Srpski - Excel 2007, Deo 1

#142
mart 2008 #137 / oktobar 2007
Microsoft Office Excel 2007

Unakrsne tabele na novoj radnoj povrini
Dragan Grbi
PC SPECIJALNI DODATAK
Microsoft Office Excel 2007 je aktuelna ver zija najpopularnijeg spreadsheet programa dana njice. Istorija tog programa see dvadesetak go dina unazad, do vremena kada su ovim podru jem vladali neki drugi programi, a Windows je tek nastajao kao alternativna platforma sa jo uvek nejasnom budunou. Rastua popular nost Windows platforme i sistema Microsoft Of fice (u kome je Excel jedan od dominantnih pro grama) bila je uzajamna, barem kada je re o po slovnim sistemima. Tokom poslednje decenije prolog veka, kada je postalo jasno da Windows nadvladava anahrone platforme i alternativne operativne sisteme, Microsoft Office je ve pos tao novi etalon za efikasan rad, a Excel (uz tekst procesor Word) vodei program paketa. Iako je najuspenija softverska kompanija i sa izrazito dominantnim udelom na tritu ope rativnih sistema i programa za poslovnu upotre bu, Microsoft ne spava na lovorikama. Aktuelni sistem Microsoft Office 2007 predstavlja jedan od najveih kvantnih skokova u istoriji prime njene raunarske tehnologije: unapreenja pro grama su takva da se moe govoriti ak i o ne kim novim konceptima. Excel 2007 je jedan od nosilaca te promene: brojna pojaanja i unapre
rogrami za tabelarne proraune (spread sheet programi) predstavljaju pravo na slee PC tehnologije, jedno od najpopularnijih u poslovnim primenama. Oni su orijentisani pre svega na korisnike koji nisu programeri, nisu po znavaoci strogih naela koja vae prilikom gradnje baza podataka i, moda najvanije od svega, koji nemaju previe vremena izmeu javljanja neke po trebe i konkretnog reenja. Evolucija spreadsheet programa tokom vie od dvadeset pet godina pos tojanja je dovela do toga da raspolaemo svojev rsnim spojem slobode u organizaciji podataka i strukturnih pravila koja se lako primenjuju. Kao krajnji rezultat, angaovanje unakrsnih tabela je postalo najcelishodnije reenje za mnoge primene, pa ak i one koje ne bismo mogli nazvati ambulan tnim danas su to moni programi u kojima mo ete organizovati itave sisteme upravljanih ree nja u svom poslovanju.
enja ga ine daleko snanijim nego pre, pri e mu nema dileme da je i prethodna verzija bila vodea u klasi; zato bi se ak moglo rei i da su aktuelne promene dramatine. Na primer, uki nuta su brojna tehnika ogranienja zbog kojih smo ranije morali da se snalazimo, dok ona da nas prevazilaze praktino sve svakodnevne po trebe. Tek primera radi, staro ogranienje od maksimalno tri kolone za sortiranje u jednom prolazu sada iznosi 64 kolone; to je svakako vi e nego to ete vam ikada realno zatrebati. Uz malo panje i steenog iskustva, spozna ete da prvobitni koncept jednostavnosti nije naruen; vi i dalje moete koristiti Excel u trivi jalnoj ravni, ne menjajui navike. Da biste pos tigli vie, dobro je da prihvatite neke preporuke koje e vam kasnije olakati dostizanje kvalite tnih rezultata. Upravo se na toj tezi zasniva pri runik koji je pred vama, kao i onaj koji e usle diti iza njega u sledeem broju: sada govorimo o principima, strukturi i organizaciji podataka na radnim listovima u Excelu, o tipovima po dataka, povezivanju i celishodnom oblikovanju; sve to e vam omoguiti da brzo doete na vii nivo, zaista postiui rezultate koje ranije mo da niste umeli. Nalik paru prirunika o programu Micro soft Office Word 2007, i ovi prirunici imaju dvostruku namenu: osim to slue kao pregled principa i tehnika rada u Excelu 2007, obraa ju se iskusnim korisnicima koji moda okleva ju da preu na aktuelnu verziju. Ako ste u pri lici da preete na Excel 2007 sa starije verzije a do sada je niste iskoristili, to je ista teta, jer brojne funkcionalne novotarije ine ovaj pro gram verovatno najuspenijim spreadsheet pro gramom u istoriji PC platforme. Ako ba hoe te, upuujemo vam malu provokaciju: pokuae mo da vas uverimo da se ne biste pokajali ako biste preli na novi Excel! Pre nego to se latimo posla, sledi nekoliko napomena. Tekst u ovom priruniku se u pot punosti oslanja na sadraj prirunika Micro soft Office 2007, (r)evolucija korisnikog softve ra, objavljenog u PC #134, juna 2007 tekst e
PC
mart 2008
Excel 2007 na novoj radnoj povrini
te pronai i na DVDju koji prati ovaj broj a sopisa. ak i ako ste dugogodinji korisnik ra unara, ali nemate iskustva u programima siste ma Microsoft Office 2007, preporuujemo vam da najpre proitate to tivo: zbog veoma ograni enog prostora, ovde ne moemo da ponavlja mo mnoge tamo objanjene detalje. Potrebno je da usvojite nove osnovne termine, da savla date osnovne principe upotrebe Office menija i glavne trake, a svakako preporuujemo da pri hvatite deset kljunih novosti na interfejsu o ko jima je tamo re. Ne zaboravite da se informie te o vanom pitanju novih formata datoteka, to moe dovesti do izvesnih problema u kompati bilnosti i saradnji sa kolegama koji i dalje koris te starije verzije programa. Ovaj prirunik, kao i oni koji slede iza nje ga, pratie interfejs programa Excel 2007 na en gleskom jeziku. Nemamo nameru da ulazimo u rasprave da li je bolje koristiti interfejs na engles kom ili na srpskom jeziku; lokalizovani Office 2007 svakako takoe spada u domen naeg delo vanja, pa emo se tom obliku radne povrine sva kako primereno posvetiti drugom prilikom.
Dok budete listali odeljke ovog priruni ka, znajte da neete mnogo postii prostim ita njem; potrebno je da isprobate korake koje opisu jemo. Od vas oekujemo pravu inicijativu ireg gledanja: dok budete probali sve o emu itate, nemojte se ustruavati da odvojite minut vie u pokuaju da isprobate dejstvo neke komande, pa i onih opcija o kojima ovde nema rei, oslanjaju i se na sistem pomoi ili na intuiciju. Takav na in je nezamenljiv u procesu sticanja iskustva. I konano, blagovremena re izvinjenja: Ex cel 2007 je jedan od najkompleksnijih korisni kih programa u istoriji PC platforme. Razue nost skoro svake alatke kojom taj program raspo lae ini sklapanje ovog prirunika izuzetno te kim, zato to je nemogue sve smestiti u ovako mali prostor. Iz tog razloga, ovom prilikom smo saeli sadraj na nuni izbor najvanijih tema ko je ine osnovnu upotrebu programa; u sledeem izdanju emo govoriti o najvanijim naprednim tehnikama analize sadraja na radnim listovima. A ako budete poeleli knjigu od 800 stranica koja govori samo o Excelu do krajnjih detalja, recite nam to moemo je pripremiti za vas.
Radna povrina i prvi koraci

ada pokrenete Excel, pred vama e se na i prazan prostor u obliku mree polja. Ako ste potpuni poetnik, to bi moglo da vas zbu ni, ali sve je jednostavnije nego to biste moda po mislili u prvi mah. Naime, pogledom u taj prazni prostor upravo ste se sreli sa prvim i moda najva nijim naelom spreadsheet programa: potpuno ste slobodni da organizujete informacije i obraujete ih na nain koji odgovara svakoj vaoj zamisli.
Prostor za rad u Excelu je organizovan u vidu radne sveske (workbook) koja je organizo vana kao skup radnih listova (worksheets). Ra dni listovi su jednoznano imenovani. Kada se otvori nova radna sveska, ona podrazumevano ima tri radna lista, to moete promeniti: dozvo
Radna povrina programa
ljeno je da dodajete i briete radne listove, me njate im imena i poloaj u odnosu na druge lis tove, time prilagoavajui radnu svesku potre bama posla. Maksimalni broj radnih listova je ogranien jedino memorijom raunara. Radni list u Excelu je povrina izdeljena na 1.048.576 redova (levo zaglavlje sa brojevi ma) i 16.384 kolone (gornje zaglavlje oznae no slovima). Ove dimenzije su drastino uve ane u odnosu na prethodne verzije Excela (65536256); iako u svakodnevnom radu zna ajno prevazilaze redovnu upotrebu, postoje ne ke celishodne namene (retke, ali realne u prak si) koje toliki prostor ponekad ine potrebnim. Osnovni element radnog lista se zove eli ja. Svaka elija ima svoju adresu, tj. koordinate prema koloni, redu i pripadnosti radnom listu,
mart 2008 PC
to je ini jednoznanom u celoj radnoj svesci. Najee, jedna elija je obeleena podebljanim okvirom i pastelno obojenim zaglavljima: to je oznaka aktivne elije, one u koju bi bio zapoet upis ako biste u tom trenutku poeli da kucate na tastaturi. elija je osnovna jedinica unosa, a u nju se moe uneti razliit sadraj. To moe bi ti obian tekst ili broj koji se ispisuje sa decima lama ili bez njih, novani iznos sa oznakom va lute, datum u odreenom obliku ispisa, itd. Po sebni oblik sadraja je formula to je izraz ili funkcija kojom se izraunava neki rezultat; ti oblici nisu ogranieni na prostu aritmetiku ili rad samo sa brojevima, nego postoji izuzetno irok spektar mogunosti. eliji ili njenom sa draju moete menjati razna svojstva alatkama za oblikovanje, ali moete upravljati i njenim po naanjem (vidljivost, pravilo valjanosti, pravo promene, itd). Mnogobrojnim kombinacijama svih ovih elemenata, bilo da ih sprovodite sami ili to za va raun izvodi neka alatka u progra mu, vi prosleujete svoje zamisli u neki oblik obrade podataka.
Excel 2007 je jedan od programa sa no vom radnom povrinom koja je zasnovana na glavnoj traci (ribbon), a sadri sedam ili osam osnovnih kartica. To nije jedina novost na ra dnoj povrini: ima ih vie, a mnoge se ponaaju suptilno, pa moda ne moete u prvi mah da ih uoite. Najpre, obratite panju na tanku dvodel nu traku koja se nalazi izmeu glavne trake ko mandi i podruja radnog lista. To podruje nije novo: na levoj strani, vidite manje polje koje se naziva polje za imena; ono slui za prikaz adre se aktivne elije ili imenovanih opsega (vie o to me kasnije). Vee polje na desnoj strani se nazi va polje za unos; moete ga koristiti za upis sa draja u aktivnu eliju, mada je danas mnogo e i sluaj da se sadraj upisuje direktno u eliju. Osim toga, polje za unos uvek prikazuje upisani sadraj aktivne elije (broj, tekst, formulu, itd); razlika je u tome to u eliji podrazumevano vi dite oblikovani rezultat. Novost je u tome to moete povlaiti razdelnik ta dva polja ulevo ili udesno, podeavajui tako raspoloivi prostor u cilju bolje vidljivosti ispisanih sadraja. Tako
PC
mart 2008
e, da bi se lake rukovalo veim upisima u e liju, moete poveati visinu zone polja za unos. To ete uiniti ako kliknete na dvostruku stre licu sasvim na desnoj strani polja ili preicom Ctrl+Shift+U; istim radnjama ete vratiti polje u prvobitnu visinu od jednog reda. Takoe, mo ete da proizvoljno povuete donju, dvostruku ivicu zone nadole za eljeni broj redova, pa ak i preko skoro cele povrine radnog lista. Osim klasinih klizaa u oknu radnog lis ta, Excel ima i posebno podruje za navigaci ju: to su jezici radnih listova koji se nalaze ne posredno ispod povrine radnog lista. Klikom na bilo koji od jeziaka, aktiviraete radni list oznaen njime. Novost u Excelu 2007 je i po sebni jeziak koji je, zapravo, komanda za uba civanje novog radnog lista; postoje i drugi nai ni za umetanje radnog lista, a ovaj je najlaki do sada. Ako imate mnogo radnih listova, pa elite da poveate vidljivo podruje jeziaka nautrb vodoravnog klizaa, povucite miem udesno de belu liniju koja se nalazi izmeu jeziaka i kliza a. Dugmad za pomonu navigaciju meu jezi cima, koja se nalaze na levoj strani, takoe su od koristi ako imate mnogo radnih listova, pa se svi jezici ne vide odjednom. Moe pomoi i desni klik na tu dugmad: pojavie se kontekstni meni koji sadri imena radnih listova. Ako ra dna sveska raspolae sa vie od esnaest listova, kliknite na stavku More Sheets, pa ete dobiti ce lokupan spisak u dijalogu Activate; tada izaberi te eljeni list i kliknite na dugme OK. Iako to moda nije u prvi mah oigledno, uloga statusne linije u Excelu 2007 je bitno una preena. Podrazumevano su aktivne samo neke zone: na levoj strani vidite obeleje statusa uno sa (indikator Ready se ponekad menja, uoie te to) i dugme za pokretanje makroa; na desnoj strani se nalaze opcije za prikaz radnog lista i kontrole za zumiranje. Ali, da biste videli kojim sve opcijama raspolaete, otvorite kontekstni meni desnim klikom nad statusnom linijom. Na tom mestu sada moete ukljuiti vidljivost raznih indikatora, privremenih vrednosti i rei ma rada programa. U praksi e najzanimljiviji
biti prikazi nekih trenutnih agregatnih vrednos ti obeleenog opsega, o emu emo vie govori ti u odeljku o operacijama i funkcijama. Istovremeni rad sa vie dokumenata u Ex celu je uobiajeno raspoloiv, ba kao i u veini drugih Windows programa. Sve radne sveske e biti otvorene u posebnim prozorima dokumen ta unutar glavnog prozora programa. Izmeu vi e otvorenih prozora se moete kretati preica ma Ctrl+Tab i Ctrl+F6 ili izborom jednog od na slovljenih dokumenata u listi View > Window > Switch Windows u glavnoj traci. Za uporedno slaganje vie otvorenih ra dnih svezaka u radnom prostoru moete upo trebiti komandu View > Window > Arrange All, gde ete u dijalogu izabrati jednu od varijanti slaganja. Posebno znaenje u Excelu ima ko manda View > Window > Hide koja skriva tre nutnu radnu svesku, pri emu ona i dalje osta je otvorena; komandom View > Window > Un hide dobiete dijalog sa spiskom sakrivenih ra dnih svezaka; tu ete izabrati eljenu i potvrditi njenu ponovnu vidljivost. Ova tehnika sakriva nja radnih svezaka je korisna kada otvorite vie datoteka, a neke od njih imaju posebnu name nu koja zahteva neto vei stepen zatite, reci mo od nehotinih izmena. Ukoliko elite da istovremeno vidite po druja istog radnog lista koja su meusobno moda vrlo udaljena, jedan nain je da otvorite novi prozor iste radne sveske (View > Window > New Window), pa da ih rasporedite; uoite da u tom sluaju dve instance imaju posebna obe leja pored imena u naslovnoj liniji svakog pro zora programa. Ovaj nain ureenja dva pogle da je uglavnom najefikasniji ako elite da raspo laete sa dva razliita prikaza sadraja (o tome kasnije). Meutim, esto je efikasnije da prime nite komandu View > Window > Split, koja e postaviti dve granine linije na sredinu radnog lista, tako da se vide etiri segmenta. Hvatajui presek ovih linija ili neku od njih miem, mo ete premestiti podelu na eljeno mesto. Drugi nain da podelite prozor je da uhvatite oznai va za podelu kratku debelu liniju iznad ver
mart 2008 PC
tikalnog klizaa ili onu desno od horizontalnog klizaa prozora i da ga povuete nadole (ule vo), delei radni list na dva ili etiri segmenta. Kliknite zatim na, recimo, levi gornji segment i pomerajte se po njemu strelicama na tastaturi: pri vertikalnom kretanju mirovae redovi u do njim segmentima, a pri horizontalnom miruju kolone u desnim segmentima. Kuda god da po merate sadraj radnog lista, vidljivi delovi e uz sebe uvek imati svoja zaglavlja redova i kolona. Segmente ete ukloniti iskljuenjem komande View > Window > Split ili povlaenjem linija po dele na bilo koju ivicu okna radnog lista. Ako radite sa velikom tabelom iji sadraj ne moete da vidite u celosti na ekranu, moda
od odabrane opcije, primetiete pojavljivanje je dne ili dve pojaane linije koje obeleavaju zam rznutu zonu. Iako je zamrznuti deo radnog lista izolovan od uobiajenih komandi za navigaciju (o tome malo kasnije), vi uvek moete prei i u zamrznuti deo lista, pa tamo upisivati ili isprav ljati sadraje: kliknite miem na eljenu eliju ili strelicama prosto preite granicu. Zamrznuti deo ete osloboditi komandom Unfreeze Panes u istoj paleti komandi. Jedno od osnovnih pravila u Excelu nala e da sadraj u elijama prozivate (referencira te) tako to koristite adresu elije. Ovo naelo morate savladati, jer je deo spread sheet azbuke: ta god da radite, ba rataete adresama elija i opsega. Za
Adresa elije i ime radnog lista
biste hteli da imate stalni pogled na zaglavlja dok se kreete po njoj. Umesto da razdelite ra dni list na segmente, tada e biti efikasnije da zamrznete deo radnog lista, tako da pri kreta nju to podruje ostane nepokretno i uvek vidlji vo. Da biste to postigli, postavite se u eliju ko ja e biti prva pokretna: redovi iznad nje i kolo ne levo od nje e se zamrznuti; sada otvorite pa letu View > Window > Freeze Panes i kliknite na prvu opciju Freeze Panes. Ovo je opti sluaj: moete birati i zamrzavanje samo prvog reda (Freeze Top Row) ili samo prve kolone (Freeze First Column), to moete uiniti bez obzira na to koja elija je trenutno aktivna. U zavisnosti
pravo, sasvim je oigledno: u koordinatnoj mre i radnog lista adresa svake elije je definisana presekom kolone i reda, a zapisuje se kao A1, C3, Z1000, itd. S obzirom na to da su dimenzi je radnog lista ogromne, nomenklatura koordi nata kolona je izvedena kombinacijama jednog, sva ili tri slova: AZ, AAAZ, BABZ, ... ZAZZ, AAAAZZ, BAA..., XFD. Prilikom upisa adre se elije u formulu ili neki dijalog, svejedno je da li kucate velika ili mala slova kolone: Excel e ih uvek prevesti u velika. Poslednja elija ra dnog lista ima adresu XFD1048576, pri emu je verovatnoa da baratate tim podrujem sasvim mala. Iako imate svu slobodu da svoje sadraje
PC
mart 2008
smestite na radni list gde god elite, opta prepo ruka glasi da bi bilo najpametnije da krenete iz gornjeg levog ugla, poev od elije A1, irei sa draj udesno i nadole prema zamisli i potrebi. U normalnom radu, svaka akcija korisni ka se odnosi na aktivnu eliju: unos sadraja, promena oblika, kopiranje sadraja, itd. Adresu aktivne elije u toku rada uvek moete videti u polju za ime, a odgovarajua zaglavlja reda i ko lone su naglaena pastelnom bojom. Prilikom prvog otvaranja novog radnog lista, uvek je ak tivna elija A1. Poslednja aktivna elija ostaje upamena prilikom promene radnog lista, pa i prilikom uvanja i zatvaranja radne sveske. Svaki radni list u radnoj svesci ima jedno znano ime koje se vidi na jeziku u dnu pro zora. Na poetku, radni listovi se zovu Sheet1, Sheet2 i Sheet3. Izborom komande Rename u kontekstnom meniju jezika ili duplim klikom mia na jeziak, aktiviraete reim za promenu imena radnog lista; to je u veini sluajeva i do bro da uinite i mi vam savetujemo da se drite takve prakse. Ime moe se sastoji od alfanume rikih i nekih specijalnih znakova, a dozvoljeni su i razmaci; maksimalna duina imena radnog lista je 31 znak. Svaki radni list ima istu emu adresa elija i zato postoji nain da se adresa elije uini jednoznanom u celoj radnoj svesci; to je potrebno da biste mogli da koristite elije iz vi e radnih listova u jednoj operaci ji; ali, o tome malo kasnije. Sadraj na radnom listu e te najee unositi direktno, pret hodno birajui eliju u koju elite da unesete neto. Drugi nain je uz pomo linije za unos: kada ak tivirate eljenu eliju, kliknite mi em na liniju za ureivanje i po nite sa unosom. Uneti sadraj se
moe potvrditi na vie naina: pritiskom na En ter, kada se aktivira elija ispod one koja je pri mila unos; pritiskom na Tab, kada se aktivira e lija udesno; klikom mia na bilo koju drugu e liju, koja se odmah aktivira; i konano, klikom mia na kontrolno dugme za potvrdu, kada is ta elija ostaje aktivna. Od unosa moete trenu tno odustati pritiskom na taster Esc ili klikom na kontrolno dugme za otkazivanje. Ranije upisani sadraj moete menjati na tri naina: pritiskom na F2 ulazite u reim ure ivanja i tada moete da postavite pokaziva za unos na tano mesto izmene, pomerajui ga strelicama ili prostim klikom mia. Drugi nain izmene je da klikom mia uete na liniju za un os, a zatim na isti nain menjajte sadraj. Kona no, moete samo prekucati sadraj novim, ali u radu treba da pripazite da tako ne prebriete neke korisne sadraje. Uvek moete menjati oblik, veliinu i boju fonta, boju i teksturu podloge elije, postavljati razne linije, poravnavati sadraj na razne naine, menjati ugao ispisa itd. Obratite panju: ovde po minjemo vizuelno oblikovanje izgleda, a ne fun kcionalno oblikovanje sadraja elije, jer ono za visi od tipa podatka i ima funkcionalnu vanost; to emo objasniti kasnije, kada budemo opisali
Ureenje elija
mart 2008
PC
tipove podataka. Dijalog Format Cells, u kome se nalaze sve opcije oblikovanja ispisa i sadraja, mo ete pozvati na vie naina: najbolje je da upamti te preicu Ctrl+1, ili ga pozovite iz kontekstnog menija nad elijom. Mesto za poziv dijaloga na glavnoj traci je malo zavueno, ali ga pominjemo da bismo skrenuli panju na ostale komande na istom mestu: to je paleta komandi Home >Cells > Format > Format Cells. Pre ozbiljnijeg opisa znaenja i funkcional nosti opsega elija, samo kratka napomena: re je o vie elija koje moete obeleiti vukui mi em ili drei Shift dok pomerate strelice na tastaturi; nesusedne elije ete oznaiti uzasto pnim klikovima miem dok budete drali priti snut taster Ctrl. Ako kliknete na zaglavlje kolo ne ili reda, i to e postati obeleeni opseg. Ako kliknete na dugme koji se nalazi u levom gor njem uglu radnog lista, na preseku zaglavlja re dova i kolona obeleiete ceo radni list kao je dan aktivni opseg. Da biste ukinuli obeleje op sega, kliknite miem bilo gde ili pritisnite neku strelicu na tastaturi. Zasad je dovoljno da znate da svako svojstvo oblikovanja moete primeniti odjednom nad opsegom jednako kao nad poje dinanom elijom.
Kontrole ispisa u nekom fontu u odreenoj veliini, obliku i boji vam nee zadati problem, poto su skoro iste kao i u drugim Office progra mima, poev od grupe komandi Home > Font u glavnoj traci. Skreemo vam panju na upotrebu stilova za ispis u eliji: ispitajte sadraj i dejstvo palete Home > Styles > Cell Styles. Osim to se tu nalaze neki vrlo prikladni predloci za lako ure enje izgleda elija, stilovi takoe podleu gru pisanju u tzv. eme stilova, pa u jednom potezu moete potpuno preurediti opti ugoaj izgleda radnog lista, uvajui pritom koherentan oblik i prikladna naglaavanja. Ovim pitanjem se nee mo posebno baviti: to moete sami ispitati ako isprobate opcije u grupi komandi Page Layout > Themes. Upuujemo vas samo na poseban de talj: moete sami definisati podrazumevani font u radnim sveskama. Otvorite dijalog Office > Excel Options > Popular, pa u grupi When cre ating new workbooks izaberite eljeni font i veli inu; kad ste ve tu, moete izabrati i novi podra zumevani broj radnih listova u novim radnim sveskama. Da bi ove promene bile aktivirane, moraete ponovo da pokrenete Excel. Pozadina elije se moe urediti promenom boje i are. Na kartici Fill dijaloga Format Cells
PC
mart 2008
moete odabrati boju sa ili bez preliva, a opci ono i oblik i boju teksture; u paleti Fill Color u grupi Home > Font, mogli biste birati samo bo ju popune. Pomone linije na radnom listu (gridlines) slue samo za laku orijentaciju na radnom lis tu. Podrazumevano se ne tampaju, a moete ih i iskljuiti ako elite; to ete uiniti ako isklju ite polje za potvrdu View > Show/Hide > Gridlines. Nezavisno od pomonih linija, ako poelite da obli kujete lepo ureenu tabe lu sa ivinim i pomonim linijama, to moete uiniti na vie naina. Najlake je da to izvedete primenom palete Home > Font > Borders nakon to ste obe leili opseg koji elite da uredite. Postoje razni trikovi za kombinovanje linija: najjednostavni je je da najpre uredite jednako celu tabelu, a za tim posebna podruja. Malo veu kontrolu ete postii ako izaberete dijalog Format Cells > Bor ders ili ako primenite neke od komandi u paleti Home > Font > Draw Borders; na raspolaganju su ak i gumica za brisanje, dijagonalne linije koje presecaju eliju, opcije za izmenu debljine, oblika i boje ivine linije, pa moete izvesti ta god vam padne na pamet. U odeljku o tipovima podataka ete vide ti da svaki tip ima podrazumevano poravna nje unutar elije, to ak moe dobro da poslu i kao kontrola ispravnosti unosa. Ako poeli te, moete i sami menjati poravnanje; to ete uobiajeno raditi komandama u grupi Home > Alignment, Najpreciznije kontrole ete izvesti ako u donjem uglu grupe upotrebite pokreta dijaloga Format Cells > Alignment. Uoite da se posebno utie na horizontalno i vertikalno poravnanje; kasnije ete videti kakve su posle dice promene uobiajenog vertikalnog poravna nja na dnu elije. Takoe, ispis moete izvesti pod nekim uglom ili ga uvlaiti do neke mere, ime ete izvoditi razne efekte (npr. u zaglavlji ma tabela).
Ako je uneti tekst preirok za eliju, prei e desnu ivicu elije. Ako u desnoj susednoj e liji postoji neki sadraj, tekst u aktivnoj e biti podvuen pod nju. Da biste to izbegli, moete ukljuiti opciju Wrap text, nakon koje e tekst potovati desnu ivicu elije, a pruati se u vie redova. Slian efekat e proizvesti opcija Shrink to fit: da tekst ne bi prelazio desnu ivicu, font e
biti umanjen tako da moe da stane u jedan red unutar granica elije; pripazite da font ne bude previe smanjen. Razdeljeno dugme Home > Alignment > Merge & Center sadri nekoliko opcija za sastav ljanje vie elija u jednu veu; re je o opciji ko ja je prikladna za centriranje naslova ili drugih posebnih sadraja. Kada upiete neki sadraj, odaberite sve elije preko kojih on treba da se prui. Izborom osnovne komande Merge and Center, sve elije e biti spojene u jednu pose bnu eliju, a tekst e biti centriran u njoj. Ispod strelice se nalazi i komanda Merge Across (sas tavljanje bez centriranja), Merge Cells (proizvolj no sastavljanje vie elija u dve dimenzije), kao i komanda za rastavljanje spojene elije na prvo bitni nivo. Pripazite na par detalja kada sastav ljate elije: najpre, povezana elija se uvek adre sira prema adresi gornje leve elije; ako vie eli ja koje sastavljate imaju neki sadraj, bie sau van samo onaj iz gornje leve elije polaznog op sega, dok e ostali sadraji biti izgubljeni; naj zad, ako rastavljate spojenu eliju, zateeni sa draj e biti smeten u gornju levu eliju. Na kartici Alignment dijaloga za oblikova nje elije nalaze se i neke posebne komande za poravnanje. Skreemo vam panju samo na je dnu vrlo namensku opciju horizontalnog po
mart 2008 PC
ravnanja koja slui za posebnu interpretaciju sa draja: ako u eliju unesete samo jedan znak, pa u listi Horizontal odaberete opciju Fill, elija e se cela popuniti tim znakom, bez obzira na veli inu fonta ili druge di menzije. Ovim se mo ete posluiti da biste izveli neke specijalne efekte u ureenju izgle da sadraja. U grupi Home > Clipboard moete uoi ti dugme na kome je nacrtana etkica: to je Format Painter, et kica za oblikovanje. Svrha ove alatke je da prenese sve osobine izgleda iz neke elije u jednu ili vie drugih. Oznaite polaznu eli ju, kliknite na etkicu, a odmah zatim prevu cite po ciljnim elija ma. U trenutku kada otpustite taster mia, svi atributi izgleda pola zne elije e biti primenjeni nad ciljnim opse gom. Dupli klik na etkicu e zadrati operaciju ukljuenom do pritiska na taster Esc: ovo je zgo dno za prenoenje oblika u susedne elije pros tim kretanjem strelicama na tastaturi ili u nesu sedne klikovima mia. Iz raznih tehnikih razloga, komande za kopiranje i lepljenje se ponaaju neto druga ije na radnom listu u Excelu nego u ostalim Windows programima; savetujemo vam da sva kako ispitate te posebnosti tako to ete ih prak tino isprobati. Kada zadate komandu za kopira nje (Ctrl+C), elija e biti okruena titrajuim okvirom. Ako budete zadali komandu Paste (Ctrl+V) na drugom mestu, polazna elija e i dalje titrati, pa moete nastaviti sa prenoenjem iskopiranog sadraja. Tek ako pritisnete taster Esc ili ako iskopirani sadraj prenesete prostim pritiskom na Enter u ciljnoj eliji, titranje okvi
ra polaznog opsega e prestati; posle toga, klasi na komanda Ctrl+V vie nee reagovati. Ova specifinost postoji zato to se prenose i sadraj i osobine elija: ako elite da se posluite klasi
nim ili Office clipboardom u tradicionalnom maniru Windows kopiranja, tada pre nego to zadate komandu za kopiranje pritisnite taster F2 da biste uli u reim ureenja polja, potom obeleite sadraj, pa tek onda zadajte komandu za kopiranje. Zumiranje ne predstavlja operaciju obli kovanja, ali utie na vidljivost sadraja radnog lista, ba kao i opcije oblikovanja. Ovu operaci ju moete izvesti komandama u grupi View > Zoom ili u klizaem u statusnoj liniji; klikom na dugme Zoom u glavnoj traci ili na broj levo od klizaa za zumiranje u statusnoj liniji, otvorie te dijalog za izbor ili upis eljene veliine; mo gui opseg zumiranja je od 10% do 400%. Kada jednom promenite procenat zumiranja, ostae upamen kao osobina radnog lista do sledee promene. Posebno skreemo panju na zanim ljivu opciju zumiranja na zadati opseg: obelei te neke elije po irini ili po visini, pa izaberite
10
PC
mart 2008
opciju Zoom to Selection i veliina radnog lista e se prilagoditi izabranom opsegu. U grupi komandi View > Workbook Views se nalaze razne zanimljive opcije prikaza ra dnog lista. O nekima od njih emo govoriti u odeljku o tampanju; sada vam skreemo pa nju na prostu, ali ponekad vrlo korisnu opci ju Full Screen, koja e maksimalno poveati ko risnu povrinu radnog lista na raun glavne tra ke, linije za unos i statusne linije. Poput zumira nja, ovu opciju ete koristiti kada elite da na ekranu odjednom vidite to vei segment poda taka. Prikaz na punom ekranu ete opozvati pri tiskom na taster Esc.
Upravljanje geometrijom radnog lista je veoma korisna disciplina, jer ete tako veoma brzo dovesti izgled sadraja u preglednije sta nje. Takoe, ne moete uvek tano predvideti sve sadraje koji e vam biti potrebni da biste kompletirali neki posao na radnom listu, pa mo ete biti sigurni da ete esto pribegavati opera cijama koje opisujemo u ovom odeljku. irinu kolone ete esto menjati da bi formirana ta bela izgledala lep e ili iz praktinih razloga, ako se ne ki sadraji preklapa ju ili ne vide korek tno. Postavite po kaziva mia na de snu granicu kolone u zaglavlju, lagano ga miui po toj zo ni dok ne promeni oblik nalik znaku plus sa dve strelice. Kada u tom asu pritisnete levi taster mia, po javie se ekranska napomena u kojoj se vidi i rina kolone u tipografskim takama i u pikseli ma; podrazumevana irina je 8,43 mernih taa
Ureenje radnih listova i radne sveske
ka ili 64 piksela, a opseg mogue irine je od 0 do 254 taaka. Vukui graninu liniju miem le vo ili desno, direktno ete menjati irinu kolo ne. Isti posao moete obaviti i polazei od dija loga Home > Cells > Format > Column Width ili istoimenom komandom iz kontekstnog menija u zaglavlju kolone. Ako dvaput kliknete na gra ninu liniju, kolona e zauzeti irinu koja tano odgovara najirem upisanom sadraju u njoj; to je opcija automatskog uklapanja, koju tako e moete pozvati komandom Home > Cells > Format > AutoFit Column Width. Uoite u is toj paleti i komandu Default Width, ijim dijalo gom ete odjednom promeniti irinu svih onih kolona na radnom listu kojima niste sami me njali irinu. Kolonu ili vie njih moete i sakriti: to e te uiniti da biste privremeno ili trajno sprei li vidljivost nekog sadraja (na primer, meure zultati koje ne elite da odtampate). Oznaite eljenu kolonu, pa primenite komandu Home > Cells > Format > Hide & Unhide > Hide Col umns; bie pak jednostavnije da primenite ko mandu Hide u kontekstnom meniju kolone. Te oretski, sakrivanje kolone je isto to i postavlja
nje njene irine na vrednost 0, pa moete upo trebiti i dijalog za promenu irine. Sa tastature, to moete izvesti preicom Ctrl+0, a miem ta ko to ete desnu graninu liniju kolone povui
mart 2008 PC
11
sasvim ulevo. Budete li vukli i dalje ulevo, suziete ili sakri ti i vie kolona. Da biste sakri venu kolonu opet uinili vidlji vom, najpre obeleite dve nje ne susedne kolone ili barem dve elije u susednim kolona ma, a zatim izvedite neku od operacija suprotnih sakriva nju: recimo, primenite koman du Unhide u kontekstnom meniju zaglavlja ko lone ili preicu Ctrl+Shift+0. Sve to je reeno za promenu irine kolone vai i za visinu reda. Podrazumevano, visina re da se automatski podeava prema eliji sa najve om veliinom fonta. Opseg vrednosti visine re da je od 0 do 409 taaka. Promenu visine moe te izvesti miem i pomou dijaloga Row Height (Home > Cells > Format > Row Height ili isto imena komanda u kontekstnom meniju zaglav lja reda). Analogne su i operacije za sakrivanje i otkrivanje reda. Tasterska preica za sakrivanje reda je Ctrl+9, a za otkrivanje Ctrl+Shift+9. U radni list moete proizvoljno ubaciti ili iz njega izbrisati celu kolonu ili red ili vie njih. Vano je da znate da ovim neete promeniti ukupnu dimenziju radnog lista: sve se uvek de ava u istom prostoru kolona i redova, iji broj se nikada ne menja. Nova kolona e bi ti ubaena levo u odnosu na aktivnu eliju. Kolonu ubacujete nekim od ovih postu paka: komandom Home > Cells > Insert > In sert Sheet Columns; komandom Insert u kontek stnom meniju zaglavlja kolone; sa tastature, pre icom Ctrl+Shift+Plus. Ako ste neposredno pre poziva komande obeleili nekoliko kolona, on da ete komandom ubaciti tano isti broj kolo na na njihovo mesto, a ostale se pomeraju ude sno. Ukoliko vam je tabela veoma iroka i pri likom ubacivanja kolona doe do situacije da bi se probio limit od raspoloivog broja kolona (moe da bude bitno u reimu kompatibilnos ti; vie o tome u odeljku o radu sa datotekama),
program e odbiti da vam do pusti ubacivanje: nije mogue da ostanete bez podataka za to to ste ubacili previe kolo na ili redova. Kolonu i red briete na jedan od sledeih naina: u dijalogu koji ete otvoriti ko mandom Home > Cells > De lete > Delete Sheet Columns (Rows) ili preicom Ctrl+Minus birajte stavku Entire Row ili Entire Column; direktno brisanje pozivate u kontekstnom meniju reda ili kolone, stavka Delete. Vie kolona ili redova ete odje dnom izbrisati tako to ete ih obeleiti pre po ziva komande. Budete li izbrisali jednu kolonu, briui i njen sadraj, sve kolone desno od nje e se pomeriti za jedno mesto ulevo, a na kraj njoj desnoj strani radnog lista e se pojaviti no va, prazna kolona; odgovarajue vai i pri brisa nju redova. Postoji nekoliko naina obeleavanja vi e listova, a svaki se obavlja u prostoru jezia ka radnih listova. Recimo, otvorite kontekstni meni nad nekim jezikom radnog lista i odabe rite stavku Select All Sheets; tako birate celu ra dnu svesku. Drugi nain: pomou klizaa doi te do jezika nekog udaljenog radnog lista; dre i Shift, kliknite miem na taj jeziak i oznai ete sve radne listove u rasponu izmeu aktiv nog i odabranog. Konano, drei Ctrl, kliknite na pojedinane jezike nesusednih radnih listo va koje elite da odaberete. Ovako odabrane listove moete da kopira te, premetate i briete, ali i da odjednom izvodi te odreene operacije nad celim opsegom. Ako unesete neki podatak na aktivni radni list, on e biti unet u istu eliju na svim ostalim obele enim listovima; pazite da ovako ne prepiete neki vaan sadraj koji trenutno ne vidite! Ako promenite irinu kolone u jednom listu, ista izmena e se desiti i u svim ostalim listovima; operacije pretraivanja i zamene se prostiru na
12
PC
mart 2008
sve odabrane listove, itd. Koristite ovu opciju programa kad god treba da izvedete neke obu hvatnije promene u sadraju radne sveske. U toku rada moete proizvoljno dodavati i brisati radne listove i menjati im redosled u ra dnoj svesci. To moete initi sa pojedinanim listovima, ali i sa vie njih istovremeno, pretho dno ih obeleavajui na maloas opisani nain. Ve smo pomenuli da novi radni list moe te ubaciti klikom na krajnji desni jeziak; to mo ete izvesti i komandom Home > Cells > Insert > Insert Sheet; sa tastature, to ete izvesti preicom Shift+F11. Novi list se pojavljuje levo od aktiv nog radnog lista, a inici jalno ime mu je SheetX, gde je X sledei slobo dan broj na raspolaga nju. Ako pre ubacivanja oznaite vie radnih lis tova, u radnu svesku e te ubaciti isti broj novih radnih listova. Radni list ili vie obeleenih mo ete izbrisati komandom Home > Cells > De lete > Delete Sheet ili komandom Delete u kon tekstnom meniju na jeziku radnog lista. Vano je da budete veoma paljivi, jer ova operacija je destruktivna! Opoziv brisanja (Undo) nije mo gu. Kao poslednja kontrola u sluaju da na ra dnom listu ima nekog sadraja, najpre morate odgovoriti na kontrolno pitanje, potvrujui ko nanu nameru brisanja. Obratite panju i na to da ne moete izbrisati sve listove: radna sveska mora da sadri barem jedan radni list. Specifian nain da uklonite radni list iz radne sveske, a da ga pritom zapravo ne izgubi te, jeste da ga celog premestite u drugu otvore nu ili novu radnu svesku. Ovo ete uraditi u di jalogu koji ete pokrenuti komandom Home > Cells > Format > Move or Copy Sheet ili koman dom Move or Copy iz kontekstnog menija jezi ka radnog lista. Poto ovaj dijalog slui i za pre metanje radnog lista u okviru iste radne sves ke, u dijalogu morate izabrati stavku To book:
(new book) ili naziv druge otvorene radne sves ke. Ako ukljuite polje Create a copy, radni list nee biti premeten, nego iskopiran. Ukoliko elite da premestite list u okviru is te radne sveske, to moete uiniti u istom dija logu. Ali, lake je i intuitivnije da to uinite mi em: uhvatite jeziak radnog lista i samo ga pre vucite na eljeno mesto; tokom vuenja, videe te pomonu strelicu koja ukazuje na mogue novo mesto ako u datom asu otpustite taster mia. Ako za vreme operacije budete drali tas ter Ctrl na tastaturi, nee te premestiti list, nego ga iskopirati, a novo ime is kopiranog lista e biti, pri mera radi, Sheet1 (2). Ako elite da olaka te snalaenje u radnoj sves ci sa mnogo listova, moe te menjati boje jeziaka i tako formirati vizuelno ja sne grupe listova. Otvori te kontekstni meni na je ziku, odaberite komandu Tab Color i izaberite boju; jeziak aktivnog radnog lista e uvek biti dominantno beo, sa prelivom ka odabranoj bo ji, a ostali e biti potpuno obojeni. Boja teksta na jeziku e se automatski prilagoditi promeni, pa e ime lista uvek biti uredno vidljivo. Prilikom kretanja po radnoj svesci i ra dnom listu vai veina standardnih kombinaci ja i loginih preica koje vae i u drugim pro gramima. Meutim, postoje i neke karakteristi ne kretnje koje bi bilo dobro da savladate, jer one ine preduslov za efikasnost u svakodnev nom radu. Najmanji korak jeste prelazak na susednu eliju strelicama na tastaturi u bilo kom smeru, kao i tasterima Tab i Enter posle unosa nadesno i nadole, ili Shift+Tab i Shift+Enter nalevo ili nagore. Uzgred, ako koristite te tastere bez pret hodnog kucanja, sadraj u elijama preko kojih prelazite nee biti ugroen.
mart 2008 PC
Navigacija u radnoj svesci
13
Strelice na tastaturi u kombinaciji sa taste rom Ctrl pomeraju aktivnu eliju najpre na poe tak oblasti popunjene nekim sadrajem u prav cu strelice, zatim na suprotni kraj te oblasti i ta ko redom. Kada vie nema oblasti podataka, ak tivna postaje elija na samom kraju radnog lista. Primera radi: ako je aktivni radni list prazan, a elite da isprobate dimen zije radnog lista, pritisni te proizvoljnim redom kombinacije Ctrl+Dole i Ctrl+Desno i nai ete se u eliji XFD1048576 (ili IV65536, ako radite u sta rom formatu datoteke). Sline kombinacije vae i za Ctrl+Gore i Ctrl+De sno; da biste zaista ispita li sve efekte takvog kretanja po radnom listu, is probajte ove preice nad nekim sadrajem, uzas topnim biranjem iste preice dok ne doete do neke od ivica radnog lista. Isti efekat ovakvog kretanja se moete postii pritiskom i puta njem tastera End, a zatim pritiskom na neku od strelica na tastaturi; kada pritisnete End, pojavi e se indikator u statusnoj traci programa. Pritiskom na taster Home aktiviraete e liju na poetku reda, sasvim levo. Preicom Ctrl+Home idete direktno u gornji levi ugao ak tivnog dela radnog lista, podrazumevano u A1; ako je deo radnog lista zamrznut, aktivira se gor nja leva elija slobodnog dela lista. Pritiskom na preicu Ctrl+End se aktivira donji desni ugao upotrebljenog dela radnog lista; razlikujte ovo od krajnjeg donjeg desnog ugla radnog lista. Tasteri PageUp i PageDown pomeraju sa draj radnog lista ekran nagore, odnosno ekran nadole. Preice Alt+PageUp i Alt+PageDown pomeraju sadraj radnog lista ekran udesno i ekran ulevo. Ako je na tastaturi ukljuen preki da Scroll Lock, dolazi do izvesne promene po naanja komandi za kretanje po radnom listu. Svakim pritiskom na neku kursorsku strelicu pomera se ceo radni list, a aktivna elija se ne menja; tada pritisak na Home aktivira gornju
levu vidljivu eliju, a End to ini sa donjom de snom vidljivom elijom. Najzad, na sledei su sedni radni list ete prei preicom Ctrl+Page Down, a na prethodni sa Ctrl+PageUp. Upotreba mia na klizaima prozora je standardna: klikom na strelicu pomerate vidlji vi deo sadraja za jedan red ili kolonu, a klikom na podruje klizaa pomerate i tav sadraj ekrana; ovakvim kre tanjem ne menjate aktivnu eliju. Hvatanjem i vuenjem klizaa pre lazite vee podruje odjednom. Uobiajeno klizanje e biti raspo loivo samo u okviru iskorienog dela radnog lista, to ima smisla s obzirom na to da ete verovatno koristiti samo deli raspoloivih dimenzija; da biste klizaem pre li u vrlo udaljeni deo radnog lista, prilikom vu enja miem drite pritisnut taster Shift. Ako elite da se postavite na neku konkre tnu eliju, to ete lako uiniti klikom mia na nju, ako je vidljiva. Ako nije vidljiva, upotre bom klizaa je moete uiniti vidljivom, pa on da kliknuti na nju. Meutim, ako ve znate adre su te elije, pritisnite taster F5 ili preicu Ctrl+G (takoe: komanda Home > Editing > Find & Se lect > Go To) i unesite adresu elije koju hoete da aktivirate. Slino moete uiniti i klikom na polje za ime, gde ete jednostavno preko adrese aktivne elije uneti adresu eljene elije: odmah ete prei na nju. Upamtite i dodatni dijalog Go To Special; kako vremenom budete upoznavali elemente radnog lista, tako ete bolje razumeva ti efekte ovakve navigacije. Radnu svesku moete uitati u program na vie naina, kako je uobiajeno i u drugim Windows programima: iz samog Excela, to e te uiniti komandom Office > Open, preicom Ctrl+O ili biranjem neke nedavno koriene da toteke u listi Office > Recent Documents. Van programa, takoe je uobiajeno: dovoljan je du pli klik na ikonu u Windows Exploreru. Opte
Datoteke Excela
14
PC
mart 2008
odrednice dijaloga za otvaranje smo opisali u uvodnom delu; recimo sada neto o formatima koje Excel koristi, o posebnim osobinama opci jama uvanja i otvaranja radnih svezaka, kao i o nekim drugim pojedinostima koje bi svakako trebalo da poznajete. Govorei o datotekama u Excelu 2007, suoavamo se sa karakteristinim problemom za koji je gotovo sigurno da ete ga iskusiti: po sle vie od 10 godina, tokom kojih je Excelov poznati format XLS zbog svoje uestalosti pos tao de facto standard za datoteke radnih sveza ka, Microsoft je promenio podrazumevani for mat datoteke. Da bi se spreile dvosmislenosti, promenjen je i naziv tipa datoteke (XLSX i sli ni, svi sa etiri slova). Meutim, nije dovoljno da imate prosto saznanje o tipovima, a da pri tom ne saznate i o raznim ogranienjima. Jo jednom vas upozoravamo na odeljak Rad sa datotekama u uvodnom priruniku o sistemu Microsoft Office 2007, gde su najvanija naela tih razlika ve objanjena. Najvei problem u razlici dva formata je funkcionalne prirode: postoje komande u Ex celu 2007 koje bi prilikom uvanja u forma tu Excela 2003 bile pretoene u nefunkcional ne ili ak izgubljene sadraje. Mogua posledi ca moe da bude proste, likovne prirode, ali ponekad je re o ozbiljnim funkcionalnim po remeajima koji bi mogli da izazovu gubitak nekih analiza, pa ak i sadra ja podataka. Formati ra dnih listova su veoma ra zliiti, mnogi analitiki alati rade razliito, posto ji razlika u interpretaciji aktivnih grafikih eleme nata, pa ak postoje i ne kompatibilne funkcije i sistemi internog referen ciranja. Reju, morate ve oma da pazite!
Novi i stari formati
Da bi takve pojave bile spreene, posto ji alatka Compatibility Checker, koja e pri sva kom uvanju sadraja u starijem formatu reago vati sa potankim informacijama o rizicima. Ni poto nemojte lakonski prelaziti preko tih upo zorenja, prihvatajui uvanje po svaku cenu, ne go ispitajte ta vam program naglaava. Moda najbolja preporuka koju moemo da vam damo u sluaju da znate da e drugi korisnici otvara ti vae radne sveske u Excelu 2003 ili starijem: im ponete da radite, sauvajte radnu sves ku u starom formatu (Office > Save As > Excel 972003 Workbook). Odmah kad to uinite, oba vezno zatvorite, a zatim opet otvorite tu XLS da toteku. U tom trenutku, Excel e prei u reim kompatibilnosti, spreavajui vas da upotrebite komande koje bi bile rizine po kompatibilnost; u daljem radu, mogle bi da nastupe samo neke kozmetike nedoslednosti, a to je ve daleko ma nje vano pitanje. Kao krajnju meru, preporuujemo vam da unapred isprobate razmenu datoteka sa kolega ma, ispitujui potencijalne nedoslednosti i razli ke koje bi mogle biti specifine u vaoj praksi. Ukoliko u vaoj firmi i dalje ima razliitih Of fice platformi, predlaemo vam da se opredelite za krajnju meru, bar do vremena dok svi ne pre u na novi Office: u dijalogu Office > Excel Op tions > Save, pri vrhu ete zatei padajuu lis tu Save files in this format; odaberite opciju Ex cel 972003 Workbook (*.xls), ime ete uiniti da komanda Save uvek po drazumevano uva radne sveske u starom formatu Excel datoteke. Nakon ovog otrog upozorenja, vratimo se sluaju idealne upotrebe novih formata. Osnovni i najei format datoteke kojim Excel 2007 barata je radna sveska sa rezervi sanim tipom XLSX. Ovaj format se odnosi na ra dne sveske u zipovanom
mart 2008 PC
1
XML formatu (to je prilino efikasno sa sta novita veliine datoteke). Ukoliko radna sves ka sadri makroe i razne VBA objekte (o emu ne govorimo ovom prigodom), ona e imati for mat XLSM; osim prezimena, izmeu ova dva tipa postoje i funkcionalne razlike, takve da la iranje nije mogue; re je o bezbednosnim me rama kojima Microsoft spreava zlonamerne pri mene. Osim ovih, postoji i tzv. binarni format XLSB, ija celishodna upotreba je predmet ne ke druge prie. U ovom formatu moete uvati radne sveske sa ili bez VBA elemenata, ali vam savetujemo da se zasad drite podrazumevanih oblika XLSX i XLSM. U radnoj okolini Excela postoji jo nekoliko rezervisanih formata, tako e sa namenskim tipovima: predloci (.XLTX, .XLTM) programski dodaci (.XLAM) i neki dru gi. Uobiajeno, neete direktno baratati tim for matima; oni su izloeni kao sadraji ugraeni u program ili va profil, a njih ete koristiti kroz razne namenske operacije na radnoj povrini. Uz realnu pretpostavku da ete veinu vre mena provedenog u Excelu baratati nekim od uobiajenih formata datoteka, neete imati ni kakvih problema da razumete ponaanje pro grama. Ostaje jo jedna preporuka, zasnovana na (naalost) ne ba lako uoljivim opcijama: ukoliko radite sa radnom sveskom ko ja sadri podatke od posebne vanos ti za va posao, ne bi bilo loe da anga ujete raspoloive opcije zatite, barem kao meru preventive od sopstvenih ne hotinih greaka. To ete najlake uradi ti ako prilikom uvanja u dijalogu Save As odaberete stavku Tools > General Options. Ukoliko ste jo ranije sauva li radnu svesku i elite da promenite te opcije, ponovo pristupite dijalogu Save As (ne birajte prostu komandu Save) i izmenite opcije ne menjajui naziv da toteke radne sveske. Jedna od prostih zatitnih mera od nehotinih izmena jeste mogunost u
Oblici zatite radne sveske
vanja pretposlednje verzije datoteke, kao to je to sluaj u nekim drugim programima. Budete li ukljuili polje za potvrdu Always create back up, pri svakom sledeem uvanju aktuelnog sta nja radne sveske bie sauvano i njeno pretho dno stanje. Ime i tip datoteke Moj Posao.XLSX e biti izmenjen u Backup of Moj Posao.XLK; ako se ukae potreba da pristupite tom sadra ju, tu datoteku moete otvoriti duplim klikom na ikonu; Excel e vas upozoriti da neto mo da nije u redu sa tipom datoteke, ali potvrdi te otvaranje i odmah sauvajte tu verziju pod nekim drugim imenom u podrazumevanom ti pu radne sveske. Excel vam dozvoljava da radnoj svesci pri druite dve lozinke: jednu za mogunost otva ranja (Password to open) i jednu za mogunost izmena sadraja (Password to modify); te dve lo zinke su meusobno nezavisne. Prilikom uno sa lozinke moraete da potvrdite upis. Budete li eleli da ukinete neku lozinku, otvorite je sa pra vom izmene, pa unesite praznu lozinku kao novu. Ako postoji lozinka za pravo izmene, ali je ne znate, radnoj svesci moete pristupiti u re imu samo za itanje (Readonly), to ete vide ti kao napomenu uz naziv radne sveske u naslov noj liniji. Poto to ba i nije neki posebno efika san vid zatite, moda je bolje da primenite sa mo polje za potvrdu Readonly recommended;
1
PC
mart 2008
re je o prostoj preporuci prilikom otvaranja da datoteka ostane u reimu samo za itanje, to je sasvim primereno da angaujete nad vanim ta belama koje ste svakako otvorili samo da biste ih konsultovali tokom rada. Tako ete sigurno spreiti nehotine izmene sadraja. Predloak u Excelu (template) je vrlo lako razumeti: umesto da poinjete sa praznom ra dnom sveskom, otvaranjem predloka zapoi njete rad u unapred pripremljenoj formi radne sveske koju moete otvoriti kao polazni obra zac za svoj rad. Elementi koji ine predloak mogu biti mnogobrojni: unapred odreeni broj radnih listova i posebno odreena imena, rani je uneti sadraji koji ine nekakav obrazac, ra nije definisani izgled elija, neki elementi auto matizacije, itd. Priprema predloaka ini dobro ulaganje u efikasnost i tanost: svakim sledeim pokreta njem posla pomou predloka utedeete neko vreme, a oblik zateenog sadraja e sugerisa
Predloci radne sveske
ti optimalne korake u radnom postupku. Excel ve dolazi sa nekim zanimljivim predlocima: otvorite okno Office > New i nai ete se u pale ti za izbor ve raspoloivih predloaka (preica Ctrl+N, koja je najbra, uobiajeno vam isporu uje praznu novu radnu svesku). Uoite grupe u levom oknu palete: gornja grupa sadri pre dloke na vaem sistemu, a druga, mnogo vea, upuuje na lokaciju Office Online, gde moete potraiti neki predloak u velikoj i stalno rastu oj kolekciji predloaka koji su vam stalno na raspolaganju. Upotreba palete je prosta: ako kre ete iz lokala, odabrani predloak ete otvoriti klikom na dugme Create; online predloak ete preuzeti klikom na dugme Download, usput do zvoljavajui Microsoftu da potvrdi legalnost va e platforme. Otvoreni predloak bi trebalo da odmah sauvate kao datoteku u nekom od po drazumevanih formata radne sveske; tada nas tavite sa uobiajenim radom. Da biste sami pripremili predloak, napra vite gotovu radnu svesku sa svim polaznim sa drajima, pa je sauvajte kao predloak; u op
mart 2008 PC
17
tem sluaju, to je korisno da uradite i sa pre dlocima sa lokacije Office Online, kako ne bis te morali da ih preuzimate ponovo. Kolekciju predloaka ete proiriti ako u meniju Office > Save As najpre izaberete stavku Other Formats, a zatim u dijalogu, u padajuoj listi Save as type izaberete opciju Excel Template (*.xltx) ili Excel MacroEnabled Template (*.xltm). Druga opcija vai ako postoje makroi u predloku, to je rei sluaj; program e vas upozoriti ako niste oda brali valjanu opciju. Office programi se u ovom asu ponaaju karakteristino: podrazumevana lokacija za u vanje e biti preusmerena na onu koja je sistem ski predviena za predloke. Vano je da prihva tite to, jer je to jedini nain za kasnije uobiaje no biranje. Naime, ispravno spremljen predlo ak ete kasnije pronai u paleti za izbor, u gru pi My Templates. Ako postoji vie korisnikih profila koji se prijavljuju na isti raunar, tada svaki korisnik ima sopstvenu kolekciju predlo aka za Office programe. Naini razmene i de ljene upotrebe predloaka u radnom okruenju prevazilaze okvir ovog prirunika; predlaemo vam da se o tome konsultujete sa svojim admi nistratorom informacionog sistema. Jedna od vanih osobina Excela je u to me to omoguuje eksploataciju podataka iz ra znih izvora. Sasvim je verovatno da ete u svo joj praksi biti u potrebi da analizirate podatke nainjene u nekom drugom programu ili da pri premite neke obraene sadraje za dalji rad u drugom programu. Excel raspolae razmerno kvalitetnim opcijama za tu namenu i savetuje mo da ih ovom prilikom upoznate. Ako u dijalogu Save As bude potrebno da uvate radnu svesku u nekom drugom formatu, u meniju Save as type ete najpre pronai uobi ajene opcije. Recimo, ve smo naglasili kako valja da mislite na povremenu potrebu uvanja u starijem formatu Excela 972003, to je jedna od oiglednih opcija u meniju. Ako vam treba vie od toga, birajte stavku menija Other For
Drugi formati podataka
mats, pa se koncentriite na padajuu listu Save as type, koju smo maloas ve pomenuli opisu jui uvanje predloaka. U ovom asu, prikla dno je da vas upozorimo da je Microsoft nedav no, u prvom servisnom paketu ispravki za Of fice 2007, skratio izbor moguih formata za u vanje, izbacujui sa spiska neke zastarele forma te koji ne obezbeuju primerene opcije zati te sadraja. U jednom od prethodnih izdanja Office bajtova ili na stranicama Office Prakti kuma, pronai ete preporuku kako da vratite te formate u opticaj, bude li neophodno. Excel je odavno postao svestan Interne ta, pa postoji mogunost uvanja u nekom od Web formata (HTML, MHT), to uz opciju u vanja u obliku univerzalne PDF datoteke ini moguu opciju izvoza sadraja i kasnijeg pasiv nog pregleda za one koji nemaju Excel na svom raunaru. Ukoliko podatke pripremate za pre nos u neki drugi strukturirani sistem, konsul tujte se sa kolegama koji bi format bio optima lan; za prenos u baze podataka to bi mogli bi ti formati XML, TXT, DIF, SLK, mada je vrlo verovatno da ete primeniti uvek efikasni uni verzalni oblik CSV. U svakom sluaju, povedi te rauna da pri izboru tipa postoje razne opci je (najbitniji je kodni raspored, tj. ouvanje i tljivosti naih slova), pa ne bi bilo loe da pre us postavljanja nekog standarda razmene napravi te ozbiljne probe kako biste se uverili da e sve proi valjano. Excel je u stanju da prihvati vie formata zapisa podataka. Formati koji se smatraju pri rodnim su svi oblici starih i novih Excel datote ka (.XL*), kao i familija formata XML i HTML. Za mnoge formate baza podataka postoje filte ri pomou kojih se, direktno ili kroz prikladne dijaloge, sadraj uvodi u radnu svesku. est slu aj uitavanja stranog formata ete imati ako je ulazni sadraj zapisan kao oblikovani tekst, po ravnat tako da se lako prepoznaju kolone budu e tabele, ili oznaen nekim znakom za razgra niavanje (zarez, takazarez, tabulator i sl.). U veini sluajeva, Excel e odmah i tano prepo znati ove postavke, a na vama je da potvrdite
1
PC
mart 2008
izbor ili, u reim situacijama, da izmenite para metre uvoza. Na slici moete videti kako izgleda dijalog za uvoz tekstualne datoteke. Ovde je na delu a robnjak za uvoz teksta, koji e verovatno uspe no prepoznati strukturu. Ipak, uvek proverite da li su kolone dobro postavljene, pogotovo ako u tabeli ima brojeva: miem moete pomicati li
za svakodnevni rad, pripremite eljeni oblik ra dne sveske. Potom je sauvajte kao predloak pod imenom BOOK.XLTX i postavite je u fasci klu XLStart koja se nalazi negde u strukturi va e instalacije Office programa (poetak navigaci je u Windowsu XP je \Documents and Settings\ <korisnik>\Application Data\; u Visti, to je \ Users\<korisnik>\AppData\Roaming\; u nastav
niju razgranienja po lenjiru. Klikom mia pos taviete novu liniju; duplim klikom na vrh linije ona e biti uklonjena. Obratite panju na trei korak arobnjaka, gde treba da pripazite na for mate podataka (o njima govorimo u sledeem odeljku), a posebno na decimalne oznake broje va i datume. Ako postoje razlike (taka umesto zareza, netipian zapis datuma), kliknite na Ad vanced i promenite podatak. Ako elite da se Excel uvek otvori sa ra dnom sveskom koja je namenski pripremljena
ku putanje, to je \Microsoft\Excel\XLSTART). Sada e se pri otvaranju Excela uvek otvoriti nova radna sveska iji polazni sadraj je uzet iz ovog predloka. Slino moete postupiti i pri uvoenju novog radnog lista u radnu svesku: pripremite novi radni list koji je jedini u radnoj svesci, a zatim ga sauvajte kao predloak po imenu SHEET.XLTX u fascikli XLStart. Od tog asa svakom komandom za dodavanje radnog lista dobiete novi list sa sadrajem preuzetim iz ovog predloka.
mart 2008
PC
1
Vrste, tipovi i formati podataka

azumevanje atributa podataka je jedan od kljueva valjanog rada u Excelu. Pro gram e vam pomoi u tome: za poetak, dovolj no je da znate za nekoliko prostih pravila unosa i da prepoznate da li ste neki sadraj uneli ispravno. Na samom poetku te prie, hajde najpre da savla damo precizne pojmove kojima emo se sluiti u opisivanju podataka.
Kada upisujete neto u bilo koju eliju na ra dnom listu, postoje dve najoptije vrste sadraja: to su konstante i formule. Konstanta je bilo ka kav prosto upisani podatak; najvanija osobina konstante u eliji jeste da njen sadraj ostaje ne promenljiv dok ga ne promenite sami. Konstan tne vrednosti se razlikuju po tipovima koji je Ex cel u stanju da prepozna (tekst, broj, datum...), o emu emo govoriti malo kasnije. Formula je sa draj izraen kao izraz ili funkcija i podlee stro gim pravilima pisanja; takav sadraj se uvek in terpretira kao rezultat izraunavanja. Formula se prepoznaje tako to uvek poinje znakom je dnakosti (=). Argument formule moe biti kon stanta, referenca (adresa) ili druga formula. Glav na osobina formule je da dobijeni rezultat u eliji automatski menja vrednost ako se promeni vre dnost neke polazne elije. Sada govorimo o izra zima; o funkcijama, kao posebno vanoj temi u Excelu, govorimo u posebnom odeljku. Kada unosite sadraj u eliju, Excel uvek pokuava da prepozna ta piete; na osnovu tog prepoznavanja zasnovana je interaktivnost radnog lista. Ako prvo unesete znak jednakos ti, Excel oekuje formulu; u trenutku potvrde unosa program proverava ispravnost i ako se potvrdi da su pravila zadovoljena, prikazuje go tov rezultat (ili poruku o greci, ako se ona de si). Ako sadraj ne poinje znakom jednakosti, onda je to uvek konstanta: tada program poku ava da prepozna tip podatka na osnovu oblika unetog sadraja (npr. neki datum ili broj). Ako tip podatka ne bude posebno prepoznat, Excel e ga tumaiti kao tekst.
Svaka konstanta ili rezultat formule u ne koj eliji sadri atribut tipa podatka. To je vre dnosna kategorija koju je vano da prepoznaje te, jer od njih zavise mogunost i ishod nekih operacija (recimo, besmisleno je sabirati tekst i broj). Kada budemo govorili o funkcijama, vide ete da je potovanje tipova kritino vano da bi se Excel uopte pravilno koristio. Paljivo pro uite kako se tipovi definiu i prepoznaju. Tekst je bilo kakav skup znakova (slova, ci fre i specijalni znakovi) i predstavlja najoptiji tip podatka. Excel e pokuati da prepozna kon tekst i tip sadraja elije u toku unosa: ukoliko ne bude prepoznat nijedan posebni tip pri uno su ili izraunavanju, sadraj e se smatrati obi nim tekstom. Ukoliko insistirate da se sadraj vidi kao tekst, to ima smisla u odreenim pri likama, kao prvi znak unesite apostrof (); reci mo, iako se jedinstveni matini broj graana (JMBG) sastoji iskljuivo od cifara, korisno je da taj podatak zapiete kao tekst; u protivnom, moglo bi se desiti da vodea nula ne bude ispisa na ili da program odlui da promeni oblik za pisa broja u kontekstualnu besmislicu. Vodei apostrof se nee videti u eliji, osim u toku ure ivanja; kada tako unesete broj, pojavie se pa metna oznaka koja e uoiti nekonzistentnost, ali to moete ignorisati. Drugi nain da se sa draj smatra iskljuivo tekstom je zatvaranje u znake navodnika (konkretno, "123 nije broj, nego tekst). Tekst se podrazumevano poravna va ulevo i to je dobro da upamtite: ako ste ele li da upiete neki broj ili datum, a sadraj je os tao poravnat ulevo (pri emu vi niste forsirali poravnanje ulevo), znaete da ste neto pogrei li prilikom unosa. Broj je poseban tip podatka u eliji: sastoji se od cifara 09 i specijalnih znakova koji odre uju poseban oblik broja (predznak broja, inter punkcija broja, oznaka za procenat, oznaka va lute itd.). Osim prostog unosa, broj moete upi
Tipovi podataka
20
PC
mart 2008
sati i sa separatorom klasa (npr. 123.456,78), kao razlomak (npr. 7 3/8), u eksponencijalnom obliku (recimo, 1,23E03) itd. Maksimalni op seg brojeva u kome Excel moe da operie je od 1E+308 do +1E+308, a u okolini nule od 2,22E308 do +2,22E308. Broj se uvek pamti i ulazi u raunske operacije sa najvie petnaest znaajnih cifara, dok se cifre nie vrednosti pre tvaraju u nule. Sve varijante brojeva se podrazu mevano poravnavaju udesno u eliji.
ete unositi, nego je mogue da ga dobijete kao rezultat neke neregularnosti u izraunavanju formule; o porukama o greci posebno emo priati u delu o funkcijama. Logike vrednosti i poruke o greci se uobiajeno ispisuju centrira no u odnosu na irinu elije. Svakom sadraju elije, a pogotovo ako je to netekstualni zapis, moete dodeliti poseban oblik (format) prikaza. Kad to kaemo, podrazu mevamo prikaz podatka na radnom listu bez obzi ra na njegovu vrednost: recimo, broj vidljivih de cimala broja, oznaka va lute, oblik zapisa datuma, itd. Krenimo od ne koliko primera ponaanja Excela u prepoznava nju formata. U nekoliko elija unesite tano sle dee sadraje:
12.345,678 123456,123456 15 Din. 15,00 Din.
Oblik prikaza sadraja
Datum i vreme su karakteristini oblici brojeva: razlog za to je nain za interno uva nje i obradu, a ne prezentacija na radnom lis tu. Naime, Excel svaki datum interno vidi kao redni broj poev od 1. januara 1900. godine; za hvaljujui tome, podatke o datumima je mogu e koristiti u raunskim operacijama. Vreme u toku dana se u Excelu interno interpretira kao razlomak X/86400, gde je X broj sekundi prote klih od ponoi. Vreme se predstavlja u decimal nom obliku broja, i to tako da se logino nastav lja na oblik zapisa datuma (recimo, interni za pis 1. marta 2008. u 18:00 glasi 39508,75). Ex cel barata datumima u opsegu od 1.1.1900. do 31.12.9999. Kada upisujete datum u podrazu mevanom obliku, pripazite da ne unesete taku iza godine, jer e u protivnom datum biti prepo znat samo kao tekst. To je uvedeno kao standar dno pravilo; kasnije emo vam objasniti kako to da izmenite ako insistirate ispisu datuma po naem pravopisu. Trenutni datum ete najbre uneti preicom Ctrl+; (takazarez), a trenutno vreme preicom Ctrl+: (dvotaka). Logika vrednost se javlja kao rezultat pos tavljenog logikog izraza ili funkcije. Mogue je uneti logiku vrednost i kao konstantu, kao je dnu od rezervisanih rei TRUE ili FALSE. Poru ka o greci je tip podatka koji vi kao korisnik ne
Excel je odmah prihvatio prva dva broja u decimalnom formatu, prvi put sa separatorom klasa, drugi put bez njih. Druga dva broja su prihvaena u formatu valute, jednom bez deci mala, drugi put sa njima. Primetiete da u po drazumevanom ureenju radnog lista, na kra ju ne vidite sve decimale prva dva broja, ali ni ta zato: Excel ponekad zaokrugli broj na ma nje decimala, uredno pamtei sve upisane deci male; sve one e ravnopravno uestvovati u ra unskim operacijama, videle se one ili ne. Pro verite sve vrednosti u liniji za unos: videete sa mo osnovni zapis broja, oblik koji je dovoljan u izraunavanjima. Ipak, Excel je odmah prihva tio unete formate u eliju, pamtei sve decimale ak i ako ih ne prikazuje u eliji. To je jo jedno pravilo u Excelu: program podrazumevano u va u pozadini preciznost do raspoloivih 15 zna
mart 2008 PC
21
ajnih cifara i to ne treba meati sa vidljivim is pisom (postoji i druga opcija preciznosti; o njoj sada ne govorimo). Sada promenite upisane vrednosti: prepi ite sadraj sve etiri elije brojem 1. Na poet ku, Excel je prepoznao i prihvatio unete forma te pri prvom unosu brojeva. Posle toga, broj 1 je prosto unet, ali je ipak primenjen oblik koji je ve postojao u eliji. To vai kao pravilo u Ex celu: prvi oblik prikaza razliit od obinog zapisa ostae zabeleen kao svoj stvo elije i sledei une ti podatak e se jednako oblikovati. U takvim slu ajevima jedini nain da promenite oblik prikaza u eliji je forsirana pro mena oblika, jer osobina ostaje zadrana ak i kad sasvim izbriete zapis u eliji. Ovo pravilo pamenja moete dobro da iskoristite da biste pri prvom formiranju nekog urednog sadraja odmah postavljali optimalne oblike brojeva. Da bi se forma tima zapisa u eli ji lake baratalo, u Excelu postoje stan dardni predloci ispi sa. To su tzv. maske. Osim to se moete snalaziti sa brojnim maskama koje ve postoje, mogue je i da formirate sopstve ne oblike. Promena maske broja u eliji izvodi se na kartici Number u ve pozna tom dijalogu Format Cells; realne potrebe u praksi su takve da ete ovom dijalogu esto pristupati, pa savetujemo da upamtite prostu preicu Ctrl+1 kao najbri nain da uredite ak tivnu eliju ili obeleeni opseg. Prvi izbor u listi kategorija je General: to je oblik bez posebnih svojstava, onaj koji je una
pred definisan na praznom radnom listu. Dru ga varijanta je Number i ona ve omoguuje vi e opcija: definisanje broja vidljivih decimala, pri emu e poslednja cifra biti zaokrugljena; upotreba separatora klasa (znak za razdvajanje hiljada), radi lakeg itanja velikih brojeva; na in prikaza negativnih brojeva (na primer ne ke knjigovoe vole da vide negativne brojeve kao crvene). Dok postavljate opcije, menjae se izgled uzorka broja u eli ji, tako da odmah vidite budui rezultat. Kategorija Currency je namenjena prikazu nov anih iznosa. Osim lokal nih zapisa simbola (kod nas je to Din.) i specijalnih oznaka za dolar, ev ro i sline valute, priloen je i dugi spisak ozna ka valuta po ISO standardu (tri velika slova), koje se koriste u meudravnom platnom pro metu. Naalost, na dinar je ovde i dalje ozna en pretprolom skraenicom YUN; u meuv remenu je zastare la i oznaka CSD, a aktuelno obele je RSD jo nije na vidiku. Rau novodstveni for mati (Account ing) su slini valu tama, osim to je poravnanje malo drugaije, a pred znak negativnog broja za nau va lutu se prikazuje uz levu ivicu eli je; po amerikom standardu pak ne gativni boj se u knjigovodstvu prikazuje kao obi an broj u zagradama. Formati Date i Time sadre oblike koji va e u nomenklaturama raznih jezika. Upoznaj te predloene formate za nae podneblje: jedi no ako unapred budete potovali neku od datih
22
PC
mart 2008
formi prilikom zapisivanja, datum e odmah bi ti valjano prepoznat. Na primer, ako unesete 31.3.8, 31.03.08, 31.mart.2008, 31/3/08 ili 31. mart 2008, Excel e znati da mu saoptavate isti datum. Ne kucajte taku na kraju godine, jer je to po pravilima Excela pogreno. Veoma je va no da program razume da unosite ba datum i zato uvebajte primenu standardnih maski. Formati Percentage i Scientific se koriste za posebne namene; njihova upotreba vam je vero vatno ili jasna ili nevana. Obratite panju ka ko Excel tretira prepisivanje broja ispisanog u procentualnom obliku: znak za procenat e osta ti zadran pri kucanju, tako da odmah razume te koju vrednost realno zapisujete. Budete li kli knuli na dugme Home > Number > Percent Style nad elijom u kojoj je zapisan neki obian broj ili to uinite izborom u dijalogu Format Cells, on e biti vrednosno ouvan; dakle, broj 15 bi bio preinaen u 1500%. Ako elite da broj pred stavite kao razlomak, unesite ga u obliku a b/c (uoite razmak izmeu celobrojnog dela i fra gmenta). Grupa oblika Fraction sadri i varijan te koje daju opcije prikaza u zaokrugljenim ra zlomcima (n/2, n/4... n/100) ili kao aproksima ciju u kojoj imenilac ima jednu, dve ili tri cifre. U nekim sluajevima, broj sa mnogo decimala moda nee biti tano prikazan, ali njegova po lazna vrednost e interno uvek ostati ouvana. Format Text je jo jedan nain da sprei te program da prepozna poseban sadraj ili for mat unosa. Ako je eliji dodeljen ovaj format, svaki uneti broj ili formula e se smatrati obi nim tekstom, ovog puta bez potrebe da ga za poinjete apostrofom. Kategorija Special je pra zna na srpskom, ali funkcionie na nekim dru gim jezicima; Recimo, probajte English (United States) da biste videli primere: to su razni stan dardni brojevi u obrascima, poput potanskog ili telefonskog broja. Format Custom je namenjen izboru ili uno su specijalnih maski koje moete iskoristiti u posebnim prilikama. Neke od maski koje ovde vidite su, zapravo, one iz drugih grupa, a ovde su navedene jer moe biti zgodno da vam po
slue kao polazite za neku posebnu masku. Na ime, uvek moete formirati sopstvenu masku ispisa. Recimo da elite da klase broja budu ra zdvojene razmakom, a ne takom, i da se vide strogo tri decimale; takva maska ne postoji me u predloenim. Reenje navedenog primera je da u polje Type unesete masku # ### ##0,000. Znak # znai da se vodee nule broja menja ju praznim mestom, a nule u maski prikazuju uvek vidljive cifre. Ako, na primer, baratate bro jevima koje elite da vidite sa tano etiri cifre (0001, 0002...), oznaite ciljni opseg i definiite mu masku 0000. A ako insistirate na taki na kraju godine u datumu, ipak morate uneti da tum u standardnom formatu, a kasnije sami de finiite masku datuma koja podrazumeva i ta ku na kraju (probajte, recimo, maske d.m.yyyy. ili dddd, d. mmmm yyyy.). Svaku masku koju sami definiete Excel e upamtiti u datoteci ra dne sveske i ona e ubudue biti na raspolaga nju u njoj. Alatka Format Painter (etkica), koju smo ranije opisali, moe da poslui i za pre nos postavljenog oblika prikaza sadraja. Dru gi nain kopiranja oblika brojeva je specijalni prenos: polaznu eliju oznaite za kopiranje (Ctrl+C), a zatim oznaite sve elije u ciljnom opsegu i u meniju ispod dugmeta Home > Clip board > Paste izaberite stavku Paste Special; u dijalogu koji e se otvoriti, u grupi Paste odabe rite opciju Formats, pa potvrdite izbor. Uzgred, kad ve pominjemo ovaj dijalog: upamtite ga, jer e vam biti od znaajne koristi u mnogim po sebnim situacijama. Nalik klasinom pojmu iz algebre, izraz je oblik formule koja se sastoji od konstanti, refe renci i operatora. Excel prepoznaje tri vrste izra za, a oni se razvrstavaju prema tipu rezultata: to su aritmetiki, tekstualni i logiki izraz. Opera tori aritmetikih izraza su uobiajeni znaci za e tiri osnovne operacije (+, , *, /), znak za proce nat i znak ^ (naziva se karet) kojim se oznaava stepenovanje. U izrazima se koriste uobiajena
mart 2008 PC
Izrazi u Excelu
23
prava prvenstva meu ope racijama, a korienjem za grada ovaj redosled prven stva se menja; razlike u odnosu na aritmetika pra vila ne postoje ili su veoma male, pa neete imati nika kvih problema. Ako je re o tekstu, rezervisan je samo jedan posebni operator: & (naziva se ampersend) ozna ava sastavljanje teksta (tzv. konkatenaciju). Prosti logiki izrazi se bave odnosom veliina, pa je za njih rezervisano est oiglednih operatora: =, >, <, >=, <= i <>. Mogui rezultati nekog logikog izraza su konstante TRUE i FALSE. Sadraj izraza moe biti ili konstanta ili adresa elije koja sadri neku vrednost, bilo da su u njoj konstanta ili rezultat druge formule. Pogledajte primere na slici: rezultati nekih for mula su dobijeni od konstanti u koloni A, a ne ke formule su napisane kao kombinacija kon stanti i referenci. U toku unosa izraza Excel e vam pomoi logikom kontrolom pisanja. Recimo, kada upi
sujete nizove otvorenih zagrada, menjae se nji hove boje; kako unesete neku desnu zagradu, podebljae se njen par na levoj strani, a bie uparena i boja, kako biste imali vizuelnu kontro lu parova odgovarajuih zagrada. Ako pokuate da zavrite unos izraza koji nije ispravan, Excel e prijaviti greku, pokuavajui da je ispravi i predlaui ispravku. U nekim trivijalnim slua jevima, recimo kad samo nije zatvorena oigle dna poslednja zagrada, Excel e to uiniti za va raun bez posebne naznake.
24
PC
mart 2008
Reference i opsezi
xcel raspolae sadrajima u radnoj svesci iskljuivo tako to proziva adrese elija i opsega, dok raunska maina u pozadini pristupa konkretnim vrednostima i ispisuje rezultate u cilj nim elijama. Da biste mogli efikasno da obavlja te sve poslove na radnom listu, izuzetno je vano da nauite da kontroliete oblike referenci i pona anje programa pri manipulaciji formulama, jer je sigurno da ete esto kopirati mnogo formula u ne kim listama, umesto da ih sami unosite u stotine
redova iznad, a najblia jedan red iznad. Kada je formula iskopirana, ona je prenela upravo ta kav opis reference i zato je dobijena nova formu la, sa drugim opsegom u zapisu. Ovakav oblik prenoenja formule je najei i sigurno ete ga esto koristiti; meutim, tu postoje i neke male zamke i vano je da ih prepoznate. Sada nije teko formirati sve zbirove: isko piraemo jednu formulu u sve elije reda UKU PNO. Sad iskopirajte zbir u F6, pa u eliju G5
Pogledajte tabelu na slici: postoje neki po daci nad kojima emo uspostaviti zbirove. Ispod kolone za prodavnicu 1 formiramo zbir. Sadraj elije zbira je zapisan formulom =SUM(B2:B6). Zasad samo kratka uzgredna napomena: ovo je funkcija za sabira nje, a dobili smo je trivijalnim klikom na dugme Home > Editing > Auto Sum dok je bila ak tivna prazna elija B7 u koju smo hteli da unesemo zbir. Sad oznaite eliju B7 za kopi ranje (Ctrl+C), preite u C7 i pritisnite Enter. Pogledajte rezultujuu formulu: ona sada glasi =SUM(C2:C6). Excel je, dakle, preneo relativni odnos poloaja elije u odnosu na opseg u ko me se nalaze sabirci; dobili smo logian rezultat na valjanom mestu. To znai da je polazni op seg bio relativna referenca formule: program je proitao polazni opseg kao sadraj koji se nalazi u ovoj istoj koloni, najdalja elija je pet
slinih elija. Prvi zadatak je da nauite da barata te razliitim tipovima referenci.
(dakle, pomerite aktivnu eliju i desno i gore): u prvoj eliji ete dobiti uredno prenetu relativ nu referencu (sa vrednou 0, jer nema vrednos ti u referenci), a u drugoj greku #REF!, jer ne postoji elija koja je pet redova iznad G5. Ovo je tipina i relativno esta greka u radu sa rela tivnim referencama; ako naiete na nju, to je verovatno posledi ca izbora ciljne e lije koja je postav ljena negde ukoso u odnosu na pola znu. Neka ovo bu de primer za po uku: nemojte kopi rati formule ukoso, da ne biste izgubili kontrolu nad ponaanjem relativnih referenci; greke bi bile skoro potpuno izvesne. Vratimo se na poetak eksperimenta: izbri ite sve formule u primeru. Ako uz jednu ili obe koordinate svake elije unesete znak $, ta koor dinata e se smatrati fiksiranom. U eliju B7 sa mi upiite formulu =SUM($B$2:$B$6). Sada program ne ita zapis relativno kao malopre, to je apsolutna referenca koja se ita doslovno:
mart 2008 PC
2
opseg elija od B2 do B6. Ako iskopirate for mulu bilo gde, dobiete njenu identinu kopiju, pa tako neete dobiti drugi zbir. Ako prvi zbir unesete kao =SUM($B$2: B6), jedna elija e biti fiksirana, a druga relativ na. Ako se formula iskopira u C7, formula pos taje =SUM($B$2:C6), jer je druga elija u adresi opsega interpretirana relativno; ponekad i ova kav raun ima smisla, jer dobijate rastue zbiro ve. Ovaj hibridni oblik se naziva meovita refe renca. Osim ovog konkretnog oblika, postoje i neke sloenije (mada se koriste vrlo retko), jer ne morate fiksirati obe koordinate jedne elije: moete fiksirati samo kolonu, a dopustiti da se redovi menjaju (ili obrnuto) i tako moete pra viti razne kombinacije, poput =SUM($C2:C$6). Isprobajte takvu kombinaciju i ispitajte ta se de ava pri kopiranju formule. U toku ureivanja formule moete lako promeniti tip reference tako to ete u reimu ureenja (setite se: F2) postaviti pokaziva uno sa na adresu elije i pritiskati taster F4 uzasto pno, sve dok ne dobijete oblik koji elite. Kombi novanje referenci moe doneti mnoge prednos ti, ali skriva i mnoge zamke. Na primer, vodite rauna da se zbog fiksiranja neke adrese ne po javi preklapanje podataka, recimo da neki pod zbir dva puta uestvuje u ukupnom zbiru. Ve smo opisali prve primere korienja opsega elija, nain zapisivanja i njihovo znae nje. Vano je jo da savladate neke posebne na ine kontrole opsega; bie vam korisno u redov nom radu. Kontinualni ili neprekidni opseg pred stavlja obeleeni pravougaoni skup elija. Moe se pruati po jednoj ili dve dimenzije radnog lis ta (zapravo, ak i do tri dimenzije u radnoj sves ci). Posebni sluajevi kontinualnog opsega su je dna ili vie celih susednih kolona ili redova, a mogue je i ceo radni list definisati kao konti nualni opseg. Obeleeni opseg je vidljiv na ra dnom listu kao podruje u zatamnjenoj boji po zadine i sa istaknutim zaglavljima zahvaenih
Tipovi opsega
redova i kolona. Jedna aktivna elija se moe smatrati specijalnim sluajem opsega koji ne tre ba posebno obeleavati. Neprekidni opseg moete obeleiti na vie naina. Sa tastature: postavite se na jednu od elija koja e biti ugao opsega, pa drei taster Shift strelicama na tastaturi rairite opseg do e lije u suprotnom uglu. Miem je ponekad lak e: kliknite na jednu od ugaonih elija, a zatim jednostavno prevucite izbor do naspramnog ugla drei levi taster mia pritisnut. Drugi na in miem: oznaite jednu od ugaonih elija, a zatim drei Shift kliknite na naspramnu eliju i opseg e biti obeleen. Opseg prestaje da bu de oznaen pritiskom na neki od kursorskih tas tera ili klikom mia na bilo koju eliju radnog lista. Ako raspolaete nekom homogenom tabe lom podataka bez praznih elija, bilo bi dobro da upamtite uobiajeni nain njenog obeleava nja, bez obzira na njenu veliinu: postavite gor nju levu eliju kao aktivnu, pa drite pritisnute tastere Ctrl i Shift dok redom po jednom priti snete tastere sa strelicama nadole i udesno (sve jedno kojim redom). Jo jednostavnije: kliknite bilo gde unutar te tabele, pa pritisnite preicu Ctrl+Shift+razmaknica. Pritiskom na preicu Ctrl+razmaknica obeleiete celu kolonu u kojoj se nalazi aktiv na elija, a preicom Shift+razmaknica obele avate ceo red. Mogue su i kombinacije: ako su, npr. ve oznaene dve susedne elije u is tom redu, pa pritisnete Ctrl+razmaknica, bie obeleene obe kolone koje sadre te elije. Ako kliknete miem na zaglavlje kolone ili reda, ce lu kolonu ili red ete obeleiti kao opseg. Vie uzastopnih kolona ete obeleiti povlaei mi em od prvog do poslednjeg zaglavlja kolone koje hoete da ukljuite. Na preseku zaglavlja kolona i redova radnog lista nalazi se dugme Select All (ima oznaku trouglaste strelice). Kli kom mia na to dugme, ceo radni list ete ozna iti kao opseg; sa tastature, to ete postii pre icom Shift+Ctrl+razmaknica nad nekom pra znom elijom, udaljenom od nekog opsega ko ji sadri podatke.
2
PC
mart 2008
Nekontinualni ili isprekidani opseg je bi lo kakav skup elija koje se pojedinano obele avaju. Nain da definiete nekontinualni opseg je jednostavan: drite taster Ctrl na tastaturi, kli knite na svaku pojedinanu eliju koja vas inte resuje ili, ako u nekom delu ima vie susednih elija, prevucite od prve do poslednje. Kada zav rite obeleavanje, otpustite taster Ctrl. Sa ova kvim opsegom su mogua ograniena dejstva, dok neka nisu izvodljiva (npr. nije izvodljivo ko piranje i premetanje); najei razlog za ova kvo obeleavanje je istovremeno oblikovanje ili brisanje sadraja u elijama. Osnovni vid adresiranja opsega ste ve upoznali: to je kontinualni opseg koji se refe rencira navoenjem dvaju naspramnih elija, sa dvotakom izmeu, npr. A1:G5. Nije neop hodno da navodite striktno gornju levu eliju, pa donju desnu: navedite bilo koji par naspram nih elija, npr. A5:G1. Ako hoete da referen cirate celu prvu kolonu, to moete uiniti kla sinim A1:A1048576, ali je svakako lake uku cati samo A:A. Nekoliko celih susednih kolo na ete oznaiti sa npr. B:F. Isto vai i za redo ve: referencirajte drugi red kao 2:2 ili prvih pet kao 1:5. Po ovoj logici, ceo radni list se obele ava kao A:XFD ili kao 1:1048576, mada su u praksi retke potrebe za ba ovolikom referen com. Nekontinualni opseg se referencira nabra janjem delova razdvojenih znakom takazarez, pri emu neki kontinualni deo oznaavate klasi no. Primeri zapisa nekontinualnog opsega su A1;B2;C3 i A3:A5;C3:C5. Adresa elije je jednoznana samo na ni vou jednog radnog lista, jer se na svakom ra dnom listu nalaze elije sa istim adresama. Uvek moete da koristite i reference sa dru gih radnih listova, upotrebljavajui opti oblik ime_lista!adresa. Uzvinik u ovom zapisu je se parator; apostrofi kojima se uokviruje ime lista se mogu izostaviti ako se ime sastoji od jedne rei: dakle, moete napisati Sheet1!A1 ili She et2!B2, ali biste morali da napiete Izvetaj o prodaji!F1, Promet 2007!B10 i slino. Na ovaj oblik udaljenih referenci morate posebno da pa
zite: ako izbriete radni list koji sadri referencu u formuli na posebnom radnom listu, izgublje ni opseg e dobiti oznaku npr. #REF!A1:C3 i re zultat nee moi da bude interpretiran. Ako tokom formiranja formule treba da oznaite jedan ili vie opsega na drugim ra dnim listovima, to ne morate raditi napamet: slobodno usred unosa formule promenite radni list, na drugom listu obeleite miem eljenu e liju ili opseg, pa se vratite na polazni list i zavri te unos. Ako ste izborom opsega na drugom lis tu zavrili unos, samo pritisnite Enter i opet e te se nai na polaznom radnom listu, uz uredno zavren unos formule. Postoje razne operacije koje moete uradi ti nad opsegom podataka; pomenimo nekoliko primera. Oznaite neki manji opseg, recimo tri reda puta tri kolone. Obratite panju da je ak tivna elija u opsegu posebno obeleena. Sada pritiskajte taster Enter vie puta. Primetiete da se aktivna elija menja samo u okviru opsega, idui odozgonadole, pa na vrh sledee kolone i tako redom ukrug. Tokom popune moete ko ristiti i taster Tab (udesno) i kombinacije sa tas terom Shift (u suprotnom smeru). Oznaite bi lo kakav opseg podataka, u aktivnu eliju une site neki sadraj, a unos potvrdite sa Ctrl+En ter: sve elije opsega e odmah primiti taj isti sadraj. Pritisnite Ctrl+B: svi ispisi e biti pode bljani, itd. Vratimo se opet na tabelu koju smo formi rali radi prikaza naina prenoenja referenci. Izbriite sve zbirove koje ste uneli na dnu kolo na. U eliju B7 postavite zbir te kolone; neka B7 ostane aktivna elija. Sadraj elije je =SUM(B2: B6). Sad obratite panju na crni kvadrati u do njem desnom uglu okvira koji oznaava aktiv nu eliju. Primaknite pokaziva mia tako da se pretvori u mali crni krsti; sad pritisnite levi tas ter mia i prevucite pokaziva preko elija C7 i D7. Otpustite taster mia; u naznaenim elija ma ete dobiti zbirove kolona C i D. Pojavie se i pametna oznaka: ako je otvorite, osim operaci
mart 2008 PC
Operacije nad opsezima
27
je kopiranja elija koja je podrazumevano izve dena, rezultat moete promeniti izborom opci ja za prenos samo oblika bez sadraja ili samo sadraja bez oblikovanja. Crni kvadrati se zo ve ruica popune (fill handle), a njome moete izvesti jo neke zanimljive stvari koje emo po menuti kasnije. Operacije kopiranja, premetanja i nale pljivanja moete izvoditi klasinim preicama Ctrl+C, Ctrl+X i Ctrl+V, komandama u glav noj traci i slino. Nakon umetanja sadraja po
zni sadraj, prepisujui bilo koji prethodni sa draj; sledee dve opcije kopiraju samo vrednos ti, odnosno formule; opcija Link Here formira izraze poput =A1, koja uvek prikazuje tekuu vrednost u izvornoj eliji; sledea komanda for mira internu hipervezu ka polaznom opsegu. Sledi niz od etiri komande koje se ponaaju na specifian nain: korienjem neke od ovih ko mandi, sadraj na odreditu se ne prepisuje, ne go se pomera nadole ili nadesno pred novim op segom. Ostaje da izaberete da li se opseg kopi
javie se nova pametna oznaka u kojoj moete odmah dodati neke atribute tek izvedenoj ope raciji; obratite posebnu panju na varijante obli kovanja ciljnog sadraja i mogunost prenoe nja irine polazne kolone. Ve smo jednom isko ristili paletu ispod dugmeta Home > Clipboard > Paste; uoite da moete odabrati razne pose bne vidove prenosa sadraja; isprobajte sami po sledice raznih naina! Moete miem da uhvatite opseg za je dnu od ivica, a zatim ga prevuete na odredite; da biste to uinili, primaknite pokaziva mia okviru opsega dok se ne pojavi etvorostruka strelica. Prilikom vuenja, videete siluetu op sega i ekransku napomenu sa adresom ciljnog opsega, to e vam pomoi da precizno locira te odredite. Ako pritom budete drali desni tas ter mia, a ne levi kao to je uobiajeno, kada dovuete opseg na odredite i otpustite taster mia, odmah e se otvoriti brzi meni koji nudi izbor od deset operacija na ciljnom opsegu. Pr vu grupu ine standardne komande: Move Here i Copy Here premetaju, odnosno kopiraju pola
ra ili premeta. Kada kopirate neki opseg, pazi te na tipove referenci u ciljnim elijama; prenos relativne reference moe da izazove pogrene re zultate u formulama. Morate razlikovati dve vrste brisanja unu tar opsega: jedno je fiziko uklanjanje elija, pri emu se menja struktura celog radnog lista, a drugo se svodi na ienje ili samo brisanje sadraja elija, pri emu sam opseg ostaje na svom mestu. Oznaeni opseg ete fiziki izbri sati pomou dijaloga koji dobijate komandom Home > Cells >Delete > Delete Cells ili koman dom Delete u kontekstnom meniju opsega. Nu de se etiri opcije: u prve dve odluujete da li e ispranjeno mesto povui preostale elije zde sna ili odozdo. Druge dve opcije omoguuju da fiziki izbriete cele redove ili kolone u kojima se nalazi obeleeni opseg. Samo sadraj opsega ete najbre ukloniti pritiskom na taster Delete na tastaturi. Komanda na glavnoj traci Home > Editing > Clear otvara etiri opcije brisanja: op cija Clear All brie sadraj i sve atribute obliko vanja elije, dovodei je u poetno stanje; opci
2
PC
mart 2008
ja Clear Formats uklanja samo oblikovanja i maske koji su ra zliiti od podrazumevanih; sle dea opcija uklanja samo sa draj, poput tastera Delete; ko nano, poslednja opcija Clear Comments uklanja komentar koji je dodeljen eliji (o ovom elementu govori mo u sledeem priruniku). Osim kompletnog kopiranja sadraja opse ga, postoji mogunost prenosa dela sadraja e lija ili obavljanja nekih operacija u toku preno sa, to su vam pametne oznake ve otkrile. Obe leite neki opseg podataka, izaberite Copy, a za tim aktivirajte samo jednu eliju koja je gornji levi ugao ciljnog opsega. Prostom komandom Paste iskopirali biste sadraj opsega, prenosei sve osobine oblikovanja i zauzimajui tano is ti obim ciljnih elija. Meutim, ako otvorite di jalog komandom menija Home > Clipboard > Paste > Paste Special ili istom komandom u kon tekstnom meniju, dobi ete mogunost da iza berete posebni vid kopi ranja. Opiimo opcije koje se nude. Grupa Paste nu di ak jedanaest nai na prenosa: puno kopi ranje (All) prenosi vre dnosti, formule i obliko vanje elija. Opcija For mulas ini slino, ali sa izuzetkom okolnih oso bina redova i kolona (npr. prenos cele kolone menja irinu ciljne kolone); ako upotrebite op ciju Values, sve formule e biti prevedene u kon stante. Opcija Formats prenosi samo osobine e lija, bez prenosa sadraja (ponaa se kao For mat Painter), a sledea prenosi samo komenta re. Kada postavite pravilo valjanosti unosa u je dnu eliju, to moete proiriti na ciljni opseg op cijom Validation. Opcija All using Source theme je posebna varijanta prenoenja koja kombinu je teme za ureenje elija; All except borders pri
prenosu ignorie ivine linije koje ste moda na crtali; sledeom opcijom ete preneti samo i rinu kolone, a dve poslednje opcije su varijaci je ve pomenutih, uz dodatak prenoenja mas ke brojeva. Grupa Operation omoguuje da se elije polaznog opsega aritmetiki pridrue ciljnom opsegu sadraja, u kombinaciji sa osnovnom funkcijom. Na primer, ako eliju sa brojem 5 ko pirate preko elije sa brojem 15, birajui operaci ju deljenja, ciljna elija e dobiti vrednost 3; ovo moete iskoristiti da odjednom promenite vre dnosti konstantama u nekom opsegu: samo u neku eliju unesite vrednost koja e biti sabirak, umanjilac, mnoilac ili de lilac, na njoj zadajte koma du kopiranja, a onda obe leite ceo ciljni opseg, pa specijalno nalepite tu vre dnost birajui operaciju; breg naina za takvu ak ciju nema! Najzad, dva po lja za potvrdu pri dnu iza zivaju posebna dejstva. Prva opcija Skip blanks nalae da praznine u po laznom opsegu ne prebri u sadraj u ciljnom opsegu, nego da ga zadre. Opcija Transpose e preokrenuti ciljni opseg ta ko da redovi polaznog postanu kolone, a kolo ne redovi. Ve smo ilustrovali primenu ruice za po punu, malog crnog kvadratia u donjem de snom uglu okvira aktivne elije ili opsega; ispi tajmo kako se jo ta ruica koristi. U neku eli ju upiite tekst, npr. Zdravo! Uhvatite ruicu
mart 2008 PC
Ruica za popunu
2
za popunu miem i povucite ga nadole preko ne koliko elija. Otpustite taster na miu: tekst je is kopiran u sve ove elije. Neka ceo opseg ostane obeleen, pa povucite ruicu za popunu nekoli ko redova nagore: iskopirae se i ovako. Ne pu tajui taster mia, imate mogunost da irite opseg samo u jednom, ali bilo kom smeru. Dru gi primer: u jednu eliju upiite Zdravo! a u onu ispod nje napiite Kako ste? Obeleite op seg od ove dve elije, pa povucite ruicu za po punu nadole nekoliko redova. Primetiete da se ceo opseg kopira onoliko puta koliko ima mesta u oznaenom ciljnom prostoru; u tome e vam pomoi ekranska napomena uz pokaziva mi a dok vuete. Probajte i ovo: u neku eliju unesite tekst broj 7. Uhvatite ruicu za popunu i povuci te je nekoliko elija nadole. Obeleite opet po etnu eliju, pa povucite ruicu udesno, pa ule vo, pa nagore. Primetiete da se tekst menja u
broj 8, broj 9... ako vuete ruicu nadole ili udesno, a u broj 6, broj 5... ako je vuete ule vo ili nagore. Ova mogunost programa se zove automatska popuna: brojevi na kraju u alfanu merikom zapisu se menjaju za jedan, datumi za jedan dan, vreme za jedan sat, itd. Ruica za popunu ima jo jednu svrhu: obeleite neki vei opseg podataka, pa povucite ruicom nalevo ili nagore: u svim sivo oznaenim kolonama ili re dovima sadraj elija e biti izbrisan. Recimo da pripremate neku dugaku listu i da elite da joj dodate redne brojeve. Umesto da kucate redne brojeve poev od 1 pa do ko zna koliko, upotrebite ruicu za popunu. Formi
rajte kolonu za redne brojeve i unesite prva dva redna broja (npr. 1 i 2). Obeleite ta dva broja kao opseg, pa povucite ruicu do eljenog bro ja. Postoji i mnogo laki nain, ali pod uslovom da je sadraj liste ve unet ranije: dovoljan je du pli klik na ruicu na prvoj eliji u koju ste uneli broj 1. Excel e prepoznati kontekst liste i uneti broj 1 tano do kraja liste. Odmah se posluite pametnom oznakom: izvedenu operaciju Copy Cells promenite u Fill Series; umesto jedinica, dobiete uredan skup rednih brojeva. Unos nizova brojeva je podran posebnim opcijama; redni brojevi su tek najprostiji sluaj. Recimo, ako je polazna vrednost datum, pame tna oznaka e vam ponuditi da korak uveanja bude jedan dan, jedan radni dan (Fill Week days; uzimaju se samo dani od ponedeljka do petka), jedan mesec ili cela godina. Pri prome ni meseca, mehanizam je dovoljno inteligentan da izbegne nelogine datume: recimo, unesite 31.1.2008, povucite nado le, pa zahtevajte uveanje za jedan mesec i obratite panju na rezultat. Da biste jo bre do bili opcije popune, vucite desnim tasterom mia, pa e se na kraju izbor u me niju pojaviti odmah. Uoi te posebne opcije koraka uveanja brojeva koji ni su susedni. Recimo, u jednu eliju unesite broj 2, a u sledeu broj 5. Oznaite ove dve elije kao opseg, pa levim tasterom mia povucite ruicu za popunu nadalje. Dobiete brojeve 8, 11, 14... jer e se uspostaviti linearna korelacija. Ako vu ete desnim tasterom mia, moete uspostaviti linearnu ili geometrijsku progresiju (opcije Lin ear Trend i Growth Trend). Ukupne opcije za popunu opsega serijom podataka ete dobiti ako unesete prvu vrednost u neku eliju, odatle obeleite ciljni opseg, pa pozovete dijalog Home > Editing > Fill > Series. Isprobajte sami razne opcije nad obinim broje vima i datumima, lako ete ih razumeti.
30
PC
mart 2008
Ruica za popunu je u stanju da koristi po datke koji su definisani u posebnim listama za popunu. Pogledajte dijalog koji se otvara izbo rom dugmeta Edit Custom Lists u polaznom di jalogu Office > Excel Options > Popular: tu se ve nalazi nekoliko spisko va dana u nedelji i meseci u godini; ako je podrazumeva ni jezik vae platforme prili kom instalacije sistema Mi crosoft Office 2007 bio srp ski (bez obzira na jezik ra dne povrine), ti spiskovi e biti na srpskom jeziku. Ako u neku eliju unesete bilo ko ji dan u nedelji, recimo pe tak, kada povuete ruicu za popunu nadole, pojavie se subota, nedelja, pone deljak i dalje u krug. Po po trebi, moete i sami formi rati prilagoene liste, direk tnim unosom u dijalogu ili uvoenjem spiska iz nekog opsega na radnom listu (opcija Import u dijalogu Custom Lists). Moda ete jednom najzad upamtiti da je neka carinska stopa upisana u eliju Konstan te!F22, ali zar to ne bi moglo i lake da se upam ti? Ovo je tipina situacija koja se najbolje rea va imenovanjem elija i opsega: svakoj referenci moete dati ime u obliku ifre ili opisa. Tada po
datak u imenovanoj eliji ili opsegu ko ristite piui ime umesto adrese, prim era radi =C25*(1+CarinaOprema) ili =F10*EvroKupovni. Ime reference moe biti dugo do 255 znakova i sastoji se od slova, cifara, donje crte i take; prvi znak mora biti slovo ili donja crta. Ne moete dati ime koje se poklapa sa adresom elije (npr. AB1). Bie upameno da li ste upisali velika ili mala slova, ali to je pri upotre bi nevano. Referenci moete dati ime na nekoliko naina. Najlake je da se postavite na eliju ili opseg koji elite da imenujete, pa da kliknete u polje za ime (levo od linije formula) i upiete odabrano ime za referencu. Meutim, optu i detaljniju kontrolu imenovanih referen
Imenovane reference
ci ete ostvariti kontrolama u grupi Formulas > Defined Names u glavnoj traci programa; na in upravljanja ovim resursima je bitno olakan u Excelu 2007 u odnosu na prethodne verzije programa i zato vam savetujemo da uvek koris tite Name Manager, koji ete pozvati klikom na istoimeno dugme ili preicom Ctrl+F3. Klikom na dugme New u dijalogu Name Manager (takoe, komandom Formulas > De fined Names > Define Name) otvoriete detalj ni dijalog za definisanje novog imena. Najpre
mart 2008 PC
31
u polje Names upiite eljeno ime, trudei se da ono bude opisno. U polje Refers to upiite refe rencu; ranije obeleeni opseg e biti ve upisan. Isti dijalog ete koristiti i ako referenci elite da promenite adresu: odabraete referencu na spis ku u dijalogu Name Manager, pa prekucajte ili oznaite miem novi opseg adresa; ako treba da izbriete imenovanu referencu, kliknite na du gme Delete nad obeleenom stavkom. Prilikom definisanja nove imenovane re ference, padajua lista Scope je vana, jer defi nie domen vanosti imena. Naime, ime refe rence moe da bude jednoznano samo na ra dnom listu, pa moda morate paziti na udva janja koja e nastati, recimo, ako napravite ko piju radnog lista koji sadri imenovane elije. Ako se imena poklapaju, pri upotrebi se podrazu meva ime na aktivnom radnom listu. Drugu re ferencu istog imena po zivate optim oblikom adresiranja, poput Izve taj!ukupno (elija uku pno na listu Izvetaj). Ove situacije su podlo ne grekama, pa vam sa vetujemo da zbog boljeg snalaenja pazite da ime na budu jednoznana u celoj radnoj svesci. tavi e, preuredite ih: u dija logu Name Manager naj pre kliknite na zaglavlje Name da biste sortirali spisak po imenima. Obe leite dvostruko ime, ako postoji u listi, pa kliknite na dugme Edit i u dijalo gu Edit Name promenite ime reference. Nemojte se brinuti za integritet promenjene reference: Excel e pro meniti sve upotrebljene
instance imena. Uopte, Excel je u stanju da pre pozna ime reference ako je pri formiranju for mule budete oznaili miem. Ako ste u nekim formulama ranije pisali prave adrese kao refe rence, a zatim imenovali te elije, adresu moe te zameniti imenom: otvorite dijalog Formu las > Defined Names > Define Name > Apply Names, a zatim u listi izaberite sva imena koji ma e adrese elija ili opsega biti zamenjene. Imenovanu referencu lako moete koristi ti bilo gde: uoite spisak ispod komande For mulas > Defined Names > Use in formula: osim spiska definisanih imena, koja moete izabrati odmah, tu je i opcija Paste Names koja otvara dijalog; ta god da izaberete, u aktivnoj eliji e te dobiti poetni zapis formule poput =ime; e
32
PC
mart 2008
je ime reference jednoznano, moete upotrebi ti polje za ime da biste je aktivirali: samo upii te ime ili ga izaberite iz padajue liste. Ako je imenovan ceo skup podataka, lako ete ga sa brati: =SUM(prodaja); najzad, ako u formuli pie, npr. =E24*(1+pdv_stopa1+mara), bie odmah jasno da ova formula daje bruto cenu nekog artikla. lija ostaje u reimu ureenja, pa moete nasta viti da gradite formulu. Ako u dijalogu Paste Names kliknete na dugme Paste List, napravie te abecedni spisak svih imenovanih referenci u radnoj svesci. Ako elite da se podaci u nekoj sloenoj tabeli imenuju na osnovu sadraja u zaglavlji ma, obeleite je celu, pa birajte komandu For U optem sluaju, u bilo koju eliju moe te uneti bilo kakav sadraj. Ali, mnogo je vero vatnije da ete podatke nekako urediti i struk turirati prema znaenju, tipu i vrednosti. Da bis te spreili budue probleme zbog nehotine gre ke pri unosu, postoji alatka koja slui kao pre ventiva: to je sistem za proveru valjanosti, ko jim se nekoj eliji ili opsegu dodeljuje pravilo
Formiranje pravila za unos
mulas > Defined Names > Create from Selec tion; svaki red i kolona sa sadrajem e biti ime novani prema zaglavlju. Sada sledi kljuni trik: Presek reda i kolone dobija ime koje se sastoji od oba imena opsega i razmaka izmeu: na pri mer, ime podatka o prodaji druge prodavnice u utorak moete referencirati kao =prod2 utorak ili =utorak prod2, svejedno. Koristi od imenovanja su mnogobrojne. Prvo, ne morate pamtiti adresu vanog podat ka lake je da upamtite opisnu referencu. Dru go, imenovana referenca ima apsolutnu adresu i ne morate se brinuti ako kopirate formule. Ako
unosa. Recimo, moete naloiti da elija prima samo broj u opsegu izmeu dva zadata broja, da tum vei od nekog poetnog, tekst tano zadate duine, itd. Moete zadati i sloeni kriterijum koji uspostavlja relaciju izmeu unetog podatka i nekog sadraja zateenog na radnom listu. Odaberite jednu ili vie elija i otvorite dija log komandom Data > Data Tools > Data Val idation (glavni deo razdeljenog dugmeta). Na kartici Settings formiraete kriterijum isprav nosti elije. Recimo da elija treba da primi oce nu uenika: u listi Allow birajte opciju Whole number, a u listi Data kao kriterijum postavite
mart 2008 PC
33
between. Pojavljuju se polja za unos Minimum i Maximum: u njih unesite brojeve 1 i 5. Odlui te da li elija sme da ostane prazna (opcija Ig nore blank). Ako elija moe da primi samo je dnu od nekoliko odreenih vrednosti, zgodno
je da na nekom mestu formirate listu svih mo guih vrednosti, a zatim ciljnim elijama dodeli te pravilo unosa iz te liste: u dijalogu Data Val idation > Settings odaberite opciju Allow List, pa u liniju Source unesite adresu pripremljene liste (koja mora biti na istom radnom listu). Lis tu moete uneti i direktno u polje Source kao tekst razdvojen separatorom (takazarez), npr. Pera;Mika;Laza. Tako pripremljena elija e se pri unosu ponaati kao padajua lista u kojoj bi rate mogue vrednosti. Time moete da zavrite definisanje pravi la, ali predlaemo da pride odredite kako da se elija ponaa u toku interakcije. Na drugoj kar tici moete definisati poruku koja e se pojavi
ti kao ekranska napomena kada se elija aktivi ra. Na treoj kartici Error Alert odaberite jedan od tri stila: opcija Stop e spreiti unos neisprav ne vrednosti, Warning e zahtevati od korisnika da odlui izmeu prihvatanja i ispravke unosa, dok opcija Information samo izvetava o greci i prihvata unetu vrednost. Ako is kljuite polje za potvrdu na ovoj kartici dijaloga, program nee reagovati na po grean unos. U tom sluaju ispravnost moete proveriti naknadno, komandom Data > Data Tools > Data Validation > Circle invalid data. Neispravni podaci e biti privremeno zaokrueni crvenom elipsom, pa moete reagovati na greku. Elipsa se uklanja nakon komande za u vanje radne sveske ili komandom Clear valida tion circles koja se nalazi u istoj paleti komandi. Excel omoguuje da sadraj elije menja svoj izgled u zavisnosti od trenutne vrednosti. Ta funkcionalnost je izuzetno unapreena u ak tuelnoj verziji programa i predstavlja jednu od najatraktivnijih novosti; predstavlja posledicu opteg trenda u poslovnoj informatici gde se vi zuelizacija podataka smatra korisnim nainom za postizanje efikasnosti. Naravno, re je o tome da ete primenom novih opcija veoma ubrza ti pregled odnosa i uoavanje ekstremnih vre dnosti u nekom veem opsegu podataka; kom
Uslovno oblikovanje
34
PC
mart 2008
binacijama koje su vam na raspolaganju, moe te napraviti i prave vizuelne bravure. Osnovna upotreba uslovnog oblikovanja je veoma jednostavna, zahvaljujui paletama koje ete pronai grupisane ispod dugmeta Home > Styles > Conditional Formatting. Najoigledni je za primenu su grupe opcija Data Bars, Col or Scales i Icon Sets; osnovna upotreba je veoma jednostavna i neemo vas zamarati objanjava njem. Jedino naglaavamo da moete slobodno kombinovati ak i vie opcija odjednom, npr. ska le boja i ikone zajedno; s druge strane, napomi
njemo i to da preterivanje ne vodi dobrom rezul tatu, pa budite umereni u primeni ovih opcija. Uoite da ete primenom palete Highlight Cell Rules lako definisati neko sopstveno pravi lo za vizuelno obeleavanje sadraja: meu pre dlocima pravila su svakako veoma zanimljiva ona koja istiu duplikate u opsegu. Grupa pravi la Top/Bottom Rules daju zanimljivu mogunost da obeleite one vrednosti koje su specifine u odnosu na ostatak opsega (npr. vrne vrednosti, one koje su izvan oekivanog opsega i slino). Svako definisano pravilo uslovnog obli kovanja na radnom listu je mogue naknadno preurediti: otvorite dijalog komandom Home > Styles > Conditional Formatting > Manage Rules, pa u padajuoj listi Show formatting rules for birajte opciju This Worksheet. Dobiete spi sak definisanih pravila; obeleite ono koje eli te da promenite i kliknite na dugme Edit Rule. Konkretni sadraj dijaloga koji sledi e zavisi ti od vrste pravila koje ste prvobitno definisa
li. Ipak, jedan imenitelj je zajedniki: uobiaje no je da se minimalne i maksimalne vrednosti utvruju relativno u odnosu na sadraj celog op sega; umesto toga, vi moete utvrditi neke apso lutne veliine koje e biti smatrane novim okvi rima za oblikovanje. Ako ste skloni kombinovanju, moete i sa mi definisati neko pravilo za uslovno oblikova nje mimo paleta: ponite nad obeleenim op segom, pozivajui dijalog komandom Home > Styles > Conditional Formatting > Manage Rules. Dijalog je prilino intuitivan i vodi vas kroz sve p o t r e bne kora ke u defi n i s a n j u prav i l a, pa vam preputa mo da sa mi istra ite opci je. Pomo i emo vam samo kod poslednje opcije za izbor tipa pravila, ono koje birate opcijom Use a formula to determine which cells to format. Vaan detalj pri definisanju ovog pravila u opsegu je da pri metite koja elija je aktivna u opsegu (recimo, obratite panju na adresu u polju za imena), jer tu eliju ete referencirati kao uzorak u formuli. Sama formula mora da ima takav oblik da vrati logiku vrednost (npr. =C15>100 ili =B10<>"ne delja"). Zatim klikom na dugme Format otvori te dijalog za oblikovanje elije i postavite nove osobine njenog izgleda. Kada definiete prvo uslovno oblikovanje nad opsegom, dugmetom New Rule moete pos taviti novi uslov, i tako do velikog broja nivoa. Ako postavljate vie pravila, povedite sami rau na da ona moraju da budu meusobno logiki usaglaena; izvesnu pomo vam moe pruiti ar bitrarno pravilo Stop if True koje e spreiti pro veru pravila nieg ranga u nekoj eliji u opsegu ako je neko vie pravilo ve zadovoljeno.
mart 2008 PC
3
Funkcije
ad sa formulama i, posebno, sa funkci jama na radnom listu u Excelu ne bi bio ni po emu poseban da nije osnovnog nae la koje ste ve uoi li, pa ak i ako ste potpuni poetnik: to je princip auto matskog prerau navanja. Kad god promenite neki sa draj na radnom listu,podrazumeva no se okida operaci ja ponovnog izrau navanja svih formu la, to znai da e sve formule na koje izmenjeni sa draj utie dati nove rezultate; ovo je jedna od su tinskih osobina spreadsheet programa. Posebno korisno je takozvano kaskadno preraunavanje: rezultat neke formule moe biti argument druge, a ova tree itd. Radni list moe imati proizvoljan broj elija iji sadraj je direktno ili posredno pove zan sa nekim zajednikim sadrajem. Kada doe do promene poetnog sadraja, izmenie se i sve zavisne vrednosti. Zahvaljujui tome, vi moete or ganizovati radni list (i celu radnu svesku) kao slo enu mreu nekog aplikativnog reenja u kome re lativno mali broj unetih vrednosti formira komple tnu sliku nekog poslovnog procesa.
ba da se nae zbir i kliknite na dugme Editing > AutoSum. Istu komandu ete nai i u paleti For mulas > Function Library. Sa velikom verovatno
Vratimo se na tabelu u kojoj smo demon strirali automatsko preraunavanje. Postavite se u eliju A6 i unesite izraz =A1+A2+A3+A4+A5. Nije problem napisati izraz sa pet sabiraka, ali ta bi bilo ako treba sabrati dvesta brojeva? Za to se koristi funkcija SUM, koju ste ve vie pu ta videli u prethodnom tekstu; sasvim sigurno, tu funkciju ete koristiti vie nego sve druge izraze i funkcije zajedno. Zato u glavnoj traci Home postoji brza komanda da postavite fun kciju sabiranja: postavite se na eliju u kojoj tre
Prva funkcija: SUM
om, program e vam predloiti tani opseg eli ja koji ba elite da saberete. Ukoliko ovaj opseg nije dobro predloen, ostaje vam da prekucate ili da miem prevuete od prve do poslednje e lije koju elite, a zatim potvrdite unos. Dakle, za menite polazni izraz funkcijom =SUM(A1:A5). Dobili ste, naravno, isti rezultat. Obratite panju na jo jedan detalj: pored dugmeta AutoSum nalazi se padajua lista naje e korienih funkcija (prosek, prebrojavanje, maksimum i minimum), to je zgodna preica do tih, takoe esto korienih funkcija. Uoi ete i stavku More Functions, koju emo uskoro opisati. U Excelu postoje i jedan brzi raun ski alat: ako elite da samo na as saznate zbir nekih elija, obeleite ih i pogledajte na statusnu traku, gde e se pojaviti tekst poput Sum=1286; kako budete poveavali opseg miem, tako e se i priruni zbir menjati. Desnim klikom na ovo polje u statusnoj liniji, dobiete listu drugih fun kcija, slinu onoj pod dugmetom za sabiranje u traci sa alatkama. Novost u Excelu 2007 je u tome to moete prikazati i vie agregatnih vre dnosti odjednom; nee smetati da ih ukljuite sve, mada je potrebno da vas upozorimo da e te ponekad videti i neke moda nelogine rezul tate (npr. zbir vie datuma).
3
PC
mart 2008
Sve formule u Excelu moraju da budu pi sane po strogim pravilima. Kada smo govorili o izrazima, videli ste da su pravila pisanja gotovo jednaka pisanju izraza po pravilima aritmetike. S druge strane, za funkcije vae pravila koja se menjaju od jedne do druge prilike, ali postoje neka opta pravila koja se lako prepoznaju. Na joptiji oblik pisanja funkcije je
=FUNKCIJA(arg1;arg2;...;argN)
Struktura funkcije
gumente emo pisati kurzivom. Sintaksa funkci je stoga glasi

=IF(uslov;rezultat_ako_je_tano; rezultat_ako_je_netano)
Iza znaka jednakosti sledi rezervisana re koja predstavlja ime funkcije, a zatim se u za gradama navodi jedan ili vie argumenata fun kcije, razdvojenih takazarezom kao znakom za razdvajanje. Nebitno je da li rezervisanu re piete velikim ili malim slovima; Excel e je na kraju prevesti u velika slova. Argumenti funkci je mogu biti konstante, reference (adrese elije ili opsega), celi izrazi i druge funkcije, a najvi e ih moe biti trideset. U zavisnosti od pravi la funkcije, argumenti mogu biti obavezni ili opcioni. U nekim sluajevima broj argumenata moe biti promenljiv, a redosled nevaan. U op tem sluaju, broj i redosled argumenata je stro go definisan. Primer funkcije sa proizvoljnim brojem i nebi tnim redosledom argumenata je funkcija SUM:
=SUM(1;A1;C3:D6;F5+100)
U ovom primeru postoji etiri argumenta: jedna konstanta, jedna elija, jedan opseg i je dan izraz. Poto je sabiranje komutativno, redo sled navoenja argumenata nije bitan. Primer funkcije sa strogim redosledom bi bio:
=IF(A2<>0;A1/A2;"Deljenje nulom!")
Ponekad funkcija ima odreeni broj argu menata, ali se u nekim sluajevima neki od ar gumenata moe izostaviti i tada se prihvata nje gova podrazumevana vrednost. Ako napiemo =WEEKDAY("1.mar.2008"), funkcija e vratiti redni broj dana u sedmici za navedeni datum, ali po amerikom standardu, gde se nedelja sma tra prvim danom u sedmici, pa e rezultat za ovu subotu biti broj 7. Zato treba upotrebiti op cioni drugi argument koji menja nain broja nja: =WEEKDAY("1.mar.2008";2); sada e ova funkcija vratiti broj 6, kako smo ve navikli da numeriemo subotu u radnoj sedmici. Postoje i funkcije bez argumenata: bez ob zira na to, iza rezervisane rei i tada svakako tre ba ispisati par zagrada. Recimo, funkcija =TO DAY() daje trenutni datum, a =NOW() daje tre nutni datum i vreme; nikakvi argumenti ovde nemaju smisla. Argument funkcije moe da bude druga funkcija. Funkcije je mogue ugnezditi do 64 nivoa dubine, to je i te kako izdano (u rani jim verzijama, limit je bio sedam nivoa). Daka ko, ne treba preterivati: esto je pametnije razlo iti neki sloeni proraun na vie koraka, tj. na funkcije u vie elija. Tako se lake kontrolie rad funkcija u uslovima promenljivih vrednos ti argumenata, naroito u sluajevima kada se ponekad pojavljuju greke u rezultatima. Kada se kao argument funkcije unosi formula, onda za nju vae sva njena pravila unosa, osim to se sad ne unosi znak jednakosti: taj znak je rezervi san iskljuivo za oznaavanje poetka unosa ce le formule. Na primer:
=IF(A1=0;0;B1/A1)
Ovo je funkcija grananja, koja najee ima tri navedena argumenta; ako nedostaje dru gi argument, podrazumevae se TRUE, a zame na za trei je FALSE. Po dogovoru, opcione ar
Ova funkcija e razreiti problem deljenja nulom. Umesto greke #DIV/0!, takav rezultat
mart 2008 PC
37
emo proglasiti nulom. Pogledajte sledee pri mere i protumaite ih sami:

=WEEKDAY(TODAY();2) =SUM(IF(A1>B1;A1;B1);C1)
Funkcija moe da bude i deo izraza, pa je prihvatljivo da napiete izraze poput ovih:
=1+IF(A1>A2;A1;A2) =TODAY()+14 =MIN(SUM(A1:C3);SUM(D1:D10);50)/(1+ABS(G1))
U asu ureenja formule iji sadraj su re ference, svaka od njih e se pojaviti u razliitoj boji, a sama re ferenca e biti privremeno uo kvirena linija ma odgovaraju e boje; tako e te moi da pro verite svaki od polaznih opse ga. Ako neki ar gument formule ima pogrenu adresu, prepravi te je prekucavanjem ili miem: uz pomo etiri kvadratia u uglovima opsega, moete miem promeniti adresu reference. Konkretne akcije pri unosu formula obav ljaete uglavnom u paleti Formulas > Function Library uz pristojni pratei sistem pomo i koji je ugraen u program. Biblioteka funkcija je grupisa na u logine celine o kojima emo ma lo kasnije vie govo riti; obratite panju da ako malo zadrite pokaziva mia nad imenom funkcije u
Unos funkcije
paleti, dobijate kratki opis i sintaksu funkcije, to moe biti dovoljno ako samo elite da se pri setite jedne funkcije meu vie slinih. Primeti li ste verovatno i sledee: ako krenete u samos talno pisanje imena funkcije, poev od znaka je dnakosti i prvog slova, pojavie se priruna lis ta funkcija koje odgovaraju do sada ispisanim slovima, suavajui se kako unosite koji znak (probajte =SUM). U odreenom trenutku mo ete da se preorijentiete na strelice na tastaturi da biste birali u prirunoj paleti, a tad ete dobi ti i ekransku napomenu sa opisom funkcije; obe leenu funkciju ete izabrati pritiskom na taster Tab, to e vas dovesti do take iza otvorene za grade, u oekivanju unosa argumenta. Dok se sa svim ne navi knete na prepo znavanje argu menata funkci ja koje koristi te, preporuu jemo vam da za unos funkci ja koristite dija log Insert Function, koji je od prethodnih verzi ja rezervisan za ovu namenu; moete ga otvori ti na vie naina: klikom na dugme sa oznakom fx pored linije za unos formula; izborom stav ke More Functions u uz dugme AutoSum u glav noj traci; ili unesite znak jednakosti u eliju, pa u kratkoj listi poslednje korienih funkcija ko ja je zamenila sadraj polja za ime odaberite po slednju stavku. Na slici vidite prvi od dva prozora arobnja ka za unos funkcija. Dijalog pomae u nalae nju funkcije ak i ako ne zna te njeno ime. Naime, u polje Search for a function moete uneti pitanje u obliku nekih kljunih pojmova; ako, na pri mer, napiete rei angle, av erage value, interest, itd, dobi ete izbor funkcija koje zaista
3
PC
mart 2008
slue poslovima ko ji odgovaraju opisu; obeleite li bilo ko ju od njih, pri dnu dijaloga ete dobi ti sintaksu i kratki opis funkcije. Funkciju mo ete potraiti i na osnovu liste katego rija. Grupa Most Recently Used uva listu od de set funkcija koje ste poslednje upotrebili, a All je abecedna lista svih aktivnih funkcija; taj broj moe biti promenljiv; podrazumevano ih ima 341, a moe ih biti i vie ako su aktivni neki pro gramski dodaci. Nakon izbora, kliknite na OK. Tani sadraj drugog dijaloga zavisi od odabrane funkcije, zapravo od broja i tipova ar gumenata. Levo od svakog polja za unos se na lazi opisno ime argumenta; ukoliko je to ime is pisano podebljanim tekstom, argument je oba vezan; ako nije, argument je opcioni. Desno od polja, belim slovima je ispisan tip podatka ili izvor (broj, tekst, referenca), dok se polje ne po puni. Pored polja iji tip nije vaan, stajae ozna ka any; kada argument ispravno unesete, poja vie se njegova izraunata vrednost na desnoj strani. Kako aktivirate koje polje, tako se po javljuje kratka pomo u donjem delu dijaloga. im bude dovoljno podataka da se formira re zultat, ugledaete ga pri dnu. Ako funkcija ima promenljivi broj argumenata (probajte funkciju SUM), kada se popuni pretposlednji argument i aktivira poslednji, pojavljuje se jo jedan na ras polaganju za unos, sve do tridesetog argumen ta. Posao zavravate potvrdom na OK. Ovo je prikladno mesto da pomenemo i je dnu opciju udobnosti u dijalozima u Excelu. Naime, desie vam se da u toku popune nekog dijaloga treba da upiete tanu referencu koju trenutno ne znate napamet. Da ne biste morali da pamtite i piete napamet, moete privreme no skupiti ceo dijalog tako da se vidi samo aktiv no polje za unos; tome slui dugme koje se na lazi na desnoj strani svakog takvog polja u dija
lozima. Kada samete dijalog, lake ete obe leiti miem potrebnu referencu; kada zavri te to obeleavanje, po novnim klikom na du gme na desnoj strani razviete dijalog do pune vidljivosti. Moe i drugaije: ako krene te da povlaite miem da biste obeleili opseg, dijalog e se sam skupiti samo do polja za un os sve dok ne zavrite povlaenje, kad e se opet videti ceo. Ako vam prilikom samostalnog upisa fun kcije u eliju krene malo tee, pritisnite Ctrl+A: direktno ete se nai u drugom koraku arobnja ka za formiranje funkcije, gde ete lake zavriti posao. Ako pokrenete arobnjak u asu kada je aktivna elija koja sadri funkciju, opet e se ak tivirati drugi prozor dijaloga, sada sa argumen tima prenetim iz funkcije u eliji, i tu ih moe te menjati. Nemojte se optereivati preciznim ue njem tanog naina pisanja funkcija napamet, jer to je zaista izlino u svetlu postojanja svih in teraktivnih elemenata pomoi na radnoj povri ni. Umesto toga, bolje je da posvetite neko vre me optem upoznavanju paleta funkcija po gru pama, kako biste imali barem naelnu sliku o direktnim mogunostima kojima raspolaete u svakom asu. To e, verujte, biti sasvim dovolj no: iskustvom ete kasnije sticati vie saznanja o detaljima, pa moda i do mere da potpuno sa mostalno napiete neku sloeniju funkciju. Opi si pred vama su kratki i u suenom izboru od po nekoliko tipinih predstavnika u svakoj gru pi, tek da vam naznaimo neke interesantne fun kcije koje moda niste upoznali ranije. Neemo sada pominjati ni sve grupe fun kcija. Neke od njih e biti predmet sledeeg pri runika, dok neke prevazilaze okvir ovog nivoa; u potonje svakako pripada i sasvim nova grupa
mart 2008 PC
Grupe funkcija
3
Cube, koja je razvijena za potrebe direktne ek sploatacije upita direktno iz OLAP kocki na ser veru baza podataka.
u a i b ete dobiti drugom funkcijom =RAND BETWEEN(a;b). Svrha funkcija u grupi Financial je izrau navanje raznih parametara kao to su anuiteti, interesne stope, broj rata i slino. One su malo sloenije za upotrebu, jer za njihovo razumeva nje morate poznavati razne metode iz oblasti bankarstva (mada se ponekad ini da nae ban ke ne koriste ove iste tehnike). Zato predstavlja mo samo dve funkcije iz ove grupe, mogu vam makar okvirno posluiti ako imate neke finan sijske planove. Prva funkcija izraunava visinu rate prema za datoj visini kamate, broju rata i visini glavnice.
=PMT(kamata;broj_rata;poetni_dug; preostali_iznos)
Grupa Math & Trig sadri operacije sa bro jevima koje se nalaze i na kvalitetnim kalkulato rima: poev od funkcije SUM, koja je prva ko ju svako savlada, preko eksponencijalnih, loga ritamskih, trigonometrijskih, sve do raznih fun kcija za zaokrugljivanje broja. U ovu grupu se ubrajaju i neke posebne funkcije od kojih emo predstaviti nekoliko. =POWER(broj;stepen) izraunava bilo koji stepen broja; koren broja raunajte kao ste pen oblika 1/x, npr. POWER(2;1/3). =LN(broj), =LOG10(broj), =LOG(broj;o snova) izraunava logaritam broja sa osno vom broja e, 10 ili sa drugim osnovama. =SIN(broj), =COS(broj), =TAN(broj), =ASIN(broj), =SINH(broj), ... postoje osnov ne trigonometrijske funkcije, inverzne trigono metrijske funkcije i hiperbolike funkcije. =LCM(broj;broj;...), =GCD(broj;broj;...) izraunava najmanji zajedniki sadralac, odnosno najvei zajedniki delilac dva ili vie brojeva. =TRUNC(broj;broj_dec) odseca decimalni deo broja na zadati broj decimala; ako nema drugog argumenta, podrazumeva se celobrojni deo. =ROUND(broj;broj_dec), =ROUNDDOWN (broj;broj_dec), =ROUNDUP(broj;broj_dec) za okrugljuje broj na najblii ceo broj, prvi ceo broj blii nuli i prvi ceo broj dalje od nule, respektiv no. Ako je drugi argument negativan broj, prelazi se na celobrojni deo: funkcija =ROUND(broj;2) zaokrugljuje broj na stotine. =CEILING(broj;osnova), =FLOOR(broj; osnova) poveava, odnosno smanjuje broj na najblii ceo broj koji je umnoak zadate osnove. Na primer, funkcija =CEILING(141;15) daje re zultat 150. =FLOOR(141;15) je 135. =RAND() daje sluajan broj u interva lu (0, 1). Funkcija se koristi kao generator pse udosluajnih brojeva. Sluajni celi broj izme
Matematike i trigonometrijske funkcije
Finansijske funkcije
Sintakse finansijskih funkcija su prilagoe ne amerikom bankarskom sistemu, pa emo na primeru razjasniti njihovu sintaksu. Recimo, ako hoete da podignete kredit na 500.000 di nara na pet godina sa godinjom kamatom od 12%, napiite:
=PMT(12%/12;60;500000)
i rezultat e biti 11.122,22 Din. Neka vas ne zbuni negativan broj: u zapadnom knjigovod stvu je normalno da se dug tako belei. Deljenje kamate sa 12 je potrebno jer funkcija radi sa me senim iznosom kamate koji se preraunava na godinju posebnim iterativnim procesom, uva jui potrebnu preciznost prorauna. Funkcija moe da se koristi i da biste utvrdi li dinamiku tednje. Recimo, elite da za pet go dina utedite 750.000 dinara, uz kamatu na oro enu tednju od 3% godinje. Napisaete:
=PMT(3%/12;60;0;750000)
i dobiti iznos od 11.601,52 dinara koje tre ba meseno da odvojite da biste postigli ovaj
40
PC
mart 2008
cilj. Broj e biti iskazan kao negativan, dakle kao odbijanje od vae zarade. Nula u zapisu fun kcije se odnosi na poetni iznos tednje; ako ve imate neku uteevinu koju ete odmah oroiti, umesto nule upiite tu vrednost. Sledea funkcija izraunava mesenu ka matu na osnovu broja perioda uplate i iznosa glavnice duga:
=RATE(broj_perioda;visina_rate; poetni_dug;preostali_iznos;tip)
Recimo, ako vam banka predloi da e tiri godine uplaujete po 5.000 da biste otpla tili kredit od 200.000 (mada se kod nas ban ke jo uvek ne cenjkaju na ovaj nain), pogle dajte kolika je to kamata: ako napiete =RA TE(48;5000;200000), dobiete vrednost 0,77%, to je prosena godinja kamata od 9,24%. Ako vas interesuje kako ekonomski razvijeni svet barata novcem, pogledajte kako rade funkcije NPER, IRR, NPV i druge. A u sluaju da ve imate iskustva u baratanju finansijskim funkci jama, napominjemo da je ova grupa znaajno proirena u aktuelnoj verziji, kao i da su pobolj ane iterativne metode koje poveavaju preci znost meurezultata. Zahvaljujui skupu funkcija u paleti Text, mogue je izvriti mnogobrojne manipulacije tekstom: povezivanje, promenu veliine slova, promenu dela teksta, pretvaranje teksta u broj i obrnuto, itd. Pogledajmo kako rade neke od fun kcija iz ove grupe. =LEFT(tekst;br_zn), =RIGHT(tekst;br_ zn), =MID(tekst;mesto;br_zn) ove funkcije vraaju od zadatog teksta deo u zadatoj duini na levoj strani, na desnoj strani ili u sredini po ev od zadatog mesta, respektivno. =LEN(tekst) vraa broj znakova u tekstu. =FIND(kriterijum;tekst;poetak) nalazi mesto znaka koji je kriterijum u tekstu, poevi sa pretragom od znaka koji je oznaen kao poe tak. Na primerima:
=FIND("o";"Microsoft";6) vraa broj 7 (prvo o iza estog znaka) =MID(A1;FIND(" ";A1;1)+1;LEN(A1) FIND(" ";A1;1)+1) uvek vraa drugu re ako u A1 postoje dve rei razdvojene razmakom. =LOWER(tekst) , =UPPER(tekst) , =PRO PER(tekst) sve znakove teksta prevodi u mala slova, u velika slova ili u prva velika i ostala ma la slova, respektivno. =EXACT(tekst;tekst) poredi tekstualni sadraj u dve elije, uvaavajui razliku izmeu velikih i malih slova, i vraa logiku vrednost TRUE ili FALSE. =VALUE(tekst), =TEXT(broj;format) prva funkcija pretvara tekst u broj, a druga pre tvara broj u tekst, u zadatom formatu. Na pri merima: =VALUE("1"&","&"23") vraa broj 1,23 =TEXT(12345,67;"# ##0,000") vraa tekst "12 345,670"
Funkcije za rad sa tekstom
Funkcije u grupi Date & Time se koriste kada je potrebno od nekih parcijalnih podata ka formirati datum ili kada treba pripremiti ovakve podatke za kasnije operacije. Neke fun kcije smo ve pomenuli (WEEKDAY, TODAY, NOW). Ne zaboravite: Excel interno belei datu me kao cele brojeve u rastuem nizu poev od 1. januara 1900. godine. Vreme u toku dana se belei kao decimalni deo celog broja, gde jedan sekund iznosi 1/86400. =HOUR(vreme), =MINUTE(vreme), =SE COND(vreme) funkcije vraaju broj koji od govara satu, minutu i sekundi za odabrani za pis vremena. =DAY(datum), =MONTH(datum), =YEAR (datum) funkcije vraaju broj koji odgovara da nu, mesecu ili godini za odabrani datum. =DATE(godina;mesec;dan) formira datum od elemenata zadatih brojem ili referencom. =DATEVALUE(datum_kao_tekst) vraa redni broj dana poev od 1. januara 1900; npr, redni broj za 1. mart 2008. je 39508. Argument
mart 2008 PC
Funkcije za rad sa datumima i vremenom
41
funkcije mora biti uveden kao tekst, recimo pod navodnicima; ako je to referenca sa realnim da tumskim podatkom u A1, onda upotrebite mali manevar: =DATEVALUE(TEXT(A1;"d.m.y")). Uz pomo funkcija u grupi Logical moe se ostvariti, u izvesnom smislu rei, programi ranje rezultata na radnom listu, uslovljeno za teenim sadrajem. Ove funkcije obrauju lo gike pojmove i kombinuju ih prema pravilima Bulove algebre. Tri funkcije vraaju rezultate TRUE ili FALSE u zavisnosti od iskaza: =AND(iskaz1;iskaz2;...) TRUE ako su svi iskazi tani. =OR(iskaz1;iskaz2;...) TRUE ako je ba rem jedan iskaz taan. =NOT(iskaz) vrednost suprotna od vre dnosti iskaza. Setite se da implikacija moe da se interpre tira kao =AND(iskaz1;NOT(iskaz2)). Funkcija IF je logika funkcija koju smo ve pomenuli (primer koji reava deljenje nu lom) i verovatno ete je esto koristiti. U zavi snosti od vrednosti iskaza, funkcija vraa jedan od dva predviena rezultata; ako nedostaju dru gi ili trei argument, oni se menjaju podrazume vanim rezultatom TRUE ili FALSE, respektiv no. Sintaksa funkcije je sledea:
=IF(uslov;rezultat_ako_je_tano; rezultat_ako_je_netano)
Logike funkcije
=COLUMN(ref), =ROW(ref) ove funkci je daju brojeve koji odgovaraju rednom broju kolone, odnosno reda navedene reference. Ako je referenca opseg od vie elija, bie vraen broj leve kolone, odnosno gornjeg reda. =INDIRECT(ref;stil) vraa vrednost iz adrese koja je napisana kao tekst u eliji navede noj referencom. Recimo, ako se u eliji A1 nala zi broj 1234, a u eliji B2 nalazi tekst "A1", fun kcija =INDIRECT(B2) vraa vrednost 1234. =CHOOSE(indeks;arg1;arg2;....) indeks, koji treba da bude broj od 1 do 29, bira argu ment koji po redu odgovara indeksu. Na pri mer, ako se u A1 nalazi datum 20.3.2008, slede a funkcija e ispravno dati rezultat et:
=CHOOSE(WEEKDAY(A1;2);"pon";"uto";"sre"; "et";"pet";"sub";"ned")
Excel 2007 uvodi i novu logiku funkciju IFERROR, koja e lake posluiti za presretanje raznih greaka na radnom listu. Budete li koris tili ovu funkciju, izgubiete kompatibilnost sa ranijim verzijama Excela. Namena funkcija u grupi Lookup & Refer ence je viestruka: uglavnom ih koristite kada je potrebno da indirektno referencirate neki sa draj ili kada na osnovu sadraja treba da nae te neku adresu.
Funkcije za pronalaenje i reference
Excel je moan alat za statistike analize. Kada se osnovnoj grupi funkcija u paleti More Functions > Statistical dodaju i one iz program skog dodatka Analysis ToolPak, Excel staje rame uz rame sa mnogo skupljim specijalizovanim programima ove namene. Neke od funkcija u ovoj grupi ete verovatno esto koristiti, a pro verite sami desetine funkcija koje su zasnovane na statistikim raspodelama, regresijama, tren dovima, itd. =AVERAGE(opseg), =MAX(opseg), =MIN(opseg) ove funkcije daju prosenu, maksimalnu, odnosno minimalnu vrednost u opsegu, respektivno. =COUNT(opseg), =COUNTA(opseg), =COUNTBLANK(opseg) ove tri funkcije da ju broj numerikih vrednosti, broj svih nepra znih elija i broj svih praznih elija u zadatom opsegu, respektivno. =COUNTIF(opseg;kriterijum) daje broj elija u opsegu koje zadovoljavaju vrednost za datu kriterijumom. =SUMIF(opseg;kriterijum;opseg_za_sabi ranje) funkcija uslovnog sabiranja; nad datim opsegom se definie kriterijum, a odgovarajue
Statistike funkcije
42
PC
mart 2008
odabrane vrednosti u opsegu za sabiranje ine zbir. Da bi bilo jasnije, evo primera. U koloni A su obeleja uzoraka (npr. slova A, B, C), a u ko loni B su date koliine. Ako hoete da saberete sve koliine uzorka C, napisaete:
=SUMIF(A2:A99;"C";B2:B99)
Ako elite da saberete samo brojeve vee od 100, napisaete:

=SUMIF(B2:B99;">100";B2:B99)
Neke od funkcija iz ove grupe su tek uvod u veliku statistiku: =STDEV(opseg), =VAR(opseg) ove fun kcije izraunavaju vrednost standardne devijaci je, odnosno varijanse uzorka, ignoriui sve ne numerike vrednosti opsega. =TREND(poznati_y;poznati_x;novi_x) iz relacije skupa poznatih vrednosti (veliine u opsegu poznati_y su u funkciji opsega veliina poznati_x) i nove zadate vrednosti x, izrauna va novu vrednost prema funkciji linearnog tren da y=ax+b.
mart 2008
PC
43
tampanje
pte odredbe o tampanju smo obradili u uvodnom priruniku o zajednikim osobinama sistema Microsoft Office 2007. Ipak, Excel je karakteristian program po tom pitanju, jer strukture kojima baratate nisu uvek ba prija teljski nastrojene prema prezentaciji na papiru. Dabome, postoje posebne opcije pomou kojih moete dobiti atraktivne tampane rezultate i mi emo se u ovom odeljku posvetiti nekima od njih.
Da biste pripremili radni list za tampu, ka da god je mogue, organizujte podatke po du ini, vertikalno i u vie redova, a ne po irini. Postoje razvijene opcije tampe tabela koje su ja ko velike u obe dimenzije, ali tome pribegavajte samo kada drugaije nije mogue. Da biste lak e razumeli kako e va sadraj biti odtampan, vreme je da uvedemo i dva posebna prikaza ko ja su posveena tom poslu; jedan od njih ima odreena funkcionalna svojstva, a drugi je no vost u programu to je puni WYSIWYG oblik prikaza budue papirne stranice dok postoji re dovna interakcija na radnom listu.
Da biste pregledali podrazumevane opci je preloma koje program vidi, uite u reim pre gleda preloma radnog lista komandom View > Workbook Views > Page Break Preview (takoe, postoji dugme u statusnoj liniji). Radni list e bi ti zumiran na neto sitniji ispis, a pojavie se pla ve linije koje odreuju ivica buduih stranica. U pozadini sadraja, vide se sivi tekstovi Page 1, Page 2,... ve u zavisnosti od koliine zateenih podataka. U ovom reimu, radni list je i dalje ak tivan, pa moete nastaviti da radite u njemu (zu mirajte ga na 100%). Ukoliko je potrebno, vuci te miem plave linije preloma u bilo kom sme ru, ime ete promeniti granice preloma, mo da i po cenu promene relativne veliine ispisa na nekoj od odtampanih stranica. Tipian pro blem u praksi je samo jedna kolona koja ostaje siroe u tampi, kao to se vidi na slici; taj pro blem ete brzo reiti povlaenjem isprekidane vertikalne plave linije udesno. U tom sluaju, sa draj tampe e se proporcionalno umanjiti ta ko da irinom ceo stane na jedan list papira. Ne morate ceo radni list upu titi na tampanje: moete to ogra niiti na bilo koji opseg podataka. Obeleite opseg koji elite da od tampate, pa ga komandom Page Layout > Page Setup > Print Area > Set Print Area proglasite jedinim aktivnim podrujem za tampanje na radnom listu. Ovo podeavanje ete ukinuti susednom komandom Clear Print Area u istoj paleti. Ako nemate previe sadraja na radnom listu, isti efekat ete postii ako u re imu pregleda preloma tampe pri vuete sve krajnje plave linije elje nom sadraju, tako da zona tam panja ostane jedina uokvirena i svetla, dok e ostali deo biti zasiv ljen. Ako elite da ponitite sve ru no menjane linije koje predstavlja
44
PC
mart 2008
ju prelome stranica, to ete najlake uiniti ko mandom Page Layout > Page Setup > Breaks > Reset All Page Breaks; nebitno je u kom reimu prikaza se nalazi radni list u tom asu. Precizan utisak o moguim rezultatima na papiru dok jo uvek radite na radnom listu ste i ete ako prebacite prikaz na Page Layout (gru pa View > Workbook Views ili dugme u statu snoj liniji). Ovaj prikaz je prikladan i zato to predstavlja najjednos tavniji nain da defi niete opcije zaglavlja i podnoja tampane stranice. Primetiete da obe zone raspolau sa po tri polja u koji ma kontroliete sadra je. Kada kliknete u bilo koje od tih polja, poja vie se kontekstualna kartica Header & Foot er Tools na glavnoj tra ci; uvereni smo da ete se na tom mestu lako dalje snai i bez naih da ljih preporuka. Posao u zaglavlju ili podnoju ete zavriti prostim klikom miem na bilo ko ju eliju radnog lista. Poslednja odbrana protiv omaki u tam panju je uobiajena: pregledajte pripremljeni materijal na ekranu u reimu prikaza pre tam panja. Opciju Print Preview ete pokrenuti ko mandom Office > Print > Print Preview. Cela ra dna povrina programa ustupa mesto prozoru za pregled pre tampanja; centralno mesto za
uzima slika prve tampane stranice. Ako ovih stranica ima vie, meu njima se moete kreta ti tasterima PageUp i PageDown na tastaturi ili dugmadima Next Page i Previous Page u glavnoj traci. Polje za potvrdu Show Margins odreuje vidljivost linija margina i oznaivae granica ko lona na listu. Hvatajui oznaivae miem, mo ete direktno menjati irinu margina; ako pome rite neko obeleje kolo ne, akcija e se odraziti i na polazni radni list, menjajui irinu kolo ne. Ako ste zadovoljni rezultatom, komandom Print moete odmah pokrenuti tampanje. Ako elite da usposta vite precizniju kontro lu, otvorite dijalog Page Setup. Pregled pre tam panja ete zatvoriti pri tiskom na taster Esc ili klikom na dugme Close Print Preview. Dijalog Page Setup moete takoe otvori ti pokretaem dijaloga u grupi Page Layout > Page Setup. Dijalog sadri nekoliko kartica u ko jima menjate sve kljune parametre, ukoliko to ve niste uinili pomou neke od oiglednih ko mandi na glavnoj traci. Uzgredna napomena: izmenjeni parametri tampanja se uvek pamte iskljuivo samo za pojedini radni list, a ne za ce lu radnu svesku. Ako elite da promenite iste pa rametre na vie radnih listova odjednom, pret hodno ih obeleite kao grupu.
mart 2008 PC
4
Na prvoj kartici dijaloga postavljate osobi ne stranice u tampi: osim poloaja stranice, ov de je vana opcija podeavanja razmere. Moe te zadati tanu razmeru ispisa na papiru u zada tom procentu; recimo, po nekad je potrebno da ceo izvetaj podesite tako da stane na tano odreeni broj stranica po duini i i rini. Ako, recimo, elite da tampa bude iroka stro go jedan list, a ne znate ta no koliko e stranica za uzeti, u opciji Fit to zadaj te 1 page(s) wide, a u po lje tall slobodno postavite neki vrlo veliki broj (npr. 999); inae, sline opcije imate u grupi Page Layout > Scale to Fit. Opciono po desite format papira i kvalitet tampanja, a ako planirate da numeriete zaglavlja stranica, na dnu kartice dijaloga moete odabrati poetni broj ako treba da je razliit od 1. Druga kartica dijaloga je namenjena defi nisanju posebnih margina, to je poetna vre dnost za njihov poloaj onako kao ste to videli u pregledu pre tampanja. Na raspolaganju su etiri polja za unos glavnih margina i dva polja za postavljanje odstojanja zaglavlja tampe od ivice papira, a unutar margine. Vodite rauna da margine zaglavlja i podnoja budu dovoljno manje od glavnih margina, jer u protivnom se moe desiti da zaglavlje bude odtampano pre ko nekog podatka. Stavke grupe Center on page moete podesiti samo ovde: odnose se na mogu nost vertikalnog i vodoravnog poravnanja ma njeg sadraja u odnosu na ivice papira. Poteno govorei, kartica Header/Foot er je postala anahrona zahvaljujui ranije opi sanim, novim opcijama kontrole zaglavljem i podnojem u reimu prikaza Page Layout. Ako ba insistirate na starom obliku kontrole, onda pratite dijaloge ispod dugmadi Custom Head er i Custom Footer... etvrta kartica Sheet obra
uje posebne elemente tampanja radnog lista. Ovi elementi utiu na postavke prema zatee nom sadraju radnog lista i zato je vrlo poelj no da ih pregledate pre prvog tampanja. Op cija Print Area radi isti posao kao i ranije opi sana komanda; ako je polje prazno, podrazu meva se tampanje ce log radnog lista. Opci ja Print titles radi po sao slian alatki za zamrzavanje okana na radnom listu: moete definisati kolone na le voj strani i redove na vrhu koji e se odtam pati na svakom listu, kako bi se videla potre bna zaglavlja u dugom izvetaju. U stavci redova unesite raspon u pros tom obliku, npr. 1:1 ili 3:4, a u stavci kolona sli no, npr. A:A, B:C i slino. U grupi opcija Print postaviete dodatne uslove izgleda odtampanog sadraja. Ukljue njem opcija Gridlines i Row and column head ings, tampi se dodaju linije mree radnog lis ta i matina zaglavlja radnog lista, pa na papi ru dobijate neto vrlo nalik prikazu na ekranu. Opcija Black and white varira izmeu tampa nja u boji ili sivim tonovima sa opcijom prostog crnobelog ispisa. Opcija Draft quality ubrzava tampanje tako to obara kvalitet ispisa grafi kih elemenata i linija. Konano, odaberite op cije ispisa komentara iz radnog lista na papir, kao i nain tampanja sadraja elija koje sa dre kd greke. Smer tampanja stranica po prednosti jedne od dimenzija je u optem slua ju nevaan, ali ipak moete odluiti o tome ako je to bitno zbog numerisanja. Komandom menija Office > Print > Print ili preicom Ctrl+P otvoriete poznati dijalog za opcije tampanja. Jedini karakteristini ele ment ovog dijaloga je grupa Print what, gde mo ete iskoristiti sve posebne opcije opsega tam
4
PC
mart 2008
panja: osim aktivnog radnog lista (sa ili bez de finisane oblasti tampanja), moete odluiti da na tampa uputite samo privremeno obeleeni opseg elija (Selection). Druga opcija upuuje sa draj cele radne sveske na tampa; moda je bo lje da to izbegnete, da ne biste izgubili kontrolu nad nekim problemom koji u toku dugog tam panja prekasno uoite. Najzad, ponuena je i opcija tampanja samo eksplicitno definisane ta bele, to je element o kome emo govoriti u sle deem priruniku. Polje za potvrdu Ignore Print
Areas je novo u Excelu 2007, a oigledno slui za jednokratno ignorisanje runo postavljenih preloma i definisanih zona za tampanje. Preostaje jo samo preporuka da uvek ispi tate mogue rezultate neposredno pre upuiva nja na tampa: i dijalog Print sadri dugme za poziv pregleda pre tampanja. I to bi bilo sve za sad: u sledeem nastavku nae serije prirunika o sistemu Microsoft Office 2007, otkriemo vam pravu snagu Excela 2007 kao vrhunskog anali tikog alata.
mart 2008
PC
47

Srpski - Excel 2007, Deo 1

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Srpski - Excel 2007, Deo 1

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

#142

mart 2008 #137 / oktobar 2007

Microsoft Office Excel 2007

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Radna povrina i prvi koraci

Radna povrina programa

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Adresa elije i ime radnog lista

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Ureenje radnih listova i radne sveske

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Navigacija u radnoj svesci

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Novi i stari formati

Oblici zatite radne sveske

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Predloci radne sveske

Drugi formati podataka

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Vrste, tipovi i formati podataka

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Oblik prikaza sadraja

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

slinih elija. Prvi zadatak je da nauite da barata te razliitim tipovima referenci.

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Operacije nad opsezima

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Formiranje pravila za unos

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Prva funkcija: SUM

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

gumente emo pisati kurzivom. Sintaksa funkci je stoga glasi

emo proglasiti nulom. Pogledajte sledee pri mere i protumaite ih sami:

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Matematike i trigonometrijske funkcije

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Funkcije za rad sa tekstom

Funkcije za rad sa datumima i vremenom

Funkcije za pronalaenje i reference

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Ako elite da saberete samo brojeve vee od 100, napisaete:

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

Excel 2007 na novoj radnoj povrini

You might also like