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3159 Faculdade Anhanguera de Valparaíso

Mizael Oliveira Cardozo RA: 0938476752

Relatório Estágio Supervisionado II Aracati Construções

Referente ao período de 08/09/2011 a 14/10/2011 (100 horas) E-mail: mz.rapper@gmail.com Coordenador do Estágio: Rejane Maria Barbosa Professor Orientador: Jose Luiz Niederauer Pantoja Supervisor Local: Marize Vidal

Valparaíso de Goiás 2011

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Sumário
Caracterização da Empresa....................................................................................4 Histórico da Empresa..........................................................................................4 Setor Administrativo............................................................................................4 Atividades Desenvolvidas.......................................................................................5 Planilhas de controle de comissão pagas e a pagar............................................5 Acompanhamento de Inadimplência e Negativação no Serasa...........................5 Controle do vencimento de automóveis..............................................................5 Organização prática dos arquivos.......................................................................6 Realização de pagamentos bancários.................................................................6 Montagem de Demonstrativo de contas a receber e recebidas..........................6 Confecção de tabelas de vendas.........................................................................6 Lançamento de notas fiscais no sistema.............................................................6 Montagem de dossiê para banco.........................................................................7 Confecção de contratos de venda.......................................................................7 Emissão de certidões on-line...............................................................................7 Considerações gerais..........................................................................................7 Comentários e Conclusão.......................................................................................8 Sugestão de Melhorias........................................................................................8

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Introdução
Para atender a requisição do Curso de Administração de Empresas da matéria de Estágio Supervisionado II, foi escolhida como escopo de trabalho a empresa Aracati Construções e Incorporações Ltda. O Estágio teve como importância a aplicação dos conhecimentos adquiridos no decorrer do Curso para que, além de teóricos tenha-se um embasamento prático relativo ao curso e a área escolhida. Foram 100 (cem) horas de estágio que compreende o período de 08/09/2011 a 14/10/2011 em Brasília, mais precisamente na Região Administrativa do Lago Sul. Destaco como objetivos a abordagem das atividades exercidas e os comentários relativos à área que serão demonstrados no decorrer do relatório.

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Caracterização da Empresa Histórico da Empresa
A Aracati Construções e Incorporações Ltda, empresa, sediada em Imperatriz-MA, tem como prioridade desde sua fundação em 1980, a busca constante da satisfação de seus clientes implantando em seus empreendimentos a marca registrada da utilização de recursos tecnológicos e mão de obra permanentemente reciclada e aperfeiçoada. Administrada pelos sócios que possuem larga experiência em empreendimentos imobiliários, execução de projetos residenciais, comerciais e Industriais com reconhecido respaldo técnico. A Aracati Construções orgulha-se de ter atuado também além fronteira implantando projetos nos estados de Tocantins, São Paulo e Rio Grande do sul. Demonstrando sua inequívoca confiança no potencial na região onde atua já tendo construído mais de 90 mil metros quadrados entre empreendimentos residenciais e comerciais, continua a lançar novos projetos tendo sempre como meta principal atender a necessidade das pessoas e do mercado do Setor da Construção Civil que estão em constante evolução.

Setor Administrativo
O setor administrativo da empresa localiza-se no Lago Sul, Brasília-DF, e é constituído por uma Diretora Administrativa, uma supervisora e dois assistentes que atendem à área nas diversas questões e procedimentos pertinentes. 03 Salas abrigam o setor mantendo um Layout favorável para a interação das relações existentes. São utilizados como ferramentas de trabalho: microcomputador, calculadora HP, e software concernente a área da Construção Civil. O setor é responsável por todas as questões administrativas da sede em Imperatriz, e por conter uma Diretoria, são cabíveis decisões estratégicas e táticas. Oferece também suporte a área comercial e está atrelado ao setor financeiro da empresa, uma vez que todas as questões deste âmbito são também tratadas e executadas.

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Atividades Desenvolvidas
No período que compreende o estágio foram desenvolvidas diversas atividades que contribuíram para o melhor entendimento da rotina administrativa de uma Empresa do Setor da Construção Civil. Segue abaixo as atividades desenvolvidas e esclarecimentos:

Planilhas de controle de comissão pagas e a pagar
Mensalmente são apuradas as vendas realizadas pelas Imobiliárias parceiras e contratos efetivados pelo setor comercial da Empresa, toma-se como base o valor de venda no contrato e calcula-se 5% (cinco por cento), convertemos esses dados em informações mediante planilha do Excel contendo os principais dados da venda e o valor de cada comissão a ser paga. Após isso se emite o relatório para aprovação da Diretoria que libera o mesmo para as imobiliárias parceiras já solicitando a nota fiscal. De acordo com a planilha confeccionada é acompanhado as comissões pagas e as que estão na programação a pagar, tal controle é feito com a utilização de um sistema informatizado presente na organização. As matérias correlacionada a esta atividade são Matemática financeira e Processos Administrativos, pois além de estruturar o cálculo de cada comissão também são definidos critérios para o pagamento das mesmas.

Acompanhamento de Inadimplência e Negativação no Serasa
A cobrança de inadimplência é realizada pelo setor comercial, porém, é de competência do setor administrativo o acompanhamento, pois, reporta-se diretamente a Diretoria que programa o Fluxo de Caixa e realiza a previsão financeira de contas a receber dos clientes. Os clientes com parcelas superiores a 03 (três) meses de atraso são negativados junto ao Serasa, tal medida contribui com a redução de 25% de inadimplência, pois compele o mutuário a regularizar sua situação junto a Construtora. Correlacionado a esta atividade estão a matéria de Contabilidade que produz um entendimento sobre o impacto da inadimplência nas Contas a Receber da Empresa.

Controle do vencimento de automóveis
A empresa possui em seu ativo alguns veículos e são controlados mensalmente os pagamentos de IPVA e Seguro, lançados na programação de

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contas a pagar do sistema. A matéria correlacionada é Processos Administrativos que apresenta a gestão de controle.

Organização prática dos arquivos
Todo o arquivo, organização de pastas, indexação, localização e manutenção são de responsabilidade da área administrativa. Deve ser feito diariamente e de forma sistemática obedecendo a critérios pré-estabelecidos como organização por ordem alfabética, por similaridade de assuntos, por empreendimento, por fluxo de mês, por unidade crescente de apartamentos, nas gavetas de arquivos destinadas em específico. A matéria correlacionada é Processos Administrativos que apresenta um melhor aproveitamento do espaço físico para alocar documentos que compõe os processos da empresa.

Realização de pagamentos bancários
Algumas faturas e boletos não são pagos eletronicamente por estarem vencidas ou por não serem despesas oficiais da empresa, tais contas são pagas aleatoriamente nas agências bancárias próxima ao escritório, e seu controle é feito diariamente. A matéria correlacionada é Administração Financeira e Processos administrativos, pois engloba situações diárias da empresa.

Montagem de Demonstrativo de contas a receber e recebidas
A Diretoria toma decisões com base nas informações fornecidas por seus colaboradores, e diariamente são fornecidos relatórios que apresentam as contas a receber e recebidas para que sejam previstos os pagamentos dos gastos existentes das obras em execução. A matéria correlacionada a esta atividade é Processos Administrativos e Contabilidade.

Confecção de tabelas de vendas
É de responsabilidade da área administrativa, mensalmente, divulgar a tabela de vendas vigente dos empreendimentos com o valor e condições de pagamento bem como suas principais características e a disponibilidade. A empresa possui um modelo padrão para cada empreendimento e mensalmente são alimentadas com os dados atualizados e distribuídos as imobiliárias parceiras e a área comercial. A matéria correlacionada a esta atividade é Matemática financeira, pois apresenta os princípios fundamentais para cálculos na tabela.

Lançamento de notas fiscais no sistema
As notas fiscais relativos as compras efetuadas no escritório administrativo são lançadas no sistema pelo próprio setor e são programadas de acordo com fatura ou boleto, são observados data de emissão, valor total da nota, grafia correta do Endereço e CNPJ da Empresa. Correlacionado a esta atividade está a matéria de

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Contabilidade, onde são apresentados os critérios adotados para emissão e conferência de notas fiscais.

Montagem de dossiê para banco
A empresa necessita de um fluxo de caixa constante, para cada obra é realizado um financiamento bancário junto a uma instituição que possui critérios particulares para avaliação de crédito. Estes critérios são traduzidos nas planilhas requisitadas para preenchimento que contém informações patrimoniais, financeiras e econômicas da empresa e do empreendimento em questão. A freqüência é esporádica e a matéria correlacionada com esta atividade é Análise de Investimentos, onde é apurada a necessidade de tomada de empréstimo e a aplicação de seus recursos.

Confecção de contratos de venda
É de competência da Área Comercial a confecção dos contratos de Venda aos mutuários, porém em época de lançamento de empreendimento novo, quando a demanda é muito alta, tal atividade é distribuída também para a Área administrativa que atua da seguinte forma: receber a proposta do cliente, conferir os dados e documentos necessários (RG, CPF, comprovante de residência, comprovante de renda, dados do cônjuge se necessário entre outros), conferir as condições da proposta com a tabela previamente aprovada e após isso lançar a venda no sistema e gerar o Contrato.

Emissão de certidões on-line
A Construtora constantemente participa de processos junto a Instituições bancárias e governamentais sendo necessárias as certidões negativas de débitos referentes a órgãos específicos. Muitas delas são retiradas via on-line no site dos órgãos como Receita Federal, INSS, FGTS, Tribunal Regional do Trabalho entre outros. Algumas, porém são solicitadas somente na Organização como as certidões da Junta Comercial, Distribuição, Criminal e Cível, são de competência da área administrativa a manutenção com relação a vencimento e disponibilidade de cada certidão a fim de apresentá-las com prontidão quando for necessário.

Considerações gerais
A Empresa possui uma rotina administrativa definida em muitas questões. O dia-a-dia é comum na maioria das suas atividades: verificação da caixa de e-mails para averiguação de alguma solicitação, organização prática dos arquivos, acompanhamento junto ao escritório de Imperatriz das principais pendências a serem resolvidas durante o dia, questões como solicitação de balanço patrimonial, demonstração de resultados do exercício são constantemente atendidas. Deve-se manter na empresa o balancete atualizado, então a relação com Contabilidade, Parceiros (Imobiliária), Colaboradores internos, Diretoria são demasiada existentes.

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Comentários e Conclusão
O estágio supervisionado na área administrativa, em específico na empresa Aracati Construções e Incorporações Ltda, contribui para formação profissional nos seguintes aspectos:

Permite visualizar de forma prática a teoria abordada em sala de aula. Propicia vivência de situações reais de aplicação dos conhecimentos adquiridos, para que sejam analisados, criticados, avaliados e replanejados com ações coerentes com a realidade profissional;

Acrescenta uma experiência profissional relativo a rotinas administrativas de um escritório de empresa de construção civil, apresentando noções de controle de obra e acompanhamento físico e financeiro do desenvolvimento da mesma. Devido a proximidade com a diretoria da empresa, propicia o entendimento das relações hierárquicas e permite a visualização do cenário organizacional em que a empresa se situa A supervisão permite um assessoramento ao estagiário para correção quando necessário e conseqüente crescimento profissional. Acompanhar rotinas administrativas contribui de forma significativa para a formação de um bom profissional, trazendo uma visão holística da organização e do mercado, ajudando na tomada de decisões, agregando conhecimentos das diversas formas de negociações, ensinando a importância do trabalho em equipe e a valorização do capital humano.

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Sugestão de Melhorias
• • É importante a fixação dos procedimentos administrativos na empresa, pois muitas vezes eles não são esclarecidos o que torna passível o erro. Não foi constatado um Manual de funções que torna específico as atribuições de cada colaborador, tal informação é passada de forma verbal sem a padronização do mesmo, o que se reporta a primeira sugestão. É necessário para melhor alocação de arquivo uma revisão de processos arquivados para de descartar inutilidades e processos expirados para que seja realizado um melhor aproveitamento do espaço físico do escritório.

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Findo aqui o Relatório Estágio Supervisionado II, apresentando as atividades exercidas durante o período e suas correlações com as matérias curriculares do curso de administração de empresas, sugestões, comentários e conclusão.

______________________________________ Mizael Oliveira Cardozo Aluno

Cientes:

______________________________________ Jose Luiz Niederauer Pantoja Professor Orientador

_____________________________________ Marize Gomes Vidal Supervisora