You are on page 1of 52

ADMINISTRASI LOGISTIK

PENGERTIAN/KONSEP

ADMINISTRASI LOGISTIK ADMINISTRASI LOGISTIK

PENGERTIAN ADMINISTRASI

THE LIANG GIE Administrasi adalah proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu PRAJUDI ADMOSUDIRDJO Administrasi adalah aktivitas atau kegiatan dari orang atau kelompok orang untuk mencapai maksud tertentu.

UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
ORGANISASI MANAGEMEN KEPEGAWAIAN KOMUNIKASI KEUANGAN PERBEKALAN KETATA ² USAHAAN PERWAKILAN/HUMAS

PENGERTIAN LOGISTIK

SUBAGYA Secara Etimologis, Logistik berasal dari bahasa Yunani Kuno ´Logistikosµ : artinya ´terdidikµ atau ´pandaiµ WEBSTER·S NEW COLLEGIATE DICTIONARY ´Logisticµ adalah cabang seni kemiliteran yang meliputi tugas-tugas transportasi , pemarkasan dan perbekalan bagi pasukan-pasukan LUCAS DAN RUMSARI ´Logistikµ adalah segala sesuatu/benda yang berujud dan dapat diperlakukan secara fisik (tangible), baik yang digunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang (administrasi)

ADMINISTRASI LOGISTIK BACHSAN MUSTAFA Administrasi Logistik adalah kegiatan pengelola barang dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengelolaan barang atau dengan kata lain melaksanakan fungsi-fungsi managemen barang untuk memperoleh keuntungan/manfaat maximum dari penggunaan barang. .

6. PERBEKALAN (SUPPLIES) PERALATAN (EQUIPMENTS) PERLENGKAPAN MATERIAL (MATERIALS) MATERIIL BARANG . 5. 3.ISTILAH LAIN LOGISTIK 1. 2. 4.

PERBEKALAN (SUPPLIES) Kamus BI Purwodarminto Perbekalan : segala sesuatu yang dipakai untuk bekal > Bekal (Bhs Jawa) : sangu > Bekal/Perbekalan (Bhs Asing) : supplies (: barang habis pakai). Contoh : 1. Store Supplies (Perbekalan Toko) . Office Supplies (Perbekalan Kantor) 2.

mesin-mesin pabrik dan peralatan tahan lama lainnya .PERALATAN (EQUIPMENTS) Barang-barang yang merupakan perlengkapan material yang dalam penggunaannya mempunyai sifat tahan lama Contoh : mesin-mesin kantor. mesin-mesin toko.

baik barang tahan lama (meja . laptop. . printer dll) maupun yang habis pakai (kertas.PERLENGKAPAN Berasal dari kata dasar : lengkap (kamus Purwodarminto) berarti : genap : (tidak ada kurangnya). komplit (segala-galanya telah tersedia) contoh : > Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang secara lengkap dibutuhkan untuk melakukan kegiatan kantor. karbon dll) baik yang pokok maupun yang sekedar sebagai pelengkap saja. computer. tinta. Perlengkapan mengetik adalah barang-barang yang secara lengkap dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mengetik. kursi. ketik .

misalnya bahan baku ( raw materials. direct materials). bahan pembantu (indirect materials). Materials ( dalam managemen perusahaan/produksi) diartikan sebagai : bahan.MATERIAL (MATERIALS) Material (Materials) dimaksudkan perlengkapan material yang bukan berupa uang. Dan ini hendaknya dibedakan dengan equipments (peralatan) .

ditimbang dan dihitung terkecuali surat-surat berharga dan uang. .MATERIIL Pengertian materiil secara umum adalah seluruh barang-barang milik/kekayaan negara baik yang berujud tahan lama (inventaris) maupun yang berujud pakai habis yang satuan-satuannya dapat diukur.

Sukadarto. . diukur.BARANG Keppres RI No. ditimbang. 80 Th. 2003 Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian yang meliputi bahan baku. barang setengah jadi. dan dinilai. barang jadi/peralatan. 2001 : 3 Barang adalah bagian dari kekayaan negara yang terdiri satuan-satuan tertentu yang dapat dihitung. yang spesifikasinya ditentukan oleh pengguna barang/jasa. kecuali uang.

dipergunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna barang . 54 Tahun 2010 Barang adalah setiap benda baik yang berwujud maupun yang tidak berwujud.LANJUTAN Peraturan Presiden No. dipakai. yang dapat diperdagangkan. bergerak maupun tidak bergerak.

.LANJUTAN Berdasar Sumber Anggaran Barang milik negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBD atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.

barang yang diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum.barang yang diperoleh sebagai pelaksanaan dari perjanjian/kontrak . atau .barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan atau sejenisnya . meliputi : .undang. .LANJUTAN Barang Milik Negara/Daerah > Barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN/D > Barang yang berasal dari perolehan lainnya yang sah.barang yang diperoleh berdasarkan ketentuan undang.

Barang Persediaan . Barang Pakai Habis 5. Barang Bergerak 3. Barang Tidak Bergerak (Barang Tetap) 4.LANJUTAN Jenis-jenis Barang 1. Barang Inventaris 2.

peralatan kantor. Gas. monumenmonumen 2. kuda. Accu dan lain ² lain sebagainya. Barang Bergerak : alat-alat besar. Barang-barang Tetap (tidak bergerak) : tanah-tanah. kertas foto copy bukan termasuk barang inventaris 5. bangunan-bangunan. . anjing.alat tulis kantor.BARANG MILIK/KEKAYAAN NEGARA 1. kerbau. alat ² alat penerangan. 4. dan lain sebagainya. Peralatan pabrik. alat-alat pengangkutan 3.Inventaris perpustakaan. Hewan ² hewan : sapi. suku cadang. Barang ² barang persediaan : bahan baku. Barang yang pakai habis : alat . BBM.

PENGERTIAN LAIN DARI ADMINISTRASI LOGISTIK . 1997: 4) adalah segenap aktivita penyelenggaraan yang meliputi perencanaan dan pembinaan bendabenda yang diperlukan dalam suatu organisasi. ADMINISTRASI PERBEKALAN (BPK. serta penyingkiran benda-benda yang tidak diperlukan lagi bagi organisasi .

pengadaan. pendistribusian.LANJUTAN ADMINISTRASI MATERIIL (Sukadarto. pelaporan dan evaluasi . penerimaan/penyimpanan. pengawasan.2001 : 8) yaitu proses penataan barang-barang baik yang berujud tahan lama (inventaris) maupun barang pakai habis yang diperoleh melalui tahapan perencanaan kebutuhan. penghapusan/pelelangan. pemeliharaan.

pemeliharaan hingga penghapusannya. . penyimpanan. pendistribusian (pemakaian).LANJUTAN Manajemen Materiil (Sukadarto. penganggaran. pengadaan. penerimaan. 2001:11) Adalah keseluruhan proses pengendalian orang dan barang-barang melalui sistem penataan/pengelolaan mulai dari perencanaan.

dengan tujuan agar pemakaian/penggunaannya dilakukan secara efektif dan sefisien-efisinnya sehingga dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya atau memberikan hasil maksimum kepada pemilik barang .LANJUTAN Manajemen Logistik (Bachsan Mustafa. 2002 : 4) Adalah pengelolaan barang. baik itu barang pemerintah maupun barang perusahaan atau barang perorangan.

pencatatan. pemeliharaan dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi . pengorganisasian dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan. penyimpanan. 2004 : 2) merupakan serangkaian kegiatan perencanaan.LANJUTAN Manajemen Logistik (Lucas dan Rumsari. pendistribusian.

Kegiatan operasional : pengadaan.LANJUTAN Ruang Lingkup Adm Log Kegiatan managerial : perencanaan. pencatatan (inventarisasi). pendistribusian. pengorganisasian. . penggudangan. dan pengawasan. pemeliharaan. dan penghapusan.

.TUJUAN ADMINISTRASI LOGISTIK Secara umum kegiatan pengelolaan logistik dimaksudkan untuk mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi Untuk meningkatkan efisiensi. daya pakai dan menambah umur (life time) barang-barang (inventaris). sehingga dengan administrasi yang baik dan mantap akan dapat menghemat pengeluaran anggaran. khususnya dalam belanja barang.

Pelaporan dan Evaluasi . Penghapusan 6.FUNGSI-FUNGSI MANAGEMEN LOGISTIK Muhammad Alihusin : 1. Pemeliharaan 5. Pengadaan 3. Pergudangan 4. Perencanaan 2. Pengawasan dan Pengendalian 7.

Penyimpanan dan Penyaluran 5.LANJUTAN Subagya 1. Pengendalian . Pemeliharaan 6. Penganggaran 3. Penghapusan 7. Perencanaan dan penentuan kebutuhan 2. Pengadaan 4.

LANJUTAN Bachsan Mustofa 1. Inventarisasi 9. Perawatan/pemeliharaan 7. Perencanaan 2. Penganggaran /pendanaan 4. Pengadaan 5. Penghapusan. Penyaluran/distribusi 8. Penentuan Kebutuhan 3. Penyimpanan/penggudangan 6. 10.Pengawasan .

DIAGRAM SIKLUS LOGISTIK 1 9 2 8 10 3 7 5 4 6 .

agar pelaksanaan fungsi-fungsi managemen logistik sesuai dengan apa yang telah direncanakan.SIKLUS LOGISTIK Hakekatnya merupakan kegiatan logistik yang berawal dari fungsi perencanaan dan berakhir dengan fungsi penghapusan. . Sedangkan Pengawasanan merupakan fungsi kunci.

Pengawasan/Pengendalian . Perencanaan 2. Pengadaan 3. Pergudangan 4. Inventarisasi 6.FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI LOGISTIK 1. Pemeliharaan 7. Pendistribusian 5. Penghapusan dan 8.

PERENCANAAN LOGISTIK Merupakan kegiatan pemikiran. penelitian. perhitungan dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan dimasa yang akan datang.1. . penggunaan logistik. baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan logistik. pengorganisasian maupun pengendalian logistik.

Perencanaan Kebutuhan B. Penelitian Kebutuhan .PERENCANAAN LOGISTIK A.

A. biaya dan lain-lain keterangan yang dianggap perlu diterangkan. waktu yang dibutuhkan. jumlah. . jenis barang. PERENCANAAN KEBUTUHAN Merupakan suatu gambaran kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rangka memenuhi kebutuhan benda-benda perbekalan yang secara tegas dan secara tertulis memuat nama.

How? .Dimanam barang tersebut akan digunakan? 5.Bagaimana prosedur pengadaannya? . Berapa banyak barang yang dibutuhkan ? 8.Siapa yang akan mengadakan barang tersebut? 6. Why (mengapa?) Mengapa barang tersebut diadakan? 3. When (kapan?) -Kapan barang tersebut dibutuhkan? -Kapan barang tersebut diadakan? 4.Baagaimana aturan-aturan pengadaannya? 7. Who? .What (apa? ) Barang apa yang akan diadakan? 2. Berapa harga barang yang akan diadakan? .PERENCANAAN KEBUTUHAN 1.Dimana barang tersebut akan diperoleh? .Siapa yang akan menggunakan barang tersebut? .Bagaimana cara pengadaannya? . Where (dimana?) .

PENENTUAN DAN PENETAPAN KEBUTUHAN LOGISTIK Adalah kegiatan perumusan daftar namanama barang yang pasti akan diadakan oleh suatu organisasi dalam periode waktu tertentu. .

Skala Prioritas merupakan daftar penyusunan kebutuhan menurut indeks korelasinya .Daftar Nama-nama Barang (Daftar Nominasi Barang) : Adalah daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan setelah diurutkan berdasarkan skala prioritas.

namun tidak mutlak. tidak mendesak .INDEKS KORELASI Tinggi ( Skala Primer ) : benda-benda tersebut sangat mutlak dibutuhkan. mendesak Rendah ( Skala Tertier ) : adanya benda-benda tersebut perlu untuk membantu memperlancar jalannya instansinsi. namun tidak mutlak dan tidak penting. sangat mendesak Sedang ( Skala Sekunder ) : benda-benda itu penting untuk memperlancar jalannya instansi. tanpa adanya benda tersebut instansi tidak akan bisa berjalan.

. > Penyusunan dan perumusan Daftar nominasi Barang harus melibatkan beberapa pihak yang kompeten. penanggung jawab keuangan (manager keuangan) dan penanggung jawab dalam operasionalisasi logistik ( Kepala bagian logistik atau Kepala Bagian Rumah Tangga). > Daftar Nominasi Barang dijadikan pedoman bagi pimpinan puncak. > Daftar Nominasi Barang selain memuat gambaran informasi mengenai nama dan spesifikasi barang serta jumlah barang yang diadakan juga harus memuat gambaran informasi mengenai harga persatuan dan harga total guna memperhitungkan anggaran yangn dibutuhkan. kondisi finansial dan kebijakan organisasi.PENTING ! > Ukuran skala prioritas sifatnya relatif dan dinamis sejalan dengan perkembangan. al : Pimpinan puncak. penanggung jawab pengadaan logistik untuk menyetujui maupun melaksanakan kegiatan operasional pengadaan logistik.

. tidak menutup kemungkinan suatu organisasi melakukan pengadaan logistik diluar nama-nama barang yang telah tertuang dalam DNB. karena kegiatan ini sangat menentukan tingkat efektivitas kerja setiap unit kerja sekaligus tingkat efisiensi organisasi secara keseluruhan.. > Walaupun kebutuhan logistik dalam periode waktu tertentu telah disusun dalam daftar nominasi barang .> sepanjang didasarkan atas pertimbangan produktivitas unit kerja maupun produktivitas organisasinsecara keseluruhan..> Penetapan Rencana Kebutuhan Logistik merupakan bagian kegiatan yang cukup krusial dan strategis...

Normalisasi adalah pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditentukan. Faktor Standardisasi Standardisasi adalah pembakuan mengenai jenis. . ukuran.Faktor Biaya Manfaat mempertimbangkan antara biaya yang harus dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh 3. ukuran dan lain-lain. mutu dan harga dari barang perlengkapan/logistik. adalah: 1. Faktor Fungsional Fungsi Umum : stiap benda perbekalan secara umum berfungsi sebagai alat untuk memperlancar tugas pekerjaan para karyawan/pegawai. Standardisasi erat kaitannya dengan Normalisasi. type. Fungsi Khusus : berkaitan dengan bentuk.B. PENELITIAN KEBUTUHAN Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian kebutuhan. 2 .

PENTING! Standardisasi alat-alat kerja baik alat-alat kerja dikantor maupun perusahaan seharusnya terus dikembangkan. . Standardisasi alat-alat hendaknya diserahkan kepada para ahli. karena keadaan teknologi yang selalu berkembang.

163 A/SEKLAN/3/1978 tentang standarisasi mesin kantor : > Merk > Type/jenis > Ukuran .STANDARISASI SK Menteri No. 66 Th. 1977 tentang Standarisasi Standarisasi meliputi : > Ruang kantor > Rumah Dinas > Kendaraan Bermotor > Alat Perlengkapan Kantor Surat Edaran Ketua Lembaga Administrasi Negara No.

maka akan memudahkan penggantian suku cadang. ukuran. tipe yang ditetapkan secara Internasional.KEUNTUNGAN STANDARSASI: Karena bentuk. . Perawatan menjadi mudah dan sederhana Peralatan menjadi favorit sehingga mudah dijual dan mudah diperoleh Suku cadang akan tersedia cukup banyak Harga dapat ditekan serendah mungkin Kerusakan yang kecil tidak perlu menyebabkan tidak berfungsinya peralatan tersebut.

.KERUGIAN STANDARISASI : Orang hanya terikat pada beberapa merk peralatan yang dapat dipilihnya Pedagang mungkin dapat mempermainkan konsumen peralatan tersebut.

apa jabatannya dsb.4.FAKTOR PRESTISE (KEWIBAWAAN) DAN KEAMANAN Yaitu perlu diperhatikan siapa yang akan mempergunakan. beda perlengkapannya beda . jabatan.

. Dengan mempertimbangkan faktor ini maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan logistik maupun cara-cara pengadaan logistik degan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi. FAKTOR ANGGARAN Yaitu mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi.5.

TAHAPAN PENENTUAN KEBUTUHAN LOGISTIK Lucas dan Rumsari 1. Membuat Skala Prioritas 3. Menyusun nama-nama barang yang dibutuhkan organisasi 2. Membuat Daftar Nominasi Barang .

pengorganisasian pengadaan Barang/Jasa .kgt & anggaran yg dibiayai kerjasama K/L/D/I 3. tentang : a.PERPRES NO. Mengidentifikasi kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan K/L/D/I 2. Menyusun dan menetapkan rencana penganggaran untuk pengadaan Barang/Jasa .kgt & anggaran yg dibiayai K/L/D/I sendiri . pemaketan pekerjaan b. 54 TAHUN 2010 Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa 1. cara pengadaan c. Menetapkan Kebijakan Umum.

paling sedikit memuat: 1.spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan 4.besarnya total perkiraan biaya pekerjaan . menyusun Kerangka Acuan Kerja.LANJUTAN d.waktu pelaksanaan yang diperlukan 3.uraian kegiatan yang akan dilaksanakan 2.

5 juta Penunjukan Langsung . I Mesin Porporasi 1 unit Tw II 20 juta Penunjukan Langsung AC 2 unit Tw III 7.PERENCANAAN LOGISTIK SETDA KOTA SURAKARTA Nama Barang Kendaraan Opersional Jenis Barang Pick up L 300 Jumlah Waktu Biaya (Rp) 120 juta Metode Pengada an Lelang umum 1 unit Tw.

Gambar dan jelaskan diagram tersebut ! 3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Daftar Nominasi Barang ! . Jelaskan Pengertian Administrasi Logistik 2.Jelaskan pengertian Perencanaan kebutuhan Logistik ! b. Jelaskan pentingnya penelitian kebutuhan dalam perencanaan kebutuhan Logistik ! 4.a.TUGAS KD I ADNINISTRASI LOGISTIK 1.Bachsan Mustafa mengemukakan fungsi-fungsi managemen/Administrasi Logistik dan menggambarkannya dalam sebuah Diagram Siklus Logistik.