PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Anwar Mohd Zain

Unit Komunikasi Korporat

Jenis Majlis

Majlis Penuh Istiadat Majlis Rasmi dan Formal Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal

Majlis Rasmi Kerajaan

Istiadat atau majlis yang dipertanggungjawabkan kepada kementerian, jabatan, agensi Persekutuan Perbelanjaan bagi membiayainya dikenakan kepadavot anggaran persekutuan

Protokol
Peraturan yang diterima oleh semua pihak dalam:

Hubungan antarabangsa Hubungan harian dalam masyarakat Istiadat atau majlis

Elemen-elemen Protokol

Susunan Keutamaan Darjah Kebesaran Panggilan Hormat Susunan Tempat Duduk Susunan Bendera

Susunan Keutamaan

Senarai yang disusun mengikut kedudukan kekananan antara pelbagai golongan masyarakat termasuk pegawai kerajaan, bukan pegawai kerajaan dan orang awam

Susunan Keutamaan Persekutuan

Susunan Keutamaan Persekutuan masa kini ~ Warta Kerajaan P.U. (B) 22 Januari 1998 Kedudukan Datuk Bandar dalam Susunan Keutamaan Persekutuan ialah ke ?

Kepentingan Susunan Keutamaan

Menyusun tempat duduk Menyusun atur cara majlis Tertib ketibaan tetamu kenamaan Tertib kepulangan tetamu Penyampaian ucapan Pengacaraan majlis Susunan bendera

Asas Menentukan Susunan Keutamaan

Pegawai Kerajaan Jenis jawatan yang disandang Gred jawatan Anugerah kebesaran Bukan Pegawai Kerajaan Anugerah kebesaran Kedudukan dalam masyarakat

Panggilan Hormat

Panggilan sewajarnya terhadap tetamu kehormat dan dif Diguna pada kad jemputan, kad nama, sampul surat, teks juruacara dan teks ucapan Panggilan hormat meliputi panggilan turun-temurun diraja, jawatan, anugerah dan keagamaan

Panggilan Hormat

Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Ketua Menteri Menteri Besar Yang Amat Berhormat

Panggilan Hormat

Menteri Timbalan Menteri Ahli Dewan Rakyat Ahli Dewan Negara Ahli Dewan Undangan Negeri Yang Berhormat

Panggilan Hormat

Pengerusi Majlis Ketua Jabatan Ketua Bahagian

Yang Berusaha Yang Berbahagia Yang Mulia

Susunan Tempat Duduk

Bilangan Ganjil

Bilangan terhad kepada bilangan yang kecil ~ 3, 5, 7 dan 9 Susunan tempat duduk atas pentas mengikut susunan keutamaan atau kekananan Pengukuran kekananan dikira dari tengah-tengah

Susunan Tempat Duduk

Bilangan Genap

Bilangan yang ideal ~ 6, 10, 14, 16 Susunan tempat duduk atas pentas mengikut susunan keutamaan atau kekanan Pengukuran kekananan di kira secara dibahagi dua

Tindakan-tindakan bagi penganjuran majlis

Mengadakan mesyuarat dengan menjemput pihak-pihak yang terlibat Menubuhkan jawatankuasa kecil dan melantik petugas Menetapkan tarikh, masa dan tempat Menetapkan aturcara/program Menentukan tetamu kehormat Menentukan senarai jemputan

Tindakan-tindakan bagi penganjuran majlis

Menyediakan senarai semak Melawat tapak atau tempat majlis Menyediakan anggaran perbelanjaan dan menentukan sumber peruntukan Memohon kelulusan pihak Pengurusan Melaksanakan raptai Taklimat kepada tetamu kehormat

Jawatankuasa Kecil

Pengagihan tugas mengikut bidang tanggung jawab/ kepakaran Bidang tugas jawatankuasa berdasarkan keperluan dan aturcara majlis Pengerusi Jawatankuasa kecil akan melantik ahli-ahli bagi melaksanakan tugasan/tanggung jawab

Senarai Semak

Dokumen disediakan oleh setiausaha atau sekretariat mengandungi perkaraperkara yang perlu diambil tindakan Panduan di dalam mesyuarat untuk meneliti tahap persiapan atau kemajuan sesuatu tugasan Mengelak tertinggalnya perkara-perkara penting yang perlu diambil tindakan

Senarai Jemputan

Senarai Ringkas (mengikut kumpulan jemputan) Senarai Penuh (mengikut Susunan Keutamaan) Senarai Susunan Abjad (mengikut abjad)

Jenis Jemputan

Seorang Berpasangan Campuran (seorang dan berpasangan)

Kad Jemputan

Kad jemputan Logo organisasi Jawatan tuan rumah Nama Majlis Tarikh, Tempat, Masa Pakaian Aturcara No. telefon dan nama pegawai untuk memaklumkan kehadiran Pelan lokasi dan pelekat letak kenderaan

Pakaian Menghadiri Majlis

Pakaian istiadat Pakaian Kebangsaan Hitam Pakaian Kebangsaan Lounge Suit Batik Pakaian Pejabat

Aspek-aspek penting Jemputan

Senarai tetamu jemputan Pengedaran kad jemputan Pengesahan kehadiran Senarai kehadiran tetamu jemputan

Sambutan

Tetamu disambut oleh Penyambut Tetamu yang mudah dikenali Siap sedia dengan senarai kehadiran jemputan untuk semakan AJK Induk/Sambutan turut sama menyambut tetamu Tetamu kehormat disambut oleh tuan rumah

Tugas Penyambut Tetamu

Menjemput tetamu masuk ke dewan majlis Mengiringi dan menunjukkan tempat duduk tetamu Melayan sebarang pertanyaan tetamu Menyerahkan buku aturcara/program kepada tetamu Sentiasa menunggu tetamu di pintu masuk dewan majlis

Bilik Menunggu

Memudahkan penyelarasan dan persediaan dewan Memperkenal dif yang akan berada dipentas Menunggu tetamu kehormat (VVIP) oleh tetamu jemputan (VIP) Menyampaikan cenderamata Taklimat kepada tetamu kehormat mengenai perjalanan majlis

Pengacara Majlis (MC)

Mengawal majlis Membuat pengumuman Memberi panduan kepada hadirin tentang majlis yang sedang dan akan berjalan Teks disediakan/disemak oleh penganjur

Aturcara Pentadbiran

Dokumen panduan disediakan penganjur untuk AJK dan petugas Catatan terperinci termasuk masa, perkara, nama pegawai,pelan, pegawai penyelaras, aktiviti pergerakan dsb. Dokumen rujukan utama pengurus pentas (stage/floor manager) bagi mengendalikan majlis bersama-sama petugas-petugas lain

Aturcara Majlis

Panduan kasar kepada tetamu Ringkas Makluman kepada tetamu ~ waktu ketibaan tetamu kehormat, acara utama dimulakan, majlis dijangka tamat Dimasukkan dalam buku cenderamata dan kad jemputan

Buku Cenderamata

Mengandungi ~ butiran mengenai majlis, kata-kata aluan, aturcara, penghargaan Diletak lebih awal di meja bagi tetamu kehormat Bagi tetamu jemputan biasa diserahkan oleh penyambut tetamu semasa memasuki dewan majlis

PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Semoga berjaya dengan CEMERLANG

Rujukan