What is charge?

The word “charge” has not been defined in the Companies Act, 1956. Section 124 merely states that a charge includes a mortgage. However, Section 100 of the Transfer of Property Act 1882, defines a charge as “When immovable property of one person is by act of parties or operation of law made security for the payment of money to another, and the transaction does not amount to a mortgage, the latter person is said to have a charge on the property and all provisions herein before contained which apply to a simple mortgage shall, so far as maybe, apply to such charge”.

In simple words, while undergoing a particular transaction, if the parties intend to make available property, existing or future, as security against a debt with the creditor having a legal right to make it available, there is a charge. Charge includes lien and also equitable charge evidenced by an instrument in writing or by deposit of title deeds or by agreement to deposit.

Types of charges   From the wording of Section 125, it can be clearly inferred that a charge is a security  offered to the creditor with a view to secure his lending, by a lien on the company’s  property in the creditor’s favour.    In the context of advances to companies, a charge maybe classified as:    a.      Fixed charge   

A charge is fixed when it is made specifically to cover “definite and ascertained assets” of  permanent nature such as land, building & heavy machinery. Thus, a creation of fixed  charge precludes the company from selling the property charged without the consent of  the charge holder.    b.      Floating charge    The floating charge, as a type of security, is peculiar to companies, as borrowers. It is a  charge on a class of assets, which may be present or future and which change from time to  time in the ordinary course of business subject to the terms of the charge, e.g. Stock­in­ trade. The company can deal with the property subject to a floating charge according to  the provisions/terms. The governing idea of a floating security is to allow a company to  carry on its business in the ordinary course, as if no charge has been created. Thus, the  company deals with its property, so charged in the normal course of business until the  charge “attaches” or becomes “fixed” or “crystallizes”.    A distinguishing feature between a fixed charge and a floating charge is the degree of control over the property, which the charge holder exercises. Where the charger had a contractual right to collect the proceeds of the charged assets and to place them in his bank accounts to be used in the ordinary course of business, the charge is construed to be a floating one rather than fixed. However on the happening of any of the events specified in the deed of floating charge, it crystallizes (becomes fixed0 and thereafter the assets comprised in the charge are subject to the same restrictions and affected in the same manner as under a fixed/specific charge. The moment such charge crystallizes, all equities so far existing between the company debtor and its creditors will disappear. Creation of a charge is an act of the parties, viz., the company and the creditor, by which a  security on the company’s property or undertaking is conferred. A charge is generally  created by an instrument in writing. The document may be described as a mortgage deed,  hypothecation agreement etc. It is the substance of the document and not its nomenclature  or title which is important to determine the registration of the charge.  1.5      Modification of charge 

  Section 135 of The Companies Act, 1956 states that whenever there is modification in the  terms and conditions or the extent or operation of any charge registered under Part V, it  shall be the duty of the company to send to the Registrar the particulars of such  modifications. The particulars of such modifications to be filed shall be accompanied  with the original document modifying the charge or a duly verified copy thereof. All other  provisions with respect to the creation of charge are also applicable to modification of a  charge.    What constitutes modification?    Whenever there is a variation in the terms and conditions or the extent of operation of the  original charge, it would amount to the modification of charges. However, this depends  upon the facts and circumstances of each case. It cannot be generalized. Yet, there are  some instances that commonly constitute a modification of charge viz.    (a)        Change in the rate of interest    (b)        Increase in the amount of loan facility.    (c)        Change in the nature of security.   (d)        Revision in the list of assets creating charge.   

(e)        Assignment of a charge.   (f)          Addition of another creditor.    (g)        Change in the terms relating to maintenance of margin.    (h)        Change in the nature of security in respect of a charge already created.    The above list is only illustrative and not an exhaustive one. 1.6      Satisfaction of a charge    Section 138(1) of the Companies Act, 1956 requires a company to give intimation to the  Registrar of Companies of the payment or satisfaction, in full or part, of any charge   relating to the company and requiring registration under Part V of the Act. The intimation  is to be given within thirty days from the date of payment or satisfaction of the charge. In  Form No.17 full description of the instrument creating the original charge; amount of  charge and the name of the chargee shall be mentioned. It is the duty of the company  alone, to give an intimation of satisfaction of charge. However it is required to give the  charge holder an opportunity of being heard. Only then should an order be passed.    On the receipt of ‘Memorandum of Satisfaction of Charge’ from the Registrar of Companies, the chargee should be informed about the same and necessary entries should be made in the Register of charges. 1.7      When does a floating charge crystallize?   

A floating charge crystallizes in the following circumstances:    (a)          When a company ceases to carry on the business on a going concern basis and  the charge holder appoints a receiver.   (b)          On the occurrence of an event which would result into the crystallization of a  charge as specified in the deed of the floating charge.    (c)          When the winding up of the company commences.  1.8      Charges created by foreign companies    Section 601 of the Companies Act states that provision of Part­V (Sections 124 to 145)  shall apply mutates mutandis to charges on properties in India which are created by a  foreign company after 15th January, 1937 and charges on property in India which is  acquired by any foreign company after 15­1­1937. Where a charge is created on  completion of the acquisition of the property takes place outside India, Sub­section (5) of  section 125 and the proviso to Sub­section(1) of section 127 shall have effect as if the  property, wherever situated, were situated outside India.    As per the provisions of section 600 read with section 597(2), a foreign company has to  file the documents relating to particulars of charge within 30 days of the date of creation  with the Registrar of Companies, New Delhi as well as with the Registrar of Companies  of the state in which the principal place of business of the company is situated. Hence, in  case, where the documents concerned are not filed within the prescribed time with any of  the Registrars, the company should apply to the Company Law Board u/s 141 for  condonation of delay.   

Since, provisions of sections 124 to 145 shall apply mutatis mutandis to foreign companies, the provisions of section 135 regarding filing of particulars of modification of charge shall apply also to foreign companies. The particulars of charge is required to be filed with Registrar of Companies within 30 days from the date of modification of the charge II.           REGISTRATION AND ITS SIGNIFICANCE    2.1          Types of charges registrable under The Companies Act, 1956   Before emphasizing on the significance of Registration of charges, let us first have a brief  overview of what exactly is Registration of charges and which types of charges are  registrable under The Companies act, 1956.    The following charges to be registered with the Registrar of Companies within 30 days  after the date of their creation. Registrar has discretion to extent this period by another 30  days.    (1)       A charge for the purpose of securing any issue of Debentures    ­       Debentures are commonly secured by Trust Deed through which the property  forming the security for debentures is charged to the trustee(s). The definition of  debentures is so wide as to include any type of security on the company’s assets whether  constituting a charge thereon or not whether, for any reason, any debentures have been  issued by a company and omitted to be registered; the company may cancel them and  issue a new series and register the latter within thirty days of their issue. A single  debenture need not be registered.   

(2)         A charge on uncalled share capital of the company    ­       In order to create a charge on the uncalled share capital of the company, there should  be an express power given in the Memorandum/ Articles of Association, as capital  uncalled cannot strictly be termed as the property of the company. It is more in the nature  of a power than a property and for such a power to be exercised, there must be an express  authority. However, where a power to mortgage all properties or borrow in such other  manner, as the company may determine is given, a power to charge uncalled capital is  implied.    (3)         A charge on any immovable property    ­       It may be noted that a charge on property which has the effect of transferring an  interest therein requires registration under the Registration Act also.    (4)         A charge on any book debts of company    ­       Book debts are debts arising in business, which ought to be entered in the books. In  other words, book debts are those debts which accrue in the ordinary course of business  and may be created not only on the book debts which are actually in existence on the date  of creation of the charge but also on future debts as and when they come into existence.  However, where the company charges the security for a book debt this is not registrable,  commercial practice being to discount the bill and not to charge it.    (5)         A charge ‘not being a pledge’ on any movable property of the company   

­       It  is based upon the analogy that the pledgee has actual possession and is vested  with the power of sale on default of payment on due date or, if no date is fixed, after due  notice. (If a company pledges goods and the lender releases the goods so that the  company can sell the goods and discharge the loan out of sale proceeds, the release is not  a charge.)    (6)         A floating charge on the undertaking or any property of the company       including stock­in­trade.    ­       Floating charge may be on all assets both existing as well as future of the company  or on a particular class of assets; i.e., book debts, stock­in­trade etc. A floating charge  created on immovable property of the company also requires registration under the  Registration Act. Further, where a floating charge covers foreign assets also, it will have  effect as an agreement to charge those assets and will be valid and enforceable as an  equitable security.    (7)         A charge on calls made but not paid    ­       It would be pertinent to mention here that Banking Regulation Act, 1949 specially  prohibits creation of charge on unpaid capital by providing that “No banking company  shall create any charge upon any unpaid capital of the company, and any such charge shall  be invalid.”    A charge on any ship or any share in a ship or on Goodwill or a Patent or a Licence under a patent or a Trademark or a copyright or Licence under a copyright requires to be registered. 2.2    Object of registration   

Since now we know the meaning of registration and the types of charges to which it is  applicable, let us evaluate its significance from the point of view of several groups of  people.    · According to the Department of Company Affairs, the most important reason for  registering a charge is that the members of the company dealing with the company should  be aware of the particulars of the properties, which are mortgaged, or subject to a charge.  Unless this is done, the securities shall get diluted and no creditor will be in a position to  recover the loan granted.    · Registration of charges acts as a shield to protect the creditors statutorily in the  event of the company being wound up. Thus the securities which are hypothecated or  mortgaged can be safeguarded and kept aside for the lending parties of the company at the  time of its winding up or liquidation if and only if the charge on such securities is  registered.    · Thus the main purpose of registration of charges is to give a notice so as to enable a  prospective lender to ascertain the nature and extent of the security created on the  company’s property in order to arrive at a decision on the manner, extend and type of the  lending.    · Registration of charges is all the more important for the banks intending to lend  funds to companies because various companies may otherwise try to cheat the banks by  obtaining funds from various sources at a time thereby diluting the bank’s interest in the  properties mortgaged.    · Section 14 of The Banking Regulation Act, 1949 states that no banking company is  allowed to create a charge on any unpaid capital of a company. 

  Section 14(A) of The Banking Regulation Act, 1949 prohibits a banking company from creating a floating charge on the undertaking or any property of the Company unless such a charge is certified by the Reserve Bank of India as not being detrimental to the interests of the depositors. In case, the charge is not certified, the aggrieved banking company can file an appeal with the Central Government within 90 days and the decision of the Central Government shall be final. 2.3      Consequences of non­filing    According to section 125(1) a charge requiring registration is void against the liquidator and any creditor of the company if the particulars thereof are not filed into the Registrar of Companies within the stipulated time. An unregistered charge is also void against any other creditor of the company. Thus if a subsequent charge is created on the same property and the earlier charge has not been registered with the Registrar the earlier charge become void and the latter charge would enjoy precedence over the property 3.1      Penalties    (1)  In case any default is made in filing the particulars required to be filed with the  Registrar, then, the company and every officer of the company or any other person who is  in default, shall be punishable with fine which may extend to Rupees Five Thousand for  every day during which the default continues.  3.2      Condonation of delay   a. By the Registrar   According to the provision section 125(1) of the Companies Act, 1956 the Registrar can  condone delay up to 30 days after the period of initial 30 days if the company satisfies the  Registrar that the delay was caused due to genuine reasons. For the condonation of delay 

the company should make an application to the Registrar giving the details for the delay.  No form has been mentioned for this application hence a proper letter would suffice the  requirement.    b. By the Company Law Board    The Registrar however cannot condone a delay beyond sixty days, unless there is an order issued by the Company Law Board condoning the delay. The Company Law Board may condone delay beyond sixty days on a petition being made to it under section 141 for condonation of delay. IV. PROCEDURE

IV.1 Procedure for filing for Registration of Charges

Time limit

:

A company wanting to register the charges on its assets is required to file the necessary documents within 30 days from the date of creation of such a charge. The company is required to file Form Nos.8 and 13 in triplicate while applying for the registration of a charge. The forms for registration of a charge should be accompanied by original or certified true copy of the instrument creating the charge for example, mortgage deed, etc. Further; • Where the instrument or the deed solely relates to the property situated outside India, a copy shall be attested by a certificate either under the seal of the company or under the hand of a responsible officer of the company or under the hand of some person interested in the mortgage or charge on behalf of any person other than the company, stating that it is a true copy. Where the instrument or the deed relates, whether wholly or partly, to the property situated in India, a copy shall be attested by a certificate of a responsible officer of the company stating that it is true copy or by a certificate of public officer given under and in accordance with the provisions of section 76 of Indian Evidence Act, 1872.

Forms to be filed

:

Other documents

:

Fees Signing of the forms

: :

The fees payable on Form No.8 shall be as per Schedule X of the Companies Act. The forms to be filed shall be signed by both the creator of the charge and the holder of the charge.

V.

PROCEDURE

V.1 Procedure for filing for Registration of Charges

Time limit

:

A company wanting to register the charges on its assets is required to file the necessary documents within 30 days from the date of creation of such a charge. The company is required to file Form Nos.8 and 13 in triplicate while applying for the registration of a charge. The forms for registration of a charge should be accompanied by original or certified true copy of the instrument creating the charge for example, mortgage deed, etc. Further; • Where the instrument or the deed solely relates to the property situated outside India, a copy shall be attested by a certificate either under the seal of the company or under the hand of a responsible officer of the company or under the hand of some person interested in the mortgage or charge on behalf of any person other than the company, stating that it is a true copy. Where the instrument or the deed relates, whether wholly or partly, to the property situated in India, a copy shall be attested by a certificate of a responsible officer of the company stating that it is true copy or by a certificate of public officer given under and in accordance with the provisions of section 76 of Indian Evidence Act, 1872.

Forms to be filed

:

Other documents

:

Fees Signing of the forms

: :

The fees payable on Form No.8 shall be as per Schedule X of the Companies Act. The forms to be filed shall be signed by both the creator of the charge and the holder of the charge.

4.3

Procedure for filing for Satisfaction of Charges : In case of satisfaction of charges, the particulars shall be filed with the Registrar immediately.

Time limit

Forms to be filed

:

The company is required to file Form Nos. 17 and 13 while applying for the modification of a charge. The fees payable on the form shall be as per Schedule X of the Companies Act.

Other documents Fees

: :

    Procedure for filing a petition with the Company Law Board under section 141   A petition can be filed with the Regional bench of the Company Law Board either by the  company concerned or by any person interested in the charge such as, the charge­holder.    Such a petition shall be in writing and shall be drafted in the manner prescribed by  Regulations 11 & 12 of The Company Law Board Regulations, 1991. The Regulations do  not prescribe a particular form for filing the petition. It just states that the petition should  clearly state the facts and make out a case justifying the relief sought for.    The following points are to be kept in mind:    1.        A board meeting is to be called to determine the following:   (a)    The name of the Director or the Secretary who is to sign the petition/affidavits;    (b)    The name of the person who is to appear before the Bench in case personal hearing 

is required. In case the company has in employment full time company secretary, he  maybe authorized, otherwise it would be best to appoint any Practising Company  Secretary or Chartered Accountant or Cost and Work Accountant or an Advocate, who are  under the law authorized to be appointed as representatives.    2.        (a)  It must bear the heading as given in Form 1 of the Rules.    (b)     In para 3 of the petition, the main objects as given in the Memorandum, are to be  stated. In para 6, the details of loan documents for which particulars were not filed in time  or for which incorrect particulars were filed and registered are to be given. In para 7 and  in the subsequent paras to be added, the background details of the case leading to the final  submissions are to be given. The last para should only contain prayers; i.e., relief sought  from the Board and empowering CLB to make such further of other orders as the Bench  may seem fit. It is necessary because if the Bench maybe pleased to vary the order as  against the prayers made by the company, it may do so there and then.    (c)     Court fee stamp as applicable is to be affixed on each petition.   3.        The petition is to be supported by an affidavit.    4.        Bank draft evidencing payment of application fee.    A general notice of the proposed petition should be published in the following manner    (i)                  At least once in the language of the district in a newspaper published in the 

local language where the registered office is situated.    (ii)                At least once in an English newspaper.    The Bench of the Company Law Board can dispense with the requirement of giving the  general notice on such conditions as the Bench may specify. If dispensation is sought an  application for that purpose should be made to the Bench.    The petition, in triplicate, should be addressed to the Bench  Officer and presented in  person by the applicant or by his authorized representative either in person or by post.    Such a presentation should be done within a month from the date on which the general  notice was published.    On receipt of petition/application, the Bench Officer shall allot a number to it and record  it in the register it in the register maintained in his office. It shall then be scrutinized and  the petitioner shall be called upon to make good the deficiencies, if any, observed in the  petition. The Bench Officer shall also call for a report form the office of the Registrar  concerned and other parties mentioned in the petition. The Bench Office shall issue a  notice for the date of hearing. The petitioner may appear in person or through an  authorized representative, in respect of whom Form 4 (Memorandum of Appearance) has  been filed. The Bench may also adjourn hearing, whenever it thinks fit, and on such terms  as it may consider proper.    Order   

The Bench will state in its order the points which areas for decision and the conclusions  thereon giving reasons in support of such conclusions. The order of the Bench shall be in  writing and shall be signed and dated by the member(s) constituting it.    Within 15 days of the last date of hearing, the Bench officer shall forward to the parties by  post the operative portion of the order passed by the Bench.    Certified copies of orders    The petitioner or any party to the proceedings is entitled to get one or more copies of the  Board’s order. To obtain copy (ies) the party concerned or his authorized representative is  to submit an application on plain paper requesting for one or more copies of the order.    Review of order    Any person considering himself aggrieved by an order made by the Bench,  may submit  an application for the review of the order to the concerned Bench on all or any of the  following grounds:  (i)                 Discovery of new and important matter; or    (ii)                Evidence which, after the exercise of due diligence, was not within his  knowledge or which could not be produced by him at the time when the error was made;  or   

(iii)              On account of some mistake or error apparent on the face of the records; or    (iv)              For any other sufficient reason or cause.    Rectification of order    At any time, after the order is made, it maybe corrected by the Bench Officer either of its  own or on an application of any of the parties concerned on the following grounds:    (i)                 Rectification of clerical or arithmetical mistakes in the order; or    Rectification of errors arising therein from any accidental slip or omission. Procedure   of   filing   for   Registration   and   Modification   of   Charges   by   Foreign  Companies:    The Forms to be filed are as under:    (a)        Charges created on properties in India by a foreign company after 15th January,   1937    Prescribed Form is Form No.55 (pursuant to section 600 read with section 125)   

(b)        Charges subject to which property in India has been acquired by a foreign   company after 15th January, 1937    Prescribed Form No.56 (pursuant to section 600 read with section 127)   (c)         Particulars of an issue of debentures in a series by a foreign company    Prescribed Form No.57 (pursuant to section 600 read with section 128)    (d)        Particulars of series of debentures containing or giving by reference to any   other instrument, any charge(s) the benefit of which the debenture holder of the said   series are entitled pari passu created by a foreign company    Prescribed Form No.58 (pursuant to section 600 read with sections 128 and 129)    (e)         Particulars of modification of charge created by a foreign company    Prescribed Form No.59 (pursuant to section 600(1) read with section 135)    (f)          Memorandum of satisfaction of charge created by foreign company  

a)       Prescribed Form No.60 (pursuant to section 600 read with section 138)     Filing and registration fees payable by foreign companies    As per provisions Rule 20 of the Companies (Central Government’s) General Rules and Forms, 1956, the prescribed fee for filing and registration of documents by Foreign Company which has established a place of business in India is Rs.1,000/- w.e.f. 1-5-2000. The filing fees are required to be paid by the foreign companies only to the Registrar of Companies, New Delhi, and no filing fee is required to be paid with Registrar of Companies of the State having company’s place of business in India for the documents filed with him simultaneously. PROCEDURE OF PRE­SECURITY FOLLOWED BY THE REGISTRAR OF  COMPANIES AND PRACTICAL PROBLEMS FACED WHILE REGISTERED  CHARGES 

The procedure of filing of forms for registration, modification and satisfaction of charges  has been simplified by the Registrar of Companies. 

The forms are to be filed particularly Form No.17 after obtaining the signature of the  lender company and the banks financial institutions. These forms are to be filed in  triplicate into the Registrar who will return two copies of the form after endorsing the fact  that the same has been registered. 

The entire procedure is generally to be completed within a time span of 2 to 3 days or on  the spot if possible. 

Thus the Registrar of Companies is following a pre­scrutiny system whereby the  documents are scrutinized firstly and then only fees are accepted and registration is done  immediately. 

Few practical problems faced while registering charges 

The original documents creating the charge are not executed on stamp paper of the  appropriate value and not duly sealed, signed and dated. 

The name of the company is not correctly mentioned on the forms. 

The name and designation of the person(s) who have executed the documents and  signed the forms are not written legibly. 

The registration number and the amount of nominal capital of the company are not  correctly mentioned in the documents being filed. 

All the columns in the forms are not filled up. 

The terms of the document relating to mode of repayment, rate of interest, margin,  type of charge do not tally with what is filled in the forms. 

The particulars of property mentioned in forms do not tally with the documents. 

The amount secured by the charge mentioned in the form does not tally with the  documents. RECORDS   TO   BE   MAINTAINED   BY   COMPANIES   AND   INSPECTION  THERETO    6.1         Register of Charges    The Registrar of Companies shall in respect of each company keep a register containing  the particulars of all the charges requiring registration under Part V. Particulars include  total amount secured, a general description of the property charged, names of the trustee, 

etc.    The Registrar shall also keep a chronological index, in the prescribed form of the charges  registered with him. Just as the Registrar of Companies is under an obligation to maintain  a register of charges and its index, the company is also required to keep a Register of  Charges at its registered office. Thus facilitates cross­reference. All the particulars  relating to fixed and floating charges should be maintained.    For example    (a)      Particulars in respect of property charged.   (b)      Amount of charge.    (c)      Names of the persons entitled to charge.    In case of any omission of any entry, the officer in charge can be penalized to the extent of Rupees Five Thousand. Other documents    Each company shall keep copies of all documents and forms filed with the Registrar of Companies. 6.3       Right   to   inspect   copies   of   instruments   creating   charges   and   company’s  register of charges

  (1)         The copies of instruments creating charges kept in pursuance of section 136, and  the register of charges kept in pursuance of section 143, shall be open during business  hours (but subject to such reasonable restrictions as the company in general meeting may  impose, so that not less than two hours in each day are allowed for inspection) to the  inspection of any creditor or member of the company without fee, at the registered office  of the company.    (2)         The register of charges kept in pursuance of section 143 shall also be open,  during business hours but subject to the reasonable restrictions aforesaid, to the inspection  of any other person on payment of a fee of such sum as may be prescribed for each  inspection at the registered office of the company.    (3)         If inspection of the said copies or register is refused, the company, and every  officer of the company who is in default, shall be punishable with fine which may extend  to five hundred rupees and with a further fine which may extend to two hundred rupees  for every day during which the refusal continues.    The Company Law Board may also by order compel an immediate inspection of the said documents. VII.      ROLE   OF   A   CHARTERED   ACCOUNTANT   IN   RESPECT   OF  REGISTRATION OF CHARGES    7.1         Checklist on verification of forms    A suggestive checklist of the important points which one should look into, before  certifying the correctness of such forms; i.e., Form Nos. 8, 10, 13, 17 and 21 relating to  registration, modification and satisfaction of charges, is given hereunder. 

  General    The auditor should verify that –    (i)            The original documents creating the charge have been executed on the stamp  paper of the appropriate value as required by the Indian Stamp Act, 1899 and are duly  sealed, signed and dated.   (ii)           The name of the company is correctly mentioned in the return as on the original  document creating the charge and the memorandum of association of the company.    (iii)         The return of charges to be filed with the Registrar, is dated after the date of  creation, modification or satisfaction of charge, as the case may be.    (iv)         The name and designation of the person(s) who has/have executed the document  and signed the Form are written legibly on the copy of the document.    (v)          The copy of the instrument enclosed with the return discloses the value of stamp  paper used for the execution of the document.    (vi)         The copy of the document enclosed is duly certified to be true by a director,  manager or secretary of the company, or by the person who is interested in the mortgage  or the charge. 

  (vii)       The registration number and the amount of nominal capital of the company is  correctly mentioned in the documents being filed.    (viii)      The column for name of the director/manager/secretary who is filing the  document, has been properly filled up.    Registration of charges    (i)            The property charged and the amount of the charge has been clearly stated in the  documents creating the charge. In case the amount of charge is stated in terms of foreign  currency, its equivalent of Indian rupee should also be stated.   (ii)           In case of charge on properties acquired, which are subject to an existing charge,  apart from the instrument evidencing the acquisition of such property, the original  instrument, which created the charge on the property, is also enclosed.    (iii)         The document contains the terms relating to mode of repayment, rate of interest,  margin and the type of charge; i.e. first, second, joint or inter se, pari passu, etc.    (iv)         The date of creation of the charge and the description of the instrument creating  the charge has been correctly mentioned in the return and is in conformity with the  original document creating the charge.   

(v)          The amount secured by the charge as mentioned in the return, tallies with the  amount mentioned in the document creating the charge. In case the charge extends to  cover interest, costs, damages, etc., this fact should also be clearly indicated in the Form.    (vi)         The particulars of property mentioned in the return tallies with what is stated in  the documents.    (vii)       In case of acquisition of the property which is subject to an existing charge, the  date of acquisition mentioned in the return should be the same as the date of acquisition  of the property mentioned in the document.   (viii)      The gist of the terms like schedule of repayment, rate of interest, margin and the  property charged, mentioned in the return tallies with what is stated in the documents  creating the charge.    (ix)         The name, address and designation of the person in whose favour the charge is to  be registered as mentioned in the return tallies with the name mentioned in the document.    Modification in charges    (i)            Either the document modifying the charge refers to the original charge under  modification and indicates the extent of modification, or a letter has been obtained from  the bank/financial institution stating that the fresh document(s) executed is/are in  modification of the original charge.  

(ii)           The details of the modification mentioned in the form tally with the details  mentioned in the document modifying the charge.    (iii)         The particulars of all past modifications and latest modifications are complied  indicating the date and description of the instrument(s), effect of modification, the date of  registration by the Registrar or in case the modification has not been taken on record by  the Registrar, the date of filing of Form No.8, (from receipt of filing fees, issued by office  of the Registrar) and are mentioned correctly in the return. These facts should be verified  from the company/copy of the certificates of registration of charge obtained by the  company.    Satisfaction of charge    In case of return in form No.17 regarding satisfaction of the charge, the particulars are  correctly mentioned so as to ensure identification of the charge so satisfied. 

Register of charges    A register containing particulars of creation, modification and satisfaction of the charges is maintained by the company as required under section 143 of the Act and the entries made therein tally with the returns filed with the Registrar. 7.2       To act as an authorized representative for filing and representing a petition  u/s. 141 before the Company Law Board    The petitioner company may, by writing, authorize a practicing Chartered Accountant to appear before the bench of the Company Law Board as an authorized representative for filing and representing the petition u/s 141.

7.3      To obtain charge search reports    Objectives    When the banks resort to lending to corporate borrowers, it is necessary to secure their  advance by way of unencumbered security. It is therefore imperative that they should  verify whether there are any charges existing on the properties of the company before  sanction and disbursement of the facility, as the stake of the banks in such advance is  quite high. Nowadays, it is quite possible that some unscrupulous borrowers may resort to  double financing against the same security by approaching two or more different banks. It  is therefore necessary to obtain a Prior Charge Search Report from records maintained at  Registrar   of   Companies   (ROC)   having   jurisdiction   over   the   state   in   which   registered  office of the company is situated.    Further, after the sanction and disbursement of the loan, the bank should verify whether  the charge filed with ROC have been duly registered by ROC office. This can be verified  only by obtaining a post­sanction search report.    Generally, it is a practice to obtain up­to­date charge search report at the end of the every  financial year of the bank to verify the charges subsisting on the properties of the  company in respect of the bank finance.    Banks insist that search should be taken by professionals in the field such as, practicing,  Company Secretaries, Chartered Accountants and Cost and Works Accountants etc. to  bring authenticity to the search taken at ROC office.    As per Rule 21A of the Companies (Central Government’s) and General Rules and Forms, 

1956 the fees for conducting search at ROC office shall be Rs.50/­ only for each  inspection.    Types of charge search reports    There are two types of charge search reports.    (1)          Prior Charge Search Report    This report is normally intended to verify the charges existing on the properties of the  company to which the bank intends to finance and charges existing on any other company  to know whether the company is borrowing from other banks or institutions against the  same property, which it intends to charge to the bank. It will also enable the bank to know  the total charges on the properties of the company for the amounts borrowed by the  company till the date of report.    (2)          Post Charge Search Report    This report is normally obtained after the sanction, disbursement, filing of charge of the  bank with ROC and getting registration certificate from ROC. This report is intended to  verify whether the charges mentioned in ROC certificate regarding the charge registered  in respect of the bank have been duly recorded in the ROC office records, such reports is  obtained at the end of every financial year to confirm the charges subsisting on the  properties of the company.   

Practical difficulties encountered while conducting charge search at ROC    The ROC offices have computerized the records regarding registration of documents of  each company. However, the said details are not giving complete information regarding  the   charge   registered   since   many   charges   have   not   been   registered   in   the   past   by  companies and also due to the backlog of files lying in the Registrar of Companies. Hence  the computer records are not useful for preparing the charge search report. Further, filing  of Form Nos. 8/10/17 & 13 in the “D” file in some of the big ROC offices is not up­to­ date.   As   such,  it   is  quite likely  that   not  all  the   charge  search  report  prepared  by  the  professional and as a result, liability of the professionals in respect of authenticity of the  charge search report is high.    Since the banks are heavily relying on the search reports submitted by the professionals  before sanctioning/disturbing the loans involving heavy stake of the Bank finance, the  professionals have immense responsibility in framing the charge search report. Therefore,  it is necessary that utmost care should be exercised while drafting the charge search report  out­listing the documents verified and documents not made available while preparing the  report to safeguard themselves from any probable professional misconduct. The  professionals should maintain a working file of the notes made at ROC office for the  purpose of preparing the report along with the receipt for fees paid for inspection as a  proof of inspection. A specimen of letters to be sent to the client bank/financial  institutions for NIL charge search report is given in Annexure 9.3.    In case, the professional finds that the filing of Form Nos.8 and 13 at ROC office is not  up­to­date, it is advisable that he can approach the concerned company and verify records  available with them to verify the charged registered on the properties of the company. He  can include the said charge in his report to make it comprehensive and complete to the  maximum extent possible and put a remark to that effect in his report.    The following points are to be kept in mind while conducting charge search at ROC: 

  1)          Fill­up the prescribed form to be obtained form ROC by giving the following  particulars.    a)           Name of the company.    b)          Registration number of the company.    c)           Records to be inspected.    d)          Name and address of the person who is conducting the inspection.    e)           Signature of the person conducting the inspection.    2)         After collecting the form, from the person intending to conduct inspection, ROC  staff will verify whether the concerned file is available for inspection.    3)          In   case   the   file   is   available,   prescribed   fee   of   Rs.50   per   company   for   each  inspection are to be paid at the fees counter along with the prescribed form. Normally, at  crowded ROC offices, there is no queue for paying fees for inspection as ROC offices give  this service on priority basis.   

4)          The person conducting inspection should use pencil for noting down the main  points as given in the documents verified. It is expected that person conducting inspection  is not supposed to alter the documents inspected and should not copy the documents in  toto. Gist only is to be noted.    5)         For conducting inspection, the documents to be inspected are as under.    i)             “D” file (Document file relating to charges)   such as duly certified copies of  Form Nos. 8/10/17 and 13 along with charge certificates in respect of charges registered  earlier.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful