DEFINICIONES DE EVENTOS La palabra evento proviene del latn eventus Algunas definiciones que podemos mencionar: Diccionario de la Lengua

Espaola: Suceso importante y programado, de ndole social, acadmica, artstica o deportiva. Mario Ibaez Machicao: El evento es un acontecimiento, accin, contingencia o suceso que puede ser: Acadmico, cultural, tecnolgico, cientfico, deportivo, sindical, gremial, laboral, empresarial, religioso, social, etc., el mismo que puede ser improvisado o previamente programado Un evento es el conjunto de actividades programadas que nos permite a los participantes y organizadores a centrar nuestras atenciones e intereses a un suceso, un acontecimiento central que atrae y centra el inters de la concurrencia. Gabriela Musumeci y Augusto Bonina: Un evento implica, como objetivo fundamental, establecer un vnculo de comunicacin entre personas de diferentes sectores sociales, nacionales o extranjeros. Rosario Jijena Snchez: Evento es todo acontecimiento previamente organizado que rene a un deter nmero de personas en tiempo y lugar preestablecidos, que desarrrollarn y compartirn una serie de actividades afines a un mismo objetivo para estmulo del comercio, la insudtria, el intercambio social y la cultura general. En conclusin, los eventos son actos programados de ndole social, acadmica, artstica o deportiva, que realizan las organizaciones para establecer un contacto directo con sus pblicos. 1

OBJETIVOS DE UN EVENTO Los objetivos de un evento son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades del evento, representan el punto final hacia donde se encamina su planificacin, organizacin, direccin y control. Asimismo, una vez desarrollado el evento, nos permitirn medir si hemos logrado transmitir adecuadamente el mensaje deseado y si hemos realizado un uso eficiente de los recursos empleados. Los objetivos son propsitos que deseamos alcanzar. Nacen de una necesidad y culminan cuando se da la satisfaccin de sta. Para determinarlos debemos: Contar con las opiniones de los organizadores, recibiendo sus puntos de vista, ngulos do enfoque con respecto al propsito y a los posibles objetivos. Recepcin de planteamientos, formulas, propuestas y sugerencias de los objetivos; stos lineamientos deben ser fijados por escritos para posteriores anlisis. Para determinar los objetivos de un evento, debemos aplicar las siguientes preguntas: Qu es lo que realmente pretendemos organizar?, cul es la meta que nos proponemos alcanzar con el evento? Qu es lo que por su propia naturaleza nos preocupa para alcanzar resultados ptimos del evento? Pretendemos lograr resultados ptimos en forma integral o parcial?, En qu plazo? Con qu medios contamos?

Qu?

Cmo?

Quin?

Quines deben determinar los objetivos del evento? Cul es la finalidad que nos conmovi a buscar esos objetivos del evento?de quin o de quines depende en gran parte alcanzar ptimamente? Cundo debemos determinarlos? En qu tiempo debemos lograr cada actividad del evento? se podr lograr al realizar el evento en un tiempo determinado y cronolgicamente programado o surtir una serie de ajustes, por lo tanto, no se podr cumplir? Se trata de un evento que pueda realizarse segn su mbito geogrfico: Local, nacional e internacional? El lugar de la realizacin del evento, contar con lo necesario y ser ms ventajoso y conveniente?

De solidaridad

(colaborar con la comunidad)

b.- Objetivos especficos, secundarios o particulares Nacen del objetivo principal y estn orientados a: Para el pblico objetivo Para la organizacin Para los organizadores Para la empresa Imagen Mayores ingresos Prestigio Para el participante o invitado Formacin y capacitacin Interrelaciones profesionales Participacin

Por qu?

Cundo?

Dnde?

CARACTERSTICAS DE LOS EVENTOS Es un proceso, tiene principio, medio y final. Se hace con un propsito. Su realizacin tiene un costo. Alguien debe planificarlo, organizarlo y llevarlo a cabo. Tiene 05 variables fundamentales: tiempo, espacio, personas, materiales, dinero

Jerarqua de los objetivos a.- Objetivos Generales o Principal Son aquellos que abarcan de forma ms amplia los intereses fundamentales de la organizacin o persona que organiza el evento y pueden ser: Formativos Informativos Motivacionales (actualizacin, capacitacin o perfeccionamiento) (comunicacin actualizada de tcnicas, conceptos, procesos) (estado mental positivo hacia la empresa) 2

Asimismo, participan en l: 1. El Dueo del evento, aquella persona u organizacin que ha generado la idea, que decide su realizacin y genera el trabajo. 2. Los asistentes, aquellas personas que sin ser un pblico pasivo- reciben el beneficio que el dueo espera del evento.

3. Los proveedores de productos y servicios relacionados, sin los cuales no podra completarse el objetivo que el dueo persigue al organizar el evento, y 4. El Organizador, aquella persona -o grupo de personas-que hace posible que todos los factores se renan en un todo armnico para alcanzar el objetivo.

En lo educativo: Permiten actualizar nuestros conocimientos Fomentan la investigacin sobre diversas materias como: culturales, sociales, econmicas, cientficas, tcnicas, deportivas, religiosas, etc., Viabilizan el desarrollo de teoras y la formacin de tcnicos tomando conocimiento de nuevos mtodos, frmulas, sistemas y nuevas tecnologas, avances tecnolgicos y cientficos, En lo cultural: Permiten difundir la cultura a travs de sinfonas, exposiciones de arte, exposiciones cientficas y tecnolgicas. Promueven el mejor y mayor desarrollo del aspecto cultural en torno al cual realizamos el evento. En lo Recreacional: Ayudan a despejar los problemas personales y grupos a travs de distracciones sanas y recreacionales culturaldeportivos ofrecidos a los trabajadores y comunidad toda. Para los organizadores y expositores: Ofrecen un espacio para establecimiento de relaciones profesionales. Brindan oportunidades de adquirir mayor experiencia curricular y mayor prestigio: local, nacional e internacional . Mayor identificacin con la institucin o Empresa por las satisfacciones obtenidas en la organizacin y administracin de un evento. Propicia que los organizadores investiguen y apliquen nuevas tcnicas, mtodos, procedimientos, estrategias, etc.

IMPORTANCIA DE LOS EVENTOS En lo Econmico: Permiten conocer diversos servicios y productos. Pueden generar ventas. Generan riqueza con fines de lucro. Posibilita el auto sostenimiento econmico como resultado del evento Contribuyen al fisco econmicamente a travs del pago de impuestos. La realizacin del evento permite que otras Instituciones vendan su imagen comercial a travs de donaciones y auspicios. En lo social: Logran mayor comunicacin en los participantes y con ello se obtiene mayor integracin humana. Ayudan a la solucin de problemas sociales como la desocupacin, a travs de la difusin de procesos, inventos, tcnicas, profesiones, medios de distraccin social, etc. Generan un espacio de aportacin e intercambio de ideas, vivencias, experiencias, costumbres, cuestionamientos, sugerencias y propuestas acerca de temas zonales, regionales, nacionales, fronterizos, etc. 3

La buena realizacin del evento permite que la Institucin organizadora se desarrollo estructural, social y econmicamente.

FASES DE UN EVENTO 1.- Pre Evento (Planificacin de un evento) Es la formulacin sistemtica de programas de accin para alcanzar resultados ptimos, incluye los siguientes 05 pasos La investigacin y anlisis del evento potencial La determinacin de los objetivos del evento La formulacin de soluciones alternativas en la programacin La formulacin de decisiones, inclusive sobre los pactos de accin La ejecucin del plan de accin que entra en cuestiones, tales como la organizacin y programacin de actividades y mtodos de trabajo

Para la empresa A travs de un evento bien organizado y bien ejecutado, se logra que los participantes tengan un buen concepto y una imagen positiva de la institucin organizadora. Fomentan la interrelacin a travs de la comunicacin permanente, abriendo las puertas de los directivos de los niveles superiores, frente a frente con niveles de abajo. Posibilitan la Discusin, anlisis. Solucin y formulacin de conclusiones rpidas y oportunas en casos de crisis, problemas agudos, etc. Permite incrementar la productividad y desarrollar su expansin con toda la comunidad. Los empleados logran tener mayor seguridad, confianza en s mismos, permitiendo su desarrollo ms prsperamente en el futuro y adems mantener relaciones ms estrechas con los grupos humanos que les rodean. Propician una mayor integracin nter-Institucional.

2.- Evento (Ejecucin) Consiste en poner en prctica todo lo planificado para cumplir eficientemente con las actividades programadas y as lograr el buen desarrollo del evento y mejor desempeo en el curso del mismo. Considera una prueba en vaco con 24 horas de anticipacin 3.-Post- Evento (Seguimiento y Evaluacin) Seguimiento: Despus de concluido el evento, debern llevarse a cabo de inmediato, una serie de trabajos que permitirn dar por terminado el acontecimiento.

Para el pas: Profundiza los sentimientos de identidad nacional Todo evento contribuye al desarrollo del pas.

Actividades: Los factores principales para evaluar son: Controlar el estado de equipos e instalaciones antes de su evolucin Recoger objetos perdidos que pueden ser reclamados Recopilar todos los documentos sobrantes Enviar cartas de agradecimiento a oradores, instituciones que financiaron y apoyaron el evento. Editas discursos, puntos de las discusiones, informe final o memoria definitivos. Publicar lo seleccionado en versiones preliminares. Preparar una lista definitiva de participantes con datos institucionales y personales Si se alcanz el objetivo general del evento Si las estrategias planificadas y diseadas funcionaron Si los programas se cumplieron en su totalidad y con qu nivel de calidad y eficiencia. Si los resultados obtenidos eran los esperado

Para la evaluacin se puede utilizar encuestas de satisfaccin y reporte de resultados.

El cierre financiero de las actividades debe hacerse en forma cuidadosa y detallada y supone la presentacin del informe financiero del evento, el que seguramente arrojar cifras de gran importancia para el presupuesto de las instituciones patrocinadoras. Actividades: Saldar deudas y efectuar todos los pagos Establecer el costo final del evento Presentar un informe final de las operaciones financieras

Evaluacin Revisin general de todas las actividades y sus interrelaciones. Permite definir las reas crticas que afectan el desarrollo exitoso de un evento. Hay que establecer criterios de evaluacin y programas que permitan hacer objetivas las bases de la revisin, eliminando cualquier criterio subjetivo 5

TIPOS DE EVENTOS Eventos Sociales: Aquellos que renen a un determinado nmero de personas cuya trascendencia en la mayora de los casos no va ms all de los lmites de quienes fueron invitados. Generalmente son de carcter festivo. Podemos mencionar: desfiles, inauguraciones, premiaciones, clausuras, presentaciones, matrimonios, nacimientos, cumpleaos, aniversarios, almuerzos, banquetes, Eventos Culturales: La comunicacin se da en forma de transmisin de mensajes que atienden a enriquecer el aspecto cultural de quienes participan. Entre stos tenemos: muestras de arte, festivales de danza, teatro y gastronoma, presentacin de un libro, etc. Eventos Acadmicos: Su finalidad est relacionada con la generacin, preservacin y difusin de conocimientos sobre reas especficas y enriquecen la formacin integral de sus participantes. Los eventos acadmicos son: Simposio, congreso, convencin, conferencia, seminario, charla, debate, taller, foro, Phillips 66, mesa redonda, etc. Eventos Deportivos: Aquellos en donde se desarrollan competencias, tiene que ver con el desarrollo del espritu deportivo, con el culto del cuerpo y sus aptitudes fsicas, para motivar la actividad y su contribucin a una mejor calidad de vida. Podemos mencionar: torneos, campeonatos, panamericanos, pruebas, mundiales, etc.

presencia en el mismo. Entre los cuales podemos mencionar: ferias, exhibiciones comerciales (Trade Shows), salas de exhibicin (Showrooms), conferencias de prensa, aniversarios de la empresa, family day, cenas de fin de ao, desayunos, almuerzos y cenas de trabajo, Outdoors, jornadas de capacitacin, juegos de Team Spirit, lanzamientos, inauguraciones, etc. Eventos Recreativos: Son espacios de encuentro, de carcter ldico donde la creatividad, el juego y el buen humor motivan a la participacin y pertenencia a un grupo social. Entre los eventos recreativos tenemos: conciertos, paseos, gymkanas, bingos, etc. Eventos Polticos: Eventos que buscan mantener a los polticos en contacto con el pblico y permitir la comunicacin de sus posiciones polticas. Podemos mencionar: lanzamientos de campaa, debates, cierre de campaa, firmas de acuerdos, recepciones diplomticas, distinciones, mtines, etc. Eventos Religiosos: Su motivo central es la demostracin de devocin y culto religioso. Entre los cuales tenemos el Cnclave, Concilio Vaticano, retiros religiosos, convivencias, procesiones, etc. Eventos de Proyeccin Social: Eventos sin fines de lucro y cuyo propsito es el bien comn y la ayuda a un grupo especfico.

Eventos Empresariales: Aquellos que plantean las empresas como una herramienta dentro de su estrategia de Marketing, ya sea para aumentar sus ventas, dar a conocer un nuevo producto al mercado o para mantener su 6

PLANIFICACIN DE UN EVENTO Como nos dice Mario Ibaez, la planificacin Es un principio administrativo que permite tomar una actividad sistemtica de anlisis, diagnstico y programacin de hechos, premisas razonables, restricciones, valoracin de alternativas de accin, de mtodos, establecimiento de tiempo, cantidad, calidad y potros factores de accin al futuro. La planificacin de un evento es la formulacin sistemtica de programas de accin para alcanzar resultados ptimos. La planificacin es fundamental para una buena coordinacin entre todas las partes que intervienen en su realizacin, permite alcanzar con xito los objetivos propuestos y no tener un desperdicio de recursos y esfuerzos En otras palabras la planificacin determinar QUE SE VA HACER y CMO SE VA HACER, a travs del establecimiento de reglas y procedimientos que debern regir durante el evento. La Planificacin General de un Evento debe incluir: Las definiciones de los objetivos generales y especficos. Las polticas generales. La temtica del evento. El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes. La estructura de organizacin y la distribucin de funciones. La formacin, organizacin y programa del grupo de trabajo. La mecnica de trabajo y su realizacin (procedimiento). Formas de financiamientos, presupuestos y flujos de dinero. La contratacin de lugares y servicios. Los programas de actividades tcnicas, recreacin, acompaantes y especficos. 7

La asignacin de responsabilidades y las fechas de ejecucin. Las proyecciones de ventas y beneficios. Las estrategias de comercializacin y difusin El control de la aplicacin de recursos por actividad. Las alternativas de accin en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y soluciones. La capacitacin de los organizadores y personal de apoyo. La elaboracin y fijacin de mecanismos de supervisin, control y evaluacin Elaboracin de la lista de seguimiento.

Tambin una buena planificacin debe de considerar con mucho detenimiento lo siguiente: Las fechas ms convenientes para la realizacin del evento Lugar y sede Temtica general y particular Quines y cuntos ponentes y participantes sern Definicin de ponentes magistrales y de mesa de trabajo Invitados especiales Pronstico de participantes esperados Los objetivos de la administracin de eventos son: Predeterminar acciones Anticiparse a los hechos Proyectar objetivos Pronosticar sucesos Presupuestar montos

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN Objetivos: Deben ser precisos y claros Principio de Simplificacin: Toda planificacin de eventos debe ser lo ms simple evitando las acciones confusas y ambiguas. La precisin y el detalle regirn acciones concretas. Principio de Flexibilidad: Todo planeacin debe dejar un margen de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y que escapen de nuestro control. Principio de Balance: Hay que procurar que todos los procesos guarden un equilibrio con otro, no recargar demasiado la balanza para un proceso y dejar que lo proceda a medida, sino procurar un equilibrio en todos los procesos dentro de la planificacin de eventos para que de esta forma quede toda la unidad equilibrada. Uso de recursos existentes: Se debe planificar cualquier evento dentro de las posibilidades de las organizaciones: empresa o institucin; sin pensar en grandes eventos, cuando no estn dentro de las posibilidades econmicas de la Institucin. No planificar sobre supuestos, sino sobre recursos mismos que nosotros tengamos si creemos que debemos utilizar todos los 8

CARACTERSTICAS DE UN BUEN PLANIFICADOR Imaginacin y amplia visin de futuro. Debe tener en constante actividad en su cerebro y emocin mental. Amplia visin, porque debe tener la suficiente proyeccin al futuro para poder prever los posibles procesos administrativos. Espritu de investigacin. Ideas claras y objetivas. Flexible y enrgico a la vez. Capacidad cientfica. Moral alta y constructivo. Conocimiento de Administracin, Contabilidad, Relaciones Contabilidad, Relaciones Pblicas, Relaciones Humanas, Relaciones Humanas, Marketing, Finanzas y manejo del personal. Conocimiento amplio de los tipos de eventos. Debe saber liderar y delegar. Contar con una base de datos de proveedores de servicios y productos.

ESQUEMA DE PLANEACIN Alicia Richero, en su libro Eventos, Gua prctica para su planeacin y ejecucin, nos propone el siguiente fluxograma como parte de la etapa de preparacin, como herramienta para seguir fluidamente las lneas de trabajo futuras: Eleccin del tema del evento Definicin de metas y objetivos generales y especficos Decisin de aspectos temticos: - Determinacin del tipo de participantes y del nmero de stos. - Determinacin del mtodo de seleccin de los participantes. - Seleccin de posibles ponentes. - Seleccin de posible fecha de realizacin y duracin del evento. - Seleccin del lugar del evento. - Eleccin de copatrocinadores. - Designacin del coordinador general. - Gestin de donaciones. - Decisin de polticas, reglamentos y programas. - Preparacin de los costos estimados.

1.-Toma de decisiones Preliminar: Se comenzar con una lista de puntos variados que debern tenerse encuenta y que se irn controlando a medida que se avanza en la preparacin de la reunin: 9

Para definir la fecha y el lugar de un evento o exposicin, hay que considerar diferentes variables que pueden influir en la decisin, como pueden ser: El tiempo necesario para la planificacin, organizacin y difusin y realizacin La conveniencia o no, de celebrar el eventos en das festivos y vacaciones en oficinas y escuelas, para facilitar la asistencia al evento. Otros eventos similares que otras empresas o agrupaciones pudieran llevar cabo los mismos das Fechas disponibles en centros de convenciones, hoteles y salones que sean accesibles con los tiempos de la mayora de los posibles participantes

2.-Tareas de avance: Incluyen aspectos administrativos que giran esencialmente en relacin al presupuesto y las finanzas del evento, as como la contratacin de los servicios: Presupuesto: Se debe considerar Hospedaje y comida Servicios de comida suplementarios Pasajes Impresin y duplicacin Comunicaciones Materiales de oficina Alquiler de audiovisuales y contratacin de tcnicos Honorarios de oradores y ponentes Invitados especiales Imprevistos Impuestos. Aspecto Financiero Contratacin de servicios Directorio Plan de trabajo 3.-Promocin y Contacto Centrado en la redaccin y control de preparacin de cartas, documentos, material bibliogrfico, folleto de informaciones generales, agenda y plan de reunin

EL PLAN DE TRABAJO El plan de trabajo nos permite llevar un orden en el desarrollo de cada actividad. Para cada objetivo se deben definir las acciones a efectuar para anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y disear medidas de seguimiento que permitan evaluar los avances y los resultados. En su elaboracin deben participar quienes lo ejecutarn. Asimismo, es importante que se realice un primer borrador y despus se hacen las revisiones que sean necesarias. Caractersticas de un buen plan de trabajo: Comprensible, concreto y sencillo Flexible y adaptable para poder ajustarse rpidamente a los cambios que puedan sugerir antes, durante y despus del evento. Preparado y redactado de tal forma que personas que no hayan participado en su elaboracin lo puedan comprender fcilmente, es decir, que tenga una secuencia lgica

Es importante revisar sistemticamente el avance en el plan y los programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer Partes de un Plan de Trabajo: 1.-Nombre o ttulo: Debe reunir las siguientes caractersticas: Debe ser conciso y expresar de la manera ms precisa posible qu es lo que vamos hacer El nombre consta de 3 partes: 10

3.-Fundamentacin o Justificacin:

2.-Objetivos: Cul es la finalidad, el propsito de nuestro evento? Ejemplos de objetivos: Analizar y debatir sobre la situacin econmica del pas, su evaluacin, efectos, problemas, consecuencias, etc. Intercambiar ideas sobre el programa econmico del gobierno. Promover la investigacin en estudios de gnero desde una perspectiva interdisciplinar. Potenciar la colaboracin con otros centros e institutos, tanto acadmicos como no acadmicos, a nivel nacional e internacional.

En la fundamentacin o justificacin del evento explicaremos por qu y para qu es necesario realizar este evento, por qu tal alternativa resulta ms ptima para el logro de nuestros objetivos trazados. Para la redaccin de la fundamentacin podemos tomar en cuenta: Datos estadsticos, diagnsticos, documentos, etc. Carencias o necesidades detectadas: Segn nuestro ejemplo: Fortalezas y oportunidades propias Participacin
4.-El Pblico Objetivo: Los beneficiarios de nuestro participantes y/o asistentes. 5.-Metodologa o Acciones: Qu vamos hacer para realizar el evento? Por ejemplo para un evento de Proyeccin Social, la metodologa sera: evento, conformado por los

aportar al alumno los conocimientos necesarios para el anlisis, interpretacin y valoracin de las obras de arte a travs del lenguaje de las formas y del pensamiento visual.

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Conformacin un equipo de Proyeccin Social, integrado por profesores y estudiantes que se encarguen de dirigir las actividades antes, durante y despus del viaje de ayuda social. Este equipo estara integrado por profesores y estudiantes. Se realizar una campaa de concientizacin, a travs de la difusin de informacin de cmo vive la comunidad campesina que se desea ayudar. Siendo los principales canales: paneles de informacin, pgina web y pginas sociales. Presentacin del Proyecto a empresas representativas de nuestra ciudad, las mismas que pueden colaborar a travs de sus productos como frazadas, alimentos, etc. Realizacin de 03 Colectas, separadas de acuerdo a las necesidades principales de la poblacin. La primera colecta se enfocar a productos de resguardo para el fro, tales como: frazadas, mantas, edredones, chompas, casacas, pantalones, medias, guantes, chullos, etc. La segunda colecta destinada a recaudar vveres, tiles de aseo, medicinas, paales, etc. La tercera colecta orientada a la percepcin de libros, biblias, tiles escolares, juguetes y golosinas. En todas las colectas se podr aceptar dinero para comprar productos. Realizacin de un Concurso de Diseo Grfico entre los alumnos del Taller de Comunicacin Grfica, donde puedan plasmar diseos motivadores, los cuales sern pintados en un mural del colegio o en la plaza del pueblo Viaje de Inspeccin, que permita establecer las necesidades especficas de la poblacin Viaje oficial, en el que se llevarn a cabo actividades de apoyo a la comunidad campesina. En el caso del hospedaje se buscarn casas familiares o se crear un centro de operaciones en el colegio del pueblo.

7.- Cronograma: Identifica las actividades y su realizacin ordenada en el tiempo. El modelo empleado es el Diagrama de Gantt, recurso metodolgico ms utilizado para la programacin de las actividades. Se trata de una matriz de doble entrada en donde se identifican las actividades y su realizacin ordenada en el tiempo. Permite una representacin visual de las actividades a desarrollar.

6.-Actividades: Descripcin de las actividades que se desarrollarn el mismo da del evento.

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Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarroll y populariz este tipo de diagrama en Occidente. Por esta razn, para la planificacin del desarrollo de proyectos complejos (superiores a 25 actividades) se requiere adems el uso de tcnicas basadas en redes de precedencia como CPM o los grafos PERT. Estas redes relacionan las actividades de manera que se puede visualizar el camino crtico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignacin de recursos y la determinacin del presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta til para la relacin entre tiempo y carga de trabajo. En gestin de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas o las dependencias entre unidades mnimas de trabajo. Desde su introduccin los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta bsica en la gestin de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el mtodo ms eficiente. Bsicamente el diagrama esta compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duracin de cada una de ellas.

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8.-Recursos: Recursos Humanos: Empleados Colaboradores Recursos Financieros: Propios Ajenos Recursos Materiales: Elementos de oficina Productos Insumos Inmuebles Herramientas e instrumentos Recursos Tecnolgicos: Tangibles Intangibles

Operacin: Arriendo de equipos Transporte de personas Materiales Viticos, Materiales de trabajo Honorarios: Tcnicos Administrativos Auxiliares Secretaria Ponentes

9.-Presupuesto: Expresin Monetaria de los gastos necesarios para la realizacin del evento. Determina con la exactitud mxima posible el capital o inversin requeridos. Podemos considerar: Inversin: Lugar Publicidad Decoracin Buffet 14

10.-Seguimiento y Evaluacin Seguimiento: Controlar el estado de equipos e instalaciones antes de su devolucin Recoger objetos perdidos que pueden ser reclamados Recopilar todos los documentos sobrantes. Enviar cartas de agradecimiento Editar informes Preparar lista definitiva de participantes con datos institucionales Completar las carpetas para el archivo y consultas posteriores Cierre financiero del evento Evaluacin: Qu se va a medir? Procesos o resultados Con qu se va a medir? Encuestas, entrevistas Cmo se va a medir? Metodologa de acuerdo al instrumento.

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