You are on page 1of 27

1.

PENUBUHAN KELAB DAN PERSATUAN

Prosedur Penubuhan: 1. 2. 3. 4. 5. Penubuhan Jawatankuasa Penaja Draf Perlembagaan Persatuan Draf Aktiviti Tahunan. Surat Permohonan Penubuhan Kelab dan Persatuan. Surat Kelulusan Penubuhan oleh Pendaftar Kelab dan Persatuan (Guru Besar) 6. Pengendalian Mesyuarat Agung: i. ii. Surat Panggilan/Notis Mesyuarat Agung. Mesyuarat Agung.

Lampiran 1A Contoh Surat Permohonan Penubuhan Kelab dan Persatuan Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu. No. Tel : 098591349 _____________________________________________________________________ Ruj kami Tarikh Guru Besar, Sekolah Kebangsaan SuItan Ismail, Kemaman, Terengganu. Tuan , PERMOHONAN PENUBUHAN PERSATUAN BAHASA MELAYU Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa saya ( nama). berdasarkan Peraturan (4) dalam Warta Kerajaan bertarikh 21 Mei 1998,P.U. (A) 196, yang berkait dengan Seksyen 130, Akta Pendidikan 1996 dengan ini memohon untuk menubuhkan Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman mulai 1 Januari 2005. 2. Sehubungan itu , bersama-sama ini dikemukakan maklumat-maklumat berikut: 2.1 2.2 2.3 Draf Perlembagaan. Draf Aktiviti Asas. Senarai Nama Jawatankuasa Penaja. : SKSI 05/01/01(01) : 01 Januari 2005

Kerjasama dan jasa baik tuan bagi meluluskan perkara diatas terlebih dahulu diucapkan terima kasih Sekian.
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA BERSAMA MENINGKATKAN KUALITI PENDIDIKAN Saya yang menurut perintah, (AMINUDDIN BIN BAKAR) Guru Penasihat, Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu.

Lampiran 1B Contoh Surat Jawapan Kelulusan Penubuhan. Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu.

Ruj kami : SKSI 06/01/001(01) Tarikh : 08 Januari 2005 Guru Penasihat, Persatuan Persatuan Bahasa Melayu Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu. Tuan, KELULUSAN PERMOHONAN PENUBUHKAN PERSATUAN BAHASA MELAYU Merujuk surat tuan SKSI 05/01/001( 01) bertarikh 01 Januari 2005 dinyatakan bahawa dengan kuasa yang diberikan kepada saya, Seksyen 130, Akta Pendidikan 1996 seperti yang termaktub dalam Peraturan (4) Warta Kerajaan bertarikh 21 Mei 1998, P.U. (A) 196, sukacita dimaklum permohonan tuan untuk menubuhkan Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman adalah diluluskan berkuatkuasa mulai 1 Januari 2005 2. Sehubungan itu, bersama-sama ini dikemukakan maklumat-maklumat yang diluluskan: 2.1 Draf Perlembagaan 2.2 Draf Aktiviti Asas 2.3 Senarai Nama Jawatankuasa Penaja.

Diharap dapat tuan mengambil tindakan selanjutnya mengikut peraturan (4) Warta Kerajaan bertarikh 21 Mei, 1998, P.U.(A) 196. Sekian. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA BERSAMA MENINGKATKAN KUALITI PENDIDIKAN Saya yang menurut Perintah, (SEDEK BIN EMBONG) Pendaftar Kelab Dan Persatuan, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu. s.k. - Fail Timbul

Lampiran 1C

CONTOH PERLEMBAGAAN PERSATUAN BAHASA MELAYU SEKOLAH KEBANGSAAN SULTAN ISMAIL, KEMAMAN, TERENGGANU. -----------------------------------------------------------------------1. NAMA DAN ALAMAT. a. Nama kelab b. Alamat 2. MATLAMAT. Memberi peluang kepada setiap pelajar untuk mengembangkan potensi secara seimbang dan menyeluruh dalam aspek jasmani, emosi , rohani dan intelek serta memupuk budaya yang positif di dalam diri mereka. . 3. OBJEKTIF. Memupuk peribadi seseorang pelajar yang akan meningkat dewasa supaya berikhtiar mendapatkan ilmu yang tidak mengabaikan kewajipannya terhadap ibu bapa, keluarga dan ahli masyarakat. mengalakkan murid menggunakan bakat yang dikurniakan Allah ke jalan yang betul dan positif. 4. KEAHLIAN. : PERSATUAN BAHASA MELAYU : Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman , Terengganu

Dibuka kepada semua murid Tahap 2 sekolah ini. Permohonan menjadi ahli adalah dengan cara mengisi borang yang disediakan. Ahli-ahli mestilah menerima serta bersetuju berpegang kepada Perlembagaan dan akan mengambil bahagian dengan cergas bagi menjayakan tujuan kelab ini. 5. GURU PENASIHAT. Guru Penasihat adalah terdiri daripada guru sekolah ini. Guru Penasihat mempunyai kuasa mutlak,merancang atau membatalkan sesuatu aktiviti apabila difikirkan perlu. 6. AHLI JAWATANKUASA. Dilantik semasa Mesyuarat Agung. Ahli yang hadir layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa manakala ahli yang tidak dapat hadir tetapi menulis surat tunjuk sebab layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa. Ahli Jawatankuasa Kecil boleh dilantik oleh Guru Penasihat tanpa mengadakan mesyuarat. Pemilihan ahli jawatankuasa secara undian.

Ahli Jawatankuasa yang hendak meletakkan jawatan hendaklah menghantar surat perletakan jawatan kepada Guru Penasihat. Ahli Jawatankuasa Persatuan hendaklah terdiri :Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha Bendahari Penolong Bendahari Ahli Jawatankuasa ( bilangan bergantung keperluan ) Pemeriksa Kira-kira ( 2 orang ) 7. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA. 7.1. Pengerusi . Mempengerusikan semua mesyuarat dan bertanggungjawab atas kesempurnaan semua mesyuarat. Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan ysng diputuskan diambil tindakan yang sewajarnya. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa. Memastikan semua kegiatan yang dirancang dapat dijalankan dengan baik Menyemak/membaiki draf minit mesyuarat yang baru (jika ada) Menurunkan tandatangan untuk disahkan minit mesyuarat yang lepas. Naib Pengerusi. Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab yang diberi. Mempengerusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh guru penasihat dari masa ke semasa. Setiausaha Menguruskan hal-hal surat menyurat. Mencatat dan menandatangani minit mesyuarat/laoran kegiatan. Mencatat kehadiran ahli-ahli. Menyimpan dokuman yang berkaitan dengan persatuan. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa. Menyediakan surat memohon sumbangan (jika ada) Menyediakan tempat mesyuarat Menurunkan tandatangan di minit mesyuarat yang lepas. Penolong Setiausaha. Membantu setiausaha dalam menjalankan segala tugas dan tanggungjawabnya. Menjalankan tugas setiausaha sewaktu ketiadaan setiausaha. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke

semasa. Membantu menyediakan tempat mesyuarat. Bendahari . Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan kelab/persatuan. Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan bertanggungjawab atas kesahihannya. Menyediakan Penyata Kira-Kira/Kewangan bulanan dan tahunan serta menandatanganinya. Melaporkan kedudukan kewangan sekiranya diminta di dalam mesyuarat ahli jawatankuasa. Menyediakan Laporan Kewangan untuk diaudit dan dibentangkan dalam Mesyuarat Agung.atau mesyuarat jawatankuasa. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa. Mengeluarkan resit bagi penerimaan dan pembayaran yang dibuat Penolong Bendahari. Menjalankan tugas-tugas Bendahari sewaktu ketiadaan Bendahari. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa. Ahli Jawatankuasa. Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang dilaksanakan. Mempengerusikan biro sekiranya dilantik. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari semasa ke semasa. Membantu setiausaha menyediakan tempat mesyuarat Pemeriksa Kira-kira. Memeriksa, menyemak serta mengesahkan Laporan Kewangan Tahunan dan bertanggungjawab keatasnya. Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul. Menandatangani laporan kewangan.

8. KEWANGAN. Sumber utama kewangan kelab dan persatuan adalah melalui derma atau sumbangan yang diputuskan semasa Mesyuarat Agung. Kelab dan Persatuan juga boleh memperolehi sumber kewangan melalui aktiviti. Ahli-ahli yang bersetuju menyertai aktiviti yang memerlukan perbelanjaan besar boleh dikenakan derma khas bagi membiayai aktiviti tersebut. Semua pungutan/penyimpanan hendaklah dimasukkan ke dalam Akaun Suwa sekolah , sekiranya mendapat kebenaran Pengetua atau Guru Besar.

2.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA 2.1 Pengerusi 2.1.1 Mempengerusikan semua mesyuarat dan bertanggungjawab atas kesempurnaan semua mesyuarat

2.1.2 Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan yang diputuskan diambil tindakan yang sewajarnya. 2.1.3 2.2 Menjalankan tugas-tugas lain Penasihat dari masa ke semasa. yang diarahkan oleh Guru

Naib Pengerusi 2.2.1 2.2.2 2.2.3 Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang diberi. Mempengurusikan pengerusi. mesyuarat semasa yang ketiadaan oleh Guru

Menjalankan tugas-tugas lain Penasihat dari masa ke semasa.

diarahkan

2.3

Setiausaha 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 Menguruskan hal-hal surat menyurat. Mencatat dan kegiatan-kegiatan. menandatangani minit mesyuarat/laporan

Mencatat kehadiran ahli Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan persatuan. Menjalankan tugas-tugas lain Penasihat dari masa ke semasa. yang diarahkan oleh Guru

2.4

Penolong Setiausaha 2.4.1 2.4.2 2.4.3 Membantu setiausaha dalam menjalankan segala tugas dan tanggungjawabnya. Menjalankan Setiausaha. tugas Setiausaha sewaktu ketiadaan

Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

2.5

Bendahari 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Persatuan Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan bertanggungjawab di atas kesahihannya. Menyebdiakan Penyata menandatanganinya. Kira-Kira bulanan dan tahunan serta

Melaporkan kedudukan kewangan sekiranya diminta di dalam mesyuarat ahli jawatankuasa.

2.5.5 Menyediakan Laporan Kewangan untuk di audit dan dibentangkan dalam Mesyuarat Agung. 2.5.6 Menjalankan tugas-tugas Penasihat dari masa ke semasa. 2.6 Penolong Bendahari 2.6.1 2.6.2 2.7 Menjalankan Bendahari. tugas-tugas Bendahari sewaktu ketiadaan lain yang diarahkan oleh Guru

Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

Ahli Jawatankuasa 2.7.1 2.7.2 2.7.3 Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang dilaksanakan. Mempengerusikan biro sekiranya dilantik. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa

2.8

Pemeriksa Kira-Kira 2.8.1 2.8.2 Memeriksa, menyemak serta mengesahkan Laporan Kewangan tahunan dan bertangungjawab keatasnya. Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul.

3.

PENGURUSAN MESYUARAT

Prosedur Mesyuarat Agung 1. Mengedar surat panggilan/ notis Mesyuarat Agung kelab/persatuan sekurangkurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.( Disediakan oleh setiausaha Penaja Kelab/Persatuan) Dalam surat tersebut mengandungi: 2.1. Agenda Mesyuarat Agung a. Pelantikan Pengerusi Sementara b. Pelantikan Pencatat Sementara c. Pemilihan Ahli Jawatankuasa d. Pemilihan Juru Audit e. Ucapan Penangguhan. Prosedur mengendalikan Mesyuarat Agung dan Pelantikan Pengerusi Sementara dan Ahli Jawatankuasa 1. Pemilihan Pengerusi dan Pencatat Sementara Seorang ahli mencadangkan seorang pengerusi sementara dan pencatat sementara dikalangan ahli untuk mengendalikan mesyuarat ( pengerusi sementara ) dan ada sokongan. 2. Pengerusi Sementara mengendalikan mesyuarat tersebut. Pengerusi Sementara meminta ahli ahli mencadangkan nama/calon untuk jawatan : i. ii. iii. iv. v. Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Naib Setiausaha Bendahari

2.

vi.

Ahli

1. 2. 3. 4. 5. 6.

3. Penyerahan majlis (Mesyuarat Agung) kepada Pengerusi dan AJK yang dilantik. 3.1 3.2 Pengerusi dan AJK Tetap mengambil tempat masing-masing. Pencatat menyerahkan catatan berhubung dengan perjalanan mesyuarat agung kepada setiausaha.

4. Ucapan penangguhan. 4.1. Pengerusi baru mengucapkan terima kasih diatas perlantikan tersebut dan berazam akan menjalankan tugas dengan baik serta mendapat kerjasama dari semua ahli. Ucapan daripada ahli jawatankuasa-ahli jawatankuasa yang lain (jika ada). Majlis (mesyuarat agung) selesai.

4.2.

Lampiran 3A

Pengurusan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Kelab dan Persatuan Contoh Surat Panggilan: Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu. 8591349

No. Tel

: 09-

Ruj. Kami : SKSI 06/01/01(2) Tarikh Februari 2005 Sdr Razak bin Salleh Sdr Wan Nawi bin Wan Ngah Sdr Fadli bin Muda Sdr Haron bin Musa Sdr Wan Mahadi bin Mohd Salim Sdr Johari bin Mohd Noor Sdr Mohd Jailani bin Zakaria Sdr/Sdri., Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Bendahari : 10

MESYUARAT JAWATANKUASA PERSATUAN BAHASA MELAYU KALI PERTAMA SEKOLAH KEBANGSAAN SULTAN iSMAIL, KEMAMAN, TERENGGANU.

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa satu Mesyuarat Jawatankuasa Persatuan Bahasa Melayusekolah ini akan diadakan pada 16 Februari 2005, hari Rabu, jam 2.30 petang dan bertempat di kantin sekolah. 2. Agenda mesyuarat adalah seperti berikut : 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Ucapan Pengerusi Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Laporan Kewangan Penubuhan Jawatankuasa Biro Hal-hal lain

3. Sehubungan itu, sdr/sdri dengan hormatnya dijemput hadir ke mesyuarat tersebut.

Sekian, terima kasih.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menjalankan tugas,

(FADLI BIN MUDA)


Setiausaha Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,

Kemaman,Terengganu. s.k. 1. Pendaftar Kelab & Persatuan 2. GPK Kokurikulum 3. Guru Penasihat tuan dijemput hadir

Lampiran 3B
Contoh Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kali 1

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Persatuan Bahasa Melayu


Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu. --------------------------------------------------------------------Tarikh : Hari : Masa : Tempat : Kehadiran : Sdr Razak bin Salleh Sdr Wan Nawi bin Wan Ngah Sdr Fadli bin Muda Sdr Haron bin Musa Sdr Wan Mahadi bin Mohd Salim Sdr Johari bin Mohd Noor Sdr Mohd Jailani bin Zakaria Sdr Fauzi bin Abd Rahman Sdr Yahya bin Mahat Sdri Nadihah bt Mat Ail Sdri Zarina bt Zainun Sdri Siti Zulaila bt Rahman Turut hadir : En Ramli bin Pit -GPK Kokurikulum En Aminuddin bin Bakar Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu En Norhisham bin Abd Rahman Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu Pn Wan Asmawati bt Wan Muda Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu 16 Februari 2005 Rabu 2.30 petang Kantin Sekolah

Agenda 1 Ucapan Pengerusi.

Perkara

Tindakan

1.1 Mesyuarat dipengerusikan oleh Sdr Razak bin Salleh. 1.2 Memulakan mesyuarat dengan bacaan surah alfatihah dan mengalu-alukan kehadiran semua ahli dan mengucapkan terima kasih di atas kehadiran En Ramli bin Pit selaku GPK Kokurikulum dan En

makluman

Aminuddin bin persatuan ini. 2

Bakar

selaku

guru

penasihat

Mengesahkan minit yang lalu. 2.1 Sdr Haron bin Musa mencadangkan minit mesyuarat yang lalu untuk di sahkan dan disokong oleh sdr Johari bin Mohd Noor. makluman

Agenda 3

Perkara Perkara-perkara berbangkit. - Tiada.

Tindakan

Laporan Kewangan. 4.1 Sdr Harun bin Musa membentangkan Penyata Kewangan. 4.2 Sdri Zarina bt Zainun mencadangan penyata kewangan yang lalu untuk disahkan dan disokong oleh Sdri Siti Zulaila bt Rahman. makluman

Penubuhan Biro-biro. 5.1 Pengerusi minta cadangan daripada ahli untuk penubuhan biro-biro dalam persatuan tersebut. 5.2 Sdr Haron bin Musa mencadangkan penubuhan Biro Lawatan dan Sdr Wan Mahani bin Wan Salim menyokong cadangan tersebut. 5.3 Sdr Haron bin Musa juga memaklumkan bahawa penubuhan Biro Lawatan amat perlu untuk memperkembangkan idea dan pengalaman-pengalaman baru kepada ahli-ahli persatuan. 5.4 Majlis sebulat suara bersetuju dengan penubuhan biro tersebut. Sdr Haron bin Musa 5.5 Sdri Nadihah bt Mat Ail mencadangkan penubuhan Sdr Nadihah bt Mat Biro Kebajikan dan Sdr Fauzi bin Abd Rahman Ail menyokong cadangan tersebut. Makluman

5.6 Sdri Nadihah bt Mat Ail menjelaskan bahawa biro kebajikan amat perlu untuk menjaga kebajikan ahli-ahli persatuan. 5.7 Majlis bersetuju dengan penubuhan biro berkenaan. 5.8 Pengerusi mencadangkan Sdr Haron bin Musa menjadi Ketua Biro Lawatan dan Sdri Nadihah bt Mat Ail menjadi Ketua Biro Kebajikan dan majlis sebulat suara bersetuju dengan cadangan tersebut. 6 Hal-hal lain. 6.1 En Ramli bin Pit selaku Guru Penolong Kanan Kokurikulum mengucapkan syabas dan tahniah kepada semua ahli jawatankuasa kerana dapat menjalankan peranan dan tugas masing-masing semasa bermesyuarat. makluman 6.2 Beliau juga berharap agar semua ahli persatuan dapat menjalankan tugas masing-masing dengan baik agar aktiviti persatuan boleh dilaksanakan dengan berkesan. 6.3 En Aminuddin bin Bakar selaku Guru Penasihat Bahasa Melayu juga mengucapkan tahniah kepada semua ahli jawatankuasa kerana berjaya mengadakan mesyuarat tersebut. 6.4 Beliau juga menyarankan kepada semua ahli jawatankuasa supaya setiap biro yang ditubuhkan itu dapat menjalankan aktiviti khusus untuk kebaikan semua ahli. 6.5 Pengerusi juga mengucapkan terima kasih kepada Guru Penolong Kanan Kokurikulum dan Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu di atas saranan dan nasihat yang amat bermakna kepada semua ahli jawatankuasa dan juga semua ahli persatuan ini. 6.6 Pengerusi mengakhiri mesyuarat tersebut dengan bacaan surah al asy. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.30 petang.

Disediakan oleh,

Disahkan oleh,

(FADLI BIN MUDA) Setiausaha, Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan sultan Ismail, Kemaman, Terengganu.

(RAZAK BIN SALLEH) Pengerusi, Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu.

4.

PENGURUSAN FAIL 1. Fail Induk Kelab / Persatuan 1.1 Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/ Persatuan dan Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan bersama : a. Draf perlembagaan b. Draf aktiviti asas c. Senarai Jawatankuasa Penaja 1.2 Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar selaku Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan. Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada penyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan. Minit Mesyuarat Agung penubuhan. Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin. Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari. Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar. Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan. Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar. Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/ Guru Besar. Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk. Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk. Minit-minit mesyuarat yang diadakan.

1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17

1.18

Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada: a. Kementerian Pendidikan Malaysia b. Jabatan Pendidikan Negeri c. Pejabat Pendidikan Daerah d. Sekolah Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli. Laporan setiap aktiviti. Laporan tahunan. Daftar penilaian bagi setiap ahli. Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar. Stok dan inventori. Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.

1.19 1.20 1.21 1.22 1.23

1.24 1.25 2.

Fail Pengerusi 2.1 2.2 2.3 2.4 Maklumat ahli Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat Perlembagaan kelab Minit mesyuarat

3.

Fail Setiausaha 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Minit mesyuarat Surat-surat berkaitan kelab Buku-buku panduan kelab Perlembagaan kelab Maklumat ahli Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat Laporan Mingguan (Lampiran I)

4.

Fail Kewangan (Bendahari) 4.1 4.2 Penyata kira-kira kewangan kelab Bil-bil pembelian. SMKBBU/07/KPA/2003( )

Contoh Rujukan Fail:

5.

PENGURUSAN KERTAS KERJA PROJEK


SURAT PANGGILAN MESYUARAT MESYUARAT PROJEK KERTAS PROJEK 1 Mesyuarat Jawatankuasa Projek

Mesyuarat ini diadakan untuk menggerakkan aktiviti kelab. Korum 2/3 Boleh dijalankan. Mesyuarat ini hendaklah dihadiri oleh guru penasihat. Notis mesyuarat Macam biasa. Agenda Ucapan pengerusi Membentang dan mengesah minit yang lalu Perkara berbangkit Membincang hal projek Tarikh Hari Masa Tempat Melantik AJK projek Membincang tugas-tugas jawatankuasa Kewangan projek Hal-hal lain

Lampiran 5A CONTOH KERTAS PROJEK

1.

PENDAHULUAN
Bengkel Pengurusan Kelab dan Persatuan Pelajar Sekolah Menengah ini adalah merupakan bengkel kali kedua diadakan khusus untuk pelajar tingkatan empat dan lima. Ianya adalah merupakan sambungan dari bengkel yang telah diadakan pada tahun lepas.

2..

OBJEKTIF
i. ii. iii. iv. Membantu dan memberikan kemahiran yang mendalam kepada Para pelajar mengenai pengurusan kelab dan persatuan disekolah. Memberikan garis panduan dalam konteks penambahbaikan susunan dan aturcara pengurusan kelab dan persatuan peringkat Kebangsaan. Dapat melahirkan generasi yang berketrampilan serta mempunyai jati diri yang tertinggi Melahirkan warganegara Malaysia yang cintakan kepada Agama, Raja dan Negara.

2.

TAJUK
Bengkel Pengurusan Kelab dan Persatuan Pelajar Sekolah Menengah Peringkat Kebangsaan

3.

TARIKH PERLAKSANAAN 17 hingga 19 April 2006

4.

TEMPAT Gem Beach Resorts, Batu Rakit, Kuala Terengganu

5.

PENYERTAAN 5.1. BIL 1 2 3 4 Pelajar NEGERI Kelantan Terengganu Pahang Johor LELAKI 7 8 7 8 PEREMPUAN 8 7 8 7 JUMLAH 15 15 15 15

5 6 7 8 9 10 11

Negeri Sembilan Melaka Selangor Perak Kedah Perlis Pulau Pinang JUMLAH Guru Pengiring

7 8 7 8 7 8 7 82

8 7 8 7 8 7 8 83

15 15 15 15 15 15 15 165

5.2.

Seramai 22 orang guru pengiring hadir bersama-sama pelajar dari semua negeri (11 orang guru lelaki dan 11 orang guru perempuan ) yang juga akan bertindak sebagai fasilitator. 5.3. 5.4. Jurulatih Penceramah Jurulatih Utama / Kakitangan Sumber Kelab dan Persatuan Kementerian Pendidikan Malaysia. 6. PELAKSANAAN 6.1 7. Aktiviti Peserta Bengkel ( Rujuk Jadual Aktiviti berkembar )

UCAP UTAMA Tarikh Masa Tempat : : : 17 April 2006 8.30 petang Dewan Syarahan, Gem Beach Resorts, Batu Rakit, Kuala Terengganu. Tn. Haji Ariffin bin Embong Ketua Sektor, Sektor Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan Jabatan Pelajaran Terengganu

Perasmi

8.

PERASMIAN PENUTUP Tarikh Masa Tempat : : : 20 April 2006 12.00 tengahari. Dewan Syarahan, Gem Beach Resorts, Batu Rakit, Kuala Terengganu.

Perasmi

Turut Hadir 8.

Tuan Haji Kamaruddin bin Ismail, Penolong Pengarah, Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia. Wakil-wakil Pegawai Pelajaran Daerah Terengganu

Jawatankuasa Pengelola : Penasihat : Ketua Pengarah Bahagian sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia, Pengarah Pelajaran Terengganu Tn. Haji Kamaruddin bin Hj. Mat Amin Ketua Unit, Unit Kokurikulum, JPNT. En. Razali bin Yahya Penyelia Kelab dan Persatuan, JPNT Tn. Haji Kamaruddin bin Ismail, Penolong Pengarah, Unit Kokurikulum, Kementerian Pelajaran Malaysia. Pegawai Pelajaran Daerah Kemaman, Pegawai Pelajaran Daerah Dungun, Pegawai Pelajaran Daerah Marang, Pegawai Pelajaran Daerah Kuala Terengganu, Pegawai Pelajaran Daerah Hulu Terengganu, Pegawai Pelajaran Daerah Setiu, Pegawai Pelajaran Daerah Besut, Semua Kakitangan Sumber Kelab dan Persatuan Sekolah Menengah JPN Terengganu.

Pengerusi Setiausaha

: :

Penolong Setiausaha Ex-Officio

: :

AJK

Jawatankuasa Kecil : Urusetia Perjalanan Bengkel Ceramah Penginapan : : : : Encik Razali bin Ahmad Tuan Haji Othman bin Ismail Penyelia Kokurikulum Kuala Terengganu Encik Samsuddin bin Said Penyelia Kokurikulum Dungun Encik Ahmad Nadzir bin Mansor Penyelia Kokurikulum Besut

Makan / Jamuan Keselamatan Dan Kecemasan Pendaftaran Penutupan 9. PENUTUP : :

Encik Abdul Razak bin Abd. Hadi Penyelia Kokurikulum Setiu Encik Othman bin Long Penyelia Kokurikulum Hulu Terengganu Encik Mohd Napiah bin Kasim Penyelia Kokurikulum Marang Encik Che Wan Zailani bin C.W. A. Ghani Penyelia Kokurikulum Kemaman

Pengerusi dan Jawatankuasa Pengelola Bengkel Pengurusan Kelab dan Persatuan Pelajar Sekolah Menengah Terengganu 2003 terlebih dahulu mengucapkan setinggi penghargaan dan terima kasih kepada Pengarah Pelajaran Terengganu, Para penceramah dan juga kakitangan sumber yang terlibat.

Dengan adanya komitmen yang tinggi daripada semua Pejabat Pelajaran Daerah dan pengetua sekolah terlibat maka bengkel ini dapat dijalankan dengan jayanya.
Adalah diharapkan pada tahun ini Bengkel Prengurusan Kelab dan Persatuan Sekolah Menengah ini dapat dijalankan dalam keadaan yang lebih menyeronokan dan juga mempunyai input yang lebih baik untuk mewujudkan pemimpin kelab dan persatuan pelajar sekolah menengah yang dinamik dan efisyen.

Lampiran 5B

Contoh Kertas Projek Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. Nama Projek : Ketua Guru Penasihat : Guru Penasihat : Pengerusi Projek : .. Naib Pengerusi Projek : . Setiausaha Projek : . Pen Setiausaha : .. Bendahari Projek : ... AJK Projek : Bilangan peserta projek : Lelaki .. Perempuan Tarikh Projek : hingga .. Tempat Projek : . Matlamat Projek : Objektif Projek : .. Kewangan Projek : .. Anggaran Perbelanjaan : . Pengangkutan : Program/jadual atur cara projek : Rujuk lampiran Masa Aktiviti Tindakan

Tarikh

Disediakan oleh, . Tarikh : ( ) Tandatangan Pengerusi Projek Disahkan oleh, .. ( ) Tandatangan Ketua Guru Penasihat. Sekolah . Tahun ..

Lampiran 5C

Contoh Laporan Tahunan


Pengetua, Sekolah. Berikut dikemukakan Laporan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini untuk perhatian tuan. Bahagian A 1. 2. Guru Penasihat Jawatankuasa Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha Bendahari Penolong Bendahari Ahli Jawatankuasa 1. .. 2. .. 3. .. ... ... ... ... ... 1. 2. 3.. 4.. 5.. 6.. 7.. 1.. 2.

Juruaudit 3. Hari / Masa Perjumpaan

4. 4.1. 4.2. 4.3. 5. 6.

Hari . Bil Perjumpaan Masa Tempat .. Kegiatan / Aktiviti yang telah dilaksanakan Tarikh Aktiviti

Kegiatan / Aktiviti yang tidak dapat dijalankan dalam tahun semasa 5.1 Laporan Kewangan Kelab (Lihat lampiran Penyata Kewangan Tahunan

Saya mengaku dan mengesahkan bahawa laporan dan maklumat yang diberikan adalah benar Saya yang menjalankan tugas, . ( ) ( )

Setiausaha

Ketua Guru Penasihat