BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

III.1. Analisa Analisa sistem informasi penyewaan gudang pada perusahaan daerah pasar, akan mempermudah proses pengolahan laporan penyewaan gudang. Penulis menganalisa pada PT. Bhanda Graha Reksa dalam pengolahan datanya masih bersifat semi komputer ditandai dengan adanya pencatatan pencatatan pada sebuah buku besar yang penyimpan datanya disimpan ke dalam arsip sehingga sering terjadi perulangan-perulangan yang didapat.

III.1.1. Analisa Input (Dokumen Masukan) Untuk mengolah data pada PT. Bhanda Graha Reksa mempunyai beberapa inputan data yang masih menggunakan sistem pencatatan. Untuk melihat inputan yang ada pada PT. Bhanda Graha Reksa yang penulis dapat yaitu berupa kwitansi, dan nota tagihan, berikut analisa input pada PT. Bhanda Graha Reksa:

PT. BHANDA GRAHA REKSA Cabang Utama Medan LOGO KWITANSI / RECEIPT No. : ......../............ Terima Dari / Received From : .................................................................................................... Uang Sejumlah / The Sum Of: ................................................................................................... .................................................................................................................................................... Untuk Pembayaran / Payment For : .......................................................................................... .................................................................................................................................................... Rp ...
Perhatian : Attention Pembayaran Dengan Cheque/giro Bilyet, Baru syah, Bila Cheque/ The Payment Wit Cheque or Bilyet Will be Right if the Giro Bilyet Tersebut Telah Didukung Oleh Bank Yang Bersangkutan Bilyet Has Been Posted By The Connected Bank

Kode Pre-

: AKU 17

No. : 05217

Medan, dd/mm/yyyy
PT. BHANDA GRAHA REKSA CABANG MEDAN

(
General Manager

Gambar III.1. Kwitansi PT. Bhanda Graha Reksa

PT.BHANDA GRAHA REKSA

LOGO

Cabang Utama Medan Jln. Titi Pahlawan Medan Marelan 20255 Telp. : 62 061 6850555 (8 Lines) Fax. : 62 061 6450444 4525503 PO Box 1538 E-mail : bgrmdn@indosat.net.id
16

KANTOR PUSAT : Jln. Kali Besar Timur No. 5-7 Jakarta 11119 Telp. : 62 021 6916666 (6 Lines) Fax. : 62 021 6903162 Cable : Bhangga Po Nox : 4972/Jkt
Kode : AKU

Pre No. : 05217 DEBET NOTA/ NOTA TAGIHAN/ INVOICE No. : ............./.........../............ Kepada / To : .................................................... Alamat : ..................................................... ...................................................... No
Jenis Kegiatan Periode Gudang Jenis Barang Ex. Kapal Tarif Disepakati

Keterangan / Description
: Handling IN : Bulan April 2008 : Paya Pasir No. 02.03.05 : Za. 1.000 Ton, Sp-36 700 Ton : Phonska 3.200 Ton, P.Ganik Ton : KM. Tanto Raya II : Rp. 6.500,-/ton + PPN 10%

Jumlah / Amount

Tagihan kami tersebut sebesar. Handling IN Tahap I (Pertama) 5.000 Ton x Rp 6.500,-/ton PPn 10% Jumlah

= Rp. 32,500,000.00 = Rp. 3,250,000.00 = Rp. 35,750,000.00

TOTAL #. Tiga puluh lima juta tujuh ratus lima puluh ribu rupiah #

Rp. 35,750,000.00

Terbilang / Says :.................................................................................................................... .................................................................................................................... Medan : dd/mm/yyyy

PT.BHANDA GRAHA REKSA CABANG MEDAN

General Manager Gambar III.2. Debet Nota / Nota Tagihan

III.1.2. Analisa Proses Adapun mekanisme yang berjalan pada PT. Bhanda Graha Reksa (Persero) sudah menggunakan sistem komputerisasi. Adapun aplikasi yang digunakan pada PT. Bhanda Graha Reksa (Persero) masih menggunakan aplikasi office seperti Microsoft Word dan Microsoft Excell dalam melakukan kegiatan penyelesaian pekerjaan sehari-hari. Dalam menyelesaikan tuntutan kerja dibidang penyewaan kendaraan masih menghadapi banyak kendala, yaitu kendala dalam mengefektif waktu kerja. Mengingat sistem yang digunakan pegawai PT.Bhanda Graha Reksa masih bersifat semi komputerisasi. Maka sebagian dokumen atau data mengenai penyewaan kendaraan diproses dan disimpan dengan menggunakan komputer, dan sebagian lainnya menggunakan cara manual, dengan menggunakan mesin ketik dan disimpan didalam loker penyimpanan dokumen. Adapun kesimpulan dari kelemahan sistem yang sedang berjalan yaitu kurang efisiennya dalam menyimpan suatu data, dan membutuhkan waktu yang lama jika ingin melihatnya kembali.

III.1.3. Analisa Output (Dokumen Luar) Output ataupun keluaran dari sistem informasi ini adalah berupa laporanlaporan penyewaan gudang, berikut gambar analisa output pada PT. Bhanda Graha Reksa :

III.2 Desain Sistem Berdasarkan hasil analisa penulis membuat rancangan sistem baru yang terdiri dari DFD (data flow diagram), rancangan struktur user interface, dan algoritma pemrograman.

III.2.1 Data Flow Diagram

a.

Diagram Konteks Suatu diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses

saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan dunia luarnya. Kemudian gambar bagan berjenjang untuk semua proses yang ada dalam sistem.

Faktur penyewaan gudang Penyewa

Data penyewa Bagian Penyewaan

Data penyewa/Data bayar sewa

Sistem Informasi Penyewaa n Gudang

Data gudang/data penyewaan gudang

Laporan

Pimpinan

Gambar III.3. Diagram Konteks Sistem Informasi Penyewaan Gudang b. DFD (Data Flow Diagram) Level 0 Data Flow Diagram Level 0 merupakan perincian dari diagram konteks untuk mempermudah melihat sistem yang dirancang. Berikut gambar DFD level 0 yang penulis rancang :

Penyewa Bagian penyewa

Data Gudang

1.0 Input Data Gudang

Data penyewa

Gudang

Data Gudang Penyewa

Data Gudang

2.0 Pembayara n

Data Penyewa Data Pembayaran

Penyewaan

Data Penyewaan Data Gudang

3.0 Pembuatan Laporan

Data Penyewa

Laporan

Pimpinan

Gambar III.4. DFD (Data Flow Diagram) level 0 III.2.2. Desain Output Berikut adalah Desain output data sistem informasi penyewaan gudang antara lain sebagai berikut : PT. BHANDA GRAHA REKSA
Jl.Titi Pahlawan Medan Marelan Telp (061) 6850555, fax (061) 6850444

Medan 20255

LAPORAN STATUS PENYEWAAN GUDANG

Tanggal : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy

No.Sewa

No.Gudang

Kode Penyewa

Tgl Awal Sewa

Tgl Akhir Sewa

Total Sewa

xxxx

xxxx

xxxx

99/99/99

99/99/99

Rp.xxx

xxxx

xxxx

xxxx

99/99/99

99/99/99

Rp.xxx Rp.xxxx

Diketahui Oleh

Medan. dd/mm/yyyy Dibuat Oleh

) Gambar III.5. Output Penyewaan Gudang

PT. BHANDA GRAHA REKSA

Jl.Titi Pahlawan Medan Marelan Telp (061) 6850555, fax (061) 6850444

Medan 20255

LAPORAN PEMBAYARAN PENYEWAAN GUDANG

Tanggal : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy

No.Kwitansi

No. Sewa

Tgl Bayar

Total Bayar

xxxx

99/99/99

99/99/99

Rp.xxx

xxxx

99/99/99

99/99/99
TOTAL

Rp.xxx Rp.xxxx Medan. dd/mm/yyyy Dibuat Oleh

Diketahui Oleh

Gambar III.6. Output Pembayaran Gudang

PT. BHANDA GRAHA REKSA

Jl.Titi Pahlawan Medan Marelan Telp (061) 6850555, fax (061) 6850444

Medan 20255

LAPORAN JATUH TEMPO PENYEWAAN GUDANG

Tanggal : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy
No.Sewa No.Gudang Kode Penyewa Tgl Awal Sewa Tgl Akhir Sewa Jatuh Tempo Total Sewa Sisa

xxxx

xxxx

xxxx

99/99/99

99/99/99

xx

Rp.xxx

Rp.xxx

xxxx

xxxx

xxxx

99/99/99

99/99/99
TOTAL

xx

Rp.xxx Rp.

Rp.xxx Rp.xxx

Diketahui Oleh

Medan. dd/mm/yyyy Dibuat Oleh

Gambar III.7. Output Jatuh Tempo Penyewaan Gudang

III.2.3. Desain Input Berikut adalah desain input data sistem informasi penyewaan gudang, antara lain sebagai berikut : Gudang No Gudang Ukuran Harga Tambah : : : Simpan Browse

Gambar III.8. Input Form Gudang Browse Gudang

Data No.Gudang Ukuran Harga Tambah : : : Edit

Browse

Hapus

Batal

Gambar III.9. Browse Gudang

Pembayaran No. Kwitansi Tgl Bayar No. Sewa Total Sewa Total Bayar Tambah : : : : : Simpan Browse .......

Gambar III.10. Input Form Pembayaran

Browse Gudang Data Browse

No. Kwitansi Tgl Bayar No. Sewa Total Bayar

: : : :

Tambah

Edit

Hapus

Batal

Gambar III.11. Browse Gudang

Penyewa Kode Penyewa Nama Perusahaan Alamat Telepon Tambah : : : : Simpan Browse

Gambar III.12.Input Form Penyewa

Browse Penyewa Data Kode Penyewa Nama Perusahaan Browse : :

Tambah

Edit

Hapus

Batal

Alamat Telepon

: :

Gambar III.13. Browse Penyewa

Penyewaan No. Sewa Tgl Awal Sewa Tgl Akhir Status Kode Penyewa Total Sewa No. Gudang Tambah : : : : : : : Simpan Browse ....... .......

Gambar III.14. Input Form Penyewaan Browse Penyewaan

Data No. Sewa Tgl Sewa Tgl Akhir Status Kode Penyewa Total Sewa No. Gudang Tambah Edit : : : : : : :

Browse

Hapus

Batal

Gambar III.15. Browse Penyewaan III.2.4. Database dan Relasi Berikut adalah rancangan tabel database yang penulis gunakan untuk merancang sistem informasi penyewaan gudang, antara lain sebagai berikut : a. Tabel III.1. Tabel Gudang Nama Database : Warehouse.Mdb Nama Tabel Primary Key Nama Field NoGudang Ukuran Harga : Gudang : NoGudang Size 4 10 8 Keterangan Nomor Gudang Ukuran Harga Sewa

Type Text Text Currency

b. Tabel III.2. Tabel Pembayaran Nama Database : Warehouse.Mdb

Nama Tabel Primary Key Nama Field NoKwitansi TglBayar NoSewa TotalBayar

: Pembayaran : NoKwitansi Size 8 8 8 8 Keterangan Nomor Kwitansi Tanggal Bayar Nomor Sewa Total Bayar

Type Text Date/Time Text Currency

c. Tabel III.3. Tabel Penyewa Nama Database : Warehouse.Mdb Nama Tabel Primary Key Nama Field KodePenyewa NamaSewa Alamat Telepon : Penyewa : KodePenyewa Size 4 30 30 13 Keterangan Kode Penyewa Nama Sewa Alamat Penyewa Telepon

Type Text Text Text Text

d. Tabel III.4. Penyewa Gudang Nama Database : Warehouse.Mdb Nama Tabel Primary Key Nama Field NoSewa TglSewa TglAkhir Status KodePenyewa TotalSewa NoGudang : PenyewaGudang : KodePenyewa Size 8 8 8 20 8 8 4 Keterangan Nomor Sewa Tanggal Sewa Tanggal Akhir Sewa Status Kode Penyewa Total Sewa Nomor Gudang

Type Text Date/Time Date/Time Text Text Currency Text

Berikut adalah gambar relasi antar tabel database sistem informasi penyewaan antara lain sebagai berikut : Gudang NoGudang Ukuran Harga * Pembayaran * NoKwitansi TglBayar ** NoSewa TotalBayar

Penyewa KodePenyewa NamaSewa Alamat Telepon *

PenyewaGudang * NoSewa TglSewa TglAkhir Status ** KodePenyewa TotalSewa ** NoGudang Gambar III.16. Relasi Antar Tabel

III.2.5. Rancangan Struktur User Interface Adapun rancangan struktur user interface yang penulis rancang adalah sebagai berikut : Menu

Master

Transaksi

Report

Gudang Penyewa

Penyewa Pembayaran

Penyewaan Pembayaran Jatuh Tempo

Gambar III.17. Rancangan Struktur User Interface

III.2.6. Flowchart Adapun algoritma yang dirancang adalah menggunakan flowchart sebagai diagram alir data, berikut flowchart yang dirancang :

1. Flowchart Menu Utama Start

Stop Menu Utama

File N
Transaks i

Menu File

File

Menu Transaksi

Trs

N Lapora n N Y
Menu Transaksi Laporan

Gambar III.18. Flowchart Menu Utama

2. Flowchart Menu File

File

Stop
Dt Gudang

Input Data Gudang

N
Dt Penyewa

Input Data Penyewa

N
Dt Penyewaan

Input Data Penyewaan

N
Dt Pembyaran

Input Data Pembayaran

N
Exit

N Gambar III.19. Flowchart Menu File

3. Flowchart Gudang

Input Gudang

Input No Gudang

Cari Gudang

Ada N Input Gudang, No Gudang, Ukuran, Harga

Kode Gudang Sudah ada

Simpan

Tampil Hasil Input

Gambar III.20. Flowchart Gudang

4. Flowchart Penyewa

Input Penyewa

Input Kode Penyewa

Cari

Y Ada N
Input kd penyewa,nm perusahaan,almt, telp

Kd Penyewa Sudah ada

Simpan

Tampil

Gambar III.21. Flowchart Penyewa

5. Flowchart Penyewaan

Input Penyewaa n Input Kode Penyewa

Cari

Ada N
Kd Penyewa tidak ditemukan

Kode Penyewa Ditemukan

Input No.Sewa

Simpan

Tampil Gambar III.22. Flowchart Penyewaan

6. Flowchart Pembayaran

Input Pembayaran

Input No.Sewa

Cari

Ada N No.Sewa tidak Ditemukan N

No.Sewa Ditemukan

Input no. kwitansi

Simpan

Tampil Gambar III.23. Flowchart Pembayaran

7. Flowchart Laporan

Menu Laporan

Data Penyewaa n

Cetak laporan

N
Data Pembayara n

Cetak laporan

N
Jatuh Tempo

Cetak laporan

Gambar III.24. Flowchart Laporan