Modul 1 Manajemen Perkantoran

Diklat Teknis Administrasi Umum
(General Administration)

Eselon II

SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat, standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat, pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja, kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat. Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan (SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan, perencanaan berkelanjutan dan sebagainya. Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor, perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung dalam anggota Technical Review Panel (TRP). Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer. Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelatihan di daerah masing-masing.

i

Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai sumber daya di daerahnya masing-masing. Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara berkelanjutan. Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.

ii

salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang relevan. dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan kontribusi masing-masing daerah. Proyek SCBD ini secara umum memiliki tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem. dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai. bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan masing-masing daerah. pada tahun 2002 Pemerintah telah menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas. dan meningkatkan daya saing daerah. Dengan demikian. menengah. Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. telah terjadi perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah. iii . kelembagaan. yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004. serta mencakup multistakeholder. Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat. kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas (Capacity Building Action Plan/CBAP). yang semula lebih berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi seluas-luasnya. dan mengacu pada kebijakan nasional.KATA PENGANTAR DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah. Departemen Dalam Negeri. Bank Pembangunan Asia (ADB). dan pendek. dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for Decentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem. yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi dan berorientasi jangka panjang. dan individu. Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah.

dapat juga digunakan di daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspekaspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. khususnya untuk peningkatan kapasitas individu SDM aparatur daerah. Dalam memenuhi kurikulum serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS.Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber. iv . Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat. telah siap untuk dilaksanakan. Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini. selain untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri. dalam tahapan proses pengembangannya telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot test). Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat. maka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada masyarakat semakin meningkat pula. juga melibatkan pejabat daerah. yang pada akhirnya kesejahteraan masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi. agar diperoleh kesesuaian/ relevansi dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri. Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan sesuai dengan kebutuhan daerah.

.... 16 C................. 19 D... 14 A......................................................................... Manajemen Perkantoran ........ 20 v .......................................... Indikator Hasil Belajar.............................................. 10 E............ Deskripsi Sngkat........................................................................................................................................................................... Hasil Belajar ......... Perkantoran Modern ............................... 14 B........................................................ 1 B................................................................................. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern ........................................ Pokok Bahasan .... 17 D. 3 B...................... 1 D..............Depdagri . Tujuan Umum Surat .................................DAFTAR ISI Sambutan Deputy IV ......................................................... Fungsi Surat Dinas............................LAN ................ 13 BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN ................... 18 B..................................... 1 C........................................................ 4 C......................................................... 1 A.............................. Rangkumman................. Rangkuman.................. 3 A.................................................... Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern ........................................................................................................................................................................ i Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah ....................................... Latihan ..................................................................................... 1 BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN ............................................... Syarat-Syarat Surat Yang Baik.............. 20 E...... 19 C........................... 18 A.....................................................................iii Daftar Isi ............................................... Syarat Dasar Bagi Penulis Surat................. v BAB I PENDAHULUAN ......................... Latihan ................. Pengertian Kantor ........... 13 F............................................................................................. Data dan Informasi..................... 7 D...................................... Pengertian Korespondensi Dan Surat .............. 17 BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI .................................................................................................................................................................................................................................................

.............. 73 BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI ................................................................................... Cara Pengetikan........................................................................................................... Bagian-Bagian Surat................... 81 vi .............................................................. 77 E.................... 48 F........................................................... 72 G Rangkuman.................................................................... 34 B.................. Syarat Dan Macam Laporan ............... 36 C........................................... 51 G................................................................................................................................................................................................. 61 C.......................... 34 A.. 79 G......... Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip. Penyusutan Arsip............... 38 E........................................................................................... 36 D..... Latihan .................................................. Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan ........................................................................................................................................................ Teknologi Informasi ................................................................... Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas.......................... 74 A.................... Peralatan Filing.......................................................................................................................... 57 BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN ............................................... 71 F......................................................... 74 B....... Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat .............. 32 Rangkuman................................................ Latihan ................................................... 75 Micro Electronic dan Micro Processor........................... 79 F..................... 54 H................. Sistem Arsip ............ 64 D................................ 59 A.................................................................. Sistematika Laporan ................................................................................................. 31 I................ 21 G.......... BAB V Latihan .............................. Peranan............................................... Arsip ...................................... Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) ................ Komputer ........... Telekomunikasi ........... 69 E...................................................... Syarat-Syarat Laporan ....................... Teknologi Informasi di Kantor Modern ............F.... 59 B............... Rangkuman......... Organisasi Tergantung Pada Filing .................. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya............................................................................ J............................ Pengertian............. 74 C D Mikro Komputer ..... 21 H.. 33 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS .................................. 57 I...................................

..... 84 Daftar Pustaka Lampiran vii .................. J....................................... 84 Rangkuman....................................... Latihan ......................... 82 I...............H............ Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran .......................................................................................

5. Manajemen korespondensi Manajemen arsip dinamis Menyusun laporan Manajemen sistem informasi Anda sebagai pembelajar. dan agar dalam proses pembelajaran mata “Diklat Manajemen Perkantoran ” dapat berjalan lebih lancar. C. 3. Mengelola korespondensi. Menyusun laporan Mengelola sistem informasi D. Pokok Bahasan 1. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern. 2. 2.BAB I PENDAHULUAN A. 5. manajemen arsip dinamis. dan indikator hasil belajar tercapai secara baik. keterampilan. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. B. prinsip-prinsip dan pelaksanaan manajemen perkantoran modern. 3. 4. 6. Mengelola arsip dinamis. pembuatan laporan dan manajemen sistem informasi untuk perkantoran modern. dan sikap para pejabat eselon II mengenai pengertian. Pelaksanaan perkantoran modern. manajemen korespondensi. Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1 . 6. Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. 4. Indikator Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. peserta diharapkan mampu menerapkan manajemen perkantoran modern dengan baik dan benar. peserta diharapkan dapat: 1. Pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. Deskripsi Sngkat Mata Diklat Manajemen Perkantoran Modern ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan.

C. B. semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun kapasitas daerah yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan seorang pejabat eselon II. dan bahaslah secara berkelompok kasus ditemui di perkantoran. Untuk itu. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain. . Anda dapat melakukan seorang diri. berdua atau berkelompok dengan lain yang memiliki paradigma yang sama dalam manajemen perkantoran. selamat belajar!. Baiklah. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab. mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab VII. D. dan jangan segan-segan bertanya kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam manajemen perkantoranan. seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini. E. indikator belajar menetapkan apa yang harus Anda capai. dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab. belajarlah baik secara mandiri maupun berkelompok secara seksama. Bacalah secara cermat. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda. Pelajari setiap bab secara berurutan. karena indikator belajar memberikan tujuan dan arah.2 A. Untuk belajar mandiri.

Mengenai pengertiannya. 4. of business and clerical works). Tempat. sebelum memahami manajemen perkantoran modern. perusahaan. manajemen perkantoran. kind help). Kewajiban. building. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan. pengolahan. etc. fungsi (duty. yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place. atau ruang tulis. badan. function). Jasa pelayanan (service. 6. and duties). 2. 2. Tugas pekerjaan. Ruang atau kamar kerja. Instansi. Markas. Pengertian Kantor Dalam Bab II ini. sejak lebih dari dua puluh lima tahun yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti: 1. Sedang perkataan bahasa Inggris “office” bisa berarti: 1. yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/ informasi. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi. work. tugas. 3. Dari berbagai pengertian perkataan “kantoor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas. Anda perlu memahami pengertian kantor.BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN Setelah Anda mempelajari Bab II. 3. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters. komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do. Jabatan (tenure of official position). A.). Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian kantor. gedung. penyimpanan dan 3 . task. dan prinsip-prinsip kantor modern. perkantoran modern. 5. dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “office” dari bahasa Inggris. government department. jawatan. rooms. 4. pencatatan. or staff or collective authority of company. atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.

sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi. Jika Anda membuka Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) Anda dapat menjumpai bahwa perakantoran adalah hal yang berkaitan dengan kantor. pengolahan. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia. penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi. Banten. Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas. ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. bisa dibaca “dan atau”. kegiatan substansinya berlangsung di pabriknya di Cilegon.4 pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. sebaiknya Anda memahami terlebih dahulu apa yang diistilahkan perkantoran. pengolahan. kegiatan-kegiatan perkantoran perlu direncanakan. Anda telah mempelajari pengertian kantor. PT. Demikian pula rumusan tentang manajemen . alat-alat dan perlengkapan lain termasuk mebel. pencatatan. orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan. Kantor juga bisa dalam arti sarana. Sebelum Anda mempelajari manajemen perkantoran. Sebagai contoh. terhadap sesuatu istilah atau terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama. ini yang biasa disebut dalam arti statis. B. biaya serta tata laksana kerja. Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat. Garis miring(/) yang terdapat di antara perkataan data dan informasi berarti “dan”. Krakatau Steel yang kegiatan utamanya bergerak dalam produksi baja. Pada subbab B. pencatatan. digerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan. kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatankegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. diorganisasikan. bisa juga berarti “atau”. Manajemen Perkantoran Pada subbab A. ini Anda akan mempelajari manajemen perkantoran. jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya administratif. Sebagaimana kegiatan lainnya. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai: 1. akan tetapi kalau seseorang menanyakan: “Departemen Dalam Negeri?”. Kantor tersebut melaksanakan kegiatan-kegiatan perkantoran. 2. Contoh lain misalnya. perlu diawasi serta dikendalikan sebaik-baiknya. Akan tetapi dalam arti yang manapun. penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi. tetapi kantornya bisa berada di Jakarta. Kantor juga bisa dalam arti proses. Apa yang disebut manajemen perkantoran? Sebagaimana pada istilah-istilah lain dalam Ilmu Sosial.

Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader sense might embrance. is the branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work.” . melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis). bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan).5 perkantoran. warehousing. and sales. Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the over-all direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya. but also the the arise of functional control administratrive direction of most clerical and paperwork. whenever and wherever that work is to be done. Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction and supervision of office work. The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli. Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as a function. antara lain sebagai berikut: Perumusan Arthur Grager “Office management is the function of administering the communication and record service of an organization. manufacturing.” (Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran). not only the generally accepted service service functions.” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien.” (Manajemen perkantoran adalaah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi).

secara ringkas menajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. penyebaran. Oleh karena itu. serta lainlainnya. pengendalian. tetapi juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut. mengorganisasikan (mengatur dan menyusun). Dengan demikian manajemen perkantoran bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan. kepabrikan. 4. serta pemusnah data yang usang. pengendalian.6 (Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitasaktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan. mengawasi. prosedur dan metode perkantoran. Namun demikian. controlling. and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. penggerakan. dan penyimpanan data yamg memiliki nilai tetap. Tata penyelenggaraan Pelaksanaan secara efisien Pengendalian. if of permanent value. antara lain misalnya mengenai pegawai kantor. and retention. Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli. pengawasan dan pengarahan Perencanaan. dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran. serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. 2. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan. pemeliharaan. The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran. of destruction if obsolete.” (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan. mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk). Dikatakannya : “Dengan demikian. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”. 3. pergudangan dan penjualan). pengorganisasian. dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelengarakan secara tertib sesuatu hal. biaya perkantoran. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan : 1. Perumusan George Terry “Office management can be defined as the planning. perlu Anda sadari bahwa cakupan kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran. It deals with the life cycle of business information. and organizing of office work. . pengorganisasian. dan penggerakan.

efektif.X. efisien. akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. 1991). produktif. keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen. kecermatan. maka keputusan . Namun. berkeadilan. Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan kantor yang megah. Oleh karena dalam hal modernisasi ini lebih sering dilakukan per modul (“modularity”). dan perlakuan manusiawi. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk disimpan. khususnya keuntungan dalam hal kecepatan. “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman” Dalam hal kantor. menerapkan tata laksana yang demokratis. atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing. sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Budiyanto. bahkan gedung pencakar langit. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan. Perkantoran Modern Lalu apa yang disebut dengan perkantoran modern? Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”. menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya. maka sifat. Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal modernisiasi perkantoran. Namun. para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin. keterhadalan. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik.7 C. di lain pihak kenyataan masih banyak kantorkantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer. Namun. Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. terutama di kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistem komputer. profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. tentu saya tidak harus mengembangkan ke arah modernisasi perkantoran dilakukan secara serentak atau simultan. dari berbagai pertimbangan. computer). yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer based system). kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. terutama dalam bidang komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F. Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan. Perkantoran modern juga sering digambarkkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized).

Meskipun demikian. 2) memberitakan: “Hari Rabu (19/9). ribuan bisnis Eropa mengawali harinya dengan komputer yang telah terinfeksi Ninda menyebar lewat e-mail yang terinfeksi. jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara organisasi perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. Para ahli keamanan data net mengkhawatirkan potensi virus Ninda ini. peralatan dan perlengkapan. bulan Juli 2001 dunia dilanda virus “Code Red”.6 milyard dollar AS untuk membersihkannya. setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September 2001. prosedur dan tata kerja untuk menyelenggarakannya. kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen. manusia atau penanganan menyelenggarakan kegiatan. Sehubungan dengan itu. dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18 September 2001. Virus komputer Ninda yang merupakan kebalikan dari “admin”. Ketika itu Code Red memakan korban 250. sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia. Jelas pula bahwa dalam penanganan data/informasi diperlukan bangunan dan ruangan. serta sistem. atau keputusan tidak sempurna. Dampak selanjutnya mudah Semakin modern suatu kantor. Harian Kompas (Kamis.8 akan terganggu. menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu malam. Contoh mutakhir. diperkirakan. Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan serangan itu. Kamis 20 September 2001 hlm. semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses. Bush bisa juga . Kedua istilah ini digunakan silih berganti. 2) Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran modern. Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen. dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. misalnya administrasi pemerintahan Presiden George W. 20 September 2001. yaitu virus komputer “Ninda”. Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus “Code Red”. sifat dan cakupan kegiatannya semakin mengglobal. data/informasi merupakan sasaran utama.000 sistem di AS hanya dalam waktu sembilan jam pada pertengahan bulan Juli” (Harian Kompas. hlm. semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya Akan tetapi sebaliknya. tetapi dia mengingatkan “…… kerusakan yang dibuat Ninda bakal “lebih hebat” dibanding Code Red yang telah memakan dana 2.

Keterikatan formal. Kerjasama. 3. Tujuan. sedangkan sebagai wadah sifatnya relatif statis. Sama-sama departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan Perdagangan lain dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri dan seterusnya. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai tujuan organisiasi. Administrasi Perkantoran (Office Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran (Office Management). 2. Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah . maka tugas pokok organisaisi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. Tugas pokok DLLAJ lain dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur: 1. Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. bahwa dua aspek yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. 5. Organisasi apa pun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut. Tugastugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Susunan hierarkhi. 4. Telah dijelaskan di atas. Bush. Sebagai contoh. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Untuk mengetahui kedudukan dan peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi. untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas tugas pokok apapun. Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi. Sebagai kelompok orang yang bekerja sama sifatnya dinamis. Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi.9 disebut manajemen pemerintahan Presiden George W. Kelompok orang. yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. tugas suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan (DLLAJ). dapat dikatakan sama. antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis. Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain. yaitu a) sebagai kelompok orang yang bekerja sama dan b) sebagai wadah dari kerja sama tersebut.

hubungan masyarakat. dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Prinsip 1 Manajer kantor harus dapat merencanakan pekerjaan apa.10 tugas-tugas yang bersifat membantu. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. di mana. bagaimana. dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. data/informasi. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Koontz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel. dan oleh siapa harus dikerjakan Prinsip 2 Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk. Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian. tidak mutlak. metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran. Leffingwell. manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upayaupaya semua pegawai. 1981) menekankan bahwa penggunaan kata “prinsip” bukan hukum-hukum abadi. keuangan. . melayani. kapan. standar dan tataletak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif. et. dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan Prinsip 3 dan 4 Lebih jauh. D. mengatakan bahwa Leffingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa dimasukkan dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu departemen antara lain perencanaan. bertindak. praktik penyimpanan arsip. prosedur dan sistem operasi yang tepat. penanganan masalah-masalah hukum. yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management. Prinsipprinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan. Keeling. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas. mesin-mesin. memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan. Fayol (dalam Komarruddin. tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. adalah seorang pengganggas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. dengan mengacu pada William H. organisiasi dan tata laksana (ORTALA) atau organisasi dan metoda (O&M). material.

4. Mungkinkan diselesaikan Pelihara secara kaku. Kapan pekerjaan dikerjakan Di mana pekerjaan dikerjakan. 4. 2. Kondisi kerja yang baik Kesehatan Kebahagiaan Pengembangan diri Uang Sesuai dengan potensi Anda. 3. 2.11 Prinsip 5 Paling penting adala manajer kantor menyeleksi. 4. Berdasarkan pada catatan-catatan yang lalu. Anda harus tahu : _______ 2. imbalan ______________ 3. 5. Bagaimana pekerjaan dikerjakan. 5. 1. oleh organisasi lain. Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus 1. harus di ________ 2. memotivasi. . secara efektif. 3. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan. melatih. 5. Imbalan Jika pekerjaan Anda diselesaikan 1. Laksanakan. Anda seharusnya diberi 2. 3. 5. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini. menjadi efektif. mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhdap organisiasi pada tingkat yang optimal. walaupun sulit.1. diukur __________ 2. 4. Perencanaan Untuk merencanakan Secara benar. Suatu jadwal 1. Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. 4. LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF LEFFINGWELL 1. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan. 3. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu Tentukan Selaraskan dengan jadwal-jadwal lain. Pelaksanaan Pekerjaan _______ harus dilaksanakan 1. 5. 3. 4. Berdasarkan kuantitas Berdasarkan kualitas Secara terampil Secara teliti Secara cepat Tanpa upaya yang tidak perlu. Tabel 2.

7. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya. . menyusun organisasi. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir). dan menerapkan tata laksana yang demokratis. penjadwalan. nasihat kepegawaian. serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.12 Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut: 1. cara berpikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. profesional serta memiliki sikap. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja. Hal ini termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien. 4. 6. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembaangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai. efisien. dan perencanaan perbaikan formulir kantor. para pegawai yang disiplin. pengukuran dan imbalan terhadap pekerjaan. 5. perbaikan sistem penelusuran arsip. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor. dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan. Kesadaran kerja. pelaksanaan. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. program Diklat. 9. produktif. penggunaan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. 3. dan panduan perintah. 8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan. dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan. penetapan jadwal pemusnahan arsip. Komaruddin menyusun sembilan prinsip kerja efektif dalam perkantoran modern. efektif. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan dipergunakan apabila hasilnya ekonomis otomatis hendaknya 2. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana. berkeadilan serta manusiawi Prinsip-prinsip kerja efektif Leffingwell dalam perkantoran modern mencakup perencanaan. keterlambatan. Pengertian perkantoran modern dapat ditengarai adanya bangunan dan tata ruang yang baik.

F. 6. . Untuk mencapai tujuan tersebut. dan kegiatan penunjang disebut kegiatan fasilitatif. Akan tetapi. sistem.13 E. 5. 4. pengorganisasian. Kegiatan penanganan data/informasi disebut kegiatan perkantoran. Jelaskan pengertian perkantoran modern! Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern! Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang yang terdapat dalam organisasi! Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi! Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern! Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran! Rangkumman 1. maka kegiatan pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda. penggerakan serta pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran. 1. 2. prosedur dan metodenya serta informasi yang berkaitan. Latihan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini secara singkat namun jelas. Pengertian manajemen perkantoran beraneka ragam. 7. yaitu kegiatan pokok dan kegiatan penunjang. kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun dapat dikatakan seragam. 3. Oleh karena secara langsung mengenai tujuan organisiasi. Namun pengertian apapun yang diberikan. pengertian manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. 2. Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Secara substansional jelas yang di “manage” adalah seluruh unsur pekantoran. Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. Jelaskan pengertian kantor. 3. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan data/informasi. Kegiatan pokok sering disebut kegiatan substantif. Kegiatan-kegiatan organisasi dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. termasuk keuangan.

A. 1. Berikut akan kita bahas tentang informasi. Sementara itu. sesuatu.dari mana kesimpulan dapat ditarik). selanjutnya dalam Bab III Anda akan pempelajari pelaksanaan perkantoran modern. etc. dinyatakan bahwa data adalah fact or figure from which conclutions can be inferred (fakta-fakta/gambar . statistik. things. tindakan. Data The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal. 14 . Sementara itu Gordon (1985) mendefinisikan data sebagai the raw material for information defined as groups of non-random symbols which represents quntities. pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. informasi. yaitu data dan informasi. Sebelum membahas tentang pelaksanaan perkantoran modern. Gordon menyatakan bahwa information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions (informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai/memiliki nilai nyata dalam keputusan. Dalam Webster’s New World Dictionary. baik sekarakang/saat ini maupun yang akan datang). Anda perlu memahami lebih dahulu dua konsep yang berhubungan.bisa tabel. dan pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern.BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab III. yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah. (data adalah bahan mentah/bahan baku informasi. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah diolah (diubah) menjadi informasi. data dan informasi. Informasi Lucas mendefinisikkan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces uncertainty about a future state or event. actions. peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan. angka simbol/lambang-lambang khusus dan sebagainya. dan sebagainya). Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian data. Bentuknya adalah huruf. 2. Data dan Informasi Anda telah mempelajari tentang pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern dalam Bab II. grafik.

e. Jadi. data dan informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah incomplete (tidak lengkap). Ruang dan tempat. f. sudah sesuai dengan tujuan. Kalau kita mengacu pada pengertian bahwa informasi sebagai data yang telah diolah. terdapat selang waktu. di mana ‘the earliest data are yesterday’s.15 Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence (informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan kepandaian. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data. 3. apakah sudah jelas. Jika tidak. data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti. dalam arti menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikannya data itu. yaitu untuk mengambil keputusan. Data atau informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu. maka tetap menjadi data. Selang waktu (time lag) karena data berasal dari waktu yang . George R. baik waktu maupun isinya. the earliest decision is today’s. and the earliest outcome is tomorrow’s. dengan efek terhadap perilaku seseorang. ada selang waktu antara pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu. hubungan yang diperlukan. sudah tepat sasaran. Waktu. Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan. Terry (1962) menyatakan bahwa information is meaningful data that conveys usable knowledge (informmasi adalah data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang bermanfaat). kecenderungnan) dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen). Perilaku yang bagaimana yang terpengruh oleh data? Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah perilaku dalam pengambilan keputusan. Bentuk (efektifitas. yaitu hubungnan antara kata dan arti yang diinginkan. b. Bagaimana pendapat Anda? Kita harus ingat bahwa pertama. Jelas bahwa keadaan yang demikian. Semantik. Pertanyaannya adalah kapan pengaruh itu akan berlaku? Misalnya perkiraan cuaca yang disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. Dalam kaitan ini. dan kedua. Berguna tidaknya informasi tergantung pada: a. Sementara itu. Tujuan penerima. Data dan Informasi Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang. d. c.

panggilan telepon. pengemudi. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern G. Mengatur Informasi Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. bahkan para menteri sekali pun. pesan. tetapi juga adalah intuisi. pesanan. Definisi luas ini dapat diperjelas. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. sedang isinya. Contohnya : dokter. manajemen. Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang. B. Mills. yakni bahan baku/bahan mentah tidak akan mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul. laporan keuangnan. sehingga fungsi kantor sebagai pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini. Merekam informasi Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. transaksi. adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang . tetapi di samping itu. lingkungnan. latar belakang pendidikan. faktur. feeling. keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar. manajer. dan hasil analisis lainnya. pengetahuan. bahkan biasanya hal itu sangat dominan. dan sebagainya misalnya korespondensi. 2. Menerima informasi Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat. Standingford (1990) mendefiniskan tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. kegiatan. 1. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum. kantor pun memperoleh informasi. tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun banyaknya informasi. Seorang pengambil keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di hadapanannya. perhitungan harus dibuat. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda. dan laporan berbagai kegiatan organisasi. O. Selain menerima informasi yang masuk seperti itu. 3.16 lalu dan masa berlakunya kemudian. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi. maka informasi tidak pernah dan tidak akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. faktur. rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian organisasi. rekaman stok.

4. merekam. serta melindungi aset kantor. .17 terlatih dengan baik. mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank. 5. 1. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital. Memberi informasi Jika manajemen meminta. mengatur. sebagian lagi bersifat khusus. Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin. 4. C. dan informasi dapat diberikan secara liisan atau secara tertulis. Melindungi Aset Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima. memberi kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. 3. Sedangkan kegiatan kantor ialah sebagai pusat informasi sejak menerima. misalnya instruksi. Berikan batasan tentang data! Berikan definisi informasi! Apa perbedaan antara data dan informasi! Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi. kantor membagikan informasi dari rekamannya. Rangkuman Dapat dibedakan antara data dan informasi. mengatur dan memberi informasi saja. laporan perkembangan. anggaran dan lain sebagainya. Latihan Jawablah soal di bawah ini secara singkat namun jelas. merekam. 2. dan pekerjaan apa saja yang dilaksanakan? D.

Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada. Sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam. dan bagian-bagian surat. syarat-syarat surat yang baik. dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan. Anda akan bergaul dengan tetangga Anda. dan menulis sepucuk surat dinas. Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin Anda. Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat. fungsi surat dinas. tulisan. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Selanjutnya. menerapkan bahasa dalam menulis surat dinas. gambar. lambang. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi. langkah-langkah teknis penulisan surat. salah satunya adalah surat. A. dan melalui telelvisi masih tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. menjelaskan tujuan umum surat. syarat dasar bagi penulis surat. lurah dan sebagainya. dengan ketua RT. informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orang tua Anda. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya. dengan ketua RW. isyarat atau tanda-tanda lain. Pengertian Korespondensi Dan Surat Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama Anda. suatu instansi atau departemen akan berkomunikaksi dengan instansi atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. gaya surat. Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi dan surat. 18 . radio. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi. Anda dapat memberikan batasan korespondensi dan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Demikian pula. baik secara lisan maupun secara tertulis.BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab IV ini. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawai suatu instansi. Pemberian informasi melalui telepon.

atau organisasi). Zaenal Arifin (1996:. E. misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain. dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang. dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Tujuan Umum Surat Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima. . Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak. Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai. karena masing-masing pengertian itu akan saling melengkapi. instansi. B. atau organisasi) kepada pihak lain (orang. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. 2. C.19 Dari uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “paperless”. Istilah “paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali. Oleh karena itu. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. Fungsi Surat Dinas Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Rumusan lain misalnya. surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Dengan kata lain. isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut : 1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. surat tidak selalu tertulis di kertas. instansi.2) memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang.

Syarat-Syarat Surat Yang Baik Bila Anda menulis sepucuk surat. surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. terutama bahasa tulisan. 4. 3. 5. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang baik. seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi. Selanjutnya. 4. padat. Apa lagi bila Anda menulis surat dinas. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca. Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat dalam hal-hal tertentu. sebagai sarana komunikasi tertulis. yang selanjutnya sebagai bukti sejarah. Kemudian bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal. . Bahasa surat dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. D. dinyatakan secara tegas. yuridis dan administratif. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik. seperti subjek dan predikat. dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Selain itu surat harus bersih dan necis. Penguasaan bahasa. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. tidak menyinggung perasaan si penerima. Surat dinas. adab. serta memakai bahasa yang jelas. serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. seperti surat keputusan atau surat instruksi. penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut: 1. Khusus untuk surat-surat dinas. E. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat.20 3. terutama surat-surat perjanjian. 5. dan takzim. surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. Surat dinas sebagai pedoman kerja. sebaiknya menggunakan format yang menarik. tidak terlalu panjang. hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima. dan harus ada keseragaman pola bentuk. Sebaliknya. harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan. Pengetahuan tentang teknik korespondensi. 2. mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari pembacanya.

bagian tubuh dan kaki surat. 2. Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat ini. 4. Untuk memudahkan. Lampiran. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagiansubbagian. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala. Penegasan tujuan pokok penulisan surat. Perkiraan tentang pembaca. maka langkah teknis yang berikutnya adalah: 1. 3. Sebaliknya. 9. Nomor surat. tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat. Penyusunan draft atau konsep. bahkan tidak terasa lagi melalui langkah-langkah itu. Semakin sering menulis surat. Hal atau perihal. Kalimat pembuka. G. Kepala surat. 2. Kalimat penutup. Tanggal surat. Penyelesaian. Pengumpulan data/informasi. .21 F. 8. 5. Alamat dalam. 6. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya. Isi surat. dalam modul ini disebutkan secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai berikut: 1. 4. 7. biasanya dibuat formulir atau surat isian. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat. Bagian-Bagian Surat Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. 3. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat. Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali. Sifat surat. 10. seseorang semakin terbiasa dengan langkah-langkah tersebut di atas. 5.

Untuk instansi-instansi pemerintah. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat yang biasa disebut juga dengan istilah “style”. dan digunakan sebagai pedoman. 72 Tahun 2003. di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat: 1. Nama dan NIP penanda tangan. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan. Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing. 72 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. 5. bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. Tembusan. Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi. 4. 13. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan ditentukan oleh masing-masing organisasi. Bentuk atau “style” surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan. Initial.22 11. Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style) Format Balok yang diubah (Modified Block Style) Format setengah Balok (Semi Block Style) Format Sederhana (Simplified) Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style) Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf) Beberapa pola bentuk tersebut di atas dapat disimak di halaman berikut: . pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ini dimuat dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas. Nama jabatan 12. Untuk instansi pemerintah. 2. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan. 6. 3. 14.

/ ----------------------- .23 Gambar 4. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------. Format Surat Full Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------.1.

24 Gambar 4. ------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------./ ----------------------- . Format Modified Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------.2.

/ -------------------------------------------------------------------------------. ------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------. Format Surat Semi Block Kepala Surat ---. ----------------------------------------------------------------------- ------------------- .25 Gambar 4. 3.

.4..26 Gambar 4.------------- ---. Format Simplified Kepala Surat ----------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------./ ----------------------- .

27 Gambar 4.5./ ---- . ------------------------------ ---------------------. Format Surat Resmi I Kepala Surat ---------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.

----------------------------------------------------------------------------------.28 Gambar 4. Format Surat Resmi II Kepala Surat ---------------- ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------. 6./ ---- .

29 Gambar 4.----------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------.7. --------------------------------- ------------------------------ ------------------- . Format Surat Bentuk Resmi (KEPMENPAN 72/2003) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------.

Format Surat Menggantung (Hanging Paragraph) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------ ------------------------------- .8.30 Gambar 4.

Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi pemilihan kata. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas Sebenarnya. penulisan paragraf penutup. dan penulisan tembusan surat. Namun. dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada penerima surat. dan hal surat. Sebaliknya. bagaimana penulisan tanggal surat. ketika Anda mempelajari bagian-bagian surat. Seperti Anda ketahui dan sadari. 2. pemakaian ejaan yang disempurnakan. Selanjutnya. penanda tangan surat. Penyusunan Paragraf Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama. kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. Anda perlu juga mempelajari bagaimana penulisan bagian-bagian itu dengan menggunakan bahasa yang benar. Selanjutnya. tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca. surat. lampiran. Penyusunan Kalimat Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif. kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik. Dalam Subbab H ini akan dibicarakan bagaimana penggunaan bahasa yang benar dalam bagian isi surat. dan penyusunan paragraf. Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. penulisian alamat surat. bagaimana penulisan kepala surat yang benar. yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa. dan enak dibaca. bagaimana penulisan nomor. paragraf dikatakan memiliki . penulisan paragraf pembuka. sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-mengarang. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh. Kemudian. tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Berikut akan dibahas satu persatu.31 H. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. penyusunan kalimat. di samping mengemukakan fungsi bagaian-bagian tersebut. Dengan kata lain. yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. Agar pesan yang terdapat dalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya. misalnya. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. singkat. sebagai salah satu jenis karangan tertulis. hendaknya menggunakan bahasa yang benar. gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. 1.

32 kepaduan jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling berhubungan. agar kalimat-kalimat itu saling berkaitan. Mungkin laporan hasil penelitian itu tertukar ketika staf Bapak mengepaknya. seperti selanjutnya. Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf. Namun. sebagai berikut. Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang tidak saya butuhkan. Latihan Kerjakan latihan dibawah ini dengan sungguh-sungguh. Oleh sebab itu. hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman tersebut. Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya terima dengan baik. di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. sebaliknya. 1. Sebaliknya. Paragraf ini hanya berisi satu gagasan. Berikan batasan korespondensi dan surat! Apa saja tujuan umum surat? . yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. semua kalimat harus disusun dalam satu paragraf. yakni tentang kiriman buku tentang hasil penelitian. Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. ini. dan tersebut. pernyataan-pernyataan tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. diikat dengan kata ganti. dan saling berkaitan. bersama ini saya kembalikan laporan hasil penelitian yang tidak saya butuhkan. 2. I. dan oleh sebab itu. selain itu. nya. Jadi. hendaklah digunakan pengait paragraf. atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua syarat dengan baik. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan laporan yang saya pesan. seperti itu. namun. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan. Laporan Hasil penelitian itu tertukar. Walaupun dalam papragraf ini terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. Di samping itu. yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil penelitian yang tidak dipesan. Laporan hasil penelitian yang Bapak kirim telah saya terima dengan baik.

Berbagai macam format. 3. 4. penulis surat harus memenuhi syarat. Kegiatan tersebut disebut korespondensi dan berkomunikasi dengan surat. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas! Uraikan surat-surat yang baik! Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat! Uraikan langkah-langkah teknis penulisan surat! Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan ke instansi lain! Rangkuman 1. modified block. 4. gaya. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi Oleh karena itu. paragraf dan penggunaan tanda-tanda baca. semi block. style dalam menulis surat.33 3. . 6. J. Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari. Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format. style. Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. baik dalam teknik penulisan. baik dalam menyusun kalimat. simplified. Anda dalam menulis surat jangan lupa menggunakan bahasa yang benar. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadaphadapan dengan penerima informasi. idented dan hanging paragraph. maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat. yaitu full block. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan maupun secara tertulis. 2. gaya. 7. 5.

dan tiba-tiba memerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu dalam suatu surat. dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. menyiapkan peralatan filing. sebab informasi yang penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan. penggerakan. handles correspondence.BAB V MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Indikator keberhasilan: Setelah Anda mempelajari Bab V ini. dalam Webster’s New Worls Dictionary. dapat secara visualisasi diuraikan . tetapi jumlah yang pasti ada dalam file-nya. Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada filing. jika surat tersebut tidak dapat ditemukan oleh sekretaris tersebut. paling tidak untuk digunakan selama percakapan melalui telepon tersebut. yang fungsinya mengelola informasi. dan pengawasan. Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan. etc for an organization or person” Dapat diartikan bahwa seorang sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab atas 34 . sekretaris mempunyai arti “one who keeps record. A. Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang efektif. Ia mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran lebih dari 3 milyard rupiah. cepat. dan menjelaskan penyusutan arsip. Padahal. sementara ia melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon. Dapat dibayangkan bagaimana jadinya. Anda diharapkan dapat memberikan penjelasan bahwa organisasi tergantung filing. karena menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuat dengan mudah dan cepat. karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan. Beberapa kata dilontarkan kepada sekretarisnya untuk menemukan surat tersebut. memberi batasan arsip. Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan informasi yang tepat waktu. arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan. pengorganisasian. organisasi/perusahaan banyak dipuji keberhasilannya. Seperti suatu pernyataan yang secara dramatis menjadi kenyataan. Di sisi lain. Pada hal. karena organisasi/perusahaan tersebut tidak mengakui adanya kenyataan tersebut. sistem arsip. lengkap. menjelaskan sistem penyimpanan arsip (filing). dan akurat untuk kepentingan organisasi tersebut. Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu organisasi. sedang berbicara melalui pesawat telepon. yaitu jika seorang pimpinan yang sangat sibuk. Organisasi/perusahaan banyak mengalami kegagalan. baik organisasi pemerintah maupun swasta. Organisasi Tergantung Pada Filing “Sangat diperlukan” adalah kata yang cermat untuk menggambarkan fungsi filing baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta. menyimpan dan menemukan arsip.

35

penanganan informasi bagi suatu organisasi seseorang.

secara keseluruhan atau untuk

Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahan dengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi” . Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif. Sifatsifat tersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan, serta menguasi bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris harus mempunyai pengetahuan dasar filing, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filing yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat ditemukan dengan segera. Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan kegiatannya. Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari kehilangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian dari proses filing. Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang disimpan harus dicegah terhadap resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian organisasi/ perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualan besar tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak tidak siap sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.

36

B. Arsip Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun 1971). Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. Tujuan penyimpanan arsip tersebut antara lain : 1. 2. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu; Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang; Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.

3.

C. Sistem Arsip 1. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien. 2. Siklus Hidup Arsip Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut: a. Tahap Penciptaan Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan,

37

pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing) Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari. c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find. d. Tahap pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor. e. Tahap pemusnahan Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal. Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak

Pencarian materi yang disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan yang jumlahnya dapat mencapai beratus-ratus juta rupiah. adalah suatu ungkapan klise. dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing : menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman. kontrak. maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif. Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut. “File to find”. yang tidak ada tempat lagi dalam dunia organisasi/perusahaan yang modern. dan menyimpan arsip. Tidak semua harus di-file. yang paling tepat. pernyataan. laporan. atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan. Tanpa pengorganisasian yang cermat. Dari uraian di atas. Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang berasal dari luar organisasi/perusahaan. Apa yang lebih bermakna penting bahwa organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal. D. agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. tagiahan. katalog. arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa lokasi/tempat penyimpanan. Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) 1. filing dapat menjadi sesuatu kegiatan pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi . tetapi mencakup hal-hal mulai dari penciptaan. dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut cara penyimpanan arsip. seperti surat masuk. Kemudian. 2) Hilangnya arsip yang penting. 4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip. tergantung pada derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing. mengatur. Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: 1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan.38 efektif. cara penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip. dan dengan suatu cara yang memungkinkan penemuan arsip dengan cepat. 3) “Banjir arsip”. hanya arsip yang penting untuk kegiatan organisiasi/perusahaan yang efisien. Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. keputusan yang baik harus dilakukan dalam memilih arsip yang akan disimpan. Untuk biaya memelihara filing pada tingkat minimal. Definisi Filing Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut: Filing adalah proses mengklasifikasi. dan (2) arsip yang berasal dalam organisasi/ .

Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan. tetapi juga diharapkan untuk menemukannya dengan cepat. Nama-nama tersebut diatur secara alpabetis. dan pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk menemukan suatu nama yang Anda inginkan. diperlukan untuk mengawasi file pegawai. Seorang Sekretaris misalnya. atau sering kita kenal dengan buku telepon.39 perusahaan. fungsi filing menjadi lebih kompleks dan menuntut. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui bagaimana untuk menemukan . Pegawai yang spesialis dalam filing menjadi orang yang penting dalam kegiatan dalam kantor. Sebuah . tagihan dan semacamnya. File sering disimpan dalam lokasi sentral. berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis kepada Departemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial Gedung Perpustakaan yang baru. terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar. Supervisor file.. Anda telah mulai mengenal konsep dasar filing. 2. laporan. teknik. Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filing yang lengkap untuk organisasi/perusahaan atau untuk memahami sistem yang sudah ada. arsip dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang membutuhkan mereka untuk tujuan referensi/acuan. dan manajemen arsip. Karena organisasi/perusahaan tumbuh. arsip tersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan setiap pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. Pekerjaan dalam kantor khususnya berkepentingan dengan arsip . Kantor dan Filing Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan. Lebih sering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam menyimpan file-file pribadi pegawai. Setiap saat Anda mencari sebuah nama dalam Direktori Telepon. Dari lokasi sentral ini. Metode lain berdasarkan pada nomor. tentu saja. arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli. tanpa pemahaman tentang filing dan sistem filing akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya sendiri. “Saudari Gaharani.” adalah permintaan yang biasanya diminta dari seorang Sekretaris. Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi. filing adalah kegiatan purna waktu.menciptakannya dan kemudian menemukan dan menggunakannya. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang telah menyelesaikan Diklat Sekretaris tanpa pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filing. sebab ada keuntungan-keuntungan tertentu. seperti surat keluar. Buku telepon adalah sebuah contoh salah satu dari dua konsep dasar mengatur arsip agar dengan mudah disimpan berdasarkan nama. Anda sedang memilih informasi dalam suatu buku yang terorganinisir yang menerapkan prinsip-prinsip filing. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli. kontrak.

b. 3. karena adanya prosesing melalui komputer. maka harus dibakukan peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi tersebut. perusahaan. Dinamakan sistem abjad. 2) angka 3) nama tempat. Susunan dalam sistem penataan berkas berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z. daftar alamat. karena dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad. karena tidak menggunakan relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan dan menemukan selembar arsip. nama instansi. Melalui sistem abjad. bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan nomor. arsip kepegawaian. dan yang paling banyak digunakan. yaitu a. formulir-formulir. tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani berbagai jenis nama. sesederhana kita mengucapkan a. Sistem Alphabetis Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain.40 contoh adalah suatu sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip diminta berdasarkan nomor. b. alpabet adalah dasar dari semua sistem filing. . nama orang. Manfaat utama adalah langsung dan sederhana. Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks. Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks ialah memilih judul (caption) di bawah mana arsip akan diberkaskan. agar pelaksanaannya sistem abjad dapat berjalan dengan lancar. tetapi jenis-jenis arsip diklasifikasikan secara abjad . Namun demikian. Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor/angka. seperti nama orang. Sistem Filing Sebagai kesimpulan. departemen dan lembaga pemerintah nondepartemen. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama perusahaan. Sistem ini langsung. nama tempat atau nama barang. sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat bilamana dibutuhkan. 4) masalah. langsung. dan c. Sistem abjad adalah sistem yang tertua. Mengabjadkan Dengan tidak memperhatikan jenis arsip. arsip kesehatan. misalnya surat-surat. Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing . laporan. arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal maupun berkelompok. arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama . hal-hal yang berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak lagi yang lain. 5) kronologis.

tiga unit. dan Damayanti diatur dalam urutan alpabetis yang benar. keempat. nama perusahaan adalah kata tangkap. Nama Achmad. yang digunakan dalam filing. Dan seterusnya. dalam sistem geografis. dan C mendahului D. Nama Sondang P.41 c. adalah urutan alpebetis yang benar. dan kelima . jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan dalam file PT Semen Batu Raja. Paling tidak. hanya orang yang melaksanakan benar-benar filing dapat menemukan arsip tersebut. mengakibatkan kekacauan. menentukan urutan yang sesuai kata-kata dalam kata tangkap itu. Chairuddin. sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah tanggal. mencakup dua kegiatan pertama. Perusahaan Batubara Bukit Asam. (2) P. huruf a dalam Darmanto mendahului e dalam Dewayanti. Dimyati diatur dalam urutan alpabetis yang benar. Dalam sistem subyek. Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk tujuan Filing. Jelas. ada 20 standar aturan mengindeks yang digunakan. untuk huruf yang ketiga. . karena dalam albabet. Dewayanti. Darmanto. memilih kata tangkap (Captions) di mana arsip harus difile. kata tangkap adalah nama-nama subyek/masalah. Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetis dari surat. Dalam Sistem Abjad. A mendahului C. Jika setiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri aturan. kata tangkap adalah nama-nama orang dan organisasi. meskipun huruf yang pertama dalam masing-masing nama adalah sama. 1) Istilah Mengindeks Dalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda harus memahami alphabet dan unit. Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks Istilah mengindeks. dan kedua. Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa saya yang dianggap penting. aturan standar harus diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi dan mengatur kata tangkap. nama-nama tempat. Siagian teridiri dari tiga unit: (1) Sondang. huruf yang kedua. dan e dalam Dewayanti mendahului i dalam Dimyati. Masing-masing bagian nama orang atau organisasi digunakan dalam mengindeks adalah suatu unit. Nama instansi: Lembaga Administrasi Negara. empat unit.dan (3) Siagian. yang berbeda dalam masing-masing nama.

Sistem Filing Subjek/Perihal Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad. Unit yang ketiga dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan kedua sama. Associates PT. marga. Sihotang ¨ Sihotang. Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass ¨ Nasution. Nama Instansi/Perusahaan Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama orang disusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks nama perorangan yang lengkap. dan nama tengah. Perseroan Terbatas Masih banyak aturan yang lain. yang tidak sempat dibahas di sini. dan sebagainya. marga Suatu nama yang menggunakan nama keluarga. Nama orang Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam urutan ini: nama keluarga. Risson. mempunyai nama suci. Di samping itu ada pula nama bukan nama orang. Contoh : Lisa Nurena. karena organisasi Anda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berkenaan dengan organisasi Anda. Buyung (&). maka nama marga sebagai urutan pertama. marga atau nama akhir . maka Anda dapat menerapkan filing sistem subyek dalam menyimpan arsip-arsipnya. kalau ada . huruf demi huruf.yang ketiga. PUSRI Jakarta ¨ PUSRI. SE ¨ Nurena.42 2) Aturan Mengindeks Urutan Alpabetis Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit pertama dalam setiap nama. misalnya nama orang yang bergelar. pertama. nama pertama. Adnan. Jakarta. P. Lisa. SE Nama yang menggunakan nama keluarga. kedua. . Unit kedua dipertimbangkan hanya jika unit pertama sama. wanita yang sudah menikah dan lain sebagainya. d. Contoh : Risson P.

semua pokok masalah dijadikan subyek. Nomor tersebut akan berlaku selamanya. hanya saja nama-nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor. tidak diubah. Misalnya. masalah yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu subyek di bawah “kepegawaian”. dan semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah dijadikan subsubyek. Sistem Filing Nomor (Numeric) Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama orang atau instansi. Misalnya.43 Untuk menerapkan sistem subyek ini. masalah--masalah itu dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek) misalnya: Kepegawaian a) b) c) d) Cuti Kenaikan pangkat Lamaran dsb. atau Kartu Nama Nilasari diberi nomor 27451. Keuangan a) Gaji b) Hadiah Lembaran c) Lembur d) dsb. Selanjutnya. Seandainya di kemudian hari Anda memperkirakan bahwa masalah-masalah berkembang. masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan keuangan dikelompokkan dalam satu subyek “keuangan”. sub-subsubyek “kenaikan pangkat golongan II”. misalnya untuk subsubyek “kenaikan pangkat” dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sub-subsubyek “Kenaikan pangkat golongan I”. sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan sistem abjad. . Pada prinsipnya. Anda harus menentukan terlebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap hari. sehingga disebut sistem nomor (numeric filing system). dan seterusnya. maka Anda dapat mengembangkan masalah-masalah yang dijadikan subsubyek itu menjadi sub-subsubyek. Masalah-masalah tersebut kemudian dikelompokkan menjadi satu subyek. Demikian seterusnya. e. surat-surat dari dan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000.

hal ini akan menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien lupa nomor kodenya. puskesmas. serta keuntungan dan kerugiannya dalam penerapannya. 1) Buku Besar Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map. untuk mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang disebut dengan indeks. dan disimpan dalam file nomor (file utama) 2) Indeks Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada suatu koresponden atau nama. Oleh karena itu. Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur. Misalnya nasabah Tabanas. jika nomor yang bersangkutan . File ini disebut file campuran. hanya karena sistem nomor tidak diterapkan secara benar. atau pasien yang dalam penyusunannya berdasarkan urut abjad. seperti di rumah sakit. Surat masuk dan keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari dari lima akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal dari koresponden lain di dalam satu file. yaitu file utama. lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (direct filing system). baik dari segi waktu. sistem nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing system). Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang juml. asuransi. karena sudah memahami tata caranya. tenaga. Jika kita cermati. masih banyak juga instansi yang menerapkan sistem filing nomor hanya beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah dibandingkan dengan sistem abjad. yaitu kartu kecil yang memuat nomor dan nama nasabah. Karena itu. indeks. Pelayanan mengecewakan. sebagai akibatnya dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. Sehingga yang dilayani dapat dirugikan. yaitu map campuran dan map perorangan. Pengunaan map campuran ini bertujuan untuk menghemat pemakaian map.ah sudah mencapai lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan. dan buku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku besar. dan lain-lain.44 Banayak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing nomor. Tetapi. pasti akan lebih ingat namanya dasripada nomor Tabanas atau nomor pasien Rumah Sakit. Oleh kasrena itu. bahkan uang. masih banyak instansi yang menerapkan sistem filing nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. bank. pasien sebuah Puskesmas atau Trumah Sakit. sebenarnya sistem nomor lebih sukar diingat dibandingkan dengan nama. Namun demikian.

Dalam metode ini. maka karti indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register). Untuk memfile kartu. Jadi setiap nama dibuatkan kartu indeksnya. maka setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor.cm dan lebar 7. maka kartu indeksnya belum diberi nomor. Selanjutnya. tetapi nomor-nomornya mengikuti aturan blok-blok. Dalam sistem filing nomor. Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu indeks. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit (kurang dari 5). kartu indeksnya ada dua macam. jika suratnya sudah mencapai lima. tetapi diberi tanda berupa huruf C. sebagai nomor guide angka 29 rnenjadi petunjuk Ill. agar mudah dicari. Dalam penomoran tidak berurut ini dapat dibedakan b) Terminal Digit Pemberkasan (Terminal Digit) Metode ini digunakan untuk mengatasi penataan yang jumlah arsipnya banyak. tentu saja belum dicantumkan pada buku nomor ini. sebagai nomor laci Anaka 37 sebagai petunjuk II. Indeks dibuat dalam bentuk kartu ( dibuat dari kertas karton manila dengan panjang 12.45 belum/tidak diketahui. dengan susunan penyimpangan sebagai berikut : a) Nomor Berurutan (Consecutive) Petode inin merupakan cara penataan berkas dengan menggunakan sistem penomoran yang tidak mempunyai urutan logis (penomoran tidak berurut) atau mempunyai urutan logis. Indeks tersebut disusun secara urut abjad. Misalnya nomor 293746 maka akan dipecah menjadi 293 746 atau 29 37 46 dan dibaca dari kanan ke kiri sehingga cara membacanya scbagai berikut : Angka 46 sebagai petunjuk I. nomor yang berdigit banyak akan dipecah atau dikelompokkan menjadi dua angka atau tiga angka tiap kelompok. sehingga dapat luwes dalam menambah. scbagai nomor folder . Sedangkan untuk file surat. singkatan dari Campuran. yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. maupun dalam mengurutkan abjadnya. Koresponden yang suratnya belum mencapai lima.5. ada tiga cara untuk menyimpan arsip/dokumen.5 cm) dan dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu. 3) Buku Nomor Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor.

Yaitu laci nomor 47 di belakang guide nomor 37. kemudian digit kedua dan selanjutnya digit terakhir. dengan menulis nomor kecil dan depan dan selanjutnya nomor besar. nomor 293747 berarti terletak di laci yang berbeda dengan nomor 293746.46 Karena terminal digit Pemberkasan merupakan sistem pcnomoran yang tidak berurut. misalnya file dengan nomor 764303 akan ditulis dengan angka: 76 43 03 angka 43 merupakan digit utama angka 76 merupakan digit kcdua angka 03 adalah digit terakhir Jika jumlah digit melebihi dari enam angka. Sebagai Contoh : 76 43 05 77 42 14 77 43 01 77 43 91 76 42 16 75 42 66 74 43 15 75 43 10 74 42 66 75 42 16 76 42 14 74 43 15 75 43 10 77 43 01 77 43 91 No. Pembacaan nomor digit dimulai dari digit utama. Laci 42 maka akan menjadi No. Pada Middle Digit Filing nornor yang berada di tengah merupakan nomor utama. Setiap satu guide dapat berisi sampai 100 folder. c) Middle Digit Pemberkasan (Middle Digit) Sistem penataan berdasarkan angka tengah (Middle Digit Filing) merupakan modifikasi dari Terminal Digit Filing. Laci 43 . Bila kita melihat pada file dengan nomor 76 43 03 maka file ini disimpan pada laci 43 dan diberi guide dengan nomor 76 43. maka nomor terdekat setelah 29 37 46 adalah 30 37 46 bukan 29 37 47. maka digit kedua dapat terdiri atas tiga angka. dan selanjutnya disimpan pada file dengan nomor 76 43 03. Biasanya digunakan pada Perusahaan Asuransi. setelah folder 28. Dalam hal ini.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana sistem geografis dapat digunakan. maka sistem abjad selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih. Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat menggunakan nama daerah wilayan sebagai kata tangkap (caption). maka Anda dapat menggunakan sistem georafis. . Artinya. jika kegiatan atau aktivitas pimpinan itu berkembang demikian cepat. Surat-surat atau arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam filing yang paling depan. Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun. Sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem filing. sistem angka maupun sistem geografis. Sistem Filing Kronologis Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun menurut urutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu. jika kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum banyak. sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu file dalam setiap bulan. g. dan selanjutnya baru dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanama instansi. Tetapi. sehingga menyangkut banyak masalah. kemudian kata tangkap tersebut dapat dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kotakota (kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut. meskipun Anda memilih sistem subyek. Anda harus memahami secara mendalam.47 f. perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota di daerah wilayah tersebut. sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip. Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing. Di antara sistem yang telah diuraikan. Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat menggunakann sistem geografis. Sistem Geografis Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut daerah wilayah atau geografis. maka sebaiknya Anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai. jka karena sistem ini akan banyak membantu Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam filing. Mencermati hal tersebut. biasanya adalah kegiatan yang mencakup daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. Anda harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad.

d. Susunan arsip/berkas yang menyamping dinamakan lateral filing.4. lebih dahulu . Karakteristik Sistem Filing Masing-masing sistem filing mempunyai ciri/karakteristik tertentu. karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci Memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering. b.aksanakan. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. c. Di dalam filing cabinet. Peralatan Filing Sebelum memfile asrsip dil.500 . Tetapi. Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara tertentu. karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci tersebut kecuali teridi atas kertas-kertas arsipnya sendiri. maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih 3. yang diatur tidak ketat padat. aktivitas kantor dan perkembangannya Jumlah catatan kantor/arsip Jenis/tipe arsip Cara penggunaan arsip Sifat kerahasiaan arsip E. Ukuran organisasi/perusahaan. e. yaitu : 1.48 4. juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Sistem filing yang terbaik untuk suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut. Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas. Penyimpanan dalam laci ini tidak ketat padat. juga folder-folder dan guide-guide. sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi sulit. arsip/berkas ditempatkan secara berdiri (tegak lurus) atau disebut juga vertical filing. tetapi ada yang tiga. dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. Filing Cabinet (Almari Arsip) Banyak orang menamakan file cabinet denngan filing cabinet atau almari arsip.000 lembar kertas. Laci-laci pada filing cabinet biasanya tersusun empat laci. yang masing-masing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang. perlu disiapkan peralatannnya . Sususnan arsip/berkas yang menumpuk secara horosontal disebut horizontal filing. bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita temui di kantor-kantor. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. tergantung dari : a.

Bentuk guide sebagi berikut: A B Gambar 5.1 Bermacam-macam Cara Memfile. Guide Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. 2. Guide/Sekat Petunjuk .2.49 Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung. Gambar 5.

Gambar 5. dibuat dari kertas karton manila. atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus. Demikian pula tabnya dapat dibeli. Susunan Guide 3. Badan (B) adalah badan guide itu sendiri. Dalam gambar dapat dilihat kedudukan masing-masing tab. tab ke 4 makin ke kanan. Satu guide mempunyai satu tab. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling depan (lihat dari depan) seperti gambar di bawah. agar tidak melukai tangan. Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung. Untuk memudahkan pembicaraan selanjutnya. Tentu saja makin banyak tab. Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor. kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide. Folder juga mempunyai tap. guide ke 2. Folder Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. tentu saja ukuran tab makin kecil. Tab ke 2 berada lebih ke kanan. dan seterusnya guide ke 3. Lihat gambar berikut ini.50 Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar). Bahanyapun sama. Sebaiknya karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. ke 4 dan ke 5. Dapat juga bahannya dari plastik. yang disebut dengnan tab. dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin ke kanan. atau seperti map snelhechter. guide yang mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama.3. tab ke 3 lebih ke kanan lagi. tetapi tanpa penjepit. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya. . tetapi tanpa daundaun penutup. Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan heading/titel/atau kode. Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan keperluannya.

simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor Anda. Prosedur Filing (Penyimpanan Arsip/Dokumen) Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana.Pertama-tama semua dokumen/arsip yang akan disimpan diperiksa secara cermat. tetapi sering kurang mendapat perhatian. Pemeriksaan arsip.51 Gambar 5. Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip 1. karena salah penemnpatan. untuk memastikan apak arsip siap untuk disimpan. jangan sampai masuk dalam trempat . yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi filenya. apakah memang benar-benar sudah seharusnya disimpan. yang mengakibatkan srsip sulit ditemukan. Susunan Guide. Folder dalam Filing Cabinet F. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari agar surat-surtat yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit pengoleh lain.5. Gambar 5. Perhatikan apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan (release mark. Folder Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide. file.4. Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah: a.

Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. atau subyek apa. Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap. Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka. . maupun nama-nama individu-individu penanda tangan surat untuk jenis surat masuk. yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah kegiatan mengindeks. Menginndeks seperti yang telah kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama apa. Dengan ada tanda ini. sesuai dengan sistem filing yang dipilih. subyek. dan pada gilirannya dapat menimbulkan kekacauan surat-mennyurat dan proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan. Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yanng sudah ada. lembaga-lembaga negara. badanbadan swasta. nomor yang sama. dan nama tempat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal). surat akan disimpan. b. langkah ini lazim disebut juga pengkodean. Memberi Tanda. Di samping itu. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim. nomor). Kegiatan ini dilakukan secara sederhana. sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk silang. kronologis. yaitu nama badan-badan pemerintah. pada sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk. dikelompokkan berdasar apakah abjad. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan “hilang”. e. Perhatikan bahwa memang ini benarbenar diperlukann. maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yanng terpenting. Sedangkan kata tangkap pada sistem subyek adalah perihal atau isi surat. jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file.52 penyimpanan. atau kata tangkap lainnnya. Mengindeks (nama. geografis. maka surat akan mudah disortir dan disimpan. d. Langkah ini diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat banyak. sehingga memudahkan penyimpanan Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filing cabinet). ataupun nama alamat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata tangkap yang sama. karena dengan membuat tunjuk silang akan menambah pekerjaan c. sesuai dengan sistem filing yang telah ditetapkan sebelumnya. Mensortir arsip yang sudah diindeks. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing-masing kata tangkap.

dan kemudian ditemukan 56 arsip. seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam. Penemuan Arsip (Retrieval) Setelah disimpan. atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya.7% a. ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak akan terjadi kesulitan: a.53 2. Oleh karena itu. b. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam. Menaruh kartu substitusi (“Out Guide” atau “Out Folder”) di tempat di mana arsip disimpan tersebut diambil. harus mengisi daftar peminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi”. dapat diukur dari Ratio Penemuan : Rasio penemuan = Jumlah arsip yang ditemukan ---------------------------------. dari dari 60 arsip yang dicari. para peminjam diharuskan mengisi daftar/formulir peminaman yang berisi informasi antara lain: 1) Nama peminjam 2) Nomor dan jenis arsip yang dipinjam 3) Tanggal harus kembali 4) Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : “siapapun yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali. pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu.5% berarti arsip disimpan dengan baik . maka rasio penemuan = 97. Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif. d. artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan. c. Untuk itu. arsip yang diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat.x 100% Jumlah arsip Misalnya. Dalam prosedur peminjaman arsip. Tujuannya adalah: 1) Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam 2) Memudahkan penyimpanan selama arsip yang bersangkutan dipinjam. dan lengkap. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip. Jika rasio > 99. tepat.

indek. Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus. di mana seluruh dokumen menjadi “inaktif” setelah suatu kegiatan/proyek selesai. dan klasifikasi kurang tepat 2) prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif 3) prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif 4) arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder G. tempat untuk menyimpan arsip (Unit Arsip) 2. mungkin : 1) pemberian kata tangkap. arsip dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan. Konsultan dan sebagianya. sehingga jika Sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. c. seorang sekretaris perlu melakukan proses memindahkan arsip. Kantor Arsitek. seperti filing kabinet. Olek karena itu. arsip sudah semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Pemindahan secara kontinyu (perpectual) Pada cara ini. Pelaksana Proyek. Pemindahan cara ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan seperti Kantor Pengacara. Jika rasio . 1. Cara Pemindahan Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara pemindahan. Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jika hal ini terus berlangsung. biasanya setelah suatu periode tetentu. tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. di mana arsip sudah/jarang sekali digunakan.54 b. yaitu : a. Jika rasio penemuan 97% .99. Penyusutan Arsip Setelah suatu periode kegiatan kantor. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif” tergantung pada kebijakan masing-masing instansi. walau pemindahannya tidak tentu. < 97% ¨ yang disimpan dalam kondisi tehnik penimpanan perlu dibenahi.5% ¨ memuaskan. . misalnya 1 tahun. Dasar Pemindahan Arsip Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”.

Dengan demikian. Pemindahan Periodik Pada cara ini. pada tempat penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status “inaktif”. arsip dipindahkan setelah 1 peiode tertentu (umumnya 1 tahun).55 b. Dengan perkataan lain. arsip inaktif dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip yang lain. hanya lokasi penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip “aktif”. Ada beberapa cara pemindahan periodik: 1) Pemindahan tunggal/1 periode Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan berlalu. setelah 1 periode kegiatan berlalu. pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip-arsip yang dalam status “aktif” AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF Filing Cabinet 2) Pemindahan ganda /2 periode Pada pemindahan ini. pada lemari penyimpanan arsip akan terdapat : a) b) Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya .

bukti pembayaran tertentu. dan sebagainya. Arsiparsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai dengan 1 tahun. korespondensi rutin dengan pemasok.56 AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF IN IN AKTIF AKTIF Filing Cabinet Pada cara pemindahan ganda /2 periode ini mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip dari periode yang lalu. . tidak semua akan disimpan selamanya. b. organisasi di masa yang akan datang. Oleh karenanya setelah selesai digunakan. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu. Dalam pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip sebagai berikut: a. Arsip-arsip yang Membantu Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat Pemberitahuan Bank. undangnan rapat rutin. Pemusnahan Arsip Arsip yang telah dipindahkan. memo intern. 3. dan sebagainya. yang mungkin pada saat itu masih digunakan. misalnya : surat pengumuman/pemberitahuan. Arsip-arsip yang Tidak penting Yaitu arsip-arsip yanng tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan. arsip tersebut langsung dapat dimusnahkan.

5. 6. Namun demikian. dan jelaskan tentang berbagai macam sistem filing! Apa yang disebut dengan mengindeks? Jelaskan peralatan filing untuk masing-masing arsip dinamis aktif dan inaktif! Jelaskan secara singkat prosedur filing! Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip! 10. dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi”. namun jelas. Filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan arsip dengan aman. Rangkuman 1. 2. d. Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode! I. 7. 8. Arsip Vital Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organisasi / perusahaan. 4. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara lain: 1) Surat Keputusan Tentang Struktur Organisasi 2) Laporan keuangan 3) dan lain sebagainya Berdasarkan klasifikasi di atas. yaitu menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional . dapat diputuskan berapa lama suatu arsip harus disimpan.57 c. 3. Latihan Jawablah pertanyaan ini secara singkat. 1. Arsip Penting Yaitu arsip-arsip yang berguna unntuk kelangsungan usaha atau menggambarkan prestasi pada masa yang lampau. H. Mengapa organisasi tergantung pada filing? Berikan definisi tentang arsip! Apa tujuan kearsipan? Uraikan secara singkat siklus arsip! Berikan batasan tentang filing. dan lain sebainya. dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti. secara pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-masing instansi. Arsip disimpan karena mempunyai tujuan. 9. seperti :Data laporan keuangan.

3. pemanfaatan. pemindahan dan yang terakhir ialah pemusnahan arsip. dan sistem kronologis. yaitu filing kabinet.58 tentang perencanaan. arsip disimpan dengan menggunakan peralatan yang memadai. sekat penunjuk. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan Arsip mempunyai siklus hidup. Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau volume arsip dengan cara pemindahan. tepat. Dalam penyimpanan dapat dibedakan berbagai macam sistem penyimpanan yaitu sistem alpbabetis. subjek. 2. penyimpnan. dan folder serta melalui tahap-tahap atau prosedur filing. kebangsaan. . 4. lengkap dan akurat. yaitu sejak penciptaan. penyerahan dan pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip. Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat. 5. nomor. georgafis.

dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut. laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data – informasi. Redfield. fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis. Secara umum. laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain. sistematika laporan. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut. laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. Charles E. Artinya. Peranan. laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Pengertian. Menurut E. Pengertian dasar laporan ialah menyajikan fakta secara objektif dan tulus. langkah-langkah pembuatan laporan.BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab ini. Syarat Dan Macam Laporan 1. Laporan sebagai salah satu produk kontor diperlukan oIeh pimpinan organisasi. kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis. maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian. cara pengetikan A. penalaran yang jelas. Pada dasarnya. menjelaskan peranan dan syarat macam-macam laporan. Menurut Prajudi Atmosurdjo. dan mengikuti bahasa dengan kritis. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. disebut juga sebagai “administrative communication” (komunikasi administrasi). laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Awalan (prefix) “re” berarti kembali. Anda diharapkan dapat memberikan batasan laporan. dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Dari beberapa pengertian tersebut di atas. Pengertian Laporan Laporan dalam bahasa Inggris “report” berasal dari bahasa Latin “portare” yang berarti membawa atau mengangkut. Laporan 59 . Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi.

b. Di samping itu. data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang relevan. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan. d. pengembilan keputusan. Selanjutnya. pendengaran. Peranan Laporan a. 2. Setelah mendapatkan informasi secukupnya. sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut.60 juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. pengamatan. laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan. Di samping itu. Berdasarkan pengertian ini. Peranan Laporan dalam “administrative communication” Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai: . maka laporan dapat digunakan oIeh pihak lain untuk tujuan tertentu. pengendalian atau perbaikan Menemukan teknik-teknik baru. barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Pada umumnya. Peranan Laporan dalam Organisasi Laporan merupakan alat komuniakasi ke atas dalam suatu organisasi. yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan. pengawasan dan pegnendalian. Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. b. laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut: a. Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan. e. pengkoorganisasian. dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back. penglihatan. Mengatasi masalah Mengambil keputusan Mengetahui perkembangan/kemajuan Mengadakan pengawaasan. c.

4) Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Syarat-Syarat Laporan 1. Di samping itu. 2) Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan. namun apapun subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan. Data dan informasi iitu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi. agar laporan dapat memenuhi fungsinya.61 1) Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Kebenaran obyektifitas informasi tersebut penting sekali oleh karena tepat dan . Laporan harus benar dan obyektif Subyek laporan mungkin berbeda-beda. 5) Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi. saling pengertian. 3) Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambnilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data/ dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan. dan koordinasi antara atasan dan bawahan sengat mendukung kerja sama yang baik. Saling tukar informasi. bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi. B. maka pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. maka laporan harus memuat informasi yang benar dan obyektif.

istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat lapoooran dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. . serta menggunakan pandangan pembaca. 4. Oleh karena itu. Laporan Harus Jelas dan Cermat Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Kalau dia sendiiri sulit memahami apa yang ditulisnya. Di sampinng iitu. Artinya. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap kalau ditunjang oleh dukungan data misalnya data statistik. maka hal ini akan menjamin kualitas laporan. skema dan sebagainya. maka laporan harus dikemukakan secara lengkap. 2. dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas. maka orang lain pun akan lebih tidak mengerti. bahwa ia sendiiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi. tetapi jelas maksudnya. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-kata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah-istilalh yang ia senddiri kurang memahaminya. tepat. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran Perlu disadari bahwa si penerima laporan seperti pimpinan. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan. di samping dara mengemukakannya secara komprehensif. 3. diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaaah lebih dalalm laporan yang diterima. terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi sehari-hari. grafik. Laporan Harus Lengkap Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan. padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya. Oleh karena itu. dalam menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan.62 melesetnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang diterima. Laporan harus diusahakan singkat. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan. maupun susunan kalimat. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana. Kalau kedua hal di atas dipeprhatikan dan dilaksanakan.

Keterangan yang dilaporkan harus tegas. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya Lapaoran dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menanggulangi suatu masalah yang perlu segera penylesaiannya. OIeh karena ittu. skema dan sebagainya. ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Ini berarti abhwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian lapaoran yang satu dan yang lainnya. karena suatu persoalan menjadi terkatung-kaktung penyelesaiannya. sekali kalimat papsif digunakan. Oleh karena itu. maka dalam uraian selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus. tidak dikarang semaunya. b. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. dan di lain pihak bawahan ingin . 7. sehingga tidak membeerikan kesempatan timbulnya masalahmasalah/persoalan baru. dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. 6. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang telah diberikannya. laporan harus pula: 5. tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaiakn kepada atasan. atau antara atasan dan bawahan. Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan. Laporan Harus Tegas dan Konsisten Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya dibuat sedemikian rupa. c. artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun.63 Laporan yang lengkap harus: a. Disertai data penunjang. Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan. Misalnya. Laporan Harus Tepat Penerimanya Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikaksi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. Uraiannya tidak memberikakn kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru. tabel. misalnya statistik. artinya laporan tidak dibuat-buat. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan. Laporan harus lengkap dan objektif.

maka laporan harus disusun decara tepat. Mengumpulkan fakta dan data Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan laporan. teliti. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana. Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya). Untuk mempermudah pengumpulan data. Laporan yang tidak sampai ke alamatnya. di samping ia harus pula analistis. d. b. b. b. c. Agar tahu membatasi diri (tidak melantur). obyektif. misalnya: a. Agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan. d. Langkah-langkah atau prosedur yang haru ditempuh dalam pembuatan laporan adalah sebagai berikut: 1. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik. laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia. Skema atau struktur organisasi. Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan. pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. maka menimbulkan banyak segi negatif. dan “Open-minded”. dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan. laporan harus benar-benar sampai ke yang memintanya. Menentukan perihal (subyek) Ini dilakukan dengan maksud: a. Oleh karena itu. jelas serta mudah dimengerti. Agar yang akan dilaporkan terang dan jelas. c. maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut: a.64 mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak lanjutnya. Mengingat hal-hal tersebut di atas. . C. Laporan dapat disusun secara tepat apabila prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunannya tepat pula. 2. Harus mempunyai minat/kesanggupan. kooperatif.

g. e. tabel dan sebagainya. Statistik. Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-sumber primer (primary resource) maupun dari sumber-sumber sekunder (secondary resource). keuangan. Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire). Menyusun sistematika laporan. Buku-buku pedoman kerja (manual). Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk analisis dan data mana pula yang cukup disertakan sebagai lampiran-lampiran. Hasil riset dari lembaga. Evaluasi dan Pengolahan Data Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana diuraikan di atas. 3. f. Almanak. Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data dari: a.65 c. pemasaran dan sebagainya. e. Rencana/program kerja. Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka : a. Hasil wawancara. f. dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisisnya. sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya. Mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu dan data lainnya. Data kepegawaian. Sumber-sumber primer (primary resource). Membuat Kerangka Laporan . c. d. meliputi data dari : a. f. peralatan. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan seperti tersebut di atas. Hasil observasi langsung. Buku harian. agar dapat dipergunakan dengan baik. Perpustakaan dan dokumentasi. Notulen rapat. Rumusan tugas. c. d. b. Laporan-laporan. c. d. e. b. d. materiil. Grafik. b. h. maka dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan (analisis) data. job description dan sebagainya. Hasil diskusi.

3) Kesimpulan. yaitu setelah pendahuluan dengan mempergunakan judul ringkasan untuk pimpinan (Executive Summary). Pada pokoknya kerangka laporan itu mencakup: mentabulasi. d. pada pokoknya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa yang telah terjadi. 3) Teknik-teknik dan model-model matematika yang digunakan. 3) Landasan-landasan yang bertalian dengan obyek tersebut. mengklasifikasi. Lampiran dan Daftar Kepustakaan Masalah-masalah yang dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalam kerangka laporan. di mana. 2) Latar belakang informasi yang menyangkut obyek yang dilaporkan. c. Ringkasan Dalam laporan-laporan penelitian. 4) Teknik menginventarisasi. e. Deskripsi keadaan secara faktual. serta siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. Cara ini dimaksudkan agar yang berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh gambaran yang menyeluruh tentang hal-hal yang tecakup dalam laporan. Pada garis besarnya laporan mencakup: a. 5) Penemuan sebab-sebab. summary biasanya ditempatkan di depan. termasuk di sini antara lain penyajian mengenai: 1) Tujuan laporan. 2) Pengarahan implementasi. dan . 4) Data statistik. mencakup antara lain 1) Pendekaktan yang digunakan 2) Asas-asas yang digunakan. b.66 Seperti telah dijelaskan. Saran-saran mencakup: 1) Penentuan pemecahan masalah. 6) Pilihan berbagai macam jalan keluar. bilamana dan mengapa hal itu terjadi. mengevaluasi. Analisis terhadap obyek yang dilaporkan. menginterpretasi data. 4) Penutup.

Masalah pokok yang akan dilaporkan. Batang tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa Bab sesuai dengan keperluan. dengan membaca pendahuluan sudah mendapat gambaran tentang isi laporan. diagram. cukup dimasukkan pada bagian lampiran. . Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi dengan chart. Biasanya pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub. Pendekatan dan sistematika laporan. Biasanya judul sub-sub ditempatkan pada bagian sebelah kiri. misalnya: belum sempurnanya sistem pengangkatan pegawai. a) b) c) Maksud dan tujuan laporan. Laporan yang kurang dari 20 lembar. 2) Batang Tubuh Laporan Bagian ini merupakan bagian laporan yang terpenting. Fakta tentang tujuan yang telah dicapai. Masalah-masalah yang dihadapi Dalam mengemukakan masalah sebaiknya dikemukakan dalam pertanyaan negatif. apa sebabnya laporan dibuat. gambar-gambar dan lain sebagainya. yang membaca harus merasa tertarik setelah membaca pendahuluan untuk terus membacanya. kalau chart dan yang lain-lain itu hanya sebagai pelengkap saja. Singkatnya. apa maksud penulisan. pemecahan batang tubuh laporan ke dalam bab-bab tidak diperlukan. Jadi. sepanjang hal ini merupakan bagian dari pembahasan. tabel-tabel. Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan biasanya mengandung uraian tentang: a) b) c) Fakta dan data pelaksanaan kegiatan. apa sesungguhnya perihal yang akan dikupas. Bahkan untuk mereka yang sibuk. di samping mengajak : memasuki “alam pikiran pelapor. pendahuluan memuat latar belakang persoalan. Namun demikian.67 1) Pendahuluan Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan mengajak pembaca mengetahui isi laporan. karena di bagian inilah dipaparkan segala fakta dan data yang telah diolah tadi.

Sumber Bahan (Kepustakaan) Lampiran merupakan data pendukung uraian isi laporan yang mungkin terlalu banyak. maksudnya diuraikan sebab-musababnya timbulnya masalah itu yang mengarah ke pemecahan masalah (belum pemecahan masalah). foto.68 Setelah permasalahan dikemukakan. dan lebih jauh lagi dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian mengenai hal-hal yang diuraikan dalam teks laporan. gambar. Apabila jenis/macam lampiran banyak. 1990. 5) Saran Saran adalah semacam teraphy atau pengobatan. bagan. diagram. 6) Lampiran. langkah-langkah yang akan dijalankan untuk pemecahan masalah baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. yang disimpulkan adalah fakta. Kepustakaan perlu dicantumkan. Saran sifatnya harus dinamis. Wiyasa. Lihat Lampiran II. dan pemecahan masalah. 3) Pembahasan atau analisis masalah Setelah diuraikan dan ditunjukkan faktanya. Thomas. sehingga tidak dimasukkan dalam teks laporan. dan selanjutnya. 4) Simpulan Yang dimaksud dengan simpulan adalah hal-hal yang besar (garisgaris besar) dalam penyajian Bab sebelumnya. kemudian diuraikan dan ditunjukkan faktanya. surat-surat. Lampiran laporan. Karena apabila dimasukan dalam teks laporan. tabel. Surat Bisnis Modern. Perlu diingat bahwa masalah tidak disimpulkan. perlu dituliskan nomor urutnya. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. dapat berupa: Peraturan perundangan. Saran pada dasarnya berasal dari yang telah disajikan maupun yang berasal di luar yang telah disajikan. . kemudian dianalisis. dan lain-lain. Misaslnya. Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut Bratawidjaya. apabila penulisan suatu laporan mengambil acuan dari berbagai buku atau hasil penelitian yang sudah dipublikasikan. dapat mengganggu kontinuitas laporan. Lihat Lampiran I. denah.

D. SAMBUTAN KEPALA V. Nah.1. Petatar . Contoh: Format Laporan di Lingklungan Pekerjaan. Joko. TAHAP KEGIATAN 1.2. penulis laporan juga harus memperhatikan tentang sistematika penyajian materi laporan tersebut.2. Yang dimaksud dengan sistematika penyajian laporan di sini adalah pembidangan atau pengelompokan materi yang disajikan.69 Subagyo. Sistem gabungan angka dan huruf.1. 2. Tahap persiapan Penyusunan Ppanitia Penyusunan Panitia 1. JUDUL I. Lain-lain 1.1. Tahap Pelaksanaan 1. Sistematika Laporan Di samping materi laporan harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah disebutkan. KATA PENGANTAR II.1.4. Penyusunan Materi Penataran 1. LAPORAN KETUA PANITIAN PENYELENGGARA IV. Metode Penelitian Dalam Teori dan Praktek (1991) .1.1. Penyajian Materi 1.1. 1.2. sekarang kami yakin sekiranya Anda diminta untuk menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat menyusun sebuah laporan yang sesuai dengan kehendak atasan/pimpinan Anda.2.3. 1. P.4.2. SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK VI. Sistematika laporan lazim dikenal di Indonesia ini ada dua yaitu: 1. DAFTAR ISI III. Penatar 1. Pembukaan 1.2.2. Sistem desimal (digit system).3. Jakarta: Rineka Cipta.

Contoh Piagam 10. Formulir 5. Analisis Biodata Peserta Penataran 7. LAMPIRAN 1. Tahap Penutupan VII. Asumsi 2. Surat Keputusan Kepanitiaan 2. Kesan dan Pesan Peserta 9. Batasan Masalah dan Paradigma Penelitian D. Laporan Ketua Panitia pada Penutupan 8. D Asumsi dan hipotesis Penelitian 1. Pengujian Persyaratan analisis .5.70 1. Kegunaan Hasil Penelitian BAB II LANDASAN TEORI A. Contoh : Format Penulisan Laporan Penelitian JUDUL BAB I. Teknik Pengumpulan Data D. Hipotesis Penelitian BAB III PROSEDUR PENELITIAN A. Surat-surat Persiapan 4. C. PERMASALAHAN A. B. Tujuan Penelitian E. Validitas dan Reliabilitas Instrumen C.2. Daftara Nama Peserta 11. Rancangan Kegiatan 3. Edaran Peers 6. Lembar Evaluasi. Identifikasi Masalah C. Populasi dan Sampel B. Latar Belakang Masalah B.

Hasil Pengujian Hipotesis C. 2. Jarak pengetikan bab. Teknik Analisis Data BAB IV HASIL PENELITIAN. juga tanpa digaris di bawahnya. DAN PEMBAHASAN A. Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto Batas pengetikan a. b. Cara Pengetikan 1. Lampiran hasil pengujian validitas dan reliabilitas instrumen 3. subbab dan riciannya a. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 1. subbab dan rinciannya . c. Pembahasan Hasil Penelitian BAB V SIMPULAN DAN SARAN A. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua. Lampiran data mentah 4. Deskripsi Hasil Penelitian B. Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf besar semua. Bab. Lampiran analisis data termasuk perhitungan pengujian hipotesis 5. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan baris di atasnya. Simpulan B. Dalam hal rincian tersebut huruf besar dan judul tersbut digaris di bawahnya. 3. Lampiran instrumen peneliitian 2. Margin kiri 4 cm Margin kanan 3 cm Margin atas 2. 4. d. e. Margin bawah 3 cm Untuk halaman pertama tiap-tiap bab (halaman yang memakai bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas) 5 cm. seperti perijinan dan lain-lain.71 E. E. c. PENGUJIAN HIPOTESIS. juga tanpa digaris bawahnya. Lampiran yang lain.5 cm (dihitung dari penulisan nomor halaman. b.

5. F. a. 3. kata pengantar dan daftar isi memakai angka Romawi kecil dan diketik di sebelah tengah bawah tepapt pada margin bawah atau sedikit di bawahnya. Jelaskan dengan singkat tentang hubungan antara kerja sama dan pembuatan laporan! Apa fungsi laporan sehingga dapat dikatakan bahwa laporan mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu organisasi! Syarat-syarat apa saja yang diperlukan aagar laporan dapat efeltif dan efisien? Jika Anda diminta untuk membuat lapaoran tentang tugas pekerjaan yang didelegasikan kepada Anda. b. d. 3. dan nomor tersebut harus diletakkan ½ spapsi di atas huruf. 5 dan seterusnya.72 a. Contoh : huruf Romawi kecil i. iii dan seterusnya.5 spasi Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2. 6. 4. 2. Penomoran Halaman a. atau 2) Kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari catatan kaki Pengetikan Kalimat c. Semua petikan harus diberi nomor di belakangnya. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab diketik di bagian tengah bawah tepat papda margin bawah atau sedikit di bawahnya. 5. Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor halaman pertama dari tiap bab. Petikan lebih dari 3 baris diketik satu spapsi dan seterusnya diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama dan 4 ketukan untuk baris berikutnya) dari baris di atasnya tanpa diberi tanda petik. 4. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus sama dengan nomor kutipan di atasnya. 2. Coba Anda menjawab soal latihan di bawah ini dengan singkat namun jelas.5 spasi dengnan baris di atasnya.5 spasi Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris di atasnya dengan jarak 2. Sedangkan jarak antara pengetikan 2 cm papda bagian bawah adalah: 1) Baris terakhir dari kata-kata dalam teks. Latihan 1. c. c. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul. ii. b. langkah-langkah apa yang Anda tempuh? . Bab dengan subbab 4 spasi Subbab dengan kalimat di bawahnya 2. d. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka Latin dan diketik pada batas pinggir margin kanan atas : 1. b.

dan penomoran. Hal yang tidak boleh dilupakan dalam pembuatan laporan ialah ukuran kertas. . mengumpulkan data dan fakta. dan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. dan membuat kerangka laporan. mengapa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kekjadian tersebut. cara pengetikan. mengolah. mengklalsifikasikan data. Dengan demikian laporan mempunyai fungsi yang cukup penting. mengevaluasi. jelas dan cermat. batang tubuh laporan. 3. Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi yang isinya memberikan gambaran tentang apa. tegas dan konsisten. Penyusunan secara tepat jika laporan tersebut disusun melalui langkah-langkah yang tepat pula. dan tepat penerimanya. langsung mengenai persoalan. yaitu pertama-tama menentukan perihal (subjek). 2. di mana. menganalisis dan menginterpretasikan data. Kerangka mencakup pendahuluan. tepat waktu. laporan harus disusun secara tepat. sehingga laporan perlu mempunyai syarat-syarat benar dan objektif. yang mencakup tata letak bagian-bagian laporan. Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya. bilamana.73 G Rangkuman 1. Untuk melengkapi laporan perlu diikuti dengan lampiran.

Anda dapat menjelaskan tentang teknologi informasi. Komputer Upaya pertama untuk memproses data dengan peralatan elektronik dilakukan di Amerika Serikat oleh Herman Hollerith pada dekade 1890-an. Alat ini dinamakan “punched card” oleh Charles Babbage yang berkebangsaan Inggris. mikro komputer. Namun demikian. sekarang satu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi setara dengan satu buku berukuran sedang. artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan. mikro elektronik dan mikro processor telekomunikasi. gambar maupun suara dengan alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecommunications). Mikro elektronik. Perlu diketahui bahwa jika pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas. komputer. 3. Dia bertolak dari gagasan penemuan sebelumnya. yakni mesin electronic yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat. sedangkan sekarang hal itu telah beralih ke “impulse” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan dengan kertas. Hollerith 74 .BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI Setelah Anda mempelajari Bab VII ini. 2. B. Ada tiga komponen utama dari teknologi informasi. dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan akan cara lebih baik untuk mencatat dan menganalisis hasil sensus di Amerika Serikat. Komputer. yaitu rancang bangun (disain) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil terdiri atas komponenkomponen yang rumit. Misalnya. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. Komponen-komponen utama akan dibahas secara rinci kemudian. fasilitas kantor modern lainnya. huruf. Tidak dapat dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar-menukar informasi antarmanusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”). pengaruh teknologi terhadap perkantoran. maka disket-disket atau pita-pita magnit nampaknya dewasa ini akan dominan perannya sampai ada penemuan yang lebih baru dan lebih canggih. pemrosesan. Hollerith berpikir akan perlunya otomatisasi proses. A. Telekomunikasi adalah trasmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio. Teknologi Informasi Pengertian teknologi informasi yang mudah dipahami adalah: perolehan. 1. jika penyimpanan informasi sebagai pertimbangan utama. teknologi informasi di kantor.

mahal dan kurang begitu reliable (terpercaya). dan harus ber-airconditioned (AC). dan masih memerlukan suatu unit tersendiri yang berfungsi sebagai pemrosesan data. C Mikro Komputer Micro-computer pada dasarnya adalah suatu sistem pengolahan microelectronic berdasarkan pada suatu microprocessor (lihat berikut ). Tidak lama setelah Perang Dunia ke II berakhir. ukurannya lebih kecil dan lebih ringan daripada mini-computer. Mainframe perlu ditempatkan dalam ruang khusus. Demikianlah pengembangan komputer terus berlangsung sampai dekade 1960-an kita mengenal adanya komputer dengan ukuran besar. komputer komersial pertama dikembangkan di Inggris dengan mengeluarkan produksi pertamanya yaitu merek Ferranti Mark I dan Leo. Jenis lain adalah microcomputer. biasanya disebut sebagai “mainframe”. Tabulator penemuan Hollerith tersebut bekerja sangat sukses. serta tidak memerlukan lingkungan dan ruangan yang khusus. dan juga perlu ditempatkan dalam ruangnan yang ber-AC. Jenis komputer ini ukurannya lebih kecil daripada generasi pertama. Ia juga membutuhkan suatu tim pemroses data yang berfungsi untuk mendukung pekerjaan mesin. Berbagai upaya perintis untuk menciptakan mesin yang dapat membantu pemecahan masalah. masing-masing memerlukan tempat seukuran meja kantor. Mainframe sebagai mesin komputer induk dilengkapi atau dihubungkan dengan beberapa mini computers. lebih murah biayanya. Alat temuan Hollerith ini untuk beberapa dekade telah membentuk dasar-dasar pemrosesan data di bidang komersial. tetapi masih tetap dirasakan memerlukan penggunaan modal besar. karena berhasil mengurangi jam kerja sekitar 2/3 waktu yang dibutuhkan orang untuk menangani kegiatan bersangkutan. atau komputer. sedangkan Amerika Serikat mengeluarkan merek Univac. Pada akhir dekade 1950-an mesin-mesin electronik tersebut diungguli oleh komputer “generasi kedua” yang menggunakan transistor dalam operasinya. . Mesin-mesin electronik ini mengandalkan diri pada “tabung hampa udara”. dilakukan semasa Perang Dunia ke II sejalan dengan usaha usaha para ilmuwan negaranegara sekutu mencari cara memecahkan kode-kode pihak musuh.75 merakit berbagai komponen mekanis elektris dan mendisain suatu tabulator yang mampu “membaca” informasi yang dimuat dalam suatu card/kartu. yang dalam operasinya berukuran relatif besar.

6.76 Gambar 5. mengganti atau menghapus kode-kode tersebut. Dibandingkan dengan sebuah mainframe atau minicomputer dapat secara mandiri menangani pengelolaan data yang berskala besar. stock control. Pada waktu mesin hidup (switched on) jika operator memanggil kode tertentu maka ROM akan mengeluarkan data/informasi yang disimpan dengan kode yang bersangkutan. 2. Tidak seperti ROM. Tersedia berbagai program (software) yang memungkinkan microcumputer dapat menangani sebagian besar fungsi perkantoran seperti accounting. 4. Perbedaan antara ROM dan RAM seperti antara buku cetakan yang hanya dapat dibaca dari suatu catatan pribadi yang dapat dihapus dan dapat digunakan berkali-kali. RAM (Random Access Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori sementara (temporary-memory chip) guna menyimpan informasi yang dimasukkan pemakai. Pengolahan Microelectronic ROM (Read Only Memory) CPU (Central Processor Unit) Input/Output Interface RAM (Random Access Memory) Penjelasan: 1. 3. dan sebagainya. merupakan suautu CPU Chip yang berfungsi sebagai pengendali semua kegiatan pengolahan data serta mengkoordinasikan fungsi-fungsi seluruh peralatan komputer. tetapi kapasitasnya tinggi dan fleksibel. Chip RAM tidak memuat informasi pada waktu mesin mati. CPU (Central Processor Unit). ROM (Read Only Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori tetap (a permanent-memory chip) yang memuat kode-kode untuk mengoperasikan mesin microcomputer. Input/output Interface terdiri atas satu atau beberapa chip yang berfungsi untuk menangani kode-kode komputer dengan peralatan lainnya seperti mengendali disket (disk driver) printer dan layar monitor (visual display unit/VDU). Ukuran microcumputer relatif kecil. wordprocessor. . Dalam keadaan mesin mati (switched off) operator tidak dapat menambah.

Fungsinya dapat disejajarkan dengan peralatan microelectronic seperti sebuah mainframe’s central processing unit (CPU). Dilihat dari kapasitasnya penemuan ini mempunyai harga yang sangat murah. proses penemuan ini bermula dari pengembangan transistor pada dekade 1950-an. Tidak demikian dengan transistor. Transistor sendiri yang berupa komponen kristal relatif berukuran kecil yang berfungsi memindahkan atau mengolah kekuatan electric berkekuatan kecil di antara circuit dalam peralatan bersangkutan. Tabung (valve/vacuum tube) yang bentuknya mirip bola lampu listrik.. Microprocessor memberikan dampak kepada penciptaan komputer electronic berukuran kecil (mini).000 komponen dalam satu chip. Circuit-circuit tersebut dari lempengan-lempengan microscopic dari metal dan komponen lainnya berupa wafers silicon berukuran kecil. dan sebagainya. yang menggunakan teknik photografik khusus dikenal dengan photolithography inilah dasar dari peralatan electronik modern.77 Pada waktu sekarang di tempat kerja seseorang baik individual maupun sebagai tim kerja. D Micro Electronic Dan Micro Processor Micro processor merupakan suatu circuit yang terintegrasi yang didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan data. Ada tiga tujuan umum dari chips: . atau sering disebut “chips”. dengan ukuran yang lebih kecil tetapi kemampuannya lebih tinggi dan jauh lebih sedikit membutuhkan listrik untuk mengoprasikan. sehingga dirasakan kurang praktis. tidak lagi tergantung pada suatu bagian pengelolaan data yang tersentralisasi dengan peralatan mainframe atau microcumputer. Kemajuan terbesar dalam dunia teknologi informasi adalah pada dekade 1960-an dengan ditemukannya integrated circuit (IC’s) di Amerika Serikat. dan kecenderungan abad modern sekarang untuk membuat integrasi chip yang berskala yang sangat besar (very large scale integration /VLSI) terdiri atas 10. tetapi kapasistasnya lebih besar. Disebut Integreted Circuits karena dirancang bangun sebagai circuit-circuit yang lengkap. Kebanyakan dari circuit-circuit yang terintegrasi dinamakan “General Purposes Chips” (chip dengan tujuan umum dibuat untujk menangani satu atau lebih fungsifungsi pokok alat rumah tangga seperti micro computer mesin cuci. memerlukan kekuatan listrik yang relaltif lebih besar. Hasil terakhir saat ini dari penemuan ini adalah suatu circuit yang kompleks dan rumit terpasang pada lempengan kristal silicon berukuran diameter kurang dari 1/4 inch serta berketebalan hanya 15/1000 inch. Ukuran transistor walaupun jauh lebih kecil daripada penemuan pertama alat electronic yang kita kenal dengan nama tabung hampa udara. Akhir-akhir ini berbagai metoda diupayakan untuk menghasilkan konstruksi chips yang lebih kompleks. Berdasarkan sejarah perkembangan teknologi.

78 1. didesain dan diproduksi sesesuai dengan permintaan dan kebutuhan tertentu. seperti microprocessor (untuk menangani pengolahan dan koordinasi fungsi dari suatu komoputer) Interface chips (untuk menangani luaran/masukan yang dikehendaki dari suatu sistem). Secara singkat perkembangan teknologi digambarkan dalam diagram berikut: circuit untuk electronic dapat Gambar 5. karena harganya yang relatif sangat murah. Misalnya custom built chips didesain untuk memonitor hambatan-hambatan yang terjadi pada suatu proses beroperasinya kegiatan kerja mesin-mesin yang saling berhubungan. agar segenap peralatan mesin dapat bekerja secara tepat pada keseluruhan kerja pabrik. tetapi juga dapat digunakan dalam komunikasi dengan pihak luar organisasi. seperti pada proses pembuatan kertas atau pengecoran baja.7. 2. Jenis chips ini biasanya sangat mahal. Chip tersebut didisain untuk beraneka kegunaan dan cenderung diproduksi secara massal. pendapatan. sesuatu sistem yang dibutuhkan untuk kegiatan berskala besar. Perlu diketahui bahwa komputer tidak hanya digunakan sebagai alat dalam organisasi. Memory chips (untuk menyimpan informasi) CPU chips. Beberapa integrated circuits dikenal dengan nama custom build chips. . Beraneka macam kegiatan organisasi seperti pengolahan dan pembayaran gaji pegawai (payroll). Perkembangan Teknologi Circuit untuk Electronic Tabung Electronic (1910-an) Transistor (1950-an) Integreted Circuits (1960-an) VLSI (1980-an) Perkembangan penggunaan microcumputer dalam kantor mengakibatkan manusia banyak berkurang ketergantungannya pada Sistem Pusat Komputer. Apabila dikehendaki microcumputer yang ada dalam organaisasi dapat dihubungkan sebagai suatu jaringan kerja (network) dengan mainframe atau minicomputer. kepegawaian akan terus dilakukan dengan sistem pusat komputer (mainframe) tetapi kebanyakan kegiatan yang berhubungan dengan masing-masing unit organisasi sekarang cukup dilakukan secara memadai oleh sebuah microcomputer. 3.

Pada masa mendatang sistem ini dapat digunakan sebagai penghubung tanpa kawat (wireless atau coreless) di antara alat-alat mesin seperti word-processor. F. Telekomunikasi Istilah telekomunikasi dikenal sebagai cara penyampaian informasi melalui kabel/kawat listrik (telepon dan telegraph) atau dengan gelombang radio. telepon dan komputer. Bidang-bidang yang menerapkan micro electronic antara lain: 1. Sistem infra merah yang memungkinkan peralatan seperti Televisi dikontrol tanpa kawat (remote control). maka kemanfaatan dari sistem komunikasi berdasarkan komputer dapat diraih sepenuhnya apabila negara bersangkutan mengubah jaringan telekominikaksi yang ada menjadi sistem digital. sistem ini digunakan dengan sistem penanaman kabel di bawah tanah. Secara bertahap sistem kerja dengan kertas. Setiap negara di dunia ini mempunyai bentuk jaringan nasional untuk menyampaikan informasi dengan menggunakan cara ini. Misalnya jaringan telepon yang digunakan dunia bisnis di mana-mana. Kesulitan dari usaha untuk lebih mengintegrasikan telekomunikaksi dengan micro electronic dan computer adalah adanya perbedaan dasar kerja. 2. Inggris negara keempat terbesar dalam sistem telepon pada tahun 1980-an. . Sebagai contoh. Fibre glass. Langkah-langkah demikian akan mendorong perkembangan industri micro electronic. Otomatisasi perkantoran. suatu kawat dari bahan fibre glass mampu memindahkan pulsa dalam bentuk binary dengan kecepatan yang tinggi. merupakan alat yang vital bagi mereka untuk berkomunikasi dengan mitra kerja dan kliennya. yang terutama mengandalkan pada sistem manual (pembuatan laporan dengan mesin tik). Kawat telepon dengan bahan ini kapasitas muatannya beribu kali dibanding dengan kabel konvensional. telah melakukan perubahan tersebut. Karena informasi dapat ditransformasikan dengan lebih cepat dengan menggunakan bentuk binary. Transmisi microwave.. Hubungan telepon yang menggunakan electronic jelas merupakan sumber daya yang penting dalam pengembangan teknologi informasi. sekarang sedang dikembangkan untuk pengantar komunikasi yang berasal dari satelit bumi. 3. Teknologi Informasi Di Kantor Modern Pengaruh teknologi micro electronic dalam praktik dan prosedur kerja sedemikian hebatnya. diganti dengan sistem micro electronic yang menggantungkan pada telekomunikais. Perubahan yang cepat di bidang telekomunikasi juga dipengaruhi oleh berbagai pengembangan dan penemuan-penemuan di bidang teknologi seperti : 1.79 E.

Word-processor yang berperan sendiri Dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen.8. 5. memory. 4. Word Processor Ada tiga jenis dasar word processor a. Pengendalian proses industri Robot. 6. . Sistem atau pabrik dengan bantuan alat komputer lainnya. Kantor yang Menggunakan Peralatan Electronic Sistem Penggandaan Sistem Penulisan Word Processor Sistem Filing Peralatan Hitung Micro Computer KANTOR DENGAN PERALATAN ELEKTRONIK View data Teletext Fasilitas Referensi Konperensi dengan Alat tele Elektronic Mail Sistem Pengiriman Surat Telepon Telekomunikasi 1. dan hanya digunakan untuk pengolahan teks. 3. Berikut adalah suatu bagan suatu kantor yang menggunakan peralatan eletronik: Gambar 5. layar dan printer. 8. Komunikasi elektronik antartempat di seluruh dunia. 7. terdiri atas key board. Alat transfer uang electronic Alat pengukur di bidang ilmu pengetahuan. Alat diagnosis kesehatan. processor.80 2.

penyimpanan dan pencetakan. Sistem ini merupakan kombinansi dari jaringan komunikasi. 1) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen. yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui jaringan televisi yang ada. 6) Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan. komputer (atau terminal). View data. 4) Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan Pada tahap penerapan pertama dirasakan ada kelebihan tenaga. 7) Kemampuan untuk mengintegrasikan komputer-komputer lainnya. televisi dan permintaan dilakukan melalui telepon. Teletext. 2. 2) Memerlukan pelatihan yang memadai.81 b. Beberapa micro computer dengan tujuan umum. sehingga setiap pengguna dapat meminta atau mengajukan pertanyaan secara aktif kepada database untuk memperoleh data yang dibutuhkan. terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungakan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan. di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program). 2) Menambah kepuasan kerja. sperti halnya teletext. laporan atau surat dalan sebagainya. view data menyajikan data atau referensi yang up-to date di bidang perdagangan. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem. 4) Menghemat tenaga (pentik). view data hanya terbatas pada pelanggan dan sifat kerjanya adalah sistem interactive. wordprocessor dengan c. 3) Mmenimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar. . 5) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat. Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor: 1) Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada. Terdapat beberapa keuntungnan dari penggunaan word-processor. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya Di samping micro computer dan word-processor. G. 3) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output). Perbedannya dengan teletext. kantor yang otomatis biasanya memiliki fasilitas sebagai berikut: 1.

pebisnis maupun dunia kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS).82 3. Electronic mail. Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak jangkauan yang sangat jauh. Dapat mengambil langsung (copy/download) informasi yang akan kita butuhkan. yang paling dapat dirasakan secara nyata di bidang teknologi informasi adalah adanya cyber space (ruang maya) di mana kita dapat berkomunikasi langsung melalui perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai dari pelajar. namun pada eletronic mail pesan tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang satu ke meja yang lainnya lewat terminal. suatu fasilitas electronic yang berkembang pesat. daya muat pesan yang besar dengan kecepatan tinggi. electronic mail serta fasilitas telepon. dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to date. Di jaman informasi dan komunikasi abad 21 ini. penggunaan internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke kabupaten/kota bahkan kecamatan. Komputer misalnya sekarang secara luas telah digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam “hal apa yang akan terjadi apabila kita mengambil keputusan dengan alternatif A? “Apa akibat dari perubahan X dengan tidak mengubah Y?” . dan sebagainya. Sistem telex telah digunakan bertahun-tahun. Dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubungan erat dengan masalah-masalah subtansi organisasi. Internet. manfat yang didapat dari teknologi informasi yang berbasis internet cukup banyak dirasakan antara lain : a. Perkembangan terakhir di setiap meja kantor modern terdapat perangkat “work stations” yang lengkap terdiri atas komputer dan fasilitas word-processor. 5. H. Perkembangan akhir-akhir ini bahkan bisa mengirim banyak surat dengan peralatan edit yang lebih canggih. b. Berbagai transaksi pembayaran dalam dunia perdagangan dan bank banyak memanfaatkan sistem ini. 4. Sebuah perkantoran modern. Alat transfer uang. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas. word-processor. Yang menarik adalah sekaligus melakukan filing secara otomatis baik surat yang keluar maupun surat yang masuk. c. Sistem ini secara bertahap diintegrasikan ke dalam sistem peralatan perkantoran lainnya seperti jaringan komputer. adalah suatu sistem untuk menyampaikan pesan-pesan dengan alat electronic. Peralatan terdiri atas komputer dan alat komunikaksi. mahasiswa. dengan kemampuan untuk melakukan pertukaran uang tanpa melakukan pembayaran cash atau penggunaan kertas.

d. b. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun. c. f. e. Mendorong untuk belajar keterampilan baru Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia. f. serta kehilangan kepuasan kerja. b. c.mesin Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik. e. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalanpersoalan seperti kebosanan. d. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat. e. a. Pekerjaan perkantorn akan banyak mengalami perubahan. b. keterampilan berulang-ulang yang digunakan. karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin Implikasi terhadap pemberi kerja Memerlukan waktu untuk perubahan elektronik dari sistem manual ke sistem Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan . programmer dan rekayasa software Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu Lebih sedikit pekerjaan Kerugian: a. f. Cenderung pegawai menjadi “machine-minders” Masalah kesehatan sebagai ekses dari perlatan seperti layar. ekonomi dan sebagainya) 1. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif. 2. Implikasi terhadap karyawan kantor: Keuntungan: a. d. g. c. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin. dan sebagainya Kehilangnan kontak personal.83 Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan: Tiga Implikasi umum (aspek sosial. printer.

g. view data. Latihan Jawablah soal latihan di bawah ini secara cermat. e. diproses. b. f. Secara umum (sosial. singkat. disimpan dan dicari secara cepat Produktivitas meningkat secara cepat Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dan kantornya. 2. d. dan sebagainya) Terhadap karyawan kantor Terhadap pemberi kerja J. data dapat diperoleh. gambar maupun suara dengan suata alat electronic berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan komunikaksi jarak jauh. Jelaskan pengertian teknologi informasi! Sebutkan 3 komponen utama komputer. Teknologi informasi adalah perolehan. pemrosesan. c.84 g. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. huruf. 3. namun jelas. c. Rangkuman 1. b. . dan jelaskan masing-masing komponnen tersebut! Jelaskan cara kerja word processor. ekonomi. Tidak seluruh software kebutuhan yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi Keuntungan: a. 5. dan electronic mail! Uraikan beberapa implikaksi yang akan daapt mempengaruhi penerapan teknologi informasi di perkantoran! a. Kemudian jelaskan pula kekurangan dan kelebihan dari penerapan word processor! Jelaskan secara singkat teletext. I. 4. 1. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan Harga teknologi baru ini relatif murah Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpanan data di disk tidak memerlukan ruang seluas filing kabinet Untuk pengambilan keputusan.

Kantor yang menggunakan peralatan elektronik yaitu word processor.85 2.. view data. yaitu komputer. teletext. 3. Teknologi informasi di tempat kerja yang secara bertahap menggantikan sistem kerja kertas yang mengandalkan pada sistem manual. . mikro elektronik dan telekomunikasi. Bidang-bidang yang menerapkan mikro elektronik antara lain otomatisasi perkantoran. 4. 5. Ada tiga komponen utama teknologi informasi. robot. dan alat transfer uang Kemampuan untuk mengendalikan kekuatan elektrik dari alat berukuran mini (seperti micro electronics) mempunyai pengaruh yang luar biasa terhadap kehidupan modern. alat transfer uang elektronik dan internet. electronic mail. komunikaksi elektronik antartempat di seluruh dunia. pengendalian proses industri. Pada berbagai kegiatan industri kita akan menjumpai sistem-sistem produksi yang nyaris otomatis semuanya.

DAFTAR PUSTAKA Anderson, R.,G., Organization and Methods, (1973), London: MacDonald and Evans. Arifin, E., Zaenal, (1996), Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo. Chrislip,David, D, and Carl E., Larson, (1994), Collaboration Leadership, San Fransisco, California : Jossey-Bass Inc. Davis, Gordon, B, (1985), Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure and Development (2nd Edition), McGraw Hill- Book, Co. Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru. Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc. Littlefield, C. et.all, (1985), Office and Administrative Management, New Delhi: Prentice Hall of India. -----------, Management of Office Operations, New Delhi : Prentice Hall of India. Ma’moeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Mills, Geoffry, et.all (1990), Modern Office Management, London: Pitman Publicity Limited. Neuner, J.J.W., Keeling, L.B., (1978) , Modern Office Management, Bombay: D.B. Taraporevola Sons & Co., Private Ltd. O’Donnell, Koontz, (1972) Principles of Management , An Analysis of Managerial Functions (Fifth Edition), Tokyo: McGraw-Hill Purawijaya, Ipon, Sukarsih, (1994), Penyusunan Laporan, Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud. Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems, McGrawHill Book Co. Soetrisno, (2001) , Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Libety dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.

KASUS 1 SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ARSIP Semua arsip dalam suatu organisasi didesentralisasikan sebagaimana yang telah dilakukan selama beberapa tahun. Akhir-akhir ini, dengan padatnya tempat dan menggelembungnya biaya, menyebabkan manajemen menggali beberapa macam kemungkinan. Salah satu cara yang dipertimbangkan adalah sentralisasi sejumlah pelayanan kantor, di antaranya ialah penyimpanan arsip. Sebuah tim khusus yang terdiri dari pejabat muda diminta untuk mempelajari arsip organisasi, dan kemudian melaporkan penemuan dan rekomendasi mereka kepada pucuk pimpinan. Keputusan penting yang diambil dalam rapat tim pertama tersebut adalah menyiapkan memorandum bahwa tujuan utama yang berkaitan dengan penyimpanan arsip ialah harus diciptakan standar pelayanan tinggi kepada bagianbagian dan bidang-bidang untuk mengurangi meningkatnya biaya dan bertumpuknya arsip. Itulah yang menjadi pertimbangan dibentuk tim penelitian tersebut dengan manfaat mempertimbangkan reaksi dari para pejabat, dan pegawai terhadap setiap perubahan yang mungkin diusulkan. Penugasan individual kepada anggota tim juga dibuat. Penemuan-penemuan tentatif berikut dilaporkan dalam pertemuan tim yang kedua. Beberapa ruang yang dulu digunakan untuk ruangan gudang dapat diubah menjadi ruang penyimpanan arsip yang memadai untuk menempatkan kurang-lebih 75 persen file cabinet yang sekarang digunakan tersebar ke berbagai bidang dan bagian. Sebuah ruang di bawah tanah dapat dengan mudah disesuaikan jika dibutuhkan ruang penyimpanan. Penilaian kasar tentang kebutuhan pegawai menunjukkan bahwa dalam bidang/bagian yang tugasnya beraneka ragam dibebaskan dari tanggung jawab menyimpan arsip. Kebutuhan pegawai yang semakin meningkat untuk menangani meningkatnya volume pekerjaan akan menyebabkan sulit melepaskan mereka untuk ditempatkan ke bagian penyimpanan arsip baru yang diusulkan. Pelayanan arsip kepada beraneka ragam bagian dan bidang kemungkinan dapat diperbaiki, kecuali dalam bidang/bagian tertentu yang banyak dan tetap menggunakan arsip tersebut. Kesempatan untuk mengurangi arsip yang dobel, karena menggandakan dengan cara memfoto kopi arsip nampaknya besar. Praktik yang dilakukan yaitu dengan mengirim foto kopi berbagai macam arsip yang digunakan di berbagai bidang/bagian. Reaksi awal dari Kepala Bagian di bidang Kearsipan dan Kepala Bagian Tata Usaha yang sekarang melakukan penyimpanan, semangatnya tidak tinggi pada waktu ada kemungjkinan diciptakan sentralisasi arsip tersebut setelah mereka diberitahu oleh para anggota tim peneliti.

Berdasarkan analisis pendahuluan oleh tim peneliti tersebut. tunjukkan jenis informasi apa yang dibutuhkan tersebut? . Haruskah tim peneliti mencoba mencari lebih jauh informasi? Jika Anda mempunyai pemikiran demikian.PERTANYAAN 1. apakah sentralisasi arsip akan menjamin? 2.

dan daripada menggangur. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran. tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan alat-alat tersebut. Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri maupun dalam negeri. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya sistem penataan arsip yang baik dan efisien. akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan hasilnya. baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. 2. Tetapi meskipun demikian usaha-usaha perbaikan belum memuaskan hasilnya. Dengan adanya anggapan ini banyak orang-orang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan . pada umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik. sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut: 1. Ada pula peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya. Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masingmasing dengan sebaik-baiknya. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal harganya. tetapi tidak memikirkan berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa ditemukan dengan mudah. Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya. akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain. Keadaan yang tidak baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan pentingnya sistem kearsipan yang baik. Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan. Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang yang disingkirkan atau di-“arsip”-kan.KASUS 2 KASUS DI BIDANG KEARSIPAN Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan penertiban dalam kearsipannya.

Sistem Sentralisasi untuk Arsip-arsip in Aktif b. hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip. PERTANYAAN: 1. 5. 3.di Bagian Arsip. Dalam penyimpanan Arsip Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan sistem sentralisasi untuk Arsip in Aktif dan desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif. Sistem Desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif 2. Berikan penjelasan apa yang dimaksud dengan: a. . Dengan sistem ini berarti bahwa arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah. Bagaimana saran dan analisis Saudara setelah membaca Kasus yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi tersebut. Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang. Apakah keuntungan dan kerugiannya apabila Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan peralatan modern seperti Komputer dan Micro Film dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip? Coba jelaskan jawaban Anda. 3. maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di mana Bagian Arsip itu berada. 4. seharusnya dikirimkan kembali ke Pusat Arsip/Dinas Arsip. Akibatnya apabila mereka harus berada di tempat itu. mereka akan mengerjakannya dengan rasa enggan. Akan tetapi kenyataannya tidak semua unit organisasi mau melaksanakan hal ini dan tetap menyimpan Arsip in Aktif itu pada unitnya sendiri. Usaha-usaha untuk mengolah data dengan komputer serta menyimpan data di dalam micro film dengan alat-alat yang sudah dibeli dengan mahal tersebut di atas sampai saat ini belum/tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan bertambah terus dan makin banyak.

Perlombaan semacam ini diadakan secara teratur. kecuali apabila ada yang diperlukan. Pegawainya pada duduk berdempetan. Karena terlalu sempitnya ruangan. Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan bersih dan rapi. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat. bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. Bukan tidak mungkin. Gang-gangpun dipergunakan sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai. maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat. pokoknya ruangan kelihatan bersih dan rapi!” Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. bahkan ada pula yang berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat. Beban kerja operasional maupun administratif kian hari kian meningkat. Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat Bagian. Demikianlah. Dengan harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan nilai kedisiplinannya di mata pimpinan. warkat ataupun arsip-arsip tadi dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan tersebut. baik yang masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar meja kerja pegawai. untuk terwujudnya harapan dan tercapainya tujuan dari masing-masing pimpinan maka hampir setiap pimpinan bermoto: ”pokoknya ruangan bersih dan rapi!” Sayangnya bahwa dengan moto tersebut lalu terjadi keadaan: “Bagaimanapun caranya. Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian. maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut.KASUS 3 “KEJUARAAN SEMU” Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu program motivasi. yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita 17 Agustus. maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. . dokumen-dokumen dan sebagainya) juga tidak disetujui. Namun penambahan pegawai belum dapat dilakukan. yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan “kebersihan dan kerapihan ruangan kerja” maka segala tumpukan-tumpukan dokumen. kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang 17 Agustus. sekali setiap tahun. maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut. Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta perabotan kerja lainnya. karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan. Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus.

apa pula sub-sub masalahnya. Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut. Jelaskan penyebab masalah tersebut. namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta dokumennya tidak dapat diketemukan. 3. Apakah sebenarnya yang menjadi penyebab timbulnya masalah-masalah tersebut. Demikianlah maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi terbengkalai karenanya. Selidik punya selidik ternyata reference dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat dalam rangka memenangkan “lomba 17 Agustus” tadi. Bundel tersebut di mana. Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi masalah pokok dan sub-sub masalah 2. PERTANYAAN: 1. Pendekatan dan pemecahan yang bagaimanakah yang setepatnya diterapkan dalam menghadapi kasus seperti itu.Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepatcepatnya. . siapa yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas.

Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana). Proses pengembangan dan penerapan sistem kearsipan di Kabupaten X ini makan waktu cukup lama dengan daya dan dana cukup besar. lincah. Di samping tenaga-tenaga Kabupaten X sendiri yang menjadi anggota Tim Penyempurnaan Kearsipan juga mengundang Konsultan Ahli dari Lembaga Non Dep “Administrasi” dan Lembaga Non Dep “Kearsipan” untuk duduk di dalam Tim Penyempurnaan. Nama golongan utama diambil dari nama unit tertinggi/terbesar di dalam Kabupaten tersebut. Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). Klasifikasi semcam itu disebut klasifikasi struktural. namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. Dalam langkah tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus diterima dan benar. tetapi tidak/belum pernah memperoleh pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. Satu di antaranya adalah Pola Klasifikasi dan sistem kodenya dibuat khusus untuk keperluan penggunaan Kabupaten bersangkutan. Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa dialah yang berperan utama dan berjasa. Sepak terjangnya dinamis. rajin. Cara dia mengutarakan serta mempertahankan gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. Tetapi karena ia adalah seorang . gesit. Bagian terbesar dari kode menggunakan tiga (3) huruf. Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. Cara ini ditetapkan dengan alasan bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di lingkungan Kabupaten X. Penyebaran serta pembinaan baik untuk pegawai Kabupaten X melalui ceramah-ceramah penataran-penataran beberapa kali. Kode angkanya menggunakan sistem tiga (3) digit. Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya. Subyek-subyeknya berupa kegiatan pekerjaan yang dilakukan di dalam masing-masing unit. pintar bicara. dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus menciptakan baru. kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain. lokakarya dan cara-cara lain semacamnya. tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik. Kepribadiannya keras. Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta sistematikanya tidak konsisten.KASUS 4 TERDAMPAR DI AMBANG KARANG Kabupaten “X” atas dasar kebutuhan yang mendesak telah mengadakan penyempurnaan tata kearsipan dengan menerapkan sistem kearsipan Pola Baru dengan mengadakan penyesuaian bagian-bagian tertentu sesuai dengan kondisi serta keperluan setempat. Pembagian tingkat penggolongannya sebagaimana lazimnya terdiri atas masalah pokok submasalah dan sub-submasalah.

Usaha tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja. Di samping itu salah satu unit utama lainnya.yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari segala sumber. yakni “BADAN DL”. Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep yang membidangi kearsipan. Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan beberapa pokok sebagai berikut: 1. Dengan pertimbangan praktis serta pengaruh geografis dan kebutuhan unit-unit Pengolah dapat mengolah kearsipannya sendiri dengan pola pusat seragam dengan unit-unit lain dalam lingkungan Kabupaten X. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya. Kesulitan-kesulitannya antara lain: Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota secara lengkap. secara terbatas sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru. yakni bahwa pengembangan sistem pembinaan umum berada di tangan Kabupaten dalam hal ini Biro Umum.Keanggotaan tim terdiri atas semua unit utama (Dinas. Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan menyeluruh di Kabupaten X. tetapi merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri terhadap unitnya. Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi & Tatalaksana Kabupaten X. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi kelancaran kerja Tim. Tata Kearsipan dikelola/diorganisasi dengan prinsip kebijakaan terpusat dengan pelaksanaan fisik terpisah (centralized policy and decentralized physical operation). Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh tugas-tugas pokoknya di kantornya. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran yang jaraknya berjauhan. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu. Sementara itu. Pejabat bersangkutan telah memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta berkepribadian kuat dan berkemauan keras. sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. Arsip-arsip/berkas inaktif .

Dinyatakannya bahwa memang benar ia (pejabat Dinas Y anggota tim) telah menyetujui. Pada hal menyusun pola klasifikasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah).harus disalurkan ke kearsipan Pusat di bawah Biro Umum/TU yang sekaligus berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip Kabupaten X. serta bersedia membantu menciptakan kesempurnaan tata-kearsipan Kabupaten yang efektif. sudah berlaku cukup lama sehingga sudah dikenal oleh pegawai-pegawai di dinasnya. Dengan Pola Klasifikasi dan Kode sedemikian itu untuk menjamin kemudahan. jadwal retensi. apapun penilaian yang diberikan oleh pihak lain. Sistem Kode dua huruf ini sesuai dengan petunjuk dan anjuran dari Lembaga Non Dep Kearsipan dan telah banyak dipilih/digunakan oleh sebagian besar instansi yang telah menerapkan sistem Kearsipan Pola Baru. Di luar dugaan perjalanan Tim dibentur dengan gunung karang yang berakibat usaha Tim macet total. Diutarakan pula bahwa penyusunannya telah memakan waktu banyak. kegiatan serta transaksi dengan berorientasikan Kabupaten X. Padahal . efisiensi serta keseragaman sistem bagi kepentingan keseluruhan. Pola Klasifikasi yang disusunnya pun struktural dan tidak rela untuk diubah ataupun dilakukan penyesuaian. Masih banyak hal-hal (unsur-unsur Sistem Kearsipan Pola Baru) lain yang belum sempat dibahas seperti organisasi (unit) wadah fungsi kearsipan. Alasan yang diajukannya mirip dengan Wakil Dinas Y . efisien dan seragam tetapi jangan ganggu atau menyentuh apa yang sudah dibuatnya dan dilaksanakan di Dinasnya. penyusutan dan selanjutnya. seperti yang diuraikan terdahulu). Sistem kode alphanumeric menggunakan dua huruf dan tiga angka. Gunung karang tersebut berupa tantangan membatu dan panas dari anggota tim yang mewakili Dinas Y (kebetulan anggota ini adalah pejabat yang memprakasai dan aktif menangani penyempurnaan tata-kearsipan Dinas Y. TERBENTUR KARANG Kelanjutan dan usaha Tim ialah tahap penyusunan Pola Klasifikasi beserta kode klasifikasinya. menggunakan tenaga yang tidak sedikit serta biaya yang tidak kecil. meskipun dalam cara dan gaya yang berbeda. Sistem tersebut lebih sederhana lebih mudah. keseragaman (kesatubahasan komunikasi beserta tata cara dan sarananya). mengerti. Kedudukan tim menjadi bertambah rumit karena ternyata wakil (anggota) dari Badan DL (ia adalah pejabat yang menangani penarapan Sistem Kearsipan Pola Baru di instansinya) juga bersikap sama. Tantangannya berupa ketidaksediaan jika Pola Klasifikasi serta Kode Dinas Y dimodifikasi apabila diubah dan menjadi bagian dari Pola Klasifikasi serta Kode Kabupaten X. (Klasifikasi struktural akan goyah setiap kali ada perubahan struktur organisasi sehingga perlu mengadakan perubahan pola klasifikasi disesuaikan dengan struktur yang baru. meskipun demi efektivitas. Klasifikasi sedemikian akan lebih menjamin ketangguhannya dan tidak akan terpengaruh oleh perubahan-perubahan struktur organisasi. Pola klasifikasi didasarkan atas masalah (subyek) sebagai penjabaran fungsi. para petugasnya sudah terbiasa dengannya. Alasan yang diberikannya ialah bahwa Pola Klasifikasi serta Kode. 2. nyatanya sudah dilaksanakan dan berjalan. 3.

Analisis dan temukan persoalan-persoalan pokok apa yang merupakan kunci yang sebenarnya dari kemacetan Tim. Dalam hubungan ini para konsultan-pun (ahli O&M dan Kearsipan) telah pula berusaha untuk menjelaskan. Hal ini disamping memang tugasnya untuk memperoleh kebulatan hasil secara musyawarah yang tidak hanya bagi para anggota team tetapi harus dapat diterima dan dilaksanakan oleh para pimpinan unit-unit utama. integrasi dan sinkronisasi yang sederhana (K.S. Betapa pun segala usaha sudah dilakukan pada lingkup ini namun tetap buntu.) pada Kabupaten. Badan dan lain-lain. menghormati/menghargai kesemuanya bahkan selalu mengalah. di samping bahwa cara pemungutan suara di dalam team kerja bukan suatu cara yang dibenarkan ataupun tepat. agar tidak bersikukuh hanya untuk kepentingan sepihak.S.sebelumnya wakil ini dengan gigihnya turut mendesak wakil Dinas Y. maka apa tindakan yang harus diambil. Berikan alasan-alasan atas jawaban Anda. (Tentu saja konsultan hanya dapat berbuat sampai dengan batas-batas kewenangannya sesuai dengan kedudukan serta kewajibannya sebagai anggota tim). Andaikata anda sebagai Seda/Karo Umum/TU telah menerima Cap Ketua Tim tentang keadaan Tim. 3. PERTANYAAN: 1. dalam situasi bagaimanapun tidak akan dilakukan tindakan sepihak apalagi memaksakan ataupun bertangan besi. Pendapat para anggota untuk menempuh jalan pemungutan suara untuk mengambil keputusan tidak mungkin.I. Sebagai sekedar gambaran bahwa di dalam diskusi-diskusi yang dilakukan di dalam tim tidak jarang meningkat pada situasi yang panas berkepanjangan. Pimpinan (ketua) Tim pun tidak bisa berbuat banyak. manusiawi. mengupas tentang perlunya praktik koordinasi. dan tidak jarang menyangkut masalah-masalah di luar kearsipan. 2. sebab tugas Tim justru harus dapat menghasilkan “sesuatu” yang secara bulat diterima dan dapat diberlakukan penuh di Kabupaten X secara menyeluruh. namun tetap dalam batas sportivitas yang wajar. . di dalam lingkungannya. Andaikata anda sebagai Ketua Tim apa tindakan Anda untuk menembus karang tersebut. Ketua tim berkepribadian lemah lembut. lebih-lebih sama-sama jelas dimengerti bahwa Kabupaten adalah organisasi induk yang dalam pelaksanaan tugastugasnya dilaksanakan oleh Dinas-dinas.

com.daneprairie.This document was created with Win2PDF available at http://www. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful