Adriana Calvillo

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Manual de Organizacin y Logstica de Grupos y Convenciones

Lic. Betsy Rojas Vergel

Enero 2012

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ndice Introduccin I.- Por que se necesita organizar una convencin o evento? 1.1.- Motivos. 1.2.- Tipo de Evento. 1.2.1. Caractersticas. II.- Preplaneacin 2.1.- Principios 2.2.- Proceso Administrativo 2.3.- Establecimientos de Objetivos 2.4.- Creacin de los Comits de Organizacin 2.5.- Financiamiento (Presupuestos) 2.6.- Perfil del Evento. 2.6.1.- Perfil del Participante 2.7.- Bsqueda de la Sede. 2.8.- Entrega de Propuesta. III.- Planeacin 3.1.- Elaboracin de Calendario del Evento 3.1.1.- Directorios. 3.2.2.- Sede. 3.2.- Inspeccin del Sitio. 3.3.- Contratos (Hotel, Saln de Eventos) 3.3.1.- Reservaciones 3.3.2.- Polticas. 3.3.2.1.- Depsitos. 3.3.2.2.- Cancelaciones. 3.3.2.3.- No Show. 3.4.- Rooming List. 3.4.1.-Instructivo de Grupos 3.4.2.- Cuentas Maestras. 3.4.3.- Cuentas de Extras. 3.5.- Planeacin de Programas 3.6.- Planeacin de Eventos Sociales 3,7.- Planeacin de Comidas. 3.8.- Organizacin de Apoyos: 3.8.1.- Audiovisual. 3.8.2.-Inspeccin de Saln. 2

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38.2.1.- Tipos de Montaje 3.8.3.-Seguridad contra Incendios, Temblores. 3.9.- Transportacin. IV.- Logstica del Evento. 4.1.- Invitaciones. 4.2.- Conferencistas Expositores. 4.3.- Bienvenida. 4.3.1- Prerregistros. (Hotel o Saln Sede) 4.3.2.- Distribucin del Saln. 4.3.3.- Montaje Del Presidium. 4.3.4.- Maestro de Ceremonias. 4.4.- Inauguracin 4.4.1.- Invitados Especiales. 4.5.- Sesiones de Trabajo o Ciclo de Conferencias 4.6.- Servicios de Coffee Break. 4.7.- Decoracin del Saln. 4.8.- Personal de apoyo. 4.9.- Reconocimientos. (Diseo y Elaboracin) 4.10.- Boletines de Prensa. V.-. Manejo de Riesgos y Crisis en la Planeacin y Organizacin de Eventos VI.- Post- Convencin Evento. 6.1.- Cuestionarios. 6.2.- Anlisis de que Salio bien o mal. Bibliografa.

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Introduccin Dicho manual tiene como objetivo de ser una herramienta que brinde una serie de pasos fciles de seguir en la realizacin de cualquier tipo de evento o una fiesta de negocios. Hoy en da existen muchas organizaciones que se encargan de realizar estos eventos, pero como le hacen para que realmente les funciones y la mayora que asiste a ellos salgan contentos. Bueno en la actualidad realmente no existe un manual que tenga la formula ideal para ello, quizs muchos hablan de sus experiencias y como lo realizaron. En este pequeo manual se pretende manejar una metodologa fcil de seguir en el desarrollo de cualquier tipo de evento. Se inicia con una Preplaneacin del evento, (se puede consideran en el antes), cuales son los puntos que se deben verificar, en forma minuciosa, como se debe buscar una sede, cuales son las caractersticas que debemos observar, en la bsqueda de ella, as como la elaboracin de los programas, la reunin con el personal que ser el apoyo, para el evento, vigilar aquellos procedimientos que se deben seguir, como son los contratos con hoteles, transportacin, materiales de apoyo (papelera, souvenir etc.) La planeacin de dicho evento, (se considera el durante) vigilar en forma ms estricta todos los pasos, desde la lista de participantes, invitados especiales, expositores, montaje de presidium, guardar un protocolo en todo momento, registro de los participantes, la elaboracin de los boletines de prensa y si existe una sala de prensa en el lugar sede. La Logista se considera ya el desarrollo del evento, verificando ms cada proceso en forma ms minuciosa, ya que se considera que se esta celebrando el evento, se puede considerar la parte ms critica y 4

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especial ya que no se debe olvidar el objetivo del evento y para que estamos. Es aqu donde vamos ha tener xito y saldremos realmente si somos unos profesionista en el manejo de planeacin y organizacin de grupos y convenciones, lo ms importante es que los participantes salgan satisfechos de el, as como las personas que nos eligieron para llevar a dicho el evento. Es importante que en la planeacin haya un manejo de los riesgos y las crisis en las convenciones y los eventos. Conocer que hicimos bien y que hicimos mal, tomar en cuenta lo que piensan los participantes, para ello es necesario elaborar cuestionarios para entregarlo al final de dicho evento.

I.- Por que se necesita organizar un evento? La decisin de planear y organizar un evento despierta muchas inquietudes, para las personas quienes la van realizar, que pasos se deben seguir, quienes son las personas que intervienen, bueno por donde empezar a planear el evento, lo primero que debemos preguntarnos es, por ejemplo: Que? Quien? Como? Cuando? Donde?

Que se desea, ms bien cual es el objetivo de realizarla, que se pretende o que deseamos dar a conocer o informar, quienes la quieren, a quienes vamos a invitar , como la vamos a realizar, es hablar de finanzas, cuando son las fechas posibles, donde se llevara a cabo. Todo lo que necesita para la realizacin de un evento. Elaborar un cronograma de actividades y plazos para cada funcin en la planeacin y organizacin del evento. Cuales son los motivos principales para la organizacin de un evento?, 5

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las convenciones, congresos o eventos, proporcionan un medio nico para comunicar informacin, especialmente en el caso de productos y servicios nuevos, que necesitan ser explicados o que se haga una demostracin de ellos. Estos eventos pueden asegurar tambin que todo mundo reciba informacin al mismo tiempo y en el mismo entorno. Todo esto es muy importante en caso que se trate de una informacin confidencial o de relevancia para los que asisten al evento. En caso de que sea un nuevo producto que se lanzara para su venta, o tal vez para levantar la moral de los empleados, ya se como incentivos. Cambios nuevos en las empresas, aniversarios, eventos institucionales, tanto a nivel nacional o internacional. Siempre existe algn objetivo en especial para realizar un evento, por eso es importante mantener una comunicacin con todos en la organizacin, empresa, o cualquier entidad de trabajo. 1.1.- Motivos. La mayora de las empresas, instituciones o cualquier entidad de gobierno realizan eventos especiales los cuales requieren de una asesora especial para que se lleven a cabo, el motivo puede ser cualquier suceso a celebrar y donde se habr que invitar a muchas personas especialistas en el rea a informar, o realizar una presentacin ya documental o informativa de hallazgos nuevos ya sea a comunidades cientficas, fiscales o en general. Motivaciones institucionales o de incentivos para el personal. Es aqu Donde se debe fijar en primer lugar los Objetivos, no se deben olvidar ya que de ellos parten el por que realizar un evento o fiesta de negocios. 1.2.- Tipos de Eventos Evento es cualquier reunin mayor de 20 personas y con fines sociales, econmicos, negocios o altruistas, con objetivos especficos, ya sea pblico o privado. Los cuales pueden ser los siguientes: Banquetes Convencin. Conferencias Congreso. Foro Fiesta Temtica Ferias Exposicin Panel o Mesas de Trabajo Presentacin de un Libro 6

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Simposium Seminario Cualquier evento social, pblico, privado, nacional e internacional donde la sede sea un pas en especial, hay que recordar que siempre funcionara a travs de un comit organizador. Cada evento se formara de la misma manera, solo que los objetivos cambian para cada uno. 1.3.- Caractersticas. Banquetes.-Celebracin para 20 personas en adelante, donde predomina los alimentos y las bebidas, con un men especifico, y solo dura unas horas y se puede realizar en un jardn de casa, en un saln, restaurante, en un hotel etc. Convencin.-Esta destinado para ms de 200 personas en fechas especficas, donde se informara sobre temas afines por especialistas en el rea, existe un maestro de ceremonias, se contestan preguntas del pblico participante, no se sacan conclusiones, duracin puede ser de 3 das como mnimo a un mximo de 7 das. Al terminar se entregan las memorias a cada participante. Y su sede puede ser nacional o internacional. Conferencias.-Ciclo de presentaciones o platicas de diferentes temas por especialistas en el rea, tampoco se sacan conclusiones, hay un maestro de ceremonias, se entregan memorias al final de ellas, van dirigidas para 100 personas a ms, pueden tener una duracin de 1 hora y pueden llegar hasta un mximo de 8 horas en un da, o varios das, hasta 3 das. Pueden ser pblicas o privadas, dependiendo quien las organice. Congreso.-Igual que las convenciones, pero ms de carcter cientfico, no se sacan conclusiones, son ms informativas de resultados, dirigido a pblicos de comunidades mdicas, qumicas etc. Con duracin de 3 das a un mximo de 7 das y pueden se publicas y privadas para ms de 100 personas con sedes nacionales o internacionales. Tambin al final de ellas se entregan las memorias de dicho evento. Foro.-De carcter informativo sobre temas especficos con especialistas sobre diferentes temas, donde existe un moderador donde realiza una pequea introduccin sobre un tema especifico esperando que los invitados que integran el panel, la conteste, aqu se permite que el publico interacte, realizando preguntas a los invitados, aqu si se sacan conclusiones sobre los temas, se entrega al final las memorias, y no deben ser mayores a 100 personas, su duracin puede ser de un da a un mximo de 3 das, y si fuera como ciclo de conferencias no mayor a 2 horas cada presentacin. Fiestas Temticas.- Realizacin con un tema especifico, estas suelen 7

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duran unas horas, no existe una fecha para realizarlas, pero si van dirigidas a un publico en especial. Desde una comida tema de alguna institucin, empresa o cualquier entidad o seccin de gobierno. Sus pblicos pueden ser desde nios hasta personas de la tercera edad. Ferias.- Muestras de carcter comercial y cultural, que van dirigidas a cualquier tipo de pblico en general y pueden durar desde unos 8 das hasta 45 das. Exposicin.- Son ms bien de un carcter cultural para un publico especifico, pueden ser amantes de las bellas artes, gastronoma, robtica, etc. Siendo su principal sede de exposicin un museo, una plaza comercial, una institucin gubernamental, pueden ser con fines de altruistas o lucrativas. Por lo general se presta que todo lo recaudado en este tipo de exposiciones vaya a una institucin de beneficencia. Pueden durar desde 3 das hasta 6 meses y algunos casos un ao. Panel o Mesas de Trabajo.- Son reuniones de trabajo donde se analizan temas a fines con expertos y personas del gobierno, con un fin especifico donde al final se obtienen conclusiones que son presentadas a diferentes instituciones pblicas o privadas para su aprobacin y publicacin. Dichos grupos o mesas de trabajo pueden ser con un mnimo de 6 a 10 personas. Su sede puede ser una institucin pblica como privada y pueden durar de 8 das hasta 30 das como mximo. Presentacin de un libro.-Se realiza en un auditorio o en una librera donde se realiza un esbozo de autor y del libro en cuestin por algn experto a los medios de prensa y a un publico especifico e invitados especiales y al final se realiza la venta del libro con la firma del autor y algunas veces se cierra con un pequea degustacin de vinos y canaps. Su duracin de 2 a 3 horas como mximo. Simposium.- De carcter cientfico y dirigido a un pequeo pblico no mximo a 50 personas, donde se presentan nuevos proyectos y reportes, permite realizarse en forma ms directa con el pblico en general. Al final se entregan las memorias de ella. Su duracin puede ser de 3 a 5 das, con un ciclo de pequeas conferencias. Su sede pueden ser cualquier lugar pblico, o instituciones de gobierno. Seminario.- Como su nombre lo indica 7 das, pero en la actualidad ellos funcionan ms bien como cursos de capacitacin que van dirigidos a un publico especifico, donde el participante asiste ms bien a escuchar y ha realizar actividades especificas, ha realizar tareas propias de los cursos. Pero hoy en da se pueden impartir en un solo da con una de 7 a 8 horas como mximo, y al final se otorga un diploma de reconocimiento. Su sede puede ser pblica como privada.

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II.- Preplaneacin Cuando se piensa realizar un evento por primera vez se debe empezar con la tarea de organizar, cuales son los primeros pasos a seguir, casi la mayora se dedica a buscar la sede, cuando debe ser lo primero, el fijar los objetivos que se desean y enfocarse en ellos, antes de cualquier cosa. (Como se menciono al inicio de este manual). Se supone que se inicia con la investigacin y evaluacin de los alcances de este proyecto llamado convencin, conferencia o evento, etc. Desde este momento se debe empezar por integrar un archivo de informacin y consulta, ya sea de ideas y dudas. Algo que nunca se debe olvidar QUE OBJETIVOS SE QUIEREN, para el evento 2.1.- Principios Son las ideas tericas de que se quiere hacer o se desea alcanzar. Es importante manejar los siguientes principios para tener xito en la planeacin del evento, los siguientes puntos son: Definir y mantener un objetivo claro. Comprender las necesidades y expectativas de los organizadores, tanto 9

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en lo individual como en grupo. Planear y preparar con cuidado. Formular un programa estimulante y equilibrado de acuerdo a los Objetivos, de los organizadores, participantes y la sede. Escoger una o varias posibles sedes de acuerdo a las necesidades de los organizadores y que la ubicacin de estas sean las ms apropiadas en todos los aspectos. Realizar una planeacin presupuestal y mantenerla bajo control. Desarrollar una comunicacin clara en forma horizontal y vertical con todos los organizadores o responsables del evento. Integrar un equipo de trabajo motivado y comprometido, responsable y a quienes se les puede delegar funciones, los cuales contribuirn con el xito del evento Desarrollar procedimientos administrativos sencillos fciles de cumplir y alcanzar Proyectar una imagen apropiada tanto para los organizadores, colaboradores y participantes en general. 2.2.- Proceso Administrativo Siempre debemos tener el mente la aplicacin del proceso administrativo en el desarrollo de un evento, y debemos recordar cada paso del empezando por la Previsin que es la Fijacin de Objetivos, la Investigacin, (que es lo que se quiere hacer), y los Cursos Alternativos (que realmente sern la bsqueda de fechas y las posibles sedes del evento), la Planeacin sern todo la parte Operativa del Evento, como son el Programa, los Procedimientos, las Polticas, el Presupuesto, los Pronsticos. Y la Organizacin, aqu es realmente la creacin del Organigrama y las funciones y obligaciones del personal que esta colaborando para la realizacin del evento. En la parte dinmica es donde se realiza la parte ms administrativa de cualquier evento, ya que la Direccin se encarga de ver la integracin que son los recursos humanos, la supervisin, el liderazgo, las lneas de mando y autoridad , as como tambin de establecer los diferentes controles para el evento y se garantice el xito de la misma. 2.3.- Establecimiento de Objetivos. Se dice que los organizadores del evento son quienes establecen los objetivos del evento, pueden que necesiten ayuda para fijar los objetivos. El trabajo de coordinador general es apoyar en la bsqueda del objetivo principal y los especficos que se desean para el evento. Esto puede que no sea fcil, dejan en claro cuales son los objetivos de que manera plantear el tema del evento, para que no se sienta que se imponen, que 10

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se vean demasiado agresivos. Por lo cual es necesario realizar un borrador de los objetivos y presentarlos a los organizadores para ver si realmente es lo que ellos quieren y buscan de su celebracin, ya sea una reunin, convencin, fiesta etc. Es bueno que en una lista aparezcan los objetivos ms importantes y en otra los secundarios, para darle prioridad a los primeros, sin olvidarnos de los dems. El evento ser un xito o no de acuerdo a los objetivos que se desean. Al final del evento hay que evaluar los objetivos si realmente se logran, fueron lo bastante claro y alcanzables. 2.4.- Creacin los Comits de la Organizacin. Organigrama del Evento

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1.- Coordinador General o Meeting Planner 2.- Comit de Finanzas 3.- Comit Tcnico 4.- Comit Ejecutivo. 5.- Comit de Promocin 6.- Comit de Transportacin 7.- Comit de Bienvenida 8.- Comit de Registro. 9.- Comit de Hospedaje. 10.- Comit de Alimentos y Bebidas. 11.- Comit de Recreacin. 12.- Comit de Trmites. 13.- Comit de Rotulacin e Impresos. 14.- Comit de Mantenimiento 15.- Comit de Logstica. 11

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Existen 2 comits que son de suma importancia que son : Comit de Relaciones Pblicas. Comit de Difusin Estos comits dependen del comit de promocin principalmente , que se encargan de elaborar todos los boletines del antes, durante y despus, as como crear la memoria del evento. Este ultimo comit es que se encarga de amarrar todo el proceso del evento es que vigila que todos los procesos se lleven a cabo, apoya, asesora y supervisa cada funcin de todos los dems. Este organigrama puede variar de acuerdo a las necesidades del evento, as como los comits, ya que se pueden crear otros de acuerdo a lo que se este planeando. 2.5.- Preplaneacin Financiera La elaboracin del presupuesto es la parte ms delicada de todo la preplantacin del evento, tanto para los organizadores como para el coordinador general, ya que el es responsable de ver todo lo que necesitan los comits, es de suma importancia contar con todos los lineamientos financieros claros desde un principio. Que tipo de evento se va ha celebrar, que tipo de presupuesto se necesita, quien lo va a controlar o administrar, que costos se necesitan para cada partida. Por eso es necesario realizar el siguiente cuestionamiento : Cul es presupuesto asignado para el evento? Cmo debe dividirse el presupuesto? Qu incluye o excluye el presupuesto? Cundo estar disponible el dinero? Es posible generar recursos para el evento? Cundo deben haberse pagado todas las facturas? Quin aprobara o auditar las facturas? En que moneda deben presentarse las cuentas? De qu forma deben presentarse la contabilidad? Cundo se requiere presentar las cuentas finales? Qu restricciones hay para la seleccin de proveedores? Existe una partida para imponderables o gastos especiales? Debe existir un historial presupuestal de todos los eventos realizados? Existe una lista de costos fijos como pueden ser: De audiovisuales. Sonido Apoyo a los expositores o conferencistas Iluminacin especial. Tcnicos. 12

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Honorarios y Seguros. Comidas para el personal eventual Gastos para el equipo de avanzada, o el que busca la sede. Listas para costos variables. Servicios telefnicos. Transportacin y gasolina. Viticos. Otros. Distribucin del Presupuesto (Tentativa del Presupuesto) Costos Fijos se consideran los siguientes: Expositores Externos. Invitaciones, Diseo y Comercializacin. Salas de Conferencias. Comisiones para agencias. Carteles , mantas Seguridad y Valet Parking Secretarias Ocio Personal de Confianza Diplomas y reconocimientos Permisos. Todo esto representa el 35% del presupuesto. Costos Variables ( por asistente) Comidas Bebidas Hospedaje Transportacin Diversin Obsequios Propinas a botones y camaristas, operador del autobs. Impuestos Seguros de viajero. Memorias Viajes a zonas arqueolgicas. Todo ello representa un 50% estimado por participante esto puede variar de acuerdo a la temporada del ao Imprevistos en los eventos que porcentaje final representan, 8% o el 10% para cubrir imprevisto de los costos directos por aumento de algo. Margen a cubrir en cuestin de las divisas cuando se realizaron gastos de ltimo momento. Representa aproximadamente un 15% del total presupuesto. 13

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Se puede decir que los gastos de un evento se deben presentar as: 1) Costos Directos 35% 2) Costos Variables 50% 3) Imprevistos 15% Total de Costos 100% Por lo cual es necesario que siempre se tenga en mente las diferentes partidas y gastos que se van ha realizar en un evento. Es importante tratar de buscar patrocinadores para bajar en algo los costos, del evento, bueno que beneficios se obtienen muchos en ambas partes. Siempre se deben controlar alrededor de 30 partidas contables en gastos y costos en los eventos y sobre todo en las partes mencionadas anteriormente. Esto se debe hacer para que los organizadores lo tomen en cuenta siempre, los mecanismos de control se deben tomar en cuenta siempre para el xito del evento. De no ser as, nunca se alcanzaran los objetivos y mucho menos el xito, adems alguien tendr que poner dinero extra. 2.6.-Perfil del Evento. Cada miembro del comit organizador necesita contar cierta informacin bsica sobre el tipo de evento que se va realizar, lo cual ser de gran utilidad, por lo cual es necesario que se establezcan los siguientes puntos: Nombre del Evento Nombre del Organizador. Nombre de la empresa que lo organiza Direccin y nmero telefnico. Objetivos del evento Breve descripcin del evento Fechas y duracin del evento El nmero mximo y mnimo de: Participantes Parejas Personal de trabajo Invitados Compradores/clientes Ciudad propuesta La sede (si ya se tiene una) Elementos presupuestales Otros elementos de la planeacin Esbozo del programa.

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2.6.1.-Perfil del Participante Siempre hay que tener presente el tipo de personas que asistirn al evento, lo cual es necesario tener en cuenta los diferentes intereses , necesidades y lograr satisfacciones en ellos, por eso es de suma importancia que se elaboren las siguientes preguntas para poder cubrir sus expectativas, por ello es necesario la siguiente informacin: Edad promedio de los participantes Nmero de participantes Lugar de origen o institucin Nivel Profesional Ocupacin Si se conocen o no Factores que lo unen Preferencias o caractersticas distintivas Nivel de conocimientos Principal razn para asistir Tiempo potencial pasado en el lugar sede. Idiomas. Algunas veces buscaremos apoyos de otros servicios para lograr nuestro objetivo principal, estas pueden ser los servicios de una oficina de congresos y convenciones, las oficinas de convenciones y visitantes, tanto nacionales o internacionales en la realizan del evento, buscando siempre el beneficio final para el participante al evento 2.7.- Bsqueda de la Sede En la actualidad existen muchos medios que facilitan la bsqueda de la sede para realizar cualquier tipo de evento. La asesora podra venir de la Oficina de Convenciones y Visitantes a nivel local y estatal, las oficinales de promociones y convenciones de las secretarias de turismo locales o del estado. La funcin es estas es fomentar la seleccin de la localizacin para la celebracin del evento, brindan una ayuda en la eleccin del mejor del lugar . Es importante establecer un procedimiento que permita la estandarizacin de pasos en la eleccin del lugar , debemos cuestionarnos lo siguiente: El Objetivo del Evento. Perfil de los participantes. Visita a tres posibles sedes. Caractersticas de la Ciudad, playa, ciudad colonial 15

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Cuenta con los atractivos tursticos . El Establecimiento tiene todo el equipo necesario para la realizacin del evento. Cuenta con los medios de comunicacin idneos( terrestre, areo, fluvial, pluvial, ferroviario). Verificar polticas y facilidades, en el hotel, centro de convenciones, etc. Facilidades de paquetes o la creacin de ellos Descuentos y beneficios para los organizadores y los participantes. Precios. Temporadas Servicios Generales. Contratacin de Personal Eventual. Conferencistas. Permisos. Seguros. Bsqueda de Patrocinadores para bajar costos.

Todo organizador profesional de eventos debe manejar adecuadamente el cierre de las negociaciones con los diferentes prestadores de servicios, empezando con el hotel, estas pueden ser las tarifas de hospedaje, las polticas de reservaciones, depsitos, cancelaciones, no show, llegadas tardas, cortesas en habitaciones, check in, check out, en el rea de alimentos y bebidas tipos de mens y servicios, Coffee Break, horarios, ccteles de bienvenida, montaje de los salones, discotecas, servicios especiales como son los spas, canchas de tenis, o golf, facilidades para el uso de equipo como son audiovisuales, sonido, uso de caones, CPU, impresoras, salones para prensa , facilidades para stands , mesas de trabajo y registro, facilidades de almacenamiento, y de translados hotelaeropuerto-hotel , o en su caso hotel-terminal terrestre-hotel, etc.propinas incluidas para botones y camaristas, meseros, en saln comedor y salones de conferencias,etc. 2.8.- Entrega de Propuesta. Una vez que se encontr el lugar sede se debe informar a los organizadores del evento donde se definir todas las caractersticas del lugar y las facilidades para la celebracin del evento La cual debe enviarse con los puntos siguientes como son: Lugar sede Fechas del evento. Nombre 16

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Objetivos Cantidad de Participantes Duracin del evento Necesidades detallas Nmero de salones y la capacidad de estos Diagramas de montajes. Detalles del hospedaje. Esbozo del programas Limitaciones financieras Cualquier otro factor importante. Todo aquellos detalles sujetos a cambios Ubicacin Facilidades de recreacin. Consideraciones Culturales Facilidades para personas con capacidades diferentes Acceso Idiomas y traducciones simultneas. Calendario o Cronograma de actividades.

III.- Planeacin Se puede decir que este es el momento de iniciar con la planeacin en forma ms detallada, y la parte ms delicada del evento, donde debemos integrar a todo el personal que forman parte del equipo de trabajo, ya sea en forma directa, como los prestadores de servicio que nos sern de gran apoyo para el xito del evento. Es en este preciso momento se iniciar la parte ms delicada y realmente se vera que tan buenos somos llevando el control y la realizacin del evento. 3.1. Elaboracin del Calendario o Cronograma del Evento. Cuando se empieza a planear la organizacin de un evento, debemos ir marcando fechas de todos los procesos a realizar, esto nos ayudara para cerrar pequeos ciclos de sucesos en el evento que estamos dirigiendo , as podremos mantener un estrecho control de el. Con lo cual nos permite ver en forma ms precisa en que fechas estamos y cuanto tiempo nos falta para inauguracin de el. Con el calendario nos permite ir circulando las fechas y parte del programa que estamos realizando, dependiendo del tiempo ; por ejemplo 9 meses antes de fecha de la fiesta o evento se debe iniciar la bsqueda de la sede, el lugar y la fecha exacta, caracterstica del hotel, la OCV(Oficina de Convenciones y Visitantes) OCC (Oficina de Convenciones y Congresos), servicios, invitados, expositores, contratos, reservas, depsitos, cancelaciones, no show, alimentos y bebidas, 17

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promocin y comercializacin del evento. Realizar las inspecciones necesarias a la sede, los servicios de tramitacin en aspectos de materiales de importacin o exportaciones, reservas para transportacin , creacin de folletera, carteles, etc. Ejemplo: OCTUBRE 2012 Lune Mart Mircol Juev s es es es 1 2 3 4 8 9 10 11 15 16 17 18 22 29 23 30 24 25

Viern es 5 12 19 26

Sba do 6 13 20 27

Domin go 7 14 21 28

Inspeccin Sede Comercializacin Depsitos Contratos Transporte Souvenir

Se puede decir que estas son el antes, y una de las partes ms delicada en la realizacin del evento. 3.1.- Directorio Solicitar a los representantes de los organizadores los directorios y tarjeteros de sus agremiados para poder elaborar una lista de los posibles participantes al evento. De caso de no existir el coordinador general y a su comit tcnico y ejecutivo crearan un directorio, para enviar las invitaciones y realizar el seguimiento de cada una de ellas y tener un control sobre ellas y la confirmacin al evento. Es importante contar con un PIT como directorio de todos los posibles participantes como de proveedores que pudieran hacerlas llegar la informacin e invitaciones al evento, ya que el una valiosa herramienta de comercializacin. La manera ms fcil de organizarlo es por orden alfabtico, por agremiados y proveedores. 3.1.1.- SEDE. Una vez que se eligi la sede es necesario verificar los siguientes puntos: Facilidades de Disponibilidad de Fechas (Temporada Alta baja) Cantidad y Caractersticas de habitaciones. Servicios. Capacidad de los Salones Polticas de sobre registros de el check in y out de participantes. Flexibilidad en horarios de salidas de habitaciones para los

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participantes. Que otros eventos se estarn celebrando en las mismas fechas y caractersticas y cantidad de participantes. Quien es el representante o contacto que nos atendern. Polticas de Pagos. Que tipo de tarifas nos aplicaran. Cuantas cortesas nos darn por habitaciones. Que tipo de servicios se nos darn en salones. Mens de alimentos y bebidas Ccteles de bienvenida, nos los dar la sede como cortesa o tendrn un cargo aparte. Que se incluye en los servicios de Coffee Break, horario de estos, costos. Manejo de propinas para botones, camaristas, meseros. Facilidades de estacionamiento para el trasporte o autobuses. Manejo de Cuentas Maestras y de Extras. Existen habitaciones para personas con capacidades diferentes y dems servicios para ellos. Verificar la seguridad del establecimiento, salidas de emergencia, tanto en habitaciones, restaurantes, salones etc. Cuando ya se tiene el hotel elegido es necesario realizar una inspeccin del sitio, las visitas pueden ser de tres categoras: Visita de Familiarizacin. Inspeccin del sitio Visita de trabajo. Pero cuando se realiza la inspeccin del sitio debemos verificar los siguientes puntos: Copias sobre el perfil del evento Perfil del participante Informacin sobre la ciudad y la sede Programa provisin del evento Folletos sobre la empresa o cliente Publicidad o folletos de la sede( hotel, centro de convenciones) Mapa de la zona Cinta mtrica Calculadora Cmara fotogrfica Manual de procedimientos Y una actitud muy positiva. Verificar el tipo de habitaciones Servicios Generales. 3.2.- Controles y Procedimientos. (Hotel) 19

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Todo buen coordinador general y sus comits de trabajo, deben poner especial atencin a estos aspectos para no tener sorpresas que les pueda complicar la planeacin de su evento y se vea reflejado como mal organizado. Un punto muy importante que no debe olvidar el coordinador es el contrato del grupo para ver polticas, condiciones y cual es la responsabilidad de cada parte. 3.2.1.- Reservas de Grupos: Todo hotel considera grupo a msde10 habitaciones que todos los participantes no sean miembros de una familia. En la actualidad los hoteles clasifican a los grupos como regulares e irregulares. Grupo Regular.- Todos los participantes llegan y salen en una misma fecha y hora. Grupo Irregular.- Todos los participantes por su cuenta en la fecha establecida, y salen de igual forma.

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Diagrama de Flujo de una Reservacin de Grupos.

Inicios

Solicitud de Informacin Hotel

Envo de Informacin.

File Gpo

Verificacin del Chart, fechas Deposito de la 1 Noche del Total de Habitaciones

Calculo de Tarifa de habitaciones.

File Gpo

Bloqueo tentativo en Chart de Gpos

Depsitos de la 2 Noche del Resto de los hab.

Carta Convenio

No

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SI

Fecha Lmite para el ltimo Pago de habitaciones

FIN

Contrato

Grupo Pick Up.- Es aquel que tiene todos los depsitos y el total de nmero de habitaciones pero no tiene fecha de llegada ni salida. Esto se aplica cuando un grupo cancela su llegada al hotel. Lo cual se negocio para una fecha prxima. Grupo Tentativo.- Es que la envo al hotel la solicitud de habitaciones y fechas ya establecidas de llegada y salida, pero no ha dejado ningn deposito para garantizarlo. Grupo Definitivo.- Es el que ya confirmo total de habitaciones y fechas de llegada y salida y dejo el total de pago por todas las habitaciones.

Caractersticas de la Reservaciones Reservaciones Colgadas.- Son cuando se tiene ya cubierto el pago total de habitaciones y se sabe cuantas personas asistirn, pero no se tiene la fecha de llegada, ya que el cliente aun no decide la fecha Reservaciones Tentativas.- Es cuando se fija la fecha de llegada, pero no hay un deposito para garantizar, esto solamente de maneja nicamente para venta de habitaciones. Follow Up (Seguimiento del Grupo) Una vez que se inicia el contacto con el cliente se realizar el siguiente procedimiento o pasos, con el objeto de que el cliente nos conozca, confirme o garantice los servicios que solicito. Reservaciones que no se confirmaron a tiempo finalmente no se har la venta, ello significa graves problemas para el departamento, o que se haya hecho de ltimo momento. 22

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Este tipo de seguimiento se presenta de dos maneras: a) Aumento o baja en el nmero de personas, cambio de horarios, juntas de ltimo momento. b) Reservaciones o contratacin de equipo audiovisual. Existen dos tipos de seguimiento: a) Diario.- De este se elabora en Original y 2 copias, y se utiliza para abrir el expediente. La 1 copia va al libro diario y la 2 copia al libro mensual. b) Mensual.- Este tipo de seguimiento es de inters especial por el presupuesto aproximado de lo se va ha gastar el cliente, siempre y cuando no se hayan solicitado alimentos. El dato servir para hacer un estudio llamado Forecast (Pronostico de ocupacin), de Ventas u Ocupacin en el rea de hospedaje, el cual es elaborado mes por mes. Libro de Reservaciones. Este solo lo maneja el departamento de grupos y convenciones, contiene la siguiente informacin: Fechas Nombre del grupo Fecha de llegada y salida. Tipo y cantidad de habitacin Nmero de Pax Tipo de Reservaciones (tentativa, Confirmada o Colgada) Tarifa (Incluyendo los impuestos y las propinas para botones y camaristas) Depsitos (cuantos) Total Iniciales de la persona que es el contacto o conducto. 3.2.1.1- Polticas. Todo establecimiento de hospedaje tiene sus propias polticas que le permiten realizar en forma adecuada el manejo de grupos y que sea parte de la logstica de ellos. Siendo las ms significativas los depsitos, cancelaciones, no show, llegadas tardas. 3.2.1.2.- Depsitos. a) Para que se proceda a realizar el bloqueo el bloqueo es con una carta y/o va telefnica, confirmando con una carta compromiso y un anticipo del 25% por lo menos 90 das antes. b) Se deber cubrir el 50% una semana antes de la notificacin del nmero exacto de participantes. c) La liquidacin se har en el momento de la llegada del grupo. 23

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d) Cambios o cancelaciones debern hacerse por 24 antes, con las retenciones que se estipule en el contrato, previamente firmado por el cliente. e) Se efectuara un cargo por No Show por cada habitacin y persona que sea estipulado en el contrato. f) Para el llenado de recibos de Depsitos se deben elaborar en 1 original y 4 copias , los cuales contienen las siguiente informacin: Recibimos de (nombre de la empresa, o T/A o persona que efecta el pago. Fecha en que se efectuando el 1 deposito. La cantidad se coloca en nmero y en letra en caso de ser moneda nacional. Dlares aqu solamente se anota la cantidad con letra en esa moneda. Nombre del grupo. Fecha y hora de llegada al Hotel Fecha de Salida y hora del grupo en el hotel. Tipo de pagos: Efectivo, Tarjetas de Crdito, Cupn de Agencia de Viajes, Cuentas X Cobrar, Carta Compromiso. Cheque; Nombre del Banco, Nmero de Cheque y cantidad, firmado. Observaciones Comisiones retenidas, esta pueden aplicar o no. Nombre y firma de la persona que lo esta recibiendo. Numero de recibo. NOTA.- Todos los recibos deben estar foliados para su control. 3.3.1.3.- Cancelaciones (CXL XCL) Para la cancelar un depsito, ya sea el caso de que el recibo de deposito que se elaboro mal, se emitir uno y no se recibe el pago. En caso de que las CXL rebasan el porcentaje estipulado o bien sean fuera de las fechas establecidas, tendr un cargo de una noche de hospedaje ms los impuestos correspondientes. 3.3.1.4.- No Show Se estipula en las polticas de llegada de grupos al hotel el pago por cada habitacin que no se presenta y el vencimiento de estas, pueden variar de acuerdo a la poltica del hotel, ya que puede existir un cargo de una noche con los impuestos respectivos por cada una que no se hayan presentado en ese da, as sucesivamente se aplicara en hotel. 3.3.1.5.- Chart de Grupos. 24

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Este es un medio de control de habitaciones noche reservados de grupos por llegar, as como la base del reporte de produccin por segmento mensual, el cual se deber actualizar un da fijo por semana, por lo general se realiza los das sbados (de acuerdo al criterio de hotel), realizando las modificaciones correspondientes de cada mes, por lo general se utiliza del sistema de Excel en la PC del ejecutivo de cuenta o del gerente del departamento de grupos y convenciones. 3.4.- Rooming List. Esta es una lista que debe recibir el hotel antes de la llegada del grupo, por lo menos 4 semanas antes de la fecha de llegada, indicando el tiempo estimado de llegada de los integrantes. Dicha lista deber ser proporcionada por el cliente u organizador del grupo, cliente, etc. La cual contendr la siguiente informacin NOMBRE DE LOS INTEGRANTES TIPO DE HABITACIN SOLICITADA NUMERO DE PERSONAS EN CADA HABITACION

Una vez que el hotel tenga el Rooming List, le permitir bloquear en el rack o estatus de habitaciones, en forma tentativa 6 las habitaciones asignadas para el grupo y prepara el proceso de registro del grupo, como son las tarjetas de registro y las llaves de habitaciones de cada participante y revisar el instructivo de grupo. 3.4.1.- Instructivo de Grupos. El cual contiene datos importantes para todo el hotel de la llegada del grupo, esta informacin puede ser : Tipo de Grupo. Cantidad de Habitaciones Tarifas por habitacin Propinas a Bell boys y camaristas Impuestos % de comisiones si son agencias de viajes. Pago de cuentas maestras y de extras. 3.4.2.- Cuentas Maestras. El deposito se recibe como garanta para proceder con el bloqueo de habitaciones y las propina para bell boys y camaristas y los eventos que se programaran, en caso de requerir una cuenta maestra para las actividades que se realizaran en el hotel, se solicitara al organizador del 25

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evento que indique que personas estas autorizadas para firmarla y proporcionar la informacin por escrito para abrirla y solicitar una identificacin oficial de las personas que sern las responsables de ella. En ella se vera reflejada que paga la Empresa y que cargo se aplican, y que pagan cada uno de los participantes. Es aqu donde se abren las cuentas de extras , de acuerdo al instructivo del grupo. 3.4.3.- Cuentas de Extras. Se abrir una cuenta por cada uno de los participantes del grup, donde se aplicaran todos los cargos correspondientes a consumos extras (los no programados ) que se hagan dentro del hotel. Por lo cual en su registro de check in, se le pide que lo firmen e indiquen quien ser el responsable de los cargos , y la forma en que se cubrirn, por lo general se solicita una tarjeta de crdito, para que en su registro check out se cierren sus cuentas y se proceda al cobro. 3.5.- Planeacin del Programa. Muchos son los factores que intervienen en la programacin del evento cuando se comienza a preparar, el lugar, los participantes, con conferencistas y el dinero son los ms evidentes e incidirn sobre la definicin de que pasa, donde y cuando. Ninguna lista puede ser exhaustiva, pero es aqu donde se inicia todo: Cual es el objetivo principal.(este punto nunca se debe olvidar) Que ofrece el destino seleccionado? Que tipo de sede es en donde se llevara a cabo, que servicios y facilidades ofrece? Cuanto tiempo dura el evento( horas, noches y das)? Se celebrara entre semana o ser en un fin de semana? De donde se viene o es en la misma ciudad? Los participantes vienen solos o sern acompaados? A que tipo de programa estn acostumbrados? Son nacionales o extranjeros? Habr algunas exposiciones durante el evento? Cuantas sesiones de trabajo habr? Se realizaran eventos de carcter social, cuantos? Les ser interesantes los temas a todos los participantes o pblico en general? Existir algn espacio para la creatividad, las sorpresas y la variedad? Cuales son los temas de moda en la industria, ciencia, medicina, en el turismo, ecologa, spa, turismo de aventura, gastronoma, 26

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enologa etc.? Que sesiones sern ms estimulantes? Cuales son las ponencias de los conferencistas? Que factores logsticos influyen sobre el programa?

3.6.- Planeacin de Eventos Sociales. Todos los participantes siempre deben estar motivos y esperan con curiosidad y expectacin los eventos sociales en los programas, los cuales contribuir a los objetivos globales de ellos. Los puntos que se deben tener en mente al planear el evento son los siguientes puntos: Contribuye al objetivo del evento? Es mejor comenzar con un encuentro discreto o con uno espectacular? Quines son los conferencistas? Asistirn parejas? Que tipo de entretenimiento prefieren? Que se hizo en el ltimo evento? Que espacios para los eventos sociales quedan en el programa de trabajo? Que combinacin se sugiere en los eventos grandes, medianos o pequeos, que sean muy formales o informales. Cual es el tiempo para la relajacin esto es muy importante (horario de Coffee break , final de las ponencias, tiempo libre) Que tipo de actividades son adecuadas de acuerdo al destino y la sede? Cuales son las facilidades de la sede para realizarlas? Cuanto se puede gastar, estn contempladas dentro del presupuesto? Como involucramos a todos los participantes y a los expositores? Disear actividades rompe hielo entre todos los participantes y conferencistas? Evitar aglomeraciones, esto molesta? Adecuar los gustos en los gneros musicales. Verificar las condiciones de los salones en la sede para dicho programa social? Estos son puntos claves muy importantes que se deben contemplar en la planeacin del evento, as podremos tener aseguro el xito. 3.7.- Planeacin de las Comidas. Los alimentos y las bebidas se puede considerar el elementos ms 27

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importante de los eventos, hay que vigilar ciertos puntos como son , el tipo de men, o si sern bufete, el tipo de bebidas, la montaje , los arreglos de mesa, el tipo de servicio, la decoracin del saln comedor, por lo cual es importante se olvide verificar los siguientes puntos: a) Con quien se tratar en cuestin del servicio de alimentos y bebidas en el lugar sede? Gerente de Banquetes. Chef Capitn de Meseros. b) Que debe solicitar? Men( especiales para dietas, vegetarianos, etc.) Lista de Vinos Precios de servicios de bar Fotografas de eventos similares celebrados en el pasado Referencias de clientes Planos de distribucin y cupo Detalle de las fiestas temticas. c) Que se debe verificar? La prueba de mens. El servicio. El ambiente y la iluminacin La msica ambiental (cargo por derecho de autor) El sistema de audio la acustistica Las facilidades y el acceso para personas con capacidades diferentes. Horarios del Bar La proporcin de personal de servicios para los participantes. La experiencia y/ o entrenamiento del personal. Desayunos( seleccin y variedad) Salidas de emergencia y seguridad general Ubicacin de los guardarropas y sanitarios. Centros de Mesa y arreglos florales. Higiene ( solicitar el programa H) Controles de Consumo. Precio del agua embotellada. Cargos por descorche Distancia entre cada saln Recomendaciones al personal Cargos por servicio y propinas Legislacin local en materia de licencias. Sistemas de facturacin Dimensin de las mesas Nmero de comensales por mesa Cuenta con variedad y de que tipo 28

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Cuidar los horarios entre los alimentos y el ciclo de conferencias .

3.8.- Organizacin de Entretenimiento. Se dice que los eventos extraordinarios terminaron con malos espectculos , para que esto no suceda es necesario que el coordinador general y su comit de festejos y los dems comits trabajan en equipo en este punto, de seleccionen espectculos idneos para cada tipo de evento. Se dice que este punto mal planea representa un campo minado y que explotara a la primera, por eso es importante que se explore el terreno que se pisara en este aspecto, por eso es necesario tomar en cuenta los siguientes puntos: a) Principio: Los perfiles de los participantes, expositores, que tipo de evento se esta manejando. La ubicacin del espectculo en el programa general. La sede y las facilidades. Las atracciones que compiten . El tiempo destinado para ello. Posibilidad de llevar a todos los participantes a ver el espectculo que se organizo para ellos. Solicitar en primera estancia un video del espectculo a contratar. b) Para Ahorrar: Olvide a los artistas consagrados, contrate a gente cuya carrera vaya ascenso. Considerar a contratar artistas ya retirados. Buscar patrocinadores para que no ayuden con los artistas en el pago de honorarios. Averiguar que no tengan ya fechas comprometidas para no duplicar sus servicios y que al final queden mal. Siempre debemos buscar a las personas idneas o especialistas en los temas y que vivan en el destino sede, como pueden ser escritores, investigadores o funcionarios especialistas a dar una conferencia. c) Puntos a Recordar siempre: Explicar en forma detallada al artista o su agente que quiere y en que consiste el evento. En el presupuesto hay que contemplar una partida de este rengln, como son los honorarios, hospedaje, transportacin, alimentos , traslados . Se debe firmar siempre un contrato con ellos. 29

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Definir los trminos del contrato, para evitar que no se presente. Prepararnos para pagar a los invitados que llevaran a cabo el espectculo. Solicitar permiso a ellos para grabar su espectculo ponencia. Establecer con ellos los horarios para los ensayos. Ser siempre amable con los Expositores y los Artistas. Averiguar siempre las condiciones los contratos tanto de los artistas, expositores o centro fuera de la sede. evitar sorpresas no gratas.

3.8.1.- Apoyo de Audiovisuales. Cuando revise el lugar que se escogi como la sede es importante no olvidar verificar el equipo audiovisual si lo tiene el hotel, saln, auditorio, para ello se debe preguntar lo siguiente: Con que facilidades audiovisuales cuenta la sede? Que tipo de apoyo tcnico ofrece? Quien su mejor proveedor? Costos del equipo? Existen facilidades para el uso de can, proyector de acetatos, DVD? Existen facilidades para realizar el montaje del equipo y si tambin se puede dejarlo ya instalado. Cuenta con un escenario o hay que contratar una tarima o templete? Que voltaje se maneja en el local? Donde se ubican la toma de corriente? Existe algn cargo por el uso de electricidad? Existe algn tipo montacargas en el lugar? En que lugar se puede almacenar el equipo audiovisual y cuales son las condiciones de seguridad? Que equipo de sonido existe en el lugar y que este disponible y los controles de este? Que iluminacin existe en el lugar? Existe algn equipo de respaldo y que se encuentre disponible de ltimo momento? Se sugiere que todo instalacin extra se verificada y sea colocada por algn tcnico de CFE y den el visto bueno del Departamento de Bomberos? Existe algn requerimiento atpico en el lugar? Verificar tambin si cuentan con una planta de luz, para cualquier imprevisto? 30

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3.8.2.- Inspeccin del Saln. Realizar una inspeccin de un saln sin un check list de existencias es una receta para trabajar el doble y cansarse ms, para evitar que esto suceda. Hay que recordar que todos los eventos generan diferentes necesidades por lo cual es necesario tener en cuenta siempre los siguientes puntos: Saln Cumpl e No Cumpl e No Aplica Observaciones

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Accesos Independientes? Acceso para montacargas? Facilidad de Localizar (letreros y sealizacin)? A que Distancia se encuentra de la Sede? Esta junto al estacionamiento? Se encuentra cerca de los salones donde se servirn los alimentos Cerca de las Cocinas? Esta al Aire Libre Cerca de los Elevadores? Donde estn los Sanitarios y el Guardarropa? Los Telfonos se encuentran fuera de los salones? Cuenta con salones de desmontaje.

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Existen facilidades para personas con capacidades diferentes Aspectos del Cumpl Inmueble e Decoracin? Materiales de paredes y pisos? Pilares, columnas, Estorbos? Forma y Subdivisiones del Saln? Ubicacin de las puertas? A donde conducen las puertas? Salidas de Emergencia? Luz Natural, Vista? Araas de Cristal y Espejos? Estrado y Acceso al mismo? rea de Registro? Apagadores o Reguladores de Luz Tomas de corriente y rosetas telefnicas? Controles de Temperaturas (ubicacin)? Cortinas Aislantes de Luz? Altura del Techo? Aspectos del Cumpl

No Cumpl e

No Aplica

Observaciones

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No

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Inmueble 1 2 3 4 Sillas (Ergonmicas)? Mesas(Ergonmica s)? Decoracin de las mesas? Letreros? Aspectos Generales Limpieza Comodidad Capacidad Ambiente Espacio fsico para la organizacin del evento Olor

Cumpl e

Aplica

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3.8.2.1.- Tipos de Montaje. Existen de maneras diferentes de distribuir los asientos en un saln de eventos. Se pueden hacer con la intencin de que se acomode a los participantes de la mejor manera y crear una atmosfera determinada para que se vea y se escuche a los conferencistas o expositores y los participantes. No todos los hoteles o centros de convenciones manejan la misma terminologa, por lo cual es necesario tener una idea clara de lo que se quiere hacer en el saln. La distribucin ms general es la siguiente: a) Tipo Aula o Escuela.- Todos los participante se sientan mirando al escenario o pantalla, en sillas con pupitres que forman filas, despejando los pasillos centrales de acceso, debe existir un metro entre asiento y asiento. b) Aula Perpendicular.- Se basa en la misma idea que la anterior, pero con el escenario en forma lateral. c) Aula en Forma de UVE.- Como el primer ejemplo, pero en forma de uve, de manera que los participantes puedan verse algo mejor. d) Teatro, Auditorio.- En filas ,mirando hacia delante y sin pupitre. e) Teatro en forma de UVE .- Como en el ejemplo anterior , pero en forma uve. f) Junta directiva.- Sentados alrededor de una mesa alargada con

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g) h) i)

j) k)

una o dos personas situadas en cada extremo. Mesa rusa, cuadrado hueco.- Los asistentes se sientan unos enfrente de los otros en los cuadro lados descuadrado. En forma de U .- Como en los banquetes de bodas los asistentes ocupan cinco laterales de los seis disponibles. Banquete.- Se colocan mesas pueden ser circulares o cuadradas para 10 0 20 comensales alrededor de la pista de baile y en una parte de ella se coloca el escenario donde estar el conjunto musical. Cabaret.- Los asistentes se sientan en mesas redondas,como si fueran a cenar , pero slo ocupan la mitad de cada mesa. Tambin existen otros tipos de montajes que son: Tipo herradura. Tipo peine o E Tipo T que ms bien es tipo pasarela.

3.8.3.- Seguridad Contra Incendios Este punto es una parte importante que se debe llevar a cabo , es la seguridad de los participantes y conferencistas en el desarrollo del evento, ya que hoy en da cada uno ellos se preocupan ms por las medidas de seguridad en caso de accidentes, incendios, temblores. Un recorrido por las instalaciones de la sede se debe verificar de acuerdo al siguiente check list : Check List # Lista de Verificacin C NC N/A Observaciones 1 Como suena la alarma en caso de incendios , quien la activa o es automtica. 2 Que tan a menudo es puesta a prueba 3 Cuando se realizo el ultimo simulacro 4 Existen los suficientes extinguidores en la sede y principalmente en el saln 5 Fcil acceso a las salidas y rutas de emergencia y evacuacin? 6 Hay instructivos en caso

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de incendio y temblor pegados en las paredes de cada saln, elevadores? 7 Las puestas de las habitaciones cierran por si solas? 8 En las puertas de las habitaciones tiene pegado el instructivo de incendio, donde se indica las salidas de emergencia en cada piso.? 9 Las habitaciones cuentan con detectores de humo? 10 Se clausura automticamente los elevadores en caso de incendio o temblores? 11 Se conoce la capacidad de cada saln? 12 Existe un sistema de aspersin en cada saln? 13 Que tan lejos esta la estacin de bomberos? 14 Quien es el responsable de la sede en caso de incendios, temblores? 15 Que normas aplican para los fumadores? 16 Que tan a menudo entrenan al personal sobre que hacer en caso de incendios , temblores? 17 Cuentan con servicios mdicos en la sede y en sus alrededores. 18 Las instrucciones las tiene en espaol, y en otros idiomas?

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19 Los extinguidores cuentan con las etiquetas que indican cuando se cambio el qumico y su fecha de caducidad. 20 Se revisaron las puestas de emergencia por los organizadores, y que no estn atoradas y no existan obstculos en ellas. 21 Esta a la vista la autorizacin actualizada de VOBO de Bomberos. 3.9.- Transportacin. Esta es otra parte de gran riesgo para la planeacin y organizacin del evento, el analizar en forma exhaustiva por que medio van a llegar los participantes y expositores al evento. Si son grupos regulares esto quiere decir que llegan y salen todos el mismo da y hora, por lo tanto se contratado los servicios de autobuses o aviones . Se debe verificar los siguientes puntos antes de contratarlos, los siguientes puntos son importantes: Check List Aspectos a Verificar Cumpl e No Cumpl e No Aplic a Observacione s

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Modelo de Autobuses y ao Condiciones? Kilometraje? Cuenta con Aire Acondicionado Baos para hombre y mujeres. Retroproyectores DVD Sonido Micrfonos

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Cafetera Servicio de Edecanes Ventanas Panormicas Anuncios e informacin en otros idiomas Limpieza en Baos y Pasillos, asientos El Operador tiene uniforme con corbata Buenas Condiciones de Llantas Excelente condiciones mecnicas y elctricas Tienen con que comprobarlos La licencia de los operarios esta vigente Le realizan exmenes mdicos frecuentemente Nombre de algunas empresas con quien han trabajan frecuentemente. Tienen seguros para: Operador. Autobuses contra accidentes Pasajeros Mdicos. Equipo Existen Programas de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Cuenta con los Registros y Trmites Actualizados? Estn Registrados en las Asociaciones

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establecidas , en cuales? La organizacin que lleva el control del evento adquiri otros seguros

IV.- Logstica del Evento Es la parte ms creativa de un evento , se puede concentrarse en la tarea bsica: es la administracin de la convencin. Esto significa que la gestin del evento, aunque no hay un procedimiento por escrito, que diga como se debe hacer en cada paso. La gestin es la piedra angular de cualquier evento, abarca todo aquello que haga que el participante sea ms receptivo al mensaje de la convencin, excepto la comunicacin en si. Normalmente, cubrir las siguientes reas. 4.1.- Invitaciones. Si se quiere tener existo, se deber empezar por crear una base de datos por orden de importancia , para esto se requiere la ayuda de profesionales en este aspecto, o de una empresa que se encarga de elaborar y disear invitaciones. Se debe cuidar ese aspecto, sobre todo desde un inicio se busco un nombre adecuado para el evento as como su slogan, cual debe estar presente en las invitaciones, la invitacin no es solo una manera de decir VENGA A NUESTRO EVENTO, es tambin una manera de reafirmar el nombre y la direccin del contacto con el posible participante, quizs otros datos importantes de ellos. 38

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Se puede decir que se inicia una importante lnea de comunicacin potencial con los posibles participantes, conferencistas o expositores, en el antes, durante y despus del evento. La crear la base de datos, se encarga el Comit Ejecutivo de obtenerlos y crear el famoso fichero de directorio. Ellos junto con los profesionales en el diseo de la invitacin. Se encargan de llevar un exhaustivo control de las invitaciones, de entregarlas, enviarlas y de confirmar su asistencia al evento. Cuales son los elementos que se deben incluir en una invitacin: Nombre y Direccin del Participante. Fecha y ubicacin del evento, mapa, formas de llegar en automvil, tren avin. Hora de inicio (para que se pueda planificar su viaje de ida) Hora de la Clausura( con la cual se puede programar el viaje de regreso) Tema. (motivo del evento) Personalizacin por parte del patrocinador del evento. Mtodo de respuesta rpido. Espacio para que los asistentes puedan proporcionar informacin personal de utilidad (nmero de telfono, direccin de correo electrnico, dieta vegetariana o sin sal, necesidades especiales para personas con capacidades diferentes, intereses especficos). Actualmente existen programas de computacin para disear las invitaciones, como es el Publisher. Es prctico y hasta cierto punto econmico. Confirmacin de la Asistencia. Los participantes e invitados son demasiado importantes, que son aquellos que han aceptado asistir al evento. Esto ayudara reducir el inevitable ndice de ausencias de ltima hora. Aqu es donde debemos asegurar la asistencia de mayor nmero de participantes. Las asistencias confirmadas, se deben manejar en forma independiente, y realizar un seguimiento de las dems invitaciones. 4.2.- Preparacin para recibir al Participante. Entre mejor preparados estemos para recibir a todos los participantes y conferencistas expositores al evento, se debe verificar los planes y procedimientos de acuerdo a la organizacin 39

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de este. Verificar los siguientes puntos: Check List I 1 Sobre el Traslado Cumple No N/A Observaciones Por Avin Cumple El Comit de Bienvenida llega a tiempo Aeropuerto y Terminal Limite de Hora para presentarse Arreglos para estacionamiento Conexiones por tren o por autobs. Cantidad permitida de equipaje y requisitos de etiquetado Arreglos para el manejo de equipaje Informacin sobre el coordinador. Numero telefnico para emergencias Lnea Area Forma de identificacin de los participantes Arreglos para la obtencin de los boletos. Sobre el Vuelo Cumple No No Observaciones Cumple Aplica Servicios de Comida Duracin del

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Vuelo Tipo de Avin Diferencias de uso horario entre el destino y su ciudad. Hora de llegada Eventuales Escalas Llegadas y Salida Arreglo para la recepcin Arreglos para el equipaje Traslados Facilidades de Cambio de Divisas Controles Migratorios Nombre, Direccin y telfonos del hotel Informacin sobre la empresa de servicios de viaje o equivalente }informacin sobre el vuelo de regreso Normas aduanales(de entrada y de salida) Sobre el Destino Informacin sobre el pas o regin Clima y Temperaturas Informacin sobre el hotel Cumple No No Cumple Aplica Observaciones

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Nombres del Personal de Recepcin. Costumbres Locales Cdigo de vestimenta recomendaciones al respecto Informacin sobre los responsables locales Direccin del Consulado Local Seguros de viaje requeridos Idioma Moneda Impuestos locales Voltaje elctrico y tipo de enchufe Disponibilidad y proximidad de servicios bsico. Informacin sobre iglesias y sus servicios

16 Informacin sobre el transporte local 17 Riesgos para la salud 18 Documentos migratorios requeridos 19 Facilidades para nios, y personas con capacidades diferentes 20 Una agenda local de actividades

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culturales y de entrenamiento Horarios de tiendas y centros comerciales Gua de atractivos locales Poltica de propinas Procedimiento para hacer llamadas telefnicas a casa Riesgos de criminalidad y recomendaciones de seguridad

26 Mapa de la localidad V Sobre el Evento Cumple No No Observaciones Cumple Aplica 1 Nombre del Evento 2 3 Tipo de Evento Organizacin Anfitriona 4 Programa de Trabajo 5 Programa para parejas 6 Programa Social 7 Facilidades de interpretacin y traduccin 8 Gafetes 9 Recorridos previos y posteriores al evento 10 Hora y lugar de registro 11 Comit

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Organizador 12 Patrocinadores 13 Que incluye la Tarifa Pagada?

4.3.- Bienvenida. La primera impresin es lo que cuenta, si nuestro participante ha tenido dificultades para llegar al lugar sede, es aqu donde existen diferentes pasos logsticos que debemos tener en mente, para que la transicin entre la llegada y la entrada a las salas donde se esta realizando el evento, fluya en su bienvenida y registro. La mayora de los comits organizadores se encargaran de darle la bienvenida, a los participantes, Yaa que ellos se encargan de ir a recibirlos cuando lleguen por va area, o terminal de autobuses. Por lo general se utiliza algn tipo de pizarrn, indicando el nombre y apellido de los participantes o una manta con el nombre del evento, o el voceo con los nombres de los participantes. Para conducirlos a los transportes del evento, para llevarlos al lugar designado como sede y proceder al registro. 4.3.2.- Prerregistro del Grupo. Esto lo hace el hotel, una vez que recibe el Rooming list del grupo, que esenciado por los organizadores o representante del evento, se procede ha realizar los siguientes puntos: A) Comit Organizador. Comit de Registro Cumple Observaciones Se rene con el Ejecutivo de Cuenta para supervisar la asignacin de habitaciones Verifica que se tenga un lugar especifico para proceder con el registro de participantes Supervisa las habitaciones para VIPS junto con el personal del Hotel. Entrega al personal del hotel los regalos para los participantes.

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Coteja con el personal de recepcin la cantidad de cupones de alimentos y bebidas que son entregados a cada uno de los participantes. Supervisa las cuentas maestras, que aplica de cargos Notifica que a todos los participantes dejen un depsito, ya sea en efectivo o tarjeta de crdito. Enva los gafetes para que sean entregados en el registro de habitaciones. Utiliza Internet para el preregistro

B) Hotel es de la siguiente forma. Pre-registro Verifica Observaciones Revisa las tarjetas de registro de las llegadas del da. Estas completas y de acuerdo correspondiente al sistema de grupos Revisa la asignacin de habitaciones que estn de acuerdo con la solicitud del cliente. Supervisa que el Ama de Llaves agilice la limpieza de las habitaciones del grupo Se asegura que las tarjetas de registro se tengan los cupones de alimentos y bebidas Verifica que las llaves de habitaciones estn completas. Se aseguran habitaciones VIPS se hayan revisado por el Servicio de Huspedes, por el Ama de Llaves o por el

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Ejecutivo de Cuenta del Hotel que atiende al Organizador. Se checa en forma personal los siguientes puntos de las Habitaciones para VIPS : Aire Acondicionado Lmparas (Focos) Alfombras o Pisos Radio/Reloj Control Remoto Cortinas de Bao o Puerta Cortinas T.V. Servicios especiales. Canasta de Flores o Frutas Botellas de Vino. Checa si se colocaron en todas las habitaciones, los regalos que envan los organizadores para cada uno de los participantes. Coordinar con el Concirge que se asigne a varios bell boys para el reparto de equipaje en habitaciones de acuerdo al Rooming list. Se verifica que cargos se enviaran a cuentas maestras y cuales a cuentas de extras, a travs del Contralor de Grupos Verifica que tengan las reservaciones del grupo el cdigo especial de Amenity in room, y que recepcin lo haya anotado en cada tarjeta de registro del grupo. Se dejan instrucciones en recepcin en cada tarjeta la leyenda No mover asignacin Se Checa que no existen No

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Show 15 Se verifica con el ama de llaves que se hayan recogido las cortesas en las habitaciones de no show y que sean devueltas al organizador o su representante 16 Se registra las cuentas maestras en el sistema.

C) Saln de Conferencias. Registro en el Saln Cumple 1 Se emplea a una sola persona para registrar de 30 a 40 participantes 2 Se brindo una capacitacin especial al personal de registro 3 Se utilizan varias mesas para registro 4 Evita que el personal de registro se encargue de cobrar. 5 Se colocan la sealizacin correspondiente 6 Se verifica la seguridad del lugar 7 Se coloca la computadora en cada mesa de registro para agilizar y controlar la entrega de gafete y memorias a cada participante. 8 Entrega la lista de invitados especiales a las mesas de registro 9 Entrega las listas de los medios de comunicacin a las mesas de registro. 10 Emplea personal eventual 11 Dispone de una mesa para registros para casos especiales 12 Considera la posibilidad de ofrecer distribucin y Observaciones

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entrenamiento en distintos puntos de las filas si estas se hacen demasiado largas. Las mesas de registro estn colocadas por orden alfabtico Coloca una caja de cobro para participantes solo a ciclo de conferencias. Tiene un rea especfica para la impresin de reconocimientos. Existe un rea que se usara como guardarropa.

4.3.2.- Distribucin del Saln Se dice que existen varios principios para la distribucin de un saln para un ciclo de conferencias, y estos pueden variar de acuerdo a las condiciones de los salones de la sede. Por lo cual es de suma importancia tomar en cuenta lo siguiente: Montaje Auditorio Colocar las sillas de frente a lo largo del saln Las primeras filas de sillas no deben estar a ms de 4 metros ni a menos de 2 del frente del escenario. Colocar sillas en forma de eclipse de frente al escenario Los pasillos deben tener al menos 2 metros de ancho Evitar dejar un pasillo central Asignar por lo menos 75 cm2 a cada persona Verificar que las sillas sean ergonmicas La primera fila de sillas debe estar a una distancia de la pantalla de no ms de dos veces la altura de esta. La ltima fila de sillas debe estar a una distancia de la pantalla de no ms de ocho Cumple Observaciones

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veces la altura de esta. Para facilitar la colocacin de sillas en el auditorio es necesario emplear la siguiente formula: Nmero de Asistentes X 2.5 = especio requerido en Metros cuadrados + 50% para escenario y accesos. Ejemplo: 100 participantes X 2.5= 250 m2 + 125 m2 para escenario y accesos = 375 m2. Ver Anexo del afor metro. B) Montaje Escuela. Estos montajes son idnticos al auditorio pero asignando 1.5 mt2 por persona para la disposicin de mesas o escritorios. C) Otros Montajes. Para reuniones de naturaleza ms participativa se puede escoger entre los montajes en herradura, mesa rusa, sala de juntas, en E, T, V o en caf (cabaret). Todos ellos de acuerdo a las necesidades de los organizadores y a los tipos de salones. 4.3.3.- Montaje del Presidium. Cuando de va ha montar el Presidium, tambin se conoce como mesa de honor, es importante verificar la lista de personalidades y cargos de ellos, y a quienes se invitaron al evento. Quienes estarn en la mesa de Presidium por orden de cargo y rango, y cuales son invitados especiales y que lugar se les asigno durante el evento de inauguracin y de clausura. Para realizar el montaje es necesario elaborar una lista, para saber como realizar el montaje: Check List # 1 2 3 Puntos a Verificar Cumple Aprobacin del Programa Especifico Inauguracin/clausura Revisin/Aprobacin Observaciones

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Planeacin/Mesa de Honor Relacin de Personalidades que integran el Presidium Orden en que Irn colocadas Relacin de personalidades que recibiran : Premios Reconocimientos Diplomas Homenajes Programas de Actos Cvicos Honores a la Bandera. Izamiento de Bandera Entonar el Himno Nacional Impresin de Programa Definitivo Ensayo General/Supervisin del Desarrollo del Programa. Se elaboraron los Sealizadores con el nombre de cada uno

Una vez que se verifica todos aquellos puntos importantes. Pero como realmente se monta el Presidium, este momento es una de las partes ms delicadas, y se deber de hacerse de la siguiente forma: a) En el Centro del Presidium, de coloca al Representante de empresa, de mayor rango jerrquicamente, junta a el de lado derecho el invita especial, del lado izquierdo a la 2 persona de mayor nivel jerrquico. b) Por orden de importancia otros invitados, cuidando que siempre que de al final un hombre en la orilla. c) En igual forma se hace del lado izquierdo. d) Nunca se debe colocar en las orillas a las mujeres. e) Esto se vera ms. f) Por lo general debe ir un hombre y una mujer, hombre. g) Ya que esto representa una descortesa total con las mujeres. h) Se debe observar la edad de las invitadas y su rango para colocarlas en el Presidium. i) Tambin de deben colocar los Sealizadores o Caballetes con el Nombre de los Invitados y su rango y de donde. j) Cuando se colocan flores en el Presidium estas deben se abajo y en medio, no deben exceder una altura de 1 metro. Ya que podra ser

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una barrera y no permitira ver en forma clara el nombre de los invitados en el Presidium. k) Se debe colocar botellas de agua purifica de preferencia de 250 ml y los vasos y una blonda de papel blanco debajo de botella, o en su caso una servilleta de papel. Si va ha ver tazas para caf, en el Presidium se debe colocar, alrededor de 3 a 4 azucareras. Las tazas deben tener un plato con una blonda de papel, as como tambin servilletas, y cucharita cafetera. l) Las edecanes se deben colocar atrs del Presidente, Rector, Secretario, y deben ser dos al frente, y una de cada lado al final del Presidium. m) Adems ellas son las encargadas de servir el caf en el Presidium, o en su caso los meseros sern los responsables de hacerlo. n) Ellas siempre deben ir preparadas, con pequeas tarjetas blancas, pluma. Ver plano de montaje de Presidium en un evento.

E E

H P

Micrfono

1.- Presidente, Rector, o Secretario de Estado. 2.- Invitado Principal. 3.- Vicerrector, Secretario o Subsecretario. 4.- Invitado por orden de jerarqua. H.- Hombre invitado. M.- Mujer invitada. P.- Podium. Maestro de Ceremonia. 51

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E.- Edecanes F.- Flores de Presidium. 4.3.4.- Maestro de Ceremonias. Al contratar al maestro de ceremonias, de debe verificar los siguientes puntos:

Caractersticas

Check List Cumpl No e Cumpl e

No Aplic a

Observacione s

1 Experiencia mnimo de 5 aos 2 Conocimientos sobre el tipo de evento 3 Caractersticas de la Voz Natural Modulacin Clara Buena Diccin 4 Improvisacin 5 Que viva en el misma ciudad.

6 Presentacin e Imagen 7 Manejar adecuadamente la forma de expresarse con Invitados Distigidos: Embajador decir Vuestra Excelencia. Nuncio decir Vuestra Excelencia. PAPA decir su Santidad, Rey o Reina su Majestad. Prncipe o

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Princesa, excelencia. Cardenal, Obispo Eminencia. Ministro Gobierno, Ciudadano, Licenciado.

su de

4.4.- Inauguracin. Antes de la inauguracin del evento es muy importante llevar a cabo una junta con todo todos los comits para revisar los siguientes puntos: Check List # 1 2 3 4 5 6 Antes de la Cumple No Inauguracin Cumple Programa General Registro de Participantes Montaje de Saln Lista de Invitados Distinguidos. Asignacin de Lugares. Ensayo del Maestro de Ceremonias. Montaje de Presidium Sealizadores de las Personalidades del Presidium Decoracin del Saln Flores para el Presidium. Material de Participantes Sonido, Luces Equipo Audiovisual No Aplica Observaciones

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14 Horarios del Coffee Breaks 15 Edecanes, y dems personal. 16 Vas de Acceso 17 Descanso entre conferencia y otra. # Durante la Cumple No Inauguracin Cumple 1 Registro de Invitados 2 Protocolo de Bienvenida para Invitados Distinguidos 3 Sonido 4 Distribucin de Edecanes en el saln 5 Aire acondicionada 6 Micrfonos 7 Vas de Acceso 8 Limpieza de Salones 9 Regalos para participantes 10 Programas. 11 Diplomas 12 Reconocimientos 13 Grabacin del Evento 14 Elaboracin de Memorias 15 Ciclo de Conferencias 16 Montaje y Servicio del Coffee Break

No Aplica

Observaciones

4.4.1.- Invitados Distinguidos. Se colora un pequeo saln para invitados distiguidos, donde podrn

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estar y refrescarse, ofrecerles un pequeo refrigerio de bebidas, como caf, t, agua o refrescos. Verificar que en la mesa de Presidium estn colocados sus lugares por orden de importancia. En las primeras filas deben colocarse el sealizador de reservado, as como los lugares para la prensa. 4.5.- Sesiones de Trabajo. Se debe verificar los siguientes puntos en las sesiones de trabajo: Check List Cumpl No e Cumpl e

Verificacin

No Aplic a

Observacione s

1 2 3 4 5 6

7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1

Tipo de Evento Titulo de Sesin Objetivo Nmero de Participantes Tipo de Montaje Horarios de la Sesin Asamblea Primer Receso Segundo Receso Tercer Receso Clausura. Materiales de Apoyo. Quien ser el Moderador. Uso de Pizarrones, Rotafolios, Plumones Micrfonos Equipo Audiovisual Monitores DVD Mesas para 5 Pas o ms Otros equipos solicitados

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Programa Aire Acondicionado Recesos de trabajo Coffee Break

4.6 Servicio de Caf Aqu se debe cuidar mucho este servicio, que depende de los horarios que se fijaron en la planeacin y la cantidad de sesiones. Ya se vera si ser permanente o al final de cada sesin, as como el tipo de alimentos y bebidas que se servirn? 4.7.- Decoracin del Saln Esto depender de la temtica del evento y de lo que solicite los organizadores y del especio del saln de conferencias, y el tipo de participantes,y los objetivos . Existen organizadores que la decoracin sean que sea con motivos de futbol, o que permitan realizar algunas actividades de trabajo en equipo o para lograr motivacin en sus sesiones de trabajo. Se debe verificar que el lugar sede permita realizarlo, y de la contratacin de los animadores que permitirn mantener ms relajados y divertidos a todos los participantes. 4.8.- Personal de Apoyo. Por lo general debera ser suficiente todo el personal que integran los comits, pero existen pequeas actividades u otras funciones que no siempre se pueden cubrir, es necesario tener un directorio de personal eventual , que nos ayudara en dichas funciones. Se recomienda que ese personal sea del lugar donde se va celebrar el evento, con ello se bajaran mucho los costos, en alimentos, hospedaje, transportacin ,solo se cubriran sus honorarios, y los alimentos, as como los uniformes. Que personal se procede a contratar es el siguiente: a) Secretarias b) Edecanes c) Operador de Transporte

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4.9.- Diseo de Reconocimientos. Por lo general el comit que se encarga personalmente es el de Rotulacin, ya que su principal funcin es el diseo y la elaboracin de todos los reconocimientos, diplomas, as como reconocimientos especiales para los invitados distinguidos, a los expositores y diplomas para todos los invitados en general. Todo diseo deber ser autorizado por el coordinador general , por el organizador. 4.10.- Boletn de Prensa. Como Escribir un Boletn de Prensa. Escribir un boletn de prensa y presentarlo a los medios relevantes es uno de los mtodos ms sencillos de promocin. Leer los peridicos, tanto nacionales como locales, y estudiar el estilo que utilizan. Escribir el boletn en el estilo del peridico al cual enva. Este debe imitar los artculos periodsticos. Por ejemplo, si siempre imprimen nombres, usar estos en el boletn en lugar de iniciales. El Contenido de un boletn es de fundamental importancia, pero tambin lo es el modo en que se presenta. Si lo que se tiene que decir es noticia, debe presentarse en forma EXCLUSIVA, IMPRESIONANTE, SORPRENDENTE, Reglas: Las reglas para escribir un boletn de prensa son las siguientes: 1) Usar un encabezado positivo en lugar de otro pasivo, es decir, las utilidades aumentan en Brocks Brothers en lugar de Brocks Brothers anuncia sus resultaos anuales. Hacer que el encabezado diga algo respecto a la historia. Deber ser sucinto y dar una indicacin de lo que esta por venir. 2) El primer prrafo, la introduccin o intro, deber ser breve y agudo; el tamao ideal va de 12 a 20 palabras. Tratar de transmitir el mensaje principal del boletn en el primer prrafo. 3) Mantener breves las oraciones y los prrafos. Emplear puntos en lugar de comas mantener la puntuacin simple y al mnimo. Esto se hace porque los lectores tienen menos probabilidades de leer en su totalidad oraciones largas, y cualquier marca de puntuacin acta para romper la concentracin y puede llevarlos a leer otra historia.

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4) Evitar palabras superfluas como que y adjetivos y adverbios innecesarios. No es necesario decir que algo es maravilloso o fantstico. Si es tan bueno como se afirma, eso ser evidente en el texto. 5) Evitar las palabras largas. Las columnas de peridico son estrechas. Muchas veces, las palabras largas se dividen en dos lneas y cada palabra con un guin significa que el lector tiene ms probabilidades de perder concentracin y pasar a otra historia. Si se ven los tabloides ms populares, se observar que rara vez usan palabras de ms de diez letras. 6) Evitar la jerga y el uso de iniciales. Quizs el lector comprenda los trminos tcnicos y o que significan las iniciales, pero tal vez el periodista no lo haga y tampoco el lector. 7) Responder a las 6 preguntas bsicas: Quien, Por que, Que, Cuando, Donde y Como. Si no se responden estas preguntas, el boletn de prensa no contendr toda la informacin que necesita un periodista. 8) Sobre quien escribe. Por que se escribe sobre este evento. Sobre qu evento se escribe. Cuando ocurri. Donde Ocurri. Como Ocurri. 9) No escribir siguiendo la estructura de inicio, parte media y final. Enunciar los puntos ms importantes al inicio del boletn de prensa. Al llegar al final no resumir, sino detenerse. Los peridicos recortar los artculos desde el final. Si un articulo es demasiado largo, ser recortado desde el final, si se deja el punto ms importante hasta el final, nunca llegar a la imprenta. 10)Escribir noticias, no opiniones. Deben escribirse hechos. Es posible incluir comentarios, pero atribuirlos siempre a alguien y ponerlos en forma de citas directas. 11)Verificar exhaustivamente la ortografa de los nombres de las personas. 12)Mecanografiar el Boletin de prensa en un lado del papel y a doble espacio. Dejar un margen generoso en ambos lados y al principio y al final de la pgina, de modo que las marcas tipogrficas: es decir, los lineamientos para los impresos, 13)puedan incorporarse despus. 14)Fechar siempre el boletn. 15)Al final del Boletin, poner el nombre y nmero telefnico de un contacto durante las horas de oficina. 16)Mantener el Boletin lo ms breve posible: la longitud ptima es una cuartilla. V.- Manejo de Riesgos y Crisis en la Planeacin y Organizacin de 58

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Eventos Este es un punto que siempre debemos tener presente cuando se planea un evento, siempre debemos tomar en cuenta, algunas veces se presentaran obstculos en la organizacin, debemos se prevevisores en ese aspecto, tener en mente algunos planes de contingencia. El hablar de riesgos es pensar en las posibilidades en que el medio ambiente nos puede ayudar o desfavorecer las actividades a realizar en el desarrollo del evento. Es anticiparnos siempre a todo aquello que puede hacer fracasar el evento. Los riesgos pueden ser tangibles e intangibles. Caractersticas de los riesgos: a) Riesgos Tangibles.- Son aquellos que podemos medir y verlos . Sobrecostos que afectan los presupuestos. Accidentes personales y daos personales. Prdida o descompostura de equipos, etc. b) Riesgos Intangibles.- Son aquellos que no se puede medir y ver con claridad. # 1 Manejo de Riesgo Alto Define los Riesgos en el desarrollo del evento 2 El Evento General 3 Los Delegados 4 La Sede 5 Los Planes de Viaje 6 Los Organizadores 7 Valora la probabilidad de ocurrencia de cada peligro 8 Valora el dao potencial 9 Considera los siguientes puntos de emergencia: Mdica. Seguridad Personal Seguridad General 10 Contempla que se puede hacer para Medio Bajo Observaciones

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minimizar dichos riesgos. Entrenamiento y Capacitacin al Personal Uso de Recursos Locales Definicin de procedimientos especiales. Inspeccin de reas de preocupacin Realizacin de Simulacros de Emergencias Establecimiento de Comunicacin Seguros Manejo de Crisis Cuando sucede lo inesperado Preocuparse por la informacin precisa . Solicitar consejo de los expertos No apresurarse a tomar decisiones , sin analizar , causas y efectos. Preparar al Personal Comunicar y Dirigir. Administrar las posibles crisis que se presentan. Realizar comparativos con otras actividdes.

VI.- Post Convencin Cuando se clausura el evento, se puede decir que es la parte ms delicada, ya que conoceremos que hicimos bien o mal, si tuvimos xito, si los participantes se sientes satisfechos con el evento. Nuestros clientes realmente vieron que si se cumplieron los objetivos en la organizacin . Que elementos integran a la Post Convencin: 1.- Reporte Post- Convencin.

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La experiencia y las circunstancias deben verificar el siguiente: Check List Reporte Comentarios Finales Informacin Bsica sobre el evento Informacin Bsica sobre la sede Comparacin sobre cualquier exhibicin que se realizo al mismo tiempo de nuestro evento Cantidad de Participantes Estancia Promedio Total de noches /habitacin /Tipo Cifras de eventos sociales en relacin con la planeacin Asistencia por sesin % de tiempo para actividades recreativas Registros de Pago Reporte de Flujo de Efectivo. Lista de Prestadores de Servicios Lista de Patrocinadores anlisis y Reportes de Perdidas y Ganancias anlisis del Presupuesto (Proyectado VS El Real) Recomendaciones para el siguiente evento Conclusiones

# 1 2 3

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2.- Despus del Evento. Se dice que hay situaciones que no acaban, sino hasta que se llega al final, dicen, que un evento no termina ni para el coordinador general ni para el organizador ya que todava hay mucho que hacer, para ello hay verificar los siguientes puntos: Check List Lista de Cierre de Evento

Observaciones

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Verificar el evento con el Gerente de la Sede Y/O Gerente de Grupos y Convenciones del Hotel, Unidad de Congresos y Convenciones Repartir las Propinas entre el personal de la sede, (Botones, Camaristas, Meseros, personal Stwards, Cocina etc.) Realizar junta de evaluacin del evento con los comits y dems personal Verificar el estado final de las cuentas Enviar los Boletines de Prensa y fotografas sobre la clausura del evento, a los peridicos y revistas especializadas, Pagas las facturas de gastos finales del evento. Realizar un cuestionario para conocer la opinin de todos los participantes sobre la planeacin y la organizacin del evento Se superan las expectativas de los Organizadores. Escribir y enviar los agradecimientos a todos los invitados distinguidos as como a los expositores, autoridades gubernamentales etc., por su participacin Recopilar y circular un reporte post- evento a todos los miembros de los diferentes comits, as como al personal de apoyo, sobre los aciertos y desaciertos que se tuvieron. Balance del Presupuesto con los Gastos y Costos. Integrar el archivo del evento.

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Entregar fotografas, videos, recortes de prensa y dems material a la sede Agradecer y recompensar a todos los miembros de los diferentes comits, as como al personal de apoyo. Preguntarnos REALMENTE CUMPLIMOS AL 100% EL OBJETIVO DEL EVENTO Como final y cierre del evento, ser que todos los miembros de los comits se toman unas pequeas vacaciones. Tambin es el momento para iniciar el proceso de planeacin para el prximo evento a realizar.

3.- Examen del Evento. Cuestionario: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Identifica el tema a analizar Disear el anlisis Elegir la metodologa Escoger las curiosidades Escoger cuestionarios muestra Recoger datos Analizar los datos Presentar los datos Seguimiento Metodologa Durante el Evento Despus del evento, realizarlo por correo, o por Internet Por Telfono. Si No Observaciones

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Mediante debates grupo, entrevistas individuales.

en o

6.1- Anlisis Que Salio Bien y Mal. En cualquier planeacin y organizacin de un evento, se debera investigar un poco ms, de cual fue el resultado de las anteriores eventos, as podramos conocer cuales fueron nuestros errores mas frecuentes, cual fue la opinin o las quejas tanto de los organizadores como los participares, fue acertada la eleccin de la sede. Se cumpli con el objetivo del evento, hubo demasiados errores muy notorios desde el principio, cuales fueron las quejas ms frecuentes en el desarrollo de la misma. Se respetaron los horarios del programa, bueno podramos mencionar una serie de situaciones que surgen, y no se acabara. Todo esto sirve para que en nuestro prximo evento. Debemos recordar Que a Nadie le sale bien a la primera Si nos interesa hacerlo mejor la prxima vez, no hay nada mejor reconocer en que nos equivocamos y que estuvo bien, hay que ser humildes para aceptar los comentarios y criticas duras. Todo ello nos permitir realizar un mejor evento prximamente, realizando un verdadero proceso de planeacin y organizacin. Una valiosa herramienta para conocer resultados son los cuestionarios, entonces ya estaremos listos para el prximo evento. Por donde empezar a trabajar?, hay que recordar de que nuestras debilidades y amenazas, sern para la prxima planeacin y organizacin nuestras fuerzas y oportunidades de convertirnos en unos profesionales en la planeacin y organizacin de cualquier tipo evento. 6.2. Cuestionario. Esta es una valiosa herramienta para conocer, si el evento fue del agrado de los participantes, cumpli las expectativas de ellos, les gusto la sede, los alimentos y bebidas fueron de su agrado, etc. Conoceremos si realmente volveran a trabajar con nosotros los organizadores. Ejemplo: # Cuestionario Cumple No No Observaciones 64

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Cumple 1 Considera que el Evento cubri sus expectativas? 2 El nivel de Ponentes fue interesante? 3 El maestro de ceremonias estuvo a la altura del evento? 4 La sede realmente fue una buena eleccin? 5 El Registro fue gil? 6 El servicio de Coffee Break estuvo siempre a tiempo? 7 La Comunicacin PreEvento cumpli las expectativas? 8 Fue gil el registro en el Hotel? 9 Las Cenas de Inauguracin y la Clausura fueron buenas? 10 La ventilacin del saln sede fue buena? 11 La transportacin cumpli la expectativa? 12 La asignacin de habitaciones fue buena?

Aplica

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13 El Desarrollo de todo el evento cumpli con las expectativas del precio? 14 Se entregaron las memorias del evento fue a tiempo? 15 Hubo regalos en el evento para los participantes e invitados? Bibliografa. Apuntes de la Materia de Grupos y Convenciones. Apuntes de la Materia de Relaciones Pblicas. Carey Tony Manual para planear convenciones y conferencias. Editorial Panorama Mxico 2001 Compeam Fernando. Convenciones a Lpiz Mxico 2000 Cravioto Magalln Tonatiuh. Organizacin de Congresos y Convenciones Editorial Trillas Mxico 1995. Fisher John G. Como organizar convenciones y congresos editorial Nuevos Horizontes. Espaa 2002 Manual de Operaciones del Hotel Presidente Intercontinental ao 2000. Mercado Salvador H. Administracin Aplicada. Teora y Prctica. 2 tomos. Editorial Limusa Mxico 2001 Mercado Salvador H. Relaciones Publicas. Editorial PAC, S.A. de C.V. Mxico 2001.

Notas de Logstica de Convenciones. Richero Alicia Eventos Editorial Trillas . Mxico 1993. Hemerogrfica Destinos y Convenciones diferentes aos.

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