Keppbn 2009 23

- 'I
.. ~ - '
.

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
rDIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN
PEDOMAN TATA NASKAH OINAS
OIT JEN PERBENDAHARAAN
PEDOMAN TATA NASKAH OINAS OIT JEN PERBENDAHARAAN
TAHUN 2009
Menimbang
Mengingat
!
1
Memperhatikan
DIREKTORATJENDERALPERBENDAHARAAN
KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN
NOMOR KEP 23 IPB/2009
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN
DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN.
a. bahwa daJam rangka tertib administrasi. keseragaman. dan
keJancaran komunikasi kedinasan di lingkungan Direktorat
Jenderal Perbendaharaan. dipandang perlu menyusun Pedoman
Tata Naskah Dinas Direktorat JenderaJ Perbendaharaan;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada
huruf a. perlu menetapkan Keputusan Direktur Jenderal
Perbendaharaan tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat
Jenderal Perbendaharaan;
1. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan
Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2004 Nomor 53); .
2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.0112005 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen Keuangan
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan
Nomar 303lPM.1/2006;
3. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 283/KM.01J2003 tentang
Pedoman Penyusunan Peraturan Perundang-undangan di
Lingkungan Departemen Keuangan;
4. Kepulusan Menteri Keuangan Nomor 434aJKM.112004 tenlang Cap
Dinas di Ungkungan Departemen Keuangan;
5. Keputusan Menteri Keuangan Nomar 6581KM.1/2008 tentang
Penomoran dan Pemberian Kode Sural di Lingkungan Departemen
Keuangan Tingkat Pusat sebagaimana telah diubah dengan
Keputusan Menteri Keuangan Nomor 868/KM. 1 12008;
6. Keputusan Menteri Keuangan Nomer 659/KM.1I2008 tentang
tentang Cap Instansi dan Cap Jabatan di Lingkungan Departemen
Keuangan Tingkat Pusat sebagaimana telah diubah dengan
Keputusan Menteri Keuangan Namor 869/KM.1/2008;
7. Keputusan Menteo Keuangan Namar 897/KM.01/2008 tentang
Penunjukan Unit Organisasi dan Jabatan yang memiliki Cap Dinas
di Lingkungan Instansi Vertikal Direktorat Jenderal
Perbendaharaan;
8. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 898/KM.01/200a tentang
Penomoran dan Pemberian Kode Surat di Lingkungan I n s t a n ~ i
Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan;
Surat Sekretaris Jenderal Nomor S-1383/SJ/2008 tanggal 30
Desember 2008 hal Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal
Perbendaharaan; ~
Menetapkan
PERTAMA
KEDUA
KETIGA
KEEMPAT
!
MEMUTUSKAN:
KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DIREKTORAT JENDERAL
PERBENDAHARAAN.
Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Perbendaharaan
merupakan pedoman atau acuan bagi selLJruh unit kerJa di lingkungan
Direktorat Jenderal Perbendaharaan baik di tingkat Kantor Pusat
maupun Instansi Vertikal dalam penyelenggaraan administrasi
persuratan.
Uraian Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal
Perbendaharaan sebagaimana tercantum dalam Lampiran I, II. III. IV. V.
VI. VII. dan VIII Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan ini.
Agar tercapai tertib tatalaksana penetapan, maka setiap usul perubahan
atas pedoman tata naskah dinas Direktorat Jenderal Perbendaharaan,
terlebih dahulu mendapat persetujuan dari Sekretariat Jenderal
Departemen Keuangan.
Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan ini mulai berlaku pada
tanggal ditetapkan.
Salinan Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan ini disampaikan
kepada:
1. Menteri Keuangan;
2. Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan;
3. Inspektur Jenderal Departemen Keuangan;
4. Sekretaris Direktorat Jenderal Perbendaharaan
5. Para Direktur di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan;
6. Para Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan;
7. Para Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara.
Ditetapkan di Jakarta
....... pada tanggal 21 Januari 2009
EKTURJENDERALP
.
.\

a
KAT A PENGANTAR
Penyusunan Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dlrektorat Jenderal
Perbendaharaan ini pada dasarnya merupakan tindak lanjut dari Peraturan Menteri
Keuangan Nomor 80/Prv1K.01/200S tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen
Keuangan
Pedoman Tata Naskah Dinas ini diharapkan dapat mewujudkan kesamaan pengertian.
penafsiran, dan keterpaduan tata naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan baik di tingkat Kantor Pusat maupun Instansi Vertikal. sehingga mampu
mewujudkan tertib administrasi. keseragaman dan kelancaran komunikasi kedinasan.
Demikian. kiranya Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Perbendaharaan
ini dapat memberikan manfaat yang optimal dalam pelaksanaan tugas, khususnya pad a
Direktorat Jenderal Perbendaharaan. dan pada administrasi pemerintahan pada umumnya.
!
BABII
JENIS NASKAH DINAS
A. Surat Dinas
Surat Dinas ada/ah informas; kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan. permintaan.
penugasan. penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain dari dan ke luar
Direktorat Jenderal Perbendaharaan. (Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat daJam 8ab IV
Tata Persuratan Dinas).
B. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan adalah naskah yang berisi infermasi mengenai apa da n bagaimana
melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan penetapan,
naskah yang bersifat bimbingan, serta naskah yang bersifat perintah melaksanakan tugas.
1. Naskah Dinas Pengaturan dan Penetapan
Tata cara, bentuk. dan susunan dalam menyusun rancangan keputusan di lingkungan
Departemen Keuangan berpedoman pada Keputusan Menteri Keuangan Nomar
283/KMK.01/2003 tentang Pedoman Penyusunan Peraturan Perundang-undangan di
Lingkungan Departemen Keuangan.
Dengan ditetapkan dan berlakunya Undang-undang Nomer 10 Tahun 2004 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan. maka. Kepulusan Direktur Jenderal
Perbendaharaan yang sifatnya mengatur yang sudah ada dan berlaku sebelum tanggaJ
1 November 2004 harus dibaca "Peraturan- sepanjang tidak bertentangan dengan
Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004. Sehingga sejak tanggal 1 November 2004.
setiap kebijakan Direktur Jenderal Perbendaharaan yang bersifat menetapkan
menggunakan istilah "Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan".
Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat pengaturan dan penetapan
terdiri atas:
a. Peraturan
Ada 3 (tiga) macam peraturan yang menurut kewenangannya ditandatangani oleh
Direktur Jenderal Perbendaharaan. yaitu:
1) Peraturan Menteo Keuangan (yang kewenangan penandatanganannya
difimpahkan kepada Direktur Jenderal Perbendaharaan);
2) Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan yang memuat kebijakan Direktorat
Jenderal Perbendaharaan d ~ n merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih
tinggi atau yang sederajat, yang bersifat mengikat secara umum, abstrak, dan
pada umumnya berlaku terus-menerus;
3) Peraturan Bersama yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan
dan pejabat eselon I 'Iainnya (baik itu antareselon I Departemen Keuangan
maupun anta rin stansi/antardepartemen).
Dengan penjelasan sebagai berikut:
1) Peraturan Menteri Keuangan (yang kewenangan penandatanganannya
dilimpahkan kepada Direktur Jenderal Perbendaharaan)
a) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani peratura,n in
adalah Direktur Jenderal Perbendaharaan.
4
5. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan Kedlnasan yang
dilakukan oleh lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan dengan pihak lain di luar
lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional.
termasuk tata letak dan penggunaan lambang. logo. kop naskah dinas, dan cap dinas.
7. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ad a
pada seorang pejabat di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan untuk
menandatangani naskar. dinas sesuai dengan tugas dan tanggung javJab kedinasa n
pad a jabatannya.
8. Naskah Dinas Khusus adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi yan 9
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan untuk kepentingan khusus (dengan format dan keabsahan yang diatur
secara khusus). .
9. Kode Klasifikasi dan Kualifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam
naskah berdasarkan sistem tata berkas di lingkungan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan.
10. lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda !
sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
11. Logo Departemen Keuangan adalah gambar dan huruf sebagai identitas Departemen
Keuangan yang dituangkan dalam bentuk segi lima sarna sis; yang bensi gambar gada
terietak vertikal di tengah, di sebelah kiri dan kanan gambar padi dan kapas, diapit oleh
gambar sayap, dan di bawahnya gambar pita bertuliskan "Nagara Dana Rakca".
12. Kop Naskah Dinas adalah bag ian atas kepala surat yang terdiri dart logo Departemen
Keuangan, nama dan alamat instansi yang meliputi nama jalan. nomor, kode pos,
nomor telepon, faksimile, e-mail, dan website.
3
!
"
II
BABIV
BABV
TATA PERSURATAN DINAS
A. Pengertian .............. ,." ....... , ...... , .... , ................ ,., .. , ........... ,.
S. Pedoman Umum.............. .. ........ ................................... ,
C. Ketentuan Surat Menyurat .. ",", .... , .................. ,', ........ , ........ ,
D. Sentuk Surat Menyurat. ........ ' ...................................... ..
1. Surat Dinas ......... ' ......... ' .......................... " ............... .
2. Nota Dinas..... .. ..................................... , ........ , .. .
3. Memo .. ' , ........... , .. ' ...... .
4. Pemberitahuan .... , ..... " ...................................... .
5. Surat Pengantar ............ , ........................................... ..
6. Surat Undangan ........................................................... .
E. Media/Sarana Surat Menyurat ............................................ ,
F. Susunan Surat. ................................................ , ......... , .. , .. .
G. Penanganan Surat Masuk .................................................. .
H. Penanganan Surat Keluar .................................................. .
PENGGUNAAN LAM BANG NEGARA. LOGO DAN CAP DINAS
46
46
46
47
48
48
50
52
52
53
54
55
57
60
62
65
A. Penggunaan Lambang Negara.............................................. 65
B. Penggunaan Logo................................. .............................. 65
C. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Keljasama...... 65
O. Penggunaan Cap Oinas...................................................... 65
E. Pengawasan dan Pengendalian............... ............ ......... ... ...... 68
BAB VI PENOMORAN DAN PEMBERIAN KOOE NASKAH DINAS 69
A. Pemberian Kode Naskah Oinas Di Lingkungan Direktorat
Jenderal Perbendaharaan.................. ... ............ ... ...... ... ...... 69
B. Kode Naskah Dinas Oi Lingkungan Oi rekto rat Jenderal
Perbendaharaan .............................................. ,. '" ... .... .. ... 69
C. Tata Cara Penulisan Nomordan Kode Naskah Oinas............... 74
BAB VII KEWENANGAN DAN PELIMPAHAN WEWENANG DALAM
PENANDATANGANAN NASKAH OINAS 76
A. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas......................... 76
B. Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Naskah Dinas......... 76
C. Penunjukan Pejabat Pengganti... ............ ............ ................... 78
BAS VIII PERUBAHAN. PENCABUTAN. PEMBATALAN DAN RALAT
NASKAH DINAS 81
A. Pengertian.. .. . . . .. ... ... .. ... . ... ... . .. .. . ... ... ... . . . . . . .... .. . .. ... . . . .. . . .. . .. 81
B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat
Naskah Dlnas......... ............ ............ ......... ............... ...... ..... 81
BAB IX PENUTUP 84
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran II Contoh 1
Contoh 2
Contoh 3
Contoh 4
Contoh 5
Format Peraturan yang ditandatangani oleh Oirektur
Jenderal Perbendaharaan atas nama M'enteri
Keuangan .................................................................. .
Format Peraturan Dlrektur Jenderal Perbendaharaan ..
Format Peraturan Bersama .......................................... .
Format Keputusan Menteri Keuangan yang
ditandatangani oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan
atas nama Menteri Keuangan ...................................... .
Format Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan
iii
85
85
86
87
88
89
DAFTAR lSI
Halaman
KAT A PENGANTAR
DAFTAR lSI
ii
BABI PENDAHULUAN
1
BABII
BAB III
A. Latar Belakang ..... . .................................................. .
B. Maksud dan TUJuan.. . ........................................ ..
C. Sasaran ............................................................................ .
D. Asas ................................................................................ .
E. Ruang Lingkup .......................................................... , ...... .
F. Pengertian Umum .............................................................. .
JENIS TATANASKAH
A. Surat Dinas .............................................................. '" ...... .
B. Naskah Dinas Arahan .................................... , .................... .
1. Naskah Dinas Pengaturan dan Penetapan .......................... .
a. Peraturan ................................................................. .
b. Kepulusan ....................................................... , ...... .
c. Instruksi. ................................................................ .
d. Petunjuk Pelaksanaan ........................................ " ..... ..
e. Surat Edaran ............................................................ ..
f. Pengumuman ......................................... : ................. .
g. Prosedur Tetap (Protap) ............................................ .
2. Naskah Dinas Bimbingan ................................................ .
Pedoman ...................................................................... .
3. Naskah Dinas Penugasan atau Perintah ............................. .
a. Sural Tugas .............................................................. .
b. Surat Perintah ................................ : ........................... .
1
1
1
2
2
2
4
4
4
4
4
19
21
23
24
26
27
28
28
29
29
30
C. Naskah Dinas Khusus.. ........ ..... .......... ........ ................... ..... 31
1. Surat Keterangan ..................................... , . .. . . . . . . . .. .. . . . .. . .. 31
2. Surat Perjanjian.............................................................. 31
3. Surat Kuasa......... ............... ............ ............ ................... 33
4. Berita Acara.......................................... ...... ......... ..... .... 33
5. Laporan... ................. ..... ..... ... ... ... ... ...... ................... ..... 34
6. Telaahan Stat........................ ............ ............ ....... .. ... .... 35
7. Formulir...... ...... ...... ..... ... ....... ... .... ................................ 36
8. Naskah Dinas Elektronis...... ...... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... .. .. 36
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Petunjuk Umum ................................................................ ..
B. Nama InstansilJabatan pad a Kop Naskah Dinas ...................... .
C. Ketentuan Jarak Spasi ....................................................... ..
D. Kata Penyambung ........................................ " ................... .
E. Lampiran ......................................................................... ..
F. Nomor "Kopi- (copy) ........................................................... .
G. Daftar Distribusi. ............................................................. .
H. Penulisan Rujukan ................. : .......................................... ..
I. Ruang Tanda Tangan ........................................................ .
J . Penggunaan Bahasa .............................................. ; ............ .
37
37
37
39
40
40
42
42
42
43
45
If

II
" 4
Lampiran III
Lampiran IV
Lampiran.V
Lampiran VI
LampiranVn
Lampiran VIII
Contoh 6 Format Petikan Keputusan .. .... ............................. 90
Contoh 7 Format Keputusan dengan petikan ... ........ . . ........ .. ..... 91
Contoh 8 Format Keputusan Bersama .. .... ......... ....... . ... ........ ..... 92
Contoh 9 Format Instruksi ................ ............. .... ..... .... 93
Contoh 10 Format Petunjuk Pelaksanaan ...................... ... ... ... ..... 94
Contoh 11 Format Surat Edaran dengan judul . ........... . 95
Contoh 12 Format Surat Edaran tanpa judul '" ..... ..... 96
Contoh 13 Format Pengumuman ..... .. 97
Contoh 14 Format Prosedur Tetap ...................... ,. ......... ........... 98
Contoh 15 Format Pedoman .................................................. , .... 99
Contoh 16 Format Sural Tugas ........................ ......................... .... 100
Contoh 17 Formal Sural Perintah .................................................. 101
Contoh 18 Fermat Surat Keterangan .............................................. 102
Contoh 19 Fermat Surat Perjanjian ................................... ......... .... 103
Contoh 20 Format Kesepakatan AwallLetter of Intent .... ............ .... 104
Contoh 21 Format Memorandum Of Understanding (MOU) ... ....... 105
Contoh 22 Format Pemerintah Lingkup
Nasional ...................................................... .... ............ 1 07
Contoh 23 Format Surat Kuasa ............... ......... .............................. 109
Contoh 24 Format Berita Acara ...................................................... 110
Contoh 25 Format Berita Acara Serah Terima Jabatan ....... ........... 111
Contoh 26 Format Laporan ............................................................. 112
Contoh 27 Format Telaahan Staf .................................................... 113
Contoh 28 Format Berita Faksimili .................................................. 114
Contoh 29 Format Berita Telepon .. ..... ................................ ........ ..... 115
Contoh 30 Format Lembar Disposisi .............................................. 116
Contoh 31 Format Surat Dinas ........................................... :........... 117
Contoh 32 Format Nota Dinas ............... ............. ..... ................... .... 118
Contoh 33 Format Memo ................................................................ 119
Contoh 34 Format Pemberitahuan . .... .............. ................ .... .......... 120
Contoh 35 Format Surat Pengantar ............... ..... ........... ............ ..... 121
Contoh 36 Format Undangan Resmi .............................................. 122
Contoh 37 Format Surat Undangan ... ........ ......... .................. .......... 123
Contoh 38 Format Verbal................................................................ 124
Contoh 39 Format Lembar Pengantar ............................................ 126
Contoh 40 Format Kartu Kendali Surat Keluar ...................... ......... 127
Contoh 41 Format Surat Tugas Penunjukan Pejabat Pengganti
Sementara .................................... ................................. 128
Standar Ukuran Kertas dan Penjelasannya ................................ .. 129
130
131
Conteh Cara Melipat Kertas ....................................................... ..
Contoh Format Map .................................................................... .
Matrik Kewenanganan dalam Penandatanganan Naskah Dinas
di Lingkungan Departemen Keuangan ...................................... ..
Nomor dan Kode Naskah Dinas di Lingkungan Departemen
Keuangan .................................................................................... .
Singkatan dan Akronim di Lingkungan Departemen Keuangan .. .
iv
132
133
136
II
-

LAMPI RAN I
..
:.::::r.1CR KEP. 2-, 7ATA
.,ASK,AM DiMS
..
BABI
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Tata naskah dinas yang seragam dan berJaku secara nasional akan sangat mendukung
kelancaran arus komunikasi dan informasi antarinstansi pemerintah dalam rangka
pelaksanaan tugas dan fungsinya.
Dalam rangka mencapai tujuan tersebut. Menteo Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
telah mengeluarkan Kepulusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomar
721KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas unluk digunakan
sebagai acuan umum penyelenggaraan administrasi umum dan acuan penyusunan
pedoman tata naskah dinas yang disesuaikan dengan kebutuhan instansi masing-masing.
Sebagai tindak lanjut Kepulusan Menteo Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
tersebut. lelah diterbitkan Peraturan 'Menteri Keuangan Nomar 80/PMK.0112005 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen Keuangan. Atas dasar Peraturan Menteri
Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005 ini digunakan sebagai acuan dalam penyusunan
Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Perbendaharaan dimaksudkan
sebagai pedoman pengelolaan tata naskah dinas dan acuan komunikasi kedinasan
setiap unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
2. Tujuan
Pedoman Tata Naskah Dinas Di rekto rat Jenderal Perbendaharaan bertujuan
menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam
rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
C. Sasaran
1.
2.
3.
4.
5.
Tercapainya kesamaan pengertian. bahasa. dan penafsiran penyelenggaraan tata
naskah dinas di lingkungan Direldorat Jenderal Perbendaharaan;
Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam
lingkup ad ministrasi u mum;
Lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian;
Tercapainya daya guna dan hasil guna penyelenggaraan tata naskah dinas yang efisien
dan efektif;
Berkurangnya tumpang tindih. salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata
naskah.
D. Asas
Asas yang tercakup dalam Pedoman. Tata Naskah Dinas Direktcrat Jenderal
Perbendaharaan adalah sebagai berikut:
1. Oaya Guna dan Hasil Guna
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdaya dan be.rha
guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dlnas. spesifikasl
informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
2 Pembakuan
Naskah dinas diproses serta disusun menurut tata cara dan bentuk yang tela h
dibakukan.
3.
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi. format,
prosedur, kearsipan. kewenangan. dan keabsahan.
4. Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi
umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Kecepata!l dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tug as dan fungsi unit organisasi, tata naskah dinas harus
dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dart kejelasan
redaksional, kemudahan prosedural. serta kecepatan penyampaian dan distribusi.
6. Keamanan
Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi mUlai dari penyusunan,
klasifikasi dan kualifikasi, penyampaian kepada yang 'berhak, pemberkasan, kearsipan,
dan distribusi.
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderat Perbendaharaan meliputi
berbagai kegiatan yang mencakup pengaturan tentang jenis dan susunan naskah, tata
persuratan, penggunaan lambang negara, logo, kop sural, penamoran dan kodifikasi surat,
cap dinas, kewenangan dan pelimpahan wewenang dalam penandatanganan naskah dinas,
perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas.
Untuk memberikan kemudahan dalam penyusunan naskah dinas, perlu ditetapkan format
naskah yang menampung bent uk redaksional dan tata letak serta faktor penunjang lainnya.
termasuk penggunaan media dan sampul.
F. Pengertian Umum
1. Naskah Dinas adalah semua infarmasi tertulis sebagai alal komunikasi kedinasan yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan dalam rangka penyefenggaraan tugas dan fungsi.
2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah
dinas (tata persuratan. distribusi. formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan
dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran, serta perkantoran elektronis.
4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang
dilakukan antarunit di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
2
b) Susunan
(1) Kepala
(a) Kop Peraturan
Peraturan Menteri Keuangan yang ditandatClngani oleh Direktur
Jenderal Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan
berdasarkan pendelegasian wewenang, kop peraturan terdiri atas
lambang garuda berwarna kuning emas yang di bawa hnya tertera 2
baris tulisan "MENTER I KEUANGAN" dan pada bans kedua tulisa n
"REPUBLIK INDONESIA" yang seluruhnya ditulis dengan huruf
kapital dengan jenis huruf Arial ukuran 11, berwarna kuning emas.
dan tertetak di tengah margin. Apabila menggunakan kertas garuda
yang dikeluarkan oleh Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal
Perbendaharaan, kop peraturan tersebut tidak perlu dibuat karena
pada kertas garuda telah terdapat kop sebagaimana dimaksud.
Contoh:
MENTERIKEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
(b) Kata "PERA TURAN MENTERI KEUANGAN" dUulis dengan huruf
kapital jenis Arial ukuran 11 pada bans kedua yang terfetak di
tengah margin.
(e) Nomor Peraturan
Peraturan Menter; Keuangan yang ditandatangani oleh Direktur
Jenderal Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan, kata
"NOMOR" ditulis dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11 tanpa
diikuti tanda baea titik dua (:), kemudian tanda baca garis miring (I),
hurut PM diikuti tanda baea titik (.), nomor kodifikasi unit organisasi
penyusun/konseptor Direktorat Jenderal Perbendaharaan (5), tanda
baca gaos miring (I). dan tahun penetapan (lihat 8ab VII
Penomoran dan Pemberian Kode Naskah Dinas).
(d) Kata "TENTANG
It
ditulis seluruhnya dengan huruf kapital jenis Arial
ukuran 11 dan diletakkan di tengah m ~ r g i n .
(e) Judul Peraturan Menteri Keuangan ditulis seluruhnya dengan hurut
kapital jenis Arial ukuran 11 yang diJetakkan di tengah margin tanpa
diakhiri tand a baea.
(1) Judul Peraturan Menteri Keuangan dibuat secara singkat dan
meneerminkan isi yang diatur.
(g) Oi bawah judul ditulis "MENTERI KEUANGAN" di tengah margin
dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11 dan diakhiri tanda baea
koma (,).
5
Contoh:
PERATURAN MENTERI KEUANGAN
NOMOR ... IPM.5/20XX
TENTANG
KODE ETIK PEGAWAJ NEGERJ SIPIL
01 LlNGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN
MENTERI KEUANGAN.
(h) Pada judul Peraturan Menteo Keuangan tentang perubahan
ditambah frasa "PERU BAHAN ATAS" dengan huruf kapital semua
di depan nama Peraturan Menter; Keuangan yang diubah.
Contoh:
NOMOR ... /PM.5/20X1
TENTANG
PERUBAHAN ATAS PERATURAN MENTERI KEUANGAN
NOMOR ... /PM.5/20XX TENTANG ...
(i) Untuk P.eraturan Menteri Keuangan yang telah diubah Jebih dati 1
(satu) kali, di antara kata "PERUBAHAN
It
dan kata "A TAS
disisipkan bilangan tingkat yang menunjukkan tingkat perubahan
tersebut tanpa merinei perubahan sebelumnya.
Contoh:
NOMOR .. .IPM.5J20X2
TENTANG
PERUBAHAN KEDUAATAS
PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR ... JPM.5/20X1
TENTANG ...
0) Pada Peraturan Menteri Keuangan yang isinya mencabut peraturan
yang teJah berlaku sebelumnya karena dianggap tidak relevan lagi,
ditambahkan kata "PENCABUTAN
D
dengan huruf kapitaJ di depan
nama Menteri Keuangan yang dicabut.
Contoh:
NOMOR ... IPM.5/20XX
TENTANG
PENCABUTAN PERA TURAN MENTER) KEUANGAN
NOMOR ... /PM.5/20XX TENTANG ...
6
.:
,
(2) Konsiderans
(a) Konsiderans diawali dengan kata "Menimbang".
(b) Kata "Menimbang" diletakkan di margin kin, dengan huruf awal
kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) diikuti dengan
abjad dan kata "bahwa" dengan huruf awaf keciJ yang memuat
uraian singkat mengenai pokok-pokok plkiran yang menjadi latar
belakang dan alasan pembuatan peraturan dan diakhiri dengan
tanda baca titik koma (). Pokok-pokok plkiran pada konsiderans
peraturan memuat unsur filosofis, yuridis, dan s05iologis yang
menjadi latar beJakang pembuatannya. Apabila konsiderans
memuat Jebih dari satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran
dirumuskan dalam rangkaian kaJimat yang merupakan kesatuan
pengertian.
Contoh:
Menimbang
(3) Oasa r Hukum
a.bahwa ............... ;
b.bahwa ............... ;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan
sebagaimana dimaksud pada huruf a, dan b,
perlu menetapkan Peraturan Menteri
Keuangan tentang ............. ;
Kata liMen gin gar dicantumkan setelah konsiderans "Menimbang
D
dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:)
diikuti dengan angka Arab (1, 2. 3, dan seterusnya) yang memuat dasar
kewenangan pembuatan peraturan perundang-undangan dan peraturan
perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan atau
yang mempunyai kaitan langsung dengan materi yang akan diatur,
diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik koma
(;).
Peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum
hanya peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sarna atau
lebih tinggi.
Peraturan perundang-undangan yang dijadikan sebagai dasar hukum
IIMengingat
D
diurutkan pencantumannya berdasarkan tingkatan atau tata
urutan peraturan perundang-undangan (dari yang tertinggi sampai yang
terendah). ApabiJa terdapat beberapa peraturan perundang-undangan
yang memiliki tahun pengundangan atau penetapan yang sarna dalam
tingkatan yang sarna, maka peraturan-peraturan tersebut disusun
secara kronologis berdasarka.n saat pengundangan atau penetapannya.
Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden perlu
dilengkapi dengan pencantuman Lembaran Negara Republik Indonesia
dan Tambahan Lembaran Negara Republik 'Indonesia yang diJetakkan di
antara tanda baca kurung.
7
Contoh:
Mengingat
1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang
Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2003 Nomor 47. Ta mbahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
4286);
Perbendaharaan Negara (Lembaran Nega ra
Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4355);
Pemertksaan Pengefolaan dan Tanggung Jawab
Indonesia Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomar
4400);
4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 1341
PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran
dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan
Befanja Negara;
(c) Kata "Memperhatikan" apabila dipandang penting dapat
dicantumkan setelah dasar hukum NMengingat" yang memuat
nomor dan tanggal suratlperaturan dari suatu in stan si terkaH
tentang persetujuan atau atau keterangan lain sebagai
rujukan untuk mendukung penerbitan Peraturan Menteri Keuangan.
Penulisannya ditempatkan di margin kiri sejajar kat a ClMenimbang
dan "Mengingat" yang diawali dengan huruf kapital dan diakhiri
tanda baca titik dua (:).
Apabila persetujuan atau rekomendasi berasal lebih dan satu
instansi, maka setiap persetujuan atau rekomendasi didahului
dengan angka Arab 1, 2, 3, dan seterusnya sesuai dengan
tingkatannya dan diakhirt dengan tanda baca titik koma (;).
Contoh:
Memperhatikan
(4) Diktum
Sural Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor S20B/M.PANnI2002 tanggal
31 Juli 2002 tentang Pemantauan dan Evaluasi
Penyelenggaraan Pelayanan Pubfik;
(a) Diktum terdiri dari kata "MEMUTUSKANII, kata "Menetapkan", dan
nama Peraturan Menter; Keuangan.
(b) Diktum dimufai dengan kata OIMEMUTUSKAN
It
ditulis dengan huruf
kapital jenis Arial ukuran 11 dan diakhiri dengan tanda baca titik dua
(:) yang terletak di tengah margin.
8
D
(c) Kata "Menetapkan" dicantumkan setelah kata
yang disejajarkan ke bawah dengan kata "Menlmbang" dan
"Mengingat". Huruf awal kata UMenetapkan" ditulis dengan huruf
(:) .
(d) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kat a
"Menetapkan" ditulis dengan huruf kapital.
(e) Nama yang tercantum dalam judul Peraturan Menteri Keuangan
dicantumkan Jagi setelah kata "Menetapkan" dan didahului dengan
jenis/bentuk Peraturan Menteri Keuangan tanpa frasa "Republik
Indonesia" serta ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik (.).
Contoh:
Menetapkan
(5) 8atang Tubuh
MEMUTUSKAN:
PERATURAN MENTERI KEUANGAN TENTANG
KODE ETIK PEGAWAI NEGERI SIPIL 01
LlNGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL
PERBENDAHARAAN.
(a) 8atang tubuh Peraturan Menter; Keuangan memuat semua
substansi peraturan yang dirumuskan dalam bab dan pasal.
(b) Substansi dalam batang tubuh dikelompokkan ke dalam:
(i) Ketentuan Umum;
(ii) Materi Pokok yang diatur;
0;;) Ketentuan Sanksi Administratif Oika diper/ukan);
(iv) Ketentuan Peralihan Oika diperlukan):
(v) Ketentuan Lain-Lain;
(vi) Ketentuan Penutup.
(c) Dalam pengelompokan substansi sedapat mungkin dihindari
adanya Bab Ketentuan Lain-Lain atau sejenisnya. Materi yang
bersangkutan diupayakan untuk masuk ke dalam bab yang ada
atau dapat pula dimuat dalam bab tersendiri dengan judul yang
sesuai dengan materi yang diatur.
(d) Ketentuan umum bensi:
(i) pengertian atau definisi:
. (ii) Singkatan atau akronim yang digunakan dalam peraluran;
(iii) Hal-hal lain yang bersifat umum yang berlaku bagi pasal-pasal
berikutnya antara lain ketentuan yang mencerminkan asas,
maksud. dan tujuan.
(e) Kata atau ;stilah yang dimuat da/am ketentuan umum hanyalah kata
atau istilah yang digunakan berulang-ulang di daiam pasal-pasal
selanjutnya.
(f) Jika suatu kata atau istilah hanya digunakan satu kali, namun kala
atau istiJah itu diperlukan pengertian untuk suatu bab, bagian atau
paragraf tertentu, dianjurkan agar kata atau istilah itu diberi definisi.
9
(g) Materi pokok yang diatur ditempatkan langsung setelah bab
ketentuan umum, dan jika tidak ada pengelompokkan bab, mateo
pokok yang diatur diJatakkan setelah pasaJ-pasal ketentuan umum.
(h) Pembagian mateo pokok ke dalam kelompok yang lebih kecil
dilakukan menurut kriteria yang dijadikan dasar pembagian.
(i) Apabila Peraturan Menteri Keuangan mempunyai materi yang ruang
lingkupnya sangat luas dan karena itu mempunyal banyak pasal,
maka pasaJ-pasa/ tersebut dapat dikelompokkan menjadi bab,
bagian, dan paragraf. .
0) PengeJompokan materi peraturan perundang-undangan dalam bab,
bagian. dan paragraf tidak merupakan keharusan.
(k) Pengelompokan materi dalam bab. bagian. dan paragraf dilakukan
atas dasar kesamaan materi.
(I) Pada umumnya urutan pengelompokan adalah sebagai berikut:
(i) PasaJ-pasal (tanpa bab, bagian, dan paragraf);
(ii) 8ab dengan pasal-pasa) (tanpa bagian dan paragraf):
(iii) 8ab dengan bagian dan pasal-pasal, (tanpa paragraf);
(iv) 8ab dengan bagian dan paragraf yang bensi pasal-pasal.
(m) eab diberi nomor urut dengan angka Romawi dan judul yang
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11.
Contoh:
BASI
KETENTUAN UMUM
PasaJ 1
BAB II
TUJUAN KODE ETIK
Pasal2
(n) Substansi yang berupa sanks; atau sanks; keperdataan
atas pelanggaran norma tersebut, dirumuskan menjad; 1 (satu)
bagian atau pasal dengan norma yang memberikan sanksi
administratif atau sanks; keperdataan.
(0) Ketentuan peralihan Qika diperlukan}
Ketentuan peralihan memuat, penyesuaian terhadap Peraturan
Perundang-undangan yang sudah ada pada saat Peraturan
Perundang-undangan baru mulai berlaku, agar Peraturan
tersebut dapat berjalan lanear dan tidak
menimbulkan permasalahan hukum_
(p) Ketentuan Penutup
(i) Ketentuan penutup ditempatkan dalam bab terakh;r. Jika tidak
diadakan pengelompokkan bab. ketentuan penutup
ditempatkan dalam pasaJ-pasal terakhir.
10
(i;) Pada uniumnya keter,tuan penutup memuat ketentuan
mengenai Penunjukan organ atau alat perlengkapan yang
melaksanakan Peraturan Perundang-undangan. Nama singkat.
Status Peraturan Perundang-undangan yang sudah ada. dan
Saat mulai berlaku Peraturan Perundang-undangan.
(6) Kaki/Penutup
Penandatangan pengesahan dan penetapan Peraturan Menteri
Keuangan diletakkan di margin kanan, yang memuat
(a) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal
penetapan;
(b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan. ditulis dengan huruf
kapital jenis Arial ukuran 11 dan diakhiri dengan tanda baea kema
(.). Dalam hal kewenangan penandatanganan dilimpahkan kepada
Direktur Jenderal Perbendaharaan. sebelum nama jabatan pejabat
yang menetapkan (Menteo Keuangan) didahului dengan singkatan
a.n. (atas nama) dengan hurut kecil;
(c) Tanda tangan pejabat;
(d) NalT!a lengkap p e j a b ~ t yang menandatangani tanpa gelar dan
pangkat. ditulis dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11;
(e) NIP. ditulis dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11 tanpa titik C.)
dan diberi spasi dengan angka NIP;
(f) Cap dinas.
Centoh:
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 15
Peraturan Menteri Keuangan ini mulai berfaku pada tanggal
ditetapkan.
pada tanggal ............ .
a.n. MENTERI KEUANGAN
NAMA LENGKAP
NIP ................ .
Format peraturan yang ditandatangani eleh Direktur Jenderal Perbendaharaan atas
nama Menteo Keuangan. lihat Contoh 1.
2) Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan
a) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Peraturan
Direktur Jenderal Perbendaharaan adalah Direktur Jenderal
Perbendaharaan.
11
b). Susunan
(1) Kepala
(a) Kop peraturan
Kop peraturan terdili atas tulisan "OEPARTEMEN KEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA" dengan jenis huruf Arial ukuran 13 da n
bans kedua tulisan "DIREKTORAT JENDERAL
PERBENDAHARAAN" dengan jenis huruf Arial u kuran 11 yan 9
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital yang terletak di tenga h
margin.
(b) Kata "PERATURAN" dan tulisan "DJREKTUR JENDERAL
PERBENOAHARAAN" ditulis dengan huruf kapital jenis Arial ukura n
11 pada baris kedua yang terletak di tengah margin.
(c) Nomor Peraturan
"NOMOR" ditulis dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11 tanpa
diikuti tanda baca titik dua (:), kodifikasi dengan kata "PER-".
kemudian tanda baca garis miring (I), huruf PB diikuti tanda baca
gans miring (I), dan tahun penetapan.
(d) Kata "TENT ANG
n
ditulis seluruhnya dengan huruf kapital jenis Arial
ukuran 11 dan diletakkan di tengah margin.
(e) Judul memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun
pengundangan atau penetapan. dan nama peraturan. Judul ditulis
seluruhnya dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11 yang
diletakkan di tengah margin tanpa diakhiri tanda baca. .
(f) Judul Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan dibuat secara
singkat dan mencerminkan is; yang diatur.
(9) Di bawah judul ditulis "DIREKTUR JENDERAL
PERBENDAHARAAN" di tengah margin dengan huruf kapital jenis
Arial ukuran 11 dan diakhiri tanda baca koma (,).
Contoh:
DIREKTORA T JENDERAL PERBENDAHARAAN
PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN
NOMOR PER- ... IPB/20XX
T'ENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN,
(h) Pada judul peraturan tentang perubahan ditambah frasa
"PERUBAHAN ATAS" dengan huruf kapital semua di depan nama
Peraturan Direktur Jenderal yang diubah.
12
.:
Ccntoh:
NOMOR PER- ... IPB/20X1
TENTANG
PERUBAHAN ATAS
NOMOR PER- .. .lPB/20XX TENTAI\JG ..
(i) Untuk peraturan yang teJah diubah lebih dari 1 (satu) kati, di antara
kala "PERUBAHAN" dan kata "AT AS" disisipkan bilangan tingkat
yang menunjukkan tingkat perubahan tersebut tanpa merinci
perubahan sebelumnya.
Contoh:
TENTANG
PERUBAHAN KEDUA AT AS
PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARMN
NOMOR PER- .. .IPB/20X1 TENTANG .. '
0) Pada peraturan yang isinya mencabut peraturan yang telah bertaku
sebelumnya karena dianggap tidak relevan lagi, ditambahkan kata
"PENCABUTAN".
Contoh:
TENTANG
PENCABUTAN PERATURAN DIREKTUR JENDERAL
PERBENDAHARAAN NOMOR PER- .. .IP8/20XX TENTANG ..
(2) Konsiderans
(a) Konsiderans diawati dengan kata IoIMenimbang".
(b) Kata "Menimbang" diletakkan di margin kiri. dengan huruf awal
kapital dan diakhiri dengan landa baca titik dua (:) diikuti dengan
abjad dan kata "bahwa
ft
dengan huruf awat keeii yang memuat
uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar
belakang dan alasan pembuatan peraturan dan diakhiri dengan
tanda baea titik koma (:). Pokok-pokok pikiran pada konsiderans
peraturan memuat unsur filosofis, yuridis. dan sosiol09;5 yang
menjadi latar belakang pembuatannya. Apabila konsiderans
memuat lebih dari 1 (satu) pokok pikiran. tiap-tiap pokok pikiran
dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan
pengertian.
Konsiderans harus sarna dengan judul peraturan yang akan
ditetapkan.
13
Contoh:
Menimbang
(3) Dasar Hukum
a. bahwa ............... ;
b. bahwa b'rdasarkan pertimbangan
sebagaimana dimaksud pada huruf a, perlu
menetapkan Peraturan Oirektur Jenderal
Perbendaharaan tentang .... ;
(a) Kata "Mengingat" dicantumkan setelah konsiderans "'Menimbang"
dengan huruf awaJ kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua
<:) diikuti dengan angka Arab (1, 2, 3, dan seterusnya) yang memuat
dasar kewenangan pembuatan dan peraturan perundang-undangan
yang memerintahkan pembuatan Peraturan Direktur Jenderal
Perbendaharaan tersebut. diawali dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik koma (;).
Peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar
hukum hanya peraturan perundang-undangan yang tingkatannya
sarna atau lebih tinggi. Jika jumlah peraturan perundang-undangan
yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman
pertu memperhatikan tata urutan perarturan perundang-undangan
dan pka tingkatannya sarna disusun secara kronologi berdasarkan
saat pengundangan atau penetapannya.
Contoh:
Mengingat 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang
Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan
4286); .
Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5,
Tambahan lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 4355);
Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab
Indonesia Tahun 2004 Nomer 66, Tambahan
4400);
4. Peraturan Menteo Keuangan Nomor 1341
PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran
dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara;
5. Peraturan Menteo Keuangan Nomor 1001
PMK.01l200B tentang Organisasi dan Tata Kerja
Departemen Keuangan;
14
:
~
(b) Kata "Memperhatikan" apabila dipandang penting dapat
dicantumkan setelah dasar hukum UMengingat" yang memuat
nomor dan tanggal suratlperaturan dan suatu instansi terkait
tentang persetujuan atau rekomendasi atau keterangan lain sebagai
rujukan untuk mendukung penerbitan Peraturan Direktur Jenderal
Perbendaharaan. Penulisannya ditempatkan di margin kiri sejajar
kata "Menimbang" dan "Mengingat" yang diawali dengan huruf
kapital dan diakhiri tanda baca titik dua (:),
Apabila persetujuan atau rekomendasi berasal lebih dan satu
instansi, maka setiap persetujuan atau rekomendasi didahului
dengan angka Arab 1, 2, 3, dan seterusnya sesuai dengan
tingkatannya dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;).
(4) Diktum
(a) Diktum terdiri dan kala "MEMUTUSKAN". kala "Mer.etapkan". dan
nama Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan.
(b) Diklum dimulai dengan kata "MEMUTUSKAN" ditulis dengan huruf
(:> yang terletak di tengah margin.
(c) Kata "Menetapkan- dicantumkan setelah kata IOMEMUTUSKANn
yang disejajarkan ke bawah dengan kata -Menimbang
lS
dan
"Mengingat". Huruf awal kata -Menetapkan" ditulis dengan hurut
(:).
(d) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata
"Menetapkan
D
ditulis dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11.
(e) Nama yang tercantum dalam judul Peraturan Direktur Jenderal
Perbendaharaan dicantumkan lagi setelah kata "Menetapkan" dan
didahului dengan jenis/bentuk Peraturan Direktur Jenderal
Perbendaharaan serta ditulis seluruhnya dengan huruf kapital jenis
Arial ukuran 11 dan diakhiri dengan tanda baca titik (.).
Contoh:
Menetapkan
(5) Batang Tubuh
MEMUTUSKAN:
PERATURAN DIREKTUR JENDERAL
PERBENDAHARAAN TENTANG PEDOMAN
TATA NASKAH DINAS DIREKTORAT
JENDERALPERBENDAHARAAN.
(a) Satang tubuh Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan memuat
semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam bab dan pasal.
(b) Substansi dalam batang tubuh dikelompokkan ke dalam:
0) Ketentuan Umum;
(ii) Maten Pokok yang diatur;
OH) Ketentuan Sanks; Administratif (jika diperlukan);
15
(iv) Ketentuan Peralihan (fika diper/ukan):
(v) Ketentuan Lain-Lain:
(vi) Ketentuan Penutup.
(c) Dalam pengelompokan substansi sedapat mungkin dihindari
adanya 8ab Ketentuan Lain-Lain atau sejenisnya. Materi yang
bersangkutan diupayakan untuk masuk ke da/am bab yang ada
atau dapat pula dimuat da!am bab tersenciri dengan judul yang
sesuai dengan materi yang diatur.
(d) Ketentuan umum berisi:
(i) batasan pengertian atau difinisi;
(ii) Singkatan atau akronim yang digunakan dalam peraturan;
(iii) Hal-hal lain yang bersifat umu m yang berlaku bagi pasal-pasal
berikutnya antara lain ketentuan yang mencerminkan as as,
maksud. dan tujuan.
(e) Kata atau istilah yang dimuat dalam ketentuan umum hanyalah kata =
atau istilah yang digunakan berulang-ulang di dalam pasal-pasal
selanjutnya.
(f) Jika suatu kata atau istilah hanya digunakan satu kali, namun kata
atua istilah itu diperlukan pengertian untuk suatu bab. bagian atau
paragraf tertentu. dianjurkan agar kata atau istilah itu diben delinis;.
(g) Maten pokok yang diatur ditempatkan langsung setelah bab
ketentuan umum. dan jika tidak ada pengelompokkan bab. materi
pokok yang diatur dilatakkan setelah pasal-pasal ketentuan umum.
(h) Pembagian materi pokok ke dalam kelompok yang lebih keeil
dilakukan menurut kriteria yang dijadikan dasar pembagian.
(i) Apabila Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan mempunyai
mateo yang ruang lingkupnya sangat luas dan karena itu
mempunyai banyak pasal, maka pasal-pasal tersebut dapat
dikelompokkan menjadi bab. bagian, dan paragraf.
0) Pengelompokan mateo peraturan perundang-undangan dalam bab.
bagian. dan paragraf tidak merupakan keharusan.
(k) Pengelompokan materi dalam bab, bagian, dan paragraf dilakukan
atas dasar kesamaan materi.
(I) Pada umumnya urutan pengelompokan adalah sebagai berikut:
(i) Pasal-pasal (tanpa bab. bagian, dan paragraf);
(ii) 8ab dengan pasal-pasal (tanpa bag ian dan paragraf);
010 8ab dengan bag ian dan pasal-pasal, (tanpa paragraf);
(iv) 8ab dengan bagian dan paragraf yang bens; pasal-pasal.
(m) 8ab dibeo nomor urut dengan angka Romawi dan juduJ yang
seluruhnya dituJis dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11.
(n) Substansi yang berupa sanksi administrasi atau sanksi keperdataan
atas pelanggaran norma tersebut, dirumuskan menjadi 1 (satu)
bagian atau pasal dengan norma yang memberikan sanksi
administratif atau sanks; keperdataan.
16
(0) Ketentuan peralihan Oika diperlukan)
Ketentuan peralihan memuat. penyesuaian lerhadap
Perundang-undangan yang sudah ada pada saat
Perundang-undangan baru mulai berlaku, agar
Perundang-undangan tersebut dapat berjalan lancar
menimbulkan permasalahan hukum.
(p) Kelenluan Penutup
Peraturan
Peraturan
Peraturan
dan tidak
(i) Kelenluan penutup ditempatkan dalam bab terakhir. Jika tidak
diadakan pengelompokkan bab, ketentuan penutup
ditempatkan dalam pasal-pasal terakhir.
(ii) Pada umumnya ketentuan penutup memuat ketentuan
mengenai Penunjukan organ alau alat perlengkapan yang
melaksanakan Peraturan Perundang-undangan. Nama sing kat.
Status Peraturan Perundang-undangan yang sudah ada, da n
Saat mulai berJaku Peraturan Perundang-undangan
(6) Kaki/Penutup
Penanda tangan pengesahan dan penetapan Peraluran Direktur
Jenderal Perbendaharaan diletakkan di margin kanan. yang memuat:
(a) Tempat (kola sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal
penetapan;
(b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan. ditulis dengan ~ u r u f
kapital jenis Arial ukuran 11 dan diakhiri dengan tanda baca koma
C.};
(c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan;
(d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani. ditulis dengan huruf
kapital jenis Arial ukuran 11;
(e) NIP. ditulis dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11 lanpa titik (.)
dan diberi spasi dengan angka NIP;
(f) Cap dinas.
Contoh:
pada langgal .. 00 ,
DIREKTUR JENDERAL,
Tanda Tangan
NAMA LENGKAP
NIP .................. .
Format peraturan yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan, lihat Contoh 2.
3) Peraturan Bersama
a) Khusus untuk Peraturan Bersama antara Direktur Jenderal Perbendaharaan
dengan pejabat eselon I di Jingkungan Departemen Keuangan atau unit
eselon I Jainnya, maka kop peraturan terdiri atas kata "DEPARTEMEN
KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA" dengan jenis huruf Arial ukuran 13
yang seluruhnya ditufis dengan huruf kapital yang terJetak di tengah margin.
17
b) Kata "PERATURAN BERSAMA" dan tulisan "OIREKTUR JENDERA'_
PERBENDAHARAAN DAN DIREKTUR JENDERAL .. ." ditulis dengan huruf
kapital jenis Arial ukuran 11 pada bans kedua yang terletak di tengah
margin.
e) Nemer Peraturan
Kata "NOMOR" ditulis dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11 tanpa diikuti
tanda baca titik dua (:), kemudian tanda baea gans miring (I), huruf PB diikuti
tanda baca garis miring (l) dan tahun penetapan Sedangkan namor
Peraturan Oirektur Jenderal (pejabat eselan I) yang ikut bersama
menandatangani diletakkan di bawahnya.
d) Kata "TENTANG" ditulis seluruhnya dengan huruf kapital jenis Arial ukuran
11 dan diletakkan di tengah margin.
Contoh:
PERATURAN BERSAMA OIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN
DAN DIREKTUR JENOERAL PENGELOLAAN UT ANG
NOMOR PER- ... IPB/20XX !!
NOMOR PER- ... IPU120XX
TENTANG
e) Judul Peraturan Bersama memuat keterangan mengenai jenis. nomor. tahun
pengundangan atau penetapan. dan nama peraturan. Judul ditulis
seluruhnya dengan hUM kapitaf jenis Anal ukuran 11 yang diletakkan di
tengah margin tanpa diakhiri tanda baea.
f) Nama Peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan is; yang diatur.
g) Oi bawah judul ditulis "DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN" di
tengah margin dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11 dan diakhiri tanda
baca koma (,).
Centoh:
PERATURAN BERSAMA DtREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN
DAN ................................... .
NOMOR PER- ... IPB/20XX
NOMOR ............................ .
TENTANG
DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN DAN .............. .
h) Ketentuan lain mengenai kop peraturan. konsiderans, dasar hukum. diktum.
batang tubuh tata cara pembentukannya sarna dengan yang diatur dalam
Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan.
i) KakilPenutup
Penutup merupakan bagian akhir yang diletakkan di margin kanan. yang
memuat:
(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan;
18
(2) Nama jabatan ditulis dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11 dan
diakhirj dengan tanca baca koma (,);
(3) Tanda tangan pejabat;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani tanpa ge!ar dan pangkat,
ditulis dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11;
(5) NIP, ditu!is dengan huruf kapital jenis Aria! ukuran 11 tanpa tltik (.);
(6) Cap dinas.
Contoh:
Diteta pkan di .... .
pada tanggal .............. .
NAMA LENGKAP NAMA LENGKAP
NIP/NRP ............... . NiP .................... .
Formal peraluran bersama, lihat Contoh 3
b. Keputusan
a) Pengertian
Kepulusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan dan merupakan
pelaksanaan keputusan yang lebih tinggi atau yang sederajal. yang bersifat
mengikat secara individual dan konkret. serta berlaku untuk jangka waktu
tertentu. Contoh: kepulusan di bidang kepegawaian. penetapan tim. dan
sebagainya;
b) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menelapkan dan menandatangani adalah Direktur
Jenderal Perbendaharaan (a.n. Menteri Keuangan) sesua; pelimpahan
wewenang. Direktur Jendeal Perbendaharaan sebagai pejabal eselon I. pejabat
eselon II. dan pejabat eselon III (kepala kantor).
c) Susunan
Dalam hal Kepulusan dilandatangani oJeh Direktur Jenderal Perbendaharaan atas
nama Menteri Keuangan, kata uNOMOR- ditulis dengan huruf kapital jenis Arial
ukuran 11 tanpa diikuti tanda baca titik dua (:). kemudian tanda baca gans miring
(I), hurut KM diikuti tanda baca titik (.). nomor kodi"fikasi unit organisasi
penyusun/konseptor Direktorat Jenderal Perbendaharaan (5). landa baca garis
miring (I). dan tahun penetapan (lihat Bab VI Penomoran dan Pemberian Kode
Naskah Dlnas).
Sedangkan untuk Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan kata "NOMOR-
ditulis dengan hurut kapital jenis Arial ukuran 11 tanpa diikuti tanda baca titik dua
(:). kodifikasi dengan kala "KEP_A. kemudian tanda baca garis miring (I). huruf PB
diikuti tanda baca garis miring (I) dan tahun penetapan.
Kerangka dan isi yang Keputusan yang bersifat menetapkan adalah sama
dengan kerangka dan isi penyusunan peraturan yang bersifat mengatur. kecuali:
19
(1) Satang tubuh Keputusan yang bersifat menetarkan memuat materi yang
aikelompokkan dalam diktum PERTAMA, KEDUA, dan seterusnya sebagai
pengganti pasal, ditempatkan sejajar di bawah kat a "Menetapkan", ditulis
seJuruhnya dengan huruf kapital jenis Arial ukuran 11 dan diakhiri tanda
baca titik dua (:).
Contoh:
Vene:apkan
PERTAMA
KEDUA
KETIGA
MEMUTUSKAN:
D,REI',TUR
...... dst.
(2) Materi atau isi diktum PERTAMA. KEDUA. dan seterusnya pada umumnya
berisikan uraian tentang persetujuan atas permohonan atau usul dari
instansi terkait atau pihak lainnya.
(3) Apabila diperlukan dalam Keputusan dapat dicantumkan perintah !
penyampaian salinan dan/atau pelikan dan/atau asli dari Keputusan.
Contoh:
Salinan Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan in; disampaikan
kepada:
1. Sekretaris Jenderal Perbendaharaan. Departemen Keuangan
2. Kepala Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan, Sekretariat Jenderal
Departemen Keuangan
3. Kepala Bagian Keuangan Sekretariat Direktoral Jenderal
Perbendaharaan
4. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Jakarta II
d) Pengabsahan
(1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan
didistribusikan dengan sah, suatu kepulusan leJah dicatat dan diteliti
sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang
administrasi umum.
(2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruarlg landa tangart sebelah kiri
bawah, terdiri atas kala salinan dan dibubuhi tanda tang an pejabat yan 9
berwenang dan cap dinas unit pejabat penanda tangan.
Contoh:
Salinan sesua; dengan aslinya
Kepala Bagian Umum
u.b.
Kepala Subbagian Administrasi Persuratan,
Nama lengkap
NIP ............ .
20
e) Distribusi
(1) Salinan peraturan (yang disahkan didistribusikan kepada yang terkait).
(2) Salinan/petikan keputusan bersifat menetapkan, didistribusikan kepada yang
bersangkutan, pejabat yang tercantum pada salinan, dan pejabat Jain yang
terkait dengan materi keputusan.
f) Hal yang Perlu Diperhatikan
Keputusan Menteri Keuangan yang ditandatangani olen Direktur Jenderal
Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan, salinannya wajib disampaikan
kepada Sekretaris Jenderal dan Kepala Biro Hukum, kecuaJi Keputusan Menteri
Keuangan:
(a) Karena sifatnya perlu dirahasiakan;
(b) Oi bidang anggaran yang bersifat menetapkan (Keputusan Olorisasi):
(c) Oi bidang kepegawaian yang bersifat menetapkan.
Format Keputusan Menteo Keuangan yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal
Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan. lihat Contoh 4;
Format Keputusan Oirektur Jenderal Perbendaharaan. Jihat Contoh 5;
Format Petikan Keputusan. lihat Contoh 6;
Format Keputusan dengan Petikan. lihat Contoh 7;
Format Kepulusan Bersama. lihat Contoh S.
c. Instruksi
1) Pengertian
I nstruks; adalah naskah dinas yang memuat arahan atau perintah tentang
pelaksanaan kebijakan.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah
Direktur Jenderal Perbendaharaan. para pejabat eselon II. dan para pejabat
eselon III sesuai dengan kewenangannya.
3) Susunan
a) Kepala
(1) "Koptl instruksi sarna dengan kop yang digunakan pada IIperaturan
tl
;
(2) Kata IIINSTRUKSl
n
dan tulisan "DIREKTUR JENDERAL
PERBENDAHARAAN" ditulis dengan huruf kapital;
(3) "NOMOR INSTRUKSI"
Instruksi dHandatangani oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan/Pejabat
eselon II/pejabat eselon III. kata IINOMOR
D
ditulis dengan huruf kapital
tanpa diikuti tanda baca titik dua (:). pemberian kodering instruks; yaitu
huruf INS diikuti tanda baca garis penghubung (-). kemudian tanda baca
garis miring (I). nomor kodering unit organisasi. landa baca gans miring (I)
dan tahun penetapan (lihat Bab VI Penomoran dan Pemberian Kode
Naskah Dinas);
Contoh: NOMOR INS- .. .IPS/ ....
(4) Kata "TENTANG" ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi
serta diletakkan di tengah margin;
21
(5) Nama Instruksi Direktur Jenderal Perbendaharaan dibuat secara singkat
tentang mateo yang diinstruksikan;
(6) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah
margin tanpa diakhiri tanda baea;
(7) Oi bawah judul ditulis "OIREKTUR JENOERAL PERBENDAHARAAN"
ditengah margin dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca koma (.).
b) Konsiderans
(1) Kata "Menimbang" diletakkan di margin kiri, dengan huruf awal kapital dan
diakhiri dengan tanda baea titik dua (:) diikuti dengan abjad dan kata
"bahwa" dengan huruf awal keeil yang memuat uraian singkat mengenai
pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
instruksi;
(2) Kata IIMengingat" dicantumkan setelah konsiderans "Menimbang" dengan
huruf awal kapital 'dan diakhiri dengan tanda baea titik dua (:) diikuti
dengan angka arab .. yang memuat peraturan perundang-undangan yang
menjadi dasar pembualan instruksi atau yang mempunyai kaitan
langsung dengan materi yang akan diinslruksikan diawali dengan huruf
kapital;
(3) Kata "Memperhatlkan" apabila dipandang penting dapat dicantumkan
setelah konsiderans UMengingat" yang memuat nomor suratlperaturan
sebaga; rujukan untuk mendukung penerbitan Instruksi. Penulisannya
diternpatkan di sebelah kin margin sejajar kata "Menimbang
D
dan
UMengingat yang diawali dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baea titik
dua (:).
c) Diktum
(1) Diktum dimulai dengan kata uMENGINSTRUKSIKAN
It
ditulis dengan
huruf kapital tanpa spasi, dan diakhiri dengan tanda baea titik dua (:);
(2) Kata "Kepada
a
dicantumkan setelah kata "MENGINSTRUKSIKAN yang
disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf
awal kata "Kepada
lt
ditutis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
baca titik dua (:> diikuti dengan nama pejabatljabatan penerima instruksi,
apabila lebih dan satu dHulis dengan angka arab 1, 2, 3, dan seterusnya
sesuai dengan urutan unit organisasinya dan atau Ungkatan jabatannya;
(3) Kata "Untuk" ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan substansi
instruksi, bila per1u dikelompokkan dalam diktum: Pertarna, Kedua, dan
seterusnya, ditempatkan sejajar di bawah kata uKepada", ditulis
seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baea titik dua (:).
d) Kaki/Penutup
(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tang gal penetapan
instruksi;
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan. ditulis dengan huruf awal
kapital. dan diakhiri dengan tanda baca kama (.);
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal
kapital;
(5) Nomor Induk Pegawai (NIP);
(6) Cap Dinas.
22
4) Distribusi
Salinan instruksi, didistribusikan kepada yang pejabat yan g
tercantum pada salinan, dan pejabat lain yang ternait dengan materi instruksi.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Meskipun kat a instruksi mengandung arti perintah, tetapi instruksi yang
dimaksudkan dalam pedoman ini bukan perintah, melainkan suatu
petunjukJarahan pelaksanaan suatu keputusan;
b) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok, sehingga instruksi
harus merujuk pada suatu keputusan;
c) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat
diJimpahkan kepada pejabat lain.
Contoh Format Instruksi yang ditandatangani oJeh Direktur JenderaJ
Perbendaharaan, lihat Contoh 9.
d. Petunjuk Pelaksanaan
1) Pengertian
Petunjuk Pelaksanaan adalah naskah dinas' pengaturan yang memuat tata cara
pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya yang merupakan
lampiran dan peraturanlkeputusan.
Pejabal yang berwenang menetapkan dan menandatangani peraturan adalah
Direktur Jenderal Perbendaharaan alau para pejabat eselon II sesuai dengan
kewenangannya.
3) Susunan
a) Kepala
(1) LAMPIRAN, JUDUL dan NOMOR keputusan induk petunjuk pelaksanaan
dicantumkan di sebelah atas margin kanan dengan huruf kapital.
Lampiran menggunakan jenis hurut Arial 9, judul dan nomar
menggunakan jenis hUruf Aria I 7;
(2) Tulisan npETUNJUK PELAKSANMN .. ditulis dengan huru' kapital
menggunakan jenis hurut Arial 11 dicantumkan di sebelah atas tengah
margin;
(3) Kata "TENTANG
D
dicantumkan di bawah "PETUNJUK PELAKSANAANn
ditulis dengan huruf kapital menggunakan jenis huruf Aria111; .
(4) Rumusan judul petunjuk pelaksanaan ditulis dengan huruf kapital
menggunakan jenis huruf Arial11 simetris di bawah -TENTANG-.
b) Satang Tubuh
(1) "PENDAHULUAN", memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan
petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, dan hal lain yang dipandang perlu
serta "dasar' memuat peraturanlketentuan yang dijadikan dasarl
landasan petunjuk pelaksanaan;
(2) Satang tubuh materi petunjuk pelaksanaan dengan jelas menunjukkan
urutan tindakan, pengorganisasian. koordinasi, pengendalian, dan hal
lain yang dipandang pertu untuk dilaksanakan.
23
c) !<akiiPenutup
(1) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal
kapital diakhiri dengan tanda baca koma (.):
(2) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(3) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf
kapital;
(5) Cap Dinas.
4) Distribusi
Petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan. salinannya didistribusikan kepada
yang berkepentingan.
Contoh Format Petunjuk Pelaksanaan. lihat Contoh 10.
e. Surat Edaran
Surat edaran adalah naskah dinas yang ditujukan secara terbatas kepada pejabatl
pegawai/unit k e ~ a di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan, isinya
mengandung pedoman tentang pelaksanaan lebih lanjut mengenai kebijakan
pokok/peraturan yang menjelaskan atau sebagai petunjuk teknis pelaksanaannya.
Bentuk Surat Edaran terdiri atas:
1) Surat Edaran denaan judul
digunakan untuk pelaksanaan tindak lanjut/petunjuk teknis dari suatu peraturan.
2) Surat Edaran lanpa judul
Digunakan untuk pelaksanaan kebijaksanaan pokok yang penting dan mendesak
untuk dilaksanakan.
a) Wewenang penetapan dan penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani surat edaran adalah:
(a) Direktur Jenderal Perbendaharaan;
(b) Kepala Kantor Wilayah;
(c) Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara.
b) Susunan
1) Sural Edaran denaan menggunakan judul
(a) Kepala
(1) Kop
Kop surat edaran terdiri atas tulisan "DEPARTEMEN KEUANGAN
REPUBLIK. INDONESIAn dengan jenis huruf Arial ukuran 13 dan
baris kedua tulisan "DIREKTORA T JENDERAL
PERBENDAHARAAN
D
dengan jenis huruf Arial ukuran 11 yang
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital yang terletak di tengah
margin. Oi bawahnya terdapat alamat kantor. nornor telepon,
faksimile, dan website dengan jenis huruf Arial ukuran 7 dan disertai
garis bawah. Di samping kiri terdapat lambang/logo Departemen
Keuangan.
24
:
(2) A!amat pejabat yang dituju ditulis di margin kui dengan jenis huruf
Arial ukuran 11.
Contoh:
Yth. 1. Para Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal
Perbendaharaan
2. Para Kepala Kantor Pelayanan Percendaharaan Negara
(3) Tu!isan "SURAT EDARAN" dicantumkan di tengah margin,
ditulis dengan huruf kapilal dengan jenis huruf Arial ukuran 11,
diikuli dengan nornor sural edaran ditulis simetris di bawahnya.
(4) Kata uTENTANG" dicanturnkan di bawah nornor surat edaran, ditulis
dengan huruf kapital jenis huruf Anal ukuran 11;
(5) Judul surat edaran ditulis dengan huruf kapital dengan jenis huruf
Arial 11, sirnetris di bawah "TENT ANG ".
Contoh:
(b) Batang Tubuh
SURA T EDARAN
Nomor SE- ....... . .IPB/2008
TENTANG
PENYESUAIAN BESARAN PENSIUN POKOK
TAHUN 2008
(1) Memuat alasan tentang perlunya dibuat surat edaran:
(2) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;
(3) Memuat tata cara pelaksanaan suatu peraturan.
(c) KakilPenutup
(1) Tempat dan tan9gal penetapan;
kapital, dan diakhiri dengan tanda baea kama (.);
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf
awal kapital;
(5) Nomor Induk Pegawai (NIP):
(6) Cap dinas:
(7) Tembusan Oika diperlukan).
Contoh:
Ditetapkan di ............... .
pada tanggal ............... .
Direktur Jenderal,
Nama Lengkap
NiP ............... .
Contoh Format Surat Edaran dengan judul. lihat Contoh 11.
25
2) Surat Edaran tanpa judul
(a) Kepala (kop dan alamat yang dituju sama dengan forrnat surat edara n
dengan menggunakanjuduQ
(b) Satang Tubuh
(1) Memuat alasan tentang per1unya dibuat surat edaran:
(2) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;
(3) Memuat tata cara pelaksanaan kebijaksanaan pokok yar:g penting
dan mendesak untuk dilaksanakan;
(c) Kaki/Penutup (sarna dengan format surat edaran dengan menggunakan
judul).
c) Distribusi
Sural Edaran didistribusikan kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.
Contoh Format Surat Edaran tanpa judul, lihat Contoh 12.
f. Pengumuman
1) Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat informasi bersifat
pemberitahuan, penjetasan, pernyataan atau petunjuk lebih lanjut mengenai eara
peJaksanaan sesuatu hal, yang ditujukan baik kepada pegawai di dalam
lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan maupun masyarakat pengguna
peJayanan.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh Direktur Jenderal
Perbendaharaan, para pejabat eseton II. atau eselon III (kepala kantor).
3) Susunan
a) Kepala
(1) Kop (Lihat eab 11\ huruf B);
(2) Tulisan 'PENGUMUMAN" dicantumkan di bawah kop, ditulis dengan
hurut kapital jenis hurut Arial 11. diikuti dengan nomor pengumuman
ditulis simetris dibawahnya;
(3) Kata "TENTANG" dicantumkan di bawah nomor pengumuman. ditulis
dengan huruf kapital jenis hurut Aria I 11 ;
(4) Judul pengumuman ditulis dengan huruf kapital dengan menggunakan
jenis huruf Arial11, simetris di bawah "TENTANG".
b} Satang Tubuh
(1) Memuat alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
(2) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman;
(3) Memuat informasi penting tentang hal tertentu.
c) Kaki/Penutup
(1) Tempat dan tanggal penetapan;
kapital, tanpa diakhiri dengan tanda baea kama (,);
26
..
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal
kapital,
(6) Cap Dinas.
4) Hal yang Pertu Diperhatikan
a) Pengumuman tidak memuat alamat;
b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara
pelaksanaan teknis suatu peraturan;
Contoh Format Pengumuman, lihat Contoh 13.
g. Prosedur Tetap (Protap)
1) Pengertian
Prosedur Tetap (Pretap) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian
manuallpetunjuk tentang tat a cara dan urutan suatu kegiatan teknis operas;onal
atau administratif tertentu yang harus diikuti oJeh pejabat/pegawai di lingkungan
Direkterat Jenderal Perbendaharaan.
2) Tujuan Prosedur Tetap
a) Menyederhanakan, memudahkan dan mempercepat penyampaian perintah;
b) Memudahkan dan memperlancar pelaksanaan pekerjaan:
c) Memudahkan koordinasi antara pimpinan dan staf.
3) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan .
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani prosedur tetap
adaJah Direktur Jenderal Perbendaharaan dan pejabat eselon II (sesuai
kewenangannya).
4) Susunan
a) Kepala
(1) Kop (Lihat 8ab III huruf 8);
(2) Tutisan apROSEDUR TET Apn dicantumkan di bawah kop ditulis dengan
huruf kapital jenis Anal 11, serta nomor prosedur tetap dibawahnya;
(3) Kata -TENTANG- dicantumkan di bawah "PROSEDUR TETAp
n
ditulis
dengan hurut kapitaJ jenis Arial 11:
(4) Judul "Prosedur TetaptJ ditulis simetris dengan huruf kapital jenis Arial11
di bawah .
b) Batang Tubuh
(1) Oasar penetapan prosedur tetap;
(2) Pertimbangan ditetapkan prosedur tetap;
(3) Penetapan prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan.
c) Kaki/Penutup
(1) Tempat dan tanggal penetapan;
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan hUNf awal
kapital. tanpa diakhiri tanda baca kema (,):
27
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal
kapital;
(5) Nemer Induk Pegawai (NIP);
(6) Cap dinas;
(7) Tembusan kepada pejabat lain yang terkait.
Conteh Format Prosedur Tetap. Ii hat Contoh 14.
2. Naskah Dinas Bimbingan
Pedeman
1) Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum yang
dijabarkan ke dalam petunjuk operasionallteknis dan penerapannya disesuaikan
dengan karakteristik tugas Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Pedoman
merupakan lampiran dari peraturanlkeputusan.
Pedoman dibuat daJam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan
penetapannya oleh pejabat yang berwenang menandatangani yaitu Direktur
Jenderal Perbendaharaan sesuai dengan kewenangannya.
3) Susunan
a) Kepala
(1) LAMPJRAN. JUDUL dan NOMOR peraturan/keputusan pedoman
dicantumkan di sebelah atas margin kanan dengan huruf kapital, Lampiran
menggunakan jenis huruf Arial 9, Judul dan Nomor menggunakan jenis
huruf Arial 7:
(2) Tulisan IIPEDOMANII ditulis dengan huruf kapital dengan menggunakan
jenis Arial 11 dicantumkan di sebelah atas tengah margin;
(3) Kata "TENTANG
n
dicantumkan di bawah "PEDOMAN" ditulis dengan huruf
kapital jenis Arial 11;
(4) Judul pedoman ditulis dengan hurut kapital jenis Arial 11 simetris di bawah
uTENTANG".
b) Satang Tubuh
(1) Pendahuluan bensi latar belakang/dasar pemikiran/maksud, tujuan/ruang
lingkupltata urut. dan pengertian;
(2) Materi pedoman;
(3) Penutup terdiri atas hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih
lanjut, yang ditujukan kepada para pembaca/pengguna.
c) Kaki/Penutup
(1) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awat kapital
diakhiri dengan tanda baca koma (,);
(3) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan hurut awal
kapital;
(5) Cap Dinas.
Contoh F onnat Pedoman. lihat Contoh 15.
28
3. Naskah Dinas Penugasan atau Perintah
Naskah dinas penugasan atau perintah terdiri dari:
a. Surat Tugas
Surat tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan da n
memuat apa yang harus dilakukan.
Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh Dirjen Perbendaharaan, para pejabat
eselon II, dan para pejabat eselon III (Kepala Kantor).
2) Susunan
(a) Kepala
(1) Kop (Lihat Bab III huruf 8);
(2) Tulisan USURAT TUGAS" dicantumkan di bawah kop ditulis dengan
huruf kapital jenis Arial ukuran 11 dan diikuti nornor surat tugas ditulis
sirnetris di bawahnya.
(b) Batang Tubuh
Memuat alasan penugasan, diikuti dengan kata "menugaskan" kepada para
pejabatlpegawai yang mendapat tug as. Di bawahnya ditulis "untuk"
dicantumkan uraian penugasan yang harus dilaksanakan, diikuti jadwal
waktu pelaksanaan.
Penutup yang memuat perintah melaksanakan tugas dan menyampaikan
laporan, dan bila dipertukan diikuti dengan permintaan bantuan pihak-pihak
terkait untuk memudahkan pelaksanaan tugas.
(e) KakiIPenutup
(1) Tempat dan tanggal surat tugas ditetapkan:
(2) Nama jabatan pejabat yang rnenandatangani , ditulis dengan huruf
awat kapital, tanpa diakhiri tanda baca koma (,);
(3) Tanda tangan pejabat yang menugaskan;
(4) Nama lengkap pejabat yang rnenandatangani ditulis dengan huruf
awal kapital;
(6) Cap dinas;
(7) Tembusan Oika diperlukan).
(d) Distribusi
(1) Sural tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas;
(2) Tembusan disampaikan kepada pejabatlinstansi yang terkait.
(e) Hal yang Perlu Diperhatikan
(1) Sural Tugas tidak menggunakan konsiderans;
(2) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugaskan
dimasukkan dalam lampiran yang terdin atas kolom nomor urut,
nama, NIP, pangkat. golongan. jabatan, dan keterangan;
(3) Pada dasarnya surat tugas ditetapkan oJeh atasan pegawai. kecuaU
apabila karena pertimbangan tertentu pejabat terse but diberi
wewenang tertufis untuk menetapkan surat tugas untuk din sendin;
Contoh Format Surat Tugas. Iihat Contoh 16.
29
b. Surat Perintah
-.
a) Pengertian
Surat Perintah adalah naskah dinas yang memuat perintah apa yang harus
dilakukan.
b) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat Perintah dibuat dan ditandatangani oleh Dirjen Pert:endaharaan, para
pejabat eselon II, dan para pejabat eselon III.
e) Susunan
(1) Kepala
(a) Kop (Lihat 8ab III huruf B);
(b) Tulisan "SURAT PERINTAH" dieanturnkan di bawah kop ditulis
dengan huruf kapital jenis huruf Arial11, diikuti nornor surat perintah
ditulis simetris di bawahnya.
(2) Konsiderans
(a) Meliputi "pertimbangan " dan/atau "dasar". "pertimbangan- diikuti
dengan abjad dan kata ubahwa- dengan huruf awal keeil memuat
alasan/tujuan ditetapkan surat perintah. sedangkan "dasat' diikuti
dengan angka arab memuat ketentuan yang dijadikan landasan
ditetapkan surat perintah tersebut;
(b) Oiktum dimulai dengan kata umemerintahkan" ditulis dengan hUrut
kapitat dicantumkan di t e n g ~ h margin. diikuti kata ukepada- di
margin kin serta nama' dan jabatan pegawai yang mendapat
perintah. OJ bawah "kepada- ditulis "untuk" disertai tugas-tugas yang
harus diJaksanakan.
(3) Kaki/Penutup
(a) Tempat dan tanggal surat perintah ditetapkan;
(b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan hurut
awal kapital, tanpa diakhiri tanda baca koma (,);
(e) Tanda tangan pejabat yang memerintahkan;
(d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani dituJis dengan huruf
awal kapital;
(e) Nomor Induk Pegawai (NIP):
(f) Cap dinas;
(g) Tembusan (bila diperlukan).
d) . Oistribusi
(1) Surat Perintah'disampaikan kepada yang mendapat perintah;
(2) Ternbusan disampaikan kepada pejabaVinstansi yang terkait.
e) Hal yang Perfu Oiperhatikan
(1) Surat Perintah menggunakan konsiderans yang memuat pertimbangan
atau dasar pemberian perintah;
(2) Jika perintah merupakan perintah kolektif, dattar pegawai yang
diperintahkan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri atas koJom nomor
urut. nama. NIP, pangkat, golon9an, jabatan, dan keterangan;
30
(3) Pada dasarnya surat perintah ditetapkan oleh atasan pegawai, kecuali
apabila karena pertimbangan tertentu pejabat tersebut diberi wewenang
tertulis untuk menetapkan surat perintah untuk diri sendiri;
(4) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah perintah selesai dilaksanakan.
Contoh Format Sural Perinlah, lihat Contoh 17.
C. Naskah Oinas Khusus
1. Surat Keterangan
a) Pengertian
Surat Keterangan adalah naskah dinas yang bensi informasi dan pejabat
mengenai sesuatu hal atau kebenaran sesuatu terhadap seorang pejabaUpegawai
agar pejabaUpegawai tersebut memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam
meJaksanakan tugasnya.
b) Susunan
1) Kepala
(a) Kop (Lihat Bab III huruf B);
(b) Tulisan "SURAT KETERANGANn dicantumkan di bawah kop, ditulis
dengan huruf kapital jenis huruf Arial 11. diikuti dengan nomor Sural
Keterangan ditulis simetris di bawahnya;
2) Batang Tubuh
Nama pejabal dan jabatan yang memberikan keterangan;
(b) Nama pejabat dan jabatan atau nama pegawai yang diterangkan, serta
identitas lain yang diperlukan;
(e) Maksud dan tujuan diterbitkan surat keterangan.
3) Kaki/Penutup
(a) Tempat dan tanggal surat keterangan dikeluarkan;
(b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal
kapital , tanpa diakhiri tanda baea koma C,);
(e) Tanda tangan pejabat yang memberi keterangan;
(d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal
kapitaJ:
(e) Nomar Induk Pegawai
(f) Cap dinas.
Contoh Format Surat Keterangan, lihat Contoh 18.
2. Surat Perianjian
1) Pengertian
Surat Perjanjian adalah naskah dinas bensi kesepakatan bersama tentang suatu
obyek yang mengikat para pihak untuk mefaksanakan suatu tindakan atau
perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
2) Lingkup Perjanjian
Lingkup perjanjian antara fain mencakup:
a) Peljanjian antar pemerintah atau Government to Government
(G to G);
31
Dalam melaksanakan kerjasama antar p'emerintah (antara Pemerintah RI
dengan luar negeri) maupun antar pemerintah (dalam negeri) dimungkinka n
adanya penyusunan pemyataan kehendak (letter of intent). Pernyataan
kehendak tersebut dimaksudkan sebagai langkah awal dalam upaya saling
menjajaki peluang yang ada untuk mencapai tujuan yang cikehendaki kedua
belah pihak. Dalam penyusunan pemyataan kehendak tersebut, "belum
mempunyai keterikatan hukum apapun dari kedua belah pihaK".
Keterikatan hukum baru terjadi pad a tahap ditandatangani perjanjian
kerjasama.
b) Kerjasama Pemerintah dengan Dunia Usaha atau G to B
(Government to Business);
c} Peljanjian Kerjasama Pemerintah dengan Masyarakat atau G to C
(Government to Citizens): G to NGO (Govemment to Non Government
Organization) ;
d) Penkatan lainnya.
SebeJum ditandatangani dapat dibuat nota kesepakatanl
Memorandum of Understanding (MoU) yang kemudian diberikan pendapat
hukumllega/opinion dan Kepala Biro Hukum.
3) Prinsip Penandatanganan Perjanjian Keljasama
a) Setiap kerjasama pemerintah didasarkan dasar asas kesetaraan;
b) Dalam naskah kerjasama Departemen Keuangan dengan pihak lain di luar
lingkungan Departemen Keuangan. kedua belah pihak menggunakan 2 (dua)
naskah asli yang masing-masing pihak menandatangani naskah perjanjian
kerjasama tersebut di margin kanan dan margin kir;.
4) Susunan
a) Kepala
Memuat judul. nomor, hariltanggal/bulanltahun tempat pelaksanaan
penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang mengadakan

b) Satang Tubuh
(1) Ketentuan umum;
(2) Materi pokok yang diatur;
(3) Hak dan kewajiban masing ... masing pihak:
(4) Ketentuan apabila ada perselisihan;
(5) Jangka waktu pelaksanaan
(6) Ketentuan peralihan (bila diperfukan);
(7) Ketentuan penutup.
c) Kaki/Penutup
Memuat tempat dan waktu penandatanganan pef)anJ.an, nama jabatan,
tanda tangan, dan nama Jengkap para pihak yang mengadakan perjanjian
serta para saksi Qika dipandang perfu), dibubuhi meterai sesuai peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Kerjasama pemerintah dengan luar
negen dan dalam negen tidak menggunakan meterai.
32
5) Hal yang perlu diperhatikan
Masing-masing naskah perjanjian kerjasama diletakkan di dalam map resmi
sesuai peruntukannya.
Contoh Format Surat Perjanjian, Contoh 19.
Contoh Format Kesepakatan AwallLetter of Intent, Contoh 20.
Contoh Format MoU, Contoh 21.
Ccmoh Format Perjanjian Kerjasama Lingkup Nasional, Contoh 22.
3. Sural Kuasa
1) Pengertian
Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada
badan hukum/kelompok orang/perseorangan, pejabatlpegawai atau pihak lain
dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka
kedinasan.
2) Susunan
a) Kepala
(1) Kop (Lihat Bab III huruf 8);
(2) Kata "SURA T KUASA
D
ditulis di bawah kop di tengah margin. ditulis
dengan hurut kapital jenis huruf Arial 11, diikuti dengan nornor Surat
Kuasa ditulis simetris dibawahnya.
b) Satang Tubuh
(1) Nama lengkap dan jabatan yang memberi kuasa;
(2) Nama lengkap dan jabatan yang diberi kuasa:
(3) Materi pokok yang dikuasakan untuk dilaksanakan:
(4) Kalimat penutup.
c) Kaki/Penutu p
Memuat tempat. tanggal. bulan dan tahun pembuatan. Nama jabatan, tanda
tangan. nama lengkap. dan NIP pemberi dan penerima kuasa. dibubuhi
meterai sesuai peraturan perundang-undangan yang berJaku.
3) Hal-hal yang perlu diperhatikan
Meterai dibubuhkan pada kolom pemberi kuasa sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Contoh Format Surat Kuasa. lihat Contoh 23.
4. Berita Acara
1)
Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan
suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.
2) Susunan
a) Kepala
(1) Kop (Lihat Bab III huruf B);
(2) Kata "8ERITA ACARA
D
ditulis di bawah kop di tengah margin. ditulis
dengan huruf kapital jenis huruf Arial 11, diikuti dengan nomor Serita Acara
ditulis simetris dibawahnya.
33
b) Satang Tubuh
(1) Hari/tanggallbulanltahun/jam, tempat pelaksanaan, nama lengkap, NIP,
dan jabatan para pihak yang membuat Serita Acara;
(2) Uraian materi pelaksanaan kegiatan;
(3) Kalimat penutup.
c) Kaki/Penutup
Memuat tempat. tanggal. bulan dan tahun penandatanganan. Nama jabatan,
tanda tangan, nama lengkap. NIP para pihak, saksi, dan atau para
saksi/pejabat yang mengesahkan.
3) Hal-hal yang perlu diperhatikan
Pembubuhan meterai pada naskah dinas berUa acara sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Contoh Format Berita Acara, lihat Contoh 24.
Format Berita Acara Serah Terima Jabatan.lihat Contoh 25.
5. Laporan
1) Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan t e n t ~ n g pelaksanaan
suatu kegiatanltugaslkejadian.
Laporan ditandatangani oleh pejabat/pegawai yang diserahi tug as.
3) Susunan
a) Kepala
(1) Kop (Lihat 8ab III huruf 8);
(2) Kata "LAPORAN
D
ditulis di bawah kop di tengah margin, ditulis dengan
huruf kapital jenis huruf Arial 11, diikuti dengan nomor laporan ditulis
simetris di bawahnya;
(3) Kata "TENTANG" dicantumkan di bawah nomer laporan ditulis dengan
hUruf kapital jenis huruf Arial 11;
(4) Judullaporan ditulis dengan huruf kapital jenis huruf Arial 11 simetris di
bawah "TENTANG".
b) Batang Tubuh
(1) "Pendahuluan" memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan. ruang
lingkup dan sistematika laporan:
(2) UMateri laporan" terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan. fa Idor yang
mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan. hambatan yang dihadapi.
dan hal lain yang perlu dilaporkan:
(3) uKesimpulan" dan USaran". perlu disampaikan sebagai bahan
pertimbangan:
(4) "Penutup".
c) KakilPenutup
(1) Tempat dan tanggal pembuatan taporan;
(2) Nama jabatan pejabat/pegawai yang membuat Japoran ditulis dengan
huruf awal kapital. tanpa diakhiri tanda baca koma (.):
34

:.
(3) Tanda tangan pejabaUpegawai yang membua1t laporan;
(4) Nama lengkap pejabaVpegawai yang menandatangani ditulis dengan
huruf awal kapital;
(6) Cap dinas.
Contoh Format Laporan. Ii hat Contoh 26
6. Telaahan Stat
1) Pengertian
Telaahan stat adalah naskah dinas yang disampaikan oleh pejabat atau stat
yang memuat analisis singkat dan jelas, mengenai permasalahan dengan
memberikan altematif pemecahannya.
2) Susunan
a) Kepala
(1) Kop (Iihat Bab III huruf B);
(2) Kata uTELAAHAN ST AF" ditulis di bawah kop di tengah margin denga n
huruf kapital jenis huruf Arial11.
b) Satang Tubuh
(1) Topik permasalahan;
(2) "Persoa/an" memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan
yang akan dipecahkan; .
(3) "Praanggapan" memuat dugaan yang beralasan. berdasarkan data
yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan
kemungkinan merupakan kejadian di masa yang akan datang;
(4) "Fakla yang mempengaruhi" memuat falda yang merupakan landasan
analisis dan pemecahan persoalan;
(5) hDiskusi" kupasan dan analisis pengaruh praanggapan dan falda
terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan
kerugian, pemecahan dan cara bertindak yang mungkin atau dapat
dilakukan;
(6) "Kesimpulan
A
memuat intisari hasil diskusi, merupakan pilihan cara
bertindak atau pemecahan permasalahan;
(7) "Tindakan
n
yang disarankan, memuat secara ringkas dan jelas saran
atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.
c) Kaki
(1) Tempat, tanggal, bulan, tahun pembuatan telaahan stat;
(2) Jabatan penelaah stat, ditulis dengan huruf awal kapital;
(3) Tanda tangan pembuat telaahan;
(4) Nama lengkap, ditulis dengan hurut awal kapital;
(5) Nomor Induk Pegawai (NIP).
d) Lampiran
(1) Data/surat;
35
(2) Hasil koordinasi, bukti koordinasi formal dengan pejabaUstaf lain yang
terkait berupa komentar, pendapat, koreksi atau pembetulan terhadap
batang tubuh telaahan, sehingga tersedia semua keterangan bagi
pimpinan sebelum mengambil keputusan.
Contoh Format Telaahan Stat, Jihat Contoh 27.
7. Formulir
Formulir ada/ah naskah dinas dalam bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar
naskah isian untuk mencatat berbagai data dan informasi yang bersifat rutin. FormuJir
dibuat dalam bentuk kartu atau lembar cetakan dengan judul tt!rtentu berisi
keterangan yang diperlukan.
Contoh Formulir Berita Faksimile, Contoh 28.
Contoh Formulir Berita Telepon, Contoh 29.
Contoh Formulir Lembar Diposisi, Contoh 30.
8. Naskah Dinas Elektronik
1) Pengertian
Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikas; dan .informasi
yang dilakukan secara elektronik dan terekam dalam multimedia elektronik.
2) Ungkup Kegiatan
Naskah dinas elektronik mencakup surat-menyurat elektronik, arsip, dan
dokumentasi elektronik, transaksi elektronik, dan naskah dinas elektronik lainnya.
Ketentuan lebih lanjut tentang tat a naskah dinas elektronik diatur dalam
pedoman tersendiri, mengacu pada Keputusan Menteri Negara Peridayagunaan
Aparatur Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/5/2003 tentang Pedoman Umum
Perkantoran Elektronik Lingkup Intranet dan Instruksi Presiden Nomer 3 Tahun
2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Govemment.
36
BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Petunjuk Umum
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas. padat, dan meyakinkan
dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu diperhatikan hal-hal sebagai
cenkut
1. Ketelitian
Dalam menyusun naskah dinas harus tercerm!n ketelitian dan kecermatan, dilihat dan
pembentukan kata, penyusunan kalimat, teknik penulisan, dan pengejaannya.
Kecermalan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan
pengambilan kepulusanlkebijakan.
2. Ketegasan dan Kejelasan
Naskah harus tegas dan jelas dalam penyusunan materilsubstansinya.
3. Sing kat dan mudah dimengerti
Naskah harus menggunakan bahasa Indonesia yang efektif, kejelasan pengertian, dan
lugas.
4. Keserasian dan ketaatan asas
Naskah yang disusun harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gaga san ke
dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur
kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi
penerima naskah din as.
5. Pembakuan
Naskah yang disusun harus taat mengikuti aturan baku sesuai dengan tujuan
pembuatan dilihat dari sudut formal dan dari segi penggunaan bahasanya agar
memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah dinas.
B. Nama InstansilJabatan pada Kop Naskah Dinas
Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan. halaman pertama naskah dinas dicantumkan kop naskah dinas yaitu:
1. Kop Nama Jabatan Direktur Janderal Perbendaharaan
2. Kop Nama Instansi/Unit Organisasi
Kertas kop nama fnstansi di lingkungan DirektoratJenderal Perbendaharaan digunakan
untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon I, II. III, dan IV sesuai
dengan kewenangannya, dicetak menggunakan jenis dan ukuran huruf sebagai berikut:
a. Tingkat pusat
1) Tulisan Departeman Keuangan Republik Indonesia, Ariar 13.
2) Tulisan Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Arial 11.
3) Tulisan nama unit eselon II. Arial 11.
4) Alamat instansi, Arial 7.
b. Instansi vertikal Kantor Wilayah
1) Tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia, Aria I 13.
37
3} TUilsan nama instansi vertikal kantor wilayah, Arial 13.
4) Alamat instansi. Arial 7.
c. Instansi vertikal Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)
1) Tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia. Arial 13.
3) Tulisan nama instansi vertikal kantor wilayah. Arial 11.
4) Tulisan nama instansi KPPN, Arial 13.
5) Alamat instansi. Arial 7.
Susunan tulisan nama instansi papa kop naskah dinas:
a. Kop nama instansi Departemen Keuangan terdiri atas logo Departemen Keuangan
terletak di margin kiri. tulisan Departemen Keuangan RepubJik' Indonesia.
dibawahnya diikuti ala mat instansi.
Kertas kop nama instansi Departemen Keuangan digunakan untuk naskah dinas
yang ditandatangani oleh pejabat eselon I atas nama Menteri Keuangan.
Contoh:
Geclung Prijadl Praptcsuhardjo I U 2
JI. Lapangan Banteng TImur No. 2-4
Jakarta 10710
Kotalc Pos 1139
Telepon : 344-9230 (20 saluran). psw 5200. 5201
384-2234
Faksimlle : 345-3710
IMtbsite : WNW perbendabaraan. go Id
b. Kop instansi Direktorat Jenderal Perbendaharaan terdiri atas logo Departemen
Keuangan terletak di margin kin
t
baris pertama tulisan Departemen Keuangan
Republik Indonesia, barts kedua tulisan Direktorat Jenderal Perbendaharaan
t
di
bawahnya diikuti alamat instansi.
Kertas kop nama Direktorat Jenderal Perbendaharaan digunakan urituk naskah
dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon I yang bersangkutan atau pejabat
struktural di bawahnya yang mendapat pelimpahan wewenang.
Contoh:
Gedung Prijadi Praptosubardjo I U 2
JL lapangan Banteng Timur No. 2-4
Jakarta 10710
Kotak Pes 1139
c. Kop nama instansi unit esel9n II di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan
terdiri atas logo Departemen Keuangan terJetak di margin kiri, bans pertama tulisan
Departemen Keuangan Republik Indonesia
t
baris kedua tufisan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan
t
barts ketiga nama unit eseJon I I ~ di bawahnya diikuti alamat
instansi.
Kertas kop nama unit eselon II di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan
digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon II yang
bersangkutan atau pejabat struktural di bawahnya yang mendapat pelimpahan
wewenang.
38
Contoh:
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK iNDONESIA
SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL
GectJr.; ;Jrct;tcs .. r-arc:c . :at "2
. _2:;:-;= .... .'-' .. .,:; : . .:
.<:o(e:::a .::.:. _ Fao(sl'11:le
_ ._ _ _ .. _ .(CraK.?CS ::9 _. ___ _ wetsl:e. NWW So tel
!
-. .- ______ -J
d. Kop nama instansi Kantor Wilayah, di lingkungan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan terdiri alas logo Departemen Keuangan ter1etak di margin kiri, baris
pertama tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia, baris kedua nama
Direktorat Jenderal Perbendaharaan, bans ketiga nama Kantor Wilayah, dan diikuti
dengan alamat instansi.
Kertas kop nama Kantor Wilayah di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan
digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan.
Contoh:
KANTOR WILAYAH PROVINSI OKI JAKARTA
JI. Otto Iskandar Oinata No. 53-55
Jakarta 13330
Telepcn : 021-8195503, 8190715
Faksimi/e : 021-8195583
e. Kop nama instansi kanlor vertikal KPPN (unit eselon III) terdio atas logo
Departemen Keuangan. bans pertama tulisan Departemen Keuangan Republik
Indonesia, baris kedua Direktorat Jenderal Perbendaharaan, baris ketiga nama
Kantor Wilayah, dan baris keempat nama kantor pelayanan diikuti dengan alamat
instansi.
Kertas kop nama instansi kanlor vertikal (unit eselon III) di lingkungan Direktorat
Jenderal Perbendaharaan digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh
pejabat yang bersangkutan,
Contoh:
c. Ketentuan Jarak Spasi
DIREKTORAT JENOERAL PERBENOAHARAAN
KANTOR WILAYAH PROVINS) OKI JAKARTA
KANTOR PELAYANAN PERBENOAHARAAN NEGARAJAKARTA II
JL Wahidin II No. 3
Jakarta 10710
Telepon : 021-3845205,3345308.3812514
FaksimiJe : 021-3812514
1. Jarak antara bab dengan judul, satu spasi:
2. Jika judullebih dari satu bans, maka jarak antara bans pertama dan kedua satu spasi;
3. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan kebutuhan.
39
D. Kala Pe nyambung
Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagal tanda bahwa teks masih benanj ut
pada halaman berikutnya jika naskah lebih dari 1 (satu) halaman. Kata penyambung itu
ditulis pada akhi r setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan bawah halama n
dengan urutan berikut : garis miring (f), kata penyambung, dan tiga buah titik. Kata
penyambung itu diambil persis sama dari kata pertama hal aman berikutnya. Jika kala
pertama dari halaman berikutnya itu menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak
miring, kata penyambung juga harus dituliskan sama. Kata penyambung tidak digunaka n
untuk pergantian bagian
Contoh: Penulisan kata penyambung pada halaman 4 bar.s paling bawah 3dalah IBank .. .
IBank .. .
4
1
__ kata penyambung
nomor halaman
-- di tengah bawah
~ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ~
kata pertama pada halaman 5 baris paling atas kiri adalah Bank Operasional .... .. .. .. . dst
Bank Operasional .... .. ........... . .... ... .... .
5
E, Lampiran
1. Untuk lampiran Keputusan/Peraturan yang ditandatangani oleh Menteri Keuangan yang
usulan konsep berasal dari Direktorat Jenderal Perbendaharaan. kop lampiran
menggunakan lambang negara. Tulisan lampiran menggunakan ukuran huruf Arial 9.
Judul dan nomor menggunakan ukuran huruf lebih kecil dari kata lampiran. yaitu Arial 7,.
Contoh:
MENTER I KEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
MENTERI KEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
40
LAMPtRAN
NOMeR ... IPMK05.1 "TENTANG
LAMPIRAN
KEPurUSAN MENTERI KEUANGAN
NOMOR ... IKMKOS.I ._.. lENTANG
2. Untuk lampiran Kepl.Jtusan/Peraturar. yang ditandatangani o/eh Dlr,ektur Jenderal
Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan.
Contoh:
MENTERIKEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
MENTERIKEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
LAMPIRAN

i :".::;
LAMPIRAN
KEPUTUSAN MENTERI KEt..:ANGAN
NOMCR . IKM.S.I TENTANG
3. Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut
dengan angka Romawi.
Contoh:
MENTERIKEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
LAMPIRAN I
KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN
NOMOR ... IKM.S.I... TENTANG
4. Lampiran KeputusanlPeraturan yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal
Perbendaharaan.
Contoh:
41
lAMPIRAN
PERA TURAN OIREKTUR JENOERAL PERBENOAHARAAN
NOMOR PER-.. .IPBI .... TENTANG ................................... .
LAM PI RAN I
KEPUTUSAN DIREKTUR JENOERAL PER8ENDAHARAAN
NeMOR KEP- ... . IPBI .... TENT ANG ........................... .
F. Nomor "Kopi" (Copy)
Apabila akan dilakukan penggandaan naskah dinas, maka untuk rnenjaga keamanan perlu
dilakukan penulisan nornor "kopi" (diserap dari bahasa Inggris "copy'). Untuk menunjukkan
bahwa naskah tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan hanya didistribusikan kepada
alamat tertentu serta dikendalikan.
Penyebutan nornor kopi disusun sebagai berikut:
1. Semua naskah dinas yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia/rahasia harus
diberi nornor kopi pada halaman pertama margin kanan atas;
2. Jumlah kopi harus dicantumkan meskipun hanya satu kopi (kopi tunggal);
3. Pendistribusian naskah yang bernomor kopi harus sarna dengan daftar distribusinya.
Daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran.
4. Cara penulisan nomor dan jumlah kopi dapat diketik atau menggunakan stempel
sebagaimana contoh berikut:
G. Dattar Distribusi
MENTERIKEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
Kepi Kesatu
Jumlah Kopi : LIma
Daftar distrtbusi adalah susunan nama jabatan yang dibuat oleh pejabat sekretariatltata
usaha dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah.
Hat yang perfu diperhatikan dalam pembuatan daftar distribusi adalah:
1. Kelompok Pertama adaJah pejabat yang Jangsung berada di bawah pimpinan
Departemen Keuangan (pejabat eselon I)';
2. Kelompok Kedua adalah pejabat pada kelompok pertama (pejabat eselon I), ditambah
dengan pejabat pada urutan eselon berikutnya (pejabat eselon II):
3. Kelompok Ketiga adalah pejabat pada kelompok pertama dan kedua (pejabat eselon I
dan II) ditambah pejabat lain sesuai dengan
Cara penggunaan daftar distribusi:
1. Setiap daftar distribusi menunjukkan batas pejabat yang berhak menerirna naskah
sesuai dengan kelompoknya. Dengan demikian, jika naskah dimaksudkan sampai ke
pejabal eselon tertentu, maka pada alamat "kepada" tidak perlu ditambah daftar
distribusi untukpejabat esefon dibawahnya;
2. Dattar distribusi tidak digunakan jika naskah didistribusikan untuk pejabat tertentu. Untuk
itu. pad a setiap naskah dicantumkan pejabat yang dituju.
H. Penulisan Rujukan
Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar
penyusunan naskah.
Penulisan rujukan dilakukan sebagai
1. Naskah yang berbentuk keputusan dan peraturan, rujukan ditulis di dalam konsiderans
"mengingat" .
42
2. Naskah yang berbentuk surat perintah, surat tug as, petunjuk pelaksanaan, surat edaran,
dan pengumuman rujukan ditulis di dalam konsiderans "dasar'.
3. Apabila surat dinas memerlukan rujukan, naskah yang menjadi rujukan ditulis pada
alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal rujukan
lebih dan satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronclegis.
4. Kata "rujukan" ditulis pada bagian akhir naskah benkut acuan yang digunakan. Jika
rujukan yang digunakan cukup banyak, daftar rujukan dicantumkan pada bagian
belakang sebagai lampiran. sehingga ditulis 'fujukan terfampir' Dalam hal naskah dinas
berupa laporan dan sejenisnya.
5. Jika rujukan yang digunakan lebih dan satu, harus dinyatakan secara jelas dengan
menggunakan nomer urut, diikuti dengan penulisan judulnya.
6. Naskah rujukan tidak harus disertakan pada naskah yang bersangkutan.
I. Ruang Tanda Tangan
1. Pengertian
Ruang tanda tangan adalah tempat tulisan pada bagian kaki naskah dinas yang memuat
nama jabatan (misalnya: Direktur Jenderal. Sekretaris Direktorat Jenderal. Kepala
Kantor dan pejabat lainnya di lingkungan Diljen Perbendaharaan).
2. Petunjuk Umum
a. Ruang 'tanda tangan ditempatkan di margin kanan bawah sekurang-kurangnya dua
spasi setelah baris kalimat terakhir;
b. Baris terpanjang pada tanda tangan adalah 41 huruf. apabila lebih dapat dituliskan
dalam 2 baris.
3. Cara Penulisan
a. Nama jabatan pada naskah dinas Keputusan/Peraturan ditulis dengan hurut kapital,
diakhiri tanda baea koma (.). untuk naskah dinas arahan ditulis dengan hurut kapital
di awal setiap kata, diakhiri dengan tanda baea koma (.). sedangkan untuk naskah
dinas lainnya ditulis dengan hurut kapital di awat setiap kata. tanpa diakhiri tanda
baca koma (.):
b. Ruang tanda tangan 3 atau 4 spasi;
e. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas Keputusan/Peraturan dan
instruksi ditulis dengan hurut kapital, sedangkan untuk naskah dinas lainnya ditulis
dengan hurut kapital di awal setiap kata;
d. Sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. terJebih dahulu sebelah kin
nama jabatan diparat oleh pejabat satu tingkat eselon di bawah pejabat
penandatangan;
e. Jarak ruang tanda tangan dengan tepi kanan kertas 3 em, sedangkan dengan tepi
kin disesuaikan dengan bans terpanjang.
Contoh:
1) Ruang tanda tangan pada naskah dinas Keputusan/Peraturan ditulis dengan
huruf kapital.
43
DIREKTUR JENDERAL.
Tanda Tangan
NAMA LENGKAP
2) Ruang tanda tangan pad a naskah dinas arahan.
Direktur Jenderal,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP
3) Ruang tanda tangan pada naskah dinas lainnya.
Sekretaris Direktorat Jenderal,
Tanda Tangan .
Nama Lengkap
NIP
4) Ruang tanda tangan pad a naskah dinas yang ditandatangani atas nama.
a.n. Direktur Jenderal
Sekretaris Direktorat Jenderal.
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP
5) Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang ditandatangani untuk beliau.
Direktur Jenderal
u.b.
Direktur ...
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP ...
6) Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang ditandatangani atas nama dan
untuk beliau.
44
Direktur ...
u.b.
Kepala Subdirektorat ...
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP ...
J. Penggunaan Bahasa
1. Bahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, tepat dan menguraikan maksud.
tujuan dan isi naskah. Untuk itu perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam
susunan yang baku, baik dan benar. sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia.
2. Ejaan yang digunakan di daJam naskah adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang
Disempurnakan (EYD) yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Ncmor0196/U/1975 tanggal27 Agustus 1975.
45
BABIV
TATA PERSURATAN DINAS
A. Pengertian
Tata persuratan dinas adalah pengaturan penyelenggaraan surat-menyurat dalam rangka
komunikasi kedinasan. yang dilaksanakan untuk mendukung terseJenggaranya tugas pokok
dan fungsi organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
B. Pedoman Umum
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat harus dilaksanakan secara
cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah
2. Koordinasi antarpejabat di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan sebaiknya
dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat misalnya diskusi.
kunjungan pribadi, dan jaringan telepon lokal. Jika dalam penyusunan surat dinas
diperiukan koordinasi. pejabat yang bersangkutan melakukannya bersama mulai taha p
penyusunan konsep. sehingga perbaikan pada konsep rampung dapat dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur sural-
menyurat harus menggunakan sarana komunikasi administrasi resmi.
4. Batas waktu jawaban surat yang masuk
Jawaban surat disesuaikan dengan sifat pengiriman surat yang bersangkutan:
a. Sangat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;
b. Segera. dengan batas waktu 2 X 24 jam setelah sural diterima;
c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 han kerja.
5. Waktu penandatanganan surat
Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan sifat surat dan jadwal pengiriman
surat yang berlaku di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan dan segera
dikirim setelah ditandatangani.
6. Penggandaan/Kopi surat
Kopi surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan
membenkan alamat yang dimaksud dalam "tembusanD.
Kopi surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut:
a. Kopi tembusan
Kopi surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait.
b. Kopi taporan
Kopi surat yang disampaikan sebagai taporan kepada pejabal yang berwenang.
c. Kopi untuk arsip
Kopi surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip.
7. Tingkat keamanan (Kualifikasi)
a. Sangat Rahasia disingkat SR. tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi.
sangaterat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika
disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak. akan
membahayakan keamanan dan kesetamatan negara.
b. Rahasia disingkat R, tingkat keamanan isi sural dinas yang berhubungan erat
dengan keamanan dan kesetamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau
jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara.
46
c. Konfidensial disingkat K. tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan
dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau
jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara. Termasuk dalam tingkat
konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas.
d. Biasa disingkat 8, tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk
dalam butir a sampai dengan c. namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut
dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
8. Kecepatan penyampaian (Klasifikas; Surat)
a. Sangat Segera/Kilat. surat harus diselesaikanJdikirim/disampaikan pada hari yang
sarna dengan batas waktu 24 jam.
b. Segera. surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 X 24
jam.
c. Biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirimldisampaikan menu rut urutan yang
diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir.
batas waldu 5 hari k e ~ a .
c. Ketentuan Surat-Menyurat
1. Komunikasi langsung
Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat sesuai dengan alamat yang dituju. Dalam
hal untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang bersangkutan, surat
dapat dialamatkan dengan mencantumkan ungkapan u.p. (untuk perhatian) kepada
pejabat yang akan memproses. Misalnya surat di bidang kepegawaian, ditujukan
kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Perbendaharaan u.p. Kepafa Bagian
Kepegawaian.
Contoh:
Yth. Sekretaris Direktorat Jenderal Perbendaharaan
u.p. Kepala Bagian Kepegawaian
Jakarta
2. Alir surat-menyurat
Alir surat-menyurat yang bermuatan kebijakan/keputusanlarahan pimpinan harus
melalui jenjang hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi di lingkungan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat
difakukan pengendalian proses penyelesaiannya.
3. Penggunaan singkatan dan akronim
Singkatan dan akronim yang digunakan adalah singkatan dan akronim yang berlaku di
lingkungan Departemen Keuangan.
4. Naskah rujukan
a. Dalam surat dinas yang memerJukan rujukan, naskah rujukan ditulis pada atinea
pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal rujukan lebih
dari satu naskah. rujukan harus ditufis secara kronologis.
b. Cara menuJis naskah rujukan:
1) Rujukan berupa naskah (peraturan, surat edaran, keputusan, dan Jain-Jain)
Penulisan rujukan berupa naskah mencakup informasi singkat tentang naskah
yang menjadi rujukan, dengan urutan yaitu jenis naskah din as. jabatan penanda
tangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subyek
naskah dinas.
47
2) RUjukan berupa sural dinas
Penulisan rujukan berupa sural dinas mencakup informasi singkat tentang surat
dinas yang menjadi rujukan, dengan urutan yaitu jenis sural, jabatan penanda-
tangan. nomor surat, tanggaJ penandatanganan surat, dan hal.
3) Rujukan berupa surat dinas elektronik
Penulisan rujukan berupa surat dinas elektronik (sural yang dikirimkan melalu;
sarana elektronik) diatur tersendiri.
4) Rujukan surat kepada instansi non-pemerintah
Rujukan harus dicantumkan pada sural dinas yang ditujukan kepada instansi
non-pemerintah.
5. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak Janjut penyelesaian surat, ditulis
secara jelas pada Lembar Disposisi, tidak pada naskah as/i. Lembar Disposisi
merupakan satu kesatuan dengan naskah surat yang bersangkutan dan tidak boleh
dipisahkan. Pada Lembar Disposisi dicantumkan kalimat UDiiarang memisahkan surat
dan lampiran yang tergabung dalam berkas Ini".
Contoh Format Lembar Disposisi, Jihat Contoh 30.
6. Penanganan surat dengan tin9kat keamanan tertentu
Surat-menyurat dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia. Rahasia. dan
KonfldensiallTerbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan negara.
Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik). dengan tinta berwama merah
pada margin kanan atas pada setiap halaman surat dinas dan sampal. Jika surat dinas
tersebut dikopi, cap tingkat keamanan pada kopi harus dengan warna yang sama
dengan warna cap pada surat asH.
Pemberian tanda tingkat keamanan dimulai pada saat konsep dibuat dicantumkan pada
verbal konsep.
D. Bentuk Surat-Menyurat
Sesuai dengan kegunaannya bentuk surat-menyurat di lingkungan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan terdiri dart:
1. Surat Dlnas
a. Pengertian
Sural dinas adalah naskah dlnas peJaksanaan tugas peja bat/peg awai dalam
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan
atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain, antara lain:
1) Kepada unit eselon I di lingkungan Departemen Keuangan;
2) Kepada pihak di luar Direktorat Jenderal Perbendaharaan;
3) Kepada instansi vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan;
4) Instansi vertikal kepada Kantor Pusat Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
b. Pembuatan
Surat dinas dibuat oleh pejabaUpegawai sesuai dengan lingkup tugas, fungsi,
wewenang,dantanggungjawabnya.
48
-'
.:
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop surat (Iihat 8ab III huruf 8);
b) Tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat di margin kanan, sebaris dengan
nomor surat, apabila pada kepala surat sudah tercantum alamat instansi
pembuat surat maka tidak pertu didahului nama kota;
c) Nomor surat ditulis lengkap di margin kiri diikutl tanda baca titik dua (:)
dicantumkan kode surat sesua; ketentuan;
d) Sifat surat ditulis di bawah nomor diikuti tanda baca titik dua (:) dicantumkan
kualifikasi surat, Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, atau Biasa, dapat juga
digabung dengan kJasifikasi sural. Sangat Segera, Segera. atau Biasa;
e) Lampiran sural. ditulis lengkap diikuti tanda baea titik dua (:). di margin kiri di
bawah sifat surat. dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkc;an
dengan huruf kecuali bila jumlah kata bilangan lebih dari dua kata. Misalnya:
Dua puluh lembar atau 21 lembar, apabila tidak ada "Lampiran" tidak perlu
dicantumkan tulisan uLampiran
u
;
f) Hal surat. eukup ditulis Hal bukan perihal. ditulis di bawah lampiran diikuti
tanda baea titik dua (:) mencantumkan masalah pokok surat. ditulis sesingkal
mungkin. menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata dan tidak diakhiri
dengan tanda baca titik (.) serta tidak per1u diberi garis bawah;
g) AJamat yang dituju kepada pejabat yang karena fungsi dan tugasnya
berkaitan langsung dengan informasi surat. Ditulis di margin kin di bawah hal
dengan kata IIYang Temormaf disingkat "yth." diikuti nama jabatan yang
dituju. Sebutan Ibu, Bapak dan Sdrli. hanya digunakan apabiJa diikuli dengan
nama orang. Oi bawahnya ditulis alamat yang dituju ditulis sejajar dengan
uYth". Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat. nama jalan dan nama
kota ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Sebelum nama kota
tidak pertu ditulis kata depan di. Nama kota tidak perlu diberi garis bawah.
Contoh:
Yth. Kepala KPPN Makassar II
Jalan ........................ .
Yth. Sdr.Syahrial
Jalan Jenderal Sudirman Kav. 44
Jakarta Pusat
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh meJiputi unsur-unsur. antara lain:
a) Pembuka yang bens; latar belakang, maksud dan t!Jjuan sural secara singkat
danjelas;
b) lsi pokokluraian inti permasalahan surat;
c) Penutup.
3) Kaki/Penutup
a) Nama jabatan penanda tangan surat ditulis dengan huruf kapital pada awal
setiap kata diakhiri tanda baca koma. Apabila nama unit organisas; sudah
tercantum lengkap pada kop surat. maka nama jabatan tidak perJu dituJis
lengkap;
b) Tanda tangan pejabat;
49
c) Nama lengkap penanda tangan ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap
kata tanpa diberi tanda baca apapun. secta tidak per1u digarisbawahi. di
bawahnya ditulis Nomor Induk Pegawai disingkat NIP tanpa titik:
Contoh:
Direktur.
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP ...
d) Cap dinas digunakan sesuai dengan ketentuan;
e) Tembusan. ditulis lengkap di margin kiri bawah diikuti tanda baca titik dua <:)
dan tidak diberi garis bawah. Tidak perlu mencantumkan Kepada Yth,
Disampaikan kepada Yth., dan tidak perJu menambahkan kata sebagai
/aporan, arsip. atau istilah sejenisnya. Alamat yang dituju pada tembusan,
penulisannya tidak diikuti dengan tanda baea apapun.
Contoh:
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Perbendaharaan
2. Sekretaris Direktorat Jenderal Perbendaharaan
d. Distribusi
Surat dinas disa.mpaikan kepada pejabat sesuai dengan alamat yang dituju dengan
menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar.
e. Hal yang Pertu Diperhatikan
1) Kop surat hanya digunakan pada halaman perlama;
2) Khusus surat Menteri Keuangan. kop surat digunakan juga pada halaman kedua.
ketiga.dan seterusnya. serla lampirannya.
3) Kepala sural, batang tubuh, dan kaki menggunakan jenis hurup Arial 11 (kecuali
untuk kop lihat BAS III huruf 8)
Contoh Format Surat Dinas.lihat Contoh 31.
2. Nota Dinas
a. Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas intern di Iingkungan unit kerjanya yang dibuat oleh
seorang pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan petunjuk,
pemberitahuan, dan pemyataan atau permintaan. Nota dinas memuat hal yang
bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memertukan penjelasan yang
panjang. dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
Nota dinas tidak bo/eh dipergunakan untuk membuat keputusan mutasi pegawai.
yang dapat dipergunakan adalah Keputusan.
Contoh:
1) Nota dinas Direktur Jenderal Perbendaharaan kepada Menteri Keuangan;
2) Nota dinas antarpejabat di lingkungan Kantor Pusat Direktorat Jendera'
Perbendaharaan;
3) Nota dinas antarpejabat di lingkungan Kantor Wilayah;
4) Nota dinas di lingkungan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara.
50
b. Pembuatan
Nota dinas dibuat oleh dan untuk para pejabat dalam satu unit organisasi yang
bersangkutan sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop Nota Dinas (Iihat 8ab III h uruf 8).
b) Tulisan 'NOT A DINAS" dicantumkan di bawah kop. ditulis dengan huruf
kapital, jenis huruf Arial ukuran 11.
c) Nomor nota dinas ditulis simetris di bawahnya, huruf awal kata "Nomor"
ditulis dengan huruf kapital, jenis huruf Arial ukuran 11.
d) "Kepada
n
ditulis di bawah "Nomo(' pada margin kin diikuti tanda baca titik
dua (:) dan kala Yth:.
e) Tanggal. bulan, dan tahun ditulis di margin kanan sebaris dengan -Kepada".
f) "Dari" diikuti tanda baca titik dua (:), ditulis di bawah liKe pad a".
g) "Lampiran" ditulis di bawah "Dar;" diikuti tanda baca titik dua ( : ~ apabila tidak
ada "Lampi ran" tidak perlu dicantumkan tulisan "Lampiran" .
h) "Hal" diikuti tanda baca titik dua (:). mencantumkan masalah pokok nota
dinas ditulis sesingkat mungkin, diawali huruf kapital pad a setiap kata dan
tidak diakhiri tanda baca titik.
2) Batang Tubuh
Terdiri atas kalimat pembuka. isi, dan penutup.
3) Kaki
a) Nama jabatan penanda tangan nota dinas dituJis dengan huruf kapital pada
awal setiap kala dan diberi tanda baca koma. Apabila nama unit organisasi
sudah tercantum lengkap pada kop nota dinas, maka nama jabatan tidak
penu ditulis lengkap.
b) Tanda tangan pejabat.
c} Nama lengkap penandatanganan nota dinas ditulis dengan huruf kapital
pada awaJ setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun. serta tidak perlu
digarisbawahi, di bawahnya dituJis Nomor Induk Pegawai (NIP) tanpa titik.
Contoh:
d) Cap dinas digunakan sesuai dengan ketentuan;
Kepala Kantor,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP ...
e) Tembusan, ditulis lengkap di margin kiri diikuti tanda baca titik dua <:) dan
tidak diberi garis bawah. Tembusan agar dican1umkan setelah kepada (lihat
contoh). Tidak perlu mencantumkan Kepada Yth, Disampaikan kepada Yth .
dan tidak perlu menambahkan kata sebagai laporan, arsip. atau istilah
sejenisnya. A1amat yang dituju pada tembusan, penulisannya tidak diikuti
dengan tanda baca apapun
Contoh Format Nota Dinas, lihat Contoh 32.
51
3. Memo
a. Pengertian
Memo adalah naskah dinas antarpejabaUpegawai di lingkungan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan yang bersifat pribadi digunakan untuk mengingatkan suatu
masalah. mengusulkan. atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan.
b. Pembuatan
Memo dibuat oleh/untuk para pejabaUpegawai daJam satu unit organlsasi yang
bersangkutan sesuai dengan lingkup tugas. wewenang, dan tanggung jawab.
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop memo (lihat Bab III Huruf 8);
b) Tulisan UMEMO" dicantumkan di bawah kop. ditulis dengan huruf kapital.
jenis huruf Arial ukuran 11;
c) "Nomor memo" ditulis simetris di bawahnya;
d) IIKepada- diikuti tanda baca titik dua (:), ditulis di bawah "Nomor" di margin
kin;
e) Tanggal. bulan, dan tahun ditulis di margin kanan sebaris dengan "Kepada
ft
;
f) "Dar;- diikuti tanda baca titik dua (:). ditulis di bawah "Kepada";
g) "Tembusan" diikuti tanda baca titik dua (:). ditulis di bawah uKepada
n
;
h) "Hal- diikuti tanda baca titik dua (:). mencanlumkan masala.h pokok memo
ditulis sesingkat mungkin. diawali huruf kapital pada setiap kata.
2) Satang Tubuh
Terdiri atas kalimat yang singkat dan jelas;
3) KakilPenutup
Sarna dengan nota din as.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Memo tidak dibubuhi cap dinas.
2) Tembusan Nota Dinas dan Memo berJaku di lingkungan intem instansi.
3} Distribusi sesuai dengan tata cara penyampaian surat dinas.
4) Ukuran kertas Nota Dinas dan Memo sesuai ketentuan.
Contoh Format Memo, lihat Contoh 33.
4. Pembelitahuan
a. Pengertian
Pemberitahuan adalah surat yang isinya mengenai masalah khusus ditujukan
kepada alamat tertentu dengan maksud agar si penerima memberikan perhatian
khusus terhadap masalah tersebut.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pemberitahuan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon II atau eselon III.
52
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop (Lihat Sab III huruf 8).
b) Tanggal, bulan, dan tahun diletakkan di margin kanan, sebaris dengan
alamat pejabat yang menerima pemberitahuan.
c) Tulisan 'PEMBERITAHUAN" dicantumkan di bawah kop. ditulis dengan huruf
kapital jenis huruf Arial 11. diikuti dengan nomor pemberrtahuan dituli s
simetris di bawahnya.
2) Satang Tubuh
a) Alinea pembuka memuat alasan tentang per1unya dibuat pemberitahuan.
b} Alinea isi memuat informasi yang diberitahukarl.
c) Alinea penutup.
3} Kaki/Penutup
a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan hu(uf awal kapita I,
tanpa diakhiri dengan tanda baca koma (,).
b) Tanda tangan pejabat yang menetapkan.
c} Nama lengkap pejabat yang menandatangani dituUs dengan huruf awaf
kapital.
d) Nomer Induk Pegawai (NIP).
e) Cap dinas.
1) Tembusan Oika diperlukan}.
Contoh Format Pemberitahuan, lihat Contoh 34.
5. Surat Pengantar
a. Pengertian
Surat pengantar adalah bentuk surat yang digunakan untuk mengantarl
menyampaikan barang atau naskah.
b. Pembuatan
Surat pengantar dibuat oJeh pejabat pada unit tata usaha atau pejabat lain yang
ditunjuk.
c. Susunan
Surat pengantar berbentuk formulir, terdio atas bagian:
1) Kepala
a) Kop Surat Pengantar Oihat Bab III huruf 8).
b) Alamat yang dituju, ditulis di margin kiri di bawah kop dengan kata uYth. It
diikuti nama jabatan yang dituju.
c} Tanggal, bulan, dan tahun ditulis di margin kanan sebaris dengan "Yth.".
d) Tulisan "SURAT PENGANTAR" ditempatkan di tengah margin.
e). N o m o ~ Surat Pengantar ditulis simetris di bawahnya.
53
2) Satang Tubuh (dalam bentuk kolom)
a) Nomor urut;
b) Jenis naskah/barang yang dikirim;
c) Banyaknya naskah/barang;
d) Keterangan.
3) Kaki
a) Pada margin kanan:
(1) Nama jabatan pembuat surat pengantar:
(2) Tanda tangan;
(3) Nama dan NIP;
(4) Cap dinas.
b) Pada margin kiri:
(1) Tulisan "Oiterima tanggal";
(2) Nama jabatan penerima;
(3) Tanda tangan;
(4) Nama dan NIP;
(5) Cap dinas;
(6) Nomor teJeponifaksimile.
4) Hal yang PerJu
Surat pengantar dikirim rangkap 2 (dual, lembar pertama untuk penerima dan
lembar kedua untuk dikembalikan kepada pengirim.
Contoh Format Surat Pengantar, lihat Contoh 35.
6. Undangan
a. Pengertian
Undangan adalah naskah dinas yang memuat undangan kepada pejabaVpegawai
untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara.
pertemuan, dan sebagainya.
b. Sentuk Undangan
1) Undangan Resmi
2) Undangan
c. Kewenangan
Kewenangan untuk mengundang pejabat di luar lingkungan unit organisas;
dilimpahkan kepada pejabat yang berwenang.
Kewenangan untuk mengundang pejabat di lingkungan internal unit organisasi
berada pad a pimpinan unit organisasi yang mengundang dan dapat dilimpahkan
kepada pejabat ketatausahaan masing-masing unit organisasi.
d. Susunan
1) Kepala
a) Kop Undangan (lihat Bab III huruf 8).
b) Nomor, Sifat, Lampiran, Hal.
54
c) Yth. (apabila pejabat yang diundang cukup banyak, dapat dibuat lampiran
dattar nama undangan).
d) Tanggal, bulan, dan tahun ditulis sebaris dengan nomor.
2) Satang Tubuh
a) Kalimat pembuka.
b) lsi undangan terdiri atas hari. tanggal. pukul, tempat, dan acara.
c) Kalimat penutup.
3) Kaki/Penutup
Teknis penyusunan bagian kaki sarna dengan pada surat dinas.
Contoh Undangan Resmi. lihat Contoh 36.
Contoh Undangan. lihat Contoh 37.
E. Media/Sarana Surat-Menyurat
Media/sarana surat-menyurat adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan
daram bentuk media konvensional (kertas).
1. Kertas Surat
a. Penggunaan kertas
1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimum 70 gram.
antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen
pelaporan.
2) Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk
jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan
dalam waktu lama.
3) Penyediaan surat. ber1ambang negara dan/atau logo instansi, dicetak di atas
kertas 70 gram.
4} Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang berukuran 297 X
210 mm (8 1/4 X 11 3/4 inci).
5} Kertas yang digunakan untuk Peraturan. Keputusan, Instruksi, dan Petunjuk
Pelaksanaan adalah Folio yang berukuran 210mm X 330mm.
Oi samping kertas A4 untuk kepentingan tenentu korespondensi dapat
menggunakan kertas dengan ukuran berikut:
1) A3 kuarto ganda (297 X 420 mm):
2) AS setengah kuarto (210 X 148 mm);
3) Folio (210 X 330 mm);
4) Folio Ganda (420 X 330 mm).
Dalam pencetakan surat dinas tidak menggunakan lembar continuous !OTm. kecuaJi
digunakan untuk kepentingan lain, misalnya untuk pembuatan laporan dan dokumen
teknis.
Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran:
1) Penggunaan jenis huruf Pica apabila menggunakan mesin ketik elektronik;
2) Jenis huruf Arial dengan ukuran 7. 11. dan 13. sesuai ketentuan;
3) Spas; sesuai ketentuan.
Standar Ukuran Kertas dan Penjelasannya, lihat Lampiran III Keputusan Direktur
Jenderal Perbendaharaan ini.
55
b. Warna dan kualitas
1) Kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk
surat dinas yang asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk kopi
surat dinas.
2) Apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon
pada kertas doorslaglmanifoldltissue.
3) Apabila digunakan mesin ketik elektronik atau komputer akan lebih efisien jika
tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan mesin fotokopi.
4) Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau bernila; guna
permanen harus menggunakan kertas serendah-rendahnya dengan n;lai
keasaman (pH) 7.
2. Sampul Surat
Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat. terutama untuk surat
keluar. Ukuran. bentuk. dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di
lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan. diatur sesuai kebutuhan dengan
mempertimbangkan efisiensi.
a. Ukuran
Ukuran sampul yang digunakan menurut Keputusan Direktur Jenderal Pas dan
Telekomunikasi Nomar 43/DIRJEN/1987 tentang Penetapan Standar Kertas Sampul
Surat dan Sentuk Sampul Surat adalah sebagai berikut:
.. '1" ":; :;-: ... : ... '2"): .' " :. .. ..
; ", .. \. J 0" ., ' .. .'. 0'
1. 90 152
2. 100 160
3. 110 220
4. 114 162
5. 125 176
6. 105 227
7. 115 245
8. 120 270
9. 176 250
10. 229 324
11. 250
:
353
12. 270
I
400
Pada umumnya untuk surat dinas yang menggunakan kertas ukuran A4 (kuarto)
atau folio dan ukuran A5 atau setengan folio digunakan sampul nomor 6 (105 mm x
227 mm).
Surat dinas yang mempunyai lampiran cukup tebar. atau surat pengantar yang
disertai naskah dinas tebal misalnya Keputusan atau Pedoman yang berupa buku
dan tidak dapat dilipat. digunakan sampul yang ukurannya sedemikian rupa
sehingga setelah dimasukkan ke dalam sampul pada setiap sisinya terdapat ruang
maksimal Y2 inci.
56
:
Untuk menentukan ukuran minimum sampul yang tepat bagi surat dinas yang cukup
tebal dan tidak dapat dilipat, dapat digunakan rumus sebaga; berikut:
Panjang sampul = panjang suraVnaskah + Y2 .. + tebal suraUnaskah

Lebar sampul = Jebar suraUnaskah + X u + tebaJ suraUnaskah i
----_._--------
Sampul surat tidak digunakan dalam tata naskah dinas di lingkungan
Direktorat Jenderaf Perbendaharaan.
b. Warna dan kualitas
SampuJ surat dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) belwarna putih atau
coklal muda dengan kualilas sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan
beral naskah atau sural dinas yang dikirimkan.
c. Penulisan ala mat pengirim dan tujuan
Pada sampul sural selalu harus dicanlumkan alamat pengirim dan alamat tujuan.
Alamat pengirim dicetak atau ditulis di tengah margin atas sampul dengan susunan
dan bentuk huruf yang sama dengan kop surat Departemen Keuangan. Alamat
tujuan ditulis sarna dengan alamal pada surat.
d. Cara melipat dan memasukkan surat ke dalam sampul
Surat yang sudah diketik rapi dapat kehilangan yang menarik jika
cara melipat dan memasukkan ke dalam sampul kurang cermat dan tidak hati-hati.
1) Sebelum kertas surat dilipat. terlebih dahulu perJu dipertimbangkan ukuran
sampul yang akan digunakan.
2) Surat yang sudah dilipat sudut-sudutnya harus bertemu dan lipatannya harus
lurus dan tidak kusut.
3) Cara melipat surat yang akan dimasukkan ke dalam sampul surat dinas adalah:
a) Pertama. sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke belakang;
b) Selanjutnya surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat
menghadap ke depan;
c) Pada sampul yang mempunyai jendela kertas kaca. kedudukan ala mat
tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela sampul.
Contoh cara melipat surat. lihat Lampiran IV Keputusan Direktur Jenderal
Perbendaharaan ini.
F. Susunan Surat
1. Kop Sural
Kop surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi di lingkungan Direldorat
Jenderal Perbendaharaan dan alamat dengan ketentuan sesuai. dengan penjelasan pada
Bab III huruf B.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut
a. Tanggal ditulis dengan angka Arab;
b. Bulan ditulis lengkap dengan hurut, tidak menggunakan angka Arab;
c. Tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab.
, ....... _ ...-.............................................................. _ ........... ..
Contoh: I 30 Oktober 2008 I
i .............................................................. _ ..... , ..... 0& 1
57
3. Nomor Surat
Penomoran naskah dinas dapat dilihat penjelasannya pada 8ab VI tentang Penomoran
dan Pemberian Kode Naskah Dinas.
4. Sifat Surat
Dalam kolom sifat dicantLJmkan klasifikasi surat berdasarkan kecepatan
penyampaiannya, yaitu:
a. Sang at segera/kilat;
b. Segera; atau
c. Biasa.
5. Lampiran Surat
Disebutkan berapa banyak berkas yang dilampirkan dengan menggunakan huruf.
Contoh:
Lampiran: 1 (satu) lembar
6. Hal Sural
Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kalimat sing kat dan jelas.
Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut:
a. Menyampaikan penjeJasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi
rujukan dalam komunikasi; .
. b. Memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada surat yang terdiri lebih
dari satu halaman:
c. Mempermudah penentuan alir pengiriman surat atau pemberkasan dan penyimpanan
sural.
7. Alamat Surat
a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pada unit organisasi yang dituju. Sural
dinas tidak dapat ditujukan kepada nama unit organisas;, misalnya Kantor,
Departemen kementerian, instansi, dan sebagainya;
b. Surat dinas yang ditujukan kepada Pejabat Pemarintah/Pejabat Negara ditulis
dengan urutan sebagai berikut:
1) Nama jabatan;
2) Alamat;
3) Kota diikuti Kode Pos.
Contoh:
. I Jalan Lapangan Banteng Timur No. 2-4 t
... ... 1 .... _ .... __ .... _ .. _ .. __ ... _ .. _._ ......... _.l
8. Penggunaan Untuk Perhatian (u.p.)
Alamat sural dengan menggunakan istiJah u.p. (untuk perhatian) digunakan untuk
keperluan berikut:
a. Untuk mempercepat penyelesaian sural yang diperkirakan cukup dilakukan ofeh
pejabat yang menangani di lingkungan unit organisas; penerima sur:at;
b. Untuk mempermudah pendistribusian oleh unit tata usaha penerima surat kepada
pejabat yang dituju;
58
:
c. Untuk mempercepat penyelesaJan surat karena tidak harus menunggu kebijakan
langsung pimpinan unit organisasi sesuai dengan maksud.
Contoh:
Yth. Direktur Jendera/ Perbendaharaan
u.p. Sekretaris Direktorat Jenderal
Jaran Lapangan Banteng Tirnur 24
Jakarta Pusat 10710
9. Paragraf surat
Paragraf ada/ah sekelompok pernyataan yang berkaitan satu sarna lain yan 9
merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf untuk mempermudah pemahaman
penerima, memisahkan atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.
10. Penggunaan spasi
lsi surat dinas diketik satu spasi dan diben jarak 1,5 spasi diantara dua paragraf. Surat
yang terdiri atas satu paragraf jarak antar bans adalah dua spasi.
11 . Pemyataan Penghormatan
Hanya digunakan pada surat keluar instansi yang ditujukan kepada pejabat
setingkat Menten.
"Dengan hormat", diketik pada awal isi sural.
12. Garis Kewenangan. Penandatangan, dan Lampiran
a. Penggunaan gans kewenangan
Pimpinan unit organisasi di Iingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan
bertanggung jawab atas segara kegiatan yang dilakukan di lingkungan unit
organisasinya.
Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan. Jika seseorang
yang bukan pimpinan unit organisasi menandatangani surat dinas. diperlukan garis
kewenangan yang menunjukkan maten surat dinas terse but mencerminkan kehendak
atau kebijakan pimpinan. Garis kewenangan digunakan jika sural dinas
ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dan pejabat yang
berwenang (lihat 8ab VII).
b. Pemyataan penutup
Disampaikan dengan maksud untuk memberikan penekanan akhir pada isi surat
dengan cara yang sopan dan dengan harapan agar penerirna surat merasa dihargai
dan bersedia menanggapi isi sural dengan lebih baik.
Contoh:
1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2) Atas kerja sarna Saudara, karni sarnpaikan terima kasih.
c. Penandatanganan
Pengaturan mengenai pelimpahan wewenang menandatangani naskah dinas dalam
lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan telah diatur dalam Bab VII.
13. Wama tinta
a. Tinta. yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam;
b. Untuk penandatanganan surat berwama hit am .atau biru tua;
c. Tinta berwarna merah hanya digunakan untuk penuJisan tingkat keamanan surat
Rahasia atau Sangaf Rahasia.
59
G. Penanganan Surat Masuk
1. Surat Masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan
dan pengendalian. penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di unit tala usaha atau
bagian lain yang menyelenggarakan fungsi penatausahaan. Jika surat masuk
disampaikan langsung kepada pejabat yang membidangi urusannya. maka pejabat
tersebut berkewajiban memberitahu kepada pihak tata usaha atau pejabat yang diberi
wewenang melaksanakan penerimaan sural tersebut.
2. Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:
a. Penerimaan
Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan
tingkat keamanan (SR, R, K, B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Kilat,
Sangat Segera. Segera, Biasa).
b. Pencatatan
1) Surat masuk yang diterima oleh petugas penerima, dicatat dan ditandatangani
pada lembar kontrol atau tanda terima. Pencatatan sural dilaksanakan dengan
prioritas sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaiannya.
2) Catatan dilaksanakan pada Buku Agenda menurut tingkat keamanannya. Selain
itu pencatatan nornor agenda dan tanggal penerimaan dilakukan pula pada
Lembar Disposisi (LD).
3) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR dan R dilakukan
oleh pejabatlpegawai tertentu yang mendapatkan k e w e n ~ n g a n dan pimpinan
instansi. Pencatatan sural dinas yang mempunyai tingkat keamanan K dan 8
dilakukan oleh pegawai yang ditunjuk oleh pejabat tata usaha.
4) Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dan nomor 1 pada bulan
Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun. yaitu nomor terakhir
pada tanggal 31 Oesember. Jika surat masuk banyak. sehingga diper1ukan
pencatat lebih dan satu orang. pencatatan dilakukan dengan pemberian kode
tertentu sehingga semua surat masuk dapat d;catat dengan cepat. .
5) Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan
penyimpanan.
c. Penilaian
1) Kegiatan penilaian surat masuk sebenamya sudah mulai dilaksanakan pada
tahap pencatatan. yaitu pada waktu menilai sementara apakah surat masuk
tersebut termasuk yang harus diberkaskan. Penilaian sementara ini untuk
memudahkan penanganan surat oleh pejabat arsip.
2) Pada lahap penilaian sural, dinilai apakah akan disampaikan kepada pimpinan
atau dapat disampaikan langsung kepada pejabat yang menangani.
3) Selain penilaian penyampaian surat. dilakukan pula penilaian penanganan surat,
apakah sllrat masuk itu akan dip roses biasa atau melalui proses pemberkasan
naskah.
4) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuk surat yang
harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul
tertutup.
5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat
kecepatan penyampaian sural.
60

.
.
..
d Pengo/ahan
1) Pada tahap pengolahan. pejabat yang menangani memutuskan tindakan yang
akan diambil sehubungan dengan surat masuk tersebut.
2) Dari hasil pengolahan, dapat diputuskan tindak /anjutnya yaitu langsung disimpan
atau dibuat naskah dinas sebagai jawaban, misalnya berupa surat dinas,
keputusan. atau instruksi.
3) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan f:rcses pemberkasan naskah ata u
proses administrasi biasa sesuai dengan kebutullan.
e. Penyimpanan
1) Se/ama masa pengo/a han surat masuk sudah mulai mengalami proses
penyimpanan. Karena surat dinas yang sudah disimpan itu sering diminta kembali
untuk diolah. maka surat dinas harus disimpan sedemikian (upa sehingga mudah
dilemukan kembali jika diper1ukan.
2) Sural masuk yang melalui proses pemberkasan, naskah disimpan dalam berkas
naskah dinas menurul bidang permasalahan.
3) Sural masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan, naskah dinas
disimpan dalam himpunan sesuai dengan kebutuhan.
Beberapa cara menghimpun surat:
a) Seri, yaitu himpunan satu jenis surat dinas berdasarkan materi surat atau jenis
naskah dinas lain yang menyerta; surat dinas yang bersangkutan. Misalnya
Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan, Surat Edaran dan sebagainya,'
disusun secara kron%gis. Himpunan menurul Seri selain dibatasi oleh
kemampuan map, juga dibatasi tahun naskah dinas.
b) Rubrik, yaitu himpunan dari satu macam masalahlhallpokok persoalan yang
disusun secara kronelegis. Misalnya masalah kepegawaian, pertengkapan,
kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sebagainya. Himpunan menurut Rubrik
dibatasi dengan tahun, atau dibatas; sampai dengan masalah selesai.
c) Dosir, yaitu himpunan satu macam masafah/hallpokok persoalan yang
disusun secara kronelegis, dan awal sampai akhir. Misalnya Dosir Pegawai
adalah himpunan naskah dinas dari mulai lamaran sampai dengan
pemberhentian. Pemberkasan naskah dinas dapat digoJongkan sebagai
himpunan rubrik.
4) Dilihat dari bagaimana cara menyimpan suratlhimpunan, penyimpanan terdiri atas
beberapa cara berikut:
a) Lateral, yaitu penyimpanan suratlhimpunan yang diletakkan sedemikian rupa
sehingga yang terlihat hanya bagian sisi. Misalnya penyimpanan dalam
erdner, ketak arsip, atau buku perpustakaan .
b) Vertikal, yaitu penyimpanan suratlhimpunan yang diletakkan sedemikian rupa
sehingga yang terfihat hanya bagian muka. Misalnya penyimpanan suratlmap
pada filling cabinet .
c) Horizontal. yaitu penyimpanan yang diletakkan sedemikian
rupa sehingga muka suratlhimpunan terlihat di sebelah atas. Misalnya
penyimpanan sementara suraUhimpunan yang diletakkan di meja pejabat
pada waktu surat masih dipelajari/dielah.
5) Selama surat masih 9ktif, surat tetap disimpan di sekretariatitata usaha. Jika
seteJah dinilai menjadi arsip inaktif, penyimpanan harus sudah diaJihkan ke bagian
kearsipan sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.
61
f. Sarana penar.ganan surat masuk
1) Buku Agenda adalah sarana utama pengendalian dan pengawasan surat masuk.
Semua surat masuk pertama kali dicatat pada Buku Agenda, yang disusun dalam
kolom catatan sebagai berikut:
a) Tanggal;
b) Nomor agenda:
c) Nomor dan tanggal surat masuk:
d) Lampiran;
e) Alamat pengirim;
f) Hal/is; sural;
g) lsi disposisi;
h) Keterangan.
Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapat ditambah.
2) Pengurusan surat masuk yang tidak melalu; proses pemberkasan naskah dinas,
selain Buku Agenda, dapat menggunakan sarana lain yang diatur sesua; dengan
kebutuhan masing-masing unit organisasi. misalnya di KPPN menggunakan
Routing Slip_
H. Penanganan Surat Keluar
1. Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang
tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Seperli penanganan surat
masuk. pencatatan, pemberian nomor dan cap dinas, dan pengirtman surat keluar
dipusatkan, misalnya di Subbagian Admlnlstrasi Persuratan Sagian Umum Sekretariat
Direktorat Jenderal Perbendaharaan untuk memudahkan pengawasan dan
pengendalian.
2. Penanganan surat keluar melalu; tahapan sebagai berikut:
a. Pengolahan
1) Kegiatan pengolahan dimulai dart penyiapan hingga ke penandatanganan surat
dinas. Penyiapan surat keluar dilaksanakan antara lain karena:
a) Adanya kebijakan pimpinan;
b) Sebagai reaksi atas suatu aksi;
c) Adanya konsep baru atas inisiatif pejabat yang menangani.
2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar
a) Penyiapanlpenyusunan konsep dilakukan oleh pejabatlpegawai Direktorat
Jenderal Perbendaharaan yang menangani dengan menggunakan Verbal
Konsep.
b) Konsep yang disiapkan dapat berdasarkan pada kebijakan dan pengarahan
.pimpinan atau atas inisiatif pejabat yang menangani.
c) Setlap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan tertebih dahulu harus
diteliti oleh pejabat unit tata usaha atau pejabat yang diserahi wewenang.
Sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut perlimbangannya sendiri
terhadap isi surat dinas, pejabat yang membuat konsep surat keluar
menetapkan Tingkat Kecepatan Penyampaian dan Tingkat Keamanan Surat.
62
.,.
d) Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat dinas harus
membubuhkan parafnya pad a verbal sebag ai bukti bahwa sural dinas telah
diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhKan di Verbal Konsep dengan
urutan sebagai berikut:
(1) Diketik oleh: diparaf oleh pegawai yang rr.engetik:
(2) Dibaca oleh: diparaf oleh konseptor;
(3) Dlperiksa oleh. diparaf oleh atasan konseptor;
(4) Nota: diparaf oleh pejabat setingkat lebih rendah dari pejabat yang
menandatangani surat;
(5) Ditetapkan oleh: diparaf oleh pejabat yang menandatangani sural.
e) Penandatanganan, pemberian cap dinas dan penomoran
Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutan dan tidak lagi
mengandung kekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki. proses
selanjutnya adalah:
(1) Sural diajukan kepada pejabat yang akan menandatangani;
(2) Surat ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan;
(3) Pemberian nomor dan tanggal surat;
(4) Pembubuhan cap.
Contoh verbal, lihat Contoh 38.
b. Peneatatan
Semua surat keluar dieatat dalam Buku Peneatatan Surat Keluar yang bentuk,
susunan dan tata eara pencatatannya sesuai ketentuan.
e. Penggandaan
1) Penggandaan adaJah kegiatan memperbanyak surat dinas dengan' sarana
reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyak alamat yang dituju.
2) Penggandaan hanya dilakukan setelah sural keluar ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang.
3) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan kopi).
4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi).
5) Penggandaan surat keluar yang tingkat keeepatan penyampaiannya KILAT dan
SANGAT SEGERA harus didahulukan.
6) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya Konfidensial ke atas harus
diawasi dengan ketal
7) Pejabat unit tata 'Usaha berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan
sesuai ketentuan .
d. Pengiriman
1) Surat keluar yang akan dikirim dimasukkan ke daJam sampul.
2) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya Biasa (8) dan Konfidensial
(K) dicantumkan alamat lengkap. nomor surat dinas. dan cap yang sesuai dengan
tingkat kecepatan penyampaian (KILA T/SEGERAISANGAT SEGERAIBIASA).
63
3) Pada sampul surat yang tingkat keamanannya SR ataLJ R dimasLJf.:kan ke dalam
sampul. dibubuhi alamat lengkap, non,or surat dinas, cap dinas. cap yang sesuai
dengan tingkat kecepatan penyampaian dan cap tingkat keamanan. Selanjutnya
sampul ini dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang sarna
kecuali cap tingkat keamanan.
4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti
pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri (Lembar Pengantar).
5) Untuk kepentingan keamanan, pejabat
keselamatan penglnman semua surat
keamanannya SRlRlK.
e. Penyimpanan
unit tata usaha mengupayakan
keluar. khususnya yang tingkat
1) Semua arsip sural keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan
tenlang kearsipan;
2) Naskah asli surat dinas keluar yang diparaf harus disimpan;
3) Tata cara penyimpanan surat keluar diatur sesuai ketentuan.
Contoh Formulir Lembar Pengantar. Contoh 39.
Contoh Formulir Kartu Kendali Surat Keluar.lihat Contoh 40.
64
BABV
PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA, LOGO, DAN CAP DINAS
Lambang negara, logo dan cap dinas digunakan dalam tata naskah dinas di lingkungan
Direktorat Jenderal Perbendaharaan sebagai tanda pengenal atau identifikas
i
yang bersifat
tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di
lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan, perlu ditentukan penggunaan lambang
negara, lego, dan cap dinas pada kertas surat. sampul. map. dan dokumn la:nnya.
A. Penggunaan Lambang Negara
Ketentuan penggunaan lambang negara untuk tata naskah dinas adalah sebagai berikut:
1. Lambang negara berbentuk Burung Garuda digunakan dalam tata naskah dinas
Departemen Keuangan:
2. Lambang negara berwarna kuning emas digunakan pada naskah dinas yang
ditandatangani oleh Menteri dan Pejabat Negara lainnya. Oi lingkungan Departemen
Keuangan digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri Keuangan
atau Menteri Keuangan ad-interim, serta pejabat eseion I atas nama Menteri Kauangan;
3. Lambang negara berwarna hitam digunakan untuk kepentingan lain yang diatur dalam
peraturan perundarm-undangan tersendiri:
4. Lambang negara diletakkan di margin tengah atas kop sural.
B. Penggunaan Logo
Ketentuan penggunaan logo untuk tata naskah dinas adalah sebagai berikut:
1. Logo Departemen Keuangan adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau
huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas Departemen Keuangan agar publik lebih
mudah mengenal, demikian juga Direktorat Jenderal Perbendaharaan, sehingga
Oirektorat Jenderal Perbendaharaan menggunakan logo Departemen Keuangan pada
seluruh naskah kedinasan:
2. Bentuk logo Departemen Keuangan segilima sarna sisi, ukuran tiap sisi minimal 14mm
dan maksimal 17mm disesuaikan dengan banyaknya baris, bila terdin dan 4 bans atau
Jebih menggunakan ukuran 17mm;
3. Logo diletakkan di margin kiri atas kop surat dan kop sampul surat;
4. Penulisan nama instansi dan logo pad a sampul surat sama dengan pada kop surat;
c. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerjasama
1. Oalam hal dilakukan kerjasama antara Departemen Keuangan dengan
departemenlinstansi lain yang setingkat, digunakan lambang negara, yaitu Burung
Garuda berwama kuning emas di margin tengah atas naskah perjanjian kerjasama;
2. Dalam hal tersebut dilakukan antara unit eselon I dengan instansi lain yang
setingkat, digunakan logo Departemen Keuangan di margin kiri atas naskah
kerjasama.
D. Penggunaan Cap Dinas
1. Cap Dinas adalah landa pengenal yang sah dan berlaku di lingkungan Direktorat
Jenderal Perbendaharaan.
2. Cap Dinas. terdiri atas:
65
a Cap jabatan yaitu cap yang buny; tulisannya menyebut nama jabatan. digunakan
untuk menyertai tanda ta.'gan pejabat yang bersangkutan;
b. Cap instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama unit organisasi,
digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang mempunyai wewenang
menggunakannya.
3. Ukuran dan Sentuk Cap Dinas
Bulat
OJ lingkungan Direk10rat Jenderal Perbendaharaan berlaku bentuK cap dinas bulat.
dengan ukuran garis tengah lingkaran lLiar 38 mm dan garis tengah lingkaran dalam
26 mm.
Cap dinas timbullstempel huruf timbul secara umum tidak dipergunakan dalam tata
naskah dinas Direktorat Jenderal Perbendaharaan, namun untuk dokumen-dokumen
teknis tertentu masih dipergunakan, misalnya pembubuhan stempel huruf timbul pada
SP2D dan SP DIPA .
Secara lengkap pengaturan cap instansi dan cap jabatan ditetapkan dalam Keputusan
Menteri Keuangan baik untuk instansi pusat maupun instansi vertikal.
Contoh:
BENTUK CAP DINAS
(1)
KETERANGAN
Ukuran Garis tengah mendatar lingkaran
luar38 mm.
Garis tengah lingkaran dalam 26
mm.
(1) Batas luar dua buah lingkaran tebal dan
tipis
(2) Batas dalam sebuah lingkaran tipis.
(3) lsi tulisan atas dan bawah ditulis
menurut arah panah serta dibatasi dua
bintang segi lima.
(4) a. Kosong tanpa tulisan,
66
b. Apabila ada. ditulis menurut arah
panah dan diberi gans pembatas atas
dan bawah berupa garis tipis
mendatar sejajar tulisan.
Contoh
BENTUK DAN lSI TULi SAN CAP DINAS
NO. MACAM CAP DINAS
KETERANGAN
------------------_._-
Cap Jabatar, Menteri K e u a n g a ~
2. Cap instansi Departemen Keuangan
3.
4. Cap Jabatan Direktur Jenderal
Perbendaharaan
67
Diguna,an ur. :uk menyen a: landa
, tangan Menteri Keuangan.
Digunakan oleh pejabat yang diben
wewenang menandatangani untuk dan
atas nama (a.n,) Menteri Keuangan,
Digunakan untuk menyertai tanda
tangan yang diberi wewenang sebagai
Pengganti Sementara (Pgs.), atau
pejabat yang diben wewenang ,
menandatangani atas nama (a ,n.) atau
untuk beliau (u.b.)
Digunakan untuk menyert ai tanda
tangan ' Direktur Jenderal
Perbendaharaan.
4. Warna Tinta Cap Dinas
a. Dalam tata riaskah dinas Direktorat Jenderal Perbendaharaan ber1aku ketentuan
mengenai penggunaan wama tinta pada cap dinas yaitu berwarna ungu, hal ini
dilakukan untuk membedakan antara naskah asfi dengan salinan/petikan atau
naskah dinas hasil fotokopL
b. Stempel tingkat keamanan (5angat Rahasia, Rahasia, dan Konfidensial) dan
kecepatan penyampaian (Sangat Segera, Segera, Kilat. dan Biasa) menggunakan
tinta cap warna merah.
5. Penempatan Cap Dinas
Cap dinas dibubuhkan di samping kiri, tetapi tidak menutupi tanda tangan.
Dalam penandatangan kerjasama atau perjanjian, bila letak tanda tangan di margin kiri
maka cap diletakkan di samping kanan tanda tangan.
6. Wewenang Penggunaan
a. Cap Jabatan Menteo Keuangan digunakan untuk menyertai tanda tangan Menteri
Keuangan atau Menteri Keuangan ad-interim.
b. Cap Instansi Departemen Keuangan digunakan untuk menyertai tanda tangan
Direktur Jenderal Perbendaharaan ke bawah yang diberi wewenang
mena'ndatangani naskah dinas atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) Menteri
Keuangan sesuai dengan ketentuan yang bertaku.
c. Cap Jabatan digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bersangkutan
atau pejabat yang bertindak sebagai Pemangku Jabatan (Pj.).
d. Cap Instansi digunakan untuk menyertai tanda tangan:
1} Pejabat eselon I yang bertindak sebagai Pengganti Sementara (Pgs.);
2) Pejabat yang bertindak sebagai Pejabat Sementara (Pjs.);
3) Pejabat yang diberi pelimpahan wewenang untuk menandatangani naskah dinas
atas nama (a.n) atau untuk beliau (u.b.) sesuai ketentuan;
4) Pejabat struktural bawahannya yang tidak memiliki cap dinas dalam rangka
pelaksanaan tugas intem unit organisasinya;
5) Pejabat atau unit organisasi yang tidak memiliki cap dinas, karena sifat tugasnya
otonom dan harus mengadakan hubungan sural menyurat keluar, dapat
menggunakan cap instansi atasannya sesuai dengan ketentuan tentang
pelimpahan wewenang pad a unit organisasinya masing-masing.
7. Kekhususan Penggunaan
a. Setiap naskah kerjasama pemerintah dengan luar negeri, tidak menggunakan cap
dinas.
b. Naskah keljasama Departemen Keuangan dengan instansi lain di dalam negen.
menggunakan cap jabatan masing-masing pejabat penandatangan.
E. Pengawasan dan Pengendalian
1. Cap dinas yang digunakan pada unit organisasi di Ungkungan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan. diusulkan oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan kepada Sekretaris
Jenderal Departemen Keuangan untuk ditetapkan dengan keputusan Menteri
Keuangan.
2. Cap dinas yang digunakan dapat digandakan untuk mempercepat pelayanan dan
menunjang kelancaran pelaksanaan tugas. Penggandaan cap dinas diusulkan
oleh masing-masing instansi di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan
kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
68
8t,\8 VI
PENOMORAN DAN PEMBERIAN KODE NASKAH DINAS
Nomor dan kode naskah dinas yang digunakan dalam Pedoman Tata Naskah Dinas
Direktorat JenderaJ Perbendaharaan adalah tanda atau simbol tertentu berupa angka dan huruf
sebagai tanda pengenal dan identifikasi terhadap unit arganisasi berdasarkan ketentuan. Dalam
rangka komunikasi administrasi surat-menyurat. setiap unit organisasi wajib menggunakan kode
sesuai dengan ketentuan.
Untuk tertib dalam penyelenggaraan tata naskah dinas Direktarat Jenderal Perbendaharaan
per1u diatur penamaran dan pemberian kade naskah dinas. Pengaturan kade naskah dinas di
lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan sesuai dengan ketentuan.
A. Pemberian Kode Naskah Dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Kode naskah dinas selain dapat digunakan sebagai sarana untuk mengidentifikasi naskah,
diharapkan mampu memberikan kemudahan bagi unit organisasi di lingkungan Direktorat
Jenderal Perbendaharaan dalam mengelola tata naskah dinas, sehingga dapat
mempertancar pelaksanaan tugas dan fungsi.
Kode naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan disusun menurut
pola dan urut-urutan unit organisasi yang berlaku. Oleh karena itu, setiap perubahan atau
penyempurnaan organisasi di Iingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan perlu diikuti
dengan penyempumaan kode naskah dinas.
1. Sistem penomaran dan pemberian kade didasarkan atas pengelompakan jenis naskah
dinas sebagai berikut:
a. Peraturan pelaksanaan dan peraturan perundang-undangan;
b. Surat biasa dan naskah dinas yang dipersamakan dengan itu.
2. Sistem penamoran dan pemberian kade naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. Dibedakan antara ketentuan pelaksanaan dari peraturan yang rnenjadi wewenang
Direktur Jenderal Perbendaharaan, dengan surat biasa dan naskah dinas yang
dipersamakan;
b. Dibedakan antara unit organisasi tingkat pusat dengan instansi vertikal;
c. Dibedakan antara penomaran dan pemberian kode keluar. dan jika dianggap perlu
dapat menggunakan Kode Penunjuk (KP) , untuk memudahkan penelusuran ke
dalam. guna mengetahui dan mana sumber surat, siapa pembuat konsep dan di
mana verbal konsep terakhir disimpan;
d. Penentuan pejabat yang berhak menandatangani;
e. Dibuat agar mudah diingatJdicari kembali serta memberi landasan bag;
pengembangan sistem penomoran unit-unit organisasi di lingkungannya.
B. Kode Naskah Dinas dl Lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan
1. Untuk membedakan naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendahara.an
diberi kode sebagai berikut:
a. Naskah dinas yang berupa peraturan pelaksanaan dari peraturan perundang-
undangan:
No. Jenis Naskah Kade
1. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan PER- ... IPB/ ...
2. Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan KEP- ... /P8/ ...
3. Instruksi Direktur Jenderal Perbendaharaan INS- .. .lPSI ...
69
t
b. Naskah dinas yang bersifat penyampaian berita dan sejenisnya:
No. I Jenis Naskah Kode
o 1. Surat s-
---i-------i
2. Nota Oinas NO-
3. Memo : MO- --,
I 4. i Surat Edaran I SE-
5. . Pengumuman ---- ~ P E N ' - G - - - -
J
6. Pemberitahuan
I PEM-

I
7. Sural Undangan UND-
8. Surat Pengantar sp- i
c. Naskah dinas yang bersifat memberikan keterangan. hake tugas. atau perintah dan
yang sejenisnya:
No. Jenis Naskah Kode
1. Surat Keterangan KET-
2. Surat Izin SI-
3. Surat Kuasa SKU-
4. Surat Perintah PRIN-
5. Surat Tugas ST-
d. ,Naskah dinas yang isinya harus segera disampaikan:
I
1. Faksimile FAKS-
I
2. Berita Telepon BT-
i
e. Naskah dinas yang serupa catatan/naskah yang bersifat dokumen sebagai alat
pembuktian:
1. Lembar Disposisi LD-
2. Verbal VRB-
3. Catatan CAT-
4. Laporan lAP-
5. Risalah RIS-
6. Berita Acara BA-
7. Berita Acara Serah Terima BAST-
8. Peijanjian PRJ-
Selaln kode untuk naskah din as tersebut di atas. masih banyak naskah dinas yang
berstfat teknis dan mempunyai bentuk khusus pada setiap unit organisasi di lingkungan
Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Pemberian kode naskah dinas terse but dapat
diatur tersendiri.
70
..
..
2. Pemberian Nomor dan Kode Naskah Dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan berdasarkan unit organisasi:
a. Nomor dan kode Peraturan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Direktur
Jenderal Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan sebagai berikut:
Format:
NOMOR .... .IPM .. .I
Contoh:
I I I .--------:
~ ~
Tahun Berjalan
Kode Unit Ditjen PBN
Kode Jenis Naskah Dinas
Nomor Urut Agenda
Peraturan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal
Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan dengan nomar urut agenda 85 dan
ditetapkan pada tahun 2008, pemberian nomar dan kadenya adalah NOMOR
85IPM.5/2008.
b. Nomor dan kode Keputusan Menteo Keuangan yang ditandatangani oleh Direktur
Format:
NOMOR .... .IKM ... .I. ..
II ,----I - . ~
Contoh:
Tahun Berjalan
Kode Unit Ditjen PBN
Nomor Urut Agenda
Keputusan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal
Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan dengan nomor urut agenda 100 dan
ditetapkan pada tahun 2009, pemberian nomor dan kodenya adalah NOMOR
100/PM.512009.
c. Nomor dan kode Instruksi Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Direktur
Format:
NOMOR ... IIM ... .I ...
11---' - - . ~
Contoh:
Tahun Berjalan
Kode Unit Unit Ditjen PBN
Nomor Urut Agenda
Instruksi Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal
Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan dengan nomor urut agenda 100 dan
ditetapkan pada tahun 2009, pemberian nomar dan kadenya adalah NOMOR
100/IM.5/2009.
71
d. Nomor dan kode Peraturan yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal
Perbendaharaan sebagai berikut:
Format:
NOMOR PER- .. .IPS! ....
I
I
I
L----___ ...
~
Contoh:
Tahun Serjalan
Kode Direktur Jenderal PBN
Nomor Urut Agenda
Peraturan Direktur Jenderal Pemendaharaan dengan nomar urut agenda 100 dan
ditetapkan pada tahun 2009. pemberian nomor dan kodenya adalah NOM OR PER-
1 00/PB/2009.
e. Nomar dan kode Keputusan
Format:
NOMOR KEP- .. .IPB/ ....
yang ditandatangani aleh Direktur Jenderal
II '---_I ~ ~
Tahun Berjalan
Nomor Urut Agenda
Contoh:
Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan dengan nomor urut agenda 100 dan
ditetapkan pada tahun 2009. pemberian nornor dan kodenya adalah NOMOR KEP-
1 OO/PB/2009.
f. Nomor dan kode Surat Edaran
Format:
NOMOR SE-..... /PB/ ...
yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal
11,----' ~ ;
Tahun Berjalan
Nomor Urut Agenda
Contoh:
Sural Edaran Direktur Jenderat Perbendaharaan dengan nornor urut agenda 100 .
dan ditetapkan pada tahun 2009. pemberian nornor dan kodenya adalah NOMOR
SE-1 OOIPB/2009.
72
g. Nemer dan kode surat yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan
sebagal benkut:
Format:
Nemer: S- ... .IPS/ ...
I
Tahun
1----------+ Kode Direktur Jenderal PBN
Nemer Urut Agenda
Kcde Jenis Naskah Dinas
!
------..
Centeh:
Surat Direktur Jenderal Perbendaharaan dengan nornor urut agenda 100 dan
ditetapkan pad a tahun 2009. pernbertan nornor dan kodenya adalah 5-1 OO/PBI2009.
h. Nomor dan kode surat yang ditandatangani oleh Direktur Pelaksanaan Anggaran
sebagai berikut:
Format:
Nomor: S-... /PB.21 ...

!ahun
. .-- _ Kode Unit Direktorat PA
Nomor Urut Agenda
Kode Janis Naskah Dinas
Contoh:
Sural Direktur Pelaksanaan dengan nomor urut agenda 100 dan ditetapkan pada
tahun 2009, pembertan nomor dan kodenya adalah S-100/PS.21200Q.
i. Nomor dan kode naskah dinas pada instansi vertikal sebagai berikut:
1) Nomor dan kode naskah dinas pada Kantor Wilayah:
Format
Nomor: S-.... IWPS .. .I ...
III I
Contoh:
Tahun
Kode Unit Kanwil Ditjen PBN
Nomor Urut Agenda
Surat Kepala Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara dengan nomor urut
agenda 100 dan ditetapkan pada tahun 2009, pemberian nomor dan kodenya
adalah S-100IWPB.02/2009.
73
2) Nomor dan kode naskah dinas pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara :
Format:
Nomor: S- ... IWPB .. .IKP ... .I. ..
lUI

Tahun
Kode Unit KPPN
Kode Unit Kanwil Ditjen PBN
Nomor Urut Agenda
------.... Kode Jenis Naskah Dinas
Contoh:
Surat Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan I dengan
nomor urut agenda 100 dan ditetapkan pada tahun 2009, pemberian nomar dan
kodenya adalah S-100IWPB.02lKP.0112009.
*) WPB.02 : Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara
KP.01 : KPPN Medan I
c. Tata Cara Penulisan Nomor dan Kode Naskah Dinas
Penulisan nomor dan kode naskah dinas diatur sebagai berikut:
1. Nomar dan kode naskah dinas. ditulis di margin kiri di bawah kop sural atau untuk Nota
Dinas, Sural Edaran. Pengumuman, dan lain-lain di margin tengah di bawahkop sural:
Contoh:
Nemor: S-.... /PB.1/ ...
I

Tahun
- Kode Unit Konseptor
Nomar Urut Agenda
Kode Janis Naskah Dinas
Nomor: S-.... IPB.11/ ...
I
Tahun
Kode Unit Konseptor
Nomor Urut Agenda
Penjelasan:
a. Ditulis jenis naskah dinas, S = Surat. Untuk surat yang memerlukan tingkat
keamanan tertentu dicantumkan tingkat kualifikasi surat. yaitu Surat Sangat Rahasia
= SSR. Surat Rahasia = SR, dan Surat Konfidensial =K;
b. Ditulis nomor urut dari buku agenda;
c. Kode unit erganisasi yang menjadi sumber asa' surat-surat tersebut, misalnya PB.1
= Sekretariat Direktorat Jenderal Perbendaharaan;
d. DituJis tahun yang sedang berjalan pada waktu pembuatan surat tersebut.
74
2. t Kode Penunjuk (KP). sepanjang perfu. ditlJIIs di margin kiri bawah konsep verbal
halaman pertama (Iihat lampiran Contoh 38).
Contoh:
KP: PB.1/PB.112/10.2
. ~ - - - - - - - - + ~ Bulan Berjalan. Nomor Berkas
Lh
" -! -----.
~ Kode Unit Penyimpan Berkas
---------+. Kode Unit Organisasi Konseptor
Kode Penunjuk
Penjelasan:
1. Kode Penunjuk ditulis KP;
2. PB.1 = Sekretariat Direktorat Jenderal Perbendaharaan;
3. PB.112 = Subbagian Tatalaksana (8agian OTL):
4. 10.2 = Bulan Oktober. berkas nomor 2.
75
BAS VII
KEWENANGAN DAN PELIMPAHAN WEWENANG
DALAM PENANDATANGANAN NASKAH DINAS
A. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas
1. Kewenangan untuk menandatangani naskah dinas antarike luar Direklorat Jenderal
Perbendaharaan yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan berada pada Direktur
Jenderal Perbendaharaan
2. Kewenangan untuk menandatangani naskah dinas yang tidak bersitat
kebijakan/keputusanlarahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan unit
organisasi eseJon II atau pejabat Jain yang diberi kewenangan untuk menandatangani di
Jingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan sebagai berikut:
a. Pimpinan unit eselon II yaitu Sekretaris Direktorat Jenderal. Direktur, dan Kepala
Kantor WiJayah JenderaJ Perbendaharaan dapat memperoleh pelimpahan
kewenangan penandatanganan surat menyurat tentang pelaksanaan tugas dan
tungsi sesuai dengan bidang masing-masing;
b. Pimpinan unit eselon III atau IV yang karena sitat tugasnya otonom, dapat
memperoleh pelimpahan kewenangan penandatanganan sural menyurat tentang
pelaksanaan tugas dan tungsi sesuai dengan bidang masing-masing.
DaJam penandatanganan naskah dinas lidak dicantumkan gelar, kecuaJi pada naskah dlnas
khusus, misalnya daJam penandatanganan sertifikatJijazah.
Matriks Kewenangan dalam Penandatanganan Naskah Dinas di Lingkungan Di rekto rat
Jenderal Perbendaharaan adalah sebagaimana ketentuan dalam Lampiran VI Keputusan
Direktur Jenderal Perbendaharaan ini.
B. Pelfmpahan Wewenang Penandatanganan Naskah Dlnas
Pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas di lingkungan Direklorat Jenderal
Perbendaharaan, sepanjang tidak ditentukan secara khusus dengan peraturan perundang-
undangan, kewenangan penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya.
Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang pelaksanaan tugas dan ketertiban
jalur komunikasi yang bertanggung jawab. PeJimpahan wewenang harus menglkuti jalur
struktural dan paling banyak hanya dua rentang j a b a t ~ n struktural di bawahnya.
Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan adaJah sebagai berikut:
1. Atas nama (a.n.).
Atas nama digunakan jika yang berwenang menandatangani suratldokumen
melimpahkan kepada pejabat dibawahnya. Persyaratan yang harus dipenuhi adaJah
sebagaiberikut:
a. Pelimpahan wewenang tersebut harus dalam bentuk tertulis;
b. Maten wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab
pejabat yang meJimpahkan;
c. Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan naskah din as berada pada
pejabat yang diatasnamakan.
76
0'"
Contoh penggunaan atas nama (a.n.) dalam penandatanganan surat adalah sebag ai
berikut:
Nama Lengkap
NIP
2. Untuk beliau (u.b.).
a.n. Sekretaris Direktorat Jenderal
Kepala Bagian Organta,
Nama Lengkap
NIP
Untuk beJiau digunakan jika yang diberi kuasa membe,; kuasa lag; kepada pejabat satu
tingkat dibawahnya. Untuk beliau (u.b.) digunakan setelah ada atas nama (a.n.).
Pelimpahan penandatanganan naskah dinas dengan bentuk untuk beliau (u.b.) hanya
sampai pejabat dua tingkat eseJon di bawahnya. Persyaratan yang harus dipenuhi
antara lain sebagai berikut:
a. Pelimpahan harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktural di bawahnya;
b. Materi yang ditandatangani merupakan tugas dan tan99ung jawabnya;
c. Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai Pejabat Sementara (Pjs.)
atau yang mewakili;
d. Tanggung jawab berada pada pejabat yang tetah diberi kuasa.
Contoh penggunaan atas nama (a.n.) dan untuk beliau (u.b.) dalam penandatanganan
surat adaJah sebagai berikut:
a.n. Mente'; Keuangan
Direktur Jenderal Perbendaharaan
u.b.
Nama Lengkap
NIP
Sekretaris Direktorat Jenderal
u.b.
Nama Lengkap
NIP
Untuk beliau (u.b.) juga digunakan untuk penandatanganan naskah dinas yang
materinya memang menjadi kewenangan dan tugas pejabat yang menandatangani
sesua; dengan batas kewenangan yang telah diatur secara umum dalam organisasi
yang bersangkutan. Periggunaan untuk beliau (u.b.) disini hanya untuk asas kesatuan
komando.
Misalnya surat keluar dan Direktur Jenderal ditujukan kepada pejabat eselon I lainnya
dilingkungan Departemen Keuangan, dapat ditandatangani oleh Sekretaris Direldorat
Jenderal atau Direktur dengan menggunakan untuk beliau (u.b.).
Contoh penggunaan untuk beJiau (u.b.) adalah sebagai berikut :
Direktur JenderaJ Perbendaharaan
u.b.
Nama Lengkap
NIP
77
Direktur Jenderal Perbendaharaan
u.b.
Direktur Pelaksanaan Anggaran
Nama Lengkap
NIP
C. Penunjukan Pejabat Pengganti
Untuk menjaga kelancaran tugas dan fungsi di lingkungan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan, apabila t e ~ a d i kekosongan jabatan dalarn hal pejabat ynng bersangkutan
karena suatu hal berhalangan dan tidak dapat melaksanakan tugasnya. dilakukan
penunjukan pejabat pengganti dengan memperhatikan kedekatan dan kesesuaian tuga sl
fungsi antara jabatan pejabat pengganti dengan jabatan kosong yang akan dirangkapnya.
1. Keadaan berhalangan dimaksud di atas dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Berhalangan sementara artinya Jacatannya masih tensi akan tetapi karena sesuatu
hal tidak dapat melaksanakan tugas jabatannya. Misalnya berhalangan karena cut;
tahunan, cuti besar. cuti karena alasan penting, tugas ke luar negeri yang tidak
melebihi enam bulan dan sebagainya;
b. Berha/angan tetap artinya jabatannya tidak ter;s; dan menimbulkan lowongan
jabatan. Misalnya karena seorang pejabat pens;un, meninggal dunia, perpindahan,
tugas ke luar negeri yang melebihi enam bulan, cuti di luar tanggungan negara dan
sebagainya.
2. Penggantian pejabat dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Dirangkap oleh pejabat atasannya;
b. Ditunjuk pengganti dan pejabat yang setingkat;
c. Ditunjuk pengganti dari pejabat bawahannya.
3. Penggunaan sebutan penggantian pejabat sebagai berikut:
a. Pejabat Sementara (Pjs.)
Penggunaan sebutan Pejabat Sementara ini hanya berlaku untuk pejabat eselon II
ke bawah. Dalam hal seorang pejabat ditunjuk untuk menggantikan pejabat yang
berhalangan sementara sebagaimana dimaksud di atas, maka pejabat tersebut
menggunakan sebutan "Pejabat Sementara"( disingkat Pjs.) untuk jabatan yang
digantikannya itu.
Tata cara penunjukan:
1} Penunjukan Pejabat Sementara dimaksud dapat dilaksanakan dengan cara
menerbitkan Surat Kuasa, Surat Perintah. alau tersimpul dan Surat
Pemberitahuan/Pengumuman yang dikeluarkan oleh Pejabat yang berhalangan.
Pejabat Sementara mempunyai hak untuk melaksanakan tugas-tugas rutin
dalam batas-batas yang ditentukan dalam Surat Kuasa/Surat
Pemberitahuan/Surat Pengumuman.
2) 8i1amana Penggantian Sementara dimaksl;Jd di atas, akan ditunjuk dan pejabal
yang setingkat dengan pejabat yang berhalangan, maka penunjukan tersebut
dilakukan oleh pejabat atasannya dengan memperhatikan as as kedekatan dan
kesesuaian tugas dan fungsi antara jabatan-jabatan tersebut.
3) 8iJamana penggantian sementara dimaksud di alas. akan ditunjuk dart pejabat
baviahan pejabat yang berhalangan, maka penunjukan terse but dapat diJakukan
oleh pejabat yang berhalangan sementara dengan memperhatikan asas
senioritas jabatan serta melaporkan kepada alasan langsung pejabat yang
berhalangan (sarna dengan Plh).
78
Contoh penulisan sebutan Pjs. dalam penandatanganan surat ada\ah sebag ai
berikut:
Pjs. Kepala Bagian Umum,
Nama Lengkap
NIP ...
b. Penunjukan Pemangku Jabatan (Pj.)
Pjs. Kepala Bagian Organta I
Nama Lengkap
NIP ...
Penggunaan sebutan Pemangku Jabatan ini berlaku untuk pejabat eselon II ke
bawah. Dalam hal seseorang pejabat di samping jabatannya d i t u n j u ~ menggantikan
pejabat yang berhalangan tetap sebagaimana dimaksud di atas, maka pejabat
tersebut menggunakan sebutan "Pemangku Jabatan" (disingkat Pj.) untuk jabatan
yang digantikannya itu. Pemangku Jabatan memangku jabatan terse but hingga
ditunjuk pejabat baru yang definitif.
Penunjukanlpengangkatan Pemangku Jabatan dimaksud dilaksanakan dengan cara
menerbitkan Sural Tugas atau Surat Keputusan dan pejabat atasannya atau pejabat
atasannya yang berwenang mengangkat dalam jabatan.
Kecuali ditentukan lain, Pemangku Jabatan mempunyai hak dan kewajiban penuh
yang sarna seperti pejabat yang digantikannya. .
Contoh penggunaan Pj. dalam penandatanganan sural adalah sebagai benkut:
Pj. Kepala Bidang ........ ,
Nama Lengkap
NIP ...
Pj. Kepala Seksi ......... .
Nama Lengkap
NIP ...
Penggunaan istilah pemangku jabatan (Pj.) daJam penandatanganan surat tidak
terkait dengan sebutan yang digunakan di bidang kepegawaian dalam hal
pengangkatan jabatan struktural yang belum memenuhi persyaratan dalam pangkat
permulaan jabatan yang bersangkutan.
C. Penunjukan Pejabat Pengganti Sementara (Pgs.)
Apabila Direktur Jenderal Perbendaharaan berhalangan sementara, ditunjuk pejabat
pengganti sementara dari pejabat eselon I lainnya dengan menggunakan sebulan
"Pengganti Sementara" disingkat Pgs. untuk jabatan yang digantikannya itu.
Penunjukan pejabat sementara dimaksud. dilaksanakan dengan penerbitan Sural
Kuasa atau Surat Pemberitahuan dan Menteri Keuangan.
Contoh penulisan Pgs. dalam penandatanganan surat adalah sebagai berikut:
Pgs. Direktur Jenderal,
Nama Lengkap
NIP ...
Contoh Format Surat Tugas Penunjukan Pejabat pengganti Sementara, Contoh 41.
79
Hal-hal yang harus diperhatikan:
1. Ketentuan mengenai penggantian pejabat dengan bentuk Plh. dan PIt. tidak
digunakan di Iingkungan Departemen Keuangan.
2. Pelaksana tidak dapat diserahi pelimpahan wewenang.
80
BA8 VIII
PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH DINAS
Perubahan. pencabutan. pembatalan, dan ralat naskah dinas harus jelas dan dapat
menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan perubahan, pencabutan. pembatalan dan/atau
ra lat.
A. Pengertian
1. Perubahan
Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah diubah. Perubahan dinyatakan dengan
naskah perubahan.
2. Pencabutan
Pencabutan berarti naskah dinas itu tidak berlaku sejak peneabutan ditetapkan.
Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.
3. Pembatalan
Pembatalan berarti seluruh materi naskah dinas tidak bertaku mulai saat naskah dinas
baru ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas
yang baru.
4. Ralat
Ralat adalah perubahan yang bersifat pembetulan atas kesalahan yang sifatnya tidak
substansial, seped; urutan angka atau huruf, penulisan huruf nama orang.
B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Dan Ralat Naskah Dinas
1. Naskah dinas apabila diubah. dicabut,atau dibatalkan harus dengan naskah dinas yang
sarna jenisnya, misalnya Peraturan Direktur Jenderat Perbendaharaan harus dengan
Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan .
2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, peneabutan dan pembatalan adalah
pejabat yang semula menandatangani naskah dinas tersebut, atau oleh pejabat yang
lebih tinggi kedudukannya.
3. Ralat yang bersifat kekeliruan keeil, misalnya salah ketik dilaksanakan oleh pejabat yang
menandatangani naskah dinas atau dapat pula oleh pejabat yang setingkat lebih
rendah.
a. Ralat suatu peraturanlkeputusan, pada dasarnya dilakukan oleh pejabat yang
menerbitkan atau menetapkan peraturan/keputusan dimaksud atau oleh pejabat
eselon setingkat di bawahnya, dan dilakukan dengan peraturan/keputusan yang
setaraf sebagai berikut:
1) Ralat atas Peraturan/Keputusan Menteo Keuangan yang ditandatangani oJeh
Direktur Jenderal Perbendaharaan atau eselon di bawahnya atas nama Menteri
Keuangan dilakukan oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan atau eseton di
bawahnya atas nama Menteri Keuangan;
2) Ratat atas PeraturaniKeputusan yang ditandatangani oleh Direktur Jendera!
Perbendaharaan dilakukan oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan sendiri.
b. Ralat PeraturanlKeputusan Menteri Keuangan dan ralat PeraturanlKeputusan
Direktur Jenderal Perbendaharaan atau eselon di bawahnya tidak menerbitkan
nomor PeraturanlKeputusan baru.
81
4. Perubahan atas suatu peraturan/keputusan dilakukan terkait dengan adany,a kesalahan
atau penyesuaian kebijakan/ketentuan yang diperluk.an agar pelaksanaannya dapat
b e ~ a l a n dengan lancar dan baik. Perubahan dilakuka:, apabila hal terse but berkaitan
dengan substansi yang diatur.
a. Perubahan dilakukan dengan:
1) Menyisipkan atau menambah materi:
2) Menghapus atau mengganti sebagian materi.
b. Perubahan dapat dilakukan terhadap:
1) Seluruh atau sebagian buku. bab, bagian, paragraf, pasal, dan/atau ayat;
2) Kala, istilah, kalimat, angka, dan/atau landa baca.
c. Pada dasarnya batang tubuh perubahan lerdiri atas 2 (dua) pasal yang ditulis
dengan angka Romawi yaitu:
1) Pasai I memuat judul yang diubah dan memuat mateo atau norma yang diubah.
Jika materi perubahan lebih dari satu, setiap mateo perubahan dirinci dengan
menggunakan angka Arab (1,2,3, dst); ~
Contoh:
Pasall
Beberapa ketentuan dalam Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan
Nomor ........... tentang ..... diubah sebagai berikut:
1. Ketentuan Pasal 6 diu bah sehingga berbunyi sebagai berikut ...... .
2. Ketentuan Pasal 8 diubah sehingga berbunyi sebagai berikut ...... .
3. Dan seterusnya.
2) Jika perubahan telah dilakukan lebih dan satu kali. pasal I memuat. selain
mengikuti ketentuan pada Nomor 4 huruf c, juga tahun dan nomor dan
Peraturan/Keputusan perubahan yang ada.
Contoh:
Pasall
Peraturan Menteri Keuangan Nomar ...... Tahun ...... tentang ...... yang
telah beberapa kali diu bah dengan Peraturan Menteri Keuangan:
a. Nomor ...... Tahun ..... .
b. Nomar ...... Tahun .... ..
c. Nomor ...... Tahun ..... .
3) Pasal II memuat ketentuan tentang sa at mulai berJaku. Dalam hal tertentu. Pasal
II juga dapat memuat ketentuan peralihan dari Peraturan/Keputusan
perubahan.yang maksudnya berbeda dengan ketentuan peralihan dari
Peraturan/Keputusan yang diubah.
d. Jika suatu perubahan Peraturan/Keputusan mengakibatkan:
1) Sistematika berubah;
2) Maten berubah lebih dari 50% (lima puluh persen);
3) Esensinya berubah.
82
..
5. Pencabutan alas suatu peraturan/keputusan jika perubahan substansi yang dimuat
memenuhi hal-hal sebagai berikut:
e. Substansi yang diubah banyak. lebih dari 50% (dihitung dengan persentase Daftar
Inventaris Masalah)
f. Mengubah sistematikalkerangka umum.
g. Mengubah substansi pokok yang merupakan esensi peraturan/keputusan dimaksud.
h. Jika dilakukan perubahan. konsepsi dasar dali per8turan/1<..eputusan justru menjadi
sulit untuk dimengeni/dipahami sehingga dengan pencabutan dan penerbitan aturan
baru hal-hal yang diatur menjadi lebih jelas dimengerti.
83
BABIX
PENUTUP
1. Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Perbendaharaan ini agar dijadikan dasar
at au acuan dalam penyelenggaraan komunikasi kedinasan antar unit organisasi di
lingkungan Direk10rat Jenderal Perbendaharaan.
2. Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Perbendaharaan diterbitkan oieh
Sekretariat Direktorat Jenderal Perbendaharaan sebagai pedoman yang baku bagi seluruh
jajaran Direktorat Jenderal Perbendaharaan dalam rangka penyelenggaraan tugas sesuai
dengan bidang tugas masing-masing.
3. PejabatJpegawai pada setiap unit organisasi di lingkungan Direktorat JenderaJ
Perbendaharaan yang memerlukan informasi Jebih lanjut atau akan mengajukan saran
penyempurnaan pedoman ini dapat menghubungi:
Sekretariat Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Bagian Organisasi dan Tatalaksana (Subbagian Tatalaksana)
Gedung Prijadi Praptosuhardjo I Lt.1
Jalan Lapangan Banteng Timur 2-4
Jakarta 10710
Telepon : (021) 3449230 pswt.5206-52071 (021) 3843417
Faksimile : (021) 3454640 .
84
Menimbang
Mengingat
Menetapkan
1
LAMPIRPN II
[)IREKT;.;"
KEP 23 IP3I2CY.lS TENTANG PEDOMAN iATA
OINAS C:REKTCRAT

Contoh Format Peraturan yang Ditandatangani oJeh
Direktur Jenderal Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan
------------------
MENTERIKEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... !PM.51 ...
TENTANG
MENTERIKEUANGAN,
a. bahwa .............................................................................. .
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam hurut
a. perJu menetapkan' Peraturan Menteri Keuangan tentang
1.
2.
3. dst;
MEMUTUSKAN:
PERATURAN MENTER! KEUANGAN TENTANG .... (Menggunakan huruf
kapita! tanpa frasa Republik Indonesia dan diakhiri dengan tanda baca titik)
Pasal1
Pasal2
Peraturan Menteri Keuangan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengumuman Peraturan
Menteri Keuangan. ini dengan penempatannya dalam Berita Negara
R epublik Indonesia.
a.n.
Ditetapkan di
pada tanggal
MENTERI KEUANGAN
(T anda tangan dan cap dinas)
NAMA LENGKAP
NIP
85
Contoh 1
r---------,

oerwarna kuning
em as dan nama
jabatan yang telah
dicetak
Penomoran
berurulan dalam
satu tahun takwim
Judul peraturan
ditulis dengan
huruf kapital
Memuat arasan
tentang perlunya
ditetapkan
peraturan
Memuat peraturan
yang menjadl
dasar ditetapkan
peraturan
Memuat substansl
kebijakan yang
c5tetapkan
Rumusan Ini tldak
perlu dimuat
apabiJa hanya
dlberlakukan
secara umum di
Iingkungan
Departemen
Keuangan.
Kota sesuai
alamat instansi
dan tanggal
penandatanganan
0itu6s dengan
huruf kapital
Menimbang
Mengingat
Menetapkan
Contoh 2
Contoh Format Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan
DIREKTORAT JENDERAL PERBENOAHARAAN
PERATURJ.!.N ..;ENQER.A.L
PER - . IPSI
TENTANG
a. bahwa ............ '" '" ..... , ............. , ........................................ ;
b. bahwa ...... '" ..................................................................... ;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a dan b di atas. perlu menetapkan Peraturan
Direktur Jenderal Perbendaharaan tentang (Ii hat judul)
1. . ........... '" ...... '" '" ...... '" ...... '" ., ........................... , ..... , .... .
2 ......................................................................................
3 ................. dst;
MEMUTUSKAN:
TENTANG '" (Menggunakan huruf kapital dan diakhir; dengan
tanda baca titik).
BABI
KETENTUAN UMUM
Pasal1
BAB II
Pasal2
Pasal1
Bagian Kesatu
Paragraf 1
Paragraf2
BAS III
Peraturan Direktur Jende'ral Perbendaharaan ini mulai berlaku pada
tanggal ditetapkan.
Oitetapkan di ....... " ... '" ....................... , ..... .
pada tanggal ......... '" ........ , .. , ..... , ., ........... ..
DIREKTUR JENDERAL,
(landa tang an dan cap dinas)
NAMA LENGKAP
NIP ...
86
1}-
I
Nama
Oepa:temen dan
Unit Eselon r
?enomoran
tlervuta,
calam satu
tahun takwim
Judul Peraturan
ditulis dengan
huruf kapitai
t---' ----.I
Memuat alasan
tentang pertunya
ditetapkan
peraturan
Memuat peratura n
yang menjadi
dasar ditetapkan
peraturan
Memuat substansi
kebijakan yang
ditetapkan
Kota sesuai
alamat Instansi dan
tang9al
penandatangansn
Oitulis dengan
huruf kapital
Menimbang
Mengingat
Contoh Format Peraturan Bersama
3E?SAM.A.
DIREKTUR [:J.A:\i -)
NOMOR
NOMOR
. IPSI. .
TENTANG
DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN DAN .... *)
a. bahwa .............................................................................. ;
b. bahwa .............. , ............................................................... ;
dalam huruf a dan b di alas, perlu menelapkan Peraturan
1. ., ..................... , '" ........... , ............. , ................................ ,
2.
3. . .............. dst;
Memperhatikan :
Menetapkan
MEMUTUSKAN:
PERATURAN BERSAMA DIREKTUR JENDERAL
PERBENDAHARAAN DAN .... *) TENTANG ... (Menggunakan huruf .
dan diakhiri dengan tanda baca titik).
Pasal1
Pasal2
................................................... ...................................... I
Peraturan Sersama Direktur Jenderal Perbendaharaan dan ... *) ini I
Contoh 3
l:lgo dan nama
jaba!an fang !ela"
d'celai<
Penomoran
berurutan dalam
satu tahun takwim
Judul peraturan
ditulis denga"
huruf kapital
Memuat alasan
tentang perlunya
ditetapkan
peraturan
Memual peraturan
yang menjadi
dasar ditetapkan
peraturan
Memuat substansi
kebijakan yang'
ditetapkan
mulai beriaku ... ... ...... ...... ...... I
pada tanggal ........................ ... ......... L..-____
Kola sesuai
alamat instansi
dantanggaJ
penandatanganan
....... *) DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN,
(Tanda tangan dan cap dinas) (Tanda tangan dan cap dinas)
NAMA LENGKAP
NIP/NRP ...... .
-) Pejabal setingkat Eselon I
NAMA LENGKAP
NIP ...
87
Ditulis dengan
huruf kapital
Contoh 4
Contoh Format Keputusan Menteri Keuangan yang Ditandatangani oleh Direktur
Jenderal Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan
Menimbang
Mengingat
Menetapkan
PERTAMA
KEDUA
KETIGA
MENTERIKEUANGAN
REPUBUK INDONESIA
KEPUTUSAN MENTER I KEUANGAN
NOMOR .. . /KM.SI ...
TENTANG
MENTERI KEUANGAN.
a. bahwa .............................................................................. .
b. bahwa ..... , ........................................................................ .
dalam hUfUf a dan b di atas. perlu menetapkan Keputusan
Menteri Keuangan tentang (lihat juduJ) .................................. ;
1. . .................................................................................... .
2 ...................................................................................... .
3. .. .............. dst;
MEMUTUSKAN:
KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN TENTANG ... (Menggunakan
huruf kapital tanpa frasa Republik Indonesia dan diakhiri dengan
tanda baca titik).
Keputusan Menteri Keuangan ini mulai berlaku pada tan99al
ditetapkan.
Salinan Keputusan Menteri Keuangan ini disampaikan kepada:
1. .. ......................................................... .
2. dst.
Ditetapkan di ............ '" ............................. ,
pada tanggal ... 0" ., 0 , " 0 '" '" 0 .,
a.no MENTERI KEUANGAN
(Tanda tangan dan cap dinas)
NAMA LENGKAP
NIP ...
88
Lambang
~
Negara
berwarna k ~ n i n g
.
! emas dan nama
jabaran yang
, . telah diceral<
:h'----__ --..I
U
I
Penomoran
berurutan dalam
satu tahun takwim
Judul keputusan
ditulis dengan
huruf kapitaJ
Memuat alasan
tentang perlunya
ditetapkan
keputusan
Memuat peraturan
yang menjadi
dasar dltetapkan
keputusan
Memuat substans;
kebtjakan yang
ditetapkan
Memuat nama
jabatan yang terkait
dan atau pemohon
Kota sesuai
alamat Instansi dan
tanggal
penandatanganan
Nama jabatan
dan pejabat
ditutis dengan
huruf kapitat
Menimbang

Mengingat
Menetapkan
PERTAMA
KEDUA
KETIGA
...
Contoh 5
Contoh Format Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK
Nama
Oepartemen dan
Un:t Eselon I
CIREKTORAT JENDER.A.L PERBENCAH,A.R.A..AJ.; '--_____ --J
KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PERBEND.A.rlARAAt'-J
NOMOR KEP -. IPS/.
TENTANG
i P'::::lr.'lcra-.
ben.rutan dalam
r L...-s_at_u_ta_h_un_ta_kw_i_m---l
p-
Judul keputusan
ditulis dengan
huruf kapital
............................. iri L..-____ ---I
Memuat alasan
.. & .... _.. .... .. .... .. .... .. ... ...... .. .. .. .. .... ...... ...... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .... ...... .. .... .. .... .... .. .. .. .. .... .... ...... ..... .... ........ ............ tentang perlunya
b. bahwa ............................... " .......................... , .. . .. . .. .... ....... ditetapkan
.................................... '" ......... ......... ......... ...... ................ keputusan
dalam huruf a dan b di atas. perlu menetapkan Keputusan
Direktur Jenderal Perbendaharaan tentang (lihat judul)
1. . ........................................................... '" ...................... .
2. . .................................................. '" .. , ... '" '" ...... '" .......... .
3. . ........................... dst;
MEMUTUSKAN:
KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL
TENTANG ... (Menggunakan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda baca titik).
Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan ini mulai berlaku pada
tanggal ditetapkan.
Salinan Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan
disampaikan kepada:
1 ............................................................ .
2 ............................................................ .
ini
Ditetapkan di ............ '" ........ , '" .............. , .. .
pada tanggal .................................... '" ... '"
DIREKTUR JENDERAL.
NAMA LENGKAP
NIP ...
89
},
Memuat peraturan
yang menjadi
dasar ditetapkan
keputusan
Memuat substansi
kebljakan yang
ditetapkan
"--______ ...J
J
Memuat nama
rL.t jabatan yang
If 1 terlcall.
. Kota sesuai
alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
Oitulis dengan
huruf kapital
Contoh Format Petikan Keputusan
------i
Menimbang
PETIKAN
Jc:--.JOERAL PERBENDAHARAAN
NOMOR KEP - . . /PSI
TENTANG
dst.;
Mengingat dst.;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN
TENTANG ... (Iihatjudul)
PERTAMA

dst.
KETIGA dst.
Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan ini mulai berlaku
pada tanggal ditetapkan.
Salinan Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan ini
disampaikan kepada:
1 s.d. 7 dst.;
Petikan Keputusan Direktur JenderaJ Perbendaharaan ini
disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan
dipergunakan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di _ .................... '" .................... .
pada tanggal ........................ '" '" ........ , .. , ., .
DIREKTUR JENDERAL,
(ttd)
NAMALENGKAP
NIP ....
Petikan sesuai dengan asJinya;
Sekretaris Direktorat Jenderal
u.b.
Kepala Sagian Umum,
Nama Lengkap
NIP ...
Yth. Saudara .. , (Nama Lengkap)
90
I
[}
Contoh 6
Nama
Departemen dan
Unit eselon I
Penomoran
berurutan dalam
satu ta hun takwim
lsi menimbang dan
mengingat tidak
perJu diturts lengkaPt
Batang tubuh hanya
dikutip beberapa

Kota sesuai
alamat instans'
dantanggal
penandatanganan
Tidak
dieantumkan
tanda tangan.
Petikan dibuat
dan
dltandatangani
oleh peJabat yang
berwenang
Menimbang
Mengingat
Menetapkan
PERTAMA
KEDUA
KETIGA
Contoh 7
Contoh Format Keputusan dengan Petikan
._---_._----- .. _---_._-- ------
DIREKTORAT JENCER.A.L PERBENC-A.H.A.RM.N
r(c;:)lJ lUS.A.''-J 0 .... Ei'4DER .. \L
KEP - ./PSI
TENTANG
a. bahwa ...
b. bahwa '"
dalam huruf a dan b diatas, perlu menetapkan Keputusan
Direktur Jenderal Perbendaharaan tentang (Iihat judul) ..... , ....
1. . ......................... , '" .. , ................ .
2 .................................................. .
3. . ...................... dst;
MEMUTUSKAN:
KEPUTUSAN
TENTANG ...
DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN
(Menggunakan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik).
Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan ini mulai berJaku pada
tan9gal ditetapkan.
Salinan Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan
disampaikan kepada:
1 .................................... ..
2 ..................................... ..
ini
Petikan Keputusan Direktorat Jenderal Perbendaharaan Inl
disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan
Ditetapkan di .... " '" ... ... . .. .. . .. . ... ... ... . .. ..... . .
pada tanggal .... , ..... , ........................... , ..... ,
DIREKTUR JENDERAL,
(Tanda tangan dan cap jabatan)
NAMA LENGKAP
NIP ...
91
,
Nama
Oepartemen dan
Unit Eselon i
- i
"
berurutan dalam
satu tahun takwim
I
Judul Keputusan
ditulis dengan
) huruf kapital
I" Memuat alasan
I I tentang perlunya
ditetapkan
I Keputusan

.I
Membuat
peraturan yang
menjad i dasar
hukum ditetapkan
Keputusan
'-------......
}
Membuat
substansl
kebijakan yang
ditetapkan
L-------J
'"""
>-
..J
Memuat nama
jabatan yang
terkait
Kota sesuai
aramat Instansi
. dan tanggal

l
Nama jabatan dan
J
> pejabat ditulis
dengan hUM
kapilal
I
I
,
I Menimbang
I
: Mengingat
Menetapkan
PERTAMA
I KEDUA
KETJGA
Contoh Format Keputusan Bersama
'0
I. h
\L-J
=
KEPUTUSAN 8ERSAMA
DIREKTUR JENDERAL PERBENOAHARAAN DAN ..
NOMOR .. IPSI .. .
NOMOR .......... .
TENTANG
DJREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN DAN ....... *)
a. bahwa .............................................................................. ;
b. bahwa .............................................................................. ;
1. . ... , ............ , '" ... '" '" ....... , ................................ , ...... , .. , .... ,
2 ...................................................................................... t
MEMUTUSKAN:
KEPUTUSAN BERSAMA DIREKTUR JENDERAL
PERBENDAHARAAN DAN ....... *) TENTANG '" (Menggunakan
huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik).
Keputus.an Bersama Direktur Jenderal Perbendaharaan dan ........ *)
ini mulai berlaku sejak tang9al ditetapkan dan mempunyai daya laku
surut terhitung sejak tan9gal .. ,
Salinan Keputusan Bersama Direktur Jenderal Perbendaharaan dan
........ *) ini disampaikan kepada:
1. . .......................................................... .
2 ............................................................ .
Ditetapkan di
pada tanggal
...... '" ... *) DIREKTUR JENDERAL
(Tanda tangan dan capjabatan) (Tanda tangandan capjabatan)
NAMA LENGKAP NAMA lENGKAP
L .. ___ .. ________
N
_
'P
_ .. _. ----------'
*) Pejabat setingkat Eselon I
92
Contoh 8
Logo dan roam a
jabalan yang telah
aice:ak
Penomoran
belulutan dalam
satu tahun taJcwim
Judul keputusan
ditulis dengan
hUluf kapital
Mcmuat alasan
tentang pertunya
ditetapkan
keputusan
Memuat peraturan
yang menjadi
dasar ditetapkan
keputusan
Memuat substans;
kebijakan yang
dltetapkan
Kota sesuai
alamat instansi dan
tangga'
penandatanganan
Ditulis dengan
huruf kapital
Menimbang
Mengingat
Kepada
Untuk
PERTAMA
I KEDUA
KETIGA
Contoh 9
Contoh Format Instruksi
DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAH.A.R.AAN
----Ii, I ~ I _N_a_m_a_oepartemen.
Unit eselon I dan
Unrt eselor, "
iNSTRLJr<.S!
NOMOR INS- IP31
TENTANG
a. bahwa ............................................................................. .
....................................................................................... :..
b. bahwa .............................................................................. .
1. . .... , '" ......................... , ......................... '" ......... '" .......... ,
2.
MENGINSTRUKSIKAN:
1. . .... , .................... , ....... , ... , ....... ,.
2 ................................................ .
3. dan seterusnya.
Instruksi ini muJai berJaku sejak tanggat ditetapkan.
Salinan tnstruksi Direktur Jenderal Perbendaharaan ini disampaikan
kepada:
1. ., ........................................................ ,.
2 ............................................................ .
Ditetapkan di
pada tanggal
DIREKTUR JENDERAL,
NAMA LENGKAP
NIP
93
~ Lpenornoran
;.J berut\,.:an dalam
satu tahun takwim
h Judul instruksi
. ditulis dengan
huruf kapita'
Memuat alasan
tentang perlunya
ditetapkan
instruksi
Memuat peraturan
yang menjadi
dasar ditetapkan
instruksi
Daftar pejabat
yang menerima
instruksi
Memuat sUbstansi
arahan yang
diinstruksikan
Memuatnama
jabatan yang
terkait.
Kota sesuai
alamat instansi
dan tanggal
penandatangan-
an
Ditulis dengan
huruf awal
kapital
Contoh Format Petunjuk Pelaksanaan
i
LAMPIRAN!
PERATURAN DIREKTUR JEt-.:DERAL PERBEND.A.H.A.RAAN
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN
TENTANG
BASI
PENDAHULUAN
BAB II
PELAKSANAAN
1. . ...... , ............. t ............................................................................ .
2. dst.
DIREKTUR JENDERAL,
NAMA LENGKAP
NIP ...
94
Contoh 10

esejon I
Judul juklak
ditulis dengan
huruf kapital
Memuat:
-umum
-maksuddan
tujuan
- ruang lingkup
- dasar.
Menunjukkan
urutan tindakan,
pengorganfsasian
koordinasi,
pengendallan,
dsb ..
Ditulis dengan
huruf kapital

.
.
Contoh Format Surat Edaran dengan Judul
cr:> ."
.; . -_ ... .: _ .:

113S
e 345-37:0
.w:ts,:= . ... 0. co td
Contoh 11
1
f
Logo. nama.
dar. afarT'a!
InSlar.SI
.. - - --
Yth. 1 ............................. .
2 .............................. .
3. dst.
Tembusan:
1 ................................. .
2 ................................. .
3. dst.
SURAT EDARAN
Nemer SE-... IPS/ ...
TENTANG
Ditetapkan di ................ ..
pada tanggal ............ __ ............... .
Direktur Jenderal,
Nama Lengkap
NIP ...
95
Alamat
pejabat yang
menerima SE
Penomoran
berurutan
dalam satu
tahun
takwim
Judul SE
ditulis
dengan huruf
kapital
Memuat:
-umum
- dasar hukum
- maksud dan
tujuan
- ruang lingkup
- dU.
Kota sesual
alamat instansi
dantanggal
penandatangan-
an
Dftulis
dengan
huruf awal
kapltal,nama
nRt::.r
Bila
diperlukan,
dicantumkan
nama jabatan
yang terkaiL
Contoh Format Surat Edaran Tanpa Judul
DIREKTORAT JENDERAL PERBENOAHARAAN
::: ?rac!:s"_"'.a-::.&,,: '-.:
. . ... 3a.-:(:o ....I; ..
.2o(a".a
i iJ;
3842::34
3646402. 34537 iG
;'Vecstle WNW {j':lIC
Yth. 1 ... , ..... , ................... ,. (tanggal, bulan, tahun)
2 .............................. .
3. dst.
Tembusan:
1. .. .............................. .
2 ................................. .
3. dst.
SURATEDARAN
Nomor SE-... /PB/ ....
96
Direktur Jendera',
(Tanda tang an dan cap dinas)
Nama Lengkap
NIP ...
Contoh 12
l
I Logo,
lJ_0ama-----.l0 ar.
J : al.mal
I

Alamat
pejabat yang
menerima SE

Penomoran
I berurutan
dalam satu
tahun takwim
Memuat alasan,
dasar hukum,
dan tata cara
pelaksanaan
yang penting
dan mend esak
untuk
dilaksanakan.
Ditulls dengan
huruf awal
kapital. na ma
tanpa gear
Blla
diperlukal\
dfcantumkcn
nama labata Jl
yang terkat
Contoh 13
Contoh Format Pengumuman
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA h
DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN i I

:; .. . .c -f: sa ::s.., :::.c :2C" ,(
I =.;.". .. - _, '.:' . .: ;:.:-::;.:
.a .. ':,'':''
, 13;
=2:-S e
..v.-.V :: c
PENGUMUMAN
Nomor PENG- .. . /PSI ...
TENTANG
.................................................................................................................
...... ......... .............................................................................................. .. ..
Tembusan: Uika diperlukan)
1 ................................ ..
2 ................................. .
3. dst.
Ditetapkan di ........................... .
pada tanggal ...................... , ...... .
Direktur Jenderal,
Nama Lengkap
NIP ...
97
I
./
Logo.
nama. dan
alamat
Penomoran
berurutan
dalam satu
tahun takwim
Judul
Pengumuman
ditulis d engan
huruf kapital
Memuat
alasanJ
peraturan
yang menjadi
dasar, dan
pemberitahuan
tentang hal
tertentu yang
dianggap
mendesak .
Kata sesuai
alamat
instansi dan
tanggal
penandata-
nganan.
Ditulis .
dengan huruf
awal kapital.
nama tanpa
gefar
Bila
diperlukan,
dicantumkan
nama jabatan
yang terkail
Contoh Format Prosedur Tetap
l
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA I
Gec..;ng :.;3J: ..:;= f _: ?
:1 ... .. . .:
.. 4:7 J = e }":53'7
;':I<:csl:e \ .....VIJ :
PROSEDUR TETAP
Nomor PROTAP- ... ... 1 ..... .I. ...
TENTANG
BABI
PENDAHULUAN
BAB II
PROSE OUR
1 ...................................................................................................... .
2. dst
Tembusan: (jika diperlukan)
1 ................................ ..
2 ................................. .
Ditetapkan di .................. .
pada tanggal .......... , ........ , ......... .
Direktur Jenderal,
Nama Lengkap
NIP ...
98
!J
I
Contoh 14
logo. nama.
dan alamat
;nstaf'lsi.
Pencmoran
berurutan
dalam satu
tahun takwim
Judul protap
ditulis dengan
huruf kapital
Memuat dasar.
alasan,
pertimbangan.
tata cara
pelaksanaan
kegiatan
tentang
perlunya
ditetapkan
protap.
Menunjukkan
urutan
tindakan.
pengorganisasi
an koordlnasi,
pengendalian
dsbnya.
Bila diperlukBII,
dicantumkan
nama jabatan
yang terkait.
---------
Conton 15
Contoh Format Pedoman
LAMPIRAN:
KEPUTUSAN DIREKTUR JENOERAL PERBENDAHARAAN I
NOMOR .. . TENTANG
I Logo dan nama
\.) fang telar.
(\ Clcetai<
PEDOMAN
TENTANG
BABI
PENDAHULUAN
BAB 11
BAB 111
! l'--___
U
Judul pedoman
ditulis dengan

Memuat latar
belakang, alasan.
dasar pemikiran,
maksuddan
tujuan, ruang
lingkup, tata urut
dan pengertian.

L--_____ --'
Memuat materi
pedoman, berisi
uraian konsepsi
dasar dan
pokok-pokok
.
Direktur Jenderal,
(Tanda tangan dan cap din as)
Nama Lengkap
NIP ...
99
j
Ditulis dengan
hurufawa{
kapital
Contoh Format Surat Tugas
SEKRETARIAT
.' aan:t::-;; .':0 2':
,e
,A,'ebsitt!
3842234

Pes: , 3;
SURATTUGAS
Nomor 5T-... .. .IPB.1/ .. ...
wW'W ,0
Dalam rangka melaksanakan tugas ..................... , dengan ini kami
menugaskan:
Contoh 16
Logo. nama,
dan alamat
tnstansi
Penomoran
berurutan daiam
satu tahun
: takwim
ly
Memual alasan
penugasan,
diikuti perintah
h penugasan.
No. Nama/NIP PangkatlGolongan Jabatan Keterangan
1.

Memuatnama
Jengkap, NIP,
pangkat/golongan.
dan jabatan
pejabatJpegawai
penerima tugas.
ApabiJa penerima
...
'"
... ...
2.

... ...
'"
...
3. dst. dst. . dst. dst.

Untuk melaksanakan ............................................ , ......... '" ..... pada:
1 ............................................. .
2 ............................................. .
mulai tanggal ................ s.d .............. ..
Demikian untuk dilaksanakan dan setelah selesai melaksanakan tug as agar
menyampaikan laporan.
Kepada instansi terkait kami minta bantuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas
tersebut.
Tembusan:
1 ................................. .
2 ................................ ..
Ditetapkan di ............... ..
pada tanggal .................... .
Sekretarls Direktorat Jenderal,
Nama Lengkap
NIP ...
100
tug8s koJektif.
dibuat dalam
lampiran surat

Memuat uraian
penugasan yang
harus dilaksankan
jadwal waktu
.
Penegasan
perintah tugas
r
dan pelaporannya
Kota sesuai
alamat instansi
dan tanggal pe-
nandatanganan

Oitulls dengan
huruf awal
kapital,nama
tanpa gelar
t"I

Bila diperlukan.
dicantumkan

nama jabatan
yang terkait.
I

Dasar
Kepada
Untuk
Contoh 17
Contoh Format Surat Perintah
I
DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN Logo. narr.a.
SEKRETARIAT \ canalamat
Ge=w:"'; Pra:::os ... ," .-
;' 3a'1ten; 2.:

c: e:::;-
r
' I",s:a.,s.
::c S3\;'ar'i ;;s .. , :.: .,' 1, -----
35'2234
-<o:al< P::s i 139

;j
._j
?enomoran
berurutan dalam
satu tahun
takwim
SURAT PERINTAH
Nomor PRIN- ... /PS.11 ...
a. bahwa ..................................................................... .
....................... ......... ......... ............ ...... ...... ............... .
b. bahwa .................... ................................................ .
..................................................................................
1. ..... ........ '" ................................................... .
2 .................................................................................. ;
MEMERINTAHKAN:
1 ........................................................................ .
2 .................................................................................. ;
3 .................................................................................. ;
1. tersebut 1 agar ............................................................. ;
2. tersebut 2 agar ................................................... '" ....... ;
3. tersebut 3 agar ....................... , .......................... , .......... ;
I
[} ,----------,
!
Memuat peraturan
yang menjadi
d3sar ditelapkan
sural perintah.
Memuat nama
lengkap. NIP.
pangkatJgoJongan.
danjabatan
pejabat/pegawai
penerima
perintah.
Apabila penerima
perintah kolelrtif.
dibual dalam
Demikian untuk dilaksanakan dan setelah selesai melaksanakan perintah agar
menyampaikan laporap.
Memuat uraian
perinlah yang
harus
dilaksankan.
Kepada inStansi terkait kami minta bantuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas
tersebut (jika diperlukan).
Ditetapkan di ............... ..
pada tanggal .................. '" ........ .
Nama Lengkap
NIP ...
I Tembusan:
............ : .. : ... :.:: ..... :
dengan
hurufawal
nama
tanpa gelar
101
Si/a diperlukan.
dicantumkan
nama jabatan
yan'g terkait.
Contoh Format Surat Keterangan
SEKRETARIAT
::::e.;_ -;; ;;. ".a:: . .c " _: 2
.:i 9a"':e-; 2.:
Jao<ar.a
Ketal( Pes 113;
'7'e'E:;;C- 34492'30 '2': sa:;.;rar.) 52CO 5201

=akS,'l'.'e 3846402.3453710
(E!!!
SURAT KETERANGAN
Nomor KET- ... /PB.11 .,.
Yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Nama
2. Jabatan
dengan ini menerangkan bahwa:
Nama/NIP
PangkatiGolongan
Jabatan
Alamat
dst.
Surat Keterangan ini diberikan untuk keperluan .... , ... , '" ... '" ....
Demikian disampaikan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dikeluarkan di .................. .
pada tanggal ........... , .. , ....... : .......... '" .. .
Nama Lengkap
NIP ...
102
Contoh 18
Logo, nama. dan
alamat irstar.sr
Penomoran
berurutan dalam
satutahun
takwim
Memuat nama
pejabat dan
jabatan yang
memberikan
keterangan
Memuatnama
dan identitas
pejabat/pegawai
yang diterangkan
serta identitas lain
yang diperfukan.
Memuat
informasi
mengenai
maksud dan
tujuan surat
keterangan
dlterbitkan.
Kola sesuai
alamat instansi
dan tanggal pe-
nandatanganan
Ditulis dengan
hurufawa.
kapitar
;
Contoh Format Surat Perjanjian
---
OIREKTORAT JENOERAL PERBENDAH,A.R,A . .A.N
_ a3':e
r
; 7 .- _. . .:

:':cs
SURAT PERJANJIAN
Nemer PRJ- . ./P81 ...
Pada hari ini ......... tanggal ......... bulan ......... tahun ......... bertempat di
.................. telah diadakan antara :
1. . .............. (nama pejabat), ......... (NIP dan jabatan). se!:mjutnya disebut
PIHAK PERTAMA
dengan
2. .. ............. (pihak lain) ..................... I selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
Perjanjian tersebut dibuat dengan syarat-syarat dan ketentuan sebagai berikut:
1.
2.
3. dst.
Dibuat di ..................... .
pada tanggal ............................. .
Untuk dan atas nama: Untuk dan atas nama
... Nama Perusahaan ... PIHAK PERTAMA,
PIHAK KEDUA,
Tandatangan Meterai dan tanda tangan
Nama Lengkap Nama Lengkap
NIP ...
103
;
Contoh 19
Logo. nama.
dan a/ama!
InstansL
Penomoran
berurutan dalam
satu tahun takwim
Memuat
identitas pihak
yang
mengadakan
dan menanda-
tangani
perjanian
Memuat materi
perjanjian:
1. Persyaratan
umum
2. Keterangan
keterangan
khusus
3. PemberitahuanJ
peringatanl
pelhatian
4. Syarat jaminan
5. Oendalhukum
6. Perwasitanl
arb!trase
7. Syarat
pengecuallan
dan sebagainya.
Kota sesuai
alamat instansi
dan tanggal pe-
nandatanganan
Ditulis
dengan huruf
awal kapital
Contoh 20
Contoh Format Kesepakatan AwallLetter of Intent
LETTER OF INTENT
BETWEEN
CAPITAL MARKET SUPERVISORY AGENCY
OF THE REPUBLIC OF INDONESIA
AND THE ......................................... .
CONCERNING ................................. .
Capital Market Supervisory Agency of The Republic Of Indonesia and the
........................... hereinafter referred to as "the Parties";
Desiring to promote goodwill and understanding as well as favorable cooperation
between .......................................... :
Recognizing the importance of the principles of the equality and mutual benefits;
a. Do hereby declare our intention to
b. . .............. '" ..............................................................................
The implementation of such cooperation shall be concluded in appropriate measures
in due course.
Done in duplicate at ..................... , on this ............... , day of ..................... , in
the year .................. , in Indonesian. . .............................. and English
languages, all text being equally authentic.
l
I
For the Capital Market Supervisory
Agency of The Republic of Indonesia
For ............................................... .
104
Contoh Format Memorandum of Understanding
MEMORANDUM OF UNDERSTANDING
BETWEEN
FINANCE EDUCATION AND TRAINING AGENCY
REPUBLIC OF INDONESIA
AND
CONCERNING
Contoh 21
Finance Education and Training Agency, Republic of Indonesia and the
........................... hereinafter referred to as the Parties;
Desiring to promote favorable relations of partnership and cooperation between
Finance Education and Training Agency, Republic of Indonesia and ................. ;
Recognizing the importance of the principles of the equality and mutual benefits;
Referring to the Letter of Intent between Finance Education And Training Agency,
Republic of Indonesia and .............................. ......... concerning
...................... Cooperation, signed in ........................ on ............................. .
Pursuant to the prevailing laws and regulations in the respective countries;
Have agreed as follows:
Article 1
Objective and Scope of Cooperation
a ................................................ .
b. . ..................................................... .
c. Other areas agreed upon by the Parties
Article 2
Funding
Article 3
Technical Arrangement
105
- ----------------------------
Article 4
Working Group
a ................................................................................................... .
b.
c. . ....................................... .
Article 5
Settlement and Disputes
Article 6
Amendment
Article 7 .
Entry into Force, Duration and Termination
a ............................................................................................................ .
b. . .......................................................................................................... .
in witness whereof. the understanding being duly authorized thereof by their
respedive Government. have signed this Memorandum of Understanding.
Done in duplicate in .................. ...... ...... .... on this
............................................... day of .............................. in the year of
.............................. and one in Indonesia. . ......................................... and
English languages. all text being equally authentic. In case of divergence of
interpretation of this Memorandum of Understanding. the English text shall prevail.
FOR FINANCE EDUCATION AND
TRAINING AGENCY, REPUBLIC OF
INDONESIA
'106
FOR .................................... .
---
Contoh 22
Contoh Format Perjanjian Kerjasama Pemerintah Lingkup Nasional
~ . ------------_._------
PERJANJIAN KERJASAMA
DENGAN
...... _ ..... __ .......... (Lembaga Pemerintah)
TENTANG
Nomor .. .1 ... 1 ... .
Nomor ... 1 .. .1 ... .
Pada han ini .. , tanggal .,. bulan ... tahun ... , yang bertanda tangan di bawah ini:
1. NAMA LENGKAP: Jabatan ... mewakili Departemen Keuangan. alamat. ..
selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.
2. NAMA LENGKAP: Jabatan ... mewakili ... alamat ... selanjulnya disebut sebagai
PIHAK KEDUA.
Kedua belah pihak sepakat untuk mengadakan kerjasama dalam rangka (program)
................... , .... dengan ketentuan sebagai berikut:
Pasal1
TUJUAN KERJASAMA
Pasal2
RUANG LlNGKUP KERJASAMA
Pasal3
PELAKSANAAN KEGrATAN
107
--- --------- ------- ---._._--
---------- - - -- -- ----- ----_.- . - - ~
Pasal4
PEMBJAYAAN
Pasal5
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
Pasal6
LAIN-LAIN
(1) Apabila terjadi hal-hal di ruar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure,
maka dapat diperlimbangkan kemungkinan perubahan temp at dan waktu
pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.
(2) Yang termasuk force majeure adalah:
a. Bencana alam;
b. Tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter;
c. Keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.
(3) Segala perubahan danJatau pembatalan terhadap Perjanjian Kerjasama ini akan
diatur bersama kemudian Qleh PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA.
PIHAKKEDUA
(Nama Lengkap)
NIP ...
Pasal7
PENUTUP
108
PIHAK PERTAMA
(Na rna Lengkap)
NIP ...

Contoh Format Surat Kuasa
_._----- .. _-------- ..
.. ""'; ,3:. I _!
_ I '; - .. ' .c 2-":
. .. ....- ... ('
_ ..! J

SURAT KUASA
Nemer SKU- ... /PSI ..
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama/NIP
Jabatan
Memberi kuasa kepada:
Nama/NIP
PangkaVGelengan
Jabatan
Untuk
Demikian surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Penerima Kuasa,
Sekretaris Direkterat ...
(tanda tangan)
Nama Lengkap
NIP ...
Dibuat di .................... .
pada tanggal .......................... .
Pemberi Kuasa,
Direktur Jenderal
(Meterai dan tanda tangan)
Nama Lengkap
NIP ...
109
j
t
Contoh 23
i...ogo, nama.
dan ala mat
instansi
! Penomoran
'I berurutan
dalam satu
tahun takWim
Memuat
identitas yang
memberikan
Ii. kuasa

Memuat
identitas yang
cfiberi Jcuasa

Memuat
pernyataan
tentang
pemberian
wewenang
kepada pihak
lain untuk
melakukan
sesuatu
tindakan
tertentu
Kota sesuai
alamat instansi
dan tanggal
penandatangan
an

DituHs
dengan huruf
awaJ kapital
Contoh Format Berita Acara
r-------------------------------------------------------
DIREKTOR.'\T JENDERAL PERBENCAHARAAN
SEKRETARIAT
=, .'C:: . :
... 7 :-.-..:
.co(ar.a
Pes 113; IlNI".Y
BERIT A ACARA
Nemer BA- ., . IPS. 11 ..
Pada hari ini ......... tanggal ...... I bulan ...... I tahun ...... jam ...... bertempat
di ...... kami masing-masing:
1. . ........... (nama pejabat) ........ (NIP dan jabatan}, selanjutnya disebut
PIHAK PERTAMA
dan
2. .., '" ...... (pihak Jain) .............................. selanjutnya disebut PIHAK
KEDUA,
telah meJaksanakan:
a ................................................................................................... .
b. dan seterusnya.
Demikian Serita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan
PIHAK KEDUA.
(Nama Jabatan)
(Tanda tangan)
Nama Lengkap
Dibuat di ................. ..
pada tanggal ................ , .......... '"
PIHAK PERTAMA.
(Tanda tangan)
Nama Lengkap
NIP ...
Mengetahui/Mengesahkan
Sekretaris Direktorat JenderaJ.
(tanda tangan)
Nama Lengkap
NIP ...
110
Contoh 24t
Logo, nama
dan alamat
instansl
Penomoran
berurulan
dalam satu
tahun takwim
Memuat
idenlitas para
pihak yang
meJaksanakan
kegiatan
Memuat
kegtatan yang
dDaksanakan
Kota sesuai
aJamat instansi
dan tanggal
penandatanganan
Tandatangan
para pihak.
Ditulis dengan
huruf awat
kapltal
Tandatangan
saksilpejabat
yang
mengesahkan.
Nama lengkap
ditulis dengan
hurufawal
kapital
Contoh Format Berita Acara Serah Terima Jabatan
JENDERAL
.3: ... ::
..:! .... :;
Jaka1a
'<etal< ' 13;
.. , :: ..::. =_:..*
jC42234
)346402. 345-37'0
,'\.'ebs,:e .w.w ::
BERIT A ACARA SERAH TERIMA JABATAN
Nomor BAST - .... 1 ..... .1 ....
Pada hari ini. . .. '" ......... tan99al ... ... ...... bulan ... ... ... ... . tahun
............. bertempat di .............. berdasarkan ................ , kami yang bertanda
tangani di bawah ini:
1. .. .................. {Nama pejabat yang menyerahkan), NiP .............. .
............. (Pangkat dan Golongan), ............. (jabatan lama) yang dengan
.............. (dasar hukum) terse but di atas dimutasikan sebagai ............ .
(jabatan baru). yang selanjutnya disebut PIHAK PERT AMA.
2. . ................... (Nama pejabat yang menerima), NiP .............. .
............. {Pangkat dan Golongan) .............. (jabatan lama) yang dengan
.............. (dasar hukum) terse but diatas dimutasikan sebagai ............ .
(jabatan baru), yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
Oi hadapan ....................... (pejabat eselon I atau pejabat yang diberi
wewenang) telah melaksanakan serah terima jabatan sebagai berikut:
. a. PIHAK PERT AMA menyerahkan jabatan ............ (jabatan lama) termasuk
segala wewenang, hak dan kewajibannya kepada PIHAK KEDUA dan
PIHAK KEDUA menerimajabatan dimaksud dari PIHAK PERTAMA;
b. Terhitung mulai tanggal hari ini, maka segala tanggung jawab dan
wewenang dalam jabatan tersebut berada di tangan PIHAK KEDUA
Oemikian Berita Acara Serah Terima Jabatan dibuat dan agar dapat
PIHAK KEDUA.
Yang Menerima
Nama Lengkap
NIP ...
Oisaksikan Oleh:
Oibuat di .............. .
pada tan9gal ........... ..
PIHAK PERTAMA,
Yang Menyerahkan
Nama Lengkap
NIP ...
.............................. .. Oabatan)
........................ (nama lengkap)
NIP .................................... ..
111
Contoh 25
Logo. nama,
can alamat
instansi.
Penomoran
berurutan
dalam satu
tahun takwim
Memuat
identitas yang
mernberlkan
I J. perintah
V'lL.-.--..---J
Memuat
pernyataan
tentang
pemberian
wewenang
kepada pihak
lain untuk
melakukan
sesuatu
tindakan
tertentu

L-.. ____ -J
K
Kota sesuai alamat
instansi dan tanggat
penandatanganan
L...---
Dibubuhi
tanda tangan
saksVpejabat
Dituns
dengan huruf
awal kapital
Contoh 26
Contoh Format Laporan
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK
OIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN I
SEKRETARIAT ;
GecurJg r:r1li:!:l1 I Lt '2
JI Bame:1; T'mut No 24
Jakarta 10710
;{otaic Pes 1139
34<S230 (20 salutan} plOW 5:00
384223.;
=aksltr.de 3846.:02, 3453710
WebsIte WtNW perben:1ahataan co ;0
LAPORAN
Nomor LAP-... /PB.II ....
TENTANG
PENDAHULUAN
MATERI LAPORAN
-
...........................................................................................................
KESIMPULAN DAN SARAN
................................................ ........................................................................................................................................................................... ..
PENUTUP
Dibuat di .................... .
pada tanggal ........................... ..
(Tanda tangan)
Nama Lengkap
NIP .. ,
112
I
Logo. nama
jan aiamat
Instansl
Penomoran
berurutan
dalam satu
tahun takwim
Judullaporan
ditulis dongan
huruf kapital
Memuat
umum.
maksuddan
tujuan. nlang
lingkup. dan
sistematlJca
laporan.
Memuat
materi
taporan:
kegiatan yang
dilaksanakan.
faktoryang
mempengaru
hi. haslJ
pelaksanaan
keglatan.
hambatan
yang
dihadapl. dan
hal lain yang
perlu
dUaporkan
Kota sesuai
alamat instansi
dan tangga.
penandatangan
an
Ditulis dengan
hurufawal
kapital
....
..
Coraoh 27
Contoh Format Telaahan Staf

SEKRETARIAT
... ! i
JI :1:T1t.r ?.!
Jal<a:"!a 1071C
Kalak Pos 1139
Tt:1epC:1 sa; .. ::SII :::Oi
384-2234
Fal<slmle 384-6402.345371:1
Webstre WNW oertencanaraan go I::
TELAAHAN ST AF
Masalah : (Uraian ringkas permasalahan, sebagai sarana penunjukan arsip dan
merupakan kelompok dari persoalan-persoalan, sehingga lebih umum alau lebih luas
dan persoalan)
1. PERSOALAN
(Memuat pemyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan)
2. PRA-ANGGAPAN
(Memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data dan saling berhubungan
sesuai situasi yang dihadapi, dan merupakan kejadian drmasa mendatang)
3. FAKTA YANG MEMPENGARUHI
(Memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan)
4. DISKUSI
(Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya,
hambatan serta keuntungan dan kerugian, serta pemecahan atau cara bertindak
yang atau dapat dilakukan)
5. KESIMPULAN
(Memuat intisari hasil diskusi dan pifihan satu cara bertindak atau jalan keluar
sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi)
6. SARAN TINDAK
(Memuat secara ringkas dan jeJas saran tindakan untuk mengatasi persoalan
yang dihadapi)
113
Jakarta, ............... .
(Nama Jabatan).
(tanda tangan)
Nama Lengkap
NIP ...
Klasifikasi
Kualifikasi
Kepada
Dari
Nomorfaks
Nomor
telepon
Hal
Contoh 28
Contoh Formulir Berita Faksimile
SEKRETARIAT
Gedung PrlJadi PraptcSU/,,2'CI0 J 1..1 2
JI T,mu No 2<
Jakarta 10710
Kotak Pes 1139
T e1epc:- 344923Q (20 saJuran) psw 5200. 5201
384223<
Fai<slTr.lle 345J7iC
Website www tlerbendaharaan C'!J Id
FAKSIMILE
Nomor FAK- .. ./ . . .1 ...
Tanggal, bulan, tahun
: 0 Sangat Segera
: 0 Sangat Rahasia
o Segera
LJ Rahasia
[j Biasa
o Terbatas C Siasa
Jumlah haraman Lembar (termasuk pengantar)
Tanggal kirim
Tembusan : (apabiJa diperfukan)
o Bahan masukan
o Selidiki
o Teliti 0 Jawab
o Edarkan/teruskan 0 Jawab kepada yang bersangkutan
o o 0
Petugas
Nama Jabatan
NIP Paraf
Catalan: (diisi keterangan tambahan sehubungan dengan berita faksimile yang dikirimkan)
114
D
.,-
Klasifikasi
Kualifikasi
Kepada
Dari
Hari
Tanggal
Pukul
lsi berita:
Contoh 29
Contoh Formulir Serita Telepon
SEKRET AR IA T
::>::)2::' ; .. ! ?
j! 3a:-:eng i:m:...r 24
.Jakarta '0710
Ketak Pes 1
Teleocn 3':49230 (2C sa:;.'a,,) ;:5," :::'CO 5201
::64223.:
Faks:m:le 38454C2
Website www oercendaharaan ge 10
BERITA TELEPON
Nomor BT- ... I ... I ....
: [1 Sangat Segera
: 0 Sangat Rahasia
o Segera o Biasa
o Rahasia o Terbatas
i No. Telepon
,
o Biasa
Petugas penerima berita:
Nama
NIP
Jabatan
Paraf
115
Contoh 30
Contoh Formulir Lembar Disposisi
---.
I
Geaur:1; :>rl;ac: I Lt 2
JI Banten; No
Jai<arta
Te!e:Jcn 3449230 (20 saluran). psw 5200. 5201
3a42234
-
v' Fakslmlle 6402 3710
Pes 1139 l-4,ebstte www eercendaharaan go rd
lEMBAR DISPOSISI
PERHATIAN: Oilarang memisahkan sehela; surat pun yang tergabung dalam berkas ini
Tanggal Penerimaan Surat : No. KK: I B/R I A/T
No.1T 91. Surat
Dari
Perihal
Lampiran
Sifat o Kilat o Sangat segera 0 Segera o Biasa
DISPOSISI Dlrektur Jenderal Perbendaharaan;
o Sesditjen o Direktur SMI o Direktur SP
D Direktur PA o DirekturPPKBLU o DireJdur TP
o Direktur PKN o Direktur APK C Sekretaris Pribacfi
o Lain-lain
PETUNJUK:
o Setuju o Untuk perhatian o Perbaiki o Sesuai catatan
o Tolak o Edarkan o Bicarakan dgn Saya o Perbanyak .,. '" .kali
o Teliti & Pendapat o Jawab o Ingatkan asli kepada ...........
o Untuk diketahui o Selesaikan o Simpan
............................
CATATAN Dlrektur Jenderal Perbendaharaan :
T91. PenyeJesaian : Diajukan kembali tgl. :
Penerima: Penerima:
DISPOSISI: Sekretaris DltJen PBN/Direktur DISPOSISI: KABAG/KASUBDIT
Kepada
I
Kepada:
Petunjuk: Petunjuk:
T9\. Penyelesaian Tgl. Penyelesaian :
Penerima: Penerima:
Catatan:
Ukuran Lembar Disposisi adalah AS atau setengah folio (210 X 165 mm).
Apabila menggunakan continuous form ukurannya adalah 225 x 195 mm.
116
i
Contoh 31
Contoh Format Surat Dinas
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 1
DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN j
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
Gedun\i P:ljaOO : U :2
JI Lapangar. Tlmur No 2J
Jakarta lora
Kotak Pos '1 133
: S- ...... /PB/ ...
Yth ..................................... ..
le'c .. (20 sa:.ran). pSN 52OC,
35<:2234
c 3e<!e<!02.
'HIM pe:cencaharaan co :c
Tang9al, bulan, tahun
................ , ....... (alinea pembuka) ................................................. .
........................ (alinea isi) .......................................................... .
........................ (alinea penutup) ............................................ , ... .
Tembusan:
1. . ...................... ,
2 ........................ .
3. dst.
Direktur Jenderal,
Nama Lengkap
NIP ...
117
Logo. nama,
dan alamat
Instansi
No, sifat, hal
selalu hanJS

Lampiran
hanya ditulis
apabila perlu
Alamat tujuan
ditulis di
margin klri
Sekurang-
kurangnya tiga
arinea
Oitutis dengan
huruf awal
kapital
Apabila
diperlukan
r-
I
Kepada
Dari
Hal
Contoh Format Nota Dinas
SEKRETARIAT
Gech.;ng ?rllaCIi I Lt 2
JI. Lapangan 8anreng Tlm!';r 11:0 24
Jakarta 10710
Kotak Pos 1139
Telepon 3449230 (20 saluran). psw 5200.5201
3842234
Fa'<s,mile 3846402. 345-3710
Website wwwoerbendaharaango.ld
NOTA DINAS
Nomor ND- .. . /PB.1/ ....
: Yth ........................... . tanggal, bulan, tahun
............... '" ...... (alinea pembuka) ........ , ....................................... ..
........................ (alinea iSi} ......................................... , ................. .
...............................................................................................................
. . . . . . ... .. . . . . . .. . , .... (alinea penutup) ....... ,. '" .... , ....................... , ......... .
.. " ..... " .................. """ """ .......... " ....................................... " ................................ : ................................ " .... "." """ .... " " ...... " ........ ..
(tanda tangan)
I T embusan: (jika diperlukan)
I
;
Nama Lengkap
NIP ...
3. dst
1
118
Contoh 32
Lcgo. nama.
dan alamat
instansi.
Memuat
petunjuk.
pemberitahu
an.
pernyataan
atau
permlntaan.
bersifat rutin .
Oitulis
dengan huru'
awal kapital
..
..
I'.
I
j
I
Contoh Format Pemberitahuan
SEKRET ARIAT
Gec:.Jng ... -:arc,<l ' L: 2
JI Lapan;an Banteng 2(
Jakarta 10710
Katak Pos 1139
3449230 (20 sa:urar:i. pSw 5200 5201
3642234
Fakslm,Ie 3846402. 345-3710
Website WNW pefbendaharaan co Id
Contoh 34
Logo, nama
dan a!ama:
;nstansl.
Yth .......................... .
Alamat pejabat
tanggal, bulan, tahun yang
PEMBERITAHUAN
Nomor PEM- ... /PB.111 '"
......................................................................................................................
Tembusan:
1. .. .............................. .
2 ................................. .
3. dst.
a. n. Sekretaris Direktorat Jenderal
Kepala Bagian Organisasi dan Tata laksana.
(Tanda tangan dan cap instansi)
Nama Lengkap
NIP ...
120

menerima
Pemberitahuan
.J '------J
Memuat
alasan tentang
perfunya
dibuat
pemberitahuan

informasi
yang
diberitahukan.
dan penutup.

Ditu/is
dengan huruf
awaJ kapita/

Apabifa
diperlukan
W
L--.-___ .-J
I
I

Kepada
Tembusan
Dari
Hal
Catatan:
Contoh Format Memo
-------------- -
SEKRETARIAT
Gedur.g =rrjC!cl ' :..: 2
JI Lapangan aanleng Tlmur No 2':
Jakarta
Kalak Pes 1139
MEMO
Telepol'1 3'49230 (20 sa:uran). ;;sw !:2C:J. 5201
)842234
Fakslmile
WebSIte WoNW_perbendaharaan go Id
Nomor MO- ... /PB.1/ ...
: Yth ........................... . tanggal, bulan, tahun
(tanda tangan)
Nama Lengkap
NIP ...
Ukuran Memo adalah C5 atau setengah Folio (165 x 210 mm).
119
Contoh 33
logo nama,
aan ala mat
,nstansi.
Namar
apabila
diperlukan
Apabila
diperlukan
Memuat materi
yang berslfat
mengingatkan
suatu masalah
atau
menyampaikan
saranlpendapat
pribadi atau
kedinasan
Ditulis
dengan huruf
awal kapital
!
\
Contoh 35
Contoh Format Surat Pengantar
------------O-E-P-A-RTEMEN KEUANGAN REPUBLIK --'l: I
DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN
Logo nama.
dan
;rsta:1SI
Geourg Pr'Ja:. Prap:cs ... : Lt 2
JI LapanQan 9ar.te:-o; T,mur No
Jakarta 10710
Kotak Pos 1139
yth .................................. .
SEKRETARIAT
Teie;x::- (20 sa!urar:J. PSW 52C-;:
384i234
3453710

tanggal, bulan, tahun
SURAT PENGANTAR
Nomor SP-... /PBJ(XXI ..... , ...
No. Uraian T Banyaknya
Diterima tanggal .................... .
Yang menerima
(Nama Jabatan) .......... .
Nama Lengkap
NIP ...
Nomor Telepon:
Nomor Faksimili:
I
I
I
I
I
I
Catatan: Setelah diterima, lembar ke dua
harap dikirim kembali kepada pengirim
121

a.n. Kepala Bagian ...
Kepala Subbagian Tata Usaha
Nama Lengkap
NIP ...
Alamat
tujuan ditulis
di margin leir;
Ditulis
dengan hUM
awal kapital
Contoh Surat Undangan Resmi
............................... (nama jabatan)
mengharap dengan hormat kedatangan Saudara
Contoh 36
untuk ...................................................................... , .................. , ..... ,
pad a hart ........................................ pukul ............................................... .
di ........................................................................................................ .
Untuk informasi febih lanjut, harap menghubungi:
Nama :
Telepon:
Pakaian :
Pria
Wanita :
Ukuran blangko surat undangan adalah 195 mm x 145 mm.
122
..
!
Contoh 37
Contoh Format Surat Unda nga n
,---------
------- -------------_._----"---
SEKRET AR IA T
?r.!e!: ... .I :
l' :3.:a-:e-g il:-:.r ';c 2<:
Jakarta 107''J
Pes
Nomor : UND- ... /PB.1/ '"
Sifat
Lampiran
Hal : Undangan ....... .
Yth ...................................... .
(20 sah. .. ra:1) PSW 5?CC 5201
3842234
3<:46402.
YNIW oerbencahq@.an go ;0
tanggal, bulan, tahun
..... , ............. ,. '" .......... , ...... {alinea pembuka) ... '" ............................ .
hari/tanggal
pukul
tempat
acara
Alas perhalian dan kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Tembusan:
1 ................................. .
2 ................................. .
3. dst.
Nama Lengkap
NIP ...
Untuk informasi lebih lanjut, harap menghubungi:
Nama .
Telepon:
123
Logo. nama.
dan alamat
!r.stansi
No, sifat,
hal selalu
harus
ditulis.
lampiran
hanya
ditulis
apabila
perlu
Ditulis
dengan
huruf awal
kapital
Apabl/a
diperlukan
Contoh 38
Contoh Format Konsep Verbal
=r L:?
';1 Sat"7eng -':0 24
Jalcarta 'a7'e
Ketal< Pes' 139
DITERIMA OLEH REDAKTUR
DISELESAIKAN OLEH
DIPERIKSA OLEH
DITERIMA OLEH BAG IAN ARSIP
(1)
(2)
(3)
(4)
7e:e:cn i::O saIJ:an). 52JO. 52C,
38':223':
FakSlmlle 38.:6402. 34537iO
WebsIte ww\v pe'oendaha'?ar. co .d
DITERIMA BAG IAN KETIK
DIKETIK OLEH
DIBACAOLEH
DIPERIKSA OLEH
DIKIRIM PADA TANGGAL
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
DIKEMUKAKAN LAGI PADA TANGGAL (10)
HAL: (11) No. Agenda: (12)
Kode Unit Organisasi Konseptor: (13)

NOMOR:
NOTA
(14)
(15)
Direktur Pelaksanaan Anggaran.
(paraf)
Nama
NIP ...
Terlebih dahulu:
(paraf)
Nama
NIP ...
Ditetapkan: (17)
Direktur Jenderal
(paraf)
Nama
NIP ...
Jumlah Lampiran
Penjefasan
(18)
(19)
[ __ K_P. _: ____ ] (20)
Catatan: Ukuran Verbal dober folio
Tanggal. Bulan, Tahun (16)
Yth.
(Ala mat yang dituju)
124
Keterangan penggunaan konsep verbal:
1. Ditulis tanggal surat diterima dan luar yang menjadi pangkal surat-menyurat selanjutnya.
2. Nama jabatan/pegawai yang membuat konsep (konseptor/redaktur).
3. Nama pejabat atasan dari konseptor/redaktur dan setelah diperiksa pejabat tersebut
dibubuhkan parafnya.
4. Tanggal dan Jam diterima oleh bagian arsip, perlu diisi untuk kontrol '.'.!aktu dan
monitonng.
5. Tanggal dan jam diterima oleh bagian tik.
6. Nama juru tik.
7. Nama juru kol.
8. Nama atasan yang membawahi juru kol sebagai penanggung jawab.
9. Tanggal dikirim oleh bagian tik.
10. Tanggal pengajuan kembali.
11. Pokok permasalahan surat.
12. Nomor urut agenda verbal yang diberikan oleh pegawai Subbagian Tata Usaha yang
mengurus surat masuk dan surat keluar pada Direktorat JenderallBadan masing-masing.
13. Ditulis oleh pembuat konsep dari redaktur, misalnya ... /PB.112/ .... Bilamana konsep
dibuat oJeh Kepala Subbagian Tatalaksana.
14. Nomor urut surat atau dokumen lainnya yang diberikan oleh unit yang mengurus surat-
surat keluar secara sentral.
15. Diisi dengan nama jabatan pembuat konsep atau nota yang menyertai verbal yang
sifainya sebagai pengantar berisi penjelasan dari pembuat konsep atau atasan pembuat
konsep, kepada pejabat yang akan menetapkan. Konsep yang dibuat oleh pejabat
yang mempunyai atasan di bawah pejabat yang akan menetapkan, dibubuhkan kata-
kata: uTerJebih dahulu ... ".
Contoh:
Pembuat konsep: Kepala Subbagian Tatalaksana
Atasan pembuat konsep: Kepala Bagian Organta
Pejabat satu tingkat di bawah pejabat yang menetapkan: Sekretaris Ditjen
Pejabat yang menetapkan: Direktur Jenderal
16. Tanggal surat yang akan dikeluarkan.
17. Nama jabatan, nama pejabat dan NIP pejabat yang akan menandatangani sural.
18. Jumlah lampiran ditulis dengan angka dan huruf.
19. Penjelasan seperlunya yang menyangkut atau ada sangkutannya dengan surat yang
akan dikeluarkan.
20. Kode penunjuk diisi dengan kode unit organisasi pembuat konsep dan pelimpahan
berkas, misalnya: Kp. : PB.1/PB.11211 0.1
125
.-
I
i
I
!
:
I
I
I
I
I
I
DIKIRIMKAN KEPADA :
Pada Tgl. Jam:
Contoh 39
Contoh Formulir Lembar Pengantar
.---.- .. - -- .... -.-----
LEMBAR PENGANTAR
-----1
I
Diterima tgl. ...................... Jam .................. i
I

Tanda Tangan/nama
i
_ .. ---,---_.-
No
!
AsallAlamat Surat
!
No.rrgl. Surat
I
Hal Keterangan
Urut
I
I
Catatan: Ukuran Lembar Pengantar C5 atau setengah folio (165 X 210 mm).
126
Contoh 40
Contoh FormuJir Kartu Kendali Surat KeJuar
- -' - _ ... _-- - ... ---_. -'---,
KARTU KENDAll SURAT KELUAR
3/i; r<ODE
Nemar Surat
INDEKS
TanggaJ Sur at
Hal
Lampiran
Dari :
Kepada
Konseptor
:
~
I
Parafrranggal I
Pengolah
Transfer I File KETERANGAN
I I
1.
D I
\7
!
2.
D
i
\7 I
3.
D I V
I
4.
D
I
V
i
Catatan: Ukuran Kartu Kendali seperempat folio (165 X 105 mm) .
..
127
Contoh 41
Contoh Format Surat Tugas Penunjukan Pejabat Pengganti Sementara
---_. ---------_._---_._----------------------,
SEKRET ARIAT DIREKTORAT JENDERAL
' :-
3an:c";:; -,",_, : .:

s=var., r:s ..... 52:: 52:'

3':6402 34537W

Pes , .
SURAT TUGAS
Nomor ST- .IPB.1! ..
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, memberi tugas kepada:
Nama
Pangkat
Jabatan
Untuk
......................... NiP ..................... .
......................... Gal. .................... .
....... , .. , ....... '" ..... , .,. ", ., .............. , .......... (1)
Disamping melaksanakan tugas dan fungsi dalam
jabatannya tersebut di atas, terhitung mulai tanggal
.. ........ sampai dengan tanggal ..................... (2) juga
melaksanakan tugas dan fungsi sebagai Pejabat
Pengganti (Pgs.) .......................... , (3).
Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana
mestinya.
Tembusan:
1 .. ..
2 ... .
Keterangan:
Dikeluarkan di
pada tanggal .......................... .
(tanda tangan)
Nama Lengkap
NIP ...
(1) Diisi data pejabat yang ditunjuk sebagai Pejabat Pengganti Sementara (Pgs.).
(2) Diisi tan9gal mulai berlakunya Surat Tugas.
(3) Diisi Nama Jabatan yang diisi oleh Pejabat Pengganti Sementara.
128
Logo, nama,
dan alamat

Penomcran
berurutan
dalam satu
tahun taln .... im
Memuat
pernyataan
tentang
pemberian
wewenang
kepada pihak
lain untuk
melakukan
sesuatu
tindakan
tertentu
Kota sesua;
alamat Instansi
dan tangga'
penandatangan
an
Ditulis
dengan hurut
awal kapital

LAMPI RAN III
.(=::l .... ..;S'='. : ..
l?aQX'; TA7A
;A S'<.A 004
STANDAR UKURAN KERTAS DAN PENJELASANNYA
L1!: R . H:: s SE :;' i.:J
---_ ... - -- - -----------
I
I
,
:
I
I
l.
,.,0 841 X 1189 33 X 46y'
A1 594 X 841 23 X 33
A2 420 X 594 16Y2 X 32
A3 297 X 420 22Y. X 16Y2
A4 210 X 297 8Y. X 11 Y.
AS 148 X 210 5 X 8Y.
A6 105 X 148 4 X 5
A7 74 X 105 2 X 4
A8
I
52 X 74 2 X 2
:
:
BO i 1000 X 1414 40 X 56%
B1
I
707 X 1000 28Y. X 40
I
B2 500 X 707 20 X 28Y.
B3 353 X SOO 14 X 20
B4 250 X 353 9 X 14
B5 1756 X 250 7 X 9
66 125 X 176 4 X 7
B7 88 X 125 3% X 4
B8 62 X 88 2% X 3%
_. ______ .. _____ ._.a.
Penjelasan
SERIA
Seri A digunakan untuk umumnya kertas cetak
termasuk alat kantor dan publikasi. Ukuran
yang menjadi standar dasar adalah AO yaitu
kertas ukuran 841 X 1189 mm yang luasnya
sama dengan satu meter persegi. Setiap angka
setelah hUruf A menunjukkan luas setengah
dari angka sebelumnya. Jadi luas kertas ukuran
A 1 adatah setengah dari ukuran kertas AO, A2
seperempat dari AO, dan A3 seperdelapan dari
AO, demikian seterusnya. Lembaran dengan
ukuran lebih besar dari AO dituliskan deng'an
angka sebelum AO. Jadi 2AO berarti suatu
lembaran yang ukurannya dua ka6 AO.
SERIB
Seri B ukurannya kira-kira ditengah-tengah
antara ukuran Seri A, merupakan altematif dari
Seri A. namun utamanya digunakan untuk
poster, peta atau bagan di dinding, dan lain-lain
apabila menggunakan kertas Seri A akan
keHhatan terlalu besar.
SERle
Seri 8 digunakan untuk map, kartu pos, dan
sampul. Sampul dengan ukuran seri C sesuai
untuk kertas Seri A baik dalam keadaan utuh
maupun c;Jilipal Sampul CS dapat mewadahi
lembaran kertas AS. atau AS dilipat satu kali,
atau A4 diJipat 2 kali.
CO 917 X 1297 36% X 51
C1 648 X 917 25 X 36%
C2 458 X 648 18Y. X 25
C3 324 X 458 12% X 18 Y.
C4 229 X 324 9 X 12 %
C5 162 X 229 6 X 9
I C6 114 X 162 X 6
I
C7 81 X 114 3% X 4%
C8 57 X 81
!
2% X 3%
:
I
DO
:
771 X 1090
I
3O'A X 43%
01
,
545 X 771 21% X 3eaA
, I
02 385 X 545 I 15% X 21%
03
!
272 X 385 i 10 X 15%
04
I
192 X 272
I
7% X 10
I
05 136 X 192 5 X 7%
06 96 X 136
!
3 X 5
07
I
68 X 96
I
2% X 3
08 48 X 68 1 X 2%
.-.. .. .- ----_.
A1
K2 A3
AS A4
A7 AS
'----
129
LAMPIRAN IV
2Ef'.OERA!.. PER3ENDAHARAAN
KE:J C.;) 1?91200; TE .... TANG PEDO!'!.AN TATA
I\ASKAH 8!REKTORAT

CONTOH CARA MELIPAT KERTAS SURAT
o
Lembar kertas surat
o
Ketiga, surat dimasukkan ke
dalam sampul dengan bagian
kepala surat menghadap ke
depan.
130
o
Pertama, sepertiga bagian
bawah lembaran kertas surat
dilipat ke depan ke atas
1
o
Kedua, sepertiga bagian at as
lembaran kertas surat dilipat ke
belakang ke bawah
I
Pada sampul yang
menggunakan kertas
kaca, alamat tujuan pada kepala
surat harus tepat dibalik jendefa
kertas kaca.
..
...
.-

lAMPIRAN V
.-:;.:,- - :. ?= .-;- ... :::{
'.GP.' :::::'? -<::::: , ?3 ,::gn:::cs< TAT';
.:. S"' ..:.... :) ;.:. 5
Cont oil Format Map
I
131
" It',..
II III
LAMPIRANVI
KEPUTUSAN OJJ3l3<TUR JENOERAL PERBENOAHARAAN
NOMOR KEP 2, 1PBI2009 TEN TANG PEOOMAN TATA
NASKAH OINAS OIREKTORAT JENOERAL PERBENOAHARAAN
Matriks Kewenangan dalam Penandatanganan Naskah Dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Keterangan
._ .. Jenis Na. Sk. ah DinaS. Sesditjenl Kepala I
i Dlrektur Ka nwt I Kantor LKabid' Kasl
-=-r-- --.- -:
- . - - -!_.-- --_..,- =---E--=
: ./ -.----- --- X
-+------+---
7.
8
9
10.
1'1
1
')
....
13
14
15
1G
1i'
18
19.
20
- -- _.,-_._-----_.--_. - --
+-._. ___ ._-1--__ . __ .-1-____ -\_. _____ _
x x x
Pedoman X
.... -- --'- -- -' .- .. --.--------+------f---- . . I . I .-1
Surat Tugas X X X X
Perint""ah-------- --X- --X-- X --f-- X - X .----.--j------
I .. _ .. -.. -.-.-- .. __ . __ ._1"--__ . _______ . I'
___ .__ X X X X t .'
__X__ X X _.___ . X ___ ._'_ ___ _ __ . ___ :
Laporan X X X X X X
.... _ .. _.-- _ ..... -. -----..--- -----. -----.
Telaahan Staf X X X X X X
.- '- - -.----.. ------- . ...--.-
Surat Dinas X X X X X X
_. -_ .... --.'-__ 00'_- _______ . ____ ._ J--f
Nota Dinas X X X X X X
..... -.- ........... ----.-.- ._- --.--------.-f-. I r
Memo X X X X X X
X X X I =l
Surat Pengantar X X X X X
.. ,_ X X X L X X ____ .._
132
,
LAMPIRAN VII
O,REK:l.jq P:RB:r ..
I<EP 23 IP3J2009 PEOC'l.A!.
CiNAS i:)t t.;t\:G.(u!'.GA\ JIREl<.iQRA T
:::::q3E
Nomor Dan Kode Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Keuangan
Kode unit organlsasl konseptor Departemen Keuangan berdasarkan urutan pada susunan
organisasi Departemen Keuangan yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri Keuangan
Nomor 100/MK.01/200B tentang Organisasi dan Tata Depanemen Keuangan. sebagai
berikut:
1. Sekretariat Jenderal.
2. Direktorat Jenderal Anggaran.
3. Direktorat Jenderal Pajak.
4. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.
5. Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
6. Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.
7. Direktorat Jenderal Perimbangan Keuangan.
B. Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang.
9. lnspektorat Jenderal.
10. Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan.
11. Badan Kebijakan Fiskal.
12. Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan.
a. Nomor dan kode Peraturan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Menteri
Keuangan dari Konseptor unit Eselon I sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Nomordan
Kode
. .. /PMK.01/ ....
.. .IPMK.02l ....
.. .IPMK.03/ ....
...IPMK.04/ ...
... /PMK.05/ ....
.. .IPMK.06/ ....
. . .IPMK.071 ....
... /PMK.08/ ....
...IPMK.09/ ....
. .. /PMK.010/ ...
.../PMK.011/ ...
... /PMK.0121 ...
Unit Organisasi Konseptor
Sekretariat Jenderal.
Direktorat Jenderal Anggaran .
Direktorat Jenderal Pajak .
Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.
Direktorat Perbendaharaan .
Direkiorat JenderaJ Kekayaan Negara .
Direkiorat Jenderal Perimbangan Keuangan.
Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang .
Inspektorat Jenderal.
Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan.
Badan Kebijakan Fiskal
Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
b. Nomor dan kode Peraturan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Pejabat eselon I
atas nama Menteri Keuangan sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
B.
9.
Nomordan
Kode
... /PM.1/ ....
...IPM.2/ ....
. .. /PM.3/ ...
... /PM.4/ ...
... /PM.S/ ....
... /PM.6/ ....
... /PM.071 ....
... /PM.OBI ....
...IPM.09/ ....
Direktorat Jenderal Anggaran.
Direktorat Jenderal Pajak.
Direktorat Jenderal Bea dan Cukai .
Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
I
I
Direktorat Jenderal Kekaya.an Negara .
Direktorat Jenderal Perimbangan Keuangan.
133
lQ.. ...... ! Keuangan.
11. ...lPM.011/... 1 Badan Kebijakan Fiskal
12. . . .lPM.012/... : Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
C. Nomor dan kode Keputusan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Menter;
Keuangan dari konseptor unit ese/on I sebagai berikut:
, No
Nemor dan
Kode
._._ .. -._-_ .. __ ._- _ ... ,,-_._--.. --
1. ' ... /KMK.01/... I Sekretariat Jenderal
.. .IKMK.02l.... Direktorat Jenderal Anggaran.
I 3. : .. .IKMK.03/.... Direktorat Jenderal Pajak.
i 5 ... _..:..:,.IKMK.05/.... Direktorat Jenderal Perbendaharaan. -.
! 6. . . .IKMK.OS/.... Direktorat Jenderal kekayaan Negara:--" .. ---.-------. --
7. I .. .IKMK.071.... Direktorat Jenderal Perimbangan Keuangan.
8. ! ... /KMK.OS/.... Direktorat Jenderal Pengelo)aan Utang.
9. I ... IKMK. 09/.. .. Inspektorat Jenderal.
10. : .. .IKMK.0101... 8adan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan.
11. -r ... /KMK.0111... Badan Kebijakan Fiskal.
i
1.._1_2_. _1.::_.I_K_M_K_._0_121_ .. _. _________ .J
d. Nomor dan kode Kepulusan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh pejabat eselon
I atas nama Menteo Keuangan sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Nomordan
Kode
.. .lKM.1/ ....
... JKM.21 ....
... IKM.3/ ....
.. .IKM.4/ ...
... /KM.S/ ...
... IKM.6/ ....
... IKM.71 ....
... IKM.B/ ....
... IKM.9/ ....
... IKM.10/ ...
... /KM.11/ ...
.. .IKM.12/ ...
Direktorat Jenderal Anaaaran .
Direktorat Jenderal Pajak . I
Direktorat Jenderal Perbendaharaan .
Direldorat Jenderal kekayaan Negara .
Direktorat Jenderal Perimbangan Keuangan .
Inspektorat Jenderal .
8adan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan .
Badan Kebijakan Askal.
8adan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
e. Nomor dan kode sural yang ditandatangani Menteo Keuangan dan konseptor unit
eselon I sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Nomordan
Kode
.. .IMK.01/ ...
.. .IMK.02l ...
.. .IMK.03/ ...
... /MK.04/ ..
... /MK.051 ...
... /MK.OS/ ...
... /MK.07/ ...
... /MK.OS/ ...
... /MK.09/ ...
Direktorat Jenderal Angaaran .
Direktorat Jenderal Pajak .
Direktorat Jenderal Bea dan Cukai .
Direktorat Jenderal kekayaan Negara .
I
Inspektorat Jenderal .
I
II
'j
L!.Q. I J .. ___ Lembaga ___ _
.. i 1-1:' 1.JMK.011/... Badan KebijakanFiskal)-
... ( .. ; 12 ... .. !..lMK.012/... Badan Pendidikan Keuangan
:
. ... . .... . - -.. . . -,
f. Nomor dan kode surat Menteri Keuangan yang d.itandatangani atas nama Menteri
: . oleh pejabat eselon I sebagai berikut: i
. t- .. . ... -. i . --=-:.- . ...:..;.- . .:- . ...:.=.-__________
I n Ne.1 . .UniLOrganisasi Konseptor
.... - ... . .
1. .. /MK.1/ ... ! Sekretariat Jenderal.
I
"2 .
...
: .. .IMK.2/ ... I Direktorat Jenderal Anggaran ..
. 3. ... /MK.3/ ... Direktorat Jenderal PaJak .
4. , ... /MK.4/ ... Direktorat Jenderal Bea.dan Cukai.
5. .. .IMK.5/ ... Direktorat Jenderal perbendaharaan .
f----1--. . .--
DirektorarJender-iii kekayaan Negara.-- - .-
6. ! ... /MK.6/ ...
7. .. .IMK.71 ... Direktorat Jenderal Perimbangan Keuang-an .
8. .. .IMK.8/ ... Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang .
9. ...IMK.9/ ... Inspektorat Jenderal.
10. ... /MK.101 ... Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan .
11. .. .IMK.11/ ... Badan Kebijakan Fiskal.
12. . . .IMK.12/ .. _ Badan Pendidikan dan PeJatihan Keuangan
.- . .. -----
g. Nomor dan kode naskah dinas pada unit eselon I sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Nomor dan
Kode
.. .ISJ/ ....
... /AG/ ....
... /PJ/ ....
... /BC/ ....
.. .IPB/ ....
.. .IKN/ ....
... .IPKJ ....
.. .IPU/ ....
. .. IIJ/ ....
... /BU ....
. . .IKF/ ....
.. .IPP/ ....
Direktorat Jenderal Anggaran .
Direktorat JenderaJ Pajak .
Direktorat Jenderal kekayaan Negara .
Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan .
Badan Kebijakan Fiska!.
Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
h. Nomor dan kode naskah dinas pada Instansi Vertikal sebagai berikut:
Nomor dan kode naskah din?s pad a Kantor Wilayah:
I No I Nomor dan Kode Unit Organisasi Konseptor
1. ... IWPJ/ .... Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak
2. . .. !WBC/ .... Kantor Wilayah Direktorat Jenderal8ea dan Cukai
3. . .. IWKN/ .... Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara
4. ... IWP8/ .... Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan
5. . .. IWPB ... /KP ... I ... Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
135
, '-jf . ',.
. a" i' .1! f: t;lJI
:\k; ,.: .. '
1
',0( (' (,oj,-
. .
,i !'. ' .....
'j' :" .,
"
'1

L
-j- ..... _ .
I.. ":' .
. , ... _ ... ,1
I 'LAMPIRAN VIII
-<EP'..JTvSAN O!REKTuR - Je'NOaAL
NOV-OR KEP. 23 IP8I2009
1
PEOOMAN 7ATA
OINAS Di JENOERA:...
PERaENQA:-iARAAN
'Sing'katan:dan Akronim di Lingkungan Departemen Keuangan
--,-'-- .-. _. --.------ _.- '-""
I No. , Nama Jabatan
, I .'. . -
--------- ._ .. -
Singkatan . Akronim
1.
I
Menteri Keuangan
I
: Menkeu
I
,
I
2. Sekretaris Jenderal I Sesjen
3. Direktur Jenderal i Dirjen
._-----_. -- ._--
'-
--TKaba'n
I 4. Kepala Badan
5. Inspektur Jenderal : Jrjen
6. Kepala Biro
I
i Karo
7. Sekretaris DirektoratJenderal i Sesditjen
8. Sekretaris Inspektorat Jenderal ! Sesitjen
9. Kepala Pusat I Kapus
10. Kepala Kantor Wilayah I Kakanwil
.-----
r-'
11. KepaJa Bagian Kabag
12. Kepala Subdirektorat Kasubdit
13. Ke pala Bidang Kabid
14. Kepala Subbagian Kasubbag
15. Kepala Seksi Kasi
16. KepaJa Subbidang Kasubbid
I No1
Nama Unit Organisasi I Sing katan I Akronim Sebutan
1. : Departemen Keuangan Depkeu
2. Sekretariat Jenderal Setjen
3. Direktorat Jenderal Ditjen
4. Inspektorat Jenderal Itjen
5. Direktorat Jenderal Anggaran DJA
6. Direktorat Jenderal Pajak DJP
7. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai DJ8C
8. Direktorat Jenderal Perbendaharaan

9. Direktorat Jenderal Kekayaan Negara DJKN
1
10. Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang DJPU
,
!
11. Direktorat Jenderal Perimbangan DJPK I
Keuangan
12. Badan Pengawas Pasar Modal dan 8apepam
Lembaga Keuangan LK
13. Sadan Ke'bijakan Fiskal . SKF
14. Badan Pendidikan dan Pelatihan BPPK
Keuangan
136
.....
t
!! ',.
,
r

. f

,,-I;.

I 15.
16.
17.
I
18.
I
19.
20.
21.
22.
23.
24.
I
<
Nama Unit,Organisasi
Sekretafiat Direktorat Jenderal
------
Sekretafiat Jenderal
______ S_'e_b_u_t_a_n
! I Setditjen 1
! : Setitjen I
I
'\
I
Pusat Pendidikan dan Pelatihan; Pusdiklat i
-----4----+----+-\----1
Kantor Wilayah . Kanwil

- i
Unit Pelaksana Teknis UPT
Kantor Pelayanan Pajak KPP
Kantor Pengawasan dan Pelayanan Sea KPPBC
dan Cukai
Kantor Pelayanan Perbendaharaan KPPN
Negara
Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan KPKNL
Lelang
'--
.. _--
Balai Pendidikan dan Pelatihan Balai Diklat
137

Keppbn 2009 23

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Keppbn 2009 23

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

- 'I

You might also like