Sistem Informasi Manajemen Absensi PT.

Kharisma Suma Jaya Sakti

BAB I PENDAHULUAN

1.1

LATAR BELAKANG

Seiring dengan kemajuan zaman yang sangat mengutamakan teknologi sebagai pemicu dari perkembangan itu sendiri terutama dibidang komputer, dewasa ini sangat dibutuhkan oleh berbagai perusahaan atau instansi pemerintah. Komputer sangat memegang peran penting dalam mendukung aktifitasnya, komputer merupakan salah satu bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia yang memanfaatkannya. Kemajuan teknologi komputer mempunyai pengaruh penting bagi perkembangan pengolahan data yang akan menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat yang sangat membantu manajemen dalam mengambil keputusan, terutama di bidang informasi. Dapat kita amati bahwa di dunia kerja sekarang ini atau di dunia usaha sangat dibutuhkan suatu mekanisme yang bisa meningkatkan kinerja yang efektif dan efisien, maksudnya adalah suatu kinerja yang tepat waktu/tepat guna (menghemat waktu, tenaga) untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk itulah harus diadakannya mekanisme yang terkomputerisasi di suatu perusahaan atau instansi pemerintah, salah satunya adalah masalah pencatatan keluar masuk kerja karyawan yang disebut dengan absensi dengan demikian diharapkan dapat lebih menghemat waktu dan memperlancar kinerja karyawan/pegawai, selain itu juga diharapkan semua pekerjaan dapat dikerjakan dengan cepat, tepat dan aman. Begitu juga dengan PT. Kharisma Suma Jaya Sakti yang bergerak dibidang perdagangan yaitu penjualan Spare Parts Asli Sepeda Motor Honda mengharapkan dapat memenuhi permintaan yang meningkat dibidang penjualan guna memberikan pelayanan

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

yang memuaskan maka PT. Kharisma Suma Jaya Sakti memerlukan suatu sistem yang baik. Sesuai dengan perkembangan jaman yang semakin pesat PT. Kharisma Suma Jaya Sakti menuntut adanya peningkatan dalam disiplin kerja. Salah satu permasalahan yang harus ditangani adalah masalah absensi. Mengingat pentingnya masalah ini maka diperlukan komputerisasi dalam pengolahan data absensi karena untuk mempermudah kerja Deptartemen Umum (GA. Departement) dan Accounting, informasi dari komputerisasi absensi ini dapat dengan mudah digunakan oleh pihak-pihak yang membutuhkan, selain itu juga meningkatkan bidang keadministrasian yang menunjang kelancaran proses kerja disuatu perusahaan, keberhasilan dalam proses kerja tidak luput dari sistem kerja yang dipakai oleh suatu perusahaan. Dengan demikian suatu perusahaan diharuskan menggunakan sistem Informasi absensi yang baik. Dengan adanya sistem informasi diharapkan dapat memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan perusahaan. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka penulis tertarik dengan permasalahannya sehingga penulis mengambil judul SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ABSENSI KARYAWAN PT. KHARISMA SUMA JAYA SAKTI DENGAN MENGGUNAKAN PHP & MYSQL

1.2

IDENTIFIKASI MASALAH

Berdasarkan uraian latar belakang yang telah penulis uraikan maka, penulis akan membuat suatu identifikasi masalah yang sedang dihadapi oleh PT. Kharisma Suma Jaya Sakti. Adapun masalah yang dapat diidentifikasikan adalah sebagai berikut : 1. Masih kurangnya jaminan akan tempat penyimpanan data absensi dengan aman dari berbagai macam gangguan, seperti data itu hilang ataupun mungkin rusak karena rayap

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

2.

3.

4.

5.

(karena data telah lama tersimpan dalam lemari penyimpanan berkas), robek, kehujanan, dan kebakaran, meskipun ada data yang sebagian tersimpan di dalam komputer. Adanya kecurangan dalam proses absensi sehingga mengakibatkan data dalam absensi tidak valid dan dalam proses penggajian tidak sesuai dengan prosedur yg ada. Keterlambatan dalam penerimaan data absensi, sehingga terjadi keterlambatan pula dalam pengolahan data dan berakibat informasi yang dibutuhkan akan diterima dengan lambat. Kurangnya koordinasi diantara divisi sehingga mengakibatkan adanya salah paham antar divisi serta ketidak absahan suatu informasi. Jadwal dan perencanaan yg telah ditetapkan perusahaan tidak berjalan dengan lancar.

1.3

PEMBATASAN MASALAH

Dengan mengidentifikasikan terhadap masalah-masalah yang ada, agar lebih terarah dan dapat dipahami dengan mudah, maka perlu dilakukannya pembatasan masalah. Pembatasan terhadap masalah absensi pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti tersebut antara lain : 1. Analisa dan penelitian yang dilakukan hanya sebatas menangani masalah pengolahan data absensi karyawan dan kegiatan karyawan pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti. Penulis membatasi penelitian dan penulisan ini pada laporan data absensi karyawan, data yang dimaksud adalah data yang berasal dari karyawan itu sendiri, seperti : identitas karyawan, alpa, sakit, cuti, dan kehadiran. Analisa pengolahan data yang dilakukan ini dititikberatkan pada prosedur pengolahan data absensi dan akan menghasilkan sistem informasi absensi yang dipergunakan sebagai laporan daftar absensi karyawan.

2.

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

3.

4.

Batasan program dalam pembuatan suatu sistem informasi absensi karyawan hanya berbatas pada prosedur pengolahan data absensi yang dimulai pada saat karyawan tersebut menginput absen sampai dengan pengolahan data absensi oleh bagian personalia yang akan menghasilkan suatu laporan data absensi karyawan dengan menghitung jumlah alpa, sakit, cuti, dan kehadiran pada setiap bulannya. Memberikan informasi yang terbaru dari perusahaan kepada karyawan.

1.4

MAKSUD DAN TUJUAN

Adapun maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat untuk kelulusan pada Program Diploma I Jurusan Teknik Informatika di Community Collage Surabaya. Adapun Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Penulis ingin mengetahui bagaimana prosedur yang berjalan pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti, disaat melakukan pengolahan data absensi karyawan. Penulis ingin merancang dan membuat sistem informasi absensi karyawan agar dapat mempermudah kerja di Departemen Umum (GA.Departement) dan Accounting dalam membuat suatu laporan absensi karyawan. Untuk membuat program aplikasi tentang perancangan sistem informasi absensi karyawan pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti yang saling berhubungan pada bagianbagian tertentu pada perusahaan agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, cepat dan tepat serta dapat menjadi satu kesatuan sistem yaitu sistem informasi absensi karyawan.

2.

3.

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

1.5

METODE PENELITIAN

Metodologi penulisan dapat diartikan sebagai cara mencapai suatu tujuan sesuai dengan tujuannya, penelitian merupakan usaha untuk menemukan dan mengembangkan terhadap kebenaran suatu peristiwa atau suatu pengetahuan dengan menggunakan metode ilmiah. Cara kerja tersebut dalam penelitian disebut Metodologi Penelitian. Penggunaan metodologi yang tepat dalam penelitian akan memberikan gambaran yang jelas, bagaimana suatu masalah akan dibahas. Oleh karena itu dalam pembahasan Tugas Akhir ini menggunakan metode Analis Descriptif, yaitu dengan cara mengumpulkan data, menyusun, mengklasifikasi, menganalisa, serta menginterprestasikan. Metode pengumpulan data yang digunakan ialah : 1. Field Research (penelitian lapangan). Penulis melakukan tatap muka secara langsung ketempat objek penelitian, dimana penulis ingin mengetahui keterlibatan personel yang berhubungan dengan sistem yang digunakan pada objek penelitian. 2. Interview (wawancara). Penulis melakukan wawancara kepada pihak perusahaan yang bersangkutan mengenai bagaimana prosedur absensi yang sedang berjalan di PT. Kharisma Suma Jaya Sakti, data apa saja yang diperlukan dalam proses pengisian absensi serta keterlibatan para staf dan pimpinan. 3. Library Research (penelitian pustaka). Yaitu cara pengumpulan data dengan membaca berbagai literatur yang berkaitan dengan maksud penelitian. Penulis membaca dan mengumpulkan data yang diperlukan, bukubuku yang berasal dari perpustakaan UBAYA, dokumen-

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

dokumen pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti dan bukubuku lainnya.

1.6

LOKASI DAN WAKTU PENELITIAN

Dalam melaksanakan penelitian Tugas Akhir ini, penulis melakukan penelitian di PT. Kharisma Suma Jaya Sakti yang bergerak dibidang perdagangan yaitu penjualan Spare Parts Asli Sepeda Motor Honda. Perusahaan ini terletak di Jalan Rungkut Industri III No. 20 Surabaya, Jawa Timur. Sedangkan waktu yang penulis lakukan yaitu sejak bulan Juni 2011 sampai dengan Juli 2011.

1.7

SUMBER DATA

Sumber data yang dipergunakan dalam penyusunan program aplikasi database ini antara lain : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Sumber Data dari PT. Kharisma Suma Jaya Sakti. www.Google.co.id Buku : Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan MySQL Buku : Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP & MySQL Buku : Pengembangan Web di Linux dengan Apache, MySQL dan PHP Buku : Aplikasi Program PHP & MySQL Buku : Dasar Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

1.8

SISTEMATIKA PENULISAN

Sistematika penulisan merencanakan kerja yang memuat garis besar Tugas Akhir yang akan ditulis, dan merupakan cermin dari penyusunan kerangka berfikir. Adapun sistematika penulisannya adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi gambaran umum mengenai topik permasalahan beserta batasannya yang menjadi landasan dan objek penelitian, timbulnya masalah, tujuan, dan pentingnya masalah tersebut diteliti. Gambaran perumusan, masalah alasan pemilihan judul/latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, maksud dan tujuan penulisan serta sumber data. LANDASAN TEORI Bab ini mendukung berjalannya sistem yang dipakai dalam suatu sistem. Bab ini juga mengemukakan tentang : konsep dasar sistem, pengertian sistem, karakteristik sistem, konsep dasar data dan informasi, definisi informasi, siklus informasi, kualitas informasi, nilai informasi, sistem informasi, sistem informasi manajemen, pengertian absensi, tujuan absensi, sistem pelaksanaan absensi, alat bantu perancangan sistem.

BAB II

BAB III ANALISA SISTEM Pada bab ini menjelaskan tentang struktur organisasi perusahaan, uraian tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi, tatacara pengisian absensi dan prosedur pengolahan data absensi, bagan alir sistem. BAB IV PERENCANAAN DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi tentang penjelasan mengenai perencanaan serta realisasi Sistem Informasi Manajemen Absensi

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti Dengan Menggunakan PHP dan MySQL yang telah dianalisa pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini menjelaskan tentang implementasi sistem.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang meliputi uraian dari sebelumnya ditambahkan saransaran yang ada kaitannya terhadap pembahasan Tugas Akhir ini.

LAMPIRAN DAFTAR PUSTAKA

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

BAB II LANDASAN TEORI

2.1

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 2.1.1 SISTEM

Sistem berasal dari kata Yunani (System) yang bararti kumpulan. Kemudian dalam bahasa inggris menjadi system dan dalam bahasa Indonesia disebut sistem. Sistem menurut Jerry Fitz Gerald dan kawan-kawan : Sistem adalah suatu jaringan kerja dan prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Lebih lanjut Jerry Fitz Gerald mendefenisiskan sebagai berikut: dan kawan-kawan

Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakan. Menurut Gordon dalam jogianto (1994) sistem: Suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang saling berhubungan dan prosedur yang saling berhubungan yang saling melaksanakan dan memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan dari suatu organisasi.

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem pada dasarnya mempunyai sifat umum yaitu: 1.) Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau sub-sub sistem yang saling behubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.) Setiap bagian sub sistem dari sebuah sistem memiliki suatu tujuan dan memberikan pengaruh untuk mencapai tujuan tersebut. 2.1.1.1 Teori Sistem Secara Umum Komponen Kumpulan dari beberapa komponen yang berintegrasi. Sistem Secara Keseluruhan Sistem terdiri dari beberapa komponen yang tidak terpisah. iii. Sasaran/Tujuan Sistem yang mempunyai sasaran dan tujuan disebut misi, dimana misi ditentukan oleh perencanaan dan pengendalian. iv. Input/output Sistem selalu ditentukan oleh input dan output yang bias dimanfaatkan user, sangat ditentukan oleh GIGO (Informasi yang baik didapat dari input yang baik). Proses Mengalami proses atau pengolahan terhadap data yang diinputkan sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat disebut v. ii. i.

10

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

proses pengolahan data disebut dengan tujuan merubah input menjadi output.

vi. Entrop Merupkan sistem tertutup yaitu sistem yang tidak bisa dipengaruhi oleh lingkungan luar sistem. vii. Pengaturan Komponen Bagaimana masing-masing komponen bisa berintegrasi dan kompak atau terpadu dalam mencapai misi yang ditetapkan. viii. Sub-sub sistem Terdiri dari sub-sub sistem yang lebih kecil lagi. ix. Diferensi Diferensi sistem yang kompak dapat menangani sistem yang khusus sesuai dengan kebutuhan sistem. x. Sistem menunjukkan akhir yang sama Seluruh sistem pada prinsipnya proses dan prosedurnya adalah sama dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.

2.1.1.2 Karakteristik Sistem i. Komponen Sistem Komponen-komponen atau elemen sistem dapat berupa sub sistem, setiap sub sistem mempunyai sifat-sifat elemen untuk menjalankan

11

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

suatu fungsi dan mempengaruhi proses secara keseluruhan, misalnya komputer. Komputer terdiri dari elemen-elemen seperti CPU, Monitor, Keyboard, Mouse. Elemenelemen tidak akan berjalan jika salah satu komponen tersebut tidak ada. Suatu sub sistem dapat mempunyai suatu sub sistem yang lebih besar disebut supra sistem. Batasan Sistem Batasan sistem merupakan suatu yang membatasi kemampuan dari sistem yang melakukan kegiatan dalam mencapai tujuan dari sistem tersebut. iii. Lingkungan Luar Sistem Apapun di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. iv. Penghubung Sistem Merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem lainnya. Output dari satu sub sistem akan menjadi input untuk sub sitem yang lainnya dengan melalui penghubung. Masukan Sistem Energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input vi. Keluaran Sistem Hasil dari energi yang diolah dapat di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. v. ii.

12

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

vii. Pengolahan Sistem Suatu sestem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran. viii. Sasaran atau tujuan Suatu sistem pasti mempunyai tujuan/sasaran. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran/tujuannya.

2.1.2

INFORMASI 2.1.2.1 Pengertian Informasi Menurut Jogianto, Informasi adalah sebagai data yang diolah mencapai untuk yang telah berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Menurut Drs. Moekijat, Informasi adalah hasil proses dan prolehan yang membuat data menjadi berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan dan dapat digunakan sebagai dasar objektif dalam pengambilan keputusan. Dari defenisi diatas dapat disampaikan bahwa informasi adalah data yang penting dan dapat memberikan pengetahuan yang berguana jika disampaikan pada orang yang memerlukan pada waktu yang tepat dalam bentuk yang tepat pula.

13

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

2.1.2.2 Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima inforamasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang kan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. 2.1.2.3 Kualitas Informasi Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan atau menyesatkan, informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang dating pada penerima tidak boleh terlambat. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya (Jogiayanto). 2.1.2.4 Nilai Informasi Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

14

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

2.1.3

SISTEM INFORMASI

Sistem informasi didefenisikan oleh Robert A. Lith dan K. roscoe Davis sebagai berikut : Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh setiap tingkat manajemen. Menurut Cushing : Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan data, pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen di dalam tingkat perencanaan dari pengendalian. Berdasarkan defenisi diatas dapat dirangkum bahwa SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

2.1.4

15

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

2.2

TEORI SINGKAT MENGENAI ABSENSI 2.2.1 PENGERTIAN ABSENSI

Absensi adalah suatu cara untuk mengetahui sejauh mana tingkat disiplin kerja pegawai, apakah pegawai tersebut bisa mentaati peraturan yang diterapkan atau tidak. 2.2.2 TUJUAN ABSENSI

Oleh karena absensi adalah unsur kedisiplinan maka tujuannya adalah untuk meningkatkan kedisiplinan pegawai. Daftar absensi sangat penting bagi atasan untuk mengetahui keadaan bawahannya. Adapun tujuan dari absensi tersebut adalah sebagai berikut: a. b. c. d. e. Untuk melihat kehadiran pegawai Untuk meningkatkan kedisiplinan pegawai Untuk meningkatkan semangat kerja pegawai Untuk mengetahui keadaan bawahan dihari kerja Untuk mengetahui apakah bawahan mempunyai semangat kerja dengan melihat kehadiran karyawan dihari kerja Sebagai bahan laporan kepada bagian kepada atasan tentang karyawan yang disiplin

f.

Dengan diterapkannya absensi ini dengan sendirinya telah membantu meningkatkan mutu dari instansi itu. Kebanyakan orang menilai adanya penggunaan absensi berarti adanya disiplin pada tempat yang bersangkutan. Selanjutnya orang menilai sistem kerja ditempat tersebut berkualitas baik. Dengan demikian absensi ini juga ikut membantu penilaian yang baik bagi setiap organisasi yang menerapkannya.

16

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

2.2.3

SISTEM PELAKSANAAN ABSENSI

Sistem pelaksanaan absensi pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti tidak jauh berbeda dengan kantor lainnya. Absensi dijalankan tiap hari kerja, pada tiap bagian yang ada pada kantor tersebut. Absensi dipegang oleh salah seorang karyawan yang telah diberi kepercayaan untuk menceknya atau memperhatikan kehadiran pegawai pada tiap pengabsenan yang dilakukan tiap hari kerja, misalnya dari jam 08.00 wib sampai 16.00 wib. Apabila melewati batas waktu tersebut maka mereka dianggap datang terlambat, tapi bila mereka tidak hadir sama sekali maka mereka dinyatakan tanpa keterangan didalam pengisian absensi. Kemudian tiap bulan dibuat laporan hasil absensi tiap harinya, jadi laporan akhir dilihat tiap bulannya. 2.3 ALAT BANTU DALAM PERANCANGAN SISTEM 2.3.1 PHP (Hypertext Preprocessor)

PHP merupakan bahasa pemrograman web-serverside, script yang membuat dokumen HTML secara on the fly, yaitu dokumen HTML yang dihasilkan hanya pada saat diakses oleh user. Sehingga suatu halaman HTML tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Sifat server-side ini membuat pengerjaan script tersebut dikerjakan di server sedangkan yang dikirim kepada browser adalah hasil proses dari script tersebut sudah berbentuk HTML. Karena PHP merupakan server-side scripting maka PHP dapat melakukan pengumpulan form data, men-generate dynamic page content atau mengirim dan menerima cookies, dan juga banyak fungsi yang lain. Untuk dapat menjalankan fungsi sebagai server-side scripting maka dibutuhkan PHP parser, webserver, dan webbrowser. Webbrowser perlu dijalankan dan digabungkan dengan instalasi PHP. Untuk mengakses PHP,

17

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

dapat digunakan web browser yang dapat melihat hasil dari script PHP. Keunggulan dari PHP dengan sifat server-side adalah: Tidak diperlukan adanya kompatibilitas browser atau harus menggunakan browser tertentu, karena server yang mengerjakan script tersebut. Hasil yang dikirimkan kembali ke browser biasanya dalam bentuk format HTML, yang berisi teks ataupun gambar sehingga dapat dikenali oleh browser apapun. Dapat memanfaatkan sumber-sumber aplikasi yang dimiliki oleh server, contoh : hubungan ke dalam database. Script asli tidak dapat dilihat oleh browser sehingga keamanan lebih terjamin.

PHP adalah sebuah produk open source, sehingga source code PHP dapat digunakan, diubah. Keunggulan PHP selain sifatnya yang open source adalah multi platform selain dapat dijalankan pada platform Linux, PHP juga dapat dijalankan dengan menggunakan Apache, dengan IIS pada Window NT atau PWS pada Windows 98. PHP dibuat pada tahun 1994 oleh Rasmus Lerdorf. Tetapi kemudian dikembangkan oleh orang lain dan setelah melalui tiga kali karya penulisan akhirnya PHP menjadi bahasa pemrograman web seperti sekarang ini. Pada bulan Januari 2001 PHP sudah kurang lebih digunakan lebih dari 5 juta domain dan terus berkembang hingga saat ini. 2.3.2 DATABASE

Database atau Basis Data terdiri atas dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis dapat diartikan sebagai markas

18

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

atau gudang, tempat berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek. Basis Data dapat didefinisikan sebagai berikut: a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redandansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

b.

c.

Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan / pemilahan / pengelompokan / pengorganisasian data yang akan di simpan sesuai fungsi/jenisnya. Pemilihan / pengelompokkan / pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah file / tabel terpisah atau dalam untuk pendefinisian kolom-kolom atau field-field data dalam setiap file / tabel. Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat meliputi : a. Pembuatan basis data baru (create database) yang identik dengan pembuatan lemari arsip yang baru Penghapusan basis data (drop database), yang identik dengan perusakan lemari arsip (sekaligus beserta isinya, jika ada) Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create table), yang identik dengan penambahan

b.

c.

19

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

d.

e.

f.

g.

h.

map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada. Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop table), yang identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di sebuah lemari arsip. Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/tabel di sebuah basis data (insert), yang identik dengan penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip. Pengambilan data dari sebuah file/table (retrieve/search), yang identik dengan pencarian lembaran arsip dari sebuah map arsip. Pengubahan data dari sebuah file/table (update), yang identik dengan perbaikan isi lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip. Penghapusan data dari sebuah file/tabel (delete), yang identik dengan penghapusan sebuah lembaran arsip yang ada disebuah map arsip.

Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti berikut : a. Kecepatan dan Kemudahan (Speed) Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi tehadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah. b. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space) Dengan basis data efisiensi/optimalisasi penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan, karena kita dapat melakukan

20

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

penekanan jumlah redundansi data, baik dengan menerapkan sejumlah pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan. c. Keakuratan (Accuracy) Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan / batasan (constraint) tipe data, domain data, keunikan data dan sebagainya, yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan pemasukan / penyimpan data. d. Ketersediaan (Availability) Karena kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang disebar dibanyak lokasi geografis. e. Kelengkapan (Completeness) Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak hanya dapat menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam bentuk penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-field baru pada suatu tabel. f. Kemampuan (Security) Untuk sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan dengan ketat,

21

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

dengan begitu kita dapat menentukan siapasiapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukannya. g. Kebersamaan Pemakaian (Sharability) Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja, atau di satu lokasi saja atau oleh satu sistem/aplikasi saja. Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) mendukung llingkungan multiuser. Yang menjadi pengolah/penggerak Basis Data secara langsung adalah program/aplikasi(software). 2.3.3 MySQL

MySQL adalah sebuah aplikasi Relational Database Management Server (RDBMS) yang sangat cepat dan kokoh. Dengan menggunakan MySQL Server maka data dapat diakses oleh banyak pemakai secara bersamaan sekaligus dapat membatasi akses para pemakai berdasarkan privilege (hak akses) yang diberikan. MySQL menggunakan bahasa SQL (Structured Query Language) yaitu bahasa standar yang digunakan untuk pemrograman database. MySQL dipublikasikan sejak 1996, tetapi sebenarnya dikembangkan sejak 1979. MySQL telah memenangkan penghargaan Linux Journal Readers Choice Award selama tiga tahun. MySQL sekarang tersedia dibawah izin open source, tetapi juga ada izin untuk penggunaan secara komersial. Keunggulan dari MySQL adalah: Bersifat open source.

22

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Sistem yang digunakan oleh perangkat lunak ini tidak memberatkan kerja dari server, karena dapat bekerja di background. Mempunyai koneksi yang stabil dan kecepatan yang tinggi. XAMPP 2.3.4.1 Pengertian XAMPP XAMPP merupakan salah satu paket installasi Apache, PHP dan MySQL instant yang dapat kita gunakan untuk membantu proses installasi ketiga produk tersebut. XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Untuk mendapatkanya dapat mendownload langsung dari web resminya. 2.3.4.2 Sejarah Singkat XAMPP XAMPP merupakan pengembangan dari LAMP (Linux Apache, MySQL, PHP and PERL),

2.3.4

23

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

XAMPP ini merupakan project non-profit yang di kembangkan oleh Apache Friends yang didirikan Kai 'Oswalad' Seidler dan Kay Vogelgesang pada tahun 2002, project mereka ini bertujuan mempromosikan pengunaan Apache web server.

2.3.4.3 Bagian Penting XAMPP Mengenal bagian XAMPP yang biasa digunakan pada umumnya: htdoc adalah folder tempat meletakkan berkas-berkas yang akan dijalankan, seperti berkas PHP, HTML dan skrip lain. phpMyAdmin merupakan bagian untuk mengelola basis data MySQL yang ada dikomputer. Untuk membukanya, buka browser lalu ketikkan alamat http://localhost/phpMyAdmin, maka akan muncul halaman phpMyAdmin. Kontrol Panel yang berfungsi untuk mengelola layanan (service) XAMPP. Seperti menghentikan (stop) layanan, ataupun memulai (start). 2.3.5 DREAMWEAVER

Dreamweaver adalah software aplikasi desain web visual yang biasa dikenal dengan istilah WYSIWYG What You See Is What You Getintinya Anda tidak harus berurusan dengan tag-tag HTML untuk membuat sebuah situs. Macromedia belum lama ini telah mengeluarkan rilis terbaru dari Dreamweaver yaitu Dreamweaver MX, dengan penambahan beberapa fasilitas baru di dalamnya. Dreamweaver tidak hanya dapat digunakan oleh para desainer web, namun juga dapat digunakan oleh programer

24

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

untuk membangun halaman internaktif karena Dreamweaver MX mendukung pula PHP, ColdFusion, ASP.NET dan lain-lain. Macromedia Dreamweaver adalah sebuah HTML editor profesional untuk mendesain secara visual dan mengelola situs web maupun halaman web. Bilamana kita menyukai untuk berurusan dengan kode-kode HTML secara manual atau lebih menyukai bekerja dengan lingkungan secara visual dalam melakukan editing, Dreamweaver mambuatnya menjadi lebih mudah dengan menyediakan tool-tool yang sangat berguna dalam peningkatan kemampuan dan pengalaman kita dalam mendesain web. Dreamweaver MX dalam hal ini digunakan untuk web desain.dreamweaver MX mengikutsertakan banyak tool untuk kode-kode dalam halaman web beserta fasilitasfasilitasnya, antara lain : Referensi HTML, CSS dan Javascript, Javascript debugger, dan editor kode ( tampilan kode dan Code inspector) yang mengizinkan kita mengedit kode Javascript, XML, dan dokumen teks lain secara langsung dalam Dreamweaver. Teknologi Dreamweaver Roundtrip HTML mampu mengimpor dokumen HTML tanpa perlu memformat ulang kode tersebut dan kita dapat menggunakan Dreamweaver pula untuk membersihkan dan memformat ulang HTML bila kita menginginkannya. Selain itu Dreamweaver juga dilengkapi kemampuan manajemen situs, yang memudahkan kita mengelola keseluruhan elemen yang ada dalam situs. Kita juga dapat melakukan evaluasi situs dengan melakukan pengecekan broken link, kompatibilitas browser, maupun perkiraan waktu download halaman web.

25

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

2.3.6

NOTEPAD ++

Notepad++ adalah editor untuk membuat kode program yang mendukung berbagai macam bahasa pemrograman, antara lain C++, HTML, Java, PHP, Visual Basic, dan masih banyak lagi yang lainnya. Tujuan pembuatannya adalah untuk mengurangi emisi karbon dioksida dunia. Ukuran program ini kecil, sehingga daya CPU untuk menjalankannya juga relatif kecil. Dengan menggunakan program ini sebagai editor kode program diharapkan konsumsi daya listrik dapat berkurang dan dapat tercipta lingkungan yang lebih hijau. Berikut adalah beberapa keunggulan Notepad++ dibanding Notepad biasa: 1. 2. Mendukung berbagai macam bahasa pemrograman. Mempunyai fitur Multi Tab, sehingga dengan satu Notepad, kita dapat membuka beberapa format dokumen sekaligus. Mempunyai fitur Run. Kode yang Anda buat bisa langsung di lihat hasilnya pada browser Firefox, IE, Chrome, maupun Safari. Mempunyai fitur TextFX. Salah satu kegunaannya adalah mengganti simbol menjadi atau sebaliknya. Dengan Notepad++ kita hanya perlu meng-klik TextFX, pilih TextFX Characters, convert quotes to . Tampilan menarik dan mudah digunakan.

3.

4.

5.

26

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

BAB III ANALISA SISTEM

PT. Kharisma Suma Jaya Sakti merupakan main dealer di Jawa Timur yang di tunjuk PT. Astra Honda Motor sebagai perusahaan yang menjalankan fungsi penjualan dan pelayanan purna jual yang lengkap untuk kepuasan pelanggan dalam bidang spare parts sepeda motor honda asli. 3.1 Struktur Organisasi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Gambar 3.1 Struktur 3.2 Uraian Tugas & Tanggung Jawab dari Struktur Organisasi 3.2.1 Komisaris Tugas dan kewenangan :

27

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

melakukan pengawasan atas jalannya usaha PT dan memberikan nasihat kepada direktur. Dalam melakukan tugas, dewan direksi berdasarkan kepada kepentingan PT dan sesuai dengan maksud dan tujuan PT. Kewenangan khusus dewan komisaris, bahwa dewan komisaris dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugastugas tertentu direktur, apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan tertentu. Kewajiban : Membuat risalah rapat dewan komisaris dan menyimpan salinan rapat. Melaporkan kepada PT mengenai kepemilikan saham dan/atau keluarga atas saham PT dan saham di PT lainnya. Memberikan laporan tentang tugas pengawasan yang telah dilakukan 3.2.2 Direktur Tugas dan Kewenangan : Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer). Menyetujui anggaran tahunan perusahaan. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan. 3.2.3 HRD / Personalia Tugas dan Kewenangan :

28

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Rekrutment: Bertanggungjawab dalam memilih dan/atau menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan kerja sampai dengan penempatan kerja para karyawan baru. Training: Bertangggungjawab dalam menjaga kualitas SDM yang ada di perusahaan dengan cara pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya dalam peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Benefit: Keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan sedikit banyak dapat diberikan oleh karyawan. Penilaian kerja: Pengawasan terhadap efektifitas kerja seseorang, dilihat dari grafik standard kinerja dengan kinerja yang ditunjukan oleh karyawan. Perencanaan karir: Bahwa setiap karyawan memiliki potensi-potensi, fungsi ini guna menjawab setiap karyawan memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab dan kopentensi yang ia miliki. PR: Menghubungkan antara pekerja dengan perusahaan, mulai dari peraturan perusahaan , informasi dan kebijaksanaan yang ada. Pemutusan hubungan kerja. 3.2.4 Finance Tugas dan Kewenangan : Mengajukan anggaran penerimaan dan pengeluaran secara periodic. Melakukan penelitian, penilaian, dan pengendalian pengadaan dana secara utuh, tepat pada waktunya. Bertanggung jawab atas penggajian karyawan.

29

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

3.2.5

General Manager Tugas dan Kewenangan : Memimpin kegiatan pelaksanaan perusahaan. Merencanakan dan menyiapkan rapat tinjauan perusahaan. Menjalin hubungan kerjasama dengan berbagai perusahaan

3.2.6

Supervisor Tugas dan Kewenangan : Membuat usulan promosi jabatan bagi bawahannya. Memberikan reward (penghargaan) dan punishment (hukuman). Membuat creative program untuk mencapai target penjualan. Melaksanakan rutin program training / Role play bagi bawahannya.

3.2.7

IT Manager Tugas dan Kewenangan : Mengatur semua jalan nya manajemen perusahaan dalam sebuah sistem. Membuat sebuah sistem untuk membantu manajemen perusahaan.

30

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

3.2.8

Ware House Manager Tugas dan Kewenangan : Mengatur barang datang dan barang keluar. Mengatur pengiriman barang sampai pada dealer maupun user. Mengatur retur dan claim yang diajukan oleh dealer maupun user.

3.3

Tatacara pengisian absensi & prosedur pengolahan absensi. Dalam pengisian absensi setiap karyawan di pastikan telah mengisi data karyawan secara lengkap dan data tersebut telah di setujui oleh pihak HRD. Setelah data karyawan di setujui oleh HRD, maka setiap karyawan akan di berikan hak untuk mengakses serta melakukan kegiatan absensi sesuai dengan level atau kepentingan setiap karyawan. Dalam mengakses sebuah aplikasi absensi setiap karyawan di berikan username serta password dimana setiap karyawan username dan password nya berbeda-beda dan bersifat rahasia. Sedangkan hak akses yang diberikan kepada karyawan pun juga berbeda-beda sesuai dengan level, jabatan serta kepentingan nya. Setiap kali karyawan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan keluar masuk kantor, maka karyawan di wajibkan mengisi serta menjalankan aplikasi abensi di mana absensi tersebut untuk mengetahui proses kegiatan yang dilakukan oleh setiap karyawan.

31

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

3.4

Bagan Alur Sistem

Gambar 3.2 Alur Program

32

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

BAB IV PERENCANAAN & PERANCANGAN SISTEM

Dalam pembuatan Program Tugas Akhir terlebih dahulu harus membuat perancangan software serta system yang akan dibuat agar aplikasi atau system yang akan dibuat bisa di implementasikan. Karena dalam pembuatan perancangan merupakan dasar dari pembuatan program aplikasi. Sehingga Program yang akan dibuat bisa tersusun dengan rapi dan tidak ada kesalahan.

4.1

SOFTWARE Dalam membuat sebuah aplikasi dibutuhkan beberapa software sebagai media dan alat dalam pengerjaannya. Software yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi absensi pada Tugas Akhir ini yaitu :

4.1.1 1. 2.

XAMPP (Installasi XAMPP)

Jalankan file xampp-win32-1.4.12-installer.exe (atau versi lainnya). Kemudian akan tampil pilihan untuk memilih bahasa ketika proses instalasi berjalan. Silakan pilih bahasa Indonesian atau English.

33

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Gambar 4.1 Pilih Bahasa 3. Proses instalasi akan dimulai. Klik Maju untuk memulainya.

Gambar 4.2 Proses Instalasi XAMPP dengan klik maju 4. Akan muncul lisensi software. Klik Saya Setuju untuk melanjutkan.

34

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Gambar 4.3 Proses Instalasi XAMPP jika setuju 5. Selanjutnya silakan anda pilih lokasi install untuk XAMPP. Kemudian klik install

Gambar 4.4 Letak Instalasi XAMPP

35

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

6.

Tunggu beberapa saat sampai proses instalasi selesai.

Gambar 4.5 Proses Instalasi XAMPP 7. Instalasi selesai

Gambar 4.6 Proses Instalasi Selesai

36

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

8.

9.

Sampai tahap ini, berarti kita sudah menginstal XAMPP. Itu berarti kita sudah selesai menginstall PHP, APACHE dan MYSQL. Langkah selanjutnya adalah menjalankan servicenya. Jalankan XAMPP Control Panel yang ada di desktop. Atau anda juga dapat menjalankan XAMPP Control Panel dari menu Start -> All Programs -> apachefriends -> xampp -> xampp control panel.

Gambar 4.7 Memulai Program XAMPP 10. Nyalakan Apache dan Mysql dengan mengklik tombol Start. Buka web browser anda, lalu ketikkan http://localhost. Jika tampilannya seperti di bawah ini, maka apache sudah terinstall dengan benar.

37

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Gambar 4.8 Menjalankan Program XAMPP Sekedar informasi saja, document root milik XAMPP terletak pada folder C:\Program Files\apachefriends\xampp\htdocs. Hal ini disebabkan karena saya menginstall XAMPP pada folder C:\Program Files\apachefriends.

4.1.2 1. 2.

DREAMWEAVER Jalankan file Dreamweaver_CS5.exe (atau versi lainnya). Kemudian akan tampil pilihan untuk tempat menginstall Dreamweaver. Penulis menginstall nya pada directory C. Setelah memilih tempat untuk menginstall, lanjutkan dengan mengklik next.

38

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Gambar 4.9 Letak Installasi Program Dreamweaver 3. Akan muncul lisensi software. Klik Accept untuk melanjutkan. Pada lisensi software ini terdapat peraturan-peraturan dalam menggunakan software dreamweaver.

Gambar 4.10 Proses Instalasi Dreamweaver

39

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

4.

Akan muncul kotak untuk memasukkan serial number yang terdapat pada software. Masukkan serial number yang telah didapat dan pilih bahasa inggris untuk menjalankannya klik next.

Gambar 4.11 Mengetikkan Serial Number 5. Setelah semua prosedur telah dilengkapi maka kini tinggal menginstall software.

Gambar 4.12 Proses Menginstall Software

40

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

6.

Kini Dreamweaver bisa digunakan.

Gambar 4.13 Tampilan Dreamweaver

4.1.3 1. 2.

INSTALLASI NOTEPAD ++ Jalankan aplikasi npp.5.8.7.Installer.exe atau yang lainnya. Pilih bahasa yang akan digunakan. (Penulis menggunakan bahasa inggris).

Gambar 4.14 Pilihan bahasa Notepad ++

41

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

3.

Pilih next untuk melanjutkan installasi.

Gambar 4.15 Melanjutkan proses installasi 4. Pilih I Agree untuk menyetujui persyaratan yang ada pada aplikasi Notepad ++.

Gambar 4.16 Menyetuji installasi

42

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

5.

Kemudian akan tampil pilihan untuk tempat menginstall Notepad ++. Penulis menginstall nya pada directory C. Pilih next untuk melanjutkan installasi

Gambar 4.17 Tempat untuk menginstall 6. Pemilihan komponen sesuai dengan kebutuhan kita. Pilih install.

Gambar 4.18 Komponen dalam Notepad ++

43

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

7.

Notepad ++ telah berhasil di install.

Gambar 4.19 Notepad ++ selesai di install 8. Tampilan Notepad ++

Gambar 4.20 Tampilan Notepad ++

44

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

4.2

PEMBUATAN DATABASE Dalam sebuah aplikasi, database berguna untuk menyimpan dan mengolah semua data yang dibutuhkan. Dalam pembuatan aplikasi absensi pada Tugas Akhir ini penulis membuat database suma untuk menyimpan semua data karyawan yang berhubungan dengan aplikasi.

Gambar 4.21 Database Suma 4.2.1 a. PERANCANGAN TABEL Tabel Login

Tabel login berguna untuk menyimpan data karyawan yang dapat mengakses maupun menjalankan aplikasi. Apabila karyawan tidak memiliki username dan password maka karyawan tersebut tidak dapat mengakses maupun menjalankan aplikasi tersebut.

45

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Tabel login berisi nik, username, password dan level. Username merupakan identitas karyawan yang di gunakan untuk mengakses serta menjalankan aplikasi. Password merupakan sebuah kode khusus dan rahasia yang dimiliki oleh setiap karyawan dimana kode tersebut sebagai kunci untuk setiap karyawan agar dapat mengakses serta menjalankan aplikasi. Sedangkan level merupakan jabatan yang dimiliki oleh setiap karyawan, dan dalam level inilah karyawan diberikan hak akses yang berbeda beda sesuai dengan

Gambar 4.22 Tabel Login

Gambar 4.23 Struktur Tabel Login

46

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

b.

Tabel Employee

Tabel Employee berguna untuk menyimpan semua data karyawan. Semua kegiatan yang akan di jalankan pada aplikasi ini nantinya akan mengacu pada identitas atau data karyawan sehingga tabel employee ini sangatlah penting dalam aplikasi yang akan di buat.

Tabel employee ini berisi no, nik, nama, level, jenis_kelamin, status, alamat, tlp, agama, tempat_lahir, tgl_lahir, diskripsi, foto.

Gambar 4.24 Tabel Employee c. Tabel Absen

Tabel Absen merupakan tabel dimana semua kegiatan absensi disimpan. Dengan adanya tabel ini maka aplikasi dapat di jalankan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan. Dalam tabel ini smua

47

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

kegiatan absensi pada aplikasi bisa terekam dan tidak bisa di ubah-ubah sehingga data yang dihasilkan valid. Table Absen berisi no, nik, type, waktu dan note. No pada tabel absen merupakan no urut bagi karyawan yang melakukan kegiatan absensi. nik merupakan nomer induk pegawai. Type merupakan jenis kegiatan yang di lakukan dalam absensi, dalam aplikasi ini penulis membuat 3 jenis kegiatan yaitu Masuk, Istirahat dan Pulang. Waktu merupakan hari, tanggal dan jam kegiatan berlangsung. Sedangkan note merupakan keterangan apabila karyawan terlambat maupun tidak hadir.

Gambar 4.25 Tabel Absen d. Tabel Info

Tabel info merupakan table untuk menyimpan informasi terbaru dalam sebuah kegiatan perusahaan. Tabel info ini hanya dapat diakses oleh HRD dan Admin. Ketika ada informasi serta ada hal yang perlu

48

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

di sampaikan HRD maupun admin kepada karyawan sehingga informasi yang disampaikan oleh HRD merupakan informasi yang bersifat rahasia dan hanya karyawan perusahaanlah yang berhak melihatnya.

Gambar 4.26 Tabel Info

4.3

PEMBATASAN HAK AKSES

Hak akses merupakan hak yang dimiliki seorang user untuk bisa mengakses aplikasi sesuai dengan level atau jabatan nya dalam sebuah perusahaan. Di dalam hak akses ini penulis membaginya menjadi 2(Dua) yaitu admin, merupakan karyawan yang di berikan hak serta yang dipercayai untuk membuat serta menangani aplikasi serta yang diberikan hak untuk melihat dan mengolah seluruh bagian didalam sebuah aplikasi dalam hal ini HRD berperan penting. User atau employee merupakan hak akses yg diberikan pada setiap karyawan untuk bisa mengakses aplikasi.

49

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

4.3.1

Hak Akses Admin

Hak akses admin meliputi seluruh bagian aplikasi. Sehingga admin bertanggung jawab terhadap jalan nya aplikasi.

Gambar 4.27 Hak akses Admin

4.3.2

Hak Akses Employee

Hak akses employee hanya sebatas pengisian absensi dan melihat informasi terbaru dari pihak HRD. Adanya informasi informasi terbaru diharapkan karyawan bisa lebih mengerti akan kegiatan dan pengembangan perusahaan serta dapat berpartisipasi dalam mewujudkan

50

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

visi dan misi perusahaan. Membangun komunikasi yang tiada batas antara karyawan dengan pihak atasan.

Gambar 4.28 Hak akses Employee

4.4

PENJELASAN MENU MENU DALAM APLIKASI

4.4.1

Menu Home

Menu Home merupakan menu utama pada aplikasi yang penulis buat. Menu ini memberikan informasi tentang perusahaan di mana latar belakang perusahaan hingga memberikan informasi internal untuk karyawan perusahaan. Sub menu pada menu Home yaitu : Home : Berisi penjelasan latar belakang PT. Kharisma Suma Jaya Sakti Parts Center : Berisi tentang penjelasan cabang cabang PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

51

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Promotions : Memberikan informasi tentang promo bulanan yang diadakan perusahaan. Add New Info : Pada sub menu ini hanya level admin saja lah yang bisa mengakses nya. Menu ini berfungsi untuk menambah berita atau informasi baru untuk di umumkan kepada karyawan PT. Kharisma Suma Jaya Sakti. View New Info : Sub menu yang di mana memberikan informasi informasi baru tentang perusahaan atau pun tentang kegiatan yang akan diadakan tiap divisi.

Gambar 4.29 Menu Home

4.4.2

Menu Absensi

Menu absensi pada aplikasi ini merupakan menu yang paling penting karena aplikasi ini bertujuan untuk

52

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

memudahkan karyawan dan bagian keuangan dalam mengelola absensi karyawan. Sub menu pada menu Home yaitu : Absensi Suma : Sub menu absensi terdiri dari 2(Dua) bagian yaitu penambahan absensi atau proses absensi dan menampilkan data absensi karyawan. Rekap Absensi : Pada sub menu ini hanya bisa diakses oleh level admin karena rekap absensi ini bersifat rahasia dan hanya pihak tertentu yang bisa merubah serta menghapus data pada rekap absensi ini. Rekap absensi ini nantinya akan digunakan sebagai acuan dalam proses penggajian.

Gambar 4.30 Menu Absensi

4.4.3

Menu Employee

Menu employee merupakan menu yang disediakan khususnya untuk bagian HRD karena dalam menu ini

53

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

semua data yang berhubungan dengan karyawan bisa di input didalam menu ini. Sub menu pada menu employee data yaitu : Employee Data : Pada sub menu ini terdapat form untuk inputan data karyawan (Memasukkan data karyawan baru), view data karyawan, edit dan delete data karyawan. Register : Sub menu register merupakan sub menu yang berfungsi untuk mendaftarkan setiap user atau karyawan agar bisa mengakses aplikasi ini sesuai dengan level nya masing masing.

Gambar 4.31 Menu Employee

54

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

BAB V IMPLEMENTASI SISTEM

5.1

TAMPILAN APLIKASI 5.1.1 Tampilan Home

Tampilan Home dalam aplikasi ini merupakan tampilan dimana aplikasi menjelaskan tentang perusahaan dimana penjelasan ini merupakan latar belakang dari perusahaan itu sendiri. Dengan adanya penjelasan latar belakang pada halaman utama ini diharapkan setiap user yang mengakses bisa mengetahui latar belakang perusahaan.

Gambar 5.1 Tampilan utama aplikasi

55

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

5.1.2

Tampilan Parts Center

Tampilan pada sub menu parts center, sub menu parts center menjelaskan tentang cabang - cabang yang dimiliki oleh perusahaan sebagai pusat spare parts asli sepeda motor honda. Dengan adanya penjelasan tentang parts center pada aplikasi ini di harapkan setiap user atau karyawan yang mengakses aplikasi ini dapat mengetahui tujuan dan harapan perusahaan dalam membangun parts center.

Gambar 5.2 Tampilan parts center

5.1.3

Tampilan Promotion

Tampilan pada sub menu promotion bertujuan untuk mengingatkan divisi marketing tentang promo yang diadakan parts center setiap bulannya. Sehingga dengan adanya sub menu promotion ini diharapkan setiap karyawan divisi marketing mempromosikannya kepada konsumen dan

56

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

promo itu sendiri bertujuan untuk menarik minat serta memberikan fasilitas kepada konsumen.

Gambar 5.3 Tampilan promotions

5.1.4

Tampilan View New Info

Tampilan pada sub menu view new info berfungsi untuk melihat informasi terbaru dari pihak instansi. Informasi yang di tampilkan dalam aplikasi ini merupakan informasi internal dan bersifat rahasia hanya untuk karyawan dalam perusahaan.

57

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Gambar 5.4 Tampilan View New Info

Gambar 5.5 Tampilan View Detail New Info

5.1.5

Tampilan Add New Info

Tampilan pada sub menu add new info berfungsi untuk menambahkan informasi informasi terbaru seputar

58

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

kegiatan perusahaan. Pada sub bab add new info ini hanya level level tertentu yang bisa mengaksesnya.

Gambar 5.6 Tampilan Add New Info

5.1.6

Tampilan Absensi

Tampilan untuk kegiatan absensi. Dalam kegiatan absensi, karyawan di haruskan mengisi NIK serta password yang telah di berikan oleh pihak HRD. NIK dan Password yang dimiliki oleh karyawan bersifat rahasia sehingga NIK dan Password setiap karyawan berbeda.

59

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Gambar 5.7 Tampilan absensi

Gambar 5.8 Tampilan view absensi

60

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

5.1.7

Tampilan Employee

Tampilan sub menu employee data merupakan bagian dari salah satu menu dalam aplikasi yang menyediakan form untuk mendaftarkan karyawan baru.

Gambar 5.9 Tampilan Add Employee

61

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Gambar 5.10 Tampilan View Employee

Didalam menu employee terdapat beberapa action yang digunakan untuk mengolah data karyawan diantaranya adalah View Detail Data Employee, Edit Data Employee, serta Delete Data Employee.

62

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Gambar 5.11 Tampilan Detail Employee

Action edit atau update pada aplikasi ini bisa digunakan pada menu edit data employee. Action ini berfungsi untuk merubah atau mengganti data karyawan serta untuk memberikan informasi terbaru mengenai karyawan.

63

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Gambar 5.12 Tampilan Edit Data Employee

Gambar 5.13Tampilan Register

64

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

Gambar 5.14 Tampilan View Register

5.1.8

Tampilan Login

Login berguna untuk karyawan tertentu dan level terntu sehingga dengan adanya login maka karyawan dapat mengakses aplikasi yang bersifat rahasia.

Gambar 5.15 Tampilan Login

65

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

5.1.9

Tampilan Ubah Password

Didalam aplikasi ini juga disediakan tools untuk mengubah password user.

Gambar 5.16 Tampilan Ubah Password

5.1.10

Tampilan Report Laporan dalam rekap absensi.

Gambar 5.17 Tampilan Report

66

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

5.1

KESIMPULAN Dalam pembuatan aplikasi absensi yang berbasis web dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi berbasis web bertujuan untuk membantu dan mempermudah kegiatan manajemen terutama dalam hal absensi karyawan serta mempermudah seluruh bagian divisi untuk mengontrol kegiatan yang ada pada sebuah instansi, dengan demikian manajemen yang ada pada instansi dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

5.2

SARAN Setelah membuat aplikasi absensi, kini penulis lebih mengerti dan paham akan alur manajemen pada sebuah instansi dan penulis lebih mudah dalam mengoprasikan software software yang di gunakan dalam pembuatan aplikasi sehingga penulis dapat mengembangkannya bukan hanya sebagai aplikasi absensi tetapi juga bisa membuat aplikasi manajemen yang lainnya. Oleh karena itu penulis menyarankan agar pembaca dapat menggunakan software software yang digunakan dalam pembuatan aplikasi absensi ini untuk dikembangkan serta untuk menciptakan aplikasi aplikasi yang baru dan yang lebih canggih lagi.

67

Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti

DAFTAR PUSTAKA

1. 2.

http://blog.rosihanari.net/category/php http://shirotholmustaqim.files.wordpress.com/2010/02/we b-design-macromedia-dreamwaever-mx-2004.pdf http://tips-belajarinternet.blogspot.com/2009/08/pengertian-mysql.html

3.

68