Administración del Tiempo

Ing. Sergio Otero

Objetivo de Taller
 Comprender lo que significa y los alcances de

la administración del tiempo.  Obtener herramientas de distintas estrategias.  Conocer aplicaciones prácticas de las distintas estrategias.  Intercambiar otras estrategias y aplicaciones entre los asistentes relacionadas con la administración del tiempo.

Otros puntos...
 Es importante la participación de todos para

enriquecer el taller.  La presentación y el resumen del taller está publicado en:
 www.cursostecmilenio.blogspot.com

 Email del Instructor:
 sotero@tecmilenio.edu.mx

¿Por qué no me alcanza el tiempo? ¿Por qué no puedo concluir todas las actividades? .

Áreas de trabajo desordenadas No encontrar cosas Citas canceladas u olvidadas Juntas sin preparación Cansado / incapaz de concentrarse Vueltas en el carro / Tráfico Correos Electrónicos Intrascendentes

¿Sabes en qué se te van dos horas diariamente?

¿Porqué hay personas que cumplen con todas sus metas?

El tiempo es un recurso especial...
Todos tenemos el mismo. Una vez pasado ya no se recupera. Cualquier actividad requiere tiempo.

¿Qué es Administración del Tiempo? .

. El tiempo nos administra. No se puede administrar.¿Porqué administrar el tiempo? Es un recurso escaso. No puede ser almacenado ni ahorrado. No se puede controlar. pero lo que hacemos con él si.

 Organizar mejor el trabajo y las actividades. .  Facilitar la obtención de resultados eficientes y eficaces.  Desarrollo Integral.¿Qué frutos obtengo de la Administración del Tiempo?  Tener una guía de objetivos y metas.  Evitar el estrés.

.. que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. ¿Qué es Administración del Tiempo? Es el arte de hacer..Entonces.

¿Qué es Administración del Tiempo? Como el tiempo no existe en sí.... ..Entonces.

Entonces.. ¿Qué es Administración del Tiempo? La administración del tiempo es la administración de uno mismo.. .

Estrategias. Priorización (Covey) Eficacia (Pareto) Inmediatez (Pa’yer) ...

Priorización... .

.Jefe Desarrollo Profesional Colaborador Espiritualidad Padre Salud Yo Cuñado Amigo Hijo Cónyuge Vecino Hermano Roles de una persona.. .

El Éxito de la Administración del Tiempo es el Balance entre todos Tus Roles Clave .

Stephen Covey .“La clave no es dar prioridad a su agenda. sino agendar sus prioridades” .

nunca deben estar a la merced de las cosas que importan menos” . Goethe .“Las cosas que importan más.

valores y metas de alta prioridad. si contribuye con su misión.Importancia Una actividad es importante si usted personalmente la encuentra valiosa. .

Urgencia Una actividad es urgente si tu u otras personas sienten que requiere atención inmediata. .

La Matriz del Tiempo Urgente No Urgente Importante No Importante .

Comprendiendo el Tiempo Urgente No Urgente Importante Cuadrante de la Administración Cuadrante del Liderazgo y la Calidad No Importante Cuadrante del Engaño Cuadrante del Desperdicio .

juntas y preparaciones contra reloj  Proyectos cuyas fechas vencen .Cuadrante I Urgente/Importante  Crisis  Problemas presionantes  Proyectos.

Cuadrante I Urgente/Importante  Consecuencias  Estrés  Agotamiento  Administración de crisis  Siempre apagando fuegos .

Cuadrante III Urgente/No Importante  Interrupciones. algunas llamadas  Alguna correspondencia. reportes  Algunas juntas  Muchos asuntos inmediatos presionantes .

Cuadrante III Urgente/No Importante  Consecuencias  Enfoque en el corto plazo  Administración de crisis  Considera que las metas y planes no valen la pena  Se siente impotente. excluido del control  Relaciones muy frágiles o rotas .

Cuadrante IV No Urgente/ No Importante  Trivialidades. trabajo     minucioso Algunas llamadas Desperdiciadores de tiempo Actividades “escape” Correspondencia irrelevante .

Cuadrante IV No Urgente/ No Importante • Consecuencias • Total irresponsabilidad • Despido de los empleados • Dependiendo de otros o gobernado por apremios básicos .

Cuadrante II No Urgente/ Importante • • • • • • • Preparación Prevención Aclaración de valores Planeación Creación de relaciones Re-creación verdadera Facultar .

Perspectiva Equilibrio Disciplina Control Pocas Crisis .Cuadrante II No Urgente/ Importante • Beneficios – – – – – Visión.

algunas llamadas Alguna correspondencia. reportes Algunas juntas Muchos asuntos inmediatos presionantes Trivialidades. trabajo minucioso Algunas llamadas Desperdiciadores de tiempo Actividades “escape” Correspondencia irrelevante .La Matriz del Tiempo Urgente Crisis Problemas presionantes Proyectos. juntas y preparaciones contra reloj Proyectos cuyas fechas vencen No Urgente Preparación Prevención Aclaración de valores Planeación Creación de relaciones Re-creación verdadera Facultar Importante No Importante Interrupciones.

Urgente No Urgente Importante I II No Importante III IV Efecto de Concentrarse en el Cuadrante II .

sino hacia las oportunidades.Urgente No Urgente Importante I II No Importante “Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas. “ Peter Drucker Efecto de Concentrarse en el Cuadrante II .

¿Cómo empiezo?  Anticipa las actividades del cuadrante I dedicándole tiempo al cuadrante II  Elimina las actividades no importantes (Cuadrante III y IV) .

 Revisa actividades de Cuadrante I que podrían situarse en Cuadrante III  ¿Realmente tengo que hacer esto?  ¿Qué sucedería si no lo hago? .Eliminar las Actividades No Importantes (Cuadrantes III y IV)  Elimina las actividades que no aportan al cumplimiento de los objetivos.

.Identificar Metas Elije metas cada semana que te ayudarán a lograr los objetivos: esas cosas que realmente son importantes.

Organizarse Semanalmente  Programa las “Piedras Grandes”  Preparación  Prevención  Aclaración de Valores  Planeación  Formación de relaciones  Recreación verdadera .

Programe las…

“Piedras Grandes”

“La filosofía de uno no se expresa mejor con palabras; se expresa con las elecciones que hacemos. En el largo plazo, damos forma a nuestras vidas y a nosotros mismos. El proceso nunca termina hasta que morimos. Y las elecciones que hacemos son finalmente nuestra responsabilidad.”
Eleanor Roosvelt

Eficacia – Ley de Pareto
El 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados...

céntrate en las actividades que producirán el 80% de los resultados.20% Resultados 80% Tiempo 80% Resultados 20% Tiempo Si no tienes tiempo suficiente. .

.00 Teniendo el tiempo limitado para renegociar.00  Papelería: $800.00  Internet: $400.00  Celular: $3.500.  Teléfono: $4.00  Mantenimiento: $1.Ejemplo. ¿Cómo aplico el principio de Pareto? .00  Gasolina: $7. Se te pide que disminuyas los gastos indirectos lo mas rápido posible..350...000.800.

. 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 ..Se acomodan ascendiente las cuentas.

.Del total del gasto se calcula el 80% y se escogen las cuentas mas grandes hasta que su suma coincida con el 80% calculado.. 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 .

3000 1000 0 En 5000 cambio.Enfocándose en ellas. tiene un impacto global del 3. el impacto global es por el 12.8% 8000 7000 6000 sido 4000 en las demás cuentas.5% y el esfuerzo pudo 2000 haber sido el mismo. si se consigue un 15% de disminución. si el enfoque hubiera . un 25% de disminución.

el tipo de correos y el tiempo que le dedico a ellos...... las juntas a las que atiendo y el valor que le agregan al logro de mis metas.  .. ..  ...  ..¿Cómo comienzo? Analiza. las actividades que realizo y lo que aportan al logro de mis metas.  . lo que aportan a mi efectividad las personas con las que comparto mi tiempo.

 Dedícale tiempo únicamente a las personas que aportarán para tus resultados..  Revisa tus correos una o dos veces al día en un horario programado..¿Cómo comienzo? Acciones. .  Trata de delegar las actividades que no aporten a tus resultados.  Solicita la agenda de la junta antes de aceptar tu asistencia para confirmar su propósito.

Enfócate en la solución. y no en el problema... .

el 80 por ciento de los resultados fluye del 20 por ciento de las actividades.” Pareto .“En todos los campos del quehacer humano.

Inmediatez – Pa’yer Si tienes que comer una rana. no desperdicies el tiempo mirándola... .

.“Procrastinación” Es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse. sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables.

. . por no sentirse preparado -esperando que todo se resuelva por sí solo... nos vemos el martes-jueves. . mañana. en cuanto tenga tiempo. Quien pospone una decisión. es el que dice....... .

 Indecisión  Cuando intentas realizar la tarea.¿Cómo comienzo? Evita hacerlo por .. . pero pierdes el tiempo pensando en la mejor manera de realizarla sin llegar a tomar una decisión.  Activación  Cuando se posterga una tarea hasta que ya no hay más remedio que realizarla..  Evasión  Cuando se evita empezar una tarea por miedo al fracaso.

. .. Hazlo pa’yer. Cómete el más grande primero. Si te tienes que comer más de uno....Tip..

“Nada es tan fatigante como el colgarse eternamente de una actividad incompleta.” William James .

.La Administración del Tiempo en el Trabajo.. .

Tener claridad en objetivos y medición de resultados .

 Diaria  Semanal  Mensual  Anual ..Definir tus metas en distintos niveles..

 Reordene su lista de tareas.  Fije prioridades a cada tarea.De Metas a Tareas  Convierta cada meta en tareas manejables. .

De Tareas a la Lista de Quehaceres  La lista resume todas las tareas que usted necesita hacer en un día dado. .  Puede incluir otras materias que no sean sus tareas o metas.  Fije la prioridad a cada elemento de la lista.

 Haga lo más “feo” primero.  Primero lo Primero. .  Utilice bloques de tiempo.  Mate las cosas pequeñas en una sola “horneada” .Tips para el uso de la Lista de Quehaceres  Programar solamente una parte de su día.

Implementar una “Cultura de Disciplina” .

Organización Seiri Disciplina Shitsuke Orden 5S Limpieza Seisō Seiketsu Seiton Normalización .

Organización Separar innecesarios Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil .

Orden Situar necesarios Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz .

Limpieza Suprimir suciedad Mejorar el nivel de limpieza de los lugares .

Normalización Señalizar anomalías Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden .

Disciplina Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos en este sentido .

De regreso a su escritorio. . En las ultimas dos horas ha logrado realizar el borrador de la primer parte y se dispone en comenzar la segunda. contestar los dos correos. Sintiendo que se merece de una pequeña recompensa. Juan se da cuenta que tiene dos correos nuevos en el Outlook.. “Creo que debo revisarlos” se dice a si mismo. y así poder rellenar su tasa de café. En ese lugar platica momentáneamente con dos colegas. Juan ha estado trabajando en un largo reporte de dos secciones. Después de leer y . Sin embargo no puede iniciar donde lo dejó ya que ha perdido el hilo y el ritmo que llevaba de cuando se levantó. se levanta de su lugar y se dirige a la cafetería.Caso. Juan comienza nuevamente con su trabajo del reporte..

como correo innecesario. 2008 . New York Times “Lost in E-Mail.” June 14. Tech Firms Face Self-Made Beast. y el tiempo que nos toma coger nuevamente el ritmo.28% de cada día Interrupciones por cosas que no son urgentes ni importantes.

¿Cómo las evitas? .Comenten cinco interrupciones normales de trabajo...

 Desconéctate en una junta donde realmente desees que se logren cosas.  Asigna un tiempo fijo para revisar tus emails. .  Aprende a decir gentilmente “NO” .¿Cómo evitar interrupciones?  Elimina la alerta de recepción de emails.  Que todos conozcan tu horario/agenda.

 Organiza tu lugar de trabajo y mantenlo así.  Dar por escrito las instrucciones y aclara cualquier duda.  Que todos conozcan claramente sus niveles de facultades. .¿Cómo evitar interrupciones?  Usa audífonos.

.El Teléfono...

 Comienza anunciando los objetivos por la llamada.  Procura llamar después de las 11:30 am y 5:30 pm.Tips para llamadas telefónicas.  Mantén las llamadas cortas. .  Ten en cuenta lo que harás después de colgar.  Nunca llames por motivos personales (ocio) en horas de trabajo.  Confirma lo acordado.. Llama estando de pie..

Juntas .

 Deben existir objetivos claros para la junta.  Confirmar acuerdos y compromisos al final de la junta.Tips para juntas efectivas  Sea y exija puntualidad. Ser Asertivo.  Las juntas no deben ser informativas. .  Puntos muy específicos deben manejarse a nivel individual. mejor envía la información por email  UNICAMENTE enfocarse en la agenda de la junta.

Correo Electrónico .

Paola llega a su escritorio puntualmente a las 9:00 am.Caso. Lo peor es que me doy cuenta de su trivialidad hasta que los abro. toda novedad sobre las actividades de la organización de las cuales conciernen a mí. su primera actividad es revisar sus emails.. “Tengo sentimientos encontrados sobre este tema” confiesa ella. Además mi buzón cada día se hace mas grande y me es más complicado encontrar los mensajes que me interesan. por una parte. . los cuales son intrascendente o cadenas. y al finalizar el día. busco . pero a la vez disfruto los mensajes de mis amigos fuera del trabajo... Una vez que su PC está lista.. Recibo diariamente entre 20 y 30 emails al momento de abrir Outlook. “. recibo otro tanto igual.

 Haz que tu programa de correos (Outlook) administre automáticamente lo más posible..  Coloca los mensajes personales en un folder aparte. .  El Email NO ES para mandar solicitudes urgentes..Tips para tu correo electrónico. Utiliza la aplicación de Tareas. Agenda un horario para ello.  No revises los mensajes conforme lleguen.

 Con copia únicamente a los realmente interesados.  Educa a tus colaboradores: Ser Concretos y Directos  Asunto: Estandarizar para facilitar organización.Tips para tu correo electrónico. Capacita lo que es la Comunicación Organizacional.  Mensaje: Sin necesidad de saludos o despedidas.. . ni antecedentes..  Guarda en tu PC los archivos adjuntos importantes.

.Administrar tu Correo Electrónico.

Tips para administrar tu correo electrónico..  Evita títulos o asuntos ambiguos.  Usa auto-respuestas.  Utiliza respuestas pre-escritas..  Utiliza Banderas o Marcas para dar prioridades o seguimiento. .

 Comienza desde arriba hacia abajo en la lista de mensajes recibidos.  Identifica los remitentes que envían “Basura” para que se desvíen automáticamente. .. Hasta leer todos los emails.  Utiliza Reglas para filtrar y separar automáticamente los mensajes.Tips para administrar tu correo electrónico. Folders y Subfolders..  Utiliza Categorías.

 Para cada mensaje decide una de las siguientes (Cada una puede convertirse en un folder):  Bórralo  Contesta  Delégalo  Aplázalo – Conviértelo en actividad...Tips para administrar tu correo electrónico. .

Conclusiones .

La Administración del Tiempo es saber dar Prioridad e Inmediatez y ser Efectivo .

y las actividades que me llevan a su cumplimiento. .Tengo que tener muy claro cuáles son mis objetivos.

No perder de vista mis objetivos y responsabilidades para no sobrecargarme. .

. recuerda la Matriz del Tiempo.No asumir que todo deba hacerse.

Aprender a negociar con tu superior. .

.Automatiza los reportes que constantemente debes hacer y que te consuman mucho tiempo.

Sé Asertivo .

.Organiza y participa en Juntas Efectivas y que tengan un Propósito Claro.

Ser Efectivo con tus herramientas de trabajo. .

Recuerda que todos gozamos de la misma cantidad de horas.. dependerá cómo escojas utilizarlas.. .

¡Mucho Éxito! . gracias ...

tecmilenio.edu.mx/hermosillo .Agradecemos su asistencia www.