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GESTIONE DEL TEMPO E


DEL LAVORO
TIME MANAGEMENT

QUANTO VALE UN'ORA DEL VOSTRO TEMPO?

Il tempo è denaro. Questa vecchia massima vale per tutti, non solo per Zio Paperone e
ricchi compagni. Il vostro tempo è denaro, esattamente come per qualsiasi persona.
Quanto? Questo ovviamente varia. Un avvocato valuta un'ora del suo tempo dalle 100
euro in su, fino a più di 1000. Così pure un libero professionista. Un imprenditore rapporta
i suoi profitti alle ore spese in azienda, e può quindi calcolare quanto vale il suo tempo. Voi
non avete altro che da dividere i vostri guadagni mensili per le ore mensilmente lavorate,
per ottenere il vostro valore-orario.
Sapere quanto vale il vostro tempo è il primo punto di partenza per gestirlo al meglio
Poniamo che oggi guadagniate 1500 euro al mese, derivanti da un'attività tipicamente
d'ufficio: 40 ore settimanali, ovvero 180 ore al mese circa. Questo significa che ogni vostra
ora vale circa 8 euro. Ogni minuto vale 0,13 centesimi circa.
Dal che si deduce che, potenzialmente "guadagnando" 10 minuti l'ora in efficienza,
potreste guadagnare quasi 1,30 euro l'ora, ovvero 10 euro circa in più al giorno, ovvero
300 euro circa in più al mese.
Ma raddoppiando la vostra efficienza, potreste addirittura raddoppiare i vostri guadagni. O
forse ritenete che in ogni caso la vostra azienda non vi aumenterebbe lo stipendio così
tanto. Può essere. E infatti, avendo molto più tempo a disposizione, avreste molte più
possibilità di svolgere una seconda attività, part-time. Se poi svolgete un lavoro il cui
compenso è legato ai vostri risultati (es: agente di commercio; network marketer;
imprenditore) il vostro tempo vale tanto oro quanto pesa: non sfruttarlo al meglio significa
rinunciare a priori a guadagni anche doppi rispetto agli attuali.
Prima di tutto, calcolate quindi quanto vale il vostro tempo:
ll mio guadagno mensile è di euro______
Tale guadagno deriva da____ ore al giorno di lavoro
ll valore-ora del mio tempo è quindi di euro____
II valore-minuto del mio tempo e quindi di euro____
DATEVI UN OBIETTIVO DI MIGLIORAMENTO
A seconda dell'obiettivo che vi volete fissare, vi sono delle azioni da intraprendere:
per migliorare del 20% basterà togliere gli sprechi inutili
per migliorare dal 30 al 50% occorrerà togliere gli sprechi e ottimizzare molte delle vostre
attività
per migliorare dal 50 al 200% occorre un profondo e radicale sforzo per modificare il
vostro stile di vita e diventare un persona tremendamente efficiente.
Sapendo che ogni ora risparmiata mi permetterebbe di guadagnare l'equivalente in
denaro, mi pongo l'obiettivo di aumentare l'efficienza del mio tempo in misura del__ % al
giorno
(segnare 20%, 30%, 50% o 100%).

AVETE 1.440 MINUTI AL GIORNO


Alcune persone riescono a fare un'infinità di cose in una sola giornata: svolgono i loro
incarichi professionali; partecipano a dibattiti; scrivono articoli; rispondono a decine di
telefonate; fanno numerosi incontri; e riescono anche a leggere tre o quattro libri al mese.
Altre, la maggior parte, riesce a malapena a "pulire" la propria scrivania, fare un po' di
spesa, ed andare poi a dormire pensando "non c'è mai tempo per far nulla". Qual è la
differenza?
La differenza tra chi riesce a fare 1.000 cose in un giorno e chi non ne riesce a fare
neanche un decimo sta nell'"approccio al tempo":
per gli iper-efficienti una giornata non è fatta di 24 ore, ma di 1.440 minuti. E ognuno di
questi va sfruttato al meglio.
Sapete che cosa significa sfruttare meglio solo 10 minuti delle 16 ore in cui normalmente
si rimane svegli?
Ottimizzare 10 minuti all'ora significa guadagnare 160 minuti al giorno, ovvero quasi 3 ore
in più per fare ciò che ci si è prefissi.

LE TRE REGOLE D'ORO


Una semplice analisi di come gestiscono il loro tempo gli imprenditori di successo, i
professionisti più affermati, i personaggi dello spettacolo, ha portato alle seguenti 3 regole
"d'oro":
• eliminate le azioni non necessarie, dettate dall'abitudine, che ne fanno
perdere tanto.
• Smettete di fare le cose nel modo più difficile; il più semplice è di solito più
facile e più rapido.
• Imparate a fare due o tre cose per volta
Gli studi dimostrano che noi tutti abbiamo la tendenza a sprecare dal 50 al 70 per cento
del nostro tempo e della nostra energia facendo nel modo meno efficiente cose irrilevanti,
per le quali non varrebbe neanche la pena applicarsi.
Come dice Frederick W. Taylor, padre putativo dell'organizzazione del lavoro, "La maggior
parte di noi tende a fare tre o quattro volte di più di quello che facciamo di solito, senza
aumentare le ore di lavoro o ridurci esausti alla fine della giornata".
ELIMINATE LE AZIONI INUTILI
Andate a fare la spesa in un supermercato dove c'è sempre fila? Cambiatelo. Sprecate
ogni mattina un'ora di tempo in fila nel traffico, senza fare nulla? Scoprite che cosa
potreste fare in quell'ora. Perdete 15 minuti di tempo a scegliere o trovare il vestito giusto
al mattino? Imponentevi 2 minuti per sceglierlo, facendolo la sera prima. Sprecate decine
di minuti al giorno a chiedervi che cosa dovete fare in quel momento? Pianificate la vostra
giornata in anticipo con una chiara lista delle priorità. Avete ogni giorno delle mezz'ore
vuote (perché arrivate in anticipo; perché aspettate qualcuno)? Portatevi dietro un blocco o
un'agenda elettronica e sfruttateli.
Rivedete per un attimo tutta la vostra giornata-tipo e scoprirete che potete
risparmiare/sfruttare meglio non soltanto 10 minuti, ma anche 30/40 minuti all'ora, ogni
giorno.Provate a descrivere, qui di seguito, come svolgete alcune attività:
• Come vi vestite al mattino?
• Come potreste fare, per risparmiare tempo?
• Che cosa fate prima di uscire di casa?
• Come potreste fare, per risparmiare tempo?
• Che cosa fate per giungere a destinazione?
• Come potreste fare, per risparmiare tempo?
• Che cosa fate mentre giungete a destinazione?
• Come potreste fare, per risparmiare tempo?
• Come pianificate le vostre cose da fare nel giorno?
• Come potreste fare, per risparmiare tempo?
• Come ricordate le chiamate da fare?
• Come potreste fare, per risparmiare tempo?
• Come decidete che mezzo di trasporto prendere?
• Come potreste fare per risparmiare tempo?
• Come utilizzate i tempi morti della giornata?
• Come potreste fare per risparmiare tempo?
• Quali sono i normali tempi morti di una vostra giornata tipo?
• Come potreste fare, per risparmiare tempo?
• Come si svolge una vostra giornata tipo?
• Come potreste fare per risparmiare tempo?
• Come e dove tenete carte, documenti etc?
• Come potreste fare, per risparmiare tempo?
• Come e quando segnate qualcosa sulla vostra agenda?
• Come potreste fare, per risparmiare tempo?
• Come fate a rintracciare un vecchio documento?
• Come potreste fare, per risparmiare tempo?
Questo semplice esercizio ha un duplice scopo:

1. Abituarvi ad analizzare ciò che fate, il modo in cui lo fate, e il modo in cui potete
migliorare facendo lo stessa cosa.
2. Dimostrarvi che molto del vostro tempo può essere utilizzato in modo nettamente
migliore.
Provate a pensarci: se oggi guadagnate XY euro al mese utilizzando il vostro tempo in un
certo modo, quanto potreste guadagnare se raddoppiaste la vostra efficienza?

Smettete di fare le cose nel modo più difficile; il più


semplice è di solito più facile e più rapido.
Perché dovete sprecare tempo a cercare ogni volta una cabina telefonica, la relativa
scheda, nonché il numero di telefono di chi volete chiamare, se potreste invece usare un
telefono cellulare (che oggi si trova anche a sole 30 euro), sempre a vostra disposizione,
che non solo vi aiuta a telefonare, ma vi rende sempre disponibile?
Perché dovete usare per forza la macchina, anche d'estate, se un motorino (anche usato,
di bassissimo prezzo) può farvi risparmiare anche un'ora al giorno per girare in città?
Perché dovete dire a una persona di dire a un'altra una vostra comunicazione, se potete
benissimo farlo da soli, senza poi dover controllare che sia stata passata in modo esatto la
comunicazione?
Perché dovete occuparvi di cose che potreste delegare a qualcun altro?
Ci sono mille perché, che potete chiedervi e a cui poi rispondervi. Scoprendo che il più
delle volte si "complica" un qualcosa che è fattibile in modo più semplice.
Se provate a rispondere, qui di seguito, a 5 cose che usualmente fate, scoprirete quanto
potete incidere drasticamente sulla vostra efficienza:
1. Come svolgete le incombenze quotidiane (fare la spesa;fare pratiche
burocratiche;assolvere piccoli impegni quali il portare le scarpe dal calzolaio)?
2. Che mezzi di trasporto utilizzate? Sono sempre comodi e tempestivi?
Che alternative più semplici potreste scegliere?
Quanto, tempo risparmiereste con l'alternativa?
A quanti soldi equivale il tempo risparmiato?
1. Qual è l'attività quotidiana che in assoluto vi fa perdere più tempo?
Che alternative più semplici potreste scegliere?
A quanti soldi equivale il tempo risparmiato?
1. Quanto tempo passate di fronte alla televisione?
Quanto tempo risparmiereste con un'alternativa?
A quanti soldi equivale il tempo risparmiato?
Venite spesso interrotti mentre state facendo qualcosa?
Come potreste ridurre le interruzìoni?
Quanto tempo risparmiereste con l'alternativa?
A quanti soldi equivale d tempo risparmiato?
Mettendo in pratica i vostri auto-suggerimenti scoprirete che la maggior parte degli sprechi
di tempo quotidiani tenderà allo zero.
La televisione...
...uccide. Soprattutto chi, ricco di ambizioni, vorrebbe trasformarle in risultati concreti. La
televisione è utile per rilassarsi, nessuno lo mette in discussione. Ma avete mai provato a
rilassarvi con un buon libro? O lasciandovi immergere dai vostri sogni al suono della
vostra musica preferita? O conversando con un amico che svolge il vostro stesso lavoro?
Provateci: scoprirete che ci sono modi molto più costruttivi per godervi una serata in pace
e tranquillità che trascorrere due o tre ore inutili davanti al video. Che, ovviamente, un
tanto alla settimana non fa mai male.
E se siete di quelli che si lamentano perché gli manca tempo.... provate a chiedervi, e dare
la risposta, con massima onestà:
• Quanto tempo sprecate in chiacchiere al telefono?
• Quanto tempo buttate in incontri troppo lunghi?
• Quanto tempo non utilizzate mentre viaggiate: siete in mezzo al traffico,aspettate
qualcosa o qualcuno?
• Quanto tempo spendete di fronte al televisore?
• Quanto tempo potreste risparmiare riorganizzando le vostra giornata?
• Quanta efficienza potreste guadagnare dedicandovi solo alle cose importanti?
• Quanto tempo vi farebbe risparmiare un'assistente/una baby sitter/qualcuno che vi
sbrighi le incombenze quotidiane?
MIGLIORATE QUESTE E AVRETE IL DOPPIO DEL TEMPO A DISPOSIZIONE.

In breve:

Per raddoppiare la vostra efficienza:


1. Determinate quanto vale un'ora del vostro tempo
2. Datevi un obiettivo di miglioramento
3. Eliminate le azioni non necessarie
4. Smettete di fare le cose nel modo più difficile
5. Imparate a fare due o tre cose per volta
Ricordatevi: se dovete andare da Milano a Roma in macchina l'autostrada è la via giusta,
e la destinazione finale l'obiettivo. La priorità consiste nel fare il viaggio, nel tempo
prefissato. Le soste alle stazioni di servizio sono solo un optional, che potete pianificare
strada facendo.
L'agenda non è altro che il vostro piano di viaggio quotidiano. Per arrivare sempre a
destinazione strada facendo.
GESTIRE GLI IMPREVISTI
Ogni giorno accade qualcosa di non previsto: un appuntamento saltato; un cliente che vi
chiede di vedervi con urgenza, una telefonata improvvisa. L'imprevisto fa parte del gioco:
non può irritarvi né sconvolgervi: va semplicemente gestito, analizzandolo velocemente:
1. quello che è successo diventa una priorità o no?
2. va gestito immediatamento o no?
3. siete in grado di farlo subito, o no?
4. occuparvi dell'imprevisto vi obbliga a rimandare qualcos'altro: siete certi che il
rimando non vi crei
5. un danno maggiore?
Ogni imprevisto va analizzato e poi "scalettato" tra le vostre priorità. Così facendo vi
occuperete sempre e solo delle cose importanti, rimettendo al posto giusto quelle che non
lo sono.

Le telefonate

Chiaccherare al telefono va benissimo. Se in quel momento avete voglia di prendervi un


break. Ma se siete impegnati al massimo, "tagliate" la telefonata al minimo indispensabile:
giungete subito al punto, e poi riagganciate. Al telefono la gente perde solitamente la
maggior parte del proprio tempo in conversazioni improduttive che tolgono tanto spazio
alle priorità che vi eravate prefissi.

Gli incontri
Quando incontrate una persona, cercate di stabilire anzitempo quanto tempo dedicargli:
non deve essere necessariamente il meno possibile: dipende cosa volete trasmettere alla
persona che incontrate. Se volete semplicemente dargli una
comunicazione, l'incontro non dovrebbe mai
durare più di pochi minuti. Se dovete discutere solo di un problema tecnico, affrontatelo
senza girarci attorno. Se invece volete dargli anche un segnale di stima, di fiducia, di
amicizia, allungate la conversazione su altri temi, al di fuori di quelli per cui vi siete
incontrati.

Quando vi chiedono un appuntamento per una cosa "molto


importante"...

..chiedete prima di cosa si tratta. Non abbiate timore di sembrare scortese: se è


veramente importante e la persona ci tiene, vi rivelerà quanto serve per capire se vale la
pena di trasformarla in priorità. O rimandare l'appuntamento a quando farà più comodo a
voi.
I "logorroici"

Ci sono persone che tendono ad approfittare della disponibilità altrui. Occorre saperle
individuare e gestire. o finiranno letteramente per `rubarvi" il vostro tempo. Non trattandole
male: ma giungendo rapidissimamente al punto. Il logorroico: "Ciao Mario. cercavo proprio
te. Volevo parlarti di una cosa...'" Voi: "Ciao Giovanni. Guarda, ho un minuto soltanto.
Dimmi velocissimo, che cosa c'è'?"
Il logorroico: "Ah. sì senz'altro... Beh, vedi, volevo dirti che, l'altro giorno, riflettendo bene,
mi sono segnato una cosa..."
Voi: "Ah, bene, immagino che sia importante. Senti, magari allora me la racconti quando
posso dedicarti più tempo. Quando? Non lo so, ma presto. senz'altro molto presto. Tu
segnatela, mi raccomando, Ciao"

Le incombenze quotidiane

Una buona regola degli imprenditori di successo e quella di non far mai niente che non
possa essere fatto da altri: ciascuno nel suo piccolo dovrebbe fare altrettanto. Scoprite chi
vi può aiutare, e non lesinate a chiedergli qualche piccolo favore, se proprio ne avete
bisogno. Se proprio oggi non ce la fate a fare la spesa, o passare in Comune per un certo
documento, siete proprio sicuro che non ci sia nessuno che non possa farvi il favore di
aiutarvi?

Uno dei luoghi comuni più confusionari che possa esistere è senz'altro quello che dice "Si
può far bene solo una cosa per volta". Questa convinzione, unitamente all'altrettanto
deleteria "Per fare le cose bene occorre tempo" porta la grande maggioranza delle
persone a utilizzare in malo modo il suo tempo, e a procrastinare oltre misura.
E' forse difficile guidare l'auto parlando al telefono? E' forse impossibile portarsi dietro un
libro o un blocco per gli appunti da tirare fuori nei tempi morti (quando si è in fila; quando si
viaggia; quando si aspetta)? E' forse sbagliato fare una cosa (es: una trattativa) portandosi
appresso qualcuno a cui la si vuole insegnare?Vi chiamano in continuazione sul
telefonino?
Meglio: il telefono è un eccellente mezzo per lavorare senza perdere tempo. Purché
resistiate alla tentazione di fare quattro chiacchere con chiunque vi chiami: una telefonata
deve avere uno o due minuti di convenevoli e di scambio battute; ma poi deve andare sul
concreto.
Un consiglio utile: date appuntamenti telefonici, ad orari in cui sapete di essere in viaggio o
nella possibilità di parlare. Abituatevi a fare le chiamate a tarda sera o al mattino presto:
sono le ore in cui è più difficile lavorare, ma che possono diventare estremamente
produtttive.
Questi sono solo alcuni dei tanti esempi per fare più cose in minor tempo. Se analizzate
con attenzione le vostre azioni, scoprirete come la maggior parte delle cose possa essere
fatta in contemporanea ad altre, senza minimamente incidere sulla qualità di ciò che fate.
Ovviamente richiede più concentrazione, ma il risultato vi ripaga certamente dello sforzo.
CONSIGLI UTILI PER MASSIMIZZARE LA VOSTRA
EFFICIENZA
Quelli che seguono sono consigli che possono essere applicati al 20,50 o 100 per cento.
Dipende quanto è grande il vostro desiderio di migliorare la vostra efficienza. Un
imprenditore di successo solitamente massimizza tutto quanto segue.
Segnatevi ogni giorno le vostre priorità Sapere cosa "bisogna assolutamente fare" vi
permette quotidianamente di concentrarvi solo sulle cose importanti, lasciando quelle di
minor conto per ultime. Sarete così certo di ottenere, ogni giorno, il meglio dal vostro
tempo. Ricordatevi sempre la regola dell'80/20, spiegata qui di seguito, e cercate a tutti i
costi di fare ciò che vi siete segnati come "priorità del giorno".

La regola 80/20

L'80% dei vostri risultati dipende dal 20% di ciò che fate. Come dire che l'80% del vostro
tempo produce solo un quinto degli stessi risultati. Imparando quindi a separare le cose
importanti da quelle meno importanti otterrete risultati eccezionalmente maggiori rispetti
agli attuali. Per ottenere questo, occorre basare tutta la propria attenzione sulle priorità,
lasciando sempre per ultime le non priorità. Le prime VANNO FATTE, le secondo si
FANNO SE SI HA TEMPO. Credete di rischiare un danno perché oggi non avete fatto la
spesa? O perché non avete rinnovato il bollo? Quanto vale questo "danno" rispetto a un
nuovo affare che mancate di concludere? O a un incontro con un cliente importante che
decidete di rimandare? Fate i vostri conti, e deciderete da soli, per il vostro meglio.
L'unico modo per sapere quali sono le priorità è PIANIFICARLE OGNI GIORNO
Un'Agenda è fondamentale. Che sia elettronica o su carta non importa. Ciò che più conta
è che essa venga utilizzata e bene, non dimenticandosi mai di:
1. segnare le proprie priorità quotidiane.
2. segnarsi tutti i contatti avuti.
3. segnarsi in modo visibile i propri obiettivi.
4. segnarsi il proprio piano d'azione quotidiano.
Non usare un'Agenda è come guidare in una strada sconosciuta senza una mappa: ogni
10 minuti dovete chiedere a qualcuno che strada conviene fare per arrivare a
destinazione. Perdendo tempo, denaro, e finendo spesso su una strada sbagliata.

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