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Gestion Electronique des Documents et la qualité documentaire au cœur du développement durable.

Introduction

La Gestion Electronique des Documents est la mémoire de l’entreprise.
La mémoire existante qui est contenue dans des documents qu’il s’agira d’intégrer. La connaissance tacite « savoir faire » des individus qu’il faudra recueillir et formuler.

Définition de la GED
Gestion électronique de documents ou, en anglais, Electronic Content Management, noté ECM ou Electronic Document Management, noté EDM, représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique. C’est tout simplement la dématérialisation des documents.

Pourquoi choisir la GED ? .

La plupart des entreprises ne disposent pas d'une sauvegarde de leurs documents sur papier. 15% de tous les documents papier sont mal classés ou égarés. Les processus papier sont difficiles à valider par rapport à la conformité de la réglementation gouvernementale. 40% du temps de travail est passé à rechercher des documents mal classés. 30% des documents utilisés quotidiennement contiennent des informations obsolètes. . et Ils seraient perdus en cas de catastrophe naturelle ou autres. égarés ou perdus .Pourquoi choisir la GED ? 70% du travaille des "cols blancs" est passé au traitement des documents papier.

. Plusieurs personnes peuvent afficher le même document. la récupération et les coûts de destruction peuvent être considérablement réduits et potentiellement éliminées par l'installation d'un système de gestion électronique des documents.. . . le stockage hors site.. pas de même avec le papier. La collaboration est beaucoup plus facile lorsque les documents sont stockés électroniquement. Seule la dernière version du document est présenté. La base de documents est sauvegardé avec les sauvegardes normal du système informatique dans votre organisation.Pourquoi choisir la GED ? Les coûts de stockage physique. en même temps .. en éliminant la possibilité que plusieurs versions du même document sur papier sont diffusés dans toute l'organisation.

Ces fichiers numérisés pouvant être ensuite mis en utilisation ou consultation libre via le réseau interne de l'entreprise. Plusieurs types de GED destinée à différents usages : La GED administrative qui permet de numériser puis de classer les documents administratifs (factures. . fiches techniques.. devis.Les différents type de GED La GED peut être intégrée au sein de tout ou partie des départements de l'entreprise.). formulaires..

image. Le GED des processus. index. sons. mémo... Excel Powerpoint. .).) selon des critères définis par et pour l'entreprise...) voire de les modifier depuis n'importe quel poste de travail.. la gestion des Business Practice Model et des workflows. Ce mode de gestion suppose généralement de mettre en place de puissants moteurs de recherche (plein texte. formulaires.Les différents type de GED La GED bureautique regroupe l'offre de progiciels de travail collaboratif permettant d'échanger des documents.. multicritères. Outlook. de les lire dans leur format d'origine (Word.. factures clients/fournisseurs..) afin que chaque fonction de l'entreprise puisse exploiter efficacement les multiples ressources mises à leur disposition (modèles de lettre. thèmes. La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers (texte.

Comme tout projet de changement. la mise en place d’une GED va susciter de la résistance humaines : Changement des méthodes de travail.Mise en place d’une GED La Gestion Electronique de Documents permet le traitement de documents « vivants ». . C’est un contexte où l’utilisateur est à la fois le producteur et le consommateur d’informations. Changement de l’organisation de l’entreprise. La GED fait partie intégrante du système d’information. La mise en place d’une GED doit être menée en mode projet avec une méthodologie et un mode de pilotage appropriés.

.Les sources de documents Les documents peuvent être de source : Electronique. Issu des applications informatiques de l’entreprise.

Ils devront être numérisés et dématérialisés pour intégrer la GED.Les sources de documents Tous les autres supports non électroniques utilisés par l’entreprise. .

du sens du document pour faciliter les recherches (hyperliens informatiques.Organisation de l’accès aux documents L’accès aux documents par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise doit être facile et rapide. adresse physique). L’indexation est le cœur de la GED. La construction des index et leur maintenance dans de grandes bases documentaires peuvent comporter une centaine de milliers de référence. . elle doit être une représentation la plus fidèle et la plus exhaustive du contenu. Elle peut représenter un investissement important en coût et en ressources humaines. L’indexation est une étape importante et complexe.

Classement des documents dans une arborescence. .

emails. présentée et publiée dans un but précis. La publication sert à mettre à disposition les informations en produisant le contenu sous forme de publications ciblées (pages de site web. Elle est convertie au format standard.Gestion du contenu Le Contenu : C’est l’information qui est destinée à être utilisée. La gestion est faite dans un répertoire de données. . La gestion du contenu est assuré selon 3 étapes : La collecte est l’information acquise ou créée. conditionnée. Il est constitué par un assemblage d’éléments formant un tout cohérent. newsletters…). constitué d’un ensemble structuré de fichiers et/ou d’enregistrements de Bases de données. stockant les composants du contenu ainsi que toutes les données d’administration. documents imprimables.

. Du coût. De la pérennité du contenu. De la sécurité d’accès et de la confidentialité des documents. Du temps d’accès aux données. vitesse de téléchargement.Stockage des documents et leur protection Pour stocker des documents tout d’abord il faut s’assurer : De la capacité de stockage.

elle contient les données d’utilisation courante. La mémoire near-line. La mémoire off-line est accessible par intervention mécanique ou par chargement manuel d’un média.Stockage des documents et leur protection Il existe 4 grandes familles de stockage : La mémoire système. comprend la mémoire vive du système qui lui permet et aux applications de fonctionner. Elle peut charger les données au moment de leur traitement par le système applicatif. elle est le plus souvent constituées de CD. . La mémoire on-line. Son accès est lent mais son coût est minimal avec une garantie de pérennité. d’accès secondaire et plus lente sans intervention humaine. Elle est constituée de disques optiques ou magnéto-optiques.

Elle comprennent : l’affichage à l’écran. Transmission à d’autres destinataires. L’impression. L’utilisation ou la diffusion des documents recouvre plusieurs technologies qui peuvent être combinées selon le besoin. . il est destiné à être recherché : Pour consultation. indexé et stocké sur la mémoire électronique. La communication sur le réseau.Utilisation des documents Une fois le document numérisé. Mise à jour.

Utilisation des documents .

et elle certifie que les collaborateurs accèdent rapidement et facilement à la bonne version. la gestion documentaire est associée à une procédure de validation qui vous permet d'organiser la communication qualité et d'impliquer vos collaborateurs par la possibilité qu'offre l'interface de gestion : . Elle évite les dérives. Par ailleurs.La GED et les normes ISO La gestion documentaire associé au workflow devient le garant d’une bonne gestion du service qualité.

la grande majorité des échanges de documents dans et hors de l'entreprise. grandes consommatrices de papier. La dématérialisation des documents de travail n'est certes pas pour demain . . La Gestion Electronique des Documents prend lentement mais sûrement ses marques au sein des entreprises du secteur tertiaire. s'effectue encore sous la forme de papier.Objectif : Zéro papier En dépit d'une utilisation massive des e-mails et autres supports de communication via internet. pourtant une tendance semble se dessiner au sein des PME/PMI. de bons de commande et autres mémos qui continuent de s'amonceler chaque jour dans les divers services de l'entreprise. de factures. Et ce sont autant de formulaires.

. Possibilité de gérer les variantes du document. de n'importe où. .. Possibilité d'alerte mail. la gestion documentaire est associée à une procédure de validation qui vous permet d'organiser la communication qualité et d'impliquer vos collaborateurs par la possibilité qu'offre l'interface de gestion : Possibilité d'apposition de notes (critiques vis-à-vis du document.. demandes de précision. Possibilité de joindre une notice au document respectif.La GED et les normes ISO Par ailleurs. idées correctives. .) Possibilité de joindre immédiatement son auteur par une messagerie interne. Accessible avec votre navigateur internet préféré..

Une bonne optimisation du système « qualité » doit limiter le nombre de documents. Documents de traçabilité.La GED et les normes ISO La démarche qualité implique la maîtrise des documents. . Elle répond aux exigences de la Norme ISO 9001 en matière de documentation : Documents opérationnels. La Gestion Électronique de Document (GED) associée à la notion de travail collaboratif est l'outil idéal pour diffuser les documents qualité et sécurité auprès de l'ensemble des collaborateurs. la gestion des versions et le traitement de l'historique. Enregistrements relatifs à la qualité. viser l’utilisation et la gestion optimale de chaque document. réduire le volume à ce qui est nécessaire.

La GED et les normes ISO La gestion comprend : L’architecture documentaire visant à rattacher entre eux les documents dans un objectif de cohérence Les procédures. le retrait et la destruction. . la GED permet la capitalisation du savoir. approbation. de vérification. l’archivage. le classement. Les procédures de diffusion. mises à jour.

.Valeur juridique des documents électroniques Un document écrit original reste la seule preuve valable pour la Loi Française lorsqu’il s’agit de contrats entrainants des obligations réciproques : Contrats commerciaux. C’est un frein au développement de la GED qui ne remplit pas les conditions d’irréversibilité. Contrats de vente. Contrats de location. de non reproductibilité et de localisation caractérisant le document original. Un double originale est nécessaire et sa prescription légale est de dix ans.

Les documents dématérialisés n'échappent pas à cette règle. en interne. . il se base sur les précautions prises en terme de sécurité et d'authentification du détenteur des documents. horodatage. De même que pour les documents papier... notamment grâce aux signatures électroniques . voir le texte de loi. Il existe plusieurs solutions pour conserver. Pour cela. On peut tout de même mettre en œuvre certaines bonnes pratiques : certificats authentifiant l'auteur.Valeur juridique des documents électroniques Les entreprises sont soumises à l'archivage réglementaire de certains documents. les données susceptibles de devoir être fournies en cas de contrôle fiscale ou de litiges. seul le juge est habilité à déclarer un document authentique. il n'existe pas de solutions fiables à 100%. Lors d'un litige.

On peut faire appel à un tiers archiveur qui prendra en charge l'authentification et la conservation des documents importants de l'entreprise. il faut être capable de garantir l'authenticité du document ainsi que sa pérennité.Valeur juridique des documents électroniques Légalement. il existe plusieurs outils : les disques optiques non réinscriptibles ( CD ou DVD Worm par exemple .. . Ces tiers apportent une grande sécurité quant à la conservation des documents et garantissent leur authenticité. Reste à l'entreprise de bien choisir son prestataire.) ou encore les disques magnétiques.... il revient à l'entreprise de s'assurer de la bonne conservation de ses documents.. La Fédération Nationale des Tiers de Confiance aide à faire le bon choix. On peut pour cela faire plusieurs copies que l'on vérifiera périodiquement. Pour cela. Pour ce qui est de la pérennité.

Télé déclarations avec toutes les administrations – 1994. différentes Lois ont permis la dématérialisation des documents comptables : Déclaration de TVA par les entreprises – 1990.Valeur juridique des documents électroniques Toutefois. Déclaration d’échange de biens à l’administration douanière – 1993. . Déclaration de l’impôt en ligne – 2002.

Protection des données et des personnes La Loi du 6 Janvier 1978 : « Informatique et Liberté » protège de l’utilisation abusive des données informatiques. Exemple : Un annuaire de société ne posera pas de problème à la CNIL. . Elle impose une transparence sur l’information enregistrée et par conséquent une opposabilité. par contre un compte rendu d’entretien individuel avec des évaluations non consultables par l’apprécié est un problème. Tous fichiers. bases de données traitant des informations personnelles et nominatives doivent être déclarés auprès de la Commission National de l’Informatique et des Libertés.

Conclusion Mettre en place une GED n’est pas uniquement une préoccupation technique et informatique. Un projet GED bien mené apporte des avantages non négligeables : Maîtrise des flux des innombrables documents papiers et électroniques reçus et édités chaque jour. . La GED permet aux entreprises d’améliorer la gestion etle cycle de vie de leurs documents afin de se concentrer sur leur activité métier et rester compétitives. c’est aussi une remise en question : de l’organisation. de la culture du partage. Augmente les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus.

la mutualisation et la valorisation des informations. Répond plus aisément aux exigences des normes de qualité Respecte les supports et les délais de conservation L'application doit s'adapter à la manière de travailler de l'entreprise et non le contraire.Conclusion Améliore la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement. . Améliore et développe le partage. Améliore la fluidité de circulation et de traitement de l'information.

sigmaconsulting.eu . Rue d’Engwiller F – 67350 LA WALCK Tel : +33 (0)388 722 910 Fax : +33 (0)388 722 919 www.Fin de la Présentation Merci de votre attention et de votre participation Stage conçu et réalisé par SIGMA CONSULTING 37.

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