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REPUBLICA DE COSTA RICA MINISTERIO DE HACIENDA

MANUAL PARA LA COMUNICACION DE RESULTADOS DE LOS SERVICIOS DE AUDITORIA INTERNA SEGUNDA EDICION

JUNIO 2006

“Generamos confianza mediante el desempeño transparente y eficiente"

el avance hacia el logro de nuestra MISION. con la siguiente motivación en su INTROCUCCION: “Como parte de la organización interna articulada que definimos en nuestra VISION.Despacho del Ministro MANUAL PARA LA COMUNICACION DE RESULTADOS DE LOS SERVICIOS DE AUDITORIA INTERNA PRESENTACION Este Manual se presentó en su primera edición como “Manual para la comunicación de resultados de Estudios de la Dirección General de la Auditoría Interna del Ministerio”. Con el propósito de fortalecer esa organización. en los principales aspectos que deben observarse para una efectiva interrelación. como un instrumento de trabajo que debemos aplicar en una labor coordinada Administración activa-Auditoría Interna. Cumplimiento de objetivos. metas y programas. en marzo de 1998. Francisco de Paula Gutiérrez G. nos complace poner en vigencia el presente MANUAL PARA LA COMUNICACION DE RESULTADOS DE ESTUDIOS DE LA DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA INTERNA. a instancia de cualquiera de las partes. con el título de “Manual para la comunicación de resultados de los servicios de la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda”. es necesario fomentar una excelente comunicación entre la Administración y la Auditoría Interna. a instancia de la Dirección General de Auditoría Interna. se aprueba y se comunica la segunda edición del Manual. Estricta observancia de las normas legales que rigen la función pública. que nos permita aprovechar en la mejor medida posible esa asesoría constructiva que la Auditoría nos brinda en los tres campos fundamentales de nuestra gestión: Uso adecuado de los recursos. con vigencia a partir del 15 de junio del 2006. Este Manual entra en vigencia a partir del 15 de marzo de 1998 y deberá revisarse periódicamente por el Despacho del Ministro. Guillemo Zúñiga Chaves MINISTRO DE HACIENDA “Generamos confianza mediante el desempeño transparente y eficiente" . MINISTRO DE HACIENDA” Considerando los cambios que se han dado en la legislación y normativa relacionada con el control interno y con la función de auditoría interna. facilita el avance hacia el cumplimiento del objeto social de la Entidad. el cual contiene disposiciones de acatamiento obligatorio para ambas partes. La atención oportuna de las recomendaciones de la Auditoría Interna producto de sus estudios. por el entonces Ministro de Hacienda Doctor Francisco De Paula Gutiérrez Gutiérrez. a fin de incorporarle aquellas modificaciones necesarias para su mejoramiento.

...........................................2 2.....................4 2.........2 2..................................................................................6 “Generamos confianza mediante el desempeño transparente y eficiente" ....2 OBJETIVO...............................................1 Objetivos de la comunicación oral..................................................................................................................................................................................... COMUNICACIÓN DE RESULTADOS.......................................................... OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN ACTIVA:.................................................5 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA COMUNICACIÓN ORAL DE RESULTADOS..........................................................................................................1 FUNDAMENTO LEGAL.........................................................................................................................................2 Reunión para la comunicación oral...5 3 OBLIGACIONESDE LOS FUNCIONARIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA .................2 2............................................................................................................................................6 4..................................2 2...........................4 2..................................................4 2.......4 INFORMES ESPECIALES O DE RELACIÓN DE HECHOS........Despacho del Ministro MANUAL PARA LA COMUNICACION DE RESULTADOS DE LOS SERVICIOS DE AUDITORIA INTERNA Tabla de Contenido 1 INTRODUCCION...............1 2......................................................................5...........................3 NIVEL Y TIPOS DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS .............................................................................................5..........

según Decreto N° 31765-H. el seguimiento de la implantación de las recomendaciones y la rendición de cuentas sobre su efectivo cumplimiento. para una efectiva comunicación durante el desarrollo de los estudios de auditoría. en torno al ejercicio de las labores de la Auditoría Interna. irregularidad o acto ilegal b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.Despacho del Ministro MANUAL PARA LA COMUNICACION DE RESULTADOS DE LOS SERVICIOS DE AUDITORIA INTERNA DEL MINISTERIO DE HACIENDA 1 INTRODUCCION El propósito de este manual es estandarizar el procedimiento para la comunicación de resultados de los servicios que presta la Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio. En ese sentido se establecen como objetivos específicos los siguientes a. y sus reformas. Valorar conjuntamente la viabilidad de las recomendaciones de la Auditoría Interna y formalizar el compromiso de la Administración para su implantación por medio de un plan de acción calendarizado. acorde con las disposiciones de la Ley General de Control interno. despilfarro. N° 8292 y la normativa técnica dictada por la Contraloría General de la República. b. en la consecución de los objetivos de: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida. uso indebido. publicado el Alcance N° 17 a La Gaceta N° 84 del 30 de abril del 2004. un efectivo aprovechamiento de su asesoría y aportes a la gestión institucional para el fortalecimiento de los sistemas de control interno. en la comunicación de resultados y para la remisión oficial de los informes. Establecer una metodología de trabajo conjunto -Auditoría Interna-Administración-. dentro del marco general que establece la Ley General de Control Interno. controles y procesos de dirección. del valor agregado que le ofrece la Auditoría Interna con su aporte a la administración de riesgos. Establecer las bases para un seguimiento oportuno a la atención de las recomendaciones de la Auditoría Interna y para la efectividad en la aplicación del Manual para la atención de informes. a fin de fomentar el mayor aprovechamiento por parte de la Administración. “Generamos confianza mediante el desempeño transparente y eficiente" . con el propósito de sentar las bases para una adecuada y oportuna atención de las recomendaciones. N° 8292 y la normativa técnica emitida por la Contraloría General de la República para las Auditorías Internas del Sector Público. c.

“Generamos confianza mediante el desempeño transparente y eficiente" 2 .Despacho del Ministro 2. a los funcionarios competentes para tomar las decisiones sobre los asuntos que versa el informe. y autorización de libros). 2. los hallazgos obtenidos deben ser comentados con los funcionarios responsables de las operaciones. los resultados parciales o finales obtenidos en el desarrollo de los estudios de auditoría y las recomendaciones pertinentes. a. procesos o actividades que se están evaluando. está regulada por la Ley 8292. a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista.3 Nivel y tipos de comunicación de resultados La comunicación de resultados es una actividad en el proceso de auditoría en la cual la Auditoría Interna informa de manera oral y por escrito los resultados de su trabajo. Ley General de Control Interno. para el fortalecimiento de los controles y para la aplicación de medidas correctivas. previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas. su atención y la eventual implementación de las recomendaciones. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 2. con las particularidades para cada tipo de servicio. Comunicación oral La comunicación oral de los resultados de los servicios de auditoría se realiza con los funcionarios que tengan parte en los asuntos a tratar en el informe. Antes de la remisión del informe oficial por escrito. 2. sobre los aspectos de sus competencias. opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria.2 Objetivo El objetivo de la comunicación de resultados es dar a conocer oportunamente a quien tenga la autoridad necesaria y suficiente para decidir y actuar. las conclusiones y recomendaciones propuestas.1 Fundamento legal La comunicación de resultados de los servicios de auditoría. cuando sea procedente. resultado de un servicio de auditoría. En el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría. el equipo de auditores debe coordinar con la administración una reunión para presentar oralmente los resultado en forma parcial o final del estudio. se da tanto para los servicios de auditoría como para los servicios preventivos (asesoría. advertencia. por la normativa dictada por la Contraloría General de la República para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y por el Reglamento de organización y funcionamiento de la Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda. según la normativa aplicable y lo establecido en el presente manual.

Cuando la auditoría o estudio sea de índole ordinaria pero el informe contenga información de naturaleza confidencial.2) Se exceptúan de la comunicación oral de resultados los siguientes casos:   Auditorías o estudios especiales con carácter reservado. D-2-2004-CO. mediante informes objetivos dirigidos al Ministro. así como la identificación de los funcionarios de la Administración que deberán participar activamente en la reunión. una vez conocido los resultados de las auditorías o estudios especiales.5. define para cada caso si los resultados se le comunican al Ministro o a los titulares subordinados. como superior jerarca de la institución. Comunicación escrita La Auditoría Interna deberá comunicar los resultados de sus auditorias o estudios especiales de auditoría. Cuando se emite el informe sobre el estado de las recomendaciones de acuerdo con lo dispuesto en el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de control Interno. Informes especiales o de relaciones de hechos. El Auditor Interno. o remisión del caso al Ministerio Público. que puedan generar la conformación de órganos directores de proceso para la determinación de la verdad real de los hechos y de presuntas responsabilidades o que ameriten investigaciones especiales para tomar decisiones sobre la determinación de presuntas responsabilidades. guardando la confidencialidad.2.     b. las competencias. advertencia y autorización de libros). (CCR). debe ser parcial. la metodología de exposición y los funcionarios de la Auditoría Interna encargados de realizarla. considerando su relevancia. Las comunicaciones que la Auditoría Interna emita como parte de los servicios preventivos (asesoría. de las Directrices sobre principios y enunciados éticos. los objetivos. su impacto a nivel institucional.2 del Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. así como cualquier otro elemento que pudiera poner en riesgo la efectividad y oportunidad de las acciones requeridas para la toma de decisiones. en los que sus resultados no deberán discutirse con los funcionarios participantes. y en la norma 1. o a los titulares subordinados competentes para su adecuada atención. (Punto 2. con fundamento en la independencia funcional y de criterio establecida en el artículo 25 de la Ley General de Control Interno y contemplada en el en el punto 2. niveles de autoridad y responsabilidad.Despacho del Ministro Esta reunión se realiza con una agenda específica sobre los temas a tratar. “Generamos confianza mediante el desempeño transparente y eficiente" 3 . en forma oficial por escrito. Cuando se eleva un informe al Ministro por no aplicación de recomendaciones o falta de respuesta de un director. atención y aplicación de las recomendaciones. En estos casos la presentación de resultados en la reunión.

“Generamos confianza mediante el desempeño transparente y eficiente" 4 . sobre los cuales no debe hacerse comunicación oral de resultados. Por su carácter confidencial están sujetos a las disposiciones del artículo 6° de la Ley General de Control Interno y del artículo 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. quienes con observancia de los procedimientos administrativos aplicables en la entidad. 2. para que sean los órganos competentes de la administración. excepto cuando se presuma responsabilidad penal. y asegurando los derechos al debido proceso. y con aplicación del Manual para la atención de los informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en el Ministerio de Hacienda. 2. con el debido sustento. declaren las responsabilidades que podrían corresponder y ejecuten las medidas para hacerlas efectivas. el fundamento de las recomendaciones y la necesidad de su implantación para el fortalecimiento de sus controles y la consecución de los objetivos de: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida. caso en el que el informe debe remitirse al señor Ministro con la recomendación de que se envíe al Ministerio Público y si fuera pertinente. ante presuntos hechos irregulares que ameriten una recomendación para la apertura de un procedimiento administrativo y/o la remisión del caso al Ministerio Público. se abra proceso administrativo. despilfarro. debe hacerse con observancia de los plazos y las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno y en la normativa dictada al respecto por la Contraloría General de la República. debe presentarse al nivel jerárquico del que dependa la persona sobre la cual podría recaer la responsabilidad. N° 8422 y a la normativa que regula el manejo de la información confidencial. Exponer a los responsables de las unidades o actividades auditadas en forma amplia el resultado de la auditoría o estudio especial de auditoría. Se emiten de conformidad con el artículo 35 de la Ley General de Control Interno N° 8292 y con las disposiciones que al respecto dicta la Contraloría General de la República. uso indebido. El informe especial o de relación de hechos.1 Objetivos de la comunicación oral a. irregularidad o acto ilegal b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. a efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes en forma oportuna.5. según se requiera. Decreto N° 31765-H publicado en el Alcance N° 17 a La Gaceta N° 84 del 30 de abril del 2004 y sus reformas.5 Disposiciones específicas para la comunicación Oral de resultados 2.Despacho del Ministro La atención de estos informes por parte de la Administración. en forma separada para cada materia o situación.4 Informes especiales o de relación de hechos Son informes de naturaleza confidencial.

los comentarios de los participantes y observaciones.) Para la reunión de comunicación oral de resultados. o en el plazo c.Despacho del Ministro b. Que la Auditoría tome en cuenta los criterios y propuestas de los funcionarios que tienen la responsabilidad de la administración. para que los presenten a la Auditoría. Reunión para la comunicación oral La Auditoría Interna debe coordinar con los responsables de las unidades respectivas una reunión para comunicar los resultados de los estudios que realiza. asuman su compromiso para su adecuada y oportuna atención e implantación. soluciones o alternativas aportados por los responsables de aplicar las recomendaciones o dejar establecido un tiempo prudencial. de previo a la comunicación oficial del informe. dispone la realización de la conferencia final de comunicación oral de resultados. de común acuerdo entre ambas partes. informes emitidos como servicios preventivos y otros que la normativa contemple. 2. incluyendo los argumentos. El Auditor Interno. “Generamos confianza mediante el desempeño transparente y eficiente" 5 . excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones de hechos. Que los funcionarios que deben aplicar las recomendaciones. hora de inicio y tiempo estimado de duración. en coordinación con el equipo que realizó el estudio. controles y procesos de dirección. b.2 a. Preparar un acta de la reunión con un resumen de los asuntos más relevantes tratados. • La metodología que se aplicará en la reunión. • Invitación formal al Ministro y/o al titular subordinado. para que sus recomendaciones sean atendidas y agreguen valor a la administración de riesgos. • El personal de auditoría que tendrá a cargo la exposición y el nivel de su participación. • Fecha. la Auditoría Interna debe cumplir con lo siguiente: c. Pedir a todos los asistentes firmar el acta establecido por los participantes.5. para los cuales no se realiza comunicación oral.3 a. (punto 2. y a los funcionarios de la unidad administrativa relacionados con el estudio cuyo resultado se expondrá. • Agenda de la reunión que incluya el esquema del contenido del informe que se expondrá. dependiendo de la complejidad del asunto. previo a la emisión de sus informes parciales o finales. Definir los funcionarios que deben participar y coordinar la reunión considerando al menos los siguientes aspectos: • Nombre y cargo de las personas que participarán en la reunión. al finalizar la reunión.

los funcionarios de la Auditoría Interna deben cumplir con las siguientes obligaciones: 3-1 Mantener la comunicación con los funcionarios que sea necesario en la unidad auditada o que se relacionen con la actividad objeto del estudio. e informar al señor Ministro de cualquier situación que se estime pertinente. en forma oral y por escrito cuando se considere pertinente. orales o escritas a los funcionarios de la unidad o función a auditar.2 Presentar al Ministro o al titular subordinado de la unidad auditada el informe de los servicios de auditoría con los comentarios. 4. “Generamos confianza mediante el desempeño transparente y eficiente" 6 . activamente en las reuniones para la comunicación de resultados que se realizan como paso previo al trámite oficial de los informes de auditoría.Despacho del Ministro 3 OBLIGACIONESDE LOS FUNCIONARIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA Para el logro de los objetivos definidos en el presente manual. de conformidad con las potestades definidas en el artículo 33 de la Ley 8292. mediante entrevistas y solicitudes de información. Dar seguimiento a la aplicación de las recomendaciones contenidas en los informes. en la reunión para la comunicación oral de resultados de previo a la remisión oficial del informe escrito. para presentar los resultados de la auditoría o estudio realizado.3 4. OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN ACTIVA: Facilitar el desarrollo de los estudios de auditoría y suministrar toda la documentación e información requerida por la Auditoría Interna y su personal. Ley General de Control Interno. • En el desarrollo del estudio. y dar el acceso necesario para el desarrollo de sus funciones.2 Atender en forma personal las convocatorias que realice la Auditoría Interna y participar 4. • Al convocar y realizar la reunión con los principales funcionarios de la entidad. considerando las observaciones de la comunicación oral de resultados. de conformidad con el procedimiento establecido oficialmente en el Ministerio. • Al informar al nivel correspondiente. en los siguientes momentos: • Al comunicar el inicio de la auditoría y presentar al equipo que realizará el estudio e informar del nivel de su participación.1 4. el resultado de la evaluación de la estructura de control interno. 3. conclusiones y recomendaciones.3 Firmar el acta de la reunión celebrada como parte de la comunicación oral de resultados. • Al informar oralmente a los funcionarios de la unidad o función auditada las conclusiones sobre los componentes o aspectos evaluados a fin de obtener sus comentarios u opiniones respecto a los que se refieran a las actividades a su cargo. 3.

htm http://es.6 Custodiar y garantizar. 4.com/doc/54009416/Auditoria-Financier-A “Generamos confianza mediante el desempeño transparente y eficiente" 7 .7 Cumplir con las demás disposiciones legales y normativa relacionada. de conformidad con la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. 4.Despacho del Ministro 4.4 Establecer un plan de acción para la aplicación de las recomendaciones.hacienda. la seguridad de los documentos que respalden los hechos presuntamente irregulares que originen los informes especiales de auditoría o relaciones de hechos y que podrían dar lugar a la apertura de procedimiento administrativo o a la remisión de casos al Ministerio Público. https://www.5 Aplicar y hacer cumplir el procedimiento oficial establecido en el “Manual para la atención de los informes de la Contraloría General de la República y de la Auditoría Interna. y dar el seguimiento hasta su efectiva implantación. 4.cr/Msib21/Espanol/Auditoria+Interna/manual+comunicacion+resultados.scribd.go.

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