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Manual para proveedores

Contenido
CAPÍTULO I 1. Introducción 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 Sobre Bavaria S.A. Breve reseña historica de Bavaria Qué es Bavaria S.A. Nuestra visión Nuestra misión Nuestros valores Sobre SABMiller PLC Vicepresidencia Cadena de Abastecimiento División de Compras División Gestión de Proveedores División Planeación Materiales División Planeación Demanda y Capacidad División Planeación Operaciones División Desarrollo Cadena de Abastecimiento

CAPÍTULO II 2. Orientación sobre el presente manual 2.1 Objetivo

2.2 2.3 2.4

Alcance Cómo y cuándo emplearlo Control de las versiones

CAPÍTULO III 3. Términos y definiciones

CAPÍTULO IV 4. Pautas éticas para proveedores

CAPÍTULO V 5. Posición de SABMiller frente al desarrollo sostenible 5.1 5.2 Compromisos de SABMiller con las compras responsables. Nuestro enfoque del desarrollo sostenible en nuestra cadena de abastecimiento

5.2.1 El desarrollo Sostenible como un todo en nuestra cadena de abastecimiento 5.2.2 Derechos humanos fundamentales

6 6.3.3.1 Evaluación de procesos a proveedores 6.1.1 Inscripción 6.5 6.1 6.4.CAPÍTULO VI 6.2 6.3 6.5 6.1.3.3. clasificación y segmentación de proveedores 6.4 Comité estratégico de proveedores Proceso de compra Solicitud de pedido Petición y precentación de ofertas Adjudicación y órdenes de compra ó pedidos Entrega de materiales Verificación de facturas Pago a proveedor Evaluaciones a los proveedores 6.2 Clasificación 6.2 Evaluación de desempeño de proveedores 6.3.7 Análisis de la capacidad de proveedores Programas de mejora PMP Programa de productividad CIPRES .3.1 Inscripción.4 6.3 Segmentación de proveedores 6.6 6.1. Lineamientos básicos para proveedores en Bavaria 6.3 6.2 6.4.

1 8.3 8.2 9.9 6.10 Ética y desarrollo sostenible Certificación de proveedores Premiación de proveedores CAPÍTULO VII 7.5 Módulo adquisiciones Módulo estado de cuenta Módulo información general Módulo evaluación de desempeño Módulo aprovisionamiento CAPÍTULO IX 9. Reuniones y convención de proveedores CAPÍTULO VIII 8. Anexos 9.2 8.3 Anexo 1: Manual de contratistas Anexo 2: Formulario de inscripción para pago electrónico Anexo 3: Poder especial para autorización de pagos a terceros .6. Portal de proveedores 8.1 9.4 8.8 6.

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. del cumplimiento de estos objetivos que persigue nuestro modelo de gestión de cadena de suministro.Manual para proveedores CAPÍTULO I 1. se elaboró este Manual de Proveedores. por esta razón. los cuales buscan alcanzar objetivos comunes. ágiles.. los proveedores son socios de negocios y parte integrante de nuestros procesos de trabajo. con el propósito de fortalecer la comunicación y el entendimiento mutuo. mantener comunicaciones claras. para operar con estándares de clase mundial que tiendan a la satisfacción de sus clientes y a la integración de sus proveedores como socios de negocios. De igual forma. E 10 . fortalecer nuestras relaciones comerciales. las mejoras que Bavaria S. agradeceremos tomar la debida nota de los lineamientos básicos y recomendaciones presentados en este Manual de Proveedores. INTRODUCCIÓN n Bavaria S. frecuentes. A. este documento tiene como propósito poner en conocimiento de todos los proveedores. A. viene implementando en todos sus procesos. para lo cual es imprescindible su colaboración. En consecuencia. y así lograr beneficios para las partes.

1. algunos investigadores y la compañía. como se mencionó anteriormente. es la sociedad matriz de compañías con domicilio en Colombia. Bavaria es una sociedad subordinada de SABMiller plc.2 Qué es Bavaria S.A. Bolivia. Ecuador y Panamá.. 1. Bavaria se fusionó con SABMiller plc.A. No obstante.1. De conformidad con lo previsto en la ley colombiana.1. un inmueble en donde se construiría Kopp´s Deutshe Brawerei.A. el 4 de abril de 1889.1 Breve reseña histórica de Bavaria La sociedad Kopp y Castello adquirió.1 Sobre Bavaria S. El 12 de octubre de 2005. Por esta razón. se creó el Consorcio de Cervecerías Bavaria. Manual para proveedores INTRODUCCIÓN 11 . desde octubre del 2005. señalaban esta fecha como el día de la fundación de Bavaria.1. Bavaria S. y teniendo en cuenta la participación directa e indirecta en el capital social. El 4 de noviembre de 1930.

Por tal razón. con fábrica en Yumbo (Valle) Maltería Tropical. en Cartagena (Bolívar) Impresora del Sur (Valle) Sociedad Portuaria Bavaria Inversiones Maltería Tropical Bavaria. en línea con las directrices corporativas de SABMiller. con fábrica en Itagüí (Antioquia) Cervecería del Valle. por su parte. tiene las plantas de: • • • • • • Cervecería de Barranquilla Cervecería de Bucaramanga Cervecería de Bogotá Cervecería de Boyacá Cervecería de Tocancipá Maltería de Tibitó Manual para proveedores INTRODUCCIÓN 12 . actualmente Bavaria determina las políticas de sus subordinadas en Colombia: • • • • • • Cervecería Unión.

1. • • • • • Por la efectividad de nuestro mercadeo Por la calidad de nuestros productos Como la mejor fuente de empleo Como el mejor socio Por nuestra responsabilidad social 1.4 Nuestra misión Crecer en el mercado a un consumo per cápita anual de 60 litros.1.1 Sobre Bavaria !!! 1. en cada una de las categorías de bebidas y en todos los segmentos del mercado. Manual para proveedores INTRODUCCIÓN 13 .3 Nuestra visión Ser la compañía más admirada en Colombia y un gran contribuyente a la reputación global de SABMiller.1. asegurando el liderazgo de nuestro portafolio de marcas nacionales e internacionales.

• Nuestra reputación es indivisible. Trabajamos y ganamos en equipo. Entendemos y respetamos a nuestros clientes y consumidores.5 Nuestros valores • • • • Nuestra gente es nuestra ventaja más duradera.1.1. La responsabilidad es clara e individual. Manual para proveedores INTRODUCCIÓN 14 .1 Sobre Bavaria !!! 1.

1.2 Sobre SABMiller PLC Manual para proveedores INTRODUCCIÓN 15 .

Manual para proveedores INTRODUCCIÓN 16 .

3 Vicepresidencia Cadena de Abastecimiento (Supply Chain) Vicepresidente Cadena de Abastecimiento Asistente personal Planeación de Operaciones Planeación de Materiales Planeación de Demanda y Capacidad Gestión de Proveedores Manual para proveedores INTRODUCCIÓN 17 Desarrollo Cadena de Abastecimiento Compras .1.

2 División Gestión Proveedores Realiza todas las actividades relacionadas con gestión de proveedores tales como: • Inscripción. clasificación y segmentación de proveedores • Evaluación de procesos • Evaluación de desempeño • Gestión de la capacidad instalada • Programas mejoramiento PMP • Programa de mejoramiento CIPRES • Ética y desarrollo sostenible • Administración maestro de proveedores • Premiación de proveedores Manual para proveedores INTRODUCCIÓN 18 . 1.3 VP Cadena de Abastecimiento 1.3. CAPEX. material de empaque.3. servicios.1. compras en plantas y desarrollo de nuevos productos.1 División de Compras Realiza las compras generales de materias primas.

• Planificación operativa de la demanda (diario a PF Horizonte) • Creación de los pronósticos para los nuevos productos • Procesos S & OP • Diseño y optimización de la rejilla o cuadricula • Optimización de la capacidad a mediano y largo plazo • Identificación de necesidades de crecimiento de la capacidad • Infraestructura CAPEX • Panoramas de optimización Manual para proveedores INTRODUCCIÓN 19 .3. 1.3.1. de multipacks. e igualmente desarrolla toda la logística de importación y exportación. de CAPEX.3 División Planeación Materiales Realiza la planificación de materiales. de los repuestos.4 División Planeación Demanda y Capacidad Esta división desarrolla toda la planificación relacionada con la demanda y la capacidad de las plantas: • Desarrollo del presupuesto estratégico de1-5 años.3 VP Cadena de Abastecimiento 1.

• Controles internos y documentación de proceso • Gerencia de la tarjeta de puntuación y de KPI • Gerencia de calidad principal de los datos y de información. • Informes de gestión de la cadena de suministro • Controla el presupuesto de OPEX y de CAPEX • Coordina las actividades de entrenamiento. en función de la demanda y políticas establecidas • Control de disponibilidad de botellas vacías. control de sus movimientos • Maximizar la utilización de la capacidad en Cervecerías • Verificar la disponibilidad de materiales en Planta • Supervisar la exactitud del inventario de FG y RM • Controlar el plan de producción. sistemas y desarrollo de las herramientas. • Gerencia de proyectos estratégicos. • Definición y gestión de las políticas de inventario. .1. de la producción y movimientos de inventario de productos acabados y los ajustes en tiempo real. • Control de los niveles de inventario.3.5 División Planeación Operaciones • Plan operativo diario y semanal. y planeación.6 División Desarrollo Cadena de Abastecimiento • Procesos.3.3 VP Cadena de Abastecimiento 1. 1.

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así mismo. ORIENTACIÓN SOBRE ESTE MANUAL 2. A. S.: inscripción. al mejor costo y en los plazos establecidos. garantizando que sus productos y servicios cumplan con la calidad esperada.Manual para proveedores CAPÍTULO II 2. con el fin de integrar a los proveedores a la cadena de abastecimiento de la compañía. compra. pretende mostrar todas las estrategias que se encuentran en desarrollo.1 Objetivo El presente Manual de Proveedores tiene por objeto describir las políticas y procesos generales que rigen la relación comercial con nuestros proveedores. todas las actividades y etapas que se desarrollan dentro de Bavaria. 24 . entrega de materiales y evaluación de los proveedores.

A. Manual para proveedores ORIENTACIÓN SOBRE ESTE MANUAL 25 .2. por lo tanto.. les realiza compras. le permitirá saber qué requisitos debe cumplir.. a los cuales Bavaria S.3 Cómo y cuando emplearlo Este manual es de uso y consulta permanente. durante toda la relación comercial con sus proveedores. qué políticas rigen la operación. entre otra información de interés. y a qué área dentro de la compañía puede dirigirse.2 Alcance Este manual es de conocimiento general y aplica a los proveedores ubicados en el territorio colombiano y/o Proveedores Internacionales con operaciones en Colombia.A. ya que en él se encuentra el ciclo que desarrolla Bavaria S. cuál es el procedimiento interno. 2.

bavaria.co.com. Link Proveedores Manual para proveedores ORIENTACIÓN SOBRE ESTE MANUAL 26 . Portales.com.2.4 Control de las versiones Este manual se distribuirá directamente a todos los proveedores de Bavaria y se encontrará disponible en la página web de Bavaria www. http://www. Portal Proveedores.bavaria.co Menú desplegable.

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• Clasificación de proveedores ABC Es la actividad mediante la cual se agrupan a los proveedores con base en la complejidad de abastecimiento y en el monto de compra total. manteniendo un balance con el medio ambiente y aportando a las necesidades sociales de los lugares de operación. Programa de productividad con proveedores. TÉRMINOS Y DEFINICIONES • Abastecimiento El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todos los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. para atender sus propias necesidades. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro.Manual para proveedores CAPÍTULO III 3. • Desarrollo sostenible1 Satisfacer las necesidades de las generaciones presentes. • CIPRES Construir Valor Integrando Proveedores Estratégicos. sin comprometer las posibilidades futuras. 30 .

TÉRMINOS Y DEFINICIONES • Homologación de materiales Es la validación técnica que se realiza a los materiales directos con el fin de asegurar su funcionamiento dentro de la línea de producción.com.bavaria. disponibles para compras. cuyo objetivo es ofrecer al proveedor información en línea de las operaciones de Bavaria con sus proveedores. co. 31 . están directamente asociados a nuestra línea de producción. • Portal de proveedores Es un sitio web dentro de la página www. un ejemplo son las materias primas. • Materiales directos Son aquellos materiales y/o suministros que participan en la producción de nuestros productos. materiales de empaque y materiales indirectos de fabricación.Manual para proveedores CAPÍTULO III 3. • Maestro de proveedores Báse de datos que contiene la información de los proveedores registrados en el sistema SAP de Bavaria.

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es fundamental que los proveedores conozcan y estén familiarizados con las pautas éticas que reflejen nuestros valores y se comprometan con el desarrollo sostenible y con los Principios de Abastecimiento Responsable: 1. A. de una cooperación mutuamente gratificante” 2. “Esta política de ética ha sido desarrollada para ayudarles a entender claramente los estándares de ética e integridad que pueden esperar de la compañía..Manual para proveedores CAPÍTULO I V 4.A. ha definido un documento que establece las Pautas Éticas que debe cumplir el proveedor. a) Conducta empresarial ética b) Condiciones laborales seguras de acuerdo a ley c) No trabajo forzoso d) No trabajo infantil e) Salarios justos f) Respeto a la diversidad g) Libertad de asociación h) Respeto al medio ambiente (Minimizar impacto ambiental) Por esta razón. al igual que para invitarlos a que reporten a la alta gerencia.. 33 . Queremos alentarlos para que sigan estas políticas con el fin de que podamos gozar muchos años. Bavaria S. PAUTAS ÉTICAS PARA PROVEEDORES Para Bavaria S. los problemas que identifiquen.

Carta del Presidente de Bavaria a todos los proveedores.Manual para proveedores CAPÍTULO I V 1 2 4. A.com. PAUTAS ÉTICAS PARA PROVEEDORES El documento de Pautas Ética para Proveedores debe ser suministrado por los usuarios o compradores de Bavaria S.bavaria. 34 .co Portales. Informe de la Comisión Mundial sobre el Medio Ambiente y el Desarrollo. Proveedores. Aprobado el 22 de Agosto del 2006. Este documento se encuentra disponible para consulta en la página web www.. 1987. Documento Pautas Éticas para Proveedores. para conocimiento y aceptación formal que deberán allegar a través de una carta en el momento de la inscripción por parte del representante legal del proveedor.

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Dichos empleos fueron producto del suministro de nuestra materia prima agrícola. Durante los últimos 20 años hemos visto la creciente tendencia hacia la concientización de la no sostenibilidad de nuestras tasas de consumo. lúpulo y sorgo. actualmente utiliza los recursos naturales a una tasa más rápida de la que la naturaleza los produce. En otras palabras.Manual para proveedores CAPÍTULO V 5.6 millones de empleos en nuestra cadena de abastecimiento. Por ejemplo. No sólo generamos un impacto económico al invertir más de $5.700 millones con los proveedores en todo el mundo. estamos viviendo más allá de la capacidad que soporta el planeta. como un todo. como cebada. 37 . estimamos que se crearon aproximadamente 1. Esto acarrea consecuencias significativas en términos de la programación del desarrollo sostenible. POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE 3 Como compañía reconocemos que nuestro impacto y responsabilidad se extienden más allá de nuestras propias operaciones inmediatas. así como a través de las compras de productos y servicios manufacturados. mediante una evaluación del efecto multiplicador del empleo. sino que también generamos un impacto social y ambiental que resulta de nuestras decisiones de compra. como lo es incluir aquellas de nuestros socios en la cadena de abastecimiento. La sociedad.

SABMiller reconoce que nuestro compromiso con el desarrollo sostenible se debe ampliar más allá de nuestras propias operaciones y cubrir la cadena de abastecimiento en toda su extensión. en todos los asuntos de desarrollo sostenible. Esto implica iniciar un diálogo y una asociación a más largo plazo con los proveedores.Manual para proveedores CAPÍTULO V 5. es clave para asegurar que el crecimiento de la compañía sea comprometido y sostenible. Reconocemos que operar de manera responsable. Muchas compañías que lideran este debate reconocen el vínculo entre las políticas internas como los procedimientos operacionales y de compras. en materia social y ambiental. al entendimiento y a la propiedad en toda la cadena de valor. sino también la realización de un trabajo que invite al mejoramiento. y los problemas de la cadena de abastecimiento como la polución del sitio y las prácticas agrícolas insostenibles. 3 Declaración sobre la Posición de SABMiller con Respecto a la Cadena de Suministro: La necesidad de contar con cadenas de abastecimiento que reflejen nuestros propios valores y el compromiso con el desarrollo sostenible 38 . Estos retos no sólo implican monitoreo de estándares. POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE 3 particularmente en áreas como el alivio de la pobreza.

Manual para proveedores POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE 39 .5. Nuestras actividades de compra influyen en las condiciones que van más allá de la cadena de abastecimiento. Reconocemos la importancia de entender los impactos que causan nuestras actividades operacionales y de compras en los individuos y en las comunidades que participan en la cadena de valor y estamos comprometidos con la toma de las acciones apropiadas. Nos esforzamos por entender y abordar cualquier impacto negativo que tengamos y por propiciar mejoras cuando sea necesario. al tiempo que genere una ventaja competitiva y sostenible. debe propiciar menores costos y una mejor calidad. Reconocemos que la cadena de abastecimiento.1 Compromisos de SABMiller con las compras responsables SABMiller está comprometida con la creación de una cadena de abastecimiento sostenible. que a su vez es responsable y eficiente. para mejorar cualquiera de dichas prácticas. con la identificación de prácticas que no sean compatibles con nuestro marco de desarrollo sostenible y con el trabajo conjunto con los proveedores.

nos hemos tornado transparentes y abiertos con respecto a los problemas que afrontamos y a la forma cómo los abordamos. sin embargo. Manual para proveedores POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE 40 .Adicionalmente. Aceptamos que muchos de estos problemas requieren tiempo para resolverlos. estamos comprometidos en la búsqueda de soluciones realistas y apropiadas.

tanto para los diferentes grupos de interés.5. Manual para proveedores POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE 41 . como para el negocio.2 Nuestro enfoque del desarrollo sostenible en la cadena de abastecimiento SABMiller maneja su cadena de valor teniendo en cuenta los siguientes enfoques: 5. Además de aplicarlas a nuestras operaciones. con el objetivo de lograr relaciones sostenibles de mutuo beneficio. creemos que es necesario transmitirlas a nuestros proveedores.2.1 El desarrollo Sostenible como un todo en nuestra cadena de abastecimiento Desde el 2006. involucrarlos con el fin de minimizar los impactos negativos que caen dentro de su esfera de influencia. Nuestro compromiso es recíproco y esperamos ayudar a nuestros proveedores en la consecución de sus propias metas de desarrollo sostenible a través de nuestro marco. así mismo. con base en los asuntos que resultan más relevantes. SABMiller introdujo 10 prioridades de desarrollo sostenible.

Las diez prioridades más importantes de SABMiller son: • Desincentivar el consumo irresponsable de alcohol • Producir más cerveza utilizando menos agua • Reducir nuestra huella energética y de carbono • Fomentar la reutilización de empaques y el reciclaje • Trabajar para que las operaciones tengan cero desperdicios • Tener cadenas de suministros que reflejen nuestros valores y nuestro compromiso con el desarrollo sostenible • Traer beneficios a las comunidades en las que operamos • Contribuir a la reducción del VIH/Sida dentro de nuestra área de influencia • Respetar los derechos humanos • Ser transparentes al informar sobre nuestro progreso con estas prioridades de desarrollo sostenible Prioridades SABMiller Manual para proveedores POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE 42 .

5. respeten y reconozcan los derechos humanos fundamentales.2 Derechos humanos fundamentales Los principios de suministro responsable de SABMiller se desarrollaron pararon el fin de asegurar que nuestras actividades de compras y las de nuestros proveedores. Manual para proveedores POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE 43 .2 Nuestro enfoque del desarrollo sostenible en la cadena de abastecimiento 5. a través de sus cadenas de suministro. • Los principios de abastecimiento responsable de SABMiller: Las compañías del grupo SABMiller se comprometerán con sus proveedores de bienes y servicios a promover los siguientes principios y a trabajar por la implementación de los mismos.2.

• Conducta empresarial En la conducción de nuestro negocio. La coerción en el trabajo es inaceptable. SABMiller tratará con sus proveedores de manera justa y abierta. adhiriéndose a los términos del contrato. No se debe forzar a los empleados a realizar un trabajo contra su voluntad. como mínimo. no interrumpan su educación. • Empleo Se prohíbe el trabajo obligado o forzado. que los protejan de peligros morales o físicos y de un daño a su salud en el largo plazo. los niños sólo pueden trabajar en circunstancias que los protejan totalmente de su posible explotación. y cuando éstos no existen. se deben garantizar las suficientes condiciones laborales para proteger el bienestar de los empleados. • Condiciones laborales Las políticas y procedimientos de salud y seguridad que se deben cumplir. Manual para proveedores POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE 44 . • Empleados de menores de edad De acuerdo con las convenciones relevantes de la OIT. y que. con los requisitos legales. adicionalmente.

y demostrarán sensibilidad hacia otros asuntos ambientales que pueden impactar en las comunidades locales o en SABMiller. con la norma de la industria y sin que ésta se exceda. • Medio ambiente Los proveedores estarán al tanto y cumplirán con la legislación ambiental local. religión y género. Manual para proveedores POSICIÓN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE 45 .• Salarios y horarios El pago no será inferior al requerido por la ley local o. • Libertad de asociación Debe haber diálogo constructivo entre los empleados y la gerencia. u otras maneras arbitrarias. • Diversidad Aunque somos conscientes de las diferencias culturales. en ausencia de la misma. en ausencia de la misma. Las horas laborales estarán en línea con la legislación local o. sin discriminación de raza. el nivel que generalmente se paga dentro de la industria. esperamos desarrollar igualdad de oportunidades en materia de empleo. Los empleados serán libres de unirse a asociaciones legítimamente constituidas.

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De igual manera aplica en plantas.1 Inscripción. en la Maestro de Proveedores de Bavaria. 50 . LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 6. S. clasifucación y segmentación de proveedores Este proceso tiene como propósito seleccionar. a los cuales se les realice compras. A.Manual para proveedores CAPÍTULO VI 6. Esta actividad se les aplica a todos proveedores de bienes y servicios ubicados en el territorio colombiano y/o Proveedores Internacionales con operaciones en Colombia. clasificar. segmentar e inscribir proveedores nuevos y existentes.

por escrito. • Qué requisitos debe cumplir el proveedor * Aceptar las pautas éticas para proveedores. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 51 .6. el usuario debe solicitar la autorización del Comité Estratégico de Proveedores para continuar con la inscripción. a través del Portal Corporativo. En el caso que no se cumplan los tiempos de antigüedad. clasifucación y segmentación de proveedores 6. * Tener una antigüedad no menor a un año. Los proveedores de bienes o servicios en su segmento.1 Inscripción.1 Inscripción • Quién realiza la inscripción Los responsables de efectuar la inscripción al Maestro de Proveedores. de manera formal. contado a partir de la fecha de constitución de la sociedad.1. son los compradores de la División de Compras y funcionarios autorizados de las Divisiones y plantas. deben acreditar y demostrar experiencia de por lo menos 1 año en su campo.

antes de la adjudicación del negocio. * Los proveedores de sustancias restringidas deben presentar. el certificado vigente otorgado por la Dirección Nacional de Estupefacientes. * En los casos en que la División Gestión de Proveedores lo considere conveniente. con el objetivo de evidenciar si cumple los requisitos exigidos por Bavaria. no esta permitido el uso de cafés Internet para tal fin. antes de la inscripción. S. y usuarios autorizados.A. para ingresar en el segmento específico. Estos requisitos son verificados por los compradores o negociadores de Bavaria. A. clasifucación y segmentación de proveedores * Se recomienda que los proveedores de Bavaria S.1 Inscripción.6. se realizará una evaluación a los procesos internos de los proveedores. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 52 . tengan un sistema informático que asegure el envío de la información a través de la red.

clasifucación y segmentación de proveedores • Qué es el Maestro de Proveedores El propósito del Maestro de Proveedores es tener una base confiable de proveedores.1. que evidencie las notas de la evaluación del desempeño que permita a los compradores tomar la mejor selección. A. con datos actualizados y listos para negociación. 6. B o C. esta clasificación está relacionada con la complejidad de abastecimiento y el monto de compra total. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 53 .6.2 Clasificación Bavaria S. y/o cuando Bavaria los solicite.1 Inscripción.. Por esta razón. los Proveedores deberán actualizar los datos generales de su empresa y de sus principales funcionarios. cuando ocurra algún cambio. clasifica a los proveedores en tres tipos A.

el proveedor deberá suministrar los documentos que se relacionan en la siguiente tabla.6.1 Inscripción. para fines de contratación. El persona autorizada de Bavaria. que esté realizando la negociación con el proveedor. deberá solicitar los documentos respectivos: Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 54 . que demuestran la existencia de la razón social. clasifucación y segmentación de proveedores En el proceso de inscripción y de acuerdo con esta clasificación. la capacidad financiera y legal.

6. clasifucación y segmentación de proveedores Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 55 .1 Inscripción.

1 Inscripción. clasifucación y segmentación de proveedores Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 56 .6.

1.3 Segmentación de Proveedores La segmentación es procedimiento interno de Bavaria.6. una carta Consularizada de la casa matriz certificando la representación. Si es representante en Colombia de fabricante extranjero. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 57 .1 Inscripción. deberá adjuntar la información solicitada para un proveedor nacional y adicionalmente. 6. clasifucación y segmentación de proveedores Los proveedores que se encuentren fuera del país. deben presentar la siguiente documentación o su homóloga del país de origen: • Carta de presentación de la empresa • Registro Fed ID# y DNB# • Certificaciones de sistemas de calidad de organismos acreditados (si las tiene).

A. se encuentran interactuando en los siguientes segmentos.1 Inscripción. los cuales se pueden modificar de acuerdo con las necesidades de la compañía y de común acuerdo por parte de las divisiones de Compras. cifras de negocios y complejidad del abastecimiento. Los proveedores de Bavaria S. de tal forma que permita tomar decisiones de abastecimiento en función de tipos de productos..6. Gestión Proveedores y Planeación de Materiales: • • • • • • • • Segmento materias primas Segmento materiales de producción Segmento material de empaque Segmento maquinaria y repuestos Segmento materiales de mercadeo y ventas Segmento de servicios de publicidad y mercadeo Segmento de servicios operacionales Segmento de materiales consumibles Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 58 . clasifucación y segmentación de proveedores y tiene como objeto ordenar la base de proveedores.

Gerencia de Contabilidad Financiera. permanencia. ingreso y salida de los proveedores de Bavaria.6.A. en donde se definen las políticas de seguimiento. División de Gestión de calidad. B) y reclamaciones • Verificar el cumplimiento de los requerimientos para ingreso y salida de proveedores • Validar proveedores únicos según criterios del procedimiento • Generar actividades de mejoramiento interno para el tratamiento de proveedores Los integrantes que participan en las decisiones y análisis del comité son: • • • • • • Vicepresidencia Cadena de Abastecimientos División de Compras y gerentes. División de Planeación de Materiales.. Las principales actividades del comité son: • Seguimiento de proveedores de bajo desempeño (A.2 Comité estratégico de proveedores Instancia de Bavaria S. División Gestión Proveedores Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 46 .

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3 Proceso de compra El proceso de compras cuenta con diferentes actividades que comprenden todo un ciclo. el proveedor deberá suministrar la información y muestras necesarias para realizar dicho procedimiento. realizarán la homologación de materiales. la VP. Para la realización de esta actividad. (Ver gráfico). Es importante mencionar que para los proveedores que suministran materiales directos.6. Técnica y la División de Compras en conjunto. Principales operaciones Solicitud de pedidos (SOLP): transacción: ME51N Creación de pedidos: transacción: ME21N Ingreso del bien o servicio: transacción: ML81N Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 61 .

6.3 Proceso de compra Pago al proveedor Solicitud de pedido ma es tr Verificación de la factura o ateriales em d de ser vici stro os ae m Se inicia proceso de capacitación Entrada de los materiales/ servicios Segimiento y control del pedido t maes ro de pr ov res do ee Ciclo de compras Ofertas por parte del proveedor Determinacion de la fuente de compras Creación de pedido con báse en el proveedor elegido Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 62 .

Es responsabilidad del área usuaria (planeación de materiales y otras) definir las cantidades y tiempos de entrega. para las cuales se solicita el envío de la oferta.3.3. Las cantidades.1 Solicitud de pedido Los requerimientos son realizados por los usuarios o la planeación determinada por el programa de producción o mantenimiento.3 Proceso de compra 6.6.2 Petición y presentación de ofertas Este proceso es realizado por los compradores de la compañía. son estimadas. Este es un proceso interno de Bavaria. 6. para que demuestren el mejor desempeño. y Bavaria no está obligada a Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 63 . previa identificación como proveedores validados. dependiendo del tipo de material que se va a comprar que. los cuales quedaran registradas en la solicitud de pedidos. básicamente. es un estimado de las cantidades que se deben solicitar. quienes invitan a los proveedores a que presenten sus ofertas.

bavaria. a través de un reparto.3 Proceso de compra comprarlas.6. Las ofertas deben cumplir con las especificaciones que el área solicita o si el material tiene “ficha técnica” las registradas en este documento. se deben seguir los siguientes pasos: Ingresar al Portal Proveedores. con la calidad adecuada y con los costos esperados. luego debe hacer clic en portales y proveedores. de tal manera que se garantice la entrega oportuna. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 64 .co. (Ver anexo 1) Es necesario que las ofertas sean enviadas en el plazo establecido detallado en nuestra petición de oferta indicando la fecha real de entrega del bien o servicio. debe ingresar a la página web de Bavaria www.com. para el caso de los materiales directos. Las ofertas se deben presentar por el medio que solicite el comprador: Portal de Proveedores y/o correo electrónico. el área de planeación de materiales confirmará las entregas que deben ser realizadas semanalmente. Cuando se presentan las ofertas por el portal de proveedores. dentro de la cual deberán considerar sus tiempos de abastecimiento.

6.3 Proceso de compra
6.3.2 Petición y presentación de ofertas

Pasos para el envío de ofertas 1. Paso: Ingreso módulo compras El ingreso se realiza por Compras, peticiones de oferta, en ella encontramos tres opciones que son Actualizar - Cotizadas - Vencidas

Actualizar: son las peticiones de oferta que están pendientes en diligenciar por parte del proveedor. Manual para proveedores
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6.3 Proceso de compra
6.3.2 Petición y presentación de ofertas

Cotizadas: son las peticiones de oferta en las que los proveedores han participado ya sea que diligenciaron su petición de oferta por portal o por mail. Vencidas: son las peticiones de oferta que no se cotizaron ni por mail ni por portal. 2. Paso: Petición de oferta Después de realizar el ingreso por peticiones de oferta actualizar, nos aparece el siguiente cuadro con la información de las peticiones de oferta pendientes. Se le debe dar clic al cuadro que aparece en el lado izquierdo.

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6.3 Proceso de compra
6.3.2 Petición y presentación de ofertas

3. Paso: Diligenciamiento petición Al darle clic a la petición de oferta que esta activa, se despliega el siguiente formato y se diligencia así: • Condiciones Generales Se debe colocar la fecha en que se va a mantener la propuesta a Bavaria.

• Condiciones de pago Se debe colocar el tiempo en que se cancela las facturas, ya sea 30, 60, 90 días y el porcentaje se debe colocar en 0.

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3 Proceso de compra 6. como por ejemplo si se va a realizar un descuento antes de la fecha.3. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 68 .6.2 Petición y presentación de ofertas En condiciones adicionales se debe colocar lo que el proveedor desee agregar. se debe colocar la planta a la que va dirigido el producto. • Condiciones de entrega En este caso se debe seleccionar la forma de entrega entre las opciones. y el cuadro que aparece al lado.

6.3 Proceso de compra 6. • Ítems: En este cuadro se encontrara la información de los productos a cotizar. se debe mover la información con la barra para que aparezca los campos para ingresar valores.3.2 Petición y presentación de ofertas • Moneda cotizada Se debe escoger la opción de la moneda en la que se va a cotizar. • Observaciones generales En estos ítems los proveedores pueden agregar y ver información cargada para la petición de oferta. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 69 .

3.3 Proceso de compra 6. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 70 .6.2 Petición y presentación de ofertas Cuando no se va a cotizar algún producto se marca el campo al lado derecho que dice no cotizado.

se debe dar clic al cuadro que dice calcular valor. En donde se debe diligenciar la estructura de costos.3 Proceso de compra 6. se debe colocar los valores en las columnas y al lado darle clic al siguiente cuadro que en este caso seria % precio de venta. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 71 . Si se decide completar la información de % precio de venta.3. Si se decide diligenciar el valor en la estructura de costos.2 Petición y presentación de ofertas Después de hacer cotizado ya los productos. aparecen los cuadros con la siguiente información.6.

3 Proceso de compra 6. en la información que se anexa a la petición de oferta en donde aparecen los términos o condiciones para cada producto.2 Petición y presentación de ofertas En agregar comentario por ítem. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 72 . Ver términos de referencia para ítem.3. el proveedor puede ingresar la informaron que necesita para aclarar temas sobre la petición de oferta.6.

2 Petición y presentación de ofertas Luego de haber terminado de completar la información se debe dar primero activar no cotizado y luego calcular total.3 Proceso de compra 6. el valor aparecer en el cuadro que dice total. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 73 .6.3. Luego se le da enviar.

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Escoger mejor oferta El comprador y/o el responsable de la compra de acuerdo con el cuadro comparativo y la negociación final a la que se llegue con los proveedores. los niveles de aprobación se organizan por montos de negociación o compra.6.3.3 Adjudicación y Ordenes de Compra ó pedidos La adjudicación se encuentra determinada por el proceso de aprobación el cual permite la trazabilidad y transparencia durante todo el proceso. escoge la oferta que más se ajuste a las necesidades de la compañía en criterios como calidad y/o costo y/o plazo. Solicitar aprobación El comprador y/o el responsable de la compra. regional o global. envía la información soporte del negocio al nivel jerárquico correspondiente de acuerdo con el cuadro de aprobaciones (Matriz de Aprobación). El procedimiento para la Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 75 . Toda compra debe seguir el proceso de aprobación establecido sin importar si fue negociada de manera local.3 Proceso de compra 6.

y para los que tienen acceso al Portal Proveedores. anexando sus comentarios o recomendaciones. mediante la orden de compra o el pedido (ver anexo 2). Para los proveedores que no fueron seleccionados se enviará correo de notificación. Después de la aprobación. el cual será enviado vía correo electrónico. por parte de la instancia correspondiente.6. Si el negocio es rechazado se debe indicar el motivo.3.3 Adjudicación y Ordenes de Compra ó pedidos aprobación depende de la instancia a la que se deba presentar el negocio. condiciones técnicas y comerciales pactadas. Es necesario que el proveedor confirme la recepción y aceptación de todas las órdenes de compra. Aprobación El Nivel Jerárquico Autorizado da el visto bueno o el rechazo a la adjudicación del negocio en un correo electrónico o portal. quedará registrado en el módulo de compras. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 76 . teniendo en cuenta que están asumiendo el compromiso con nuestra empresa. el comprador notificará al proveedor seleccionado. de cumplir con la fecha de entrega.3 Proceso de compra 6.

6.4 Entrega de materiales 1) En las órdenes de compra se consignan instrucciones respecto a la calidad de los materiales.3. precio.3. la división de compras envía al proveedor ganador de la licitación el plan de entregas (ver anexo 3) posteriormente la División de planeación de materiales enviará la orden de entrega plan de entrega o reparto (ver anexo 4). 6.3 Proceso de compra 6. que relaciona ciertas cantidades que se deben entregar en transcurso de periodo determinado. Los proveedores deben recordar que la aceptación de Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 77 . horarios de atención y documentos que se van a presentar. lugar de entrega. condiciones de pago. los cuales agradeceremos leer y cumplir adecuadamente.3 Adjudicación y Ordenes de Compra ó pedidos Los planes de entrega son un tipo de pedido abierto.

6.3 Proceso de compra
6.3.4 Entrega de materiales

una orden de compra es compromiso; y su cumplimiento es fundamental para los procesos productivos e internos de Bavaria S. A. Si por alguna circunstancia el proveedor no puede cumplir con la fecha acordada para la entrega del pedido, debe contactar al comprador respectivo o al planeador de materiales (en caso de los materiales directos) e informar la novedad. 2) Con el fin de reducir el tiempo de atención en nuestros almacenes, agradecemos cumplir los siguientes lineamientos: • Los materiales para elaboración, envasado y químicos industriales, deberán venir acompañados del respectivo certificado de calidad por lote, especificaciones técnicas vigentes, autorización de uso y/o comercialización otorgada por el ente regulador correspondiente • No se reciben entregas parciales no acordadas; entregar el material debidamente embalado, especialmente el que va a ser destinado para nuestras plantas.

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6.3 Proceso de compra
6.3.4 Entrega de materiales

• Enviar personal calificado y suficiente para la descarga y contar con sus equipos de protección personal y de seguridad respectivos; adicionalmente, se debe cumplir con la documentación requerida por ley (ARP, seguridad social, licencia de conducción vigente, revisión técnico mecánica y demás que se requieran para transitar por Colombia) • El proveedor debe confirmar con su contacto en Bavaria S. A., el lugar (planta, oficinas de dirección y ventas), la hora y la fecha en las cuales va a hacer entrega de la mercancía • El proveedor deberá asegurar el cumplimento del Decreto 1609, en la entrega de sustancias peligrosas y diligenciar del Formato de Recepción de Materiales Peligrosas que se encuentra en el Portal Proveedores y en la porterías de las plantas de Bavaria S. A. Los documentos para entregar el material mínimo son: * Original y copia de la factura de venta

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6.3 Proceso de compra
6.3.4 Entrega de materiales

* Remisión de la empresa transportadora * Certificado de calidad * Tiquete de báscula (en los casos de mercancía agranel) * Los camiones deben asegurar el cumplimiento para transporte del decreto 3075, de buenas prácticas de manufactura cuando se requiera El certificado de calidad debe contener los resultados de todas las variables especificadas en el numeral 3 de la respectiva ficha técnica de Bavaria La recepción normal de materiales en nuestras plantas es de lunes a viernes, de las 8.00 a las 17.00 horas (las ventanas de recepción dependen de la planta), en estricto orden de llegada. Los casos de emergencia serán previamente coordinados por el usuario responsable. Cuando el pedido es con plan de entregas, la división de planeación de material coordinara y enviara la orden de entrega plan de entrega o reparto la cual relaciona las cantidades y las fechas en que se deben entregar los materiales (Ver Anexo 4).

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se debe asegurar la entrega de las facturas antes de los días 25 de cada mes. preferiblemente. 6.4 Entrega de materiales Devolución de Materiales En cualquier caso en el que Bavaria realice la devolución de materiales debido a inconsistencias o incumplimientos de los requerimiento pactados.3. con las divisiones de planeación de materiales y compras.3. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 81 . es deber del proveedor recoger el material y gestionar la pronta reposición del mismo.5 Verificación de facturas La recepción de las facturas se debe hacer en el momento en el que se entrega el bien o servicio. .3 Proceso de compra 6. que es generalmente la fecha de los cierres financieros de cada período en Bavaria.6. en caso contrario.

ingreso de mercancía en el sistema y contabilización (4 a 5 días aproximadamente).6. Las facturas deben cumplir con los requisitos de ley y deben ser radicadas en las dependencias designadas. lo anterior. La fecha de la factura debe coincidir con la fecha de prestación y/o entrega del bien.3. Todas las facturas que se presenten con fechas de períodos anteriores. para evitar acumulación de facturas.3 Proceso de compra 6.5 Verificación de facturas Se recomienda tener en cuenta los tiempos de verificación. no serán recibidas y deberán ser cambiadas por el proveedor. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 82 . .

inscrita a la red ACH. Para tal fin. Mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria 2. los pagos se realizarán al siguiente día hábil.3.3 Proceso de compra 6. si ese día es festivo.6. el proveedor debe presentar la siguiente documentación: Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 83 . debe hacerse mediante el diligenciamiento del Formulario de inscripción a pago electrónico (ver anexo 6). a una cuenta bancaria de una entidad financiera. el cual autoriza a la compañía para efectuar pagos mediante transferencia electrónica. Mediante cheque de gerencia en sucursal bancaria Transferencia electrónica La inscripción en el sistema SAP de un proveedor para el pago electrónico.6 Pago a proveedor Los pagos a proveedores a nivel nacional se efectúan en la Gerencia de Recaudos y Pagos los días miércoles de cada semana. Forma de pago a proveedores: 1.

donde se especifique el tipo y número de cuenta El formulario de inscripción para pago electrónico debe enviarse a la Gerencia de Recaudos y Pagos en la dirección general de Bavaria. en la calle 94 7A-47.3. piso 1.6. con vigencia no mayor a dos meses * Certificación bancaria. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 84 .6 Pago a proveedor • Personas naturales: * Formulario diligenciado y firmado por el solicitante * Fotocopia de la cédula * Certificación bancaria donde se especifique la entidad y el número de cuenta • Personas jurídicas: * Formulario de inscripción diligenciado y firmado por el Representante Legal * Fotocopia del NIT * Certificado de existencia y representación legal.3 Proceso de compra 6.

tendrán la vía de pagos (cheque en sucursal bancaria) y la oficina de Bancolombia de la ciudad de domicilio. El beneficiario del pago debe acercarse a la oficina del banco que le haya sido asignada. cuando se requiera transferencia. El funcionario del banco deberá identificar al beneficiario al momento del pago.3. siempre y cuando se tenga autorizada la respectiva transacción.6 Pago a proveedor La información de la cuenta bancaria. mientras que la otra información sí podrá ser cargada localmente.3 Proceso de compra 6. deberán solicitar y seguir el procedimiento descrito anteriormente. Cheque en sucursal bancaria Los proveedores creados en el portal. exigiéndole la presentación de los siguientes documentos: Si es persona natural * Original de la cédula de ciudadanía o documento de identidad * RUT si aparece registrado en Bavaria con ese número Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 85 . previo al pago. únicamente se podrá registrar en la Gerencia de Recaudos y Pagos.6.

con vigencia no mayor a 30 días * Original del documento de identidad del representante legal Cuando el beneficiario de un pago requiera reclamar el pago por intermedio de terceras personas.6.6 Pago a proveedor Si es persona jurídica * Certificado de existencia y representación legal.3 Proceso de compra 6. el banco debe exigir la presentación de un poder especial (ver anexo 7). en el cual debe indicar claramente la siguiente información: • Razón social de la empresa o nombre de la persona beneficiaria del pago • Calidad en la que actúa • Número del NIT o documento de identidad del beneficiario • Nombre completo del apoderado o del tercero autorizado • Número de cédula de ciudadanía del apoderado o del tercero autorizado • Valor del cheque en letras y números Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 86 .3.

previa solicitud escrita por parte del beneficiario. el banco sólo podrá levantar uno de los dos sellos restrictivos del cheque. Dado que todos los cheques poseen dos sellos restrictivos: el de “cruce sencillo” y el de “páguese al primer beneficiario”. dependiendo del concepto del Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 87 .6. el número del documento de identidad y la huella dactilar. con vigencia no mayor a treinta 30 días.3. Posteriormente. debe tomar la firma del beneficiario en el desprendible del cheque.6 Pago a proveedor El poder especial debe estar suscrito por quien otorga el poder y por el apoderado y debe contar con la diligencia notarial de reconocimiento de firma y contenido de quien apodera. con pagos especiales que requieren prioridad y que no se pueden tercerizar por requerir diferentes vías de pago. el cajero del banco debe proceder a realizar la impresión del cheque por el valor establecido por Bavaria. Excepciones Para la generación de los cheques correspondientes a proveedores.3 Proceso de compra 6.

mediante correo electrónico dirigido al gerente de Recaudos y Pagos. cajas de compensación familiar.6 Pago a proveedor mismo (embargos. persona autorizada para retirar el cheque. Help Desk para pagos a proveedores Los proveedores que requieran información sobre pagos o estados de factura pueden comunicarse al Help Desk de pagos a proveedores Horario: Lunes a Viernes 7:30 AM a 5:30 PM Comunicación: Línea 1 8000 510029 opción 2 Telefónica : Bogotá 6290888 – 6470350 Correo : Pago.Proveedores@bav. El correo electrónico enviado a la Gerencia de Recaudos y Pagos.3 Proceso de compra 6. valor. beneficiario del pago.com Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 88 .6. entre otros). el requerimiento del pago especificando: ciudad. tipo y número de identificación. debe ser copiado al gerente o director del área solicitante.3.sabmiller. liquidaciones definitivas. pago de servicios públicos a entidades no inscritas en el servicio de mis pagos al día. el área solicitante debe enviar. número de identificación del autorizado y número del documento contable del pago.

4.6. de acuerdo con el segmento del mercado al que pertenecen.4 Evaluaciones a los proveedores 6. investigación. dimensión financiera.1 Evaluación de procesos a proveedores Actualmente Bavaria. En general. para el mejoramiento de los procesos del proveedor. enfoque al cliente. a través de la División de Gestión de Proveedores. la meta es de 85 puntos. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 89 . seguridad alimentaria. gestión de calidad. con el fin de identificar en ellos las fortalezas y debilidades y transformar los resultados en planes de acción. desarrollo e innovación. desarrollo sostenible y dimensión cultural. realiza dos tipos de evaluación a sus proveedores: • Evaluación de procesos a proveedores • Evaluación de desempeño de proveedores Este proceso tiene por objeto evaluar a los proveedores en once dimensiones: Direccionamiento estratégico. aspectos organizacionales. capacidad operacional y de producción. y administración del cambio.

Análisis de resultados y consolidación de info. Análisis de información y entrega de resultados de autoevaluación. Fin Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 90 . Realizar visita de campo a proveedores seleccionados 8. 7. Se requiere adecuar preguntas? si 3.1 Evaluación de procesos a proveedores Inicio 1.6. Ajuste de herramienta de autoevaluación. Selección de proveedores a evaluar. 10. Desarrollo de los planes de mejora con los proveedores según resultados y para los casos que se requiera.4. 6. Envío autoevaluación a proveedores seleccionados 5. 4. Se requiere visita de campo? 2.4 Evaluaciones a los proveedores 6.

El desempeño de los criterios de calidad.6. con el fin de optimizar el aprovisionamiento de la compañía. entrega y servicio asociado. La evaluación mensual del desempeño de bienes aplica para los proveedores tipo A. competitividad y de entrega. B. calificación de desempeño entre 86% a 100% • Proveedores en rango de aceptable: calificación de desempeño entre 65 % a 85 %. se establecen los siguientes rangos del desempeño (dependiendo del segmento): • Proveedores en rango de excelente.4. competitividad. el criterio de servicio asociado es calificado por las áreas usuarias. Con el fin de implementar acciones de mejoramiento continuo.4 Evaluaciones a los proveedores 6. son obtenidos a través de nuestro sistema SAP. B+. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 91 . sólo aplican aquellos que impacten el sistema de gestión de calidad.y en el caso de los proveedores clasificados en C.2 Evaluación de desempeño de proveedores Este proceso tiene por objeto evaluar a los proveedores de bienes y servicios en los criterios de calidad.

4 Evaluaciones a los proveedores 6. * Nivel de precio Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 92 .6.4. Criterios tenidos en cuenta para la evaluación de desempeño de bienes.2 Evaluación de desempeño de proveedores • Proveedores en rango deficiente: calificación de desempeño entre 1% a 64%. información y agilidad * Servicio postventa * Admon de inventarios * Iniciativas CIPRES * Ingreso al portal Entrega * Cumplimiento de cantidad * Cumplimiento en fecha de entrega Calidad Competitividad * Inspección entrada de mercancía * Reclamaciones * Comportamiento de precio. Evaluación de desempeño Servicio asociado * Atención. Los proveedores con baja calificación deberán implementar planes de mejora e informar periódicamente los avances en las reuniones de seguimiento programadas por la División de Gestión de Proveedores.

4. El esquema detallado a continuación muestra el flujo de acciones desarrolladas al interior del área. ambiental. servicio asociado. Tiene en cuenta los criterios de calidad (inocuidad).2 Evaluación de desempeño de proveedores Criterios tenidos en cuenta para la evaluación del desempeño a proveedores de servicios. para la calificación de servicios. y salud y seguridad ocupacional (S&SO). entrega.6. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 93 . competitividad.4 Evaluaciones a los proveedores 6.

6.4 Evaluaciones a los proveedores 6. 10. Recolección de la info 5.2 Evaluación de desempeño de proveedores Inicio 1. Retoalimentación al proveedor para que elavore los planes de acción. Análisis de la info 2. Envío del formato de evaluación de desempeño de proveedores a los usuarios de planta y retroalimentación a los usuarios evaluadores 8. Diligensamiento del formato por parte de los usuarios de planta. Presentación de los resultados al comite estratégico de proveedores 3. 9. Selección de proveedores 7. Elaboración de la lista única de pendientes (LUP) Fin Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 94 . proveedor con bajo desempeño? 4.4.

5 Análisis de la capacidad de proveedores Esta actividad tiene como objetivo garantizar el servicio en las líneas de producción mediante el diagnostico. A quiénes les aplica el análisis de la capacidad instalada Esta actividad se aplica a los proveedores segmentados en la categoría de Materia Prima. No cubre a los proveedores nacionales y del exterior. con relación a las proyecciones de Bavaria. cuyas compras son de a nivel de Latinoamérica. implementación y monitoreo de la capacidad instalada de los proveedores. estos proveedores se deben regir por las políticas y procedimientos establecidos por el Hub.6. Material de Empaque y Material de Producción. análisis. Cómo se realiza el análisis de la capacidad instalada Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 95 . planeación.

Validación de la info 2. Diagnóstico detallado de los proveedores Fin Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 96 . Selección de los proveedores 7.A 9. Visita de planta 3. Diagnóstico general de los proveedores 8. Generación de planes de acción 5. Comunicación interna de los resultados a los involucrados en Bavaria S.5 Análisis de la capacidad de proveedores Inicio 6.6.

6.6 Programas de mejora PMP Los programas de mejoramiento de proveedores (PMP). Estos programas están enfocados al fortalecimiento empresarial de los proveedores de Bavaria. incrementando su competitividad y productividad. tienen por objeto acompañar a los proveedores en la implementación de proyectos a corto. para lograr el estándar requerido por Bavaria. con base en un diagnóstico donde se Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 97 . de mercadeo y comerciales de Bavaria • Incrementar los niveles de calidad requeridos • Buscar el cumplimiento de los requisitos legales • Acompañar al proveedor en el desarrollo productivo. mediano y largo plazo. en las siguientes oportunidades de mejora: • Alineación para el cumplimiento de los planes estratégicos. resultado reflejado en la calificación de evaluación del desempeño. administrativo y financiero Bavaria selecciona los proveedores que participan en cada programa.

Responsabilidad Social Empresarial. Sistema de Gestión Ambiental. define cuáles son las oportunidades de mejora que se van a desarrollar con el proveedor. 6. Programa a la Medida de sus Necesidades y Programa de Fortalecimiento Empresarial. Justo a Tiempo. Algunos programas que han implementado con los proveedores son: Sistema de Gestión de Calidad.7 Programa de productividad Cipres El objetivo de CIPRES (Construir valor Integrando Proveedores Estratégicos) es desarrollar actividades en estrecha cooperación con los proveedores estratégicos Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 98 .6 Programas de mejora PMP identifican las fortalezas y debilidades. posteriormente. Programa 5S.6. BASC. Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional.

• Desarrollado para proveedores estratégicos de Bavaria. Se selecciona al proveedor para trabajar conjuntamente en el programa CIPRES. Costo. producto. incluyendo las plantas propias de producción de los proveedores.7 Programa de productividad Cipres de Bavaria. • Aplicado para eliminar desperdicios en todos los aspectos (procesos. en función de su impacto económico en la cadena de abastecimiento. • Basado en la efectividad de un equipo de trabajo multidisciplinario. Costo. para identificar e implementar mejoras en productividad cuantificables en QCP (Calidad. para beneficio mutuo en una relación gagagana. Plazo). logística) y en la cadena de suministro. Plazo). CIPRES ES: • Un enfoque de mejora continua en términos de QCP (Calidad.6. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 99 .

Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 100 . para ser usada fuera del marco de trabajo del proyecto. más no la utilidad. • Una manera de recolectar información. La eliminación de desperdicios permite reducir los costos de fabricación y suministro de los bienes y servicios.6.7 Programa de productividad Cipres • Seguido por un plan de acciones acordado. CIPRES NO ES: • Una auditoría para verificar * Certificación / homologación * Proceso * Logística * Finanzas * Calidad • Un proyecto para reducir los márgenes de utilidad del proveedor. • Una sesión para negociar precios o volúmenes.

ÉTICA: Tiene como objetivo desplegar las pautas éticas que todo proveedor debe conocer. (Ver numeral 5 de este manual). asegurando el respeto a los derechos humanos básicos. entre sus funciones. la cual busca identificar Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 101 . DESARROLLO SOSTENIBLE: El objetivo es promover y alentar el cumplimiento de los principios de abastecimiento responsable y las prioridades de sostenibilidad. promover y comunicar las políticas corporativas de Bavaria que corresponden al ámbito de la cadena de abastecimiento. aceptar y practicar en los negocios. en la cadena de abastecimiento. se viene realizando la autoevaluación en desarrollo sostenible a los proveedores de Bavaria. Es pertinente resaltar que desde el año 2008.8 ´Ética y desarrollo sostenible La División de Gestión Proveedores tiene. (Ver numeral 4 de este manual).6.

costo y oportunidad. Para garantizar la validez de este modelo. estrechando lazos comerciales y generando una relación estratégica. La División de Gestión de Proveedores de Bavaria tiene definido. garantizar la calidad y el cumplimiento de los proveedores. Manual para proveedores LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA 102 .6. La certificación se otorga a aquellos proveedores que cumplen con nuestras expectativas de calidad. en el año 2010. en busca de la mejora continua. por un ente certificador externo. mayor productividad y beneficios comunes. Para asegurar la efectividad de esta labor. se ha creado un proceso de certificación de proveedores que permitirá contar con un alto grado de confiabilidad en los productos y servicios entregados. el proceso será avalado. dentro de sus funciones. con alto grado de participación en los procesos de Gestión de Proveedores.9 Certificación de proveedores oportunidades de mejora que generen planes de acción que reflejen nuestros valores y compromiso con la sostenibilidad.

6.10 Premiación a proveedores

Bavaria, como reconocimiento a la labor y al compromiso de sus proveedores, lleva a cabo en la convención de proveedores que se realiza anualmente, la premiación a las empresas que se destacan en los distintos segmentos de la cadena de abastecimiento: materias primas y material de producción, material de empaque, maquinaria y repuestos, mercadeo y publicidad, servicios operacionales. Los premios a proveedores Bavaria tienen como objetivo motivar a los proveedores y a sus empleados a trabajar para lograr el mejoramiento continuo en todos sus sistemas de gestión, procesos y productos, lo cual se transforma en beneficios para toda la cadena de abastecimiento; asimismo, permite construir relaciones equitativas y mutuamente beneficiosas entre las partes y grupos de interés. De igual manera, lo premios promueven la participación e integración de más empresas en la cadena de abastecimiento de Bavaria, para el beneficio de los consumidores, la sociedad y el desarrollo económico y sostenible del país.

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6.10 Premiación a proveedores

El modelo de premiación, actualizado y revisado recientemente, contiene una serie de principios filosóficos y éticos que garantizan la claridad y la transparencia del proceso. Las principales etapas o actividades del proceso de premiación se pueden resumir así: • Postulación, por parte de los proveedores interesados en participar, en la cual se mencionan los principales logros y compromisos desarrollados en temas de inversión y crecimiento, innovación y desarrollo, mejoramiento en calidad, desempeño, productividad y desarrollo sostenible. • Verificación de requisitos que deben cumplir los proveedores para continuar en el proceso. • Evaluación interna realizada por funcionarios de Bavaria, usuarios directos e indirectos de los productos y servicios suministrados por los proveedores. • Evaluación externa, en la cual participan docentes de

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6.10 Premiación a proveedores

las principales universidades del país, expertos en los criterios de calificación (inversión, innovación, calidad, productividad, desarrollo sostenible, entre otros). • Definición de los nominados y los ganadores por parte del Comité Estratégico de Proveedores, que actúa como jurado final. El Comité Estratégico de Proveedores está conformado por el vicepresidente de la Cadena de Abastecimiento, directores y gerentes de la cadena de abastecimiento y de la División de Calidad de la compañía. • Publicación de nominados • Entrega de premios en la Convención Anual de Proveedores De esta forma, Bavaria reconoce la importante labor que sus socios estratégicos realizan en su cadena de abastecimiento y fomenta las relaciones de mutuo beneficio, en cada una de sus actividades.

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A. siempre buscando generar confianza y estrechar nuestras relaciones comerciales. La convención anual de proveedores es un espacio generado por Bavaria S. REUNIONES Y CONVENCIÓN DE PROVEEDORES El propósito de las reuniones con proveedores. es tener un contacto más cercano y personal con los colaboradores de nuestras áreas y las de los mismos proveedores. Las reuniones pueden tratar diferentes temas. es deber del proveedor avisar con tiempo cualquier cambio o aplazamiento de las mismas. e información de carácter general que se han producido en el ejercicio del periodo anterior. 108 . tendencias. en la convención se realiza la ceremonia de premiación de proveedores. los resultados.A. tales como las vistas en este manual y/o desplegar y comunicar políticas corporativas de Bavaria S. Además.Manual para proveedores CAPÍTULO VII 7. para compartir con nuestros proveedores estratégicos. Es deber de el proveedor asistir a las reuniones y/o convención que sea invitado.

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oportunidad y transparencia en el manejo de la información. 7.1 Módulo adquisiciones Intercambio automático de los negocios a través de los términos de referencia establecidos que contienen aspectos del negocio tales como • Especificaciones técnicas • Especificaciones de calidad • Especificaciones de logística • Condiciones comerciales • Otras condiciones generales 112 . 01 8000 510 029.com. en línea. luego debe hacer clic en portales y proveedores.Manual para proveedores CAPÍTULO VIII 8. con el objetivo de integrarnos. Para ingresar al Portal Proveedores. PORTAL DE PROVEEDORES Es un servicio que la compañía dispone para los proveedores.co.bavaria. En caso de tener alguna inquietud. se pueden comunicar a través de la línea de atención al usuario. con toda la cadena de abastecimiento desde el proveedor. garantizando la armonía. debe ingresar a la página web de Bavaria www. sus procesos y logística interna.

7.3 Módulo información general Nos permite • Información propia • Autoregistro • Documentos del proveedor • Manuales de usuario Manual para proveedores PORTAL PROVEEDORES 113 .2 Módulo estado de cuenta Nos permite • Visualizar pagos realizados • Relación de facturas pagadas • Visualizar gravámenes pagados 7.

5 Módulo Aprovisionamiento Nos permite • Envío del plan de entregas • Visualizar inventarios y pedidos en curso • Repartos e información de planificación Manual para proveedores PORTAL PROVEEDORES 114 .7.4 Módulo evaluación de desempeño Nos permite Visualizar el resultado de la evaluación de desempeño en cuanto a • Calidad • Competitividad • Oportunidad • Servicio Asociado 7.

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CAPITULO IX 89 .

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producto. cuando se requiera. equipos o instalaciones de la empresa.Manual de contratistas El manual de contratistas tiene como objetivo establecer las principales normas de seguridad. Manual para proveedores ANEXOS 124 . El manual se encuentra disponible en el sistema de gestión documental del portal corporativo de Bavaria. de salud ocupacional. reducir o controlar riesgos que puedan afectar a las personas. por el funcionario contacto en Bavaria. El manual aplica para todos los contratistas y proveedores que ingresan o realizan alguna actividad dentro de las instalaciones de las plantas de Bavaria y debe ser suministrado. al medio ambiente. con el fin de eliminar. ambientales y de buenas prácticas de manufactura.

en la cuenta bancaria que reporto a continuación. Seleccione las compañías en las cuales quiere inscribirse para el pago electrónico (ver nota) Autorizamos a ustedes para abonar.Formulario de inscripción para pago electrónico FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN PARA PAGO ELECTRÓNICO Ciudad : Señores : BAVARIA S. A. para el registro del pago electrónico. Atentamente Firma representante legal : Nombre representante legal : Manual para proveedores ANEXOS 96 . Fecha : CERVUNIÓN S . los valores que se generen en nuestras relaciones comerciales. Nombre : Nit o Cédula : Dirección : (para el envío de los avisos de pago) Teléfono : Ciudad : Fax : Correo electrónico: Información sobre la cuenta corriente o de ahorros Tipo de cuenta: Corriente Ahorros Nro de cuenta Declaramos a ustedes que la anterior información. A. A. CERVECERÍA DEL VALLE S. es correcta.

Poder especial para autorización de pagos a terceros Poder especial para autorización de pagos a terceros PODER ESPECIAL Firma (Nombre y cédula del representante legal) (Razón social completa) Acepto el poder: Manual para proveedores Firma (Nombre y cédula del tercero autorizado) .

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Gestión Proveedores Idea y Dirección General Carlos González Marca Textos Juliana Arias Páez Diseño Gráfico Xpress Estudio Gráfico y Digital Impresión Libro Fotografía Archivo Bavaria Luis Fernando Díaz Castiblanco José Bernardo Gómez Useche Carlos González Marca Juliana Arias Páez Fuentes de Consulta Archivo Bavaria .Adrian De Wilde Vicepresidente Cadena de Abastecimiento Luz Mary Rodríguez Jiménez Directora.