PROSES BISNIS PROKUREMEN SUMBER DAYA MANUSIA

&

Proses bisnis bisnis Proses prokuremen bisnis prokuremen prokuremen

Prokuremen

Prokuremen merupakan

proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan barang atau jasa.
 

Dengan kata lain, prokuremen=pembelian
   

Proses Bisnis Prokuremen>>>

Prokuremen  Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) memiliki kemampuan memproses dan menyimpan sejumlah besar informasi yang berkaitan dengan proses bisnis pengeluaran.   SAP R/3 mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material dengan cara sistem online. § § § § § § § §  . Dokumen prokuremen yang tersedia pada R/3: Permintaan pembelian Permintaan untuk quotation Quotation Pesanan pembelian Perjanjian ringkas Kontrak Perjanjian penjadwalan Pencatatan informasi pembelian Setiap dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen.

 . Sistem Materials Requirements Planning (MRP) dapat melakukan analisis secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk suatu item dan proses produksi. permintaan akan dikirim secara elektronik ke supervisor untuk disetujui.Prokuremen Proses Bisnis 01 Menentukan Kebutuhan     Permintaan pembelian dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada suatu waktu tertentu. Setelah selesai.

Prokuremen Proses Bisnis 02 Memilih Sumber Daya   R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok (yang dituju) untuk menyediakan suatu item yang diminta—jika ada. . R/3 memberikan jumlah yang diminta.

. yang dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau butuh penawaran (berdasarkan kebijakan perusahaan).Prokuremen Proses Bisnis 03 Permintaan untuk Quotation   Langkah berikutnya. R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen permintaan untuk quotation (request for quotation).

Prokuremen Proses Bisnis 04 Memilih Pemasok   R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. .

Pesanan Pembelian Pihak Ketiga .Prokuremen Proses Bisnis 05 Menerbitkan Pesanan Pembelian    Dokumen Pesanan Pembelian mengindentifikasi pemasok dan mengonfirmasi barang yang dipesan. jumlah.Pesanan Pembelian Subkontrak .Pesanan Pembelian Standar .Pesanan Pembelian Transportasi Pembelian . dan jangka waktu pembayaran. R/3 memroses beberapa tipe pesanan pembelian: . tanggal pengiriman. jangka waktu pengiriman. harga.Pesanan Pembelian Konsinyasi .

Dokumen penerimaan barang dapat dipersiapkan dengan 3 cara: • Sistem manajamen persediaan ketika barang diserahkan ke penyimpanan sementara. • Barang yang diterima diposting ke dalam inspeksi kualitas. Jika barang lolos. • Dokumen penerimaan barang disiapkan dengan referensi pesanan pembelian.Prokuremen Proses Bisnis 06 Penerimaan Barang   Dokumen penerimaan barang diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan. posting transfer dimasukkan untuk memindahkannya dari inspeksi barang ke persediaan yang tersedia. .

.Prokuremen Proses Bisnis 07 Verifikasi Faktur   Proses verifikasi faktur memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi.

pabrik. lokasi penyimpanan. organisasi pembelian. ______________________________________Record Master>>> Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi dan proses bisnis perusahaan. Sistem kode untuk objek menggabungkan fieldfield yang mengidentifikasi perusahaan. dan grup pembelian. Tujuan diidentifikasi dengan kode.Prokuremen Proses Bisnis 08 Pembayaran Kepada Pemasok   Pembayaran dibuat sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian atau record master pemasok. .

PENGENDALIAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN SIKLUS SIKLUS SIKLUS TRANSAKSI DAN TRANSAKSI DAN TRANSAKSI DAN PROKUREMEN PROKUREMEN PROKUREMEN Permintaan Pembelian Penerimaan Penyimpanan Hutang Dagang .

Permintaan A.  Verifikasi Barang Verifikasi Barang Laporan Penerimaan Laporan Penerimaan Pengiriman Pengiriman Penerimaa n Database Pembelian Database Pembelian Pemrosesan permintaan Pemrosesan Penerimaan Barang Pemrosesan permintaan Pemrosesan Penerimaan Barang Permintaan pembelian Permintaan pembelian Laporan Penerimaan Laporan Penerimaan Pembelian Hutang Dagang . (penyimpanan) Menyiapkan permintaan Menyiapkan permintaan >>>> Permintaan Pembelian disetujui dalam departemen yang membuatnya.

Pembelian B. Tata cara pembelian tergantung pada tingkat relatif sentralisasi dalam fungsi pembeliaan di perusahaan.  Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian Memilih pemasok Memilih pemasok Faktur Faktur Pemasok Pemasok Database Pembelian Database Pembelian Verifikasi Verifikasi Pemrosesan Pesanan Menyiapkan pesananPemrosesan Pesanan Menyiapkan pesanan faktur faktur Pesanan Pembelian Pesanan Pembelian Faktur Faktur Pemasok Pemasok Hutang Hutang Dagang Dagang . >>>> Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan pengiriman.

 Pemasok Database Pembelia Database Pembeli Mencocokkan dengan pesanan pembelian Mencocokkan dengan pesanan pembelian Pengiriman Pengiriman Verifikasi Verifikasi Memasukkan Penerimaan Memasukkan Penerimaan faktur faktur Pengiriman Pengiriman Faktur Faktur Gudang Hutang Dagang . Prosedur penerimaan harus punya peran independen untuk menghitung pengiriman dan/atau menyiapkan laporan penerimaan. >>>> Fungsi Penerimaan lebih baik bersifat independen (blind count) dari fungsi penyimpanan.Penerimaan C. Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan pengiriman dari pemasok.

Penyimpanan D.  Jika ada barang yang tidak melalui dep. . Penyimpanan (langsung ke departemen yang meminta). >>>> Verifikasi independen penerimaan pembelian merupakan ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen. supervisor departemen tsb mengakui barang yang diterima itu pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang.   Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan dengan menandatangani laporan penerimaan dan melanjutkan ke hutang dagang.

Sistem voucher teknik pemeriksaan untuk memastikan dokumen-dokumen terkait telah dikumpulkan. diverifikasi dan diperiksa sebelum pembayaran faktur sesungguhnya. . Hutang  Dagang Sistem voucher untuk mendukung pembayaran digunakan sebagai pengendalian dari proses bisnis prokuremen. laporan penerimaan dan faktur) yang digunakan untuk mengendalikan hutang dagang menggunakan sistem voucher.D. pesanan pembelian. >>>> Hutang dagang merupakan kewajiban pembayaran kepada pemasok. Terdapat 4 dokumen yang mendokumentasikan pembelian (permintaan pembelian.

Integritas Proses Bisnis Prokuremen • Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan pembeli-penjual. • Penyimpangan hubungan pembeli-pemasok yang harus dihadapi pada proses bisnis prokuremen: – Suap – Kickback – Konflik kepentingan • Banyak perusahaan membuat kebijakan tertulis dan manual prosedur untuk melindungi proses bisnis prokuremen. .

– Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada esetiap atribut – Menjumlahkan evaluasi individu .Pendekatan Peringkat Atribut untuk Memilih Pemasok  Langkah-langkah: – Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam evaluasi – Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tk kepentingan dan objektivitasnya.

Proses bisnis Proses bisnis pengeluaran pengeluaran kas kas .

01 Hutang Dagang Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan Laporan Penerimaan Faktur Faktur Pemrosesan Voucher Pemrosesan Voucher Hutang dagang Hutang dagang Register voucher Register voucher Pada saat jatuh tempo Menyiapkan voucher Menyiapkan voucher Dokumen diterima Cek Voucher Dokumen diterima Cek Voucher Voucher Voucher Ayat Jurnal Ayat Jurnal Buku besar Database Pembelian Database Pembelian Pengeluaran kas .

02 Pengeluaran Kas Cek voucher Cek voucher Hutang Dagang Cek ditanda-tangani Cek ditanda-tangani Voucher Voucher Membatalkan voucher setelah cek ditandatangani Cek voucher Cek voucher Voucher Voucher Register cek Register cek Posting Posting Total Pengen-dalian Total Pengen-dalian Cek voucher Cek voucher Dilanjutkan langsung ke Penerima Uang Buku Besar .

Cek voucher Cek voucher .03 Buku Besar Total Pengendalian Total Pengendalian Pengeluaran Kas Membandingkan posting Membandingkan posting Cek voucher Cek voucher Pemrosesan Buku Besar Pemrosesan Buku Besar Buku Besar Buku Besar Total Pengendalian Total Pengendalian Ayat Jurnal diterima dari hutang dagang dan kontrol total dari pengeluaran kas direkonsiliasi. dan total diposting ke buku besar.

03 Audit Internal Pengeluaran Kas Secara Independen Membatalkan cek Membatalkan cek Rekonsiliasi Bank Rekonsiliasi Bank Laporan Bank Laporan Bank Rekonsiliasi Bank Rekonsiliasi Bank Register cek Register cek Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran kas. .

Nama b. Pengendalian sesungguhnya pada pengeluaran=pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukkan seluruh transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran.Rekening yang akan dibebankan (distribusi) .04 Sistem Voucher Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan.Total/jumlah bersih jatuh tempo e. Sistem voucher terpusat pada voucher. yang dapat terdiri dari berbagai bentuk.Deskripsi faktur d. Hal-hal yang tercantum pada voucher pada umumnya: a.Alamat pemasok c.

Build-up voucher system= akumulasi beberapa faktur dari pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal. Tiga file yang diperlukan: a. register voucher digunakan untuk pengendalian numerikal ketika faktur-faktur dibukukan pada saat disetujui. .File faktur yang telah dibayar (biasanya berdasarkan numerikal) c.05 Posting Hutang Dagang Secara khusus.File yang disetujui. yang diurutkan menurut kode pemasok.File pemasok yang menunjukkan baik jumlah yang terbayar maupun yang belum. Banyak perusahaan menggunakan build-up voucher system yang lebih efisien. tetapi faktur belum dibayarkan b.

Proses bisnis Proses bisnis Proses bisnis Manajemen Manajemen Sumber Daya Daya Sumber Manusia Manusia .

Manajemen waktu K. Biaya Perjalanan dari HR-PA .Pemrosesan SDM pada SAP R/3 Komponen Modul sumber daya manusia berfungsi menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi. Penggajian K. berisi tentang pengelolaan karyawan Modulperencanaan dan pengembangan personel (HR-DP). Terdapat 2 Modul SDM dalam SAP R/3: Modul Administrasi personel (HR-PA). pada lingkungan online. Komponen-komponen yang digunakan dalam Modul SDM:: K. yang menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi.

(semacam kode untuk tiap jenis objek) . karyawan. dan pelatihan.Struktur Data SDM Data Master Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit organisasi. Organisasi Data Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event personel. Sistem informasi SDM difokuskan pada pengelolaan record data. profil pekerjaan. Objek/ Tujuan Sumber Daya Manusia Tipe objek SDM diidentifikasikan dengan 1 atau 2 huruf sebagai identifikasi.

Pengendalian Pengendalian Pengendalian Siklus Transaksi Siklus Transaksi pada Siklus Transaksi pada Proses Proses Proses pada Penggajia Penggajian Penggajian n .

Diperiksa Voucher Journal Voucher Journal & Didistrib Menyiapkan Kartu Gaji Slip pencatat Waktu Karyawan. Potongan Otorisasi & Pemberi-tahuan Ringkasan Jam Kerja Untuk Direkonsil Ditandata iasi ngani.Bank Pengelua. Voucher ditandatang Register Penggajian ani.Tarif. usikan gaji Pembayaran gaji membandingk IndependenUntuk an 2 Kartu pencatat Waktu Karyawan. Cek ditarik ke Rekening Deposit Meneliti Penggajian dalam Register Penggajian& Rekenin menyiapka Cek g n Penggaj Voucher/Ce Cek Review ian k Slip Gaji 1 Imprest 1 Voucher Rekonsi Voucher liasi 2 Ringkasan Jam Kerja Ringkasan Jam K Slip setor an Slip setor an n Bank Penggajian Laporan Bank Penggajian .Pencatat Distribu Penggaran Kas Waktu si Biaya jian Hutang Dagang Buku Besar Audit Personel Produksi Internal Rekrutmen karyawan. menghenti Otorisasi & Pemberi-tahuan kan.

Fungsi-fungsi dalam PEMROSESAN PENGGAJIAN Terdapat pemisahan fungsi sebagai upaya pengendalian siklus transaksi dalam Proses Bisnis Penggajian: a.Pencatat waktu c.Buku besar .Personel (karyawan) b.Akuntan penggajian d.

PENCATAT WAKTU Pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets). melakukan spesifikasi tarif pembayaran. Penggajian Departemen Penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan dan menyiapkan penggajian. Kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dikumpulkan dan dikelola. . kemudian direkonsiliasi dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi. dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran.PERSONEL Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian perusahaan.

com/bening0008 Proses Bisnis Prokuremen dan Sumber Daya Manusia .END Facebook.