You are on page 1of 18

€ Sejarah Otomatisasi € Konsep-Konsep Kantor € Definisi Otomatisasi Kantor € Tujuan Otomatisasi Kantor € Manfaat Otomatisasi Kantor € Pengguna Otomatisasi Kantor OA € Tahap-tahap penerapan OA € Macam-macam System OA € Aplikasi OA € Strategi OA € Faktor-faktor yang mempengaruhi OA .

€ Asal mula OA dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1960-an. . yang merupakan mesin tik IBM yang menampilkan pentikan berbentuk bola berputar yang ditempeli unit pita magnetik. ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya.Bukti nyata pertama dari konsep baru ini datang pada tahun 1964. ketika IBM mulai memasarkan mesin MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewritter). maka informasi tersebut disimpan dalam pita. Pada saat pemakai mengetik suatu huruf.

€ Otomatisasi kantor( office automation atau oa) adalah semua system elektronik formal dan informal terutamayang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun diluar perusahaan.adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. € Otomatisasi .

Tujuan otomatisasi kantor : € Penggabungan dan penerapan teknologi € Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor € Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan Tujuan otomatisasi kantor masa kini : € Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. pesan tertulis pada memo. percakapan telepon. tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. OA bukan tanpa keterbatasan. Pelengkap ± Bukan Pengganti. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional ± percakapan tatap muka. dan sejenisnya. Pemecahan masalah Kelompok Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. € € . Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

€ Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan. dan dirawat. dipindahkan. . Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik. mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal.

OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. yaitu : € Manajer € Profesional € Sekretaris € Pegawai administrative . namun ada empat kategori yang pengguna OA.

Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik. 3. . 2.1.

€ Tradisional € Transisional € Transformasional .

grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. System Kolaborasi Elektronik Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan. € . voice mail. facsimile dan bulletin board system. tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.€ System Komunikasi Elektonik System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu. Contoh aplikasi yang ada pada OA. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail.

Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing. System Pengolahan Kantor System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. presentase graphics dan multimedia presentation.€ System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. € . elektonik document management.

mirip dengan SIM Sistem Elektronik Informal tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. mirip dengan DSS € . Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.€ Sistem Elektronik Formal didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri.

 Pengolahan Kata Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak . Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.   . Surat Elektronik Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim. meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Voice Mail Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.

Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Konfrensi Audio Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan.   . membuat perubahan. Kalender Elektronik Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat. Konfrensi Video Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.

Transmisi Faximile Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. Videotex Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan Desktop Publishing Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser. .FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.    Konfrensi Komputer Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.

Sediakan sumberdaya komputer  Sediakan akses ke sumberdaya informasi  Sediakan perlengkapannon computer  Gunakan konferensi telepon  Sediakan pertemuan rutin  Lakukan rutinitas kerja  .

Organisasi. manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik. yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video. € Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan € Jenis . € Pilihan pribadi.

e-mail.  Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence). facsimile transmission. Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh. electronik calendaring. voice mail. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. . Konsep SIM (Sistem Informasi Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb.