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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA

UNEFA NCLEO LARA

INFORME DE PASANTA PROFESIONAL REALIZADA EN EL SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE ADMINISTRACIN ADUANERA Y TRIBUTARIA (SENIAT) SECTOR CABUDARE DEL ESTADO LARA

Autor: Luis C. Javitt Torres Tutor Industrial: Lcdo. Miguel Valera Tutor Acadmico: Ing. Ingrid Figueroa

Barquisimeto, Febrero 2012

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA UNEFA NCLEO LARA

SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIAS EN EL SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE ADMINISTRACIN ADUANERA Y TRIBUTARIA (SENIAT) Trabajo presentado como requisito parcial para optar al Ttulo de Ingeniero de Sistemas

Autor: Luis C. Javitt Torres Tutor Industrial: Lcdo. Miguel Valera Tutor Acadmico: Ing. Ingrid Figueroa

Barquisimeto, Febrero 2012

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA UNEFA NCLEO LARA Fecha:

APROBACION DEL TUTOR ACADEMICO Seor Coordinador de la Carrera de Ingeniera de Sistemas, mediante la presente comunicacin hago de su conocimiento que ante la solicitud realizada por el(los) Br (Bres): Luis Carlos Javitt Torres titular de la cedula de identidad Nro. 19.482.366, apruebo el Informe de Pasanta Industrial titulado: SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIAS EN EL SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE ADMINISTRACIN ADUANERA Y TRIBUTARIA (SENIAT)

NOMBRES Y APELLIDOS: _______________________________________________ C.I:___________________________________________________________________ FIRMA: _______________________________________________________________

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA UNEFA NCLEO LARA Fecha:

APROBACION DEL JURADO EXAMINADOR DEL INFORME Seor Coordinador de la Carrera de Ingeniera en Sistemas, mediante la presente comunicacin hacemos de su conocimiento que hemos evaluado el Informe Final de Pasantas Industriales presentado por el (los) Bachiller (es): Luis Carlos Javitt Torres de C.I: 19.482.366 As mismo le hacemos saber que el Informe Presentado fue: Aprobado____________________ Reprobado: ___________________________

JURADOS EXAMINADORES 1)._______________________________ de C.I: ____________ Firma: ____________ 2)._______________________________ de C.I: ____________ Firma: ____________ 3)._______________________________ de C.I: ____________ Firma: ____________

DEDICATORIA Dedico este proyecto y toda mi carrera universitaria a Dios mi gua espiritual, a mis padres, abuela, hermanos, dems familiares y amigos por brindarme su apoyo incondicional en todo momento.

AGRADECIMIENTOS Primero que todo a Dios, por darme la perseverancia para alcanzar mis metas. A la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Bolivariana (UNEFA), Ncleo Lara, que me permiti el desarrollo de aprender y desarrollar los conocimientos y valores necesarios para lograr esta meta. A todos los funcionarios del SENIAT Sector Cabudare, por ser tan receptivos y darnos la oportunidad de seguir enriqueciendo nuestros conocimientos.

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SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIAS IMPLANTADO EN EL SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE ADMINISTRACIN ADUANERA Y TRIBUTARIA (SENIAT) Autor: Luis C. Javitt T. Tutor(a): Ing. Ingrid Figueroa Ao: 2012 RESMEN El presente trabajo se encuentra enmarcado dentro de la modalidad de proyecto especial, apoyado en una investigacin de campo de carcter descriptiva; el cual tiene como objetivo principal la aplicacin de un Sistema Automatizado de Control de Correspondencias en el Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria de BarquisimetoCabudare, Estado Lara y para lograrlo, se realiz un estudio donde se demuestra la necesidad que tiene la empresa de mejorar hoy en da. El proyecto consta de tres (03) fases que estn en correspondencia con los objetivos especficos del trabajo: En la primera, se realiz un diagnstico de manera exhaustiva interactuando con los usuarios principales, en sta fueron aplicados como instrumentos de recoleccin de datos el cuestionario, donde los usuarios explicaron las deficiencias presentadas por el mismo y los nuevos requerimientos; en la segunda, se determin cules eran los requerimientos y necesidades de los usuarios con respecto al Control de Correspondencias; en la tercera, se llev a cabo el diseo del sistema para plantear el modelo solucin y se dio inicio a la programacin. Como conclusin de los resultados obtenidos, se recomienda la culminacin del sistema y su implantacin, con el fin de poder observar los beneficios en ste. Descriptores: Sistema automatizado

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NDICE GENERAL Pg. v vi vii viii-x xi xii 1-2 3-7 8-20

DEDICATORIA.......................................................................................... AGRADECIMIENTOS............................................................................... RESMEN................................................................................................... NDICE GENERAL.................................................................................... LISTA DE CUADROS................................................................................ LISTA DE GRFICOS............................................................................... INTRODUCCIN....................................................................................... MARCO ORGANIZACIONAL................................................................. ACTIVIDADES REALIZADAS CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema.. Objetivos de la Investigacin. Objetivos General.. Objetivos Especficos Justificacin... Alcance .. II MARCO REFERENCIAL

33-34 35 35 35 35 36

Aspectos Tericos 37 Sistema de informacin 38 Sistema de control. 38-39 Sistema Automatizado. 39 Lenguaje de programacin 39-40

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Pg. PHP.. Dreamweaver Sistema de Gestin de Base de datos (SGBD). MySQL. UML Diagramas de Casos de Uso... Aspectos Conceptuales Aspectos Legales. III METODOLOGA Diseo de la Investigacin.. Poblacin y Muestra.. Tcnicas de Recoleccin de Datos. Instrumentos para la Recoleccin de Datos.. Tcnica de anlisis de los Datos Fases del Proyecto. 48 49 49 50 50 50-52 40 40-41 41 41-42 42 42-43 43-45 45-47

VI ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS. 53-59 V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. 61-62 VI DISEO DEL SISTEMA.. 63 Propuesta.. 63-66 ANEXOS A. Instrumento de recoleccin de Datos: Cuestionario........................... 68-71 B. Manual de usuario....... 72-79 Pg. C. Diagramas de actividades.................................................................... 80-83 D. Fotos en pasantas 84-89 BIBLIOGRAFA................................................................................................ 90 ABREVIATURAS.. 91 GLOSARIO DE TRMINOS............................................................................. 9 ix

LISTA DE CUADROS

No

Nombre

Pg 19-30 49 50 50 51

1 Cronograma de actividades..... 2 Pasantes que trabajan en la empresa.. 3 Se implementar el Sistema Automatizado de Control de Correspondencias... 4 Usuarios que saben manipular el control de correspondencias... 5 Uso del Control de Correspondencias

6 Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del Control de Correspondencias. 52 7 Necesidad de actualizar el Control de Correspondencias. 53 8 Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web. 53 9 Migracin del Control de Correspondencias a Plataforma WEB. 54 10 Diagrama de Gantt. 62

LISTA DE GRFICOS

No

Nombre

Pg 15-17 49 50 51 51 52 53 54 54 70 71 72 73 73 74

1 Organigrama de la empresa 2 Pasantes que trabajan en la empresa. 3 Se implementar el Sistema Automatizado de Control de Correspondencias. 4 Usuarios que saben manipular el control de correspondencias. 5 Uso del Control de Correspondencias.. 6 Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del Control de Correspondencias 7 Necesidad de actualizar el Control de Correspondencias 8 Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web.. 9 Migracin del SCAC a Plataforma WEB 10 Pantalla principal del sistema...... 11 Pantalla de consulta del sistema. 12 Pantalla de reporte del sistema.. 13 Pantalla de estatus del sistema.. 14 Pantalla de recuperar del sistema.. 15 Pantalla de respaldar del sistema..

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INTRODUCCIN La pasanta constituye un proceso institucional, educativo y sistemtico que tiene como prepsito colocar a disposicin de las organizaciones tanto pblicas como privadas, un recurso humano debidamente capacitado para asumir retos dentro de sus diversas divisiones, reas, departamentos y por tanto contribuir con sus esfuerzos, conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes a su desarrollo, consolidacin y cumplimiento del rol para el cul fue creado en la sociedad sobre todo ayuda a eliminar en el pasante los miedos que se pueden tener en el momento de enfrentarse a una experiencia como lo es el iniciarse en el campo laboral. El desarrollar la pasanta dentro de un ente gubernamental, con el propsito de crear grandes expectativas adems de permitir utilizar los conocimientos esto adquiridos en la Departamento de Informtica, ya que esta rea es donde se desarrollan la mayor parte de la comunicacin y de los sistemas. Mediante esta prctica laboral me permiti adquirir destreza que ayudo a implementar lo que he aprendido durante el transcurso de mis estudios de la carrera de Ingeniera de Sistemas. El presente informe de pasanta tiene la finalidad de presentar en resumen las actividades realizadas en la empresa con el propsito de completar la fase de preparacin acadmica mediante la puesta en prctica como futuro Ingeniero, de los conocimientos adquiridos a las cuales, se ha dedicado gran atencin al seguimiento de los mecanismos existentes en las normas y procedimientos de la Organizacin. La actualizacin permanente de los sistemas de comunicacin e informacin permite comprender como funcionan los procesos y al mismo tiempo previene, antela posibilidad de reaccionar frente a situaciones que puedan presentarse; de all, la necesidad de contar con una herramienta de actualizacin de dichos sistemas que asegure que las organizaciones realicen las actividades de manera correcta. En estos momentos, en los cuales el mundo empresarial presenta muchos retos que deben ser enfrentados por la gerencia para poder sobrevivir en el mercado; se requiere automatizar y mejorar los sistemas existentes con la finalidad de optimizar el sistema de envo y recepcin de archivos y correspondencias y as crear una ventaja competitiva para diferenciarse de las dems empresas del mismo ramo. Las organizaciones deben adoptar sistemas de comunicacin ms eficientes cada da, integrando las actividades que pudieran afectar sus procesos y la satisfaccin de sus clientes. Durante mucho tiempo se ha venido usando en el SENIAT el Control de Correspondencias, el cual presenta numerosas deficiencias y fallas con respecto a su 1

funcionamiento y proceso; esto revela la creciente necesidad de la empresa de mejorar el dicho sistema; es por ello que se requiere la aplicacin de un sistema automatizado. Tomando en cuenta el planteamiento anterior y conocida la necesidad de adecuacin del sistema en el Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT), se desarrolla el presente proyecto cuya finalidad es disear y aplicar un plan de mejora que optimice el desarrollo de los sistemas de comunicacin en el Departamento de Correspondencia y en las reas pertenecientes a la empresa donde se encuentra el Control de Correspondencia.

MARCO ORGANIZACIONAL

Misin Administrar eficientemente los procesos aduaneros y tributarios en el mbito nacional y otras competencias legalmente asignadas, mediante la ejecucin de Polticas Pblicas en procura de aportar la mayor suma de felicidad posible y seguridad social a la Nacin Venezolana. Visin Ser una institucin modelo, moderna, inteligente, acorde con el desarrollo socio econmico del pas, que fomente la cultura y garantice el cumplimiento de las obligaciones y deberes aduaneros y tributarios, contribuyendo a consolidar el Proyecto Socialista Bolivariano. Objetivos Generales El SENIAT tiene como responsabilidad la administracin, recaudacin control, fiscalizacin, liquidacin, aplicacin e interpretacin de las normas tributarias, cobro, revisin. Inspeccin y resguardo de los tributos nacionales, as como los derechos y obligaciones de carcter aduanero y las relaciones que de ellos se deriven, que sean de competencia del Ministerio de Finanzas. Objetivos Estratgicos En funcin del impacto de los cambios producidos por la Revolucin Bolivariana. En funcin del impacto de la Evolucin Econmica de la Repblica Bolivariana de Venezuela. En funcin del impacto y de la Integracin Econmica. En funcin del impacto de la Globalizacin Econmica. En funcin del impacto de la Evolucin Tecnolgica. Valores Corporativos

1. Solidaridad 2. Sensibilidad Socia 3. Honestidad 4. Transparencia 5. Solvencia 6. Eficiencia 7. Responsabilidad 8. Excelencia 9. Respeto al Contribuyente 10. Sentido de Pertenencia

Estructura organizacional 1. Organigrama de la empresa

ACTIVIDADES REALIZADAS POR SEMANAS

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INSTITUCION: SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE DIRECCION: SECTOR CABUDARE MUNICIPIO PALAVECINO ADMINISTRACIN ADUANERA Y TRIBUTARIA (SENIAT) EDO. LARA AVENIDA EL PLACER URB. TRIGAL C.C. TRIGALPA PB, OFICINA N 22 AREA DE PASANTIA PROFESIONAL: TELEFONOS: DEPARTAMENTO DE INFORMTICA 0251- 2680831-2680959-2680469 OBJETIVO GENERAL: Conocer la institucin SEMANA N: 1, 2 FECHA: 26/09/11 AL 07/010/11 OBJETIVOS ESPECFICOS ACTIVIDADES LUGAR/FECHA RECURSOS EMPRESA Socializacin Charla del conocimiento de la empresa, las 26/09/11 Videobeam funciones que realizan cada uno de los Departamentos. EMPRESA Socializacin Paseo por los departamentos de la empresa y las 27/09/11 al Afiches funciones que cumplen, cada funcionario en la 29/09/11 misma. EMPRESA Socializacin Operativo de divulgacin (Centro de Cabudare). 30/09/11 Folletos informativo Se entregaron folletos a todos los establecimientos, respecto a la maquina fiscal y donde queda ubicado el SENIAT, Sector Cabudare. EMPRESA Socializacin Reconocimientos de las reas de trabajo, de 03/10/11 al Folletos forma minuciosa y se observ los equipos que 06/10/11 cuentan cada uno de las reas. Socializacin Reunin con el jefe del sector. En la Sala de reunin de la institucin con todos los pasantes. 12 EMPRESA 07/10/11 Videobeam

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INSTITUCION: SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE DIRECCION: SECTOR CABUDARE MUNICIPIO PALAVECINO ADMINISTRACIN ADUANERA Y TRIBUTARIA (SENIAT) EDO. LARA AVENIDA EL PLACER URB. TRIGAL C.C. TRIGALPA PB, OFICINA N 22 AREA DE PASANTIA PROFESIONAL: TELEFONOS: DEPARTAMENTO DE INFORMTICA 0251- 2680831-2680959-2680469 OBJETIVO GENERAL: Levantar y documentar informacin de la correspondencia SEMANA N: 3, 4, 5 FECHA: 10/10/11 AL 28/10/11 OBJETIVOS ESPECFICOS ACTIVIDADES LUGAR/FECHA RECURSOS Trabajo en oficina Estudio del sistema actual, del rea de Correspondencia y copia de la base de datos existente. Recoleccin de datos. (Se realiz por medio de entrevista). Con la encargada del Departamento de Tramitaciones y Correspondencia Bsqueda y revisin de los datos existentes dentro de la Base de Datos. Verifique que todos los datos que se encontraban en la PC, ms un control que llevan a mano en una lista sean los mismo datos que posee la PC. Culminacin del Captulo I del proyecto (Planteamiento del problema, Objetivos, Justificacin, Alcance y Limitaciones). EMPRESA 10/10/11 al 14/10/11 EMPRESA 17/10/11 al 21/10/11 EMPRESA 24/10/11 al 25/10/11 EMPRESA 26/10/11 al 27/10/11 EMPRESA 28/10/11 Laptop y pen drive

Trabajo en oficina

Lapicero y cuaderno

Trabajo en oficina Trabajo en oficina

Laptop Lapicero y cuaderno

Trabajo en oficina

Laptop

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INSTITUCION: SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE DIRECCION: SECTOR CABUDARE MUNICIPIO PALAVECINO ADMINISTRACIN ADUANERA Y TRIBUTARIA (SENIAT) EDO. LARA AVENIDA EL PLACER URB. TRIGAL C.C. TRIGALPA PB, OFICINA N 22 AREA DE PASANTIA PROFESIONAL: TELEFONOS: DEPARTAMENTO DE INFORMTICA 0251- 2680831-2680959-2680469 OBJETIVO GENERAL: Migrar datos de correspondencia SEMANA N: 6, 7 FECHA: 31/10/11 AL 11/11/11 OBJETIVOS ESPECFICOS ACTIVIDADES LUGAR/FECHA RECURSOS Trabajo de oficina Incluir datos en Excel en el rea de Correspondencia. De tipo memo, carta, ordinario, etc. Migracin de la base de datos de Excel a MySQL. Ya que todos los datos que posee la institucin son guardadas en Excel. Almacenar y registrar datos nuevos a la Base de Datos (de forma de prueba). As verificar los datos introducidos. Respaldo de la migracin de los datos recogidos anteriormente. Operativo de Divulgacin en el centro del Municipio Simn Planas Sarare. Se entreg folletos a la comunidad. EMPRESA 24/10/11 al 28/10/11 EMPRESA 31/10/11 al 04/11/11 EMPRESA 07/11/11 al 09/11/11 EMPRESA 10/10/10 EMPRESA 11/11/11 Laptop

Trabajo de oficina

Laptop, cuaderno y lapicero

Trabajo de oficina

Laptop

Trabajo de oficina Trabajo fuera de oficina

Laptop y pen drive Autobs del SENIAT, que se encuentra en la Torre David y nos hizo el transporte hasta la poblacin de Sarare.

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INSTITUCION: SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE DIRECCION: SECTOR CABUDARE MUNICIPIO PALAVECINO ADMINISTRACIN ADUANERA Y TRIBUTARIA EDO. LARA AVENIDA EL PLACER URB. TRIGAL C.C. (SENIAT) TRIGALPA PB, OFICINA N 22 AREA DE PASANTIA PROFESIONAL: TELEFONOS: DEPARTAMENTO DE INFORMTICA 0251- 2680831-2680959-2680469 OBJETIVO GENERAL: Desarrollar la Base de Datos SEMANA N: 8, 9, 10 FECHA: 14/11/11 AL 02/12/11 OBJETIVOS ESPECFICOS ACTIVIDADES LUGAR/FECHA RECURSOS Trabajo en oficina Trabaje con el programa de MySQL. Para registrar y almacenar los datos Se inici el desarrollo de la Base de Datos (Modificar, incluir, eliminar, limpiar datos) Carga de la base de datos, donde realice la carga de los datos que ellos ingresan a los campos de Correspondencia Pruebas de usuarios, como una primera accin para probar el estado de desarrollo en que se encontraba el sistema, y en alguna medida para refinar los detalles. Reporte y consultas de los documentos que fueron ingresados por tipo (carta, memo, ordinario, etc.) 18 EMPRESA 14/11/11 al 18/11/11 EMPRESA 21/11/11 al 23/11/11 EMPRESA 24/11/11 al 25/11/11 EMPRESA 28/11/11 al 30/11/11 EMPRESA 01/12/11 al 02/12/11 Laptop

Trabajo en oficina

Laptop

Trabajo en oficina

Laptop

Trabajo en oficina

Laptop

Trabajo en oficina

Laptop

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INSTITUCION: SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE DIRECCION: SECTOR CABUDARE MUNICIPIO PALAVECINO ADMINISTRACIN ADUANERA Y TRIBUTARIA (SENIAT) EDO. LARA AVENIDA EL PLACER URB. TRIGAL C.C. TRIGALPA PB, OFICINA N 22 AREA DE PASANTIA PROFESIONAL: TELEFONOS: DEPARTAMENTO DE INFORMTICA 0251- 2680831-2680959-2680469 OBJETIVO GENERAL: Programar y disear SEMANA N: 11, 12, 13, 14 FECHA: 05/12/11 AL OBJETIVOS ESPECFICOS ACTIVIDADES LUGAR/FECHA RECURSOS Creacin del principal panel o pantalla de Trabajo en oficina entrada al sistema aparece luego de que el EMPRESA Laptop y Dreamweaver usuario ha respondido a la peticin de ingreso de 05/12/11 al nombre de usuario y su clave, este panel es lo que 09/12/11 se puede llamar el men del sistema. Trabajo fuera de oficina Operativo de divulgacin en el Municipio Sarare Simn Planas. Charla a los comerciantes de la nueva providencia del SENIAT y uso de las maquinas fiscales. Programacin de los dems paneles (pantallas) que comprende el sistema de correspondencia. Diseo y programacin de cada uno de los campos y botones que posee el sistema de correspondencia. Diseo y programacin del Reporte diario y estatus por fecha del sistema. EMPRESA 12/12/11 EMPRESA 13/12/11 al 16/12/11 EMPRESA 19/12/11 al 23/12/11 EMPRESA 26/12/11 al 30/12/11 Laptop y video beam

Trabajo en oficina

Laptop y Dreamweaver

Trabajo en oficina Trabajo en oficina

Laptop y Dreamweaver Laptop y Dreamweaver

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INSTITUCION: SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE DIRECCION: SECTOR CABUDARE MUNICIPIO PALAVECINO ADMINISTRACIN ADUANERA Y TRIBUTARIA (SENIAT) EDO. LARA AVENIDA EL PLACER URB. TRIGAL C.C. TRIGALPA PB, OFICINA N 22 AREA DE PASANTIA PROFESIONAL: TELEFONOS: DEPARTAMENTO DE INFORMTICA 0251- 2680831-2680959-2680469 OBJETIVO GENERAL: Instalar y diagnosticar SEMANA N: 15, 16 FECHA: OBJETIVOS ESPECFICOS ACTIVIDADES LUGAR/FECHA RECURSOS Se realizo un adiestramiento para que el sistema EMPRESA Trabajo en oficina pueda ser exitoso y luego una conversin de 02/01/12 al Laptop archivos de datos existentes que se cargan al 03/01/12 nuevo sistema. Se inicio un anlisis del sistema si cumple EMPRESA Trabajo en oficina correctamente con la captacin de datos y que 04/01/12 al Laptop ejecute cada una de las pantallas programadas. 05/01/12 Trabajo en oficina La instalacin del sistema automatizado de control de correspondencia en el servidor principal. Adems de los programas en el que fue diseado. Comprobar y evaluar si el sistema nos suministra la informacin requerida. Se realizo mltiples pruebas del diagnostico del sistema. Evaluacin y aprobacin del sistema que est dirigido a solucionar las necesidades de los usuarios y a incrementar su productividad. EMPRESA 06/01/12 EMPRESA 09/01/12 al 11/01/12 EMPRESA 12/01/12 al 13/01/12 Laptop

Trabajo en oficina Trabajo en oficina

Laptop Laptop

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CAPITULO I

EL PROBLEMA Planteamiento del problema La crisis social y econmica que atraviesa el mundo, ha provocado una gran preocupacin a los industriales y empresarios, quienes se han visto en la obligacin de adaptarse a las nuevas exigencias del mercado y a estar al da con los cambios tecnolgicos y as buscar un lugar en el futuro; es por eso, que el sector empresarial debe hacer uso eficiente y constante de la tecnologa, la cual, segn Casalet y Otros (2005), la tecnologa es: un conjunto de conocimientos especficos y procesos para transformar la realidad y resolver algn problema. El Servicio Nacional Integrado De Administracin Aduanera Y Tributaria (SENIAT) Sector Cabudare, no escapa a la utilizacin de la tecnologa para poder proporcionar y garantizar un servicio de pago de calidad, eficiente y confiable a sus clientes, donde la comunicacin entre dichos clientes y la organizacin juega un papel importante. La comunicacin puede ser definida como un proceso en el cual los seres vivos intercambian o transmiten informacin con sus semejantes. El problema a plantear se enfoca en la comunicacin escrita que el SENIAT lleva a cabo tanto dentro como fuera de la organizacin. Este tipo de comunicacin, es aquella que se realiza por medio de memorandos, cartas, correo electrnico, transmisiones de fax, entre otros. Actualmente, en el edificio sede y otras dependencias del SENIAT, se lleva acabo el control de envo y recepcin de correspondencias, el cual no est a la par con la tecnologa utilizada en los sistemas implementados hoy en da en las organizaciones de esta envergadura. Este sistema se encuentra desarrollado bajo Microsoft Access y Excel 2003. Trayendo consigo una gama de problemas, careciendo de robustez, limitndolo a ser un sistema simple de escritorio, reduciendo o minimizando la escalabilidad, portabilidad y mantenibilidad que todo sistema robusto debe proporcionar. El motivo principal de la aplicacin del nuevo sistema de control de correspondencias es que ste, presenta una serie de debilidades en cuanto al rendimiento de los procedimientos que lleva a cabo, estas debilidades son descritas a continuacin: el sistema no permite utilizar las bondades que proporcionan los sistemas web, ni los recursos de redes que prximamente se estarn implementando en la organizacin, como por ejemplo, el proyecto de la INTRANET CORPORATIVA, la cual trae consigo la capacidad de acoplar sistemas en sucursales geogrficamente separadas, teniendo una sincronizacin entre ellas y

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elevando la productividad de las operaciones, en este caso de las entidades pertenecientes al . Servicio Nacional Integrado De Administracin Aduanera y Tributaria del Sector Cabudare. Por otro lado, la base de datos presenta varios inconvenientes en cuanto al diseo; por ejemplo, ausencia de ndices, trayendo como consecuencia una gran disminucin en los tiempos de respuesta al momento de realizar operaciones de insercin, modificacin, eliminacin y consultas de datos. Es bueno tomar en cuenta, que el Control de Correspondencias, no posee procedimientos de consulta efectivo al momento de generar reportes o solicitar consultas a su base de datos; adems, es propenso a permitir errores por parte de los empleados que lo utilizan, en vista de que carece de validacin bien estructurada y de manuales de usuario detallado y bien establecido; ya que, los existentes no explican de manera clara el funcionamiento del sistema. Por ello, es necesario trabajar en estos aspectos para adaptarse a las nuevas exigencias del mercado, satisfacer a sus usuarios, y a estar al da con los cambios tecnolgicos. Un aspecto importante en todo el sistema, es el apartado grfico, el cual debe ser agradable para los usuarios del sistema. En cuanto a la interfaz es deficiente; ya que, no posee interfaces interactivas, amigables y agradables, donde el usuario se sienta cmodo al momento de implementar el sistema en sus actividades laborales. Todo esto se logra de la mano con la tecnologa, es por ello, que esta idea de aplicar un diseo al sistema de control de correspondencias, tiene como principal objetivo, mejorar una parte importante de los procesos que se llevan a cabo da a da por la totalidad de los departamentos dentro de la organizacin. De lo planteado en el prrafo anterior, surgen las siguientes interrogantes en funcin de abordar a profundidad dicho planteamiento, las cuales pretenden ser aclaradas en el transcurso de la investigacin: Cul es la situacin actual del Control de Correspondencias en el SENIAT? Cules son los requerimientos y necesidades de los usuarios del Control de Correspondencias? Ser necesario disear el Sistema Automatizado de Control de Correspondencias?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN 25

Objetivo General Instalar un Sistema Automatizado de Control de Correspondencias en el SENIAT Sector Cabudare. Objetivos Especficos Diagnosticar la situacin actual del Control de Correspondencias en el SENIAT Sector Cabudare. Determinar los requerimientos y necesidades de los usuarios del Control de Correspondencias. Disear el Sistema Automatizado de Control de Correspondencias. JUSTIFICACIN Los procesos automatizados, son factores de vital importancia en la organizacin, en esta era se ha observado una gran innovacin y desarrollo de tecnologas de la informacin que ha permitido la evolucin de computadores que son capaces de producir sistemas de informacin a la sociedad con apartes a los distintos sectores econmicos, sociales, polticos, educativos, entre otros. Actualmente, con los avances tecnolgicos en el rea de la informacin y comunicacin; no es posible comprender por qu algunas de las grandes empresas no tienen implantados sistemas automatizados para mejorar la gestin de sus procesos, mientras que otras que los poseen, no los mantienen actualizados. Esta investigacin se desarroll bajo la lnea de investigacin de Ingeniera, Tecnologa e Innovacin (INTEI) incluida en el rea estratgica de Tecnologa y Comunicaciones; la cual tiene como propsito principal desarrollar y promover conocimientos cientficos y tecnolgicos que tienden a la solucin de problemas existentes en la sociedad.

ALCANCE

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Alcance La aplicacin del diseo al Sistema Automatizado de Control de Correspondencias est compuesta por cinco (05) fases; pero debido al factor tiempo, en el presente proyecto slo se abarcarn tres (03) fases, distribuidas de la siguiente manera: Fase I. Levantamiento de informacin. Fase II. Determinacin de los requerimientos. Fase III. Diseo del sistema y parte de la programacin.

CAPITULO II

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MARCO REFERENCIAL El proyecto tiene como antecedentes otras investigaciones realizadas en el rea de Tecnologa y Comunicaciones como herramienta de gestin tanto en empresas pblicas como privadas. En el mismo contexto se revisaron trabajos de grado y se realizaron consultas en otras Universidades del Pas e Internet. Es importante aclarar que se encontraron algunos trabajos referidos al tema en estudio. A tal efecto, como primer punto en el marco terico se presentan los antecedentes de la investigacin que dan sustento bibliogrfico y referencial a la misma, a fin de obtener experiencias de utilidad para el estudio propuesto. Aspectos tericos Para dar la solidez terica a la investigacin, a continuacin se presentan las bases tericas que la sustentan. Se considera necesario iniciar el referencial terico con una conceptualizacin de lo que es la tecnologa de la informacin y comunicacin, por ser ste el tema que da inicio al presente estudio y las implicaciones que tiene ste, en cuanto a la aplicacin del Sistema de Control de Correspondencias. Las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) son conocidas como un conjunto de tcnicas, desarrollos y dispositivos avanzados que integran funcionalidades de almacenamiento, procesamiento y transmisin de datos. Tienen como fin la mejora de la calidad de vida de las personas dentro de un entorno, y que se integran a un sistema de informacin interconectado y complementario. La experiencia demuestra que mientras ms eficaz sea la comunicacin entre las distintas unidades organizativas de una empresa ms eficiente ser la utilizacin de los recursos (como: tiempo, recursos humanos y materiales, entre otros) y por lo tanto, la organizacin ser ms productiva. De Pablo (2006), define tecnologas de la informacin y comunicacin como un sistema integrado de equipamiento en red y software que permiten un efectivo procesamiento de datos y facilitan la comunicacin de la empresa. Las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin aportan muchos beneficios para la sociedad, debido a que facilitan la comunicacin entre las personas e instituciones no slo a nivel de la comunidad o el estado, sino que tambin a nivel mundial; con lo que ha conseguido eliminar barreras espaciales y temporales, que no hace demasiado tiempo se consideraban infranqueables. Sin embargo; Ceinos (2005) defiende la postura de que las Tecnologas de la informacin y Comunicacin slo aportan beneficios a aquellas personas que poseen la formacin necesaria para hacer uso de las mismas. Finalmente, se puede decir 28

que las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin, son un conjunto de sistemas necesarios para administrar la informacin, y especialmente los computadores y programas necesarios para convertirla, almacenarla, administrarla, transmitirla y encontrarla. Debido a la revolucin tecnolgica que vive en la humanidad actualmente, los individuos depende cada da ms de las TIC; como por ejemplo: la televisin, el Internet, la telecomunicacin mvil y el Sistema de Posicionamiento Global (GPS). Sistema de Informacin: No son ms que un conjunto de elementos que interactan entre s con la finalidad de proporcionar informacin. Este tipo de sistemas son muy comunes en empresas u organizaciones; ya que les permiten manejar y controlar la informacin necesaria en stas, adems son bastante tiles para la toma de decisiones. Con el uso de los Sistemas de Informacin (SI) y de las Tecnologas de la Informacin (TI), se logran importantes mejoras, esto se debe a que stos automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de informacin necesaria para la toma de decisiones y, lo ms importante, su implantacin logra reducir la ventaja delos rivales. Para lograr en una organizacin tomar una decisin de manera adecuada y controlar las operaciones de sta mediante un sistema de informacin, se deben tomaren cuenta tres (03) actividades: la primera es Insumo, la cual consiste en recolectar datos primarios dentro de la organizacin o de su entorno para procesarlos en un sistema de informacin. La segunda actividad es el procesamiento, sta es simplemente convertir el insumo en algo ms sencillo de entender por todas las personas. Por ltimo est el producto, es aqu donde se transfiere la informacin procesada a las personas o actividades donde deba ser empleado. Sistema de control Segn la Teora Ciberntica los sistemas de control, est definido como un conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan las probabilidades de fallos y se obtengan los resultados buscados. Hoy en da los procesos de control son sntomas del proceso industrial que estamos viviendo. Estos sistemas se usan tpicamente en sustituir un trabajador pasivo que controla un determinado sistema (ya sea elctrico, mecnico, etc.) con una posibilidad nula o casi nula de error, y un grado de eficiencia mucho ms grande que el de un trabajador. Los sistemas de

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control ms modernos en ingeniera automatizan procesos en base a muchos parmetros y reciben el nombre de Controladores de Automatizacin Programables (PAC). Los sistemas de control deben conseguir los siguientes objetivos: Ser estables y robustos frente a perturbaciones y errores en los modelos. Ser eficiente segn un criterio prestablecido evitando comportamientos bruscos e irreales. Necesidades de la supervisin de procesos Limitaciones de la visualizacin de los sistemas de adquisicin y control. Control vs Monitorizacin Recoger, almacenar y visualizar informacin. Sistema Automatizado: Es importante saber distinguir entre un Sistema Automatizado y un Sistema de Informacin. Segn Arbones (2007), un Sistema Automatizado es un conjunto que, despus de haber recibido instrucciones suministradas por un operador, decide y acta, sustituyendo as al hombre. Un sistema automatizado es un conjunto de partes que funcionan relacionndose entre s con un objetivo comn; sus partes son: hardware, software y los usuarios. Mientras que los sistemas de informacin no necesariamente necesitan de un hardware o del software para poder lograr su objetivo; debido a que los sistemas de informacin pueden ser manuales o automatizados. Lenguaje de programacin: Es un lenguaje artificial que puede ser usado para controlar el comportamiento de una mquina, especficamente un computador. Estos se componen de un conjunto de reglas sintcticas y semnticas que permiten expresar instrucciones que luego sern interpretadas. Cerrada (2006) define lenguaje de programacin como una notacin formal para describir algoritmos o funciones que sern ejecutadas por un ordenador. Es importante tomar en cuenta que lenguaje de programacin no es lo mismo que lenguaje informtico; este ltimo posee

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una definicin ms amplia, puesto incluye otros lenguajes como son el HTML o PDF que dan formato a un texto y no es programacin en s misma. Actualmente existen distintos lenguajes de programacin, tales como: Basic, Pascal, Visual Basic, C, Java, PHP, C++, Fortran, Matlab, Dreamweaver entre otros. Especficamente se definirn dos (02): PHP y Dreamwear (usado en la programacin orientada a Web). PHP: Es un lenguaje de programacin interpretado, diseado originalmente para la creacin de pginas web dinmicas. Se usa principalmente para la interpretacin del lado del servidor (server-side scripting) pero actualmente puede ser utilizado desde una interfaz de lnea de comandos o en la creacin de otros tipos de programas incluyendo aplicaciones con interfaz grfica usando las bibliotecas Qt o GTK+. Cuando el cliente hace una peticin al servidor para que le enve una pgina web, el servidor ejecuta el intrprete de PHP. ste procesa el script solicitado que generar el contenido de manera dinmica (por ejemplo obteniendo informacin de una base de datos). El resultado es enviado por el intrprete al servidor, quien a su vez se lo enva al cliente. Mediante extensiones es tambin posible la generacin de archivos PDF, Flash, as como imgenes en diferentes formatos. Permite la conexin a diferentes tipos de servidores de bases de datos tales como MySQL, PostgreSQL, Oracle, ODBC, DB2, Firebird y SQLite. Dreamweaver: Es una aplicacin en forma de suite (basada en la forma de estudio de Adobe Flash) que est destinada a la construccin, diseo y edicin de sitios y aplicaciones Web basados en estndares. Creado inicialmente por Macromedia (actualmente producido por Adobe Systems) es el programa ms utilizado en el sector del diseo y la programacin web, por sus funcionalidades, su integracin con otras herramientas como Adobe Flash y, recientemente, por su soporte de los estndares del World Wide Web Consortium. Su principal competidor es Microsoft Expression Web y tiene soporte tanto para edicin de imgenes como para animacin a travs de su integracin con otras. Hasta la versin MX, fue duramente criticado por su escaso soporte de los estndares de la web, ya que el cdigo que generaba era con frecuencia slo vlido para Internet Explorer y no validaba como HTML estndar. Esto se ha ido corrigiendo en las versiones recientes. Con la llegada de la versin MX, Macromedia incorpor herramientas de creacin de contenido dinmico en Dreamweaver. En lo fundamental de las herramientas HTML 31

WYSIWYG, tambin permite la conexin a Bases de Datos como MySQL y Microsoft Access, para filtrar y mostrar el contenido utilizando tecnologa de script como, por ejemplo, ASP (Active Server Pages), ASP.NET, ColdFusion, JSP (JavaServer Pages) y PHP sin necesidad de tener experiencia previa en programacin. Sistema de Gestin de Base de datos (SGBD): Es esencial para el adecuado funcionamiento y manipulacin de los datos contenidos en la base. Un SGBD tiene como funciones principales la descripcin, manipulacin y utilizacin de los datos. La descripcin como su nombre lo indica consiste simplemente en hacer la descripcin de los elementos de datos, su estructura, sus interrelaciones, sus validaciones; Mientras que la manipulacin permite Buscar, Aadir, Suprimir y Modificar los datos contenidos en la Base de Datos. Cuando se habla de manipulacin se est haciendo referencia a definir un criterio de seleccin, definir la estructura lgica a recuperar, acceder a la estructura fsica; por ltimo se tiene la utilizacin, sta permite acceder a la base de datos, no a nivel de datos sino ala base como tal, para lo cual rene las interfaces de los usuarios y suministra procedimientos para el administrador. En tal sentido, menciona Bertino y Otros en 2005 que: Los SGBD son sistemas de software centralizado o distribuido que ofrecen facilidades para la definicin de base de datos, para la seleccin de las estructuras de datos necesarias para el almacenamiento y bsqueda de los datos, lo mismo interactivamente que mediante un lenguaje de programacin. (p.02). Una de las caractersticas de los SGBD, es que son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan; adems de esto, ofrecen la posibilidad de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirn en informacin relevante para una organizacin. Hoy da, existen diversos SGBD, entre ellos se tienen: MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, Oracle, entre otros. MySQL es un sistema de gestin de bases de datos relacional, multihilo y multiusuario con ms de seis millones de instalaciones.1 MySQL AB desde enero de 2008 una subsidiaria de Sun Microsystems y sta a su vez de Oracle Corporation desde abril de 2009 desarrolla MySQL como software libre en un esquema de licenciamiento dual. Por un lado se ofrece bajo la GNU GPL para cualquier uso compatible con esta licencia, pero para aquellas empresas que quieran incorporarlo en productos privativos deben comprar a la 32

empresa una licencia especfica que les permita este uso. Est desarrollado en su mayor parte en ANSI C. Al contrario de proyectos como Apache, donde el software es desarrollado por una comunidad pblica y los derechos de autor del cdigo estn en poder del autor individual, MySQL es patrocinado por una empresa privada, que posee el copyright de la mayor parte del cdigo. Esto es lo que posibilita el esquema de licenciamiento anteriormente mencionado. Adems de la venta de licencias privativas, la compaa ofrece soporte y servicios. Para sus operaciones contratan trabajadores alrededor del mundo que colaboran va Internet. MySQL AB fue fundado por David Axmark, Allan Larsson y Michael Widenius. UML: Son las siglas en ingls de Unified Modeling Language que quiere decir Lenguaje Unificado de Modelado. UML es un popular lenguaje de modelado de sistemas de software. Se trata de un lenguaje grfico para construir, documentar, visualizar y especificar un sistema de software. En concreto, UML se usa para definir un sistema de software. UML es capaz de crear un modelo del sistema, pudiendo modelar los procesos de negocios, funciones, esquemas de bases de datos, expresiones de lenguajes de programacin, entre otros. Para lograr esto, utiliza diversos diagramas. Dichos diagramas se dividen en tres (03) categoras: Diagramas de estructura, Diagramas de comportamiento y Diagramas de interaccin. Entre los Diagramas de estructura se encuentran: Diagramas de clases, Diagramas de componentes, Diagramas de objetos, Diagramas de estructura compuesta (UML 2.0), Diagramas de despliegue y los Diagramas de paquetes; luego estn los Diagramas de comportamiento: Diagramas de actividades, Diagramas de casos de uso y los Diagrama de estados; finalmente se tienen los Diagramas de interaccin: Diagramas de secuencia, Diagramas de comunicacin, Diagramas de tiempos (UML 2.0) y los Diagramas de vista de interaccin (UML 2.0). Diagramas de Casos de Uso: Es una representacin grfica de parte o el total de los actores y casos de uso del sistema, incluyendo sus interacciones. Los diagramas de casos de uso muestran los distintos requisitos funcionales que se esperan de una aplicacin o sistema y cmo se relaciona con su entorno (usuarios u otras aplicaciones). Pues segn Campderrich(2003), los diagramas de casos de uso sirven para mostrar funciones de un sistema de software desde el punto de vista de sus interacciones con el exterior y sin entrar ni en la descripcin detallada ni en la implementacin de estas funciones.

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Los diagramas de casos de usos estn compuestos por cuatro (04) elementos: Sistema Actores: son aquellos que interactan con el sistema, Un actor es algo con comportamiento, como una persona (identificada por un rol), un sistema informatizado u organizacin, Casos de uso: se conocen porque son los servicios que el sistema ejecutar. Un caso de uso es una descripcin de la secuencia de interacciones que se producen entre un actor y el sistema, cuando el actor usa el sistema para llevara cabo una tarea especfica. Relaciones entre casos de uso: Un caso de uso, en principio, debera describir una tarea que tiene un sentido completo para el usuario. Sin embargo, hay ocasiones en las que es til describir una interaccin con un alcance menor como caso de uso. La razn para utilizar estos casos de uso no completos en

Aspectos Conceptuales: Automatizar: Convertir en automticos o involuntarios determinados procesos. Aplicar procedimientos automticos a un aparato, proceso o sistema. Es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinarias y procesos substituyendo a operadores humanos . Base de datos: Tambin conocida como BDs y no es ms que una coleccin de informacin organizada de forma que un programa de computadora pueda seleccionar rpidamente los fragmentos de datos que necesite. Cabe destacar que una base de datos es un sistema de archivos electrnico. Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza nica de informacin; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una coleccin de registros. Datos:

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Son los hechos que describen sucesos y entidades. Cualquier forma de informacin, ya sea en forma electrnica o sobre papel. En forma electrnica, datos se refiere a archivos, bases de datos, documentos de texto, imgenes y, voz y video codificados en forma digital. Hardware: En computacin, trmino ingls que hace referencia a cualquier componente fsico tecnolgico, que trabaja o interacta de algn modo con la computadora. No slo incluye elementos internos como el disco duro, CD-ROM, disquetera, sino que tambin hace referencia al cableado, circuitos, gabinete, etc. E incluso hace referencia elementos externos como la impresora, el mouse, el teclado, el monitor y dems perifricos. Herramienta: Conjunto de estos instrumentos. Objeto que se utiliza para trabajar en diversos oficios o realizar un trabajo. Se conoce tambin como un subprograma o mdulo encargado de funciones especficas y afines entre s para realizar una tarea. Una aplicacin o programa puede contar con mltiples herramientas a su disposicin. Lenguaje de programacin: Sistema de caracteres y reglas con los que se programa un ordenador. es el medio que utilizan los programadores para crear un programa de ordenador; un lenguaje demarcases el medio para describir a un ordenador el formato o la estructura de un documento; entre otros. Migrar: Cambiar algo de un lugar a otro. Cambiar un sistema de un lenguaje a otro. Traslado de una aplicacin de un ordenador a otro en condiciones de compatibilidad. Migrar es tambin elevar una versin de un producto software a otra de ms alto nivel, o bien el movimiento de una arquitectura a otra, por ejemplo, de un sistema centralizado a otro con una estructura basada en el modelo cliente/servidor. Software: 35

Se refiere al equipamiento lgico o soporte lgico de un computador digital, y comprende el conjunto de los componentes lgicos necesarios para hacer posible la realizacin de una tarea especfica, en contraposicin a los componentes fsicos del sistema(hardware). Aspectos Legales: La normativa legal seleccionada para la aplicacin del Sistema Automatizado de Control de Correspondencias en el SENIAT son las siguientes: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999). Gaceta Oficial N 36.955 (2000). Gaceta oficial N 38.095 (2004).Para considerar los basamentos legales de la investigacin, se debe considerar la Constitucin Bolivariana de Venezuela publicada en Gaceta Oficial el 30/12/1999, en su artculo110, el cual establece: El Estado reconocer el inters pblico de la ciencia, la tecnologa, el conocimiento, la innovacin y sus aplicaciones y los servicios de informacin necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo econmico, social y poltico del pas, as como para la seguridad soberana nacional. Este artculo est vinculado con la investigacin, debido a que hace referencia dela importancia que tiene para el Estado el inters pblico con respecto a la tecnologa, la ciencia e innovacin; pues estos aspectos son fundamentales para lograr el desarrollo econmico, social y poltico de nuestro pas. Adems, es muy Importante tomar en cuenta el Artculo 1 del Decreto 825, publicado en Gaceta oficial N 36.955 de fecha 22/05/2000; en el cual se establece lo siguiente: Se declara el acceso y el uso de Internet como poltica prioritaria para el desarrollo cultural, econmico, social y poltico de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Por otra parte, esta misma Ley, en su Artculo 2 establece que: Los rganos de La Administracin Pblica Nacional debern incluir en los planes sectoriales que realicen, as como en el desarrollo de sus actividades, metas relacionadas con el uso de Internet para facilitar la tramitacin de los asuntos de sus respectivas competencias. Este Decreto es fundamental porque establece el uso y promocin de la Internet en entes de la Administracin pblica; adicional a esto, dispone de directrices que debern seguir los rganos de la Administracin Pblica Nacional para la insercin de tecnologa de informacin en todos los mbitos de la nacin.

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Artculo 4. De acuerdo con este Decreto-Ley, las acciones en materia de ciencia, tecnologa e innovacin estarn dirigidas a: 1. 2. 3. 4. 5. Formular, promover y evaluar planes nacionales que en materia de ciencia, tecnologa e innovacin, se diseen para el corto, mediano y largo plazo. Estimular y promover los programas de formacin necesarios para el desarrollo cientfico y tecnolgico del pas. Establecer programas de incentivos a la actividad de investigacin y desarrollo y a la innovacin tecnolgica. Concertar y ejecutar las polticas de cooperacin internacional requeridas para apoyar el desarrollo del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin. Impulsar el fortalecimiento de una infraestructura adecuada y el equipamiento para servicios de apoyo a las instituciones de investigacin y desarrollo y de innovacin tecnolgica. 6. 7. 8. 9. Estimular la capacidad de innovacin tecnolgica del sector productivo, empresarial y acadmico, tanto pblico como privado. Estimular la creacin de fondos de financiamiento a las actividades del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin. Desarrollar programas de valoracin de la investigacin a fin de facilitar la transferencia e innovacin tecnolgica. Impulsar el establecimiento de redes nacionales y regionales de cooperacin cientfica y tecnolgica. 10. Promover mecanismos para la divulgacin, difusin e intercambio de los resultados de investigacin y desarrollo y de innovacin tecnolgica generados en el pas. 11. Crear un Sistema Nacional de Informacin Cientfica y Tecnolgica 12. Promover la creacin de instrumentos jurdicos para optimizar el desarrollo del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin.

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13. Estimular la participacin del sector privado, a travs de mecanismos que permitan la inversin de recursos financieros para el desarrollo de las actividades cientficas, tecnolgicas y de innovacin. Actividades de ciencia, tecnologa e innovacin Artculo 5. Las actividades de ciencia, tecnologa e innovacin y la utilizacin de los resultados, deben estar encaminadas a contribuir con el bienestar de la humanidad, la reduccin de la pobreza, el respeto a la dignidad y los derechos humanos y la preservacin del ambiente.

CAPITULO III METODOLOGA

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Diseo de la investigacin El diseo de investigacin estipula la estructura fundamental y especifica la naturaleza global del estudio; tambin debe especificar los pasos que habrn de tomarse para recabar los datos y precisar el ambiente en que se realizar el estudio; esto quiere decir, que el investigador debe decir dnde habrn de llevarse a cabo las intervenciones y la recoleccin de datos. Segn Balestrini (2008), el diseo de la investigacin constituye el plan o estrategia global en el contexto de estudio propuesto, el cual permite orientar desde el punto de vista tcnico, as como en todo el proceso de investigacin, desde la recoleccin de los datos, hasta el anlisis e interpretacin, de los mismos en funcin de los objetivos definidos en este trabajo. La presente investigacin, est enmarcada bajo la modalidad de proyecto especial; pues este tipo de proyectos busca soluciones a problemas demostrados. Adicional a esto, son aquellos proyectos que incluyen el desarrollo de software, prototipos y de productos tecnolgicos en general. En relacin al tipo de datos recabados, el presente trabajo se realiza apoyado en una investigacin de campo, debido a que se recopila informacin directamente de la realidad estudiada o de su escenario natural, es decir en el SENIAT, especficamente en cuanto al Sistema de Control de Correspondencias. Este estudio, de acuerdo con los objetivos planteados, es de carcter descriptivo, puesto que se abordan las caractersticas del uso del Sistema de Control de Correspondencias, con el fin de emitir un diagnstico acerca del mismo, basndose en la informacin suministrada por una poblacin determinada. Finalmente, se puede afirmar que el presente trabajo es de tipo cuantitativo cuyo objetivo principal es implantar un Sistema Automatizado de Control de Correspondencias en el SENIAT; adems, est enmarcado bajo la modalidad de proyecto especial, apoyado en una investigacin de campo de carcter descriptiva.

Poblacin y Muestra Poblacin

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Se define como un conjunto de elementos o eventos afines en una o ms caractersticas tomados como una totalidad y sobre el cual se generalizan las conclusiones de la investigacin. La poblacin est representada por los usuarios del Sistema de Control de Correspondencias que pertenecen a todas las unidades organizativas del SENIAT; adems se toma en cuenta el personal del Departamento de Correspondencia, para una poblacin total de cuatro (4) personas. Muestra La muestra est representada por un subgrupo de la poblacin antes determinada, la misma es de tipo no probabilstica, debido a que en el procedimiento de seleccin se desconoce la probabilidad que tienen los elementos de la poblacin para integrar la muestra. La muestra de estudio est constituida por quince (15) personas, stas representan el 24% de la poblacin, establecindose as una porcin de muestra representativa que se considera suficiente para obtener la informacin necesaria para el estudio de la situacin problemtica.

Tcnicas de recoleccin de datos Para la recoleccin de los datos, la tcnica a emplear depende en gran medida del tipo de investigacin a desarrollar y el problema planteado. Tal y como indica Flames (2001), son una directriz metodolgica que orientan cientficamente la recopilacin de informaciones, datos u opiniones. En tal caso y a los efectos de la presente investigacin se seleccion la encuesta, que segn Flames (2006) es la obtencin directa de las personas y/o fuentes primarias de las informaciones, datos, puntos de vista o aspectos relevantes de un tema objeto de estudio. Instrumentos para la recoleccin de datos Para recabar informacin en el proyecto, fue necesario emplear ciertos instrumentos de recoleccin de datos, los cuales son: Instrumento 1. Cuestionario: 40

Para determinar el grado de conocimiento en forma general de las personas que constituyen la muestra en lo referente al Control de Correspondencias de la organizacin, se dise una encuesta tipo cuestionario que contiene once (11) preguntas cerradas que hicieron posible el diagnstico de la situacin. (Ver Anexo A) Tcnicas de Anlisis de los Datos. Basndose en la definiciones anteriores, en la presente investigacin se proceder a la recoleccin de datos al marco muestral a objeto de estudio, dentro de los cuales se mencionan, informaciones referidas al Control de Correspondencias, funcionamiento del rea de correspondencia, situacin actual del sistema, requerimientos de los usuarios, entre otros. Finalmente y sobre la base de los resultados obtenidos se realizar un anlisis global de los datos, los cuales se presentaran en cuadro y grficos, ilustrndose de esta manera con el propsito de visualizar con mayor objetividad y precisin los resultados. Considerando los argumentos expuestos en las bases tericas de este trabajo Fases del proyecto Fase I. Levantamiento de informacin: Consisti en la recoleccin de informacin interactuando con los usuarios principales del Control de Correspondencias en el SENIAT. Para lograrlo, fueron aplicados como instrumentos de recoleccin de datos el cuestionario a la muestra indicada anteriormente (15 usuarios) y una serie de entrevistas no estructuradas al personal que labora dentro del Departamento de Correspondencia. As como tambin las deficiencias presentadas por ste y los nuevos requerimientos; pues de esta manera se pudo diagnosticar la situacin actual del Control de Correspondencias. En la seleccin y desarrollo de la tcnica aplicada en este trabajo, se hizo necesario investigar sobre el sistema de automatizacin de procedimientos, con la finalidad de proveer un carcter ms preciso y confiable en la utilizacin de un sistema de gestin, tomando en cuenta los requerimientos de la planta que necesita en cuestin referente a sus procesos de control. La documentacin en la que se basa este proyecto proviene de bibliografa y fuente de diferentes autores, trabajos de investigacin relacionados con la gestin en el SENIAT, consultas en la red mundial de informacin (Internet).

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El diagnostico se realiza con el de verificar los objetivos propuestos en el estudio, los cuales se realizan a travs de encuestas emitidas a ingenieros, gerentes, tcnicos y dems personal laboral de la institucin. Fase II. Determinacin de los requerimientos: Despus de ser aplicados los instrumentos a cada uno de los sujetos del estudio y recolectada la informacin pertinente, se realizo la tabulacin y codificacin de los datos. Seguidamente se proceda a realizar el anlisis correspondiente; para esto se utilizo el tipo de estadstica descriptiva. Se consideraron los valores porcentuales y absolutos de la frecuencia que se obtuvieron en cada tem segn las respuestas de los encuestados, posteriormente se representaron y se ilustraron a travs de grficos para observar de manera objetiva y precisa el comportamiento de los resultados. La factibilidad se cumple a travs de un estudio tcnico, el cual permiti establecer los recursos humanos, materiales, financieros e institucionales necesarios, para que pueda realizarse el programa propuesto. Posteriormente se realiza un estudio econmico, donde se establecen los costos, gastos de inversin necesarios una vez terminado y analizado el estudio tcnico. Este sistema de automatizacin est orientado hacia la optimizacin de recursos que posee la empresa, para promover el desarrollo en la rapidez de mantenimiento y aprovechar esto para aumentar la realizacin de trabajos; se busca mantener una calidad ptima a fin de disminuir los costos, evitar riesgos y expandir el servicio de la misma, afianzando de esta manera la calidad y buen trato que ofrecen los funcionarios. Este trabajo de investigacin se considera factible econmicamente, ya que su objetivo es cumplir con las normas dentro de los parmetros y estndares principales. Fase III. Diseo del sistema y parte de la programacin: Cumplida la fase del diagnostico y factibilidad se procedi a proponer el diseo de un sistema de gestin del servicio para el sostenimiento de un buen sistema computado en el SENIAT Sector Cabudare Municipio Palavecino en el rea de Correspondencia, en el cual se explica la forma en que el sistema va a funcionar y los beneficios que le va a brindar a esta empresa, que consistira en la impresin de forma automatizada de reportes de correspondencias tanto recibidos como enviados. El diseo y desarrollo de un sistema automatizado promueve el avance constante en el mbito tecnolgico de la empresa debido a que se realiza de forma progresiva, resulta de bajo impacto tanto para el personal operador como para la maquinaria en s, solo requiere de 42

acoplamiento de los operadores al nuevo modelo de trabajo. Debido a su fcil manejo no se necesita de personal altamente calificado para la puesta en funcionamiento de este sistema. Operativamente est enfocado en la fcil manipulacin por parte del operador, tomando en su diseo todas las ventajas del sistema automtico, para que a travs de pocos pasos se pueda comenzar la impresin de reportes. Para mayor beneficio de la empresa el sistema est diseado de manera que se agilice aun ms el trabajo, disminuyendo as los tiempos de mantenimiento adecundose a los parmetros de la lnea de produccin que se desea automatizar; es por ello que se considera viable operativamente ya que permita realizar los procesos de manera rpida y eficaz.

CAPITULO IV ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS Los resultados obtenidos del anlisis aplicado a la informacin recabada mediante los instrumentos y tcnicas aplicadas suministran los datos necesarios para diagnosticar la 43

situacin actual del sistema, y de la misma manera, lograr los objetivos de la investigacin. A continuacin el anlisis. Instrumento 1. Cuestionario: Se aplic este instrumento a la totalidad de la muestra mencionada anteriormente, con la finalidad de indagar sobre los conocimientos del personal con respecto al Control de Correspondencias. A continuacin, se presenta la serie de los resultados obtenidos en cada una de las preguntas y al final de cada una, el grfico que permite una mejor visualizacin de los resultados con el anlisis respectivo. En los cuadros de cada tem se presentan los nmeros de respuestas obtenidas (F (a)) y Los porcentajes que representan esas respuestas (Fr (%)). Cuadro 1: Pasantes que trabajan en la empresa Item 1

Fuente: Autor (2012).

Grfico 1: Pasantes que trabajan en la empresa. El cuadro 1, seala que nueve (09) de los encuestados afirmaron ser los pasantes para la cual trabajan mientras que los otros seis (06), no lo son. El Grfico 1, representa que el 60% de los usuarios a lo cuales se le aplic el cuestionario contest afirmativamente a la interrogante, mientras que el 40%de la muestra respondi de forma negativa, donde se demuestra que la mayora de los encuestados son pasantes. Se pudo observar que los que contestaron de manera negativa en este tem son funcionarios.

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Cuadro 2: Se implementar el Sistema Automatizado de Control de Correspondencias Item 2

Fuente: Autor (2012).

Grfico 2: Se implementar el Sistema Automatizado de Control de Correspondencias En relacin a la interrogante nmero dos (02), la totalidad de la poblacin encuestada (100%) respondi que en la empresa para la cual trabajan se encuentra Control de Correspondencias, como es posible observar en el cuadro 2 y grfico 2. De esta manera, se puede deducir que dicho sistema ser sumamente til y necesario para el SENIAT. Cuadro 3: Usuarios que saben manipular el control de correspondencias

Item 3

Fuente: Autor (2012).

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Grfico 3: Usuarios que saben manipular el control de correspondencias. En cuanto a la respuesta a la interrogante, se puede ver en el cuadro 3 que once (11) de los encuestados de la muestra, manifest saber manipular el Control de Correspondencias, mientras que los otros cuatro (04) respondieron que no saben manipular el sistema. En el grfico 3, se observa que el 73% de los usuarios encuestados sabe manipular el sistema y el 27% no sabe usarlo. A pesar de que el Control de Correspondencia es usado diariamente por la organizacin, existen personas que no saben manipularlo; esto se debe a varias razones, una de ellas es que existe personal que no son titulares de la empresa. Cuadro 4: Uso del Control de Correspondencias. Item 4

Fuente: Autor (2012).

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Grfico 4: Uso del Control de Correspondencias. En el cuadro 4 se muestra que siete (07) encuestados, siempre usan el Control de Correspondencias, seis (06) casi siempre y dos (02) algunas veces usan el sistema. En el grfico 4, se ilustra que el 47% de la muestra respondi que siempre usa el Control de Correspondencias; el resto, 40% casi siempre y 13% algunas veces. Con esto se demuestra que el control es muy usado y necesario para la empresa. Cuadro 5: Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del Control de Correspondencias. Item 5

Fuente: Autor (2012).

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Grfico 5: Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del Control de Correspondencias. En el cuadro 5, se reflejan las respuestas de los encuestados con respecto al tem 7; en este cuadro se observa que ocho (08) respondieron que algunas veces estn conformes con el funcionamiento del Control de Correspondencia, tres (03) personas respondieron que siempre lo estn, otras tres (03) nunca lo estn y una (01) manifest estar conforme casi siempre. Los resultados del grfico 5, ilustran que el 53% de la muestra algunas veces se sienten conforme con el Control de Correspondencias, mientras que el 20% siempre est conforme, otro 20% nunca lo est y el 7% casi siempre est conforme. Como se puede notar slo el 20% de la muestra siempre est conforme con el funcionamiento del Control de Correspondencias y el resto de la muestra no siempre lo est, por lo tanto es necesaria la actualizacin y mejorar el Control de Correspondencias y su proceso. Cuadro 6: Necesidad de actualizar el Control de Correspondencias. Item 6

Fuente: Autor (2012).

Grfico 6: Necesidad de actualizar el Control de Correspondencias. En el cuadro 6 y grafico 6 se refleja que Diez (10) de los encuestados (67%) cree que es necesaria la actualizacin del Control de Correspondencias, los otros cinco (05) manifestaron que no es necesaria la actualizacin. Debido a que la mayora (67%) cree necesaria la 48

actualizacin del Control de Correspondencias, es una oportunidad que no debe ser rechazada por la empresa. Cuadro 7: Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web. Item 7

Fuente: Autor (2012).

Grfico 7: Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web. En el tem nmero 7, quince (15) encuestados (100%) indicaron que tienen conocimiento acerca de lo qu es una plataforma web, como se observa tanto en el cuadro 7 como en el grfico 7; esto debe ser aprovechado para migrar el sistema actual a una plataforma web y as adaptar el Control de Correspondencias a las nuevas tecnologas. Cuadro 8: Migracin del Control de Correspondencias a Plataforma WEB. Item 8

Fuente: Autores (2012). 49

Grfico 8: Migracin del SCAC a Plataforma WEB. El cuadro 8 indica que diez (10) personas respondieron que les gustara que el Control de Correspondencias se migre a una plataforma web, mientras que a cinco (05) no les gustara; luego se presenta el grfico 11, el cual ilustra que, el 67% de los usuarios encuestados le gustara que el Control de Correspondencias se realice bajo una plataforma web, el otro 33% no considera necesario que el sistema se realice bajo plataforma web.

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CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Una vez concluido el proceso de anlisis e interpretacin de los resultados, a objeto de cubrir los objetivos de la investigacin, se ofrecen las siguientes conclusiones: Se logr determinar la situacin actual del sistema de control de correspondencias, identificando que el mismo se encuentra dividido en dos (2) sub sistemas. El primer sub sistema est en funcionamiento en el rea de Correspondencia, el cual es el departamento rector de las comunicaciones internas y externas de la organizacin, esta rea debe realizar bsquedas constantes de las correspondencias que tienen en custodia, actualmente el sistema presenta deficiencias en los tiempos de respuestas y en la veracidad de la informacin que emite debido a problemas delimitaciones funcionales. El segundo sub sistema funciona en las diversas unidades organizativas del SENIAT. Este parte del sistema permite a los usuarios emitir correspondencias internas y hacia el exterior de la organizacin. Este sub sistema actualmente posee deficiencias tanto en el proceso que lleva a cabo como en las funcionalidades que presta al usuario, el proceso de emitir una correspondencia es engorroso y redundante, ya que los usuarios ingresan la informacin de la correspondencia en el sistema y luego la ingresan en herramientas ofimticas realizando un doble trabajo. El sistema no proporciona al usuario la capacidad de emitir la correspondencia, por lo cual se debe imprimir desde herramientas externas al sistema. Mediante la interaccin con los usuarios del rea de Correspondencia se percibi la necesidad de mejorar el Control de Correspondencias dentro de la organizacin. Los usuarios aportaron informacin realmente importante por lo cual se puede concluir que el objetivo del levantamiento de informacin fue satisfactorio, ya que los usuarios conocan bien sus necesidades y esto permiti recolectar informacin de calidad para la aplicacin del Sistema Automatizado de Control de Correspondencias. El proceso de diseo del Sistema Automatizado de Control de Correspondencias gener excelentes resultados; ya que, se logr incluir el sistema, de tal manera que, la estimacin del uso de recursos y tiempo de respuesta en la recepcin de correspondencias mejorar notablemente. El prototipo del Sistema presentado a los usuarios del rea de Tramitaciones y Correspondencia y dems usuarios de las unidades organizativas cumpli con los requerimientos fijados en la etapa de levantamiento de informacin de manera satisfactoria.

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Recomendaciones: Se recomienda a la organizacin redefinir el proceso de control correspondencias tomando en cuenta los requerimientos establecidos en el levantamiento de informacin. El rea de Informtica en conjunto con el rea de Tramitaciones y Correspondencia deben formar un equipo coordinador del Control de Correspondencias; este equipo debe encargarse de dictar charlas y asesoramiento a los usuarios acerca del sistema. Adems, se recomienda al rea de Informtica (Gerencia de Sistemas y Tecnologa de la Informacin) culminar este proyecto y llevarlo a la fase de implantacin para poder palpar de forma directa los beneficios del Sistema Automatizado de Control Correspondencias. Se recomienda a la Gerencia de Sistemas y Tecnologa de la Informacin realizar un anlisis de inventario y as lograr una revisin de los sistemas que estn en funcionamiento dentro de la organizacin; sobre todo a aquellos que tienen muchos aos en funcionamiento. Se deben adecuar los sistemas a las nuevas tecnologas empleadas por la empresa, para as sacarles el mximo provecho y as los usuarios se sientan ms cmodos y motivados al usarlos.

CAPITULO VI 52

La Propuesta

Objetivo del proyecto Disear un sistema automatizado de control de correspondencias de los tipos de trmites que realizan en el rea de correspondencia del SENIAT sector Cabudare Municipio-Palavecino estado Lara. Propsito del proyecto Mejorar la forma de llevar el control de los trmites recibidos diariamente a los funcionarios que trabajan en el Sector Cabudare del SENIAT en el rea de Correspondencia del Municipio Palavecino - Estado Lara. Adems de manejar la informacin de manera rpida, sencilla y poder llevar un control ms exacto para lograr generar los reportes diarios y de manera confiable, con la finalidad de tener un mejor respaldo de la informacin. Importancia El diseo de un sistema es importante para facilitar el trabajo a los funcionarios que trabajan en el Sector Cabudare del SENIAT del rea de Correspondencia del Municipio Palavecino Estado Lara. Ya que se pueden llevar de forma automatizada el control procesado diariamente y que son recibidos por los mismos funcionarios que laboran en el SENIAT, para as poder tener los reportes exactos y de manera rpida y a la hora de ejecutar un cambio en la forma de trabajar, podrn modificar o eliminar lo que estn ingresando en el sistema.

Ubicacin sectorial y localizacin fsica Este proyecto se ubica en el rea de Correspondencia oficina administrativa, ya que es el rea encargada de llevar a cabo el control de los trmites, para el trabajo de los funcionarios que laboran en la Sector Cabudare del SENIAT en el rea de Correspondencia Municipio Palavecino-Estado Lara.

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La localizacin fsica, del presente proyecto en la Sector Cabudare del SENIAT en el rea de Correspondencia Municipio Palavecino - Estado Lara. Se encuentra en la Avenida el placer, Urb. El trigal, Centro Comercial Trigalpa, Planta baja, Oficina N 22, Estado Lara.
Requerimientos funcionales

1) Mdulo Inicio Entrada: numero de registro, fecha de presentacin, tipo de trmite, descripcin, nombre del interesado, representante legal, oficina receptora. Proceso: Se verifica en la Base de datos y se valida el numero de registro y lo dems datos. Salidas: Los datos introducidos son incluidos con la base de datos, inicia automticamente. 2) Mdulo Consulta Entrada: Se inicia con el nmero de registro y el sistema da varios botones para elegir Limpiar y eliminar. Proceso: Busca la ubicacin especifica con solo introducir el nmero de registro presionando el botn Consultar. El botn limpiar deja las casilla en blanco y puedes cancelar la operacin presionando el botn eliminar. Salida: Muestra la ubicacin exacta del tramite. 3) Mdulo Reporte Reporte General Entrada: Seleccione el modulo Reporte y luego presione Generar. Proceso: Al pulsar el botn Generar se muestra el reporte diarios en PDF. Salida: Muestra un reporte diario en formato PDF lo cual permite guardar como un documento o la opcin imprimir.

4) Mdulo Estatus Reporte por Fecha 54

Entrada: Seleccione el modulo Estatus y luego presione Reporte por Fecha. Seleccione el rango de la fecha que desee. Proceso: Al pulsar el botn generar reporte se abre una pestaa nueva en el navegador que reproduce el reporte en PDF. Salida: Muestra un reporte por fecha en formato PDF lo cual permite guardar como un documento o la opcin imprimir. 5) Mdulo Recuperar Entrada: Inicio al mdulo. Proceso: Generar la conexin con la base de datos. Salida: Recupera datos. 6) Mdulo Respaldar Entrada: Inicio al mdulo. Proceso: Conexin con la base de datos. Salida: Respalda datos

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA UNEFA NCLEO LARA SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIAS IMPLANTADO EN EL SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE ADMINISTRACIN ADUANERA Y TRIBUTARIA (SENIAT) SECTOR CABUDARE. Semanas Actividades Proceso de Adaptacin, Socializacin. Planteamiento del Problema y Levantamiento de Informacin (Objetivos, Alcance, Justificaciones). Documentacin (Migracin de Base de Datos) Desarrollo de la Base de Datos. Programacin y Diseo del Sistema. Instalacin y Revisin del Sistema. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

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APENDICE

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ANEXO A INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE DATOS: CUESTIONARIO.

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA UNEFA NCLEO LARA

Instrumento Estimado Usuario, En los prximos meses se le aplicar el Sistema Automatizado de Control de Correspondencias; por ende, a continuacin se le presenta un instrumento para recabar informacin sobre las actividades que usted ejecuta en cuanto a la recepcin de Correspondencias donde usted labora. Dicho instrumento consta de once (8) preguntas cerradas donde usted debe sealar con una "X" la opcin de su preferencia. No existen respuestas correctas o incorrectas y el manejo de las mismas es estrictamente confidencial. Agradecidos por el tiempo que se tomar en responder, se despide de usted, Atentamente,

Luis C. Javitt T.

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Cuestionario Indique el nombre de la Unidad Organizativa para la cual trabaja: ________________________________________________________ 1. Es usted la encargada titular del rea de Correspondencias? En caso de que su respuesta sea Negativa, indique cual es su cargo. SI____ NO____, Cargo: __________________ 2. Dentro de la empresa se implementar el Sistema Automatizado de Control de Correspondencias? SI____ NO____ 3. Sabe manipular el Control de Correspondencias? SI____ NO____ 4. Utiliza el Control de Correspondencias para ubicar una correspondencia enviada al momento de su consulta? Nunca___ Algunas veces___ Casi siempre___ Siempre___ 5. Est usted conforme con el funcionamiento de Sistema de Control de Correspondencias? Nunca___ Algunas veces___ Casi siempre___ Siempre___ 6. Cree usted que es necesario actualizar el Control de Correspondencias? SI____ NO____ 7. Sabe usted qu es una plataforma web? SI____ NO____

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8. Si su respuesta anterior es afirmativa, Le gustara que el Control de Correspondencias se realice bajo una plataforma web? SI____ NO____ NO APLICA___

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ANEXO B MANUAL DE USUARIO

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Tabla de Contenido Pg. 1. Introduccin............................................................................................. 3 1.1 Requerimientos.......................................................................................................... 3 2. Uso del Sistema........................................................................... 4 2.1. Acceso al Sistema .................................................................................................... 4 2.1.1 Campos del Sistema........................................................................ 4 2.2 Inclusin o limpiar de Datos.................................................................................... 5 3.Consulta ............................................................................................... 5 4. Reporte 6 5. Estatus. 7 6. Recuperar... 7 7. Respaldar. 8 8. Salir del Sistema.. 8

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INTRODUCCION El presente manual de usuario constituye un instrumento de consulta y apoyo diseado para Facilitar a los funcionarios o personal que trabaja en el SENIAT, el manejo del Sistema de la Correspondencia que se encuentra disponible. Requerimientos. Equipo Pentium IV o superior Mnimo 512Mb en RAM Sistema Operativo Windows XP o Superior

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2. Uso del Sistema 2.1 Acceso al Sistema 2.1.1. Ingrese al site, se muestra la siguiente pantalla:

N de Registro.- Nmero de correlativo de la Correspondencia. Fecha de Presentacin.- Fecha en la que llego la Correspondencia. Tipo de Tramite.- Si es un trmite de memo, cambio de condicin, solicitud de certificado, actualizacin, etc. Descripcin.- Explicacin minuciosa de la Correspondencia. Nombre del Interesado.- Nombre y apellido de la apellido de la persona. Representante Legal.- Si es persona Natural o Jurdica. Oficina Receptora.- Lugar o sitio donde ha sido enviado o recibido la Correspondencia. 65

2.2. Seleccione en la seccin Inicio, rellenar los siguientes campos. Segn los datos que desee incluir. Luego de haber ingresados todos los datos en cada uno de los campos. Tiene la opcin de datos. 3.- Hacemos clic en la seccin de CONSULTA y aparecer la misma pantalla de Inicio, solo con la opcin de Consulta que se encuentra en el campo de N de Registro, a continuacin la siguiente pantalla:

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Indica que, al colocar el Nmero de Registro o Correlativo, aparecern todos los datos incluidos en el Sistema anteriormente. 4-. Si hacemos clic en la parte de REPORTE, nos muestra la siguiente pantalla:

Al hacer clic en el botn de nos mostrar el reporte de toda la Correspondencia diaria ingresada en el Sistema.

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5-. Estatus. Nos muestra los Reportes por fecha tanto inicial y final a travs de un calendario, donde se ingresa la fecha por semanas o mensual.

6-. Recuperar. Este botn es para recuperar datos que no se encuentran en la Base de Datos.

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7-. Respaldar. Este botn del men es para el respaldo de los datos ingresados en la Base de Datos de forma comprimida

8.- Salida del Sistema Pulse el botn Salir. El sistema se cerrar.

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ANEXO C Diagramas de actividades

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SISTEMA DE CORRESPONDENCIA. MODULO INICIO.


Numero de registro, fecha de presentacin, tipo de trmite, descripcin, nombre del interesado, representante legal, oficina receptora.

Ingresar datos.

Incluir datos.

MODULO CONSULTA. Ingresar datos.

n. de registro.

Generar consulta.

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MODULO REPORTE. Ingresar modulo al


Numero de registro, fecha de presentacin, tipo de trmite, nombre del interesado, representante legal, oficina receptora.

reporte

Generar reporte.

Imprimir reporte. MODULO ESTATUS. Ingresar datos.


Fecha inicial y fecha final Numero de registro, fecha de presentacin, tipo de trmite, nombre del interesado, representante legal, oficina receptora.

Generar consulta.

Imprimir reporte.

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MODULO RESPALDO. Ingresar a el modulo.


Respaldo

Respaldar informacion.

la

MODULO RECUPERAR. Ingresar a el modulo.


Recuperar

Recuperar informacion.

la

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ANEXO D Fotos de actividades en pasantas

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BIBLIOGRAFA LIBROS: Arbones Malisini, Eduardo A. (2007). Tcnicas grficas en prodctica. Editor Marcombo, 2007. Balestrini, M, (2008). Como se elabora un proyecto de investigacin. (2da. Ed.).Caracas: BL Consultores Asociados, Servicios Editoriales. Blanco Arteaga, Carolina (2005). Sistema automatizado para el control de envo y recepcin de la correspondencia del BBVA banco provincial Trabajo presentado como requisito para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la Especialidad de Informtica. Instituto Universitario de Tecnologa de Administracin Industrial Regin Capital. Bertino Elisa y Martino Lorenzo (2005). Sistemas de bases de datos orientadas a objetos: conceptos y arquitecturas. Ediciones Daz de Santos. Casalet, Mnica y Lara, Felipe (2005). Tecnologa: concepto, problemas y perspectivas. Editorial Siglo XXI. Ceinos Sanz, Mara Cristina (2005). Diagnstico de las competencias de los orientadores laborales en el uso de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin. Editor Universidad Santiago de Compostela. De Pablo, Rosana (2006). Las Nuevas Tecnologas Aplicadas Al Turismo. Editorial Ramn Areces. Flames, (2006). Como elaborar un trabajo de grado enfoque cuantitativo. Caracas. Fondo editorial IPASME. Vega Briceo, Edgar Armando (2005).Los sistemas de informacin y su importancia para las organizaciones y empresas. REFERENCIAS ELECTRNICAS http:/ /www.intelmax.com/ensanluis/images/capitulo3.ppt. http://www.monografas.com/trabajos13/adies/adies.shtml,2004/

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ABREVIATURAS: BD: Base de datos. GPS: Global Positioning System - Sistema de Posicionamiento Global. HTML: HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcas de Hipertexto). INTEI: Ingeniera y Tecnologa de la Informacin. N: Nmero. p.: Pgina PDF: Portable Document Format (Formato de Documento Porttil). SGBD: Sistema de Gestin de Base de Datos. SI: Sistema de Informacin. TI: Tecnologa de la Informacin. TIC: Tecnologa de la Informacin y Comunicacin. UML: Unified Modeling Language (Lenguaje Unificado de Modelado).

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GLOSARIO DE TRMINOS: Actualizar: Renovar o modernizar. Poner al da algo atrasado. Calidad: Es una cualidad y propiedad inherente de las cosas, que permite que stas sean comparadas con otras de su misma especie. La definicin de calidad nunca puede ser precisa, ya que se trata de una apreciacin subjetiva. Comunicacin: Es un fenmeno inherente a la relacin que los seres vivo mantienen cuando se encuentran en grupo. A travs de la comunicacin, las personas o animales obtienen informacin respecto a su entorno y pueden compartirla con el resto. Cuestionario: Conjunto de preguntas a las que el sujeto puede responder por escrito, cuyo fin es poner en evidencia determinados aspectos psquico. Eficaz: Que logra hacer efectivo un intento o propsito. Eficiente: Que consigue un propsito empleando los medios idneos. Escalabilidad: En informtica, propiedad deseable en un sistema, red o proceso que indica su habilidad para poder hacerse ms grande sin perder calidad en sus servicios. Gestin: Hace referencia a la accin y al efecto de gestionar y administrar. Gestionares realizar diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. Implantar: Establecer y poner en ejecucin doctrinas nuevas, instituciones, prcticas o costumbres. Investigacin: Indagacin, bsqueda, estudio profundo de alguna materia. Informacin: Conjunto de datos procesados. Macromedia Dreamweaver: Es una aplicacin en forma de suite (basada en la forma de estudio de Adobe Flash) que est destinada a la construccin, diseo y edicin de sitios y aplicaciones Web basados en estndares. Mantenibilidad: La facilidad con la que un sistema o componente software puede ser modificado para corregir fallos, mejorar su funcionamiento u otros atributos o adaptarse a cambios en el entorno. Memorando: Resumen escrito de los puntos ms importantes de una cuestin.

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Organizacin: Grupo social formado por personas, tareas y administracin, que interactan en el marco de una estructura sistemtica para cumplir con sus objetivos. Optimizar: Es la bsqueda y el hecho de mejorar el rendimiento de un sistema operativo, programa o dispositivo, a partir de determinados cambios lgicos(software)o fsicos(hardware). Plataforma: En informtica, determinado software y/o hardware con el cual una aplicacin es compatible y permite ejecutarla. Portabilidad: Se refiere a la capacidad de un programa o sistema de ejecutarse en diferentes plataformas o arquitecturas con mnimas modificaciones. Procedimiento: Es la accin de proceder o el mtodo de ejecutar algunas cosas. Se trata de una serie comn de pasos definidos que permiten realizar algo de forma correcta. Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas y secuenciales que convierte unos factores iniciales (inputs) en bienes o servicios deseados (outputs), aadiendo un valor a los mismos. Propuesta: Proposicin o idea que se manifiesta y ofrece a uno para un fin. Prototipo: Primer ejemplar de alguna cosa que se toma como modelo para crear otros de la misma clase. Proyecto: Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo determinado y un conjunto de medios necesarios. Registro: Lugar donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos. Semntica: Se refiere a los aspectos del significado, sentido o interpretacin del significado de un determinado elemento, smbolo, palabra, expresin o representacin formal. Servicio: Es un conjunto de actividades que buscan responder a una o ms necesidades de un cliente. Se define un marco en donde las actividades se desarrollarn con la idea de fijar una expectativa en el resultado de stas. Sintaxis: Parte de la gramtica que estudia la forma en que se combinan y relacionan las palabras para formar secuencias mayores, clusulas y oraciones y la funcin que desempean dentro de estas.

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Sistemas: Es un conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia. Sistema de gestin de bases de datos: Son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Tecnologa: es el conjunto de conocimientos tcnicos, ordenados cientficamente, que permiten disear y crear bienes o servicios que facilitan la adaptacin al medio y satisfacen las necesidades de las personas. Wampserver: Es el acrnimo usado para describir un sistema de infraestructura de internet que usa las siguientes herramientas: Windows, como sistema operativo; Apache, como servidor web; MySQL, como gestor de bases de datos; PHP (generalmente), Perl, o Python, como lenguajes de programacin.

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