P. 1
37529984 Modul 1 Eselon 2 Administrasi Umum

37529984 Modul 1 Eselon 2 Administrasi Umum

|Views: 1,804|Likes:
Published by Rendi Febrianto

More info:

Published by: Rendi Febrianto on Dec 18, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/02/2013

pdf

text

original

Sections

  • A. Deskripsi Sngkat
  • B. Hasil Belajar
  • C. Indikator Hasil Belajar
  • D. Pokok Bahasan
  • A. Pengertian Kantor
  • B. Manajemen Perkantoran
  • C. Perkantoran Modern
  • D. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern
  • E. Latihan
  • F. Rangkumman
  • BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN
  • A. Data dan Informasi
  • B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern
  • C. Latihan
  • D. Rangkuman
  • BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI
  • A. Pengertian Korespondensi Dan Surat
  • B. Tujuan Umum Surat
  • C. Fungsi Surat Dinas
  • D. Syarat-Syarat Surat Yang Baik
  • E. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat
  • F. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat
  • G. Bagian-Bagian Surat
  • H. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas
  • I. Latihan
  • J. Rangkuman
  • BAB V MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
  • A. Organisasi Tergantung Pada Filing
  • B. Arsip
  • C. Sistem Arsip
  • D. Sistem Filing (Penyimpanan Arsip)
  • E. Peralatan Filing
  • F. Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip
  • G. Penyusutan Arsip
  • H. Latihan
  • I. Rangkuman
  • A. Pengertian, Peranan, Syarat Dan Macam Laporan
  • B. Syarat-Syarat Laporan
  • C. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan
  • D. Sistematika Laporan
  • E. Cara Pengetikan
  • F. Latihan
  • G Rangkuman
  • BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI
  • A. Teknologi Informasi
  • B. Komputer
  • C Mikro Komputer
  • D Micro Electronic Dan Micro Processor
  • E. Telekomunikasi
  • F. Teknologi Informasi Di Kantor Modern
  • G. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya

Modul 1 Manajemen Perkantoran

Diklat Teknis Administrasi Umum
(General Administration)

Eselon II

SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat, standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat, pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja, kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat. Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan (SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan, perencanaan berkelanjutan dan sebagainya. Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor, perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung dalam anggota Technical Review Panel (TRP). Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer. Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelatihan di daerah masing-masing.

i

Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai sumber daya di daerahnya masing-masing. Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara berkelanjutan. Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.

ii

dan pendek. Proyek SCBD ini secara umum memiliki tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem. Dengan demikian. Departemen Dalam Negeri. yang semula lebih berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi seluas-luasnya. Bank Pembangunan Asia (ADB). yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi dan berorientasi jangka panjang. bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan masing-masing daerah. kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas (Capacity Building Action Plan/CBAP). kelembagaan. dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan kontribusi masing-masing daerah. menengah. dan individu. dan meningkatkan daya saing daerah. iii . telah terjadi perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah.KATA PENGANTAR DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah. pada tahun 2002 Pemerintah telah menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat. dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai. Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for Decentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda. Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang relevan. Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara. serta mencakup multistakeholder. yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004. dan mengacu pada kebijakan nasional. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem.

telah siap untuk dilaksanakan.Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. selain untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri. Dalam memenuhi kurikulum serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS. Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat. iv . Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada masyarakat semakin meningkat pula. dapat juga digunakan di daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspekaspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber. maka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. dalam tahapan proses pengembangannya telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot test). khususnya untuk peningkatan kapasitas individu SDM aparatur daerah. Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini. juga melibatkan pejabat daerah. yang pada akhirnya kesejahteraan masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi. Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan sesuai dengan kebutuhan daerah. agar diperoleh kesesuaian/ relevansi dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri. Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat.

....................... 14 A.... 18 A................ Rangkuman..................... Fungsi Surat Dinas........................ 13 BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN ...................................................................... Deskripsi Sngkat........................................... Latihan ........................... 1 BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN ........................................................................................................................................................... i Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah ................. 3 A.............. Tujuan Umum Surat ............................................................................................................ 19 D...................................................................................................................................................... Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern ...........Depdagri .......................................... 10 E.... Data dan Informasi.................... v BAB I PENDAHULUAN ............................................... 16 C.................................................................... Syarat Dasar Bagi Penulis Surat........................ 1 D.. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern .... Indikator Hasil Belajar......................... 4 C................. Manajemen Perkantoran ........................................................................................................ 17 BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI ..................................................................DAFTAR ISI Sambutan Deputy IV .................................................................... 3 B......................................................iii Daftar Isi ......................... Hasil Belajar ......................................................... Pokok Bahasan . Latihan ..................... 19 C.......................................... 14 B...... 17 D................................................................................................................................................................................................... 1 C........... Rangkumman.................... Perkantoran Modern ..... 7 D................................ 20 v ........... 20 E........... Pengertian Korespondensi Dan Surat .................................... 13 F........................................................ Syarat-Syarat Surat Yang Baik......................... Pengertian Kantor .... 1 A..................................................................................................... 18 B............................................................ 1 B.......................................LAN ................................................

............................................................................ Organisasi Tergantung Pada Filing ................................................................ Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas... 36 D........................................................................................ 72 G Rangkuman........................................................................................................................................ 77 E...................................................... Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) ............................................................................................... 64 D............ Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya............................... 31 I........ 57 I............................. 74 C D Mikro Komputer ...... 74 A.................................................................................... 79 F. Cara Pengetikan..................... 21 H............... 54 H.............. Bagian-Bagian Surat....................................... Latihan ...................... 34 A........ 48 F........................... 38 E......................... Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan ....................................................... 59 B........................................................................................ 33 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS .............................................. Syarat Dan Macam Laporan ........................................................... 79 G............................................. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat .................................... Sistem Arsip ............................................................................... 51 G.................................................................. 71 F...... Latihan ........................................... 73 BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI ...... Telekomunikasi ............................................ Penyusutan Arsip...F..................................................................................................... Peranan.................. 36 C.................... Teknologi Informasi di Kantor Modern .................. 69 E............................. 59 A....................... Syarat-Syarat Laporan .................... Komputer ................................................... 81 vi .. 75 Micro Electronic dan Micro Processor............................................................... Arsip ................................................... Peralatan Filing.................................................... Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip............... 57 BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN ............... 32 Rangkuman........ Teknologi Informasi .............. Rangkuman........................ Sistematika Laporan ................................................... 21 G................. 74 B..................................................................... 61 C.......... 34 B.......................................................................................... J...................... BAB V Latihan .................................................... Pengertian.....................

.......... J...................................... 82 I....... Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran .................................................................. 84 Rangkuman........................................................ 84 Daftar Pustaka Lampiran vii ............................................ Latihan .................H..

peserta diharapkan dapat: 1. Deskripsi Sngkat Mata Diklat Manajemen Perkantoran Modern ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan. Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1 . dan agar dalam proses pembelajaran mata “Diklat Manajemen Perkantoran ” dapat berjalan lebih lancar. keterampilan. manajemen arsip dinamis. 5. B. Indikator Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. 6. Manajemen korespondensi Manajemen arsip dinamis Menyusun laporan Manajemen sistem informasi Anda sebagai pembelajar. 2. Mengelola arsip dinamis. dan indikator hasil belajar tercapai secara baik. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. 4. peserta diharapkan mampu menerapkan manajemen perkantoran modern dengan baik dan benar. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern. Pokok Bahasan 1. Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. 3. C. prinsip-prinsip dan pelaksanaan manajemen perkantoran modern. Mengelola korespondensi. 5. pembuatan laporan dan manajemen sistem informasi untuk perkantoran modern. 6. Pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. Pelaksanaan perkantoran modern. 4. dan sikap para pejabat eselon II mengenai pengertian. 3. Menyusun laporan Mengelola sistem informasi D. manajemen korespondensi.BAB I PENDAHULUAN A. 2.

Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain. B. Anda dapat melakukan seorang diri. E. karena indikator belajar memberikan tujuan dan arah. D. dan jangan segan-segan bertanya kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam manajemen perkantoranan. selamat belajar!. berdua atau berkelompok dengan lain yang memiliki paradigma yang sama dalam manajemen perkantoran. dan bahaslah secara berkelompok kasus ditemui di perkantoran. belajarlah baik secara mandiri maupun berkelompok secara seksama. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab. C. Untuk belajar mandiri. Bacalah secara cermat. indikator belajar menetapkan apa yang harus Anda capai. seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini. . Untuk itu.2 A. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda. semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun kapasitas daerah yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan seorang pejabat eselon II. dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab. Baiklah. Pelajari setiap bab secara berurutan. mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab VII.

Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “office” dari bahasa Inggris. dan prinsip-prinsip kantor modern. Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian kantor. Sedang perkataan bahasa Inggris “office” bisa berarti: 1. Pengertian Kantor Dalam Bab II ini. Jasa pelayanan (service. Jabatan (tenure of official position). function). task. 2. or staff or collective authority of company. etc.BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN Setelah Anda mempelajari Bab II.). Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi. perusahaan. dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. Kewajiban. 6. Anda perlu memahami pengertian kantor. badan. sebelum memahami manajemen perkantoran modern. A. gedung. penyimpanan dan 3 . rooms. komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do. government department. tugas. 4. atau ruang tulis. 5. Tempat. kind help). yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place. Dari berbagai pengertian perkataan “kantoor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas. work. pengolahan. pencatatan. building. manajemen perkantoran. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan. Instansi. 3. sejak lebih dari dua puluh lima tahun yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti: 1. atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya. 4. Tugas pekerjaan. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters. 3. yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/ informasi. fungsi (duty. and duties). 2. perkantoran modern. of business and clerical works). jawatan. Mengenai pengertiannya. Markas. Ruang atau kamar kerja.

Pada subbab B. Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas. Sebagai contoh. ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi. Sebagaimana kegiatan lainnya. ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. diorganisasikan.4 pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. terhadap sesuatu istilah atau terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama. Anda telah mempelajari pengertian kantor. alat-alat dan perlengkapan lain termasuk mebel. digerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan. Demikian pula rumusan tentang manajemen . Apa yang disebut manajemen perkantoran? Sebagaimana pada istilah-istilah lain dalam Ilmu Sosial. kegiatan-kegiatan perkantoran perlu direncanakan. kegiatan substansinya berlangsung di pabriknya di Cilegon. bisa juga berarti “atau”. ini Anda akan mempelajari manajemen perkantoran. B. 2. Akan tetapi dalam arti yang manapun. penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi. akan tetapi kalau seseorang menanyakan: “Departemen Dalam Negeri?”. Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat. orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. tetapi kantornya bisa berada di Jakarta. PT. perlu diawasi serta dikendalikan sebaik-baiknya. ini yang biasa disebut dalam arti statis. biaya serta tata laksana kerja. jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya administratif. sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. pengolahan. pencatatan. Jika Anda membuka Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) Anda dapat menjumpai bahwa perakantoran adalah hal yang berkaitan dengan kantor. Garis miring(/) yang terdapat di antara perkataan data dan informasi berarti “dan”. Krakatau Steel yang kegiatan utamanya bergerak dalam produksi baja. bisa dibaca “dan atau”. Kantor juga bisa dalam arti proses. Kantor tersebut melaksanakan kegiatan-kegiatan perkantoran. kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia. Sebelum Anda mempelajari manajemen perkantoran. Kantor juga bisa dalam arti sarana. sebaiknya Anda memahami terlebih dahulu apa yang diistilahkan perkantoran. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan. Banten. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai: 1. pencatatan. pengolahan. Contoh lain misalnya. Manajemen Perkantoran Pada subbab A. kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatankegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif.

” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. warehousing. Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader sense might embrance.” (Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran). Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as a function. but also the the arise of functional control administratrive direction of most clerical and paperwork. whenever and wherever that work is to be done.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya.” . The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli. not only the generally accepted service service functions.5 perkantoran. Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction and supervision of office work. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan). Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the over-all direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation. melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis). and sales. manufacturing.” (Manajemen perkantoran adalaah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi). antara lain sebagai berikut: Perumusan Arthur Grager “Office management is the function of administering the communication and record service of an organization. is the branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work.

4. biaya perkantoran. serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. pengorganisasian. Tata penyelenggaraan Pelaksanaan secara efisien Pengendalian. . prosedur dan metode perkantoran. kepabrikan. dan penyimpanan data yamg memiliki nilai tetap. pengendalian. dan penggerakan. Perumusan George Terry “Office management can be defined as the planning. 2. dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran. controlling.6 (Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitasaktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan. The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. penggerakan. pengendalian. penyebaran. pengawasan dan pengarahan Perencanaan. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan : 1. of destruction if obsolete. dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelengarakan secara tertib sesuatu hal. pengorganisasian. pemeliharaan. It deals with the life cycle of business information. serta pemusnah data yang usang. and organizing of office work. mengorganisasikan (mengatur dan menyusun). mengawasi. perlu Anda sadari bahwa cakupan kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran.” (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan. serta lainlainnya. Dengan demikian manajemen perkantoran bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan. and retention. and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. secara ringkas menajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan. tetapi juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut. 3. dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran. mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk). if of permanent value. Namun demikian. antara lain misalnya mengenai pegawai kantor. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”. Oleh karena itu. pergudangan dan penjualan). Dikatakannya : “Dengan demikian. Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli.

para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya. Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal modernisiasi perkantoran. Perkantoran Modern Lalu apa yang disebut dengan perkantoran modern? Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”. Budiyanto. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan. “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman” Dalam hal kantor. Namun. sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. dari berbagai pertimbangan. berkeadilan. tentu saya tidak harus mengembangkan ke arah modernisasi perkantoran dilakukan secara serentak atau simultan. produktif. atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. computer). kecermatan. Oleh karena dalam hal modernisasi ini lebih sering dilakukan per modul (“modularity”). maka sifat. maka keputusan . profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. efektif. 1991). efisien. Namun. Namun.7 C. keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. terutama dalam bidang komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F. menerapkan tata laksana yang demokratis. menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. di lain pihak kenyataan masih banyak kantorkantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer. Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk disimpan. dan perlakuan manusiawi.X. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen. terutama di kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistem komputer. bahkan gedung pencakar langit. Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan kantor yang megah. khususnya keuntungan dalam hal kecepatan. Perkantoran modern juga sering digambarkkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized). keterhadalan. Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing. yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer based system). kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan.

Kamis 20 September 2001 hlm. semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya Akan tetapi sebaliknya.8 akan terganggu. Ketika itu Code Red memakan korban 250. Virus komputer Ninda yang merupakan kebalikan dari “admin”. 2) memberitakan: “Hari Rabu (19/9). dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. diperkirakan. 2) Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran modern. Bush bisa juga . peralatan dan perlengkapan. atau keputusan tidak sempurna. Meskipun demikian. Contoh mutakhir. hlm. Sehubungan dengan itu. bulan Juli 2001 dunia dilanda virus “Code Red”.6 milyard dollar AS untuk membersihkannya. setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September 2001. tetapi dia mengingatkan “…… kerusakan yang dibuat Ninda bakal “lebih hebat” dibanding Code Red yang telah memakan dana 2. kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen. sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia. serta sistem. menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu malam. Para ahli keamanan data net mengkhawatirkan potensi virus Ninda ini. yaitu virus komputer “Ninda”. manusia atau penanganan menyelenggarakan kegiatan. jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara organisasi perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen. muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18 September 2001. semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses. misalnya administrasi pemerintahan Presiden George W. ribuan bisnis Eropa mengawali harinya dengan komputer yang telah terinfeksi Ninda menyebar lewat e-mail yang terinfeksi. Dampak selanjutnya mudah Semakin modern suatu kantor. sifat dan cakupan kegiatannya semakin mengglobal. Jelas pula bahwa dalam penanganan data/informasi diperlukan bangunan dan ruangan. Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus “Code Red”. Harian Kompas (Kamis. Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan serangan itu. 20 September 2001. data/informasi merupakan sasaran utama. dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi.000 sistem di AS hanya dalam waktu sembilan jam pada pertengahan bulan Juli” (Harian Kompas. Kedua istilah ini digunakan silih berganti. prosedur dan tata kerja untuk menyelenggarakannya.

yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. Kerjasama. Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi. Tugastugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. Sama-sama departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan Perdagangan lain dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri dan seterusnya. 4. yaitu a) sebagai kelompok orang yang bekerja sama dan b) sebagai wadah dari kerja sama tersebut. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Tujuan. Telah dijelaskan di atas. sedangkan sebagai wadah sifatnya relatif statis. Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah . Bush. Sebagai contoh. Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas tugas pokok apapun. Organisasi apa pun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut. Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain.9 disebut manajemen pemerintahan Presiden George W. bahwa dua aspek yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. dapat dikatakan sama. 5. Susunan hierarkhi. 3. Keterikatan formal. 2. Administrasi Perkantoran (Office Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran (Office Management). tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan. Untuk mengetahui kedudukan dan peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi. Tugas pokok DLLAJ lain dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya. Sebagai kelompok orang yang bekerja sama sifatnya dinamis. Kelompok orang. Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. maka tugas pokok organisaisi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis. Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur: 1. tugas suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan (DLLAJ). Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai tujuan organisiasi. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan.

dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan Prinsip 3 dan 4 Lebih jauh. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. 1981) menekankan bahwa penggunaan kata “prinsip” bukan hukum-hukum abadi. mesin-mesin. material. standar dan tataletak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif. metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran. Fayol (dalam Komarruddin. kapan. penanganan masalah-masalah hukum. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management. bertindak. memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan. adalah seorang pengganggas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas.10 tugas-tugas yang bersifat membantu. manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upayaupaya semua pegawai. prosedur dan sistem operasi yang tepat. Leffingwell. . yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir. data/informasi. D. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. di mana. dan oleh siapa harus dikerjakan Prinsip 2 Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk. tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. melayani. keuangan. praktik penyimpanan arsip. Koontz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel. dengan mengacu pada William H. dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. Prinsip 1 Manajer kantor harus dapat merencanakan pekerjaan apa. bagaimana. Prinsipprinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan. Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian. Keeling. dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. et. mengatakan bahwa Leffingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor. hubungan masyarakat. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa dimasukkan dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu departemen antara lain perencanaan. organisiasi dan tata laksana (ORTALA) atau organisasi dan metoda (O&M). tidak mutlak.

5. 3. Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus 1. memotivasi. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan. Mungkinkan diselesaikan Pelihara secara kaku. Anda seharusnya diberi 2. imbalan ______________ 3. mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhdap organisiasi pada tingkat yang optimal. Anda harus tahu : _______ 2. 4. menjadi efektif. secara efektif. 5. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini. Tabel 2. 4. Suatu jadwal 1. Bagaimana pekerjaan dikerjakan. Imbalan Jika pekerjaan Anda diselesaikan 1. 3. Perencanaan Untuk merencanakan Secara benar. Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. melatih.1. 3. Pelaksanaan Pekerjaan _______ harus dilaksanakan 1. Kondisi kerja yang baik Kesehatan Kebahagiaan Pengembangan diri Uang Sesuai dengan potensi Anda. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu Tentukan Selaraskan dengan jadwal-jadwal lain. 1. 2. 3. Berdasarkan kuantitas Berdasarkan kualitas Secara terampil Secara teliti Secara cepat Tanpa upaya yang tidak perlu. diukur __________ 2. 3. 4. 4. 5. 4. 5. Laksanakan. walaupun sulit. Kapan pekerjaan dikerjakan Di mana pekerjaan dikerjakan.11 Prinsip 5 Paling penting adala manajer kantor menyeleksi. oleh organisasi lain. 4. Berdasarkan pada catatan-catatan yang lalu. harus di ________ 2. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan. LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF LEFFINGWELL 1. . 5. 2.

Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan dipergunakan apabila hasilnya ekonomis otomatis hendaknya 2. serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. produktif. nasihat kepegawaian. 3. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. menyusun organisasi. pelaksanaan. penetapan jadwal pemusnahan arsip. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. Pengertian perkantoran modern dapat ditengarai adanya bangunan dan tata ruang yang baik. dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan. pengukuran dan imbalan terhadap pekerjaan. dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir). penjadwalan. efektif. para pegawai yang disiplin. dan menerapkan tata laksana yang demokratis. 7. dan perencanaan perbaikan formulir kantor. 4. penggunaan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. Hal ini termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien. Komaruddin menyusun sembilan prinsip kerja efektif dalam perkantoran modern. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana. perbaikan sistem penelusuran arsip.12 Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut: 1. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan. 8. 9. dan panduan perintah. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja. berkeadilan serta manusiawi Prinsip-prinsip kerja efektif Leffingwell dalam perkantoran modern mencakup perencanaan. cara berpikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya. . 5. profesional serta memiliki sikap. keterlambatan. bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembaangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai. efisien. 6. Kesadaran kerja. program Diklat.

Jelaskan pengertian kantor. 3. Kegiatan-kegiatan organisasi dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. sistem. 4. Latihan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini secara singkat namun jelas. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Kegiatan pokok sering disebut kegiatan substantif. Pengertian manajemen perkantoran beraneka ragam. 3. 6. 5.13 E. Namun pengertian apapun yang diberikan. pengertian manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. yaitu kegiatan pokok dan kegiatan penunjang. Akan tetapi. F. Kegiatan penanganan data/informasi disebut kegiatan perkantoran. Oleh karena secara langsung mengenai tujuan organisiasi. penggerakan serta pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran. maka kegiatan pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda. Jelaskan pengertian perkantoran modern! Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern! Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang yang terdapat dalam organisasi! Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi! Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern! Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran! Rangkumman 1. 2. . Untuk mencapai tujuan tersebut. kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun dapat dikatakan seragam. 7. Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan data/informasi. termasuk keuangan. Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. 2. Secara substansional jelas yang di “manage” adalah seluruh unsur pekantoran. prosedur dan metodenya serta informasi yang berkaitan. dan kegiatan penunjang disebut kegiatan fasilitatif. pengorganisasian. 1. Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu.

Berikut akan kita bahas tentang informasi. yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah. sesuatu. tindakan. Data dan Informasi Anda telah mempelajari tentang pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern dalam Bab II. dan sebagainya).bisa tabel. baik sekarakang/saat ini maupun yang akan datang). peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan.BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab III. dan pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern. Data The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal. Bentuknya adalah huruf. angka simbol/lambang-lambang khusus dan sebagainya. informasi.dari mana kesimpulan dapat ditarik). Gordon menyatakan bahwa information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions (informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai/memiliki nilai nyata dalam keputusan. Sementara itu. actions. etc. Anda perlu memahami lebih dahulu dua konsep yang berhubungan. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah diolah (diubah) menjadi informasi. data dan informasi. Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian data. grafik. yaitu data dan informasi. selanjutnya dalam Bab III Anda akan pempelajari pelaksanaan perkantoran modern. A. Sebelum membahas tentang pelaksanaan perkantoran modern. things. Sementara itu Gordon (1985) mendefinisikan data sebagai the raw material for information defined as groups of non-random symbols which represents quntities. 1. statistik. pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. 2. Dalam Webster’s New World Dictionary. Informasi Lucas mendefinisikkan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces uncertainty about a future state or event. 14 . dinyatakan bahwa data adalah fact or figure from which conclutions can be inferred (fakta-fakta/gambar . (data adalah bahan mentah/bahan baku informasi.

apakah sudah jelas. di mana ‘the earliest data are yesterday’s. George R. Data dan Informasi Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data. Sementara itu. e. dalam arti menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikannya data itu. Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan. Jelas bahwa keadaan yang demikian. c. baik waktu maupun isinya. Pertanyaannya adalah kapan pengaruh itu akan berlaku? Misalnya perkiraan cuaca yang disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. yaitu untuk mengambil keputusan. sudah sesuai dengan tujuan. Waktu. 3. kecenderungnan) dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen). data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti. dengan efek terhadap perilaku seseorang. yaitu hubungnan antara kata dan arti yang diinginkan. Semantik. ada selang waktu antara pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu. maka tetap menjadi data. terdapat selang waktu. Perilaku yang bagaimana yang terpengruh oleh data? Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah perilaku dalam pengambilan keputusan. Berguna tidaknya informasi tergantung pada: a. data dan informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah incomplete (tidak lengkap). Dalam kaitan ini. Jadi. hubungan yang diperlukan. Selang waktu (time lag) karena data berasal dari waktu yang . Ruang dan tempat. Tujuan penerima. Bagaimana pendapat Anda? Kita harus ingat bahwa pertama.15 Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence (informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan kepandaian. Terry (1962) menyatakan bahwa information is meaningful data that conveys usable knowledge (informmasi adalah data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang bermanfaat). b. Jika tidak. d. sudah tepat sasaran. f. dan kedua. the earliest decision is today’s. Kalau kita mengacu pada pengertian bahwa informasi sebagai data yang telah diolah. and the earliest outcome is tomorrow’s. Data atau informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu. Bentuk (efektifitas.

sehingga fungsi kantor sebagai pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini. manajemen. tetapi juga adalah intuisi. dan hasil analisis lainnya. latar belakang pendidikan. feeling. Contohnya : dokter. bahkan para menteri sekali pun. dan sebagainya misalnya korespondensi. adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang . Seorang pengambil keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di hadapanannya. 2. pesan. Mengatur Informasi Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. bahkan biasanya hal itu sangat dominan. keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar. tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun banyaknya informasi. pengetahuan. sedang isinya. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi. yakni bahan baku/bahan mentah tidak akan mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul. Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang. Definisi luas ini dapat diperjelas. maka informasi tidak pernah dan tidak akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. rekaman stok. Merekam informasi Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern G. Standingford (1990) mendefiniskan tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian organisasi. 3. Mills. Selain menerima informasi yang masuk seperti itu. pengemudi. panggilan telepon. dan laporan berbagai kegiatan organisasi. faktur. O. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum. faktur. tetapi di samping itu.16 lalu dan masa berlakunya kemudian. pesanan. B. laporan keuangnan. 1. transaksi. kegiatan. Menerima informasi Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat. manajer. lingkungnan. perhitungan harus dibuat. kantor pun memperoleh informasi.

4. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital. merekam. Melindungi Aset Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan. misalnya instruksi. Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin. Latihan Jawablah soal di bawah ini secara singkat namun jelas. laporan perkembangan. Sedangkan kegiatan kantor ialah sebagai pusat informasi sejak menerima. dan informasi dapat diberikan secara liisan atau secara tertulis. memberi kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. mengatur. merekam. 5. . mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank. anggaran dan lain sebagainya. Memberi informasi Jika manajemen meminta. 3. 4.17 terlatih dengan baik. 2. kantor membagikan informasi dari rekamannya. Rangkuman Dapat dibedakan antara data dan informasi. mengatur dan memberi informasi saja. sebagian lagi bersifat khusus. 1. Berikan batasan tentang data! Berikan definisi informasi! Apa perbedaan antara data dan informasi! Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi. serta melindungi aset kantor. C. dan pekerjaan apa saja yang dilaksanakan? D.

Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi. lurah dan sebagainya. syarat-syarat surat yang baik. Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orang tua Anda. menerapkan bahasa dalam menulis surat dinas. informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. gaya surat. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawai suatu instansi. menjelaskan tujuan umum surat. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga. Pengertian Korespondensi Dan Surat Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama Anda. isyarat atau tanda-tanda lain. Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi dan surat. fungsi surat dinas. Sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam. dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan. Pemberian informasi melalui telepon. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya. salah satunya adalah surat. dan menulis sepucuk surat dinas. dan melalui telelvisi masih tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. tulisan. Anda dapat memberikan batasan korespondensi dan surat. A. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. gambar. Anda akan bergaul dengan tetangga Anda. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi. Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi. 18 . baik secara lisan maupun secara tertulis. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. dan bagian-bagian surat. syarat dasar bagi penulis surat. Selanjutnya. Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin Anda. dengan ketua RT. lambang. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan.BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab IV ini. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat. suatu instansi atau departemen akan berkomunikaksi dengan instansi atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. langkah-langkah teknis penulisan surat. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada. dengan ketua RW. Demikian pula. radio.

Dengan kata lain. instansi. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “paperless”. .2) memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang. Oleh karena itu.19 Dari uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. C. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut : 1. isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. Tujuan Umum Surat Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima. Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai. surat tidak selalu tertulis di kertas. surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak. atau organisasi) kepada pihak lain (orang. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. karena masing-masing pengertian itu akan saling melengkapi. atau organisasi). dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi. 2. Fungsi Surat Dinas Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. instansi. dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Rumusan lain misalnya. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang. Istilah “paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali. E. misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. B. Zaenal Arifin (1996:.

Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik. Khusus untuk surat-surat dinas. Syarat-Syarat Surat Yang Baik Bila Anda menulis sepucuk surat. dinyatakan secara tegas. . Selanjutnya. 5. 3. sebagai sarana komunikasi tertulis. yang selanjutnya sebagai bukti sejarah. tidak terlalu panjang. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan. harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan. 4. seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi. dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas. Surat dinas. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. tidak menyinggung perasaan si penerima. sebaiknya menggunakan format yang menarik. serta memakai bahasa yang jelas. D. padat. Penguasaan bahasa. 2. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang baik. seperti surat keputusan atau surat instruksi. E. dan takzim. mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari pembacanya. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima. surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih. Surat dinas sebagai pedoman kerja. adab. surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut: 1. Bahasa surat dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. 4. dan harus ada keseragaman pola bentuk.20 3. Selain itu surat harus bersih dan necis. Kemudian bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal. terutama bahasa tulisan. terutama surat-surat perjanjian. hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Apa lagi bila Anda menulis surat dinas. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca. yuridis dan administratif. Sebaliknya. 5. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat. Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat dalam hal-hal tertentu. Pengetahuan tentang teknik korespondensi. seperti subjek dan predikat. serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis.

2. 6. 4. 9. 3. Kalimat penutup. Lampiran. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas.21 F. Sebaliknya. dalam modul ini disebutkan secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai berikut: 1. 3. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat. Untuk memudahkan. biasanya dibuat formulir atau surat isian. Tanggal surat. Bagian-Bagian Surat Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala. Alamat dalam. maka langkah teknis yang berikutnya adalah: 1. bahkan tidak terasa lagi melalui langkah-langkah itu. Perkiraan tentang pembaca. G. Hal atau perihal. Penyelesaian. bagian tubuh dan kaki surat. Kalimat pembuka. Isi surat. Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat ini. tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan. Sifat surat. 2. 5. tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat. 5. Semakin sering menulis surat. Kepala surat. Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali. Penegasan tujuan pokok penulisan surat. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat. Penyusunan draft atau konsep. 8. Pengumpulan data/informasi. . 4. Nomor surat. 10. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagiansubbagian. 7. seseorang semakin terbiasa dengan langkah-langkah tersebut di atas.

22 11. 13. 72 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. Tembusan. 4. Untuk instansi-instansi pemerintah. 5. Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No. 72 Tahun 2003. pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ini dimuat dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan. Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi. di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat: 1. Untuk instansi pemerintah. Nama dan NIP penanda tangan. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat yang biasa disebut juga dengan istilah “style”. Initial. 14. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan ditentukan oleh masing-masing organisasi. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style) Format Balok yang diubah (Modified Block Style) Format setengah Balok (Semi Block Style) Format Sederhana (Simplified) Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style) Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf) Beberapa pola bentuk tersebut di atas dapat disimak di halaman berikut: . 6. 2. Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing. dan digunakan sebagai pedoman. bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. Bentuk atau “style” surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan. Nama jabatan 12. 3.

23 Gambar 4.1. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---. Format Surat Full Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------./ ----------------------- .

Format Modified Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------.24 Gambar 4.2./ ----------------------- . ------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------.

25 Gambar 4. ------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------. Format Surat Semi Block Kepala Surat ---. 3. ----------------------------------------------------------------------- ------------------- ./ -------------------------------------------------------------------------------.

/ ----------------------- .4. Format Simplified Kepala Surat ----------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------.26 Gambar 4..------------- ---..

------------------------------ ---------------------.5.27 Gambar 4. Format Surat Resmi I Kepala Surat ---------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------./ ---- .

28 Gambar 4. 6. Format Surat Resmi II Kepala Surat ---------------- ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------./ ---- . ----------------------------------------------------------------------------------.

--------------------------------- ------------------------------ ------------------- .29 Gambar 4.7.----------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------. Format Surat Bentuk Resmi (KEPMENPAN 72/2003) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------.

8.30 Gambar 4. Format Surat Menggantung (Hanging Paragraph) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------ ------------------------------- .

sebagai salah satu jenis karangan tertulis. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas Sebenarnya. dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada penerima surat. tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca. dan hal surat. gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa. penulisan paragraf pembuka. bagaimana penulisan tanggal surat. Penyusunan Paragraf Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. penulisian alamat surat. paragraf dikatakan memiliki . singkat. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. Berikut akan dibahas satu persatu. Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. Seperti Anda ketahui dan sadari. kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Dengan kata lain. bagaimana penulisan nomor. penyusunan kalimat. dan penulisan tembusan surat. beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama. penulisan paragraf penutup. misalnya. yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. pemakaian ejaan yang disempurnakan. sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-mengarang. di samping mengemukakan fungsi bagaian-bagian tersebut. tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Selanjutnya. lampiran. dan penyusunan paragraf. ketika Anda mempelajari bagian-bagian surat. hendaknya menggunakan bahasa yang benar. Anda perlu juga mempelajari bagaimana penulisan bagian-bagian itu dengan menggunakan bahasa yang benar. Namun.31 H. 2. dan enak dibaca. kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik. 1. Selanjutnya. bagaimana penulisan kepala surat yang benar. Penyusunan Kalimat Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif. Agar pesan yang terdapat dalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh. Sebaliknya. Dalam Subbab H ini akan dibicarakan bagaimana penggunaan bahasa yang benar dalam bagian isi surat. surat. Kemudian. penanda tangan surat. Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi pemilihan kata.

semua kalimat harus disusun dalam satu paragraf. Latihan Kerjakan latihan dibawah ini dengan sungguh-sungguh. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.32 kepaduan jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling berhubungan. Namun. bersama ini saya kembalikan laporan hasil penelitian yang tidak saya butuhkan. Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya terima dengan baik. I. ini. seperti selanjutnya. seperti itu. dan tersebut. atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua syarat dengan baik. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf. agar kalimat-kalimat itu saling berkaitan. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan laporan yang saya pesan. hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman tersebut. Mungkin laporan hasil penelitian itu tertukar ketika staf Bapak mengepaknya. Laporan hasil penelitian yang Bapak kirim telah saya terima dengan baik. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan. yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil penelitian yang tidak dipesan. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. sebagai berikut. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf. 2. Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang tidak saya butuhkan. dan saling berkaitan. nya. dan oleh sebab itu. 1. di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Jadi. pernyataan-pernyataan tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. Di samping itu. diikat dengan kata ganti. Oleh sebab itu. selain itu. Sebaliknya. hendaklah digunakan pengait paragraf. Berikan batasan korespondensi dan surat! Apa saja tujuan umum surat? . sebaliknya. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. Paragraf ini hanya berisi satu gagasan. Laporan Hasil penelitian itu tertukar. yakni tentang kiriman buku tentang hasil penelitian. Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. namun. Walaupun dalam papragraf ini terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman.

4. idented dan hanging paragraph. 7. penulis surat harus memenuhi syarat. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan maupun secara tertulis. yaitu full block. semi block. 2. maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat. 6. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadaphadapan dengan penerima informasi. style. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas! Uraikan surat-surat yang baik! Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat! Uraikan langkah-langkah teknis penulisan surat! Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan ke instansi lain! Rangkuman 1. J. Berbagai macam format. style dalam menulis surat. Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format.33 3. simplified. Kegiatan tersebut disebut korespondensi dan berkomunikasi dengan surat. Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari. . Anda dalam menulis surat jangan lupa menggunakan bahasa yang benar. baik dalam teknik penulisan. baik dalam menyusun kalimat. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi Oleh karena itu. 4. paragraf dan penggunaan tanda-tanda baca. 3. 5. gaya. modified block. gaya.

Organisasi Tergantung Pada Filing “Sangat diperlukan” adalah kata yang cermat untuk menggambarkan fungsi filing baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta. Dapat dibayangkan bagaimana jadinya. Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang efektif. handles correspondence. Beberapa kata dilontarkan kepada sekretarisnya untuk menemukan surat tersebut. sekretaris mempunyai arti “one who keeps record. cepat. pengorganisasian. paling tidak untuk digunakan selama percakapan melalui telepon tersebut. tetapi jumlah yang pasti ada dalam file-nya. organisasi/perusahaan banyak dipuji keberhasilannya. dapat secara visualisasi diuraikan . jika surat tersebut tidak dapat ditemukan oleh sekretaris tersebut. sistem arsip. baik organisasi pemerintah maupun swasta. dan akurat untuk kepentingan organisasi tersebut. dan tiba-tiba memerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu dalam suatu surat. yaitu jika seorang pimpinan yang sangat sibuk. karena organisasi/perusahaan tersebut tidak mengakui adanya kenyataan tersebut. dan menjelaskan penyusutan arsip. etc for an organization or person” Dapat diartikan bahwa seorang sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab atas 34 . menyimpan dan menemukan arsip. sementara ia melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon. lengkap. arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan. menyiapkan peralatan filing. yang fungsinya mengelola informasi. Ia mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran lebih dari 3 milyard rupiah. dalam Webster’s New Worls Dictionary. karena menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuat dengan mudah dan cepat. Anda diharapkan dapat memberikan penjelasan bahwa organisasi tergantung filing. Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan. memberi batasan arsip. karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan. A. Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan informasi yang tepat waktu. menjelaskan sistem penyimpanan arsip (filing). penggerakan. Organisasi/perusahaan banyak mengalami kegagalan. dan pengawasan. Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada filing. Padahal. sebab informasi yang penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan. dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Pada hal. Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu organisasi. sedang berbicara melalui pesawat telepon.BAB V MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Indikator keberhasilan: Setelah Anda mempelajari Bab V ini. Seperti suatu pernyataan yang secara dramatis menjadi kenyataan. Di sisi lain.

35

penanganan informasi bagi suatu organisasi seseorang.

secara keseluruhan atau untuk

Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahan dengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi” . Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif. Sifatsifat tersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan, serta menguasi bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris harus mempunyai pengetahuan dasar filing, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filing yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat ditemukan dengan segera. Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan kegiatannya. Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari kehilangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian dari proses filing. Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang disimpan harus dicegah terhadap resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian organisasi/ perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualan besar tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak tidak siap sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.

36

B. Arsip Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun 1971). Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. Tujuan penyimpanan arsip tersebut antara lain : 1. 2. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu; Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang; Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.

3.

C. Sistem Arsip 1. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien. 2. Siklus Hidup Arsip Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut: a. Tahap Penciptaan Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan,

37

pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing) Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari. c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find. d. Tahap pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor. e. Tahap pemusnahan Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal. Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak

filing dapat menjadi sesuatu kegiatan pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi . cara penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip. 4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip. pernyataan. arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa lokasi/tempat penyimpanan. mengatur. Definisi Filing Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut: Filing adalah proses mengklasifikasi. D. 3) “Banjir arsip”. 2) Hilangnya arsip yang penting. Tidak semua harus di-file.38 efektif. Dari uraian di atas. dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut cara penyimpanan arsip. dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing : menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman. Tanpa pengorganisasian yang cermat. keputusan yang baik harus dilakukan dalam memilih arsip yang akan disimpan. Apa yang lebih bermakna penting bahwa organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal. dan (2) arsip yang berasal dalam organisasi/ . Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: 1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan. hanya arsip yang penting untuk kegiatan organisiasi/perusahaan yang efisien. Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. seperti surat masuk. tergantung pada derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing. maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif. Pencarian materi yang disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan yang jumlahnya dapat mencapai beratus-ratus juta rupiah. atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan. “File to find”. dan menyimpan arsip. Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang berasal dari luar organisasi/perusahaan. kontrak. Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) 1. Kemudian. dan dengan suatu cara yang memungkinkan penemuan arsip dengan cepat. yang tidak ada tempat lagi dalam dunia organisasi/perusahaan yang modern. adalah suatu ungkapan klise. Untuk biaya memelihara filing pada tingkat minimal. tagiahan. yang paling tepat. agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. laporan. Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut. tetapi mencakup hal-hal mulai dari penciptaan. katalog.

39 perusahaan. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang telah menyelesaikan Diklat Sekretaris tanpa pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filing. File sering disimpan dalam lokasi sentral. Kantor dan Filing Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan. Sebuah . Dari lokasi sentral ini. Seorang Sekretaris misalnya. Anda telah mulai mengenal konsep dasar filing. “Saudari Gaharani. Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan. dan pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk menemukan suatu nama yang Anda inginkan. tanpa pemahaman tentang filing dan sistem filing akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya sendiri. laporan. Pegawai yang spesialis dalam filing menjadi orang yang penting dalam kegiatan dalam kantor. Setiap saat Anda mencari sebuah nama dalam Direktori Telepon. teknik. Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filing yang lengkap untuk organisasi/perusahaan atau untuk memahami sistem yang sudah ada. kontrak. 2. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui bagaimana untuk menemukan . tentu saja. Anda sedang memilih informasi dalam suatu buku yang terorganinisir yang menerapkan prinsip-prinsip filing. diperlukan untuk mengawasi file pegawai. terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar. Supervisor file. arsip tersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan setiap pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. Nama-nama tersebut diatur secara alpabetis. arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli. tetapi juga diharapkan untuk menemukannya dengan cepat. fungsi filing menjadi lebih kompleks dan menuntut. arsip dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang membutuhkan mereka untuk tujuan referensi/acuan. Buku telepon adalah sebuah contoh salah satu dari dua konsep dasar mengatur arsip agar dengan mudah disimpan berdasarkan nama.” adalah permintaan yang biasanya diminta dari seorang Sekretaris. Pekerjaan dalam kantor khususnya berkepentingan dengan arsip . atau sering kita kenal dengan buku telepon. tagihan dan semacamnya. Karena organisasi/perusahaan tumbuh.menciptakannya dan kemudian menemukan dan menggunakannya. sebab ada keuntungan-keuntungan tertentu. seperti surat keluar. dan manajemen arsip. Metode lain berdasarkan pada nomor.. berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis kepada Departemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial Gedung Perpustakaan yang baru. Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi. filing adalah kegiatan purna waktu. Lebih sering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam menyimpan file-file pribadi pegawai.

Susunan dalam sistem penataan berkas berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z. dan yang paling banyak digunakan. Melalui sistem abjad. nama orang. arsip kepegawaian. seperti nama orang. Dinamakan sistem abjad. 5) kronologis. hal-hal yang berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak lagi yang lain. yaitu a. departemen dan lembaga pemerintah nondepartemen. bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan nomor. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama perusahaan. langsung. 2) angka 3) nama tempat. b. arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal maupun berkelompok. Sistem Alphabetis Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain. karena adanya prosesing melalui komputer. Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing . Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks ialah memilih judul (caption) di bawah mana arsip akan diberkaskan. formulir-formulir. sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat bilamana dibutuhkan. arsip kesehatan. Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks. Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor/angka. karena dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad. Sistem Filing Sebagai kesimpulan. nama tempat atau nama barang. Mengabjadkan Dengan tidak memperhatikan jenis arsip. tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani berbagai jenis nama. alpabet adalah dasar dari semua sistem filing. tetapi jenis-jenis arsip diklasifikasikan secara abjad . perusahaan. Sistem abjad adalah sistem yang tertua. laporan. b. dan c. arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama . misalnya surat-surat. 4) masalah. 3. karena tidak menggunakan relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan dan menemukan selembar arsip. agar pelaksanaannya sistem abjad dapat berjalan dengan lancar. maka harus dibakukan peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi tersebut. nama instansi. Manfaat utama adalah langsung dan sederhana. Namun demikian.40 contoh adalah suatu sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip diminta berdasarkan nomor. daftar alamat. . Sistem ini langsung. sesederhana kita mengucapkan a.

Siagian teridiri dari tiga unit: (1) Sondang. Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetis dari surat. 1) Istilah Mengindeks Dalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda harus memahami alphabet dan unit. . jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan dalam file PT Semen Batu Raja. sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah tanggal. kata tangkap adalah nama-nama orang dan organisasi. yang berbeda dalam masing-masing nama. hanya orang yang melaksanakan benar-benar filing dapat menemukan arsip tersebut. dalam sistem geografis. untuk huruf yang ketiga. dan e dalam Dewayanti mendahului i dalam Dimyati. dan C mendahului D. Chairuddin. Paling tidak. Dalam Sistem Abjad. Dalam sistem subyek. Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk tujuan Filing. Nama instansi: Lembaga Administrasi Negara. Masing-masing bagian nama orang atau organisasi digunakan dalam mengindeks adalah suatu unit. huruf yang kedua. Dimyati diatur dalam urutan alpabetis yang benar. nama-nama tempat. huruf a dalam Darmanto mendahului e dalam Dewayanti. (2) P. ada 20 standar aturan mengindeks yang digunakan. menentukan urutan yang sesuai kata-kata dalam kata tangkap itu. Perusahaan Batubara Bukit Asam. kata tangkap adalah nama-nama subyek/masalah. empat unit. adalah urutan alpebetis yang benar. aturan standar harus diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi dan mengatur kata tangkap. nama perusahaan adalah kata tangkap. mengakibatkan kekacauan. Dan seterusnya. Nama Sondang P. yang digunakan dalam filing. tiga unit. dan kelima . Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks Istilah mengindeks. A mendahului C. karena dalam albabet. Dewayanti.dan (3) Siagian. Nama Achmad. dan Damayanti diatur dalam urutan alpabetis yang benar. meskipun huruf yang pertama dalam masing-masing nama adalah sama. mencakup dua kegiatan pertama.41 c. Darmanto. keempat. dan kedua. memilih kata tangkap (Captions) di mana arsip harus difile. Jelas. Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa saya yang dianggap penting. Jika setiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri aturan.

marga Suatu nama yang menggunakan nama keluarga. Nama orang Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam urutan ini: nama keluarga. Unit kedua dipertimbangkan hanya jika unit pertama sama. maka nama marga sebagai urutan pertama. Di samping itu ada pula nama bukan nama orang. SE Nama yang menggunakan nama keluarga. misalnya nama orang yang bergelar. Buyung (&). marga. huruf demi huruf. PUSRI Jakarta ¨ PUSRI. kalau ada . mempunyai nama suci. Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass ¨ Nasution. Unit yang ketiga dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan kedua sama. kedua. SE ¨ Nurena. maka Anda dapat menerapkan filing sistem subyek dalam menyimpan arsip-arsipnya. Contoh : Lisa Nurena. Risson. Sistem Filing Subjek/Perihal Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad. dan sebagainya. wanita yang sudah menikah dan lain sebagainya. Lisa. nama pertama. karena organisasi Anda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berkenaan dengan organisasi Anda. dan nama tengah. Associates PT. Nama Instansi/Perusahaan Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama orang disusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks nama perorangan yang lengkap.42 2) Aturan Mengindeks Urutan Alpabetis Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit pertama dalam setiap nama. Jakarta. yang tidak sempat dibahas di sini. P. Contoh : Risson P. marga atau nama akhir . Sihotang ¨ Sihotang. Perseroan Terbatas Masih banyak aturan yang lain. pertama.yang ketiga. . Adnan. d.

atau Kartu Nama Nilasari diberi nomor 27451. Seandainya di kemudian hari Anda memperkirakan bahwa masalah-masalah berkembang. Pada prinsipnya. . sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan sistem abjad. dan seterusnya. Keuangan a) Gaji b) Hadiah Lembaran c) Lembur d) dsb. dan semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah dijadikan subsubyek. surat-surat dari dan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000. Selanjutnya. Masalah-masalah tersebut kemudian dikelompokkan menjadi satu subyek. masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan keuangan dikelompokkan dalam satu subyek “keuangan”. masalah yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu subyek di bawah “kepegawaian”. Misalnya. misalnya untuk subsubyek “kenaikan pangkat” dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sub-subsubyek “Kenaikan pangkat golongan I”. sehingga disebut sistem nomor (numeric filing system). masalah--masalah itu dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek) misalnya: Kepegawaian a) b) c) d) Cuti Kenaikan pangkat Lamaran dsb. sub-subsubyek “kenaikan pangkat golongan II”. semua pokok masalah dijadikan subyek. tidak diubah. Anda harus menentukan terlebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap hari. hanya saja nama-nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor. maka Anda dapat mengembangkan masalah-masalah yang dijadikan subsubyek itu menjadi sub-subsubyek. Sistem Filing Nomor (Numeric) Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama orang atau instansi.43 Untuk menerapkan sistem subyek ini. Nomor tersebut akan berlaku selamanya. Demikian seterusnya. Misalnya. e.

indeks. Surat masuk dan keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari dari lima akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal dari koresponden lain di dalam satu file. yaitu map campuran dan map perorangan. dan disimpan dalam file nomor (file utama) 2) Indeks Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada suatu koresponden atau nama. hal ini akan menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien lupa nomor kodenya. untuk mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang disebut dengan indeks. Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur. 1) Buku Besar Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map. hanya karena sistem nomor tidak diterapkan secara benar. yaitu file utama. pasien sebuah Puskesmas atau Trumah Sakit. baik dari segi waktu. dan lain-lain. Pengunaan map campuran ini bertujuan untuk menghemat pemakaian map. Tetapi. atau pasien yang dalam penyusunannya berdasarkan urut abjad. yaitu kartu kecil yang memuat nomor dan nama nasabah. Oleh karena itu. puskesmas. sebenarnya sistem nomor lebih sukar diingat dibandingkan dengan nama. Karena itu. seperti di rumah sakit. lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (direct filing system). Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang juml. asuransi. Jika kita cermati. Misalnya nasabah Tabanas. tenaga. jika nomor yang bersangkutan . masih banyak juga instansi yang menerapkan sistem filing nomor hanya beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah dibandingkan dengan sistem abjad. karena sudah memahami tata caranya. File ini disebut file campuran.44 Banayak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing nomor. masih banyak instansi yang menerapkan sistem filing nomor yang tidak melengkapi dengan indeks.ah sudah mencapai lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan. dan buku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku besar. Pelayanan mengecewakan. sistem nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing system). pasti akan lebih ingat namanya dasripada nomor Tabanas atau nomor pasien Rumah Sakit. Oleh kasrena itu. Namun demikian. sebagai akibatnya dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. bank. serta keuntungan dan kerugiannya dalam penerapannya. Sehingga yang dilayani dapat dirugikan. bahkan uang.

sebagai nomor guide angka 29 rnenjadi petunjuk Ill. tetapi diberi tanda berupa huruf C. Dalam penomoran tidak berurut ini dapat dibedakan b) Terminal Digit Pemberkasan (Terminal Digit) Metode ini digunakan untuk mengatasi penataan yang jumlah arsipnya banyak. Sedangkan untuk file surat. yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Dalam metode ini. Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu indeks. scbagai nomor folder .45 belum/tidak diketahui. Misalnya nomor 293746 maka akan dipecah menjadi 293 746 atau 29 37 46 dan dibaca dari kanan ke kiri sehingga cara membacanya scbagai berikut : Angka 46 sebagai petunjuk I. maka kartu indeksnya belum diberi nomor.5 cm) dan dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu. nomor yang berdigit banyak akan dipecah atau dikelompokkan menjadi dua angka atau tiga angka tiap kelompok. 3) Buku Nomor Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor. dengan susunan penyimpangan sebagai berikut : a) Nomor Berurutan (Consecutive) Petode inin merupakan cara penataan berkas dengan menggunakan sistem penomoran yang tidak mempunyai urutan logis (penomoran tidak berurut) atau mempunyai urutan logis. jika suratnya sudah mencapai lima. agar mudah dicari. Jadi setiap nama dibuatkan kartu indeksnya. kartu indeksnya ada dua macam. Koresponden yang suratnya belum mencapai lima. sebagai nomor laci Anaka 37 sebagai petunjuk II. Dalam sistem filing nomor. maka setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor. tetapi nomor-nomornya mengikuti aturan blok-blok. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit (kurang dari 5). sehingga dapat luwes dalam menambah. maka karti indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register).5. maupun dalam mengurutkan abjadnya. Indeks dibuat dalam bentuk kartu ( dibuat dari kertas karton manila dengan panjang 12.cm dan lebar 7. Untuk memfile kartu. singkatan dari Campuran. tentu saja belum dicantumkan pada buku nomor ini. Selanjutnya. Indeks tersebut disusun secara urut abjad. ada tiga cara untuk menyimpan arsip/dokumen.

maka nomor terdekat setelah 29 37 46 adalah 30 37 46 bukan 29 37 47. c) Middle Digit Pemberkasan (Middle Digit) Sistem penataan berdasarkan angka tengah (Middle Digit Filing) merupakan modifikasi dari Terminal Digit Filing. misalnya file dengan nomor 764303 akan ditulis dengan angka: 76 43 03 angka 43 merupakan digit utama angka 76 merupakan digit kcdua angka 03 adalah digit terakhir Jika jumlah digit melebihi dari enam angka. Dalam hal ini. Laci 43 . dengan menulis nomor kecil dan depan dan selanjutnya nomor besar. Setiap satu guide dapat berisi sampai 100 folder. Laci 42 maka akan menjadi No. Pembacaan nomor digit dimulai dari digit utama. kemudian digit kedua dan selanjutnya digit terakhir.46 Karena terminal digit Pemberkasan merupakan sistem pcnomoran yang tidak berurut. nomor 293747 berarti terletak di laci yang berbeda dengan nomor 293746. Pada Middle Digit Filing nornor yang berada di tengah merupakan nomor utama. Sebagai Contoh : 76 43 05 77 42 14 77 43 01 77 43 91 76 42 16 75 42 66 74 43 15 75 43 10 74 42 66 75 42 16 76 42 14 74 43 15 75 43 10 77 43 01 77 43 91 No. maka digit kedua dapat terdiri atas tiga angka. Bila kita melihat pada file dengan nomor 76 43 03 maka file ini disimpan pada laci 43 dan diberi guide dengan nomor 76 43. setelah folder 28. Biasanya digunakan pada Perusahaan Asuransi. dan selanjutnya disimpan pada file dengan nomor 76 43 03. Yaitu laci nomor 47 di belakang guide nomor 37.

Di antara sistem yang telah diuraikan. biasanya adalah kegiatan yang mencakup daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. dan selanjutnya baru dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanama instansi. Sistem Geografis Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut daerah wilayah atau geografis. Anda harus memahami secara mendalam. sehingga menyangkut banyak masalah. Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat menggunakan nama daerah wilayan sebagai kata tangkap (caption). Tetapi. sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu file dalam setiap bulan. jika kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum banyak. . jika kegiatan atau aktivitas pimpinan itu berkembang demikian cepat. jka karena sistem ini akan banyak membantu Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam filing. Mencermati hal tersebut. maka sistem abjad selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih. Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun. perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota di daerah wilayah tersebut. Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat menggunakann sistem geografis. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana sistem geografis dapat digunakan. Artinya. kemudian kata tangkap tersebut dapat dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kotakota (kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut. g. maka Anda dapat menggunakan sistem georafis. sistem angka maupun sistem geografis.47 f. Surat-surat atau arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam filing yang paling depan. sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip. Sistem Filing Kronologis Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun menurut urutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu. Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing. meskipun Anda memilih sistem subyek. maka sebaiknya Anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai. Anda harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad. Sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem filing.

c.4. Di dalam filing cabinet.48 4.aksanakan. lebih dahulu . dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. Karakteristik Sistem Filing Masing-masing sistem filing mempunyai ciri/karakteristik tertentu. Sistem filing yang terbaik untuk suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut. Peralatan Filing Sebelum memfile asrsip dil. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. perlu disiapkan peralatannnya . aktivitas kantor dan perkembangannya Jumlah catatan kantor/arsip Jenis/tipe arsip Cara penggunaan arsip Sifat kerahasiaan arsip E. arsip/berkas ditempatkan secara berdiri (tegak lurus) atau disebut juga vertical filing. bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita temui di kantor-kantor. Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas. yang diatur tidak ketat padat. juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Penyimpanan dalam laci ini tidak ketat padat. Filing Cabinet (Almari Arsip) Banyak orang menamakan file cabinet denngan filing cabinet atau almari arsip. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci tersebut kecuali teridi atas kertas-kertas arsipnya sendiri. b.500 . e. Ukuran organisasi/perusahaan. karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci Memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering. Sususnan arsip/berkas yang menumpuk secara horosontal disebut horizontal filing. tetapi ada yang tiga. Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara tertentu. yaitu : 1.000 lembar kertas. d. sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi sulit. tergantung dari : a. maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih 3. juga folder-folder dan guide-guide. Laci-laci pada filing cabinet biasanya tersusun empat laci. Tetapi. yang masing-masing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang. Susunan arsip/berkas yang menyamping dinamakan lateral filing.

2. Gambar 5. Guide/Sekat Petunjuk . Guide Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah.2. Bentuk guide sebagi berikut: A B Gambar 5.49 Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung.1 Bermacam-macam Cara Memfile.

50 Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar). Demikian pula tabnya dapat dibeli. Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan heading/titel/atau kode. dibuat dari kertas karton manila. kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide. Satu guide mempunyai satu tab. Folder Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. agar tidak melukai tangan. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling depan (lihat dari depan) seperti gambar di bawah. dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin ke kanan. Badan (B) adalah badan guide itu sendiri. atau seperti map snelhechter. Dalam gambar dapat dilihat kedudukan masing-masing tab. Tab ke 2 berada lebih ke kanan. . Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan keperluannya. Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung. Gambar 5. atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus. dan seterusnya guide ke 3. Dapat juga bahannya dari plastik. Untuk memudahkan pembicaraan selanjutnya. Sebaiknya karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. guide yang mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama. Susunan Guide 3. tetapi tanpa penjepit. tab ke 4 makin ke kanan. tetapi tanpa daundaun penutup. Folder juga mempunyai tap. Bahanyapun sama.3. Tentu saja makin banyak tab. Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor. yang disebut dengnan tab. ke 4 dan ke 5. tab ke 3 lebih ke kanan lagi. Lihat gambar berikut ini. tentu saja ukuran tab makin kecil. guide ke 2.

tetapi sering kurang mendapat perhatian. Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah: a. apakah memang benar-benar sudah seharusnya disimpan. yang mengakibatkan srsip sulit ditemukan. Gambar 5. Perhatikan apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan (release mark. Prosedur Filing (Penyimpanan Arsip/Dokumen) Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana.5. Folder Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide. untuk memastikan apak arsip siap untuk disimpan. jangan sampai masuk dalam trempat . Folder dalam Filing Cabinet F.51 Gambar 5. Susunan Guide.4. file.Pertama-tama semua dokumen/arsip yang akan disimpan diperiksa secara cermat. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari agar surat-surtat yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit pengoleh lain. yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi filenya. karena salah penemnpatan. Pemeriksaan arsip. simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor Anda. Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip 1.

Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing-masing kata tangkap. atau kata tangkap lainnnya. d. sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk silang. sehingga memudahkan penyimpanan Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filing cabinet). Memberi Tanda. Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. atau subyek apa. Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap. b. ataupun nama alamat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata tangkap yang sama. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim. langkah ini lazim disebut juga pengkodean. Langkah ini diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat banyak. Mengindeks (nama. surat akan disimpan. yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah kegiatan mengindeks. Perhatikan bahwa memang ini benarbenar diperlukann.52 penyimpanan. subyek. Di samping itu. nomor). lembaga-lembaga negara. Menginndeks seperti yang telah kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama apa. kronologis. Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yanng sudah ada. maupun nama-nama individu-individu penanda tangan surat untuk jenis surat masuk. Kegiatan ini dilakukan secara sederhana. dikelompokkan berdasar apakah abjad. jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file. Dengan ada tanda ini. maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yanng terpenting. karena dengan membuat tunjuk silang akan menambah pekerjaan c. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan “hilang”. yaitu nama badan-badan pemerintah. sesuai dengan sistem filing yang telah ditetapkan sebelumnya. pada sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk. . Mensortir arsip yang sudah diindeks. e. Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka. badanbadan swasta. nomor yang sama. Sedangkan kata tangkap pada sistem subyek adalah perihal atau isi surat. dan nama tempat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal). sesuai dengan sistem filing yang dipilih. geografis. maka surat akan mudah disortir dan disimpan. dan pada gilirannya dapat menimbulkan kekacauan surat-mennyurat dan proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan.

pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. dapat diukur dari Ratio Penemuan : Rasio penemuan = Jumlah arsip yang ditemukan ---------------------------------. dan kemudian ditemukan 56 arsip. Penemuan Arsip (Retrieval) Setelah disimpan.x 100% Jumlah arsip Misalnya. atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya. seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam.53 2. para peminjam diharuskan mengisi daftar/formulir peminaman yang berisi informasi antara lain: 1) Nama peminjam 2) Nomor dan jenis arsip yang dipinjam 3) Tanggal harus kembali 4) Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : “siapapun yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali. tepat. artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan. dan lengkap. Tujuannya adalah: 1) Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam 2) Memudahkan penyimpanan selama arsip yang bersangkutan dipinjam. maka rasio penemuan = 97. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam. Menaruh kartu substitusi (“Out Guide” atau “Out Folder”) di tempat di mana arsip disimpan tersebut diambil. Oleh karena itu. harus mengisi daftar peminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi”. Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif. d. c. Jika rasio > 99. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip. Dalam prosedur peminjaman arsip. dari dari 60 arsip yang dicari. b. Untuk itu.5% berarti arsip disimpan dengan baik . ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak akan terjadi kesulitan: a.7% a. arsip yang diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat.

Penyusutan Arsip Setelah suatu periode kegiatan kantor. Dasar Pemindahan Arsip Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”. Pelaksana Proyek. biasanya setelah suatu periode tetentu. Olek karena itu. < 97% ¨ yang disimpan dalam kondisi tehnik penimpanan perlu dibenahi. Pemindahan cara ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan seperti Kantor Pengacara. 1. yaitu : a.99. c. Pemindahan secara kontinyu (perpectual) Pada cara ini. Jika rasio penemuan 97% . tempat untuk menyimpan arsip (Unit Arsip) 2. dan klasifikasi kurang tepat 2) prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif 3) prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif 4) arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder G. arsip dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan.5% ¨ memuaskan. di mana arsip sudah/jarang sekali digunakan. Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA). misalnya 1 tahun. Konsultan dan sebagianya. Jika hal ini terus berlangsung. Jika rasio . di mana seluruh dokumen menjadi “inaktif” setelah suatu kegiatan/proyek selesai. tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. sehingga jika Sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. seperti filing kabinet. . indek. mungkin : 1) pemberian kata tangkap. Cara Pemindahan Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara pemindahan. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif” tergantung pada kebijakan masing-masing instansi. arsip sudah semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Kantor Arsitek.54 b. Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus. walau pemindahannya tidak tentu. seorang sekretaris perlu melakukan proses memindahkan arsip.

arsip dipindahkan setelah 1 peiode tertentu (umumnya 1 tahun). arsip inaktif dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip yang lain. Pemindahan Periodik Pada cara ini.55 b. pada lemari penyimpanan arsip akan terdapat : a) b) Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya . Dengan demikian. hanya lokasi penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip “aktif”. pada tempat penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status “inaktif”. Ada beberapa cara pemindahan periodik: 1) Pemindahan tunggal/1 periode Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan berlalu. pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip-arsip yang dalam status “aktif” AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF Filing Cabinet 2) Pemindahan ganda /2 periode Pada pemindahan ini. setelah 1 periode kegiatan berlalu. Dengan perkataan lain.

dan sebagainya.56 AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF IN IN AKTIF AKTIF Filing Cabinet Pada cara pemindahan ganda /2 periode ini mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip dari periode yang lalu. Arsiparsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai dengan 1 tahun. b. korespondensi rutin dengan pemasok. yang mungkin pada saat itu masih digunakan. tidak semua akan disimpan selamanya. . Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu. organisasi di masa yang akan datang. dan sebagainya. arsip tersebut langsung dapat dimusnahkan. misalnya : surat pengumuman/pemberitahuan. Arsip-arsip yang Membantu Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat Pemberitahuan Bank. Oleh karenanya setelah selesai digunakan. Dalam pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip sebagai berikut: a. bukti pembayaran tertentu. memo intern. Pemusnahan Arsip Arsip yang telah dipindahkan. Arsip-arsip yang Tidak penting Yaitu arsip-arsip yanng tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan. undangnan rapat rutin. 3.

Filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan arsip dengan aman. Mengapa organisasi tergantung pada filing? Berikan definisi tentang arsip! Apa tujuan kearsipan? Uraikan secara singkat siklus arsip! Berikan batasan tentang filing. namun jelas. yaitu menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional . dan jelaskan tentang berbagai macam sistem filing! Apa yang disebut dengan mengindeks? Jelaskan peralatan filing untuk masing-masing arsip dinamis aktif dan inaktif! Jelaskan secara singkat prosedur filing! Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip! 10. dapat diputuskan berapa lama suatu arsip harus disimpan. d. secara pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-masing instansi. dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi”. Arsip Vital Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organisasi / perusahaan. Namun demikian. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara lain: 1) Surat Keputusan Tentang Struktur Organisasi 2) Laporan keuangan 3) dan lain sebagainya Berdasarkan klasifikasi di atas. Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode! I. Arsip disimpan karena mempunyai tujuan. 7. seperti :Data laporan keuangan. 9. 8. dan lain sebainya. Latihan Jawablah pertanyaan ini secara singkat. H. 6. 2.57 c. 3. Arsip Penting Yaitu arsip-arsip yang berguna unntuk kelangsungan usaha atau menggambarkan prestasi pada masa yang lampau. Rangkuman 1. 1. 4. 5. dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti.

sekat penunjuk. penyimpnan. . lengkap dan akurat. yaitu sejak penciptaan. Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat. subjek. arsip disimpan dengan menggunakan peralatan yang memadai. 4. dan folder serta melalui tahap-tahap atau prosedur filing. 2. pemindahan dan yang terakhir ialah pemusnahan arsip. yaitu filing kabinet. Dalam penyimpanan dapat dibedakan berbagai macam sistem penyimpanan yaitu sistem alpbabetis. Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau volume arsip dengan cara pemindahan. georgafis. 5.58 tentang perencanaan. 3. tepat. kebangsaan. nomor. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan Arsip mempunyai siklus hidup. pemanfaatan. penyerahan dan pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip. dan sistem kronologis.

Awalan (prefix) “re” berarti kembali. dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. menjelaskan peranan dan syarat macam-macam laporan. penalaran yang jelas. Peranan. fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. dan mengikuti bahasa dengan kritis. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Redfield. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi. laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data – informasi. Pengertian dasar laporan ialah menyajikan fakta secara objektif dan tulus. laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Menurut E. disebut juga sebagai “administrative communication” (komunikasi administrasi). laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Secara umum. Laporan 59 . maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian. dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut. cara pengetikan A. laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain. kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis. Menurut Prajudi Atmosurdjo. Syarat Dan Macam Laporan 1. Artinya. Pengertian.BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab ini. Anda diharapkan dapat memberikan batasan laporan. sistematika laporan. Dari beberapa pengertian tersebut di atas. langkah-langkah pembuatan laporan. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Laporan sebagai salah satu produk kontor diperlukan oIeh pimpinan organisasi. Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut. Pada dasarnya. Pengertian Laporan Laporan dalam bahasa Inggris “report” berasal dari bahasa Latin “portare” yang berarti membawa atau mengangkut. Charles E.

Peranan Laporan dalam “administrative communication” Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai: . laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut: a. pengembilan keputusan. dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. Di samping itu. pengamatan. Selanjutnya.60 juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. Setelah mendapatkan informasi secukupnya. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut. pengawasan dan pegnendalian. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back. Di samping itu. laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan. Berdasarkan pengertian ini. data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. d. Pada umumnya. penglihatan. yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. b. barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Peranan Laporan dalam Organisasi Laporan merupakan alat komuniakasi ke atas dalam suatu organisasi. penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang relevan. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Peranan Laporan a. pengkoorganisasian. 2. c. pendengaran. sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. pengendalian atau perbaikan Menemukan teknik-teknik baru. b. suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan. maka laporan dapat digunakan oIeh pihak lain untuk tujuan tertentu. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan. e. Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan. Mengatasi masalah Mengambil keputusan Mengetahui perkembangan/kemajuan Mengadakan pengawaasan.

Di samping itu. 2) Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan. Laporan harus benar dan obyektif Subyek laporan mungkin berbeda-beda. 4) Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. maka pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan. bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi.61 1) Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. agar laporan dapat memenuhi fungsinya. 3) Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambnilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data/ dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. maka laporan harus memuat informasi yang benar dan obyektif. dan koordinasi antara atasan dan bawahan sengat mendukung kerja sama yang baik. Kebenaran obyektifitas informasi tersebut penting sekali oleh karena tepat dan . Saling tukar informasi. namun apapun subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. saling pengertian. Syarat-Syarat Laporan 1. 5) Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi. Data dan informasi iitu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi. B.

Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran Perlu disadari bahwa si penerima laporan seperti pimpinan. tetapi jelas maksudnya. diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaaah lebih dalalm laporan yang diterima. Kalau kedua hal di atas dipeprhatikan dan dilaksanakan. Laporan harus diusahakan singkat. maupun susunan kalimat. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap kalau ditunjang oleh dukungan data misalnya data statistik. Laporan Harus Lengkap Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan. Oleh karena itu. Di sampinng iitu. tepat. skema dan sebagainya. 2. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-kata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. 4. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat lapoooran dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. grafik. maka laporan harus dikemukakan secara lengkap. di samping dara mengemukakannya secara komprehensif.62 melesetnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang diterima. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan. Oleh karena itu. serta menggunakan pandangan pembaca. Kalau dia sendiiri sulit memahami apa yang ditulisnya. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana. maka orang lain pun akan lebih tidak mengerti. padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya. maka hal ini akan menjamin kualitas laporan. Laporan Harus Jelas dan Cermat Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan. bahwa ia sendiiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi. si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah-istilalh yang ia senddiri kurang memahaminya. istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. 3. dalam menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan. terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi sehari-hari. dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas. Artinya. .

Disertai data penunjang. tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. Laporan harus lengkap dan objektif. Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi. Oleh karena itu. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaiakn kepada atasan. Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan. sehingga tidak membeerikan kesempatan timbulnya masalahmasalah/persoalan baru. Misalnya. Ini berarti abhwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian lapaoran yang satu dan yang lainnya. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang telah diberikannya. laporan harus pula: 5. karena suatu persoalan menjadi terkatung-kaktung penyelesaiannya. dan di lain pihak bawahan ingin . Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya Lapaoran dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menanggulangi suatu masalah yang perlu segera penylesaiannya. misalnya statistik. 6. 7. tabel. OIeh karena ittu.63 Laporan yang lengkap harus: a. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. Laporan Harus Tegas dan Konsisten Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya dibuat sedemikian rupa. Laporan Harus Tepat Penerimanya Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikaksi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. tidak dikarang semaunya. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan. atau antara atasan dan bawahan. sekali kalimat papsif digunakan. artinya laporan tidak dibuat-buat. c. ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. maka dalam uraian selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus. Keterangan yang dilaporkan harus tegas. b. skema dan sebagainya. artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun. Uraiannya tidak memberikakn kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru.

Mengumpulkan fakta dan data Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan laporan. c. Oleh karena itu. Langkah-langkah atau prosedur yang haru ditempuh dalam pembuatan laporan adalah sebagai berikut: 1. kooperatif. Agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia. b. . Laporan yang tidak sampai ke alamatnya. Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan. Harus mempunyai minat/kesanggupan. di samping ia harus pula analistis. d. C.64 mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak lanjutnya. teliti. Skema atau struktur organisasi. Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya. maka menimbulkan banyak segi negatif. laporan harus benar-benar sampai ke yang memintanya. b. d. pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. b. obyektif. 2. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik. Menentukan perihal (subyek) Ini dilakukan dengan maksud: a. jelas serta mudah dimengerti. maka laporan harus disusun decara tepat. c. misalnya: a. dan “Open-minded”. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya). Laporan dapat disusun secara tepat apabila prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunannya tepat pula. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi. dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan. Agar tahu membatasi diri (tidak melantur). maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut: a. Agar yang akan dilaporkan terang dan jelas. Mengingat hal-hal tersebut di atas. Untuk mempermudah pengumpulan data. laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi.

f. Buku-buku pedoman kerja (manual). Hasil wawancara. e. Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk analisis dan data mana pula yang cukup disertakan sebagai lampiran-lampiran. Rencana/program kerja. materiil. Hasil diskusi. Sumber-sumber primer (primary resource). dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisisnya. keuangan. Data kepegawaian. c. b. peralatan. b. f. maka dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan (analisis) data. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan seperti tersebut di atas. c. 3. Membuat Kerangka Laporan . agar dapat dipergunakan dengan baik. Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-sumber primer (primary resource) maupun dari sumber-sumber sekunder (secondary resource). Hasil riset dari lembaga. h. b. Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka : a. tabel dan sebagainya. e. pemasaran dan sebagainya. d. Laporan-laporan. g. f. job description dan sebagainya. Statistik.65 c. Hasil observasi langsung. Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire). Buku harian. Menyusun sistematika laporan. d. d. Almanak. c. sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya. Perpustakaan dan dokumentasi. d. Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data dari: a. Grafik. Mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu dan data lainnya. Notulen rapat. Rumusan tugas. e. Evaluasi dan Pengolahan Data Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana diuraikan di atas. meliputi data dari : a.

4) Data statistik. menginterpretasi data. b. mengklasifikasi. bilamana dan mengapa hal itu terjadi. c. Analisis terhadap obyek yang dilaporkan. mengevaluasi. serta siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. 3) Kesimpulan. mencakup antara lain 1) Pendekaktan yang digunakan 2) Asas-asas yang digunakan. e. 4) Penutup. 4) Teknik menginventarisasi. Cara ini dimaksudkan agar yang berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh gambaran yang menyeluruh tentang hal-hal yang tecakup dalam laporan. Ringkasan Dalam laporan-laporan penelitian. pada pokoknya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa yang telah terjadi. 5) Penemuan sebab-sebab. 6) Pilihan berbagai macam jalan keluar. Pada garis besarnya laporan mencakup: a. Saran-saran mencakup: 1) Penentuan pemecahan masalah. summary biasanya ditempatkan di depan. 3) Teknik-teknik dan model-model matematika yang digunakan. Pada pokoknya kerangka laporan itu mencakup: mentabulasi. 3) Landasan-landasan yang bertalian dengan obyek tersebut. Deskripsi keadaan secara faktual.66 Seperti telah dijelaskan. Lampiran dan Daftar Kepustakaan Masalah-masalah yang dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalam kerangka laporan. dan . yaitu setelah pendahuluan dengan mempergunakan judul ringkasan untuk pimpinan (Executive Summary). di mana. 2) Pengarahan implementasi. termasuk di sini antara lain penyajian mengenai: 1) Tujuan laporan. 2) Latar belakang informasi yang menyangkut obyek yang dilaporkan. d.

Laporan yang kurang dari 20 lembar. Namun demikian. Pendekatan dan sistematika laporan. Masalah pokok yang akan dilaporkan. Biasanya judul sub-sub ditempatkan pada bagian sebelah kiri. apa sesungguhnya perihal yang akan dikupas. kalau chart dan yang lain-lain itu hanya sebagai pelengkap saja. Fakta tentang tujuan yang telah dicapai. Jadi. pemecahan batang tubuh laporan ke dalam bab-bab tidak diperlukan. Batang tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa Bab sesuai dengan keperluan.67 1) Pendahuluan Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan mengajak pembaca mengetahui isi laporan. Masalah-masalah yang dihadapi Dalam mengemukakan masalah sebaiknya dikemukakan dalam pertanyaan negatif. di samping mengajak : memasuki “alam pikiran pelapor. dengan membaca pendahuluan sudah mendapat gambaran tentang isi laporan. . Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi dengan chart. diagram. Bahkan untuk mereka yang sibuk. 2) Batang Tubuh Laporan Bagian ini merupakan bagian laporan yang terpenting. Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan biasanya mengandung uraian tentang: a) b) c) Fakta dan data pelaksanaan kegiatan. tabel-tabel. Biasanya pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub. pendahuluan memuat latar belakang persoalan. a) b) c) Maksud dan tujuan laporan. karena di bagian inilah dipaparkan segala fakta dan data yang telah diolah tadi. misalnya: belum sempurnanya sistem pengangkatan pegawai. yang membaca harus merasa tertarik setelah membaca pendahuluan untuk terus membacanya. gambar-gambar dan lain sebagainya. sepanjang hal ini merupakan bagian dari pembahasan. cukup dimasukkan pada bagian lampiran. apa sebabnya laporan dibuat. apa maksud penulisan. Singkatnya.

Saran pada dasarnya berasal dari yang telah disajikan maupun yang berasal di luar yang telah disajikan. perlu dituliskan nomor urutnya. kemudian diuraikan dan ditunjukkan faktanya.68 Setelah permasalahan dikemukakan. dan lebih jauh lagi dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian mengenai hal-hal yang diuraikan dalam teks laporan. Kepustakaan perlu dicantumkan. surat-surat. dapat mengganggu kontinuitas laporan. kemudian dianalisis. tabel. 5) Saran Saran adalah semacam teraphy atau pengobatan. Lihat Lampiran II. Lihat Lampiran I. Sumber Bahan (Kepustakaan) Lampiran merupakan data pendukung uraian isi laporan yang mungkin terlalu banyak. gambar. Saran sifatnya harus dinamis. denah. langkah-langkah yang akan dijalankan untuk pemecahan masalah baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. maksudnya diuraikan sebab-musababnya timbulnya masalah itu yang mengarah ke pemecahan masalah (belum pemecahan masalah). dan selanjutnya. Misaslnya. dan pemecahan masalah. 6) Lampiran. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. Karena apabila dimasukan dalam teks laporan. 3) Pembahasan atau analisis masalah Setelah diuraikan dan ditunjukkan faktanya. foto. Lampiran laporan. Wiyasa. Apabila jenis/macam lampiran banyak. dan lain-lain. dapat berupa: Peraturan perundangan. apabila penulisan suatu laporan mengambil acuan dari berbagai buku atau hasil penelitian yang sudah dipublikasikan. . diagram. Surat Bisnis Modern. bagan. Perlu diingat bahwa masalah tidak disimpulkan. 1990. Thomas. yang disimpulkan adalah fakta. sehingga tidak dimasukkan dalam teks laporan. Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut Bratawidjaya. 4) Simpulan Yang dimaksud dengan simpulan adalah hal-hal yang besar (garisgaris besar) dalam penyajian Bab sebelumnya.

LAPORAN KETUA PANITIAN PENYELENGGARA IV.1. P. SAMBUTAN KEPALA V. D. 1. SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK VI.2. Metode Penelitian Dalam Teori dan Praktek (1991) . Lain-lain 1.69 Subagyo.1. Contoh: Format Laporan di Lingklungan Pekerjaan. Penatar 1. KATA PENGANTAR II. sekarang kami yakin sekiranya Anda diminta untuk menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat menyusun sebuah laporan yang sesuai dengan kehendak atasan/pimpinan Anda.1.4.1. 1.2.3. Penyajian Materi 1. Tahap persiapan Penyusunan Ppanitia Penyusunan Panitia 1. Joko. DAFTAR ISI III. Sistematika Laporan Di samping materi laporan harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah disebutkan.4. Penyusunan Materi Penataran 1.2.2. Tahap Pelaksanaan 1. Nah. Sistem gabungan angka dan huruf.1. TAHAP KEGIATAN 1. Pembukaan 1. Jakarta: Rineka Cipta.3.2.1. 2.2.2.1. Sistematika laporan lazim dikenal di Indonesia ini ada dua yaitu: 1. JUDUL I. Sistem desimal (digit system). Yang dimaksud dengan sistematika penyajian laporan di sini adalah pembidangan atau pengelompokan materi yang disajikan. penulis laporan juga harus memperhatikan tentang sistematika penyajian materi laporan tersebut. Petatar .

LAMPIRAN 1. Laporan Ketua Panitia pada Penutupan 8. Edaran Peers 6. Surat-surat Persiapan 4.5. Hipotesis Penelitian BAB III PROSEDUR PENELITIAN A. Contoh : Format Penulisan Laporan Penelitian JUDUL BAB I. Tujuan Penelitian E. Tahap Penutupan VII. D Asumsi dan hipotesis Penelitian 1. Lembar Evaluasi. Daftara Nama Peserta 11. Validitas dan Reliabilitas Instrumen C. Populasi dan Sampel B. Formulir 5. Pengujian Persyaratan analisis . Analisis Biodata Peserta Penataran 7.2. Rancangan Kegiatan 3. Kesan dan Pesan Peserta 9. Identifikasi Masalah C. Batasan Masalah dan Paradigma Penelitian D.70 1. Latar Belakang Masalah B. B. Contoh Piagam 10. Teknik Pengumpulan Data D. Asumsi 2. Surat Keputusan Kepanitiaan 2. C. PERMASALAHAN A. Kegunaan Hasil Penelitian BAB II LANDASAN TEORI A.

Teknik Analisis Data BAB IV HASIL PENELITIAN. b.71 E. juga tanpa digaris di bawahnya. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 1. 2. subbab dan riciannya a. E. DAN PEMBAHASAN A. Lampiran hasil pengujian validitas dan reliabilitas instrumen 3. Jarak pengetikan bab. Margin kiri 4 cm Margin kanan 3 cm Margin atas 2. subbab dan rinciannya . seperti perijinan dan lain-lain. 3. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan baris di atasnya. Lampiran analisis data termasuk perhitungan pengujian hipotesis 5. Pembahasan Hasil Penelitian BAB V SIMPULAN DAN SARAN A.5 cm (dihitung dari penulisan nomor halaman. Margin bawah 3 cm Untuk halaman pertama tiap-tiap bab (halaman yang memakai bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas) 5 cm. Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf besar semua. Lampiran data mentah 4. Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto Batas pengetikan a. Lampiran instrumen peneliitian 2. d. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua. 4. juga tanpa digaris bawahnya. Lampiran yang lain. Hasil Pengujian Hipotesis C. Dalam hal rincian tersebut huruf besar dan judul tersbut digaris di bawahnya. Bab. Cara Pengetikan 1. e. Simpulan B. Deskripsi Hasil Penelitian B. PENGUJIAN HIPOTESIS. c. b. c.

Petikan lebih dari 3 baris diketik satu spapsi dan seterusnya diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama dan 4 ketukan untuk baris berikutnya) dari baris di atasnya tanpa diberi tanda petik.5 spasi Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka Latin dan diketik pada batas pinggir margin kanan atas : 1. Semua petikan harus diberi nomor di belakangnya. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul. b. F. Coba Anda menjawab soal latihan di bawah ini dengan singkat namun jelas. langkah-langkah apa yang Anda tempuh? . Jelaskan dengan singkat tentang hubungan antara kerja sama dan pembuatan laporan! Apa fungsi laporan sehingga dapat dikatakan bahwa laporan mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu organisasi! Syarat-syarat apa saja yang diperlukan aagar laporan dapat efeltif dan efisien? Jika Anda diminta untuk membuat lapaoran tentang tugas pekerjaan yang didelegasikan kepada Anda. 6. 4. a.72 a. 5 dan seterusnya.5 spasi Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris di atasnya dengan jarak 2. c. Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor halaman pertama dari tiap bab. 4. Contoh : huruf Romawi kecil i. b.5 spasi dengnan baris di atasnya. d. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab diketik di bagian tengah bawah tepat papda margin bawah atau sedikit di bawahnya. 5. Bab dengan subbab 4 spasi Subbab dengan kalimat di bawahnya 2. c. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus sama dengan nomor kutipan di atasnya. atau 2) Kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari catatan kaki Pengetikan Kalimat c. d. Penomoran Halaman a. dan nomor tersebut harus diletakkan ½ spapsi di atas huruf. 2. Sedangkan jarak antara pengetikan 2 cm papda bagian bawah adalah: 1) Baris terakhir dari kata-kata dalam teks. 2. 3. 5. ii. Latihan 1. 3. iii dan seterusnya. kata pengantar dan daftar isi memakai angka Romawi kecil dan diketik di sebelah tengah bawah tepapt pada margin bawah atau sedikit di bawahnya. b.

laporan harus disusun secara tepat.73 G Rangkuman 1. Kerangka mencakup pendahuluan. dan tepat penerimanya. mengklalsifikasikan data. dan penomoran. Hal yang tidak boleh dilupakan dalam pembuatan laporan ialah ukuran kertas. bilamana. Dengan demikian laporan mempunyai fungsi yang cukup penting. mengumpulkan data dan fakta. yang mencakup tata letak bagian-bagian laporan. 3. yaitu pertama-tama menentukan perihal (subjek). menganalisis dan menginterpretasikan data. Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya. di mana. tepat waktu. sehingga laporan perlu mempunyai syarat-syarat benar dan objektif. . Penyusunan secara tepat jika laporan tersebut disusun melalui langkah-langkah yang tepat pula. dan membuat kerangka laporan. langsung mengenai persoalan. Untuk melengkapi laporan perlu diikuti dengan lampiran. mengapa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kekjadian tersebut. cara pengetikan. dan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. tegas dan konsisten. jelas dan cermat. mengevaluasi. 2. mengolah. Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi yang isinya memberikan gambaran tentang apa. batang tubuh laporan.

BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI Setelah Anda mempelajari Bab VII ini. Tidak dapat dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar-menukar informasi antarmanusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”). Anda dapat menjelaskan tentang teknologi informasi. pengaruh teknologi terhadap perkantoran. mikro elektronik dan mikro processor telekomunikasi. gambar maupun suara dengan alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecommunications). artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan. Hollerith 74 . huruf. Mikro elektronik. sedangkan sekarang hal itu telah beralih ke “impulse” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan dengan kertas. Komputer Upaya pertama untuk memproses data dengan peralatan elektronik dilakukan di Amerika Serikat oleh Herman Hollerith pada dekade 1890-an. Alat ini dinamakan “punched card” oleh Charles Babbage yang berkebangsaan Inggris. Komputer. Telekomunikasi adalah trasmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio. 2. Komponen-komponen utama akan dibahas secara rinci kemudian. 3. Hollerith berpikir akan perlunya otomatisasi proses. teknologi informasi di kantor. Misalnya. yakni mesin electronic yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat. sekarang satu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi setara dengan satu buku berukuran sedang. Dia bertolak dari gagasan penemuan sebelumnya. komputer. Perlu diketahui bahwa jika pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas. maka disket-disket atau pita-pita magnit nampaknya dewasa ini akan dominan perannya sampai ada penemuan yang lebih baru dan lebih canggih. mikro komputer. A. fasilitas kantor modern lainnya. Ada tiga komponen utama dari teknologi informasi. dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan akan cara lebih baik untuk mencatat dan menganalisis hasil sensus di Amerika Serikat. Namun demikian. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. pemrosesan. B. jika penyimpanan informasi sebagai pertimbangan utama. Teknologi Informasi Pengertian teknologi informasi yang mudah dipahami adalah: perolehan. 1. yaitu rancang bangun (disain) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil terdiri atas komponenkomponen yang rumit.

karena berhasil mengurangi jam kerja sekitar 2/3 waktu yang dibutuhkan orang untuk menangani kegiatan bersangkutan. . Tidak lama setelah Perang Dunia ke II berakhir. Jenis lain adalah microcomputer. Mainframe perlu ditempatkan dalam ruang khusus. Pada akhir dekade 1950-an mesin-mesin electronik tersebut diungguli oleh komputer “generasi kedua” yang menggunakan transistor dalam operasinya. Alat temuan Hollerith ini untuk beberapa dekade telah membentuk dasar-dasar pemrosesan data di bidang komersial. masing-masing memerlukan tempat seukuran meja kantor.75 merakit berbagai komponen mekanis elektris dan mendisain suatu tabulator yang mampu “membaca” informasi yang dimuat dalam suatu card/kartu. Mainframe sebagai mesin komputer induk dilengkapi atau dihubungkan dengan beberapa mini computers. mahal dan kurang begitu reliable (terpercaya). serta tidak memerlukan lingkungan dan ruangan yang khusus. Demikianlah pengembangan komputer terus berlangsung sampai dekade 1960-an kita mengenal adanya komputer dengan ukuran besar. Berbagai upaya perintis untuk menciptakan mesin yang dapat membantu pemecahan masalah. tetapi masih tetap dirasakan memerlukan penggunaan modal besar. ukurannya lebih kecil dan lebih ringan daripada mini-computer. komputer komersial pertama dikembangkan di Inggris dengan mengeluarkan produksi pertamanya yaitu merek Ferranti Mark I dan Leo. dan juga perlu ditempatkan dalam ruangnan yang ber-AC. dan harus ber-airconditioned (AC). dan masih memerlukan suatu unit tersendiri yang berfungsi sebagai pemrosesan data. Mesin-mesin electronik ini mengandalkan diri pada “tabung hampa udara”. C Mikro Komputer Micro-computer pada dasarnya adalah suatu sistem pengolahan microelectronic berdasarkan pada suatu microprocessor (lihat berikut ). atau komputer. Ia juga membutuhkan suatu tim pemroses data yang berfungsi untuk mendukung pekerjaan mesin. biasanya disebut sebagai “mainframe”. Tabulator penemuan Hollerith tersebut bekerja sangat sukses. dilakukan semasa Perang Dunia ke II sejalan dengan usaha usaha para ilmuwan negaranegara sekutu mencari cara memecahkan kode-kode pihak musuh. Jenis komputer ini ukurannya lebih kecil daripada generasi pertama. sedangkan Amerika Serikat mengeluarkan merek Univac. lebih murah biayanya. yang dalam operasinya berukuran relatif besar.

CPU (Central Processor Unit). Chip RAM tidak memuat informasi pada waktu mesin mati. mengganti atau menghapus kode-kode tersebut. stock control. tetapi kapasitasnya tinggi dan fleksibel. dan sebagainya. Ukuran microcumputer relatif kecil. RAM (Random Access Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori sementara (temporary-memory chip) guna menyimpan informasi yang dimasukkan pemakai. Dibandingkan dengan sebuah mainframe atau minicomputer dapat secara mandiri menangani pengelolaan data yang berskala besar. Pada waktu mesin hidup (switched on) jika operator memanggil kode tertentu maka ROM akan mengeluarkan data/informasi yang disimpan dengan kode yang bersangkutan. Tidak seperti ROM. 3. wordprocessor. Pengolahan Microelectronic ROM (Read Only Memory) CPU (Central Processor Unit) Input/Output Interface RAM (Random Access Memory) Penjelasan: 1.76 Gambar 5. 2.6. ROM (Read Only Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori tetap (a permanent-memory chip) yang memuat kode-kode untuk mengoperasikan mesin microcomputer. 4. Perbedaan antara ROM dan RAM seperti antara buku cetakan yang hanya dapat dibaca dari suatu catatan pribadi yang dapat dihapus dan dapat digunakan berkali-kali. merupakan suautu CPU Chip yang berfungsi sebagai pengendali semua kegiatan pengolahan data serta mengkoordinasikan fungsi-fungsi seluruh peralatan komputer. Dalam keadaan mesin mati (switched off) operator tidak dapat menambah. Tersedia berbagai program (software) yang memungkinkan microcumputer dapat menangani sebagian besar fungsi perkantoran seperti accounting. . Input/output Interface terdiri atas satu atau beberapa chip yang berfungsi untuk menangani kode-kode komputer dengan peralatan lainnya seperti mengendali disket (disk driver) printer dan layar monitor (visual display unit/VDU).

Tabung (valve/vacuum tube) yang bentuknya mirip bola lampu listrik. Hasil terakhir saat ini dari penemuan ini adalah suatu circuit yang kompleks dan rumit terpasang pada lempengan kristal silicon berukuran diameter kurang dari 1/4 inch serta berketebalan hanya 15/1000 inch. Kebanyakan dari circuit-circuit yang terintegrasi dinamakan “General Purposes Chips” (chip dengan tujuan umum dibuat untujk menangani satu atau lebih fungsifungsi pokok alat rumah tangga seperti micro computer mesin cuci. tidak lagi tergantung pada suatu bagian pengelolaan data yang tersentralisasi dengan peralatan mainframe atau microcumputer.. Berdasarkan sejarah perkembangan teknologi. proses penemuan ini bermula dari pengembangan transistor pada dekade 1950-an. Kemajuan terbesar dalam dunia teknologi informasi adalah pada dekade 1960-an dengan ditemukannya integrated circuit (IC’s) di Amerika Serikat. atau sering disebut “chips”. Akhir-akhir ini berbagai metoda diupayakan untuk menghasilkan konstruksi chips yang lebih kompleks. Disebut Integreted Circuits karena dirancang bangun sebagai circuit-circuit yang lengkap. Microprocessor memberikan dampak kepada penciptaan komputer electronic berukuran kecil (mini). sehingga dirasakan kurang praktis. Tidak demikian dengan transistor. dan sebagainya. Ada tiga tujuan umum dari chips: . Ukuran transistor walaupun jauh lebih kecil daripada penemuan pertama alat electronic yang kita kenal dengan nama tabung hampa udara. Dilihat dari kapasitasnya penemuan ini mempunyai harga yang sangat murah. Fungsinya dapat disejajarkan dengan peralatan microelectronic seperti sebuah mainframe’s central processing unit (CPU). yang menggunakan teknik photografik khusus dikenal dengan photolithography inilah dasar dari peralatan electronik modern. dan kecenderungan abad modern sekarang untuk membuat integrasi chip yang berskala yang sangat besar (very large scale integration /VLSI) terdiri atas 10. memerlukan kekuatan listrik yang relaltif lebih besar.000 komponen dalam satu chip. D Micro Electronic Dan Micro Processor Micro processor merupakan suatu circuit yang terintegrasi yang didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan data.77 Pada waktu sekarang di tempat kerja seseorang baik individual maupun sebagai tim kerja. Circuit-circuit tersebut dari lempengan-lempengan microscopic dari metal dan komponen lainnya berupa wafers silicon berukuran kecil. tetapi kapasistasnya lebih besar. Transistor sendiri yang berupa komponen kristal relatif berukuran kecil yang berfungsi memindahkan atau mengolah kekuatan electric berkekuatan kecil di antara circuit dalam peralatan bersangkutan. dengan ukuran yang lebih kecil tetapi kemampuannya lebih tinggi dan jauh lebih sedikit membutuhkan listrik untuk mengoprasikan.

Apabila dikehendaki microcumputer yang ada dalam organaisasi dapat dihubungkan sebagai suatu jaringan kerja (network) dengan mainframe atau minicomputer. Jenis chips ini biasanya sangat mahal.78 1. Misalnya custom built chips didesain untuk memonitor hambatan-hambatan yang terjadi pada suatu proses beroperasinya kegiatan kerja mesin-mesin yang saling berhubungan. Perkembangan Teknologi Circuit untuk Electronic Tabung Electronic (1910-an) Transistor (1950-an) Integreted Circuits (1960-an) VLSI (1980-an) Perkembangan penggunaan microcumputer dalam kantor mengakibatkan manusia banyak berkurang ketergantungannya pada Sistem Pusat Komputer. 2. karena harganya yang relatif sangat murah. . Beberapa integrated circuits dikenal dengan nama custom build chips.7. Beraneka macam kegiatan organisasi seperti pengolahan dan pembayaran gaji pegawai (payroll). Perlu diketahui bahwa komputer tidak hanya digunakan sebagai alat dalam organisasi. 3. kepegawaian akan terus dilakukan dengan sistem pusat komputer (mainframe) tetapi kebanyakan kegiatan yang berhubungan dengan masing-masing unit organisasi sekarang cukup dilakukan secara memadai oleh sebuah microcomputer. seperti microprocessor (untuk menangani pengolahan dan koordinasi fungsi dari suatu komoputer) Interface chips (untuk menangani luaran/masukan yang dikehendaki dari suatu sistem). Secara singkat perkembangan teknologi digambarkan dalam diagram berikut: circuit untuk electronic dapat Gambar 5. didesain dan diproduksi sesesuai dengan permintaan dan kebutuhan tertentu. Chip tersebut didisain untuk beraneka kegunaan dan cenderung diproduksi secara massal. seperti pada proses pembuatan kertas atau pengecoran baja. tetapi juga dapat digunakan dalam komunikasi dengan pihak luar organisasi. sesuatu sistem yang dibutuhkan untuk kegiatan berskala besar. pendapatan. Memory chips (untuk menyimpan informasi) CPU chips. agar segenap peralatan mesin dapat bekerja secara tepat pada keseluruhan kerja pabrik.

Teknologi Informasi Di Kantor Modern Pengaruh teknologi micro electronic dalam praktik dan prosedur kerja sedemikian hebatnya. 3. merupakan alat yang vital bagi mereka untuk berkomunikasi dengan mitra kerja dan kliennya. F. Kawat telepon dengan bahan ini kapasitas muatannya beribu kali dibanding dengan kabel konvensional. Bidang-bidang yang menerapkan micro electronic antara lain: 1. Setiap negara di dunia ini mempunyai bentuk jaringan nasional untuk menyampaikan informasi dengan menggunakan cara ini. telepon dan komputer. Sistem infra merah yang memungkinkan peralatan seperti Televisi dikontrol tanpa kawat (remote control). sekarang sedang dikembangkan untuk pengantar komunikasi yang berasal dari satelit bumi. Langkah-langkah demikian akan mendorong perkembangan industri micro electronic. Fibre glass. Secara bertahap sistem kerja dengan kertas. Transmisi microwave. yang terutama mengandalkan pada sistem manual (pembuatan laporan dengan mesin tik).. Inggris negara keempat terbesar dalam sistem telepon pada tahun 1980-an. Misalnya jaringan telepon yang digunakan dunia bisnis di mana-mana. maka kemanfaatan dari sistem komunikasi berdasarkan komputer dapat diraih sepenuhnya apabila negara bersangkutan mengubah jaringan telekominikaksi yang ada menjadi sistem digital. Sebagai contoh. diganti dengan sistem micro electronic yang menggantungkan pada telekomunikais. Hubungan telepon yang menggunakan electronic jelas merupakan sumber daya yang penting dalam pengembangan teknologi informasi. Pada masa mendatang sistem ini dapat digunakan sebagai penghubung tanpa kawat (wireless atau coreless) di antara alat-alat mesin seperti word-processor. suatu kawat dari bahan fibre glass mampu memindahkan pulsa dalam bentuk binary dengan kecepatan yang tinggi. Kesulitan dari usaha untuk lebih mengintegrasikan telekomunikaksi dengan micro electronic dan computer adalah adanya perbedaan dasar kerja. . Karena informasi dapat ditransformasikan dengan lebih cepat dengan menggunakan bentuk binary.79 E. sistem ini digunakan dengan sistem penanaman kabel di bawah tanah. Telekomunikasi Istilah telekomunikasi dikenal sebagai cara penyampaian informasi melalui kabel/kawat listrik (telepon dan telegraph) atau dengan gelombang radio. 2. Otomatisasi perkantoran. Perubahan yang cepat di bidang telekomunikasi juga dipengaruhi oleh berbagai pengembangan dan penemuan-penemuan di bidang teknologi seperti : 1. telah melakukan perubahan tersebut.

Berikut adalah suatu bagan suatu kantor yang menggunakan peralatan eletronik: Gambar 5. 5. Word-processor yang berperan sendiri Dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen. 3. Alat diagnosis kesehatan. 8. Word Processor Ada tiga jenis dasar word processor a. dan hanya digunakan untuk pengolahan teks.8. Sistem atau pabrik dengan bantuan alat komputer lainnya. Alat transfer uang electronic Alat pengukur di bidang ilmu pengetahuan. memory. Kantor yang Menggunakan Peralatan Electronic Sistem Penggandaan Sistem Penulisan Word Processor Sistem Filing Peralatan Hitung Micro Computer KANTOR DENGAN PERALATAN ELEKTRONIK View data Teletext Fasilitas Referensi Konperensi dengan Alat tele Elektronic Mail Sistem Pengiriman Surat Telepon Telekomunikasi 1. 4. processor. Komunikasi elektronik antartempat di seluruh dunia. layar dan printer. Pengendalian proses industri Robot. 7. 6. .80 2. terdiri atas key board.

3) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output). televisi dan permintaan dilakukan melalui telepon. Perbedannya dengan teletext. . 2) Menambah kepuasan kerja. 2. View data. view data menyajikan data atau referensi yang up-to date di bidang perdagangan. view data hanya terbatas pada pelanggan dan sifat kerjanya adalah sistem interactive. komputer (atau terminal). Beberapa micro computer dengan tujuan umum. 4) Menghemat tenaga (pentik). di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program). Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem. 2) Memerlukan pelatihan yang memadai. yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui jaringan televisi yang ada. G. Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor: 1) Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya Di samping micro computer dan word-processor. penyimpanan dan pencetakan. wordprocessor dengan c. Sistem ini merupakan kombinansi dari jaringan komunikasi. 1) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen. 6) Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan. 3) Mmenimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar. 5) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat. 4) Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan Pada tahap penerapan pertama dirasakan ada kelebihan tenaga. laporan atau surat dalan sebagainya. kantor yang otomatis biasanya memiliki fasilitas sebagai berikut: 1. sehingga setiap pengguna dapat meminta atau mengajukan pertanyaan secara aktif kepada database untuk memperoleh data yang dibutuhkan. terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungakan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan.81 b. Teletext. 7) Kemampuan untuk mengintegrasikan komputer-komputer lainnya. Terdapat beberapa keuntungnan dari penggunaan word-processor. sperti halnya teletext.

Alat transfer uang. daya muat pesan yang besar dengan kecepatan tinggi. word-processor. Dapat mengambil langsung (copy/download) informasi yang akan kita butuhkan. 4. dengan kemampuan untuk melakukan pertukaran uang tanpa melakukan pembayaran cash atau penggunaan kertas. Perkembangan akhir-akhir ini bahkan bisa mengirim banyak surat dengan peralatan edit yang lebih canggih. yang paling dapat dirasakan secara nyata di bidang teknologi informasi adalah adanya cyber space (ruang maya) di mana kita dapat berkomunikasi langsung melalui perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai dari pelajar. Electronic mail. namun pada eletronic mail pesan tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang satu ke meja yang lainnya lewat terminal. manfat yang didapat dari teknologi informasi yang berbasis internet cukup banyak dirasakan antara lain : a. Peralatan terdiri atas komputer dan alat komunikaksi. Sistem telex telah digunakan bertahun-tahun. Sebuah perkantoran modern. Perkembangan terakhir di setiap meja kantor modern terdapat perangkat “work stations” yang lengkap terdiri atas komputer dan fasilitas word-processor. adalah suatu sistem untuk menyampaikan pesan-pesan dengan alat electronic. suatu fasilitas electronic yang berkembang pesat. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas. penggunaan internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke kabupaten/kota bahkan kecamatan. H. Berbagai transaksi pembayaran dalam dunia perdagangan dan bank banyak memanfaatkan sistem ini. Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak jangkauan yang sangat jauh. c. pebisnis maupun dunia kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS). dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to date. Dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubungan erat dengan masalah-masalah subtansi organisasi. 5.82 3. Internet. dan sebagainya. b. Yang menarik adalah sekaligus melakukan filing secara otomatis baik surat yang keluar maupun surat yang masuk. Komputer misalnya sekarang secara luas telah digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam “hal apa yang akan terjadi apabila kita mengambil keputusan dengan alternatif A? “Apa akibat dari perubahan X dengan tidak mengubah Y?” . Sistem ini secara bertahap diintegrasikan ke dalam sistem peralatan perkantoran lainnya seperti jaringan komputer. mahasiswa. electronic mail serta fasilitas telepon. Di jaman informasi dan komunikasi abad 21 ini.

mesin Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik. d. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin. f. ekonomi dan sebagainya) 1. d. c. 2. programmer dan rekayasa software Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu Lebih sedikit pekerjaan Kerugian: a. c. e. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat. e. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia. Pekerjaan perkantorn akan banyak mengalami perubahan. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.83 Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan: Tiga Implikasi umum (aspek sosial. keterampilan berulang-ulang yang digunakan. b. dan sebagainya Kehilangnan kontak personal. f. serta kehilangan kepuasan kerja. b. b. g. Implikasi terhadap karyawan kantor: Keuntungan: a. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalanpersoalan seperti kebosanan. a. c. e. Cenderung pegawai menjadi “machine-minders” Masalah kesehatan sebagai ekses dari perlatan seperti layar. printer. Mendorong untuk belajar keterampilan baru Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin. f. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif. d. karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin Implikasi terhadap pemberi kerja Memerlukan waktu untuk perubahan elektronik dari sistem manual ke sistem Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan .

dan electronic mail! Uraikan beberapa implikaksi yang akan daapt mempengaruhi penerapan teknologi informasi di perkantoran! a. b. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. c. . d. singkat. Jelaskan pengertian teknologi informasi! Sebutkan 3 komponen utama komputer. Teknologi informasi adalah perolehan. Secara umum (sosial. view data. e. 2. ekonomi. gambar maupun suara dengan suata alat electronic berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan komunikaksi jarak jauh. 4. 1.84 g. Latihan Jawablah soal latihan di bawah ini secara cermat. f. b. I. c. data dapat diperoleh. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan Harga teknologi baru ini relatif murah Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpanan data di disk tidak memerlukan ruang seluas filing kabinet Untuk pengambilan keputusan. Kemudian jelaskan pula kekurangan dan kelebihan dari penerapan word processor! Jelaskan secara singkat teletext. 5. Rangkuman 1. diproses. namun jelas. dan sebagainya) Terhadap karyawan kantor Terhadap pemberi kerja J. huruf. g. dan jelaskan masing-masing komponnen tersebut! Jelaskan cara kerja word processor. Tidak seluruh software kebutuhan yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi Keuntungan: a. pemrosesan. disimpan dan dicari secara cepat Produktivitas meningkat secara cepat Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dan kantornya. 3.

3. . Teknologi informasi di tempat kerja yang secara bertahap menggantikan sistem kerja kertas yang mengandalkan pada sistem manual. mikro elektronik dan telekomunikasi. 4.85 2. alat transfer uang elektronik dan internet. view data. Kantor yang menggunakan peralatan elektronik yaitu word processor.. pengendalian proses industri. Bidang-bidang yang menerapkan mikro elektronik antara lain otomatisasi perkantoran. electronic mail. Pada berbagai kegiatan industri kita akan menjumpai sistem-sistem produksi yang nyaris otomatis semuanya. robot. yaitu komputer. komunikaksi elektronik antartempat di seluruh dunia. teletext. 5. Ada tiga komponen utama teknologi informasi. dan alat transfer uang Kemampuan untuk mengendalikan kekuatan elektrik dari alat berukuran mini (seperti micro electronics) mempunyai pengaruh yang luar biasa terhadap kehidupan modern.

DAFTAR PUSTAKA Anderson, R.,G., Organization and Methods, (1973), London: MacDonald and Evans. Arifin, E., Zaenal, (1996), Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo. Chrislip,David, D, and Carl E., Larson, (1994), Collaboration Leadership, San Fransisco, California : Jossey-Bass Inc. Davis, Gordon, B, (1985), Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure and Development (2nd Edition), McGraw Hill- Book, Co. Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru. Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc. Littlefield, C. et.all, (1985), Office and Administrative Management, New Delhi: Prentice Hall of India. -----------, Management of Office Operations, New Delhi : Prentice Hall of India. Ma’moeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Mills, Geoffry, et.all (1990), Modern Office Management, London: Pitman Publicity Limited. Neuner, J.J.W., Keeling, L.B., (1978) , Modern Office Management, Bombay: D.B. Taraporevola Sons & Co., Private Ltd. O’Donnell, Koontz, (1972) Principles of Management , An Analysis of Managerial Functions (Fifth Edition), Tokyo: McGraw-Hill Purawijaya, Ipon, Sukarsih, (1994), Penyusunan Laporan, Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud. Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems, McGrawHill Book Co. Soetrisno, (2001) , Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Libety dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.

KASUS 1 SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ARSIP Semua arsip dalam suatu organisasi didesentralisasikan sebagaimana yang telah dilakukan selama beberapa tahun. Akhir-akhir ini, dengan padatnya tempat dan menggelembungnya biaya, menyebabkan manajemen menggali beberapa macam kemungkinan. Salah satu cara yang dipertimbangkan adalah sentralisasi sejumlah pelayanan kantor, di antaranya ialah penyimpanan arsip. Sebuah tim khusus yang terdiri dari pejabat muda diminta untuk mempelajari arsip organisasi, dan kemudian melaporkan penemuan dan rekomendasi mereka kepada pucuk pimpinan. Keputusan penting yang diambil dalam rapat tim pertama tersebut adalah menyiapkan memorandum bahwa tujuan utama yang berkaitan dengan penyimpanan arsip ialah harus diciptakan standar pelayanan tinggi kepada bagianbagian dan bidang-bidang untuk mengurangi meningkatnya biaya dan bertumpuknya arsip. Itulah yang menjadi pertimbangan dibentuk tim penelitian tersebut dengan manfaat mempertimbangkan reaksi dari para pejabat, dan pegawai terhadap setiap perubahan yang mungkin diusulkan. Penugasan individual kepada anggota tim juga dibuat. Penemuan-penemuan tentatif berikut dilaporkan dalam pertemuan tim yang kedua. Beberapa ruang yang dulu digunakan untuk ruangan gudang dapat diubah menjadi ruang penyimpanan arsip yang memadai untuk menempatkan kurang-lebih 75 persen file cabinet yang sekarang digunakan tersebar ke berbagai bidang dan bagian. Sebuah ruang di bawah tanah dapat dengan mudah disesuaikan jika dibutuhkan ruang penyimpanan. Penilaian kasar tentang kebutuhan pegawai menunjukkan bahwa dalam bidang/bagian yang tugasnya beraneka ragam dibebaskan dari tanggung jawab menyimpan arsip. Kebutuhan pegawai yang semakin meningkat untuk menangani meningkatnya volume pekerjaan akan menyebabkan sulit melepaskan mereka untuk ditempatkan ke bagian penyimpanan arsip baru yang diusulkan. Pelayanan arsip kepada beraneka ragam bagian dan bidang kemungkinan dapat diperbaiki, kecuali dalam bidang/bagian tertentu yang banyak dan tetap menggunakan arsip tersebut. Kesempatan untuk mengurangi arsip yang dobel, karena menggandakan dengan cara memfoto kopi arsip nampaknya besar. Praktik yang dilakukan yaitu dengan mengirim foto kopi berbagai macam arsip yang digunakan di berbagai bidang/bagian. Reaksi awal dari Kepala Bagian di bidang Kearsipan dan Kepala Bagian Tata Usaha yang sekarang melakukan penyimpanan, semangatnya tidak tinggi pada waktu ada kemungjkinan diciptakan sentralisasi arsip tersebut setelah mereka diberitahu oleh para anggota tim peneliti.

PERTANYAAN 1. Berdasarkan analisis pendahuluan oleh tim peneliti tersebut. tunjukkan jenis informasi apa yang dibutuhkan tersebut? . apakah sentralisasi arsip akan menjamin? 2. Haruskah tim peneliti mencoba mencari lebih jauh informasi? Jika Anda mempunyai pemikiran demikian.

2. hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan pentingnya sistem kearsipan yang baik. baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya.KASUS 2 KASUS DI BIDANG KEARSIPAN Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan penertiban dalam kearsipannya. Keadaan yang tidak baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. tetapi tidak memikirkan berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa ditemukan dengan mudah. Dengan adanya anggapan ini banyak orang-orang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan . Tetapi meskipun demikian usaha-usaha perbaikan belum memuaskan hasilnya. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal harganya. sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. pada umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik. Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang yang disingkirkan atau di-“arsip”-kan. orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya sistem penataan arsip yang baik dan efisien. akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan hasilnya. Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masingmasing dengan sebaik-baiknya. Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut: 1. Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan alat-alat tersebut. Ada pula peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya. Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan. Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya. Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri maupun dalam negeri. dan daripada menggangur.

Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang. seharusnya dikirimkan kembali ke Pusat Arsip/Dinas Arsip. Usaha-usaha untuk mengolah data dengan komputer serta menyimpan data di dalam micro film dengan alat-alat yang sudah dibeli dengan mahal tersebut di atas sampai saat ini belum/tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. 3. Akibatnya apabila mereka harus berada di tempat itu. Dengan sistem ini berarti bahwa arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah. 4. 5. PERTANYAAN: 1. Bagaimana saran dan analisis Saudara setelah membaca Kasus yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi tersebut. hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip. Apakah keuntungan dan kerugiannya apabila Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan peralatan modern seperti Komputer dan Micro Film dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip? Coba jelaskan jawaban Anda. Sistem Sentralisasi untuk Arsip-arsip in Aktif b. . maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di mana Bagian Arsip itu berada. Dalam penyimpanan Arsip Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan sistem sentralisasi untuk Arsip in Aktif dan desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif.di Bagian Arsip. Sistem Desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif 2. 3. Berikan penjelasan apa yang dimaksud dengan: a. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan bertambah terus dan makin banyak. mereka akan mengerjakannya dengan rasa enggan. Akan tetapi kenyataannya tidak semua unit organisasi mau melaksanakan hal ini dan tetap menyimpan Arsip in Aktif itu pada unitnya sendiri.

kecuali apabila ada yang diperlukan. maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut. Bukan tidak mungkin. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat. maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat. maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. Pegawainya pada duduk berdempetan. dokumen-dokumen dan sebagainya) juga tidak disetujui. yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan “kebersihan dan kerapihan ruangan kerja” maka segala tumpukan-tumpukan dokumen. Dengan harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan nilai kedisiplinannya di mata pimpinan. maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan bersih dan rapi. Namun penambahan pegawai belum dapat dilakukan. kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus.KASUS 3 “KEJUARAAN SEMU” Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu program motivasi. bahkan ada pula yang berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat. yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita 17 Agustus. Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun. pokoknya ruangan kelihatan bersih dan rapi!” Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. Karena terlalu sempitnya ruangan. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian. baik yang masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar meja kerja pegawai. untuk terwujudnya harapan dan tercapainya tujuan dari masing-masing pimpinan maka hampir setiap pimpinan bermoto: ”pokoknya ruangan bersih dan rapi!” Sayangnya bahwa dengan moto tersebut lalu terjadi keadaan: “Bagaimanapun caranya. bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. warkat ataupun arsip-arsip tadi dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan tersebut. Gang-gangpun dipergunakan sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai. sekali setiap tahun. Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat Bagian. Perlombaan semacam ini diadakan secara teratur. Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus. Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi. karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan. Beban kerja operasional maupun administratif kian hari kian meningkat. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang 17 Agustus. Demikianlah. Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta perabotan kerja lainnya. .

Pendekatan dan pemecahan yang bagaimanakah yang setepatnya diterapkan dalam menghadapi kasus seperti itu. Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi masalah pokok dan sub-sub masalah 2. . Bundel tersebut di mana. namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta dokumennya tidak dapat diketemukan. Selidik punya selidik ternyata reference dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat dalam rangka memenangkan “lomba 17 Agustus” tadi. apa pula sub-sub masalahnya.Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepatcepatnya. PERTANYAAN: 1. Demikianlah maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi terbengkalai karenanya. Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut. siapa yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas. 3. Jelaskan penyebab masalah tersebut. Apakah sebenarnya yang menjadi penyebab timbulnya masalah-masalah tersebut.

Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). Dalam langkah tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus diterima dan benar. Sepak terjangnya dinamis. Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain. Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya. Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana). Kepribadiannya keras. tetapi tidak/belum pernah memperoleh pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. rajin. tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik.KASUS 4 TERDAMPAR DI AMBANG KARANG Kabupaten “X” atas dasar kebutuhan yang mendesak telah mengadakan penyempurnaan tata kearsipan dengan menerapkan sistem kearsipan Pola Baru dengan mengadakan penyesuaian bagian-bagian tertentu sesuai dengan kondisi serta keperluan setempat. lincah. Satu di antaranya adalah Pola Klasifikasi dan sistem kodenya dibuat khusus untuk keperluan penggunaan Kabupaten bersangkutan. Klasifikasi semcam itu disebut klasifikasi struktural. Proses pengembangan dan penerapan sistem kearsipan di Kabupaten X ini makan waktu cukup lama dengan daya dan dana cukup besar. Bagian terbesar dari kode menggunakan tiga (3) huruf. Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa dialah yang berperan utama dan berjasa. Penyebaran serta pembinaan baik untuk pegawai Kabupaten X melalui ceramah-ceramah penataran-penataran beberapa kali. namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. Di samping tenaga-tenaga Kabupaten X sendiri yang menjadi anggota Tim Penyempurnaan Kearsipan juga mengundang Konsultan Ahli dari Lembaga Non Dep “Administrasi” dan Lembaga Non Dep “Kearsipan” untuk duduk di dalam Tim Penyempurnaan. kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. Subyek-subyeknya berupa kegiatan pekerjaan yang dilakukan di dalam masing-masing unit. Nama golongan utama diambil dari nama unit tertinggi/terbesar di dalam Kabupaten tersebut. gesit. Kode angkanya menggunakan sistem tiga (3) digit. Tetapi karena ia adalah seorang . Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta sistematikanya tidak konsisten. pintar bicara. lokakarya dan cara-cara lain semacamnya. Pembagian tingkat penggolongannya sebagaimana lazimnya terdiri atas masalah pokok submasalah dan sub-submasalah. Cara ini ditetapkan dengan alasan bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di lingkungan Kabupaten X. Cara dia mengutarakan serta mempertahankan gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus menciptakan baru.

Keanggotaan tim terdiri atas semua unit utama (Dinas. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan beberapa pokok sebagai berikut: 1. yakni “BADAN DL”. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya. Pejabat bersangkutan telah memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta berkepribadian kuat dan berkemauan keras. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi kelancaran kerja Tim. tetapi merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri terhadap unitnya. secara terbatas sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru. Di samping itu salah satu unit utama lainnya. Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi & Tatalaksana Kabupaten X. Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep yang membidangi kearsipan. Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan menyeluruh di Kabupaten X. Tata Kearsipan dikelola/diorganisasi dengan prinsip kebijakaan terpusat dengan pelaksanaan fisik terpisah (centralized policy and decentralized physical operation). yakni bahwa pengembangan sistem pembinaan umum berada di tangan Kabupaten dalam hal ini Biro Umum. Kesulitan-kesulitannya antara lain: Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota secara lengkap. Usaha tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan. sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan. Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh tugas-tugas pokoknya di kantornya. Dengan pertimbangan praktis serta pengaruh geografis dan kebutuhan unit-unit Pengolah dapat mengolah kearsipannya sendiri dengan pola pusat seragam dengan unit-unit lain dalam lingkungan Kabupaten X. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran yang jaraknya berjauhan. Sementara itu.yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari segala sumber. Arsip-arsip/berkas inaktif .

efisien dan seragam tetapi jangan ganggu atau menyentuh apa yang sudah dibuatnya dan dilaksanakan di Dinasnya. Di luar dugaan perjalanan Tim dibentur dengan gunung karang yang berakibat usaha Tim macet total. Tantangannya berupa ketidaksediaan jika Pola Klasifikasi serta Kode Dinas Y dimodifikasi apabila diubah dan menjadi bagian dari Pola Klasifikasi serta Kode Kabupaten X. Diutarakan pula bahwa penyusunannya telah memakan waktu banyak. Sistem Kode dua huruf ini sesuai dengan petunjuk dan anjuran dari Lembaga Non Dep Kearsipan dan telah banyak dipilih/digunakan oleh sebagian besar instansi yang telah menerapkan sistem Kearsipan Pola Baru. Dinyatakannya bahwa memang benar ia (pejabat Dinas Y anggota tim) telah menyetujui. Klasifikasi sedemikian akan lebih menjamin ketangguhannya dan tidak akan terpengaruh oleh perubahan-perubahan struktur organisasi. apapun penilaian yang diberikan oleh pihak lain. Pola klasifikasi didasarkan atas masalah (subyek) sebagai penjabaran fungsi.harus disalurkan ke kearsipan Pusat di bawah Biro Umum/TU yang sekaligus berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip Kabupaten X. 3. Sistem kode alphanumeric menggunakan dua huruf dan tiga angka. menggunakan tenaga yang tidak sedikit serta biaya yang tidak kecil. meskipun demi efektivitas. kegiatan serta transaksi dengan berorientasikan Kabupaten X. Pada hal menyusun pola klasifikasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah). Sistem tersebut lebih sederhana lebih mudah. Dengan Pola Klasifikasi dan Kode sedemikian itu untuk menjamin kemudahan. Pola Klasifikasi yang disusunnya pun struktural dan tidak rela untuk diubah ataupun dilakukan penyesuaian. Alasan yang diberikannya ialah bahwa Pola Klasifikasi serta Kode. keseragaman (kesatubahasan komunikasi beserta tata cara dan sarananya). jadwal retensi. Alasan yang diajukannya mirip dengan Wakil Dinas Y . Masih banyak hal-hal (unsur-unsur Sistem Kearsipan Pola Baru) lain yang belum sempat dibahas seperti organisasi (unit) wadah fungsi kearsipan. Gunung karang tersebut berupa tantangan membatu dan panas dari anggota tim yang mewakili Dinas Y (kebetulan anggota ini adalah pejabat yang memprakasai dan aktif menangani penyempurnaan tata-kearsipan Dinas Y. efisiensi serta keseragaman sistem bagi kepentingan keseluruhan. serta bersedia membantu menciptakan kesempurnaan tata-kearsipan Kabupaten yang efektif. penyusutan dan selanjutnya. Padahal . seperti yang diuraikan terdahulu). TERBENTUR KARANG Kelanjutan dan usaha Tim ialah tahap penyusunan Pola Klasifikasi beserta kode klasifikasinya. (Klasifikasi struktural akan goyah setiap kali ada perubahan struktur organisasi sehingga perlu mengadakan perubahan pola klasifikasi disesuaikan dengan struktur yang baru. Kedudukan tim menjadi bertambah rumit karena ternyata wakil (anggota) dari Badan DL (ia adalah pejabat yang menangani penarapan Sistem Kearsipan Pola Baru di instansinya) juga bersikap sama. mengerti. nyatanya sudah dilaksanakan dan berjalan. sudah berlaku cukup lama sehingga sudah dikenal oleh pegawai-pegawai di dinasnya. para petugasnya sudah terbiasa dengannya. meskipun dalam cara dan gaya yang berbeda. 2.

dalam situasi bagaimanapun tidak akan dilakukan tindakan sepihak apalagi memaksakan ataupun bertangan besi. lebih-lebih sama-sama jelas dimengerti bahwa Kabupaten adalah organisasi induk yang dalam pelaksanaan tugastugasnya dilaksanakan oleh Dinas-dinas.S. Andaikata anda sebagai Ketua Tim apa tindakan Anda untuk menembus karang tersebut. . mengupas tentang perlunya praktik koordinasi.) pada Kabupaten. Ketua tim berkepribadian lemah lembut. Hal ini disamping memang tugasnya untuk memperoleh kebulatan hasil secara musyawarah yang tidak hanya bagi para anggota team tetapi harus dapat diterima dan dilaksanakan oleh para pimpinan unit-unit utama. di dalam lingkungannya. Badan dan lain-lain. Berikan alasan-alasan atas jawaban Anda. 3. Pimpinan (ketua) Tim pun tidak bisa berbuat banyak. agar tidak bersikukuh hanya untuk kepentingan sepihak. Betapa pun segala usaha sudah dilakukan pada lingkup ini namun tetap buntu. PERTANYAAN: 1. namun tetap dalam batas sportivitas yang wajar. Analisis dan temukan persoalan-persoalan pokok apa yang merupakan kunci yang sebenarnya dari kemacetan Tim. sebab tugas Tim justru harus dapat menghasilkan “sesuatu” yang secara bulat diterima dan dapat diberlakukan penuh di Kabupaten X secara menyeluruh. integrasi dan sinkronisasi yang sederhana (K. Pendapat para anggota untuk menempuh jalan pemungutan suara untuk mengambil keputusan tidak mungkin. manusiawi. menghormati/menghargai kesemuanya bahkan selalu mengalah. 2.sebelumnya wakil ini dengan gigihnya turut mendesak wakil Dinas Y. Sebagai sekedar gambaran bahwa di dalam diskusi-diskusi yang dilakukan di dalam tim tidak jarang meningkat pada situasi yang panas berkepanjangan. (Tentu saja konsultan hanya dapat berbuat sampai dengan batas-batas kewenangannya sesuai dengan kedudukan serta kewajibannya sebagai anggota tim). dan tidak jarang menyangkut masalah-masalah di luar kearsipan.S. di samping bahwa cara pemungutan suara di dalam team kerja bukan suatu cara yang dibenarkan ataupun tepat. Andaikata anda sebagai Seda/Karo Umum/TU telah menerima Cap Ketua Tim tentang keadaan Tim.I. Dalam hubungan ini para konsultan-pun (ahli O&M dan Kearsipan) telah pula berusaha untuk menjelaskan. maka apa tindakan yang harus diambil.

com. . The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.daneprairie.This document was created with Win2PDF available at http://www.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->