PROYECTO DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DE EXPEDIENTES DE PERSONAL DEL MREE 1. Generalidades del Proyecto 1.1 Introducción 1.

2 Objetivos • • • • • • • • Modernizar y optimizar la gestión documental Promover la normalización de procedimientos archivísticos Promover procesos de digitalización de documentos Acceder a los documentos de los expedientes de personal desde Disponer de documentos en formato digital Incrementar el acceso a la información contenida en los expedientes de personal para … Mejorar los servicios de consulta de los documentos de los expedientes de personal Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles para evitar el deterioro de los mismos

1.3 Marco Legal Releer ley 1444, etc 1.4 Alcance La aplicación de este proyecto está diseñada para el Área de Archivo de Expedientes de Recursos Humanos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Crear una base de datos inicial del personal activo del ministerio de relaciones exteriores hasta las incorporaciones (altas) de diciembre de 2011. Desarrollar una metodología de gestión documental que incluya Reglamento de Archivo, Tablas de Retención Documental, (falta paula) 1.5 Limitaciones de Alcance El proyecto únicamente abarca la digitalización de información de los expedientes del personal administrativo y diplomático Activo (paula falta plazo) **La digitalización de documentos comprende únicamente aquellos documentos cuyo ente 1.6 Justificación El proyecto de digitalización emerge de la necesidad de contar con información de fácil acceso de manera rápida y oportuna

Ahorro de espacio para el archivo físico de los documentos. Ahorra en costos (papeles. dentro y fuera del MREE 4. Un mismo documento puede ser consultado por dos o más personas en forma simultánea. 15. archivo. tonners. 7. Incrementa la eficiencia y la productividad organizacional. inventario de series Brindara ayuda y permitirá mejorar los tiempos invertidos en las toma de desiciones correspondientes a las actividades propias de los archivos.Reducir el uso y manipulación de materiales frágiles para de esta manera ofrecer a la institución una alternativa de soporte con la utilización de recursos tecnológicos ( o utilización de Ntics). Facilitará la gestión descentralizada. 2. 11. tiempo en la gestión de los documentos (traslado. Se reducirá significativamente el gasto en fotocopias e impresiones innecesarias. Reducirá los costos y los tiempos de espera de la información a los usuarios internos y externos del MTC. Se evita el desgaste o pérdida de los documentos originales. Evita la pérdida de conocimientos. 5. 1. Facilitará disposición de los documentos a través de consulta de manera instantánea. Beneficios de la digitalización 1. eliminación controlada) (redactar los beneficios en función a los objetivos) Inventario de documentos. 13. 9. mantenimiento de equipos). 12.7 Beneficios Acceso oportuno a los documentos de los expedientes de personal de los servidores…. 8. Modernización del sistema de recursos humanos? Modernización de servicios archivísticos Disponer de archivos ordenados físicamente de acuerdo a estándares predeterminados Sentar bases para optimización progresiva de las actividades propias de los archivos (búsqueda.. Se eliminan los riesgos de pérdida de documentos. 10. 14. 6. experiencias. Protegerá el patrimonio. direcciones. entre otros. entre . ordenación. Incrementa la productividad del personal. incluso frente a la captura y copias no deseadas desde dentro de la organización. TRDs. 3. Facilitará el trabajo del personal. selección . Facilitará los procesos de reorganización. transferencia. préstamo. fotocopia.

Identificar series y unidades documentales a digitalizar. se considerara la contratación de consultores para ejecutar el proyecto de reordenamiento del archivo y digitalización de documentos.1.1. Fase I Diagnóstico del Archivo y tratamiento de la colección documental Objetivos: • Identificar el estado de situación actual del Archivo de Expedientes de personal de Recursos humanos Identificar la existencia de un procedimiento normalizado de archivo de documentos en los expedientes de personal • Determinar si el proceso de ordenamiento podrá ser ejecutado por el personal del archivo o Determinar si el personal actual del archivo de expedientes de personal podrá apoyar en la ejecución del proyecto de digitalización • • Elaborar el programa de gestión documental del archivo de expedientes de personal. en funcion a las debilidades encontradas. hacer al final) 2. se diseñaran y desarrollaran modelos de datos para el proyceso de digitalización y se elaborará un inventario prlerilimanr de los expedientes del archivo en …. se realizara un diganóstico del estado actual del archivo de expedientes de recursos humanos. Pre requisitos: Disponer de los siguientes formatos: Cuadro de identificación de series documentales . se propondrán mejoras en los procedimientos. Etapa I Organización.2.2. Metodología Planear Ejecutar (resumen de todo el resto. y programa de gestión documental. ordenamiento e informatización del archivo Antes de iniciar la digitalización.otros). 2. 2. Desarrollo del Proyecto: 2. Detalles: De acuerdo al diagnóstico del archivo. con el resultado del diagnóstico se considerara el reordenamiento físico externo de los files de personal. identificación de los procesos a realizar.

según el modelo de Términos de Referencia elaborados por la Mesa de Trabajo para tal fin (Ver Anexo 01). 2. 3.2. personal y /o recursos necesarios para el ordenamiento del archivo de expedientes de personal. 4. Ordenamiento. Definir los campos a registrar de cada una (plantillas). Realizar el Diagnóstico Situacional y el Programa de Control Documental (PCD) de la Dependencia. 2. Fase II Diseño de Procedimientos Archivistitos Objetivos: Elaborar el inventario de procesos de gestión documental a fin de optimizarlos. organizar e informatizar para el archivo de expedientes de recursos humanos Capacitar al personal en la aplicación de los nuevos procedimientos archivísticos. siendo esto responsabilidad compartida de los coordinadores de archivo e informática de la Dependencia. a utilizar cuando se inicie el proceso digitalización de documentos. Capacitar al personal del archivo de la Dependencia en la creación de un Programa deControl Documental. Detalles: La ejecución de procedimientos archivísticos involucrara: Identificación. 5. Entregables: Documento de Diagnóstico Programa de gestión documental Registro de datos de series y unidades documentales en formato digital Situación objetivo: Se puede estimar el tiempo. Clasificación. Acondicionamiento y Descripción.Tabla de Retención Documental Actividades: 1. Capacitar al personal involucrado (de la consultora y de la Dependencia) en el uso de las herramientas informáticas necesarias para el ingreso de los datos al sistema (módulos electrónico para el registro de series documentales). . Diseñar los procedimientos técnicos archivísticos el ordenamiento .2. Iniciar el proceso de selección para la realización del diagnóstico situacional de los archivos de la Dependencia y para la creación del Programa de Control Documental de la misma.

2.3. Realizar el registro de la información de los expedientes del personal en formato digital. Realizar el levantamiento de la información de los documentos contenidos en los expedientes de personal (de una muestra representativa) Pre requisitos Entregables de la fase II Acceso al archivo de expedientes de personal . 3. Entregables: Inventario de procesos actuales Procedimientos archivísticos Situación objetivo: Se cuenta con procedimientos archivísticos idóneos aprobados Se cuenta con un inventario de procesos archivísticos 2. Realizar el levantamiento de la información de los expedientes del personal. infraestructura y personal necesarios para la ejecución de esta fase Actividades: Análisis de los procedimientos archivísticos Rediseño de procedimientos archivísticos Gestionar la aprobación de los nuevos procesos Capacitar a todos los participantes del proyecto en la ejecución de los procesos técnicos archivísticos. equipos.2. (campos) Objetivos: Elaborar un inventario de expedientes (lista externa) Identificar los datos a guardar en formato digital Elaborar un inventario de los documentos contenidos en los expedientes Identificar los datos a guardar de cada unidad documental contenida en los expedientes de personal Detalles: El personal permanente del archivo de expedientes de personal proporcionará a los participantes del proyecto acceso al archivo para la utilización de expedientes 1. Fase III Desarrollo del Inventario preliminar de los expedientes y de los documentos que los componen.Pre requisitos Disponer de los entregables de la FASE I Contar con personal Disponer de los materiales.

Detalles: El personal a cargo del desarrollo de la aplicación que apoye al proceso de digitalización comen Pre requisitos Entregables de la fase III Contar con personal con experiencia en desarrollo de aplicaciones. Disponer de equipos adecuados. equipos. Actividades: Análisis de la información Diseño Desarrollo Capacitación .2. infraestructura y personal necesarios para la ejecución de esta fase Actividades: Acceso al archivo Identificación de datos Registro de datos Guardado de datos Entregables: Inventario de Expedientes en formato impreso Inventario de Expedientes en formato digital Inventario de tipos documentales en formato impreso Inventario de tipos documentales en formato digital Situación objetivo: Se cuenta con expedientes de personal inventariados Se cuenta con tipos documentales contenidos en expedientes de personal inventariados. Fase IV Diseño y Desarrollo de una aplicación de apoyo al proceso de digitalización. 2. Objetivos: Diseñar y desarrollar una aplicación que colabore al proceso de digitalización de expedientes de personal.Contar con personal Disponer de los materiales. Diseñar un modelo de datos que de soporte a la captura de información en el proceso de digitalización.4. infraestructura física y tecnológica adecuada.

Modelo de datos.1.3.3.3.Pruebas Implementación Liberación de la aplicación Entregables: Aplicación. Actividades: Identificar del expediente a ser digitalizado Preparar del expediente Registrar de Información Digitalizar del documento Vincular documentos con imágenes Optimizar de la imagen Realizar control de calidad Rearmar el expediente Entregables: Documentos digitalizados Base de Datos con información de los expedientes Situación objetivo: Se cuenta con un archivo físico ordenado. infraestructura física y tecnológica adecuada.3. Fase II Digitalización de expedientes rezagados nuevos ingresos al archivo . Base de datos. Fase I Digitalización Objetivos: Realizar la digitalización de documentos Generar expedientes en formato digital Capturar la información en una base de datos centralizada Pre requisitos Entregables de la etapa I Contar con personal con experiencia en digitalización de documentos Disponer de equipos adecuados. Situación objetivo: Se cuenta con una aplicación que ayudara al proceso de captura de información dentro el proceso de digitalización. 2. Se cuenta con un respaldo en formato digital del archivo Se cuenta con una base de datos con la información necesaria 2. Etapa II Digitalización de los documentos Redactar breve introducción después 2.

Objetivos: Realizar la digitalización de los nuevos documentos ingresados al archivo hasta el 31 / 12/2011 Realizar la digitalización de los expedientes rezagados de la Fase I Generar expedientes en formato digital Capturar la información en una base de datos centralizada Pre requisitos Entregables de la etapa I Contar con personal con experiencia en digitalización de documentos Disponer de equipos adecuados. Actividades: Identificar del expediente a ser digitalizado Preparar del expediente Registrar de Información Digitalizar del documento Vincular documentos con imágenes Optimizar de la imagen Realizar control de calidad Rearmar el expediente Entregables: Documentos digitalizados Base de Datos con información de los expedientes Situación objetivo: Se cuenta con un archivo físico ordenado. Se cuenta con un respaldo en formato digital del archivo Se cuenta con una base de datos con la información completa a 3112/2011 . infraestructura física y tecnológica adecuada.

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