INSTRUCŢIUNI privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.

217 din 23 mai 1996 Prezentele Instrucţiuni reglementează organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente, în conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Naţionale. CAPITOLUL I Dispoziţii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare şi religioase, precum şi de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigură protecţie specială, în condiţiile Legii Arhivelor Naţionale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, după caz, şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează de Arhivele Naţionale - unitate bugetară în cadrul Ministerului de Interne. Atribuţiile acestora se exercită prin compartimentele specializate şi direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. Art. 3. - Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea lor, în condiţiile prevederilor Legii Arhivelor Naţionale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente, au obligaţia de a înfiinţa compartimente de arhivă, organizate în funcţie de complexitatea şi cantitatea arhivelor pe care le creează sau le deţin. Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, precum şi structura şi competenţa compartimentelor de arhivă vor fi stabilite de conducerea unităţii creatoare şi deţinătoare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naţionale sau, după caz, al direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale. Fac excepţie de la aceste prevederi Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informaţii, Serviciul Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale. Formarea, perfecţionarea şi atestarea personalului compartimentului de arhivă se realizează prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică, contra cost. Art. 5. - Atribuţiile personalului compartimentului de arhivă sunt: a) iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul unităţii respective; asigură legătura cu Arhivele Naţionale, în vederea verificării şi confirmării nomenclatorului', urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare, dosarele constituite; întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigură evidenta tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidenţă curentă (anexa nr. 3); c) şeful compartimentului de arhivă este secretarul comisiei de selecţionare şi, în această calitate, convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare expirate şi care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocmeşte formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de către Arhivele Naţionale; asigură predarea integrală a arhivei selecţionate la unităţile de recuperare; d) cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare; e) pune la dispoziţie, pe bază de semnătură, şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat; după restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale, menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă; solicită conducerii unităţii dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. ş.a.): informează 1

concomitent. compartimentul căruia i s-a repartizat. în mai multe. numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea. la registratura generală se înscrie numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare. data expedierii. ieşite ori întocmite pentru uz intern Art. cu implicaţii asupra compartimentului de arhivă. data înregistrării. modul rezolvării. Evidenţa documentelor Art. în vederea predării la Arhivele Naţionale. Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic. în dreptul fiecărui document conexat se trece. Gruparea documentelor în dosare Art.Creatorii de documente sunt obligaţi să înregistreze toate documentele intrate. şi se numerotează cu cifre romane. 1. Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an. B. . înfiinţarea.Anual. Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document înregistrat.Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene controlează aplicarea şi respectarea prevederilor legislaţiei în vigoare. 10. . fie într-un singur registru de intrare-ieşire. emite şi întocmeşte pentru uz intern un număr mare de documente. 9.înregistrarea documentelor se face la registratura generală. numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după nomenclator. după caz. numărul anexelor. completându-se coloanele adecvate.Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii. în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului. potrivit legii. g) pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori. Nomenclatorul se întocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu. destinatarul. conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale. . Art. 6. . conţinutul documentului în rezumat. înregistrarea acestora se poate face şi la fiecare compartiment de muncă In această situaţie. . categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare. documentele se grupează în dosare. In cazul documentelor expediate ca răspuns. a) întocmirea nomenclatorului dosarelor Art. Când creatorul de documente primeşte. în rubrica corespunzătoare. 2 . h) pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora. reorganizarea sau oricare alte modificări survenite în activitatea instituţiei. Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi documentele intrate. acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde. potrivit problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. 8. pe linia muncii de arhivă şi stabilesc măsurile ce se impun. în termen de 30 de zile. 7. fie. direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale. care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului. emitentul. 11. după modelul din anexa nr. Arhivelor Naţionale sau. pe compartimente de muncă. în ordinea primirii lor. CAPITOLUL II Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente A. numărul filelor documentului. In prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă.conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei. La înregistrarea documentelor se vor preciza următoarele clemente: numărul de înregistrare. numărul şi data documentului date de emitent. Art.Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris. . fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete.

5. lângă termenul de păstrare temporară se menţionează „C. Art. In nomenclator se trec şi registrele.). în momentul întocmirii nomenclatorului. Dacă se înfiinţează noi compartimente de muncă sau subdiviziuni. ca şi pe fiecare document în parte. . sau dacă există motive să se presupună că. potrivit nomenclatorului şi se predau la compartimentul de arhivă.In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se numerotează cu litere majuscule. 14. cu acelaşi termen de păstrare. la nivel local. cu creion negru.In vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează următoarele operaţiuni: • documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau. respectiv.a. 17. • se îndepărtează acele. de Arhivele Naţionale şi. La înregistrarea documentelor. 13. în vederea aplicării lui.). K) etc. în cazuri speciale. Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine. pot fi propuse pentru eliminare sau reţinute permanent. . după caz. în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului. Art. când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică. 3 . termene de păstrare diferite (planuri. . 16. trimestriale. nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele. Art. Aceste proiecte se centralizează de şeful compartimentului de arhivă şi se înaintează.După confirmare. nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create. 3. litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului. cartotecile. In rubrica a treia se trece. • filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus. spre aprobare şi confirmare. In dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul „permanent" (prescurtat „P"). • documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton.). anuale s. de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. în cazul depăşirii acestui număr. dări de seamă lunare. în cazul dosarelor compuse din mai multe volume. pentru fiecare termen de păstrare. La expirarea termenului de păstrare. condicile şi alte materiale preconstituite Cifra romană. după alte criterii (alfabetic. conţinutul documentelor ce constituie dosarul. . informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică.Şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. . de importanţă ştiinţifică a informaţiilor pe care !e conţin documentele. 15. Stabilirea lui se face ţinânduse seama de legile în vigoare. cu. în anumite conjuncturi. nomenclatorul se completează cu noile dosare.300 file. b) Constituirea dosarelor Art. de importanţa practică pentru activitatea creatorului de documente şi. 12. aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi. In rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. clamele. fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe. In cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial. Intr-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă. geografic etc. în al doilea an de la constituire. agrafele metalice. Acesta poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă sau numai din cifra arabă.Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual.După rezolvarea lor. dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau nici compartimente de muncă. iar pentru acelea care se păstrează temporar. în două exemplare. filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum. . întocmite pe perioade de timp diferite şi. cifra arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (l. în mod deosebit. filele nescrise. în rezumat.S." (comisie de selecţionare). dubletele. se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Art. datelor şi rezoluţiilor. actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt. documentele se grupează în dosare.Nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de documente şi se confirmă. Art. l la fiecare compartiment de muncă. la rubrica rezervată acestuia. la nivel central. In cazul aceloraşi genuri de documente. indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ieşire. începând cu nr. • dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 . se constituie dosare separate. ci numai atunci când se produc schimbări în structura creatorului de documente.

create în cursul unui an. menţionându-se în inventar datele extreme. Art. la capitolul „Preluări". sinteze. . C. urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. lucrătorul de Ia compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru. cu menţionarea nepredării lor. inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia compartimentelor creatoare de documente. după care semnează şi pune data certificării. problema sau problemele conţinute şi. sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor.In registrul de evidenţă curentă. din motive justificate. destinatarul. iar celelalte se depun o dată cu dosarele la compartimentul de arhivă. indicativul din nomenclator. volumul şi termenul de păstrare. conform modelului prevăzut în anexa nr. Art. fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator. • denumirea. Pentru fiecare inventar se notează: • numărul de ordine al inventarului: • data preluării documentelor din inventarul respectiv. 4. Art. ordine etc. . toate inventarele dosarelor preluate. . ca şi cele care. ele se aduc la cunoştinţă compartimentului creator. 2. adăugată la sfârşitul dosarului. condică) conţine . Astfel. Art.Constituirea dosarelor. după caz. datele de început şi de sfârşit. în ordinea preluării. In cazul constatării unor neconcordanţe. întocmite după modelul prezentat în anexa nr. în momentul predării lor ulterioare. • totalul dosarelor din inventar: • totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv: • numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior. . în inventar fiecare volum va primi un număr curent distinct. se vor preciza genurile (corespondenţa. • totalul dosarelor ieşite. .La preluare.Dosarele se depun la compartimentul de arhivă pe bază de inventare. rapoarte. numărul de dosar din inventar.Dosarele neîncheiate în anul respectiv. în cifre şi .) de documente. 25. care efectuează corecturile ce se impun. dintre care un exemplar rămâne la compartimentul care face predarea. In cazul dosarelor formate din mai multe volume. se trec. . la compartimentul respectiv. se opresc la compartimentele de muncă. 23. . de către un compartiment de muncă. 22. anul. Art. Predarea la arhiva generală se face conform unei programări prealabile. • datele extreme ale documentelor. 18.Evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în registrul de evidenţă curentă. fiecare inventar se trece separat. emitentul. compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar. Predarea la compartimentul de arhivă Art. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare. • pe o foaie nescrisă. 21.Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început.• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator. Art. Se va înscrie numărul din inventar al fiecărui dosar reţinut de compartiment... La capitolul „Ieşiri" se trec: • dala ieşirii dosarelor din evidenţă: • unde s-a predat. file". în litere. stabilită de comun acord între cele două compartimente (predător şi primitor). Art. se trec în inventarul anului respectiv. 19. In cazul în care compartimentul de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice.Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4 exemplare pentru documentele permanente. • denumirea compartimentului de la care provine inventarul. între paranteze.In ce priveşte completarea rubricii „Conţinutul dosarului". 4 . 26. Inventarierea dosarelor. perioada la care se referă. 24. . sub un alt număr de ordine. 20. numărul de file. în registrul de evidenţă curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond. memorii. în inventar se va menţiona acest lucru. Art. . numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă.

pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naţionale. Art. aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de Arhivele Naţionale. pentru confirmare.In cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare. Selecţionarea documentelor Art.a.Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte. preşedintele convoacă comisia de selecţionare. 32. . In aprecierea importanţei documentelor. inventarierea şi selecţionarea documentelor secrete de stat Art. cauciuc sau orice alte materiale. 34.Documentele secrete de stat se înregistrează manipulează. la Arhivele Naţionale. în urma selecţionării. Când comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de păstrare sau stabileşte ca unele din acestea să fie păstrate permanent. 5. la sesizarea secretarului.: • proces-verbal de selecţionare (conform anexei nr. Matricele sigilare (sigilii. Art.Gruparea în dosare. . 5). Ordonarea.Art. sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale.Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare. 6). 30. Ari.Documentele se păstrează. frecvenţa s. Art. Art. în ordinea dării lor în folosinţă.Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte. pe lângă termenul de păstrare. cât şi a celor create de alte unităţi şi păstrate în depozitul unităţii. în vederea confirmării lucrării de selecţionare.Selecţionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectuează de către comisiile de selecţionare. Art. 36. după modelul prezentai în anexa nr. prevăzute în nomenclatorul dosarelor. . 29. pe bază de proces-verbal însoţit de inventar. în cazul unităţilor centrale. . . care se înaintează spre aprobare conducerii unităţii. acestea au termene de păstrare temporară.Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi eliminate. valoarea artistică. Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de selecţionare. 6. 37. comisia întocmeşte procesul-verbal model anexa nr. cu adresă înregistrată. 28. Art. Secretarul prezintă comisiei inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate. 35. . chiar dacă. ele se trec în inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare. Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora.S. potrivit nomenclatorului. transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute.". 5 . numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective. secretar şi un număr impar de membri. comisia de selecţionare are în vedere respectarea termenelor de păstrare a documentelor. reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă. cu următoarele precizări: • gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului.Comisia efectuează selecţionarea atât a documentelor create de unitatea respectivă. numiţi din rândul specialiştilor proprii. menţiunea „C. confecţionate din metal. acordând o atenţie deosebită celor care au. . . 33. 27.Anual sau ori de câte ori este nevoie. . în care se cuprind şi categoriile de documente din listele de date şi informaţii secrete de stat. . . parafe).Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale. ştampile. Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare. 31. în ordine. • proces-verbal de " constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora. întrucât la stabilirea valorii se au în vedere şi alte elemente: însemnele şi înscrisul din câmpul sigilar. 38. E. după caz. într-un registru. . studiază si păstrează potrivit actelor normative în vigoare privind apărarea secretului de stat. Art. La încheierea lucrărilor. însoţite de procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează. • proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. inventarierea şi selecţionare! se fac potrivit prezentelor Instrucţiuni. în cazul unităţilor locale Art. se inventariază. cu confirmarea Arhivelor Naţionale. D. la anul şi compartimentul de muncă respectiv.

de către cetăţeni români şi străini. cu ocazia selecţionării. extrase.• gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele nesecrete. Păstrarea şi selecţionarea lor la compartimentul de arhivă se fac în acelaşi mod ca la documentele nesecrete. Art. numerotarea filelor şi certificarea se fac în anul următor creării lor. . pe bază de inventare. In cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulţi ani se ordonează la anul cel mai vechi al dosarului. 42. La selecţionarea documentelor secrete de stat se vor respecta prevederile prezentelor Instrucţiuni. în vederea eliminării lor globale. iar apoi se grupează pe probleme. pe probleme. poziţia din nomenclator şi termenul de păstrare. indiferent de termenul de păstrare. . potrivit legii. registrelor etc. vor intra în componenţa dosarului cu documente secrete de stat. 44. fără a se lua în consideraţie datele documentelor anexate. cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare. categoria de documente. labele) şi care nu pot fi separate.In carul în care documentele nu sunt constituite în dosare (foi volante). schiţe. . în dosare. după 30 de ani de la crearea lor. certificate. In acest sens se au în vedere: • determinarea apartenenţei la fond (fondarea). Art. după un criteriu stabilit (pe am şi compartimente de muncă.Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze. la expirarea termenului de păstrare. se întocmeşte pe ani. Ordonarea documentelor se execută după criteriul cronologic. • selecţionarea se efectuează de către comisia de selecţionare pe baza inventarului. Comisia de selecţionare cercetează dosarele. . aflate în depozitul de arhivă. anii extremi. Inventarele vor cuprinde: numărul curent. eliberarea unor copii. se separă documentele de acelaşi fel. urmând a se preda compartimentului de arhivă. grafice. 39. Folosirea documentelor Art. iar în cadrul compartimentului. documentări. 17: • inventarierea dosarelor. • gruparea documentelor secrete de stat în dosare. care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaţii.Pe parcursul ordonării documentelor fără evidenţe. chitanţiere. Şeful compartimentului special va face parte din această comisie. F. certificate. la cerere. copii şi extrase după documentele pe care le creează şi le deţin. la cererea persoanelor fizice sau juridice. 6 . ţinându-se seama de denumirea destinatarului. cantitatea (în metri lineari sau unităţi arhivistice). . inventariază şi selecţionează a compartimentul de arhivă. ştampila de înregistrare. pe compartimente şi ani. la expirarea caracterului secret. informaţii şi documente secrete de stat. condici de prezenţă). Art.Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi folosite pentru cercetare ştiinţifică. alfabetic s. stabilind unităţile arhivistice care se elimină şi cele care se reţin. rezolvarea unor lucrări administrative. la compartimentul special. Pentru unităţile arhivistice care se propun a fi eliminate se întocmeşte un proces-verbal în care se menţionează anul creării documentului şi numărul curent al unităţii arhivistice din inventar. • ordonarea documentelor în cadrul fondului. informări. • documentele secrete de serviciu şi nesecrete. fondarea se efectuează după criteriile amintite mai sus. Constituirea dosarelor se va face conform art. rezoluţie sau note tergale conţinutul actului. Art. pe fiecare an. cu termene de păstrare 1 . acestea prezentând importanţă ştiinţifică şi practică. poziţie cu poziţie. fişe de pontaj. Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi consultate. legarea acestora.5 ani (boniere. Operaţiuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme şi termene de păstrare Art. iar în cadrul anului pe probleme.Documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului se ordonează. 40. G.a.Documentele secrete de stat care îşi păstrează acest caracter şi după expirarea termenului de păstrare prevăzut în nomenclator se selecţionează la compartimentul special de către o comisie de selecţionare având în componenţă persoane care au acces ia date.). Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen. Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1. 41. . 43.

Ordonarea.Certificatul trebuie să cuprindă o expunere exactă şi clară a datelor rezultate din documente. 9. II. menţionându-se toate datele. In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fişă de control. care se va anula şi retrage. 49. fie pe calculator. fără să se întregească perioadele pentru care nu există documente. se găsesc noi date. Copiile sau extrasele se certifică sau. într-un fişier special. se înregistrează Ia intrarea. se poate elibera fie un nou certificat. comunicându-i-se şi solicitantului acest lucru. Art. Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se găseşte înscris numele solicitantului se vor menţiona în adresa de expediere a certificatului. Evidenţa cererilor se ţine pe bază de fişe întocmite pentru fiecare solicitant în parte. inclusiv cele din certificatul anterior. cum sunt: vechimea în muncă. cu condiţia asigurării regăsirii rapide a documentelor în circulaţia lor de la intrare/creare la ieşire/arhivare. cererea în original se trimite spre rezolvare respectivei unităţi. înregistrarea se poate face fie pe bază de registru de intrare-ieşire. drepturi patrimoniale. apoi. în spiritul Legii Arhivelor Naţionale.Documentele tehnice şi de înregistrare. .chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani. care sunt în directă legătură cu obiectul cererii. In cazul în care dotarea permite. inventarierea. se legalizează de unitatea care le eliberează. recercetându-se documentele. conform anexei nr. 8. fişa se va anula la rearhivarea dosarului. pentru cercetare. actele de stare civilă sau alte acte originale personale aflate în dosar se restituie titularului. aceasta situaţie se comunică în scris solicitantului. 50. fotosensibili sau din hârtie tratată special etc. noul certificat va primi alt număr de înregistrare. Fisele se ordonează alfabetic. fie se poate emite un nou certificat. conform anexei nr.Prin documente tehnice şi de înregistrare tehnică. 47. Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere. Art. ori pe compartimente. indiferent de natura informaţiilor.In cazul în care în arhivă nu se găsesc date cu privire la obiectul cererii.Prevederile acestui capitol se aplică în cazurile speciale ale arhivelor tehnice şi de înregistrare. Persoana care a întocmit referatul şi şeful său ierarhic poartă răspunderea asupra exactităţii datelor comunicate.In cazul în care. la cererea petiţionarului sau din dispoziţia conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare. într-o registratură generală. dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant. selecţionarea şi valorificarea documentelor tehnice şi de înregistrare tehnică Art. datele cuprinse în aceste documente In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizări în legătură cu conţinutul documentelor cercetate. Referatul trebuie să cuprindă denumirea fondului cercetat şi cotele unităţilor arhivistice cercetate (anul şi numărul din inventar). dacă se cunoaşte unitatea deţinătoare a documentelor ce fac obiectul cererii. Art. . crearea sau ieşirea lor. a suportului sau a scrisului. Certificatele. . In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului şi. Art. In textul certificatului nu sunt admise ştersături sau completări printre rânduri.Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă. copiile si extrasele se eliberează personal solicitantului ori împuternicitului său legal sau se expediază prin poştă. întocmit. Art. menţionându-se ca îl completează pe cel anterior. se înţelege: totalitatea actelor purtătoare de informaţie tehnică sau produse ale acţiunii de înregistrare tehnică pe suporţi magnetici. . Diplomele. 48. numărul şi data de înregistrare a cererii. cu cerneală. Se vor indica numai datele existente. . datat şi semnat de persoana care a făcut cercetarea. se consemnează întrun registru de depozit. Fişa va cuprinde: numele şi prenumele solicitantului. studii. . 51. certificatele de studii. sub semnătură. să se creeze un subsistem arhivistic computerizat de evidenţă şi regăsire a cererilor şi actelor eliberate. fie prin alte mijloace moderne de înregistrare. reţinându-se la dosar o copie certificată de responsabilul arhivei. 45. după caz. 46. cu indicarea numărului şi datei de emitere a precedentului. . 7 . după caz. Art. In certificat datele se expun în ordinea cronologică.

noţiune definibilă prin totalitatea documentelor care se referă la o problemă dată şi se constituie ca unitate de păstrare.Deşi în mod teoretic documentele tehnice şi de înregistrare nu formează singure fondul arhivistic al instituţiei creatoare.) se predau Ia arhivă în al doilea an după crearea lor sau în al doilea an după ce procesul tehnic. Pe de altă parte. documentul poate deveni o piesă într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unităţi arhivistice. .Unităţile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii. 3) şi inventare (anexa nr. cât şi de regimul de consultare şi valorificare. Art. pe baza criteriilor: • cronologic. Prelucrarea documentelor tehnice şi de înregistrare incidentale Art. In cazul în care documentul tehnic şi de înregistrare este o unitate sau mai multe unităţi arhivistice incidentale. 52. . In acelaşi timp. 8 . potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul respectului faţă de creator).Ordonarea documentelor tehnice şi de înregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului de fond. este necesară găsirea unor forme de administrare care să asigure compatibilitatea sistemului cu tradiţie arhivistică (principiul compatibilităţii sistemelor). întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. familie sau persoană fizică (fonduri arhivistice). 4.precum şi a celor specifice arhivelor tehnice şi de înregistrare: „compatibilitatea sistemelor" şi prioritatea conservării asupra tuturor celorlalte principii. 53. ci numai o structură a acestuia. este necesar să se respecte succesiunea unităţilor arhivistice în fond (sau colecţie). 55. • alfabetic. familie sau persoană fizică (colecţie) trebuie să se păstreze într-un singur loc.„unitatea fondurilor". a fost încheiat. toate documentele create de o societate.Lucrătorii de arhivă au răspundere civilă şi penală pentru documentele pe care le au în gestiune. 54. a) Ordonarea Art. se consemnează în registrul de evidenţă curentă. 56. Motivele acestei separaţii sunt determinate atât de natura suportului şi deci a conservării. • categorie de document. criterii. Prelucrarea fondurilor şi colecţiilor constituite integral din documente tehnice şi de înregistrare Art. . sub o singură gestiune şi prelucrare (principiul unităţii fondurilor). . 60. fondurile şi colecţiile arhivistice se impun a fi păstrate în zona geografică în care au fost create (principiul dreptului comunităţilor locale). instituţie.Intrările. ele se vor ordona. împreună cu unitatea arhivistică în care sunt încorporate. ca ilustraţie sau ca anexă. 59. birouri. ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (şi în cadrul lui. fie ca anexe. Art.întreaga activitate desfăşurată asupra documentelor tehnice şi de înregistrare se realizează cu respectarea principiilor generale . Art. . Prelucrarea arhivistică Art.O dată înregistrat. . fie ca unităţi arhivistice de sine stătătoare. ori selecţionate de o instituţie. Totodată. Predarea se face pe bază de proces-verbal (anexa nr. . având în vedere că arhivele tehnice şi de înregistrare se prezintă în cele mai dese cazuri pe suporţi de diferite naturi şi care din această cauză impun condiţii de păstrare specifice (principiul priorităţii conservării). Art. ca şi ieşirile din gestiunea arhivei. eventual selecţiona. ele se vor constitui în parte structurală separată. pentru care au fost întocmite. după natura suportului şi în cadrul acesteia. laboratoare etc. .Art. modalităţi. inventaria. . 57. „respectul faţă de creatorul de fond şi sistemul său de organizare" şi „drepturile comunităţilor locale asupra documentelor proprii" . • tematic. 58. 2). cronologic). în mod practic ele se organizează separat.Documentele tehnice şi de înregistrare incidentale pot apărea fie ca ilustraţii cuprinse în text.Documentele tehnice şi de înregistrare pot apărea incidental în interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri şi colecţii integrale. Când documentele sunt |n text. In acest sens. • zona geografică sau grad geografic.

certifică şi înregistrează în registrul de evidenţă curentă. 11. b) Cotarea unităţilor arhivistice si inventarierea lor Art. păstrate într-o mapă/sul. pe rafturi sau în alt mobilier specific. mai ales după format.în parte scrisă şi parte desenată. 63. banda) ori durata Ia turaţia n . fie alfabetic şi cronologic. anii extremi ai documentelor. conservarea documentelor. menţinut consecvent în întreaga prelucrare a fondului. .Odată terminată ordonarea sau concomitent cu ordonarea unităţilor arhivistice. scară.Documentele tehnice şi de înregistrare. după formă . obsedaţii. conţinutul pe scurt al documentului sau grupării de documente . foi volante . 9 . La unităţile arhivistice cu cotaţii de corespondenţă. . întocmit conform art. lungimea (in cazul rolelor de microfilm. cu respectarea prevederilor legale în vigoare. se trece la inventarierea şi cotarea documentelor. c) Selecţionarea Art. fie pe categorii de acte şi cronologic .M. .iar partea desenată. aflate la diverşi deţinători. . file + nr. care dau aceeaşi cotă atât la partea scrisă. alfabetic sau tematic. file . în funcţie de natura informaţiei. se pot selecţiona. Ea se menţionează fie într-un plan metodic de lucru . Astfel. deci de la l la n . în sfârşit cronologic ele.şi în cadrul cronologiei. reprezentată prin numărul curent de inventar Se exceptează de la prevederea din alineatul anterior instituţiile din proiectare-dezvoltare. eventual înregistrările experimentale . 64. In cazul documentelor fotografice care reprezintă grupuri de persoane. . Art. documentele de cercetare teoretică se ordonează cronologic . In cazul documentelor cartografice şi planurilor tehnice la rubricaţia inventarului se adaugă scara (de reducţie cartografică) . In cursul inventarierii se consemnează : cota documentului (nr. măsurile suportului. pe zonă geografică . în cadrul fondurilor deschise aflate la creatori. Art. Art.în cadrul fondurilor închise.după data lansării temei de cercetare . Art. fie în regulamentul de funcţionare a arhivei. • format. 62. cât şi la partea desenată (sau de înregistrări de laborator). nr. . nr. tehnica de realizare . la observaţii se va menţiona locul de păstrare a pieselor suplimentare (desene. la împlinirea termenului de păstrare prevăzut în nomenclatorul de arhivă al instituţiei creatoare sau deţinătoare. documentele cartografice geologice. înregistrări experimentale . 66. 65. Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite într-un dosar.).Succesiunea criteriilor de ordonare se stabileşte de către creatori într-un sistem logic. documentele climatologice se ordonează după categoria de act (T. anual . cinematografice . • faza de proiect. fie pe structuri organizatorice şi apoi cronologic . • scara. ori ca rubricaţie separată coordonatorul lucrării. orale şi de proiectare (mai ales cele de arhitectură ) se menţionează ori în cuprinsul rezumatului . pe staţii şi apoi cronologic. Art. documentele de proiectare-dezvoltare se ordonează cronologic. curent din inventar ) . cronologic şi/sau alfabetic. eventual autorul In cazul documentelor ştiinţifice . .Acţiunea de ordonare propriuzisă constă în aşezarea unităţilor arhivistice. în ordinea prestabilită prin planurile metodice de lucru sau regulamentul menţionat la articolul precedent.Inventarele o dată încheiate se numerotează. 61.. înregistrări foto sau magnetice etc. desen sau nr.• formă. respectiv principalii realizatori (elementele de generic).sau grad apoi pe scară de proporţii. fiind legate prin conţinut/temă unele de celelalte) primeşte o cotă. 67. film.Inventarierea documentelor tehnice şi de înregistrare se poate executa fie cronologic (în ordinea intrării lor în arhivă ) . alfabetic. la care se adaugă un simbol alfabetic sau numeral.Criteriile de ordonare se pot combina în cursul acţiunii. • alte criterii.) şi în cadrul acesteia. în rezumat vor fi menţionate persoanele surprinse de aparatul fotografic şi ocazia care a prilejuit înregistrarea lor pe peliculă. o rolă ori înregistrate pe o bandă sau un disc magnetic/optic. solicitarea vitezei de acces. ori tematic şi în interiorul tematicii.

vor fi păstrate în depozite adecvate conservării acestora. se va acţiona pentru recopierea documentelor după originale. cu îndeplinirea prevederilor legale. dar cu valoare practic sau juridică) se poate face numai cu aprobările de principiu ale Arhivelor Naţionale şi Ministerului Justiţiei. d) Microfilmarea şi alte forme de reproducere pentru asigurare şi protecţie Art. avizul se dă de către consiliul de administraţie. situate. dar şi cea istorică.In cazurile în care creatorii sau deţinătorul realizează acţiuni de completare a fondului propriu sau a fondurilor deţinute. 78. Art. Art. In cazurile în care se constată deprecierea în timp a copiilor de asigurare.) după documentele clasate ca permanente în propriul nomenclator arhivistic. . 70. în inventare. 69.".Art. pentru asigurarea în caz de catastrofe naturale sau război. .Scoaterea din evidenţă a unor documente propuse spre selecţionare.. In cazul în care creatorii are în organizare o comisie (consiliu) ştiinţifică. Art. se realizează copii de asigurare şi protecţie şi pentru acestea. iar copiile depreciate se vor scădea din evidenţă pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune.Copiile de asigurare se ordonează pe fonduri şi în ordinea numărului de rolă. . 74. Comisiile de selecţionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni specialişti în domeniul în care lucrează în sistemul organizatoric al creatorului şi vor cuprinde în mod obligatoriu consilierul juridic al instituţiei. 71. 29 . Art. Art.Realizarea copiilor de înlocuire (microfilmarea sau reproducerea informatică a unor documente create în cantităţi mari şi fără valoare documentar-istorică.. Art. 73. mai ales a celor din proiectare-dezvoltare). pentru această categorie de documente procedura de selecţionare se prevede în prezentele instrucţiuni (art. . întocmite pentru asigurare. . . pe cât posibil. bandă s. 72.Copiile pe microfilm sau alte forme de reproducere. 79. In aceeaşi categorie se înscrie orice distrugere de documente tehnice şi de înregistrare. se consideră fapt penal şi se sancţionează în consecinţă.Numai copiile de înlocuire se pot selecţiona. 45 10 . 68.35). în registrul de evidenţă curentă se va înscrie ieşirea unităţii arhivistice şi cantitatea de arhivă selecţionată.Având în vedere atât valoarea documentară prelungită a documentelor tehnice şi de înregistrare. .a. 75. Art. totodată. Termenele de păstrare ale documentelor tehnice cuprinse în nomenclatoare se vor pune în concordanţă cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toată durata existenţei şi funcţionării acestuia. pe de-o parte. e) Valorificarea informaţiilor din documentele tehnice si de înregistrare Art.Având în vedere.Valorificarea informaţiilor din documentele tehnice şi de înregistrare se reglementează de către proprietarul de jure al documentelor.Selecţionat conform aprobării Arhivelor Naţionale cu nr. în cazul instituţiilor care nu au un asemenea consiliu. aceasta trebuie să-şi dea avizul pentru selecţionarea arhivelor tehnice şi de înregistrare. Art. în baza unui regulament de acces aprobat de către consiliul de administraţie. la rubrica observaţii. cât şi cea juridică ( probatorie. toţi creatorii şi deţinătorii de arhivă tehnică şi de înregistrare vor realiza copii de asigurare pe bază de microfilm sau alte forme de reproducere magnetică (disc. pe de altă parte. . . într-o localitate diferită de cea în care îşi desfăşoară activitatea creatorul sau deţinătorul. . 77.Evidenţa microfilmării sau a celorlalte mijloace de asigurare şi protecţie se ţine în inventarele fondurilor şi colecţiilor create şi deţinute prin înregistrarea la rubrica „Observaţii" a numărului rolei şi cadrelor unde sunt reproduse unităţile arhivistice respective.După aprobarea lucrării de selecţionare de către Arhivele Naţionale. O copie pozitivă sau o a doua copie magnetică se poate folosi pentru înlocuirea originalelor în cercetare (microfilme sau copii de protecţie). . indiferent de forma de proprietate. dar neaprobate de către comisia de selecţionare a Arhivelor Naţionale. se va menţiona: .Copiile de microfilm sau magnetice pentru schimb şi comercializare se realizează potrivit reglementărilor proprii ale instituţiilor Creatoare sau deţinătoare. rezistenţa relativ redusă a suporţilor şi înregistrarea informaţiilor pe suporţi. Art. . . 76.

documentele se introduc în cutii de carton. astfel încât păstrarea şi conservarea lor să poată fi organizată în mod corespunzător. cu respectarea prevederilor legale privind secretul de serviciu şi celelalte categorii de secret impuse de proprietarul de jure şi de facto al documentelor I.0. mape. . In funcţie de necesităţi.3 schimburi de aer/oră. . se vor aerisi natural.Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate numai în cazul în care au spaţii prevăzute pentru păstrarea arhivei. . asigurându-se accesul la materialul depozitat şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate. solicitări la uzura mecanică. benzi magnetice etc. dulapuri etc. Art. In depozitele mari se pot organiza şi coridoare centrale de 1. . delegatul Arhivelor Naţionale are drept de acces la toate nivelurile de informaţii.Art. .Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante. . . Art. fără a se depăşi 1 . dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice. Art. Se vor lua măsuri pentru asigurarea stabilităţii sistemelor de depozitare. ca şi între rafturi se asigură un spaţiu liber de 0. ţinându-se seama că încărcarea cu arhivă (numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dată de hârtia depozitată în vrac.) se va face în funcţie de dimensiunile materialului suport (hârtie. Art. 90. iar viteza curentului de aer se va înscrie în limitele de O.Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesară organizarea de camere de lucru lângă depozit Art.). . . 93.).Aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta inferioară. .Depozitele. iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit. inundaţii sau infiltraţii de apă.Pentru protejarea împotriva degradării. 80. atunci când nu dispun de instalaţii de climatizare sau centrale de ventilaţie.Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi amenajate în acest scop. Art. asigurându-le împotriva distrugerii. Art. 97. pe lungimea sau pe lăţimea depozitului. temperaturile optime sunt cuprinse între 14 .Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele în condiţii corespunzătoare. Art. containere etc. plicuri. pericol de foc. tuburi etc.). . de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile. organizarea depozitului de arhivă Art. 94. . Art.18° C. depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre. Art.) acestea se depozitează pe categorii. . 85. surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici. Art. Această aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferică se încadrează în limitele specificate la art. rastele. . ale spaţiului din construcţie aferent. Art. 83. 89. Elementele de rezistenţă ale construcţiei vor fi dimensionate conform standardelor în vigoare. 95. Art. 88.Pentru măsurarea şi urmărirea parametrilor de microclimat.24° C şi umidităţi relative de 50 . temperaturi excesive. Art.5 . iar iluminatul artificial va urmări culoarul dintre rafturi. Păstrarea documentelor. dependente de natura materială a acestora. Se recomandă amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumină naturală. 82.7 .2.Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice.4 m se dotează cu scări de arhivă. ale materialelor de protecţie (cutii. 84. film etc. lumina solară.Dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei (rafturi. . obloane etc. fotografii.60%.Pentru depozitele de materiale fotografice. 91. pentru manevrarea documentelor. în raport de natura şi dimensiunea lor. higrometre şi alte asemenea). ca şi pentru cele cuprinzând benzi magnetice. 96. anticorozive şi fără emanaţii. filme.8 m lăţime. sustragerii ori comercializării în alte situaţii decât cele prevăzute de lege. iar umiditatea relativă de 40 .In cazul în care creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie.In depozitele de arhivă conţinând documente scris trebuie să se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 .3 m/secundă.0. . 91. variaţii de temperatură şi umiditate.0 m lăţime. Art. degradării. .Indiferent de forma de proprietate. cu asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare: praf.Depozitele vor fi dotate cu rafturi.50%. 81. 86. depozitele pot fi dotate şi cu cărucioare de transport interior. 1 . Art. 11 .Toate depozitele de arhivă mai înalte de 2. 87. 92.Intre pereţi şi rafturi. .

cu încărcătură de dioxid de carbon şi praf sau gaze inerte. . pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (rozătoare. 106.Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis. pe ani şi pe termene de păstrare. în cadrul compartimentului. creatorii şi deţinătorii de documente pot solicita consultanţă de specialitate Arhivelor Naţionale şi direcţiilor judeţene. 102. asigurându-se în permanentă igiena încăperilor şi funcţionarea normală a instalaţiilor electrice şi sanitare. . după 50 de ani de la crearea lor.). şine de îndosariere ele. Art. după caz. . dezinsecţia şi deratizarea depozitelor de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie şi cel puţin o dată la 5 ani.Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze în stare perfectă de funcţionare utilajul şi materialele de prevenire şi stingere a incendiilor. . 109.Depozitele şi celelalte încăperi din vecinătatea acestora vor fi prevăzute cu stingătoare portabile. ca şi terenul învecinat construcţiei de arhivă vor fi menţinute în ordine şi curăţenie. in cazurile deosebite. 103. 101. pentru organizarea unor măsuri de conservare.Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional le depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale.In timpii! operaţiunilor de. Este interzisă păstrarea oricăror alte materiale ce nu aparţin depozitelor de arhivă Reparaţiile interioare. Art. fumatului în incinta depozitului. dosarele se aşează de sus în jos şi de la stânga la dreapta.15 mm de la partea scrisă spre margine. reşourilor. întrerupătoarelor sau altor instalaţii electrice defecte. Depozitele vor fi prevăzute cu mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu. Art. Rafturile şi poliţele se numerotează. prevăzute în normele de stat în vigoare. insecte. . • actele de stare civilă.Art. Art. în cazul semnalării pericolului de degradare a documentelor se iau măsuri de înlăturare a acestuia. pe care Ie au în dotare şi să controleze periodic existenţa şi starea de funcţionare a acestora. după 100 de ani de la întocmirea lor. In cazul în care marginea de îndosariere aste mai mică de 15 mm se lipeşte o alonjă de îndosariere. . curăţire mecanică. Dezinfecţia. 108. . 107. 98. a radiatoarelor. 105. Desprăfuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane. pentru a primi confirmarea locurilor unde urmează să amplaseze depozitele de arhivă. 100.Camerele de lucru. Art. în cadrul anului. cusătura de legătură se aplică la distanţă de cel puţin 12 . sau pe compartimente şi. Art. cu păstrarea liberă a căilor de acces. iar după caz şi cu instalaţii de stingere automată a incendiilor. • documentele tehnice. iar absorbţia prafului rezultat. pe compartimente şi termene de păstrare. . 12 . Orice situaţie de calamitate în depozitele de documente se comunică imediat Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene. Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale Art. cerându-se. precum şi utilizarea comutatoarelor. a locurilor din apropierea gurilor de apă şi a instalaţiilor de stingere a incendiilor. după cum urmează: • documentele scrise. Pe rafturi. . . 99. după 30 de ani de la crearea lor. după caz. dezinsecţie şi deratizare.Creatorii şi deţinătorii de documente au obligaţia să comunice Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene intenţia de a construi sau amenaja depozite de arhivă.In cazuri deosebite. sprijinul Arhivelor Naţionale. asigurându-se toate celelalte condiţii necesare stingerii incendiilor.La manipularea şi transportul documentelor se iau măsurile de protecţie necesare asigurării arhivei pe toată durata transportului Art. cu aspiratoare electrice. Art. agrafe. 104. asigurare şi protecţie a documentelor pe care le deţin. depozitele de arhivă.Dosarele preluate de la compartimentele de muncă se organizează în depozitul de arhivă pe ani şi. înlăturarea agenţilor dăunători se face prin desprăfuire.In depozitele de arhivă se vor asigura curăţenia şi ordinea interioară. legătorie aplicate dosarelor se îndepărtează corpurile metalice (ace. mucegai).Ferestrele şi alte locuri de acces vor fi prevăzute cu gratii care să prevină efracţia în depozite. J. . Art. . zugrăvelile şi lucrările de întreţinere a depozitului de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie. Art.

Împotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se pot face plângeri. .. Un exemplar rămâne la unitatea creatoare sau deţinătoare. pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrităţii Fondului Arhivistic Naţional sau nu iau măsuri privind evidenţa. împreună cu documentele se preiau şi inventarele acestora. .• lor. vor fi păstrate de creatori şi deţinători. în depozitele Arhivelor Naţionale. în care se consemnează: denumirea fondului arhivistic. 113. certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor. Predarea-preluarea se consemnează într-un proces-verbal. Creatorii şi deţinătorii de documente le pot deţine. Ari. în termen de 15 zile de la primirea comunicării. degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional constituie infracţiuni şi se pedepsesc conform prevederilor Codului penal. fără ca activitatea acesteia să fie continuată de o alta. 112. dacă le sunt necesare desfăşurării activităţii. . . nu mai pot fi retrase din administrarea acestora. Procesul-verbal se întocmeşte şi se înregistrează la unitatea creatoare sau deţinătoare. iar cele cu valoare practică. un exemplar al procesului-verbal se predă reprezentantului Arhivelor Naţionale. 111. numărul procesului-verbal fiind trecut în registrul de evidenţă curentă.Documentele cu valoare practică.Constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor se fac de către împuterniciţii Arhivelor Naţionale sau ai direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale. . K.Preluarea documentelor de la creatori şi deţinători de către Arhivele Naţionale se efectuează prin confruntarea inventarelor cu unităţile arhivistice. 6. Totodată. cărora statul le acordă protecţie specială. în trei exemplare. o dată intrate. potrivit legii. cantitatea. Art. după scoaterea lor din uz. 114. precum şi peliculele cinematografice.Sustragerea. selecţionare). In situaţia mai sus prevăzută. se face şi verificarea modului de constituire a mulaţilor arhivistice predate. anii extremi. Art. starea de conservare. documentele cu valoare ştiinţifică vor fi preluate de Arhivele Naţionale sau de direcţiile judeţene.In cazul desfiinţării unei unităţi creatoare de documente. extrase şi certificate privind drepturile individuale ale cetăţenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale sau la direcţiile judeţene ale acestuia. Procesul-verbal se înregistrează şi la Arhivele Naţionale. în baza cărora se eliberează copii. în dreptul inventarelor dosarelor predate. 115. . documentele fotografice. Art. Documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional. Art. distrugerea. după caz. stadiul de prelucrare (inventariere. după expirarea termenului de depunere. Procesul-verbal va fi semnat de şeful compartimentului de arhivă din unitatea desfiinţată şi de membrii comisiei de lichidare. Răspunderi şi sancţiuni Art. la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită contravenţia. după 20 de ani de la crearea • matricele sigilare. In această situaţie. în baza cărora se eliberează copii. şeful compartimentului de arhivă întocmeşte un proces-verbal în prezenţa reprezentantului Arhivelor Naţionale. 13 . întocmit în două exemplare. pe baza aprobării Arhivelor Naţionale sau a direcţiilor judeţene. selecţionarea şi păstrarea acestor documente conform Legii Arhivelor Naţionale. :celelalte merg la Arhivele Naţionale. creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin. 110. conform modelului anexa nr.Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional sunt bunuri de interes naţional.

1 Aprob Preşedintele consiliului de Administraţie... dosare........ s-au preluat .. Am predat.. file conţinute ....... Direcţia secretariat şi administrativă A) B) Serviciul secretariat Serviciul administrati v Anexa Nr.. Am primit.. a Arhivelor Naţionale) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr...... 5 1........... .. P 2..... 2 Denumirea creatorului se Denumirea compartimentului păstrează ... (director) Se confirmă Directorul general al Arhivelor Naţionale (Directorul Direcţiei Judeţene.. din ………..... …….... crt..... registre.. .. nefiind încheiate. Prezentul inventar format din ...... nomenclator registrului. .... Datele extreme Numărul filelor Obs. 2.....Anexa Nr.. Direcţia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de (conţinutul pe scurt păstrare al problemelor la care se referă) 1... ani (permanent) INVENTARUL PE ANUL ___ pentru documentele care Nr..... Astăzi.......... . Indicativul Conţinutul pe scurt al dosarului după dosarului... ......... 3. .... dosare. 14 ........ ............. crt..... cartoteci etc.... condici.............. au fost lăsate la............ Dosarele de la nr.................... . etc. 10 3. La preluare au lipsit dosarele de la nr. .... crt...... P 10 5 Obs.

comp.............primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate.... şi ...........5 ... …..... ieşirii s-au actului de dosare rămase predat predare... cuprinzând ............. ieşite la nr...... după inv...... data Anexa nr.. documentele din anii*) …. societate comercială) PROCES-VERBAL de predare primire a documentelor Astăzi........ dosare.... Am primit... 4 REGISTRU DE EVIDENTĂ a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice Intrări Nr.... ………………… ……………………….. Predarea ... 3 Instituţia_________________ ( regie autonomă...................... Numele şi prenumele Numele şi prenumele Numele şi prenumele Semnătura Semnătura Semnătura *) Anii extremi. numită prin Ordinul nr.......... selecţionând în şedinţele din …. primite efectiv Ieşiri Nr... în cantitate de .... Am predat.... subsemnaţii .. de către serviciul menţionat........ Anexa nr...... …...... …........ (denumirea creatorului) …............... ..... Data Denumirea Date Crt.. delegaţi ai compartimentului...... dos.. expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii. arhivarul instituţiei .. (sediul) PROCES-VERBAL Nr. conform dispoziţiilor legale................ Comisia de selecţionare........... pagini dactilografiate.........extreme mentului ale documentelor Nr............ Se aprobă ( conducerea ) 15 . Preşedinte Membri Secretar ……………………......... Nr... intrării comparti........................ din …....... dos............ am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada . avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare.................. Data Unde Denumirea Total dos.Anexa nr..

a. Anexa nr. serviciul 6 Data soaterii u. 2 Denumirea fondului/ compartimentului 3 Cota dosar 4 Scopul scoaterii din depozit 5 Numele solicitantului.Anexa nr. semnătura arhivarului 8 Obs. 6 PROCES-VERBAL Predare . funcţia.. Am predat.a. şi ________m. crt.l. 9 FIŞĂ DE CONTROL FONDUL/COLECŢIA______________________________________________________________ COMPARTIMENTUL______________________________________________________________ NR. INVENTAR___________________________________________________________________ ANUL____________________________________________________________________________ NUMELE ŞI PRENUMELE SOLICITANTULUI_________________________________________ DATA____________________________________________________________________________ 16 . primul la predarea şi al doilea la preluarea___________________________________________ ani extremi_____________________însumând_____________________u.7 Inventar al colecţiei de matrice sigilare 1 Nr. Prezentul poces-verbal cuprinde ________file şi s-a încheiat în două exemplare. Anexa nr.preluare din ___________________________________ (lanul. luna. 8 _____________________________________________ (Denumirea creatorului sau deţinătorului) REGISTRU DE DEPOZIT 1 Nr.. Totodată s-au predat şi preluat________________________________________________________________ În timpul verificării nu au fost găsite următoarele____________________________________ u.a. semnătura arhivarului 7 Data restituirii u. 2 Data preluării şi denumirea organizaţiei/ persoanei de la care s-a preluat matricea 3 Materialul 4 Forma 5 Dimensiunea 6 Descrierea câmpului 7 Legenda 8 Anul confecţionării 9 Obs. ziua) Subsemnaţii____________________________ din partea_________________________________________ şi_____________________________________ din partea_________________________________________ am procedat. Am preluat Anexa nr. de inv.a.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful