Gestión de Contratos

División Clientes Dirección de Compras y Contratación Pública

Junio 2006

Un cambio de paradigma
La administración de contratos se inicia con la firma del contrato La planificación y licitación del son aspectos esenciales de la administración de contratos

Se basa en actividades a ser realizadas

Se basa en el desempeño y los resultados

Se paga por avance en la ejecución de actividades

Se paga por resultados y agregación de valor

Mecanismos para monitorear el contrato poco claros

Se desarrollan un plan de performance y un plan de desempeño formales

No hay incentivos a mejorar la calidad

Incentivos son una parte central del contrato

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Ciclo de vida del contrato
1. Consideraciones Iniciales
– – – Identificación de Necesidad Definición del equipo Estudio de mercado 2. Proceso previo a la Licitación – Estrategia de licitación – Análisis de riesgos – Aseguramiento de Calidad – Preparación de Bases de licitación

4.

Monitoreo del Contrato – Actividades de evaluación – Requisitos de información – Estudio de mercado – Renovación de contratos – Aseguramiento de calidad

3.

Licitación y firma del Contrato – Licitación – Negociación y firma del Contrato – Planificación del contrato – Aseguramiento de calidad

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Equipo de proyecto

Constitución equipo de proyecto Criterios generales
• La administración de un contrato requiere de especialidades diversas
• Formar equipos multidisciplinarios • Involucrar a todas las áreas de la organización que tengan alguna relevancia para el proceso

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de la complejidad del proceso y de la disponibilidad de competencias al interior de la organización GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .Constitución equipo de proyecto Criterios generales • Evaluar cuáles de los conocimientos requeridos no están disponibles y buscarlos externamente: – Benchmark – Contratación de asesores especialistas • La composición del equipo debe definirse en función del monto involucrado.

Constitución equipo de proyecto Posibles miembros • • • • • • • • • Comprador a cargo del proceso Usuarios relevantes Asesor presupuestario Asesor jurídico Especialista técnico Especialista en economía industrial y competencia Especialista en gestión de operaciones Asesor de calidad Asesor en gestión de riesgos GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Consideraciones Iniciales: Estudios de mercado .

El contacto con los proveedores • Una herramienta esencial para diseñar licitaciones efectivas y eficientes • Tipos de contactos – Permanente • Conocer innovaciones y tendencias del mercado – Estudios pre-licitatorios • Analizar estrategias de licitación – Durante proceso de licitación • Contactos formales y públicos (según bases) – Durante la ejecución de un contrato • Mejoramiento continuo GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Ayuda a especificar mejor las necesidades Sirve para mantenerse al tanto de innovaciones y de las tendencias del mercado – Ayuda a determinar la estrategia de licitación – Genera interés en los proveedores por participar de la licitación GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .Estudio de mercado: Fundamentos • Objetivo – Convertirse en compradores informados – Ayudar a definir la estrategia de licitación y los temas que deberán ser abordados • Beneficios – – – – – Ayuda a determinar la disponibilidad del bien o servicio Ayuda a reconocer las alternativas que ofrece el mercado Entrega antecedentes para evaluar el monto del contrato.

Estudio de mercado: Contenidos • Visión del mercado – Estructura organizacional del mercado • • • • Nacional / Regional / Internacional Oferta / Demanda Unidades físicas / monetarias Precios – Condiciones actuales del mercado • Análisis de la logística – Tecnologías de producción alternativas • Análisis de costo-efectividad – Estructura de costos • Desagregación de la cadena de servicios • Barreras de entrada / salida GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Estudio de mercado: Contenidos • Fuentes alternativas de suministro – Análisis de factibilidad • Perspectiva de los usuarios • Perspectiva de los proveedores GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

sirve para revisar y mejorar la especificación del trabajo • Después de la adjudicación – Asegura que los acuerdos alcanzados siguen siendo efectivos en términos de precio. el estudio de mercado sirve para detectar las alternativas de solución disponibles – Durante la preparación. oportunidad y calidad técnica GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .Estudio de mercado: Cuándo hacerlo • Antes de la licitación – Antes de comenzar.

publicaciones especializadas. GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .Estudio de mercado: Elementos a considerar • Determine qué información necesita y las preguntas que debe hacer para averiguarla • Identifique las fuentes de información disponibles (Internet. etc. ferias. asociaciones gremiales.) • Genere otras fuentes de información a partir de brainstorming (puede necesitar más de una sesión) • Priorice las fuentes de información. dejando las más relevantes y analizando en qué medida satisfacen sus requerimientos.

Complete un checklist para verificar la información. • Registre las preguntas de los proveedores contactados. • Use el cuestionario como referencia para conducir la entrevista. Analice en qué medida contribuye a los objetivos del estudio. GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .Estudio de mercado: Elementos a considerar • Prepare el cuestionario a realizar.

Analice estrategias y mejores prácticas. GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA . tanto en el gobierno como en la industria. • Involucre a todos los actores relevantes en el proceso de adquisición.Estudio de mercado: Recomendaciones • Revise estudios previos. Considere información de otras instituciones. • Contacte a los especialistas en la materia.

suscribiéndose a revistas. GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .Estudio de mercado: Recomendaciones • Busque directorios de industria (páginas amarillas. • Sostenga entrevistas. • Manténgase al día en sus áreas de especialización. directorios comerciales) • Publique RFI • Revise catálogos y publicaciones de los proveedores. etc. asociaciones gremiales. Internet. asistiendo a seminarios.

Estrategia de licitación .

Algunas definiciones en la estrategia de una licitación • Definición del producto • Segmentación / Agregación • Integración / desintegración de la cadena • Métodos de negociación • Manejo político institucional de la licitación GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Algunas definiciones en la estrategia de una licitación • Planes de contingencia • Precio razonable • Modelo de operación del contrato – Procedimientos administrativos – Procesos logísticos – Política de garantías y multas • Aspectos financieros – Forma de pago – Modelo de reajuste – Cambios de regulación GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

SAG – Existe la factibilidad de desarrollar nuevos productores/oferentes • Ej. Trampa de la mosca de la fruta . Producción nacional de repuestos – CODELCO • Incrementar el poder de negociación – – – – Agregar demanda Desagregar la cadena de servicios Usar métodos de negociación más agresivos Delimitar cuidadosamente las reglas del juego GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .Estrategia: cómo enfrentar monopolios y oligopolios • Generar más competencia – ¿Existen otros proveedores que puedan integrarse a la licitación? (nacionales/internacionales) • ¿Qué ha impedido que participen de licitaciones anteriores? • Ej.

adjudicados a no más de 3 proveedores.Formas de evaluación y adjudicación • Por agregación de productos servicios – Total global – Total por producto – Parcial por producto / zona • Por modalidad de evaluación – Precio (unitario / total) – Puntaje (polinomio de evaluación: precio.) – Licitación combinatorial • Ej. el menor precio posible en una lista de 200 prods.. etc. • Licitación por zonas con adjudicación parcial. y restricciones interzona GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA . calidad.

Presentación de ofertas Económicas • Modelo de costeo – Costos directos • Costos asociados directamente a la prestación de los servicios contratados – Gastos generales y de administración • Costos indirectos asociados a la administración del contrato • Incluye la supervisión del contrato y los servicios administrativos – Utilidad • Beneficios – Entrega mejor información para negociar eventuales extensiones del contrato – Permite hacer exigibles los recursos destinados a la administración GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Análisis de riesgos .

Análisis de riesgos • Objetivos – Definir en qué forma serán abordados los riesgos en el proceso de licitación y en la ejecución del contrato • Método – – – – Identificar fuentes de riesgo Evaluar sus posibles impactos/consecuencias Definir medidas de mitigación Analizar responsabilidades • Mandante • Proveedor – Establecer los requerimientos al proveedor GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Definición del trabajo .

Especificación del trabajo: Fundamentos • Objetivos – Describir los requerimientos en función de los resultados que se quieren obtener y no de la forma de obtenerlos. – Realizar un análisis en profundidad de los requerimientos. – Desarrollar una estructuración del problema que asegure el cumplimiento de los objetivos anteriores GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA . que permita caracterizar los resultados deseados.

Especificación del trabajo: Proceso Resultados Objetivos Estándares • ¿Qué resultados tienen que obtenerse para satisfacer los requerimientos? • ¿Qué objetivos deben cumplirse para evaluar satisfactoriamente cada uno de esos resultados? • ¿Qué indicadores deben emplearse para evaluar el cumplimiento de los objetivos? • ¿Cuáles son los estándares para cada uno de estos indicadores? • ¿Qué tolerancia podemos aceptar? GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

de modo que todos los participantes puedan evaluar su performance? • ¿Hay restricciones innecesarias? GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .Especificación del trabajo: Checklist • ¿Están los elementos para que los oferentes preparen una buena oferta técnica?¿Están claramente especificados los resultados?¿Son realistas los objetivos y metas? • ¿Están los elementos para que los oferentes preparen una oferta económica adecuada? ¿Cuentan con los antecedentes para dimensionar la envergadura del proyecto y los costos asociados? • ¿Están los estándares de calidad claramente especificados.

oportunidad.Especificación del trabajo: Checklist • ¿Están claramente definidas las condiciones de entrega? (cantidad. tiempos de respuesta) • ¿Se ha incluido toda la documentación de referencia necesaria? • ¿Se han estudiado e incorporado normas y estándares de calidad para la definición de las especificaciones del trabajo? • ¿Se han especificado claramente los requerimientos de información al proveedor. mecanismos de coordinación. en una sección separada? ¿Se han eliminado o aclarado requerimientos de información extraños o ambiguos? GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Aseguramiento de calidad .

– Es un documento dinámico. – Está basado en la premisa que el proveedor o contratista es responsable por el control de calidad de los servicios entregados. GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA . – La ejecución de este plan nunca debe ser entregada al contratista. que debe ser revisado o modificado cuando las condiciones lo ameriten.Evaluación de performance: Fundamentos (1/2) • Objetivo – Evaluar en qué medida se están satisfaciendo las condiciones de la especificación del trabajo • Plan de evaluación de performance – Define la forma en que el personal de la institución evaluará y valorará la performance del proveedor o contratista.

Evaluación de performance: Fundamentos (2/2) • Objetivo – Evaluar en qué medida se están satisfaciendo las condiciones de la especificación del trabajo • Plan de control de calidad – Está orientado a controlar en forma permanente que los servicios se estén entregando en forma adecuada. – Debe ser de responsabilidad del proveedor. GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Evaluación de performance: Métodos • • • • • Muestreo aleatorio Muestreo periódico Análisis de tendencias Retroalimentación de los clientes Auditorías de calidad GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Evaluación de performance: Contenidos del plan • • • • • • • • Objetivos Roles y responsabilidades Procedimientos Métodos de evaluación Medidas correctivas Certificación de los servicios Especificación de los reportes de discrepancias Procedimientos de reclamos de clientes y plan de entrenamiento GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Preparación de las bases .

Análisis contractual: Fundamentos • Objetivo – Incorporar en las bases de licitación las condiciones relevantes del contrato a firmar • Beneficios – Permite administrar la parte central de la negociación en condiciones de competencia – Permite darse cuenta en qué medida los proveedores pueden satisfacer las condiciones contractuales relevantes para la empresa – Permite conocer en forma anticipada los elementos que deberán ser abordados en la negociación del contrato definitivo GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Análisis contractual: Elementos a considerar • Regulaciones o restricciones legales • Niveles de servicio exigidos – Condiciones de prestación del servicio – Mecanismos de evaluación • Mecanismos de actualización de precios y/o revisión de las condiciones contractuales GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

cualquier elemento que pueda incidir en los costos o en el nivel de riesgo que va a asumir el proponentes GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .Análisis contractual: Elementos a considerar • Mecanismos de evaluación del cumplimiento • Multas y mecanismos de aplicación • Incentivos • Condiciones de término del contrato • Garantías y seguros • En general.

Redacción de las bases • Objetivos – Producir un documento de síntesis. que exprese claramente todas las condiciones relevantes que deberán ser satisfechas por el proveedor • Recomendaciones – – – – – Trabajar en equipos multidisciplinarios Evitar términos de referencia muy restrictivos Privilegiar opciones que dejen espacios de libertad al proveedor Definir claramente el programa de actividades de la licitación Manejar equipos revisores independientes de los redactores GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Revisión y redacción • Objetivos – Asegurar que las bases de licitación expresen adecuadamente las condiciones de satisfacción del servicio. se adecuen a las regulaciones y normativas vigentes. y hayan seguido los trámites de formalización correspondientes • Recomendaciones – Someter a procesos de revisión exhaustivo los términos de referencia – Considerar una consulta pública de las bases a los proveedores (RFI) en las licitaciones de mayor complejidad – Utilizar Checklist para revisar que todos los elementos relevantes en la preparación de la licitación han sido cubiertos – Realizar procedimientos internos de formalización de las bases GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Licitación .

y su predisposición a colaborar / oponerse – – – – Proveedores Poder de los clientes-usuarios Poder de la unidad compradora Poder de los organismos supervisores (Hacienda / Dipres / Mideplan) – Otros actores relevantes (Asociaciones gremiales / Fiscalía Nacional Económica / Opinión Pública) • Analizar posibles objeciones frente al proceso de licitación GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .Manejo político institucional • Identificar a los actores relevantes del proceso • Analizar el poder que tienen para incidir en el proceso.

Preparar • Estrategia comunicacional del proceso – Hacia los clientes-usuarios – Hacia los proveedores – Hacia otros agentes relevantes • Protección de la licitación – Presentación del modelo. consultar a la jurisprudencia) GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA . sus fundamentos y los impactos estimados a los actores relevantes – Manual de manejo de objeciones – Referencia a otros casos similares y los impactos que han tenido – Alianzas con actores relevantes del entorno – Análisis jurídico (recurrir a otras experiencias similares.

Negociación del contrato .

Principios • No hay forma de regular económicamente las tarifas de aquello que se negocia fuera del contexto de un proceso competitivo (licitación) • Las bases de licitación deben contener todos los elementos relevantes del contrato • Los contratos deben apegarse fielmente a las bases de licitación GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Planificación del contrato .

Planificación del contrato (1/2) • Inicie la planificación al iniciar la preparación de las bases • Revise el contrato e identifique las principales responsabilidades de su institución • Obtenga retroalimentación del contratista para asegurarse que las áreas críticas han sido consideradas GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Planificación del contrato (1/2) • Estudie las vulnerabilidades del contrato y los riesgos inherentes a su ejecución • Desarrolle una estrategia para que las cláusulas del contrato sean entendidas claramente por las partes y se hagan respetar • Desarrolle un enfoque proactivo para mitigar los riesgos GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

atribuciones y limitaciones • Desarrolle una estrategia de capacitación para familiarizar a su institución con los nuevos mecanismos contractuales • Desarrolle un enfoque para promover el mejoramiento continuo de la calidad de los servicios • Asegúrese que todas las otras áreas críticas hayan sido consideradas en los mecanismos de administración GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA . responsabilidades.Planificación del contrato (2/2) • Identifique formalmente al personal relacionado con la administración del contrato. incluyendo sus nombres.

Actividades de Evaluación .

Actividades de Evaluación • Mediciones del desempeño – Se están obteniendo los resultados planificados • Aseguramiento de la calidad – Se está obteniendo la calidad contratada – Se están realizando los controles de calidad comprometidos • Reuniones de evaluación – Enfoque mejoramiento continuo – Medidas de mejoramiento – Seguimiento GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

Requisitos de Información .

Requisitos de información • Registro ordenado de los contratos – – – – – Vigencia Garantías Término del contrato Cláusulas de renovación Texto del contrato • Historial de los contratos vigentes – – – – Estados de pago Incidentes Modificaciones Informes / reportes de avance • Registro ordenado de los documentos de garantía – Vigencias – Lugar de almacenamiento GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA .

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