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INVERSIONES G.D.P.

Rif. V 12613149-0 Direccin: Avenida Central al lado del Circulo Militar. La Concordia MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Fecha: 20/06/2011 Pgina: 1 de 21 Cdigo: T4NB

AREA: DEPARTAMENTO DE COBRANZA ASUNTO: DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA FRONTERA IUFRONT SEDE SAN CRISTOBAL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Elaborado por: Velazco D, Johan A. Velazco D, Vanessa Contreras G, Wuendy

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INDICE
INDICE INTRODUCCION OBJETIVO DEL MANUAL DEPARTAMENTO DE VENTA OBJETIVO, ALCANCE Y NORMAS PROCEDIMIENTO 1 DEPARTAMENTO DE ALMACEN OBJETIVO, ALCANCE Y NORMAS PROCEDIMIENTO 2 DEPARTAMENTO DE COBRANZA OBJETIVO, ALCANCE Y NORMAS PROCEDIMIENTO 3 2 3 4 5 6 7 11 12 13 16 17 18

INTRODUCCION

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Por disposicin de la Ley, se crea en la empresa Inversiones G.D.P que est encargada en la distribucin de Lubricantes para todo tipo de vehculos y por ende un Manual de Normas y Procedimientos, que informa a los empleados de los Departamentos y Funciones realizadas por los mismos, este es realizado de manera minuciosa y rigurosa; tomando en cuenta que cada paso procedimientos sea hecho al pie de la letra. Igualmente todas las observaciones y sugerencias orientadas al mejoramiento del siguiente manual, sern atendidas por los departamentos pertinentes con el mayor compromiso institucional. de los

OBJETIVO DEL MANUAL


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GENERAL Establecimiento de los lineamientos organizacionales, que controlen el desarrollo y cumplimiento que las funciones que se lleven a cabo en Inversiones G.D.P.

ESPECIFICO: Organizacin en el manejo de las funciones de cada departamento y sus empleados, para que no hayan mal funcionamiento, llevando a cabo con orden y disciplina los pasos adecuados para realizar un proceso de manera concreta y correcta.

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DEPARTAMENTO DE VENTAS

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OBJETIVO: Este departamento se encarga en desarrollar y manipular el producto con la responsabilidad de su distribucin fsica, con estrategias, financiamientos, estudio de mercadeo promociones y servicios. Por lo cual debe establecer una organizacin y determinar los procedimientos del personal su direccin y coordinacin del trabajo.

ALCANCES: Planear, ejecutar y hacer cumplir las funciones respectivas, siendo este uno de los departamentos ms importantes dentro de esta empresa, ya que las gestiones del mismo son el equilibrio fundamental para el desarrollo a nivel nacional y el xito en las ventas.

NORMAS: 1. Fijarse metas y cumplirlas 2. Crearse propsitos claros y concisos 3. Flexibilidad a la hora de la elaboracin de un plan estratgico acorde al desarrollo de las ventas. 4. Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo sus puntos de vista representan ngulos distintos y complementarios

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PROCEDIMIENTO 1 VENTA DEL LUBRICANTE RESPONSABLE Vendedor ACCION Visitar clientes para la venta del lubricante Revisar la lista de clientes Organizar a los clientes por zona Cliente
Dirigirse al local para la visita del cliente

Revisar el inventario

Verificar si hace falta el producto o no Vendedor Si hace falta pedir el producto al vendedor. Llenar los datos del cliente y el producto que pidi Entrega al cliente original y copia del recibo de Cliente pedido Revisa conforme y sella el original y copia, aceptando el pedido Vendedor Secretaria Se queda con la copia Lleva el original firmado y sellado. Entrega a la secretaria el pedido Recibe el pedido, lo revisa y sella Saca una copia del pedido y el original lo archiva Vendedor
Entrega al vendedor la copia

Guarda la copia del pedido

VENDEDOR

CLIENTE
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SECRETARIA
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Visitar clientes para la venta de lubricante

Revisar lista de clientes

Organizar los clientes por zona Ir al local para la visita del cliente Revisar el inventario

Verificar si hay producto Mandar a venir al vendedor otro da Pide

NO

SI
Pedir al vendedor el lubricante A

VENDEDOR

CLIENTE
A

SECRETARIA

Elaborado por: Llenar los Velazco D, Johan A. datos del Velazco D, Vanessa cliente Contreras G, Wuendy

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Entregar original y Recibo del Llevar Original copia del a la pedido original Entregar firmado del del y reciborecibo secretaria sellado pedido

Recibir conforme, Copia del sella el recibo original y

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VENDEDOR

CLIENTE

SECRETARIA
B

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Copia la Recibir del recibo copia y FIN guardar

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Recibir el Aprobado por: pedido, revisar y sellar

Original y copia del al Copia del Entregar recibo recibo vendedor la copia

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DEPARTAMENTO DE ALMACEN

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OBJETIVO: Este departamento se encarga en el manejo de la mercanca, su embalaje, inventario y organizacin a la hora del despacho del producto al cliente correspondiente ALCANCES: Planear, ejecutar y hacer cumplir las funciones y el buen manejo del producto para evitar dao y preparacin de envo. NORMAS: 1. Seguir paso a paso las normas para despachar y almacenar producto. 2. Organizacin y buen desempeo del inventario de los productos en existencias y los que ya se han despachados. 3. Portar el equipo reglamentario que se utilizan en el almacn. 4. Todos los informes deber estar firmados y con letra legible

PROCEDIMIENTO 2 DESPACHO DEL LUBRICANTE RESPONSABLE


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ACCION
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Almacn Deposito

Revisa el pedido de mercanca


Verifica el pedido lo firma y enva al depsito.

Revisa el pedido y saca copia para archivar Busca en stock el producto

Si hay hace el recibo de depsito sino lo hay lo archiva Hacen un recibo de entrega de lubricantes Envan el lubricante a almacn con recibo original y Almacn copia Recibe original y copia de entrega de mercanca y el pedido de lubricante Verifican la mercanca con el pedido Si esta correcto firman y sella. Cargan la mercanca al transporte Envan la mercanca surtiendo los puestos de ventas del lubricante

ALMACEN
INICIO

DEPOSITO

Revisar el Elaborado por: Revisado por: Velazco D, Johanpedido A. Velazco D, Vanessa Contreras G, Wuendy Verificar, firmar y enviar al depsito

Aprobado por:

Revisar el en el stock Buscar pedido y Stoc Copia del pedido saca el producto copia para k

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NO
T

SI
Hacer un recibo de entrega del producto Enviar el lubricante con recibo a almacn original+ y copia
A

ALMACEN

DEPOSITO
A

Elaborado por: Revisado por: Velazco D, Johan A. Velazco D, Vanessa Recibir original y Contreras G, Wuendy copia del recibo con el producto Cargar mercanca al Enviar mercanca, Firmar y sellar Verificar la FIN mercanca con el surtiendo a los transporte

Aprobado por: Recibo de entrega

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DEPARTAMENTO DE COBRANZA

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OBJETIVO: Los responsables y administradores de este departamento, deben disponer y asignar los recursos y la autoridad, para el logro de la meta y la recaudacin entera de los crditos de las ventas. ALCANCES: La recuperacin optima de las ventas a crdito, esto conlleva a la mejor eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos obteniendo as una buena planificacin y ganancias de la empresa NORMAS: 1. Servicio insuperable en el manejo de las lneas de crdito 2. Excelencia en el servicio tanto en los usuarios internos como externos 3. Calidad, responsabilidad al trabajo y comunicacin entre los encargados

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PROCEDIMIENTO 3 COBRO DE LA MERCANCIA RESPONSABLE Secretaria ACCION Facturar el pedido Imprimir original y copia Vendedor Entrega a los vendedores Recibe las facturas Organiza por zona el cobro Cliente Dirigirse al cliente Revisar la factura si concuerda con la orden de entrega Vendedor Cancelar el pedido Hacer la factura de cancelacin y entregar copia firmada y sellada al cliente Secretaria Mensajero Lleva a la secretaria el cobro de la factura Revisar el cobro y la copia de la factura Enviar al banco para deposito de la factura Recibir dinero en efectivo o cheque Dirigirse al banco y depositar Secretaria Entregarle a la secretaria el bauche con el deposito Recibe y enva el bauche por correo a la oficina principal.

SECRETARIA
INICIO

VENDEDOR

CLIENTE

MENSAJERO

Elaborado por: Revisado por: Facturar el Velazco D, Johan A. pedido Velazco D, Vanessa Contreras G, Wuendy Imprimir original y copia Entregar a los Hacer la factura Organizar por Ir entregar Recibir el vendedores y dondela zonas el cobro Factura

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Cancelarla Revisar el

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SECRETARIA

VENDEDOR
A

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Copia de la factura

Llevar a la secretaria cobro de la factura Revisar el cobro y la copia de la factura Enviar al banco para el depsito del dinero Recibir dinero

Ir al banco a depositar

Entregar el bauche a la secretaria B

SECRETARIA

VENDEDOR

CLIENTE

MENSAJERO

B Elaborado por: Recibir el Velazco D, Johan A. Velazco D, Vanessa bauche y Contreras G, Wuendy enviarlo por Bauche correo bauche a la electrnico a la FIN secretari Revisado por: Aprobado por: