APRESENTAO

Ol aluno, seja bem vindo!

O curso est estruturado em 2 mdulos, veja abaixo: Mdulo I Funes do Auxiliar de Escritrio Mdulo II Notas Fiscais, tipos de vendas e cheques

Objetivo geral: O curso capacita o aluno a analisar, propor e sistematizar rotinas de expediente de trabalho, assessorando todo o processo de gesto; atender com eficcia a clientes internos e externos; resolver problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e produtividade dos servios. Em vrios momentos voc ser solicitado a participar de exerccios e testar seus conhecimentos. Desse modo importantssimo que voc esteja aberto a receber novas informaes e a associ-las ao seu dia-a-dia.

Bons Estudos!

MDULO I FUNES DO AUXILIAR DE ESCRITRIO

So vrias as funes do Auxiliar de Escritrio, entre eles podemos destacar:

Todas essas funes esto relacionadas aos servios de escritrio, conforme determina o C.B.O (Classificaes Brasileiras de Ocupaes), cuja referncia : 3-9310, que deve ser registrada na CTPS (Carteira de Trabalho e Previdncia Social).

As funes da administrao: A Administrao de uma empresa compreende diversas funes. Veja abaixo:

Previso: Compreende a fixao de metas. Planejamento: Refere-se a consolidao da previso em planos e programas. Organizao: Corresponde as atribuies das diversas funes que cada setor ou departamento desempenhar. Coordenao: Refere-se o acompanhamento de diversas funes. Controle: Tem como funo garantir o cumprimento dos planos e programas estabelecidos, bem como corrigir as falhas.

Direito comercial o conjunto de normas que regulam a atividade do Comerciante e das Sociedades Comerciais (Empresas), bem como a prtica dos atos de comrcio.

Personalidade Jurdica da Sociedade Comercial, Classificao das Empresas A empresa somente comea a existir depois da inscrio do Contrato no Registro do Comrcio, que est a cargo das Juntas Comerciais do Estado e nos rgos dos Governos: Federal, Estadual e Municipal. O objetivo da empresa produzir bens e ou prestar servios. As atividades das Empresas Jurdicas, so classificadas por cdigos, conforme CNAE (Classificao Nacional de Atividade Econmica). As empresas so classificadas , conforme suas atividades, como:

Empresas Extrativistas: Extraem ou coletam recursos naturais, como: minerais, vegetais ou animais, como a caa e a pesca, a minerao, etc.

Empresas Agropecurias, compreendendo: Agrcolas plantam, cultivam e colhem os diversos produtos agrcolas.Pecurias criam, reproduzem e exploram os derivados de animais bovinos, eqinos, sunos, etc.

Empresas Industriais:Realizam a transformao de bens, dando-lhes novas formas. Exemplo: a

transformao da matria prima em produtos finais. Empresas de Servios, compreendendo: - Comerciais= lojas, bares, farmcias, etc.- Financeiras= Bancos, Cia. de seguros, etc. - Transporte= areos, martimos, rodovirios, etc - Diversos= hospitais, hotelaria, teatro, etc Pessoas Fsicas e Pessoas Jurdicas As leis brasileiras distinguem as pessoas jurdicas das pessoas fsicas, da seguinte forma: a)Pessoa Fsica = todo ser humano ou pessoa natural, voc, seu pai, etc. O Cdigo Civil, no art. 2, diz que todo ser humano com direitos e obrigaes. b) Pessoa Jurdica = uma firma ou empresa que explora uma atividade com o objetivo de lucro, que pode ser uma empresa: grande, mdia ou pequena. A pessoa jurdica, conforme determina o Cdigo Civil, em seu art. 17, divide em: Empresas Privadas: So empresas constitudas como capital de pessoas particulares, sem participao do Governo. Empresas Pblicas: O capital social dessas empresas so de origens de Governos, Federal, Estadual ou Municipal. Exemplo: Ministrio do Trabalho, Secretaria da Fazenda e Colgio Municipal de Belo Horizonte. Empresas Mistas: O capital dessas empresas so de origem dos Governos e de particulares. Exemplo: CEMIG, COPASA, BANCO DO BRASIL.

Multinacionais, As Micro-Empresas As multinacionais so empresas que se expandem alm das fronteiras de seu pas, estabelecendo-se em outras naes. Exemplo: FIAT S/A, BANCO DO BRASIL S/A, etc. Conforme a Lei N 10.992, de 29/12/92, Decreto N 34.566, de 26/02/93, regulamenta o que Micro-Empresa: So empresas de pequeno porte, micro-produtor e produtor de pequeno porte.

A Micro-Empresa considerada pessoa Jurdica ou firma individual, s pode ser constituda por pessoas fsicas domiciliadas no pas.

Concordata e Falncia

Comrcio Atacadista e Comrcio Varejista A atividade comercial pode ser dividida em 2 grupos de comrcio de servios.

Comrcio Atacadista a compra de mercadorias em grande escala, geralmente em embalagens fechadas e em srie.

Comrcio Varejista a compra de mercadorias em pequena escala, isto , em quantidade mnima, porque em geral, so feitas diretamente ao consumidor final.

A Atividade de Compra, Pedido de Compra A funo de comprar to importante para a empresa quanto sua atividade de produo e vendas. O processo de compras, obedece a cinco fases.

Sabendo disso, ser que voc capaz de enumer-las de acordo com sua ordem?

Veja o gabarito no final da apostila

A compra e venda constituem um contrato bilateral: Quem vende compromete-se a entregar determinada mercadoria. E quem compra, a pagar o preo combinado, conforme citado no Artigo 1.122, do Cdigo Civil.

Documentos do Setor de Vendas O setor de vendas envolve a emisso de certos documentos que registram e do forma legal s obrigaes comerciais. Entre estes documentos, as Notas Fiscais so de grande importncia, pois sem elas as mercadorias no podem circular legalmente.

Nota Fiscal A nota fiscal um documento legal utilizado para acobertar o trnsito e a transmisso de propriedade de mercadorias. A nota fiscal hoje padronizada em todo o territrio Nacional. atravs da nota fiscal que se comprova a origem da mercadoria, especificando o cdigo, produtos origem, quantidade, preo, etc.Veja abaixo os modelos de Notas Fiscais utilizados pelas empresas comerciais, industriais e outras so: Nota Fiscal Modelo 1 e A: Estes modelos so utilizados para entradas e sadas de mercadorias nos estabelecimentos (Empresa) Industriais e Comerciais. Nota Fiscal Modelo 2: Este modelo utilizado para a venda vista, o prprio comprador poder retirar a mercadoria. Esta Nota Fiscal poder ser substituda pelo cupom da mquina registradora, quando utilizado pela Secretaria de Estado da Fazenda.

Cupom Fiscal: um documento que pode ser emitido pelos varejistas em substituio Nota Fiscal de Venda Modelo 2. O Cupom Fiscal emitido por meio de mquinas registradoras, muito comum nos supermercados e lojas com grandes vendas.

Nota Fiscal de Servio: A Nota Fiscal de Servio um documento que deve ser emitido pela empresa, cujo ramo de negcio a prestao de servios. So em geral consertos de mquinas.

Instrues para preencher a Nota Fiscal Modelo 1 e 1A A Nota Fiscal quando preenchida mo ou manuscrita, sero carbonadas com papel carbono de duas faces, se preenchida por processo eletrnico de dados o carbono ser de uma face. O preenchimento dos Campos de uma Nota Fiscal, modelo 1 e 1A, devem obedecer algumas instrues.

1- a) Sada: Colocar o X, quando se tratar de Vendas de mercadorias, dentro ou fora do mesmo Estado. b) Entrada: Colocar o X, quando se trata de devoluo, transferncia,Matria-prima, ou outros casos com relao as mercadorias.

2- Natureza da Operao a) Escrever: Venda quando se tratar de venda vista, a prazo ou a crdito. b) Escrever: Devoluo, Transferncia, Exposio de produtos ou outros casos.

3- O CFOP (Cdigo Fiscal de Operaes e Prestaes): o cdigo utilizado na Nota Fiscal, sua finalidade para especificar em decorrncia da operao interna, interestadual ou externa (exterior), em estabelecimento de contribuinte no Estado.

4- INSC. Estadual do Substituto Tributrio: No nosso caso, deixar em branco. Este campo utilizado em casos especiais, conforme a Lei.

5- Nome/Razo Social- CNPJ/CPF- Endereo- Bairro- CEP- Municpio- FONE/FAXUF- Inscrio Estadual: Para preencher este campo da NF, deve-se tirar os dados que consta no Pedido de Vendas.

6- Data de Emisso- Data da Sada/Entrada- Hora da Sada: Estes Campos, devero ser preenchidos, no dia em que for entregar a mercadoria ao comprador.

7- Cd. Prod. (Cdigo do Produto): Refere-se ao cdigo da tabela TIPI (Tabela de Incidncia sobre Produtos Industrializados) utilizado pelas empresas industriais, para codificar os produtos fabricados.

8- Descrio dos Produtos: Transcrever para este Campo, conforme consta no Pedido de Vendas, refere-se as mercadorias vendidas.

9- CF (Classificao Fiscal): Usar 2 dgitos a) O 1 dgito, Origem de mercadoria: Nacional ou Estrangeira. b) O 2 dgito, Informar se o produto ser ou no tributado ( incidncia ou no do ICMS). a) 1 Dgito: 0 (Zero) Nacional (Brasileiro) - 1(Um) Estrangeiro/Importao Direta 2 (Dois) Estrangeira, adquirida no mercado interno. b) 2 Dgito: 0(Zero) Tributada Integral- 1(Um) Tributada, com cobrana do ICMS p/substituio 2 (Dois) Com reduo de Base de Clculo- 4 (Quatro) Isenta ou no Tributada- 9 (Nove) OutrasExemplo: 00, significa = mercadoria (0) Nascional, (0) Tributada Integral

10 -C.S.F (Cdigo de Situao Tributria): No nosso caso, deixar em branco. Para o uso da Secretaria de Estado da Fazenda.

11- Unidade: Poder abreviar o nome do produto, no Campo Unidade da Nota Fiscal, conforme abreviado no quadro abaixo: Mercadorias Sapato Jogo Conjunto Pea (Roupa) Quilograma Metro Dzia Abreviatura na Unidade PR JG Conj/ ou CJ P KG M DZ

12- Quantidade V. Unitrio: Preencher estes Campos, com os dados do Pedido de Vendas.

13- Valor Total: Ser o resultado de: Campo V. Unitrio vezes o Campo Quantidade.

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14- Alquota/ICMS (Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios): Observar o Destino da mercadoria, ou seja, qual a unidade da Federao (Estado) ser enviada a mercadoria.

15- Alquota/IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): No nosso caso, deixar em branco. O IPI cobrado de acordo com a tabela TIPI (Tabela de Incidncia do Imposto s/ Produtos Industrializados), somente utilizado pelas empresas Industriais.

16- Valor Total dos Produtos: o resultado do somatrio, dos valores constantes no Campo Valor Total da Nota Fiscal.

17- Valor do Frete Valor do Seguro Outras Despesas Acessrias: Transcrever para esses Campos, os Valores que constam no pedido de Vendas (se houver).

18- Valor Total do IPI: No nosso caso, deixar em branco. Usar somente nos casos de empresas industriais.

19- Valor Total da Nota: o resultado da somatria, dos Campos: Valor Total dos Produtos + Valor do Frete + Valor do Seguro + Outras Despesas Acessrias + Valor do IPI (se houver).

20- Base de Clculo do ICMS: o resultado do somatrio, dos Campos: Valor Total dos Produtos + Valor do Frete + Valor do Seguro + Outras Despesas Acessrias (se houver).

21- Valor do ICMS: De posse do Valor do Campo Base de Clculo do ICMS x a Alquota /ICMS, que consta no Campo correspondente, da Nota Fiscal. O resultado ser o valor do ICMS.

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22- Nome/Razo Social Frete por Conta Placa do Veculo UF CNPJ/CPF Endereo Municpio UF Inscrio Estadual: Preencher estes Campos, com os dados da Transportadora que consta no Pedido de Vendas (se houver).

23- Quantidade: o resultado que consta no Campo Quantidade de mercadorias.

24- Espcie: Escrever o tipo de mercadoria que consta no Campo Descrio dos Produtos Exemplo: Mveis de Madeira ou Inox, Material Eltrico, Louas, Estofados e etc.

25- Marca: Refere-se a forma que o produto est embalado ou outra referncia que for necessria.

26- Nmero: Escrever, neste Campo, o nmero da Nota Fiscal, que est relacionado as mercadorias.

27- Peso Bruto: Ser o peso total das mercadorias que consta no Nota Fiscal, incluso as embalagens internas e externas das mercadorias.

28- Peso Lquido: Ser o peso total das mercadorias que consta na Nota Fiscal, excluindo as embalagens internas e externas das mercadorias.

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MDULO II NOTAS FISCAIS, TIPOS DE VENDAS E CHEQUES

Cancelamento da Nota Fiscal, Prazo de Validade da nota Fiscal Todos os modelos de Nota Fiscal, quando cancelados, por qualquer motivo, ou seja, erro no clculo do ICMS, nome do cliente, preo de mercadorias, etc, dever manter todas as vias anexadas no talonrio, com declarao do motivo do cancelamento, em todas as vias. Uma vez emitida a Nota Fiscal, ter validade nos seguintes prazos: a) At 24 horas dentro do municpio, onde a Empresa emitente da Nota Fiscal, est situada e para localidade distante at 100 Km; b) At 3 dias, quando se tratar de transporte de mercadorias situada acima de 100 Km, da sede da empresa emitente da Nota Fiscal. c) Quando se tratar de transporte de animais, aves e produtos perecveis, observar o seguinte: at 5 dias para percurso de at 50 Km; at 10 dias para percurso acima de 50 at 100 Km; at 15 dias para percurso acima de 100 at 150 Km; at 25 dias para percurso acima de 150 Km; de 30 a 60 dias, quando se tratar de remessa de mercadorias para outras localidades mais distantes.

Permanncia do Arquivamento das Notas Fiscais, Tributos Todos os modelos de Notas Fiscais devero permanecer arquivados pelo prazo de 5 anos contados da data de emisso. Tributos so receitas criadas pelos Estados, Municpios e pela Unio, com o objetivo de cobrir as suas despesas.

Os principais tipos de impostos so: IPI Imposto sobre Produtos Industrializados O IPI um imposto resultante de qualquer operao definida como industrializao, mesmo incompleta, parcial ou intermediria. As alquotas do IPI esto relacionadas no TIPI (Tabela de Incidncia do Imposto sobre Produtos Industrializados)

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ICMS Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios O ICMS um tributo de competncia dos Estados e do Distrito Federal. A cobrana desse imposto com base em trs tipos de operaes: a) Circulao de Mercadorias b) Prestao de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal c) Prestao de Servios de Comunicao A alquota, ou seja, o percentual para cobrana de ICMS de acordo com a Regio econmica de cada Estado da Federao Brasileira.

Contribuinte, Alquota ou Percentual do ICMS O contribuinte qualquer pessoa Fsica ou Jurdica que adquiriu o produto ou a mercadoria para uso prprio ou para revenda. A alquota encontra-se destacado na Nota Fiscal. Existem diferentes classes de alquotas, veja: 12% - Nas Operaes e Prestaes Interestaduais, quando destinados as Regies: - Regio SUL Estados do Paran, Santa Catarina, Rio Grande do Sul. - Regio SUDESTE Estados de Minas Gerais, Rio de Janeiro e So Paulo. 7% - Nas Operaes e Prestaes Interestaduais, quando destinados as Regies: - Regio NORTE Estados do Acre, Amap, Amazonas, Par, Rondnia, Tocantins. - Regio NORDESTE Estados de Alagoas, Bahia, Cear, Esprito Santo, Maranho, Paraba, Pernambuco, Piau, Rio Grande do Norte e Sergipe. - Regio CENTRO-OESTE Estados de Gois, Mato Grosso do Sul, Distrito Federal e Mato Grosso. 18%- Nas seguintes operaes: - Pelas vendas de: Pessoas Jurdicas, dentro do Estado de Minas Gerais. - Pelas vendas de: Pessoas Jurdicas para Pessoas Fsicas, dentro ou fora do Estado de Minas Gerais. 25% - Nas operaes internas, considerados produtos suprfluo, como: - cigarros, perfumes,jias, bebidas alcolicas, embarcaes de esportes, armas e munies, fogos de artifcios, cosmticos e produtos de toucador, artefatos de joalheria, gasolina, telefonia.

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12% - Nas operaes que compem a Cesta Bsica, como: - arroz, fub de milho, feijo, farinha de mandioca, leite tipo A e B, peixes, gado bovino, suno, mquinas e aparelhos para uso da prpria empresa, para integrar o Ativo. 13% - Nas operaes de exportao. No pargrafo 6, do Regulamento do ICMS, considera exportao direta, do estabelecimento exportador ou remetente at o porto, aeroporto ou zona de fronteira, localizada em outra unidade da Federao.

Quadro Prtico do ICMS De acordo com a Resoluo n 22, do Senado Federal, relacionamos no Quadro Prtico as alquotas para serem aplicadas s operaes (vendas ou servios), somente as Pessoas Jurdicas, entre as diferentes Unidades da Federao, ou seja, fora do UF (Estado), onde a empresa est situada. As Regies relacionadas, no Quadro abaixo, esto distribudas por ordem Econmica, a saber:

Nota: a) DESTINO: refere-se a Regio (Estado), para onde a mercadoria ser enviada. b) ORIGEM: refere-se a Regio (Estado), onde a empresa vendedora est situada.

Exemplo: operao entre os Estados de So Paulo e Cear Origem: So Paulo = Destino Cear: alquota 7% Origem: Cear......... = Destino So Paulo: alquota 12%

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Tipos de Vendas H vrias modalidades de vendas de mercadorias.

Vendas Vista So vendas efetuadas com pagamento imediato, atravs de dinheiro, cheque ou carto de crdito.

Venda Prazo So as vendas efetuadas com prazo de 30, 60 ou mais dias.

Vendas Prestao ou Crdito So as vendas efetuadas em parcelas. Neste tipo de venda, o cliente ter que preencher uma Ficha ou Proposta de Abertura de Crdito. O cliente ser consultado a saber se tem ficha na praa e tambm faz a Anlise de Crdito, atravs do seu contracheque.

Abertura e a Concesso de Crdito Aps aprovao do credirio a empresa preenche os seguintes documentos: a) PAC Proposta de Abertura de Crdito; b) Carn de pagamento das prestaes; c) Nota Fiscal; d) Ficha de Conta Corrente, para controle dos pagamentos.

Faturamento e Duplicata, Cheque A FATURA um documento de carter essencialmente comercial, sua finalidade principal informar ao cliente a relao de Notas Fiscais e a data do vencimento para pagamento da duplicata. A DUPLICATA o ttulo de crdito emitido com base em obrigaes proveniente de compra e venda comercial ou prestao de servios. A duplicata cpia da fatura. O cheque um impresso que depois de preenchido, uma ordem de pagamento vista, ao portador ou outra pessoa.

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As pessoas que figuram no cheque so: a) Sacador: aquele que emite o cheque ou emitente. b) Sacado: o Banco onde est depositado o dinheiro do eminente do cheque.

Tipos de Cheques: Agora vou mostrar os tipos de cheques e o que cada um representa.

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Arquivo toda a coleo de documentos classificados, conservados em determinada ordem, permitindo a utilizao, tanto imediata quanto futura.

Existem vrios mtodos de arquivamento, como por exemplo: a) Mtodo Alfabtico As pastas suspensas so colocadas em ordens alfabticas. b) Mtodo Numrico As pastas suspensas so colocadas em ordem numrica crescente.

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GABARITO EXERCCIO:
A funo de comprar to importante para a empresa quanto sua atividade de produo e vendas. O processo de compras, obedece a cinco fases. Sabendo disso, ser que voc capaz de enumer-las de acordo com sua ordem?

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