Bespaar tijd! Sla je bestanden slim op!

André Manssen

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op.

Dit werk is gelicenseerd onder een Creative Commons Naamsvermelding-Niet Commercieel – Geen AfgeleideWerken 3.0 Unported licentie De gebruiker mag dit werk kopiëren, verspreiden en doorgeven onder de volgende voorwaarden:  Naamsvermelding — De gebruiker dient bij het werk de door de maker of de licentiegever aangegeven naam te vermelden (maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat zij daarmee instemmen met uw werk of uw gebruik van het werk).  Niet-commercieel — De gebruiker mag het werk niet voor commerciële doeleinden gebruiken.  Geen Afgeleide werken — De gebruiker mag het werk niet bewerken.

Het voorgaande laat de wettelijke beperkingen op de intellectuele eigendomsrechten onverlet.

Zie ook: creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/deed.nl

© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 1

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op.

Bespaar tijd! Sla je bestanden slim op!
Een veel en vaak gehoorde klacht binnen het onderwijs is: "Daar heb ik géén tijd voor!". Het is dus zaak om effectief en efficiënt met je tijd om te gaan om zodoende tijd te besparen. Tijd besparen kan vaak op een simpele wijze. En…, de tijd die je bespaart, kun je weer besteden aan andere dingen. Eén van die dingen waar je op simpele wijze tijd mee kunt 'verdienen' is het slim opslaan van je computerbestanden; zowel thuis als op school. Door je bestanden een duidelijke en logische naam te geven en deze op te slaan in een overzichtelijk mappenstructuur, kun je die bestanden weer snel terugvinden. Ook bestanden die je lang geleden hebt gemaakt. En dat scheelt tijd én ergernis. In deze brochure geef ik je een aantal suggesties betreffende het geven van een naam aan je bestanden en het maken van een heldere en overzichtelijke mappenstructuur, waardoor je tijd kunt besparen. André Manssen

© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 2

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op.

1. Geef bestanden en duidelijk herkenbare naam
De bestanden die je opslaat moeten een duidelijke, alles zeggende naam hebben. Kort gezegd: aan de naam van een bestand moet je - zonder dit bestand te hoeven openen - kunnen zien wat voor bestand het is. Een 'vuistregel' hiervoor is 'WaDoWa'. 1.1 WaDoWa… Je moet aan een bestandsnaam in één oogopslag kunnen zien:  Wanneer het bestand is gemaakt.  Doelgroep van het bestand.  Wat de inhoud is van het bestand. 1.2 Maak uniforme afspraken 'hoe' je bestanden opslaat Om bij het opzoeken van bestanden tijd te besparen, is aan te bevelen binnen de school uniforme afspraken te maken over een standaard 'format' voor bestandsnamen. Of te wel: uniforme afspraken over de naamgeving van bestanden. Dit 'format' dient voor alle leerkrachten duidelijk en begrijpelijk te zijn en alle leerkrachten dienen dit 'format' te gebruiken voor bestanden die op school worden gebruikt. Dit 'format' geldt voor alle bestanden: documenten, brieven, nieuwsbrieven, (digitale) lessen, 'digibord'-lessen, enz. Kortom: één 'format' voor alles wat opgeslagen wordt op de server van de school of op de computer van de leerkracht in de klas. Dit geldt uiteraard ook voor bestanden die 'online' worden gedeeld door collega's. De afspraken over het opslaan van bestanden en het 'format' ervan worden schriftelijk vastgelegd in een protocol. Het is dan geen vrijblijvende zaak maar en een protocol is handig voor 'nieuwkomers'. 1.3 Waarom WDW? Waarom is het slim om de datum, de doelgroep en de inhoud (wat) in de bestandsnaam vermelden?

© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 3

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op.  Als je samen met een collega een klas draait (duobaan), kun je zo altijd snel zien wat je collega heeft gemaakt. Handig als je een keertje wilt 'terug verwijzen' naar een les, bijvoorbeeld tijdens een project of thema of als ouders om informatie vragen n.a.v. een brief o.i.d. die je collega heeft gemaakt.  Je hoeft je collega's niet lastig te vallen met vragen als "Weet jij waar dit-of-dat bestand staat?" of "Weet jij waar ik dit-of-dat kan vinden?".  Het is makkelijk voor een collega die in jouw klas vervangt. De vervanger kan snel de benodigde bestanden vinden. Dat scheelt een hoop zoekwerk en dus tijd.  Na een jaar weet je niet meer wat er in een bepaald document staat zonder dit document te moeten openen. Als je aan de bestandsnaam in één oogopslag kunt zien wat de inhoud van het document is, of wat het onderwerp van de les is, scheelt dat weer tijd.  Het zoeken naar brieven, lessen, digibordlessen, planningen, notulen, e.d. gaat veel sneller. Als iets sneller gaat, levert dit tijd op.  Als je aan het eind van een schooljaar je klas moet overdragen aan een collega, is het voor hem of haar erg plezierig als bestanden duidelijk herkenbaar zijn en ordelijk zijn opgeslagen.  Als jij een nieuwe groep krijgt is het heel handig en bespaart het tijd als je het materiaal dat jouw voorganger heeft gemaakt zorgvuldig heeft opgeslagen.  Met name bestanden die betrekking hebben op lessen wil je wellicht na verloop van tijd nalopen. Werken de links nog? Is de stof verouderd? Moet e.e.a. aangepast worden? En zo meer. Het scheelt dus erg veel tijd als je deze bestanden snel kunt terugvinden. Kortom: een duidelijke bestandnaam scheelt een hoop tijd bij het opzoeken van het betreffende bestand. 1.4 Voorbeelden van een format voor bestandsnamen Zoals hierboven beschreven is het verstandig om in een bestandsnaam tenminste de volgde gegevens op te vermelden:  de datum;  de doelgroep;  het onderwerp / de inhoud.

© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 4

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op. Het format zou dus kunnen zijn: datum – doelgroep – vak - thema/onderwerp/les/hoofdstuk – omschrijving. Concrete voorbeelden:

20120112_7a_RE_Blok 01_Les 09_som 3_Deelsommen.notebook 20120113_7a_TA_Thema 03_les 02_Zelfstandige naamwoorden.notebook 20120201_7a_OU_Excursie ijsbaan op 5 februari.docx 20120202_TV_Notulen teamvergadering 12-01-212.docx 20120204_7a_GE_Thema 2_Romeinen_De goden.notebook 20120205_7a_SP_Thema 03_Woordpakket 03.docx Enz. enz. De datum wordt steeds geschreven als: jaar (jjjj), maand (mm), dag (dd). Hierdoor komen jouw bestanden keurig in een chronologische volgorde te staan. Handig bij het zoeken naar bepaalde bestanden.

Tip: De zoekfunctie in Windows
Staan er veel bestanden in de diverse mappen dan kun je overwegen de 'zoekfunctie' van Windows te gebruiken. Die 'zoekfunctie' kun je vinden in het menu 'Start'

Je kunt ook op je toetsenbord de combinatie Windowstoets + F indrukken. Een andere manier is de zoekfunctie gebruiken in Windows Verkenner. Deze functie staat rechtsboven in het venster. Handig als je in een volle map wilt zoeken.

© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 5

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op.

2. Bestanden opslaan
In het "Handboek Digibord & Didactiek"1) staan een aantal handige tips m.b.t. het opslaan van bestanden (digibordlessen en bronnen voor je lessen). "Het zoeken en maken van bronnen kost veel tijd. Het is daarom van belang alle media op een goed ontsloten en overzichtelijke plaats op te slaan. Beeldmateriaal dat u verzamelt voor een DigiBordles kunt u ook hergebruiken in een Word- of Powerpoint-document. Windows-computers verwijzen bij het opslaan van multimediale bronnen standaard naar mappen binnen de persoonlijke map (Mijn documenten). Het is niet raadzaam hier de materialen voor gebruik bij het DigiBord op te slaan. Beter is het op de netwerkdrive van de school (server van de school) een aparte map aan te maken. Maak in deze map een reeks van submappen aan voor elk vak dat u geeft, en daarbinnen weer voor alle bronsoorten en de lessen. Werkt u samen met collega's, maak dan een map aan die voor iedereen toegankelijk is (maar niet voor leerlingen) en spreek af waar en hoe materialen worden opgeslagen. Ook is het handig onderscheid te maken tussen lessen die klaar zijn en lessen die gedownload zijn. Maak deze mappenstructuur aan voordat u aan de slag gaat met het ontwikkelen van lessen." 2.1 Bestanden opslaan op de server van de school Het opslaan van bestanden op de server van de school heeft een aantal voordelen:  Iedere leerkracht – ook vervangers – kunnen bij de bestanden komen.

© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 6

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op.  Geen ingewikkelde toestanden als een collega van een eventuele parallelklas de door jouw gemaakte digibordlessen e.d. wil bekijken c.q. wil gebruiken en dat geldt natuurlijk ook voor jou. Maak hier wel afspraken over…!!  Handig als je samen een digibordles maakt.  Leerkrachten die in verschillende groepen lesgeven kunnen eenvoudig de door hen benodigde lessen vinden.  Er wordt (veronderstel ik) altijd automatisch een back-up gemaakt van de bestanden op de server van de school door de netwerkbeheerder. Als de bestanden direct op de server geplaatst worden, heb je dus altijd een back-up.  Aan het eind van een schooljaar kunnen complete mappen in één keer worden overgezet of worden gekopieerd naar een andere groepsmap. 2.2 Een duidelijke mappenstructuur Om oeverloze discussies te voorkomen (zonde van de tijd) maakt bijvoorbeeld de ICT-coördinator of een werkgroepje waar de ICT-coördinator uiteraard ook deel van uitmaakt (eventueel in overleg met de directie) een goed doordachte, heldere en overzichtelijke mappenstructuur voor de schoolserver. Zo een mappenstructuur zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

Leerkrachten

      

Groep 1-2 Groep 3 Groep 4 Groep 5 Groep 6 Groep 7 Groep 8 Groepsmappen

Binnen iedere "groep" wordt ook weer een onderliggende mappenstructuur gemaakt. Mijn advies: maak deze structuur niet te diep.
© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 7

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op.

Mochten er parallelgroepen zijn, dan worden er in de hoofdstructuur geen aparte mappen gemaakt. De hierboven aangegeven structuur wordt ook in dat geval gebruikt. Binnen iedere 'groepsmap' komt ook een mappenstructuur. Deze mappenstructuur is voor alle groepen gelijk. Zie hiervoor de volgende afbeelding.

Leerkrachten

 Groep 1-2  Groep 3  Groep 4  Groep 5  Groep 6 Groep 7        
Documenten Digibordlessen

 Groep 8
Groepsplannen Zorgplannen Schaduwrapporten Schooldocumenten Vergaderingen …………….

In de 'leerkrachtenmap' kunnen uiteraard nog veel meer mappen gemaakt worden, bijvoorbeeld een map 'Groepsplannen', een map 'Zorgplannen', een map 'Schaduwrapporten', een map 'Schooldocumenten', een map 'Vergaderingen', enz. enz. Een en ander is natuurlijk afhankelijk van het beleid van de school en de op school gebruikte software, bijvoorbeeld het gebruikte leerlingvolgsysteem. Vaak kun je binnen zo'n systeem ook handelings- en zorgplannen, e.d. maken.

© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 8

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op.

Maar hoe dan ook: maak over het opslaan van bestanden afspraken binnen de school die voor iedereen gelden en check periodiek of iedereen de gemaakte afspraken nakomt en of er wellicht problemen zijn. Zet die afspraken in een protocol. Zorg er ook voor dat iedere leerkracht weet hoe hij of zij een bestand moet opslaan op de server en op zijn/haar eigen pc in de klas. De school kan hiertoe 'Helpkaarten' maken voor de leerkrachten of een instructiefilmpje (screencast). Overdreven…? Helaas wijst de praktijk anders uit!

Tip: Maak een mappenstructuur eerst op papier
Ga je een mappenstructuur maken dan is het raadzaam om die mappenstructuur eerst op papier te 'ontwerpen'. Gebruik hierbij een potlood en een gummetje. Dat scheelt doorhalingen e.d. Het voordeel hiervan is dat je op de pc dan niet steeds mappen hoeft te verwijderen.

© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 9

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op.

3. Een voorbeeld: de groepsmap van groep 7
In deze paragraaf geef ik een voorbeeld voor een mogelijke mappenstructuur van de 'groepsmap' van groep 7. Deze mappenstructuur geldt voor alle groepen en vind je dan ook terug in de overige 'groepsmappen'.

Groep 7 
Documenten

Brieven Lesplannen Notities …

  

Digibordlessen

Aardrijkskunde1) (zie toelichting onder het schema) Bronnen              
Afbeeldingen Video's Muziek

Lessen - downloads Lessen – in ontwikkeling Lessen - klaar

Geschiedenis Hoofdrekenen Kanjertraining Natuur/biologie Rekenen Spelling Taal …

© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 10

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op. Toelichting schema In de map 'Digibordlessen' worden de digibordlessen opgeslagen die je maakt voor de verschillende vakken. Ieder vak heeft zijn eigen mapje
1)

.

Het mapje van ieder vaak bestaat uit verschillende sub-mappen. In deze sub-mappen worden de bestandjes opgeslagen die je nodig hebt bij het samenstellen van je lessen. Dit kunnen zijn afbeeldingen, video's (zelfgemaakt of gedownload van het internet), muziek en/of geluiden. Al deze bestandjes worden opgeslagen in de daartoe bestemde submapjes. In de sub-map 'Lessen – downloads' worden de lessen opgeslagen die je download van het internet en mogelijk wilt aanpassen. In de sub-map 'Lessen – in ontwikkeling' staan de lessen die je aan het maken bent. In de sub-map 'Lessen – klaar' komen de lessen die 'af' zijn. Deze indeling maak je voor ieder vak. Eventueel kun je nog een sub-mapje maken voor 'digibord'-tooltjes die je hebt gedownload. Het maken van al deze mappen kost tijd. Maar die tijd verdien je ruimschoots terug als je een degelijke mappenstructuur gaat gebruiken.

© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 11

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op.

4. Bestanden opslaan op jouw computer in de klas
Als je jouw bestanden op jouw computer in jouw klas opslaat kun je een gelijksoortige mappenstructuur maken als hierboven beschreven. Je kunt dan snel en op simpele wijze je bestanden kopiëren naar de mappen op de server. Maar nogmaals: het is veel efficiënter om jouw bestanden direct op de server op te slaan. 4.1 Lessen thuis maken Maak je jouw digibordlessen thuis, dan is het aan te bevelen om op jouw eigen pc een mappenstructuur voor je 'school'-bestanden te maken die hetzelfde is als die op school. Als je jouw bestanden op een geheugenstick zet om ze mee naar school te nemen, maak dan op je geheugenstick ook een dergelijke mappenstructuur. Makkelijker is je bestanden gewoon gratis online te 'parkeren' bij Dropbox.com of Windows Live Skydrive. Bij Dropbox beschik je dan over twee GB ruimte en bij Skydrive zelfs over 25 GB ruimte. Als je van deze twee online 'opslag'-diensten gebruik maakt, is het uiteraard ook weer tijdbesparend als je ook hier dezelfde mappenstructuur maakt als op school. Hoe eenvoudig kan het allemaal zijn!

© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 12

Bespaar tijd! Sla je bestanden zorgvuldig op.

5. Tot slot
Als je een duidelijke en overzichtelijke mappenstructuur maak en jouw bestanden opslaat op de hierboven beschreven wijze, bespaart dat echt tijd. Bestanden die je lang geleden hebt gemaakt kun je op deze manier snel terug vinden, want alle bestanden staan overzichtelijk en geordend en met duidelijke namen in hun eigen mapje. Uiteraard is de hier beschreven wijze om je bestanden op orde te houden een manier van hoe je het zou kunnen doen. Wellicht gebruiken jij of jouw school een veel betere, handigere en nog meer tijdbesparende manier om bestanden op te slaan. Overigens kost het opzetten van een overzichtelijke mappenstructuur best wel even tijd, maar die tijd haal je er later dubbel en dwars uit.

1) Handboek Digibord & Didactiek – Allard Bijlsma, Jori Mur, e.a. Uitgeverij Instruct – Bodegraven. 2009. Blz. 189 – 190.

© 2012 André Manssen – www.manssen.nl - P a g i n a | 13