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filtros y tablas dinámicas

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UNIVERSIDAD POLITÉCNICA ESTATAL DEL CARCHI INFORME N°4 1. DATOS INFORMATIVOS 1.1 Escuela: Administración de Empresas y Marketing 1.

2 Nivel: Tercero 1.3 Nombre: Evelyn Román 1.4 Tema: Filtros y tablas dinámicas 1.5 Fecha: 01/11|/2011

2. Objetivo: Investigar sobre las características generales de filtros y tablas dinámicas para subirla en la wiki. 3. Contenido: Resumen en texto. FILTROS Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) Que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:
 

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. Autofiltro Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

Rango sin filtrar Rango filtrado Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul. Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

Filtros Avanzados El comando Filtro avanzado te permite filtrar una lista en su lugar (como el comando Autofiltro), pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tienes que escribir los criterios (o condiciones) según los cuales deseas filtrar los datos (en un rango independiente). Los filtros avanzados se utilizan para: - Filtrar criterios complejos en menor tiempo. - Llevar una copia de los datos filtrados a otro lugar (dentro de la misma). - Filtrar sólo parte de la lista. Por ejemplo sólo algunas columnas en particular. Preparar la base de datos o lista El filtro avanzado exige marcar tres rangos en la hoja de cálculo: La base de datos, el rango de criterios y el rango de extracción (o rango copiar a). 1. La base de datos: Es la lista normal en la que deseamos realizar el filtro. 2. Rango de criterios: Espacio donde se escribirán las condiciones o parámetros que limitan los datos que se filtrarán. En este rango podrás colocar todos o sólo algunos de los campos (columnas). 3. Rango de extracción: Celdas donde Excel realizará una copia de la información filtrada. Puedes omitir este rango si decides no copiar los datos filtrados en otro lugar sino simplemente ocultar los datos que no cumplen las condiciones en la lista original. Procedimiento

Para

realizar

un

filtro

avanzado

sigue

este

procedimiento:

1. Inserta al menos tres filas vacías sobre la lista que pueden utilizarse como rango de criterios, o bien escribe las condiciones en un espacio vacío de tu hoja de cálculo. El rango de criterios debe tener todos o algunos de los nombres que tienen las columnas de la lista. Compruebe que existe al menos una fila (o columna) vacía entre los valores de criterios y la lista. El aspecto de la hoja de cálculo será más o menos este:

2. En las filas situadas bajo los rótulos de columna, escribe los criterios (las condiciones) que limitarán tu búsqueda 3. Prepara tu rango copiar a (de ser necesario) 4. Haz clic en una celda de la lista 5. Ve al menú Datos 6. Haz clic en la opción avanzadas.

7. Haz clic Avanzadas. Aparece el siguiente cuadro:

8. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haz clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otro rango de la hoja de cálculo, haz clic en Copiar a otro lugar. 9. Si elegiste Copiar a otro lugar haz clic en la casilla Copiar a. 10. Escribe referencia de la celda o rango donde deseas pegar las filas filtradas. 11. En la casilla Rango de criterios introduce el rango donde escribiste las condiciones o criterios para el filtrado, incluidos los rótulos de criterios. 12. Haz clic en el botón Aceptar. 13. Revisa el rango de extracción para verificar que los datos extraídos si son los que necesitas. TABLAS DINÁMICAS Las tablas dinámicas son muy útiles para estructurar datos que se presentan en bruto, resumirlos y crear informes. Normalmente, una tabla de datos de Excel no puede cambiar de estructura. Podemos ordenar los datos, filtrarlos, añadir subtotales, pero la estructura en filas y columnas es inalterable. Uno de los objetivos de las tablas dinámicas es la posibilidad de alterar esa estructura y a la vez resumir datos.  Una tabla dinámica combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Lleno desde lo general a lo específico.

Las tablas dinámicas solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la tabla dinámica excel con la función importar datos dinámicos e incorporarlos a nuestro modelo excel.

Las tablas dinámicas, también llamadas pivot tables, son herramientas para el análisis de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la información contenida en la BD. Permiten analizar sólo una porción de la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar únicamente la información relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo. Las pivot tables están basadas en dos conceptos: sumarización y rotación.

Sumarización Se refiere a la capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos atributos. Rotación Es la posibilidad de colocar, quitar y/o mover la cantidad de campos seleccionados a cualquier posición que se requiera, siempre y cuando estos campos estén contenidos en la base de datos. Las tablas dinámicas proporcionan un modo de resumir y analizar fácilmente grandes volúmenes de datos. Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su disposición reordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente. Las tablas dinámicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar:

Resumir bases de datos grandes: se pueden utilizar las tablas dinámicas para resumir grandes cantidades de datos que pueden estar en una hoja de trabajo o en una base de datos externa. Preparar datos para su representación gráfica: Los gráficos basados en tablas dinámicas cambiarán automáticamente cuando cambie la tabla dinámica. Muchos problemas vienen disponiendo los datos de un modo que permita crear gráficos, las tablas dinámicas son ideales para este propósito. Análisis de datos adecuado: Se analizarán de forma adecuada las bases de datos mediante las tablas dinámicas, buscando tendencias, excepciones y problemas. Se puede organizar rápidamente el modo en que se resumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel de detalle cuando se desee. Crear Informes: Es uno de los usos más habituales de Excel, ya que se puede interactuar en la pantalla o imprimir.

Lista o base de datos: Podrá crear una tabla dinámica a partir de una lista o base de datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de cálculo de Microsoft Excel o de otra tabla dinámica. Botones de campo para reordenar los datos: Una tabla dinámica contiene campos, cada uno de los cuales resume múltiples filas de información de los datos originales. Arrastrando un botón de campo hasta otra parte de la tabla dinámica, podrá ver los datos de distintas maneras. Por ejemplo, podrá ver los nombres de los vendedores en las filas o en las columnas. Tabla dinámica resultante: Para crear una tabla dinámica, utilice el Informe de tablas y gráficos dinámicos como guía para la búsqueda y organización de los datos que desee organizar. Para comenzar, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos... del menú Datos. Datos Resumidos: La tabla dinámica resume los datos utilizando la función de resumen que especifique, como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podrá incluir automáticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias fórmulas agregando campos y elementos calculados. En este ejemplo, se calcula el total de los datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla dinámica.

Dentro de la tabla dinámica se pueden distinguir los siguientes elementos:

Campo de Página: Un campo de página es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientación de página en una tabla dinámica. En el ejemplo, Región es un campo de página que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de página, la tabla dinámica cambiará para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento. Elemento de un campo de Página: Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la tabla será un elemento en la lista de un campo de página. En el ejemplo, el elemento Este se presenta actualmente en el campo de página Región y la tabla dinámica muestra únicamente los datos resumidos para dicha región. Campos de Fila: Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha asignado una orientación de fila en la tabla dinámica. En el ejemplo, Producto y Vendedor son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendedor son los más próximos al área de datos; los campos de fila exteriores, como Producto, están situados a la izquierda de los campos de la fila interior. Campos de Columna: Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientación de columna en una tabla dinámica. En el ejemplo, Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los campos de columna interiores son los que tienen sus elementos más próximos al área de datos; los campos

de columna exteriores están encima de los campos de columna interiores (en el ejemplo se muestra únicamente un campo de columna).

Campo de Datos: Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene datos. En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos que resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en los datos de origen. Normalmente, un campo de datos resume datos numéricos, como estadísticas o importes de ventas, pero también puede contener texto. Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinámica mediante la función Contar y los datos numéricos mediante la función Suma. Elementos: Los elementos son una subcategoría de un campo de la tabla dinámica. En el ejemplo, Carne y Marisco son elementos del campo Producto. Los elementos representan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origen exclusivas. Los elementos aparecen como rótulos de columna o de fila, o aparecen en las listas desplegables de los campos. Área de Datos: El área de datos es la parte de la tabla dinámica que contiene los datos resumidos. Las celdas del área de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del área de datos representan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de origen. En el ejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de importes de pedidos de cada registro en los datos de origen que contiene los elementos Carne, Fuller y Trim.2. Para comenzar, puedes utilizar tus propios datos ordenados en forma tabular o puedes ejemplo. Con datos ordenados en forma tabular nos referimos a que cada registro ocupe una línea de excel, además de que la primera línea sea el encabezado de las columnas. Si bajaste el archivo de ejemplo deberás ver una pantalla como la siguiente:

En la pestaña "Insertar" de la banda de opciones se encuentra el botón "Tabla dinámica" al hacer clic en este botón aparecerá la siguiente pantalla que es la pantalla de opciones para la creación de la tabla dinámica, la cual como podrás notar, es similar a las versiones anteriores de excel. En esta pantalla podrás configurar las opciones de rango de celdas y ubicación donde se colocará la tabla dinámica.

 

Tabla o rango: Es el rango de las celdas donde se encuentra la información que se quiere agregar a la tabla dinámica. Ubicación: Dónde se colocará la tabla dinámica que se va a crear, las opciones son en una hoja nueva o una celda de alguna hoja existente donde se escribirá la primera celda de la tabla dinámica. Al hace clic en aceptar nos aparecerán dentro de la hoja de excel la tabla dinámica sin datos así como la ventana de propiedades de la tabla dinámica. En esta tabla de propiedades podremos arrastrar los campos para formar la tabla de acuerdo a los resultados que estamos buscando. En este ejemplo hicimos un cálculo de total vendido para cada persona en las diferentes regiones.

La ventana de propiedades nos queda como sigue:

4. Conclusión : Mediantes los filtros nos podemos ayudar para buscar de una manera rápida información que deseemos, y con las tablas dinámicas nos sirve también para obtener información que requiera de operaciones matemáticas y lo arroja inmediatamente lo que escogimos. Lincografías:     http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/filtros-HP005261132.aspx http://www.pedvirtual.com/index.php?option=com_content&view=artic le&id=29%3Aexcel-filtros-avanzados&catid=16%3Aexcel&limitstart=8 http://excelforo.blogspot.com/2010/08/tablas-dinamicas-ocultarregistros-sin.html http://www.tutorialesytrucos.com/tablas-dinamicas-excel-2010-2.html

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