1.

PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Aceast etap cuprinde procedurile: iniierea auditului P01- Ordinul de serviciu, P02 Declaraia de independen, P03 Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern; colectarea i prelucrarea informaiilor P04; analiza riscurilor P05; elaborarea programului de audit intern P06; edina de deschidere. PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU Scop: Repartizarea sarcinilor de serviciu auditorilor interni, astfel nct acetia s poat ncepe misiunea de evaluare. Premise: Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre structura de audit intern, se aprob de ctre Directorul general al societai , pe baza planului anual de evaluare a activitatii de audit intern. Procedur: eful compartimentului de audit 1. Elaboreaza Ordinul de serviciu; 2. Repartizeaz sarcinile de serviciu auditorilor; Directorul general 3. Aproba Ordinul de serviciu; Personalul Secretariatului 4. Atribuie un numr Ordinului de serviciu 5. Furnizeaz copii ale Ordinului de serviciu fiecrui membru al echipei de audit; Auditorii (evaluatori) 6. Iau la cunotin Ordinul de serviciu i sarcinile repartizate. Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam Compartimentul de audit intern Nr. de inreg. 14/16.07.2010 ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i cu Planul anual de audit intern, se va efectua o misiune de audit intern la Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam n perioada 15.07.2010-15.10.2010. Scopul misiunii de audit intern este nregistrarea, evidena si inventarierea patrimoniului, iar obiectivele acesteia sunt: cum se nregistreaza i se evideniaz bunurilor n contabilitate, derularea inventarierii elementelor de activ i pasiv, valorificarea rezultatelor inventarierii, certificarea existenei registrului inventar. Menionm c se va efectua un audit de conformitate, perioada supus auditrii este 1.01.2009 30.06.2010. Echipa de audit intern este format din urmtorii auditori: auditor intern Negru Nicolae auditor intern Grigora Ionu eful compartimentului audit intern - Antal Diana Aprobat

Dir. General Nicol Ramona PROCEDURA 02 - DECLARAIA DE INDEPENDEN Scopul: De a demonstra independena auditorilor fa de entitatea/structura auditat i de a arata c auditorul desemnat are calificrile necesare efecturii auditului respectiv. Premise: n vederea desemnrii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist incompatibiliti personale, doar dac repartizarea lui este imperios necesar, fiind furnizat n acest sens o justificare din partea conductorului structurii de audit intern. Dac n timpul efecturii misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, real sau presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen conducerea societii. Procedura: Auditorii (evaluatori) 1. Elaboreaz Declaraia de Independen eful 2. Verific Declaraia de Independen; compartimentului de 3. Identific starea de incompatibilitate semnalat de ctre auditori i audit explic modul n care aceasta poate fi atenuat; Directorul general 4. Aprob Declaraiile de Independen; al societii Auditorii (evaluatori) 5. ndosariaz Declaraiile de Independen n dosarul misiunii de evaluare; 6. Dac n timpul misiunii apare o incompatibilitate real sau presupusa, informeaza imediat conducerea; Conducerea societi 7. Analizeaza starea de incompatibilitate semnalata si dispune in consecint.

Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam Compartimentul de audit intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Misiunea de audit intern: nregistrarea, evidena i inventarierea patrimoniului Incompatibiliti n legtur cu structura auditat Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat( ) n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi audiat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi audiat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi audiat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat, i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi audiat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi audiat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi audiat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate peronal, extern sau orgaznizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face X rapoartele de audit impariale, notificai eful Compartimentului de audit intern de urgen? 1. Incompatibiliti personale 2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilitile_ Dac da, explicai cum anume. DATA 15.07.2010 Auditor intern, Negru Nicolae Nu X X X X X X X X X X -

ef compartiment audit intern, Nicol Ramona

Analog declaraiile de independen pentru auditorii Grigora Ionu i Antal Diana

PROCEDURA 03 - NOTIFICAREA DECLANRII MISIUNII DE EVALUARE Scopul: S informeze entitatea/structura auditat c urmeaz s se desfoare o misiune de audit intern. Premise: Se intenioneaz ca prin notificarea entitii/structurii auditate s se asigure desfurarea corespunztoare a procedurilor de audit. Procedura: 1. Pregtesc adresa de notificare ctre prile interesate, astfel nct Auditorii (evaluatori) aceasta s le fie trimis cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de evaluare; 2. Verific notificarea; eful serviciului de audit 3. Vizeaza notificarea; Directorul General al 4. Semneaza notificarea; Societi Personalul secretariatului 5. Atribuie un numr notificrii i o transmit structurii evaluate; 6. Includ domeniile de interes (dac se decide comunicarea acestora) n Auditorii (evaluatori) programul de evaluare; 7. ndosariaz copia notificrii n dosarul permanent.

Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam Compartimentul de audit intern NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: Dir. General al Spitalului Judeean de Urgen Piatra Neam n conformitate cu planul anual de audit intern, urmeaz ca n perioada 15.07.2010-15.10.2010 s efectum o misiune de audit intern cu tema nregistrarea, evidena i inventarierea patrimoniului. Auditul va examina responsabilitile asumate de ctre compartimentul logistic n cazul nregistrrii, evidenei i inventarierii patrimoniului i va determina dac acesta i ndeplinete obligaiile n mod eficient i efectiv. Perioada supus auditrii este 1.01.2009 30.06.2010. V vom contacta pentru a stabili de comun accord edina de deschidere n vederea discutrii problemelor specifice misiunii de audit cuprinznd: prezentarea auditorilor interni; prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; programul interveniei la faa locului; domeniul misiunii de audit intern. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la dispoziie n termen de 15 zile de la primirea prezentei adrese, urmtoarele documente: cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil; organigrama entitii; decizia conductorului entitii de numire a comisiilor de inventariere; registrul inventar, listele de inventariere i procesele verbale de inventariere; registrul-jurnal i fiele de cont sintetice i analitice; contractele de garanie a gestionarilor; organigrama Direciei de Buget i Contabilitate Intern; Regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem. Dac intervin ntrebri privind misiunea de audit intern, putei s contactai pe unul dintre auditori sau pe conductorul compartimentului de audit intern. Data 16.07.2010 ef compartiment audit intern, Nicol Ramona

PROCEDURA 04 - COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR PRELIMINARE Scop: Cunoasterea ansamblului domeniului de activitate al entitatii supuse evaluarii, ii ajuta pe auditori sa se familiarizeze cu structura supus evaluri. Premise: Pe durata fazei de colectare i de prelucrare a informaiilor preliminare, echipa de evaluare pregateste informatiile necesare pentru identificarea aspectelor pozitive si abaterilor relevante initiale si elaboreaza Tabloul aspectelor pozitive si negative posibile apreciind impactul acestora pentru atingerea obiectivelor misiunii de evaluare. Procedura: Auditorii 1. Identific legile i regulamentele aplicabile (evaluatori) entitatii/structurii evaluate; 2. Obin organigramele, regulamentele de funcionare, fiele posturilor, procedurile scrise ale structurii evaluate; 3. Identific personalul responsabil; 4. Identific circuitul documentelor; 5. Obin exemplare ale rapoartelor de evaluare anterioare; 6. Se familiarizeaz cu activitile structurii evaluate; 7. Colecteaza date statistice pentru a le utiliza n faza de analiz a aspectelor pozitive i negative preliminare si pentru determinarea populatiei statistice necesare; Seful compartiment audit intern 8. Revizuiete documentaia; 9. Organizeaz o ntlnire pentru a identifica elementele utilizate n analiza aspectelor pozitive i negative. 10. Reevalueaz modul n care au fost stabilite obiectivele misiunii de evaluare; 11. Elaboreaz Tabloul aspectelor pozitive si negative posibile; 12. Initiaza dosarele cu teste; 13. Analizeaz i aprob testele.

Auditorii (evaluatori) Seful compartiment audit intern

Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam Compartimentul de audit intern COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010 ntocmit: Grigora Ionu auditor intern. Avizat: Antal Diana auditor intern. Colectarea informaiilor Serviciul administrativ i financiar - contabilitate Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate. Obinerea organigramei entitii Obinerea regulamentului de organizare i funcionare Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise Obinerea deciziei conductorului entitii de numire a comisiilor de inventariere Obinerea registrului inventar, a listelor de inventariere i a proceselor verbale de inventariere Obinerea registrului-jurnal i a fielor de cont sintetice i analitice Obinerea contractelor de garanie a gestionarilor Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior Da X X X X X X X X X X Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern Nu Observaii

ntruct auditorii interni nu cunosc n detaliu activitatea entitii, iar anterior nu a au fost executate misiuni de audit intern la aceast societate, auditorii interni colecteaz informaii despre structura care va fi supus auditrii prin chestionarul de luare la cunotin. Acest chestionar va fi solicitat de ctre auditorii interni atunci cnd trimit notificarea privind declanarea misiunii de audit intern.

Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam Compartimentul de audit intern CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat 1.01.2009 30.06.2010 ntocmit: Negru Nicolae auditor intern. Avizat: Antal Diana- auditor intern. Nr. crt. 1. Enunul ntrebrii Care este actul de nfiinare al entitii? Rspuns Ordinul MS nr.426/22.06.2001 Ordinul MS nr. 581/2002 Numrul de nregistrare n Registrul potenialilor contractori: C.I.F 15113490107012003 Piatra Neam, Str. Lt. Drghescu nr. 4 B

2. 3.

4.

5.

Unde se afl situat unitatea? Societatea are elaborat Regulament de organizare i Da, nr.78 din 13 aprilie 2007 funcionare (ROF)? Precizai nr. i data ordinului de aprobare. Care este obiectul principal de Spitalul Judeean de Urgen asigur prin seciile activitate al entitii? i serviciile din structur asisten medicochirurgical complex, curativ, preventiv i de recuperare a pacienilor. spitalul asigur primul ajutor i asisten medical de urgen persoanelor a cror stare de sntate este critic; constituie n acelai timp baz de nvmnt i cercetare tiinific medical, care consolideaz calitatea actului medical, cu respectarea drepturilor pacienilor, a eticii i deontologiei medicale; asigur i rspunde de calitatea actului medical, condiii de cazare, igien, alimentaie i prevenire a infeciilor nosocomiale conform normelor aprobate prin ordin al ministrului sntii. Care sunt atribuiile sistemului - organizarea contabilitii conform prevederilor auditat? (extras din ROF) legale i asigurarea efecturii corecte i la timp a nregistrrilor; - organizarea analizei periodice a utilizrii bunurilor materiale i luarea msurilor necesare mpreun cu celelalte birouri i servicii din unitate, n ceea ce privete stocurile disponibile, supranormative, fr micare sau cu micare lent sau pentru prevenirea oricror alte imobilizri de fonduri;

- ntocmirea la timp i n conformitate cu dispoziiile legale a drilor de seam contabile; - exercitarea controlului financiar preventiv n conformitate cu dispoziiile legale; - participarea la organizarea sistemului informaional al unitii, urmrind folosirea ct mai eficient a datelor contabilitii; - organizarea evidenei tehnico-operative i gestionare; asigurarea inerii lor corecte i la zi; organizarea inventarierii periodice a mijloacelor materiale i regularizarea diferenelor constatate; - ntocmirea proiectelor privind bugetul de venituri i cheltuieli; - efectuarea corect i n conformitate cu dispoziiile legale a operaiunilor de ncasri i pli n numerar; - se ocup de creditele necesare, corespunztor comenzilor i contractelor emise, n limita creditelor aprobate; - verificarea documentelor justificative de cheltuieli sub aspectul formei, coninutului i legalitii operaiunii; - ntocmirea propunerilor de plan cas pentru pli n numerar; - luarea msurilor necesare pentru asigurarea integritii patrimoniului i pentru recuperarea pagubelor produse; 6. Sunt diferene ntre atribuiile din ROF i cele realizate efectiv? Care sunt acestea? Nu sunt diferene.

7. 8.

Sunt ntocmite fie ale posturilor pentru toate funciile aferente Da. sistemului auditat? Cine asigur asistena juridic a Membri compartimentului juridic, care vizeaz societii? la cererea conducerii- actele care pot angaja rspunderea patrimonial a spitalului, precum i orice alte acte care produc efecte juridice; particip la negocierea i ncheierea contractelor, reprezint i apr interesele spitalului n faa organelor administraiei de stat, a instanelor judectoreti i a altor organe cu caracter jurisdicional, precum i n cadrul oricrei proceduri prevzute de lege, n baza delegaiei date de conducerea spitalului; i, nu n ultimul rnd, urmresc apariia actelor normative i semnaleaz organele de conducere i serviciilor

interesate atribuiile ce le revin din acestea. 9. 10. 11. Exist la nivel de entitate un grafic (circuit) informaional al Da. documentelor? Care sunt riscurile semnificative identificate de unitate n atingerea Nu au fost identificate astfel de riscuri. obiectivelor? Au fost sesizate, pn acum, neregulariti/ disfuncionaliti la nivelul sistemului auditat? Daca Nu. da, cum a fost gestionat rezolvarea lor? Pentru urmrirea realizrii eficace a obiectivelor sistemului auditat a Da. fost organizat i se exercit controlul intern? Cum este dotarea cu spaii de lucru, mobilier i tehnic necesar Bun. a sistemului auditat? Spaiile destinate depozitrii Da. bunurilor sunt corespunztoare? Entitatea are completate toate registrele cerute de Legea Da. contabilitii nr. 82/1991? Cum sunt, raportat la numrul acestora, operaiunile efectuate n cadrul sistemului auditat (pentru fiecare atribuie din ROF): Operaiunile efectuate sunt numeroase. - operaiuni numeroase - operaiuni mai puin numeroase - operaiuni puin numeroase Care este impactul financiar al operaiunilor efectuate n cadrul sistemului auditat n cazul producerii riscului asociat (pentru Mediu. fiecare atribuie din ROF): - mare - mediu - minim Care sunt constatrile verificrilor anterioare efectuate de alte structuri (interne i/sau externe) Nu au fost realizate misiuni de audit intern. n perioada supus auditului, cu privire la sistemul auditat? Cum este fluctuaia personalului Medie. n cadrul sistemului auditat?

12.

13. 14. 15. 16.

17.

18.

19.

(mare/medie/mic) PROCEDURA 05 - ANALIZA RISCURILOR Analiza riscurilor presupune parcurgerea unor pai pornind de la obiectivele misiunii de audit stabilite, dup cum urmeaz: a) identificarea activitilor/operaiilor, respectiv a obiectelor auditabile; b) identificarea riscurilor asociate activitilor/operaiilor; c) stabilirea criteriilor de apreciere a riscului i a ponderilor acestora i a nivelurilor de apreciere ale acestora; d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu de risc i determinarea punctajului total al criteriului utilizat; e) clasarea riscurilor pe baza punctajului total; f) ierarhizarea activitilor/operaiilor ce urmeaz a fi auditate; g) elaborarea tematicii n detaliu a activitilor/operaiilor seclectate. Chestionarul de control intern se elaboreaz prin intervievarea Directorului General,dar i pe baza observrii fizice i a analizei efectuate cu ocazia colectrii documentelor. Chestionarul de control intern reprezint un document important n aprecierea nivelului riscurilor. Prin intermediul chestionarului de control intern auditorul intern, cu ajutorul ntrebrilor formulate, se asigur de existena i modul de funcionalitate al controalelor interne. Cei auditai vor rspunde ntrebrilor formulate de auditorii interni prin DA sau NU. Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam Compartimentul de audit intern CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010 ntocmit: Negru Nicolae auditor intern. Avizat: Antal Diana auditor intern. Nr. crt. Enunul ntrebrii 1. Exist proceduri scrise (formalizate) privind nregistrarea, evidena bunurilor? 2. Cunoatei normele procedurale privind recepionarea, depozitarea, gestionarea, darea n consum i scoaterea din uz a bunurilor, n limita competenelor pe care le avei? 3. Responsabilitatea pentru procurarea i recepionarea activelor este delegat? 4. Exist documente justificative privind intrarea i ieirea n/din eviden a activelor? 5. Exist registru de eviden a activelor? 6. Au fost alocate integral resurse pentru procurarea de bunuri materiale? 7. Activele preluate n gestiunea entitii sunt codificate corect? DA NU X X X X X X X Observaii

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Activele sunt marcate fizic la data recepionrii? Activele recepionate se nregistreaz corect, n evidena tehnico-operativ i contabil? Sunt delegate i/sau delimitate atribuiile privind recepionarea, evidena, administrarea i gestionarea activelor? Sunt respectate normele privind inventarierea activelor? Amortizarea activelor se nregistreaz corect? Pentru scoaterea din uz a activelor exist avizrile conform normelor legale? Scoaterea din uz a activelor este formalizat i nregistrat? Sunt efectuate verificri privind scoaterea din uz a activelor? Sunt prezentate periodic rapoarte privind starea activelor? A fost constituit o comisie central pentru coordonarea activitii de inventariere? Directorul entitii a emis decizia de numire a comisiilor de inventariere? A fost efectuat instructajul personalului care particip la inventariere? Au fost luate i respectate msuri organizatorice de comisii pentru buna derulare a inventarierii? Este competent personalul implicat n activitatea de inventariere?

X X X X X X X X X X X X X X

Stabilirea factorilor de analiz a riscurilor, a ponderilor i a nivelurilor de apreciere a riscurilor se realizeaz innd cont de 3 factori: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ (impactul financiar) i aprecierea calitativ (vulnerabilitatea sistemului)

Compartimentul de audit intern STABILIREA FACTORILOR DE ANALIZ A RISCURILOR I A PONDERILOR ACESTORA Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010 ntocmit: Negru Nicolae auditor intern. Avizat: Antal Diana auditor intern. Nivelul de apreciere a riscului (N) N1 N2 N3 Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 P1-50% Exist proceduri i se aplic Impact financiar Sczut Vulnerabilitate mic Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar mediu Vulnerabilitate medie Nu exist proceduri Impact financiar ridicat Vulnerabilitate mare

P2-30% P3-20%

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii aceasta nu este prezentat, ns acestea se regsesc n documentul stabilirea nivelului i punctajului total al riscurilor. Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului se face de ctre auditorii interni n baza documentelor aflate n posesia lor pn la acel moment dar i pe baza experienei personale a auditorilor interni n domeniu.

Compartimentul de audit intern STABILIREA NIVELULUI I PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010 ntocmit: Negru Nicolae auditor intern. Avizat: Antal Diana auditor intern. Obiective/obiective Auditabile Riscuri identificate P1 50% N1 3 2 2 3 P2 30% N2 2 2 2 2 P3 20% N3 3 2 2 2 Punctaj total 2.7 2 2 2.5

I) nregistrarea i evidena tuturor bunurilor 1. Existena procedurilor Inexistena procedurilor scrise scrise Lipsuri n gestiune ca urmare 2. ntocmirea recepiilor a neefecturii recepiilor 3. nregistrarea n Bunuri nenregistrate n contabilitate contabilitate a bunurilor primite 4. Separarea sarcinilor privind recepionarea, Inexistena controalelor gestionarea i nregistrarea interne n contabilitate 5. nregistrarea n fiele de Necunoaterea stocului la gestiune a bunurilor primite nivelul gestiunii 6. ntocmirea bunurilor de Bunuri livrate fr justificare consum 7. Aprobarea i formalizarea Neaprobarea i nejustificarea bunurilor de consum consumurilor 8. Eliberarea n consum a Eliberri de bunuri fr bunurilor documente justificate 9. Operarea n fisele de Neconducerea la nivelul magazie gestiunii a evidenei scriptice 10. Operarea n contabilitate Consumuri sau cheltuieli a consumurilor neoperate n contabilitate 11. Completarea fiselor de Completarea fiselor de gestiune gestiune cu erori

2 1 2 1 2 1 1

2 3 3 1 2 3 2

2 2 2 1 2 2 1

2 1.8 2.3 1 2 1.8 1.3

II) Derularea inventarierii anuale a elementelor de activ si pasiv 12. Existenta procedurilor Inexistenta procedurilor scrise 3 2 1 2.3

scrise 13. Stabilirea comisiei de inventariere

14.Eventuale incompatibilitti ale comisiilor de inventariere

15.Stabilirea responsabilitilor n efectuarea inventarierii 16. Luarea declaraiilor de inventariere

n decizie sunt menionate componenta, responsabilul, gestiunea supus inventarierii modul de derulare si termenele de nceput si finalizate n comisie sunt numiti membrii care: - au pregtire specific inadecvat; - sunt gestionari la gestiunea supus inventarierii; - sunt contabili care in evidenta gestiunii supuse inventarierii Derularea corespunztoare a inventarierii din cauza necunoaterii responsabilitilor S-au ntocmit, datat si semnat declaraiile scrise ale gestionarilor care s cuprind: - gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare; - are n gestiune bunuri aparinnd terilor; - are cunotin de plusuri sau lipsuri n gestiune; - are bunuri nerecepionate; - a primit sau eliberat bunuri fr documente legale; - are documente de predareprimire pe care nu le-a operat n evidena gestiunii sau nu le-a predat la contabilitate Necunoaterea declarrii i nregistrrii tuturor documentelor la timp i cronologic S-a prevzut inventarierea si urmtoarelor elemente de patrimoniu: - bunuri aparinnd terilor;

17. Semnarea ultimelor documente de intrare sau ieire

1.7

18. Inventarierea bunurilor

19. ntocmirea si completarea listelor de inventariere 20. Inventarierea bunurilor aflate n custodie

- disponibiliti bneti, cecuri, scrisori de garantie; - disponibiliti aflate n conturi la bnci (Trezorerie); - mrci potale, timbre fiscale Cuprinderea n liste a tuturor bunurilor inventariate

1 2 2

1 3 1

1 3 1

1 2.5 1.5

Includerea unor active sau stocuri care nu aparin entitii 21. Semnarea si datarea Membrii comisiei si listelor de inventariere gestionarul nu au semnat pe fiecare fil a listei si nu a fost menionat data III) Valorificarea rezultatelor inventarierii 22. Definitivarea stocului Erori n stabilirea stocului faptic faptic 23. Definitivarea stocului Nenregistrarea tuturor scriptic intrrilor sau ieirilor de bunuri 24. Stabilirea rezultatelor inventarierii 25. ntocmirea procesului verbal de valorificare a inventarierii Efectuarea incorect a eventualelor compensri cantitative sau valorice Completarea necorespunztoare a procesului-verbal de efectuare a inventarierii Erori n stabilirea rspunderii pentru minusuri n gestiune; Lipsurile din gestiune nu au fost nregistrate n contabilitate la valoarea de nlocuire; Plusurile din gestiune nu au fost nregistrate la valoarea just Rezultatele inventarierii (plusuri, minusuri, debite) nu au fost nregistrate n evidena contabil i tehnicoperativ n termen de 3 zile de la data aprobrii procesului verbal de ctre conductorul entitii

2 2

2 3

3 3

2.2 2.5

1.5

2.5

26. Stabilirea si definitivarea plusurilor sau minusurilor

27. nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii

IV) Completarea registrului inventar 28. ntocmirea registrului Completarea registrului inventar cu datele inventar cu rezultatele inventarierii inventarierii 29. Concordana dintre Datele din registrul inventar inventar i datele nu corespund cu cele din menionate n registrulprocesul verbal de inventar inventariere si cu datele din contabilitate; Datele din bilanul contabil anual nu sunt n corespondent cu situatia real a elementelor de activ si pasiv stabilite prin inventariere (corespondenta dintre datele din Registrul jurnal, balanta de verificare, bilanul contabil si situatiile anex) Auditorii interni au mprit riscurile pe 3 categorii: riscuri mici situate n intervalul 1,0 1,5; riscuri medii situate n intervalul 1,6 1,9; riscuri mari situate n intervalul 2,0 3,0.

1 2

1 3

1 3

1 2.5

Compartimentul de audit intern CLASAREA OPERAIILOR PE BAZA ANALIZEI RISCURILOR Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010 ntocmit: Negru Nicolae auditor intern. Avizat: Antal Diana auditor intern.

Obiective/Obiecte auditanile Riscuri identificate Clasare I) nregistrarea i evidena tuturor bunurilor 1. Existena procedurilor scrise Inexistena procedurilor scrise mare Lipsuri n gesriune ca urmare a 2. ntocmirea recepiilor neefecturii recepiilor mare 3. nregistrarea n contabilitate a bunurilor primite 4. Separarea sarcinilor privind recepionarea, gestionarea i nregistrarea n contabilitate 5. nregistrarea n fiele de gestiune a bunurilor primite 6. ntocmirea bunurilor de consum 7. Aprobarea i formalizarea bunurilor de consum 8. Eliberarea n consum a bunurilor Bunuri nenregistrate contabilitate Inexistena controlului intern n mare mare mare mediu mare mic mare mediu mic mare mic

Obs.

Bunuri livrate fr justificare Neaprobarea i nejustificarea consumurilor Eliberri de bunuri fr documente justificate 9. Operarea n fisele de magazie Neconducerea la nivelul gestiunii a evidenei scriptice 10. Operarea n contabilitate a Consumuri sau cheltuieli consumurilor neoperate n contabilitate 11. Completarea fiselor de gestiune Completarea fiselor de gestiune cu erori II) Derularea inventarierii anuale a elementelor de activ i pasiv 12. Existenta procedurilor scrise Inexistenta procedurilor scrise 13. Stabilirea comisiei de inventariere n decizie sunt menionate componenta, responsabilul, gestiunea supus inventarierii modul de derulare si termenele de nceput si finalizate 14.Eventuale incompatibiliti ale n comisie sunt numiti membrii comisiilor de inventariere care: au pregtire specific inadecvat; - sunt gestionari la gestiunea supus inventarierii; - sunt contabili care in evidenta gestiunii supuse inventarierii 15. Stabilirea responsabilitilor n Derularea corespunztoare a efectuarea inventarierii inventarierii 16. Luarea declaraiilor de inventariere S-au ntocmit, datat si semnat declaraiile scrise ale gestionarilor care s cuprind: - gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare; - are n gestiune bunuri

mic

mic mic

aparinnd terilor; - are cunotin de plusuri sau lipsuri n gestiune; - are bunuri nerecepionate; - a primit sau eliberat bunuri fr documente legale; - are documente de predareprimire pe care nu le-a operat n evidena gestiunii sau nu le-a predat la contabilitate 17. Semnarea ultimelor documente de Necunoaterea declarrii i intrare sau ieire nregistrrii tuturor documentelor la timp i cronologic 18. Inventarierea bunurilor Nu s-a prevzut inventarierea si urmtoarelor elemente de patrimoniu: - bunuri aparinnd terilor; - disponibiliti aflate n conturi la bnci (Trezorerie); 19. ntocmirea si completarea listelor de Cuprinderea n liste a tuturor inventariere bunurilor inventariate 20. Inventarierea bunurilor aflate n Includerea unor active sau stocuri custodie care nu aparin entitii 21. Semnarea si datarea listelor de Membrii comisiei si gestionarul nu inventariere au semnat pe fiecare fil a listei si nu a fost menionat data III) Valorificarea rezultatelor inventarieri 22. Definitivarea stocului faptic Erori n stabilirea stocului faptic 23. Definitivarea stocului scriptic Nenregistrarea tuturor intrrilor sau ieirilor de bunuri 24. Stabilirea rezultatelor inventarierii Efectuarea incorect a eventualelor compensri cantitative sau valorice 25. ntocmirea procesului verbal de Completarea necorespunztoare a valorificare a inventarierii procesului-verbal de efectuare a inventarierii 26. Stabilirea si definitivarea plusurilor Erori n stabilirea rspunderii sau minusurilor pentru minusuri n gestiune; Lipsurile din gestiune nu au fost nregistrate n contabilitate la valoarea de nlocuire; Plusurile din gestiune nu au fost nregistrate la valoarea just 27. nregistrarea n contabilitate a Rezultatele inventarierii (plusuri, rezultatelor inventarierii minusuri, debite) nu au fost nregistrate n evidena contabil i tehnic-operativ n termen de 3 zile de la data aprobrii procesului

mediu mic

mic mare mediu

mare mare mare mediu mare

mare

verbal de entitii IV) Completarea registrului inventar 28. ntocmirea registrului inventar cu datele inventarierii 29. Concordana dintre inventar i datele menionate n registrul- inventar

ctre

conductorul

Necompletarea registrului mare inventar cu rezultatele inventarierii Datele din registrul inventar nu mare corespund cu cele din procesul verbal de inventariere si cu datele din contabilitate; Datele din bilanul contabil anual nu sunt n corespondent cu situaia real a elementelor de activ si pasiv stabilite prin inventariere (corespondenta dintre datele din Registrul jurnal, balana de verificare, bilanul contabil si situaiile anex)

Riscurile mici nu vor mai fi avute n vedere n continuarea misiunii de audit (obiectele 8, 11, 13, 14, 15, 16, 18, 19, 28), iar riscurile medii i mari vor fi ierarhizate n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. Tabelul puncte tari i puncte slabe conine att punctul de vedere al auditorului intern cu privire la nivelul impactului riscului asupra activitii auditate, ct i gradul de ncredere al aceluiai auditor n funionarea controlului intern, care va conduce la minimizarea riscului, atunci cnd gradul de ncredere este mare, sau la maximizarea apariiei riscului atunci cnd gradul de ncredere este mic.

Compartimentul de audit intern TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010. ntocmit: Grigora Ionu Avizat: Antal Diana

Obiective/Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Punct Tare/ Slab

Consecintele functionarii controlului intern

Gradul de incredere in controlul intern Mediu Mic Mediu

I) nregistrarea i evidena tuturor bunurilor 1. Existena procedurilor Mare S scrise 2. ntocmirea recepiilor Mare S 3. nregistrarea n S contabilitate a bunurilor mare primite 4. Separarea sarcinilor privind recepionarea, mare S gestionarea i nregistrarea n contabilitate 5. nregistrarea n fiele de mare S gestiune a bunurilor primite 6. Aprobarea i formalizarea mediu T bunurilor de consum 7. Eliberarea n consum a mare S bunurilor 8. Operarea n fisele de mediu S magazie 9. Operarea n contabilitate a mediu S consumurilor II) Derularea inventarierii anuale a elementelor de activ i pasiv 10. Existenta procedurilor mare S scrise 11. Stabilirea comisiei de mic T inventariere 12.Eventuale T incompatibilitti ale mic comisiilor de inventariere 13. ntocmirea si completarea listelor de inventariere Mediu S III) Valorificarea rezultatelor inventarierii 14. Definitivarea stocului mic faptic 15. Definitivarea stocului mediu scriptic 16. Stabilirea rezultatelor mediu inventarierii 17. ntocmirea procesului mediu

Mic Mic Mediu Mic mediu mediu Mic mare mare

mediu

T S S S

Mare Mediu Mediu Mediu

verbal de valorificare a inventarierii 18. Stabilirea si definitivarea mediu plusurilor sau minusurilor 19. nregistrarea n contabilitate a rezultatelor mediu inventarierii IV) Completarea registrului inventar 20. Concordana dintre inventar i datele menionate mediu n registrul- inventar

S S

Mediu Mediu

Mediu

Ca urmare a analizrii modului de funcionare a sistemelor de control intern au fost identificate 4 obiecte auditabile i 4 riscuri asociate, ele fiind evaluate ca punct tare i n consecin vor fi eliminate din auditare. Tematica n detaliu a operaiunilor auditabile se realizeaz prin selectarea obiectivelor auditabile care au fost evaluate ca fiind puncte slabe i care vor fi avute n vedere de auditorii interni. Acest document va fi semnat de eful compartimentului de audit intern i va fi adus la cunotin n cadrul edinei de deschidere celor auditai.

Compartimentul de audit intern TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010. Intocmit: Grigora Ionu Avizat: Antal Diana

Punct ConsecinTare/ tele funcObiective/Obiecte auditabile Riscuri identificate Slab tionarii controlului intern I) nregistrarea i evidena tuturor bunurilor 1. Existena procedurilor scrise Inexistena procedurilor S scrise. 2. ntocmirea recepiilor Lipsuri n gestiune ca S urmare a neefecturii recepiilor. 3. nregistrarea n Bunuri nenregistrate n S contabilitate a bunurilor contabilitate primite 4. Separarea sarcinilor privind S Inexistena controalelor recepionarea, gestionarea i interne nregistrarea n contabilitate 5. nregistrarea n fiele de Necunoaterea stocului la S gestiune a bunurilor primite nivelul gestiunii 6. Aprobarea i formalizarea Neaprobarea i S bunurilor de consum nejustificarea consumurilor 7. Eliberarea n consum a Eliberri de bunuri fr S bunurilor documente justificate 8. Operarea n fisele de Neconducerea la nivelul S magazie gestiunii a evidenei scriptice 9. Operarea n contabilitate a Consumuri sau cheltuieli S consumurilor neoperate n contabilitate II) Derularea inventarierii anuale a elementelor de activ i pasiv 10. Existenta procedurilor Inexistenta procedurilor S scrise scrise 11. Stabilirea comisiei de n decizie sunt menionate inventariere componenta, responsabilul, gestiunea supus inventarierii modul de T derulare si termenele de nceput si finalizate 12.Eventuale incompatibilitti n comisie sunt numiti ale comisiilor de inventariere membrii care: - au pregtire specific inadecvat; - sunt gestionari la gestiunea supus inventarierii; - sunt contabili care in evidenta gestiunii supuse T

Gradul de incredere in controlul intern mic mic mic mic

mic mic mic mic

mic mic

Mare

mare

13.Stabilirea responsabilitilor efectuarea inventarierii 14. Luarea declaraiilor de inventariere

inventarierii Derularea corespunztoare a n inventarierii

mare

S-au ntocmit, data si semnat declaratiile scrise ale gestionarilor care s cuprind: - gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare; - are n gestiune bunuri aparinnd terilor; - are cunostint de plusuri T sau lipsuri n gestiune; - are bunuri nerecepionate; - a primit sau eliberat bunuri fr documente legale; - are documente de predareprimire pe care nu le-a operat n evidena gestiunii sau nu le-a predat la contabilitate 15. Semnarea ultimelor Necunoaterea declarrii i documnte de intrare sau ieire nregistrrii tuturor S documentelor la timp i cronologic 16. Inventarierea bunurilor Nu s-a prevzut inventarierea si urmtoarelor elemente de patrimoniu: S - bunuri aparinnd terilor; - disponibiliti bneti, cecuri, scrisori de garantie; 17. ntocmirea si completarea Cuprinderea n liste a listelor de inventariere tuturor bunurilor T inventariate 18. Inventarierea bunurilor Includerea unor active sau aflate n custodie stocuri care nu apartin S entitii 19. Semnarea si datarea Membrii comisiei si listelor de inventariere gestionarul nu au semnat pe S fiecare fil a listei si nu a fost mentionat data III) Valorificarea rezultatelor inventarierii Nu au fost erori n stabilirea 20. Definitivarea stocului T stocului faptic faptic Nenregistrarea tuturor 21. Definitivarea stocului S

mare

mediu

mic

mare Mediu

mic

mare mediu

intrrilor sau iesirilor de bunuri Efectuarea incorect a eventualelor compensri cantitative sau valorice Completarea 23. ntocmirea procesului necorespunztoare a verbal de valorificare a procesului-verbal de efectuare inventarierii a inventarierii Erori n stabilirea rspunderii 24. Stabilirea si definitivarea pentru minusuri n gestiune; plusurilor sau minusurilor Lipsurile din gestiune nu au fost nregistrate n contabilitate la valoarea de nlocuire; Plusurile din gestiune nu au fost nregistrate la valoarea just inventarierii 25. nregistrarea n Rezultatele contabilitate a rezultatelor (plusuri, minusuri, debite) nu au fost nregistrate n evidena inventarierii contabil i tehnic-operativ n termen de 3 zile de la data aprobrii procesului verbal de ctre conductorul entitii

scriptic 22. Stabilirea rezultatelor inventarierii

mic

mediu

mic

mediu

IV) Completarea registrului inventar 26. ntocmirea registrului Completarea registrului cu rezultatele T inventar cu datele inventarierii inventar
inventarierii 27. Concordana dintre Datele din registrul inventar inventar i datele menionate nu corespund cu cele din procesul verbal de inventariere n registrul- inventar si cu datele din contabilitate; Datele din bilanul contabil anual nu sunt n corespondent cu situatia real a elementelor de activ si pasiv stabilite prin inventariere (corespondenta dintre datele din Registrul jurnal, balanta de verificare, bilanul contabil si situatiile anex)

mare

mic

Ca urmare a analizrii modului de funcionare a sistemelor de control intern au fost identificate 1 obiect auditabil i 1 risc asociat, el fiind evaluat ca punct tare i n consecin va fi eliminat din auditare. Tematica n detaliu a operaiunilor auditabile se realizeaz prin selectarea obiectivelor auditabile care au fost evaluate ca fiind puncte slabe i care vor fi avute n vedere de auditorii interni. Acest document va fi semnat de eful compartimentului de audit intern i va fi adus la cunotin n cadrul edinei de deschidere celor auditai. Compartimentul de audit intern

TEMATICA N DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010. ntocmit: Negru Nicolae Avizat: Antal Diana Obiective Obiecte auditabile I) nregistrarea i 1. Existena procedurilor scrise evidena tuturor 2. ntocmirea recepiilor bunurilor 3. nregistrarea n contabilitate a bunurilor primite 4. Separarea sarcinilor privind recepionarea, gestionarea i nregistrarea n contabilitate 5. nregistrarea n fiele de gestiune a bunurilor primite 6. Aprobarea i formalizarea bunurilor de consum 7. Eliberarea n consum a bunurilor 8. Operarea n contabilitate a consumurilor II) Derularea 9. Existenta procedurilor scrise inventarierii 10. Stabilirea comisiei de inventariere anuale a 11. Eventuale incompatibiliti ale comisiilor de inventariere elementelor de 12. Stabilirea responsabilitilor n efectuarea inventarierii activ si pasiv 13. Luarea declaraiilor de inventariere 14. Semnarea ultimelor documente de intrare sau ieire 15. Inventarierea bunurilor 16. ntocmirea si completarea listelor de inventariere 17. . Inventarierea bunurilor aflate n custodie 18. Semnarea si datarea listelor de inventariere III) Valorificarea 19. Definitivarea stocului faptic rezultatelor 20. Definitivarea stocului scriptic inventarierii 21. Stabilirea rezultatelor inventarierii 22. ntocmirea procesului verbal de valorificare a inventarierii 23. Stabilirea si definitivarea plusurilor sau minusurilor 24. nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii IV) Completarea 25. ntocmirea registrului inventar cu datele inventarierii. registrului 26. Concordana dintre inventar i datele menionate n registrulinventar inventar

Obs

PROCEDURA 06 - ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN Programul de audit intern se elaboreaz pe baza obiectivelor misiunii de audit intern i a analizei riscurilor. Programul de audit intern cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliat aciunile necesare atingerii obiectivului auditat, repartizarea acestora pe fiecare auditor intern, numrul de ore planificate i locul de desfurare a aciunii. Programul de audit intern are drept scopuri: asigur eful compartimentului de audit intern c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern;

asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor, de ctre eful compartimentului de audit; Programul de audit intern se poate modifica pe parcursul desfurrii misiunii de audit intern, n situaia n care timpul planificat pentru intervenia la faa locului nu s-a apreciat n mod corespunztor. Compartimentul de audit intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010. ntocmit: Negru Nicolae Avizat: Antal Diana Obiectivele auditului Activiti DuraPersoanele ta implicate (h) (Auditorii) 160 45 1 Negru Nicolae 1 3 10 6 6 5 4 6 3 Negru Nicolae Negru Nicolae Negru Nicolae Negru Nicolae Negru Nicolae Negru Nicolae Negru Nicolae Negru Nicolae Negru Nicolae Locul desfurrii

Total general I. Pregtirea misiunii de audit 1. Tiprirea i procesarea ordinului de serviciu 2. Tiprirea i procesarea declaraiilor de independen 3. Pregtirea i transmiterea notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4.Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6. Elaborarea tabelului puncte tari i puncte slabe 7. ntocmirea programului de audit 8. ntocmirea programului preliminar al interveniei la faa locului 9. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu cei implicai n misiunea de audit intern 10. Redactarea minutei edinei de deschidere. Obinerea numelor persoanelor de contact. II. Intervenia la faa locului I) nregistrarea Total i evidena 1.1. Efectuarea testrilor bunurilor 1.2. Discutarea constatrilor cu eful de compartiment 1.3. Elaborarea

25 10 2 6

Grigora Ionu Grigora Ionu Grigora Ionu

II) Derularea inventarierii anuale a elementelor de activ i paviv

III) Valorificarea rezultatelor inventarierii

IV) Completarea registrului inventar

1.4. Colectarea dovezilor 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru Total 2.1. Efectuarea testrilor 2.2. Discutarea constatrilor cu eful de compartiment 2.3. Elaborarea 2.4. Colectarea dovezilor 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru Total 3.1. Efectuarea testrilor 3.2. Discutarea constatrilor cu eful de compartiment 3.3. Elaborarea 3.4. Colectarea dovezilor 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru Total 4.1. Efectuarea testrilor 4.2. Discutarea constatrilor cu eful de compartiment 4.3. Elaborarea 4.4. Colectarea dovezilor 4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru

4 3

Grigora Ionu Grigora Ionu

25 10 2 6 4 3

Grigora Ionu Grigora Ionu Negru Nicolae Negru Nicolae Negru Nicolae

56 18 2 6 6 24

Negru Nicolae Negru Nicolae Negru Nicolae Negru Nicolae Negru Nicolae

45 12 3 8 9 13

Grigora Ionu Grigora Ionu Grigora Ionu Grigora Ionu Grigora Ionu

III. Raportul de audit intern 1.1. Redactarea proiectului de raport de audit intern 1.2. Revizuirea raportului 1.3.Obinerea proiectului de raport de audit intern 1.4. Transmiterea proiectului de raport de audit intern la auditat

12 2 3 6

Grigora Ionu Negru Nicolae Grigora Ionu Grigora Ionu Negru Nicolae Grigora Ionu

1.5. Planificarea i organizarea reuniunii de conciliere, dac este cazul 1.6. Includerea n raportul de audit intern a aspectelor reinute din punctul de vedere al auditatului 1.7. Finalizarea raportului de audit 1.8. Transmiterea recoamndrilor IV. Urmrirea recomandrilor Urmrirea recomandrilor

2 4 4 4 120

Grigora Ionu Negru Nicolae Grigora Ionu Negru Nicolae Grigora Ionu Negru Nicolae Grigora Ionu Grigora Ionu Negru Nicolae

Programul preliminar al interveniilor la faa locului se ntocmete n baza programului de audit intern i prezint n mod detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele (interviuri, note de relaii, sondaje), validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la faa locului. Testele pot fi efectuate verificnd obiectele auditabile asupra ntregii populaii, lucru mai greu de realizat n practic din cauza volumului mare i al timpului relativ redus, sau asupra unui eantion din populaia total.

Compartimentul de audit intern PROGRAMUL INTERVEIEI LA FAA LOCULUI Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010. ntocmit: Grigora Ionu Avizat: Antal Diana

Obiective

Tipul verificrii

Locul testrii

Durata testrii (h)

Auditori

TOTAL I) nregistrarea i evidena bunurilor

II) Derularea inventarierii anuale a elementelor de activ i pasiv

III) Valorificarea rezultatelor inventarierii

IV) Completarea registrului inventar

Analiza procedurilor de lucru; Observarea fizic a completrii documentelor; Teste, interviuri; Verificarea fielor de gestiune; Compararea semnturilor de pe bonuri cu cele autorizate Examinarea deciziei de numire a comisiei de inventariere; Analiza responsabilitilor stabilite membrilor comisiei; Verificarea existenei declaraiilor de inventar; Sondaje faptice pe teren; Vizualizarea listelor de inventar i compararea semnturilor; Verificarea existenei semnturii i a datei listelor de inventar Verificarea modului de stabilire a stocului scriptic; Verificarea modului de stabilire a plusurilor sau minusurilor; Verificarea procesului verbal de valorificare a inventarierii; Verificarea nregistrrii n contabilitate a rezultatelor inventarierii Observarea i examinarea registrului inventar; Compararea datelor din listele de inventariere, cu cele din registrul inventar i cele din situaiile financiare anuale.

25

Grigora I. Negru N.

25

Grigora I. Negru N.

56

Grigora I.

45

Grigora I. Negru N.

PROCEDURA 07 - EDINA DE DESCHIDERE edina de deschidere a interveniei la faa locului se deruleaz la entitatea auditat n cazul nostru Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam cu participarea auditorilor interni (Grigora Ionu auditor intern, Negru Nicolae auditor intern i Antal Diana eful compartimentului de audit intern) i a personalului structurii auditate. Ordinea de zi a edinei de deschidere trebuie s cuprind: a) prezentarea auditorilor interni;

b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit intern; c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor; d) prezentarea tematicii n detaliu; e) acceptarea calendarului ntlnirilor; f) asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii de audit intern. Entitatea auditat poate solicita amnarea misiunii de audit, n cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstane). Amnarea trebuie discutat cu eful compartimentului de audit intern, notificat la conductorul entitii i aprobat de acesta. edina de deschidere se concretizeaz prin ncheierea Minutei edinei de deschidere, n care trebuie s fie consemnate: data edinei de deschidere, participanii, aspecte importante discutate. Compartimentul de audit intern MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010. ntocmit:Grigora Ionu auditor intern. Avizat: Antal Diana auditor intern. Numele i Prenumele Antal Diana Negru Nicolae Grigora Ionu Martin Ioan Pascariu Radu Lavric Ioana Boghean Anda Funcia ef compartiment audit intern Auditor intern Auditor intern Contabil ef ef compartiment administrativ Economist ef compartiment financiar - contabilitate Compartimentul Nr. telefon 0233/144436 0233/298373 0233/127645 0233/908763 0233/763833 0233/462626 0233/565333 Semntura

Fianciar-Contabil Fianciar-Contabil Fianciar-Contabil

Stenograma edinei de deschidere a cuprins urmtoarele aspecte: a) au fost prezentai auditorii interni care vor efectua misiunea de audit intern; b) prezentarea activitilor care urmeaz s fie auditate; c) prezentarea Programului misiunii de audit intern; d) prezentarea Programului interveniei la faa locului; e) stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste, lurii de interviuri; f) stabilirea calendarului ntlnirilor dintre auditorii interni i cei auditai;

g) convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare, informarea sistematic asupra constatrilor; h) stabilirea condiiilor materiale necesare astfel nct auditorii interni s-i poat realiza n condiii optime misiunea de audit (spaii de lucru, tehnic de calcul); i) stabilirea modalitilor de redactare a Raportului de audit intern. Dir. General Nicol Ramona ef compartiment audit intern Antal Diana

2. INTERVENIA LA FAA LOCULUI Intervenia la faa locului const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora i cuprinde urmtoarele proceduri: a) colectarea dovezilor P 08; b) constatarea i raportarea iregularitilor P 09; c) revizuirea documentelor de lucru P 10;

d) edina de nchidere P 11. PROCEDURA 08 - COLECTAREA DOVEZILOR Scopul acestei proceduri l reprezint efectuarea testrilor stabilite prin programul de audit aprobat i obinerea de probe, dovezi suficiente i relevante pentru formularea constatrilor, concluziilor i recomandrilor. Colectarea dovezilor se face pornind de la Programul interveniei la faa locului unde au fost planificate i elaborate listele de verificare i testrile care vor fi efectuate. Pe baza acestor testri i avnd n vedere rezultatele obinute se va trece la ntocmirea Fielor de identificare i analiz a problemelor (FIAP-uri) i a Formularelor de constatare i raportare a iregularitilor (FCRI). Auditorii interni vor avea n atenie i Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit) care ofer informaii utile n colectarea dovezilor. Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit) permite: stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiilor i responsabilitilor; stabilirea documentaiei justificative complete; reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers.

Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam Compartimentul de audit intern TABLOUL DE PREZENTARE A CIRCUITULUI AUDITULUI Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010.

ntocmit: Grigora Ionu Avizat: Antal Diana Activitatea de auditat Derularea inventarierii anuale a elementelor de activ i pasiv Cine are atribuii Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Contabilul ef Contabilul ef Contabilul ef i ef compartiment administrativ Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere eful entitii Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Cine este responsabil Contabilul ef Contabilul ef eful entitii eful entitii Documentul justificativ i/sau documentul final Lista de inventariere - varianta simplificat Lista de inventariere varianta cu diferene Decizia efului entitii prin care au fost numite comisiile de inventariere Decizia efului entitii prin care au fost nlocuii unii membri ai comisiilor de inventariere Procesul - verbal de instruire a comisiilor de inventariere Situaia analitic referitoare la cldirile i terenurile administrate de entitate Lista de inventariere-varianta simplificat aferent activelor (bune) aflate n depozite Lista de inventariere-varianta simplificat aferent activelor (bune) ntocmit pe locuri de folosin Lista de inventariere-varianta simplificat aferent activelor depreciate, deteriorate, inutilizabile, fr micare sau greu vandabile Lista de inventariere varianta cu diferene aferent activelor la care s-au constatat plusuri, lipsuri sau deprecieri la inventariere Lista de inventariere-varianta simplificat aferent obiectelor de inventar (bune) aflate n depozitele gestiunii Lista de inventariere-varianta simplificat aferent obiectelor de inventar (bune) ntocmit pe locuri de folosin Lista de inventariere-varianta simplificat aferent obiectelor de inventar depreciate, deteriorate, inutilizabile, fr micare sau greu vandabile

Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere Contabilul ef

Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere eful entitii

Lista de inventariere-varianta simplificat aferent obiectelor de inventar la care s-au constatat plusuri, lipsuri sau deprecieri la inventariere Lista de inventariere-varianta simplificat aferent materialelor (bune) aflate n depozitele gestiunii Lista de inventariere-varianta simplificat aferent materialelor depreciate, deteriorate, inutilizabile, fr micare sau greu vandabile Lista de inventariere varianta cu diferene aferent materialelor la care s-au constatat plusuri, lipsuri sau deprecieri la inventariere Lista de inventariere cuprinznd comenzile n curs, abandonate sau sistate Situaia analitic distinct cuprinznd creanele i obligaiile incerte sau n litigiu Situaia desfurtoare cuprinznd bunurile materiale aflate n curs de prelucrare, transformare, reparare Lista de inventariere cuprinznd bunurile materiale aparinnd altor entiti aflate n custodie la entitatea auditat Lista de inventariere cuprinznd bunurile materiale aparinnd entitii auditate aflate n custodie la alte entiti Actul de custodie Fia de magazie aferent activelor aflate n pstrare n depozitele entitii

Contabilul ef eful entitii Persoana care are Contabilul ef rspunderea gestionrii valorilor materiale n cauz Persoana care are Contabilul ef rspunderea gestionrii valorilor materiale n cauz Persoana care are Contabilul ef rspunderea gestionrii valorilor materiale n cauz

Fia de magazie aferent obiectelor de inventar aflate n pstrare n depozitele entitii

Fia de magazie aferent materialelor aflate n pstrare n depozitele entitii

Persoana desemnat de compartimentul financiar-contabil Persoana desemnat de compartimentul financiar-contabil Persoana desemnat de compartimentul financiar-contabil Contabilul ef Casierul entitii Comisia de inventariere

Contabilul ef

Extrasul de cont din ultima zi bancar

Contabilul ef

Fia contului 411 Clieni

Contabilul ef

Fia contului 401 Furnizori

eful entitii Contabilul ef Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Preedintele comisiei de inventariere Contabilul ef

Comisia de inventariere Comisia de inventariere Comisia de inventariere Valorificarea rezultatelor inventarierii Persoana desemnat de compartimentul financiar-contabil Comisia de inventariere Comisia de cercetare administrativ Comisia de inventariere Comisia de inventariere

Adres emis de unitatea auditat prin care s-a solicitat confirmarea debitelor Registrul de cas n lei Not explicativ luat persoanei care are rspunderea gestionrii valorilor materiale sau bneti, referitoare la lipsurile, plusurile, deprecierile, expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze Declaraia scris a persoanei care gestioneaz valori materiale sa bneti Procesul verbal de sigilare a depozitelor gestiunii Procesul verbal de desigilare a depozitelor gestiunii Registrul inventar

eful entitii eful entitii eful entitii Preedintele comisiei de inventariere

Procesul verbal de inventariere Procesul verbal de cercetare administrativ Lista cu sorturile de valori materiale care ntrunesc condiiile de compensare datorit riscului de confuzie Baza de calcul privind modul de compensare ntre plusurile i lipsurile constatate la inventariere

Comisia de inventariere Comisia de cercetare administrativ Persoana desemnat de compartimentul financiar-contabil Persoana desemnat de compartimentul financiar-contabil Persoana desemnat de compartimentul financiar-contabil Persoana desemnat de compartimentul financiar-contabil Persoana desemnat de compartimentul financiar-contabil

eful entitii Preedintele comisiei de cercetare administrativ Contabilul ef

Actul justificativ i baza de calcul pentru bunurile materiale la care s-au acceptat sczminte Baza de calcul privind stabilirea valorii de nlocuire a lipsurilor imputabile Registrul numerelor de inventar pentru active

Contabilul ef

Fia mijlocului fix

Contabilul ef

Fia de cont pentru operaiuni diverse aferent activelor Fia de cont pentru operaiuni diverse aferent obiectelor de inventar Fia de cont pentru operaiuni diverse aferent materialelor

Contabilul ef

Contabilul ef

Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam Compartimentul de audit intern CHESTIONARUL LIST DE VERIFICARE NR. 1 OBIECTIVUL NREGISTRAREA I EVIDENA BUNURILOR Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010.

ntocmit: Grigora Ionu auditor intern. Avizat: Antal Diana auditor intern. Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT crt. 1. nregistrarea i evidena bunurilor 1.1. Examinarea procedurilor scrise privind gestionarea patrimoniului care const n: - aprobarea procedurii de ctre persoanele competente - precizarea modalitii de gestionare a patrimoniului - precizarea persoanelor care au drept de control - precizarea elementelor ce asigur securitatea bunurilor materiale din patrimoniu - existena componentei de actualizare a procedurii - atribuirea responsabilitilor privind gestionarea patrimoniului - asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat - modalitatea arhivrii documentelor de eviden a administrrii i gestionrii patrimoniului 1.2. Compararea atribuiilor din proceduri i din ROF cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n gestionarea patrimoniului Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acesteia: - consider procedura corespunztoare? - constat disfuncionaliti n timpul aplicrii? - exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la documentaia privind evidena patrimoniului. Analiza sistemului de securitate al bazei de date i a documentelor ntocmite Verificarea existenei procedurilor scrise pentru completarea documentelor de eviden a patrimoniului.

DA

NU

OBS.

X X X X X X X X X Not de relaii Observare fizic Not de relaii Observare fizic Not de relaii Observare fizic X X X Analiza fielor posturilor Not de relaii Observare fizic Not de relaii Observare fizic Test 1 Not de relaii Observare fizic

1.3.

1.4.

X X

1.5. 1.6.

1.7.

1.8.

1.9. 1.10. 1.11. 1.12.

Verificarea corectitudinii nregistrrii efectuate n documentele de eviden a materialelor, a obiectelor de inventar i a activelor - documentele de eviden a materialelor - documentele de eviden a obiectelor de inventar n magazie - documentele de eviden a obiectelor de inventar n folosin - documentele de eviden a activelor n depozit - documentele de eviden a activelor pe locuri de folosin Punerea de acord a datelor nscrise n documentele de eviden cu cele din documentele justificative Verificarea certificrii i aprobrii documentelor de eviden Operarea n fiele de consum a bunurilor materiale Analiza modalitii de depozitare a bunurilor materiale

X X X X X X X X X

Test 1 (eantion) Observare fizic

Test 1 (eantion) Examinarea documentelor Test 1 (eantion) Observarea fizic

Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam Compartimentul de audit intern INTERVIU NR. 1

privind verificarea existenei procedurilor scrise adresat domnului Pascariu Radu, ef compartiment administrativ Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. ntrebri Ai semnat fia postului? Exist proceduri scrise (formalizate) privind nregistrarea i evidena bunurilor materiale? Dac exist proceduri scrise v rugm s le prezentai. Procedurile scrise au fost actualizate n cazul n care activitatea de achiziii a fost reorganizat? Procedurile scrise prevd separarea sarcinilor? Cunoatei procedurile de lucru? Controlul ierarhic asigur derularea corespunztoare a nregistrrii i evidenei bunurilor? Procedurile scrise privind nregistrarea i evidena bunurilor au fost aduse la cunotin personalului? Ai participat la cursuri de pregtire profesional privind activitatea de nregistrare i eviden a bunurilor? Suntei mulumit de condiiile de la locul de munc? n fiele posturilor sunt prevzute atribuii privind evidena i nregistrarea bunurilor? Persoanele cu responsabiliti n gestionarea patrimoniului au fost examinate la ncadrare sau la finele perioadei? Sistemul de securitate al bazei de date i a documentelor ntocmite este eficient? Mai avei ceva de adugat? Auditor, Grigora Ionu DA X X X X X X X X X NU Obs.

X X X X X Economist, Pascariu Radu Semestrial

Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam Compartimentul de audit intern TEST NR. 1

Obiectivul I NREGISTRAREA I EVIDENA BUNURILOR Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010. ntocmit: Negru Nicolae auditor intern. Avizat: Antal Diana auditor intern. OBIECTUL TESTULUI nregistrarea i evidena bunurilor OBIECTIVELE TESTULUI a) examinarea procedurilor scrise privind gestionarea patrimoniului; b) verificarea corectitudinii nregistrrii efectuate n documentele de eviden a materialelor, a obiectelor de inventar i a activelor; c) concordan ntre datele nscrise n documentele de eviden i cele din documentele justificative; d) operarea n fiele de consum a bunurilor materiale. DESCRIEREA TESTULUI Pentru efectuarea testului s-au analizat documentele justificative (facturi, note de recepie, avize de expediere, bonuri de consum, procese verbale de recepie) aferente perioadei auditate, adic 1.01.2009 30.06.2010. Populaia este reprezentat din totalul documentelor justificative grupate pe cele 12 luni reprezentnd perioada 1.01.2009 30.06.2010. Eantionul a fost constituit ntr-un procent de 30% din totalul populaiei pe baza foii de lucru nr. 1. Testarea a constat n verificarea documentelor justificative n baza crora s-au operat nregistrarea i evidena bunurilor. Testarea a avut n vedere urmtoarele aspecte: examinarea procedurilor scrise privind gestionarea patrimoniului; verificarea corectitudinii nregistrrii efectuate n documentele de eviden a materialelor, a obiectelor de inventar i a activelor; concordan ntre datele nscrise n documentele de eviden i cele din documentele justificative; operarea n fiele de consum a bunurilor materiale. CONSTATRI 1) La nivelul entitii nu exist proceduri scrise n conformitate cu normele legale ce guverneaz aceast activitate (OMFP nr. 946/2005), privind desfurarea operaiunilor de recepie, administrare i gestionare a activelor, a obiectelor de inventar i a materialelor. 2) Evidena contabil nu asigur o evideniere clar pentru separarea distinct ntre ceea ce nseamn active corporale, active necorporale i obiecte de inventar. 3) Activele corporale nu se pot identifica datorit inexistenei inscripionrii acestora cu numere de inventar. 4) Evidena obiectelor de inventar destinate dotrii birourilor i altor ncperi sau locuri funcionale, spre folosin, nu s-a inut cu ajutorul documentului Fia de eviden a stocurilor i a obiectelor de inventar pe locuri de folosin. 5) Nu exist o eviden tehnico-operativ pe fie de magazie deschise pentru fiecare bun material aflat n gestiune. 6) Mijloacele fixe nu se in pe locurile de folosin pe baza formularului List de eviden i inventariere a activelor care servete att la inerea evidenei pe locuri de folosin ct i la efectuarea inventarierii. CONCLUZIE

n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 1.

FOAIE DE LUCRU NR. 1. Testarea se va realiza pe un eantion care a fost stabilit astfel: a) documentul analizat: nregistrarea i evidena bunurilor b) populaia total este reprezentat de documentele justificative aferente nregistrrii i evidenei bunurilor, format din 12 luni; c) eantionul va fi de 30%, respectiv 12*30% = 4 luni; d) pasul de selecie va fi: 12 : 4 = 3; e) eantionul se va constitui pornind de la luna februarie 2008, continund cu lunile mai, august, noiembrie; f) eantionul constituit va fi verificat n totalitate. Auditor intern, Negru Nicolae

Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam Compartimentul de audit intern

LISTA DE CONTROL NR. 1 Privind nregistrarea i evidena bunurilor Nr. crt. 1. 2. 3. 4. Elemente testate Examinarea procedurilor scrise privind gestionarea patrimoniului Verificarea corectitudinii nregistrrii efectuate n documentele de eviden a materialelor, a obiectelor de inventar i a activelor Concordana ntre datele nscrise n documentele de eviden i cele din documentele justificative Operarea n fiele de consum a bunurilor materiale Auditor intern, Negru Nicolae 02. 2008 FIAP FIAP FIAP 05. 2008 FIAP FIAP 08. 2008 FIAP FIAP 11. 2008 FAIP FIA P -

Spitalul Judeean de Urgen Piatra Neam Compartimentul de audit intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ APROBLEMEI NR.1

Misiunea de audit: nregistrarea, evidena i inventariere patrimoniului. Perioada auditat: 1.01.2009 30.06.2010. PROBLEMA Organizarea gestionrii i administrrii bunurilor, n cadrul entitii auditate s-a efectuat defectuos. CONSTATRI 1) La nivelul entitii nu exist proceduri scrise n conformitate cu normele legale ce guverneaz aceast activitate (OMFP nr. 946/2005), privind desfurarea operaiunilor de recepie, administrare i gestionare a activelor, a obiectelor de inventar i a materialelor. 2) Evidena contabil nu asigur o evideniere clar pentru separarea distinct ntre ceea ce nseamn active corporale, active necorporale i obiecte de inventar. 3) Activele corporale nu se pot identifica datorit inexistenei inscripionrii acestora cu numere de inventar. 4) Evidena obiectelor de inventar destinate dotrii birourilor i altor ncperi sau locuri funcionale, spre folosin, nu s-a inut cu ajutorul documentului Fia de eviden a stocurilor i a obiectelor de inventar pe locuri de folosin. 5) Nu exist o eviden tehnico-operativ pe fie de magazie deschise pentru fiecare bun material aflat n gestiune. 6) Mijloacele fixe nu se in pe locurile de folosin pe baza formularului List de eviden i inventariere a activelor care servete att la inerea evidenei pe locuri de folosin ct i la efectuarea inventarierii. CAUZE Personalul a considerat c nu sunt necesare proceduri scrise (formalizate) dac se respect cadrul legal privind nregistrarea i evidena patrimoniului. Nu exist un program de contabilitate performant privind nregistrarea i evidena patrimoniului. CONSECINE Nerespectarea cadrului normativ existent datorat inexistenei unor proceduri scrise privind modul de organizare a gestionrii i administrrii bunurilor materiale.Evidena contabil i tehnicooperativ nu reflect n totalitate situaia real a elementelor de activ i pasiv. RECOMANDRI 1. Respectarea prevederilor Legii contabilitii nr. 82/1991, cu modificrile ulterioare, a Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1850/2004 i a Ordinului ministrului finanelor publice nr. 946/2005, n ceea ce privete nregistrarea i evidena bunurilor i ntocmirea de proceduri scrise (formalizate) privind aceast activitate. 2. Organizarea evidenei contabile de gestiune i a evidenei financiare, a bunurilor materiale, astfel nct s ofere o imagine clar a patrimoniului. 3. Organizarea i efectuarea unei evidene tehnico-operative pe fie de magazie deschise pentru fiecare bun material aflat n gestiune. 4. Evidenierea activelor, pe locurile de folosin, cu ajutorul formularului Lista de eviden i inventariere a activelor (OMFP nr. 150/2004). 5. Mijloacele fixe se vor inscripiona cu numere de inventar pentru a se identifica la inventarierea acestora. Auditor intern, Negru Nicolae ef compartiment audit intern, Antal Diana Auditor intern, Grigora Ionut