desplegable, un menú desplegable...

Para modificar el formato de un campo se debe seleccionar la opción Formato|Formato de campo...Se abrirá la ventana de atributos del campo:

Las opciones disponibles en este cuadro de diálogo dependen de si se han usado o no opciones de entrada especiales al definir el campo. Es imposible dar formato de repetición de un campo si no se ha señalado la repetición en la ventana de definir campos.

42 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

6.8.1. Estilo 6.8.1.1. Campo estándar Es el formato que por defecto tiene un campo tras ser creado; un rectángulo en el que se pueden escribir los datos. También se le puede añadir una barra de desplazamiento vertical seleccionando esta opción.

6.8.1.2. Lista desplegable Se trata de un campo en el cual no se tienen que teclear los datos para introducirlos, sino que al pinchar sobre él se despliega una lista de valores de los cuales se escoge uno.

Para que un campo tenga este formato primero se debe seleccionar el campo al que se le quiera dar formato de lista desplegable. Se selecciona el menú Formato|Formato de campo, de la ventana que se abra se selecciona la opción Lista desplegable del menú. Al seleccionar esta opción se activan los menús necesarios para crearla.

A continuación se deben señalar los datos que irán dentro de la lista. Estos datos se llaman lista de valores, se pueden definir desde tres sitios: 1. En la ventana de definición de los campos el botón Opciones. 2. En el menú Archivo| Definir| Listas de valores 3. Desde la ventana de Formato de campo, al pulsar en la flecha del menú derecho se despliega este menú. Para crear una nueva lista se selecciona Definir lista de valores.
CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 43

A continuación se abrirá la ventana de definir listas de valores:

Para crear una lista de valores nueva primero se debe escribir el nombre que le va a dar a esta lista, no tiene que coincidir con el nombre del campo, se le puede dar cualquier nombre que luego permita reconocer fácilmente los datos que contiene. El nombre se debe escribir en el recuadro a la derecha de Nombre de la lista de valores y se debe pulsar Crear.

Una vez se ha activado el recuadro Usar valores personalizados, se van escribiendo los datos de la lista, para separarlos se pulsa la tecla Intro.

44 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

Cuando se haya terminado de introducir los valores de la lista se pulsa el botón Guardar y después el de Conforme. Se volverá a la ventana de Formato de campo:

Ya está seleccionada una lista desplegable usando los valores de la lista “comunidades”. Queda una última opción: señalar Incluir elemento “Editar”, esta opción se puede señalar si interesa que con el uso de la base de datos se puedan modificar algunos datos o no. Para terminar se debe pulsar Aceptar. El funcionamiento de la lista desplegable sólo será visible desde el modo Visualizar. Desde el modo Presentación no se notará ninguna diferencia en el aspecto de ese campo. 6.8.1.3. Menú desplegable Este formato es muy parecido al de la lista desplegable. Consiste en seleccionar un elemento de una lista de valores.

Se diferencia de la lista desplegable en que el menú no tiene barra de desplazamiento por lo tanto ocupará más o menos dependiendo del número de valores que tenga. Por otro lado el menú es gris y está en relieve. El modo de creación es el mismo; se debe seleccionar el campo y después seleccionar el menú Formato|Formato de campo. Se abrirá la ventana de formato de campo, aquí se debe seleccionar menú desplegable:

La lista de valores se puede crear si no existe o seleccionar una existente de la lista del menú.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 45

Además de los valores de la lista se pueden añadir dos opciones más:

El elemento presentación

Otro:

permite

añadir

nuevos

valores

desde

el

modo

Editar: permite modificar los valores del menú desde el modo presentación sin necesidad de ir de nuevo a la ventana listas de valores. 6.8.1.4. Casillas de verificación

Se trata de unas casillas cuadradas a señalar, se pueden señalar todas las opciones. Para dar este formato a un campo se debe señalar el campo y seleccionar el menú Formato| Formato de campo. En la ventana Formato de campo se deben seleccionar las opciones de esta forma:

Los valores de cada casilla se determinan en la lista de valores, que ya se ha visto cómo se crea. Tras cambiar el formato del campo esto es visible desde el modo presentación, de hecho habrá que aumentar el tamaño del campo para que todas las casillas sean visibles.

6.8.1.5. Botones de opción

Estos botones son muy similares a las casillas de verificación, la única diferencia es que los botones sólo permiten seleccionar una opción y las casillas permiten seleccionar todas. El modo de creación es el mismo.

46 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

6.8.2. Repeticiones Desde la ventana Formato de campo sólo se está dando a un campo ya creado. Para poder aplicar un formato de repetición de un campo primero es necesario que esto se indicara en su creación. Si esto no se hizo en la creación del campo se puede hacer todavía. Se debe volver a la ventana de definición de campos con el menú Archivo| Definir| Campos. En esta ventana se debe pulsar el botón Opciones y en la parte inferior se debe señalar el número de repeticiones que se quiere que tenga este campo. Una vez que están definidas las repeticiones de un campo entonces se le puede aplicar el formato de repetición desde la ventana Formato de campo.

Se pueden mostrar todas las repeticiones creadas o sólo algunas. También se puede dar una orientación vertical u horizontal a los campos repetidos.

6.9 Formato texto
Todos los campos y objetos de texto de una presentación pueden recibir formato individualmente. Se puede modificar el texto de tres formas: 6.9.1. Menú Formato Dentro del menú Formato con cualquiera de los siguientes comandos: Tipo de letra, Cuerpo (Tamaño), Estilo, Alinear texto, Interlineado y Color del texto.

Para aplicar formato a un objeto de texto primero es necesario seleccionarlo.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 47

6.9.2. Menú Formato|Texto...

Desde esta ventana se puede modificar el formato del texto. Los atributos que se pueden aplicar al texto son los mismo que los del menú Formato. Según se van aplicando las diferentes opciones se ve el resultado en el recuadro: Ejemplo. Con el botón Párrafo se accede a otra ventana para la modificación de las características del párrafo.

Se puede modificar la alineación del párrafo, la sangría y el interlineado. Una vez seleccionados los atributos del párrafo se hace clic en el botón Aceptar y se repite la operación con la ventana de Atributos del texto. 6.9.3. La regla de texto. Desplegando la regla de texto todas las opciones referentes al texto resultan más fáciles de seleccionar. Para desplegar la regla se selecciona el menú Mostrar| Regla de texto.

En la regla no se encuentran todos los atributos que se pueden aplicar pero si los más utilizados.

48 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

6.10 Formato número
El formato de los datos contenidos en los campos de tipo numérico se puede modificar para mejorar la presentación. Un campo de tipo numérico pueden tener más o menos decimales, un texto añadido... Para poder modificar el formato de número se debe seleccionar un campo de tipo numérico o de cálculo, si se selecciona cualquier otro tipo de campo no se podrá seleccionar el menú Formato|Número. Al seleccionar el menú Formato|Número aparecerá la siguiente ventana:

Por defecto siempre estará seleccionada la opción “Conservar la grafía de la hora introducida”, esto quiere decir que quedará el formato que se le dio al introducir los datos. Si el campo es el resultado de una fórmula el formato será con todos los decimales necesarios para mostrar el resultado exacto. Según se van seleccionando opciones se ven los resultados en el recuadro inferior Ejemplo. Pulsando el botón Atributos del texto Atributos por defecto del texto. 6.10.1. Grafía booleana Se utiliza para introducir datos de Sí o No. Para acortar el tiempo de introducción de datos en lugar de un “Sí” se introduce un 1 y en lugar de “No” se escribe 0. se volverá al cuadro de diálogo

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 49

6.10.2. Grafía decimal

El programa por defecto muestra dos decimales de cualquier número, si esto se quiere modificar se debe seleccionar la opción Emplear la grafía decimal, señalar Números de decimales y si se quiere que no aparezca ningún decimal se escribe en el recuadro 0.

Si se quiere que aparezcan decimales se debe poner el número de decimales que se quieran:

6.10.3. Usar notación

Para introducir el término Pta., o cualquier otro que haga referencia a un valor monetario se selecciona Emplear la grafía decimal|Usar notación Moneda (detrás) o (delante). Se seguirá el mismo para que FileMaker incluya automáticamente el término propio del porcentaje. También se puede personalizar el texto que se quiera que aparezca detrás del número: Por ejemplo se puede escribir años:

6.10.4. Separadores

Se puede seleccionar si el separador decimal será un punto o una coma. También se puede especificar que haya un separador de miles señalando Usar separador de miles.

50 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

6.11 Formato fecha
El comando Formato|Fecha permite modificar el formato de un campo tipo fecha. Tras seleccionar esta opción aparecerá esta ventana:

Se puede conservar el formato de fecha que aplica por defecto el programa seleccionando Conservar la grafía de la fecha introducida. Si se selecciona Grafiar así se pueden escoger varios formatos de fecha distintos. También se puede aplicar un formato de fecha personalizado; se selecciona Personalizado y se elige el estilo en los distintos menús desplegables. La opción Caracteres delante permite introducir caracteres delante del número de días y de meses. El cuadro Ejemplo mostrará el tipo de fecha que se ha creado.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 51

7. INTRODUCCIÓN DE DATOS
Una vez se ha diseñado la presentación se selecciona el modo Visualizar para introducir los datos. El primer paso para introducir datos es crear un nuevo registro.

7.1 Crear un nuevo registro
Para poder introducir datos primero es necesario crear un registro, para esto es necesario seleccionar Modo| Nuevo Registro. Si se intenta escribir dentro de un campo antes de crear un nuevo registro aparecerá un mensaje de aviso.

Para poder escribir dentro de un campo debe aparecer resaltado el primer campo con el cursor dentro parpadeando.

Cada vez que se quiera introducir un nuevo registro se debe repetir la misma operación. En cuanto se añade un registro nuevo, cambia el número de registros que se muestra en el área de estado. Cuando se selecciona un campo para introducir información en él, todos los campos de la presentación aparecen con un reborde muy fino y el campo en el que se esté escribiendo tendrá un borde más nítido. Para pasar de un campo al campo siguiente, hay que pulsar la tecla de tabulación, o hacer clic con el ratón en el campo que se quiera seleccionar. No se puede pasar a un campo de cálculo ni a un campo sumario porque la información se introduce en ellos de automáticamente.
52 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

7.2 Formas de introducir datos
Hay varias maneras de introducir información en los campos en el modo Visualizar: - Teclear datos en los campos mediante el teclado. - Seleccionar un valor predefinido en un menú, lista, botón o cuadro para marcar - Pegar datos, imágenes o sonidos en los campos desde el Portapapeles o con el menú Edición |Pegado especial... - Importar registros de un documento de texto o de otro documento FileMaker Pro.

7.3 Demasiados datos
Si el texto introducido en un campo sobrepasa el tamaño del recuadro que se le ha dado al campo en la presentación mientras se escriba FileMaker lo irá agrandando:

Pero cuando se pase al siguiente campo, sólo se verá la parte de los datos que permita su tamaño.

Los datos siguen estando almacenados en el campo, pero es necesario seleccionarlo para hacerlos visibles.

7.4 Duplicar un registro
Al duplicar un registro se crea una copia exacta de él y se añade como un registro nuevo. Esto es útil cuando se quieren añadir varios registros en los cuales haya muchos campos que contengan la misma información que el registro en curso. Se duplica el registro en curso y se modifican después aquellos campos que tengan datos distintos: Se debe comprobar que el registro que se quiere duplicar está seleccionado en la pantalla Visualizar, y entonces seleccionar el menú Modo| Duplicar registro.

7.5 Eliminar datos
Se puede borrar un dato de un campo concreto, borrar un solo registro, o borrar todos los registros. Para borrar los datos de un campo, se seleccionan los datos y se pulsa la tecla de borrado. 7.5.1. Eliminar un registro Para borrar un registro, se selecciona el registro en la pantalla Visualizar y se escoge en el menú Modo | Eliminar registro. Aparece entonces el siguiente
CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 53

mensaje de advertencia que pide que se confirme si se quiere borrar permanentemente el registro.

Cuando se borra uno o más registros en FileMaker Pro no hay manera de deshacer el borrado: los registros han desaparecido para siempre, a no ser que se tenga una copia de seguridad del archivo. 7.5.2. Eliminar algunos los registros Para borrar todos los registros, se selecciona en el menú Modo| Eliminar todo. Se pedirá que se confirme el borrado, y el cuadro de alerta mostrará el número de registros que se vayan a borrar. Hay que hacer clic en el botón Borrar para borrar los registros. Cuando se quiere borrar un grupo con unas características concretas primero se debe hacer una búsqueda. Cuando se tengan los resultados se puede seleccionar Modo|Eliminar todo, entonces sólo se borrarán los registros que se estén visualizando en ese momento.

8. ORDENACIÓN DE LOS REGISTROS
FileMaker Pro almacena los registros por el mismo orden en el que se hayan introducido. El primer registro que se introduzca quedará al principio del archivo y cada nuevo registro se irá añadiendo al final, después de todos los registros ya existentes. Este orden no sigue ningún criterio, para establecer un criterio de ordenación se utiliza el comando Ordenar...El criterio para establecer el orden lo puede marcar un solo campo o varios. Por ejemplo, se pueden clasificar alfabéticamente los registros de Pacientes por apellidos, con objeto de imprimir un listín telefónico, o se pueden clasificar las visitas por fecha, dentro del archivo Visitas. Se pueden clasificar los registros desde los modos Visualizar o Vista Previa. Si se ha seleccionado un grupo de registros mediante el comando Buscar o el comando Omitir, FileMaker Pro sólo ordenará los registros de ese grupo.

54 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

El procedimiento básico es el siguiente: 1. Se selecciona el menú Modo| Ordenar... Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar registros:

2. Hay que hacer doble clic en el nombre del campo o campos por cuyos datos se quiere ordenar, dentro de la lista de campos. Su nombre aparecerá dentro del cuadro Tipo de Ordenación. 3. El icono que se encuentra junto al nombre dentro de la lista Tipo de Ordenación muestra que los datos del campo serán clasificados por orden ascendente. Si se quiere variar el tipo de ordenación se selecciona el que interese en los cuadros de opción de abajo. 4. Hacer clic en el botón Ordenar.

9. DEFINICIÓN DE RELACIONES
Las relaciones sirven para poder utilizar datos procedentes de otras tablas como si formaran parte de la tabla en la que se esté trabajando. Establecer una relación entre dos tablas equivale a establecer una unión entre ellas, para poder hacer esto se debe dar una condición muy concreta: en las dos tablas tiene que haber un campo que contenga el mismo dato:

Pacientes
Apellido, Nombre Dirección Teléfono

Visitas
Nombre del paciente Fecha de la visita Diagnóstico

En el ejemplo del hospital al relacionar la tabla Visitas con la tabla paciente se hace posible ver los datos personales del paciente desde la tabla Visitas. Para establecer la relación es necesario que dos
CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 55

campos contengan el mismo dato. En este caso la relación es posible porque hay dos campos que contienen el nombre del paciente, aunque el nombre del campo sea distinto. Los campos que permiten la relación tienen que existir en las dos tablas, y tienen que contener el mismo tipo de datos. En el caso de un campo de tipo cálculo se relaciona con un campo de tipo numérico o de cálculo.

9.1 Crear una relación
Para crear una relación tienen que existir dos archivos distintos que tengan un campo con datos comunes. Una relación se puede establecer desde cualquier Modo seleccionando el menú Archivo| Definir| Relaciones. Se abrirá esta ventana:

Para crear una nueva relación se debe pulsar el botón Nueva, al hacerlo se abre una ventana en la que se debe indicar cuál es el archivo con el que se relaciona el archivo actual.

Tras seleccionar el archivo se debe pulsar Abrir. El programa abrirá el archivo y extraerá los nombres de los campo que contiene el archivo y los mostrará junto con los del archivo actual en esta ventana: 56 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

El primer paso al configurar la relación es darle un nombre a la relación. El programa pone un nombre por defecto: el archivo con el que se relaciona el archivo actual, pero se puede modificar:

Conviene que sea un nombre que indique qué es lo que se está relacionando. A continuación se debe indicar cuáles son los dos campos que contienen el mismo dato. Se debe hacer un clic sobre cada uno de ellos.

También se pueden establecer tres características más a la relación:

Al borrar un registro... : borrará el registro actual y todos los registros con los que esté relacionado a través de esta relación que se está definiendo. Al borrar los datos de un paciente (un registro de la tabla pacientes) se borrarán todas las visitas realizadas por ese paciente. Permitir la creación... : permite crear un nuevo registro en la tabla con la que se está

relacionando sin estar en ese archivo, sino en el actual. Por ejemplo podré introducir los datos de una nueva visita desde la tabla pacientes. También se puede especificar que ordene los registros con los que tenga relación. Al seleccionar esta opción se abrirá la ventana para especificar por qué campo se va a establecer el orden y qué tipo de orden.
CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 57

Una vez se haya terminado de especificar las características de la relación se pulsa Aceptar. Se volverá a la ventana de

Para terminar de crear la relación se debe pulsar Conforme. La relación ya está definida, para poder ver campos procedentes de la tabla con la que se ha establecido la relación se usa la herramienta campo. En la ventana especificar campo se debe hacer clic sobre la flecha que aparece al lado de Archivo actual. Del menú que se despliegue se debe seleccionar la relación a través de la cual se quiera acceder a campos de otra tabla.

Uno por uno se pueden extraer los campos que interesen. Hasta que no se van visualizando los campos con la herramienta campo la relación no es visible aunque esté definida. Existe otra forma de visualizar los campos procedentes de una relación: los portales.

9.2 Relaciones bidireccionales
Cuando se establece una relación se hace desde el archivo actual, el que está abierto con otro archivo. Esta relación que se establece es unidireccional; esto quiere decir que sólo funciona desde el archivo desde el archivo actual. Si se abre el archivo con el que se ha relacionado éste no tendrá definida ninguna relación.
58 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

Archivo Actual

A

Archivo B Relación establecida desde A

En el punto anterior se ha establecido una relación desde Pacientes con Visitas. Esta relación es unidireccional ya que es el archivo pacientes el que está relacionado con el archivo visitas, mientras que visitas no está relacionado con Pacientes. Pacientes puede tomar datos de visitas, pero visitas no puede tomar ningún dato de pacientes. Para que una relación sea bidireccional se debe definir desde los dos archivos que forman parte de la relación. Archivo A
Relación establecida desde A

Archivo B RELACIÓN BIDIRECCIONAL
Relación establecida desde B

Se debe abrir Pacientes y definir una relación con visitas, después se debe abrir visitas y establecer una relación con pacientes. Aunque se cambie el nombre de una relación y se definan dos relaciones desde pacientes con visitas asignando a cada una distintos nombres la relación seguirá siendo unidireccional.

9.3 Editar una relación
Cuando se quiere modificar una relación se debe volver a la ventana Definir relaciones para:

Se debe seleccionar la relación que se quiera modificar y pulsar el botón Editar. Se volverá a abrir la ventana de Editar relación.

9.4 Comprobar el procedimiento de un campo
Si se ha puesto un campo en una presentación y se desea sustituir por otro o comprobar su origen, se debe hacer doble clic en él desde el modo Presentación. Aparecerá el cuadro de diálogo Especificar Campo, en el que se puede seleccionar otro campo para sustituir al existente.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 59

9.5 Los portales
Es un objeto de una presentación que al colocar campos relacionados en su interior muestra registros relacionados de otro archivo de base de datos. El Portal es otra forma de mostrar los datos procedentes de una relación. La diferencia con respecto a los campos sueltos el portal permite ver un listado de registros y el campo suelto sólo muestra un registro. Esto es útil por ejemplo en la tabla pacientes para saber cuantas visitas ha realizado ese paciente. Un paciente aparece una sola vez en la tabla pacientes, pero puede aparecer muchas veces en la tabla visitas; tantas veces como acuda al hospital. Para ver el listado de veces que ha acudido un paciente al hospital se crea el portal. Si se utilizaran campos sueltos sólo se vería una visita.

Para crear un portal se debe hacer clic sobre la herramienta portal:

. El cursor cambiará de

al pasar por la zona de trabajo, pinchando con el botón del ratón se debe realizar un forma cuadrado del tamaño del que se quiera que sea el portal.

Al terminar de crear el cuadrado y soltar el botón del ratón aparecerá la ventana de configuración de los portales: Señalar la relación

En esta ventana se configuran todas las características del portal. Lo primero que se tiene que hacer es señalar la relación desde la que se van a mostrar los registros del portal. Para seleccionarla se debe pulsar sobre la flecha que hay a la derecha de <<desconocido>> :

60 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

Dentro de esta ventana también se puede señalar si se permite borrar registros desde el portal o no.

Una vez establecida la procedencia del portal se debe configurar el formato de éste.

El número de filas es indefinido, pero el número de filas visibles si que se puede definir. Para desplazarse por las filas no visibles; en el caso de que haya más registros coincidentes que filas en el portal, se utiliza la barra de desplazamiento vertical. Otra característica de formato es el fondo de cada fila, puede ser en todas iguales; gris, o alternar gris con otro color. El color y la trama se pueden escoger pulsando sobre los dos botones que abrirán las paletas de color y trama.

10. BÚSQUEDAS
Una vez que se tienen muchos datos en un archivo, se puede utilizar el modo Buscar de FileMaker para localizar información concreta o para seleccionar grupos de registros. Cuando se escoge el modo Buscar, se ve la misma presentación que se esté utilizando en Visualizar. Es posible trabajar sobre cualquier presentación en el modo Buscar, seleccionándola en el submenú número de presentación. Una vez seleccionado el modo Buscar la barra de herramientas tendrá el siguiente aspecto: E1 icono de libro contiene todas las peticiones de búsqueda que se hayan realizado. Si se ha realizado más de una petición, al hacer clic en las páginas del libro se pueden ver las distintas peticiones. El número total de peticiones se muestra debajo del icono de libro. Rellenando los campos en blanco se le indica a Filemaker que datos se buscan y en qué campo. Con los Símbolos se puede detallar la búsqueda. permite invertir la petición de búsqueda; se pide la búsqueda de todos los registros excepto de aquellos que satisfagan la petición en curso. Una vez se han introducido los criterios de búsqueda basta con hacer clic en el botón
CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 61

. Una vez realizada la búsqueda FileMaker pasará al modo Visualizar, mostrando sólo los registros que cumplan los criterios especificados. Estos aparecen en la barra de herramientas como registros Hallados. Cualquier operación que se haga ahora (Borrar, imprimir, exportar, etc.) se realizará únicamente sobre este grupo de registros. El menú Selec|Buscar Todos permite que aparezcan de nuevo todos los registros. Si no se vuelven a seleccionar todos los registros al realizar una nueva búsqueda se llevará a cabo sobre los últimos registros hallados.

10.1 Símbolos
El menú desplegable Símbolos contiene operadores que permiten refinar una petición de búsqueda para seleccionar intervalos específicos, especificar una coincidencia exacta o buscar otros tipos específicos de datos. FileMaker buscará registros que coincidan exactamente Se establecen dos límites y se busca sólo un dato que esté dentro de ese rango. Encuentra todos aquellos registros en los que alguna palabra, cifra, fecha u hora de ese campo no sea única. Indica a FileMaker Pro que encuentre todos los registros en los que un campo contenga la fecha actual (según el calendario interno del ordenador). Localiza entradas en campos de fecha o de hora (o en campos calculados con resultados de fecha u hora) que no estén en los formatos correctos de fecha u hora. Permite encontrar caracteres dentro de una secuencia de texto. Si se teclea el texto dentro de un campo, FileMaker sólo seleccionará registros en los que ese campo contenga el texto al principio de una palabra. Usando este símbolo, se indica al programa que busque el texto siempre que aparezca en el campo y no solamente al principio de un campo.

10.2 Realizar nuevas búsquedas
A veces no se podrá llevar a cabo una investigación con una única petición de búsqueda. Si se quiere buscar una serie de pacientes cuyos apellidos sean “López” y “Martínez” se tendrán que hacer dos búsquedas, una por cada apellido.
62 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

Se pueden crear tantas peticiones distintas como se quieran, y buscar después registros empleando todas las peticiones a la vez. Para crear una petición nueva se selecciona el menú Modo | Nueva petición . Si las peticiones son muy similares es mejor escoger el menú Modo | Duplicar petición y realizar las modificaciones necesarias.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 63

11. CREACIÓN DE DISTINTAS PRESENTACIONES
Desde el modo Presentación se puede crear más de una presentación gráfica para una misma tabla. Hasta ahora se ha trabajado con la presentación estándar pero se ha nombrado en varias ocasiones cómo se puede acceder a las distintas presentaciones con el menú que hay encima del libro.

Desde el modo Presentación también se puede pasar de una presentación a otra utilizando el libro de la barra de estado. Para crear una nueva presentación se selecciona el menú Modo |Nueva presentación se abrirá una ventana con diferentes modelos de presentación. Estas presentaciones están pensadas para el uso habitual de una base de datos.

Como siempre que se crea algún objeto nuevo en Filemaker, el primer paso es asignarle un nombre. El programa sugiere uno por defecto, “Nº presentación X” pero si se quiere se puede cambiar. Después de darle un nombre se debe seleccionar el tipo de presentación y pulsar Aceptar. Según el tipo de presentación se tendrán que seleccionar más opciones o no .

64 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

11.1 Estándar
Es la presentación que aparece automáticamente al crear un archivo nuevo. Todos los campos del archivo están colocados uno encima de otro en una sola columna. En una presentación estándar, el formulario de la presentación tiene sólo la longitud necesaria para que quepan todos los campos del archivo.

11.2 Informe en columnas
Esta presentación dispone los campos que se escojan en una línea. Las etiquetas de los campos se encuentran en la cabecera de forma que el título del campo aparece una sola vez y en el cuerpo cada registro ocupa una línea. Si se seleccionan demasiados campos estos pasan a ocupar una segunda línea y así cada registro equivale a dos líneas.

Cuando se selecciona este tipo de presentación y se hace clic en el botón Aceptar, FileMaker Pro presenta un cuadro de diálogo como éste:

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 65

En este cuadro de diálogo se seleccionan los campos que aparecerán en la presentación. No es necesario seleccionarlos todos. Para seleccionar un campo se hace un clic sobre él y se pulsa Mover, o simplemente se hace un doble clic sobre él. Para seleccionar todos los campos en un solo movimiento se pulsa el botón: Mover todos. Los campos seleccionados irán apareciendo en el recuadro derecho Orden de campos. El orden en que aparecen los campos en el cuadro Orden de campos es el mismo que el que tendrán de izquierda a derecha en la presentación. Este es el aspecto de la presentación en el modo visualizar:

Al seleccionar Informe en columnas las etiquetas de los campos se colocan automáticamente en la zona de cabecera, y aparecen como cabeceras de columna en todas las páginas del informe. Los campos en sí, se encuentran en la zona de cuerpo de la presentación. Los registros aparecerán uno tras otro, a lo largo de la pantalla o de la página. El pie de esta presentación está en blanco. Este informe quedaría así al imprimirse:

11.3 Columnas extendidas
Es como un informe en columnas, sólo que no aparece una segunda fila de columnas si se han seleccionado demasiados campos como para que no tengan cabida dentro de una misma línea. Los campos se extienden hacia el margen derecho. Con lo que habrá que ajustar manualmente el tamaño de los campos para que quepan dentro del margen de la presentación.

66 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

11.4 Página única
Crea una presentación muy parecida a la estándar, salvo que no tiene cabecera ni pie. Tendrá automáticamente una página de altura. Todos los campos del archivo se disponen automáticamente en una sola columna (uno encima de otro), pero, incluso en el caso de que sólo haya dos campos, el cuerpo del formulario de la presentación ocupará toda una página de altura.

Este tipo de presentación es de especial utilidad cuando se emplean cartas personalizadas, facturas, o algún otro documento de página completa.

11.5 Etiquetas
Se utilizan fundamentalmente para etiquetas de correo. Cuando se selecciona este tipo de presentación y se hace clic en el botón Aceptar aparece esta ventana:

En esta ventana se selecciona el tamaño de las etiquetas en que se va a imprimir. Se puede escoger el nombre de la etiqueta si esta viene en la lista Usar las medidas de las etiquetas. O señalar el tamaño personalizado dando el alto, el ancho y el número de etiquetas por fila.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 67

Tras pulsar Aceptar se abrirá esta ventana:

Aquí se señalan los campos que se desea que aparezcan en cada etiqueta y en qué orden. Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre él, se pueden añadir separadores con los botones de la ventana.

Cuando se termine de seleccionar los campos se pulsa Aceptar. En el modo presentación aparecerá una sola etiqueta para modificar el diseño, se puede cambiar el tipo de letra, y añadirle un diseño como en las demás presentaciones.

El diseño que se aplique a esta etiqueta se le aplicará automáticamente a todas las demás.

68 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

11.6 Sobres
Distribuye los campos igual que para una etiqueta, salvo que el tamaño global de la presentación y la posición de los campos que hay en ella están adaptados a las dimensiones de un sobre estándar.

Al igual que en las etiquetas se debe especificar qué campos aparecerán y el orden.

11.7 En blanco
Se trata de un formulario completamente en blanco, con unas zonas de cabecera, de pie de página y de cuerpo, del tamaño adecuado para que quepan en la pantalla. No aparece ningún campo, así que hay que añadir los campos con la herramienta campo.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 69

11.8 Creación de una carta personalizada
El tipo de presentación más apropiado para una carta personalizado es el de página única ya que no presenta encabezado y pie de página. El primer paso es crear una nueva presentación desde el modo Presentación con el menú Modo|Presentación. Se escoge el tipo de presentación página única. Se seleccionan todos los campos y etiquetas que aparezcan y se borran.

Con la herramienta de texto se abre un cuadro que abarque toda la página reservando un poco de espacio para el margen. En el cuadro de texto se comienza a escribir con normalidad. Para facilitar el cambio de aspecto del texto se puede utilizar la regla de texto, para hacerla visible se selecciona el menú Mostrar| Regla de texto.

Para intercalar un campo no se debe utilizar la herramienta campo, ya que funciona como un elemento a parte del texto. Si se utiliza el campo se montará sobre el texto ocultándolo, además será muy difícil conseguir que el texto y el campo queden alineados.
70 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

Para insertar un campo dentro de un cuadro de texto se debe escoger el menú Edición | Pegado especial| Campo de fusión. El campo aparecerá con este formato: <<Nombre del Paciente>> Al ver la carta desde el modo Visualizar el campo será sustituido por cada dato de los registros. Los campos se encontrarán en la misma línea que el texto y además si el campo es largo o corto el texto contiguo se adaptará.

12. IMPRIMIR
Antes de imprimir siempre hay que configurar bien la impresión y comprobar los resultados desde el modo Vista Previa.

12.1 Configurar impresión
Antes de imprimir hay que especificar el tamaño y la orientación del papel. Éste variará según sea una carta, listado, sobres, etc. Es conveniente especificar el tamaño del papel y su orientación antes de diseñar la presentación para adecuarla al tamaño y disposición de la página. Para configurar las características de la impresión se debe seleccionar el menú Archivo| Configurar impresora...

En esta ventana se debe señalar la impresora en la que se desea imprimir, todo lo referente a la impresora está en la parte superior de la ventana. Para especificar más detalladamente las características de la impresora se pulsa Propiedades. Todo lo referente al papel, está en la parte inferior de la ventana: Desde aquí se especifica el tamaño del papel, si se trata de un Din A4 , de un sobre o de etiquetas. Por otro lado también es el único sitio donde se puede especificar la orientación del papel; horizontal o vertical. Cuando se haya terminado de configurar todo se pulsa Aceptar.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 71

12.2 Modo vista previa
Otro paso importante antes de imprimir es ver si todo es correcto desde el modo Vista Previa, así se ahorran impresiones inútiles y mucho tiempo. Es un modo muy cómodo de ir comprobando los resultados. Para alejarse o acercarse a la presentación se pueden utilizar las herramientas de zoom in (acercarse) o zoom out (alejarse), estas herramientas se encuentran en la barra de estado, a la izquierda de ellas se muestra el porcentaje de acercamiento o alejamiento.

12.3 Impresión básica
Una vez que el aspecto que tiene el informe en la pantalla es el correcto, ya se puede imprimir. El primer paso es seleccionar el menú Archivo |Imprimir... se abrirá la ventana de impresión. No se debe pulsar Aceptar hasta no haber supervisado lo que se está ordenando de forma automática, ya que se pueden imprimir sin querer cientos de registros.

El punto más importante de esta ventana es determinar en el primer menú qué es lo que se va a imprimir.

72 • Introducción a FileMaker Pro

Universidad de Navarra • CTI

Estas son las posibilidades de impresión:
Registros visualizados: si se escoge se imprimirán todos lo registros que en ese

momento se puedan visualizar, si no se ha realizado ninguna búsqueda se imprimirán todos los registros de la base de datos, si se ha realizado alguna búsqueda se imprimirán sólo los hallados.
Registro actual: sólo imprimirá el registro que se vea en el modo Visualizar. Registro en blanco: imprimirá una presentación en blanco. Definición de los campos: imprimirá las características de cada campo. Definición del guión: permite imprimir las definiciones de los guiones creados para el

archivo. Los guiones son acciones automáticas que realiza el programa. Después de seleccionar lo que se quiere imprimir se debe señalar el rango de impresión si se va a imprimir más de una página y después el número de copias. Una vez señalado todo esto se pulsa el botón Aceptar y al impresión se pondrá en marcha.

CTI • Universidad de Navarra

Introducción a FileMaker Pro • 73

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful