Gestión de Proyectos en Comunidad

PUMA

gestión de proyectos en comunidad

Fondo Ambiental

Serie de Cartillas

Educativas

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag.

1

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

Participaron en esta publicación: Elaboración Técnica: Genoveva Angueira, Sergio Dávila, Marco Patiño, Miguel Rodríguez y Sicco Stortelder Concepción gráfica: Marcelo Alvarez Ascarrunz y Ana Sánchez Quisbert Diseño Gráfico: Marcelo Alvarez Ascarrunz Edición de texto: Aviayala, Desarrollo con Comunicación. Teléfono 2410741 Ilustraciónes: Juan de Dios Rojas Impresión: Abbase Ltda - 2221639 Depósito Legal: Agosto de 2011 © Copyright PUMA Fondo Ambiental. Av. Cristo Redentor N° 3020 esquina calle Cosorió – Edificio Nippon Parts – Primer Piso of. 2. Teléfono fax: 591 3 344 4252. Casilla 231. Santa Cruz de la Sierra, Bolivia. La presente Cartilla cuenta con el apoyo financiero de Suecia y Holanda en el marco del Programa Forestal Baba Carapa. Las opiniones expresadas en la presente Cartilla no necesariamente reflejan el punto de vista de las representaciones de Suecia y Holanda en Bolivia. Referencia bibliográfica sugerida: PUMA Fondo Ambiental 2011 Gestión de Proyectos en Comunidad. Fundación PUMA Fondo Ambiental. Serie de Cartillas Educativas Nro. 1. Bolivia.

Pag.

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

Presentación
PUMA Fondo Ambiental (PUMA - FA) tiene el agrado de compartir con ustedes la presente “Cartilla: Gestión de Proyectos en Comunidad”, elaborada con el propósito de fortalecer las habilidades y conocimientos de nuestros socios: OFC y ASL en las distintas zonas de trabajo forestal, en la aplicación de normas, procedimientos e instrumentos durante la preparación, ejecución, monitoreo y evaluación de sus emprendimientos de aprovechamiento del bosque. Esta Cartilla es una versión ilustrada y sintetizada del “Manual de Gestión de Proyectos del Programa Forestal Baba Carapa”, el cual forma parte de los Contratos de Donación con Carga que suscriben PUMA – FA y los representantes legales de las comunidades. El Manual recoge las experiencias de aplicación del mismo en las distintas escuelas de proyectos que desarrolla PUMA – FA; por ello, podríamos afirmar que el Manual no es una propuesta teórica o un conjunto de buenos deseos, en realidad es un instrumento de una nueva forma de intervenir el bosque de manera sostenible. El Manual ha sido diseñado como una herramienta útil para aquellas comunidades que están trabajando con PUMA - FA en el marco del PFBC; sin embargo, bien puede ser utilizado por la misma comunidad para administrar cualquier otro proyecto o iniciativa de desarrollo comunitario. En todo caso, si se desea profundizar los conocimientos sobre el Manual sintetizado en la presente Cartilla, es posible solicitar una copia del mismo u opiniones sobre su aplicación a los Comités de Gestión de los Proyectos que trabajan con PUMA - FA. La Cartilla consta de dos capítulos expuestos de manera sencilla gracias al acompañamiento de Juana y Enrique, dos beneficiarios de un Proyecto Comunitario Forestal, quienes en base a su experiencia, brindan orientaciones y consejos que pueden ser aplicados a lo largo de todo el proceso de manejo forestal comunitario. El primer capítulo se refiere a los criterios de organización comunitaria y su relacionamiento con el equipo de PUMA - FA en el marco del PFBC. El segundo, aborda los procesos administrativos y técnicos de la ejecución de un proyecto forestal comunitario; las pautas para monitorear el avance y las situaciones que pueden servir como justificación para modificarlo. Estamos seguros de que esta Cartilla contribuirá a mejorar la gestión forestal comunitaria; por cuya razón, le invitamos cordialmente a utilizarlo, transmitirlo, aplicarlo y si correspondiera, proponer los ajustes que considere necesarios.

Juan Carlos Chávez Corrales Gerente General PUMA Fondo Ambiental

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag.

1

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1
Foto: Marcelo Alvarez PUMA Fondo Ambiental Representantes de las Agrupaciones Sociales del Lugar durante la Escuela de Gestión Forestal realizada en Ixiamas.

Pag.

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.
Foto: Marcelo Alvarez PUMA Fondo Ambiental

Gestión de Proyectos en Comunidad

Contenido
Introducción Organizándonos El Enfoque de Trabajo del PUMA FA ¿Qué objetivo tiene el componente de desarrollo organizacional y productivo? ¿Cómo funciona el SIPROBOSQUE? ¿Cómo se organiza la comunidad para ejecutar el Proyecto? ¿Qué función cumple la Asamblea de Beneficiarios ¿Cuáles son las principales tareas de la Asamblea de Beneficiarios? ¿Qué es el Comité de Gestión? ¿Qué funciones cumple el Comité de Gestión? ¿Cómo trabajamos con el apoyo de técnicos externos? ¿Cuáles son las funciones del TEFO? ¿Cuáles son las funciones del TECO? ¿Cuáles son las funciones del equipo de campo? Para recordar Ejecutando nuestro proyecto ¿Cómo se elabora un Plan Operativo Forestal Anual POFA? Plan de Producción Plan de Conservación y Monitoreo Plan de Protección Plan de Capacitación Plan de Relacionamiento Plan Presupuestario para cada gestión Plan de Comercialización ¿Cómo podemos ejecutar el presupuesto? ¿Qué requisitos debemos cumplir para los desembolsos? ¿En qué casos se puede suspender un desembolso?
© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pág. 1 3 4 5 6 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 19 20 21 21 22 22 23 23 24 25 26 27 Pag.

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

Contenido
¿Qué es el capital de operaciones del Proyecto? ¿Cómo se presentan los Informes Técnicos y Financieros? ¿Quién elabora los informes? ¿Quién revisa y aprueba los informes? ¿Cómo se monitorea y evalúa? ¿Qué es una evaluación? Modificaciones al Proyecto Para recordar: Los procedimientos técnicos y financierros de la gestión del Proyecto? 28 29 30 31 32 33 35 36

Algunas abreviaciones para concerlas bien:
CPR DO GET GPZ OP PUMA FA POFA PFBC SIPROBOSQUE TECO TEFO TEG UCGP UGB ABT CONFOR PPM ASL OFC Coordinadores de Proyectos de las Regiones Desarrollo Organizacional Grupo Externo de Técnicos para la Gestión de Proyectos Gerentes de Proyecto de Zona Organización para la Producción Fundación PUMA Fondo Ambiental Plan Operativo Forestal Anual Programa Forestal Baba Carapa Sistema de Gestión de Proyectos para el Manejo Integral y Comunitario del Bosque de PUMA FA. Técnico Externo Contable Forestal Técnico Externo Forestal de Monte Técnicos Externos para la Gestión del Proyecto Unidad Coordinadora de la Gestión del Programa Unidad de Gestión del Bosque Autoridad de Fiscalización y Control Social de Bosques y Tierra Centro Comunitario de Negocios Forestales Parcelas Permanentes de Monitoreo Asociación Social del Lugar Organización Forestal Comunitaria

Pag.

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

Introducción
La Gestión de Proyectos Forestales que realizamos en nuestras comunidades, con el apoyo de PUMA Fondo Ambiental, necesita de nuestro compromiso y responsabilidad para que ejecutemos, hagamos el seguimiento, controlemos y evaluemos con éxito cada una de las actividades del Proyecto. Probablemente, algunas de las familias beneficarias de la comunidad no conocen a detalle los procedimientos que PUMA Fondo Ambiental tiene para trabajar junto con las comunidades en la realización de sus Proyectos. Precisamente, en atención a esa necesidad fue que esta Cartilla fue elaborada. La Cartilla tiene que servir como una guía para que la comundad sepa que pasos hay que seguir durante la ejecución del Proyecto. Por ese motivo, hemos invitado a Juana y Enrique, integrantes de una Asamblea de Beneficiarios, para que puedan guiarnos a lo largo de la Cartilla mostrando y explicando los pasos que se dan desde la organización de beneficiarios hasta la evaluación del Proyecto. ¿Comenzamos?

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag.

1

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

Técnico y representante de la comunidad haciendo uso de la herramienta informática diseñada para la formulación de proyectos.

Pag.

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.
Foto: Marcelo Alvarez PUMA Fondo Ambiental

Gestión de Proyectos en Comunidad

Organizándonos
Nuestra comunidad por fin tiene el Proyecto Forestal listo para ejecutarlo, pues entre todos ya hemos realizado los cuatro pasos fundamentales en el etapa de Preinversión: Idea de Proyecto

Escuela de Proyectos

Aprobación de Proyecto

Firma de Contrato

Seleccionamos la idea, la presentamos en el formulario, consensuamos en la comunidad y enviamos al Consejo Académico de PUMA FA.

Con el apoyo de PUMA FA, realizamos el perfil y luego el diseño final del Proyecto.

Presentamos el Proyecto al Directorio de PUMA FA para que aprueben.

Se firma el Contrato de Donación con Carga y realizan el primer desembolso.

Para poner en marcha las tareas de Gestión descritas en esta Cartilla, nuestro Proyecto tiene que estar aprobado por PUMA Fondo Ambiental. Una vez que el Proyecto está aprobado, los diferentes actores de nuestra comunidad, y de PUMA FA deben trabajar juntos, ejerciendo las funciones que a cada uno le corresponde; tomando en cuenta las normas, los procedimientos, las metodologías y los instrumentos que son parte del Sistema de Gestión de Proyectos para el Manejo Integral y Comunitario del Bosque, SIPROBOSQUE.

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag.

3

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

El enfoque de trabajo del Programa

Desarrollo Organizacional y Productivo

En un esfuerzo conjunto con las comunidades el Programa Forestal Baba Carapa busca consolidar emprendimientos productivos inclusivos, con identidad cultural, equidad de género, responsabilidad social, innovación tecnológica y rentabilidad comercial que promuevan el desarrollo de un sector forestal y una industria forestal nacional. Por supuesto, en el marco de las políticas nacionales y las convenciones internacionales sobre los múltiples bienes y servicios provenientes de los bosques naturales.

Pag.

4 © Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Centros Comunitarios de Negocios Forertales CONFOR

Mecanismos Financieros

Asociatividad

Gestión de Proyectos en Comunidad

¿Qué objetivo tiene el componente de desarrollo organizacional y productivo?
Desarrollar y fortalecer el emprendimiento Empresarial – Comunitario, promoviendo la implementación de un sistema de aprovechamiento sostenible del bosque, • Fortaleciendo las organizaciones comunitarias a través del desarrollo asociativo para la producción y el acceso a servicios financieros y de asistencia técnica; y • Mejorando los mecanismos de gobernanza territorial bajo principios de equidad de género Desarrollo Organizacional • • • • • Generación de capacidades Instrumentos de Planificación Gestión Administrativa Financiera Inclusión de mujeres y jóvenes Relacionamiento con instancias públicas • • • • • • Organización para la Producción Diseño y Ejecución de Proyectos Técnicas de Aprovechamientos Forestal Escuelas de Gestión Forestal Capacitación en el uso de tecnología Certificación Monitoreo Biológico

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag.

5

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

¿Cómo está organizado el SIPROBOSQUE?
PUMA
Fondo Ambiental

EL PROYEC COMUN

Nivel Central

Unidad de Gestión del Bosque
Técnico de Organización para la Producción

Asistente Consultores
Coordinador de Proyecto Regional Cobija Técnico de Desarollo Organizacional
Gerente de Proyectos de Zona Gerente de Proyectos de Zona

Nivel Regional

Coordinador de Proyecto Regional Ixiamas Técnico de Desarollo Organizacional
Gerente de Proyectos de Zona Gerente de Proyectos de Zona

Coordinador de Proyecto Regional Guarayos Técnico de Desarollo Organizacional
Gerente de Proyectos de Zona Gerente de Proyectos de Zona

O R G A N I Z A C I Ó N

P L A N I F I C A C I Ó N

C A P A C I T A C I Ó N
Comité de gestión y Representantes legales

A nivel de la comunidad

Técnico de monte P 1 Técnico de monte P 2 Técnico de monte P 3

Técnico de monte P 1 Técnico de monte P 2 Técnico de monte P 3

Técnico de monte P 1 Técnico de monte P 2 Técnico de monte P 3

Técnico Forestal

Pag.

6

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

CTO DE LA NIDAD

Técnico Contable Forestal

C O N S E R V A C I Ó N

P R O D U C C I Ó N Técnico Contable Forestal

C O M E R C I A L I Z A C I Ó N

Análisis de Requerimientos del Cliente y Oferta del Bosque

Aprovechamiento

Exploración Forestal

Ciclo Productivo Forestal del Sistema de Manejo Integral de Bosques

Asamblea de Beneficiarios

Monitoreo y Protección

Censo Forestal Comercial

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag.

7

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

¿Cómo se organiza la comunidad para ejecutar el proyecto?
La comunidad u organización productiva a través de la Asamblea de Beneficiarios designa o elige a un grupo de personas que conforman el Comité de Gestión. Este Comité es responsable de tomar las decisiones para el buen manejo del Proyecto en los aspectos técnicos, administrativos y financieros. La co-responsabilidad para la ejecución técnica financiera estará a cargo de un Equipo Técnico Externo contratado por la misma organización.

Ejecuta Si en tu comunidad ya existe un equipo responsable de las actividades productivas la estructura del proyecto deberá adecuarse a la misma.

TEG - GET*

Controla, aprueba, fiscaliza y toma decisiones

TEG/GET*

Comité de Gestión

Comité de Gestión Aprueba, valida y fiscaliza

Asamblea de Beneficiarios * Técnico Externo de Gestión o Grupo Externo Técnico

Pag.

8

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

¿Qué función cumple la Asamblea de Beneficiarios?
Es un grupo conformado por las familias beneficiarias quienes controlan y fiscalizan las tareas del Proyecto cumpliendo las normas y requerimientos del Programa. Se reúnen por lo menos cuatro veces al año. La primera tarea de la Asamblea es conformar el Comité de Gestión antes de cumplir veintiún días de iniciado el Proyecto. Para conformar el Comité de Gestión, se pueden dar dos situaciones: Primera situación: Cuando no existe una estructura que pueda ser el Comité… • La Asamblea se reúne para elegir a sus representantes para el Comité de Gestión. • Los representantes elegidos deben ser hombres y mujeres que cuentan con la mayoría de los votos de la Asamblea. Segunda situación: Cuando sí existe una estructura… • Se respeta la estructura existente que se convierte en el Comité de Gestión.

No olivdemos que las mujeres deben estar presentes en el Comité de Gestión

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag.

9

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

¿Cuáles son las principales tareas de la Asamblea de Beneficiarios?

Aprobar: • • • • La lista de familias beneficiarias del Proyecto El ingreso o retiro de familias beneficiarias El Reglamento de funciones del Comité de Gestión El Plan Operativo Forestal Anual (POFA) que incluye: • Informes Técnico Administrativo y Financiero mensuales y trimestrales, con Acta de Validación • Informes Técnico Administrativo y Financiero Anuales, con Acta de Aprobación • El Informe Final para el Cierre de Ejecución

Pag. 10 © Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

¿Qué es el Comité de Gestión?
Es un grupo de personas elegidas por la Asamblea de Beneficiaros, que desempeñan roles y responsabilidades de acuerdo a su reglamento. Ellos representan a hombres y mujeres de la comunidad, por un periodo de al menos dos años. El Comité de Gestón debe contar con un mínimo de tres y un máximo de siete miembros con derecho a voto.

¿Cómo está conformado el Comité de Gestión?
Con derecho a voz y voto: • Al menos dos representantes legales del proyecto • Un apoderado designado por la comunidad (que también es el representante ante la ABT) • Un Responsable Comunitario para supervisar las operaciones de Monte Con derecho a voz y NO a voto: • Un técnico designado por la Fundación PUMA FA • Un representante de la organización matriz, si la Asamblea así lo establece

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag. 11

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

¿Qué funciones cumple el Comité de Gestión?
Fiscaliza y controla el cumplimiento de las actividades técnicas y financieras del Documento del Proyecto

Realiza, los Términos de Referencia y participa en los procesos de contratación de consultores externos para el TEG y/o el GET Hace el seguimiento a las programaciones técnicas y financieras del POFA. a las operaciones forestales. a la presentación de productos de los consultores del TEG/GET. Coordina la ejecución del Proyecto con el TEG o el GET, según corresponda. Presenta los ajustes y reformulaciones presupuestarias del Proyecto ante la Asamblea de beneficiarios para su aprobación. Recepciona reportes periódicos de avance técnico y financiero del Proyecto de parte de los Representantes Legales.

Todas las tareas a realizar por cada uno de los miembros del Comité se encuentran en el Manual de Gestión de Proyectos

Aprueba: Los Informes Mensuales (IM) para ser presentados trimestralmente a la Asamblea de Beneficarios La compra de bienes y la contratación de servicios, de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Manual de Gestión de Proyectos.

Pag. 12 © Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

¿Cómo trabajamos con el apoyo de los técnicos externos?
Existen dos formas: PRIMERA: Cuando el Comité de Gestión contrata técnicos para que trabajen de manera exclusiva con el Proyecto. A esta forma se la llama contratación de TEG: Técnicos Externos para la Gestión de UN sólo Proyecto. SEGUNDA:
Grupo Externo de Técnicos

Cuando dos o más Comités de Gestión contratan a un Grupo Externo de Técnicos (GET) para la ejecución del Proyecto. A esta forma se la llama contratación del GET. En ambas formas: • El Gerente de Proyecto de Zona (GPZ) revisa los Términos de Referencia elaborados por el Comité de Gestión del Proyecto para las contrataciones individuales • Da el visto bueno para la contratación de los Técnicos Externos para la Gestión del Proyecto (TEG), que debe contar con profesionales calificados y con experiencia.

Equipo de apoyo

Técnico Forestal Técnico Contable Forestal

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag.

13

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

¿Cuáles son las funciones del TEFO?
Técnico Externo Forestal de Monte (TEFO) Sus principales funciones son: • Compartir sus conocimientos y capacidades a beneficiarios del Proyecto. • Coordinar las actividades definidas en el Documento de Proyecto y el POFA. • Aplicar los procesos y procedimientos técnicos y financieros del Sistema de Manejo Integral de Bosque, coordinando con el TECO. • Elaborar conjuntamente con el Comité de Gestión el POFA para su aprobación por la Asamblea de Beneficiarios. • Apoyar a los representantes legales en la elaboración y presentación al Comité de Gestión los Informes Mensuales y Anuales. • Coordinar y dirigir el equipo de campo. • Participar en Asambleas de Beneficiarios y reuniones del Comité de Gestión.

Pag. 14 © Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

¿Cuáles son las funciones del TECO?
Técnico Externo Contable Forestal Realiza el registro y control de las operaciones administrativas y financieras. Sus principales funciones son: • Compartir sus conocimientos y capacidades a Beneficiarios del Proyecto. • Aplicar todos los procesos y procedimientos financierdos establecidos en el Manual de Gestión de Proyectos de PUMA FA, en coordinación con el TEFO • Apoyar en la elaboración e implementación del POFA del Proyecto en coordinación con el TEFO. • Elaborar y presentar reportes financieros como parte de los Informes Mensuales y Anuales. • Elaborar comprobantes de contabilidad y presupuestarios. • Preparar la conciliación bancaria del Proyecto. • Administrar los cambios presupuestarios del Proyecto. • Elaborar los formularios administrativos y financieros. • Aplicar un sistema de contabilidad para el manejo financiero del Proyecto. • Reportar sobre gastos e ingresos que genere el Proyecto. • Registrar, controlar y guardar los documentos, comprobantes y facturas. • Apoyar en procesos de contratación de personal para el Proyecto. • Participar en Asambleas de Beneficiarios y reuniones del Comité de Gestión.
© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag. 15

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

¿Cuáles son las funciones del equipo de campo?

Bajo la coordinación del TEFO y el Responsable Comunitario de Monte, el Equipo de Campo está compuesto por planilleras, brujuleros, materos, macheteros, sendeadores, cocineros, motosierristas, saneadores, entre otros. Se encarga del aprovechamiento forestal en el monte aplicando todo lo aprendido en las Escuelas de Gestión Forestal. El Equipo estará compuesto preferentemente por personas de la misma comunidad, hombres y mujeres, valorando sus capacidades y habilidades.

Pag. 16

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

Para recordar
Planificación
Asamblea de Beneficiarios

Organización

Responsable Comunitario Para supervisar operaciones de Monte

Representante de Organización Matriz (si corresponde)

Comercialización

TEFO Técnico Externo Forestal de Monte

TECO Técnico Externo Contable Forestal

Gerente de Proyectos de Zona GPZ

Producción

Equipo operativo
© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag. 17

Conservación

• • • •

Planilleros Brujuleros Materos • Cocinera Sendeadores

El Proyecto de EL PROYECTO DE LA • Motosierristas la Comunidad COMUNIDAD • Ayudantes de motosierras

Comité de Gestión 3 a 7 personas - Apoderado de la OFC/ASL - Al menos 2 representantes legales - Representante legal del ejecutor (si corresponde)

Capacitación

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

Escuela de Gestión Forestal :Interpretación del Mapa Manual Operativo realizado por técnicos de PUMA FA y el Responsable Comunitario de Monte. Pag. © Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Foto: Marcelo Alvarez PUMA Fondo Ambiental

Gestión de Proyectos en Comunidad

Ejecutando nuestro proyecto
Para ejecutar nuestro Proyecto es importante que pongamos atención en tres puntos principales: • La elaboración e implementación del POFA (Plan Operativo Forestal Anual) • La adquisición de bienes y contratación de servicios • La evaluación del POFA

¿En qué podemos invertir los recursos del Proyecto?
Para cumplir con las actividades del Proyecto necesitamos contar con recursos económicos para comprar bienes y contratar servicios, por ejemplo:

ADQUISICIÓN DE BIENES - Motosierra - Equipo de computación - Brújulas - Botiquín - Machetes - Equipo de seguridad otros

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS - Consultorías de profesionales - Transporte - Alimentación

Cualquier adquisición de bienes o contratación de servicios con recursos de la donación debe ser realizada tomando en cuenta las disposiciones del doc umento “Contrato de Donación con Carga” y del POFA.

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag. 19

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

¿Cómo se elabora un Plan Operativo Forestal Anual (POFA)?
El Plan Operativo Forestal Anual consta de siete partes, cada una prioriza las actividades, indicadores, resultados y presupuesto para cada gestión y se construye en base al documento del Proyecto: 1. Plan de Producción 2. Plan de Conservación y Monitoreo 3. Plan de Protección 4. Plan de Capacitación 5. Plan de Relacionamiento 6. Plan Presupuestario para la Gestión 7. Plan de Comercialización

CRONOGRAMA

Pag. 20

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

RECURSOS

Gestión de Proyectos en Comunidad

1. Plan de Producción Describe los tiempos y recursos necesarios para el aprovechamiento forestal. Están contemplados los recursos destinados a la maquinaria, mano de obra y todo lo necesario para las diferentes etapas del aprovechamiento forestal.

2. Plan de Conservación y Monitoreo En este Plan se define los objetivos y actividades que van a garantizar un manejo sostenible de los recursos del bosque: El Plan debe incluir al menos: • Las Parcelas Permanentes de Monitoreo (PPM) para el monitoreo silvicultural. • Los estudios de impacto del aprovechamiento para el monitoreo ecológico-ambiental. • Los estudios de regeneración natural de las principales especies aprovechadas. • El monitoreo de las actividades productivas, realizadas durante el aprovechamiento.
© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag. 21

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

3. Plan de Protección En el Plan de Protección debemos definir las zonas potenciales de alto, mediano y bajo riesgo para • evitar el avasallamiento de tierras, • la prevención y control de incendios forestales, y • la protección de especies y áreas con un alto valor de conservación.

ANÁLISIS DE RIESGO Zona Norte: zona de mediano riesgo de invasión forestal (MRINVF) y zona de mediano riesgo incendios forestales (MRIF). Zona Sur: zona de alto riesgo de invasión forestal (ARINVF). Zona Este: zona sin riesgo de invasión forestal (SRINVF) y zona sin riesgo de incendio forestal (SRIF). Zona Oeste: zona sin riesgo de invasión forestal (SRINVF) y zona sin riesgo de incendio forestal (SRIF).

4. Plan de Capacitación Es la agenda temática de capacitaciones que se realizará en el año. La agenda incluye las capacitaciones realizadas por PUMA FA y las que realizará el TEFO y el TECO durante el año. En las capacitaciones deben participar el Equipo de Campo y las familias beneficiarias del Proyecto. La agenda temática incluye los siguiente eventos: • Escuelas de Gestión Forestal • Escuelas de Administración de Empresas Comunitarias • Escuelas de Estrategas Comunitarios Pag. 22
© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

5. Plan de Relacionamiento En el Plan de Relacionamiento definimos para qué, con quién, cómo y cuándo vamos a realizar alianzas con otras organizaciones comunitarias y empresas forestales, municipios y autoridades competentes. Los asocios buscan involucrar a otros socios en alianzas estratégias para garantizar entre todos el Manejo Integral del Bosque. El Plan debe tomar en cuenta: • el manejo y resolución de conflictos. • la inclusión de las mujeres en los procesos de relacionamiento comunitario. • las ventajas y desventajas de asociarse con diferentes empresas forestales • la participación de los Concejos Consultivos regionales y en el nacional.
Empresario Federación Representante Legal ONG ABT

6. Plan Presupuestario para la Gestión El Plan Presupuestario de la Gestión es un resumen de montos de dinero de donación y contraparte de la comunidad para la ejecución del Proyecto en cada gestión.

Expresado en Bolivianos

Plan de Comercialización

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag. 23

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

7. Plan de Comercialización En este Plan, se define quién será nuestro cliente, qué tipo de relación tendremos con él, cómo vamos a responder a las necesidades del cliente y de qué manera se entregará el producto final. El tomará en cuenta: • Las reuniones apertura y cierre de negocios • Participación en Ruedas de Negocio • Elaboración contratos de compra - venta Para esto, definimos con claridad: • las especies y productos que demanda el mercado, • los precios de nuestros producto en el mercado • y a quién vamos a vender nuestra materia prima.

Pag. 24

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

CONFOR: Centro Comunitario de Negocios Forestales

Gestión de Proyectos en Comunidad

¿Cómo podemos ejecutar el presupuesto?
PUMA FA no solamente transfiere dinero en efectivo al Proyecto de la Comunidad. Existen dos maneras más en las que invierte y apoya a los Proyectos: "Donación con carga" en efectivo Donde PUMA FA hace la transferencia de fondos a la cuenta bancaria del Proyecto. “Donación con carga” en especie Donde PUMA FA brinda asistencia técnica en campo a través de las Escuelas y Talleres en beneficio de la comunidad. “Donación con carga” mediante pagos directos Donde PUMA FA paga directamente por la adquisición de bienes y servicios contratados por el Comité de Gestión.

Banco

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag. 25

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

¿Qué requisitos debemos cumplir para los desembolsos?
Para el primer desembolso tenemos que contar con los siguientes documentos: Primer Desembolso a) Testimonio del Contrato de Donación con Carga b) Documento de garantía vigente c) Certificado original de apertura de cuenta corriente d) Carta enviada al Banco, donde se autoriza se entregue extractos bancarios a PUMA FA e) El Plan Operativo Anual Forestal (POAF) y el Plan de Gestión de Manejo Forestal (PGMF), aprobados por la Autoridad Ambiental competente (si es contraparte de la donación) f) Carta de solicitud de desembolso presentada a la Fundación, suscrita por los representantes legales. Para los siguientes desembolsos, hay que presentar: a) Dictámen de aceptación del cumplimiento del Informe Mensual establecidos en el Informe de Revisión de Avance del Proyecto. b) Carta de solicitud de desembolso presentada PUMA FA, suscrita por los representantes legales.

Pag. 26

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

¿En que caso se puede suspender un desembolso?
• • • • • • • • Por incumplimiento de los procedimientos establecidos por PUMA FA Uso indebido de recursos. Informes no presentados o declarados insatisfechos. Uso de recursos de terceros para el Proyecto sin autorización. Oposición al monitoreo o evaluación técnica o financiera. Por realización de gastos no autorizados en el Documento de Proyecto. No renovación del documento de garantía. Incumplimiento de aporte de contraparte.

¡CUIDADO! Debemos evitar que suspendan los desembolsos porque solamente perjudicamos la ejecución de nuestro Proyecto.

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag. 27

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

¿Qué es el capital de operaciones del Proyecto?
Es el dinero que se requiere para la ejecución de las actividades que aseguran la Producción y el Manejo Integral de los recursos del Bosque, por tanto una parte de ese capital debe guardarse para la realizar para las operaciones de aprovechamiento cada año. Plan de Producción Plan de Conservación y Monitoreo Plan de Protección Plan de Capacitación

Plan de Relacionamiento

Plan Presupuestario para la Gestión

Plan de Comercialización

Empresario Federación

Representante Legal

ONG ABT

Pag. 28 © Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

¿Cómo se presentan los Informes Técnicos y Financieros?
El IM o INFORME MENSUAL es elaborado por el TEG/GET, aprobado por el Comité de Gestión y entregado a PUMA FA por los Representantes Legales. El informe muestra el avance técnico y financiero del Proyecto y los resultados alcanzados durante el mes.

El IA - INFORME ANUAL es elaborado por el TEG/ GET, aprobado por la Asamblea de Beneficiarios y entregado a PUMA FA por los Representantes Legales. El Informe muestra al avance en los indicadores, la ejecución presupuestaria y los resultados alcanzados en un año, con relación a lo que se planificó en el Proyecto. Los informes sirven para que nuestra organización y PUMA FA sepan cómo está el proyecto en su ejecución, a fin de identificar nuestros logros y quizá lo que tenemos que mejorar. Al final del proyecto los informes servirán para saber que hemos hecho mal o bien para que el Proyecto sea exitoso

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag. 29

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

¿Quién elabora los informes?
Informe Mensual
El Informe Mensual debe ser presentado a PUMA FA por los Representantes Legales la primera semana de cada mes. Junto con el IM hay que presentar en formato físico y digital los siguientes: • Reportes de actividades del POFA y de la ejecución presupuestaria. • Formularios de ingresos y egresos. • Fotocopias simples de comprobantes de contabilidad, facturas, recibos oficiales, órdenes de pago, cotizaciones, cuadros comparativos, notas de adjudicación, notas de recepción; conciliaciones bancarias mensuales; extractos bancarios. • Fotocopia simple del Acta del Comité de Gestión de aprobación del IM • Información técnica generada en el periodo correspondiente.

Informe Anual
Los Representantes Legales son quienes presentan a PUMA FA una vez al año el IA es decir dentro de los 15 días hábiles siguientes a la conclusión del periodo de zafra. Debemos tomar en cuenta que: • Se deben llenar los formularios en los formatos requeridos (Reporte de Indicadores, Ejecución Presupuestaria y Avance de Actividades e Ingresos por Ventas). • Los formularios deben tener al menos dos firmas de dos Representantes Legales • Se debe incluir el Acta de la Asamblea de Beneficiarios que aprueba el IA. • Se tiene que adjuntar fotocopias simples de todos los documentos y la información técnica del año. Recuerda, todos los documentos originales deben ser ordenados, archivados y conservados durante 5 años, por los Representantes Legales a fin de que estén disponibles los originales para verificación de auditoría.

Pag. 30 © Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

¿Quién revisa y aprueba los informes?
PUMA FA revisa el IM (Informe Mensual) como el IA (Informe Anual) solamente si la documentación entregada está completa y tiene la aprobación del Comité de Gestión y la Asamblea de Beneficiarios en el caso del IA. Si no estuvieran completos se solicitará a los Representantes Legales del Proyecto la entrega de la documentación faltante. PUMA FA dará a conocer su opinión mediante el Informe de Revisión de Avance Mensual del Proyecto (IRAP) y el anual (IRAPA), indicando si es aceptado o es insatisfactorio: • Es aceptado, cuando no hay observaciones o existen algunas que son subsanables • Es insatisfactorio, cuando existe duda razonable sobre la información proporcionada o cuando las observaciones son de fondo.

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag. 31

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

¿Qué es el monitoreo?
Es el levantamiento de información sobre el cumplimiento de las actividaes, indicadores y la ejecución financiera del Proyecto. Esa información es analizada por PUMA FA y sirve para identificar los logros y las debilidades del Proyecto; sugiriendo siempre acciones oportunas y correctivas en beneficio del Proyecto y la comunidad.

PUMA

Fondo Ambiental

Pag. 32 © Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

¿Qué es una evaluación?
La evaluación es un estudio que se hace al Proyecto para conocer la situación de la comunidad y el estado en que se encuentra el bosque que le rodea. Los resultados del estudio deben proveer sugerencias para solucionar problemas y sistematizar lecciones aprendidas útiles para futuros emprendimientos. Para evaluar es bueno preguntarse: • ¿Quiénes se han beneficiado del Proyecto directa o indirectamente? • ¿Que tipo de beneficios entregó el Proyecto a la comunidad?. • ¿De qué manera la comunidad y sus socios contribuyeron a los resultados del Proyecto?. • ¿Como hemos afectado el ecosistema con la realización del Proyecto? PUMA FA ha definido tres tipos de evaluación para todos los Proyectos: • Evaluación ex ante: Esta evaluación se realiza en la fase de pre inversión, antes de la firma los Contratos de Donación con Carga. La Evaluación Ex Ante sirve para verificar: la información provista por la comunidad, los recursos existentes para el aprovechamiento y el compromiso de la comunidad en torno al Proyecto. • Evaluación de Cierre de la Etapa de Inversión: Una vez transferidos todos los recursos de donación se realiza una Evaluación de Cierre de la Etapa de Inversión para continuar el Proyecto y aplicar ajustes en base a las lecciones aprendidas. • Evaluación de Impacto: Se efectúa a partir del tercer año de iniciado el proyecto. Esta Evaluación nos permitirá saber si el Proyecto ha mejorado las condiciones en que viven las comunidades respecto a la situación inicial.

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag. 33

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

Modificaciones al Proyecto
¿En qué casos se puede modificar el Proyecto?
Durante la ejecución, se puede realizar modificaciones al Proyecto cuando hay ajustes técnicos o financieros que no afectan al monto establecido en el Contrato de Donación con Carga firmado con cada Comunidad u Organización. • Los ajustes técnicos se refieren a aumentar, quitar o modificar actividades o indicadores, establecidos en el Documento del Proyecto. • Los ajustes financieros se refieren a cambiar, quitar o mover recursos económicos de una actividad a otra.

Para realizar cambios debemos de consultar a técnicos de PUMA FA sobre los pasos a seguir, también debemos tener en cuenta que no es posible incrementar el monto total de la donación comprometida en el documento de proyecto

Total presupuestado en el 100% = Documento del Proyecto entre la Donación y la Contraparte de la comunidad

Costos de Personal

30%

10%
Costos de Producción 60% Gastos Administrativos

Pag. 34 © Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

Árbol marcado somo semillero en la región de Guarayos, durante las actividades de Censo Forestal
© Copyright PUMA Fondo Ambiental.
Foto: Marcelo Alvarez PUMA Fondo Ambiental

Pag. 35

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

Para recordar:

Los procedimientos técnicos y financieros de la gestión del Proyecto

Aprovech

POFA

EJECUTA

Sistema de Manejo Integral de Bosque

Cada uno está conectado al otro de forma que ninguno funciona independientemente

TEG - GET*

Controla, aprueba, fiscaliza y toma decisiones

TEG/GET*

Comité de Gestión

Comité de Gestión Aprueba, valida y fiscaliza

Asamblea de Beneficiarios

Organización Pag. 36 © Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

hamiento

Procedimientos Técnicos y Financieros Claro, es la comunidad la que está presente en cada etapa de la gestión de Proyectos. Informes

Evaluación final
© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag. 37

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

Concluído nuestro Proyecto vimos mejoras en nuestra comunidad, hombres y mujeres hemos trabajado mucho por un manejo integral del bosque. Ahora, sin temor a equivocarnos podemos aprovechar del bosque de manera conjunta cuidando los recursos para las próximas generaciones.

Pag.

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Gestión de Proyectos en Comunidad

Felicitaciones
Juntos hemos aprendido cómo podemos gestionar proyectos en la comunidad.....

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Pag.

En beneficio del bosque y sus pobladores
El Programa Forestal Baba Carapa (PFBC) está contribuyendo a los objetivos nacionales de reducción de la pobreza y conservación de bosques naturales en áreas forestales priorizadas, beneficiando a más de 5000 familias indígenas y campesinas. El Programa es ejecutado por PUMA Fondo Ambiental y cuenta con el apoyo de Suecia y Holanda. EL PFBC concentra sus esfuerzos en tres regiones de Bolivia: Pando (Porvenir); la región Norte de La Paz (Ixiamas) y Santa Cruz (Urubichá) sobre las cuales proyecta una cobertura nacional, abarcando la amazonia boliviana, que en superficie representa más de la mitad del territorio boliviano. El Baba Carapa es la Casa Grande del Yanacona donde cada principio de año se realiza una de las ceremonias del Pueblo Takana en homenaje y agradecimiento a la naturaleza, la tierra, la montaña, el viento, el agua, el sol, los animales, etc. para que el bosque siempre tenga las cosas en abundancia; que el pueblo no sufra enfermedades y que las autoridades tengan un buen desempeño en bien de la naturaleza y de sus pobladores. El Yanacona es la persona que posee todos los poderes y conocimientos para realizar los rituales, curar enfermedades y otros males de las personas, producidos por la naturaleza. PUMA Fondo Ambiental es una organización civil dedicada a desarrollar procesos de gestión ambiental y de uso sostenible de los recursos naturales con comunidades campesinas, indígenas y originarias, administrando, ejecutando y principalmente canalizando recursos financieros y no financieros a las mismas comunidades, con criterios de equidad y acceso universal. PUMA - FA nace como brazo descentralizado de Fundación PUMA. Es una entidad privada, sin fines de lucro que trabaja en toda Bolivia canalizando recursos a las mismas comunidades para la ejecución de proyectos e iniciativas de conservación con enfoque productivo y de base comunitaria.

Pag.

© Copyright PUMA Fondo Ambiental.

Av. Cristo Redentor N° 3020 esquina calle Cosorió – Edificio Nippon Parts – Primer Piso of. 2. Teléfono fax: 591 3 344 4252. Casilla 231. Santa Cruz de la Sierra, Bolivia.

www.pumafondoambiental.org

Serie de Cartillas Educativas Nro. 1

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful