You are on page 1of 1

Písomnosti a ich význam

Písomnosťou sa označujú písomné záznamy, prostredníc-


tvom ktorých evidujeme, vybavujeme, alebo kontroluje-
me skoro celú činnosť danej organizácie. Preto mávajú
písomnosti, podľa charakteru, predpísanú úpravu a us-
tálený obsah. Význam písomného styku súvisí s určitým

počtom a vzdelaním administratívnych pracovníkov, or-


ganizáciou a s technickým vybavovaním administratívy.
Každú dôležitú informáciu, prípadne dohodu je potreb-
né vyhotoviť písomne. Písomné informácie a dohody ma-
jú byť uschované, aby sa mohli vždy znovu nájsť. Je

predpoklad, že sa budú písať len vtedy, ak je to bez-


podmienečne nevyhnutné. Takéto odosielanie informácií
má určité prednosti aj nedostatky. Ich prednosťou je,
že sú trvale použiteľné a majú ustálenú formu. Infor-
mácie v takejto podobe poskytujú dosť času na premys-

lené a vecne koncipované písomnosti, ktoré sa v práv-


nych sporoch dajú využiť ako preukazná moc. Nedostat-
ky majú v tom, že nás informujú jednostranne. Poznáme
z nich stanovisko len jedného partnera. Vyhotovujú sa
dosť často nehospodárne. Neefektívne je vytvárať nad-

bytočné množstvo písomností. Osobné i písomné rokova-


nia závisia od určitej miery na forme a postupe. Pos-
tupnou automatizáciou organizačnej štruktúry adminis-
tratívy sa písomnosti racionalizujú. Výmena písomných
informácií sa tak stáva čoraz hospodárnejšou a kulti-

vovanejšou. Podnikové písomnosti sú spoľahlivým zdro-


jom informácií určitých oblastí hospodárskeho života.
Dávajú možnosť riadiacim pracovníkom kompletizovať ú-
daje pre potreby evidencie, štatistiky, riadenia, pre
úspešnú a potrebnú kontrolu. Taký je význam písomností.