P. 1
Projet Groupware Et Outils Informatiques

Projet Groupware Et Outils Informatiques

|Views: 19|Likes:
Published by Houda EL Hajji

More info:

Published by: Houda EL Hajji on Jan 02, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/12/2013

pdf

text

original

OUTILS PROJETS : Les outils informatiques

Mise à jour du 2 septembre 2011

Rémi Bachelet
La dernière version de ce cours de gestion de projet est disponible en suivant le lien

Cours distribué sous licence Creative Commons,
selon les conditions suivantes :
Source des images indiquées au-dessous ou en cliquant sur l’image

Image : Source

École Centrale de Lille Cité Scientifique - BP 48 F-59651 Villeneuve d’Ascq Cedex

Comment utiliser ce cours :

1. Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur 2. Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives
(attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)

Utilisation ou copie interdites sans citation

2

Objectifs
À l’issue de ce cours, vous devez être capable d’avoir des bases des outils informatiques de projet notamment de : 1. Connaitre ces outils
– Bien utiliser le Mél, Windows, se protéger des virus

– Faire des cartes conceptuelles, trouver des créneaux de réunion
– Exploiter internet : veille technologiques et web

2. Tirer le maximum des applications bureautiques
– Word, Excel, Powerpoint et logiciels libres / cloud computing équivalents

3. Organiser et animer des réunions à distance

4. Sélectionner et mettre en place un collecticiel (ou groupware)…
Utilisation ou copie interdites sans citation

3

Les outils informatiques
Qu’est-ce que la productivité pour un responsable de projet ?
– Traiter des chiffres – Définir, Planifier, gérer des projets
– Animer des réunions – Valider et suivre les actions … – Communiquer à qui et quand il faut

 Des outils informatiques aident à réaliser efficacement ces tâches, lesquels ?
 Parfois ces outils sont indispensables (grands projets)

Utilisation ou copie interdites sans citation

4

Chapitre 1/5

Bien utiliser le Mél
1. Les champs de données
– et leur signification

2. Les risques
• • Réputation personnelle Risques techniques

Utilisation ou copie interdites sans citation

5

Utilisation ou copie interdites sans citation 6 .

Sujet vide  [projet JEUCART] date de RdC . [jeu d’entreprise] absence le 12/3 – Si je suis destinataire principal •  réponse ou action attendue – Si copie carbone •  pas de réponse attendue. A : / Cc : / cci (Bcc) : – Sujet : dire clairement de quoi il s’agit.Le mél (ou courriel ) : utilisation Les champs Sujet. pour information – Si cci (=copie carbone invisible) •  Si liste de destinataires confidentielles ou si beaucoup de destinataires (éviter la réponse-spam) + configurez votre signature Utilisation ou copie interdites sans citation 7 .

org vers celle-ci Utilisation ou copie interdites sans citation 8 .org (donnée par l’association des ingénieurs) = votre mél officiel à consulter très régulièrement : infos et communications officielles – Si vous utilisez déjà une boite autre boite.Pour les centraliens : Votre adresse à vie @centraliens-lille. il est facile de rediriger votre courrier @centraliens-lille.

lire : Courrier électronique : halte aux abus Utilisation ou copie interdites sans citation 9 .Le bétisier … ou ce qu’il ne faut pas faire sur le net.

com/PJ (Cette méthode permet aussi d’actualiser le fichier). Propager des – – – – virus.Le mél : dangers 1. orthographe Un mél peut circuler et se multiplier très vite « Arroser » des personnes inutilement 2. spams. utiliser le groupware. phishing/spoofing. Un mél envoyé ne se rattrape pas ! – – – Abuser du spam. « Parler trop vite »  politesse. des copies "Exploser" la boite du destinataire avec une pièce jointe trop lourde Une PJ de 10 Meg spammée à 100 personnes  1 giga sur le réseau de l’entreprise. canulars/hoax. – Au delà de 5 personnes. au delà de 20 utiliser un Url sur un intranet… Le fichier est à votre disposition en cliquant ici : www.ftp. 4. – Utilisation ou copie interdites sans citation 10 . 3.

Chapitre 2/5 Les risques de sécurité 1. La protection des documents. Les virus • • Effet Protection 2. Utilisation ou copie interdites sans citation 11 .

– Faire les MAJ • par des disquettes ou des clés USB • par des répertoires partagés ou windows XP – Ou simplement par le réseau  paramétrer le firewall de Windows  utiliser un autre firewall (ZoneAlarm. • en naviguant sur le web (avec IE) – Faire les MAJ régulièrement • en utilisant Outlook...doc .exe .vbs des méls – Ne pas exécuter les PJ.) Utilisation ou copie interdites sans citation 12 .Les virus • dans les .xls . Outlook express – Attention à la fenêtre de prévisualisation. se méfier des méls non sollicités avec un titre anglais.

Les virus Plus un logiciel ou un système d’exploitation est répandu. java Word. ouvrent une faille permettant de prendre le contrôle de votre PC… – Se reproduisent par votre réseau. plus il est source de virus. – – – – – Pièces jointes  vbs. Faire des sauvegardes régulièrement sur différents supports Si possible avec versionning (=historique des modifications) Utilisation ou copie interdites sans citation 13 . peuvent rester en sommeil Toujours 1. par envoi automatique à partir de votre carnet d’adresse. exe. Avoir un anti-virus à actualisation automatique avec la protection temps réél activée Avast! et Avira sont gratuits. Ne pas toujours utiliser le même antivirus (sur différents PC) 2. Excel  macro-virus Outlook  virus mél Explorer  virus à l’ouverture de pages web… Windows  trous de sécurité Divers types de virus – effacent votre système.

Les virus Si vous ratez une remise de rapport ou une soutenance à cause d’un virus ou d’un problème technique…. … ce n’est pas le virus ou le PC qui est responsable. c’est vous ! Utilisation ou copie interdites sans citation 14 .

. … – Les méls sont très peu sûrs (non cryptés et copiés sur chaque serveur intermédiaire) – L’espionnage industriel par voie électronique est répandu (réseau Echelon.McDonnell Douglas.La protection de la confidentialité La confidentialité des fichiers (documents. vol d’éléments techniques pour la constructions d’éoliennes 2010 : l’opération Aurora est une importante cyberattaque visant une trentaine d'entreprises notamment Google 2011 : cyberattaque contre Bercy et des données concernant le G20 Utilisation ou copie interdites sans citation Image : Source 15 . Chine) • • • • 1994 : Airbus .) est garantie par des mots de passe 95% du temps ces protections sont illusoires – En général un mdp utilisant un mot du dictionnaire est forçable quelle que soit sa longueur. perte d’un contrant avec la Saoudians Airlines 1994 : Enercon. boites méls .

Utilisation ou copie interdites sans citation 16 .Pour trouver/mémoriser un mdp fort : utiliser une phrase mnémotechnique. qui contiendra des mdp aléatoires pour chaque site/type de fichier. Attention. les questions de sécurité genre « nom de jeune fille de votre mère » représentent une autre faille (renvoi de mdp par mél. mais alors.Trouver et retenir des mots de passe A éviter : – Un mot de passe dérivé du dictionnaire ou proche « louloute87 ». Une phrase simple comme "this is fun" est dix fois plus dure à craquer que "J4fS<2“ (calcul).et différent sur chaque site/système …. Résultat : il suffit d’en trouver un pour avoir accès à tous vos sites/documents (et les administrateurs système ont souvent accès à tous les mots de passe des utilisateurs). « date de naissance ». de même attention aux keyloggers… ou regards indiscrets. un mot de passe peut être à toute épreuve. – Pour les sites web. => Utiliser un mot de passe fort .En fait il ne faut en retenir que quelques-uns : celui de votre boite mél et celui du fichier des mots de passe. « nom propre » sera immédiatement trouvé. ni les questions de sécurité : pour ne pas les oublier. on réutilise toujours les mêmes. attention à votre boite mél) Un dilemme : – Ne pas utiliser la mémorisation de mot de passe. comment les retenir ? Gardez seulement quelques mot de passe en mémoire : .. cela ne sert à rien si la clé de cryptage de l’algorithme est faible (<128 bits). .

par exemple ceux de Chrome.Que faire ? Systèmes de protection Il existe de nombreuses parades : – Pour les fichiers notamment le fichier des mots de passe / PIN / comptes en banque  Truecrypt pour synchronisation et portabilité.tc et l’exécutable truecrypt – Sur internet ne jamais utiliser la fonction de mémorisation des mdp sur votre navigateur (souvent affichés en clair en deux clics.kdb et l’exécutable – Sécurité du PC toujours protéger et fermer sa session quand on n’est pas devant son PC. Utilisation ou copie interdites sans citation 17 . mdp maître sous Firefox)  KeePass pour stockage sécurisé et saisie automatique. Synchronisation et portabilité partager sous Dropbox le fichier . – Sécurité des portables et mobiles mettre un mot de passe au boot + sur l’écran de veille. il existe aussi des filtres de confidentialité. partager sous Dropbox le fichier . Synchronisation et portabilité. Pour les écrans des ordinateurs.

Chapitre 3/5 Exploiter les applications bureautiques 1. Autres outils Internet – Veille technologique – Mind mapping. recherche d’images . Utilisation ou copie interdites sans citation 18 . … et les logiciels libres équivalents – Word/sWriter – Excel/sCalc – Powerpoint/sImpress 2..

Un simple tableur peut aussi faire l’affaire comment créer un diagramme de GANTT avec OpenOffice.org – – – – 7-zip. distribué à 150k lycéens sur clé USB. Et bien sûr Linux Utilisation ou copie interdites sans citation 19 .. MS Office compatible Windows . Adblock.Linux . • projet d'étudiants de l'ECP commencé en 1995 . Freeplane. VUE .. désormais diffusé à 40M+ d’exemplaires. etc… – GanntProject (équiv. MSproject).) ZoneAlarm …. CustomizeGoogle.Les logiciels gratuit ou OpenSource Microsoft ? ou les alternatives ouvertes et gratuites ? – Open office (ou oOo) équiv. Foxit pdf reader Extensions de Firefox utiles (Mouse Gestures.Mac OS – Mozilla Firefox meilleur que MS Internet Explorer – VideoLAN MS Media Player en mieux et sans espionnage de votre activité.

Réservation du matériel audiovisuel).Powerpoint / OpenOffice sImpress Diapositives ("Slides") • Pour animer les réunions – Attention aux photos… taille fichier (compresser les images) – Le correcteur d'orthographe fait parfois faire des fautes (d' abord au lieu de d'abord etc…) – Si salle non équipée. réserver un vidéopro à l’avance (Guide . Le but n’est pas de faire des animations impressionnantes mais de communiquer efficacement des informations pertinentes Utilisation ou copie interdites sans citation 20 .Réservation de salles / Guide . – Sécuriser l’appareil (3-5 k€) et éviter de claquer la lampe (300-400€) en débranchant avant que le ventilateur ne soit arrêté.

be/lib/2 003/1106-word.usd.jpg Fonctions principales – – – – Vérification d'orthographe ('F7') Styles = {attributs de mise en forme} = (police.  Permet d’écrire rapidement des documents clairs  Si on sait s’en servir.Word / OpenOffice sWriter Il s’agit vraiment d’un « traitement de texte ». permet de d’élaborer un rapport à plusieurs   définir une feuille de style pour faciliter la fusion sous-documents et document-maitre pour travailler en parallèle http://www.psol. Utilisation ou copie interdites sans citation 21 . il réduire sa définition) http://www.edu/tlc/images/sof tware/word. paragraphe…) Styles Titre1… => Table des matières automatique Attention à la taille mémoire de vos rapports : compresser les images ou faire un pdf. NB il ne sert à rien de zipper un format compressé gif ou jpg … pour gagner en taille.gif Profitez du rapport de stage G1 pour apprendre à taper avec tous les doigts.

adeptscience. des statistiques. de les filtrer sur critère de faire des calculs.nebrwesleyan..gif http://newt..gif http://www.jp g Utilisation ou copie interdites sans citation 22 . edu/events/harvardrel/ima ges/excel.c o.co m/pm/support/doc/user/in dex_all_files/image663. de présenter des résultats et des tableaux de bord sous forme graphique d’écrire des macros qui d’automatiser l’actualisation. Permet – – – – d’éditer des listes de personnes.uk/products/mathsim/m athcad/images/excel.quantumsi. des fonctions qui font des calculs complexes http://www.com/sol vers/excel.gams.gif http://www.Excel / OpenOffice sCalc L’utilisation du tableur et de feuilles de calcul est « le pain quotidien » de l’ingénieur.

Publisher / OpenOffice Draw • Pour le poster de présentation de votre projet à rendre en fin de projet • Format A1 ou A2 • À publier sur CentraleWiki au format pdf Utilisation ou copie interdites sans citation 23 .

Les raccourcis clavier à connaître Utilisation ou copie interdites sans citation 24 .

Autres outils • Doodle : organiser des rendez-vous • Freeplane : organisation Utilisation ou copie interdites sans citation 25 .

en svg. sur Mindmeister – éditable au format Freemind Utilisation ou copie interdites sans citation 26 . en flash.• Modèles de compte-rendu de réunion – au format. sur Mindmeister et au format Freemind • Mind map de brainstorming de définition de projet – en pdf. en svg. en flash.doc et Google Docs. – pdf.

• Des outils permettent de concevoir et de mettre en ligne des sites web : FrontPage. Dreamweaver… Utilisation ou copie interdites sans citation 27 .Internet • L’Internet est aussi un outil de projet pour chercher et diffuser des informations – Outils de recherche : Google desktop.

chapitre « mots clés » Recherche-source Utilisation ou copie interdites sans citation 28 28 .Outils cartographiques Google Wonder Wheel Voir aussi cours de référencement.

Google docs. Google+… Utilisation ou copie interdites sans citation 29 . etherpad. 3. 2.Chapitre 4/5 La vidéoconférence 1. Organisation Les réunions en ligne Les solution techniques – Skype.

une sur 20) • Passage de solutions "lourdes" (équipements spécialisés. • Mais il faut au préalable créer un compte Google+. lignes dédiées) au début des années 1990-2000. • Le système le plus pratique en 2011 : – – – – pour le son et le chat : Skype pour passer des diapos : PowerPoint 2010 Pour le compte-rendu : Etherpad Alternative à skype pour utiliser des webcams à plusieurs. Utilisation ou copie interdites sans citation 30 . à des solutions internet gratuites et légères en 2010. par exemple ici.Les réunions en ligne De plus en plus de réunions et soutenance se font en visioconférence (en 2011 à Centrale. Google+ (et pas de logiciel à installer).

surveiller les déconnexions et gérer les reconnexions si nécessaire etc… Utilisation ou copie interdites sans citation 31 . expliquer à une personne comment couper son micro. on entend les bruits environnants. – une bonne maîtrise des outils : envoi de documents et de liens. De la préparation – documents et diapos envoyés à l’avance – en cas de problème technique. 2. les participants vous avoir tendance à utiliser leur connexion internet pour faire "autre chose" ou être interrompus.indispensable avant une première fois – attention à la qualité des équipements : à défaut d'un micro-casque. une vidéoconférence demande : 1.Réussir une visioconférence Plus qu’une réunion en présentiel. Un déroulement maitrisé – le dialogue est plus difficile. une solution de repli est prévue (téléphone) – test préalable des outils .

Utilisation ou copie interdites sans citation Image : Source 32 .e. Skype (téléconférence gratuite + chat) – Écrit : Utiliser des outils comme EtherPad pour : • Préparer l’ordre du jour • Formaliser les informations et décisions au fur et à mesure • Faire office de compte-rendu – Présenter les diapos à distance • Ctrl-F5 sous Powerpoint • Donner l’URL – Envoyer le CR *très* rapidement – Comme une réunion physique c’est la qualité du travail des personnes *avant* la réunion qui fera sa réussite.Solutions techniques Dès que l'on a des contraintes de distance. voire d'organisation de réunion physique – Audio : p.

Utilisation ou copie interdites sans citation 33 .Chapitre 5/5 Sélectionner et mettre en place un collecticiel 1. groupes. Docs. Qu’est-ce qu’un collecticiel ? Les réunions en ligne Les collecticiels de Google – Google Agenda. 2. 3.

Permet de travailler à plusieurs plus efficacement Aide à faire circuler l’information (pilote.Utiliser un collecticiel dans votre projet Un collecticiel ou « groupware » pour quoi faire ? 1. 3. client …) Un outil de travail professionnel Utilisation ou copie interdites sans citation 34 . équipe. 2.

. les formaliser 2.. gantt. – Budget. Gérer les tâches et les échéances – Qui fait quoi pour quand. Faire circuler l'information – Réunions en ligne – Prendre des décisions – Les voter. Travailler ensemble sur les rapports à produire – Concours.. 3. Utilisation ou copie interdites sans citation 35 . Mettre à jour et archiver les documents – Tous les comptes-rendus de réunions.Collecticiels : les fonctions 1. rapports d'étape 4. rappel. CdC.

Collecticiels : tableau de synthèse Faire circuler l'information Réunions en ligne ++ Prendre des décisions archiver les documents Travailler ensemble sur les rapports Gérer les tâches et les échéances Facilité d'utilisation Skype Google Groupes + ++ + + + + + + ++ + ++ + +++ ++ + + EtherPad Dropbox + + ++ +++ + Dropbox Google docs Google Agenda Zoho Project + + + + + + + + + + + + ++ - Groove Project Pier + - Utilisation ou copie interdites sans citation 36 .

Dossiers partagés sur Dropbox. tél. mais également à leurs versions successibles (« versionning ») et à une copie des fichiers détruits – Pour vous inscrire sur Dropbox cliquez ici • Inconvénients : – – – – Partage de fichiers « seulement » Pas de possibilité de travailler à plusieurs simultanément sur un fichier Gratuit donc sans garantie de continuité Le partage d’un répertoire sous google docs est une alternative simplifiée Utilisation ou copie interdites sans citation 37 . Mac. • Avantages – – – – La version gratuite permet de stocker jusqu'à 2 Go permet la synchronisation des fichiers stockés sur différents ordinateurs.com Ce service d’informatique dans les nuages utilise un client multi-système d'exploitation : sous Linux. mobiles. etc… fonctionne de manière transparente (les sauvegardes et synchronisations sont automatiques) le site web permet d'accéder à une copie des fichiers. Windows ainsi que sur iPhone et Android.

Dropbox : fonctions essentielles Utilisation ou copie interdites sans citation 38 .

Dropbox : gestion des ordinateurs Utilisation ou copie interdites sans citation Image : Source 39 .

Dropbox : versionning Utilisation ou copie interdites sans citation 40 .

mais surtout utile pour une mailing-list : archivage. envoie de proposition de RV par mél. • Le moins : 100% online (sauf gears). pas d’attribution des tâches aux personnes. Utilisation ou copie interdites sans citation 41 . les fonctions de partage de fichier sont renvoyées vers google docs. • Le moins : 100% online (sauf gears). combinable avec Doodle. permet de partager un répertoire contenant tous types de fichiers. alertes de suivi. pas de planification de projet • Google Groupes • Le plus : fils de discussion. partage. synchronisation avec des agendas individuels.Les collecticiels de Google Deviennent de plus en plus incontournables … • Google docs – Travailler à plusieurs sur un rapport • Le plus : on peut travailler simultanément à plusieurs sur le même document. configuration • Le moins : 100% online. compatible smartphones. moins sophistiqué qu’un traitement de texte classique. alternative avec office : Microsoft Office Web Apps • Google Agenda – Agenda et todo list du projet • Le plus : simple.

Google Groupes Utilisation ou copie interdites sans citation 42 .

Google docs Utilisation ou copie interdites sans citation Image : Source 43 .

pdf etc… • Historique des révisions • Partager : – Paramètres • URL secrète. même simultanément • Vérification d’orthographe • Style titres. mais permet 50+ connections simultanées) – Partager un répertoire • Discuter – Insérer des commentaires • Notes ou fils de discussions – Notifications par mél diverses : « quand je suis cité ». « quand des réponses à mes commentaires sont publiées »… Utilisation ou copie interdites sans citation 44 .Google docs : fonctions utiles • Travailler : – à plusieurs. à certaines personnes uniquement etc… • Avec ou sans autorisation de modification • Publication comme page html (non modifiable. télécharger au format Word.

Google Agenda Utilisation ou copie interdites sans citation Image : Source 45 .

Google sites • Utilisation groupware : permet d’intégrer – – – – Agenda Partage de fichier Visualisation / édition de Google docs Gestion des accès • Utilisation externe : Pour faire rapidement un site web – (voir la catégorie « groupes-projet utilisant Google Sites ») Utilisation ou copie interdites sans citation Image : Source 46 .

Utilisation ou copie interdites sans citation Image : Source 47 .

Gmail Utilisation ou copie interdites sans citation Image : Source 48 .

@centralienslille.org) – Accès à d’autres applications utiles : • Pour augmenter et suivre la fréquentation de votre site web : Google analytics. Blogger. Google webmasters tools • Marques-pages accessibles de partout : Google Toolbar • Retouche/partage photos : Picasa • Autres outils : Reader. Windows Live Mesh est une alternative à Dropbox. SketchUp.com/frFR/ ou OffiSync Utilisation ou copie interdites sans citation 49 .officelive. Alertes. • D'autres solutions permettent de travailler avec MS office : http://www.Compte Google et autres applications • Conseil : ouvrir un Compte Google sur votre adresse de travail (pe. Gears • Des google apps permettent d'intégrer ces outils pour faire de la gestion de projet. par exemple Manymoon • Windows et Microsoft proposent de plus en plus de fonctions « en ligne » Office web Apps notamment.

La bonne solution ? Elle n’existe pas dans l’absolu => critères • • • • • • • Accessibilité Sécurité Installation simple Utilisation  complexe Fonctionnalités Fiabilité Principaux problèmes Utilisation ou copie interdites sans citation 50 .

Il peut avantageusement remplacer une newsletter.0 se développent : Teambox Attention aux pertes d’information et autres virus… cela arrive et vous arrivera sauvez régulièrement À noter : un outil qui n’a jamais été utilisé dans la communication sur le projet (par exemple avec les encadrants. Freedcamp…) Les outils 2. Utilisation ou copie interdites sans citation 51 . il en existe d’autres … (Zoho Project. le partenaire) : le blog.Conclusion / Avertissement • • •  Toutes ces possibilités sont gratuites pour vous.

Questions ? Utilisation ou copie interdites sans citation 52 .

• Il est aussi possible de vous inscrire pour être prévenu lors de la mise en ligne de nouveaux cours et modèles. Utilisation ou copie interdites sans citation 53 .• Vous pouvez donner votre avis sur ce site et les cours/documents mis à disposition.

voici des cartes conceptuelles résumant certains des cours Utilisation ou copie interdites sans citation 54 .Pour en savoir plus Mes autres cours de management de projet : • • en vidéo (diapos + son des commentaires) : – – – – – – – – – Fondamentaux de la gestion de projet et Animation d’équipe-projet et motivation Fondamentaux de la gestion de projet Les bases des outils d'organisation projet Groupware et outils informatiques de gestion de projets Introduction à l'analyse stratégique en management de projet Comment animer un Brainstorming et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes Cours d'analyse fonctionnelle Introduction à la gestion des risques Démarche de gestion des risques et plan de prévention en diapositives animées : • Enfin.

cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes. prévention du plagiat. établir des cartes conceptuelles. sociologie des organisations.Rémi BACHELET Enseignant-chercheur. formation au coaching pédagogique et à l'encadrement. Mes principaux cours à Centrale Gestion de projet. Ecole Centrale de Lille Mon CV est disponible ici. module de marchés financiers. analyse et traitement de données. référencement et SEO Utilisation ou copie interdites sans citation 55 . utiliser Wikipédia et CentraleWiki. recueil.

Utilisation ou copie interdites sans citation 56 .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->