PEJABAT PELAJARAN DAERAH KOTA TINGGI

TAKLIMAT PENGURUSAN SISTEM PEMFAILAN
(PENGELASAN PERKARA DAN PENGKODAN ± SISTEM ARKIB)

DISAMPAIKAN OLEH ; NOR·AINI BINTI MOHD ALI PEMBANTU TADBIR PPD KOTA TINGGI

PENGENALAN
Sistem pemfailan adalah amat penting di dalam sesebuah organisasi bagi memastikan kelicinan perjalanan perkhidmatan organisasi tersebut.  Satu proses kerja intelektual yang melibatkan pengumpulan maklumat.  Sistem fail yang berkesan terhasil dari perancangan dan pengurusan yang teliti dan sistematik. 

DEFINISIDEFINISI-DEFINISI
DEFINISI PEMFAILAN   

suatu proses menyusun, mengatur, mengasingkan, mengagihkan serta menyimpan surat dan dokumen di tempat yang selamat. memberi kemudahan semasa membuat rujukan. perlu di kemaskinikan dari semasa ke semasa mengikut kaedah-kaedah yang kaedahtertentu.

. ditetapkan. diperlukan. Maklumat yang disimpan dapat dikawal dan diuruskan dengan cepat/tepat apabila cepat/ diperlukan. Diurus mengikut piawaian / prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.KEPENTINGAN PENGURUSAN FAIL    Surat / dokumen yang diterima dan diwujudkan hendaklah dimasukkan dalam satu fail yang didaftarkan menggunakan fail yang ditetapkan.

KEPERLUAN FAIL        Bahan rujukan Kemudahan rekod kepada tindakan yang diambil Keputusan yang diperolehi Sumber penyiasatan Bahan bukti Bahan penyelidikan Mengekalkan ingatan .

PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL  Pendaftaran Pergerakan Penyimpanan Pelupusan    .

KLASIFIKASI  Penyusunan fail-fail di dalam kumpulanfailkumpulankumpulan yang mempunyai kategori / perkara yang sama atau seakan-akan seakansama dan fail-fail ini dikenali dengan failidentiti yang tersendiri. kod abjad. Identiti ini termasuklah kod nombor. kod perkara dan lainlainlain lagi. kod warna.  .

PENGKELASAN FAIL  FailFail-fail ini boleh dikategorikan kepada 3 iaitu : a) Urusan Am ( house keeping files ).kelengkapan dan bekalan. Contoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan hal pentadbiran. . Contoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan. bangunan dan harta. b) Urusan Fungsian ( functional files ). c) Fail Terperingkat Fail yang perlu diberi peringkat pengkelasan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan. kewangan dan personel.

WARNA KULIT FAIL Terhad Sulit Rahsia Putih(catatan TERHAD) Hijau(catatan SULIT) Merah Jambu Berpalang Merah (catatan RAHSIA) Kuning Berpalang Merah (catatan RAHSIA BESAR) Rahsia Besar .

.

.

.

.

. Sulit Hanya boleh lihat oleh pegawai yang berkenaan sahaja. RahsiaRahsia-Jika didedahkan akan menjejaskan maruah jabatan atau negara Rahsia Besar.Jika didedahkan kepada Besarpihak luar akan mengancam keselamatan dan kesetabilan negara.JENISJENIS-JENIS FAIL     Terhad Hanya Boleh dilihat dan dibawa dalam kawasan jabatan sahaja.

KLASIFIKASI PERKARA CONTOH: Kumpulan Utama Perkara Utama (Level 1) Sub Perkara Utama-Aktiviti (Level 2) Utama- SubSub-sub Perkara Utama .Sub Aktiviti (Level 3) .

Ruang bagi Jld.Kod Sub-sub Perkara Utama Sub(Level 3) .NO.Kod Sub Perkara Utama (Level 1) .Kod Sub Perkara utama (Level 2) . RUJUKAN FAIL     Rujukan Pertama Rujukan Kedua Rujukan Ketiga Rujukan Keempat Rujukan Kelima Perkara Keenam Perkara Ketujuh Perkara Kelapan     .Kod Ringkas Organisasi .Taraf Keselamatan . Urutan dokumen/surat .Bil.Kod Kumpulan Utama .2 (jila ada) .

KOD RINGKAS ORGANISASI KOD SEKOLAH ( JEA/JBA )  JPN ( JPNJ.Pejabat Pelajaran Daerah .HEM ) .Sekolah ( Kod Sekolah )   .Jabatan Pelajaran Negeri PPD (JPA3005) SEK ( JBA3025 ) .

PENGURUSAN KURIKULUM 700 .PENTADBIRAN 200 .SUMBER MANUSIA 600 .BANGUNAN DAN HARTA (ASET TETAP) 300 .KELENGKAPAN DAN BEKALAN (ASET ALIH) 400 .KEWANGAN 500 .SISTEM BLOK NOMBOR 100 .PENGURUSAN KOKURIKULUM .

CONTOH PENULISAN KOD FAIL ( Kulit Fail ) LAMA JBA3025/02/10/001 Kod Sekolah Kod HEM Kod SPBT Kod Perkara .

Utama Kod Perkara Utama Kod Sub Perkara Utama Kod Sub-sub Perkara Utama .CONTOH PENULISAN KOD FAIL ( Kulit Fail ) BARU JBA3025 /100-19/5/1 /100Singkatan Organisasi JPN/PPD/Sek Kod Kump.

CONTOH PENULISAN NOMBOR BIL. Surat) . SURAT ( LAMA ) JBA3025/02/10/001( 1 ) Kod Sekolah Kod HEM Kod SPBT Kod Perkara Kod Siri Kes (Bil.

CONTOH PENULISAN NOMBOR BIL. SURAT ( BARU ) JBA3025/100JBA3025/100-19/5/1/ (01) Singkatan Organisasi JPN/PPD/Sek Kod Kump. Surat Utama (L-1) Kod Sub Perkara Utama (L-2) Kod Sub-sub Perkara Utama (L-3) . Utama Kod Perkara Bil.

Rahsia .Sulit .TARAF KESELAMATAN  RB R S TIADA .Rahsia Besar .Terhad / Terbuka    .

Fail ini hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan. rujukan dan tarikh perlu dicatat di atas kulit fail. b) Tajuk. c) Setiap fail ada kertas minit dan kandungan surat / dokumen disusun mengikut tarikh transaksi.Prosedur pengurusan fail PEMBUKAAN FAIL a) Dokumen diterima / diwujudkan dan fail belum ada.  . no. maka fail baru dibuka.

f) Kertas minit sebelah kiri dan surat-surat suratsebelah kanan.SAMBUNGAN«« d) Setiap kandungan diberi nombor dan direkod di atas kertas minit. . g) Kertas minit ditebuk. e) Dakwat merah bagi dokumen / surat yang diterima dan dakwat biru / hitam bagi surat keluar.

.SAMBUNGAN«« h) Minit pendek minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di kertas minit. i) Minit panjang yang memerlukan perenggan lanjut hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.

SAMBUNGAN  KANDUNGAN YANG PERLU ADA DI KERTAS MINIT ( SURAT MASUK ) No. . 2. 5. 4. 3. rujukan Perkara Tarikh surat terima Tarikh Surat Kandung Penerima/ Penerima/pengirim 1.

rujukan Perkara Tarikh surat Tarikh Surat Hantar Penerima/ Penerima/pengirim 1. 4. . 3. 5. 2.SAMBUNGAN  KANDUNGAN YANG PERLU ADA DI KERTAS MINIT ( SURAT KELUAR ) No.

RUJUKAN PERKARA CATATAN 1 6 Jan 2009 Kepada JPN Johor: JBA3025/02/10/01(1) Fail 5(1) Daripada JPN Johor: JPNJ/HEM(BT)/1471/(51)/Jld.21/(15) .CONTOH PENULISAN KERTAS MINIT ( LAMA ) BIL TARIKH MASUK / KELUAR KEPADA / DARIPADA DAN NO.03/(27) Memaklumkan kekurangan Buku Teks Geografi Tingkatan 3 Mensyuarat pengisian BTBT190/BTBT170 Kegunaan 2006 Lawatan pemantauan pelaksanaan eMATEKS 2 15 Feb 2009 3 31 Mac 2009 Daripada BBT: KP.BT.8945/Jld.

Penerimaan Borang BTBTR 190 Tarikh Surat/Hantar 9 Sept.CONTOH PENULISAN KERTAS MINIT ( BARU ) (AM 6) Kertas Minit No.A4 = 210mm x 297mm) . JPNJ. 2010 Penerima/Pengirim PPD/Sekolah PNMB (Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO. Tarikh Terima/ Kandung 5.HEM(36)/100-19/5/6 (21) Per. Ruj. Lawatan Pemantauan Buku Teks dan Bahan Bacaan Seluruh Negara.9. JBA3025/100-19/5(01) Per. 1 2 No. Ruj. Helai No. 2010 Penerima/Pengirim PPDKT/JPNJ No.

k) Atau memerlukan pemeliharaan yang berbeza. . pelan. Contohnya : lukisan. peta.SAMBUNGAN j) Surat rasmi yang didaftar tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter. Contohnya : laporan atau terbitan.

m) Slip pengganti hendaklah dikandungkan ke dalam fail yang tercatat maklumat tempat simpan dokumen tersebut. .SAMBUNGAN«« l) Lampiran yang dikeluarkan mestilah dicatatkan kod fail dan no lampiran yang berkenaan.

rujukan sama beserta Jilid 2 (Jld.SAMBUNGAN«« PENUTUPAN FAIL n) Fail yang mengandungi 100 kandungan / ketebalan 4 sentimeter hendaklah ditutup dan dibuka fail baru. p) Di atas kulit baru fail dicatat tajuk dan no. 2) . o) Atas kulit yang ditutup hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatat DITUTUP JILID 2 DIBUKA dengan dakwat biru/hitam.

ii) lebih dari seorang pegawai perlu ambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.  - - - - FAIL SEMENTARA Fail sementara boleh dibuka apabila : i) surat / dokumen diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan.SAMBUNGAN«. Jika fail asal tidak dijumpai sehingga satu tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka. No. Isi kandungan serta kulit fail ini hendaklah dimasukan kembali jika fail asal telah dijumpai sebagai kandungan fail. rujukan fail dan tajuk mesti sama dengan fail ini. .

JENIS. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL Fail terbuka / sulit .  Fail Rahsia Besar disimpan dalam bilik kebal dan seelok-eloknya seelokdipasang dengan kunci tatakira.  .disimpan dikabinet besi yang berkunci.  Fail Rahsia disimpan dikabinet besi dan dipasang dengan palang besi berkunci.

Catatan perlulah dibuat di muka hadapan kulit fail berkenaan.SAMBUNGAN«.     Pergerakan/pengedaran fail adalah seperti berikut: Semua pergerakan fail diedarkan oleh Pembantu Tadbir Fail kepada pegawai atau kakitangan yang menggunakannya. PerkaraPerkara-perkara yang perlu dicatat ialah: -Nama jawatan -Tarikh fail diedarkan .

Jika fail-fail yang dipinjamkan failhilang.bahawa pegawai yang membawa fail menyerahkan kepada pegawai yang sepatutnya dan meminta menandatangani penerimaan fail berkenaan. .maka kelalaian pegawai berkenaan patutlah dikenakan tindakan tatatertib kerana kecuaian.KEGAGALAN MEMULANGKAN FAIL   Adalah perlu diawasi.

SEKIAN.Siang bercinta malam berkasih. TERIMA KASIH .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful