Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque

4ème Année 2010-2011

Sommaire
Introduction Chapitre I : Présentation de l’Audit Interne
Section I : Evolution et essais de définitions de l’AI ; Section II : Les Normes Internationales de L’Audit Interne et Le Code de Déontologie ; Section III : Méthodologie d’une mission d’audit interne telle qu’elle est tracée par l’IFACI ; Section IV : Outils de l’Audit Interne : selon l’IFACI ;

Chapitre II : Généralités sur le cycle Achat-Fournisseur
Section I : La Fonction Achat ; Section II: Description du Cycle Achat-Fournisseur ; Section III: Les Principes Comptables Relatifs au Cycle Achat – Fournisseur Section IV: Sélection et Evaluation des Fournisseurs

Chapitre III : Identification et maitrise des risques du cycle
Achats-Fournisseur
Section I : Evolution et essais de définitions de l’AI ; Section II : Section III : Section IV : Section V :

Conclusion Table des matières Annexes Bibliographie- Webographie

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Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque

4ème Année 2010-2011

Introduction :

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Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque

4ème Année 2010-2011

Chapitre I : Présentation de l’Audit Interne :
Avant de chercher à vérifier la pertinence de l’audit interne dans l’identification et la maitrise du cycle achat-fournisseurs, il convient de se pencher sur l’évolution et caractéristiques des notions et concepts composants le titre de notre problématique.

SECTION I : Evolution et essais de définitions de l’AI :
I. L’évolution de l’Audit :
1) Aspect Historique :
Etymologiquement, le terme « Audit » a pour origine latin le mot « Auditus » signifiant l’audition ou l’acte d’écouter. En effet, durant l’empire Grec, Aristote observa que 1« dix magistrats et dix redresseurs étaient choisis au sort. Chaque responsable public devait leur rendre des comptes. Ils présentaient leurs résultats à la cour… » d’où la notion d’audition de la part de la cour. Le mot audit, n’est apparu effectivement, que sous l’empire romain et précisément au 3ème siècle AVJC. Les magistrats romains chargés de gérer les fonds public devaient tenir un compte rendu de leurs activités et la présenter oralement devant la cour de justice composée d’auditeurs pour approuver les comptes. A partir du moyen âge, les sumériens situé au Sud de l’Irak avaient besoin de contrôle de la comptabilité des agents. Et ce à travers un système consistant à comparer une information parvenue de deux sources d’enregistrement indépendantes pour vérifier la pertinence de celle-ci.

2) Progrès de l’Audit :
L’Audit ne concernaient que le commissariat aux comptes qui se charger de vérifier les comptes pour ainsi certifier les états financiers. Le besoin de maitrise de la direction générale confrontée à la taille de l’entreprise, à l’augmentation du volume de l’information et de l’importance de l’information financière et comptable, à la pression de l’environnement et une délocalisation croissante des centres d’exploitation se fit sentir de plus en plus. C’est à partir du 19ème siècle que ces pratiques se sont développées de manière systématique en parallèle avec l’émergence de l’entreprise moderne. Ainsi, la notion d’audit s’est élargi horizontalement, touchant les différents domaines jusqu’aux stades décisionnels des entreprises. Aussi bien verticalement, pour s’adapter aux besoins des entreprises publiques, des associations, de PME et filiales. Cette généralisation de l’audit a renforcé son image de rigueur, valorisé l’identification des risques et sa contribution à réaliser des économies à travers la maitrise des paramètres de gestion et de contrôle de l’entreprise. L’audit peut être appréhendé par des critères spécifiques, notamment :  Le volet Statutaire : on distingue alors : - Un Audit légal : selon un cadre prédéfini et obligatoire correspondant à des dispositions légales nationales. - Un Audit Contractuel : Sollicité par un tiers ou membre de l’entreprise et défini par le client.

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CARASSUS David, Principes d’audit et de contrôle interne, Maitre de conférences en science de gestion, http://www.needocs.com/document/academique-cours-finance-compta-histoire-de-l-audit-et-du-controleinterne,10383

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Il en découle un harmonisation internationale des normes comptables et d’audit à travers l’IAS.Un Audit Interne : fait par un ou plusieurs salariés internes de l’entreprise . il est fait par des experts indépendants de l’entité.FASB et un Contrôle Interne à vocation globale renforçant une implantation des principes universels et une position globale du contrôle interne par la loi SARBANE OXLEY SOA en 2002 et la loi sur la sécurité financière en 2003.L’Audit Interne. l’Audit et le Contrôle Interne ont révélé l’existence de pratiques inappropriées dans la plupart des pays du monde.On assiste à une globalisation privilégiant la réduction des coûts. .  Enfin.Un Audit Opérationnel : recherche de l’efficacité et de l’efficience pour améliorer la performance. Essai de définitions : « L’Audit Interne est une activité indépendante et obligatoire qui donne à une organisation l’assurance sur le degré de maitrise de ses opérations. lui apporte ses conseils pour les améliorer et contribuer à créer de la valeur ajoutée. En effet : . Une initiative volontaire de la part des entreprises. IFRS. . objective et impartiale. exercée dans une organisation par des personnes formées. Position de l’Auditeur : . la délocalisation des entreprises pour une meilleure proximité des marchés émergents . celui-ci vérifie également si les objectifs sont atteints ou non.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011   Les objectifs de l’Audit : . D’où la création de nombreux contre-feux institutionnels pour lutter contre la corruption: GAFI (Groupe d’Action Financière sur le Blanchissement des Capitaux….Et une modification de la cartographie des risques et du contrôle interne . il vise à certifier le bilan et le compte des résultats en vérifiant la régularité et la sincérité des comptes. De plus.et l’adoption par les instances internationales d’audit des normes spécifiques à la prévention et la détection de Fraude : SAS99 & ISA240 3) Situation Actuelle du Métier d’Audit : II.Un Audit Externe : connu sous la dénomination d’Audit Comptable et Financier. On parle également d’un Audit à évaluation globale. de nouveaux outils ont vu le jour pour un travail en réseaux entre les différents sites des entreprises  Le principe de bonne gouvernance connait un très grand essor obligeant les agents à agir conformément aux intérêts des partenaires de l’organisation délimitant le pouvoir des dirigeants. . menée pour produire de la valeur ajoutée pour cette organisation en lui apportant assurances sur son fonctionnement et conseil pour l’améliorer » Olivier LEMANT . Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant. Page 4 . par une approche systématique et méthodique. des deux objectifs précédents.  L’Audit et le Contrôle Interne adoptent le principe de développement durable de l’ONU (1999).Une nouvelle répartition de la croissance des pays . qui en plus. . le plus souvent de l’organisation ou en équipe.  Le contexte économique actuel est en pleine mutation. Edition E-Theque 2002. ses processus de management de risque et de contrôle et le gouvernement de l’entreprise et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité » IFACI : Institut Français des Auditeurs et Contrôleurs Internes « L’Audit Interne est une activité indépendante.Un Audit Financier : celui-ci est le plus ancien et le plus connu.

Il faut donc un code de déontologie interne à chaque entreprise pour astreindre ses salariés à respecter les valeurs précitées et aussi définir les interventions de ses auditeurs.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011  Analyse des définitions : Dans ces définitions. la maitrise des opérations par l’entreprise. . s’apercevoir que malgré cela. . on peut recenser les spécificités suivantes de l’Audit Interne : . répétitives et individuelles va à l’encontre de la complexité de cette discipline. Quoique. Il participe ainsi à une meilleure maitrise des activités par les opérationnels et par conséquent à la création de valeur pour l’entreprise. .Notion d’objectivité : L’audit Interne ne doit pas prendre part à des activités ou établir des relations qui compromettent l’impartialité du jugement. . un professionnalisme et une éthique à toute preuve. l’audit interne donne des recommandations améliorant ainsi la qualité et le volume de la valeur ajoutée créée par les membres de l’entité.Notion d’assurance : la pratique de l’Audit interne ne permet pas de garantir à elle seule.On parle d’activité plutôt que de fonction : C’est une façon de signifier que l’Audit Interne peut sans dommage et sans altération ne plus être limitée à l’interne de l’organisation. à travers. en raison notamment des techniques qui sont mises en œuvre dans le cadre des missions d’Audit Interne.  Définition : L’Audit Interne est une activité indépendante et objective visant une maitrise des opérations de l’entreprise par une prévention des risques et en limiter les retombées en ca de survenue pour atteindre les objectifs de l’organisation.Management du risque : L’audit interne empêche le risque de se matérialiser et compromettre l’atteinte d’un objectif.Approche systématique et méthodique : Une méthodologie rigoureuse est mise en place afin d’assurer que les objectifs de l’entreprise puissent être atteints par le management et l’ensemble du personnel. Et ce. il est advenu et limiter ses conséquences par la maitrise du risque. . minimiser l’AI à des démarches simples. Egalement il ne faut pas accepter ce qui pourrait compromettre leur travail et révéler tous les faits. C’est plutôt une fonction qui comporte plusieurs activités. une méthodologie rigoureuse.Compétences : les auditeurs utilisent et appliquent les connaissances.Notion d’indépendance : les auditeurs internes doivent avoir une conduite. les savoir-faire et expérience requises pour la réalisation de leurs travaux. .Notion de Conseil et création de valeur ajoutée : L’audit Interne offre des propositions pour le management opérationnel de l’entreprise. exemple : l’échantillonnage. . une moralité. 5 .

de contrôle et de gouvernement d’entreprise en utilisant une approche systématique et disciplinée. Quoique ces éléments influence certaines spécificités de l’Audit. Durant la mission. elles décrivent la nature des activités d’AI et définissent les critères de qualité permettant d’évaluer les services fournis. il faut que celles-ci soient compatibles avec la législation et la réglementation en vigueur.       6 . Favoriser l’amélioration des processus organisationnels et des opérations. les auditeurs doivent identifier. La fonction doit être indépendante. Fournir un cadre de référence pour la réalisation et la promotion d’un large éventail d’activité d’AI apportant une Valeur Ajoutée . Définir les principes de base que la pratique d’Audit Interne doit suivre . Les Normes Internationales pour la pratique professionnelle de l’Audit Interne : Les activités d’Audit Interne sont conduites dans différents domaines. les normes de Mise en Œuvre. Normes de Fonctionnement. On distingue les Normes de Qualification (série 1000). objective. Les principales dispositions sont comme suit :  La mission. Cependant. les pouvoirs et la responsabilité de l’auditeur doivent être définis de manière formelle dans une charte. le moment opportun et les ressources. Etablir les critères d’appréciation du fonctionnement de l’AI . les Normes dictées par l’AII sont essentielles pour que les auditeurs s’acquittent de leurs responsabilités. déterminent les éléments à appliquer à des types de missions spécifiques. 2. concise. La direction doit consentir des actions d’amélioration des contrôles à travers la mise en place d’un processus de suivi pour surveiller et s’assurer que ces mesures prise par la direction ont été efficacement mises en œuvre. les objectifs. par diverses entreprises à taille. À l’issue de l’audit. être cohérents avec les Normes et dûment approuvés par le comité d’audit de l’organisation. Pour la série 2000. structure te vision divergentes et par une variété de professionnels.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 SECTION II : Les Normes Internationales de L’Audit Interne et Le Code de Déontologie : I. D’où le besoin de respecter ces dispositions et communiquer les informations appropriées. ayant les compétences requises et une conscience professionnelle. claire. constructive. complète et en temps opportun. évaluer et enregistrer suffisamment d’informations pour atteindre les objectifs du projet d’audit interne. Enfin. les résultats doivent être communiqués de manière exacte. il y a lieu d’élaborer un plan déterminant l’étendue. Au début de toute mission d’AI. Ces normes ont pour objet : 1. Le directeur d’audit doit élaborer et maintenir un programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. analyser. Il s’assure de la valeur ajoutée apportée par l’activité d’Audit Interne à l’organisation selon une approche de management du risque. L’audit interne doit évaluer et contribuer à l’amélioration des processus de gestion du risque. Les auditeurs doivent être objectifs dans l’accomplissement de leur mission. 3. 4. Elles énoncent les caractéristiques que doivent présenter les organisations et les personnes accomplissant l’activité d’AI.

Ils doivent utiliser l’information avec prudence et non pas à leur avantage personnel. dans le respect de la loi.theiia.org/Guidance. Les auditeurs internes respectent la valeur et la propriété de l’information qu’ils reçoivent et ne divulguent cette information qu’avec l’autorisation du pouvoir approprié. www.    7 . Les auditeurs internes font preuve du plus haut niveau d’objectivité professionnelle en recueillant. Ils réalisent leur mission conformément aux Normes et s’engagent à poursuivre leur formation continue. Ils évitent les activités et les relations qui pourraient être pressenties comme des éléments fragilisant leur objectivité.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 II. Il peut être résumé comme suit :  Les auditeurs internes établissent la confiance et offrent la base de cette confiance en leur jugement. Les auditeurs internes accomplissent honnêtement leur mission. à moins qu’il n’existe une obligation légale ou professionnelle de la divulguer. tout en apportant leur contribution aux objectifs légitimes et moraux de l’organisation. Le Code de Déontologie de la profession d’Auditeur Interne: Le but du Code de Déontologie est de promouvoir une culture morale au sein de la profession d’audit interne. Les auditeurs internes appliquent la connaissance. en évaluant et en communiquant l’information. Ils tirent une évaluation équilibrée de toutes les circonstances appropriées et ne sont pas influencés à l’excès par leurs propres intérêts ou par d’autres. les compétences et l’expérience nécessaires à leur rôle.

la consultation des bases documentaires de l‘entreprise (information financière.Pour chaque opération définir des conditions qu’elle doit remplir. L’analyse des risques est faite désormais sur le terrain en identifiant les forces et faiblesses apparentes des domaines cités dans le référentiel précédemment défini. résultat non atteint… » Ou potentiels « doutes sur la capacité de la fonction ou de l’entité audité à accroître sa performance » 2. l’analyse des fiches de fonction et des postes de travail. directives et procédures). l’organigramme de l’entité à l’auditer. Le référentiel doit prendre en compte les spécificités de la mission demandée : l’auditeur commence par écouter les préoccupations du demandeur de la mission et des responsables du domaine audité qui résulte de problèmes réels : « Dysfonctionnement constaté.et ce à travers : . Etape d’analyse des risques. Les Modalités d’application du plan d’approche se présentent comme suit: a) Prise de connaissance de domaine audité : Le plan d’approche clôture une première phase de la collecte d’information pour bien cerner les préoccupations majeures. Les méthodes qui sont adoptés : .Décomposer chaque activité à étudier en opérations successives retraçant tout le processus . 8 . contrôle de gestion. I. Elle est initiée par la publication d’un ordre de mission. Il s’agit d’un document définissant le mandat donné par la direction à l’auditeur interne et donnant à ces derniers des facilités d’accès aux informations dont ils ont besoin et ou ils en ont. b) Décomposition en objets auditables. Elle se décomposer en 4 temps qui se déroule de façon séquentielle à savoir : 1.La Mise en avant les points marquants l’histoire de l’entité à auditer et qui influence encore la situation présente des chiffre saillants et données importantes de l’environnement. L’adoption une démarche structurée en allant du plus globale « sujet de la mission »vers le plus détaille « objets auditables ». c) Prise conscience des risques et opportunités d’amélioration. (Voir Outil de l’audit interne pour plus d’explication).Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 SECTION III : Méthodologie d’une mission d’audit interne telle qu’elle est tracée par l’IFACI : Une mission d’audit résulte d’un besoin exprimé soit par la DG.La mise en place des pratiques d’interview préliminaires. Il s’agit d’une prise de connaissance du domaine à auditer et la décomposition du sujet de la mission en objet auditable. .L’identification des méthodes de gestion et des systèmes d’information proposés à l’entité auditée. . .Déterminer quelles modalités de fonctionnement sont nécessaires à la fonction ou l’entité pour atteindre ses objectifs et éviter les risques : quelle sont les pratiques de l’organisation communément adoptées. Etape de reconnaissance L'élément principal de cette étape est l’élaboration d’un plan d’approche suivant le modèle existant dans le manuel de procédures de l’organisation. Ces éléments sont retracés dans un tableau dit : tableau des forces et faiblesses apparentes. Ce travail de collecte comprend : la recherche de toute élément de définition de connaissance. soit par la direction d’Audit ou toute autre fonction de l’entreprise. Phase d’étude : La phase d’étude consiste de limiter le sujet à audité à travers une meilleur connaissance de l’entité à auditer. d’analyse de l’activité. souvent appelée « objectif spécifique » en référence à ce du contrôle interne et les risques à éviter.

Allocation. La feuille de couverture doit spécifier le but. auditeurs… » de la fin de la phase d’étude à la diffusion du rapport et les refléter par l’état d’avancement de la mission régulièrement mise à jour.  On peut éventuellement lister les documents ou papiers de travail à consulter avant de réaliser les travaux ainsi que les modalités de mise en œuvre « interview. Il constitue un contrat auditeur audité qui après accord sera adressé par les responsables de l’audit. Planning et suivi « BAPS » :C’est un document qui organise la mission dans le temps « durée. le rapport d’orientation reprendra les conclusions retenues dans le TFFA. Le programme de vérification reprend le rapport d’orientation. voir les modifications effectuées après justification. En effet.  les travaux seront décomposés en tâches distinctes afin de les attribuer aux auditeurs affectés à la mission. abstraction faite. les préoccupations et objectifs du management.  Pour gérer efficacement la mission. Etape choix de la démarche de vérification C’est un processus ordonné mis en œuvre pour atteindre les objectifs du rapport d’orientation. » Le programme de vérification représente le contrat entre l’équipe chargée de la mission et le responsable de l’audit. dates. planifier et suivre les travaux des auditeurs. le responsable de mission établit un planning qui tient compte du budget alloué à la mission.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 3. les travaux qui doivent permettre d’achever le contrat . 4. il est discuté avec les audités et le demandeur de la mission. des futures travaux d’audit qui l’implique. II. les priorités d’actualité. il est souhaitable de décomposer ou regrouper les travaux en sections et les affecter aux auditeurs. La feuille de couverture établie par l’auditeur en charge de la section du programme de vérification et approuvé par le chef de mission avant exécution. ils les expriment en objectifs à atteindre par l’audit pour le demandeur et les audités Pour être pertinent. Budget. Etape choix des objectifs Le produit livrable durant cette étape est le rapport d’orientation il définit et formalise les axes d’investigation de la mission et ses limites. » et l’espace « site. elle est généralement établie en deux temps :  Avant l’action : pour décrire le but de l’action et les modalités de mise en œuvre  Après l’action : pour présenter les principaux résultats et conclusions. 2. répartir. de la répartition des tâches entre auditeurs ainsi que le déroulement prévisionnel et réel de la mission. test. il doit être formulé en termes d’objectifs à atteindre pour l’audité et donc rédiger. Aussi. Etape planification Durant cette étape. interrogation des fichiers ….. Etape section travail terrain Cette étape consiste à établir la feuille de couverture qui se définit comme étant un document décrivant les modalités de mise en œuvre d’une tâche définie dans le programme de vérification et met en évidence les conclusions dégagées. 9 . C’est un document interne élaboré par l’audite destiné à définir. Exécution d’une mission d’Audit : 1. les modalités d’exécution du travail et la conclusion. comme ossature et liste pour chaque objectif.

Le rapport d’audit connaîtra trois étapes : projet. Pour être objectif. Il faudra que les constats.Support de présentation aux sites. l’auditeur va dégager les dysfonctionnements pour lesquels il élaborera des FRAP.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 III. constaté et admis avec ses subordonnés. le projet de rapport comprend : .Guide pour la rédaction d’un résumé . l’auditeur ne devra pas oublier de citer les points forts ou satisfaisants et les mentionner brièvement dans l’introduction.   2. Il s’agit aussi de convaincre et d’entendre les objectifs et modifier le rapport si l’audit est convaincu. Les conclusions de l’audit concernent la capacité de l’organisation auditée à accomplir sa mission et faire développer les actions de progrès. En général. le discours doit être conforme à ce qui a déjà été dit. validation et définitif. Il reprend l’ensemble des énoncés des problèmes classés par thèmes dans l’ordre et avec les titres de regroupement sur lesquels ils apparaîtront dans le rapport. raisonnements et conclusions soient compris et formulés d’une manière acceptable. Achèvement d’une mission d’audit 1. synthétique par lequel l’auditeur documente chaque dysfonctionnement et communique avec l’audité concerné. notamment leurs dates et leurs limites. Etape validation Elle Constitue un moment critique de la mission car c’est la dernière chance de convaincre et d’amorcer le suivi des recommandations. Il s’agit finalement d’apprécier le réalisme de recommandations et de déterminer les destinataires. 10 . IV.) Le corps du rapport : Il donne en détail les éléments de réflexion que l’audit veut partager avec les audités et leur hiérarchie. il sera organisé par thème ou fonction abordée selon un ordre logique réfléchi. chiffres clés. Etape synthèse L’audit est tenu dans cette étape à réorganiser leurs constats et conclusions pour les présenter oralement aux responsables de l’entité auditée.  une présentation de l’entité ou la fonction audité (description.Une introduction qui décrit :  les circonstances et les objectifs de la mission  l’étendue des travaux . L’équipe de l’audit devra répondre de façon précise aux explications demandées. Etape conclusion d’une section travail terrain : Durant cette étape.  Ossature du rapport : Est élaboré à partir des problèmes figurant sur les FRAP et les conclusions figurant sur les feuilles de couverture : F C. Projet de rapport : Le rapport d’audit est communiqué aux principaux responsables concernés pour action et à la direction pour prise de décision. décidé (ossature du rapport).Guide de montage et de rédaction du rapport et de relecture le responsable de l’audit . Elle sera utilisée comme : . organisation…. caractéristiques. La FRAP formule le raisonnement de l’auditeur et l’aide à mettre en évidence les dysfonctionnements et les solutions qui leur proposent. Il doit être programmé dans le cadre du travail terrain. aux demandeurs ou au directeur général Compte rendu final au site : CRF est la présentation orale effectuée à la fin de la mission par le chef de mission aux principaux responsables de l’entité auditée. La Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème est le papier de travail.

Etape parachèvement et diffusion   La synthèse du rapport définitif à cette étape a deux objectifs : résumer la partie détaillée faire ressortir les points saillants. Les recommandations sont formulées d’une manière autonome et référencées aux paragraphes qui les justifie. chef de division. Il se concrétise par la mise en place des actions de progrès entre auditeur et audités lors de la revue des réponses. Il se dessine par la déterminer du ou des responsables de chaque recommandation lors de la validation du projet de rapport sur des plans. Etape suivi des recommandations Elle se manifeste par la diffusion périodique d’un état des actions de progrès qui communique à la direction les suites réservées aux recommandations formulées par l’audit et éventuellement les résultats obtenus par les actions correctives des auditées :     le suivi des recommandations commence avec la formulation des recommandations. il faut limiter la liste « aux besoins de savoir pour agir » 4. Il se manifeste par la diffusion périodique d’un état des actions de progrès 11 . Il est diffusé à ses principaux destinataires : directeur général.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 3. conclure en donnant l’opinion de l’audit et déterminant les points méritant une attention particulière de la direction générale Le rapport aura une dernière partie destinée à récapituler les recommandations pour les lecteurs appelés : cahiers de recommandations. directeur. chef de service et différentes entités… la liste des destinataires est décidée par le responsable de l’audit et jointe au rapport afin que chacun en connaisse la diffusion.

Les guides d'audit ne peuvent relater tous les cas possibles. Tableau des Forces et Faiblesses Apparentes Le TFFA présente de manière synthétique et argumenté les présomptions ou l’avis de l’auditeur sur chacun des thèmes analysés. Guide d’exécution des tests de contrôle « programme de travail » Le programme de travail est l'outil principal de l’auditeur interne.qui pourraient être relevées lors des missions. Les Modalités d’application de TFFA sont comme suit :  Toutes les données et informations (procédures. 2. Guide d’évaluation du contrôle interne Le guide d’évaluation de contrôle interne est un questionnaire sous forme d’une grille d’analyse dont la finalité est de permettre à l’auditeur d’apprécier le niveau de fiabilité du dispositif de contrôle interne mis en place. il permet d’hiérarchiser les risques dont le but de pr éparer le rapport d’orientation. Ceci bien entendu après accord du chef de mission et. Il est destiné à servir de guide aux auditeurs internes. description du système) collectées au cours de l’étape reconnaissance seront analysées dans l’étape analyse des risques pour remplir le TFFA. et que les réponses positives indiquent implicitement les points forts. par conséquent. il constitue l’état des lieux. l’auditeur devra indiquer la référence aux feuilles de travail et apposer son visa ou ses initiales. II. complétés et améliorés au fur et à mesure des interventions et aussi suite aux divers changements et/ou évolutions des structures auditées. Il revient à l'auditeur d'avoir l'initiative de le compléter en fonction des spécificités de sa mission. Guide d’audit interne : Le manuel d'audit constitue une documentation pratique. Il permet à l'auditeur interne d'effectuer un certain nombre de vérifications quant à la conformité des pratiques courantes par rapport aux réglementations et lois en vigueur. le cas échéant du responsable de la structure d’audit interne. dans le cadre des missions qu'ils sont amenés à effectuer. pour une procédure. 12 . Il définit l’ensemble des tâches et opérations que doit réaliser l’auditeur. Le QCI est conçu de manière à ce que les réponses négatives désignent systématiquement les défaillances et les points faibles du dispositif de contrôle interne mis en place et donc des recommandations à donner. des forces et faiblesses réelles ou potentielles. mis à jour. susceptibles d'être modifiés. Il est constitué de deux volets :  L’évaluation du contrôle interne  Les contrôles et vérifications a réalisé afin d’assurer de la bonne application des procédures et la conformité des pratiques. on note la réponse N/A (non applicable). L’utilisation concrète des questionnaires consiste en l’évaluation de l’impact des points faibles sur l’organisation en place et en la vérification de la réalité et l’exhaustivité des points forts. 1.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 SECTION IV : Outils de l’Audit Interne : selon l’IFACI : I. Lorsqu’une opération n’est pas traitée par l’entité auditée. Ces guides d'audit sont. Ces vérifications s'appuient sur des tests de détails à partir d’échantillons sélectionnés à cet effet. opération ou contrôle donnés. Une fois les travaux effectués et devant chaque étape du guide.

L’interview : C’est une technique d’analyse privilégiée pour tout diagnostic rapide d’une situation. Questionnaire de contrôle interne : La finalité est de permettre d’apprécier le niveau et de porter un diagnostic sur le dispositif de contrôle interne de l’entité ou la fonction auditée. 1. l’analyse des indicateurs économique et financier.). il faut effectuer la synthèse des informations recueilles à tous les niveaux de son exécution (les différentes opérations. les activités. Elle peut permettre de détecter certains risques globaux (ratios financiers dangereux. les moyens utilisés.  Au niveau de l’encadrement pour étudier la coordination d’ensemble entre les structures.  Situer les ordres de grandeurs.  Situer l’importance du thème demandé à l’audité en mesurant les enjeux pour l’entité ou l’entreprise. questionnaire du contrôle interne (sont très utilisés pour préparer le TFFA). les objectifs et les moyens retenus. 2. Il permet à l’auditeur de percevoir des nuances dans l’expression de l’audité et donc de comprendre les situations et enrichir les analyses et à l’audité de bien comprendre la démarche et les objectifs de l’auditeur. connaître les chiffres significatifs. les procédures existantes. les contrôles effectués) Les techniques appliquées sont principalement : l’interview. les instructions données.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011   Pour chaque domaine audité. 3. La validation du TFFA par les responsables de l’audit clôture l’analyse des risques et permet de passer à l’étape choix des objectifs Domaine /Opération Objectifs de contrôle Risq ues Indicateu rs/Indices Forces/Fa iblesses Opinion Conséque nce Degré de confiance Commentaire ou Référence 13 . Analyse des indicateurs de performances économiques et financières : C’est l’ensemble de travaux préliminaires sur les données chiffrées de l’entité ou la fonction auditée qui permet de :  situer l’entreprise et comprendre son évolution et son contexte. évolution inquiétante …. L’application du QCI consiste en suite pour l’auditeur à évaluer les points faibles du contrôle interne et à vérifier la réalité des points forts en théorie.  Au niveau de l’exécution pour détecter les problèmes de fonctionnement de qualité et d’application des procédures. Il s’effectue :  Aux niveaux de direction pour rechercher les orientations. les moyens. les informations et les contrôles clés.

S (Budget – Allocation – Planning – Suivi) : Le B. l’élaboration du rapport et sa diffusion aux concernés.A.  assurer le suivi des missions en matière de : . Objectifs de contrôle : situation théorique. éventuellement de modifier son parcours ou de l’adapter selon le contexte de la mission en question. identification des risques. l’ensemble des tâches et actions devraient être clairement allouées aux collaborateurs pour que chaque membre de l’équipe sache ce qu’il à faire. Ce document a pour objectifs de :  contrôler le déroulement de la mission.Budget temps : il s’agit du nombre d’heures ou de journées consacrées à chaque tache du programme de vérification ainsi que du nombre total d’heures chargées par mission. . B. élément de la Force/Faiblesse : par rapport à un objectif de structure control interne ou à une référence (manuel de procédures…) ou à une caractéristique assurant le bon fonctionnement ainsi que l’atteinte d’un résultat escompté. A cet effet.). Il permet de refléter. la charge en temps que nécessite chaque tâche du programme de travail devrait être estimée et évaluée pour maitriser le déroulement de la mission au-delà de la phase d’étude (prise de connaissance. les lacunes et permettre de responsabiliser chaque collaborateur 14 . l’état d’avancement de la mission (devant être quotidiennement mis à jour par le chef de la mission). Cette allocation des tâches devrait être formalisée pour éviter les doublons. le redoutés en cas de dysfonctionnement.A. TFFA est suivi d’un programme de vérification préoccupations. Conséquence : degré de gravité.Planning : quand effectue-t-on ces taches ? Quand prévoit-on nos rendez-vous et nos résultats? .Suivi : c’est la manière la plus sure pour un auditeur de s’assurer de l’état d’avancement des travaux en prévisionnel et en réel.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 Issu de plan d’approche Produits par l’analyse des risques Domaine/Opération : Thème. III.S organise l’intervention de l’auditeur dans le temps et l’espace à partir de la réunion d’ouverture et de la phase d’étude jusqu’à l’achèvement de l’intervention sur le terrain. probabilité caractéristiques du bon fonctionnement d’occurrence (par rapport au référentiel) Risques : Conséquences ou événements Degré de confiance : de l’auditeur à ce stade . De même. .P. préparé par l’auditeur. au jour le jour.P.Allocation : elle consiste en l’affectation des tâches aux auditeurs « Qui fait Quoi ». ….

RAP Formation Externe Formation Interne Réunions Déplacements Jours Fériés Maladie Maternité/Mariage/ Décès Congés Total global IV..Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 AUDITEUR : Référence Code Mission Phase L M M J V Total Heures Semaine du : . Initiales : …. Feuille de couverture (FDC) : Références papier de travail Références FRAP Objectifs des travaux Modalités d’exécution 15 ././..R P.. Codes Phases et Produits Pd’A TFFA FdeC Pde BAP O.

La FRAP sert ainsi de repère.  les conséquences. et l’objectif du travail sur le terrain devient de produire des FRAP. la discussion avec les audités sera d’autant plus fructueuse que l’auditeur aura fait l’effort de se mettre un instant à leur place et aura pesé les conséquences pratiques de ses exigences. l’auditeur doit les passer aux bons d’essai.  les causes. Tout dysfonctionnement digne d’être signalé sera formulé sous forme de FRAP.  les faits. plus que les faiblesses elles-mêmes. En ce qui concerne les solutions proposées. Ci présent la structure de la FRAP : PROBLEME :  Formulation synthétique. autonome et percutante du dysfonctionnement (ou anomalie) constaté  C’est un dysfonctionnement important qui compromet le ou les résultats attendus FAITS :  L'événement symptomatique constaté (cet événement se voit et se constate)  Ce sont les dysfonctionnements qui se manifestent par tels incidents ou telles anomalies et qui ont été constatées CAUSES :  La condition non remplie ou facteur de risque : observée ou déduite. Elle permet de faire ressortir les risques dus au non-respect des règles et les coûts engendrés par les dysfonctionnements. doit être approuvée par le chef de mission puis valider avec les audités concernées au fur et à mesure des sections travail terrain.  et la solution ou la recommandation. Toute FRAP produite par l’auditeur. Feuille de Révélation et d’Analyse de Problèmes (FRAP) La FRAP attire l’attention sur les conséquences des dysfonctionnements et les recommandations de l’auditeur. elle explique la survenance du fait (dysfonctionnement ou anomalie)  Les causes dont la ou (les) origine(s) sont les mauvaises conditions de fonctionnement CONSEQUENCE :  Elle est constatée par l’auditeur et/ ou l’audité ou supputé (risque)  Les conséquences ont pour impact certains ou probables une sous performance ou une perte de valeurs suffisamment importantes 16 . en synthétisant dans l’ordre suivant :  le problème.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque Conclusion 4ème Année 2010-2011 V.

/ .Les activités support et leur contribution à la réalisation des activités opérationnelles  Identifier les éléments et facteurs générateurs de contre-performance ainsi que les potentiels d’amélioration 17 . /.  et donner un exemple pour l’utilisation pratique de la fiche. DÉMARCHE L’analyse de la chaîne de valeurs consiste à :  Bâtir le système de chaîne de valeur et situer l’organisation auditée entre ses fournisseurs et ses clients /usagers  Décomposer la valeur ajoutée selon les différentes activités. Recommandation N° Réponse Etablie par : Nom(s) Fonction(s) : Réalisée Retenue à l’étude Refusée Dates Prévues Date : Plan d’action (détail concernant la recommandation) Raisons pour lesquelles la recommandation est mise à l’étude (date de prise de décision définitive) Raisons pour lesquelles la recommandation a été refusée Réponse du responsable de la recommandation VII. . Elles permettent de détailler et d’illustrer les principaux types d’analyse envisageables que l’auditeur peut utiliser dans sa démarche d’audit. 1. / . . Le. Le. à ses activités. . la fiche d’analyse décrit :  les objectifs. et à son environnement.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 SOLUTION/ RECOMMANDATION :  La recommandation proposée pour remédier au problème (dysfonctionnement ou anomalie)  La recommandation nécessite une action précise visant à éliminer les conséquences engendrées par les causes...  la démarche. / . de manière à distinguer : . Fiches d’analyse : Les fiches d’analyse sont également des outils que l’auditeur utilise lors des missions d’audit interne. . . Pour chacun des items.. VI. Fiche d’analyse de la chaîne de valeur OBJECTIFS L’analyse de la chaîne de valeur a pour finalité de repérer les sources et points potentiels d’amélioration des performances de l’organisation auditée. / . / . / . à travers l’identification des mécanismes de création de la valeur ajoutée propre à cette organisation. . . . ./.Les activités opérationnelles de base. Etablie par : Approuvé par : Validé avec : Le. Fiche de suivi d’une recommandation : Fiche à remplir et à retourner à l’UCA au plus tard pour le. .

 définir les caractéristiques générales du service. .Effectifs . les principales activités (fonctions et opérations) de l’organisation auditée et d’autre part. DÉMARCHE Le service est décrit sous forme de texte narratif. 3.Moyens matériels  Identifier les agents du service : . les différentes entités de la structure  Identifier les filières  Préciser la contribution de chaque entité à chaque filière  Apprécier la qualité des interfaces entre les différentes structures (en vue d’apprécier la lenteur des circuits administratifs°  Identifier les défaillances et l’inexistence de points de contrôle L’analyse matricielle et par filière met en évidence deux types de dysfonctionnement :  Le découpage des attributions accentuant le cloisonnement et la parcellisation d’un processus  La mauvaise communication entre les différentes structures. Le descriptif permet de :  schématiser l’organigramme de la structure auditée.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011  L’analyse de la chaîne de valeur ajoutée peut de ce fait être suivie d’autres travaux plus circonscrits tel que l’analyse du système d’information en vigueur. la circulation des informations dont dépendent la qualité des décisions des dirigeants et l’efficacité de l’organisation. ….  les modalités et qualité de fonctionnement de la structure (processus de prise décision. . la spécialisation des tâches. attributions et tâches et leurs descriptifs. . . Fiche d’analyse d’un service : OBJECTIFS L’analyse d’un service permet d’identifier :  ses missions et ses responsabilités et définir le rôle qui lui est imparti au sein de l’organisation  ses activités et tâches. L’analyse matricielle et par filière d’une structure consiste à :  élaborer une matrice à deux axes et indiquant d’une part. 2. réalisées à l’aide des moyens qui sont mis à sa disposition pour réaliser ses missions  ses moyens tant en ce qui concerne ses ressources humaines que ses ressources matérielles et logistiques.Nom. .Ancienneté dans l’emploi. soit directement par les audités. Fiche d’analyse matricielle et par filière d’une structure OBJECTIFS L’analyse matricielle et par filière d’une structure permet d’apprécier :  la pertinence d’une structure et son adéquation par rapport aux orientations stratégiques et objectives escomptés.Grade. répartition des responsabilités. contribuant à un même produit ou un même service final offert par l’organisation.Diplômes 18 . Une filière est la succession des activités assurées éventuellement par différents services au sein de la structure.fonctions. de tableaux et/ou encore de grille d’analyse des tâches qui sont renseignés soit par les auditeurs lors des entretiens de prise de connaissance. DÉMARCHE Une structure est un agencement particulier de responsabilités visant un certain équilibre entre l’entité.

 La lenteur des circuits d’information 5. Fiche d’analyse de poste de travail OBJECTIFS L’analyse d’un poste de travail a pour finalité de vérifier que le poste examiné fournit à un coût minimum des prestations de qualité dans des délais acceptables.  la parcellisation des travaux.Fréquence de consultation et de mise à jour de ces postes. traitement spécifique. DÉMARCHE La schématisation d’un processus ou d’une procédure à l’aide de symboles permet de représenter de manière claire les opérations administratives ou opérationnelles et d’en faire plus facilement le diagnostic. La modélisation d’une procédure consiste à :  Identifier tous les intervenants et acteurs dans cette procédure.Circuits d’informations simples . DÉMARCHE La circulation de l’information pertinente et dans les délais requis. L’objectif étant de pouvoir analyser :  La nature de l’utilisation pour chaque entité de l’information.Liste des procédures . …). .Types de d'informations et supports d’information. Les diagrammes de circulation de l’information permettent d’identifier très aisément le transit des principales données au sein des entités objet de l’audit. . DÉMARCHE L’analyse du poste de travail repose sur l’identification des éléments caractéristiques des postes dans les fiches de fonction et les fiches de poste.  les points d’utilisation de l’information (décision.Informations circulant sans difficultés. 4. .Répartition de la charge de travail par poste.Délais de circulation de l’information d’une entité vers une autre rapide 6. L’objectif étant de mettre en évidence des anomalies telles que :  les variations d’activité selon les saisons. permet et contribue à disposer d’un processus efficace de prise de décision. 19 .Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011   Décrire les principaux indicateurs d’activités.  les points d’enrichissement et/ou de validation de l’information. Fiche d’analyse du schéma de procédure OBJECTIFS La représentation schématique d’une procédure permet de modéliser le déroulement des opérations nécessaires à l’exécution d’un traitement administratif ou opérationnel en vue d’en analyser la pertinence et l’efficacité de son fonctionnement.  La qualité des interfaces entre les entités : .  les turnovers élevés. Fiche d’analyse de flux d’information OBJECTIFS Le diagramme de circulation de l’information (ou diagramme de flux) permet de représenter la circulation de l’information au sein d’une structure en identifiant :  les points d’émission de l’information. Décrire les principales informations et procédures relatives au service : .  la non automatisation des tâches.  les sous et/ou sureffectifs. au sein d’une organisation.

et les expliquer.  le nombre d’intervenants. fichiers.  Ne pas se croiser pour ne pas rendre la lecture difficile et ne pas induire à l’erreur. Identifier les conditions et tests qui déterminent la nature des opérations. Les flèches présentent les flux d’information doivent dans la mesure du possible :  Etre orientées de la gauche vers la droite ou de haut en bas. Décomposer l’ensemble des traitements en opérations élémentaires (manuelles ou informatiques). 20 . 7. telles que les contrôles en vigueur. …).Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011     Identifier toutes les entrées (input) et sorties (output) concernant la procédure (documents. La schématisation d’une procédure doit permettre sa lecture rapide et facile. L’objectif étant de faire la synthèse des caractéristiques de ce système et d’évaluer sa contribution et/ou son défaut de contribution à la performance de l’organisation.  les tâches non automatisées  les délais d’exécution plus ou moins longs. Fiche d’Analyse d’un système d’information OBJECTIFS Les performances d’une organisation sont très dépendantes de la qualité et de la pertinence de son système d’information. informations. Le schéma fait ensuite l’objet d’une analyse diagnostique qui révèle :  des tâches redondantes. Identifier les opérations répétitives et les expliquer.

Fiche d’analyse d’une application informatique OBJECTIFS Une application informatique est un ensemble de traitements informatisés d’une fonction donnée. on se base sur les informations disponibles au niveau de la base de données du personnel. domaine par domaine de l’entreprise dans l’objectif de mettre en évidence :  les fonctions automatisées et les fonctions manuelles. 9.  l’obsolescence fonctionnelle : l’application ne correspond plus aux besoins des utilisateurs qui ont évolué depuis la conception initiale.  intégration et cohérence du système d’information. DÉMARCHE L’analyse des emplois et ressources humaines consiste à mettre en évidence les caractéristiques du personnel de l’organisation en question.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 DÉMARCHE L’analyse du système d’information consiste à schématiser l’architecture fonctionnelle du système d’information. on s’attachera à faire reconstituer cette base de données aux fins d’une analyse fiable. de projets d’amélioration….  gestion prévisionnelle du système d’information : existence d’un schéma directeur informatique.  leur facilite le traitement des opérations  permet de réduire les temps de traitements et donc les temps de cycle (meilleure performance) DÉMARCHE L’analyse d’une application informatique permet de mettre en évidence ses défauts ainsi que ses lacunes à répondre aux besoins de ses utilisateurs. Pour cela. télécommunications… La seconde étape vise à évaluer le système selon différents aspects.  les principaux volumes de transactions. 8.  disponibilité des fonctions essentielles compte tenu de la stratégie de l’entreprise et du degré de satisfaction des utilisateurs. et tout particulièrement :  degré d’automatisation du système d’information.  Faire la synthèse des emplois existants au sein de l’organisation.  les défauts ou insuffisance d’intégration.  rapidité et sécurité du système d’information  cohérence et qualité techniques. Fiche d’analyse des emplois et des ressources humaines OBJECTIFS L’analyse des emplois et des ressources humaines permet de :  Faire la synthèse des caractéristiques du personnel de l’organisation sur la base d’une analyse qualitative et quantitative du personnel. logiciels de base. Son analyse permet d’identifier les caractéristiques fonctionnelles et techniques essentielles et de vérifier par ailleurs qu’elle :  répond aux besoins des utilisateurs.  l’obsolescence technique qui ne permet plus un accroissement des capacités de services rendus.  les cycles de traitements  les fonctions critiques  les principaux fichiers et bases de données. A défaut. L’objectif étant de révéler :  les manques de fiabilité qui peuvent en résulter. 21 .  l’architecture technique du système : matériels.  Confronter les ressources humaines et emplois et en tirer les conséquences quant à leur adéquation et aux mesures à mettre en œuvre pour pallier aux éventuels écarts et incohérences.

le turnover. . .l’ancienneté dans l’organisation par catégorie. la capacité d’encadrement et d’animation.la répartition Homme/Femme. .la structure par qualification. la politique de rémunération.la rotation en interne. . à savoir : les sous et/ou surqualifications du personnel pour chaque poste.le nombre de congés de maladies par structure.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 Les informations requises concernent :  des informations sur les individus telles que les compétences.la structure par catégorie. la qualité du travail. par structure. . 22 . la mobilité du personnel en interne.l’absentéisme. cette analyse consistera à mettre en évidence les principales particularités qui caractérisent les emplois types de l’organisation. par tranche d’âge et par sexe. De même. .la pyramide des âges.  des informations de synthèse sur le personnel telles que : .la structure des rémunérations. . les souhaits d’évolution. . .

 Rédaction des accords …  Alimenter l’Outil de production en termes de Quantité et Qualité nécessaires .  Evaluation des fournisseurs . Celle-ci peut être déclinée en trois sous fonction complémentaire : Rôle Relation avec le Fournisseur Court Terme Missions  Calcul des besoins . …  Elaboration de la Politique achat .  Relance des fournisseurs .  Elaboration du Budget d’Achat . tournée vers l’intérieur de l’organisation . dans le contexte d’économie de marché. SECTION I : La Fonction Achat : I.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 Chapitre II : Généralités sur le cycle AchatFournisseur : A travers ce deuxième chapitre.  Négociation des marchés . Missions et responsabilités de la Fonction Achat: Au cours de ces 30 ans. le prix de vente d’un produit était constitué de la somme des coûts de production. Actuellement. Distinction entre Achats et Approvisionnement : La fonction achat est la fonction responsable de l’acquisition des biens et services nécessaires au bon fonctionnement de toute l’entreprise. 23 . Le prix de revient le plus faible est l’objectif permettant une meilleure marge.  Suivi des contrats . le Cycle Achat-Fournisseur. notamment.  Suivi des litiges .  Suivi des marchés en amont :  Etude des fournisseurs  Faciliter l’élaboration des propositions aux fournisseurs. On constate qu’il y a une grande confusion entre Achat et Approvisionnement ce qui pénalise l’évolution de la dite fonction en centre de profit.  Détermination des objectifs . Approvisionnement Une Fonction d’exécution tournée à l’intérieur de l’organisation Achat Une Fonction d’acquisition des Ressources matérielles ou immatérielles.  Passation des commandes . le prix est la résultante de la loi du marché. augmenté d’une marge de bénéfice arbitrairement fixée. on tentera de clarifier et expliquer les éléments composants notre sujet d’audit Interne.  Traitement des commandes . Avant.  …. tournée vers l’extérieur de l’entreprise Une fonction de Gestion des ressources matérielles. on a transité progressivement d’une économie de production à une économie de marché. Moyen Terme Marketing des Achats Long Terme II.

En effet.  Conditions permettant de simplifier la tâche de l’entreprise . Il s’agit dans la plupart des cas d’entreprise industrielle. services et fournitures qui soient :  Conformes aux spécifications des utilisateurs et contrôlables par les réceptionnistes . Organisation : Certaines entreprises optent pour la décentralisation du service achat. Il revient au responsable achat d’en assurer la bonne coordination. il y en a des entreprises à mi-chemin dans une perspective d’une recherche plus active des solutions novatrices et une meilleure gestion de la coopération avec les fournisseurs. par produit ou autres distinctions. parmi lesquelles :  Définition des spécifications acceptables . Entre ces deux cas extrêmes.  L’attitude du Fournisseur pour entretenir un relation profitable… III. du cycle achat à satisfaire.  Obtenus dans les conditions compétitives du coût net. D’autres disposent de plusieurs services d’achat selon les procédés de fabrication. C’est la raison pour laquelle. A ce niveau.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 L’achat est devenu un processus complexe. on la trouve rattaché directement à la direction générale comme étant une division autonome vue son importance. La fonction achat n’intervient pas uniquement en amont du processus. pérennité. La fonction d’achat doit prendre en compte un ensemble de considérations complexes. souplesse et extensivité . marchandises. par région. sécurité et souplesse. sans rupture de continuité de l’approvisionnement. La pertinence du positionnement choisi dépend de l’activité de l’entreprise et de la structure du marché en amont. Elle doit agir de façon à assurer aux utilisateurs une disponibilité en matières. Organisation et liens organisationnels de la Fonction Achat: 1.  Qualité du service attendu : régularité. Les missions peuvent être modifiées selon l’activité de l’entreprise et la nature des biens et/ou services à acheter et l’échelle de temps. l’Audit doit examiner les raisons qui ont conduit l’entreprise au choix finalement retenu et vérifier que les dirigeants sont conscients des conséquences de leur choix et en opérant un suivi régulier. les achats représentent en moyenne 50% de leur chiffre d’affaires. mais elle constitue une fonction carrefour entre les divers intervenants. internes et externes. 24 .  Le prix dans toutes ses composantes .  Nombre des fournisseurs par produit . Cette répartition permet à la direction d’achat d’élargir ses connaissances quant aux activités des différents ateliers et ainsi pouvoir agir pro activement et assurer une proximité des utilisateurs. Une cascade de prescription et de contraintes est imposée par l’ensemble des stakeholders aux différentes fonctions concernées par l’acte d’achat. compte tenu des opérations qui affecteront ces achats dans l’entité et donc les charges en découlant .  Et disponible dans la forme et les conditions nécessaires et souhaitées. Sa politique d’achat doit être cohérente avec la stratégie de l’organisation en termes de coût.

L’Audit doit s’attacher à vérifier que les autres départements perçoivent les rôles effectifs qui encombrent à la fonction d’achat. Relation avec les autres fonctions : Comme cité auparavant. l’audit doit évaluer la cohérence des solutions choisies s’assurer qu’elles ne laissent ni lacunes ni incertitudes et en particulier : . Ce pendant. une dépendance vis-à-vis des fournisseurs. déformation. Il s’agira alors de déterminer les zones de compétences de la hiérarchie opérationnelle à laquelle appartient l’acheteur local et celle du service achat. incomplétude sont porteurs de risque multiples :  Rupture d’activité. L’enjeu de la structure est de réunir les conditions les plus aptes à orienter les comportements dans le sens de la stratégie de l’entreprise. le souci majeur doit être de vérifier que l’éloignement des utilisateurs est compensé par des liaisons efficaces et que les achats n’abusent pas de leur position structurelle privilégiée. .Perte des économies dus au moins grand pouvoir de négociation . Ainsi. Dans les autres situations ou elle est dépendante d’une autre fonction. . Il n’en reste pas moins qu’une conception d’une organisation qui négligerait les interactions nécessaires entre les 2 fonctions conduirait à des risques inacceptables pour l’entreprise. la fonction achat entretient des liens multiples que se soit à l’interne comme à l’extérieur. Sa finalité étant de servir d’intermédiaire entre l’entreprise et ses marchés amont. Si les achats sont dépendant d’autres fonctions.Des Acheteurs locales étant des approvisionneurs et non pas de négociateurs. retards et pénalités …. il s’agit plutôt d’assurer que cela ne conduit pas à perdre son intérêt global dans l’entreprise. des pertes de compétitivité.mais sur le long terme. ne constituent pas un contre pouvoir et ne peuvent à elles de constituer un risque de manipulation des deniers de l’entreprise. celle-ci ne garantit pas en elle-même un comportement actif et innovateur des achats. a) Relations transversales : La fonction achat est sans doute.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 2. A cet égard. 25 . Leur retard. Elle est un vecteur de communication entrante et sortante. C’est la qualité des choix structurels que l’auditeur doit évaluer. L’achat et approvisionnement sont 2 fonctions différentes : si l’acheteur négocie le contrat. Un aspect habituel est de vérifier que la fonction achat ellemême et celle dont elle dépend. si la fonction achat est liée à la DG. ces relations verticales à l’interne deviennent plus complexes à cerner si l’entreprise a déconcentré les achats atour de plusieurs sites.L’Occasion pour les fournisseurs pour profiter de conflits de compétences . l’approvisionneur en est le gestionnaire et le pilote.  A l’extérieur : Si la fonction est rattachée à la direction générale. alors il n’y a pas un gage d’indépendance ni d’optimisation des coûts. b) Relations verticales :  A l’intérieur de la fonction achat elle-même : Il est plus simple pour une entreprise ayant centralisé la fonction d’achat de limiter le champ d’intervention des acheteurs. l’une des fonctions pour lesquelles la qualité des relations transversales est cruciale.

implique un ensemble d’objectifs à atteindre.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 SECTION II: Description du Cycle Achat-Fournisseur : Au cours du Cycle Achat Fournisseur (A/F). 26 .  Service Comptabilité : Enregistre les factures une fois approuvées . Réception de la commande : Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur par le magasinier qui contrôle les caractéristiques principales des articles réceptionnés et émet un bon de réception comportant les spécificités du produit livré : Nom. référence. Cependant. choisir le fournisseur. plusieurs services interviennent. Les principaux services ont comme suit :  Services initiateurs de la commande: Ils émettent des demandes d’achats dans les limites définies.  Service Trésorerie : Il met la facture en paiement en s’assurant de son approbation par les personnes responsables L’objectif de détermination des services intervenants dans le cycle A/F est de pouvoir vérifier la séparation des fonctions qui est l’un des principes du contrôle interne. quantité et date de réception. Il se charge de négocier le prix. Commande : Toute commande doit être autorisée par la responsable eu égard des tarifs et conditions de règlement et puis fait l’objet d’un bon de commande. soit des besoins spécifiques recensés. soit des demandes des autres départements. entrainant des risques potentiels. Chaque commande doit être suivie quant aux délais d’exécution pour une relance systématique de fournisseur si le délai est dépassé. Certes.  Service Réception : Il s’assure de la conformité de la livraison avec la commande . Le cycle A/F peut être schématisé en étapes comme suit : Recéption des commandes Recéption des factures Comptabili sation Réglement Traitement des Recours Il est à noter que chacune des ces phases. l’énumération des services reste dépendante de l’organisation et la structure de la société en question. et surveiller les délais de livraison . II. I.  Service Stock : Celui-ci reçoit la marchandise et fait les enregistrements correspondant .  Service Achat : Il établit un Bon de Commande BC sur la base. L’émission de ce dernier est issue soit d’un service de l’entreprise soit dans le cadre des besoins spécifiques. l’entreprise doit opérer par des mesures usuelles de contrôle interne et s’en servir des assertions d’audit pour mettre une attention particulière sur certains éléments à risque. sans contact direct avec le fournisseur .

Ventilation de la charge par destination . des références de la facture et du mode de règlement. IV. Règlement : Après vérification de la facture originale avec le Bon de réception en termes de quantité reçues et le BC (prix unitaires. le comptable donne son visa : un Bon à payer (BàP) Après délivrance du BàP. Un exemplaire est classé dans un dossier exemple sous le nom d’ « attente d’avoirs ». V. Le service comptable tient un journal d’achat qui permet d’enregistrer dans l’ordre chronologique les factures classées par numéro ou par fournisseur.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 III. L’original est classé immédiatement. Traitement des retours de marchandises: Un bon de retour pré-numéroté est établi par le magasinier qui annote les références de la facture. Réception de la Facture : Dans un premier temps. TVA récupérable . conditions de règlement et des remises accordées). Le classement des factures peut être fait soit :  Par ordre numérique des factures originales . Les avoirs reçus son rapprochés des dossiers d’attentes d’avoirs : Le comptable veille à ce que la note de crédit correspondant au retour soit bien établi par le fournisseur. Montant TTC . VI. qui peut être effectué par chèque postal ou bancaire. Numéro du compte fournisseur mouvementé . est préparé par le comptable et signé par le directeur. Identification du fournisseur . les factures originales sont rapprochées du Bon de commande et du bon de réception pour le contrôle des quantités facturés et les prix pratiqués. Comptabilisation : Les factures doivent être comptabilisées dès leur réception par le service comptable après vérification des conditions de prix et de règlement. ou par acceptation d’un effet. Chaque écriture indique :        Date de la facture : Numéro de la pièce justificative .  Par nom du fournisseur  Ou autres critères choisis par l’entreprise en fonction des spécificités du domaine d’activité : par chantier s’agissant des entreprises de travaux public et de bâtiment. 27 . Le règlement de la facture. les prévisions de règlement sont enregistrées sur un échéancier avec l’indication de la date d’échéance. Le bon de retour classé est ensuite joint à l’avoir correspondant et transmit au comptable.

28 . l’exécution de l’obligation à livrer ou de fournir détermine le moment de la comptabilisation de l’achat ou du service. les comptes utilisés pour l’enregistrement des opérations du cycle A/F peuvent être résumé comme suit : Compte 6121 6122 Dénomination Opération 6123 6124 Achat de matières premières Sont débités du prix d’achat net des taxes récupérables par le crédit d’un compte de tiers ou Achat Non stockés de de trésorerie. Lorsqu’un délai existe entre la date de livraison et celle de réception de la facture. matières et fournitures La TVA déductible correspondants est comptabilisée au débit du compte Etat-TVA récupérable (34552) Achat d’emballage Ce compte enregistre les achats d’emballage qui peuvent soit être gardés par l’entreprise. Toutefois. En pratique. En principe. Dates d’enregistrement des dettes en comptabilités: L’enregistrement des dettes s’effectue en général lors de l’exécution du contrat. Variation des stocks de Ces comptes enregistrent à leur débit les entrés en matières et fournitures stock & à leur crédit les sorties. Comptes utilisés pour l’enregistrement des opérations afférentes au cycle A/F : 1. L’enregistrement peut être fait :  Soit lors de la réception des marchandises ou la constatation du service rendu par une écriture débitant le compte de charge concerné et créditant un compte de régularisation . l’acheteur ne devient redevable du prix et la dette ne devient certaine que lors du transfert de propriété du bien ou de la fourniture de la prestation. à la réception de la facture établie par le fournisseur. la situation est régularisée à la clôture de l’exercice. II.  Soit par simplification. l’achat d’un bien ou d’un service est juridiquement réalisé dès que les parties sont d’accord sur les choses et sur les prix. soit restitués à leur fournisseur ou encore avoir un usage à la convenance du client. Les soldes de ces comptes représentent la variation de la valeur d’inventaire entre le début et la fin de l’exercice et sont utilisés comme des comptes correcteurs des comptes d’achat pour déterminer la valeur des achats consommées qui représentent les charges réelles de l’entreprise.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 SECTION III: Les Principes Comptables Relatifs au Cycle Achat-Fournisseur : I. Les Comptes de Charges d’exploitation : Dans la rubrique 61 des charges d’exploitation.

Ce compte est crédité du montant de la dette TTC par le débit des comptes de la classe 3 ou 6 concernés et du compte des TVA récupérables. études et prestations sous traités pour le compte de l’entreprise par des tiers.  6119/6129/6149 : pour les montants des réductions obtenues  Compte de trésorerie : lors des règlements des factures aux fournisseurs. études et prestations de services 6128 6129 Achats de matières et fournitures des exercices antérieurs RRRO sur achats consommés de matières et fournitures Ce compte regroupe tous les achats non stockables (eau. Il convient alors pour ne pas fausser les résultats de débiter le compte de charge concerné par le crédit du compte 4417. Il est subdivisé par nature de prestation Enregistre les achats de matières et fournitures des exercices passés Les RRR dont bénéficie l’entreprise auprès des ses fournisseurs sont comptabilisés au cours de l’exercice au crédit du compte avec le débit du compte de tiers concerné. électricité…) ou ne transitant pas par une unité de stockage de l’entreprise tel que ceux afférents à des fournisseurs dont les existants en fin d’exercice sont inscrits en tant que charges constatées d’avance au débit du compte 3491 Il regroupe les achats HT des travaux. 4413 4415 Fournisseur – retenues de garantie Fournisseur – effets à payer Fournisseur factures non parvenues 4417 Reçoit à son crédit.  3455 : Pour le montant des taxes déductibles.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 6125 Achats Non stockés de matières et fournitures 6126 Achats de travaux. par le débit du compte fournisseur intéressé. ce compte est crédité par le débit du compte fournisseur. le montant des retenues effectuées sur le prix convenu jusqu'à l’échéance du terme de garantie En cas d’acceptation d’une lettre de change ou l’émission d’un billet à ordre. cette écriture est contrepassée. Les entreprises qui le jugent opportun. 2. peuvent faire jouer le compte 4417 à la fin de chaque période comptables et non pas uniquement à la clôture de 29 . L’entreprise peut aussi opter pour la comptabilisation HT de cette opération. Il s’agit d’un compte transitoire de régularisation rattaché au compte fournisseur concerné. Fournisseurs et comptes rattachés : Compte 4411 Dénomination Fournisseurs Opération Ce compte est crédité du montant des factures d’achats de biens ou services par le débit de :  Classe 6 : compte concerné pour le montant HT récupérables dans le cadre des charges fonctionnement . A l’ouverture de l’exercice suivant.

30 . des factures non parvenues. 3. notamment les charges payées ou comptabilisés d’avance. Le rattachement des charges d’exploitation à un exercice sauf dans le cas ou il s’effectue par le processus d’amortissement. soit par l’inscription dans un compte de régularisation. 2. Les charges reportées ne sont pas comprises dans les charges de l’exercice. Ces charges reportées sont normalement comptabilisées dans les frais d’établissement et rattachés aux charges d’exploitation par le processus d’amortissement. peut se faire par l’inscription au compte du créancier. elles concernent des services déjà rendus. ou encore par l’inscription d’un compte de provision. Il en résulta les conséquences suivantes à la clôture de chaque exercice : 1. Les charges ne correspondants pas à des consommations de l’exercice. mais dont les effets doivent se faire sentir que sur des exercices ultérieurs. Rattachement à l’exercice des charges d’exploitation consommées : Pour la détermination du résultat. dans la plupart des cas. En effet. Celui-ci est destiné à enregistrer les autres opérations avec les fournisseurs non spécifiques. III.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 4418 Autres fournisseurs et comptes rattachés l’exercice comptable. elles doivent être soustraite des charges de l’exercice par l’intermédiaire du compte de régularisation-actif 349 . les charges doivent être rattachées à l’exercice auquel elles correspondent. c’est-à-dire au cours duquel elles sont utilisées ou consommées pour dégager un revenu et non pas à celui au cours duquel elles se matérialisent par une facturation ou paiement. constituent des charges à payer qu’il convient d’inclure dans les charges de l’exercice par l’intermédiaire d’un compte de régularisation passif 449 . Les consommations ou les réceptions de marchandises de l’exercice qui n’ont pas été comptabilisé au cours de l’exercice en question pour diverses raisons.

Catalogue : Ils doivent fournir des descriptifs détaillés des produits : codes. 1991 ont analysé 74 articles publiés entre 1966 et 1990 traitant ce thème et ont montrés que les critères évoqués par DICKSON sont encore étudiés dans la plupart des articles. Fichiers Fournisseurs : Une source très riche. 31 . WEBER & AL. En effet. conditions de paiement… 3. spécificités. prix. Système d’information Interne : Le suivi des délais de livraison et le taux de qualité à la réception permet de classifier ceux qui en respecte le plus ces exigences. dynamisme… II. 7.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 SECTION IV: Sélection et Evaluation des Fournisseurs : La sélection et évaluation des fournisseurs est la tâche fondamentales des acheteurs pour l’optimisation du cycle Achat-Fournisseur. 5. il faut se méfier au cas où il s’agirait de publicité mensongère. pièces de rechange. Les Critères de sélection: Le problème de sélection des fournisseurs a fait couler beaucoup d’encre en littérature. Les sources d’information: Les principaux supports d’information utilisés sont : 1. Echantillons : Le fournisseur peut offrir à ces clients des échantillons de produit sollicité par ces derniers pour en apprécier la qualité. Avis : Lorsqu’il s’agit d’un fournisseur avec lequel on n’a jamais traité. 4. Représentants : Un moyen privilégié de contact avec les fournisseurs potentiels 6. L’entreprise doit disposer d’un bassin d’information lui fournissant les données dont elle a besoin pour mener à bien son processus de sélection. Annuaire Professionnel : Il regroupe. DICKSON s’est basé sur une étude empirique réalisée auprès des entreprises canadiennes et américaines. Bien que l’importance relative à chacun des critères ait changé suite à l’apparition du concept Juste à Temps et le changement du contexte industriel. on peut demander à un confrère à condition qu’il ne soit pas un de nos concurrents 8. qualité. Cependant. 2. prix. Publicité : Elle permet de s’informer sur les nouveautés. les entreprises appartenant à un secteur spécifique fournissant des renseignements généraux sur celles-ci. membres de «National Association Of Purshasing Manager ». I. comportant l’ensemble des fournisseurs ayant déjà travaillés avec l’entreprise fournissant le degré de performance de chacun en termes : délai.

relation client-fournisseur…les travaux engagés dans ce domaine montre que le triptyque : qualité. Ceci confirme bien le nature multicritère du problème. WEBER & Al. le critère de localisation géographique a passé de la 20ème place pour se positionner à la 5ème place.Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 Le tableau suivant présente les classifications de DICKSON et WEBER en affectant des degrés d’importance aux critères de choix : Critères Prix Livraison Qualité Capacité de production Localisation géographique Capacité technique Gestion et organisation Réputation et position dans l’industrie Situation financière Performance passée Attitude Habilité d’emballage Contrôle des opérations Formation et support Conformité des processus Relation sociales Système de communication Réciprocité de la relation Impression Désir de faire des affaires Volume des achats passés Politique de garantie DICKSON 6 2 1 5 20 7 13 11 8 3 16 18 14 22 9 19 10 23 17 12 21 4 WEBER 1 2 3 4 5 6 7 8 9 9 10 11 11 12 12 12 12 12 12 13 13 14 Classification théorique basée sur l’analyse des travaux publiés entre 1966 et 1990 Avec le concept de JAT. livraison (59%) et qualités (54%) sont les plus discutés. délai demeure le plus utilisé. coût. Certainement. 57% des articles démontre l’intérêt croissant au problème de sélection des fournisseurs . 32 . Ont montré à cet égard que :    Parmi les 23 critères présentés par DICKSON. La sélection des fournisseurs est un processus très complexe dépendant des spécificités du donneur d’offre : secteur. la réciprocité des relations d’affaires est devenue aussi importante pour instaurer un climat de coopération. Les critères de prix (80%). l’ordre d’importance des critères dépend des exigences de l’entreprise acheteuses et ses spécificités. De plus. taille. dans le cadre du partenariat. 64% des articles considèrent plus qu’un seul critère à la fois.

Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 III. les outils de l’Intelligence artificielle à intégrer les facteurs de sélection des fournisseurs. Méthodes basées sur le coût total: Ce sont des techniques assez complexes qui nécessitent l’identification et le calcul des coûts générés par les différentes activités intervenant dans le cycle d’achat telles que le contrôle de la qualité des produits. Méthodes de catégories : Elles permettent de regrouper les fournisseurs en fonction de leur positionnement stratégique et de la criticité du produit en des catégories homogènes afin de mieux gérer le réseau des fournisseurs. demandeur d’offres. un score est calculé pour chaque fournisseur en effectuant la somme des performances des fournisseurs relative à chaque critère multiplié par un coefficient de pondération associé : Exemple :   AHP : Analytic Hierarchy Process FST : Fuzzy Sets Theory 2. Programmation linéaire /non linéaire mixtes .   Programmation linéaire/ non linéaire entier . Les modèles linéaires de pondération : En attribuant un poids à chaque critère défini de manière subjective. frais administratif…   ABC TCO : Total Cost of Owerneship 4. 33 . transports. Les modèles de programmation mathématique : Ils représentent une fonction objective à optimiser (minimiser ou maximiser) se peuvent inclure des contraintes sur les fournisseurs. 5. 3. Intelligence artificielle : Contrairement aux approches quantitatives présentées auparavant. Les Critères de sélection: 1.

matériels et services qui soient :    Conformes aux spécifications des utilisateurs et contrôlables par les réceptionnistes .Audit Interne du Cycle Achat-Fournisseur pour l’Identification et la Maitrise du Risque 4ème Année 2010-2011 Chapitre III : Identification et maitrise des risques du cycle Achats-fournisseurs: Au cours de ce dernier chapitre. si il y a une concurrence en aval acharnée en termes de matières premières. Ou encore. SECTION I : Audit Interne du cycle Achats-Fournisseurs : I. soit. l’audit interne peut intervenir pour saisir l’opportunité d’améliorer le service achat. II. Aussi dans la situation ou la valeur ajoutée se détériore suite à. matières et fournitures. La fonction Achat doit assurer la disponibilité des marchandises. la gestion du risque et les processus de contrôle. l’entreprise a besoin d’une optimisation des moyens ce que d’audit interne permet de vérifier. on va se focaliser sur le rôle de l’Audit Interne dans l’identification des risques du cycle Achat – Fournisseur et comment et par quels moyens on arrive à les maitriser grâce à l’Audit. Quand ? : L’Audit Interne peut être réalisé dans le cas d’une crise pour faire face aux difficultés de fonctionnement et aux conflits internes qui peuvent survenir. En raison de la position unique des auditeurs internes au sein des organisations. 34 . Disponibilité dans la forme et conditions exigés sans rupture de l’approvisionnement L’audit a pour mission de savoir à quel niveau le contrôle Interne est capable de satisfaire ces conditions pour que la fonction achat soit réputée ayant un contrôle interne efficace. Si les volumes traités augmentent. une stagnation du coût de revient contre une augmentation de la productivité soit à une baisse du chiffre d’affaire par l’effet de baisse de la marge bénéficiaire. Une activité d’audit interne efficace tient le rôle d’une assurance indépendante et objective et d’un conseil pour une valeur ajoutée. la direction générale et l’Audit externe. Obtenus dans les conditions compétitives de coût net . Il s’agit d’une échographie des processus consistant en un examen critique des opportunités et menaces pour que par la suite guider l’exécution . Pourquoi ? : L’Audit Interne est l’une des pierres angulaires pour le gouvernement des entreprises au même titre que le conseil d’administration. ceux-ci offrent une aide précieuse en procurant une assurance objective sur le gouvernement d’entreprise.

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