Rendezvényszervezés

z eIõadás témái
· Rendezvény meghatározása, a projekt és
a rendezvény közötti különbség
· Rendezvény típusai és célcsoportja
· Forgatókönyv
· Stratégiai megbeszélés
· Szünet
· Feladatkörök
· Rendezvény lebonyolítása, ütemterv
Rendezvény meghatározása
agyar Értelmezö Kéziszótár:
A rendezvény szervezett közösség keretein
belül megtartott (esetenként szórakoztató
jellegû) összejövetel.
Három alapvetö dolog:
Elöre meghatározott célból, adott helyen és
idöben tartott összejövetel.
Rendezvény típusok
Nagyságrend szerint:
· Kicsi (író-olvasó találkozó, stb.)
· Közepes (képzések, suli buli, iskolai
vetélkedö, szavaló verseny)
· Nagy (fesztiválok, táborok, koncertek,
diáknapok)
Rendezvény típusok
TartaIom szerint:
· Nevelö-oktató jellegü
· Szórakoztató jellegü
· Szocializációs jellegü (pl. beavató tábor,
gólya tábor, diákcsere programok)
· Társadalmi problémával foglalkozó (pl.
jótékonysági koncert)
Rendezvény típusok
Magyar ÉrteImezõ Kéziszótár:
gazdasági céI szerint: nyereségorientált, profit célú illetve non profit rendezvények
heIyszín szerint: zárt térben, épületben lebonyolódó és szabad térben megtartottak
heIyszínek száma szerint: egyhelyszínes és többhelyszínes
tervezés jeIIege alapján: spontán illetve tervezett események
jeIIegük szerint: mûvészeti, tudományos, közmüvelödési, társadalmi, politikai, egyházi,
sport
funkcionáIis tartaImuk szerint: kongresszus, konferencia és ezek altípusai,
elöadó, mûvészeti élömûsorok, versenyek, kiállítások, kvíz játékok, látványfelvonulások,
demonstrációk, szertartások, protokolláris események, fogadások, ünnepi
megemlékezések, több funkciós rendezvények
áItaIános csoportosítás szerint: világ, európai, nemzetközi,
országos, regionális, megyei (városi), kisebb tájegységi, kistérségi, fövárosi és kerületi,
kisebb közösségi rendezvények
rendezõk alapján: állami és magánrendezvény
Rendezvény céIcsoportok
· Földrajzi meghatározottság (pl. városi vagy falu
napok)
· Társadalmi osztály (pl. árvaházi gyerekek,
romák)
· Érdeklödési kör, hobbi
· Korosztály (pl. nyugdíjasok, fiatalok)
· Ìntézményi (pl. köztisztviselök, középiskolások)
· Nemi megkülönböztetés
· Egyéb
Rendezvény fõ mozzanatai
· Elöszervezés
· Lebonyolítás
· Utóélet
orgatókönyv
EIõszervezés - I.
. Szervezöi csapat felállítása (föszervezö,
csoportvezetök)
2. Programterv, a cél meghatározása
3. Reális költségvetés
4. Források, támogatók, pályázati
lehetöségek felmérése, 2%-os törvény
5. Pályázatírás, szponzorok szerzése
orgatókönyv
EIõszervezés - II.
. Helyszín és idöpont egyeztetés,
lebeszélés, szerzödéskötés
7. Engedélyek (tüzoltó, polg. hivatal,
iskolaigazgató)
8. eghívottak, együttesek, elöadókkal
egyeztetés
9. Sajtóanyagok, PR
orgatókönyv
LebonyoIítás
. A program technikai feltételeinek
biztosítása
. A program megvalósítása
2. Helyszíni szervezés
3. ,Rom¨ eltakarítása a rendezvény után
orgatókönyv
UtóéIet
4. A rendezvény kiértékelése,
sajtóvisszhang
5. Pénzügyi és tartalmi elszámolás
. Dokumentáció készítése
$tratégiai megbeszéIés
· A rendezvény nagysága ÷ gyakoriság
· Három szakasz:
· eIõszervezés
- kezdetben havonta vagy kéthetente
- rendezvény elött egy hónappal min. hetente
· IebonyoIítás
- folyamatos egyeztetés, információcsere
· utóéIet
- kiértékelö
$tratégiai megbeszéIés - eIõszervezés
Koordinátorok meghatározása
· Föszervezö
· Pénzügy
(engedélyek,szerzödések, pályázatok,
szponzorok)
· Program (elöadók)
· Résztvevök (meghívottak)
· Logisztika
· Sajtó, PR
· Helyszín felelös (technika)
· Szabadidö, sport
eIadatok Ieosztása
· Feladatok felvázolása
· engedélyek, pályázatok,
szponzorok felmérése,
költségvetés
· Tartalmi rész, elöadók meghívása
· eghirdetés, meghívottak
· Kaja, szállás
· Sajtó, arculat
· Helyszín, kellékek, technikai
igények
$tratégiai megbeszéIés - IebonyoIítás
· Föszervezö
· Pénzügy
· Program
· Résztvevök
· Logisztika
· Sajtó, PR
· Helyszín felelös
· Kommunikáció, számonkérés,
discséret
· Pénzmozgás
· Folyamatos egyeztetés
elöadókkal, program betartása
· Regisztráció, protokoll
· Elszállásolás, kaja
· Sajtóakkreditáció
· Berendezés, technika
felszerelése
$tratégiai megbeszéIés - utóéIet
· Föszervezö
· Pénzügy
· Program
· Résztvevök
· Logisztika
· Sajtó, PR
· Helyszín felelös
· Kiértékelö megszervezése és
levezetése
· Végkifizetések, elszámolás
· Köszönölevelek elöadóknak,
esetleges szakmai anyagok
dokumentálása
· Utó info, Feed back (pl. Fénykép,
újságcikkek, köszönet)
· Logisztika
· Sajtóvisszhang, utólagos
publikáció
· Takarítás, kellékek
visszaszolgáltatása
eIadatkörök
õszervezõ
· unkacsoport összeállítása
· Folyamatos kommunikáció és egyeztetés (külsö és belsö
számonkérés )
· Határidök meghatározása, számonkérése
· Kapcsolatok felvétele
· Szerzödések követése
· Engedélyek követése, esetleg beszerzése
· Helyszínelés
· otiválás
· Folyamatos egyeztetés (külsö és belsö számonkérés )
· Felvigyázás
· Köszönet
· Dokumentálás
· Kapcsolatok
eIadatkörök
Pénzügy
· Költségvetés
· Tárgyalás
· Pályázatok
· Szponzorok
· Engedélyek, szerzödések
· Pénzmozgás követése, pénzleosztás
· Kifizetések, költségtérítés
· Elszámolás
eIadatkörök
Program
· Program terv
· Tartalom feltöltés
· Elöadókkal, fellépökkel való egyeztetés
· Engedélyek, jogdíj
· Szolgáltatók
eIadatkörök
Résztvevõk
· eghirdetés
· Kapcsolattartás
· Toborzás, tömegmozgatás
· Fogadás, tájékoztató
· Regisztráció, adatlap
· Ellátás
· eghívottak
· Tömegfigyelés, biztonság
· Visszajelzés, köszöenet, stb.
eIadatkörök
Logisztika
· Szállás (keresés, foglalás, elszállásolás)
· Étkezés (megrendelés, felügyelet)
eIadatkörök
$ajtó, PR
· édiapartnerek
· Újsághirdetések
· Kapcsolattartás újságírókkal
· Sajtótájékoztató
· Arculat megtervezése, reklám
· Saját sajtóanyag készítése
· Sajtó akkreditáció
· Sajtó visszhang
eIadatkörök
· HeIyszíni feIeIõs (keIIékes, rohamcsapat,
technika)
· Helyszín találása, egyeztetés, lefoglalás
· Ìnfrastruktúra
· Kellékek felmérése, beszerzése, készletfeltöltés
· Technikai igények felmérése, biztosítása
· Rohamcsapat megszervezése (pl. Plakátolás, helyszínen
arculat kivitelezése ÷ bannerek, stb.)
· Leltár
· Takarítás
Rendezvény IebonyoIítása
· Ütemterv követése
· Pontos forgatókönyv
· Világos feladatok
· Probléma megoldásra való készség
$egít a rendezvényszervezésben
· Jó kommunikáció
· ás szemszöghöz (gondolkodásmódhoz) való
alkalmazkodás
· Türelem
· Bizalom
· Ìsmertük egymást, dolgoztunk együtt
· Elözetes konszenzus
· Jó együttmüködés
· Kitartó ismétlés
· Arányok ismerete
átoI a rendezvényszervezésben
· Nem ismerik egymást elözetesen a szervezök
· Stressz
· Ìdö
· Túl pontos irányítás
· Nem kaptunk visszajelzést
· Tökéletességre törekvés
· Rosszul meghatározott tárgyak
· Túl laza keretek
· Sietség
· Úgy sem fog sikerülni

0v,/E89F2E
W #03/0;F320,9E74E8, ,57409F8 ,703/0;F399Q3-8F W #03/0;F39J5:8,F8.F.845479, W 47,9O3; W $97,9F,20-08FF8 W $Q309 W 0,/,97 W #03/0;F30-434J9E8, Q902907;

.9O 00P 880.49.9E74E8.79499 080903F398O7.79499880.090 .F3807.F320.009988F070903 -0Q209.5.090 E742.09v /44 v7020..9E74499./499003F8 /v-039..7A79020v F8O9E7 703/0.#03/0.F-O .

 1089.#03/0.54 .E4 9E-474 43..E4O 89- W 0508 F5F80 8:-: 84.8O9..8E703/80739 W .F39J5:84 .07803 W .O.0790  /E3..09F0/v 8. .8 J7O 4.

14.9O00~ W $O7.79.F39J5:84 %.079 ..9O00~ W $4...O800~ 5 -0.9E-47 /E.49.4280739 W 0.9O9E-47  O.4O 5  O9F438E43.24 W %E78.80705747./.2574-F2E.E.#03/0..0v 49.

E310.0F8000 .F 8073930708F47039E9 57419.F39J5:84 ./E84 Q3305 2002F0F80 9--1:3.F30 08J3 80739E799F7-03 F5Q09-030-434O/OF88.O8703/0.F8 00.-.F30 E9./O 2P. 30209  478E48 7043E8 200 .79. 08J30 8E2.2F82.2 549.79E84 574944E780802F30 14.8E.5E385439E309. 0v../.JE9F4 E9.84547948J9E8 80739..O 8079./ 9F7-03209.E 0:7O5./.F30 703/0v .0907.00990802F30 00Q 807392P.E748F807Q09 80--88F703/0.7A79020vF8O9E7 ..F809 9:/42E348 2~.43:E84 /0243897E.F809Fv2P8474 .9J5:8.F09.034357419703/0.2: 80739437088:8 4310703.E3703/0.F3 ..E748 80--9E08F 89F78F 1v.078030 EJ9E84 .#03/0. 0E 85479 1:3.5E3E.80739008J308F89--08J308 907.E348.0v/F8 9E78.79499.43E89.

/.E748.8454794 W /7.F.2489E 5 E7.#03/0..20.80v F584E84 W 0220Q3-909F8 W F- .9.54 W %E78.1.9E744998E 5 .E0700  742E W A7/0v/F87 4-- W 47489E 5 3:/J..F3.84 1.4 W 39F2F3 5 989.: 3.

9.3. W v807.0F8 W 0-434J9E8 W &9OF09 .F31v24.#03/0.

v807.F3  !EE.2907.9E74E8.910EJ9E8.0F8   $07.5.47.0v  .9O3.F20.845479.9O 5EE.  #0E898F..9J7E8 8543474807F80 .9 009v8F0102F7F80  4897. . 1v807.8.0v.09F8  477E84 9E24.009v  !747.

 00909F8  $. 0Q99080 0v.0F8   08J3F8/v543900909F8  0-08FF8 807v/F89F8  30/F0 9~49O 54 .4 !# .9./O.9O  0J.499.  84.9O.47. v807...3..9O3.

.0F8  #42 09.220.9O3.  5747.  08J3807.47. 0-434J9E8  5747..109F90030 -948J9E8.F3:9E3 .290..703/0.O8J9E8.3.7J9E8.

79.47.9O3.3  !F3QF89. &9OF09  703/0.F3F79F0F80  8.208E24E8  4:2039E.88.9O.OF8J9F80 .

F9090390 703/0.$97.F30v990O3.O.F33.8070 W :9OF09 F79F0v .478E W E7428..8 W 0v807..439.20-08FF8 W 703/0.9F.0F8 0/09-03. .94800909F8 31472E.23 090390 W 0-434J9E8 14..55.2.8E..

030/F0 5EE.9E74E8..79.9F.//v 85479 0. F30 W W W W W .9410./O20J.E4E8.0.09F8 %. 07/09F8 20J.94  8543474102F7F80  98F. W $. W v807.27F8 0v.94  8543474 W !747./.v 20J.499.:.3.E8. W $.$97. 8EE8 $. W 489.9O !# W 08J3100v8 90.0v W !F3Q 030/F0 807v/F80 5EE.0F8 447/3E947420.2 0v.940489E8.9O .499.3.-./. .9 08J3 0F0 90. W W 0./O W #F89.7.20-08FF8 0v807.

 5747.O 574944 8EE84E8 .O 8E243F7F8  /8.3. $. 108070F80 . #0897E..2-09.2 #F89.0v !F3Q !747.O 0703/0F8 90.9O !# 08J3100v8 W W W W W W W 422:3E.9F.$97.2.94800909F8 0v.0. $.79E8.70/9E.9O.20-08FF8 0-434J9E8 W W W W W W W v807.v 489.8F709 !F324E8 4./O.

9E8.0F80F8 0. $.4 /4:2039EE8.84E9.$97.88.v 489.O %.20-08FF8 :9OF09 W W W v807. 5 F3F5  8E.3 :9O.  08090088. $. W W W W #F89..88.2.2 W W W F79F0v20807.009F80 'F109F80 08E24E8 83v0.0.7J9E8 0F0 ./O3.48 5:-E.0v !F3Q !747.9O !# 08J3100v8 W W W W .0 8309  489.3.000v.9O...9F. &9O314 00/-.

EE8 W 8309 W 4:2039EE8 W .2.2.09F80 W 30/F0. W 4.OF800909F8 Q8vF8-08v 8E243F7F8 W .09F80 08090-0807F80 W 08J30F8 W 49.F900 W $07v/F80.84.9E74E8.94 .EE8 W 4.97 v807.948422:3E..9E7/v20.9410.0.5.0v W :3.84.94800909F8 Q8vF8-08v8E243F7F8 W 0.5. 8E243F7F80 W ./.845479880EJ9E8.

94 $543474 30/F0 807v/F80 !F324E8./.97 !F3Q W W W W W W W W 98F.09F8 %E7.E8 !EE.09F80 5F30489E8 109F80 98F9F7J9F8 8E24E8 .0.

O00909F8 W 30/F0 4/J W $4E9. 10F5v0.79.2907.97 !747./O.9O .0.421099F8 W v.2 W !747../. W %.

79E8 %4-47E8 92024.84.9./E8 9EF49.0.97 #F89.0F8 80309 89- .0.9E8 4./.O .5 E9E8 0J.99./. %2010F8 -9438E '88.499.9O #0897E.5.v W W W W W W W W W 07/09F8 .

97 489./. W $EE8 0708F8 14.E8 08EE84E8 W A90F8 20703/0F8 10Q009 .0.

9O !# W W W W W W W W F/.88.9O.84. $.3.3 .O $.9O.0F80 70E2 $.793070 8E7/09F80 .9O 7.5.:.99.97 $.F8J9F80 $.9O.0./.79E88EJ7O.5.9O9EF49.70/9E.E98.920907.

3.5.8.0./. 0F0102F7F80 -0807F80 F8091099F8 %0.33070 89- W 09E7 W %.97 W 08J3100v8 0F08 74.0F80 5 !. 00909F8 014.9.F30102F7F80 -948J9E8.2.E8 317.:.9  90.920807.897:97.EE8.8.900F80 -.2.7J9E8 . #4.5.E94E8 08J303 .7. W W W W W 08J39.3..

204/E87..94 !74-F2.#03/0. 'E4810.OF88F ./..09F80 !43948147..F30-434J9E8. W W W W D902907.9O3.

O .703/0.4/E8 W %Q7002 W .0F8-03 W O422:3E.F3807.2..O W E88028 43/44/E82O/4 .$0J9.79O82F9F8 W 7E348207090 ..42 W 82079Q02E89 /449:30Q99 W v090843803:8 W O0Q992~/F8 W 9.

. %.0v $97088 /v %5439487E3J9E8 02.807.703/0.F3807.59:3.F8 #488:20.0F89 %F09088F70970.9E744999E7.07090 $098F 80214807Q3 .88.0F8-03 W W W W W W W W W W 02820702E890v090803.E94.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful