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MM Gesto de Materiais

Manual de Procedimentos de Compras

MANUAL E PROCEDIMENTOS PARA COMPRAS Requisies de Compras Solicitaes de Cotao

LOGSTICA COMPRAS E ESTOQUE

MM (MATERIAL MANAGMENT)

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NDICE
OBJETIVO........................................................................................................3 ENTRANDO NO SISTEMA.................................................................................3 II.1 CDIGO DE TRANSAO............................................................................................................................................4 REQUISIO DE COMPRA................................................................................7
Fluxo Operacional..................................................................................................................................................8

III.1 CRIAO DE REQUISIO DE COMPRA......................................................................................................................10 III.1.1 Requisio de Compra para item de estoque............................................................................................12 III.1.2 Requisio de Compra de Servio.............................................................................................................17 III.1.2 Requisio de Compra de Material no Estocvel (sem cdigo interno).................................................20
III.1.2.1 - Requisio de Compra de Material no Estocvel (sem cdigo interno) para vrios centro de custo................22

III.1.3 Requisio de Compra de Ativo Fixo.......................................................................................................24 III.2 EXIBIO DE REQUISIO DE COMPRA.....................................................................................................................27 III.3 IMPRESSO DA REQUISIO DE COMPRA.................................................................................................................29 III.4 LIBERAO DA REQUISIO DE COMPRA..................................................................................................................30 SOLICITAO DE COTAO...........................................................................33 IV.1 CRIAO DE SOLICITAO DE COTAO ..................................................................................................................34 IV.2 MODIFICAO DE SOLICITAO DE COTAO ..........................................................................................................43 IV.3 IMPRESSO/ENVIO DE SOLICITAO DE COTAO......................................................................................................44 IV.4 ATUALIZAO DE SOLICITAO DE COTAO...........................................................................................................46 IV.5 COMPARAO DE COTAES...................................................................................................................................54 IV.5.1 Gravao de preo de mercado.................................................................................................................56 IV.5.1 Rejeio de cotaes..................................................................................................................................58 IV.5.1 Aceitao de cotaes................................................................................................................................60 A1 NDICE REMISSIVO...............................................................................62

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Objetivo
O Sistema R/3 consiste de uma srie de mdulos que se integram completamente. Esta integrao permite que vrios departamentos e divises de uma empresa compartilhem e atualizem as mesmas informaes. Compras um componente do mdulo de Administrao de Materiais (MM). O mdulo MM totalmente integrado com outros mdulos do Sistema R/3. Ele suporta todas as fases da administrao de materiais: planejamento e controle de materiais, compras, recebimento de mercadorias, administrao de estoques e conferncia de faturas. Uma boa comunicao entre todos os participantes no processo de suprimento necessria para que Compras funcione sem problemas. Compras se comunica com outros mdulos no Sistema R/3 para assegurar um fluxo constante de informaes. Por exemplo, trabalha lado a lado com os seguintes mdulos: Contabilidade de custos (CO) Contabilidade Financeira (FI) Vendas e Distribuio (SD)

Entrando no Sistema
Clique no cone do SAP que se encontra no seu computador para iniciar o sistema. A seguinte tela aparecer:

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Mandante: este campo no necessrio preencher. Ele deve trazer automaticamente o nmero 650. Caso no aparea este nmero, neste campo, digite-o. Depois, atravs da tecla TAB ou atravs do mouse, posicione o cursor nos campos de usurio e senha, entrando com seus dados. Usurio: entre com o seu nome de usurio. Senha: entre com sua senha para o SAP. Idioma: este campo deve trazer por default o valor PT, que identifica o idioma portugus para a apresentao das telas do SAP. Voc pode escolher o seu idioma de preferncia. Teremos ento a primeira tela aps o login:

Tela inicial do SAP

A partir desta tela voc poder navegar pelos menus e sub-menus a que estiver autorizado.

II.1 Cdigo de Transao


O SAP permite que seja inserido o cdigo da transao que se deseja trabalhar, facilitando ao usurio o acesso tela desejada, de forma imediata. Para verificar o cdigo da transao:

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O cdigo da transao dado pela tela:

Portanto, para ir diretamente tela de trabalho, digitar o cdigo da transao no campo de comando:

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Requisio de Compra
Uma requisio de compra define uma necessidade de um material ou servio. Possui as seguintes caractersticas: o instrumento bsico para a identificao de materiais ou servios que devem ser supridos. Autoriza o departamento de compras a efetuar o suprimento de quantidades especificadas de materiais dentro de um tempo especificado. um documento interno: no utilizada fora da empresa. As requisies podem ser criadas das seguintes maneiras: indiretamente, via planejamento e controle de materiais. O componente do SAP Planejamento de necessidades com base no consumo sugere materiais que necessitam ser pedidos com base no consumo passado ou ndices de utilizao e nveis de estoque existentes. A quantidade do pedido e a data de remessa so determinadas automaticamente. Para tal as condies do mestre de material devem estar todas preparadas para que o MRP possa gerar as requisies. diretamente. Algum do departamento requisitante entra uma requisio de compra manualmente. A pessoa que est criando a requisio determina o que, e quanto deve ser pedido e a data de remessa. O cdigo de criao na requisio mostra se, a requisio foi criada direta ou indiretamente. Esse cdigo exibido na anlise de requisies e nos dados estatsticos de um item de requisio. As requisies de compras podem ser sujeitas a um procedimento de liberao (compensao ou aprovao). Este manual focar mais em detalhe o processo de criao de requisies de compra do modo direto. Abaixo detalhamos como dever ser o fluxo operacional entre as diversas reas solicitantes, rea de compras e as gerncias de aprovao da requisio. Os tipos possveis de requisio so:
Tipo de Necessidade Material ou servio para um centro de custo Material ou servio para uma ordem Ativo Fixo Material para estoque Tipo Tipo Tipo Tipo Classificao K F A (planta 0080) Z (plantas 0081 a 0086)

As requisies no SAP permitiro que seja possvel incluir a solicitao do mesmo material para vrios centro de custo. Ou seja, no ser necessrio a emisso de vrias requisies quando o centro de custo ou a conta contbil diferir. O mesmo vale para o nmero de ordem e para o ativo. Mas importantssimo que no se misturem tipos diferentes de classificao numa mesma requisio, ou seja, importante que todos os itens de uma mesma requisio tenham a mesma classificao contbil (todos do tipo K, ou todos do tipo F, por exemplo).

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Manual de Procedimentos de Compras Fluxo Operacional


Solicitante preenche os dados da requisio de compra

Cotao necessria?

No

Sim

Solicitante libera a requisio de compra para cotao

Solicitante imprime a requisio diretamente na impressora da rea de compras

Solicitante imprime a requisio na impressora mais prxima da sua rea

Compras efetua cotao

Solicitante envia a requisio para rea de contabilidade

Se contabilidade aprovar, insere a conta do razo, assina a requisio

Solicitante colhe as demais assinaturas dos responsveis

Planta tem liberao eletrnica?

No

Sim

Gerente do solicitante aprova no sistema a requisio Solicitante envia requisio com todas as assinaturas para rea de compras

Solicitante avisa compras

Compras emite pedido

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Manual de Procedimentos de Compras Etapa 1 Solicitante emite a requisio de compras. Nos captulos seguintes ser detalhado o preenchimento dos dados para cada tipo de requisio de compra. Etapa 2 Liberao para cotao. Se a planta tiver a funcionalidade de liberao eletrnica via SAP, o solicitante deve liberar a requisio para cotao. Este processo ser detalhado posteriormente. Etapa 3 Impresso da requisio Se a requisio deve ter um processo de cotao, o solicitante pode imprimir diretamente na impressora da rea de compras (que no caso na planta 0080 a impressora zlg1). Compras assumir que esta requisio deve ser cotada. Se a requisio no precisa passar pelo processo de cotao, o solicitante deve imprimir na impressora que estiver mais prxima e dar andamento ao restante do processo, ou seja, enviar para a contabilidade. Etapa 4 Cotao Compras efetua a cotao, utilizando ou no o processo de cotao via SAP (vide captulo IV). Aps, devolve o processo para o solicitante. Etapa 5 Preenchimento dos dados de contabilidade A rea de contabilidade tambm responsvel pela assinatura da Requisio de compra. Se esta requisio for do tipo K, necessrio que seja preenchido a conta do Razo, obrigatoriamente. Ento, o responsvel de contabilidade deve, atravs da transao ME52 (modificao da requisio de compra), verificar ou inserir a conta do razo apropriada. Etapa 6 Liberao da Requisio para emisso de pedidos de responsabilidade do solicitante colher a assinatura de todos os responsveis para a liberao de compra. Se a planta no tiver a funcionalidade de liberao eletrnica, o solicitante deve enviar a solicitao com todas as assinaturas para a rea de compras. Se a planta tiver a liberao eletrnica o gerente do solicitante deve liberar eletronicamente no SAP a requisio. A partir deste momento a rea de compras estar apta a emitir o pedido.

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III.1 Criao de Requisio de Compra

Caminho: Cdigo Transao:

da

Logstica Admin. de materiais Compras ME00

Nome Campo

do Descrio requisio de

Obri gat rio

Ao do usurio e valores Selecionar qual tipo.

Comentrios A empresa atualmente trabalha somente com o NB, que o default do SAP. Gerado pelo sistema

Tipo de Tipo de documento compra Requisio de compra Determ.font e suprim.

N da requisio de compra Determinao automtica da fonte de suprimento

Ctg. de item

Categoria de item classificao

Marcar o campo se existir LOF LOF - lista de fornecedores, e se deseja que seja usada autorizados e bloqueados. Deve estar previamente cadastradas Selecionar: branco normal branco estoque Z imobilizado (somente para centros 0081 a 0086) A imobilizado (somente para centro 0080) K centro de custo F ordem de servio

Ctg. classif. Tipo de contbil contbil

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Data remessa Centro Depsito Grupo compras da Data de entrega mercadoria ou servio Cdigo do centro Cdigo do depsito da Selecionar o formato da data e colocar a data desejada 0080 a 0086 Selecionar qual o depsito a Vlido para o caso de mercadoria dever estar mercadorias de estoque Selecione o comprador Faa esta seleo se tiver certeza quem ser o comprador Selecionar o grupo Faa esta seleo se tiver certeza qual o grupo de mercadorias. No obrigatrio, pois o comprador ir colocar no pedido, ou se o material j for cadastrado, esta informao j consta do cadastro. Coloque um n de sua Por ex.: n projeto. referncia, se desejar possvel emitir relatrio utilizando este campo como chave de pesquisa Colocar o nome da pessoa ou Este dado ser impresso no rea, se desejar slip de recebimento da mercadoria Usado somente para transferncia entre centros.

de Grupo de compras responsvel pelo tipo de mercadoria. Grupo de Chave para agrupamento mercadorias de mercadorias na viso de compras

N acompanha mento Requerente

N de referncia acompanhamento

para

Nome da pessoa ou rea que efetua a requisio Centro da mesma compania que fornece o material

Centro fornecedor

Note que o preenchimento da quase totalidade destes campos no obrigatrio, pois eles aparecero novamente no detalhe da requisio. A vantagem do preenchimento nesta tela que, se a requisio contiver mais de um item e os dados destes campos forem comuns a todos os itens, no ser necessrio o preenchimento individual para cada um.

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III.1.1

Requisio de Compra para item de estoque

Para a criao da requisio siga os passos a seguir

Para passar tela seguinte, tecle enter ou clique Digite os dados do material: cdigo, qtde. necessria, data e depsito.

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Cuidado, existem campos que podem no aparecer de imediato, procurar usando as setas de deslocamento . Tecle enter ou clique e o sistema preencher os outros campos, bem como far a consistncia dos mesmos. A seguir o sistema mostrar a tela do detalhe do item:

Estes dois campos no so obrigatrios, mas so interessantes para o acompanhamento da requisio, cotao e at pedido de compra

Este campo preenchido pelo prprio usurio ou automaticamente pelo sistema quando o material j est cadastrado

Note que existem campos obrigatrios a serem preenchidos para o 1 item da requisio. Como est a primeira vez que este material ser comprado, o sistema necessita de alguns dados adicionais. No caso, o preo mximo (por unidade de medida) que o requerente deseja que o material tenha. Ou ento, uma idia para balizar o comprador. Preencha o campo e tecle enter.

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Manual de Procedimentos de Compras Note que a prxima tela no detalha o 2 item da requisio. Ele passa automaticamente para a tela seguinte pois, como este item j foi comprado anteriormente, o sistema busca o ltimo preo praticado, ou o valor mdio de estoque. Se o requerente quiser colocar alguma informao a respeito do material a ser comprado, selecionar o material e clicar no boto sntese do texto :

Dar duplo clique neste campo

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Aps digitado, voltar para duas telas anteriores os demais itens.

. Repetir a operao, se necessrio para .

Se quiser observar algum detalhe do item, selecionar qual o item e o clicar no cone Salvar a requisio de compras:

Clique aqui para salvar a requisio

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O sistema informa o nmero da requisio do compras criada

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III.1.2

Requisio de Compra de Servio

A requisio de compra para um servio, ou para um material de consumo, tem em comum que no so destinadas para estoque, em conseqncia devemos estar atentos para a 1 tela de criao da requisio.

F ou K

Preencha os dados e tecle enter ou o cone

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Use a unidade CDA= Cada


Texto individual para cada atividade a ser contratada

Preencher os campos e teclar enter.

Preencha os dados de valor e tecle enter. O sistema pede a classificao contbil por item da requisio.

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No caso de ser uma requisio para um centro de custo (K), este campo deve ser preenchido com o nmero do centro de custo

Preencha o centro de custo (se for do tipo K) para o qual est sendo solicitada a compra. A conta do razo deve ser colocada pela rea de contabilidade, no esquecer de avisar o setor de contabilidade. Colocar os dados e teclar enter. No caso de requisio tipo F: Se for uma requisio para projeto colocar o nmero do projeto no campo do Elemento PEP e se for para uma ordem colocar do no campo Ordem.

Colocar o nmero do projeto.

Colocar o numero de ordem

Para ambos os casos deve ser colocado tambm o nmero de projeto (somente os nmeros, sem pontos ou vrgula) no campo Local de Descarga.

Salvar a requisio de compra

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III.1.2 Requisio de Compra de Material no Estocvel (sem cdigo interno)


Mostraremos os passos para a criao de uma requisio de um material de consumo que no deve ir para estoque e no possui cdigo interno de material.

Note que o material deve estar associado um centro de custo

Colocar os dados e teclar enter.


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Colocar o preo estimado e teclar enter

Preencha o centro de custo (se for do tipo K) para o qual est sendo solicitada a compra. A conta do razo deve ser colocada pela rea de contabilidade. Colocar os dados e teclar enter.

Salvar

a requisio e se necessrio, anotar o nmero gerado pelo sistema.

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III.1.2.1 - Requisio de Compra de Material no Estocvel (sem cdigo interno) para vrios centro de custo
Um mesmo material pode estar sendo requisitado para vrios centro custo.

Aqui colocar a quantidade a ser comprada

Clicar neste boto

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Aqui preencher as quantidades por centro de custo

Preencher sempre desta maneira

Identificar o centro de custo

Preencher os dados conforme exemplo acima.

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III.1.3

Requisio de Compra de Ativo Fixo

A requisio de compra de ativo fixo segue o mesmo princpio da requisio para material que no de estoque, a diferena que a Categoria de classificao contbil deve ser A ou Z. A categoria A deve ser utilizada somente para o centro 0080 Continental Teves, pois este centro possui o controle de ativo fixo. A categoria Z deve ser utilizada para os demais centros.

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Preencher com estes dados

Colocar o nmero de ativo fornecido pela contabilidade

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Tipo Z

Preencher neste campo o nmero do projeto (*)

Repetir aqui o centro de custo (*)

(*) Estes dados so importantes para emisso de relatrios de controle. A partir deste ponto seguem-se os mesmos passos descritos no item III.1.2 Requisio de Compra de Material no Estocvel (sem cdigo interno).

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III.2 Exibio de Requisio de Compra


A exibio das requisies uma funo que pode ser usada pelo pessoal responsvel pela liberao das mesmas ou pelo comprador.

Escolha por quais destes critrios ser feita a pesquisa. Se deixar tudo em branco, o sistema trar todas as requisies.

Utilizar, por exemplo, o campo status de processamento para verificar em qual situao se encontra a Req. Compra: em aberto, em pedido, concluda.
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Clique no cone

No exemplo sero mostradas as requisies endereadas para o comprador 024:

Esta lista pode ser impressa, basta que na tela anterior seja entrada a funo:

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III.3

Impresso da Requisio de Compra

Para a impresso da requisio de compra utilizar a transao ZM10. Selecionar qual impressora deseja imprimir a requisio. Se a requisio j estiver liberada para cotao, pode ser usada a impressora da rea de compras.

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III.4 Liberao da Requisio de Compra


Antes de liberar uma requisio, a pessoa que vai liberar, pode desejar verificar os dados da requisio. Portanto , para exibir a liberao devemos:

Selecione qual o critrio de seleo, por exemplo requisio para compra de ativo.

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Clique na lupa para ver os detalhes.

Retornar para a tela de liberao. No menu Logstica Admin. Materiais Compras, selecionar Requisio de compra Liberar

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Informe o cdigo da requisio

Digite o seu cdigo de liberao Tecle enter e clique no boto Liberar e gravar.

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Solicitao de Cotao
Uma solicitao de cotao um convite a um fornecedor para indicar seus termos e condies (preo) para o fornecimento de um material ou prestao de um servio atravs da apresentao de uma cotao. Assim como no caso de uma requisio de compra, a solicitao de cotao identifica o material, quantidade e data de remessa. Alm disso, a solicitao de cotao contm informaes sobre o fornecedor para o qual a solicitao de cotao enviada (por exemplo, o nome e endereo do fornecedor) e datas importantes para a solicitao de cotao (como a data de encerramento das aplicaes ou a data de pr-qualificao e os prazos de entrega para a proposta). A solicitao de cotao organizada do mesmo modo que os outros documentos de compra. O cabealho contm informaes gerais sobre a solicitao de cotao, como o endereo do fornecedor. Cada item identifica os materiais individuais para os quais um preo solicitado ao fornecedor. Uma diferena bsica entre as solicitaes de cotao e os outros tipos de documentos de compra o fato do usurio no poder entrar classificaes contbeis para os itens das solicitaes de cotao. Uma cotao contm os preos e as condies do fornecedor para o fornecimento do material ou servio definido na solicitao de cotao. No componente SAP MM Compras, a solicitao de cotao e a cotao so um nico documento. O usurio entra os preos e as condies do fornecedor na solicitao de cotao original. Em seguida, o usurio pode: utilizar a lista de comparao de preos para ajud-lo a determinar a melhor cotao enviar cartas de rejeio aos fornecedores apropriados armazenar os preos e condies de entrega para determinadas cotaes no registro info para referncia futura O usurio faz o seguinte ao processar solicitaes de cotao e cotaes: 1. Cria uma solicitao de cotao manualmente ou atravs da referncia a uma requisio de compra existente. 2. Especifica que fornecedores devem receber a solicitao de cotao. Um documento separado criado para cada destinatrio. 3. Entra os preos e as condies da cotao do fornecedor na solicitao de cotao. 4. Pode monitorizar o status do documento de solicitao de cotao/cotao medida que modificado no decorrer de outros processamentos. (Pode ser preciso expedir a cotao. Ela pode ser rejeitada ou usada como a base para a criao de um pedido ou contrato bsico com prazo maior.)

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IV.1 Criao de Solicitao de Cotao


Antes de iniciar a criao de uma solicitao de cotao, o usurio deve considerar o seguinte: Fornecedores: Existe uma lista de fornecedores para a solicitao de cotao? Se existirem registros mestre de fornecedor para os fornecedores, o usurio deve ter os nmeros dos fornecedores. Prazos finais: Quais so os prazos de entrega importantes para concorrncia, se houver (por exemplo, o prazo de entrega para apresentao de cotaes)? Nmero coletivo: recomendvel atribuir um nmero coletivo solicitao de cotao. O usurio entra esse nmero uma vez e o sistema o copia para cada solicitao de cotao criada dentro de um processo competitivo de licitao. O nmero coletivo permite rastrear todas as solicitaes de cotao para um determinado processo competitivo de licitao. O nmero pode ser alfanumrico e ter at 10 caracteres de comprimento. O usurio entra o nmero nos dado do cabealho da solicitao de cotao. No menu de compras selecionar:

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Preencher estes campos antes de passar ao sub-menu Criar com referncia Por ReqC.

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Marcar os itens desejados e clicar sobre o cone: Aceitar + detalhe, para carregar os itens selecionados.

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Prazo de entrega da cotao Data que o material deve ser entregue ou o servio deve estar terminado

Nome Campo

do Descrio Nmero de dias para a 1 reclamao

Obri gat rio

Ao do usurio e valores Digitar o nmero de dias

Comentrios

1 Reclamao

N acomp

Nmero Acompanhamento

de

2 Reclamao Mat. forn.

Nmero de dias para a 2 reclamao N material atribudo pelo fornecedor Nmero de dias para a 3 reclamao

Um valor negativo significa que um lembrete deve ser enviado ao fornecedor N dias antes do prazo de entrega da cotao, um valor positivo significa que uma carta de urgncia deve ser enviada N dias aps o prazo para a entrega da cotao. Se o nmero de Note que o sistema traz o acompanhamento no foi valor atribudo na cotao. adotado no momento da criao da requisio, pode ser atribudo neste momento. Digitar o nmero de dias Idem da 1 reclamao. Digitar o part number til quando se quer referenciar o n do material do fornecedor. Idem da 1 reclamao.

3 Reclamao

Digitar o nmero de dias

Clicar em divises

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Preencher as divises (caso necessrio) e clicar na seta

Selecionar o item e clicar no cone cabealho

Preencher o n coletivo de solicitao de compra

Importantssimo o preenchimento deste campo, pois o nmero de cotao que ser a referncia para todos os fornecedores que participarem da licitao, ou do processo de cotao. Usar como conveno: ccc_aa_nnn, onde ccc indica o grupo de compras, aa indica o ano da solicitao, nnn indica o n seqencial de solicitaes de cada comprador.

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Manual de Procedimentos de Compras Clicar no cone endereo fornecedor

Selecionar o fornecedor e teclar enter que o sistema trar todas as informaes no mesmo

Em seguida salvar a solicitao

Colocar aqui o prximo fornecedor a ser cotado e tecle enter.

Note que foi criado um n de solicitao para o fornecedor 850024 e o sistema voltou tela para ai ncluso de novo fornecedor, mantendo os dados do material.

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Clique no cone cabealho

se quiser verificar os dados.

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Note que o sistema manteve os dados.

Clicar no cone

se desejar colocar alguma observao na solicitao de compras.

Clicar duas vezes neste campo

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Voltar duas telas

e salvar

Note que o sistema atribui um outro nmero de solicitao de cotao e voltou tela para a insero de novo fornecedor. Entrar como nmero do prximo fornecedor, teclar enter.

Salvar esta solicitao e verifique que o sistema cria outro nmero de solicitao. Se desejar atribuir algum texto, proceder como nos passos anteriormente descritos, antes de salvar.

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IV.2 Modificao de Solicitao de Cotao


Para alterar ou modificar uma solicitao de compra proceder:

Se no souber qual o n da solicitao, utilizar os campos para pesquisa:

Teclar enter e voc entrar nas mesmas telas e ter as mesmas funcionalidades das telas de criao. No esquecer de salvar antes de sair do processo de modificao.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 43/62 Data alterao:15/05/00

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IV.3 Impresso/Envio de Solicitao de Cotao


Para a impresso e ou envio da solicitao proceder:

Colocar o critrio de seleo

Selecionar qual ou quais solicitaes deseja imprimir ou enviar via fax

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 44/62 Data alterao:15/05/00

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Neste momento o sistema oferece 3 opes: - O sistema exibe na tela como a solicitao ser impressa. - O sistema envia a solicitao para o dispositivo de sada pr-configurado, que pode ser um impressora, fax ou sistema de EDI. - possvel fazer uma impresso, para aferio ou arquivamento, antes de enviar para o dispositivo de sada.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 45/62 Data alterao:15/05/00

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IV.4 Atualizao de Solicitao de Cotao


Essa seo explica como entrar a cotao do fornecedor na solicitao de cotao relevante O usurio pode entrar os preos cotados por um fornecedor de dois modos: Entrando o preo lquido por unidade no campo Preo lquido. Esse preo inclui os descontos normais e os suplementos do fornecedor somente. Os descontos (para pagamento vista) e impostos so calculados separadamente. Entrando o preo bruto no campo Preo lquido e atualiza as condies para o item. Depois, o sistema substitui o preo bruto entrado pelo preo lquido calculado automaticamente. Se o usurio entrar o preo lquido para um item para o qual as condies de preo foram atualizadas, o sistema sempre substitui o preo que o usurio entra pelo preo lquido calculado. Uma mensagem de aviso chama a ateno do usurio para esse fato para que ele possa corrigir o preo com o qual o sistema sobregravou a entrada se necessrio. Se o preo da cotao for baseado em uma unidade de medida diferente da unidade que o usurio normalmente utiliza (isto , a unidade do pedido), entrar a unidade de preo do pedido junto ao preo lquido no campo PpUm na tela de sntese de itens. Na tela Detalhes de item, entrar o fator para converter a unidade do pedido na unidade de preo do pedido (se isso j no tiver sido definido no sistema). Exemplo: Se a unidade de preo do pedido for "litro", mas a unidade do pedido "barril", entrar litro como a unidade de preo do pedido e especificar o fator de converso 4:1 (isto , um barril contm 4 litros). No campo Cdigo IVA, entrar o cdigo para qualquer imposto relevante, por exemplo, imposto de valor agregado (IVA). Se um pedido for criado atravs do referenciamento de uma solicitao de cotao, esse cdigo facilita a determinao do montante de imposto quando a fatura entrada no sistema.

Selecionar a cotao e teclar enter

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Selecionar o item e clicar no cone de detalhe. Lembre-se a lista pode conter mais de um item com detalhes diferentes.

Esta cotao apresentou somente o preo lquido

Estes campos so muito importantes

Clicar no cone cabealho

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Informar as condies de pagamento (primordial) e outros dados relevantes. Salvar a atualizao .

Passemos agora ao prximo fornecedor, onde na cotao ser fornecido preo bruto, com ICMS de 18% e IPI de 10% e prazo de pagamento de 45 dias.

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Aps chegar nesta tela, clicar no boto de condies

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Selecionar os impostos aplicveis e inserir o valor bruto (Valor lquido mais ICMS) e teclar enter. Voltar para a tela anterior

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O sistema antes de voltar para a tela anterior, mostra este pequeno quadro de advertncia onde ele coloca: Preo efetivo: R$ 1,23, que no exemplo representa o preo lquido (R$1,10) mais o valor do IPI. IPI = 0,10 x [R$ 1,10/(1-18%)] Preo do material: o preo registrado no info record do material ou na requisio de compra. Teclar enter, entrar com os demais dados e clicar no cone cabealho .

Entrar com a condio de pagamento e outros dados, teclar enter para confirmar as condies. Salvar a atualizao .

Passemos agora a inserir a cotao do 3 fornecedor onde o mesmo enviou a cotao com o preo lquido do material por 100 gramas e pagamento vista.

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Tecle enter e o sistema mostrar

Tecle enter duas vezes e o sistema mostrar,


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Tecle enter e verifique se os dados do cabealho esto corretos. Salve a cotao.

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IV.5 Comparao de cotaes


O usurio pode comparar os preos de todas as cotaes recebidas como resultado de um processo competitivo de licitao atravs da lista de comparao de preos. A lista de comparao classifica as cotaes por item do preo mais baixo at o mais alto.

Colocar aqui o n coletivo para agrupar as cotaes.

Escolha a base de comparao

Selecionar os valores de comparao a serem usados. Cotao de referncia. O usurio pode comparar as cotaes dentro da lista com uma cotao modelo. O sistema exibe o desvio de porcentagem entre cada cotao na lista e a cotao modelo.
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Cotao de valor mnimo/mdio A lista de comparao de preos tambm pode exibir uma cotao "fictcia" que reflete o valor mnimo ou mdio de todas as cotaes. Selecionar o campo de cotao "Valor mdio" ou "Valor mnimo" para selecionar o tipo de cotao fictcia. Base de porcentagem A lista de comparao de preos exibe a porcentagem de cada item em relao ao preo mximo, mnimo ou mdio. Para determinar o tipo de exibio, entrar uma das seguintes opes: + "_" o valor mais alto para cada item de 100% o valor mais baixo para cada item de 100% o valor mdio para cada item de 100%

Determinao de tarifas Selecionar o campo apropriado para determinar quais das opes abaixo devem ser includas na determinao do preo de comparao: descontos custos de aquisio (custos diversos de suprimentos) preo efetivo

Clique no cone executar

Clicar para obter mais informaes

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Se desejar imprimir a comparao ou as informaes complementares clicar no cone

IV.5.1 Gravao de preo de mercado


O preo de mercado a base para avaliar o nvel de preo do fornecedor para um material e usado pelo componente MM Avaliao de fornecedor. Um preo de mercado pode se aplicar a um material ou grupo de materiais. O usurio pode armazenar um preo como o preo de mercado a partir da lista de comparao de preos. Para a gravao, clicar sobre qual cotao deseja que seja a base para o mercado: preo de

Este foi o valor escolhido para o preo de mercado.

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IV.5.1 Rejeio de cotaes


O sistema automaticamente imprime cartas de rejeio para todas as cotaes marcadas como Rejeitadas. Realizar as seguintes etapas para todas as cotaes que deseja rejeitar.

Marcar este campo para rejeitar a cotao

Salvar a cotao

Proceder a impresso da mensagem.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 58/62 Data alterao:15/05/00

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Neste momento o sistema oferece 3 opes: - O sistema exibe na tela como a solicitao ser impressa. - O sistema envia a solicitao para o dispositivo de sada pr-configurado, que pode ser um impressora, fax ou sistema de EDI. - possvel fazer uma impresso, para aferio ou arquivamento, antes de enviar para o dispositivo de sada.

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 59/62 Data alterao:15/05/00

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IV.5.1 Aceitao de cotaes


O usurio deve criar um registro info para as cotaes que aceitar, principalmente, se planeja colocar mais de um pedido com o fornecedor. Com o registro info, os termos e as condies da cotao so automaticamente sugeridos quando um pedido criado. Para armazenar a cotao em um registro info de compras, entrar A, B ou C no campo Atualizar registro de informao na tela Detalhes de item. O cdigo que o usurio seleciona depende de se o registro info se aplica a toda a organizao de compras (C) ou somente ao centro receptor (B) e se as informaes de preos so permitidas em nvel de centro para o centro especificado. Entrar (A) para atualizar o registro info em nvel de centro somente.

Selecionar o item e clicar no cone detalhe

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Este o campo em discusso

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A1 ndice remissivo
aceitar.......................................................................60 Base de porcentagem................................................55 campo de comando.....................................................5 cartas de rejeio......................................................33 Categoria de item......................................................10 classificao contbil..........................................10, 18 cdigo da transao....................................................5 Cdigo IVA..............................................................46 comparao de preos........................................33, 54 condies..................................................................46 condies de pagamento...........................................48 cotao......................................................................33 Cotao de referncia...............................................54 Cotao de valor mnimo/mdio..............................55 Determinao de tarifas............................................55 dispositivo de sada..................................................45 divises.....................................................................37 exibio....................................................................27 impostos....................................................................50 impresso..................................................................45 login............................................................................4 mandante....................................................................4 material de consumo...........................................17, 20 Nmero coletivo.......................................................34 observao................................................................41 prazos de entrega......................................................34 preo bruto................................................................46 preo de mercado......................................................56 preo lquido.............................................................46 Reclamao..............................................................37 rejeio.....................................................................58 Salvar a requisio....................................................15 senha...........................................................................4 servio......................................................................17 solicitao de cotao...............................................33 Tela inicial..................................................................4 unidade de medida....................................................13 usurio........................................................................4 ( Liberar....................................................................31

_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 62/62 Data alterao:15/05/00