A.

Pengertian Administrasi Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learners Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori yaitu : 1. Pengertian dalam arti sempit Administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi inilah yang sebenarnya lebih tepat di sebut tata usaha (clerical work/office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan. 2. Pengertian dalam arti luas Administrasi adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsurunsur: sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

B. Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management. Administrasi perkantoran meliputi kegiatan: 1. Pelayanan Keamanan Diberdayakan 2 petugas satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parker kendaraan pegawai dan tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan lingkungan perkantoran.

2. Pelayanan Kebersihan Dan Keindahan Dilakukan oleh 1 orang petugas kebersihan dan keindahan dengan melibatkan pula beberapa orang pegawai Pembina.

3. Pelayanan Tamu dan Pelayanan Telepon Pelayanan tamu dilakukan oleh 1 orang petugas penerima tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan tamu. Sedangkan pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.

4. Pelayanan Kepegawaian

Meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepagawaian, membuat laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usulusul kepegawaian (usul kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, mutasi tugas, mutasi jabatan, permintaan cuti/izin), membuat data dan analisis kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

5. Pelayanan Keuangan Berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi dan sebagainya. Membuat rencana anggaran pengeluaran kantor, subsidi bekerjasama dengan komite instant terkain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

6. Pelayanan Umum Meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak memerlukan penanganan khusus seperti dokumentasi kegiatan, konsumsi, akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.

7. Pelayanan Surat Menyurat Dan Ekspedisi Dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan pengecekan jika dibutuhkan dan jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan sehubungan dengan surat-menyurat yang ada.

Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang ada. Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantor1an.

http://fitra-ndut.blogspot.com/