rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Unidad de Enlace L.A.P. Amador Martnez Martnez Subdirector de Metodologa de Fiscalizacin

Junio del 2008.

Manual de Procedimientos Administrativos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

FECHA DE EXPEDICIN: FECHA DE ACTUALIZACIN: 28 JUNIO DEL 2004 29 DE SEPTIEMBRE DEL 2006 30 DE JUNIO DEL 2008

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N D I C E CONTENIDO
Autorizacin Introduccin Organograma Marco Jurdico Misin y Visin Simbologa Procedimientos Contralora Interna Unidad General de Administracin Subdireccin de Tesorera Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto Subdireccin de Recursos Humanos Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales Subdireccin de Sistemas Glosario de Trminos

No. DE APARTADO I II III IV V VI

VII

VIII IX X XI XII XIII

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I.-AUTORIZACIN Con fundamento en los artculos 3 y 72 fracciones VI y XII de la Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Chiapas, as como el artculo 5 fraccin XVI, del Reglamento Interior de la Auditora Superior del Estado de Chiapas, se actualiz el Manual de Procedimientos Administrativos del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, con el propsito de precisar los mtodos y procedimientos que debern cumplirse en el desarrollo de las actividades de control interno y las de carcter administrativo, con el fin de propiciar el mejoramiento continuo y la adecuada coordinacin y comunicacin institucional. El presente Manual se emite en la Ciudad de Tuxtla Gutirrez, Chiapas a los 30 das del mes de junio del ao 2008.

ATENTAMENTE EL AUDITOR SUPERIOR DEL ESTADO

C.P. HUMBERTO BLANCO PEDRERO

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II.- INTRODUCCIN El presente Manual de Procedimientos Administrativos se actualiz con el fin de estandarizar los mtodos y procedimientos de trabajo, que faciliten las tareas especficas de control interno; as como, para acotar los tiempos de planificacin, ejecucin y supervisin de los trabajos con el objeto de maximizar la utilizacin y eficiencia de los recursos humanos y materiales y en su caso, servir de gua para la induccin de servidores pblicos de nuevo ingreso. En la actualizacin de este Manual se privilegio la presentacin de tareas y actividades administrativas en orden cronolgico, entre otros apartados contiene los siguientes: Misin, Visin, Organograma, Marco Jurdico, Objetivo, Simbologa, Procedimientos Administrativos y finalmente se incluyen el Glosario y Directorio de Funcionarios. Este Manual es de utilizacin y aplicacin en todas las acciones de control interno y administrativas que se realicen en la Auditora Superior del Estado, aclarando que los procedimientos y tareas establecidas son estndares de trabajo, por lo que en funcin de las caractersticas del ente y de las funciones especficas encomendadas, los responsables de cada unidad administrativa podrn flexibilizar y ampliar las normas aludidas cuando se estime necesario, comunicando tal hecho a la Direccin de Planeacin e Informes para los efectos procedentes. Es responsabilidad del Contralor Interno y del Jefe de la Unidad General de Administracin, en su respectivo mbito de competencia, vigilar su correcta aplicacin.

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RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

RGANOGRAMA ESPECFICO DE LA UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIN

AUDITOR SUPERIOR

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III.- O R G A N O G R A M A

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UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIN

SUBDIRECCIN DE TESORERA

SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS

SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

SUBDIRECCIN DE SISTEMAS

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III.- ORGANOGRAMA GENERAL IV.-MARCO JURDICO CONSTITUCIONES: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Chiapas.

LEYES: Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Chiapas. Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chiapas. Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas. Ley de Obra Pblica del Estado de Chiapas. Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratacin de Servicios para el Estado de Chiapas. Ley Federal del Trabajo. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado

REGLAMENTOS:

Reglamento Interior de la Auditora Superior del Estado de Chiapas. Reglamento del Comit de Adquisiciones de Bienes, Arrendamientos y Servicios del rgano de Fiscalizacin Superior. Reglamento del Instituto Mexicano del Seguro Social.

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DECRETO:

Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas, para el Ejercicio Fiscal Vigente.

LINEAMIENTOS: Lineamientos Generales en Materia de Recursos Humanos del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado.

NORMAS: Normas presupuestarias para la Administracin Pblica del Estado de Chiapas.

MANUALES: Manual de Organizacin General del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado.

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V.-MISIN Y VISIN

MISIN Revisar y fiscalizar las Cuentas Pblicas del Estado y Municipios, sobre el origen y aplicacin de los recursos pblicos, as como el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, con el fin de lograr la transparencia en la rendicin de cuentas e informar con veracidad, imparcialidad y oportunidad al H. Congreso del Estado y a la sociedad, en los trminos de la legislacin vigente.

VISIN Ser una institucin que brinde transparencia y objetividad en su gestin fiscalizadora, orientada a fomentar una cultura honesta y responsable en la Administracin Pblica Estatal y Municipal, en beneficio de la poblacin y desarrollo del Estado.

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VI.- S I M B O L O G A

Inicio/Terminal

Operacin

Decisin o Alternativa

Conector dentro de pgina

Conector fuera de pgina

Direccin de flujo o lneas de unin

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XIII.- GLOSARIO DE TRMINOS Documento de tipo administrativo en el cual se plasma(n) la(s) evidencia(s) o circunstancia(s) de hechos, actos u omisiones que impliquen alguna irregularidad o conducta ilcita en los ACTA CIRCUNSTANCIADA: Ingresos, Egresos, manejo, registros, custodia y aplicacin de fondos y recursos pblicos. Documento que sirve de prueba para efectos de procesos administrativos, judiciales y laborales Una o ms acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado ACTIVIDAD: por una misma persona o unidad administrativa. Manifestacin externa de la voluntad proveniente de la autoridad competente, que ACTO ADMINISTRATIVO: se emite con el fin de crear determinadas consecuencias jurdicas para casos particulares especficamente determinados. Es la resolucin o disposicin tomada sobre algn asunto, por un rgano de Administracin ACUERDO: o persona facultada a fin de que se ejecute uno o ms actos administrativos. Conjunto ordenado y sistematizado de principios, tcnicas y prcticas que tienen como finalidad apoyar la consecucin de los objetivos de una organizacin, a travs de los medios ADMINISTRACIN PBLICA: para la obtencin de resultados con el mximo aprovechamiento de los recursos materiales, humanos, tcnicos y financieros de la organizacin, generando las normas, los servicios, los bienes y la informacin que demanda la poblacin.

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XIII.- GLOSARIO DE TRMINOS Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedad de una cosa mueble o inmueble- o algn derecho real sobre ADQUISICIN: ella. Puede tener efecto a ttulo oneroso o gratuito: a ttulo singular o universal, mortis causa o Inter.-vivos. Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus caractersticas ANLISIS: representativas; as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con el todo. Conjunto de trabajos preliminares para ANTEPROYECTO: redactar el proyecto de una obra, de una ley, de un programa etc. Comprende el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de integrar ARCHIVO: una fuente de informacin, en razn de las actividades de una Institucin. Son las reas prioritarias del rgano de Fiscalizacin Superior de acuerdo con el instrumento jurdico de creacin y condiciones REAS SUSTANTIVAS: de trabajo, que constituyen la razn de ser del rgano. Cesin de uso de un bien por tiempo determinado, mediante pago de una renta, de ARRENDAR: conformidad con las partes interesadas y las normas aplicadas. Considerar a los individuos de una profesin, ASIMILADOS: derechos iguales a los que tienen los de otras profesiones. Examen sistemtico de los libros y registros de un organismo social, con el fin de determinar la AUDITORA:
racionabilidad Financieros. y contabilidad de los Estados

AUDITORA DEDESEMPEO:

Examen de las operaciones financieras y de resultados cualitativos de los programas, objetivos y metas de los indicadores.

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XIII- GLOSARIO DE TRMINOS Es la verificacin, anlisis, examen metdico y ordenado o evaluacin de las operaciones y sistemas de control (libros, registros, procedimientos, polticas y estructura organizacional de la Administracin Pblica), con el propsito de determinar la exactitud o AUDITORA inexactitud de sus elementos, el grado de GUBERNAMENTAL: economa, eficiencia y eficacia con que se operan los recursos para el efectivo logro de las metas y objetivos, informar y dictaminar los resultados. De prctica a nivel Federal, Estatal y Municipal; a los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial; as como a Entes Pblicos. Son aquellos bienes arraigados que por su propia naturaleza no se pueden trasladar de un lugar a otro sin deterioro o sin alteracin de su BIENES INMUEBLES: forma o sustancia, o los que son considerados como tales por ley. Son objetos susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro, ya sea que se muevan por s BIENES MUEBLES: mismos o por efecto de una fuerza exterior. Conjunto de cualidades relativas a una persona CALIDAD: o cosa. CATLOGO DE Lista ordenada de indicadores segn su INDICADORES: naturaleza. Es un documento de carcter interno y general dirigido por las unidades administrativas superiores hacia las inferiores, para dar a conocer instrucciones, recomendaciones o para CIRCULAR: especificar la interpretacin de normas, acuerdos, decisiones o procedimientos con el objeto de que sean conocidas y acatadas. Potestad de un rgano de jurisdiccin para ejercerla en un acto concreto. Idoneidad reconocida a un rgano de autoridad para dar COMPETENCIA: vida a determinados actos jurdicos o administrativos, constituye la medida de las facultades que corresponden a cada uno de los rganos Administrativos.
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XIII- GLOSARIO DE TRMINOS Es el instrumento usual para formalizar la CONTRATO: voluntad y compromiso de las partes que intervienen. Mecanismo por el cual se prev la realizacin de las acciones justas y necesarias para el CONTROL: logro de objetivos planeados y en su caso, determinar las desviaciones incurridas para su correccin. Conjunto de documentos y comunicaciones que CORRESPONDENCIA: expiden o reciben los Funcionarios de una Institucin. Resolucin del Congreso Local o Federal que DECRETO: tiene por objeto crear situaciones jurdicas concretas. DESEMPEO Avance en el logro de los objetivos y metas de INSTITUCIONAL: acuerdo al programa institucional. Opinin o consejo que el perito, en cualquier ciencia o arte, formula verbalmente o por DICTAMEN: escrito, acerca de una cuestin de su especialidad. Es el documento en el que se especifica que la obra y/o accin se encuentra terminada y operando al 100% y que recibe la Comunidad o ENTREGA RECEPCIN: la Instancia para ser explicito su compromiso de conservarla y vigilar su adecuada operacin. Revisin detallada y sistemtica de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficiencia y EVALUACIN: eficacia con que est operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos Accin y efecto de movilizar progresivamente FLUJO DE CHEQUES: los cheques emitidos. Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos urgentes, que FONDO REVOLVENTE: posteriormente debern cargarse a las partidas presupuestarias correspondientes

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XIII.- GLOSARIO DE TRMINOS Parte fsica y tangible de un sistema de cmputo, componentes electrnicos, tarjetas, HARDWARE: perifricos y equipos que conforman el sistema. Es la concrecin estadstica de los fenmenos INDICADORES: econmicos, sociales y ambientales. Son parmetros utilizados para medir el logro de los objetivos de los programas INDICADOR gubernamentales o actividades institucionales, ESTRATGICO: a travs de las cuales los Organismos Pblicos dan cumplimiento a su misin. Parmetros que nos sirven para evaluar el ndice de cumplimientos de las metas y INDICADORES DEL objetivos de las Dependencias, en base a los DESEMPEO: objetivos estratgicos planteados y aprobados en su Presupuesto. Software que proporciona las herramientas LENGUAJES DE necesarias para desarrollar programas PROGRAMACIN: informticos. Ofrecer precio por una cosa o subasta o LICITAR: almoneda. Sistemas especiales para administrar y MANEJADORES DE BASES controlar las operaciones bsicas de bases de DE DATOS: datos. Cuantificacin de los objetivos a alcanzar en los mbitos temporal y espacial. Por lo tanto, debe responder a la pregunta de cuanto se pretende conseguir. Asimismo, para poder registrar las metas y facilitar su seguimiento y evaluacin, es necesario que en adicin a su META: cuantificacin conlleven su expresin genrica en unidades de medida, con objeto de hacer posible la identificacin producto o resultado final. Los componentes de una meta, son: la descripcin, la unidad de medida y el monto o cantidad.

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NOMBRAMIENTO:

NORMA:

ORGANIZACIN:

RGANO: ORGANOGRAMA:

PLAN:

XIII.- GLOSARIO DE TRMINOS Acto por el que acredita la relacin de trabajo entre el titular de la dependencia o responsable de la entidad y los trabajadores al servicio de sta; se perfecciona con la protesta de Ley y es expedida por un funcionario provisional, interino por tiempo fijo o para obra determinada. Ordenamiento imperativo y especfico que persiguen un fin determinado, con la caracterstica de ser rgido en su aplicacin. Consiste en coordinar las actividades de los individuos que forman parte de una Institucin o Empresa, para lograr el mayor aprovechamiento de los elementos humanos, materiales y financieros de la misma. Unidad Administrativa impersonal en la que se pueden ejercer una, varias funciones o parte de ellas, integrada por uno o mas puestos. Representacin grfica que da una visin general de la Estructura Interna de un Organismo Social. Instrumento diseado para alcanzar determinados objetivos, en que se definen, en espacio y tiempo, los medios utilizables para su alcance, en tal virtud se contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias,
directrices y tcticas; as como los instrumentos y acciones que se utilizan para llegar a los fines deseados.

PLANEACIN:

PROCEDIMIENTO:

Es un conjunto sistematizado de acciones para fijar prioridades, elegir alternativas, as como establecer objetivos y metas. Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una Unidad en funcin de la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.

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XIII.- GLOSARIO DE TRMINOS Conjunto de fases sucesivas de una accin dinmica y progresiva que concluye con la PROCESO: obtencin de un resultado. Es determinar a principio de cada ao las PROGRAMA actividades de auditora a realizarse a los OPERATIVO ANUAL: Poderes del Estado y Municipios, en las obras seleccionadas de los diferentes programas. Tarea planeada que tiene un principio y un fin PROYECTO: definido y que requiere del empleo de uno o ms recursos en cada una de las actividades. Sistema de comunicaciones e intercambio de RED: datos creado para conectar fsicamente a dos o ms computadoras. Seguridad que por escrito se hace en las RESGUARDO: deudas o contratos, documento donde consta esta seguridad. Es un acto por medio del cual el Titular del Poder Ejecutivo aprueba una ley. Tambin comprende la aplicacin de la norma a travs SANCIN: de los rganos competentes a quienes hayan infringido disposiciones de carcter administrativo. Conjunto de elementos que interactan entre SISTEMA DE s, agilizando los procesos y proporcionando INFORMACIN: informacin confiable, veraz y oportuna para lograr la adecuada toma de decisiones. Programas que permiten el funcionamiento de las computadoras, adems sirven de vnculo SISTEMAS OPERATIVOS: entre el usuario y la computadora Parte lgica de un sistema de cmputo, la cual hace funcionar el hardware; son los programas de sistema, utileras o aplicaciones que SOFTWARE: permiten al usuario manipular y procesar datos en los equipos de cmputo.

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VII CONTRALORA INTERNA

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VIII SUBDIRECCIN DE TESORERA

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IX
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

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X
SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS

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XI
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

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XII SUBDIRECCIN DE SISTEMAS

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ANEXOS

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