ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

UNIT 1 BAB 1

BAB 1

PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

PENGENALAN
Organisasi mempunyai banyak sumber yang perlu diurus dengan bijak. Salah satu sumber yang memainkan peranan penting bagi memastikan organisasi dapat bertahan dengan perubahan persekitaran serta kemajuan teknologi ialah maklumat. Komputer telah banyak membantu pengurus dengan memberikan maklumat yang boleh dipercayai dalam masa yang singkat. Maklumat yang dihasilkan oleh komputer digunakan oleh mereka yang berada di persekitaran organisasi termasuk pengurus dan bukan pengurus. Pengurus berada di setiap peringkat pengurusan dan di semua unit organisasi bagi memainkan peranan serta melaksanakan tugasnya dengan menggunakan kemahiran dalam komunikasi dan penyelesaian masalah. Oleh itu, untuk memanfaatkan kemajuan teknologi, pengurus perlu tahu menggunakan komputer dan maklumat. Bab ini dimulakan dengan penerangan kepentingan pengurusan maklumat kepada organisasi. Sebagai panduan pembaca, penggunaan perkataan firma di dalam bab ini dan bab seterusnya merujuk kepada organisasi. Bab ini akan merangkumi huraian berkenaan jenis pengguna, perbezaan di antara data dan maklumat, jenis-jenis sistem maklumat pengurusan serta pengurusannya.

OBJEKTIF
Di akhir bab ini, anda seharusnya dapat: 1. menyenaraikan lima sumber-sumber utama dalam sesebuah firma; 2. mengenalpasti tugas dan peranan tiga jenis pengguna sistem; 3. menerangkan tiga jenis peringkat pengurusan dan tugas masing-masing; dan 4. menyenaraikan kepentingan pengurusan maklumat bagi kelima-lima jenis sistem pengurusan maklumat.

1.1

PENGURUSAN MAKLUMAT

Pada pendapat anda, apakah kaitan di antara pengurusan maklumat dengan kehidupan harian anda?

Pengurus gerai akhbar dan majalah mengurus gerainya dengan memerhatikan objek fizikal di gerainya seperti akhbar, majalah, wang, gerai dan pelanggan. Namun begitu, apabila perniagaannya meningkat, beliau telah mengambil langkah untuk membuka beberapa kedai buku dengan ratusan pekerja dan ribuan pelanggan yang perlu diuruskan setiap hari. Pada tahap ini, pengurus tersebut lebih memerlukan maklumat berbanding dengan pemerhatian. Untuk menguruskan keadaan fizikal firmanya,

2

OUM

UNIT 1 BAB 1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

pengurus tersebut menggunakan banyak laporan atau paparan maklumat. Dengan cara yang sama, tentu anda boleh bayangkan bagaimana pentingnya maklumat kepada pengurus besar yang lain, misalnya, Presiden Boh, Proton dan Adabi. Para pengurus ini menganggap maklumat sebagai sumber firma yang paling bernilai. Selain daripada maklumat, firma juga mempunyai beberapa sumber lain yang perlu diuruskan oleh pengurus. Hopeman (1969), telah menyenaraikan 5 jenis sumber yang terlibat iaitu personnel, material, mesin (termasuk kemudahan dan tenaga), wang dan maklumat (termasuk data). Pengurus perlu menguruskan sumber-sumber yang disenaraikan supaya ia dapat digunakan dengan cara yang paling berkesan. Perhatikan bahawa sumber firma sebenarnya terbahagi kepada sumber fizikal (boleh dilihat dengan mata kasar) dan sumber konseptual (tidak boleh dilihat dengan mata kasar). Semua sumber yang telah disenaraikan tadi merupakan sumber fizikal kecuali maklumat yang merupakan sumber konseptual. Sumber konseptual sama penting dengan sumber fizikal. Sumber konseptual akan digunakan oleh pengurus untuk menguruskan sumber fizikal. Cuba bayangkan anda salah seorang pekerja di sebuah firma di persekitaran anda. Bagaimanakah anda dapat mengaitkan sumber fizikal dan konseptual firma tersebut? Sumber diperolehi dan disediakan supaya boleh digunakan apabila perlu. Biasanya proses penyediaannya melibatkan penukaran bahan mentah kepada bahan yang lebih berguna seperti memasang komputer dan melatih pekerja. Selepas proses ini, pengurus berusaha untuk mengoptimumkan penggunaan sumber tersebut. Pengurus dapat mengurangkan masa rehat sumber ini di tahap yang minimum dan memastikan sumber digunakan pada tahap yang paling cekap. Kemudian, pengurus akan menggantikan sumber pada masa yang sesuai, sebelum menjadi lapuk atau kurang cekap. Konsep pengurusan maklumat adalah sama dengan pengurusan sumber fizikal yang telah diterangkan sebelum ini. Namun kedua-duanya mempunyai perbezaan dari segi konteksnya. Pengurus akan memastikan data yang diperlukan dapat diperolehi dan diproses kepada maklumat yang berguna. Seterusnya, pengurus perlu memastikan pula maklumat tersebut sampai kepada individu yang sepatutnya dalam bentuk dan masa yang sesuai supaya ia boleh digunakan. Kemudian, maklumat yang tidak diperlukan akan dihapuskan dan digantikan dengan maklumat yang lebih tepat dan terkini. Oleh itu, pengurusan maklumat dapat ditakrifkan sebagai sekumpulan aktiviti yang melibatkan proses perolehan maklumat, penggunaannya dengan cara yang paling efektif dan penghapusannya pada masa yang sesuai.

Latihan 1.1
Mengapakah maklumat merupakan sumber yang penting kepada firma?

OUM

3

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

UNIT 1 BAB 1

1.2

TARIKAN KEPADA PENGURUSAN MAKLUMAT

Sebelum masyarakat menyedari akan kepentingan pengurusan maklumat, maklumat tidak dianggap sebagai aset penting sesebuah firma. Namun, pada hari ini, penggunaan dan pengetahuan tentang sistem maklumat merupakan perkara penting bagi pengurus kerana kebanyakan organisasi bergantung kepada sistem maklumat untuk berjaya dan bertahan. Perhatian yang diberikan oleh pengurus terhadap sistem maklumat adalah disebabkan oleh dua faktor utama, iaitu perubahan persekitaran bisnes yang semakin kompleks dan peningkatan kemahiran komputer. (a) Perubahan Persekitaran Bisnes Perubahan persekitaran bisnes dapat dihuraikan dalam dua keadaan iaitu: • Kewujudan Ekonomi Global Peningkatan ekonomi industri negara-negara maju di Amerika, Eropah dan Asia banyak disumbangkan oleh perniagaan import dan eksport. Hari ini, kebolehan untuk beroperasi secara global menentukan kejayaan dan masa depan sesebuah firma. Globalisasi dalam ekonomi industri dunia telah membuka peluang-peluang baru kepada bisnes dan meningkatkan kepentingan maklumat kepada firma. Perdagangan dan pengurusan bisnes global hari ini telah direalisasikan oleh sistem maklumat melalui rangkaian dan komunikasi. Sistem maklumat yang canggih dapat menyediakan kemudahan bagi menjalankan aktiviti bisnes secara global seperti beroperasi 24 jam sehari dalam persekitaran antarabangsa, komunikasi dan sebaran maklumat kepada pelanggan dan pembekal di seluruh dunia dan menyediakan servis dan maklumat secara atas talian. Oleh itu, sesebuah firma memerlukan sistem maklumat dan komunikasi yang benar-benar mantap bagi membolehkan persaingan dalam pasaran dunia. Perubahan Ekonomi Industri Kuasa industri utama seperti Amerika Syarikat, Jerman dan Jepun sedang mengalami perubahan dari ekonomi industri kepada ekonomi servis berasaskan pengetahuan dan maklumat manakala ekonomi pembuatan telah beralih kepada negara berpendapatan rendah. Ini kerana pengetahuan dan maklumat memainkan peranan yang sangat penting bagi mendapatkan keuntungan dalam bentuk ekonomi baru yang berasaskan pengetahuan dan maklumat. Bilangan pekerja di sektor perkhidmatan seperti jualan, pendidikan, kesihatan, bank dan firma guaman adalah jauh lebih tinggi berbanding mereka yang bekerja di sektor pertanian dan pembuatan. Servis yang diberikan oleh pekerja di sektor perkhidmatan ini melibatkan penggunaan teknologi dan sistem maklumat dalam menghasilkan dan menyebarkan maklumat dan pengetahuan. Servis berasaskan maklumat seperti web portal (Yahoo, America Online) pangkalan data (IEEE, Lexis) dan e-dagang (Amazon.com) sedang berkembang pesat dan firma ini mempunyai jutaan pekerja. Penggunaan pengetahuan dalam pengeluaran produk tradisional juga semakin meningkat. Begitu juga dengan industri pembuatan di kilang yang telah menggunakan teknologi maklumat dalam meningkatkan pengeluaran mereka. Contohnya, industri automobil menggunakan reka bentuk yang dihasilkan oleh grafik komputer, kilang menggunakan robot dan realiti maya.

4

OUM

UNIT 1 BAB 1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

Berdasarkan kepada perubahan ini, cuba anda senaraikan perisian yang boleh digunakan untuk menghasilkan rekabentuk bergrafik 3D.

(b) Peningkatan Kemahiran Komputer Saiz dan kelajuan komputer pada masa ini telah mengalami perubahan yang besar berbanding pada tahun awal dicipta. Kebanyakan pengguna tidak tahu menggunakan komputer, malah ada yang takut untuk menyentuh dan mempelajari komputer. Keadaan ini sudah jauh berubah berbanding dengan pengguna komputer hari ini. Kebanyakan pekerja sudah tahu menggunakan komputer. Mereka juga mempunyai komputer peribadi sendiri di rumah dan di pejabat yang disambungkan dengan rangkaian. Komputer telah menjadi sebahagian dari keperluan hidup dan pekerjaan manusia, sama seperti keperluan asas yang lain.

1.3

PENGGUNA SISTEM MAKLUMAT

Pada pendapat anda, siapakah pengguna sistem maklumat?

Anda akan mendapati bahawa jawapan yang diberikan di atas adalah berbeza jika persoalan yang sama ditanya pada masa ini dan ketika sistem maklumat mula diperkenalkan.

TAKRIFAN: Pengguna sistem maklumat merupakan setiap individu yang menggunakan sistem maklumat untuk tujuan tertentu seperti mencapai maklumat, mengemaskini data, memproses maklumat, melaksanakan transaksi atau menjana laporan.

Pengguna terdiri dari pelbagai kategori dan jawatan dan mereka boleh berada di dalam atau di luar firma. Sewaktu sistem maklumat mula diperkenalkan bilangan pengguna sistem lebih terhad kepada kerani di bahagian perakaunan firma, iaitu komputer hanya dapat melaksanakan aplikasi perakaunan seperti gaji, inventori dan bil. Maklumat yang dihasilkan oleh aplikasi perakaunan kemudiannya akan digunakan oleh pengurus firma. Evolusi sistem komputer dari Sistem Maklumat Perakaunan (Acounting Information System - AIS) kepada Sistem Maklumat Pengurusan (Management Information System - MIS) telah mengubah perspektif penggunaan sistem maklumat daripada hanya merekodkan transaksi firma kepada penghasilan maklumat yang boleh membantu pengurus dalam menyelesaikan masalah. MIS dapat menyokong keperluan maklumat untuk kegunaan pihak pengurusan.

OUM

5

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

UNIT 1 BAB 1

Namun begitu, penggunaan maklumat MIS tidak terhad kepada pengurus sahaja. Maklumat MIS digunakan oleh pengguna lain termasuk pekerja bukan pengurus yang mencapai laporan firma, pelanggan yang menerima penyata bulanan, pemegang stok yang menerima cek dividen dan kerajaan yang menerima laporan cukai. Secara umumnya, pengguna sistem maklumat terdiri daripada pengurus, bukan pengurus dan individu serta organisasi di dalam persekitaran maklumat.

1.3.1

Kedudukan Pengurus

Pada fikiran anda, mengapakah anda perlu mengetahui peringkat-peringkat pengurusan dan apa kaitannya dengan Sistem Maklumat Pengurusan?

Pengurus berada di beberapa peringkat pengurusan dan di dalam pelbagai unit firma. Peringkat Pengurusan Secara umumnya, setiap firma mempunyai tiga peringkat pengurusan yang dikenali sebagai: • • • peringkat pengurusan atasan dikenali juga sebagai peringkat pengurusan strategik. peringkat pengurusan pertengahan dikenali juga sebagai peringkat kawalan pengurusan. peringkat pengurusan bawahan dikenali juga sebagai peringkat kawalan pengoperasian.

Setiap peringkat pengurusan menjalankan tugas-tugas pengurusan yang berbeza dari skop dan dan jangka masa. Jadual 1.1 menunjukkan bidang tugas setiap peringkat pengurusan dan individu yang bertanggungjawab melaksanakan tugas-tugas yang berkenaan:
Jadual 1.1: Bidang Tugas Peringkat Pengurusan Firma Peringkat Pengurusan Atasan Pertengahan Bidang Tugas Membuat perancangan jangka panjang (5-10 - 20 tahun) Membuat perancangan jangka sederhana (1 bulan - 1 tahun). Merancang tindakan untuk perancangan jangka panjang dan memastikan matlamat firma dicapai. Memastikan perancangan yang dibuat oleh peringkat pengurusan atasan dan pertengahan dicapai. Jawatan CEO, Presiden, Naib Presiden Pengurus Cawangan, Pengarah, Ketua Bahagian

Bawahan

Ketua Jabatan, Penyelia, Penyelaras, Ketua Projek

6

OUM

UNIT 1 BAB 1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

Pengurus membuat perancangan menggunakan beberapa jenis pelan mengikut tahap pengurusan, iaitu : • Pelan Strategik (Pengurusan Atasan) Pelan strategik merupakan pelan jangka panjang yang menakrifkan misi dan matlamat keseluruhan organisasi. Perancangan strategik memberi fokus kepada isu-isu yang memberi kesan kepada perkembangan dan kedudukan firma di masa hadapan serta perancangan jangka panjang teknologi maklumat. Pengurus atasan memberi tumpuan kepada keseluruhan perusahaan bisnes dan menggunakan sistem maklumat untuk menyokongnya dalam menentukan hala tuju firma. Pengurus di peringkat pengurusan atasan juga dikenali sebagai eksekutif. Para eksekutif yang terdiri daripada beberapa presiden dan naib presiden ini membentuk jawatan kuasa eksekutif yang diwujudkan di firma tertentu untuk menangani isu-isu utama yang dihadapi oleh firma tersebut. Anda boleh melawat laman web http://www.anu.edu.au/hr/bussol/hrbsstrt.html untuk mendapatkan contoh bagaimana pelan strategik dilaksanakan oleh Bahagian Sumber Manusia, Australian National University

Pelan Taktikal (Pengurusan Pertengahan) Pelan taktikal merupakan pelan perancangan bagi jangka masa yang lebih pendek, biasanya dari satu bulan hingga ke satu tahun. Pelan ini merangka tindakan bagi mencapai objektif bisnes ini. Pengurus pertengahan mengagihkan kuasa dan tanggungjawab kepada pengurus bawahan dan memberikan arahan, sumber dan maklum balas terhadap prestasi kerja yang dilaksanakan. Pelan Harian (Pengurus Bawahan) Pelan harian merupakan pelan yang dihasilkan oleh pengurus bawahan yang mengetuai pekerja pengoperasian. Mereka menyelaraskan tugas-tugas pengoperasian, menyelesaikan masalah dan memastikan semua sumber yang perlu dapat disediakan. Pada pendapat anda adakah wujud satu persekitaran pengurusan di mana seorang pengurus perlu membuat ketiga-tiga pelan pengurusan?

Sebenarnya, setiap peringkat pengurusan memerlukan jenis sistem maklumat yang berbeza mengikut keperluan maklumat masing-masing. Setiap peringkat pengurusan mempunyai sumber dan paparan maklumat yang berbeza yang perlu disokong oleh sistem maklumat. Rajah 1.1 menunjukkan sumber maklumat persekitaran lebih banyak digunakan oleh pengurus peringkat atasan berbanding pengurus di peringkat yang lebih bawah manakala pengurus peringkat bawahan lebih mengutamakan maklumat dalaman. Graf di bahagian bawah rajah ini menunjukkan pengurus peringkat atasan mengutamakan maklumat ringkas berbanding pengurus bawahan yang menggemari maklumat yang lebih terperinci.

OUM

7

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

UNIT 1 BAB 1

A. Pengaruh sumber maklumat
Persekitaran

Peringkat pengurusan atasan

Peringkat pengurusan pertengahan

Peringkat pengurusan bawahan Dalaman

B. Pengaruh bentuk maklumat
Ringkas Peringkat pengurusan atasan

Peringkat pengurusan pertengahan

Rajah 1.1: Pengaruh peringkat pengurusan terhadap sumber dan paparan maklumat Sumber:
Terperinci

Peringkat pengurusan bawahan

Mc Leod, 2001

Jabatan Firma Pengurus juga berada di jabatan firma yang dikenali sebagai unit atau kawasan fungsian. Dengan kata lain, setiap jabatan firma diuruskan oleh pengurus di tiga peringkat pengurusan sebagaimana yang telah dijelaskan sebelum ini. Rajah 1.2 menunjukkan kedudukan pengurus di peringkat pengurusan dan di jabatan firma. Setiap firma mempunyai kombinasi jabatan yang berlainan. Tetapi, pada umumnya, jabatan yang biasanya terdapat di dalam firma ialah jabatan kewangan, pemasaran, pembuatan, sumber manusia dan perkhidmatan maklumat (yang juga dikenali sebagai Sistem Maklumat (Information System - IT), Sistem Maklumat Pengurusan (Management Information System - MIS) dan Teknologi Maklumat (Information Technology - IT)).

8

OUM

UNIT 1 BAB 1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

Peringkat pengurusan atasan

Peringkat pengurusan pertengahan

Peringkat pengurusan bawahan Jabatan Kewangan Jabatan Sumber Manusia Jabatan Kewangan Jabatan pemasaran

Rajah 1.2: Kedudukan pengurus di peringkat pengurusan

1.3.2

Tugas Pengurus

Sebenarnya, pengurus mempunyai tugas dan peranan yang sama walaupun mereka berada di peringkat pengurusan dan jabatan firma yang berlainan. Pada tahun 1914, Henri Fayol, seorang ahli teori pengurusan Perancis mengenal pasti bahawa pengurus melaksanakan lima fungsi utama pengurusan. Pertama, pengurus merancang (plan) apa yang akan dilakukan. Kemudian, mereka mengurus (organize) bagi mencapai perancangan yang dibuat. Seterusnya, mereka menentukan kakitangan yang akan melaksanakan tugas yang berkenaan dengan sumber-sumber firma (staff). Setelah itu, pengurus mengarah kakitangan ini untuk melaksanakan perancangan (direct). Akhir sekali, mereka mengawal (control) sumber-sumber supaya digunakan dengan baik. Setiap pengurus di setiap peringkat pengurusan dan jabatan firma melaksanakan fungsi-fungsi di atas pada tahap tertentu dengan fokus yang mungkin agak berbeza mengikut peringkat pengurusan. Rajah 1.3 menunjukkan pengaruh peringkat pengurusan terhadap fokus pelaksanaan fungsi pengurusan. Fungsi pengurusan boleh dijadikan panduan dalam mereka bentuk sistem maklumat.

Pe rin

Pe r

Pe r

ngurusan t pe ata ka sa ng i

at gk

gurusan pe pen rt
Rancang

en g

ngurusan t pe ba ka wa ng i Rancang

n ha

n

an ah

Kawal Rancang Arah

Kawal

Kawal

Susun

Arah Susun

Susun Arah Staff

Staff

Staff

Rajah 1.3:

Pengaruh peringkat pengurusan terhadap fokus pelaksanaan fungsi pengurusan

OUM

9

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

UNIT 1 BAB 1

1.3.3

Kemahiran Pengurus

Tahukah anda mengapakah pengurus perlu mempunyai kemahiran pengurusan?

Pengurus mesti mempunyai pelbagai kemahiran yang dapat membantu melaksanakan tugasnya dengan cekap. Secara umumnya, setiap pengurus perlu mempunyai dua kemahiran asas, iaitu kemahiran komunikasi dan menyelesaikan masalah. Dua kemahiran asas ini penting kerana ia digunakan di dalam melaksanakan tugas rutin pengurus. Mari kita lihat dengan lebih dekat tentang apa yang dikatakan mengenai dua kemahiran asas ini. • Kemahiran Komunikasi

Rajah 1.4: Kemahiran komunikasi

Pengurus sentiasa berkomunikasi dengan individu di dalam firma seperti kakitangan bawahan, kakitangan atasan, kakitangan di jabatan lain serta individu di luar firma seperti pelanggan, pembekal dan institusi kewangan. Pengurus berkomunikasi dengan cara menghantar dan menerima maklumat secara bertulis atau lisan. Contoh komunikasi bertulis ialah surat, laporan, memo, minit mesyuarat dan e-mel. Komunikasi lisan pula berlaku semasa mesyuarat, percakapan telefon dan mel suara, lawatan, temujanji bisnes dan aktiviti sosial seperti jamuan dan keraian. Kedua-dua bentuk komunikasi ini berlaku di dalam dan di luar firma. Setiap pengurus mempunyai pilihan komunikasi yang berlainan. Ada pengurus yang lebih suka berinteraksi secara lisan di telefon atau temujanji daripada menulis e-mel atau surat. Ada pengurus yang lebih menggemari e-mel kerana lebih murah dan ringkas. Namun begitu, cara berkomunikasi ini boleh digabungkan mengikut kesesuaian dan gaya pengurusan seseorang pengurus.
10

OUM

UNIT 1 BAB 1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

Kemahiran Menyelesaikan Masalah

Rajah 1.5: Kemahiran menyelesaikan masalah

Pengurus juga menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh firma sama ada besar atau kecil bagi memastikan firma boleh beroperasi dengan lancar. Masalah sering digambarkan sebagai sesuatu perkara yang negatif atau boleh mendatangkan keburukan kepada firma atau individu. Sebenarnya, masalah dalam konteks pengurusan merangkumi kedua-dua perkara yang boleh mendatangkan keburukan atau kebaikan kepada firma. Kita akan mengenali takrifan masalah dengan lebih mendalam di dalam unit tiga nanti. Walau bagaimanapun, masalah perlu dihadapi dan tindakan yang diambil untuk menangani masalah ini dipanggil penyelesaian. Pengurus yang menyelesaikan masalah akan melalui beberapa proses yang di antaranya melibatkan pembuatan keputusan. Proses ini merujuk kepada pemilihan beberapa alternatif penyelesaian yang telah dikenalpasti. Keputusan kemudiannya akan diambil setelah beberapa alternatif dinilai. Biasanya, beberapa alternatif penyelesaian akan dikenalpasti untuk setiap masalah bagi mendapatkan penyelesaian yang lebih baik. Pada pendapat anda, apakah tindakan yang akan diambil oleh seseorang pengurus jika sesuatu masalah tidak dapat diselesaikan?

1.3.4

Pengetahuan Pengurus

Selain daripada kemahiran asas, pengurus perlu melengkapkan diri mereka dengan literasi maklumat dan literasi komputer yang merupakan dua pengetahuan yang penting di dalam pengunaan komputer. • Literasi Komputer TAKRIFAN: Literasi komputer merujuk kepada pengetahuan asas yang perlu ada kepada pengguna komputer supaya mereka dapat menggunakan komputer dengan baik.

OUM

11

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

UNIT 1 BAB 1

Pengetahuan asas yang dimaksudkan ialah pemahaman istilah komputer, mengetahui kekuatan dan kelemahan komputer dan kebolehan menggunakan komputer (tidak semestinya tahu menulis atur cara) dan lain-lain pengetahuan yang perlu mengikut perkembangan teknologi semasa. • Literasi Maklumat Selain daripada mempunyai pengetahuan tentang komputer, pengurus juga perlu mempunyai literasi maklumat. TAKRIFAN: Literasi maklumat merujuk kepada pemahaman tentang cara untuk menggunakan maklumat di dalam setiap proses penyelesian masalah, mengetahui sumber maklumat dan bagaimana maklumat boleh dikongsi untuk kebaikan bersama.

Literasi komputer dan literasi maklumat tidak bergantung di antara satu sama lain walaupun kedua-duanya mempunyai hubungan dan saling melengkapkan di antara satu sama lain. Ada pengurus yang mempunyai celik maklumat tetapi tidak celik komputer. Namun, adalah lebih baik sekiranya pengurus mempunyai kedua-dua pengetahuan ini.

Latihan 1.2
Pilih satu organisasi yang berada di sekitar anda. Dengan menggunakan konsep sistem, senaraikan unsur sistem bagi organisasi tersebut.

1.4

PENGURUS DAN SISTEM

Pada pendapat anda, adakah sama konsep sistem yang digunakan oleh pengurusan dengan konsep sistem di dalam reka bentuk sistem.

Untuk memudahkan dan menjadikan tugas menyelesaikan masalah lebih cekap, pengurus boleh melihat firma sebagai sebuah sistem. Ini adalah kerana sistem mempunyai konsep dan ciri yang boleh dilihat dari aspek yang paling umum hingga ke aspek yang paling spesifik. Ini memudahkan kita melihat keseluruhan sistem atau sesuatu bahagian sistem dengan lebih terperinci dan hubungannya dengan bahagian sistem lain. Rujuk kembali modul Analisis dan Reka bentuk Sistem dan cuba ingat konsep sistem yang telah anda pelajari. Jika anda masih ingat, sistem baru dibangunkan untuk menyelesaikan masalah yang wujud di dalam sistem semasa. Mari kita lihat konsep sistem dalam konteks sistem maklumat pengurusan dan cuba kaitkan dengan konsep sistem yang telah kita pelajari di dalam kursus Analisis dan Reka bentuk Sistem.

12

OUM

UNIT 1 BAB 1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

Sistem Sistem adalah sekumpulan unsur yang bekerjasama untuk mencapai objektif yang sama. Sebuah organisasi seperti firma, institusi atau jabatan, merupakan contoh sistem dengan ciri sistem yang ditakrifkan di atas. Firma terdiri daripada beberapa unsur seperti manusia, perkakasan, perisian, peralatan dan lain-lain unsur yang saling bekerjasama untuk menjayakan objektif firma. Unsur-unsur Sistem Setiap sistem mempunyai gabungan unsur-unsur yang berbeza. Namun begitu, pada umumnya, sistem mempunyai beberapa unsur yang asas, iaitu objektif, mekanisme kawalan, input, transformasi dan output seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 1.6. Bagi sesebuah sistem, sumber-sumber input ditransformasi kepada sumber-sumber output. Sumber-sumber ini kemudiannya mengalir daripada unsur input, melalui unsur transformasi dan unsur output. Mekanisma kawalan pula memantau proses transformasi untuk memastikan sistem mencapai objektifnya. Bagaimanakah mekanisme kawalan dihubungkan dengan aliran sumber bagi membolehkannya memantau prestasi dan perkembangan sistem?

Sebagai contoh, tubuh badan manusia mempunyai beberapa sistem yang mempunyai mekanisma kawalan. Cuba fikirkan bagaimana sistem respirasi menjadikan kita berpeluh pada cuaca panas supaya kulit kita akan menjadi lebih sejuk dan bulu roma pada kulit akan berdiri tegak untuk memerangkap lebih banyak haba ketika cuaca sejuk. Pernahkah anda terkena keracunan makanan? Jika pernah, anda tentu ingat bagaimana anda sering berulang alik ke tandas atau muntah-muntah sepanjang hari kerana sistem penghadaman menyingkirkan toksik yang berada di dalam badan anda. Tindakbalas ini berlaku kerana mekanisme kawalan yang ada di dalam sistem badan kita mengubah proses transformasi yang yang ditetapkan. Dalam industri pembuatan kereta contohnya, jika ada kekurangan di dalam kereta yang dihasilkan, pengurusan akan memaklumkan input sistem untuk mengambil tindakan bagi mengatasi masalah yang dikenalpasti. Dalam sesebuah sistem, mekanisma kawalan dihubungkan oleh gelung maklum balas (garisan di antara mekanisma dan sumber input dan output sebagaimana yang terdapat di dalam Rajah 1.6) yang mendapatkan maklumat dari output sistem dan menghantarnya ke mekanisme kawalan. Mekanisma kawalan juga memantau prestasi sistem dengan membandingkan isyarat maklum balas tadi dengan objektif sistem; jika output sistem mencapai objektif, sistem berada di dalam keadaan yang stabil; sebaliknya jika output sistem tidak menepati objektif sistem, isyarat dari akan dihantar ke input sistem supaya tindakan yang sesuai boleh diambil untuk mengubah operasi sistem.

OUM

13

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

UNIT 1 BAB 1

Objektif

Mekanisme kawalan

Input

Transformasi

Output

Rajah 1.6: Komponenkomponen sistem yang boleh mengawal operasinya

Sistem Gelung Terbuka dan Gelung Tertutup Bagaimanakah mekanisme kawalan dihubungkan dengan aliran sumber bagi membolehkannya memantau prestasi dan perkembangan sistem?

Tidak semua sistem mempunyai mekanisme kawalan, gelung maklum balas dan objektif untuk mengawal operasinya. Sistem seperti ini dipanggil sebagai sistem gelung terbuka. Rajah 1.7 menunjukkan sistem gelung terbuka.

Input

Transformasi

Output

Rajah 1.7: Sistem gelung terbuka

Sistem gelung tertutup pula mempunyai tiga komponen kawalan, iaitu mekanisme kawalan, gelung maklum balas dan objektif sebagaimana yang dapat dilihat dalam Rajah 1.6. • Sistem Terbuka dan Tertutup TAKRIFAN: Sistem terbuka ialah sistem yang dihubungkan ke persekitarannya melalui aliran sumber. Kebanyakan sistem yang wujud di dunia ini terdiri dari sistem terbuka. Sebagai contoh, Sistem Undian Pilihanraya mengambil input undian daripada pengundi di seluruh negara dan menyebarkan keputusan pilihan raya semula kepada penduduk di seluruh negara. Berbeza dengan sistem terbuka, sistem tertutup ialah sistem yang tidak dihubungkan ke persekitarannya. Mungkin anda pernah melakukan uji kaji sains di makmal semasa
14

OUM

UNIT 1 BAB 1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

anda masih bersekolah. Adakah uji kaji ini mempunyai kaitan dengan mana-mana unsur persekitaran di luar makmal? Jika tidak, sistem yang dijalankan di makmal yang tertutup dan terasing dari dunia luar merupakan contoh kepada sistem tertutup. • Sub Sistem TAKRIFAN: Sistem terbuka ialah sistem yang dihubungkan ke persekitarannya melalui aliran sumber. Dengan kata lain, sistem mempunyai beberapa peringkat. Sebagai contoh, tubuh badan manusia mempunyai beberapa sistem seperti sistem respirasi dan sistem pencernaan yang mempunyai beberapa sub sistem yang boleh dipecahkan sehingga ke sel tunggal. Sistem di sebuah klinik, misalnya, mempunyai beberapa pecahan sistem yang lebih kecil dan pecahan sistem ini mungkin mempunyai beberapa sub sistem lagi sehingga ke peringkat sub sistem yang paling ringkas, yang tidak boleh dipecahkan lagi. Sistem klinik pula mempunyai sub sistem pesakit, sub sistem pekerja dan sub sistem farmasi. Sub sistem pesakit pula terdiri daripada sub sistem pendaftaran, sub sistem temu janji dan sub sistem rawatan. Contoh sebuah sistem yang mempunyai beberapa sub sistem ditunjukkan oleh Rajah 1.8.

Rajah 1.8: Sistem dan sub sistem

Supersistem Supersistem ialah sistem yang lebih besar yang mengandungi beberapa sub sistem. Contohnya, subsistem jabatan terkandung di dalam supersistem fakulti; sistem fakulti pula terkandung di dalam supersistem universiti.

OUM

15

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

UNIT 1 BAB 1

Sistem Fizikal dan Konseptual TAKRIFAN: Sistem fizikal adalah sistem yang terdiri daripada sumber-sumber fizikal yang boleh dilihat oleh mata kasar. Contoh kepada sistem fizikal adalah seperti firma bisnes yang terdiri daripada manusia, bangunan, perkakasan, perisian dan peralatan pejabat. TAKRIFAN: Sistem konseptual pula merupakan sistem yang menggunakan sumbersumber konseptual, yang tidak boleh dilihat secara fizikal untuk mewakili sistem fizikal.

Sumber konseptual yang dimaksudkan di sini ialah data dan maklumat. Sistem konseptual wujud sebagai idea di dalam fikiran pengurus, rajah atau graf di atas kertas atau paparan data di atas skrin. Pembuatan merupakan sistem fizikal yang terdiri daripada manusia, bahan mentah dan mesin yang bekerjasama untuk menghasilkan produk. Tetapi data dan maklumat yang disimpan di dalam sistem ini merupakan sistem konseptual yang mencerminkan apa yang berlaku di dalam sistem fizikal pembuatan. Melalui sistem konseptual pembuatan ini, pengurus boleh mengetahui tentang kuantiti bahan mentah yang digunakan, jujukan proses transformasi yang berlaku, pekerja yang mengendalikan operasi pembuatan dan kuantiti dan destinasi produk siap yang dihasilkan secara harian, mingguan atau bulanan. • Kepentingan Pandangan Sistem Pandangan sistem adalah cara kita melihat sesuatu perkara, masalah atau peristiwa dalam konteks sesebuah sistem. Ia melihat operasi bisnes sebagai sistem yang terkandung di dalam sebuah persekitaran yang lebih besar. Pandangan sistem memberi manfaat kepada pengurus dengan: (a) Menghuraikan kompleksiti struktur dan fungsi organisasi dengan konsep supersistem dan subsistem. Struktur umum dan terperinci serta hubung kait di antara setiap komponen sistem dapat ditakrif dan digambarkan dengan jelas. (b) Mengenalpasti objektif dan hala tuju organisasi. (c) Menentukan bagaimana setiap komponen sistem perlu bekerjasama untuk mencapai objektif organisasi.

(d) Mengenalpasti hubung kait organisasi dan persekitarannya. (e) Mementingkan nilai maklumat maklum balas yang boleh dicapai daripada sistem gelung tertutup.

16

OUM

UNIT 1 BAB 1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

1.5

DATA DAN MAKLUMAT

Data dan maklumat sering digunakan bersama di dalam sesuatu bidang. Tetapi, keduaduanya mempunyai takrifan yang berbeza. Data merupakan fakta asas atau fakta mentah yang boleh terdiri daripada teks, rajah, grafik, imej, bunyi atau klip video yang tidak bermakna. Contoh data ialah senarai pelajar yang mengandungi nama, nombor matrik, jantina, bidang dan alamat. TAKRIFAN: Data yang diproses ke dalam bentuk yang lebih bermakna kepada pengguna dipanggil sebagai maklumat.

Proses merupakan operasi yang dilakukan ke atas data untuk mengubah bentuk atau kandungannya. Data di dalam senarai pelajar tadi boleh diproses menjadi laporan atau graf yang menunjukkan peratus bilangan pelajar perempuan berbanding dengan pelajar lelaki yang mendaftar di universiti atau peratus bilangan pelajar mengikut bidang-bidang yang ditawarkan di universiti. Operasi lain yang boleh dilakukan ke atas data ialah operasi aritmetik, meringkaskan data, membina jadual dan sebagainya. Pemproses maklumat boleh terdiri daripada komponen komputer, bukan komputer atau gabungan kedua-duanya sekali yang akan mentransformasikan data kepada maklumat. Walau bagaimanapun, takrifan data dan maklumat adalah berbeza mengikut pandangan pengguna yang ingin menggunakannya. Data boleh dilihat sebagai maklumat dan sebaliknya mengikut pandangan individu yang berlainan. Misalnya, bil telefon merupakan sekumpulan data yang tidak bermakna kepada presiden sebuah syarikat telekomunikasi tetapi ia menjadi maklumat yang berguna kepada pelanggan telefon yang ingin membayar bil telefon.

1.6

JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

Sistem Maklumat di dalam organisasi dikenali sebagai Sistem Maklumat Berasaskan Komputer (Computer-Based Information Sistems - CBIS) yang dibangunkan mengikut fungsian di Peringkat Fungsian Organisasi. Contoh CBIS ialah Sistem Maklumat Perakaunan (Accounting Information System AIS) atau Sistem Maklumat Transaksi (Transaction processing System - TPS), Sistem Maklumat Pengurusan (Management information System - MIS), Sistem Pengautomasian Pejabat (Office Automation System - OAS), Sistem Sokongan Keputusan (Decision Support System - DSS), Sistem Berasaskan Pengetahuan (Knowledge Based System - KBS), Sistem Maklumat Eksekutif (Executive Information System - EIS) dan Sistem Maklumat Pembuatan. Di dalam unit ini, kita akan melihat lima jenis sistem maklumat utama, iaitu sistem maklumat perakaunan, sistem maklumat pengurusan, sistem pengautomasian pejabat, sistem sokongan keputusan, sistem berasaskan pengetahuan dan sistem maklumat eksekutif. Jadual 1.2 menunjukkan ciri-ciri lima CBIS tersebut.

OUM

17

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

UNIT 1 BAB 1

Jadual 1.2: Ciri-ciri Sistem Maklumat Utama (Adaptasi dari Laudon & Laudon, 2000)

Sistem Maklumat Perakaunan Sistem Maklumat Perakaunan (AIS) atau Sistem Maklumat Transaksi (TPS) adalah sistem yang digunakan di peringkat pengoperasian firma. AIS ialah sistem berkomputer yang melaksanakan dan merekodkan semua transaksi rutin atau harian firma. Contoh TPS ialah sistem gaji, sistem pendaftaran, sistem pesanan pelanggan dan sistem keputusan peperiksaan pelajar. Mari kita lihat apa yang berlaku di dalam sistem pendaftaran pelajar di universiti. Sistem pendaftaran ini melaksana dan merekodkan segala aktiviti pendaftaran pelajar pada setiap semester. Fail utama merupakan fail pendaftaran yang mengandungi maklumat terperinci pelajar dan kursus seperti nama, nombor matrik, alamat, fakulti, nombor telefon, nama kursus dan kod kursus yang dipanggil sebagai elemen-elemen data. Data-data akan dimasukkan ke dalam sistem dan data-data baru (seperti pendaftaran kursus dan bayaran yuran) akan mengemaskini elemen-elemen data tadi. Elemen data di dalam fail utama digabungkan untuk menghasilkan laporan yang diperlukan oleh pihak pengurusan dan pengguna yang berkaitan.

18

OUM

UNIT 1 BAB 1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

Sistem Maklumat Pengurusan Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) menyediakan maklumat pengurusan yang menyokong fungsi-fungsi perancangan, kawalan dan pembuatan keputusan dengan menghasilkan laporan khas dan berkala. MIS melaporkan operasi asas firma melalui data-data AIS. Rajah 1.9 menunjukkan contoh laporan yang dikeluarkan oleh MIS. Biasanya, laporan dihasilkan secara mingguan, bulanan atau tahunan dalam format yang umum. MIS mempunyai keupayaan analitikal yang rendah dan tidak fleksibel.

Rajah 1.9: Contoh laporan yang dikeluarkan oleh MIS

Sistem Sokongan Keputusan Sistem Sokongan Keputusan (DSS) adalah sistem maklumat yang membantu pengurus menyelesaikan masalah dan membuat keputusan dalam isu-isu spesifik. DSS menjawab persoalan seperti “Di manakah lokasi yang paling sesuai untuk firma membuka cawangan yang baru?”, dan “Apakah cara yang paling efektif untuk memperkenalkan idea baru dalam produk firma?” Sistem Automasi Pejabat Sistem Automasi Pejabat (OAS) adalah sistem komputer yang terdiri daripada peranti elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktiviti di kalangan pengurus dan pekerja. Di antara aplikasi OAS yang sering digunakan ialah pemprosesan perkataan, e-mel, kalendar elektronik, mesin faksimili, konferens audio, konferens video, konferens komputer dan “desktop publishing”. Sistem Berasaskan Pengetahuan Sistem Berasaskan Pengetahuan (KBS) ialah sistem komputer yang boleh meniru cara manusia menyelesaikan masalah seperti berfikir, belajar atau memberikan penerangan penyelesaian dengan menggunakan kepintaran buatan dan pengetahuan yang disimpan di dalam pangkalan data yang mengandungi pengetahuan domain tertentu seperti perubatan, kewangan atau insuran. Bidang kepintaran buatan mempunyai banyak aplikasi atau sistem yang diwakili oleh KBS. Di antaranya ialah sistem pakar, rangkaian neural dan algoritma genetik.

OUM

19

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

UNIT 1 BAB 1

1.7

JABATAN SISTEM MAKLUMAT

Cuba anda fikirkan, apakah kepentingan jabatan sistem maklumat kepada sesebuah organisasi?

Jabatan Sistem Maklumat (IS) membangun dan menyelenggara sistem maklumat firma. Jabatan ini juga dikenali sebagai Jabatan Perkhidmatan Maklumat, Jabatan Teknologi Maklumat (IT) dan Jabatan Sistem Maklumat Pengurusan (MIS). Struktur dan nama jabatan ini berbeza mengikut firma. Di dalam firma yang kecil, mungkin hanya seorang sahaja individu yang mengendalikan semua tugas yang berkaitan dengan sistem maklumat manakala firma yang lebih besar mempunyai beberapa unit di dalam jabatan IS serta bilangan pekerja yang lebih ramai untuk melaksanakan tugas khusus bagi setiap unit tersebut. Rajah 1.10 menunjukkan carta organisasi umum jabatan IS.

Jabatan IS/IT

Pembangunan Aplikasi Pentadbir Pangkalan Data

Sokongan Sistem Pentadbir Rangkaian

Sokongan Pengguna Sokongan Web

Rajah 1.10: Carta organisasi umum jabatan IS

1.7.1

Pakar Maklumat

TAKRIFAN: Pakar Maklumat merujuk kepada kakitangan firma yang bertanggungjawab di dalam membangun dan menyelenggara sistem maklumat firma.

Terdapat lima kategori pakar maklumat, iaitu Juru Analisa Sistem, Pentadbir Pangkalan Data (DBA), Pentadbir Rangkaian, Pengaturcara dan Operator. • Juru Analisa Sistem membangunkan sistem baru atau meningkatkan sistem semasa firma. Juru Analisa menakrif masalah, dan mendokumenkan analisis dan rekabentuk sistem dan membina sistem yang dicadangkan. Interaksi dan kerjasama dengan pengguna dan pihak pengurusan perlu untuk menghasilkan sistem yang memenuhi keperluan pengguna. Pentadbir Pangkalan Data membina dan menyelenggara pangkalan data yang mengandungi data yang diperlukan untuk menghasilkan maklumat pengguna.

20

OUM

UNIT 1 BAB 1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

Pentadbir Rangkaian membina dan menyelenggara rangkaian komunikasi data yang menghubungkan dan membenarkan perkongsian sumber-sumber pengkomputeran. Perkembangan Internet dan World Wide Web telah melahirkan pakar baru dalam bidang ini yang dikenali sebagai Webmaster atau Web designer. Pengaturcara menulis kod-kod atur cara di dalam bahasa pengaturcaraan tertentu berdasarkan dokumentasi rekabentuk yang ditulis oleh juru analisa sistem. Pengaturcara juga menguji atur cara yang ditulis supaya bebas dari ralat sintaks dan ralat logik. Operator komputer mengendalikan peralatan pengkomputeran berskala besar seperti komputer kerangka utama dan mini. Mereka melakukan tugas-tugas rutin komputer seperti mengawasi operasi sistem komputer, mengendalikan pencetak, storan data dan membantu pengguna yang mengalami masalah. Andaikan sesebuah organisasi tidak mempunyai salah satu daripada pakar maklumat yang telah dijelaskan. Cuba senaraikan kesan-kesan yang akan timbul hasil daripada kekurangan ini.

1.8

TREN PENGKOMPUTERAN PENGGUNA AKHIR

Perkembangan teknologi maklumat telah menjadikan ramai manusia mempunyai literasi komputer pada tahap yang minimum atau pada tahap yang lebih tinggi. Perkembangan ini telah membolehkan pengguna komputer mengguna atau membangunkan sistem komputer tanpa bantuan pakar maklumat. Pengguna sistem, iaitu mereka yang menggunakan sistem maklumat berasaskan komputer juga dikenali sebagai pengguna akhir. Pembangunan sebahagian atau keseluruhan sistem maklumat oleh pengguna dipanggil sebagai pengkomputeran pengguna akhir (End user Computing - EUC). Pengkomputeran pengguna akhir berkembang kerana faktor-faktor berikut: • • Peningkatan literasi komputer. Peningkatan kerja-kerja tertangguh di Jabatan Sistem Maklumat. Permintaan yang tinggi untuk membangun dan menyelenggara sistem maklumat telah menyebabkan banyak tugas di jabatan sistem maklumat tidak boleh disiapkan dalam masa yang ditetapkan. Harga perkakasan semakin murah. Ini memudahkan pengguna membeli perkakasan dan mempelajarinya sendiri. Pilihan pakej perisian yang banyak di pasaran. Pakej perisian yang menyediakan fungsi-fungsi umum sesuatu aplikasi sistem ini boleh diubah mengikut keperluan spesifik sesuatu firma serta mudah digunakan oleh pengguna yang mahir atau kurang mahir untuk melaksanakan sistem berasaskan komputer.

• •

OUM

21

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

UNIT 1 BAB 1

1.9

MENCAPAI CBIS (COMPUTER BASED INFORMATION SYSTEM)

Setiap sistem di dalam CBIS mempunyai kitar hayat yang mempunyai permulaan dan pengakhiran di mana sistem tersebut tidak lagi diperlukan dan digantikan dengan sistem lain. Proses ini dipanggil sebagai kitar hayat pembangunan sistem (System Development Life Cycle - SDLC) yang mengandungi fasa-fasa perancangan, analisis, reka bentuk, pelaksanaan dan penyelenggaraan. Tentu anda masih ingat lagi tentang SDLC yang telah anda pelajari di dalam kursus Analisis dan Reka Bentuk Sistem dahulu bukan? Selain daripada pendekatan tradisional SDLC ini, CBIS juga boleh dilaksanakan dengan menggunakan pendekatan yang lebih drastik dan pantas yang dikenali sebagai kejuruteraan semula proses bisnes (Business Process Reengineering - BPR). BPR juga telah diperkenalkan di dalam modul yang dinyatakan di atas. BPR merujuk kepada proses memikirkan dan mereka bentuk semula proses bisnes untuk mencapai peningkatan dramatik dalam kos, kualiti dan servis (Hammer et. al, 1993). Sebagai contoh, proses semakan kredit yang mengambil masa selama 6 hari berjaya dipendekkan menjadi 4 jam. BPR menggabungkan kedua-dua strategi penciptaan inovasi bisnes dengan strategi peningkatan besar proses bisnes untuk menjadikan organisasi lebih kukuh dan lebih berdaya saing melalui penggunaan teknologi maklumat. Andaikan sesebuah organisasi tidak mempunyai salah satu daripada pakar maklumat yang telah dijelaskan. Cuba senaraikan kesan-kesan yang akan timbul hasil daripada kekurangan ini.

Latihan 1.3
1. Takrifkan istilah-istilah berikut: • eksekutif • sistem • pengkomputeran pengguna akhir Bezakan di antara: • Data dan maklumat • Literasi komputer dan literasi maklumat • Pemproses maklumat dan pakar maklumat Siapakah pengguna sistem maklumat? Apakah mekanisma kawalan bagi firma? Dengan bantuan pengaturcara, seorang pengurus di sebuah jabatan akaun menggunakan Microsoft Excel untuk menghasilkan lejer dan kunci kira-kira bulanan. Adakah ini contoh EUC? Terangkan alasan anda.

2.

3. 4. 5.

22

OUM

UNIT 1 BAB 1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

RUMUSAN
Setelah menyelesaikan pembacaan dalam bab 1, anda seharusnya telah memperolehi penjelasan yang lengkap berkenaan kepentingan maklumat, jenis pengguna sistem serta hubungkait antara komponen-komponen sistem. Secara ringkasnya, keseluruhan bab ini dapat disimpulkan seperti penerangan berikut. Maklumat merupakan salah satu daripada sumber organisasi yang penting dan perlu diuruskan dengan baik. Bentuk perniagaan yang semakin kompleks dan peningkatan kemahiran komputer merupakan faktor penggalak kepada pengurusan maklumat. Data adalah fakta mentah yang tidak mempunyai makna manakala maklumat ialah data yang diproses ke dalam bentuk yang lebih bermakna. Jenis sistem maklumat berasaskan komputer yang utama ialah sistem maklumat perakaunan atau sistem maklumat transaksi, sistem maklumat pengurusan, sistem pengautomasian pejabat, sistem sokongan keputusan, sistem berasaskan pengetahuan, sistem maklumat eksekutif dan sistem maklumat pembuatan. Unit firma yang bertanggungjawab untuk membina dan menyelenggara sistem dipanggil sebagai jabatan sistem maklumat. Jabatan ini mempunyai pakar maklumat yang terdiri daripada Juru Analisa sistem, Pentadbir pangkalan data, Pentadbir rangkaian, Pengaturcara dan Operator komputer. Tugas pakar maklumat dapat diringankan dengan penglibatan pengguna di dalam membangunkan sistem. Fenomena ini dikenali sebagai tren pengkomputeran pengguna akhir.

OUM

23

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.