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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS CENTRALES

RMULO GALLEGOS VICERRECTORADO ACADMICO REA CIENCIAS ECONMICAS


PROGRAMA DE ADMINISTRACIN COMERCIAL Y CONTADURA PBLICA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA ADSCRITA A LA CONTRALORIA DEL MUNICIPIO RAFAEL GUILLERMO URDANETA, BARBACOAS ESTADO ARAGUA Trabajo de grado como requisito para optar al grado Licenciada en Contadura Pblica

Autora: Mariangel Hernndez C.I.: V.-20.247.261 Tutor Especialista: Lcda. Rivas Maryalet

San Juan de los Morros, Septiembre de 2011

CAPITULO I EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Las ciencias sociales y administrativas, conjuntamente con las finanzas y la economa proporcionan al hombre una de las herramientas ms indispensables para el entendimiento y comprensin del adecuado funcionamiento de las organizaciones, sean stas pblicas o privadas; en donde los procedimientos administrativos y contables constituyen la base fundamental para la eficiencia y efectividad de las operaciones, necesarios para la toma de decisiones y el logro de los objetivos propuestos. En tal sentido, el anlisis de las operaciones surge de la necesidad de verificar si el procesamiento de datos y ejecucin de las actividades se realizan con exactitud y confiabilidad. Por consiguiente, ante la necesidad de mantener un control efectivo en todas las operaciones que se llevan a cabo, es necesario que toda organizacin implemente auditoras internas de manera que se puedan detectar fallas dentro de la misma y puedan ser disminuidas, obtenindose as el anlisis, evaluacin, recomendacin y comentario pertinente, producto de las actividades que ejecutan, y que pudiesen afectar su desarrollo sobre las operaciones examinadas. Segn Hernndez (2009), afirma que: La auditora interna surge por la necesidad de mantener un control permanente y ms eficaz dentro de la empresa y de hacer ms rpida y eficaz la funcin del auditor externo. Generalmente, la auditora interna clsica se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, polticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la informacin econmico-financiera. (Pg.96)

Es as, como la aplicacin de auditora interna ayuda a cualquier organizacin a lograr sus objetivos, aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para mejorar la eficacia de la administracin de riesgos, el control y los procesos del ejercicio del poder. Por consiguiente, la auditora interna debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin, as como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos, control y direccin. De all, que los servicios de auditora comprenden la evaluacin objetiva de las evidencias, efectuada por los auditores internos, para proporcionar una conclusin independiente que permita calificar el cumplimiento de las polticas, reglamentaciones, normas, disposiciones jurdicas u otros requerimientos legales; respecto a un sistema, proceso, subproceso, actividad, tarea u otro asunto de la organizacin a la cual pertenecen. En toda entidad bien organizada y para poder mantener la vigilancia sobre la cadena de control de direccin, se hace necesario la creacin de un programa sistemtico de revisin y valoracin para comprobar que las responsabilidades delegadas han sido bien encausadas y que las polticas y procedimientos establecidos se han llevado tal como estaba previsto. Adems, Snchez (2007), opina que es de suma importancia que exista una revisin regular por un personal calificado para determinar que el sistema de control interno en general es el adecuado, y mediante pruebas constantes, determinar que han resultado operativamente efectivos (Pg.28). De existir fallas, deficiencias o cambios en las condiciones existentes, debido a lo cual el sistema de control interno resulte inefectivo, debe ser modificado apropiadamente efectuando los cambios necesarios a las nuevas situaciones. De esta manera, el control interno influye sobre la naturaleza de una auditora que lleva a cabo un auditor interno, el examen de este auditor se interesa principalmente en la revisin del control interno para determinar si las rdenes de la administracin han sido comunicadas con propiedad y si se cumplen, as como si los informes que llegan a la administracin son exactos, oportunos y completos con la informacin necesaria para formar las bases de las decisiones administrativas. El destacado especialista canadiense en control del sector pblico Radburn (2002), en la

Primera Jornada de Control Interno expres: Lo importante es que la Auditora Interna debera actuar como una linterna para proteger y guiar a los directivos a travs de la evaluacin de controles y actividades y la recomendacin de mejoras(S/p). Por lo tanto, los auditores internos asisten a los miembros de una organizacin en desempear sus responsabilidades proporcionndoles anlisis, apreciaciones, recomendaciones y asesora, adems de ofrecer un efectivo control interno el cual debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organizacin, contribuyendo de esta manera a lograr sus objetivos. Los auditores internos deben conocer que en su desempeo tienen la obligacin de regirse por el cdigo de tica profesional que al efecto de la profesin se dicte por la sociedad. Cashin, Neuwert y Levy, (1985) consideraron que el pblico debe asociar la imagen del auditor con la de una moral ms alta de lo normal (Pg.13); por esa razn el auditor nunca debe permitir que sus intereses personales entren en conflicto con los de sus clientes, por otro lado, el auditor no debe realizar actos inmorales o ilegales que puedan daar el prestigio de la profesin. Adems, el auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones, este se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos del control interno que reducen en una operacin ms eficaz y eficiente. Cuando la auditoria est dirigida por contadores pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el pblico. Por su parte, la administracin pblica municipal considerada en un sentido material, por las actividades que realiza, es un instrumento de accin poltica llevada a cabo para la realizacin de los fines del municipio que, conjuntamente con la colaboracin de los organismos gubernamentales para el logro de dichos fines, exige que la administracin de los recursos que le son asignados y los percibidos a travs de la recaudacin de impuestos municipales, sean manejados de tal manera que cada movimiento de entradas y salidas de esos recursos puedan ser justificados. Lo que quiere decir que las instituciones pblicas deben ser muy cuidadosas al momento de

emitir cualquier informacin con relacin a los ingresos y egresos, pues stos constituyen el punto de partida de las actividades y operaciones que all se realizan. Cabe destacar la opinin de Dez de Castro (1997), el cual fundamenta que la administracin es "el conjunto de las funciones o procesos bsicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organizacin"(S/p). la empresa. En Venezuela la Administracin Pblica, es un conjunto de funciones desempeadas por rganos de la Federacin, de los Estados y Municipios, cuya finalidad es satisfacer las necesidades generales de la poblacin en cuanto a servicios pblicos; conjunto ordenado y sistematizado de instituciones gubernamentales que aplican polticas, normas, tcnicas, sistemas y procedimientos a travs de los cuales se racionalizan los recursos para producir bienes y servicios que demanda la sociedad en cumplimiento a las atribuciones que las Constituciones federal y estatales confieren al Gobierno Federal, Estatal y Municipal. Es de hacer notar, que dentro de toda organizacin estadal y municipal, se encuentran rganos rectores y gerentes de que se cumplan las leyes, segn el artculo 2 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal; estipula que: La Contralora General de la Repblica, en los trminos de la Constitucin de la Repblica y de esta Ley, Es un rgano del Poder Ciudadano, al que corresponde el control, la vigilancia y la fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes pblicos, as como de las operaciones relativas a los mismos, cuyas actuaciones se orientarn a la realizacin de auditoras, inspecciones y cualquier tipo de revisiones fiscales en los organismos y entidades sujetos a su control (Pg. 3) Es as como la Contralora General del Estado es el que rige el control gubernamental, aparte de disear sus propios sistemas para realizar la auditora de los entes pblicos; es el responsable por disear y promulgar las normas de control interno, que son obligatorias para todos los entes pblicos. Para Acosta (2002), la Es as, como todos los procesos son organizados y sistematizados de forma coherente, con el fin de brindar una mayor productividad en

Contralora Municipal es: El rgano de control externo de la Hacienda Pblica Municipal, previsto en la Ley Orgnica de Rgimen Municipal. A ste le corresponde ejercer, con autonoma orgnica y funcional y bajo la responsabilidad y direccin del Contralor Municipal, el control, la vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes pblicos municipales, as como las operaciones relativas a los mismos. (Pg. 218). De acuerdo a lo antes mencionado, la Contralora Municipal, en el ejercicio de sus funciones, verificar la legalidad, exactitud y sinceridad, as como la eficacia, economa, eficiencia, calidad e impacto de las operaciones y de los resultados de la gestin de los organismos y entidades sujetos a su control, en los trminos establecidos en la ley y su ordenanza; su principal funcin consiste en la vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes municipales, y ser dirigida por el Contralor Municipal, designado por el Concejo mediante concurso pblico. Por lo que, le corresponde ejercer sobre los contribuyentes y responsables, previstos en el Cdigo Orgnico Tributario, as como sobre los dems particulares, las potestades que especficamente le atribuye esta Ley. Dentro de cualquier mbito de trabajo, se llevan acabo una serie de tareas, que son como rutinas diarias, que define la labor de cada empresa, es as como en la Contralora Municipal, existen una serie de procedimientos que deben cumplirse, para hacer efectivo el propsito establecido. Es as como, Terry & Franklin (1993) definen que los procedimientos administrativos son: Una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a desempear (Pg.32). Se puede decir entonces, que la importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los mismos establecen el orden lgico que deben seguir las actividades, promoviendo la eficiencia y la optimizacin, adems de fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quin debe ejecutarlas y cundo. De all pues, se puede conceptuar el procedimiento administrativo como un instrumento que apoya la realizacin del que hacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metdica las operaciones de las funciones. En este sentido, los procedimientos administrativos y tecnolgicos vienen a transformarse en rutinas que

al paso del tiempo se van modificando con el desempeo mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especializacin, como consecuencia de la divisin del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. As pues, los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reduccin de errores, en la observancia de las polticas del organismo, facilitando la capacitacin de nuevos empleados, proporcionando una mejor y ms rpida induccin a empleados en nuevos puestos. De acuerdo a esto, Catacora (1996); afirma que: Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la organizacin lgica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable (Pg.74). Segn lo expresado, la finalidad de los manuales es que permiten plasmar la informacin clara, sencilla y concreta. A travs de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de informacin a los miembros de la organizacin, mediante cursos de accin cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma. Un manual de normas y procedimientos, es un instrumento vital para las organizaciones de hoy. A travs de ellos, se pueden registrar y transmitir, sin distorsiones, una serie de informacin bsica para el mejor funcionamiento de cada una de las unidades administrativas de una empresa. La informacin transmitida a travs de los manuales permite conducir al recurso humano a la consecucin de los objetivos planteados y a desarrollar sus funciones sin conflictos. Ciertamente, Catacora (ob. cita) manifiesta que el manual de normas y procedimientos, es de gran importancia, ya que permite programar las actividades de acuerdo a una serie de pasos lgicos y secunciales, para controlar los actos dentro de una organizacin (Pg.95). Al mismo tiempo, permite uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo, facilita los trabajos de control interno y vigilancia del mismo, realizar las funciones de auditoria, concientizar a los empleados y a sus supervisores a que el trabajo debe realizarse adecuadamente; reduciendo por

ende, los costos al aumentar la eficiencia organizacional. La utilidad de stos es mltiple y facilitan el quehacer cotidiano. Por consiguiente, estos manuales no son estndares, dependern de la naturaleza de las organizaciones, tamao, complejidad en sus funciones y mbito de aplicacin. A la vez, deben estar adecuados a la consecucin de las metas de una empresa. En los manuales est inmerso el funcionamiento interno de las organizaciones, en lo que respecta a la descripcin de las tareas, ubicacin, requerimientos y los puestos responsables de su ejecucin. En especial, los manuales de normas y procedimientos contables, son instructivos que estn diseados de acuerdo a las actividades que ejerzan cada una de las organizaciones; los cuales expresan, de forma detallada, cmo deben llevarse a cabo los procedimientos en la actividad contable. Asimismo en el rea de auditora, los manuales son de gran importancia, ya que Cepeda (1997), opina que los manuales de auditora constituyen un instrumento de trabajo imprescindible para la Oficina de Auditora Interna, en el cual se recogen, de manera general y detallada, los procedimientos bsicos para el desarrollo de los trabajos del servicio de auditora interna a diferentes niveles (Pg.49). Es decir, estos manuales servirn de apoyo a la Oficina de Auditora interna, ofrecindoles a sus integrantes todas las pautas necesarias para realizar los procedimientos que contempla la auditora y adems, ayuda a desligarse de pasos innecesarios durante su ejecucin, no solamente estos manuales servirn de apoyo al auditor, stos no deben desviarse de las normas de auditora generalmente aceptadas, las cuales sirven de gua para llevar a cabo sus exmenes y preparar los informes correspondientes. Dichas normas son definidas por Alvin, Elder & Beasley (2007) como directrices generales que ayudan a los auditores a cumplir con sus responsabilidades profesionales en la auditora de estados financieros histricos. Ello incluye la competencia y la independencia, los requisitos de informes y la evidencia (Pg.33). Por ello, al usar las normas de auditora generalmente aceptadas, los auditores deben obtener evidencias suficientes y competentes, las cuales le sirvan de base para expresar su opinin sobre los estados financieros, dichas evidencias se logran

evaluando el diseo del sistema de control interno, ya sea observando, inspeccionando, examinando, haciendo preguntas y llevando a cabo muchas pruebas. De all pues, que la sociedad plural en la que se est inmerso, cada da exige respuesta en cuanto a los roles que se cumplan especficamente en las administraciones pblicas de, cmo realizar cada uno de los funcionario el trabajo que le corresponda para evitar prdida de tiempo, esfuerzo e incoherencia de la labor con la finalidad de obtener el producto deseado que en todos los casos se logra normandos los procedimientos. En relacin a lo expuesto en Venezuela no hay una norma legal que exija a los trabajadores regirse por un manual, normas y procedimientos lo que permite ver en muchas oportunidades debilidades laborales, ineficacia e ineficiencia, aunado a esto, la cultura del trabajador que en ocasiones puede definirse como una reproduccin social en contra de la productividad, razn por la cual se amerita cada vez ms en instituciones privadas y pblicas de manuales y procedimientos. Sucede pues, que el estado Aragua no escapa de esta situacin, tambin en el se requiere seleccionar y aplicar guas de trabajos que conlleven a resultados exitosos. A titulo ilustrativo se encuentra que en el Municipio Rafael Guillermo Urdaneta, Barbacoas Estado Aragua, especficamente en la Contralora Municipal actualmente la oficina de auditora interna, carece de un manual de normas y procedimientos para el funcionamiento de la misma, que oriente de manera sistemtica el cumplimiento efectivo de las atribuciones conferidas, de acuerdo a la Ley. Con el fin de dar respuesta a la problemtica planteada, se establecen las siguientes interrogantes: Cul ser la situacin actual de la Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta?, Cmo funcionar la unidad de auditora interna en la Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta?, Qu pautas debe llevar el Manual de Normas y Procedimientos de la unidad de auditora en la Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN Objetivo General Proponer un manual de normas y procedimientos para el funcionamiento de la unidad de Auditora Interna adscrita a la Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta, Barbacoas Estado Aragua. Objetivos Especficos
1. Diagnosticar la Situacin actual de la unidad de Auditora Interna adscrita a la

Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta, Barbacoas Estado Aragua.


2. Describir las normas y los procedimientos que se realizan en la unidad de

Auditoria Interna adscrita a la Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta, Barbacoas Estado Aragua.
3. Disear un manual de normas y procedimientos de la unidad de Auditora

Interna adscrita a la Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta, Barbacoas Estado Aragua. JUSTIFICACIN Actualmente, el crecimiento de la actividad econmica, ha permitido el

establecimiento de empresas e instituciones, donde los controles cotidianos que se llevan a cabo deben ser cada da ms eficientes, contribuyendo as a cumplir con las directrices marcadas por la direccin, aparte de minimizar los riesgos, y disponiendo de una eficaz auditora interna que de forma directa intentan minimizar los posibles efectos derivados de la presencia de estos riesgos en todas las actividad que se desarrollan en la institucin u organizacin. Es as, como los manuales permiten cumplir con los objetivos propuestos por las organizaciones, en este sentido, las instituciones buscan las mejores estrategias para alcanzar las metas y as obtener buenos resultados, siendo una de stas el uso de manuales, que adems de permitir plasmar la informacin de la manera ms clara,

sencilla y concreta, permiten mejorar cada da los procedimientos que ayudan a la completa realizacin de las actividades. Por esta razn, la investigacin propuesta, tiene relevancia social, puesto que va a definir a travs de normas y procedimientos la convivencia social dentro de la institucin en estudio, as como va a definir las funciones de cada trabajador, como se debe llevar el trabajo para que sea eficiente y eficaz. De igual forma, a nivel prctico existe la necesidad de ofrecerle a la Unidad de Auditora de la Contralora Municipal, posibles soluciones que permitan cubrir las debilidades ya planteadas como consecuencia de la inexistencia de un manual de auditora interna. En consecuencia, se plantearon ciertos objetivos que ayudarn a subsanar mediante su desarrollo estas deficiencias que posee esta unidad al desarrollar sus operaciones, lo que originar un mejor resultado a nivel operativo. De igual manera, se espera que esta investigacin sirva de gran sustento y apoyo a nuevas investigaciones acerca de manuales de auditora interna. Por cuanto, con esta propuesta de manual, se logra organizar la actividad y agrupar en un solo documento y de forma sistmica los lineamientos e instrucciones de aplicacin especfica a la actividad. Su aplicacin ayudar al auditor interno a realizar su trabajo en reas de contribuir al logro de los objetivos estratgicos de la organizacin y ser un verdadero apoyo a la labor gerencial. ALCANCE DE LA INVESTIGACIN Est investigacin busca Proponer un Manual de Normas y Procedimientos para el funcionamiento de la Auditora Interna adscrita a la Contralora Municipal Rafael Guillermo Urdaneta, Barbacoas Estado Aragua con el fin de mejorar las deficiencias existentes en la institucin, contribuyendo a dar soluciones mediante la implementacin de este manual. Es importante sealar, que el mismo, tambin podr ser empleado por cualquier institucin que presente casos similares a ste.

CAPTULO II MARCO TERICO Este segmento de la investigacin, presenta un grupo central de conceptos y teoras que se utiliza para formular y desarrollar el argumento conceptual del trabajo. Esto se refiere a la revisin de literatura, artculos, estudios y libros especficos que tienen relevancia para el estudio en cuestin. Sabino (2002) afirma que el marco terico, tiene el propsito de dar a la investigacin un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones que permitan abordar el problema (p. 25); es decir, trata de integrar al problema dentro de un mbito donde ste cobre sentido, incorporando los conocimientos previos relativos al mismo y ordenndolos de modo tal que resulten til a nuestra tarea. De tal forma, en este estudio se presenta los antecedentes, bases tericas y fundamentos legales del mismo. Antecedentes de la Investigacin Para llevar a cabo el desarrollo de esta investigacin se consider una serie de trabajos y tesis documentales de otros Institutos y Universidades de Venezuela y el exterior, las cuales aportaron a al investigadora una base de datos muy importantes para establecer un marco de referencias objetivo y preciso. A continuacin se presentan los antecedentes: Bungacho (2010) realiz en el Instituto De Altos Estudios Nacionales del Ecuador un estudio titulado: Manual De Auditoria Interna Para Instituto De Altos Estudios Nacionales, con el propsito de facilitar la correcta elaboracin de los papeles de trabajo, que son el reflejo de los

procedimientos aplicados en el examen, as como una correcta y oportuna supervisin dirigida al logro de los mejores resultados del examen, el conocimiento prctico y preciso de las operaciones especficas o caractersticas de cada uno de los rubros o rea que se examinen. En el leg a la conclusin, que el programa de auditora constituye un conjunto de instrucciones para el personal involucrado en la auditora y/ o examen especial, como un medio para el control de la ejecucin apropiada del trabajo, contendr los objetivos de la auditora para cada rea. Es importante resaltar que, la mayora de instituciones del sector pblico no poseen un Manual de Auditora, en que se recopile parte del marco legal para la realizacin y ejecucin de los Exmenes Especiales, situacin que contribuye a que exista una falta de uniformidad en la aplicacin de los procedimiento entre los Auditores. Con la finalidad de contribuir al logro de los fines y objetivos del IEAN, es indispensable que el Instituto de Altos Estudios Nacionales cuente con una Unidad de Auditora Interna, con personal tcnicamente preparado que pueda apoyar la consecucin de los objetivos institucionales. Debe sealarse a Campos (2009), realiz un trabajo de investigacin en la Universidad de Oriente en Venezuela titulado: Manual De Normas Y Procedimientos De Auditora Interna Para La Coordinacin De Tesorera De La Aduana Principal El Guamache Del Servicio Nacional Integrado De Administracin Aduanera Y Tributaria (Seniat), el cual busca ofrecer soluciones a las debilidades encontradas, esto mediante un Manual de Normas y Procedimientos de Auditora Interna, el tipo de investigacin aplicada de nivel descriptiva y exploratoria describir de forma detallada la problemtica que presenta el ente seleccionado por carecer de dicho manual, investigacin factible, esta investigacin se presenta directamente sobre la Coordinacin de Tesorera de la Aduana Principal El Guamache, buscando mediante ciertas tcnicas obtener las respuestas necesarias para cumplir a cabalidad con los objetivos establecidos. Por su parte, Varela y otros, (2009), en su artculo titulado Normas Sobre Procedimientos Administrativos y de Control Interno de la Superintendencia de Seguros de la Nacin su Impacto en el Mercado Asegurador. Las ideas generadoras

del presente artculo surgen a partir de las normas administrativas dictadas por la Superintendencia de Seguros de la Nacin, tendientes a formalizar, estandarizar y mejorar la calidad de los procedimientos administrativos y de control interno. A partir de estas consideraciones, en el proyecto de investigacin se formula la hiptesis de que el impacto de las normativas citadas sobre la actividad aseguradora ha sido y es de gran importancia. Cabe destacar, que se est en los comienzos de un proceso de transformacin de las estructuras organizativas, administrativas y de control que tendr un profundo impacto sobre las compaas de seguros y sobre las prcticas del mercado del seguro en Argentina. Esta tarea permiti recrear el estado de los conocimientos y aplicaciones en materia de control interno para la actividad aseguradora en nuestro pas, demostrando, a nuestro entender, que estamos en una etapa an embrionaria con respecto a la aplicacin de normativas de control interno, evaluacin de riesgos y medicin de solvencia acordes con estndares internacionales para la actividad aseguradora. En este mismo orden de ideas, Vega (2009) en su trabajo de grado titulado: Diseo de un Manual de Control Interno para el Departamento Financiero en la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo- Riobamba, Aplicando la Nueva Normativa y Herramientas Informticas que Rigen para el Sector Pblico en el ao 2009; para obtener el ttulo de ingeniera en la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo en Riobamba Ecuador; lleg a la conclusin que para que sea factible la utilizacin del manual se describen los procedimientos para Compras, Anticipo Sueldo, Avance de Obra, Horas Clase, Becas y Salarios, con ayuda de flujogramas hacindolo de fcil comprensin. En la perspectiva que aqu adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones. Por supuesto, las decisiones tomadas no sern las ms adecuadas para su gestin e incluso podra llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades. El control interno siendo un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin

en s mismo, lo llevan a cabo las personas que conducen en todos los niveles, no se trata de manuales de organizacin y procedimientos, slo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conduccin o consecucin de los objetivos. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestin e integrados a los dems procesos bsicos de la misma: planificacin, ejecucin y supervisin. Asimismo, Gonzlez y Navas (2008), presentado en la Universidad Nacional experimental de los Llanos Centrales Rmulo Gallegos San Juan de los Morros, un estudio para optar al grado de Licenciado en Contadura Pblica, cuyo ttulo es Propuesta de un Manual de Normas y Procedimientos Contables para los Consejos Comunales de la Parroquia Augusto Mijares del Municipio Zamora del Estado Aragua. El presente trabajo se realiz con el propsito de proponer un manual de normas y procedimientos contables para los Consejos Comunales del Municipio Zamora del Estado Aragua, con el objetivo de ayudar al adecuado registro de los ingresos y egresos que los mismos tuvieren. Esta investigacin se desarroll bajo la modalidad de un proyecto factible, apoyado en el estudio de campo de tipo descriptivo. Los resultados revelan que no existe un registro de las transacciones debido a que aun no cuentan con recursos econmicos necesarios, por lo cual se tiene que existe un desconocimiento en cuanto a los procedimientos contables a seguir para el buen control de los recursos. En lo que respecta a Mreles y Loreto (2008), presentaron en la Universidad Nacional experimental de los Llanos Centrales Rmulo Gallegos San Juan de los Morros, un estudio para optar al grado de Licenciado en Contadura Pblica, cuyo ttulo es Programa de Auditora Interna Dirigida al mejoramiento del Control Previo del Instituto Regional del Deporte del Estado Gurico (IRDEG). El presente estudio tuvo como objetivo general proponer un programa de auditora interna dirigida al mejoramiento del previo del Instituto Regional de Deporte del Estado Gurico. En este sentido, se emprendi un proceso investigativo de tipo no experimental descriptivo, asumiendo una modalidad de proyecto factible, apoyada en una

investigacin de campo y en una revisin bibliogrfica. Los resultados obtenidos permitieron evidenciar fallas en los procesos de control interno, tanto desde el punto de vista estructural, como de los elementos constituyentes. Del mismo modo, Rodrguez y Snchez (2008), presentado en la Universidad Nacional experimental de los Llanos Centrales Rmulo Gallegos San Juan de los Morros, un estudio para optar al grado de Licenciado en Contadura Pblica, cuyo ttulo es Propuesta de un Manual de Normas y Procedimientos Contables para el Banco Comunal del Barrio el Deportivo Ubicadas en el Estado Gurico, San Juan de los Morros, Municipio Juan Germn Roscio. La presente investigacin tiene como objetivo general Proponer un Manual de Normas y Procedimientos Contables para el Banco Comunal del Deportivo R.L Ubicado en el Barrio el deportivo de la Cuidad de San Juan de los Morros Municipio Juan Germn Roscio del Estado Gurico. Realizado bajo la modalidad de investigacin campo con carcter descriptivo tomando como base la investigacin documental. De igual forma, Garca y Sandoval (2007), presentado en la Universidad Nacional experimental de los Llanos Centrales Rmulo Gallegos San Juan de los Morros, un estudio para optar al grado de Licenciado en Contadura Pblica, cuyo ttulo es Anlisis de las Normas y Procedimientos Ejecutados en el Departamento de Auditora de Inversiones de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Lnea Futura R.L (Linfuincoop) Ubicada en la Localidad de Cagua, Estado Aragua. El presente trabajo de Grado tiene como propsito realizar un anlisis de normas y procedimientos existentes en el Departamento de Auditora de Inventario de la Cooperativa Lnea Futura R.L con el fin de unificar criterios de ejecucin de las funciones y actividades propias del departamento, estableciendo un estndar y permitiendo al personal de esta unidad laborar con eficacia y eficiencia. Dicho trabajo estuvo apoyado en una investigacin de campo, bajo un nivel descriptivo, debido a que se realiz un anlisis sistemtico sobre la problemtica presentada en el Departamento. Proyectando como resultados los siguientes: se demuestra un total descontrol interno, en lo referente a las inversiones casi nunca se conciben planes a corto plazo ajuntados a los objetivos de la cooperativa, pocas veces

se utilizan mtodos que permita medir los resultados, casi nunca se detectan las fallas lo ms cercano al punto de origen. De este modo, Sagubay (2007), realiz una tesis de maestra en la Universidad de Guayaquil, titulada: Manual De Procedimientos Para Auditora Interna Del Sector Pblico Empresa Cantonal De Agua Potable Y Alcantarillado De Guayaquil (ECAPAG), el presente manual se ha elaborado con el propsito de establecer la metodologa y principios bsicos requeridos para el desarrollo del trabajo de auditora y brindar una ayuda prctica a los auditores de la Direccin de Auditora Interna de ECAPAG, quienes son los encargados de ejercer la revisin posterior de las actividades realizadas por la Entidad, con el objeto de evaluar, la suficiencia, la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema de control interno de todas las reas de la Entidad. Todo trabajo de la Direccin de Auditora Interna se ejecutar en funcin de las siguientes fases, que sern de cumplimiento obligatorio: Plan general de la auditoria, ejecucin de la auditoria, comunicacin de resultados y trmite de resultados de la auditoria. Cabe considerar, que todos los estudios antes nombrados presentan un gran aporte a esta investigacin, pues sea cual fuere el sitio de investigacin, llegan siempre a la conclusin de que el control interno bien implementado en todos los niveles, contribuye a garantizar el uso adecuado de los recursos de los institutos y garantizan una seguridad razonable. Mencionando que los riegos siempre estn presentes, existen en cualquier actividad econmica que se inicie, la diferencia entre las Instituciones que alcanzan el xito y las otras que se queda sobreviviendo, estara en una correcta administracin de los riesgos; es por eso que el Auditor debe conocer bien el giro del negocio para generar recomendacin con valor agregado. Es as como, que organizar al personal es una actividad muy importante, pues a travs de las normas que se planteen cada uno podr dar fe de su actividad y progreso sin excusas. Adems, el ejercicio profesional en el campo de la Auditoria debe ser ejecutado por personal calificado por su preparacin acadmica, habilidades y destrezas demostradas, en el cumplimiento de las tareas asignadas. Es de hacer notar, que todas las investigaciones anteriores aportan grandes insumos a ste estudio, pues

realzan la importancia de normar los procedimientos de las instituciones a travs de un manual, con el fin de que cada empleado sepa a ciencia cierta lo que debe hacer y hasta donde llega su responsabilidad laboral. De igual forma, la importancia que tiene la auditora interna dentro de las organizaciones, es as como esta investigacin es de gran importancia en el sector administrativo. Resea Histrica Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta Del Estado Aragua La Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta del Estado Aragua, fue creada el 17-10-2005, segn consta en Gaceta Extraordinaria N: 02. La misma nace de la necesidad legal que establece la Contralora General de la Repblica en el sentido de que se deben crear en todos los Municipios del Pas una Contralora Municipal. Entra en funcionamiento el 24-03-2006, su primer Contralor y Fundador es el Lcdo. Carlos Fierro Parra, quien es Licenciado en Administracin Comercial, el mismo ha establecido los mecanismos administrativos para concatenarla con el Ente Rector del Contralor Fiscal como lo es la Contralora General de la Repblica. Esta Contralora tiene apenas cinco (5) aos de fundada en los cuales los habitantes del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta del Estado Aragua tienen la esperanza de que a travs de ella se pueda lograr una inversin eficaz, eficiente y efectiva de los recursos que le son asignados a dicho Municipio. Visin de la Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta del Estado Aragua. Consolidarse como fuerza y referencia moral del Municipio e instrumento eficaz de la Sociedad Civil Barbacoense, en el ejercicio de su derecho a controlar la Administracin Municipal, contribuyendo efectivamente a la revitalizacin y reordenamiento del Poder Municipal, as como al fortalecimiento del Estado

democrtico, social, de derecho y de justicia. Misin de la Contralora Municipal La Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta del Estado

Aragua tiene como misin cumplir las Atribuciones Constitucionales, Las Leyes y Normas que rigen su funcionamiento, los parmetros del Sistema Nacional de Control Fiscal para ejercer de manera eficiente, eficaz y transparente las ejecutorias de los procesos de control garantizando confiabilidad, respeto, mediante la planificacin estratgica para aplicarlos a todos los Organismos Pblicos Municipales a los fines de que estos mejoren su gestin y cumplan a satisfaccin las necesidades de la Sociedad Civil Barbacoense y de esta forma agregar valor a la calidad de vida de los ciudadanos. Objetivo de la Contralora Municipal Fortalecer los procesos de control existentes con el propsito de lograr eficacia y eficiencia en las funciones de vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, Gastos, Bienes Municipales, constituyndose en un Ente Pedaggico, Orientador y Lder que propicie la excelencia de la gestin en los organismos pblicos Municipales. Bases Tericas Se ha destacado consecutivamente, la importancia de los Manuales de Normas y Procedimientos, en el ramo administrativo y en el contable, para las organizaciones de hoy. Son estos manuales los que permiten dirigir los esfuerzos del personal a la consecucin de las metas de las empresas o instituciones, porque orientan, paso a paso el qu y cmo realizar las actividades. Unido a este concepto, hoy da, se maneja la eficiencia del Esquema Organizativo de las empresas o instituciones; los cuales permiten vitalizar como estn estructuradas las funciones, los tipos de sistemas y

controles internos que deben aplicarse para el adecuado desempeo de las actividades y lograr la maximizacin de las organizaciones. De all, la importancia de revisar todos aquellos aspectos tericos que permitan la comprensin y anlisis de los resultados de esta investigacin. Contabilidad La contabilidad, segn Chaves (1997) es: Una ciencia aplicada de carcter social y de naturaleza econmica que proporciona informacin financiera del ente econmico para luego ser clasificadas, presentadas e interpretadas con el propsito de ser empleados para controlar los recursos y tomar medidas oportunas para evitar una situacin deficitaria que ponga en peligro su supervivencia (p.20) Es as como, sta tcnica se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Por su parte, Cerboni y Besta () opina que: La contabilidad es la ciencia administrativa que tiene por objeto el estudio de los principios, de las leyes y de las teoras de los mtodos y de los medios, segn los cuales se debe racionalmente desenvolver, efectuar y controlar la parte de la accin administrativa que tiene su base y su instrumento necesario en el clculo. (p. 34) En lo esencial, la contabilidad es una tcnica importante para la elaboracin y prestacin de la informacin financiera de las transacciones comerciales, financieras y econmicas realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicio, de servicios pblicos y privados y se utilizan en la toma de decisiones. Los sistemas contables comunican informacin econmica; es una forma de saber en qu estado se encuentra la empresa.

Objetivo de la Contabilidad Tomando en consideracin la opinin de Whittington y Pany (2000), el objetivo de la contabilidad es suministrar informacin de la situacin econmica y financiera de la empresa los cual es necesario para conocer el patrimonio de las mismas y ejercer un control sobre ellas (s/p). De acuerdo a esto, se pueden resumir sus objetivos: medir los recursos, reflejar los derechos de las partes, medir los cambios de los recursos y de los derechos, determinar los periodos especficos de dichos cambios, tener la informacin usando la unidad monetaria como comn denominador, controlar las propiedades de la entidad, programar el uso que se de a estas propiedades. Importancia de la Contabilidad como Ciencia En la actualidad es imposible concebir el manejo de ninguna esfera econmica sin el uso y aplicacin de los criterios derivados de la contabilidad, de tal forma que para Silva (1990) expresa que la contabilidad como ciencia es importante, ya que: Sirve de instrumento de control y direccin de la actividad financiera. Sirve de instrumento de programacin y planificacin de las actividades econmicas en el proceso de desarrollo de las empresas y de la economa mundial. Permite un mejor desarrollo de los entes econmicos individuales haciendo uso de los efectos positivos que brinda las leyes econmicas. Contribuye al servicio social que resta la empresa y por ende acta como instrumento de justicia social. Tcnicas de la Contabilidad Kohler citado por Catacora (1998), opina que las tcnicas contables es el conjunto de herramientas que utiliza el contador para la mejor investigacin, compresin y presentacin de la informacin (p. 22). Para lograr la enseanza desarrolladora de la contabilidad se ha elaborado un conjunto de tcnicas para la solucin de situaciones problemticas contables. Existen tcnicas relacionadas con la

formalizacin de asientos contables, tcnicas para el anlisis financiero, tcnica en los registros, etc. Tcnica de la cuenta T: Esta tcnica nos permite determinar los saldos finales de un ejercicio o perodo. Ejemplo: despus de realizar las operaciones en el libro diario realizamos esta tcnica. Ejemplo

Tcnica de la identificacin del dbito: Esta tcnica permite determinar las cuentas que se debitan en una operacin econmica determinada y su importe se emplea un determinado procedimiento de trabajo. Tcnica de la identificacin del crdito: Esta tcnica permite determinar las cuentas que se acreditan en una operacin econmica determinada y su importe. Analiza si solo algn recurso de la empresa, si la empresa adquiere alguna obligacin, determina si cancela o disminuye algn derecho y si disminuye sus gastos. Tcnica de comprobacin por partida doble Esta tcnica consiste en comprobar si se cumple el mtodo de la partida doble. En su aplicacin se ejecuta algunas acciones: a. b. Determino si se existen como mnimo una cuenta anotada al debe y Determino si la suma de los importes anotados en el haber es igual a la Tcnica de comprobacin del dbito: Consiste en comprobar la veracidad de los cuentas anotadas al debe. La aplicacin de esta tcnica implica el desarrollo de las siguientes acciones: otra anotada al haber. suma de los importes anotados en el debe.

1. 2. 3.

Determina la naturaleza del saldo de la cuenta anotadas en el debe. Si la cuenta es deudora, determina que aumenta en esta operacin. Si la cuenta es acreedora determina que disminuye en esta operacin. Tcnicas de comprobacin del crdito: Esta tcnica consiste en comprobar la

veracidad de las cuentas anotadas al haber. La aplicacin de esta tcnica implica el desarrollo de las siguientes acciones: 1. Determinar la naturaleza del saldo de la cuenta anotada en el haber. 2. Si la cuenta es deudora, determina que disminuye en esta operacin. Tcnica de comprobacin de los principios contables: Esta tcnica consiste en comprobar la si se cumplen los principios de contabilidad generalmente aceptados. Tcnicas del Balance: Se utiliza para valorar, la situacin econmica de la empresa. El balance proporciona informacin sobre los activos, pasivos y neto patrimonial de la empresa en una fecha determinada (el ltimo da del ao o ejercicio econmico). Tcnica del Estado de prdida y ganancia: La cuenta de prdidas y ganancias refleja el resultado obtenido a partir del desarrollo la actividad de la empresa en un plazo determinado, ya sea el trimestre o el ao, reflejando los ingresos, gastos, prdidas y beneficios obtenidos durante ese periodo por la empresa. Principios De Contabilidad El principio, es la base, origen, razn fundamental sobre la cual se procede discurriendo en cualquier materia. Cada una de las primeras proposiciones o verdades fundamentales por donde se empiezan a estudiar las ciencias o las artes. Por otra parte, los principios de contabilidad generalmente aceptados segn Catcora (1998), son pautas a seguir en la valuacin, registracin y exposicin de los distintos hechos econmicos relacionados con la empresa en marcha (p.28). Se le denomina principios generalmente aceptados por que est implcita su aceptacin general por el profesional contable. Segn el autor antes mencionado, estos principios son:

Principios de Equidad Es el primer principio fundamental que debe orientar la accin del profesional contable en todo momento, ya que este debe prevalecer su tica de principio y moral, al determinar las operaciones econmicas hechas por la empresa esto quiere decir que el contador profesional debe ser imparcial entre la empresa donde trabaja y el estado. Parida Doble Permite expresar hechos econmicos, y consiste en realizar una doble anotacin, o sea, anotar en una cuenta en el debe y en otra cuenta en el haber. Siendo el importe anotado en el debe igual al anotado en el haber. Esta igualdad en el registro de cada operacin hace que no se altere la igualdad patrimonial: Ente Se refiere a que se debe llevar los estados financieros de la empresa como una organizacin econmica y tomar a los dueos del negocio como personas terceras ajenas al patrimonio. Bienes econmicos Son aquellos bienes materiales e inmateriales que posee la empresa interpretados activos, que le sirven para realizar sus operaciones econmicas ya que tienen un valor econmico y que estn valorizados en trminos econmicos. Moneda comn denominador Los hechos econmicos, que conforman los estados financieros deben ser registrados en una sola moneda con la finalidad de poder compararlos y homogeneizarlos. Empresa en marcha Todo organismo econmico se considera en marcha cuando tiene continuidad A = P + PN

es decir que sigue operando esto se refleja en el xito que se mide por la diferencia entre el valor de lo que vende o del servicio que presta y el costo de los recursos que se usan para obtener esos ingresos. Valuacin al costo Es un concepto fundamental de la contabilidad en que los activos se registran al precio que se pag por adquirirlos, cuyo concepto se relaciona con la continuidad de la empresa. La razn de valorizar estos activos a su precio de compra constituye el intento de estimar valores actuales del mercado. Periodo Es el tiempo que comprende una fecha a otra del 01 de enero al 31 de diciembre de cada ao, cuya finalidad es para conocer el resultado de operacin (perdida o ganancia) , la situacin financiera y econmica de la entidad , asimismo para as verificar los cambios habidos en este periodo y comparndolos con otros. Devengado Se refiere a los derechos y obligaciones que habr de vencer en fecha normal del ejercicio y/o posterior al cierre del ejercicio econmico que tienen que ser regularizados al cierre del periodo econmico, teniendo en cuenta el tiempo ya sea a corto o mediano plano. Objetividad La informacin que se procese debe ser registrada libre de prejuicios, de manera que refleje los acontecimientos con incidencia econmica - financiera, de forma transparente y ser susceptible de verificacin por parte de terceros independientes. Realizacin La contabilidad cuantifica en trminos monetarios las operaciones que han

sido realizadas es decir concretadas con otros participantes de la actividad, siendo dada a travs de una transaccin econmica. Prudencia Los ingresos y gastos no se deben sobreestimar, subestimar ni anticipar o diferir. Cuando se deba elegir entre ms de una alternativa para medir un hecho econmico - financiero, se elegir aquella que no sobrevalue los activos ni subvalore los pasivos. Uniformidad Se refiere a que las operaciones que se registran en una empresa deben ser de una manera uniforme, es decir que si se ha decidido en uso de un mtodo entonces deber manejarse todas la subsecuentes operaciones iguales en la misma forma y aplicables uniformemente en un ejercicio a otro. Significacin o importancia relativas Se refiere que el contador debe pasar hechos de poca importancia que no encuadran dentro de los principios o normas establecido ya que estos no tienen un efecto relativo en el activo, pasivo, patrimonio o el resultado de operaciones. Exposicin La informacin contable se encuentra expresada en los estados financieros estos deben ser claros y comprensibles para juzgar los resultados de operacin y conocer la situacin econmica en la que se encuentra la empresa y poder hacer dediciones futuras. Control Interno Es una actividad de monitorear los resultados de una accin que permite tomar medidas para hacer correcciones inmediatas y adoptar medidas preventivas. Tambin tiene como propsito esencial, preservar la existencia de cualquier empresa y apoyar

su desarrollo; su objetivo final es contribuir a lograr los resultados esperados. Por lo que, segn Rusenas (1999) el control interno es: El conjunto de planes, mtodos y procedimientos adoptados por una empresa u organizacin, con el fin de asegurar que los activos estn debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las polticas trazadas por la gerencia, en atencin a las metas y los objetivos previstos. (p. 302) Desde esta perspectiva, el control interno es un proceso, efectuado por el personal de una entidad, diseado para conseguir unos objetivos especficos. La definicin es amplia y cubre todos los aspectos de control de un negocio, pero al mismo tiempo permite centrarse en objetivos especficos. Este consta de cinco componentes relacionados entre s que son inherentes al estilo de gestin de la empresa y sirven como criterios para determinar si el sistema es eficaz. Componentes del control interno De acuerdo a Rusenas (ob. Cita), el control interno consta de cinco componentes relacionados entre s. stos se derivan del estilo de direccin del negocio y estn integrados en el proceso de gestin. Los componentes son los siguientes: - Entorno de control. El ncleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores ticos y la profesionalidad) y el entorno en el que trabaja. Los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo. - Evaluacin de los riesgos. La entidad debe conocer y abordar los riesgos con los que se enfrenta. Ha de fijar objetivos, integrados en las actividades de ventas, produccin, comercializacin, finanzas, etc., para que la organizacin funcione de forma coordinada. Igualmente, debe establecer mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes. - Actividades de control. Deben establecerse y ejecutarse polticas y procedimientos para llevar a cabo de forma eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar

los riesgos que existen respecto a la consecucin de los objetivos de la entidad. - Informacin y comunicacin. Las mencionadas actividades estn rodeadas de sistemas de informacin y comunicacin. Estos permiten que el personal de la entidad capte e intercambie la informacin requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. - Supervisin. Todo el proceso ha de ser supervisado, introducindose las modificaciones pertinentes cuando se estime oportuno. De esta forma, el sistema puede reaccionar gilmente y cambiar de acuerdo con las circunstancias. Los sistemas de control interno no son, ni deben ser, iguales en todos los casos. Las entidades y sus necesidades de control interno varan mucho dependiendo del sector en el que operen, su tamao, su cultura o su filosofa de gestin. As pues, aunque todas las entidades necesitan cada uno de los componentes para lograr mantener el control sobre sus actividades, el sistema de control interno de una entidad suele asemejarse muy poco al de otra. Funciones y responsabilidades en materia de control interno El sistema de control interno se realiza por diferentes personas, cada una con responsabilidades importantes. Tomando en cuenta lo expresado por Cepeda (1997), el consejo de administracin (directamente o a travs de sus comits), la direccin, los auditores internos y dems miembros del personal contribuyen de forma importante a la eficacia del sistema de control interno. Determinados terceros, tales como los auditores externos y los organismos de control, estn a veces relacionados con el control interno. Debe distinguirse entre aquellas personas que son parte del sistema de control interno y las que, sin serlo, pueden, por sus actuaciones, afectar al sistema o ayudar a alcanzar los objetivos de la organizacin. El autor antes mencionado, expresa que: Las personas pertenecientes a una organizacin forman parte del sistema de control interno. Contribuyen, cada una a su manera, a un control interno efectivo, es decir, a proporcionar un grado razonable de seguridad de que se alcancen los objetivos especficos de la entidad. Los terceros tambin pueden ayudar a que la entidad consiga sus objetivos realizando acciones que proporcionen informacin til para el control interno, o

contribuyan de forma independiente al cumplimiento de sus objetivos. No obstante, el mero hecho de contribuir, directa o indirectamente, a alcanzar los objetivos de la entidad no implica la pertenencia a su sistema de control interno. (p. 290) De esta forma, la direccin es directamente responsable de todas las actividades de una entidad, entre ellas su sistema de control interno. Estas definiciones, marcos y conceptualizaciones precisas del control interno permiten ponderar de manera adecuada su importancia en cualquier tipo de organizaciones y tambin la cada vez mayor utilizacin del mismo para identificar, ponderar y medir los riesgos que afectan a cualquier tipo de organizaciones. Dentro de ellas se encuentran las entidades que por las caractersticas de su negocio (generalmente relacionado con la captacin y administracin de fondos pblicos) poseen un alto grado de supervisin estatal obligatoria y que por el fuerte impacto social de sus actividades necesitan de adecuados y aceitados mecanismos de control interno y evaluacin de riesgos. Es sobre esas entidades en general y sobre la actividad aseguradora en particular que enfocaremos seguidamente nuestra atencin. Procedimientos Segn Melinkoff (1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminucin de errores".(p. 28). Se definen como planes, pues establecen un mtodo habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guas de accin ms bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. Estos se presentan por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y sealando los responsables de llevarlas a cabo.

Importancia De Los Procedimientos Biegler (1980) expresa que "Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor funcin en cuanto a las actividades dentro de la organizacin".(p.54). El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organizacin, aunque, como sera de esperar, se vuelven cada vez ms rigurosos en los niveles bajos, ms que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la accin, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo. Caractersticas De Los Procedimientos Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes caractersticas de procedimientos: - No son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de cada situacin en particular. - Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicacin continua y sistemtica. - Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones. Procedimientos Administrativos Dentro de la administracin se encuentran diferentes procedimientos, los cuales definidos por Munich y Martnez (1979) "permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especficas". (p. 99). De acuerdo a esto, se puede conceptuar el procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la realizacin del quehacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metdica las operaciones de las funciones. La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los mismos, permiten establecer el orden lgico que deben seguir las actividades, adems promueven la eficiencia y la optimizacin; y fijan la manera como deben ejecutarse las actividades, quin debe ejecutarlas y cundo.

Procedimientos Contables Los procedimientos contables segn Rosenberg (1983) permiten el registro y clasificacin permanente de toda la informacin relacionada con las operaciones diarias de una organizacin, a fin de que puedan entenderse con facilidad (p.27). de esta manera, tal informacin permite el control de las operaciones, lo que ayuda a conocer si la gestin de la organizacin se ajusta a lo planeado en un principio. Esto indica que los procedimientos son utilizados con el objeto de reflejar la situacin financiera ms exacta a la realidad que presenta en determinado momento una entidad u organismo; respetando en todo momento las normas y principios de aceptacin general, normativas legales, publicaciones, entre otros que regulen en materia contable. Manual Documento elaborado sistemticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea conjunta separadamente. Para Catacora (1996), es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo (s/p). De esta forma, los manuales permiten la organizacin del trabajo empresarial para lograr efectivamente los objetivos propuestos por las organizaciones, empresas o instituciones. Por consiguiente, el autor antes citado, menciona que para comprobar si la organizacin, cumple o alcanza los objetivos que persigue debe contar con manuales administrativos y contables, que sirvan de medio de control para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organizacin tienda al logro de sus objetivos. As, estos tienen el propsito de ser un instrumento de la administracin en la que el personal determinado, incorpora eficiencia en la ejecucin del trabajo, para alcanzar los objetivos de la empresa. En realidad es un libro gua una fuente de datos que se cree son esenciales para la mejor realizacin de la tareas.

Importancia de los manuales Kellog opina que los manuales proporcionan al usuario un sistema de referencia comn y estandarizado (p. 23). Es decir, cada uno de los interesados posee exactamente la misma informacin y opera conforme a las mismas reglas; de igual forma, proporcionan documentacin, el manual estudia las polticas y los procedimientos de la organizacin, de modo que esta informacin no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta informacin vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la compaa. Adems, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclarar polticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos. El autor antes mencionado, expresa que los manuales sirven como un sistema de archivos porttil y fcil de usar. Las respuestas a las preguntas se localizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar innumerables hojas de archivo. Tambin tiene una influencia definitiva, una poltica corporativa claramente especificada en un manual oficial tiene ms impacto que en un memorando hecho hace tres aos escondidos en algn lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la compaa. De all que, los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno y otros cuerpos reguladores; ellos ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los empleados pueden consultar el libro en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la respuesta o no conocer la respuesta correcta. As pues, sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos empleados, ayudndose a conocer correctamente sus funciones desde el principio. Muchos manuales se desarrollan especficamente como auxiliares de adiestramiento. Ventajas del uso de los manuales Utilizar los manuales tiene ventajas, las cuales segn Diamond (1983), son las siguientes:

Ventajas - Logra y mantiene un slido plan de organizacin.


- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan

general y sus propios papeles y relaciones pendientes. - Facilita el estudio de los problemas de la organizacin. - Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. - Sirve como gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave. - Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin. - Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposicin de funciones. - Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles.
- La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la

evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien. - Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antiguos. - Sirve como gua para el adiestramiento de novatos. Tipos De Manuales Manual de Organizacin.- El manual de organizacin describe la organizacin formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. Manual de Polticas.- El manual de polticas contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones Manual de procedimientos y normas.- El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos

procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin Manual del especialista.- El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones. Manual del empleado.- El manual del empleado contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc. Manual de Propsito mltiple.- El manual de propsitos mltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y mantenimiento. Manual de Procedimientos Es un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo comn, que describe en su secuencia lgica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, sealando generalmente quin, cmo, dnde, cundo y para qu han de realizarse. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Para Herrera (2007) suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa (s/p). En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no

adecuadamente. Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su informacin se clasifican en: Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripcin de los procedimientos de toda Dependencia o Entidad. Manual Especfico de Procedimientos.- Comprende las actividades a realizarse en un rea en especial de la Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretara, Direccin General, Direccin, Subdireccin, Departamento, entre otros. Utilidad Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, entre otros. Adems, sirve para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos. Conformacin Del Manual Identificacin: Este documento debe incorporar la siguiente informacin: Logotipo de la organizacin.

Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal. ndice o Contenido: Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento. Prlogo Y/O Introduccin: Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual. Objetivos De Los Procedimientos: Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditora; facilitar las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales. reas De Aplicacin Y/O Alcance De Los Procedimientos: Esfera de accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus

alcances,

en:

procedimientos

macroadministrativos

procedimientos

mesoadministrativos o sectoriales. Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. Polticas o Normas de Operacin: En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. Concepto (S): Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. Procedimiento (descripcin de las operaciones): Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin.

Formulario De Impresos: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado. Diagramas De Flujo: Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados. Glosario De Trminos: Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos Etapas Para La Elaboracin De Manuales Para la elaboracin o actualizacin de los Manuales Administrativos de una Dependencia o Entidad, de acuerdo a Robbins (2000) se pueden considerar las siguientes etapas: a) Planeacin del Trabajo: Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarn los manuales, de las cuales se nombrar un coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentacin de la informacin. Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las reas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de informacin, a travs de fuentes

ms representativas como son: Los documentos jurdicos y administrativos de la institucin, que son base para la realizacin de las funciones de la Dependencia o Entidad, archivos documentales de la Dependencia o Entidad, los Manuales Administrativos existentes, los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentacin existente. Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un programa de trabajo para establecer las estimaciones de tiempo para la recopilacin de informacin, el orden de las actividades, revisin e impresin y todos los dems aspectos para la elaboracin de los Manuales Administrativos, comprendiendo desde la integracin del equipo de trabajo hasta la aprobacin y distribucin. b) Aplicacin de Tcnicas de Investigacin: Simultneamente a la elaboracin del programa de trabajo, se establecern y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse, entre las principales se encuentran las documentales, la entrevista, el cuestionario y la observacin directa. Investigacin documental.- Consiste en seleccionar y analizar los documentos que contienen datos importantes relacionados con la estructura orgnica, procedimientos o trmites y servicios, estos pueden ser: leyes, reglamentos, decretos, gacetas oficiales, disposiciones normativas, manuales anteriores y todos aquellos que contengan informacin relevante. Entrevista.- Se refiere a obtener informacin verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona informacin completa y precisa, debido a la interaccin que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepcin de actitudes. Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones que faciliten la comprensin. Para que esta tcnica se desarrolle con xito es conveniente observar lo siguiente: Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas, tener claro el objetivo de la entrevista, concertar previamente cita con el servidor pblico, escuchar con atencin y objetividad para evitar el desvo del enfoque de la entrevista, realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda.

Cuestionario.- Disear una serie de preguntas escritas, predefinidas, procurando que sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta. Observacin Directa.- Examinar visualmente las actividades especficas que realiza una persona y anotar todas las acciones en la secuencia correcta con la finalidad de completar, confrontar y verificar datos obtenidos en la investigacin documental. c) Anlisis de la Informacin: Despus de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma lgica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual. Lo primero que se debe hacer es un anlisis de la informacin, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse en el contenido del manual, para lo cual es necesario establecer la secuencia: Conocer el hecho o situacin que se analiza, describir ese hecho o situacin, descomponerlo en todos sus detalles y elementos, examinarlos crticamente para comprender mejor cada elemento, ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos, identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atencin, precisar las relaciones entre cada elemento. d) Estructuracin del Manual: En esta etapa se establece el diseo y la presentacin que se utilizar para la elaboracin de los Manuales Administrativos, es importante considerar lo siguiente: 1.- Redaccin. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el manual, de manera que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo, preciso y comprensible, procurando no utilizar siglas ni abreviaturas. 2.- Elaboracin de diagramas. Se utilizan los siguientes: estructura orgnica y diagrama de flujo. Su elaboracin deber hacerse empleando las ms sencillas y conocidas en el medio, uniformando su presentacin a fin de facilitar la comprensin de los mismos. 3.- Formato. Debe tomarse en cuenta que el manual presentado sea fcil de leer, consultar, estudiar y conservar.

e) Validacin de la Informacin: Es necesario que la validacin la lleven a cabo los responsables de las reas a las que corresponden los manuales, con la finalidad de que la informacin que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y las actividades que realizan. f) Autorizacin del Manual: Una vez llevada a cabo la validacin, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorizacin del titular de la Dependencia o Entidad, o bien del rea a la que corresponda el documento, con el propsito de poder iniciar la reproduccin del mismo y posteriormente su distribucin. g) Distribucin y Difusin: Obtenida la autorizacin se procede a la distribucin en las reas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa. h) Revisin y Actualizacin: La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la informacin que contiene, por lo que se recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones peridicas con el propsito de que sean apegados a la realidad. La Auditoria Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicndose a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. Con el tiempo, el campo de accin de la auditoria ha continuado extendindose; no obstante son muchos los que todava la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros. La auditoria segn Rodrguez (1997) es la actividad por la cual se verifica la correccin contable de las cifras de los estados financieros (p. 3); se puede decir entonces que, es la revisin misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.

Objetivo de la Auditora Para Astorga (1995), consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades (s/p). Para ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas. Los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a directorio y las gerencias. Finalidad de la Auditora Los fines de la auditoria segn Astorga (ob. Cita) son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. Descubrir errores y fraudes. Prevenir los errores y fraudes Estudios generales sobre casos especiales, tales como: a. Exmenes de aspectos fiscales y legales
b. Examen para compra de una empresa (cesin patrimonial)

c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros. Auditora Interna Es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Segn Gmez (1993), la define como: una serie de tcnicas, preconcebidas y sistemticas, para registrar y evaluar el grado de exactitud con que se contabilizan y se controlan las operaciones que se realizan en una empresa u organizacin cualquiera (P. 9). Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pblica.

Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto, afirma Iturriaga (2003) que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. Despus de un largo proceso, se reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora. Caractersticas de la Auditora Interna La auditora interna en opinin de Tom (2003) alcanza el ms alto nivel de la direccin de una entidad y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la oficina de auditora interna, ni debe en modo

alguno involucrarse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, de manera que la gerencia tome las medidas necesarias para su mejor funcionamiento, es decir, slo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, y no en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, su funcin es completamente asesora. Para Cepeda (1997), esta comprende las siguientes caractersticas: Es una funcin inscrita en la estructura de la organizacin. Analiza la veracidad de la informacin que se reporta ala gerencia. Informa sobre el cumplimiento y mantenimiento de la eficacia, la eficiencia y economa en los sistemas y procedimientos dentro de la organizacin. (P.58) Ventajas de la auditora interna La auditora Interna de acuerdo a Fernndez (2003) detalla y evala la informacin de un sistema perteneciente a una unidad econmica, este es realizado por un profesional con relaciones laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para su mejoramiento, este examen crtico y adems sistemtico ofrece ciertas ventajas a la organizacin, apoyando de esta manera a corregir ciertos errores deficiencias, encontradas durante la evaluacin de sus respectivas operaciones. Entre las ventajas existentes al aplicar auditoras internas segn el autor Gmez (2003), las ms relevantes son: Ser una ayuda primordial a la direccin al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organizacin y de administracin. Facilitar una evaluacin global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados. Poner a disposicin de la direccin un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificacin de los datos contables y financieros.

Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrtica que generalmente se desarrollan en las grandes empresas. Favorece la proteccin de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros. (s/p) Manual de Auditora Interna Como es de saber, los manuales agrupan ciertos lineamientos de aplicacin especfica a seguir para desarrollar determinados tipos de actividades, dentro de estos manuales se encuentran los manuales de auditora interna segn la autora Morell (2005), su definicin viene dada de la siguiente manera: consisten en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad, o sea a la Auditora Interna en forma particular (s/p). De acuerdo a este concepto, el manual de auditora interna concentra en un solo documento y de forma sistmica todas las actividades a desarrollar por estos auditores, de manera que contribuya al logro de los objetivos estratgicos de la organizacin; normalmente el contenido del manual reflejar la actitud del jefe de Auditora Interna. An cuando puedan existir declaraciones de poltica y procedimientos, boletines de la empresa y otras publicaciones con informacin relacionadas con la auditora, estas se incorporan como una parte a tener en cuenta en el manual de Auditora Interna. Generalmente este expondr, los objetivos de la auditora, las normas de realizacin y el procedimiento de registro del tiempo, preparacin del informe y otros asuntos de mbito general. Ventajas del Manual de Auditora Interna El uso del manual de auditora interna posee ciertas ventajas, segn Morell (ob. Cita), entre las ventajas se encuentran: Especifica las tareas mnimas de auditora a realizar. Ayuda a los miembros del personal a dar respuestas a preguntas rutinarias. Ayuda a la eficaz distribucin del trabajo. Es til como un control del progreso del trabajo.

Fija la responsabilidad para un particular punto de auditora. Provee de una gua til para aos posteriores. Es una ayuda sustancial para el supervisor en su revisin del trabajo efectuado. Provee de evidencias en un trabajo especfico, si despus surgiese un litigio. Ayuda a contabilizar el tiempo del personal, gastos, entre otros. Informes de Auditora Este informe formaliza los resultados a los que llegaron los auditores una vez que han ejecutado su trabajo, el cual lleva consigo todas aquellas verificaciones que hayan sido necesarias y que estn vinculadas con el trabajo realizado; la definicin de informes de auditora viene dada por Gmez (1993) como: La exposicin que el auditor hace de su trabajo, mediante un documento, que contiene una relacin del tipo, oportunidad y alcance de la investigacin realizada; as como su opinin profesional independiente, conocida como dictamen; en cuanto al grado de confiabilidad que le merecen los Estados Financieros auditados, y que acompaan a dicha exposicin. (P. 58) De acuerdo a sta definicin, el informe emitido por un auditor constituye la etapa final del proceso de auditora, en el mismo se recogen todos los hallazgos detectados en los estados financieros y adems, el soporte documental para sustentar el dictamen emitido. Este Informe es escrito siempre para terceros que constituyen los clientes, independientemente del tipo de Auditoria que se realice, de ah la importancia concedida al mismo y a los requerimientos que debe cumplir. Cabe decir, que la preparacin del informe de auditora constituye el ltimo paso de los necesarios para completar el examen, representa la expresin de un dictamen independiente y experto; es el servicio ms importante y valioso que presta la profesin de auditora. Caractersticas de los Informes de Auditora

La Declaracin sobre Normas y Procedimientos de Auditora Interna N1 (DNAI-1) expresa que los informes de auditora interna debern reunir las siguientes caractersticas: Objetivos: Se refiere a que los informes debern ser reales, imparciales y estar libres de distorsin. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deben figurar sin perjuicios. Claros: Se refiere a que los informes deben ser fcilmente comprensibles y lgicos. La claridad podr mejorarse evitando el lenguaje tcnico innecesario y proporcionando suficiente informacin de apoyo. Concisos: Se refiere a que los informes vayan directo a los hechos y eviten detalles innecesarios. Se trata de expresar ideas con el menor nmero de palabras posibles. Constructivos: Se refiere a que el contenido de los informes, ayude a la organizacin y conduzca a las mejoras necesarias. Oportunos: Se refiere a que los informes debern ser emitidos sin retraso y permitan una accin efectiva rpida. Una vez explicadas las caractersticas, cabe destacar que los informes de auditora deben ser elaborados de la mejor manera posible, cumpliendo con todos los parmetros exigibles, y que de este modo cumplan con las exigencias que se les emana; debe existir claridad y coherencia en su redaccin de manera que el usuario entienda todo su contenido; el auditor es responsable del informe que emita, de igual manera tiene la responsabilidad de entregar a tiempo su decisin (opinin), para que as la gerencia tome las acciones necesarias de acuerdo a lo que en l se encuentra inmerso, debe ir siempre en conjunto con los objetivos establecidos por la empresa, contribuyendo a subsanar cualquier error que podra atrasar su desarrollo. La Contralora Municipal Es el rgano de control externo de la Hacienda Pblica Municipal, previsto en la Ley Orgnica de Rgimen Municipal. Para Acosta (1996) le corresponde ejercer, con autonoma orgnica y funcional y bajo la responsabilidad y direccin del

Contralor Municipal, el control, la vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes pblicos municipales, as como las operaciones relativas a los mismos (p. 218). PRINCIPALES ATRIBUCIONES DEL CONTRALOR MUNICIPAL 1. revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables de erario y determinar el grado de eficiencia, y eficacia. 2. llevar un registro de la deuda publica del municipio, de sus entidades descentralizadas. 3. exigir informes sobre su gestin fiscal a los servidores pblicos del orden municipal y a toda persona o entidad pblica o privada que administres fondos y bines del municipio. 4. establecer la responsabilidad que se derive de la gestin fiscal. 5. aprobar los planes de cuentas de las entidades sometidas a su control y vigilancia y conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno en las mismas. 6. presentar anualmente al concejo un informe sobre el estado de las finanzas del municipio, a nivel central y descentralizado, acompaado de su concepto sobre el manejo. 7. proveer los empleos de su dependencia. 8. realizar cualquier examen de auditoria, incluido el de los equipos cmputo o procesamiento electrnico de datos. 9. realizar las vistas, inspecciones o investigaciones que se requieran. 10. evaluar la ejecucin de las obras pblicas que se adelanten en el territorio municipal. 11. auditar y conceptuar sobre la razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros y la contabilidad del municipio. Elaborar el proyecto de presupuesto de la contralora y presentarlo al alcalde para ser incorporado al presupuesto anual de rentas y gastos. El alcalde no podr modificarlo; solo podr hacerlo a iniciativa propia.

Bases Legales Este estudio se fundamenta en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999), la cual dispone en su artculo 311 que .la gestin fiscal estar regida y ser ejecutada con base en principios de eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad y equilibrio fiscal y en su artculo 315 establece que: En los presupuestos pblicos anuales de gastos, en todos los niveles de gobierno, se establecer de manera clara, para cada crdito presupuestario, el objetivo especfico a que est dirigido, as como los resultados concretos que se espera obtener y los funcionarios pblicos o funcionarias pblicas responsables para el logro de tales resultados. En los artculos antes mencionados, se establece la importancia que tiene el control de los gastos gubernamentales para los balances contables de cada institucin pblica y tambin privada. Por su parte, la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico en el artculo 14 de determina que . para cada crdito presupuestario se establecer el objetivo especfico a que est dirigido, as como los resultados que se espera obtener, en trminos cuantitativos, mediante indicadores de desempeo, siempre que ello sea tcnicamente posible. Asimismo, el artculo 59 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico ordena llevar registros de informacin de la ejecucin fsica de su presupuesto, sobre la base de los indicadores de gestin previstos y de acuerdo con las normas tcnicas correspondientes. En otro orden de ideas, el artculo 35 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001) dispone que: El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organizacin, las polticas, normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas.

Entre otras normas se encuentran, Entre estas normas se encuentran las referentes a la Organizacin y Ejecucin del Trabajo, uno de sus prrafos expone que: El auditor debe efectuar un estudio y evaluacin del control interno existente como base para determinar la extensin de los procedimientos de auditora que va aplicar. El determinar qu procedimientos de auditora van a aplicarse en cada caso y el fijar su extensin y su oportunidad depende de varios factores: en primer lugar depende de los objetivos generales del trabajo de auditora, que son los de suministrar el Contador Pblico elementos de juicios suficientes para apoyar su opinin; depende tambin de la naturaleza de cada una de las partidas examinadas y de los principios de contabilidad aplicables a ellas, y depende por ltimo de las condiciones particulares especficas que existen en cada empresa. Las condiciones de la empresa, su forma de operar, su forma de tramitar interiormente los asuntos, las actividades de control sobre las operaciones, su registro contable y emisin de los estados financieros, son circunstancias particulares de cada empresa que modifican la naturaleza de las pruebas de auditora que se van a realizar y la extensin y oportunidad con que esas pruebas pueden ejecutarse. En este orden de ideas, la auditora interna debe comprender la evaluacin y el anlisis de la idoneidad y la efectividad del sistema de control interno que se encuentra establecido en la empresa, y de la eficacia del auditor para alcanzar los objetivos encomendados, que no solamente vienen dados por los procedimientos que tendr que aplicar una vez estudiado el control interno, sino el contar con un buen manual de normas y procedimientos de auditora hace mucho ms fcil su trabajo, y a la vez efectivo, llevndose por una serie de parmetros establecidos en ste documento, lo cual hace percibir una labor llevada a cabo bajo ciertas reglas que conllevan a la buena aplicacin de maniobras.

Cuadro 1. Operacionalizacin de las Variables Objetivo general: Proponer un manual de normas y procedimientos para el funcionamiento de la unidad de Auditora

Interna adscrita a la Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta, Barbacoas Estado Aragua.
Objetivos Especficos Diagnosticar la Situacin actual de la unidad de Auditora Interna adscrita a la Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta, Barbacoas Estado Aragua. Variable Definicin Nominal Es una serie de tcnicas para registrar y evaluar el grado de exactitud con que se contabilizan y se controlan las operaciones que se realizan en cualquier institucin. (Hernndez, 2011) Dimensiones indicadores Instrumt. tems

Auditora Interna

Tcnicas

Preconcebidas Sistematizadas Registro Evaluacin

Operaciones contables Procesos de auditora interna

Procedimientos Componentes Responsabilidad Manual Planeacin


Control interno

Describir las normas Normas y y los procedimientos procedimientos que se realizan en la unidad de Auditoria Interna adscrita a la Contralora del Municipio Rafael Guillermo Urdaneta, Barbacoas Estado Aragua. Fuente: Hernndez (2011).

Detallan la forma como se deben llevar a cabo los procesos de auditora interna dentro de las organizaciones.

CAPITULO III MARCO METODOLGICO En este captulo se describe el procedimiento empleado en la investigacin como va para el logro de los objetivos propuestos, en funcin de las caractersticas derivadas del problema investigado, destacndose aqu el tipo de investigacin, la modalidad y el diseo de la misma as como las tcnicas de recoleccin de la informacin de la informacin. Se seala el mtodo seleccionado o estrategia para abordar un fenmeno de perspectiva terica, subjetiva, de cualidad y con una modalidad de la investigacin de tipo documental. Paralelamente la estrategia o tcnicas de recoleccin de la informacin, tiene el objeto de un respectivo anlisis en cuanto a la construccin y recopilacin de los contenidos tericos para su anlisis crtico y profundo de las variables observadas. Tipo de investigacin Para Ramrez (1999), un estudio descriptivo es el que: describen con mayor precisin, las caractersticas de un determinado individuo, situacin o grupos, con o sin especificacin de hiptesis iniciales acerca de la naturaleza de tales caractersticas. (p 84). Por esta razn, de acuerdo a los objetivos, esta investigacin se considera de tipo Descriptiva por cuanto su alcance, basado en la observacin directa y en el anlisis de los documentos estudiados, pretende describir la situacin tal como se presenta en la realidad. Adems de las caractersticas del problema investigado y la descripcin de los objetivos; se procedimientos tomar en cuenta, diversos

terico-prcticos, para compilar, presentar y analizar los datos a fin de cumplir con el propsito de la investigacin planteada. Modalidad de la Investigacin El tipo de modalidad que se adapta al siguiente estudio es la Investigacin Documental. De acuerdo con Balestrini (1998): Se emplearan una serie diversidad de tcnicas e instrumentos de recoleccin de la informacin que contienen principios sistemticos y normas de carcter prctico, muy rigurosas e indispensables para ser aplicados a los materiales bibliogrficos que se consultarn a travs de todo el proceso de investigacin as como, en la organizacin del trabajo escrito que se producir al final del mismo (p. 36). Es decir, es un diseo de investigacin cuya estrategia est basada en anlisis de datos obtenidos de diferentes fuentes de informacin, tales como informes de investigacin, libros monografas, revistas, Internet y otros materiales informativos. La consideracin de la investigacin documental en este estudio es porque permite obtener conocimiento a partir del anlisis de datos que ya han sido anteriormente recolectados o analizados en otras investigaciones. Diseo de la Investigacin Posteriormente de haber seleccionado el tema que se desea investigar y se ha planteado el problema, los cuales son aspectos considerados relevantes, se procede a la seleccin del diseo de la investigacin, a fines de un desarrollo ptimo. Segn Acevedo (1999), define el diseo de la investigacin como una estrategia general que adopta el investigador, como forma de abordar un problema determinado, que generalmente se traduce en un esquema o grfico que permite identificar los pasos que deber dar para efectuar su estudio (p.231). Por lo que, el diseo de la investigacin tiene por objeto proporcionar un modelo de verificacin que permita contrastar hechos con teoras, y su forma es la de una estrategia o plan general que

determina las operaciones necesarias para hacerlo. Tomando en consideracin lo anterior citado, se puede decir que este estudio es no experimental, pues su objetivo es observar fenmenos tal y como se dan en su contexto natural, para despus analizarlos. En un estudio no experimental no se construye ninguna situacin, sino que se observan situaciones ya existentes, no provocadas intencionalmente por el investigador. Las variables independientes ya han ocurrido y no pueden ser manipuladas, no se puede influir sobre ellas porque ya sucedieron, al igual que sus efectos. Adems, en base a la problemtica presentada, se pretende aplicar un tipo de investigacin factible, el autor Arias (2006) la define como: propuesta de accin para resolver un problema prctico satisfacer una necesidad. Es indispensable que dicha propuesta se acompae de la demostracin de su factibilidad posibilidad de realizacin (p. 51). Debido a esto, este estudio pretende proponer un manual de procedimientos para la unidad de Auditora Interna adscrita a la Contralora Municipal, con el fin de subsanar dificultades en cuanto a organizacin se refiere, del mismo modo, se pretende comprobar si tales operaciones estn siendo llevada a cabo por las Normas de Auditora de Aceptacin General, y ms aun, por los principios contables, de no ser as, se interpretar las causas y efectos de estas desviaciones. Poblacin y Muestra Poblacin Balestrini (1998) define la poblacin como: cualquier conjunto de elementos de los cuales pretendemos indagar y conocer sus caractersticas, o una de ellas, y para el cual sern vlidas las conclusiones obtenidas en la investigacin (P. 28). En atencin a lo anterior la poblacin est conformada por 14 Personas.

Distribucin de la poblacin

rea

Estrato Poblacional Contralora Administrador Contador

N de Individuos

Contralora del Asistente Administrativo Municipio Rafael Guillermo Contabilista Urdaneta del estado Aragua. Asistente de Oficina

14

Total Fuente: Recursos Humanos, FONDER, (2009).

14

Muestra Para Arias (2004), es una parte de la poblacin, o sea, un nmero de individuos u objetos seleccionados cientficamente, cada uno de los cuales es un elemento del universo (p. 98). De esta forma, la muestra es una parte de la poblacin utilizada estadsticamente, que permite realizar la investigacin de forma ms precisa y minuciosa, para luego aplicar los resultados al universo completo.

Tcnicas de Recoleccin de la Informacin

Las tcnicas de recoleccin de datos, son definidas por Arias (ob. Cita) como: Las distintas formas o maneras de obtener informacin, utilizando las herramientas necesarias entre ellas tcnicas, la obtencin directa, la encuesta, en sus dos modalidades: oral o escrita (cuestionario, la entrevista, el anlisis documental, anlisis de contenido, entre otros). Los instrumentos son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la informacin (p.99). Tomando en cuenta lo anterior, en esta investigacin se utilizar como tcnica la encuesta, haciendo uso del cuestionario como instrumento. Este se elaborar de acuerdo con las variables del estudio, y sus respectivas dimensiones e indicadores. En este sentido, Arias (ob.cit.) define el cuestionario como: Es la modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de preguntas. Se le denomina cuestionario autoadministrado porque debe ser llenado por el encuestado, sin intervencin del encuestador. (p.72). En consecuencia, se le solicitar informacin por escrito a las personas que conforman la muestra. Validez y Confiabilidad Validez Segn Hurtado (ob.cit.), se refiere al grado en que el instrumento abarca realmente todos o una gran parte de los contenidos o contextos donde se manifiesta el evento que se pretende medir (p.433).La misma se emplear a travs del mtodo juicio de expertos, el cual se solicitar la opinin de tres (3) especialistas en las reas relacionadas contables y metodologa, a los cuales se les facilitar el cuadro de variables, un acta de validacin del instrumento de recoleccin de datos, un formato de validacin, y la versin preliminar del instrumento para que lo revisaran y emitieran sus respectivas correcciones en relacin a la redaccin, longitud y la congruencia de los objetivos de los tems.

Confiabilidad La confiabilidad de un estudio depende del nivel de confianza que asegure la veracidad y pertinencia de los tems para la medicin de indicadores y sus respectivas dimensiones. Para determinar la confiabilidad de la investigacin, se aplicar una prueba piloto cuyos resultados se operacionalizarn por medio de la frmula matemtica de Kuder Richardson (KR-20) que se utiliza para los instrumentos dicotmicos. Kuder Richardson (KR-20)
1 - pq s2t

K- R20= K . K-1 Donde:

K= Nmero de tems del instrumento. P= Porcentaje de personas que respondan correctamente a cada tems. q= Porcentaje de personas que respondan incorrectamente a cada tems. p.q = Sumatoria de tems. s2 t = Varianza total del instrumento. Asimismo, para determinar la confiabilidad del instrumento, se aplicar el Alfa de Crombach, cuya frmula matemtica es la siguiente:

Es conveniente destacar que segn Hernndez, Fernndez y Batista (2.003), el Coeficiente Alfa de Cronbach requiere una sola administracin del instrumento de medicin y produce valores que oscilan entre 0 y 1 (p. 354). Desde uno (1), en caso de que la medicin no contenga error, hasta cero (0), en caso de estar errada,

precisando que si el coeficiente se acerca a (1.00), tendr una alta confiabilidad. Tcnica de Anlisis de los Datos Segn Tamayo y Tamayo (2001), opina que el procesamiento de los datos es el registro de los datos obtenidos por instrumentos empleados mediante una tcnica analtica, en la cual se comprueban hiptesis y se obtienen conclusiones (p.125). Una vez aplicado el cuestionario y obtenida la informacin se proceder a realizar el anlisis a travs de la estadstica descriptiva, definida por Arnal (2001), como la parte de la estadstica que se ocupa de describir y analizar un grupo dado (p.1). De esta manera, se llevar a cabo el anlisis de los resultados de cada una de las respuestas emitidas por cada tems, adems para la representacin de los datos se utiliz tablas y grficos de barras, que permitieron visualizar de forma, clara y precisa los resultados obtenidos. Procedimientos de la Investigacin - Revisin de los diferentes textos y documentos, as como la revisin de pginas webs, esto con el fin de indagar sobre los antecedentes existentes relacionados con el Diseo de Manuales de Normas y Procedimientos de Auditora Interna; durante este proceso se obtendr la cantidad de bibliografas necesarias para desarrollar la investigacin. - Una vez encontrada la informacin necesaria se proceder a clasificar, ordenar y analizar mediante los instrumentos y tcnicas de recoleccin de datos, para luego ser afirmada con las teoras que dieron lugar a las desarrolladas en el marco terico. - Una vez organizada, clasificada y analizada la informacin obtenida, se proceder a la explicacin de las conclusiones y recomendaciones con el objeto de Proponer el Manual de Normas y Procedimientos de Auditora Interna, a fin de corregir las fallas existentes en los procedimientos de auditora. Referencias Bibliogrficas

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