Universitatea Facultatea Specializarea Anul universitar Forma de învăŃământ

Spiru Haret de Management Financiar Contabil, Craiova Contabilitate şi Informatică de Gestiune 2008 – 2009 ZI, FR, ID

INFORMATICĂ DE GESTIUNE (Documente contabile) Conf.univ.dr. LAURA ŞTEFĂNESCU

Semestrul II 2009

OBIECTIVE
Obiectivele cursului de Informatică de gestiune (documente contabile) se concretizează în însuşirea de către studenŃi a celor mai importante concepte privind utilizarea practică a editoarelor de texte şi a produselor de calcul tabelar, a realizării unor prezentări electronice, de către studenŃi, în vederea formării lor ca viitori specialişti în economie. Realizarea prelucrării documentelor contabile este executată cu ajutorul sistemelor electronice de calcul, caz în care pe lângă componenta hardware, utilizatorul trebuie să aibă în vedere şi software-ul. Trebuie să reamintim că software-ul este compus din sistemul de operare, fără de care calculatorul nu funcŃionează şi din pachete de programe suplimentare instalate de utilizator, elemente care asigură procesări complete şi rapide ale informaŃiilor utilizatorilor. Compania Microsoft a realizat pachetul OFFICE care prin structură răspunde cerinŃelor utilizatorului legate de procesarea textelor (Word), a datelor organizate în foi de calcul (Excel) şi crearea unor prezentări profesionale asistaŃi de PowerPoint. Cuvinte cheie: gestiunea electronică a documentelor, sisteme de management al documentelor, procesare de text, foi de calcul, prezentări electronice. 1. TEHNOLOGII INFORMAłIONALE ÎN SPRIJINUL PROCESĂRII DOCUMENTELOR Tehnologiile informaŃionale revoluŃionare, apărute în secolul XX (Internet, Intranet, Extranet), reprezintă veritabile provocări pentru procesarea electronică a documentelor, dezvoltând noi domenii de manifestare a biroticii, aşa cum este gestiunea electronică a documentelor sau sistemul de management al documentelor. Procesarea documentelor reprezintă un mod de utilizare eficientă a tehnologiilor informaŃionale în vederea receptării, memorării şi prelucrării grafice a imaginilor provenite din documente. Un document poate conŃine informaŃii generate din procesarea datelor, conŃinând texte obŃinute în urma procesării altor texte, tabele şi grafice realizate de un procesor de calcul tabelar, schiŃe şi desene tehnice, grafică bidimensională sau

1

tridimensională, desene alb negru sau color, simboluri grafice, imagini şi fotografii scanate (citite optic cu scanner-ul) etc. Cunoaşterea principalelor tehnologii informaŃionale care conduc agentul economic spre modernitate, iar societatea spre globalizare este deosebit de importantă. De aceea în cele ce urmează vom aduce argumente convingătoare pentru adoptarea celor mai la îndemână TIC, sugerând şi câteva direcŃii de urmat.
INTERNET-ul, considerat reŃea a tuturor reŃelelor, revoluŃionează şi dinamitează toate activităŃile economice din întreprindere, întrucât este baza altor tehnologii informaŃionale şi comunicaŃionale (Intranet, Extranet, Groupware, EDI1, Poşta electronică, WEB, comerŃ electronic etc). În esenŃă, acesta are la bază reŃele de calculatoare dispersate la nivel mondial în toate colŃurile lumii, care comunică între ele prin intermediul unui protocol (IP) uşor de recunoscut, indiferent de tipul echipamentelor şi al sistemului de operare utilizat. Orice întreprindere conectată la Internet are posibilitatea de a utiliza servicii, cât şi de a crea servicii, de a primi informaŃii, cât şi de a deveni producătoare de informaŃii. WEB reprezintă o modalitate convenabilă de promovare pe Internet a firmei, fiind un sistem de servere Internet care suportă documente formatate într-un limbaj comun HTML, grafică şi legături hyperlink. DistribuŃia informaŃiei prin Web poate fi cheia succesului în orice domeniu de activitate, ce se traduce prin creşterea vânzărilor, prin atragerea noilor clienŃi. Pentru publicarea prin Web, prima etapă constă în realizarea documentului. Cel care editează documentul Web este responsabil atât de conŃinutul şi calitatea informaŃiilor cât şi de claritatea şi utilitatea lor. Pentru publicarea unui document este necesară parcurgerea următoarelor faze: dezvoltarea unei strategii, definirea structurii, crearea documentului, perfecŃionarea, recitirea documentului, testarea şi publicarea în forma finală. Prin adăugarea de sunete, imagini grafice şi video se pot crea documente impresionante, interactive şi dinamice, care o să determine cititorii să revină în mod curent la site-ul respectiv. Propriul site Web, aduce o serie de avantaje notabile, firmei care îl deŃine, şi anume: - în comparaŃie cu alte forme de publicitate („Pagini aurii”, pliante, spoturi audiovideo), propriul site Web nu poate costa mult, este flexibil şi va permite o analiză mult mai cuprinzătoare; - prezenŃa pe Web se poate realiza pe trei grade de complexitate: un site Web de bază, echivalentul unei broşuri electronice, un site unde diviziile concernului pot face interogări ale bazei de date centrale (pe nivele de acces) privind activitatea economicofinanciară, un site care oferă posibilităŃi complete pentru relaŃiile cu clienŃii privind distribuŃia, tranzacŃiile; - asigură promovarea firmei în oraşele care sunt centre universitare în zonele cu industrii de înaltă tehnologie, unde mulŃi sunt conectaŃi la Internet; INTRANET – este soluŃia optimă pentru interconectarea calculatoarelor din propria reŃea, fiind echivalent cu integrarea tehnologiilor Internet în cadrul organizaŃiei. Adoptând această tehnologie are loc transformarea sistemului informaŃional al întreprinderii într-un mediu la fel de simplu, interactiv şi atractiv ca Internet-ul. Avantaje: - este impus ca urmare a manifestării nevoii de comunicare într-un grup închis de utilizatori, care construiesc o bază comună de informaŃii;
1

tehnologie ce reprezintă un mijloc de transmitere de la calculator la calculator, a datelor standardizate şi preagregate, prin intermediul unei reŃele de telecomunicaŃii

2

- unul dintre marile avantaje este faptul că informaŃia poate fi actualizată în permanenŃă, la costuri mult mai mici decât cele implicate de tipărirea şi expedierea informaŃiei; - efectuează integrarea tehnologiilor existente: baze de date, procesoare de texte, programe de calcul tabelar, poştă electronică, serviciile Internet, realizând: - acces mai simplu şi mai rapid la fişierele de informaŃii ale firmelor ce intră în structura concernului, fiind utilizate datele accesate în scopul realizării unui management performant; - facilitează căutarea informaŃiilor despre clienŃi, partenerii de afaceri, uşurând legăturile cu bazele de date care pot ajuta banca să se dezvolte; - pot fi evaluate în timp real şi se pot actualiza on-line rapoartele, documentele de sinteză şi/sau diverse situaŃii centralizatoare.
EXTRANET - presupune utilizarea tehnologiilor Internet în vederea conectării

resurselor informaŃionale a mai multor organizaŃii între care există legături strânse de colaborare. Firme de diferite dimensiuni, de la cele mici până la corporaŃiile multinaŃionale, au adoptat modelul Extranet, practica demonstrând că este cea mai ieftină şi cea mai logică soluŃie prin care poate fi condusă o afacere şi pusă în legătură cu partenerii săi.

1.1. Gestiunea electronică a documentelor
Gestiunea electronică a documentelor sugerează organizarea şi manipularea după reguli bine definite a informaŃiilor în format digital. Gestiunea electronică a documentelor depăşeşte limitele unui sistem informatizat de clasare a documentelor şi are în vedere şi disponibilitatea informaŃiilor online (funcŃionează cu succes prin mesageria electronică) şi partajarea documentelor. Un sistem de gestiune electronică a documentelor asigură în general, patru funcŃiuni prezentate în Tabelul 1:
Tabelul 12
Gestiunea informaŃiilor AchiziŃie Stocare Consultare Comunicare Indexare Gestiunea versiunilor Clasare temporară→ definitivă Căutare → Navigare Listare de destinatari Semnalare - expediŃie Prelucrarea documentelor Creare Revizie Aranjare→ Arhivare Afişare → Restituire Duplicare – Împrumut Transmisie electronică

Printre câştigurile implementării GED, în cadrul întreprinderilor putem enumera: câştiguri de productivitate de până la 25%; îmbunătăŃirea serviciilor către clientelă prin cunoaşterea în timp real a dorinŃelor acesteia; fiabilitate sporită a operaŃiilor datorită standardizării procedurilor de prelucrare a corespondenŃei; motivarea personalului în a accepta o tehnică nouă, ce asigură un plus de calitate muncii şi un comportament îmbunătăŃit faŃă de clienŃi; integrarea simplă în sistemele informaŃionale existente.

1.2. Sisteme de management al documentelor
2

adaptare după Fotache D., Groupware – metode, tehnici şi tehnologii pentru grupuri de lucru, Editura Polirom, Iaşi, 2002

3

Orice organizaŃie clasică generează zilnic cantităŃi importante de hârtie, ajungând la costuri nejustificate, consumând timp inutil pentru trierea, multiplicarea, stocarea, transferul, transportul şi distrugerea documentelor. În plus, fluxurile fizice de documente, întârzie procesele de decizie şi execuŃie, iar munca în echipă este îngreunată. O soluŃie a problemelor de acest gen, este sistemul de management al documentelor electronice, care va permite: - crearea unor baze de date de documente electronice, care facilitează stocarea rapidă şi utilizarea ulterioară fără pierdere de timp; - diminuarea timpului de transfer şi optimizarea relaŃiilor cu partenerii de afaceri; - organizarea unui management centralizat al documentelor pentru eliminarea redundanŃelor şi optimizarea fluxului de informaŃii. Există diferite tipuri de sisteme de management al documentelor electronice, dar cele mai bune sunt cele care prevăd reguli ale fluxurilor în procesul muncii, privind cine şi când are acces la documente. Bazele de date de documente sunt asigurate pe diferite niveluri de securitate pentru controlul accesului şi autentificarea identităŃii persoanelor care creează noi documente sau modifică documente existente. 2. TEHNICI DE PROCESARE A TEXTELOR Procesoarele de texte fac parte din categoria pachetelor de programe cu utilizarea cea mai frecventă. La ora actuală este foarte greu de ales sau de recomandat unui utilizator un anumit procesor texte, întrucât software-ul a Ńinut frecvent pasul cu evoluŃia dinamică a hardware-ului. Microsoft Word este un program performant de procesare de text pe care îl putem folosi pentru a crea şi modifica eficient diferite tipuri de documente. 2.1. Tehnici elementare de lucru cu programul WORD Crearea unui document Word Microsoft Word oferă utilizatorilor săi, posibilitatea de a crea două tipuri de documente: - în formă prestabilită pornind de la o serie de modele puse la dispoziŃie de caseta de dialog New; - în formă standard. Crearea unui document în formă standard este extrem de simplă. Nu trebuie decât să executăm clic pe butonul New din bara cu instrumente standard. Word va deschide automat un nou document. Realizarea unui document pe baza unui model (în formă prestabilită), alegem meniul FILE, opŃiunea New care determină afişarea unei casete de dialog din care putem să alegem modelul care se potriveşte cel mai bine cu lucrarea pe care vrem să o elaborăm. În caseta de dialog New, selectăm eticheta corespunzătoare tipului de document pe care vrem să îl creăm: General, Letters&Faxes (Scrisori&Faxuri), Memos (Însemnări), Reports (Rapoarte), Other Documents (Alte documente) sau Publications (PublicaŃii). Pentru a vedea cum arată un anumit model dintr-o categorie, executăm clic pe pictograma modelului şi în caseta Prewiev va apărea o imagine micşorată a modelului ales. Modelele de documente oferite de această casetă de dialog conŃin stiluri, intrări AutoText, bare cu instrumente de lucru şi macrocomenzi care uşurează conceperea unor documente de o anumită formă. Editarea

4

Scrierea textului se face în fereastra document, exact aşa cum am proceda cu o foaie albă de hârtie. Punctul de inserare din partea superioară a ferestrei indică locul în care va apărea textul pe care îl tastăm. La fel cu cele mai multe aplicaŃii de prelucrare a textelor, unitatea de bază cu care lucrează Word este paragraful. Acesta nu este însă un paragraf în accepŃiunea generală a cuvântului. Pentru Word, un paragraf este constituit din totalitatea caracterelor şi spaŃiilor tastate între două apăsări ale tastei <Enter>. Introducerea textului se efectuează, caracter cu caracter, numai la stânga punctului de inserare. Pentru o editare corectă este necesar a fi cunoscute câteva reguli esenŃiale de tehnoredactare, şi anume: - după fiecare cuvânt se acŃionează tasta <SpaŃiu>; - despărŃirea cuvintelor în silabe la sfârşitul unui rând implică utilizarea concomitentă a tastelor: Ctrl şi -; - dacă dorim ca expresiile de genul: s-au, într-un, etc. să nu apară despărŃite pe două rânduri ca urmare a opŃiunii de rearanjare a textului, folosim în locul liniuŃei de despărŃire obişnuite "-" următoarea combinaŃie de taste: Ctrl, Shift şi - . - pentru a trece la un nou rând nu este necesară activarea tastei <Enter>; - pentru a trece la un nou paragraf este necesară activarea tastei <Enter>; - se va apăsa tasta <Enter> pentru a crea un rând liber; - pentru a edita cu alineat se activează tasta <Tab>; - după fiecare semn de punctuaŃie - punct, virgulă, ghilimele, semnul întrebării, exclamării, etc. - se activează tasta <SpaŃiu>; - pentru a edita cu diacritice (ş, Ń, â, ă, î,) folosiŃi fonturi cu liniuŃă (_Arial, _Times New Roman, etc.) sau în bara de Start, setaŃi tastatura pe RO; - pentru a edita exponenŃi sau indici, se activează meniul FORMAT→comanda Font→se bifează Superscript (exponent) sau Subscript (indice). La introducerea textului o se observă că unele din cuvintele tastate apar subliniate cu o linie ondulată de culoare roşie. Aceasta înseamnă că funcŃia de verificare automată a ortografiei (Automatic Spell Checking) este activă, iar cuvântul a fost identificat ca fiind ortografiat greşit sau a fost tastat un cuvânt care nu se găseşte în dicŃionarul Word. Greşelile gramaticale, de punctuaŃie ori de utilizare a cuvintelor sunt identificate prin subliniere cu o linie ondulată verde. La redactarea unui text în limba română majoritatea cuvintelor vor fi subliniate cu linii ondulate, pentru că această funcŃie de verificare ortografică şi gramaticală este valabilă pentru cuvintele limbii engleze. De aceea atunci când nu redactăm un text în limba engleză este de preferat să dezactivăm această caracteristică. Pentru aceasta din bara cu meniuri vom alege meniul TOOLS, opŃiunea Options, executăm clic pe eticheta Spelling & Grammar, după care activăm caseta de validare Hide Spelling Errors In Current Document pentru a ascunde toate sublinierile roşii şi dezactivăm caseta de validare Check Grammar As You Type pentru a ascunde toate sublinierile verzi. Salvarea documentului • executăm un clic pe butonul Save din bara cu instrumente standard; • selectăm meniul FILE şi apoi comanda Save; • apăsăm concomitent tastele Ctrl+S sau Shift+F12. Windows oferă posibilitatea de a da fişierelor nume lungi, prin care să se facă descrierea completă a fişierului. Numele unui fişier poate avea o lungime de cel mult 255

5

caractere, poate conŃine şi litere mici şi majuscule dar nu poate conŃine următoarele caractere: ;- punct şi virgulă, :- două puncte, \ - backslash; / - slash, > - semn mai mare, < - semn mai mic, * -asterisc, ? - semn de întrebare, “ – ghilimele, |- bara verticală. Atunci când salvăm documentul este momentul în care putem să impunem restricŃii de acces prin stabilirea unei parole. Pentru a stabili o parolă de protecŃie parcurgem următoarea succesiune de operaŃii: - meniul FILE şi comanda Save As; - în caseta de dialog Save As activăm butonul Tools pentru a genera următoarea listă de opŃiuni; - alegem General Options şi specificăm în caseta Password to open, parola; parola poate conŃine cel mult 15 caractere făcânduse distincŃie între literele mari şi cele mici; - alegem butonul OK, care va declanşa caseta Reenter password to open, unde va trebui să specificăm din nou parola; - activăm OK pentru a ne reîntoarce în caseta de dialog Save As unde va trebui să alegem butonul Save. Butonul Tools şi lista sa de opŃiuni Închiderea documentului După ce am terminat lucrul într-un document Word, acesta trebuie închis pentru a elibera memoria. Pentru închiderea documentului putem alege una din următoarele modalităŃi: - selectăm meniul FILE şi comanda Close (închide); - executăm un clic pe butonul Close din fereastra documentului. 2.2. Formatarea documentelor Word Formatarea documentului se concretizează într-o serie de operaŃiuni de modificare a aspectului textului. Modificând aspectul textului putem îmbunătăŃi înfăŃişarea unui document. Pe lângă latura pur estetică, aspectul documentului poate face materialul mai uşor de citit şi poate ajuta cititorul să localizeze rapid ideile mai importante. Formatarea unui document se poate realiza în timpul editării sau la sfârşit şi presupune: - formatarea caracterelor; - formatarea paragrafelor. Formatarea caracterelor unui text presupune: - definirea unor tipuri de caractere; - stabilirea dimensiunii în puncte a corpului de literă care reprezintă de fapt înălŃimea caracterelor. Punctul este o dimensiune standard în tehnoredactarea computerizată. Un inch are 72 de puncte. Cu cât numărul de puncte este mai mare, creşte dimensiunea textului. - stabilirea atributelor şi anume: bold (evidenŃiat), înclinat (italic), subliniat (underline); - spaŃierea pe verticală (exponenŃi, indici) şi pe orizontală (Kerning). Formatarea caracterelor se poate face în mai multe moduri dar rămâne la alegerea utilizatorului să decidă care dintre acestea este mai simplă şi se potriveşte cel mai bine cu ceea ce vrea să facă: - folosind butoanele din bara cu instrumente de formatare;

6

- folosind caseta de dialog Font; - combinaŃii de taste; În bara cu instrumente de formatare, putem executa clic pe anumite butoane pentru a aplica aldine, pentru a sublinia şi a evidenŃia textul selectat. Bara cu instrumente de formatare conŃine şi casetele Font şi Font Size, pentru schimbarea corpului de literă şi a dimensiunii fontului din textul selectat. Bara cu instrumente de formatare:
Caseta de Caseta pentru Caseta pentru

stiluri

corpuri de literă

mărimea caracterelor

evidenŃiat subliniat marcare înclinat
Caseta de dialog Font reprezintă cel mai puternic mijloc de control asupra opŃiunilor de formatare a textului, deoarece oferă toate aceste opŃiuni într-un singur loc. Aici vom găsi de asemenea şi alte opŃiuni de formatare a caracterelor în afară de cele disponibile în bara cu instrumente de formatare. Dacă executăm clic pe meniul FORMAT şi apoi pe Font, putem alege dintre opŃiunile de formatare. Dacă intenŃionăm să folosim aceeaşi formatare în diverse locuri din document, putem economisi timp copiind formatarea cu butonul Format Painter (descriptorul de formate). Copierea formatării se realizează printr-o procedură simplă, care necesită doar trei paşi: - selectăm textul a cărui formatare vrem să o selectăm - executăm clic pe butonul Format Painter - selectăm textul pe care vrem să-l formatăm Executăm dublu clic pe butonul Format Painter atunci când vrem să copiem formatarea în mai multe locuri, şi un singur clic dacă vrem să copiem formatarea o singură dată. Formatarea paragrafelor Cu ajutorul opŃiunilor de formatare a paragrafelor, putem să modificăm o serie de parametrii care influenŃează aspectul paragrafelor în Word: • Alinierea • Indentarea (stabilirea alineatelor) • Punctele de tabulare • SpaŃierea rândurilor şi a paragrafelor Când formatăm paragrafe, ar trebui să afişăm delimitatorii (marcajele) de paragraf din document. Astfel putem să vedem exact ce paragrafe trebuie selectate înainte de a schimba configurările sau de a aplica formatarea. Executăm clic pe butonul Show/Hide (Afişare/Ascundere) pentru a comuta între afişarea şi ascunderea delimitatorilor de paragraf.

7

Toate informaŃiile privind formatarea unui paragraf se află stocate în delimitatorul de paragraf. Dacă accidental ştergem un delimitator de paragraf, pierdem formatarea pentru acel paragraf. Executăm clic imediat pe butonul Undo, pentru a reface delimitatorul de paragraf şi formatarea acestuia. Atunci când modificăm poziŃia unui paragraf faŃă de marginile din stânga şi din dreapta ale paginii, stabilim alinierea textului. Textul poate fi aliniat la stânga (alinierea prestabilită), centrat, aliniat la dreapta sau aliniat stânga-dreapta. Word oferă mai multe posibilităŃi de stabilire a modului de aliniere a unui paragraf; putem să facem acest lucru folosind bara cu instrumente standard pentru aranjarea textului, opŃiunile din caseta de dialog Paragraph sau combinaŃii de taste.

Aliniat la dreapta

Centrat Aliniat la stânga

Aliniat stânga-dreapta

Putem indenta paragrafele faŃă de marginea din stânga, din dreapta sau faŃă de ambele margini. De asemenea putem indenta numai primul rând al paragrafului sau putem crea o indentare de tip hanging (atârnat), folositoare pentru listele numerotate sau cu marcaje. Ca şi în cazul alinierii paragrafelor, există mai multe metode pentru a indenta paragrafe şi anume: fie folosind tasta Tab, bara cu instrumente de lucru, rigla, caseta de dialog Paragrapf, fie folosind combinaŃii de taste mai puŃin cunoscute. O metodă simplă de a indenta un singur rând de text o reprezintă folosirea tastei Tab. Tasta Tab indentează numai rândul care conŃine punctul de inserare. Pentru a indenta rapid mai multe paragrafe simultan este preferabil să folosiŃi din bara cu instrumente de lucru, butoanele: - Increse Indent - Decrease Indent Folosind rigla situată în partea superioară a ferestrei document, putem stabili indentări personalizate. Marcajele de pe riglă controlează indentările paragrafului curent (vezi figura de mai jos) Marcaj de indentare a primului rând
Marcaj de indentare agăŃată

Marcaj de indentare faŃă de marginea stângă Indentarea agăŃată (hanging) face ca prima linie a paragrafului să pară suspendată faŃă de restul paragrafului. Acest tip de aliniere este foarte util pentru paragrafe numerotate sau marcate cu diverse caractere speciale: aceste caractere speciale sau numerele rămân “suspendate” în afara paragrafului, iar liniile de text sunt aliniate la acelaşi nivel. Punctele de tabulare sau tabulatorii se folosesc pentru a alinia coloane de text sau de numere. Tabulatoarele prestabilite sunt plasate pe riglă la fiecare jumătate de inch, însă putem crea propriile noastre tabulatoare în poziŃiile dorite. Tipurile de tabulatori puşi la dispoziŃie de Word sunt:

8

- tabulator cu aliniere dreapta - tabulator centrat

- tabulator cu aliniere stânga - cifre aliniate cu tabulatorul zecimal 123.45 1234.456 567890.56

Tabulatorul zecimal este util în special atunci când aliniem numere formatate cu un font proporŃional. Un font proporŃional este fontul în care unele caractere ocupă mai mult spaŃiu decât altele. (de exemplu, cifra 9 ocupă mai mult spaŃiu decât cifra 1.). Majoritatea fonturilor sunt fonturi proporŃionale, aşa încât va trebui să folosim tabulatoare zecimale pentru alinierea numerelor. Pentru a defini un tabulator parcurgem aceşti paşi: - selectăm paragraful în care dorim să definim un tabulator; - executăm clic pe butonul Tab situat în partea stângă a riglei până când este afişat tipul de tabulator dorit; - executăm clic pe riglă în locul unde dorim să poziŃionăm tabulatorul; - apăsăm tasta Tab pentru a sări la poziŃia tabulatorului şi introducem textul; Pentru a şterge un tabulator îl tragem în afara riglei şi eliberăm butonul mouse-ului. Un document este mai uşor de citit dacă există spaŃii suplimentare între linii şi între paragrafe. Cu ajutorul casetei de dialog Paragraph, putem modifica spaŃierea rândurilor unui paragraf, spaŃierea paragrafelor între ele. În loc să apăsăm de fiecare dată tasta Enter, pentru a adăuga rânduri suplimentare înainte şi după un fragment de text, putem specifica valoarea exactă a spaŃiului dintre paragrafe. Această metodă oferă o mai mare flexibilitate şi precizie, deoarece putem mări spaŃierea cu fracŃiuni de rând. Pentru stabilirea spaŃiului între linii activăm caseta de dialog Paragraph disponibilă în meniul FORMAT. Selectăm tot documentul cu comanda Select All, sau numai un anumit bloc de text cu una din metodele învăŃate şi folosim lista derulantă Line Spacing pentru alegerea spaŃiului între linii: - Single - textul este scris la un singur rând; - 1,5 lines- text scris la un rând şi jumătate; - double- textul este scris la două rânduri; - At least - stabileşte un spaŃiu minim între rânduri. Această opŃiune este utilă pentru cazurile în care în acelaşi paragraf sunt incluse corpuri de litere de diferite dimensiuni sau paragraful conŃine imagini; - Exactly - stabileşte distanŃa exactă între linii măsurată în puncte; - Multiple- textul este scris la mai multe rânduri, în funcŃie de valoarea din caseta At, aflată în dreapta listei derulante Line Spacing. De exemplu pentru a scrie textul la 3 rânduri, introducem valoarea 3 în caseta At. Putem stabili spaŃiul dintre linii şi cu ajutorul tastaturii, folosind următoarele combinaŃii de taste: Ctrl+1 - pentru a scrie la un rând Ctrl+5 - pentru a scrie la un rând şi jumătate Ctrl+2 - pentru a scrie la două rânduri

9

2.3. Tipărirea documentului După ce am creat un document, am realizat editarea textului, am stabilit împărŃirea textului pe pagini şi l-am adus la forma dorită, probabil trebuie să-l tipărim. În acest capitol vom învăŃa cum să tipărim un document, cum să remediem orice deficienŃă a documentului înainte de a-l tipări. După ce am vizualizat în prealabil un document cu comanda Print Preview şi suntem mulŃumiŃi de cum arată documentul, atunci suntem gata să-l tipărim. Cea mai simplă metodă de tipărire a unui document este să executăm un clic pe butonul Print din bara cu instrumente standard. Aceasta tipăreşte documentul fără să ceară nici o altă informaŃie. Este tipărit documentul curent într-un singur exemplar, în ordinea normală a paginilor (1, 2, 3,...) la imprimanta prestabilită. Pentru a selecta alte opŃiuni de tipărire, folosim comanda Print (tipăreşte) din meniul FILE pentru a afişa caseta de dialog cu opŃiunile enumerate mai jos: - înainte de a începe tipărirea ne asigurăm că în lista derulantă Name din caseta Printer este selectată imprimanta pe care vrem să o folosim; - selectăm paginile pe care vrem să le tipărim, executând clic pe una din opŃiunile: - All (Tot) Tipăreşte tot documentul Tipăreşte numai pagina în care se găseşte punctul de inserare - Current Page - Selection Tipăreşte numai textul selectat din document. Dacă nu este selectat nici - Pages
un bloc de text, acest buton este inactiv Permite tipărirea numai a anumitor pagini, selectate după număr sau domeniu. Folosim virgula pentru separarea numerelor de pagini (de ex. 1, 11, 17) şi liniuŃa de despărŃire pentru separarea limitelor unui interval (de ex. : 20-31). Cele două moduri de selectare pot fi combinate: 1, 11, 17, 20-31 şi vor fi tipărite paginile cu nr. 1, 11, 17, şi paginile de la 20 la 31. Pentru tipărirea documentului de la o anumită pagină până la sfârşit, nu este nevoie să cunoaştem numărul ultimei pagini a documentului. Introducem numărul paginii de la care vrem să înceapă tipărirea, urmat de o liniuŃă de despărŃire ( de ex. : 31-)

- dacă vrem să tipărim numai paginile pare sau numai pe cele impare, folosim lista derulantă Print din colŃul din dreapta-jos al casetei de dialog Print pentru a alege una din opŃiunile Odd Pages (pagini impare) sau Even Pages (pagini impare); - precizăm numărul de exemplare în care să fie tipărit documentul în caseta Number of Copies din secŃiunea Copies. Validăm caseta Collate dacă vrem ca Word să tipărească mai întâi primul set de pagini (1, 2, 3,..), apoi al doilea şi aşa mai departe. Dacă nu selectăm această opŃiune, Word va tipări mai întâi toate paginile 1, apoi toate paginile 2 şi aşa mai departe; - dacă caseta Print to File este validată, atunci programul Word tipăreşte documentul întrun fişier, în loc să-l trimită spre imprimantă. - Eticheta Properties modifică opŃiunile imprimantei curente iar eticheta Options ajută la stabilirea unor opŃiuni de tipărire avansate. - dacă am precizat toate opŃiunile, executăm un clic pe butonul OK pentru a trimite documentul la imprimantă. 2.4. Editarea tabelelor în WORD Un tabel este o reŃea de linii şi coloane care formează celule, conŃinând text (unul sau mai multe paragrafe) sau imagini grafice. Tabelele se folosesc pentru a organiza şi

10

cataloga liste de informaŃii dar şi pentru a găsi rapid relaŃiile dintre informaŃii, ceea ce nu se întâmplă într-o expunere care are forma unui text cursiv. Crearea unui tabel Cea mai simplă metodă de a crea un tabel este să executăm un clic pe Insert Table din bara cu instrumente standard. În acest exemplu, Word va crea un tabel cu 4 linii şi 5 coloane. Dacă tabelul trebuie să cuprindă mai multe linii şi coloane tragem cu indicatorul mouseului cât de mult dorim.

Tot atât de rapid putem plasa un tabel în document şi dacă alegem opŃiunea Insert Table din meniul TABLE. Dacă ne-am decis să folosim această modalitate de a insera un tabel, trebuie să precizăm detalii în caseta Insert Table cu privire la: numărul de coloane (Number of Columns), numărul de linii (Number of Rows) şi lăŃimea coloanelor (Column Width).

Pentru a crea tabele complexe, este recomandabil să folosim butonul Draw Table pe care îl găsim pe bara cu instrumente standard dar şi sub forma unei comenzi, disponibilă în meniul TABLE. Dacă se alege această modalitate, Word pune la dispoziŃie caseta Tables and Borders care oferă foarte multe opŃiuni. În acest caz, cursorul mouse-ului va lua forma unui creion cu care putem desena cu destulă precizie tabelul dorit.

Inserarea textului, a câmpurilor şi controalelor într-un tabel Tabelele pot conŃine informaŃii diverse: fie sub forma unui text, fie sub formă de câmpuri sau sub formă de controale (casete de validare sau liste derulante). Redactarea textului într-un tabel se face în mod obişnuit, aşa cum am învăŃat întrunul din capitolele anterioare. PoziŃionăm punctul de inserare în interiorul unei celule şi tastăm conŃinutul său ca în orice document Word. Putem folosi oricare caractere şi cifre dar mai puŃin tasta Tab care de data aceasta realizează deplasarea la o altă celulă. Dacă

11

vom avea nevoie de tasta Tab vom folosi combinaŃia de taste Ctrl şi Tab şi efectul va fi acelaşi. ÎnălŃimea rândurilor se modifică în mod automat pe măsură ce scriem mai mult text într-o celulă sau dacă modificăm dimensiunea caracterelor. Atunci când redactăm documente ne vom întâlni cu situaŃia în care tabelul pe care lam creat nu conŃine numai text. Tabelul, pe lângă informaŃii grupate sub formă de text poate conŃine câmpuri sau diverse tipuri de controale. Un câmp este un cod special care îi precizează programului Word să insereze o anumită informaŃie în document. Câmpurile preiau informaŃiile din surse diferite: - data şi ora vor fi citite din ceasul intern al calculatorului; - informaŃiile despre utilizator sunt preluate din pagina User Info a casetei de dialog Options, disponibilă în meniul TOOLS - informaŃiile despre fişier sunt citite din caseta de dialog Properties. Pentru inserarea unui câmp se parcurg următorii paşi: - se selectează meniul INSERT şi de aici se alege opŃiunea Field pentru a afişa caseta de dialog cu acelaşi nume, prezentată alăturat: - se alege din această casetă tipul de câmp pe care vrem să-l inserăm în tabel sau în document. Prima opŃiune All afişează toate câmpurile în ordine alfabetică şi este foarte utilă atunci când ştim numele câmpului pe care trebuie să-l inserăm dar nu ştim şi în ce categorie se află; - se alege numele câmpului din lista Fiels Names; - caseta de dialog prin butonul Options oferă posibilitatea stabilirii unor opŃiuni pentru câmpul respectiv. După ce se stabilesc opŃiunile preferate se execută clic pe butonul Add to field ca să le adăugăm la câmpul respectiv; - se execută un clic pe butonul OK ca să inserăm câmpul dorit împreună cu opŃiunile selectate. Exemplu de câmp: 7 aprilie, 2009 acest câmp este de tip DATA şi a fost creat parcurgând paşii de mai sus. Câmpul conŃine data zilei în care a fost creat. Data viitoare când vom deschide documentul, conŃinutul câmpului va fi actualizat, ceea ce înseamnă că acest câmp va afişa data curentă.

Un control este un tip de câmp folosit pentru a introduce răspunsuri la întrebări sau pentru a furniza informaŃii. Listele derulante şi casetele de validare sunt exemple de controale pe care le putem adăuga într-un tabel. Câmpurile de tip listă afişează o listă de opŃiuni, din care putem alege. Câmpurile de tip casetă de validare în care utilizatorul poate plasa un "X" executând un clic în această casetă, sunt folosite pentru răspunsurile de tip "Da sau Nu". Pentru a crea o listă de opŃiuni în care, dacă executăm dublu clic, utilizatorul poate efectua o selecŃie din listă, parcurgem următorii paşi: - în bara cu instrumente Forms, executăm clic pe butonul Drop-Down Form Field Options.

12

Dacă nu este afişată pe ecran bara cu instrumente Forms, acest mic inconvenient se poate rezolva selectând din meniul TOOLS, opŃiunea Customize care va afişa caseta de dialog cu acelaşi nume. Din această casetă activăm eticheta Toolbars şi din lista derulantă alegem Forms. Imediat în mica casetă din stânga va apare semnul √. Bara cu instrumente Forms:

- dacă alegem butonul Drop-Down Form From Field Options, în tabel va apare o casetă de validare umbrită în care putem preciza o serie de opŃiuni; - pentru a specifica opŃiunile dorite, sub forma unei liste, în această casetă de validare executăm dublu clic pe aceasta şi va fi afişată caseta de dialog Drop-Down Form Field Options. În această casetă ne putem preciza opŃiunile în secŃiunea Drop-Down Intem. Prima opŃiune va fi opŃiunea prestabilită şi va apare în lista din partea dreaptă alături de celelalte opŃiuni pe care le vom adăuga dacă activăm de fiecare dată butonul Add. Exemplu de listă derulantă: Finante-Asigurari câmp de tip listă derulantă a cărui opŃiune prestabilită este secŃia FinanŃe - Asigurări. Pentru a modifica opŃiunea, executăm dublu clic în interiorul listei şi din caseta de dialog Drop Down From Field Options, selectăm o nouă alegere.

- activăm butonul OK şi acŃiunea întreprinsă va fi validată de programul Word. Pentru a insera un câmp de tip casetă de validare se procedează în felul următor: - în bara cu instrumente Forms, executăm clic pe butonul Check Box Form Field. . Se Dacă am făcut această alegere, în tabel va apare o casetă de validare umbrită execută dublu clic în această casetă de validare pentru a afişa caseta de dialog în care se pot preciza anumite opŃiuni de formatare şi mai ales starea casetei: validată sau nu. Dacă din secŃiunea Default Value s-a activat opŃiunea Checked, caseta de validare va fi bifată şi va avea aspectul următor:

- activăm butonul OK şi Word va efectua operaŃiunea pe care ne-am propus-o. Sortarea informaŃiilor dintr-un tabel Word sortează datele după înregistrări şi câmpuri. O înregistrare este un rând din lista care trebuie sortată şi este constituită din mai multe câmpuri. Fiecare câmp conŃine elemente de informaŃie a căror sumă formează o înregistrare. Word sortează informaŃiile dintr-un tabel şi nu numai, Ńinând cont de următoarele:

13

-

-

- sortarea se face în ordine alfabetică, numeric sau după dată (indiferent de forma în care aceasta este scrisă) - sortarea se face în ordine crescătoare ( de la A la Z, de la 0 la 9 sau de la datele cele mai vechi la cele recente) sau descrescătoare - dacă se face o sortare în ordine crescătoare, Word pune mai întâi semnele de punctuaŃie şi simbolurile (de exemplu $ şi !), apoi numerele şi la sfârşit literele. Dacă două articole încep cu aceeaşi literă, sortarea se face după a doua literă. Dacă două câmpuri sunt identice, înregistrările sunt sortate după câmpul următor. Pentru sortarea informaŃiilor dintr-un tabel parcurgem paşii următori: selectăm câmpul din tabel după care vrem să sortăm; alegem TABLE, Sort pentru a afişa caseta de dialog Sort; este necesar să verificăm dacă în caseta My List Has (Lista are), Word a sesizat existenŃa unui antet (rândul care conŃine titlurile fiecărei coloane). Acest lucru este deosebit de important deoarece Word ignoră rândul de titlu în tipul operaŃiei de sortare; dacă nu este validată opŃiunea Header Row, titlul coloanelor va fi tratat ca oricare alt rând din tabel şi va fi sortat împreună cu celelalte; din lista derulantă Sort By selectăm câmpul (coloana) după care se face sortarea; ne asigurăm că Word a identificat corect tipul informaŃiilor din câmpul respectiv, citind opŃiunea din caseta Type: Text, Number sau Date; selectăm ordinea de sortare: Ascending (crescătoare) sau Descending (descrescătoare); dacă este nevoie, putem specifica o a doua cheie de sortare în prima casetă Then By (apoi după), o a treia cheie de sortare în următoarea casetă Then By. Pentru a începe operaŃia de sortare, executăm clic pe butonul OK. (Figura de mai jos sintetizează paşii descrişi anterior).

Calcule efectuate într-un tabel Dacă tabelele realizate conŃin informaŃii de tip numeric şi este necesar să realizăm câteva calcule, atunci va fi nevoie să utilizăm formulele Word. Dacă formulele pe care le folosim de regulă nu depăşesc complexitatea unor calcule matematice, putem construi foi de calcul cu Word, economisind timp. Formula cea mai utilizată este SUM, care este opŃiunea prestabilită pentru ultima coloană şi ultima linie a unui tabel, precum şi pentru orice celulă care are cifre deasupra sau în stânga. Pentru adunarea numerelor dintr-un rând sau o coloană de celule, procedăm astfel:

14

- ne poziŃionăm în celula în care trebuie afişat rezultatul; - selectăm TABLE, Formula pentru a afişa caseta de dialog Formula: • Dacă celula respectivă se află pe ultimul rând al tabelului, Word va sugera formula prestabilită =SUM(ABOVE), care adună toate numerele de deasupra celulei • Dacă celula se află pe ultima coloană a tabelului, formula sugerată de Word este =SUM(LEFT), care adună toate numerele din stânga celulei - executăm clic pe butonul OK pentru inserarea în tabel a codului formulei şi pentru afişarea rezultatului obŃinut. Exemplul redat în figura de mai jos sintetizează paşii ce trebuie parcurşi pentru a determina media pentru fiecare înregistrare a tabelului:

2.5. Realizarea documentelor atractive
Acest capitol se concentrează pe metodele pe care le putem folosi pentru a crea documente atractive. Ele facilitează realizarea rapidă de documente profesionale şi cu un aspect deosebit, fără să mai pierdem timpul cu formatarea lor. 2.5.1.Configurarea paginilor unui document Folosind comanda Page Setup din meniul FILE putem configura paginile documentului, cu posibilitatea să modificăm anumiŃi parametrii pentru: - textul selectat - întreg documentul (Whole document) sau - începând din poziŃia curentă a punctului de inserare şi până la sfârşitul documentului (This point forward) Cel mai potrivit moment pentru stabilirea mărimii paginii este la începutul unui nou document. Putem să modificăm parametrii de pagină în orice moment fără nici o problemă. Dacă stabilim de la început dimensiunea paginii va fi mult mai uşor să aranjam textul în cadrul paginii. Stabilirea marginilor Pentru a modifica valorile prestabilite ale marginilor documentului, executăm clic pe eticheta Margins din caseta de dialog Page Setup.

15

- în casetele Top (Sus), Bottom (Jos), Left (Stânga), Right (Dreapta) introducem valorile pentru marginile corespunzătoare sau folosim săgeŃile pentru ajustarea valorilor existente; - validăm caseta Mirror Margins (Margini în oglindă) dacă pregătim documentul pentru tipărire. Aceasta face ca opŃiunile Left (Stânga), Right (Dreapta) să se transforme în Inside (În interior) şi Outside (În afară) şi face ca marginile interioare şi exterioare să fie aceleaşi pe pagina din stânga şi pe pagina din dreapta (paginile pare şi impare); - introducem în caseta Gutter, dimensiunea spaŃiului suplimentar care va fi lăsat pentru îndosariere (OpŃiunile Gutter şi Mirror Margins din această casetă de dialog sunt folositoare dacă documentul va fi legat ca o carte); - în casetele Header şi Footer stabilim distanŃa de la marginea paginii până la antet sau subsol. Privim de fiecare dată zona de previzualizare a casetei de dialog Page Setup pentru a ne forma o idee despre aspectul pe care îl va avea documentul. Stabilirea orientării hârtiei Pe măsură ce am deprins cât mai multe din tehnicile de editare, cu siguranŃă vom întâlni situaŃia în care am avea nevoie de o pagină mai lată. Programul Microsoft Word oferă posibilitatea să ajustăm marginile unei paginii, a mai multor pagini şi chiar a unei secŃiuni dintr-o pagină, astfel încât textul să fie afişat: - în orientare peisaj (pagina este mai mult lată decât înaltă - Landscape) - în orientare portret (pagina este mai mult înaltă decât lată - Portrait) Pentru a modifica orientarea paginilor cu care lucrăm, executăm clic pe eticheta Paper Size din caseta de dialog Page Setup, disponibilă în meniul FILE şi alegem din caseta Orientation, fie opŃiunea Landscape fie opŃiunea Portrait. Stabilirea dimensiunii hârtiei Pentru modificarea dimensiunilor hârtiei pe care tipărim documentul, executăm un clic pe eticheta Paper Size din caseta de dialog Page Setup. Din lista derulantă Paper Size, selectăm dimensiunea hârtiei cu care lucrăm. Dacă nu găsim în listă înălŃimea şi lăŃimea pe care le căutăm, folosim casetele Width (LăŃime) şi Height (ÎnălŃime) pentru a preciza dimensiunile exacte ale hârtiei cu care lucrăm. Numerotarea paginilor Programul Word permite numerotarea paginilor dintr-un document. Numărul paginii curente îl putem amplasa în antetul sau subsolul paginii, cu o anumită aliniere. Din meniul INSERT alegem opŃiunea Page Numbers şi în caseta de dialog Page Numbers precizăm: - unde dorim să apară numărul paginii (în partea superioară sau inferioară a paginii); - dacă dorim ca prima pagină să fie numerotată; - aliniamentul numărului paginii (în centru, dreapta sau stânga) Putem să formatăm numerele de pagină executând clic pe butonul format din caseta Page Numbers. Putem să alegem unul din dintre cele 5 posibilităŃi de numerotare: cu cifre arabe (1,2,3), cu litere mici sau cu litere mari (a,b,c sau A,B,C) sau cu cifre romane scrise cu litere mici sau cu litere mari (I, ii, iii sau I, II, III). De asemenea, putem să specificăm dacă vrem să fie inclus şi numărul capitolului, ca şi numărul de la care începe numerotarea paginilor. Crearea antetelor şi subsolurilor

16

Cu programul Microsoft Word putem specifica informaŃiile care dorim să apară pe fiecare pagină în anteturi şi subsoluri. Un antet şi/sau un subsol poate conŃine orice text şi ne ajută să repetăm pe fiecare pagină anumite informaŃii de identificare. Acestea se pot repeta identic sau pot fi diferite de la o pagină la alta. În vizualizarea Normal, nu putem vedea antetul şi subsolul, dar în modul de afişare Page Layout, textul din antet şi din subsol apare estompat. Textul care apare în partea superioară a fiecărei pagini se numeşte antet (Header) şi aici putem să includem titlul documentului, numele autorului; textul care apare în partea inferioară a paginii se numeşte subsol (Footer) şi poate conŃine informaŃii privind data, numărul paginii sau numărul paginii din totalul de pagini al documentului. Pentru a crea şi edita anteturi şi subsoluri, trebuie să afişăm zona respectivă, executând clic pe comanda Header And Footer din meniul VIEW. Pentru adăugarea şi modificarea rapidă a antetelor şi a subsolurilor, vom folosi bara cu instrumente Header And Footer. Cu Word avem la dispoziŃie mai multe opŃiuni pentru antete şi subsoluri. Dacă vrem să apară acelaşi antet pe toate paginile documentului, procedăm în felul următor: - alegem din meniul VIEW opŃiunea Header And Footer. Efectul imediat al acestei acŃiuni constă în afişarea estompată a textului documentului, delimitarea printr-un chenar punctat a spaŃiului în care va apărea antetul şi afişarea barei cu instrumente Header And Footer, aşa cum se vede în figura următoare: - introducem textul dorit, numărul paginii, data, sau oricare alt gen de informaŃii (chiar şi

imagini) pe care dorim să le conŃină antetul, în chenarul punctat; - executăm clic pe butonul Close pentru a reveni în document la modul de vizualizare Page Layout. Modalitatea de a crea un subsol de pagină este identică cu cea de creare a unui antet. După ce am selectat opŃiunea Header and Footer este creat un antet, dar folosim butonul Switch between Header and Footer pentru a crea un subsol. Deseori, este necesar ca anteturile şi subsolurile să fie diferite de la o pagină la alta. Pentru aceasta avem la dispoziŃie trei opŃiuni: - antet şi subsol diferit pentru prima pagină a documentului; - anteturi şi subsoluri diferite pentru paginile pare şi impare ale documentului; - anteturi şi subsoluri diferite pentru secŃiuni diferite ale documentului. Pentru a face ca antetul şi subsolul primei pagini să fie diferite de cele de pe celelalte pagini procedăm în felul următor: - selectăm meniul FILE, apoi Page Setup pentru a afişa caseta de dialog cu acelaşi nume, din care alegem eticheta Layout; - în caseta Header and Footer, validăm caseta Different First Page (Prima pagină diferită);

17

- executăm un clic pe butonul OK. După ce am stabilit antetul şi subsolul primei pagini, trecem le pagina a doua şi stabilim antetul şi subsolul tuturor celorlalte pagini. Pentru a crea anteturi şi subsoluri diferite pentru paginile pare şi impare, validăm caseta Different Odd and Even, la care ajungem astfel: meniul FILE, Page Setup, eticheta Layout. Mutăm cursorul pe o pagină pară şi stabilim antetul şi subsolul acesteia, apoi trecem pe o pagină impară şi facem acelaşi lucru. Pentru a crea antete şi subsoluri diferite pentru secŃiuni diferite, împărŃim documentul creat în secŃiuni. În mod prestabilit, Word face ca antetele şi subsolurile tuturor secŃiunilor, să fie identice cu ale primei secŃiuni, deci butonul Same as Previos de pe bara cu instrumente Header and Footer va fi apăsat. Pentru a schimba acest lucru, executăm un clic pe butonul Same as Previos, după care redactăm antetul sau subsolul secŃiunii respective.Pentru a trece la antetul sau subsolul secŃiunii anterioare sau următoare, executăm clic pe unul din butoanele Show Previos sau Show Next de pe bara cu instrumente Header and Footer. 2.5.2. Componente pentru îmbunătăŃirea textului Crearea listelor numerotate şi a listelor marcate Listele numerotate şi cele marcate sunt elemente uzuale în cadrul documentelor. Marcajele separă articolele listei între ele, evidenŃiind fiecare punct; numerele indică succesiunea. Pentru a formata cu marcaje un text existent, executăm clic pe butonul Bullets din bara cu instrumente de formatare. Putem, de asemenea, să folosim butonul Numbering pentru a crea o listă numerotată pe măsură ce introducem un text. Pentru a atrage atenŃia asupra unor paragrafe, puteam realiza o listă numerotată în felul următor: - selectăm paragrafele cărora vrem să le asociem o listă numerotată - alegem din bara cu instrumente de formatare butonul Numbering În faŃa fiecărui paragraf selectat va apărea un număr, iar indentările vor fi ajustate astfel încât textul să fie distanŃat de numere. Deşi folosirea butoanelor din bara cu instrumente de formatare reprezintă cea mai rapidă metodă de a crea o listă numerotată, utilizând comanda Bullets and Numbering din meniul FORMAT, avem la dispoziŃie mai multe opŃiuni. Folosirea legendelor Această componentă a programului Word are grijă de figurile, tabelele, ecuaŃiile şi imaginile pe care le conŃine documentul. Word numerotează uniform şi secvenŃial toate aceste elemente şi oferă posibilitatea de a crea şabloane pe care programul le va aplica automat fiecărui tabel, fiecărei ecuaŃii sau fiecărei figuri din document. Dacă documentul conŃine un număr oarecare de ecuaŃii, folosind componenta AutoCaption pentru inserarea legendelor, putem face ca Word să le numeroteze pe măsură ce le inserăm, astfel încât să fim siguri că nu le vom numerota greşit şi că nu vom uita nici una. Pentru inserarea automată a legendelor, procedăm astfel: - selectăm meniul INSERT din care alegem opŃiunea Caption pentru a afişa

caseta de dialog cu acelaşi nume. Caseta de dialog Caption o putem folosi pentru inserarea unei legende într-un paragraf existent. Din lista derulantă Label alegem Figure (figura), Ecuation (ecuaŃia) sau Table (Tabel). Dacă este nevoie, folosim
butonul Numbering pentru a modifica stilul de numerotare a legendelor.

18

- alegem butonul Autocaption pentru a afişa caseta de dialog corespunzătoare. În această casetă de dialog selectăm elementele la care vrem ca Word să adauge automat legende, apoi putem modifica legendele şi stilul de numerotare.

Word renumerotează legendele de fiecare dată când inserăm o nouă legendă. Atunci când mutăm o legendă într-o nouă poziŃie din document, trebuie să precizăm programului Word că este nevoie să actualizăm legendele. Pentru a realiza acest lucru, selectăm tot documentul şi apăsăm tasta F9. Dacă dorim să actualizăm o singură legendă sau să actualizăm legendele una câte una, ne vom asigura că punctul de inserare este prezent în legenda respectivă şi apoi apăsăm tasta F9. Semne de carte Semnele de carte puse la dispoziŃie de programul Word sunt nişte etichete invizibile asociate diferitelor părŃi ale documentului, care facilitează deplasarea într-un document de mari dimensiuni. Pentru a crea un semn de carte, plasăm punctul de inserare în locul în care vrem să definim semnul de carte. Semnul de carte poate fi un cuvânt, o expresie, rânduri sau paragrafe întregi. Folosind comanda Bookmark, asociem un nume de semn de carte locaŃiei respective. Concret, pentru inserarea în document a unui semn de carte, parcurgem următorii paşi: - selectăm din document o expresie sau un titlu; - din meniul INSERT, alegem Bookmark (Semn de carte) şi apare caseta de dialog corespunzătoare; - în rubrica Bookmark name, tastăm un nume generic pentru semnul de carte pe care vrem să-l inserăm. Pentru numele semnelor de carte, Word nu face deosebiri între majuscule şi litere mici. - alegem butonul Add pentru a asocia textului selectat un semn de carte numit “titlu”; - salvăm documentul cu comanda Save din meniul FILE. După ce am creat un semn de carte, ne putem deplasa rapid la subiectul respectiv folosind caracteristica Go To şi selectând semnul de carte la care vrem să ajungem. Acest lucru îl putem realiza cu ajutorul casetei de dialog Go To disponibilă dacă alegem opŃiunea Go To din meniul FILE, dacă alegem butonul Select Browse Object de pe bara de derulare verticală sau dacă folosim combinaŃia următoare de taste Ctrl+G. Utilizarea letrinelor metodă de a crea efecte suplimentare într-un document o reprezintă utilizarea letrinelor (drop cap), facilitate încorporată în programul Word. O letrină este iniŃiala mărită a primului cuvânt al unui paragraf. Comanda Drop cap poziŃionează automat caracterul mărit şi încadrat la începutul paragrafului curent. Pentru a insera letrine într-un document parcurgem următorii paşi: - poziŃionăm cursorul la începutul paragrafului căruia vrem să-i aplicăm o letrină; - din meniul FORMAT, alegem opŃiunea Drop Cap pentru a afişa caseta de dialog corespunzătoare; - alegem din cadrul Position stilul letrinei; - în caseta Options alegem fontul pe care vrem să-l aibă letrina, precizăm cât de mare să fie letrina (1,2...linii) şi cât de depărtată să fie de text; - pentru a insera letrina la începutul paragrafului validăm butonul OK al casetei de dialog. Pentru exemplificare, la începutul paragrafului a fost folosită o letrină.

o

19

3. TEHNICI DE PROCESARE A TABELELOR Microsoft Excel este un procesor de calcul tabelar, frecvent utilizat în prezent. Acesta pune la dispoziŃie foi de calcul, diagrame, operaŃii cu bazele de date şi posibilităŃi de programare de aplicaŃii, toate într-un mediu software. AplicaŃia Excel devine practic indispensabilă unei activităŃi de performanŃă întrucât oferă facilităŃi de utilizare a foilor de calcul în evidenŃa financiar-contabilă, calcule matematice şi statistice, probleme de optimizare, precum şi adăugarea informaŃiilor de tip text, desene sau grafice corespunzătoare datelor numerice din celule. Oricare ar fi modalitatea pe care am ales-o pentru rularea programului, pe ecran apare fereastra de calcul specifică sistemului Microsoft Excel, aşa cum este prezentată în figura de mai jos:

Caseta meniului de control Bara cu instr. Titlul aplicaŃiei de formatare Bara de meniuri Bara cu instrumente standard

Bara de formule Buton pentru editarea

Adresa celulei

Bara de stare
Zona AutoCalculate După parcurgerea capitolelor anterioare în care s-a prezentat procesorul de texte Word, se observă o oarecare asemănare a ferestrei acestuia cu fereastra de calcul Excel. De fapt Excel este considerat “fratele” procesorului Word, de aceea se remarcă câteva similitudini şi în ceea ce priveşte meniurile şi opŃiunile acestora. BineînŃeles, Excel prezintă o serie de opŃiuni specifice procesoarelor de calcul tabelar reflectate inclusiv în structura meniurilor. 3.1. Lucrul cu registre şi foi de calcul

20

Registrul este documentul de bază în Excel. Acesta este un fişier, “Workbook” utilizat pentru a stoca şi a gestiona un număr oarecare de foi de calcul, diagrame şi macrouri înrudite dintr-un anumit punct de vedere. În mod implicit, fiecare “Workbook” deschis conŃine trei foi de calcul şi poate avea până la 255 de foi care sunt identificate cu nume de la Sheet 1 până la Sheet 255. El poate conŃine mai multe tipuri de foi, şi anume: - foi de calcul - foi pentru diagrame (în care realizăm grafice cu datele din foile de calcul) - foi de tip macro (în care sunt memorate proceduri de prelucrare automată a datelor). Putem asimila noŃiunea de registru utilizată în cazul aplicaŃiei Excel cu noŃiunea de fişier întâlnită în cadrul programului Word. Aşadar, prin analogie, pentru a crea, salva, închide şi redeschide un registru, se vor parcurge aceiaşi paşi ca şi în cazul unui document Word. Comenzile necesare, sunt de asemeni disponibile în meniul FILE. Aşadar, pentru a salva informaŃiile dintr-o foaie de calcul în vederea refolosirii lor, selectăm meniul FILE şi comanda Save. Dacă registrul a mai fost salvat şi are deja nume, atunci Excel va salva documentul şi informaŃiile recente. Dacă registrul nu a mai fost salvat, Excel oferă caseta de dialog Save As în care va trebui să precizăm numele sub care salvăm registrul. Numele fişierului va primi automat extensia .XLS. Tot în caseta de dialog oferită, dacă activăm butonul Options avem posibilitatea de a crea în mod automat o copie de siguranŃă a registrului, copie care va avea aceeaşi denumire cu fişierul.XLS dar va primi extensia .BAK. De asemenea, Options ne oferă posibilitatea de a utiliza parole pentru a impune restricŃii accesului la diferite registre Excel salvate pe disc. Sunt disponibile două tipuri de parole: - parolă de protecŃie. Utilizatorul trebuie să introducă corect parola pentru a putea deschide registrul. Acest tip de parolă se introduce în caseta de editare numită Password Protection. Pentru fiecare caracter tastat în această casetă, Excel afişează câte un asterisc. - parolă de acordare a dreptului de a scrie. Utilizatorul trebuie să introducă corect în caseta Write Reservation Password parola pentru a putea opera modificări în registru. Un utilizator care nu cunoaşte această parolă poate deschide fişierul numai în modul Read Only, adică este permisă numai citirea fişierului, nu şi scrierea în acesta. O parolă poate conŃine cel mult 15 caractere făcând distincŃie între literele mari şi cele mici. Dacă parola introdusă în Confirm Password nu coincide cu cea din caseta Save Options, Excel va afişa o casetă de atenŃionare conŃinând mesajul “Confirmation password is not indical ”- parola de confirmare nu este aceeaşi. 3.2. Structura unei foi de calcul Excel O foaie de calcul este alcătuită din mici zone dreptunghiulare numite celule care sunt dispuse pe rânduri şi pe coloane. Coloanele sunt în număr de 256, sunt notate cu literele A,B, …Z, AA, AB, …, IV, iar liniile în număr de 65.536 sunt numerotate crescător cu cifre arabe. Celulele sunt separate prin linii neimprimabile numite linii de marcare. Totalitatea liniilor de marcare conŃinute de o foaie de calcul constituie reŃeaua de linii. Registrul conŃine o mulŃime de foi de calcul, foaia de calcul la rândul său conŃine foarte multe celule şi de aceea este necesar să cunoaştem modalităŃile de navigare de la o foaie la alta şi de la o celulă la alta.

21

Pentru deplasarea de la o foaie de calcul la alta în cadrul unui registru, putem să ne folosim de etichetele şi cele patru butoane aflate deasupra barei de stare.

Afişează prima foaie a registrului O foaie înainte

Afişează ultima foaie a registrului

O foaie înapoi 3.3. Introducerea datelor în celulele foii de calcul InformaŃiile care constituie structura unei foi de calcul pot fi informaŃii de tip numeric, text sau formule de calcul. Într-o foaie de calcul se pot introduce două tipuri de informaŃii: - o valoare constantă care poate fi un număr, dată calendaristică, oră, simbol monetar, procentaj, fracŃie sau text. Valorile constante se pot modifica doar dacă selectăm celula şi reedităm valoarea; - o formulă care este o secvenŃă de valori, adrese de celule, nume, funcŃii sau operatori care au ca rezultat o nouă valoare obŃinută din valorile introduse deja în alte celule. O valoare care este produsă ca un rezultat al unei formule, poate fi modificat atunci când se schimbă alte valori în foaia de calcul. Pentru a introduce un număr în foaia de calcul, se procedează în felul următor: - se selectează mai întâì celula în care se va introduce numărul; - se tastează numărul inclusiv semnul şi punctul zecimal dacă există; - se acŃionează tasta Enter pentru a valida valoarea introdusă. Excel permite introducerea unor numere lungi. Dacă programul afişează simboluri (#) în locul valorii tastate, înseamnă că numărul este prea lung pentru a fi afişat în celulă. În mod prestabilit, valorile sunt afişate cu notaŃia ştiinŃifică, iar valorile cu multe poziŃii zecimale pot fi rotunjite. De reŃinut că dacă în calcule este folosit numărul rotunjit, el va fi folosit la reala valoare introdusă. O celulă are o dimensiune standard de 8,43 caractere, dar Excel estimează dimensiunea valorilor numerice lungi şi ajustează coloana. Dacă dorim să introducem numărul 500.500.000.000 în celula selectată, Excel afişează 5005E+11, ceea ce înseamnă 5005 înmulŃit cu 10 la puterea a 11-a. Scrierea textului într-o foaie de calcul este o operaŃie la fel de simplă ca şi introducerea numerelor. Tastăm pur şi simplu textul dorit în interiorul celulei, după care apăsăm tasta Enter pentru a valida acŃiunea. Dacă dorim ca un număr (de exemplu un număr de telefon) să fie introdus ca text va trebui să tastăm caracterul ‘ (apostrof) înaintea sa şi atunci numărul va apare în celulă între ghilimele. Numărul introdus sub formă de text nu va putea fi folosit în calcule matematice decât dacă se va apela la funcŃii de conversie. Excel permite introducerea unor texte lungi, care se vor extinde şi asupra celulei vide vecine. Textele care depăşesc celula proprie sunt trunchiate de către program numai dacă celula vecină conŃine o înregistrare.

22

Introducerea datelor calendaristice şi a orelor necesită un anumit format. Atunci când introducem o dată calendaristică Excel o recunoaşte, iar formatul celulei se schimbă automat la formatul de dată (Date) şi oră (Time) Excel recunoaşte următoarele formate : - pentru dată calendaristică (1 Decembrie 1999): 12/99 în formatul mm-yy Dec 99 în formatul mmm yy 1/12/99 în formatul dd/mm/yy 01/12/99 în formatul dd/mm/yy December 30, 1999 în formatul mmmm dd,yyyy - pentru oră (14.50’): 14 : 50 în formatul hh : mm 2 : 50 PM în formatul h : mm PM Există două formate suplimentare care combină data şi ora sub forma: 01/12/99 14 : 50 în formatul dd/mm/yy hh : mm 1/12/99 2:50 PM în formatul dd/mm/yy h : mm PM Indiferent de formatul de afişare, Excel stochează data calendaristică ca un tip special de valoare numerică cunoscută sub numele de număr serial (data de 1 dec 1999 este stocată sub forma 36172, care este numărul serial corespunzător datei afişate în celulă). Formatul numărului serial este adecvat operaŃiilor aritmetice cu date calendaristice într-o foaie de calcul. În consecinŃă, se pot efectua calcule aritmetice cu date calendaristice (de exemplu, putem calcula dacă un termen de plată s-a epuizat, Excel îşi fixează ca punct de referinŃă ziua de 1 Ianuarie, căreia îi atribuie valoarea 1). Similar, când introducem o anumită oră, aceasta este înregistrată intern ca o valoare zecimală care reprezintă fracŃiunea din zi care s-a scurt începând de la ora 000. Introducerea formulelor presupune definirea valorii dintr-o celulă ca rezultat al unui calcul. O formulă este o intrare care efectuează un calcul sau o altă operaŃie cu unul sau mai mulŃi operanzi. O formulă începe cu semnul (=) şi poate conŃine valori numerice, referinŃe (adrese), nume, funcŃii şi operaŃii. Într-o foaie de calcul, rezultatul unei formule este afişat în celula care conŃine formula, iar când selectăm celula respectivă, formula va apărea în bara de formule. Dacă o formulă este introdusă într-o celulă, după validarea acesteia conŃinutul extern al celulei va afişa rezultatul evaluării iar conŃinutul intern reŃine formula scrisă de noi. Formulele pot conŃine şi calcule matematice simple cu numere sau cu conŃinutul unor celule, la baza cărora stau operatorii. Excel utilizează următoarele categorii de operatori: - Operatori aritmetici: + (pentru adunare), - (pentru scădere sau negare), * (pentru înmulŃire), / (pentru împărŃire), % (pentru calcule procentuale), ^ (pentru exponent). Exemplu: =16^2*10% (are ca rezultat valoarea 25,6) - Operatori logici (de comparare) care aplicaŃi asupra valorilor, au ca rezultat valoarea logică TRUE (adevărat) sau FALSE (fals): = (egal), > (mai mare decât), < (mai mic decât), >= (mai mare sau egal cu), <= (mai mic sau egal cu), <> (diferit de). - Operatorul text de concatenare se aplică asupra valorilor de tip text. & - uneşte sau concatenează două valori de tip text pentru a obŃine o singură valoare de tip text continuă. - Operatori de adresă . Cu ajutorul adreselor se pot folosi într-o formulă date plasate în diferite zone ale foii de calcul sau putem folosi valoarea unei celule în mai multe celule. Operatorii de adresă sunt:

23

- : (două puncte) indicând o zonă în foaia de calcul ce cu prinde toate celulele dintre două adrese; de exemplu C1:D3 indică blocul de date format din celulele C1, C2, C3, D1, D2, D3. - , (virgula) indică uniunea care are ca rezultat o adresă ce include două adrese; de exemplu C3, E3. - (spaŃiu) indică intersecŃia care are ca rezultat o adresă pentru celulele comune celor două adrese B7:D7 C6:C8 generează celula C7. Pentru introducerea unei formule va trebui să clarificăm noŃiunile de adresare a celulelor şi a domeniilor. Într-o formulă, o adresă desemnează valoarea stocată în celulă sau valorile stocate în domeniu. Adresarea poate fi de trei tipuri: - relativă; În mod implicit Excel foloseşte stilul de adresă A1, care etichetează coloanele cu litere şi rândurile cu numere. Pentru a adresa o celulă se introduce litera coloanei urmată de numărul rândului. - absolută; În acest caz atât litera coloanei cât şi numărul liniei sunt precedate de semnul $. O adresă de tipul $A$1 comunică aplicaŃiei Excel cum să găsească o altă celulă bazându-se pe poziŃia exactă a celulei A1 din foaia de calcul. - Mixtă; Acest tip de adresare comunică aplicaŃiei Excel cum să găsească o altă celulă prin combinarea unei adrese relative cu o adresă absolută. Calculul din celula curentă va Ńine cont de ambele moduri de adresare. Adresarea mixtă se realizează utilizând semnul $, fie înaintea literei coloanei, fie înaintea numărului de rând. (Exemplu: adresa $A1). Adresarea relativă permite economia de timp în calculul datelor unei foi de calcul, atunci când aceeaşi formulă apare de mai multe ori. Această adresare permite copierea formulei unice chiar şi după inserarea de noi linii şi coloane prin adaptarea adreselor la noua situaŃie. Nu acelaşi lucru se întâmplă în cazul adresării absolute, deoarece o celulă este definită într-o manieră exactă. Dacă vom copia o celulă al cărui conŃinut intern face referire la o altă celulă, printr-o adresare absolută, atunci conŃinutul extern al celulei în care s-a făcut copierea va reprezenta întotdeauna conŃinutul extern al celulei adresate absolut. Adresarea domeniilor îşi dovedeşte utilitatea atunci când copiem celule dintr-o foaie de calcul în alta. Adresele domeniilor din Excel sunt ca nişte referinŃe încrucişate, Sheet3!A10 este ca şi cum i-am spune programului Excel, atunci când caută datele din celula respectivă, să se uite pe foaia Sheet3, în celula A10. Acest gen de adrese se numesc adrese externe; numele foii de calcul Sheet3 este întotdeauna o adresă absolută, iar adresa celulei poate fi fie relativă, fie absolută. Dacă numele foii de calcul include spaŃii, trebuie să punem adresa între apostrof: ‘PreŃuri 99’!A1. Pentru a crea o referinŃă externă: - se vor deschide registrele sursă şi destinaŃie ale datelor şi se activează foile de calcul corespunzătoare din ambele registre. - în registrul destinaŃie, selectăm celula care va conŃine adresa externă. - se tastează semnul egal (=), pentru a introduce o formulă.

24

-

se activează foaia de calcul sursă, se indică celula pentru care se creează o adresă externă în registrul destinaŃie.

O categorie aparte de adrese o constituie adresele 3-D, prin care ne referim la acelaşi domeniu de pe mai multe foi de calcul ale registrului. Introducerea adreselor 3-D se poate face tastând direct adresa sau parcurgând următorii paşi: - selectăm celula în care trebuie să avem adresa 3-D; - selectăm eticheta primei foi de calcul; - se apasă tasta Enter şi rezultatele vor apare în celula indicată; 3.4. Efectuarea calculelor simple În mod prestabilit Excel afişează în celule rezultatul formulelor şi nu formulele propriu-zise. În cele mai simple formule, semnul egal este urmat de valori numerice separate prin semnele +,-,* sau /. Calcule simple De exemplu pentru a stabili Profitul unitar în lei/hl privim foaia de calcul din figura următoare şi procedăm în felul următor:

- ne poziŃionăm pe celula E3 pentru ca aceasta să fie celula activă - executăm dublu clic pe semnul = din bara de formule; - introducem formula: D3-C3 sau selectăm celula D3 şi tastăm Enter, introducem operatorul - (minus), după care selectăm celula C3 şi tastăm Enter; - selectăm din bara de formule butonul pentru ca rezultatul să fie afişat în celula E3.

25

În mod similar pentru a obŃine Profitul total în mii lei pentru produsul Craiova Pils, în celula F3 se introduce formula : =B3*E3 sau putem folosi etichetele domeniilor astfel formula din celula F3 este: =ProducŃie*Profit unitar Calcule automate Pentru realizarea totalurilor pe coloane programul Excel automatizează operaŃia de adunare printr-un buton foarte util: AutoSum. Modul de utilizare a acestuia presupune parcurgerea următorilor paşi: - selectăm celula B7; - executăm clic pe butonul AutoSum din bara cu instrumente standard. Excel caută mai întâi deasupra şi apoi la stânga celulei active un domeniu adiacent de valori pe care să le însumeze. Programul Excel presupune că dorim să totalizăm valorile de deasupra celulei B7 şi introduce funcŃia Sum în această celulă şi în bara de formule; - apăsăm Enter pentru a începe scrierea formulei în celula B7, iar Excel afişează rezultatul 550000 care reprezintă suma valorilor din domeniul B3:B6. Deci butonul Autosum ne stă la dispoziŃie ori de câte ori dorim să calculăm un total la baza unei coloane sau la dreapta unei linii de valori. Dacă dorim ca totalul să apară în altă parte prin folosirea funcŃiei Sum vom avea mai multă libertate de mişcare. La fel ca orice formulă şi funcŃia Sum este precedată de semnul = , urmează numele funcŃiei scris cu majuscule şi o pereche de paranteze între care apare adresa domeniului de valori pe care dorim să le adunăm. Această adresă este argumentul funcŃiei Sum. Utilizarea unei funcŃii Sum pornind de la zero este o operaŃie simplă şi presupune următoarele operaŃii: Selectăm celula B7, scriem formula SUM(B3:B6), apăsăm tasta Enter pentru ca Excel să afişeze rezultatul în celula B7. În bara de stare de la baza ecranului este delimitată o zonă numită AutoCalculate care afişează o anumită valoare dintr-un set de şase valori determinate cu funcŃiile SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN şi COUNT NUM, pe baza datelor conŃinute într-un domeniu selectat în prealabil. FuncŃiile care calculează aceste valori sunt similare celor pe care le introducem în formule. Rezultatul este afişat automat dacă selectăm un anumit domeniu de celule. Exemple de utilizare a acestor funcŃii: - valori medii Pentru a afla media valorilor reprezentând Profitul total, vom folosi funcŃia AVERANGE, care returnează media aritmetică a argumentelor (acestea pot fi de la 1 la 30 numere). Media valorilor din coloana F se obŃine dacă în celula activă introducem formula: =AVERAGE(F3:F6). Este recomandabil să folosim butonul Paste Function pentru a evita scrierea greşită a numelor de funcŃii şi a ne asigura că includem toate argumentele necesare. De asemenea trebuie să ne amintim diferenŃa dintre celulele vide şi cele care conŃin valoarea zero, atunci când dorim să obŃinem media unor valori. Celulele vide nu sunt luate în calcul, pe când cele care conŃin valoarea zero sunt, acest lucru este valabil dacă opŃiunea Zero values din cadrul casetei de dialog Options nu este deselectată. - valoarea minimă şi maximă

26

Excel pune la dispoziŃie două funcŃii care identifică instantaneu valoarea cea mai mare şi valoarea cea mai mică dintr-o mulŃime de valori. Aceste funcŃii, îşi dovedesc utilitatea în cazul unor foi de calcul care conŃin un număr mare de informaŃii. Pentru a găsi valoarea maximă a Profitului unitar procedăm astfel: 1. activăm celula în care dorim să introducem nivelul maxim al Profitului unitar; 2. executăm clic pe butonul Edit Formula (semnul = din stânga barei de formule) şi Excel introduce semul = în bara de formule şi în acelaşi timp înlocuieşte Caseta de nume (Name Box) cu Caseta cu numele funcŃiei (Function Name); 3. din lista Function Name selectăm funcŃia MAX şi Excel afişează paleta pentru formulă; 4. selectăm domeniul din care dorim să extragem valoarea maximă. Dacă nu-i precizăm funcŃiei domeniul, programul va încerca să intuiască domeniul şi ne face o sugestie. În unele situaŃii s-ar putea să nu fim de acord cu ceea ce sugerează Excel şi de aceea este de preferat să selectăm noi domeniul de valori; 5. executăm clic pe butonul OK sau alegem tasta Enter pentru a valida operaŃiunea. Pentru a determina valoarea minimă, se procedează în mod similar, dar vom folosi funcŃia MIN. Ca să determinăm nivelul minim al ProducŃiei putem folosi şi procedura AutoCalculate. Pentru aceasta: 1. selectăm domeniul B3:B6; domeniul selectat va fi înconjurat de un chenar mişcător format din linii punctate; 2. executăm un clic cu butonul din dreapta al mouse-ului în zona AutoCalculate din bara de stare. Din meniul contextual care apare alegem funcŃia MIN;

Zona AutoCalculate

3. în zona AutoCalculate din bara de stare Excel afişează rezultatul. După cum se observă procedura AutoCalculate determină valoarea minimă, ne informează, dar nu introduce rezultatul în locul precizat de noi. De aceea: 4. selectăm celula în care dorim să introducem nivelul minim al ProducŃiei şi tastăm rezultatul afişat în zona AutoCalculate. - contorizarea informaŃiilor dintr-o foaie de calcul FuncŃia Count Nums este similară funcŃiei WordCount din Microsoft Word, care numără corect şi repede cuvintele dintr-un document. În Excel, funcŃia Count Nums face acelaşi lucru cu înregistrările care conŃin numere din domeniul selectat. Selectăm un domeniu, executăm clic cu butonul din dreapta pe bara de stare, alegem Count Nums şi AutoCalculate va afişa numărul total al numerelor din domeniul respectiv. Pentru a insera numărul astfel calculat într-o celulă, selectăm din caseta de dialog Paste Function, funcŃia Cont, care este echivalentul utilizării opŃiunii Count Nums din meniul contextual AutoCalculate.

27

Count Nums va pune la socoteală şi datele calendaristice, orele şi valorile logice, adică tot ceea ce se poate transforma în număr. Vor fi ignorate numai textele şi celulele goale. FuncŃia Count se foloseşte atunci când trebuie să numărăm altceva decât numere. Pentru a obŃine numărul tuturor celulelor ocupate dintr-un domeniu, procedăm în acelaşi mod: clic cu butonul din dreapta din bara de stare, meniul AutoCalculate, funcŃia Count. În acest mod se vor contoriza atât numerele cât şi textele, ignorându-se numai celulele goale. 3.5. Utilizarea funcŃilor Excel. FuncŃii financiare FuncŃiile sunt formule complexe, predefinite care execută o serie de operaŃii cu o gamă specificată de valori. FuncŃiile asemenea formulelor, permit introducerea de valori în celulele foii de calcul. Prin intermediul lor se pot efectua calcule matematice şi logice, prelucrări de texte, căutări de informaŃii despre foaia de calcul activă. Ele sunt mai simple, mai uşor de scris şi ocupă mai puŃin spaŃiu în bara de formule. De exemplu: Pentru a aduna valorile din celulele A1, B1, C1 se poate folosi funcŃia SUM, astfel: = SUM(A1:C1) în loc de = A1+B1+C1; Pentru a înmulŃi valorile din celulele A1, B1, C1 se poate folosi funcŃia PRODUCT, astfel: = PRODUCT(A1:C1) în loc de = A1*B1*C1; Pentru a calcula media valorilor, se foloseşte funcŃia AVERAGE, astfel = AVERAGE(A1:C1) în loc de formula: = (A1+B1+C1)/3 Pentru a determina minimul/maximul unui domeniu de valori: = MIN(A1:C1), respectiv = MAX(A1:C1). FuncŃiile acceptă informaŃii numite argumente şi returnează rezultate. Orice funcŃie trebuie să conŃină următoarele trei elemente: - semnul = care indică faptul că urmează o funcŃie; - numele funcŃiei (de ex: SUM, MAX, etc.); - argumentele care indică adresele celulelor cu ale căror valori va opera funcŃia. FuncŃiile pot fi introduse cu ajutorul tastaturii sau prin utilizarea caracteristicii Paste Function. Dacă se preferă tastatura, funcŃiile se introduc obişnuit, procedându-se în acelaşi mod cu editarea datelor sau a formulelor. Aceasta este o metodă rapidă care se foloseşte numai atunci când utilizatorul este experimentat şi cunoaşte exact sintaxa funcŃiei şi argumentele acesteia. Pentru a introduce mai uşor o funcŃie este posibilă utilizarea facilităŃii Paste Function, procedându-se în felul următor: - se activează celula în care trebuie afişat rezultatul funcŃiei; - meniul INSERT→ comanda Function şi este generată caseta de dialog Paste Function; - în lista Function Category se selectează tipul funcŃiei care se doreşte a fi folosită; FuncŃiile aplicaŃiei Excel sunt grupate în următoarele categorii: funcŃii financiare, funcŃii statistice, funcŃii pentru bazele de date, funcŃii matematice, funcŃii matematice, funcŃii logice, funcŃii pentru dată şi oră, funcŃii informative, funcŃii pentru căutări şi referinŃe, etc. - din lista Function Name se alege funcŃia; - la activarea butonului OK este generată paleta de formule care afişează sintaxa funcŃiei selectate şi face o sugestie pentru valorile argumentelor; pentru verificare sunt enumerate valorile aferente argumentelor funcŃiei şi rezultatul obŃinut, dacă argumentele au fost alese corect se activează OK, dacă nu, aceste se vor modifica;

28

- la activarea butonului OK Excel inserează funcŃia şi argumentele sale în celula activă şi afişează rezultatul. FuncŃiile financiare (Financial) ale aplicaŃiei EXCEL folosesc următoarele argumente: - rate (dobânda) = reprezintă rata dobânzii aferentă intervalelor de timp; trebuie să aibă aceleaşi unităŃi de măsură cu cele ale argumentului nper; - nper = reprezintă numărul perioadelor: luni, trimestre, ani; - pmt (plata) = reprezintă valoarea constantă care se plăteşte/primeşte în fiecare perioadă (plăŃile efectuate se introduc ca valori negative); - FV (valoare viitoare) = reprezintă valoarea unei anumite plăŃi la sfârşitul perioadei; - PV (valoare prezentă) = reprezintă valoarea unei anumite plăŃi la momentul iniŃial; - Tip: dacă este 0 se presupune că banii sunt plătiŃi la sfârşitul perioadei, iar dacă este 1, plata este efectuată la începutul perioadei; dacă nu se introduce nici o valoare pentru Tip, valoarea implicită este 0. FuncŃia FV calculează valoarea unei investiŃii bazate pe o rată şi o dobândă constantă, având următoarea sintaxă: FV (Rate, Nper, Pmt, Pv, Type) Unde: - Rate – rata dobânzii aferentă perioadei; - Nper - perioada; - Pmt – plata făcută la fiecare perioadă introdusă cu semnul minus în relaŃia de calcul; - Pv – suma investită introdusă cu semnul minus în relaŃia de calcul (dacă PV este omisă, se presupune că este 0); - Type – este 0 dacă plata se face la sfârşitul perioadei şi 1 dacă se face la începutul perioadei; Exemplu: Dacă se investeşte o sumă de 10.000.000 la începutul perioadei şi se adaugă câte 1.000.000 lei lunar pe o perioadă de 3 ani, la o dobândă de 30%, care este valoarea totală a investiŃiei la sfârşitul perioadei? FV (30%/12, 3*12, -1000000, -10000000) (Dobânda, nper, plăŃi lunare, suma investită) FuncŃia IPMT calculează rata dobânzii pentru o anumită perioadă a unei investiŃii având în vedere fie valoarea prezentă a investiŃiei (PV), fie valoarea viitoare a acesteia (FV). Sintaxa funcŃiei este: IPMT (Rate, Per, Nper, Pv, Fv) Unde: - Rate - rata dobânzii aferentă perioadei; - Per – perioada (anul/luna 1, 2, .... ,n) - Nper – numărul total de perioade; - Pmt - plata făcută la fiecare perioadă introdusă cu semnul minus în relaŃia de calcul; - Pv – valoarea prezentă, suma investită introdusă cu semnul minus în relaŃia de calcul (dacă PV este omisă, se presupune că este 0); - FV – valoarea viitoare care se obŃine după ultima plată (dacă FV este omisă, se presupune că este 0); Exemplu: Având un împrumut pe o perioadă de 5 ani, cu o dobândă de 40% şi o valoare de 20.000.000, să se calculeze dobânda datorată în prima lună. IPMT (40%/12, 1, 5*12, 20000000)

29

FuncŃia PMT calculează plata periodică pentru o investiŃie având în vedere fie valoarea prezentă a investiŃiei (PV), fie valoarea viitoare a acesteia (FV).Sintaxa funcŃiei este: PMT (Rate, Nper, Pv, Fv, Type) Unde: - Rate - rata dobânzii aferentă perioadei; - Nper - perioada; - Pmt - plata făcută la fiecare perioadă introdusă cu semnul minus în relaŃia de calcul; - Pv – valoarea prezentă, suma investită introdusă cu semnul minus în relaŃia de calcul (dacă PV este omisă, se presupune că este 0); - FV – valoarea viitoare care se obŃine după ultima plată (dacă FV este omisă, se presupune că este 0); - Type - este 0 dacă plata se face la sfârşitul perioadei şi 1 dacă se face la începutul perioadei; Exemplu: Se achiziŃionează un apartament cu o ipotecă de 200.000.000 lei, cu plata în 25 de ani şi o dobândă de 20% anual. Să se determine valoarea plăŃii lunare. PMT (20%/12, 25*12, 200000000) FuncŃia SNL determină uzura liniară a unui activ şi are următoarea sintaxă: SNL (cost, salvage, life) Unde: - cost - costul iniŃial al activului, respectiv valoarea de inventar; - salvage - valorificarea de la sfârşitul ciclului de viaŃă economică, respectiv valoarea reziduală; - life - durata de viaŃă, respectiv durata normată. FuncŃia SYD calculează suma pe ani a amortizării unui activ. Sintaxa funcŃiei este: SYD (cost, salvage, life, per) Unde: - cost - costul iniŃial al activului; - salvage - valorificarea de la sfârşitul ciclului de viaŃă economică; - life - durata de viaŃă; - per – anul 1, 2, 3, ... n. 3.6. Reprezentarea grafică a datelor Datele care constituie conŃinutul foii de calcul pot fi afişate în format grafic, utilizând un grafic. Graficele sunt "legate" de datele din foaia de calcul, fiind mereu în concordantă cu acestea. Un grafic este o reprezentare vizuală a datelor foii de calcul. Graficele relevă semnificaŃia datelor şi fac mai uşoară identificarea tendinŃelor şi a relaŃiilor dintre date. Se pot crea oricâte grafice sunt necesare şi se pot edita direct în foaia de calcul. Graficele pot fi de următoarele tipuri standard: Column, Bar, Line, Pie, XY, (scatter), Area, Doughnut, Radar, Surface, Bubble, Stock, Cone, Cylinder şi Pyramid. Suplimentar, pornind de la tipurile standard putem să ne construim propriul nostru tip de grafic pentru a fi cât mai adaptat cerinŃelor de reprezentare a datelor. Construirea graficelor.Dimensionare, actualizare şi deplasare Pentru a crea un grafic:

30

- selectăm celulele care conŃin datele ce trebuie să apară în grafic. Dacă dorim să apară în grafic şi etichetele de rânduri şi coloane, se includ celulele care le conŃin în selecŃie; - activăm butonul Chart Wizard sau selectăm comanda Insert CHART pentru a activa "vrăjitorul" care o să ne ghideze prin cei patru paşi necesari pentru crearea unui grafic. - dacă dorim să selectăm unul din tipurile standard predefinite, apăsăm pe butonul Standard Types, dacă dorim un alt tip, activăm butonul Custom Types; selectăm din caseta Chart type tipul graficului şi subtipul acestuia în rubrica Chart subtype; pentru a merge la pasul următor activăm Next; - în rubrica Data range introducem domeniul sau domeniile în care se găsesc datele pe care trebuie să le reprezentăm grafic conform casetei de specificare a datelor; folosindune de opŃiunile din secŃiunea Series in, specificăm felul în care sunt dispuse seriile, pe rânduri sau pe coloane. - selectând butonul Titles (Titluri) putem specifica în caseta Chart title (Titlu diagramă): titlul graficului, în caseta Category (X) axis, putem specifica datele care vor fi reprezentate pe axa X, iar în caseta (Value Y) axis, putem specifica datele care să fie reprezentate pe axa Y (vezi figura următoare),

- selectând butonul Legend putem specifica dacă legenda va fi afişată sau nu, precum şi poziŃia acesteia în cadrul graficului: Bottom pentru afişarea legendei în partea de jos a graficului, Corner în colŃul din dreapta sus, Top pentru afişarea legendei în partea de sus, Right pentru afişarea legendei în partea dreaptă şi Left pentru afişarea acesteia în partea stângă. Apăsăm butonul Next pentru a trece la ultimul pas. - dacă dorim ca graficul să fie încapsulat într-una din foile de calcul deja existente, selectăm opŃiunea: As object in şi specificăm în caseta din dreapta opŃiunii, numele foii de calcul în care trebuie să fie inclus graficul. Pentru redimensionarea graficului, selectăm graficul executând clic în interiorul zonei dreptunghiulare care conŃine respectivul grafic (atenŃie, punctul în care se află cursorul trebuie să aparŃină unei zone "albe", să nu fie deasupra graficului propriu-zis, a legendei sau a titlului). Graficul selectat va fi încadrat de opt puncte de selecŃie, aşa cum se observă în figura următoare:

31

Pentru a-1 redimensiona, plasăm cursorul deasupra unuia dintre punctele de selecŃie, până când forma acestuia se modifică într-o săgeată cu două capete. Apoi "tragem" de punctul de selecŃie în direcŃia dorită, Ńinând apăsat butonul din stânga al mouse-ului. Pentru a deplasa graficul, plasăm cursorul în interiorul zonei graficului, la fel ca la selecŃia graficului, şi tragem în direcŃia dorită. Schimbarea tipului unui grafic În cazul majorităŃii graficelor bidimensionale, putem modifica tipul întregului grafic sau numai tipul graficului unei anumite serii. Pentru graficele de tip "bublle", putem modifica numai tipul întregului grafic. Pentru majoritatea graficelor tridimensionale, modificarea tipului de grafic afectează întregul grafic. Pentru graficele tridimensionale de tipul "bar" sau "column" putem modifica tipul de grafic al unei serii de date într-un con, cilindru sau o piramidă. Pentru schimbarea tipului unui grafic parcurgem aceşti paşi: - selectăm graficul; - pentru a modifica tipul graficului numai pentru o serie de date, selectăm respectiva serie; Dacă dorim să schimbăm tipul întregului grafic, nu selectăm nici un component al graficului. - selectăm comanda Chart Type din meniul CHART; - specificăm noul tip al graficului, alegând unul din tipurile predefinite sau prin crearea unui tip personalizat. Exemple de tipuri de grafice: a. Column - un grafic de acest tip permite vizualizarea schimbărilor survenite în timp sau ilustrează diferenŃele dintre mai multe elemente. b. Bar - un grafic de tip bar ilustrează diferenŃele dintre elemente individuale. c. Line - un grafic linie arată tendinŃele la intervale egale. d. Pie - acest tip de grafic ne arată dimensiunile proporŃionale ale elementelor dintr-o serie, relativ la suma lor. Poate fi reprezentată numai o singură serie. e. XY (scatter - prin puncte) - putem folosi acest tip de grafic atunci când dorim să reliefăm relaŃiile dintre valorile numerice din mai multe serii de date sau dacă dorim să punctăm două grupe de numere ca fiind o singură serie de coordonate XY. Este folosit în mod uzual pentru reprezentarea datelor ştiinŃifice, putând fi reprezentate intervale inegale de date.

32

f. Area (suprafaŃă) - este util în reprezentarea dimensiunii schimbărilor survenite de-a lungul timpului, fiind reliefate şi relaŃiile dintre elementele individuale şi întreg, fiind reprezentată şi suma tuturor valorilor. g. Doughnut (structură de tip inelar) - la fel ca în cazul graficelor de tip pie, un grafic doughnut arată raportul dintre parte şi întreg, dar pot fi reprezentate simultan mai multe serii de date, fiecare inel din grafic reprezentând o serie de date. h. Radar - în cazul graficului radar, fiecare categorie are propria axă a valorilor, începând din centrul graficului. Toate valorile din serie fiind conectate prin linii. Un astfel de grafic compară valorile din mai multe serii de numere. i. Surface (stratificat) - este util atunci când dorim să aflăm combinaŃia optimă dintre două serii de date. La fel ca într-o hartă topografică, culorile şi modelele de reprezentare indică zonele în se află în aceleaşi domenii de date. j. Bubble (cu bule) - este asemănător tipului XY (scatter).Dimensiunea bulelor indică valoarea unei noi variabile. k. Stock - acest grafic este utilizat pentru ilustrarea preŃurilor pe care le pot avea acŃiunile sau stocurile de marfă. Datele trebuie organizate în patru serii: una pentru datele calendaristice, a doua pentru preŃurile maxime, a treia pentru cele minime şi ultima pentru cele medii. l. Cone, Cylinder şi Pyramid. Aceste trei tipuri sunt de fapt variante ale tipurilor 3D Column şi Bar. 3.7. Baze de date exploatate cu Excel GeneralităŃi despre bazele de date O bază de date este o colecŃie de date organizate într-o ordine logică, care permite un acces simplu şi flexibil (atât actualizarea datelor, cât şi obŃinerea lor). Microsoft Excel, permite crearea unei baze de date pe o foaie de calcul. În limbajul lui Excel, o bază de date este o listă pe care o creăm pentru a organiza înregistrări într-o foaie de calcul. O listă este, în fond, o foaie de calcul ca oricare alta: cu linii şi coloane, numere şi text. Lista reprezintă o serie etichetată de rânduri care conŃine date similare, şi care se caracterizează prin următoarele: - celulele de pe aceeaşi coloană conŃin date asemănătoare - primul rând conŃine etichete de coloană - rândurile conŃin seturi similare de date O listă poate fi privită ca o bază de date în care rândurile sunt înregistrări şi coloanele sunt câmpuri. Etichetele de coloane sunt nume de câmpuri, o înregistrare reprezintă un singur rând dintr-o listă, iar un câmp este o coloană. Când se execută mai multe operaŃii specifice unei baze de date (cum ar fi căutarea sau sortarea datelor) Microsoft Excel recunoaşte automat lista ca o bază de date. Trei sunt elementele care stau la baza unei liste: • Înregistrările (records). Fiecare înregistrare trebuie să conŃină toate datele pentru un anumit element. De exemplu dacă întocmim o listă cu studenŃii admişi la examenul de admitere, va trebui ca fiecare înregistrare să conŃină numele studentului, prenumele acestuia, judeŃul, oraşul, adresa, notele obŃinute, media - înregistrarea poate conŃine oricâte detalii dorim. Exemplu de înregistrare:
Ionescu Gabriela Olt Craiovei nr 2 4.57 8.25 6.41

33

• Câmpurile (fields) sunt informaŃiile distincte din cadrul unei înregistrări. În cazul unei liste cu studenŃii admişi, numele este un câmp din înregistrarea respectivă. Adresa este tot un câmp. Este recomandabil să despărŃim înregistrarea în cât mai multe câmpuri; cu cât numărul câmpurilor este mai mare, cu atât lista va fi mai flexibilă. Câmpurile pot fi: obişnuite, câmpuri de calcul şi câmpuri de stabilire a unor criterii de sortare şi căutare. Câmpul de calcul este câmpul care conŃine rezultatul unei formule sau funcŃii. Câmpul de criterii conŃine de regulă un set de instrucŃiuni conform cărora Excel, caută, extrage sau şterge înregistrări din baza de date. • Linia de antet (header row) constă din titlurile de coloane de la începutul listei. Aceste titluri constituie etichetele fiecărui câmp, pe care Excel le foloseşte la sortarea şi căutarea informaŃiilor, precum şi la generarea rapoartelor. Lini de antet poate conŃine rubrici ca: Nume, Prenume sau Adresă. Într-o listă Excel, fiecare coloană este un câmp, fiecare linie este o înregistrare, iar linia de antet apare la începutul listei. Exemplu de listă:

Linia de antet care conŃine numele fiecărui câmp Fiecare linie este o înregistrare

câmpuri de calcul

Crearea unei liste care poate fi interpretată ca o bază de date, presupune parcurgerea acestor etape: - se creează linia de antet, introducând pe primul rând şi în fiecare coloană, numele câmpurilor; - în rândurile următoare se introduc datele corespunzătoare fiecărui câmp. Avem posibilitatea să introducem date în mod obişnuit ca şi cum am edita informaŃii într-o foaie de calcul sau putem să folosim formularul pentru introducerea datelor. După ce a fost creată baza de date, se pot adăuga, căuta, edita sau şterge înregistrări utilizând formularul pentru introducerea datelor. Un formular pentru introducerea datelor reprezintă o casetă de dialog care reprezintă la un moment dat o înregistrare completă. Pentru a utiliza un formular pentru introducerea datelor, lista trebuie să aibă etichete de coloană. Atunci când se selectează o singură celulă din listă şi se alege comanda Form din meniul DATA, Excel afişează o casetă de dialog care conŃine prima înregistrare din listă. Când se tastează date în formularul de date, celulele corespunzătoare din foaia de calcul reflectă modificările făcute.

34

Pentru introducerea datelor într-o bază de date folosind formularul de date parcurgem următorii paşi: - executăm clic în orice celulă din linia de antet; - alegem meniul DATA şi comanda Form. Va apărea un formular care conŃine câte o casetă de text pentru fiecare câmp pe care l-am creat (pentru a trece de la o casetă la alta în cadrul formularului, folosim tasta Tab); Exploatarea bazelor de date Microsoft Excel are un număr de caracteristici (facilităŃi) care fac mai uşoară crearea, gestionarea şi analizarea datelor dintr-o listă, dar pentru a folosi la maximum aceste caracteristici vor trebui respectate următoarele reguli: Cu privire la dimensiunea listei: • Se va evita inserarea mai multor liste într-o foaie de calcul. Anumite operaŃii de gestionare a listelor, precum filtrarea, pot fi utilizate numai cu o listă dată. • Se va lăsa cel puŃin un rând şi o coloană liberă între listă si celelalte date din listă. În acest fel Microsoft Excel poate detecta şi selecta mult mai uşor datele din listă. • Se va evita inserarea de rânduri sau coloane goale în cadrul listei. • Se va evita plasarea datelor critice în stânga sau în dreapta listei (datele ar putea fi ascunse atunci când filtrăm lista) Cu privire la etichetele coloanelor: • Se vor insera etichetele coloanelor în primul rând al listei. • Se va utiliza un format pentru etichetele coloanelor distinct de formatul utilizat pentru datele din listă. • Atunci când dorim să separăm etichetele de date, utilizăm marginile pentru celule, nu rânduri goale sau linii. Cu privire la conŃinutul rândurilor şi coloanelor: • Se va proiecta lista astfel încât toate rândurile să aibă pe coloane aceleaşi tipuri de date. • Nu se vor insera spaŃii suplimentare la începutul unei celule, deoarece spaŃiile suplimentare afectează operaŃiile de sortare şi căutare. • Nu se vor folosi rânduri vide pentru a separa etichetele de primul rând de date. Sortarea înregistrărilor unei baze de date Ordinea implicită de sortare Atunci când sortăm texte, Excel sortează caracter cu caracter, de la dreapta la stânga. De exemplu, dacă o celulă conŃine textul "A 100", celula va fi sortată după o celulă care conŃine "A I " şi înainte de o celulă care conŃine "A 11 ". Următoarea ordine de sortare va fi folosită în sortarea ascendentă (într-o sortare descendentă, ordinea este inversată, cu excepŃia celulelor goale, care sunt sortate ultimele întotdeauna: • Numerele sunt sortate de la cel mai mic număr negativ la cel mai mare număr pozitiv. • Textele si textele care includ numere sunt sortate în următoarea ordine: O 1 23456789'-(spaŃiu)! Î$%& ~)*,.:;?îăŃs^_âÂTSÂ+<=>A BCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ • Valoarea logică FALSE este sortată înainte de TRUE. • Toate valorile eroare sunt egale. • SpaŃiile sunt sortate ultimele.

35

Sortarea unei liste Prin sortare putem rearanja rândurile sau coloanele dintr-o listă, pe baza valorilor din listă. Pentru a sorta rândurile în ordine crescătoare, pe baza conŃinutului unei coloane procedăm astfel: - selectăm o celulă din coloana pe baza căreia dorim să efectuăm sortarea; - apăsăm pe Sort Ascending Pentru a sorta rândurile în ordine descrescătoare, pe baza conŃinutului unei coloane: - selectăm o celulă din coloana pe baza căreia dorim să efectuăm sortarea; - apăsăm pe Sort Descending . Sortarea rândurilor pe baza conŃinutului a mai multor coloane - selectăm o celulă din lista pe care dorim să o sortăm. - din meniul DATA, selectăm comanda Sort; - în rubricile Sort by şi Then by ale casetei de dialog Sort selectăm coloanele după care dorim să facem sortarea. Dacă dorim să sortăm după mai mult de trei coloane, efectuăm sortarea mai întâi pe baza celor mai puŃin importante coloane. - selectăm opŃiunile de sortare dorite şi apoi apăsăm pe OK . Repetăm paşii de la 2 la 4 pentru următoarele coloane, în ordinea importanŃei lor, pentru care dorim să facem sortarea. Sortarea coloanelor pe baza conŃinutului rândurilor activăm o celulă din lista pe care dorim să o sortăm; selectăm comanda Data Sort; activăm eticheta Options; în caseta Sort Options, în cadrul rubricii Orientation (Orientare), stabilim opŃiunile de sortare: Sort top to bottom (Sortare de sus în jos) sau Sort left to right (Sortare de la stânga la dreapta , ca în figura de mai jos:

Activăm butonul OK pentru a putea stabilii câmpurile după care se face sortarea. - în casetele Sort by şi Then by selectăm rândurile pe care dorim să le sortăm. Exemplu de sortare: Presupunem că avem următoarea bază de date nesortată:

36

În această bază de date, câmpurile Ges1 şi Gest2 se completează selectiv, în funcŃie de valoarea corespondentă din coloana Tip, după cum urmează: dacă valoarea din coloana Tip este "mp" atunci valoarea se completează în coloana Gest1, altfel completându-se coloana Gest2. Sintaxa funcŃiei IF este: IF(condiŃie, valoare adevărat, valoare fals) În acest caz, coloana se completează cu: =IF(D4=”mp",E4*F4,””) unde D este coloana pentru Tip, E este coloana pentru Cantitate şi F coloana pentru PreŃ. Pentru sortarea bazei de date considerate vor folosi următoarele criterii: se sortează baza de date după tipul de materii aprovizionate (coloana D), în cazul aceluiaşi tip de materie intrată în gestiune se foloseşte drept criteriu secundar: PreŃul (coloana H). În acest caz, procedăm astfel: - selectăm o celulă oarecare din baza de date considerată; - meniul DATA, comanda Sort, în caseta de dialog generată vom preciza criteriile de sortare şi sensul acesteia Ascending/Descending. După aceste operaŃii baza de date sortată va arăta astfel:

Filtrarea înregistrărilor Filtrarea înregistrărilor presupune eliminarea din listă a elementelor nedorite şi reŃinerea numai a datelor care prezintă interes în acel moment. Excel are încorporată facilitatea AutoFilter, care permite filtrarea rapidă a înregistrărilor dintr-o listă. Filtrele pot fi aplicate asupra unei liste la un moment dat. Pentru a aplica un filtru unei liste se procedează în felul următor: - activăm a celulă din lista pe care dorim să o "filtrăm"; - selectăm comanda Filter din meniul DATA şi apoi selectăm comanda AutoFilter;

37

- pentru a afişa numai rândurile care conŃin o anumită valoare, executăm clic pe coloanele care conŃin datele pe care dorim să le afişăm; - selectăm valoarea; - pentru a aplica o condiŃie suplimentară bazată pe valoarea din alte coloane, repetăm paşii 3 şi 4 în respectivele coloane. Pentru a filtra o listă cu ajutorul a două valori din aceeaşi coloană, sau pentru aplicarea operatorilor de comparaŃie, alŃii decât semnul egal, executăm clic pe săgeata coloanei şi apoi selectăm Custom. ObservaŃii: • Atunci când aplicăm un filtru pe o coloană, singurele filtre disponibile pentru celelalte coloane sunt cele vizibile în lista filtrată. • Cu ajutorul comenzii AutoFilter nu putem folosi decât maximum 2 condiŃii de filtrare pentru o coloană. Dacă dorim să folosim mai multe condiŃii, folosim pe post de criteriu valori calculate, copiem înregistrările într-o altă locaŃie sau folosim facilitatea Advanced Filters. Presupunem că avem introdusă baza de date următoare şi dorim să căutăm acele înregistrări care satisfac condiŃiile: PreŃ>45800 si Cantitate>34.

Pentru aceasta, parcurgem următorii paşi: - activăm o celulă din baza de date; - din meniul DATA selectăm comanda Filter si apoi comanda AutoFilter;

- pentru a afişa numai rândurile care conŃin preŃuri mai mari decât 45800, apăsăm pe săgeata din coloana PreŃ; - selectăm Custom. În caseta de dialog Custom Auto Filter, în rubrica PreŃ selectăm operatorul "is greater than" (mai mare decât >) iar în rubrica din dreapta acesteia tastăm valoarea cu care să se facă comparaŃia (45800), ca în caseta de mai jos:

38

- activăm butonul OK; După introducerea condiŃiei pentru PreŃ, va apărea tabelul:

Dacă criteriul de filtrare este în funcŃie de Cantitate, repetăm paşii de la 3 la 5, dar vom avea în vedere coloana Cantitate. După adăugarea condiŃiei pentru Cantitate, va apărea următoarea situaŃie:

4. TEHNICI DE REALIZARE A PREZENTĂRILOR ELECTRONICE PowerPoint este componenta pachetului MS Office destinată realizării de prezentări electronice. Deoarece PowerPoint rulează în sistemul de operare Windows, fereastra sa de lucru respectă structura oricărei ferestre Windows. 4.2 Crearea unei prezentări electronice Crearea unei prezentări are ca punct de plecare caseta de dialog New generată de sistemul PowerPoint dacă utilizatorul alege comanda New din meniul FILE. Astfel din cele 3 metode de construire a unei prezentări electronice putem alege: • AutoContent Wizard dacă avem nevoie de asistenŃă soft în ceea ce priveşte proiectarea şi realizarea conŃinutului unei prezentări; • Template dacă ştim deja ceea ce avem de prezentat şi vom efectua selecŃii dintro listă de şabloane (template); • Blank prezentation dacă vrem să începem de la zero fără asistenŃă din partea lui PowerPoint. Parcurgerea etapelor pentru construirea unui prezentări electronice cu asistenŃă soft: - meniul FILE, comanda New, opŃiunea AutoContent Wizard, butonul OK care va declanşa asistenŃa din partea sistemului, ghidând utilizatorul prin cei 3 paşi de realizarea a prezentării; - pasul1: Presentation Type permite alegerea tipului de prezentare care se potriveşte cel mai bine cu expunerea pe care vrem să o facem; activăm butonul Next pentru a trece la pasul2

39

Pasul1: Presentation Type: categoria Projects şi tipul Projects Overview

-

pasul2: Presentation Style permite selectarea modului de folosire al prezentării; se alege stilul implicit: On-screen presentation; activăm butonul Next pentru a trece la pasul3;

Pasul2: Presentation style: On-screen presentation

- pasul3: Presentation options: permite introducerea în casetele de editare a câtorva precizări privind: titlul prezentării, ataşarea unei note de subsol, afişarea datei, numărul fiecărei pagini din prezentare; activăm butonul Next pentru a trece la pasul4;

Pasul3: Presentation options

- activăm butonul Finish, şi PowerPoint va construi prezentarea, iar pe ecran vor apare paginile sale.

Prezentare electronică

40

4.3. Adăugarea de adnotări, aplicarea tranziŃiilor şi a efectelor de animaŃie După ce prezentarea a fost concepută aceasta va trebui să fie susŃinută în faŃa auditorului. În continuare, se vor adăuga prezentării adnotări, tranziŃii şi efecte de animaŃie pentru a o face mai atractivă şi uşor de urmărit. Fiecare pagină a prezentării poate fi însoŃită de adnotări (comentarii) care permit urmărirea punctelor esenŃiale ale expunerii. Pentru a adăuga adnotări în prezentare, procedăm astfel: - se activează pagina1 a prezentării; - se alege modul de vizualizare Notes Pages din meniul VIEW; adnotările se pot face şi în modul de vizualizare Normal, în partea de jos a paginii; - se salvează prezentarea. O tranziŃie reprezintă un efect special adăugat la apariŃia unei pagini pe ecran. Câteva exemple de tranziŃii sunt: pagina apare din partea dreaptă a ecranului, se construieşte în mod gradat sau apare din spatele fundalului paginii precedente, etc. Dacă nu se adaugă efecte de tranziŃie paginilor dintr-o prezentare, trecerea de la o pagină la alta se va face la acŃionarea tastei „Enter”. Pentru a adăuga unei pagini efecte de tranziŃie se procedează astfel: - se activează pagina căreia vrem să-i aplicăm efect de tranziŃie; - se alege din meniul VIEW, modul de vizualizare Slide Sorter; - din meniul SLIDE SHOW, alegem comanda Slide Transation, în caseta de dialog deschisă de sistem se precizează: - în lista derulantă Effect: Strips Left-Down; - se bifează Fast; - în caseta Advance se bifează On mouse click sau Automatically after dacă se optează pentru trecerea automată la o altă pagină; - în lista derulantă Sound se selectează: Drum Rol, şi se verifică dacă difuzoarele calculatorului sunt în funcŃiune; - se activează butonul Apply pentru a asocia paginii aceste efecte sau butonul Apply to All pentru toate paginile; - se salvează prezentarea. ConstrucŃiile sunt efecte speciale ce apar în cadrul unei pagini şi care se referă la textului din pagină. De exemplu, iniŃial pagina poate afişa numai titlul, iar punctele cu simboluri „bullet” pot fi adăugate unul câte unul. Pentru a adăuga efecte de animaŃie procedăm astfel: - se vizualizează prezentarea în modul Normal; - se activează pagina1; - din meniul SLIDE SHOW se alege comanda Custom Animation; - în caseta de dialog afişată (vezi fig.nr.4.12.) se fac următoarele precizări: - în frame-ul Check to animate slide object se bifează obiectul Title; - se activează eticheta Effects şi din lista derulantă Entry animation and sound se alege Fly, din lista alăturată se selectează From Left iar din frame-ul Introduce text se selectează opŃiunea All at once;

41

- se recomandă utilizarea butonului Preview pentru a previzualiza de fiecare dată efectele de animaŃie alese pentru obiectele paginii; - se salvează prezentarea.

Caseta de dialog Custom animation şi opŃiunile sale În acelaşi mod se pot aplica efecte de animaŃie tuturor obiectelor dintr-o pagină. Dacă există o asemenea situaŃie, se poate determina ordinea aplicării efectelor de animaŃie, activând eticheta Order&Timing. După conceperea prezentării cu AutoContent Wizard, adăugarea efectelor de tranziŃie, de construcŃie şi animaŃie putem parcurge paginile prezentării noastre. Pentru a rula prezentarea, din meniul SLIDE SHOW alegem comanda View Show sau tasta F5. BIBLIOGRAFIE SELECTIVĂ [1] Mareş M., Fusaru D., Mihai G., Office XP – Instrumente birotice, Editura FundaŃiei România de Mâine, Bucureşti, 2004 [2] Mareş M., Fusaru D., Bârză S., Mihai G., Birotică – NecesităŃi şi Instrumente specifice, Editura FundaŃiei România de Mâine, Bucureşti, 2002 [3] Ştefănescu L., Ştefănescu A., Birotica. Îndrumar pentru lucrări de laborator, Editura Universitaria, Craiova, 2005 [4] Ştefănescu L., Tehnici de procesare a documentelor, Universitaria, Craiova, 2006

42

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful