BAB 4 PERANCANGAN SEBELUM PERUNDINGAN

³Other things being equal, the negotiator who plans better does better´ Lewicki, Saunders, & Minton (1997)

Strategi, taktik dan perancangan
‡ Ia membantu perunding menentukan strategi dan taktik dalam perundingan sebenar. ‡ Strategi: Skema terperinci yang sistematik untuk mencapai suatu matlamat sementara ‡ Taktik: Suatu tindakan jangka pendek yang berstruktur, boleh diubahsuai berdasarkan situasi bagi merealisasikan strategi. ‡ Taktik dilaksanakan setelah strategi dirancang

Aliran Persiapan Untuk Perundingan
Strategi Perundingan

Perancangan dan Persiapan Taktik Perundingan

Perundingan Sebenar

‡ Perunding biasanya akan lebih bersifat fleksibel.Dimensi strategi Pilihan sendiri atau Voluntary ‡ Perunding melaksanakan suatu tindakan berdasarkan kepada pilihannya sendiri. . Strategi perundingan yang ditetapkan oleh pihak atasan disebut sebagai imposed strategy.

. dan arah yang meyakinkan perunding. ‡ Jika kurang berstruktur. perunding sukar mengawal atau membuat garis panduan untuk menentukan keputusan. kawalan.Dimensi strategi Struktur ‡ Strategi yang berstruktur lengkap dapat menyediakan garis panduan.

Dimensi strategi Maklumat ‡ Perunding akan menghadapi masalah apabila maklumat yang diterima berubah-ubah semasa perundingan. ‡ Perubahan maklumat akan mengubah strategi perundingan. .

‡ Strategi ini ada risiko kalau dilakukan secara melampau. ‡ Misalnya. . melaksanakan strateginya untuk tidak membuat sebarang strategi yang membolehkannya menilai dan mengeksploit sebarang peluang yang mungkin terbit. Pihak lawan mungkin akan menghentikan perundingan jika perunding tidak responsif kepada pihak lawan dalam perundingan itu.Dimensi strategi Mengambil kesempatan (peluang) atau Opportunism ‡ Perunding boleh bersifat oportunis: bijak mengambil kesempatan daripada keadaan.

Peringkat Awal Dalam Memilih Strategi Perundingan ‡ Perunding akan membuat pemilihan strategi berdasarkan kepada lima unsur iaitu: ± Persekitaran ± Kandungan ± Hasil ± Proses ± Hubungan .

Peringkat Awal Dalam Memilih Strategi Perundingan Keyakinan Persekitaran Kandungan Hasil Prinsip dan piawaian Andaianandaian episod Pilihan Strategi Perundingan Proses Hubungan Matlamatmatlamat .

Pemilihan Strategi Perundingan Perunding akan membuat pilihan berdasarkan kepada persoalan berikut: ‡ Adakah hasil substantif (isu perundingan) penting kepada dirinya dan juga kepada pihak lawan? ‡ Adakah kualiti hasil hubungan pada masa kini dan akan datang penting kepada dirinya dan kepada pihak lawan? .

.5 pilihan dalam menentukan strategi ‡ Mengelak ‡ Bersaing ‡ Mengalah ‡ Bertolak ansur ‡ Bekerjasama.

‡ Kadangkala merupakan strategi kepada perunding.Strategi Mengelak ‡ Perunding tidak mahu berunding dengan pihak lawan kerana persepsi bahawa hasil substantif dalam perundingan dan hasil hubungan dengan pihak lawannya adalah tidak penting kepadanya. .

± Terdapat satu atau lebih alternatif lain yang lebih baik ± BATNA perunding adalah lemah atau tidak wujud.Strategi Mengelak ‡ Situasi yang mendorong perunding untuk tidak mahu berunding seperti: ± Segala keperluan dan tuntutan perunding boleh dicapai tanpa perundingan. ± Hasil yang diingini daripada perundingan tidak berbaloi dengan masa dan usaha dalam perundingan tersebut. .

Strategi Bersaing (Distributif) ‡ Apabila wujud keinginan perunding untuk mencapai hasil substantif (menang) tanpa mengira kesan hubungan dengan pihak lawan .

‡ Membuat pengorbanan dari segi hasil substantif untuk tujuan mengeratkan hubungan dengan pihak lawan.Strategi Mengalah ‡ Untuk menjaga hubungan yang baik dengan pihak lawan untuk jangka panjang. . ‡ Menganggap hubungan dengan pihak lawannya adalah penting daripada hasil substantif yang direbut.

‡ Masih bersifat distributif yang berakhir dengan ³kau dapat sikit. .Strategi Bertolak ansur ‡ Pilihan ini dibuat untuk mengimbangi kehendak dan keperluan kedua-dua pihak yang berunding. aku dapat sikit´.

.Strategi Bekerjasama (Integratif) ‡ Perunding-perunding menganggap bahawa hasil substantif dan hubungan di antara pihak perunding-perunding adalah penting ‡ Bersifat integratif kerana semua perunding mahu mencapai hasil yang terbaik untuk semua pihak.

perlakuan dan jangkaan hasil yang boleh dan tidak boleh diterima dalam perundingan ‡ Contohnya: ± Komitmen untuk memberi maklumat yang benar dan mengekalkan integriti pihak masing-masing. ± Kepercayaan mengenai bila persaingan dan kerjasama sesuai untuk dicapai. ± Kepercayaan bahawa setiap pihak yang berunding mesti menumpukan perkembangan pencapaian diri masingmasing tanpa menghiraukan pencapaian pihak lawan. ± Komitmen untuk bersikap sopan dan menghormati pihakpihak yang berunding. .Prinsip dan Piawaian ‡ Garis panduan mengenai prosedur.

. ‡ Piawaian membantu perunding-perunding membentuk sempadan-sempadan hasil. proses dan perlakuan dalam perundingan misalnya. ‡ Prinsip ialah sesuatu nilai peribadi perunding yang dikaitkan dengan kerjasama atau persaingan dalam perundingan dan juga bagaiamna mereka mahu dilayan ketika perundingan. mereka bersetuju untuk bersifat adil dalam penentuan hasil dan proses perundingan.Prinsip dan Piawaian ‡ Prinsip-prinsip boleh membantu perunding menentukan pendekatan-pendekatan perundingan yang boleh digunakan atau dielakkan.

Matlamat-matlamat Perundingan ‡ Matlamat perundingan melibatkan isu-isu tangible dan intangible. .

‡ Matlamat yang boleh dicapai mestilah bersifat konkrit atau spesifik dan seharusnya boleh diukur. Hubung kait di antara matlamat perunding-perunding itu akan menjelaskan isu yang hendak diselesaikan. Jika tidak perunding akan mendapati sukar untuk mengkomunikasikan segala kehendaknya kepada pihak lawan yang boleh memuaskan matlamatnya. . Jika perunding mahu melebihi had itu maka dia mesti mengubah matlamatnya atau menghentikan perundingan.Aspek Impak Matlamatmatlamat Perundingan ‡ Setiap matlamat perunding adalah berhubung kait dengan matlamat pihak lawannya. ‡ Semua matlamat mempunyai sempadan atau had.

.Andaian-andaian Episod (Babak) ‡ Perundingan yang kompleks memerlukan banyak episod perundingan ‡ Perundingan yang pertama akan mencetuskan perundingan kedua dan yang seterusnya berdasarkan kepada hubungan yang telah terjalin di antara mereka.

Keyakinan (Trust) Terhadap Pihak Lawan ‡ Keyakinan perunding kepada pihak lawan adalah suatu konsep yang kompleks dan boleh mempengaruhi pemilihan strategi perunding ‡ Prinsip dan piawaian pihak lawan juga boleh mempengaruhi paras keyakinan perunding .

Pertimbangan-Pertimbangan Sebelum Perundingan ‡ Hubungan Konflik Dengan Pihak Lawan ‡ Matlamat ‡ Isu-isu ‡ Analisis mengenai perunding pihak lawan ‡ Langkah-langkah Strategik ‡ Persekitaran atau Situasi Perundingan ‡ Proses perundingan .

. ‡ Mengenal pasti orang yang akan dihantar berunding sama ada dia mewakili dirinya atau organisasi. ‡ Mengenal pasti sifat hubungan konflik dengan pihak lawan berdasarkan peristiwa.Hubungan Konflik Dengan Pihak Lawan ‡ Mengenal pasti jenis konflik sama ada bersifat distributif. integratif atau kompromi (tolak ansur). ‡ Mengambil pengajaran daripada peristiwa. pengalaman dan situasi yang lalu akan membantu perunding dalam menentukan situasi dan jenis hubungan dengan pihak lawan yang diingini pada masa depan. pengalaman dan situasi yang lepas kerana ia memberi kesan kepada perundingan yang akan berlangsung.

Matlamat ‡ Mengenal pasti matlamat tangible dan intangible ‡ Jika gagal mengenal pasti matlamatmatlamat ini. dia mungkin menghadapi kesukaran untuk membuat keputusan. .

Isu-isu ‡ Mendapatkan sebanyak mungkin maklumat mengenai isu dalam perundingan ‡ Lazimnya terdapat isu-isu yang boleh dirunding dan tidak boleh dirundingkan lagi. . ‡ Isu-isu yang kompleks. ‡ Mengetahui isu-isu yang patut diberikan keutamaan (prioriti) dan isu-isu yang boleh dirunding secara integratif bagi menentukan kemungkinan-kemungkinan agihan penyelesaiannya. perlu dipecahkan kepada bahagian-bahagian yang lebih kecil untuk mudah diselesaikan.

jantina. dan sebagainya. umur.Analisis mengenai perunding pihak lawan ‡ Menganalisis sifat diri perunding lawan yang relevan seperti pengalamannya. status pendidikan. ‡ Persepsi perunding terhadapnya haruslah tepat dan bukan semata-mata bersifat ³self-fulfilling prophecy´sahaja. ‡ Tahap keyakinan atau kepercayaan (level of trust) dan persepsi perunding lawan terhadap diri perunding perlu diketahui ‡ Memeriksa tahap kuasa autoriti yang dipunyai oleh perunding pihak lawan . ‡ Menentukan reputasi dan gaya perundingan perunding pihak lawan serta memeriksa sejarah latar belakangnya.

‡ Menentukan komitmen pihak lawan kepada penyelesaian yang boleh kawal oleh perunding dan juga tahap komitmen perunding sendiri. ‡ Menentukan kaedah yang akan digunakan untuk mempengaruhi pihak lawan melalui alasan-alasan yang kuat.Langkah-langkah Strategik ‡ Menentukan kuasa yang ada pada dirinya dan juga sumber kuasa yang boleh digunakan atau diwujudkan dalam perundingan nanti. ‡ Kaedah yang akan digunakan oleh pihak lawan juga peru diketahui. ‡ Perunding mesti tahu akan kelemahan-kelemahan pada dirinya secara keseluruhan mengenai isu-isu tertentu. .

‡ Setting atau persekitaran perundingan yang bersifat formal. ‡ Lazimnya tempat yang neutral adalah lebih sesuai. mencerminkan perundingan yang akan berlangsung adalah bersifat distributif dan setting tidak formal mengandaikan perundingan yang bersifat integratif. pemilik tempat perundingan atau pihak yang mempunyai kawalan ke atas tempat perundingan.Persekitaran atau Situasi Perundingan (kiu bukan verbal) ‡ Mengenal pasti tempat perundingan. .

susunan fizikal (perabot) dan suasana atau status setting boleh mengandaikan jenis perundingan yang akan berlangsung. ‡ Setting perundingan itu mestilah sesuai dengan strategi ‡ Kronemiks atau peranan masa juga memainkan peranan penting. Perunding mesti meneliti jadual dalam perundingan dengan mengambil kira kekangan masa dan juga deadlines.Persekitaran atau Situasi Perundingan (kiu bukan verbal) ‡ Kedudukan atau jarak di antara perunding-perunding (sama ada hampir atau berjauhan). .

. ‡ Mengenal pasti keperluan yang membolehkan kejayaan strategi dan taktik yang diingini seperti pengaruh dan kuasa yang ada pada dirinya.Proses perundingan ‡ Berbincang dengan pihak lawan dalam menentukan peraturan prosedur dan agenda perundingan. ‡ Pelan kontinjensi (atau pelan B) mesti disediakan jika strategi dan taktik tidak dapat dilaksanakan. Keutamaan kepada agenda yang penting harus diutamakan. ‡ Menjalankan satu simulasi perundingan sebagai latihan sebelum perundingan sebenar. Kenalpasti BATNA.

Langkah yang perlu (Howard Raiffa) ‡ Kelengkapan diri: ± mengetahui apa yang diingini daripada perundingan dari segi tangible dan intangible. ± mengenal pasti alternatif-alternatif lain atau BATNA yang ada pada dirinya. ± mengumpulkan sebanyak mungkin maklumat atau alasan-alasan yang boleh mempengaruhi pihak lawan .

. ± Kuasa yang dipunyai oleh perunding pihak lawan mungkin boleh menjejaskan kedudukan atau posisi perunding dalam perundingan nanti.Langkah yang perlu (Howard Raiffa) ‡ Kenali pihak lawan ± Mengenal pasti akibat-akibat yang akan diterima jika persetujuan dengan pihak lawan tidak tercapai terutamanya dari segi hubungan. perlakuannya. ± Mengenal pasti diri perunding pihak lawan. statusnya dalam masyarakat atau organisasi pihak lawan dan sebagainya perlu disiasat.

Langkah yang perlu (Howard Raiffa) ‡ Proses Perundingan ± Menentukan sama ada perundingan akan dijalankan secara terbuka atau tertutup. pihak yang memulakan penawaran selalunya akan mengalami kerugian dan akur kepada tuntutan pihak lawannya. Menurut kajian. . Berapa kali dan berapa lama perundingan akan dijalankan. ± Menentukan tahap keyakinan atau kepercayaan pihak lawan terhadap dirinya. ± Menentukan peringkat-peringkat perundingan. ± Mengenal pasti sama ada isu yang dirundingkan itu harus dipecah-pecahkan (packaged) atau tidak. Perunding harus memastikan siapa yang akan atau membuat penawaran terlebih dahulu.

. ± Tempat dan masa perundingan yang akan dijalankan perlu ditentukan juga.Langkah yang perlu (Howard Raiffa) ‡ Logistik ± Menentukan orang yang patut dihantar untuk berunding berdasarkan rekod atau latar belakangnya ± Mengenal pasti peranan-peranan perunding yang dipilih itu semasa perundingan dijalankan.

Langkah yang perlu (Howard Raiffa) ‡ Berlatih ± Perunding perlu menentukan tahap kemahiran/aspirasi/ keinginan/tuntutan dirinya. ± Jika motivasi diri adalah rendah kerana kurang pengalaman dan pengetahuan maka simulasi perundingan atau role play perlu dijalankan terlebih dahulu. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful